Administrative Directors Summit

Transkrypt

1 Administrative Directors Summit New.Work.Order 4-6 marca 2015 Hotel Courtyard by Marriott, Warszawa

2 Szanowni Państwo, Inspiratorzy Forum yzwania stawiane przed Państwem przez biznes wymagają wszechstronnej wiedzy i kompetencji oraz inżynierskiej precyzji łączenia licznych procesów i organizacji zaplecza biznesu. To od Państwa zależy jego stabilne funkcjonowanie a kryterium sukcesu jest jedno - SKUTECZNOŚĆ! Monika Wojnowska Jeronimo Martins Polska Maciej Kryda Menedżer Działu Grupa Sanofi Dagmara Zabrzeska Volkswagen Bank Polska Tomasz Cisowski Personalnej Grupa Kapitałowa SYNTHOS Joanna Porada-Nowak Dyrektor Centrum Operacji Biznesowych ORANGE Polska Dorota Wiśniewska Dyrektor Biura i Nieruchomości RUCH łaśnie dlatego, co roku podczas Administrative Directors Summit spotykamy się w gronie profesjonalistów, którzy zarządzają procesami administracyjnymi w największych firmach w Polsce, aby poprzez wymianę doświadczeń i najlepszych praktyk zwiększać swoją skuteczność i wkład w rozwój biznesu. Rada Programowa Forum Marek Dyczek Procurement and Cost Optimization Director AMREST Małgorzata Kroczek Dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku ING Bank Śląski Tomasz Łański Zastępca Dyrektora Biura Organizacyjnego PKP Energetyka Witold Tryc Kierownik Biura i Logistyki Polska Spółka Gazownictwa Piotr Godlewski Dyrektor Departamentu Zarządzania Obiektami T-Mobile Polska Grzegorz Zając Kierownik Sekcji Eksploatacji Nieruchomości T-Mobile Polska Radosław Wierzchowski Joanna Mroczek Daniel Bienias Magda Szubert Martin Lipiński Karolina Manikowska Katarzyna Cieplak Dyrektor ds. Utrzymania Nieruchomości PZU Paweł Budzeń Naczelnik Departamentu Wydział Nieruchomości TUIR / TUnŻ Warta Dagmara Zabrzeska Volkswagen Bank Polska Monika Wojnowska Jeronimo Martins Polska Dyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania Majątkiem PROVIDENT Polska Dyrektor Działu Analiz Rynku i Marketingu CBRE Starszy Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców CBRE Concept Development Manager - Office environments Ecophon, Saint-Gobain Construction Products Dyrektor Regionu Training, Research & Development Manager Jakub Leszczyński Bogusz Parzyszek Łukasz Żelezik Aleksander Matuszewski Dyrektor Biura Wsparcia Organizacji ARP Bartosz Kawa Kierownik ds. Zarządzania Nieruchomościami Grupy EDF Polska Maciej Kryda Menedżer Działu Grupa Sanofi Dyrektor Pionu Infrastruktury i Zarządzania Przedsiębiorstwo Państwowe Porty Lotnicze Operational Lead Workplace Solutions Więcej o Inspiratorach Forum: Dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych Colliers

3 Program Forum 9:15 Rejestracja i poranna kawa 14:55 PODZIAŁ NA THINK TANKI dyskusje w interaktywnych grupach 9:55 Oficjalne otwarcie forum Magdalena Wolska-Omyła, Project Director, Blue Business Media MIEJSCE I ROLA DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO - NOWE WYZWANIA I KLUCZOWE OBSZARY 10:20 Ewolucja roli Dyrektora Administracyjnego w strukturze organizacji Dorota Wiśniewska, Dyrektor Biura i Nieruchomości, RUCH Statyczne wsparcie biznesu czy dynamiczne zarządzanie Facility Management - nowe podejście do administrowania biznesem i utrzymania obiektów Zarządzanie relacjami - nowe wyzwania 11:50 Gdzie szukać oszczędności innowacyjne podejście do zarządzania kosztami. Konsolidacja i optymalizacja zadań administracji na podstawie Balanced ScoreCard I Efektywny proces poszukiwania nowej siedziby sprawdzone strategie 12:40 Lunch 13:40 Tajniki strategii negocjacyjnych w procesie renegocjacji warunków najmu powierzchni biurowych Joanna Mroczek, Dyrektor Działu Analiz Rynku i Marketingu, CBRE Daniel Bienias, Starszy Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców, CBRE Renegocjować czy szukać nowego biura Kiedy rozpocząć proces i jak się przygotować do procesu negocjacji Sprawdzone strategie pozwalające uzyskać największe oszczędności 14:00 Rola administracji w optymalizacji polityki zakupowej i zakupach centralnych Marek Dyczek, Procurement and Cost Optimization Director, AmRest CE Facililator vs. negocjator rola DA w procesie zakupów centralnych Rola cost-killera a budowanie świadomości kosztowej w firmach Współpraca z biznesem dla optymalizacji kosztowej organizacji 14:35 Przerwa kawowa i networking Dagmara Zabrzeska,, Volkswagen Bank Polska Efektywny proces poszukiwania nowej siedziby z doradcą czy bez, zarządzanie czasem i kamienie milowe Renegocjacja kontraktów gdzie szukać oszczędności Wyliczanie całkowitego kosztu najmu - jak nie dać się zaskoczyć II Zakupy centralne w administracji Tomasz Cisowski, Personalnej, Grupa Kapitałowa Synthos Centralizacja zakupów procedury i kluczowe elementy Wybór i współpraca z dostawcami, kwestie compliance Negocjacje, rabaty, zniżki i zakupy grupowe co i kiedy się opłaca 8:45 Rejestracja uczestników 12:25 Lunch 9:00 Wspólne śniadanie na dobry początek dnia 13:30 Cost cutting to stan umysłu case study Portów Lotniczych Jakub Leszczyński, Dyrektor Pionu Infrastruktury i Zarządzania, Przedsiębiorstwo Państwowe Porty Lotnicze Możliwe do zastosowania i zastosowane strategie cięcia kosztów Umowa to tylko początek Wdrożenie na przykładzie infrastruktury PPL doskonała okazja do kontynuowania wieczornych dyskusji oraz nawiązania nowych kontaktów biznesowych z uczestnikami Forum ZARZĄDZANIE PROJEKTEM RELOKACJI W PRAKTYCE 9:30 Projekt DOLNA, czyli jak skutecznie przeprowadzić proces relokacji Monika Wojnowska,, Jeronimo Martins Polska Przygotowanie założeń i udział w projekcie od etapu budowy Projekt aranżacji i koncepcja funkcjonowania budynku Przetargi, infrastruktura, przygotowanie przeniesienia biura Przeprowadzka ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM ORGANIZACJI 14:05 Trzy wymiary efektywności Karolina Manikowska, Training, Research & Development Manager, 10:05 Projekt Miasteczko Orange Maciej Kryda, Menedżer Działu, Grupa SANOFI Sprzedaż czy rewitalizacja Jak przygotować i sprawnie przeprowadzić proces sprzedaży nieruchomości Czy brak nakładów na nieruchomość w trakcie przedłużającego się procesu sprzedaży jest możliwy ryzyka i obowiązki właścicielskie Nieprzewidywane sytuacje, które mogą zniweczyć projekt. Jak sobie z nimi radzić (przykłady procesów) Interaktywna sesja pytań i odpowied Joanna Porada-Nowak, Dyrektor Centrum Operacji Biznesowych, ORANGE Polska Etap budowy współpraca z deweloperem (współuczestniczenie w tworzeniu i poznawaniu nowych systemów) Alokacja pracowników do nowej siedziby i uwalnianie powierzchni Po przeprowadzce przyjazny open space IV Workplace Biuro jutra Bogusz Parzyszek, Operational Lead, Workplace Solutions Propozycje najważniejszych aspektów dotyczących transformacji biur Wnioski i trendy wypracowane z dyrektorami nieruchomości z największych organizacji w Europie Nowe rozwiązania i trendy w Twoim biurze wdrożenie, wyzwania i koszty V Ograniczenie ryzyk Najemcy w procesie negocjacji warunków umowy najmu powierzchni biurowej Łukasz Żelezik, Dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych, Colliers Na czyją korzyść gra czas w procesie? Jak efektywnie prowadzić selekcję budynków? Jak formalizować deklaracje oferentów na etapie negocjacji? O co pytać? przecież nie tylko o czynsz 17:00 Koktajl - znakomita okazja do wymiany opinii w nieformalnej atmosferze i gronie praktyków 18:00 Zakończenie pierwszego dnia Forum 10:40 Jak bezpiecznie przeprowadzić 2500 pracowników Piotr Godlewski, Dyrektor Departamentu Zarządzania Obiektami, T-Mobile Grzegorz Zając, Kierownik Sekcji Eksploatacji Nieruchomości, T-Mobile Wyznaczenie sposobu pracy grupy projektowej organizacja działań Jak zapewnić bezpieczeństwo biznesowe Aspekty HR komunikacja i jak pokonać opór przed zmianą Kluczowe aspekty logistyki odbiory, dostawy, meblowanie, przeprowadzka Lessons learned, ankieta i never-ending story 15:00 Organizacja procesu zakupowego w podmiocie zobowiązanym do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, będącym jednocześnie spółką prawa handlowego aspekty formalnoprawne 11:15 Przerwa kawowa i networking OPTYMALIZACJA KOSZTÓW W PROCESIE RE-ARANŻACJI 11:30 Od układu gabinetowego do elastycznego biura analiza przypadku re-aranżacji biura przy okazji przeprowadzki siedziby głównej firmy Radosław Wierzchowski, Dyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania Majątkiem, Provident Polska Analiza faktycznych potrzeb firmy w ramach projektu przeprowadzki Wypracowanie strategii miejsca pracy w nowym biurze Zarządzanie zmianą organizacji miejsca pracy na grupie 350 pracowników Implementacja finalnego rozwiązania i jego okresowa ewaluacja Karolina Manikowska, Training, Research & Development Manager, Martin Lipiński, Dyrektor Regionu, 14:25 Sprzedaż nieruchomości - proces, ryzyko i nieprzewidywane sytuacje III Strategia optymalizacji miejsc pracy. Proces badawczy Witold Tryc, Kierownik Biura i Logistyki, Polska Spółka Gazownictwa Konsolidacja obszaru administracji Ujednolicenie funkcjonowania procesów oraz budowa strategii funkcjonalnej Wdrożenie BSC w obszarze : identyfikacja celów i wskaźników, redukcja i optymalizacja 12:25 Pamiątkowe zdjęcie wszystkich uczestników dzień, 5 marca :00 SESJA DRUGA Think Tanków 11:15 Współpraca administracji i biznesu w poszukiwaniu oszczędności Małgorzata Kroczek, Dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku, ING Bank Śląski Przykłady udanych wspólnych projektów oszczędnościowych Jak przeciągnąć biznes na swoją stronę Podstawowe elementy skutecznej współpracy eksperckich, pozwalające na zgłębienie najważniejszych zagadnień i problemów w gronie praktyków. Odbędą się dwie sesje Think Tank. Każdy z uczestników może wybrać dwie grupy, w których weźmie udział. O udziale w grupach decyduje kolejność zgłoszeń! 14:55 SESJA PIERWSZA Think Tanków 10:55 Przerwa na kawę i networking OPTYMALIZACJA KOSZTOWA OKIEM DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO GDZIE SZUKAĆ OSZCZĘDNOŚCI Program Forum dzień, 4 marca 2015 Tomasz Łański, Zastępca Dyrektora Biura Organizacyjnego, PKP Energetyka Zarządzanie procesem zakupowym w wieloodziałowej organizacji sprawdzone strategie Kluczowe zadania i największe wyzwania w procesie zakupowym Jak wesprzeć zarząd, realizować strategię organizacji przestrzegając obostrzeń PZP Zarządzanie ryzykiem prawnym i biznesowym związanym z procesem zakupowym na przykładzie PKP ENERGETYKA 15:35 UNCONFERENCE SESSION Podsumowanie Forum - tematy, wnioski i inspiracje wyniesione z dwóch dni spotkania. 15:45 Losowanie wejściówki na kolejną edycję Forum dla osób obecnych w sali 15:55 Zakończenie drugiego dnia Forum 12:05 Jak zaaranżować ergonomiczną i funkcjonalną powierzchnię open space Magda Szubert, Concept Development Manager - Office environments, Ecophon, Saint-Gobain Construction Products Największe błędy i jak ich unikać Narzędzia wspierające aranżację przestrzeni na różnych etapach życia biura Przykłady ciekawych rozwiązań Aktualna agenda Forum

4 Dzień Specjalny dzień, 6 marca 2015 Dzień Specjalny dzień, 6 marca 2015 OFFICE STUDIES - nowoczesne aranżacje biur w praktyce Wizyty w wybranych, najbardziej reprezentacyjnych biurach w Warszawie, zaaranżowanych zgodnie z najnowszymi standardami! Po dwóch dniach pełnych dyskusji przekonamy się jaki jest efekt końcowy wdrożenia najnowocześniejszych trendów i rozwiązań w przestrzeni biurowej! Nasi gospodarze nie tylko zaprezentują zmienioną przestrzeń, opowiedzą jak wyglądał proces zmian, ale przede wszystkim powiedzą jakie są ich konsekwencje dla organizacji! Udział w OFFICE STUDIES dostępny jest dla 30 pierwszych osób zgłoszonych na Forum, które jednocześnie zadeklarują w nich udział. * Jeronimo Martins Odwiedzimy nową siedzibę Jeronimo Martins. Celem zmiany była nie tylko optymalizacja przestrzeni, ale również wzmocnienie wizerunku marki jako jednego z liderów na rynku, dbającego również o środowisko. W 2014 JMP uzyskało certyfikat Zielone Biuro. O projekcie trwającym dwa lata, wyzwaniach i niespodziankach w trakcie realizacji opowie Pani Dyrektor Monika Wojnowska. A efekty i rezultaty prac - zobaczycie Państwo sami! T-Mobile Polska Nowa centrala T-Mobile Polska znajduje się przy ul. Marynarskiej w centrum biznesowym warszawskiego Mokotowa. To również miejsce, w którym znajduje się wiele punktów handlowousługowych. Największym jest oczywiście Galeria Mokotów, ale w okolicy znajduje się dużo innych sklepów, czy restauracji. Nowy budynek jest w kształcie litery U. W części środkowej posiada pięć pięter, zaś w skrzydle prawym i lewym po siedem. Biura T-Mobile S.A. zajmują 2/3 całego biurowca, czyli ok metrów kwadratowych powierzchni dostosowanej specjalnie do naszych potrzeb. Nowy budynek został zaprojektowany według najnowszych trendów architektonicznych. Prezentuje się niezwykle nowocześnie i co niezmiernie ważne zastosowano w nim wiele rozwiązań proekologicznych. Pomieszczenia biurowe są większe i bardziej przestronne niż w poprzedniej siedzibie. Takie rozwiązanie jest zgodne z aktualnymi standardami, według których aranżowane są najbardziej efektywne i nowoczesne biura. Koncepcja bardziej otwartego biura umożliwia lepszą integrację między pracownikami, ułatwia wzajemną komunikację i wspólną realizację projektów. Ponadto do dyspozycji pracowników przeznaczone jest duże centrum konferencyjne oraz wiele mniejszych sal do służbowych spotkań, czy pokoi relaksu. Ponadto nie zabrakło także praktycznych punktów, jak kantyna, kawiarnia, kiosk, czy bankomat. Agencja Rozwoju Przemysłu Siedziba Agencji Rozwoju Przemysłu mieści się w budynku znanym w Warszawie jako Dom Partii, Biały Dom. Pan Dyrektor Aleksander Matuszewski podzieli się z uczestnikami doświadczeniami z proceseu rewitalizacji biura w budynku historycznym, opowie o obostrzeniach i współpracy z konserwatorem zabytków, oraz o tym jak poradził sobie z wyzwaniami, jakie napotkał. Będziecie mogli Państwo przekonać się jakie są efekty wielomiesięcznego projektu i pracy całego zespołu. Miasteczko Orange Okazja do zwiedzenia jednego z najnowocześniejszych kompleksów biurowych, o łącznej powierzchni użytkowej tys. m 2. Miasteczko Orange to połączenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych i ekologicznych. Zostało zaprojektowane i wybudowane z myślą o komforcie pracowników i dbałością o ochronę środowiska. Jednym z celów budowy kompleksu było zminimalizowanie wpływu na środowisko oraz osiągnięcie jak największej wydajności obiektu. Unilever Eurocentrum Office Complex zlokalizowany w Al. Jerozolimskich jest jednym z największych ekologicznych biurowców w Warszawie, który docelowo, po zakończeniu drugiej fazy projektu, zaoferuje ok mkw. najmu. Budynek, oddany do użytku w czerwcu 2014 roku, posiada międzynarodowy precertyfikat LEED CS na poziomie Gold, gwarantujący komfort pracy użytkowników, wyjątkową dbałość o środowisko naturalne oraz zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych dzięki zastosowaniu nowoczesnych, energooszczędnych rozwiązań. Eurocentrum nie jest tylko budynkiem biurowym, to biuro plus oferujące swoim najemcom poza komfortową przestrzenią biurową, również wiele udogodnień wpływających na komfort pracy. Budynek posiada 1500 mkw. atriów z naturalną roślinnością, które tworzą przyjazny mikroklimat; zlokalizowany na parterze kompleksu reprezentacyjny pasaż handlowo-restauracyjny z bogatą ofertą gastronomiczną, drogerią, salonem fryzjeskim, Nail Spa, pralnią i wypożyczalnią samochodów; liczne udogodnienia dla osób korzystających z alternatywnych form komunikacji, w tym 210 miejsc postojowych dla rowerów, szatnie, prysznice dla rowerzystów i miejsca do ładowania pojazdów elektrycznych, a także stale powiększany, szeroki wachlarz usług dedykowanych najemcom m.in. doradztwo profesjonalnego Concierge & Lifestyle Managera. Zalety budynku docenili renomowani najemcy ceniący sobie pracę w przyjaznej przestrzeni biurowej m.in. Unilever, AB Foods Polska, Imtech Polska, Bilfinfer Tebodin, Qumak, Randstad Polska, Mota Engil, Chiesi, Urząd Transportu Kolejowego czy Fresenius Kabi Polska. Biuro Provident Gdański Business Center, w którym mieści się nowa siedziba Provident, to obecnie jeden z najbardziej zaawansowanych technologicznie biurowców w stolicy, który łączy w sobie wysokiej klasy design i architekturę oraz nowoczesne rozwiązania proekologiczne. Dzięki funkcjonalnej aranżacji wnętrz i zaawansowanym technologiom, biuro Provident to przyjazne miejsce pracy spełniające potrzeby pracowników. O sposobie aranżacji wnętrz w nowym biurze współdecydował zespół Design Crew, złożony z przedstawicieli każdego z pionów firmy Provident. Elastyczna aranżacja przestrzeni i wdrożenie najnowszych rozwiązań pozwoliło zoptymalizować zajmowaną przestrzeń przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów i komfortu pracowników. Skanska Atrium 1 to połączenie doskonałej lokalizacji z zaawansowaną technologią. Dzięki zastosowaniu m. in. systemu geotermalnego chłodzenia i grzania z sondami sięgającymi 200 m w głąb ziemi Atrium 1 jest najbardziej zielonym budynkiem biurowym w Polsce. Budynek otrzymał certyfikat LEED na najwyższym platynowym poziomie. Biuro Skanska znajdujące się na 1. piętrze budynku to powierzchnia łącząca potrzeby pracy indywidualnej i zespołowej. Wycieczka po biurze Skanska to doskonała okazja do przekonania się, że nie każdy potrzebuje własnego biurka, a dzięki wdrożeniu idei Activity Based Working każdy może pracować w miejscu, które sobie wybierze - w przestrzeni pracy cichej lub kreatywnej. * Gospodarze wizyt zastrzegają sobie prawo odmowy wstępu na teren lokalizacji ich biura przedstawicielom wybranych firm bez podania przyczyny. Uczestnicy wizyt zobowiązani są do zapoznania się i akceptacji regulaminu odwiedzin danej lokalizacji. * Gospodarze wizyt zastrzegają sobie prawo odmowy wstępu na teren lokalizacji ich biura przedstawicielom wybranych firm bez podania przyczyny. Uczestnicy wizyt zobowiązani są do zapoznania się i akceptacji regulaminu odwiedzin danej lokalizacji.

5 Dlaczego warto ymiana doświadczeń w gronie profesjonalistów zarządzających pionami administracji z 1000 największych firm w Polsce nikalne case studies, najlepsze praktyki i inspiracje oparte na rozwiązaniach liderów rynku 4 5 spólne dyskusje w kluczowych obszarach wyzwań, takich jak: optymalizacja procesów i kosztów, współpraca z dostawcami, re-aranżacja powierzchni biurowej oraz wdrożenie zmian w dotychczasowej strukturze organizacji anele Think Tank angażujące w wymianę doświadczeń wszystkich uczestników oraz rozbudowany networking FFICE STUDIES w wybranych biurach w Warszawie zaprojektowanych zgodnie z najnowszymi trendami Zgłoszenie udziału Rejestracji uczestnictwa dokonują Państwo za pomocą formularza na stronie: Promocyjne ceny zgłoszenia obowiązują tylko do 16 stycznia 2015r. do dnia do 1000 zł taniej w okresie od do dnia do 500 zł taniej Office Studies dostępne tylko dla 30 pierwszych zgłoszeń!

6 Partnerzy Forum Więcej o Forum Wystawca Magdalena Wolska-Omyła Project Director Blue Business Media magdalena.wolska@bbm.pl Kontakt Więcej informacji na temat możliwości współpracy partnerskiej podczas Forum: Więcej informacji na temat rejestracji uczestnictwa w Forum: Organizator Anna Chrobot B4B Communications Manager Blue Business Media anna.chrobot@bbm.pl Anna Banaś Head of Sales Blue Business Media anna.banas@bbm.pl Blue Business Media sp. z o.o Oddział Kraków ul. Berka Joselewicza 21c, , Kraków tel , fax info@bbm.pl,