Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po kroku

Transkrypt

1 Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po kroku czyli historia realizacji pewnego projektu

2

3 Rozliczanie projektu edukacyjnego krok po kroku czyli historia finansowej realizacji pewnego projektu Warszawa, grudzień 2010 r.

4 Wydawca: Ministerstwo Edukacji Narodowej Departament Funduszy Strukturalnych al. J. Ch. Szucha Warszawa tel fax egzemplarz bezpłatny Opracowanie graficzne, łamanie i skład: Małgorzata Barska Zdjęcie na okładce: Maria K. Klimczak Druk: Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Nakład: egz.

5 Spis treści Wstęp 5 1. Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL jako proces Podpisaliśmy umowę o dofinansowanie i co dalej? Pojęcie kwalifikowalności wydatków w PO KL Bo ryczałt nie zawsze jest dobry na wszystko Weryfikacja kwalifikowalności wydatków w odniesieniu do przepisów prawa Wszystko jest zamówieniem publicznym Dlaczego Ustawa o Finansach Publicznych jest dla mnie ważna? Dokonywanie płatności Koordynator idzie do sklepu, czyli jak ponosić wydatki w ramach projektu Księgowanie wydatków Humanistka w księgowości, czyli co to są paragrafy Wypełnianie wniosku o płatność. Załącznik nr 1 zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 62

6 6. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu Wniosek o płatność jako sprawozdanie z realizacji projektu Załącznik nr 2 monitoruj, monitoruj, monitoruj Dokonywanie korekt rozliczonych wydatków A jeżeli się pomylę? Monitorowanie realizacji harmonogramu płatności i zachowanie płynności finansowej Nie utonąć w wydatkach Przygotowanie do kontroli projektu Nikt nie lubi być kontrolowany Czy można przygotować się do kontroli? Zamykanie projektu Pożegnania zawsze są jednak smutne 115

7 Wstęp W niniejszej publikacji znajdziecie Państwo zapiski menedżera projektu związane z rozliczaniem projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w III Priorytecie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wiele tych zapisków ma jednak charakter uniwersalny i może być stosowane również w innych projektach PO KL. Celem tej publikacji jest przede wszystkim ułatwienie i uskutecznienie procesu rozliczania otrzymanych transz dofinansowania, a więc przygotowanie dobrego wniosku o płatność. Dobry wniosek o płatność to przede wszystkim wniosek, który nie jest poprawiany (a takie się zdarzają) i który zawiera tylko i wyłącznie wydatki kwalifikowalne. Aby łatwiej było zrozumieć istotę przygotowania wniosku o płatność, autor niniejszej publikacji osadził akcję poradnika w konkretnym środowisku projektowym, jakby powiedzieli eksperci w zakresie zarządzania projektami. Projekt, w którym będą Państwo dzięki tej publikacji uczestniczyć, wdrażany jest przez Agnieszkę Benek. To właśnie Agnieszka jest główną bohaterką naszej historii. Dzięki jej notatkom, pamiętnikowi lub blogowi, który prowadziła w cyklu życia projektu, mogą Państwo prześledzić jej drogę do rozliczania projektu. Ktoś mógłby zarzucić, że Pani Agnieszka wykonuje pracę za cały zespół i być może ma racje, ale choć skupienie niemal wszystkich czynności zarządzania projektem w jednym ręku jest zabiegiem celowym, to jednak jest to też częsta praktyka, szczególnie w mniejszych projektach, w których właśnie menedżer, kierownik, czy też koordynator sam ciągnie ten wózek pod górę. Oprócz Pani Agnieszki w poradniku pamiętniku występują jeszcze inne istotne postacie, których imion tutaj nie poznamy. Jest więc Pani Dyrektor, bo któż z nas nie ma szefa? Od czasu do czasu pojawia się Księgowa od jej postawy wiele zależy. Ekspert i Pracownik/ca ROEFS-u zawsze służą pomocą, zjedli zęby na niejednym projekcie (Pani Agnieszka prosiła, żeby na łamach tej publikacji podziękować za ich zaangażowanie) i wreszcie na końcu Marcin Opiekun nadzorujący wdrażanie projektu z ramienia IP. O tym, jak ważną rolę w tej całej przygodzie nazywanej zarządzanie projektem pełni Instytucja Pośrednicząca (lub Wdrażająca), nikogo nie trzeba przekonywać. To ostatecznie ona uzna lub nie, poniesione wydatki za kwalifikowalne. Oczywiście wszystkie postacie w tej publikacji są fikcyjne, natomiast sytuacje, porady, wskazówki i niektóre historie zupełnie prawdziwe. Wykorzystane w poradniku odniesienie do konkretnych sytuacji oprócz niewątpliwych zalet, ma być może niejedną wadę. O jednej wspomnę. Niestety opracowanie, które trzymacie Państwo w rękach, nie jest kompendium lub encyklopedią wiedzy na temat rozliczania projektów PO KL. Jednak chodzi tu przede wszystkim nie o przekazanie kompleksowej wiedzy, bo ta wciąż wymaga pogłębiania i studiowania materiałów źródłowych, ale o przedstawienie najważniejszych kwestii związanych z przygotowaniem wniosku o płatność. Dlatego oprócz praktycznych 5

8 wskazówek, uwag, porad, wypowiedzi, maili i dialogów z życia wziętych w poradniku znajdują się odniesienia do aktów prawnych, dokumentów programowych i innych materiałów, bez których znajomości skuteczne wdrożenie projektu nie będzie możliwe. 6

9 1. Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL jako proces 1.1. Podpisaliśmy umowę o dofinansowanie i co dalej? 12 sierpnia Uff. Umowa podpisana. Pani Dyrektor powiedziała, że to sukces całego zespołu. Wcześniej nie mieliśmy doświadczeń z pisaniem i realizacją projektów, więc nie było łatwo. Dużo się nauczyłam. Byłam przecież koordynatorką zespołu ds. przygotowania wniosku. A tak naprawdę to masa pracy przypadła właśnie mnie. No, bo jeśli ktoś miał wątpliwości, to nie szukał w papierach, nie jeździł i nie pytał u źródeł. Ja byłam źródłem. Na mnie spadły te wszystkie prace. Czytanie tych trudnych, bezdusznych dokumentów śniło mi się po nocach. Przynajmniej na początku. Sen numer jeden to Koszmar Generator. Teraz się z tego śmieję. Naturalnie, zostałam nagrodzona. Jestem szefową projektu. Koordynatorem. Kierownikiem. Menedżerem. Jakkolwiek by się to nie nazywało, na drugie imię ma: odpowiedzialność. Trochę się nawet tego boję. Przecież to mnóstwo pieniędzy. I to jest aspekt robienia tego wszystkiego, który mnie najbardziej przeraża. Muszę to wszystko jakoś poukładać. Jak to się nazywa? Aa tak! Zarządzanie finansowe. Na szkoleniu w ROEFS-ie mówili, że budżet jest kwintesencją całego przedsięwzięcia. Nic przecież odkrywczego, wszystko kosztuje. Więc gdy planowałam godziny zajęć, to musiałam dobrać odpowiednich nauczycieli i zastanowić się, ile im zapłacić. Szukałam wtedy psychologa dla naszych problemowych dzieciaków, więc dzwoniłam i pytałam, musiałam się dowiedzieć, ile coś takiego kosztuje. Tak samo z wycieczkami, zieloną szkołą, pomocami dydaktycznymi, rzutnikiem multimedialnym, tablicą interaktywną i wieloma innymi wydatkami. Przeglądałam strony, cenniki, chodziłam po sklepach. Niektóre cenniki nawet wydrukowałam, żeby pokazać informatykowi, czy rzutnik, jaki znalazłam, jest wystarczająco dobry. Wszystko to, co napisałam w 3.3, ma odzwierciedlenie w budżecie. Każda jedna drobna rzecz. Jedno jest pewne: cokolwiek robię w projekcie, ma to wpływ na budżet. Muszę ciągle o tym pamiętać. W ogóle, to robię listę rzeczy, o których muszę pamiętać. Przyklejam je sobie na wewnętrznych drzwiczkach mojej szafki w pokoju nauczycielskim. Otwieram ją codziennie i codziennie widzę te kolorowe karteczki. Rażą po oczach, ale zmuszają do myślenia i systematyczności. Poza tym, tych spraw jest tak wiele, że nie ma możliwości pamiętania o wszystkim. 7

10 Wszystko, co robisz w projekcie ma wpływ na jego budżet. Nie miej złudzeń. Nie zapamiętasz wszystkiego. Wykorzystuj karteczki memo, kalendarz książkowy (np. kalendarz nauczyciela, który dostałaś/dostałeś od wydawnictwa) lub elektroniczny (np. pod Windowsem, Outlookiem lub w ramach profilu na skrzynce mailowej - w większości jest tam możliwość prowadzenia swojego kalendarza, taki sposób jest o tyle fajny, że w zasadzie dostęp do kalendarza masz z każdego miejsca i każdego komputera, o ile jest podpięty do Internetu. Możesz zatem planować w domu i w szkole, a także na wyjazdach czy spotkaniach). 8

11 Jednym z pierwszych kroków menedżera projektu powinno być zorganizowanie spotkania otwierającego jego realizację. Jest to szczególnie ważne, gdy w zespole realizującym projekt pojawiają się osoby, które w jego przygotowaniu nie uczestniczyły, nie znają jego zakresu i zasad, jakimi należy się kierować przy jego realizacji. Jest ono dobrym sposobem na rozpoczęcie współpracy z ekspertami zewnętrznymi (np. specjalistą ds. ewaluacji i monitoringu, radcą prawnym, czy też księgowym projektu). Jednym z punktów takiego spotkania (lub spotkań) powinno być omówienie obowiązków i praw, które wynikają z podpisanej umowy o dofinansowanie. W umowie znajdują się podstawowe zasady, którymi kierować się winien każdy beneficjent podczas wdrażania projektu. Pamiętać również trzeba, że wniosek o dofinansowanie, który został zatwierdzony przez Instytucję Organizującą Konkurs, jest integralną częścią umowy. Dlatego ważne jest, by wszyscy członkowie zespołu doskonale znali jego zapisy. Umowa o dofinansowanie i wniosek to taki GPS projektu. Kierowcy montują swoje GPS-y tak, by w trakcie jazdy mogli śledzić zadaną trasę, dodatkowo wspiera ich głosem znany rajdowiec. Podobnie zespół realizujący projekt powinien traktować umowę i wniosek, często zaglądać do tych dokumentów, by czegoś nie pominąć, a jeżeli trzeba, na bieżąco korygować wytyczoną wcześniej trasę. Głosem przypominającym będzie w tym przypadku głos kierownika lub koordynatora projektu. 2 września Zrobiłam spotkanie z moim zespołem. Zaprosiłam Panią Dyrektor i Główną Księgową z Zespołu. Wnioski ze spotkania: 1. We wniosku jest mnóstwo kwestii, co do których się nie zgadzamy. Księgowa stoi okoniem i ciągle pyta: jak, co i kiedy, i mówi, że się nie da. Cały czas nawiązuje do klasyfikacji budżetowej i paragrafów wydatków. Priorytetem jest więc wprowadzenie zmian do budżetu miasta. Bez tego nie będziemy mogli ponosić jakichkolwiek wydatków w projekcie. No i pyta, kiedy będą pieniądze, bo nie mamy środków własnych na finansowanie projektu. Informatyk od razu zauważył, że strona internetowa za takie pieniądze będzie marna, i że nie ma w budżecie pieniędzy na hosting. Właściwie to każdy miał jakieś ale. Gdzie oni wszyscy byli, jak to pisaliśmy? 2. No ale Poza tym, przeanalizowaliśmy umowę. Tu też było sporo wątpliwości. Ustaliliśmy, że Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL są jedynym dokumentem wpisanym w umowę z nazwy, do którego w umowie są częste odniesienia. Zmiany dotyczące tego dokumentu są obowiązujące na każdym etapie realizacji projektu ze skutkiem natychmiastowym (nie muszą być wprowadzane aneksem do umowy). Wniosek z tego taki, że Wytyczne to kluczowy dla nas 9

12 dokument. Musimy wiedzieć, o co w tym wszystkim chodzi i wszyscy musimy pamiętać o zapoznaniu się z ze zmianami w Wytycznych i sprawdzaniu, czy pojawiły się ich aktualizacje. 3. Umowa określa wartość dofinansowania i obowiązkowego wkładu - w kwocie i procencie wartości projektu. Jednak zauważyliśmy, że kluczowa jest kwota. Nie wiem, co będzie, gdy zmniejszy się wartość projektu. Muszę się dowiedzieć w IP. 4. W umowie jest wyraźnie wpisane zobowiązanie, że będziemy realizować projekt zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie. 5. Wyodrębniona księgowość - prowadzenie odrębnej ewidencji wydatków też wynika z umowy i z tego będziemy rozliczani. Zastanawialiśmy się, czy nasza ewidencja księgowa umożliwia rozliczanie na podstawie wydruków, czy będziemy musieli sporządzać specjalne zestawienie wydatków załączane do rozliczenia. Stanęło na tym, że będziemy się rozliczać tzw. załącznikiem nr 1. Pytałam nawet o to wcześniej w IP i mój opiekun projektu Pan Marcin powiedział, że sposobem wybieranym przez beneficjentów jest zazwyczaj sporządzanie zestawień wydatków. On sam nie spotkał się z tym, by ktokolwiek przedstawiał wydruki z programu księgowego. Zazwyczaj programy te nie spełniają wymagań. Napomknął też coś o tym, że praktycznie wszyscy beneficjenci rozliczają się załącznikiem. Pewnie i u nas tak będzie. 6. Specjalnie dla projektu powinien być uruchomiony rachunek projektu. I tu pojawił się problem. Gdy podawałam rachunek do umowy, to dostałam go od Pani Dyrektor, ta z kolei z Zespołu od Głównej Księgowej. Okazało się, że jest to jeden z rachunków pomocniczych szkoły i być może są na nim prowadzone operacje bankowe związane z obsługą administracyjną. Księgowa powiedziała, że to sprawdzi, bo wszystkiego nie pamięta. Na razie nie panikujemy, ale przestraszyłam się nie na żarty Odsetki bankowe. Z umowy wynika, że jeżeli na rachunku bankowym od przekazanej kwoty dofinansowania urosną nam jakieś odsetki, to będzie to nasz dochód. To akurat nie sprawia żadnego problemu. Tak mi się przynajmniej wydawało, Księgowa natomiast wskazała, że będzie musiała ująć to po stronie dochodów miasta. Będzie to robić na bieżąco, w momencie gdy pojawią się takie odsetki. Powiedziała jednak, że szkoda, iż nasze konto jest oprocentowane, bo to dużo roboty, a mało pieniędzy. Może ma rację. Można było wziąć rachunek, który 10

13 nie jest oprocentowany, a dzięki temu są niższe opłaty za prowadzenie, albo nie płaci się za przelewy. Jednak szybko znalazła rozwiązanie wygodne dla wszystkich. Miasto ma kilka rachunków szybkich lokat i możemy niewykorzystywane pieniądze przekazywać na te rachunki, a uzyskane odsetki wzmocnią budżet miasta. Pomysł wydaje się dobry, ale sama mam wątpliwości i obiecałam, że sprawdzę u opiekuna projektu, czy tak można. 8. Termin informowania o środkach niewykorzystanych i termin zwrotu - umowa nakłada na nas obowiązek poinformowania naszej IP o wszystkich środkach dotacji celowej, które otrzymaliśmy, a których nie wykorzystamy do końca roku budżetowego. 15 października - tę datę zaznaczyłam sobie w kalendarzu. Zaznaczyłam również dwa tygodnie wcześniej, że ten termin się zbliża i trzeba się nad tym zastanowić. Druga data to 30 listopada. Do tego terminu musimy oddać te pieniądze. Trzecia data w moim kalendarzu to koniec grudnia. Wtedy musimy oddać wszystkie pozostałe niewykorzystane środki. 9. Warunki, jakie musimy spełnić, żeby otrzymać kolejne transze dofinansowania - tu sprawa jest jasna. Aby dostać następną transzę, musimy rozliczyć 70% otrzymanych środków. Z tym nie powinno być problemów. 10. Umowa określa również termin na złożenie wniosku o płatność i termin jego rozpatrzenia przez naszą IP. 11. Pani Dyrektor była zaskoczona, że ze względu na niedotrzymanie terminu złożenia wniosku o płatność lub nierozliczenia otrzymanych pieniędzy w wysokości wynikającej z harmonogramu płatności, zgodnie z art. 189 ust. 3 ufp możemy zapłacić odsetki karne. Nie spodobało jej się to. Oczywiście na mojej głowie stoi również pilnowanie, by każdy wydatek został ujęty we wniosku o płatność nie później niż trzy miesiące od jego poniesienia, o czym również mowa w ufp w art Przeoczenie tego też grozi sankcjami. 12. Kary grożą również za wykorzystanie środków przyznanych z dotacji publicznej niezgodnie z przeznaczeniem. Tak sobie wcześniej myślałam, że aby tego uniknąć, musimy trzymać się budżetu. Księgowa wyjaśniła, że skoro środki zostały przeznaczone na projekt, to mają być na projekt wydatkowane, a umowa nawiązuje tu do Ustawy o Finansach Publicznych, czyli to dla niej nic nowego. Będę musiała ten temat jednak poruszyć w IP, bo z jednej strony w budżecie określam dokładnie, 11

14 na co będą pieniądze przeznaczone a z drugiej, przecież są możliwe zmiany w budżecie, i to wcale nie muszą być zgłaszane, jeżeli są w ramach tego samego zadania. Zapisałam sobie: do wyjaśnienia. 13. Jesteśmy zobowiązani umową do rozliczenia 100% przekazanych nam w związku z realizacją projektu środków. IP, z tego co pamiętam, zamieściła na swojej stronie internetowej również swoje wskazówki na ten Nowa wiadomość Wyślij Od: Do: Temat: Zapisz Anuluj Drukuj Cofnij Przywróć Marcin Opiekun Agnieszka Benek Lokaty terminowe Szanowna Pani Agnieszko, W odpowiedzi na Pani mail w sprawie wykorzystania dotacji na realizację projektu do zakładania lokat terminowych informuję, że zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej nie jest możliwe zakładanie jakichkolwiek lokat z udziałem środków przekazanych na realizację projektu. Wykorzystanie otrzymanych przez Was środków do zakładania lokatach bankowych oznacza, że wnioskowana kwota jest zawyżona w stosunku do planowanych do poniesienia w projekcie wydatków, a tym samym sposób wykorzystania tych pieniędzy jest nieefektywny i niezgodny z założeniami POKL. Środki przekazane na realizację projektu mogą być wykorzystane tylko i wyłącznie do regulowania zobowiązań wynikających z jego realizacji i najlepiej, by poza płatnościami wynikającymi z projektu, nie opuszczały rachunku bankowego. Wszystkie tego typu operacje będę sprawdzał poprzez analizę wyciągów bankowych załączanych do wniosku o płatność. Pozdrawiam Marcin Opiekun 12

15 Termin rozliczenia przekazanych środków wynika z załącznika do umowy o dofinansowanie realizacji projektu (harmonogramu płatności), i jest to termin złożenia (wpływu na kancelarię) do IP kompletnego wniosku o płatność. Wytyczne IP W przypadku wniosków końcowych Beneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków. Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. Jeżeli z rozliczenia końcowego będzie wynikać kwota do zwrotu przez beneficjenta, jest on zobowiązany do ww. zwrotu przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu. Od nierozliczonej kwoty naliczane będą odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki w zwrocie środków Pojęcie kwalifikowalności wydatków w PO KL Poniżej: akty prawne leżące u podstaw kwalifikowania wydatków - wycinek z Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - wersja dokumentu z 28 grudnia 2009 r. 1.1 Podrozdział 1 Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL 1) Kwestię kwalifikowania wydatków w ramach PO KL regulują następujące akty prawne: a) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu 13

16 Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z , str. 25) art. 56; b) rozporządzenie Komisji (WE nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w prawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z , str. 1); c) rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z , str. 12); d) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/199 (Dz. Urz. UE L 210 z , str. 1); e) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Proces kwalifikowania wydatków to weryfikowanie wydatków projektu i kosztów pod kątem spełnienia cech, które umożliwią rozliczenie poniesionych wydatków w ramach projektu PO KL. Cechy te odnoszą się do celowości, niezbędności, efektywności, racjonalności i legalności planowanego i poniesionego wydatku. Należy zwrócić uwagę, że mówi się o kwalifikowalności wydatków jako o procesie, gdyż nie jest to akt jednorazowy. Nie ogranicza się tylko do weryfikacji budżetu na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. To pierwszy etap stwierdzania kwalifikowalności. Drugi etap to analiza wniosku o płatność i zawartych w nim wydatków. Trzeci etap to badanie kwalifikowalności w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu. Kontrola ta może być prowadzona zarówno przez instytucje będącą stroną umowy (IP/IP2 lub po prostu IOK) ale także przez uprawnione do kontroli organy takie jak Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, audyt urzędników Komisji Europejskiej lub Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Proces stwierdzania kwalifikowalności wydatków może być rozciągnięty w czasie. Rozpoczyna się przed planowym rozpoczęciem działań w projekcie (etap oceny merytorycznej), w jego trakcie (wniosek o płatność, kontrola na miejscu, kontrola ad-hoc, kontrola na dokumentacji przesłanej do IP/ IP2), a także po jego zakończeniu (kontrola na miejscu). Realizator projektu może spodziewać się kontroli nawet do 5 lat od zakończenia wdrażania. Dlatego m.in. każdy realizujący projekty w EFS zobowiązuje się, że niezwłocznie poinformuje IP/ IP2 o zmianie miejsca przechowywania dokumentacji projektu. 14

17 Rysunek 1. Proces kwalifikowania wydatków Ocena merytoryczna wniosku o dofinansowanie realizacji projektu Weryfikacja wniosku o płatność Kontrola na miejscu realizacji projektu 3 września Wydatek kwalifikowalny - to wydatek spełniający warunki umożliwiające jego całkowite lub częściowe pokrycie środkami przeznaczonymi na realizację PO KL. Tak brzmi definicja wydatku kwalifikowalnego zawarta w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Jakie to warunki? Wszystko jest napisane w tym dokumencie. Tylko ciężko tę definicję rozgryźć. Co to oznacza w praktyce? Dowiedziałam się od jednego eksperta, że kilka razy sprawdzana jest kwalifikowalność wydatków. Być może to, co dla jednego kontrolującego będzie zasadne i kwalifikowalne, inny uzna za zbędne i nakaże zwrot środków. Zatwierdzony budżet stanowi dobrą podstawę prawną, ale nie ważniejszą niż wykazana wcześniej lista aktów prawnych. Dlatego fakt, że coś jest w budżecie, nie zawsze będzie oznaczał kwalifikowalność takiego wydatku. Tak mi się wydaje. Dlatego dla mnie proces stwierdzania kwalifikowalności wydatków, to tak naprawdę nieustanne sprawdzanie i zastanawianie się, czy to, co kupujemy i robimy w projekcie, jest uzasadnione. Muszę spróbować podejść do wydawania pieniędzy w projekcie, jakbym wydawała swoje własne. Wówczas dwa razy się zastanowimy, zanim coś kupimy. Zawsze można przecież zrezygnować z wcześniej zaplanowanego wydatku, a oszczędności przeznaczyć na coś innego. Ale czy można przeznaczyć oszczędności na coś innego? Na co? Coś nowego? Przecież to nie było oceniane, więc pewnie nie. Zaraz, zaraz - przecież zmiany w projekcie są dopuszczalne. Nawet jest taki rozdział w umowie. Muszę do niego zajrzeć, jak tylko będę miała wolną chwilę. 15

18 Rysunek 2. Pojęcie kwalifikowalności w projektach PO KL Typ operacji - projekt Formy wsparcia Uczestnicy Wydatki Fragment dokumentu programowego 1) Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowane, o ile: a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; b) są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); c) zostały faktycznie poniesione; d) są udokumentowane, z zastrzeżeniem pkt 6 podrozdziału 4.2; e) zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu w ramach PO KL; f) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych, tj.: i. nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowanych w ramach PO KL w podrozdziale 4.1; ii. zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych; g) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1665, z późn. zm.). 16

19 @ Nowa wiadomość Wyślij Od: Do: Temat: Zapisz Anuluj Drukuj Cofnij Przywróć Marcin Opiekun Agnieszka Benek Kwalifikowanie wydatków Szanowna Pani Agnieszko, Odpowiadając na Pani zapytanie dotyczące kwalifikowania wydatków, pragnę poinformować, że kwalifikowalność należy odnieść również do projektu, okresu jego realizacji, jego uczestników, a także uprawnień do wykonywania ograniczonych przepisami prawa czynności. Aby zobrazować na czym to polega przedstawię Pani kilka przykładów. Kwalifikowalność projektu - w ramach PO KL mogą być realizowane tylko projekty zgodne z typami operacji wskazanymi w ramach danego Działania/Poddziałania w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Wszelkie inne typy operacji, jako niezgodne z PO KL, nie mogą być realizowane. Okres kwalifikowania projektów zamyka się w datach od 12 grudnia 2007 roku do 31 grudnia 2015 roku. Żaden projekt nie powinien być realizowany (a wydatki ponoszone) poza wskazanymi wyżej cezurami. Kwalifikowalność uczestników oznacza, że projektem mogą być objęte tylko i wyłącznie grupy docelowe wskazane w SzOP, jako odbiorcy pomocy. Tak więc, nie ma możliwości kierowania wsparcia do innych osób. Ostatni element, na który chcę zwrócić uwagę, to posiadanie formalnych uprawnień do organizacji danego typu wsparcia. Oczywiście, o ile takie uprawnienia są wymagane. Np. jeżeli planujecie Państwo zorganizowanie dla swoich uczniów dodatkowego kursu spawania z uzyskaniem uprawnień spawacza europejskiego, to zarówno szkolenie z tego zakresu, jak i egzamin powinny być przeprowadzone przez podmiot posiadający do tego uprawnienia (w tym przypadku będzie to instytucja szkoleniowa posiadająca zgodę na realizację szkolenia i zatwierdzony program Instytutu Spawalnictwa); inny przykład dotyczy usług księgowych w ramach projektu - jeżeli Księgowy Projektu zatrudniony jest na umowę zlecenie, to obowiązkowo powinien posiadać uprawnienia do świadczenia usług księgowych wydawane przez Ministerstwo Finansów analogicznie, jak w przypadku osób chcących rozpocząć działalność gospodarczą w postaci biura rachunkowego. Wykonywanie tych czynności przez osoby nieposiadające uprawnień mogą być uznane za niekwalifikowalne. Mam nadzieję, że moje wyjaśnienia lepiej pomogą zrozumieć Pani zagadnienie kwalifikowalności wydatków. Z poważaniem Marcin Opiekun 17

20 Kwalifikowalność uczestników Przykład 1 Projekt realizowany w ramach poddziałania Upowszechnienie uczenia się przez całe życie polegający na wprowadzeniu nowej metodyki kształcenia i doskonalenia. W ramach realizacji projektu szkoleniami i doradztwem w zakresie stosowania nowej metodyki doskonalenia nauczycieli poprzez zajęcia teoretyczne i praktyczne są placówki kształcenia i doskonalenia nauczycieli. W trakcie rekrutacji Beneficjent podjął decyzję, że do projektu przyjmował będzie wszystkie chętne instytucje szkoleniowe, pod warunkiem, że w swojej historii prowadziły szkolenia i kursy, których odbiorcami pomocy byli nauczyciele. Nie zbadano jednak, na ile tego typu instytucje wpisują się w definicję możliwej do wsparcia grupy docelowej. Beneficjent w trakcie rekrutacji do projektu nie badał statusu instytucji przystępującej do projektu i objął wsparciem firmy szkoleniowe niebędące niepublicznymi placówkami kształcenia i doskonalenia nauczycieli. W trakcie kontroli projektu koszty związane z uczestnictwem osób pracujących w tych firmach zostały uznane za niekwalifikujące się do wsparcia z EFS ze względu na nieuprawnioną grupę docelową. Przykład 2 Projekt wdrażany w Działaniu Grupę docelową projektu stanowią uczniowie szkoły podstawowej nr 2 i gimnazjum nr 1 mieszkający w gminie x, z różnego rodzaju deficytami w rozwoju. Beneficjent opierając się na przeprowadzonym przez siebie rozpoznaniu sytuacji dzieci z terenu gminy x uczęszczających do szkoły podstawowej nr 2 i gimnazjum nr 1 zawęził grupę docelową. W trakcie rekrutacji przyjmowano do projektu wszystkich uczniów z deficytami, bez względu na miejsce zamieszkania. Nie zwrócono uwagi na kryterium zameldowania w gminie x zapisane we wniosku. Dodatkowo ze względu na mniejszą niż planowano liczbę chętnych, do projektu zaproszono kilkoro uczniów z gimnazjum nr 2. Udział w projekcie uczniów, którzy nie byli w dniu rekrutacji zameldowani na terenie gminy oraz uczniów z gimnazjum nr 2 został uznany za niekwalifikowalny ze względu na niespełnienie warunków uczestnictwa (kryteriów) określonych przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 6 września Lista sprawdzająca - kwalifikowalność wydatków Przeanalizowałam definicję wydatków kwalifikowalnych i sporządziłam listę pytań, które trzeba by zadawać w odniesieniu do każdego jednego wydatku. Podzieliłam te pytania na kilka rodzajów: niezbędność i bezpośredni związek z celami projektu 18

21 Czy wydatek musi zostać poniesiony? Czy rezygnacja z tego wydatku przyczyni się do nieosiągnięcia celów projektu lub wpłynie na obniżenie jakości produktów i rezultatów projektu? Czy są jakieś inne, alternatywne, tańsze sposoby na uzyskanie związanych z tym wydatkiem efektów? racjonalność i efektywność Czy poziom wydatku odbiega od cen rynkowych? Jeżeli tak, to dlaczego? Czym jest to uzasadnione? Czy przy określaniu poziomu danego wydatku sprawdzone zostały obecnie obowiązujące ceny? Czy posiadam wydruki, notatki, kopie elektroniczne potwierdzające sposób szacowania wydatków w projekcie? Czy wydatek jest zgodny z zasadą najwyższej jakości za najniższą cenę? Jaki jest koszt pozytywnego rezultatu projektu (sukcesu)? zgodność z wnioskiem o dofinansowanie Czy wydatek został przewidziany w aktualnym budżecie wniosku o dofinansowanie? Czy jest związany z realizacją wskazanych we wniosku zadań? W przypadku kosztów pośrednich, czy jest zgodny z katalogiem kosztów pośrednich zawartym w Wytycznych oraz czy został wskazany we wniosku o dofinansowanie? zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi Czy wydatki poniesiono zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych? Czy procedura zamówień publicznych została przeprowadzona prawidłowo? Czy dostarczone usługi, dostawy sprzętu są zgodne z zamówieniem? Czy wydatek został potwierdzony odpowiednim dokumentem (a dokument jest w naszym posiadaniu)? Czy został zapłacony i zaksięgowany? czy wydatek należy do katalogu wydatków niekwalifikowalnych? czy faktura, rachunek został opłacony w całości? czy wydatek w ramach kosztów bezpośrednich nie został zawarty również w kosztach pośrednich? Pomyślałam sobie, że te pytania można przedstawić w formie listy sprawdzającej i samemu weryfikować kwalifikowalność wydatków. Zastanawiać się nad tym tak, 19