REALIZACJA ZLECENIA W ORGANIZACJI WIRTUALNEJ

Transkrypt

1 REALIZACJA ZLECENIA W ORGANIZACJI WIRTUALNEJ Streszczenie Dominika Biniasz Instytut InŜynierii Produkcji Politechniki Opolskiej dbiniasz@po.opole.pl Ten artykuł przedstawia wykorzystanie przez przedsiębiorstwa sieci Internet do prowadzenia swojej działalności. W referacie przedstawiono podstawowe określenia i definicje wirtualizacji oraz organizacji wirtualnej i jej znaczenie dla prowadzenia działalności na rynku. Przedstawiono schemat realizacji zlecenia produkcyjnego w nowej formie organizacyjnej. W końcowej części opisano przykład realizacji zlecenia produkcyjnego w organizacji wirtualnej i jego symulację w programie komputerowym. Słowa kluczowe: Internet, wirtualizacja, rzeczywistość wirtualna, organizacja wirtualna. Wirtualizacja organizacji W dzisiejszych czasach ostrej konkurencji rynkowej oraz, tzw. globalizacji rynku, klienci stawiają coraz to nowe wymagania oraz wyŝsze oczekiwania w stosunku do oferowanych produktów. Aby utrzymać się na rynku i zaspokoić potrzeby klientów, ich potrzeba musi być dobrze rozpoznana, produkt musi być w miarę tani, wysokiej jakości i szybko dostarczony. Śmiało moŝna stwierdzić, iŝ przyczynia się to w pewnym stopniu do rozwoju technologicznego i wzrostu poziomu Ŝycia społeczeństwa. AŜeby sprostać owym wymaganiom konieczne jest znalezienie i rozwój coraz to doskonalszych narzędzi wspomagających wszelkie aspekty pracy inŝynierów. W tym celu nieodzownym narzędziem okazują się komputery cyfrowe, których inŝynierowie uŝywają do wspomagania podejmowania decyzji oraz kontroli, w procesie projektowania, planowania, produkcji, i dystrybucji dla zwiększenia jakości, pomniejszenia kosztów i skrócenia czasu oczekiwania na produkt przez klienta [GrHe01]. Obecnie nowoczesne organizacje wykorzystują potęgę rzeczywistości wirtualnej oraz najnowsze kombinacje technologii, które pozwalają uŝytkownikom doświadczyć trójwymiarowego środowiska komputerowej generacji poprzez dźwięk, obraz i nawet dotyk. Rzeczywistość wirtualna ma juŝ dzisiaj zastosowanie w medycynie, rozrywce, szkoleniach obrony, czy architekturze. Coraz częściej pojawiają się takŝe organizacje wykorzystujące rzeczywistość wirtualną do

2 478 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania badań i testowania produktów oraz do reklamy i sprzedaŝy swoich towarów [GaNo97]. Zarządzanie wirtualne bazuje w decydującej mierze na rozwiniętych systemach elektronicznych i informatycznych. Główne działania organizacji wymagające kierowania przepływem informacji, planowaniem, produkcją, usługami, dystrybucją produktów oraz wykorzystywaniem własności intelektualnych i promocją wytwarzanych produktów i świadczonych usług są realizowane przy zastosowaniu właściwych mediów elektronicznych i informatycznych. W rzeczywistości, całokształt działalności gospodarczej tego rodzaju firm oparty jest o uniwersalne i powszechne sieci komputerowe, które posiadają łącza z ogólnymi bankami informacji oraz z odpowiednio zinformatyzowanymi uczestnikami rynku globalnego i lokalnego. Głównymi kanałami komunikacyjnymi w chwili obecnej są: telefonia kablowa, komórkowa i satelitarna, połączenia teleinformatyczne, kioski multimedialne, telewizja interaktywna, Internet i serwisy on-line. W organizacji wirtualnej nie mają znaczenia szczeble w hierarchii i funkcje menedŝerskie. Wszystkie osoby biorące udział w tym przedsięwzięciu, są sobie równe. Koordynacja prac i czuwanie nad realizacją zlecenia spoczywa na tej firmie lub na tym partnerze, który nawiązywał związki z innymi firmami zainteresowanymi zleceniem. Organizacje wirtualne prezentują nowy typ przedsiębiorstw, które niewątpliwie mogą być utworzone dzięki rozwojowi technologii informacyjnej, są takŝe reakcją na wymagania wolego rynku i konieczności bycia konkurencyjnym. Organizacja wirtualna Istnieje wiele definicji organizacji wirtualnej, które odzwierciedlają jej charakterystykę i główne cechy. Adaptacyjną definicją organizacji wirtualnej jest przytoczona przez profesora Kisielnickiego definicja, w której opisuje, iŝ organizacja wirtualna jest takim modelem przedsiębiorstwa, w którym następuje dobrowolne połączenie zasobów współpracujących ze sobą firm z myślą o realizacji wspólnego przedsięwzięcia, celu, który ma za zadanie przyniesienie im korzyści większych niŝ wtedy, gdyby działały w sposób tradycyjny [Ki00]. Podstawą kreowania organizacji wirtualnej są trzy główne motywy występowania i kształtowania konkurencji [GrHe00]: Model organizacji wirtualnej wyraŝa potrzebę tworzenia bądź gromadzenia bardzo szybko zasobów produkcyjnych, finansowych i ludzkich, wymaga zatem rozwoju systemów umoŝliwiających tworzenie i gromadzenie zasobów. Systemy wykorzystywane w organizacji wirtualnej umoŝliwiają odzwierciedlenie złoŝoności najbardziej zyskownych produktów, co oczywiście zwią-

3 Realizacja zlecenia w organizacji wirtualnej 479 zane jest z umiejętnościami kreowania badania, testowania róŝnego rodzaju prototypów, procesów produkcyjnych, wzornictwa, systemów marketingowych, dystrybucji, serwisu i innych rozwiązań. W praktyce, prawie Ŝadna organizacja nie jest w stanie wyspecjalizować się we wszystkich wymienionych obszarach działania. Głównym motywem opracowania koncepcji i wdraŝania do praktyki gospodarczej modelu organizacji wirtualnej jest potrzeba dzielenia zasobów, implementacji sposobów działania, a takŝe podziału kompetencji na róŝnych stanowiskach występujących w strukturach organizacyjnych. Sprzyja to osiągnięciu pozycji globalnego konkurenta na określonych rynkach lub jego segmentach i umacnianiu pozycji konkurencyjnej na globalnym rynku światowym. Zasadnicze aspekty organizacji wirtualnej są następujące [No97]: Organizacja wirtualna jest zorientowana na klienta, co oznacza, Ŝe jej procesy zadaniowe są wyraźnie skierowane na klienta; Organizacja wirtualna dąŝy do jednoznacznych celów, które są przez wszystkich uczestników znane i przyjmowane; Organizacja wirtualna posiada zdolność do postrzegania szans rynkowych bez długotrwałych przedbiegów administracyjnych. Przy nowych okazjach moŝe się na nowo formować, przegrupowywać lub nawet powstawać od nowa; Organizacja wirtualna moŝe szybciej decydować. śaden konkurent nie powinien otrzymać moŝliwości, Ŝeby szybciej wykorzystać szanse rynkowe; Organizacja wirtualna przez kombinacje głównych uprawnień swoich uczestników posiada paletę światowych umiejętności, aby kaŝdą odpowiednią zdolność wykorzystać; Organizacja wirtualna opiera się i upada na wielkości zaufania. Bez wystarczającej bazy zaufania zbyt duŝo czasu jest marnowane na wyjaśnienia i prawne dochodzenia; Organizacja wirtualna dba o częste i rzetelne komunikaty i styl zarządzania. Organizacje wirtualne zmieniają zasadniczo sposób pracy, a to wywołuje nowe problemy, z jakimi spotkają się pracodawcy i pracownicy. M. Kamiński zalicza do nich przede wszystkim [Ka99]: Rzadkie kontakty członków organizacji miedzy sobą, brak poczucia więzi i określenia wspólnego celu działania. KaŜdy z pracowników kieruje się swoim własnym interesem, często jest zatrudniany przez organizacje do konkretnego, jednego zadania; UniezaleŜnienie pracowników, często brak więzi nieformalnych i przelotność kontaktów powoduje, ze organizacja nie moŝe wytworzyć kultury organizacyjnej, która jest nośnikiem wartości, norm i zachowań, z którymi identyfikują się pracownicy;

4 480 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania Teleworking powoduje, ze pracownicy przenoszą obowiązki zawodowe do domu, przez co maja moŝliwość pogodzenia Ŝycia zawodowego i rodzinnego. Likwiduje się w ten sposób problem dojazdów do pracy i problem przeprowadzek związanych ze zmiana miejsca pracy. Diagram tworzenia nowej formy współpracy z kooperantami na bazie organizacji wirtualnej przedstawia rysunek 1, na którym zostały umieszczone relacje jeden do wielu, występujące miedzy poszczególnymi obiektami (schemat uproszczony z racji braku miejsca). W celu zrealizowania zlecenia produkcyjnego firma Lider zleca procesy wytwórcze kooperantom na zasadzie, np. outsourcingu, natomiast w swojej gestii pozostawia dostarczenie elementów montaŝowych. Poszukując odpowiednich kooperantów, moŝe przy uŝyciu programu komputerowego [SPW] zasymulować realizację całego zlecenia w grupie wybranych przedsiębiorstw. Przykład realizacji zlecenia w organizacji wirtualnej przedstawia następny rozdział artykułu. Przykładowa realizacja zlecenia w organizacji wirtualnej Na podstawie schematu umieszczonego na rysunku 1 oraz darmowego programu komputerowego Symulator Projektów Wirtualnych, umieszczonego na stronie Internetowej [SPW], dokonano symulacji realizacji przykładowego zlecenia produkcyjnego zrealizowanego w grupie przedsiębiorstw branŝ meblarskiej, małych i średnich firm usługowo-handlowych. ZałóŜmy, iŝ mamy zbiór przedsiębiorstw gotowych do realizacji zlecenia w ramach organizacji wirtualnej. Wpływa zlecenie produkcyjne ZL 1, co ilustruje rysunek 2. Termin dyrektywny realizacji tego zlecenia, to 30 u.j.c.(umownych jednostek czasu). Rys. 2. Sieć operacji potrzebnych do wykonania przykładowego zlecenia ZL 1. Źródło: zrzut z programu [SPW]

5 Realizacja zlecenia w organizacji wirtualnej 481 Rys. 1. Schemat realizacji zlecenia w nowej formie współpracy z kooperantami. Źródło: opracowanie własne.

6 482 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania Wariant alokacji zasobów przedstawia rysunek 3, a umieszczone w tabeli dane przedstawiają umowne czasy trwania poszczególnych operacji. Istnieją alternatywne operacje, które moŝna wykonać na róŝnych zasobach, a decyzję o ich wykorzystaniu moŝe podjąć decydent w zaleŝności od przyjętych kryteriów. Rys. 3. Tabela alokacji zasobów. Źródło: zrzut z programu [SPW] Do przeprowadzania weryfikacji zleceń produkcyjnych umieszczono w programie moŝliwość dokonywania jej według strategii najmniejsze górne ograniczenie oraz największe górne ograniczenie, a takŝe zastosowano heurystyki najkrótszy okres dostępu i najdłuŝszy okres dostępu. Dla potrzeb analizowanego w artykule przykładu wybrano strategię najmniejsze górne ograniczenie i heurystykę najdłuŝszy okres dostępu. Na bazie istniejącej mapy dostępności zasobów w czasie dla danej organizacji powstaje dopuszczalny harmonogram, z umieszczonymi operacjami na zasobach z nowego zlecenia, który pozwala nam ustalić, czy dane zlecenie jest moŝliwe do wykonania (Rys. 4). Przedstawiony harmonogram jest uproszczonym przykładem na potrzeby artykułu, natomiast w pracy omówione są bardziej szczegółowo inne przykłady realizacji zleceń produkcyjnych. W programie umieszczony został równieŝ moduł wyznaczania kosztów realizacji danego zlecenia. Koszty przedstawionego przykładu są traktowane, jako umowne i moŝemy je łatwo policzyć, co znacznie ułatwi i skróci cały proces, patrz rysunek 5. Zalety pracy w tym programie w ramach organizacji wirtualnej są znaczące, a ich weryfikacja pozwala na sprawne i trafne określenie terminu oraz kosztów jego wykonania, wraz z alternatywnymi zasobami, które mogą być wykorzystane przy innych ograniczeniach i heurystykach. Jest to tylko jeden prosty przykład, ilustrujący zarówno zalety samego programu, jak i walory realizacji zlecenia przy jego uŝyciu. Realizacja zlecenia w rozproszonej organizacji, którą jest organizacja wirtualna, wymaga uŝycia nowoczesnych narzędzi informatycznych w celu szybkiej reakcji na potrzeby

7 Realizacja zlecenia w organizacji wirtualnej 483 klienta oraz zapewnienia sobie moŝliwości wykonania danego zlecenia. Program ten moŝe być śmiało wykorzystywany w małych i średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych, usprawniając całość realizacji zlecenia i prowadzenia działalności samego przedsiębiorstwa. Rys. 4. Podzielony harmonogram realizacji zlecenia. Źródło: zrzut z programu [SPW] Rys. 5. Analiza kosztów realizacji zlecenia. Źródło: zrzut z programu [SPW]

8 484 Realizacja Systemów Wspomagania Organizacji i rozwiązania Podsumowanie Zaprezentowane w artykule badania są tylko małą wycinką całości pracy obejmującej tematykę działalności przedsiębiorstw branŝy meblarskiej w ramach organizacji wirtualnej i realizacji przykładowych zleceń produkcyjnych. Problemy i niebezpieczeństwa organizacji wirtualnej wykraczają poza jej trudne do określenia granice, jednak korzyści ekonomiczne, jakie niesie ona ze sobą mogą znacznie przewyŝszyć wszelkie zagroŝenia. W funkcjonowaniu organizacji wirtualnej zaobserwować moŝna lawinową redukcję etatów, powierzchni, stanowisk, materiałów, czy teŝ energii. Suma tych oszczędności, to w rzeczywistości redukcja kosztów. Mniejsze koszty usług lub produkcji w tak pojętej organizacji, to lepsza pozycja na rynku, w którym klient równolegle uczestniczy, obserwując dynamikę zmian cen, usług i produktów. Literatura [GaNo97] Gach D., Nowak O.: Firma wirtualna model przyszłościowy, Przegląd Organizacji, nr 12/97. [GrHe00] Grudzewski W.M., Hejduk I.K.: Charakterystyka organizacji wirtualnej, BizReporter, nr 6/2000. [GrHe01] Grudzewski W.M., Hejduk I.K.: Przedsiębiorstwo przyszłości, Wydawnictwo Difin, Warszawa, [Ka99] Kamiński R.: Organizacja wirtualna wady i zalety, Przegląd Organizacji, nr 5/99. [Ki00] Kisielnicki J.: Zarządzanie organizacją. Zarządzanie nie musi być trudne, WyŜsza Szkoła Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego, Warszawa, [No97] Nowak O.: Organizacja wirtualna. 1997, [SPW] Program komputerowy THE REALIZATION OF ORDER AT VIRTUAL ORGANIZATION The article presents the utilization of the Internet by companies in conducting their business activities. The basic definitions concerning virtualization as well as virtual organizations were introduced and the significance of VOs in the new market situation was presented. In the next part of the paper the process of the production order realization, based on utilization of this new organizational form, was presented. Finally the example of the realization of such production order process within the virtual organization along with its computer-based simulation was described. Key words: Internet, virtualisation, virtual reality, virtual organisation.