ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ INDYWIDUALNĄ w środowisku organizacyjnej informacji cyfrowej. dr hab. Katarzyna Materska

Transkrypt

1 ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ INDYWIDUALNĄ w środowisku organizacyjnej informacji cyfrowej dr hab. Katarzyna Materska

2 Informacja osobista/indywidualna Termin używany w różnych znaczeniach: 1. Informacja, którą gromadzi jednostka bezpośrednio lub pośrednio (np. poprzez określone oprogramowanie), dla swojego osobistego użytku. Informacja taka, przynajmniej nominalnie, znajduje się pod kontrolą tej osoby, co nie oznacza praw własności do wszystkich posiadanych informacji. W kontekście pracy zawodowej w firmie lub współpracy z innymi, nie jest do końca jasne kto posiada daną informację. 2. Informacja o osobie, ale gromadzona i kontrolowana przez innych. Odnosi się to do informacji gromadzonej np. przez służbę zdrowia (o pacjentach) czy też informacji o klientach prowadzonej przez banki, podmioty ubezpieczeniowe, informacji o naszych upodobaniach i preferencjach w biurach podróży itp.

3 Informacja osobista/indywidualna c.d. 3. Informacja, z którą jednostka wchodzi w bezpośrednie relacje, wykorzystuje ją, ale informacja ta nie podlega kontroli przez jednostkę. Dotyczy to np. książek wypożyczanych z bibliotek, które czytamy, stron www, które oglądamy itp. Kategoria ta może być praktycznie rozszerzona do każdej napotykanej i wykorzystywanej przez nas informacji. 4. Informacja kierowana do konkretnej osoby/ potencjalnego odbiorcy. Dobry przykład stanowią tu listy poczty elektronicznej, powiadomienia naszego komputera, czy też ogłoszenia/reklamy skierowane do nas na stronach www, w radio czy telewizji. Informacja taka nie musi być dla nas indywidualnie relewantna, ale zamierzony wpływ ukierunkowanej informacji ma z pewnością wymiar indywidualny - może oderwać nas od bieżącego zadania, przyciągnąć naszą uwagę, przekonać nas o czymś, zmienić nasze stanowisko, zmusić do działania

4 Personal Information Management (PIM) ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ INDYWIDUALNĄ Sam (samodzielnie): gromadzę tworzę organizuję (porządkuję) usuwam przetwarzam wyszukuję, odnajduję INFORMACJĘ korzystam z informacji

5 Wymiary zarządzania informacją indywidualną: -osobisty (dla pełnienia różnych codziennych ról, np. w życiu rodzinnym) -organizacyjny (w pracy i na potrzeby pracy zawodowej, dla wypełniania zadań, podejmowania decyzji). Informacja gromadzona... nie w korporacyjnych portalach, repozytoriach wiedzy, ale na indywidualnym stanowisku pracy -informacja analogowa -informacja cyfrowa

6 PRACOWNICY INFORMACJI I WIEDZY Pracownicy wiedzy zarabiają na życie myśleniem. Ich narzędziem pracy jest umysł (...) Rozwiązują problemy, analizują i spełniają wymagania klientów oraz podejmują decyzje, współpracując i komunikując się z innymi pracownikami. T.Davenport: Zarządzanie pracownikami wiedzy, Kraków, 2007, s.23

7 Celowo wyszukiwana lub przypadkiem napotykana informacja zmusza użytkownika do nieustającej oceny jej przydatności, ważności, celowości jej zatrzymania, umieszczenia we właściwym miejscu itd., co przysparza wielu użytkownikom niemało trudności i prowadzi do gromadzenia sporych dawek informacji i wiedzy na zapas, na wszelki wypadek i byle gdzie. Często staje się to pułapką, w którą sami wpadają, tonąc w powodzi zebranej i nieuporządkowanej informacji.

8 Przeciętny pracownik każdego dnia: - przeznacza 3 godziny i 14 minut, czyli nieco ponad 40% 8 godzinnego dnia pracy, na korzystanie z technologii przetwarzających informacje dotyczące pracy, - przez 1,58 godziny zajmuje się obsługą poczty elektronicznej (45% łącznego czasu przeznaczanego na przetwarzanie informacji i 20% 8-godzinnego dnia pracy), - przez 47 minut, czyli 24% łącznego czasu przetwarzania informacji, korzysta z telefonu i poczty głosowej oraz uczestniczy w konferencjach telefonicznych, - otrzymuje 44 e

9 Przeciętny pracownik każdego dnia (c.d.) - wysyła 17 i, - ma co najmniej 3 konta poczty elektronicznej, - otrzymuje 16 wiadomości tekstowych lub komunikatów (dotyczy to tylko respondentów używających komunikatorów), - odbiera 18, a inicjuje 15 połączeń telefonicznych oraz otrzymuje 7,6 komunikatów poczty głosowej, - uczestniczy w ponad dwóch (2,75) telekonferencjach tygodniowo (dotyczy to respondentów, którzy w ogóle uczestniczą w telekonferencjach). T.Davenport: Zarządzanie pracownikami wiedzy, Kraków, 2007

10 Średni czas pracy przeznaczony na przetwarzanie informacji - podział według używanych technologii Sieci współpracy ١٨% Portale internetowe ٨% Poczta elektroniczna ٤٥% Telekonferencje ٥% Telefon i poczta głosowa ١٩% Komunikatory głosowe i tekstowe ٥% (T. Davenport: Zarządzanie pracow nikami w iedzy. Kraków, ٢٠٠٧, s.١٠٧)

11 Potrzeba zarządzania informacją indywidualną Komputery stacjonarne, laptopy, telefony stacjonarne i komórkowe, cyfrowy asystent, komunikatory kieszonkowe itp. wciąż wykorzystywane papierowe źródła informacji PRACOWNICY INFORMACJI tworzenie dokumentów, wysyłanie wiadomości szukanie informacji oraz inne POTRZEBNE: CZAS NARZĘDZIA UMIEJĘTNOŚCI wydajność pracy twórczej, naukowej, badawczej, decyzyjnej..

12 W miejscu pracy ludzie korzystają z trzech rodzajów informacji: efemerycznej, aktualnej (working) archiwalnej

13 Niebagatelną cechą zarządzanej obecnie informacji jest jej fragmentaryzacja wynikająca paradoksalnie z udogodnień technologicznych stwarzających możliwość utrwalenia informacji na wielu nośnikach i w wielu różnych formatach w plikach tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych, bazach danych, programach prezentacyjnych, plikach graficznych (np. zdjęcia. z rozszerzeniem: tiff, jpg, bmp), w różnych programach pocztowych, archiwach np. komunikatorów gromadzących zapisy rozmów i innych.

14 Korzystamy z setek gigabajtów informacji zapisanych na pojemnych twardych dyskach komputerów stacjonarnych i laptopów, w pamięciach przenośnych (pen drives), w odtwarzaczach muzycznych, aparatach i kamerach cyfrowych, telefonach komórkowych, organizerach osobistych itd

15 Istotny problem w trakcie ponownego docierania do informacji stanowi dynamika środowiska, w którym przechowujemy informacje ciągle coś dodajemy, usuwamy, tworzymy nowe katalogi, zmieniamy ich nazwy itp. Organizowanie informacji z myślą o ponownym wykorzystaniu w terminie późniejszym jest trudne także i z powodu niemożności przewidzenia wartości danej informacji za jakiś czas.

16 Zachowania informacyjne związane z organizowaniem własnego środowiska informacji w miejscu pracy, przez różne grupy zawodowe i społeczne Whittaker and Sidner (1996) studiując indywidualne zarządzanie ami zaobserwowali trzy typy zachowań: filers, non-filers, and spring cleaners.

17 Utrzymywanie i usuwanie informacji kilka podejść użytkownika: - nigdy niczego nie usuwa poza esemesami i wiadomościami, które nigdy nie będą potrzebne - spring-cleaner usuwa s kiedy ma kila minut wolnego czasu, rzadko usuwa pliki i bookmarks; - usuwa większość listów elektronicznych i plików, zostawiając tylko te, które są istotne w pracy; - przechowuje pliki i wiadomości w folderach według pochodzenia/nadawcy i usuwa jedynie śmieci

18 Metadane w różnych typach plików Pliki tekstowe Pliki dźwiękowe Pliki graficzne -typ -data utworzenia lub modyfikacji -autor -wielkość -słowa kluczowe (dodawane np. w programie MS Word) -wykonawca -tytuł utworu -nazwa albumu -gatunek muzyki - data utworzenia lub modyfikacji -format -jakość dźwięku -wielkość -typ -wielkość - data utworzenia lub modyfikacji -rozdzielczość -wymiary -temat -nadawca -odbiorca -data (za: J.Tomaszczyk Zarządzanie informacją osobistą W: Zarzadzanie informacją w nauce. Katowice, 2008, s. 138)

19 Re-finding jest szczególnie ważnym aspektem poszukiwania informacji indywidualnej Proces znajdowania informacji, którą już wcześniej zobaczyliśmy, z którą już wcześniej się zetknęliśmy nie jest powtórzeniem poprzednich działań wyszukiwawczych, ale raczej odszukiwaniem informacji, której wcześniej doświadczyliśmy.

20 W odnajdywaniu informacji bardzo pomocne okazują się zapisy w pamięci użytkownika, np. o przybliżonym czasie zapisu, typie dokumentu, prawdopodobnej lokalizacji (folderze) na dysku, czy też słowa z treści dokumentu. Często przydatne okazują się także kontekst otrzymania/zapisania informacji i związane z nim skojarzenia (np. kto jakich form komunikowania używa(ł), jakie zadania w owym czasie podejmowano) by łatwiej przypomnieć sobie, gdzie mogła zostać zapisana informacja Interesujące z psychologicznego punktu widzenia jest pytanie o to jak radzimy sobie w przypadku zapominania. W tym kontekście powstaje szerokie pole eksploracji dla informatyków aby narzędzia i aplikacje mogły wspomagać naszą pamięć. Zazwyczaj przechowujemy informacje właśnie tak, aby wspierać swoja pamięć i rozpoznawanie potrzebnej informacji.

21 O istocie zarządzaniu informacją decydują dwa bardzo istotne aspekty: dobra organizacja informacji oraz jej skuteczne wyszukiwanie. Dla większości pracowników/managerów wyznacznikami jakości informacji są: dogodność i łatwość skorzystania z niej.

22 PIM stanowi obecnie jeden z ważnych problemów zarządzania wiedzą w organizacjach innowacyjnych - organizacje zmagają się z jak najbardziej efektywnym dzieleniem się wiedzą ukrytą (tacit) swoich pracowników, wykorzystywaniem efektu synergii intelektualnej oraz zatrzymaniem/ kodyfikacją wiedzy w firmie. Zauważono, że sprawne zarządzanie informacją indywidualną przynosi firmie korzyści. <o>