ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ESTUDIO Beata Boik Pabianice, ul. Warszawska Pabianice ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Firma ESTUDIO Beata Boik, zwana dalej Zamawiającym, w związku z przystąpieniem do realizacji projektu pn. Integracja wymiany danych w procesach realizacji sprzedaży Internetowej w firmie ESTUDIO, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostawę oprogramowania B2B opisanego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Oferty należy składać do dnia 22 września 2014 roku do godziny Otwarcie ofert nastąpi 22 września 2014 roku o godzinie Szczegóły dotyczące zamówienia znajdują się w dołączonym do niniejszego zaproszenia Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Z poważaniem Beata Boik Właściciel

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) ZAMAWIAJĄCY ORAZ OSOBA DO KONTAKTU ESTUDIO Beata Boik ul. Warszawska Pabianice Osoba do kontaktu: Beata Boik Telefon : Mail : sklep@udekorujdom.pl 2) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W niniejszym zamówieniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamówienie udzielone zostanie w trybie zapytania o cenę (konkurs ofert). 3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania B2B. Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiąca Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, zawiera nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarcze stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zgodnie z art. 1 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz z późn. zm.). W związku z tym jakiekolwiek użycie informacji tam zawartych ponad niezbędne do przygotowania Oferty jest przestępstwem. 4) MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa z dniem 22 września 2014 roku do godziny (decyduje data wpływu do siedziby firmy Zamawiającego, również w wypadku wysyłki pocztą czy kurierem). Otwarcie ofert nastąpi 22 września 2014 roku o godzinie Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. ul. Warszawska 37, Pabianice. Oferta złożona po terminie nie zostanie dopuszczona do konkursu ofert, zostanie zniszczona bez jej otwarcia.

3 5) TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Oferent, który złoży ofertę, pozostaje nią związany przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 6) SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną oraz powinna zostać złożona w 1 egzemplarzu w wersji papierowej. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z załączonym do niniejszego pisma wzorem formularza oferty (Załącznik nr 1) oraz dostarczona wraz z wymaganymi załącznikami. Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie Oferty. Oferta musi zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta musi zostać opatrzona danymi Oferenta. Każda Oferta która nie będzie złożona w zamkniętej kopercie, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Na kopercie musi zostać umieszczona adnotacja oprogramowanie B2B. Każda koperta (z wymaganą adnotacją) która wpłynie do Zamawiającego zostanie oznaczona Otrzymano dnia DD MM RRRR o godzinie HH:MM. 7) TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin na realizację zamówienia został określony w Szczegółowej specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiącej Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 8) PODPISANIE UMOWY I ZAKRES UMOWY Umowa na realizację przedmiotowego zamówienia musi zostać zawarta najpóźniej w ciągu 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. 9) KRYTERIUM WYBORY OFERT Kryterium wyboru oferty jest 100% cena. 10) UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi (w postaci Umowy), którego oferta: 1. Została przygotowana i dostarczona zgodnie z wymogami zawartymi w tym dokumencie (spełnia formalne wymogi) 2. Jest najkorzystniejsza, w myśl ustalonych kryteriów wyboru. Zamawiający w szczególnych przypadkach może dopuścić Oferty niepełne bądź posiadające pewne wady formalne. Każdorazowo w takim wypadku fakt ten zostanie szczegółowo opisany w protokole wyboru ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia Ofert o rażąco niskiej cenie, przy czym za taką uważa się: - zaoferowana cena jest o 50% niższa od drugiej w kolejności ceny.

4 - zaoferowana cena jest o 50% niższa od średniej ze wszystkich cen. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze oferty celem podpisania Umowy. 11) PROCES WYBORU OFERTY 1. Sprawdzenie, czy koperta w której złożono ofertę jest przygotowana zgodnie z wymaganiami oraz jest w stanie nienaruszonym, jeżeli tak przechodzi do dalszego etapu, jeżeli nie jest odrzucana bez otwierania. 2. Otwarcie kopert. 3. Weryfikacja, czy oferty przygotowano zgodnie z wymaganiami i na odpowiednim szablonie. Oferty przygotowane wadliwie są odrzucane lub dopuszczane warunkowo, przy odpowiedniej adnotacji w protokole wyboru. 4. Wybór oferty zgodnie z kryteriami wyboru. 12) POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do uznania, że konkurs ofert nie dał rezultatu lub też do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyn. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.

5 Załącznik nr 1... Pieczęć firmowa oferenta Oferent: (dane teleadresowe Oferenta) OFERTA Miejscowość..data W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia składam ofertę na realizację przedmiotowego zapytania (dostawa oprogramowania B2B). Jednocześnie, w myśl zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym, deklarujemy iż spełniamy wszystkie postawione wymagania określone w Załączniku numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Cena za realizację całego zamówienia wynosi:.. PLN netto. Oświadczenie Oferenta Niniejszym oświadczam, że: - Zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, - Oferujemy dostarczenie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w zaproszeniu do złożenia oferty i szczegółowym opisie przedmioty zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. - Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych w szczegółowym opisie przedmioty zamówienia. - Nie pozostaję w związku z Zamawiającym, w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję. - Nie posiadam wiedzy na temat innych Oferentów, nie pozostają z nimi w związku w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję. - W szczególności nie jestem powiązany z Zamawiającym w sposób polegający na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..... (podpisy, pieczątki osób upoważnionych)

6 Załącznik nr 2 Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia System B2B, będący przedmiotem zamówienia, będzie musiał zostać ściśle zintegrowany z istniejącym sklepem Internetowym (zbudowanym na platformie Magento - Na system B2B będzie zatem składał się istniejący sklep oraz poniżej wymienione i opisane moduły. Wymagania ogólne: Ważnym jest, aby zarówno baza danych jak i interfejs zapewniały wsparcie do wielojęzyczności na poziomie technologii (np. kodowanie znaków w UTF). Ponieważ część Dostawców Zamawiającego to firmy zagraniczne, interfejs (menu, opisy pól formularzy etc.) muszą być od razu przygotowane zarówno w języku polskim jak i angielskim. Moduły systemu B2B mają na celu przede wszystkim zapewnić integrację z systemami Partnerów (dla dużych Partnerów) oraz zapewnić elektroniczny przepływ danych z Partnerami mniejszymi (dzięki dostępowi do systemu poprzez interfejs graficzny przez przeglądarkę Internetową). Opis modułów systemu: 1. Moduł magazynu i bazy produktowej moduł który musi przechowywać informacje o produktach (parametry opisowe, zdjęcia) oraz ich dostępności (stany magazynowe) i ceny. Moduł ten musi posiadać rozbudowany interfejs graficzny, umożliwiające również ręczne (przez Pracownika Obsługi) przeglądanie zawartości bazy, jej filtrowanie, grupowanie (w tym grupową zmianę konkretnych parametrów) czy wszelkie inne modyfikacje, które wynikną w sytuacjach niestandardowych (np. zaginięcie palety towaru od Dostawcy, rabat sezonowy etc.). 2. Uniwersalny moduł importu danych ze źródeł typu Excel / CSV z kreatorem umożliwiającym definiowanie szablonów dla obecnych i przyszłych partnerów. Moduł ma umożliwiać zasilanie danymi modułu magazynowego i bazy produktowej zarówno o dane opisowe jak również o dostępność i cenę. 3. Uniwersalny moduł edycji bazy towarowej. Moduł ten ma służyć Partnerom do edycji bazy towarowej (dostęp tylko do towarów zalogowanego Partnera) zarówno w sensie opisowym jak i dostępności czy ceny. Moduł ten ma umożliwiać, poprzez interfejs dostępny przez przeglądarkę internetową, ręczną edycję wybranych towarów. Moduł w założeniu będzie użytkowany w sytuacjach specjalnych (np. wycofanie wadliwej partii towaru, przyznanie szczególnego rabatu etc.) kiedy jest wymagana pilna reakcja Partnera, a pełna aktualizacja poprzez źródło typu Excel / CSV nie jest możliwa. Ponadto moduł ten będzie użytkowany na co dzień przez małych dostawców z niewielką bazą towarową, którzy nie posiadają własnego systemu magazynowego czy towarowego, umożliwiającego eksport do plików typu CSV (czyli nie mogą skorzystać z modułu importu danych ze źródeł Excel / CSV).

7 4. Moduł eksportu danych do portalu Allegro - wystawianie aukcji dla wybranych grup towarów wraz z zapewnieniem całej niezbędnej obsługi (szablony Allegro, parametry wystawienia, ceny i czas trwania itd.) 5. Moduł zarządzania aukcjami trwającymi na portalu Allegro przegląd trwających aukcji, możliwość ich filtrowania i grupowania celem aktywnego nimi zarządzania (np. zmiany kosztów wysyłki, zmiany ceny, masowego zamknięcia, ustalenia automatycznego wznowienia po wygaśnięciu aukcji etc.) 6. Moduł importu danych z portalu Allegro (pobieranie informacji o sprzedanych towarach, statusie płatności, konkretnych pozycjach sprzedanego towaru, danych do wysyłki i faktury etc.) 7. Moduł importu danych z systemu Bankowego (import przelewów oraz automatyczne, tam gdzie to możliwe, z możliwością ręcznego uzupełnienia, określenie zapłaconych transakcji) 8. Export listy wysyłkowej do systemu Cargo Partners (system posiada własne API). W ramach eksport danych przekazujemy standardowe dane wysyłek (adres, waga, rozmiar, rodzaj wysyłki itd.) 9. Import statusu wysyłek z systemu Cargo Partners (numer nadania, potwierdzenie dostawy lub jej braku, potwierdzenie zapłaty). 10. Export listy wysyłkowej do systemu firmy Kurierskiej DPD (system posiada własne API). W ramach eksport danych przekazujemy standardowe dane wysyłek (adres, waga, rozmiar, rodzaj wysyłki itd.) 11. Import statusu wysyłek z systemu firmy Kurierskiej DPD (numer nadania, potwierdzenie dostawy lub jej braku, potwierdzenie zapłaty dla przesyłek pobraniowych) 12. Uniwersalny moduł generujący plik elektroniczny zamówienia w formacie CSV / Excel z kreatorem umożliwiającym definiowanie nowych szablonów dla obecnych i przyszłych partnerów. Moduł ten, na postawie obecnych stanów magazynowych, dostępności towarów oraz wielkości sprzedaży (zamówień) ma generować listę zamówienia dla każdego z dostawców. Zamówienie (zależnie od ustawień) będzie mogło automatycznie być wysyłane do Dostawcy (plik z zamówieniem będzie załącznikiem do maila wysyłanego na ustalony z partnerem adres) lub wcześniej będzie pokazywane Pracownikowi Obsługi do zatwierdzenia. Ustala się następujący harmonogram dostawy poszczególnych modułów 1. Moduł magazynu i bazy produktowej do 30 listopada 2014 roku 2. Uniwersalny moduł importu danych ze źródeł typu Excel / CSV do 30 listopada 2014 roku 3. Uniwersalny moduł edycji bazy towarowej do 30 listopada 2014 roku 4. Moduł eksportu danych do portalu Allegro do 30 listopada 2014 roku 5. Moduł zarządzania aukcjami trwającymi na portalu Allegro do 31 maja 2015 roku 6. Moduł importu danych z portalu Allegro do 31 maja 2015 roku 7. Moduł importu danych z systemu Bankowego do 31 maja 2015 roku 8. Export listy wysyłkowej do systemu Cargo Partners do 31 maja 2015 roku 9. Import statusu wysyłek z systemu Cargo Partners do 31 maja 2015 roku 10. Export listy wysyłkowej do systemu firmy Kurierskiej DPD do 31 maja 2015 roku 11. Import statusu wysyłek z systemu firmy Kurierskiej DPD do 31 maja 2015 roku 12. Uniwersalny moduł generujący plik elektroniczny zamówienia w formacie CSV / Excel do 31 maja 2015 roku.