bo od menedżera wymaga się perfekcji

Transkrypt

1 bo od menedżera wymaga się perfekcji

2 1. Spis treści 1. SPIS TREŚCI INFORMACJE O FIRMIE CHARAKTERYSTYKA PLATFORMY BUSINESS NAVIGATOR FUNKCJONALNOŚCI MODUŁU ZARZĄDZANIE PERSONELEM FUNKCJONALNOŚCI MODUŁU WYMIANA INFORMACJI FUNKCJONALNOŚCI MODUŁU BSC Archman Sp. z o.o. Strona 2 z 30

3 2. Informacje o firmie Spółka Archman jest członkiem Grupy Edukacyjnej CTI. Podmiot ten jest odpowiedzialny za działalnośd consultingową i informatyczną. Szeroki dostęp do fachowców z różnych dziedzin pozwala nam świadczyd usługi consultingowe i wdrożeniowe najwyższej jakości według metod i wzorców popartych wieloletnim doświadczeniem. Pozostałe podmioty Grupy CTI to między innymi: Instytut Doradztwa i Szkoleo CTI założony w 1994 roku przez pracowników naukowych krakowskich uczelni. Instytut świadczy usługi szkoleniowe na rzecz przedsiębiorstw i instytucji publicznych, Wyższa Szkoła Ekonomii i Informatyki w Krakowie działająca od 2000 roku. Prowadząc wdrożenia w przedsiębiorstwach szczególną uwagę zwracamy na płaszczyznę organizacyjną wdrożeo. Rozwiązania informatyczne są następstwem podjętych działao na płaszczyźnie organizacyjnej. W zakresie rozwoju modułu Zarządzanie Personelem współpracujemy z firmą Strategie Personalne Sp. z o.o. ( Archman Sp. z o.o. Strona 3 z 30

4 3. Charakterystyka platformy Business Navigator Business Navigator jest platformą informatyczną wspomagającą wdrożenie i eksploatację systemu controllingu w przedsiębiorstwie. Nad rozwojem aplikacji czuwa doświadczony zespół konsultantów oraz przedstawicieli środowisk naukowych. Na tle konkurencyjnych programów Business Navigator wyróżnia się zrównoważonym podejściem do twardych planowanie, analiza danych, modelowanie procesów biznesowych oraz miękkich elementów controllingu definiowanie i przydzielanie zadao dla pracowników, ocena kompetencji, rozmowy rozwojowe, wymiana informacji pomiędzy pracownikami itp. Moduły platformy to: Zarządzanie Personelem (wspiera proces przydzielania celów i zadao dla pracowników, a także późniejszej ich oceny, wspiera realizację ocen okresowych pracowników, wspiera zarządzanie szkoleniami), Wymiana Informacji (wspiera przepływ informacji w ramach przedsiębiorstwa), Hurtownia Danych (wspiera proces raportowania), Budżetowanie (wspiera proces ustalania i rozliczania planów rzeczowych i finansowych), Modelowanie Procesów (wspiera budowanie procesów, procedur, opisów stanowisk pracy, obiegu dokumentów), Rachunek Kosztów Działao (wspiera wycenę kosztów produktów, usług, towarów, dostarcza informacji na temat kosztów procesów i działao). Business Navigator jest aplikacją przeglądarkową opartą na zaawansowanej platformie programistycznej ASP.NET. Nie wymaga instalacji na komputerach użytkowników koocowych, a jedynie na serwerze. Takie rozwiązanie daje szereg korzyści zarówno po stronie Klienta, jak i po stronie opiekuna serwisowego. Są to przede wszystkim: Znacznie szybszy czas wdrożenia i aktualizacji wersji w porównaniu do aplikacji okienkowych, W większości modułów możliwośd korzystania z różnych przeglądarek, W większości modułów możliwośd korzystania z różnych komputerów znajdujących się w sieci lokalnej lub w sieci Internet (w zależności od polityki bezpieczeostwa firmy). Danymi aplikacji zarządza SQL Server Rekomendowana jest wersja standard i wyższe. Archman Sp. z o.o. Strona 4 z 30

5 4. Funkcjonalności modułu Zarządzanie Personelem Moduł Zarządzanie Personelem usprawnia realizację procesów personalnych zachodzących w firmie. Pozwala, między innymi, na określanie celów dla pracowników i przeprowadzania ocen okresowych. Dzięki elastycznej budowie możliwa jest dowolna jego konfiguracja i implementacja założeo strategii personalnej obowiązującej w danej firmie. Moduł podstawowe dane na temat pracowników czerpie z systemu kadrowego funkcjonującego w firmie. Najistotniejszym obszarem funkcjonalności jest częśd związana z budową struktury organizacyjnej, wyznaczaniem celów i zadao dla pracowników, a także oceną. Koocowym etapem wyznaczania celów i zadao jest przygotowanie w systemie kontraktu dla pracownika. Tak utworzony kontrakt może stanowid załącznik do umowy o pracę i jest podstawą późniejszej oceny i rozliczania zmiennej części wynagrodzenia. System wspiera proces przeprowadzania ocen okresowych pracowników w zakresie kompetencji miękkich, a także ich rozwoju poprzez wsparcie procesu zarządzania szkoleniami w firmie. Istniej możliwośd analizy wszystkich zebranych w module danych w dedykowanym komponencie raportującym. W planach rozwojowych modułu zakładane jest wdrożenie komponentów wspierających proces szkoleo i rekrutacji pracowników oraz przeprowadzania AC i DC. Podstawowe korzyści z jego wdrożenia to: 1. Automatyzacja i standaryzacja procesów personalnych, 2. Oszczędności czasowe związane z zarządzaniem personelem, 3. Analiza zebranych między innymi w trakcie ocen danych w przekroju działu, oddziału, firmy. Moduł składa się z komponentów, które są odpowiedzialne za realizację określonych zadao lub przechowywanie określonych informacji. STRUKTURA Komponent Struktura zawiera informacje na temat pracowników zatrudnionych w firmie i głównych założeo strategii personalnej. Dzięki temu komponentowi możliwe jest: 1. Tworzenie drzewa struktury organizacyjnej z uwzględnieniem zależności służbowych, 2. Tworzenie szablonów stanowisk, obsadzanie stanowisk konkretnymi pracownikami, 3. Opisanie stanowisk: opisy stanowisk pracy, dane kontaktowe i in., 4. Tworzenie rodzin stanowisk grup stanowisk opisanych następnie podobnymi kompetencjami i elementami ocenianymi, 5. Tworzenie kompetencji organizacyjnych i stanowiskowych, definiowanie wskaźników zachowao dla określonych poziomów oceny i oczekiwanego poziomu zachowao, Archman Sp. z o.o. Strona 5 z 30

6 6. Tworzenie elementów ocenianych i definiowanie parametrów oceniania, 7. Tworzenie skali ocen dowolna liczba stopni, 8. Tworzenie parametrów określających daną rodzinę kompetencje, elementy oceniane, przypisane wskaźniki, 9. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników. ZAŁOŻENIA DO OCENY Komponent służy do parametryzowania oczekiwao co do kompetencji dla pracowników firmy. Koocowym efektem zdefiniowania założeo do oceny jest dokument w formacie PDF, który może byd załącznikiem np. do umowy o pracę. Dokument, który określa wobec pracownika zatrudnionego na danym stanowisku zawiera między innymi: 1. Dane formalne i zakres obowiązków pracownika, 2. Cele stanowiskowe pracownika, 3. Kompetencje podlegające ocenie. Dokument z profilem stanowiska i założeniami do oceny jest eksportowany z systemu w postaci pliku PDF, a następnie może byd podpisany przez pracownika i przełożonego. OCENY OKRESOWE Podstawowym celem funkcjonowania komponentu jest dokonywanie okresowej oceny pracowników w odniesieniu do sformułowanych wcześniej założeo do ceny. W zależności od stanowiska ocenie mogą podlegad następujące elementy: 1. Ocena metod działania, 2. Samoocena oceny dokonuje pracownik, 3. Ocena kompetencji oceny dokonuje przełożony w oparciu o kompetencje przypisane do danej rodziny stanowisk i zdefiniowane w oparciu o strategię personalną firmy zaimplementowaną do modułu w trakcie jego wdrożenia, 4. Ocena przez podwładnych oceny dokonują podwładni w przypadku, gdy dana osoba zajmuje kierownicze stanowisko, 5. Ocena współpracy przez współpracowników poziomych oceny dokonują osoby wskazane w założeniach do oceny. Częstotliwośd i szczegółowośd oceny uzależniona jest od rozwiązao organizacyjnych przyjętych w firmie. Sposób oceny poszczególnych elementów ocenianych ustalany jest na etapie wdrożenia modułu Zarządzanie Personelem. Podobnie jak w przypadku założeo do oceny istnieje możliwośd wyeksportowanie formularza oceny z systemu do pliku PDF, wydrukowania i podpisania. ZARZĄDZANIE PRZEZ CELE (MBO) Podstawowym celem funkcjonowania komponentu jest rozliczenie i ocena celów i zadao zawartych w założeniach do oceny. W zależności od stanowiska na jakim zatrudniony jest pracownik ocenie mogą podlegad następujące elementy: Archman Sp. z o.o. Strona 6 z 30

7 1. Ocena realizacji zadao liczbowych oceny dokonuje przełożony, 2. Ocena realizacji zadao operacyjnych oceny dokonuje przełożony. ROZMOWY ROZWOJOWE Komponent umożliwia sprawne przeprowadzenie rozmowy rozwojowej i zarejestrowanie ustaleo z danym pracownikiem. Rozmowa rozwojowa prowadzona z wykorzystaniem informacji z przeprowadzonej wcześniej oceny okresowej. W rozmowach rozwojowych możliwe jest: 1. Określanie planu działao w zakresie rozwoju osobistego pracownika, 2. Określanie predyspozycji rozwojowych pracownika, 3. Określanie ścieżki kariery. SZKOLENIA (planowana realizacja I KW 2011) Komponent wspiera zarządzanie szkoleniami w ramach organizacji. Punktem wyjścia dla szkoleo są wyniki ocen okresowych uzyskiwanych przez pracowników. W ramach komponentu definiowane są szkolenia dostępne w organizacji dla poszczególnych kompetencji i na różnych szczeblach zarządzania. Dzięki komponentowi możliwe jest między innymi: 1. Tworzenie katalogu szkoleo dostępnych dla pracowników w ramach rozwijania kompetencji wraz z niezbędnymi informacjami na ich temat, 2. Tworzenie katalogu działao indywidualnych, literatury i programów coachingowych, 3. Przyporządkowania na etapie oceny i rozmowy rozwojowej konkretnych szkoleo dla pracowników, 4. Ocena szkoleo. RAPORTOWANIE W każdym przypadku, kiedy istniej koniecznośd porównywania różnych danych np. wyników ocen z profilem stanowisk lub postępów prac np. nad przeprowadzaniem ocen okresowych w organizacji moduł zapewnia prezentację raportów dotyczących wymaganych informacji. Możliwe jest również porównywanie wyników ocen pomiędzy pracownikami w danych działach, rodzinach stanowisk lub poziomach zarządzania. Poza zdefiniowanymi raportami istnieje możliwośd stworzenia raportów dostosowanych do indywidualnych oczekiwao firmy. URLOPY Komponent Urlopy poprawia proces komunikacji w zakresie urlopów przysługujących poszczególnym pracownikom firmy. Dzięki komunikacji z systemem kadrowym przedsiębiorstwa dane znajdujące się w obu systemach są spójne. Komponent umożliwia: 1. Elektroniczny obieg wniosku urlopowego odbywa się w systemie złożenie wniosku o urlop, przesłanie do akceptacji przełożonego, akceptacja przez przełożonego, przesłanie informacji o urlopie do działu kadr. Wyeliminowany jest więc całkowicie papier z procesu zatwierdzania Archman Sp. z o.o. Strona 7 z 30

8 urlopu, a informacje o urlopach są automatycznie przesyłane do zainteresowanych osób/działów i przechowywane w systemie. 2. Prezentację na bieżąco informacji na temat ilości przysługujących dni urlopu danemu pracownikowi. Po zalogowaniu się do systemu i wyborze odpowiedniej zakładki, każdy pracownik może sprawdzid, ile dni i jakiego urlopu pozostało mu jeszcze do wykorzystania. Archman Sp. z o.o. Strona 8 z 30

9 Rys. Przykładowa struktura Archman Sp. z o.o. Strona 9 z 30

10 Rys. Przykładowy opis stanowiska pracy Archman Sp. z o.o. Strona 10 z 30

11 Rys. Założenia do oceny definiowanie zadań operacyjnych Archman Sp. z o.o. Strona 11 z 30

12 Rys. Założenia do oceny definiowanie zadań liczbowych Rys. Przykładowy arkusz oceny kompetencji przez przełożonego Archman Sp. z o.o. Strona 12 z 30

13 Rys. Przykładowe podsumowanie oceny w PDF Archman Sp. z o.o. Strona 13 z 30

14 Rys. Przykładowy raport (wykres) podsumowanie oceny wybrano porównanie oceny oczekiwanej i przełożonego Archman Sp. z o.o. Strona 14 z 30

15 Rys. Przykładowy raport (wykres) zestawienie zadań wybranych pracowników Archman Sp. z o.o. Strona 15 z 30

16 Rys. Przykładowy raport (wykres radarowy) podsumowanie oceny Archman Sp. z o.o. Strona 16 z 30

17 Rys. Przykładowy raport zaawansowanie oceny Archman Sp. z o.o. Strona 17 z 30

18 Archman Sp. z o.o. Strona 18 z 30

19 5. Funkcjonalności modułu Wymiana Informacji Celem wdrożenia modułu Wymiana Informacji jest usprawnienie przepływu informacji w ramach przedsiębiorstwa oraz sprawna integracja poszczególnych modułów funkcjonujących w ramach systemu Business Navigator. Moduł dodatkowo pełni funkcję wewnętrznego Intranetu. Podstawową korzyścią z jego wdrożenia jest poprawa komunikacji wewnątrz firmy. Moduł Wymiana Informacji składa się z 6 komponentów. STRUKTURA Komponent Struktura posiada wiele części wspólnych ze strukturą funkcjonującą w module Zarządzanie Personelem. Podstawowe funkcjonalności w ramach modułu Wymiana Informacji są następujące: 1. Możliwośd tworzenia szablonów stanowisk i innych elementów struktury, 2. Możliwośd obsadzania stanowisk, 3. Możliwośd budowy drzewa struktury, 4. Informacje na temat pracownika: dane teleadresowe, 5. Uprawnienia dla poszczególnych pracowników. Ze względu na wdrożenie modułu Zarządzanie Personelem w systemie wykorzystywana będzie struktura firmy zaprojektowana w tym module. KOMUNIKACJA Komponent ten umożliwia wymianę ważnych informacji pomiędzy pracownikami na wszystkich szczeblach organizacji. Pozwala on na zarządzanie aktualnościami. Są one prezentowane są w różnych sekcjach strony zależnie o tego jak długo mają pozostawad widoczne. Istnieje możliwośd dołączenia do nich załącznika w dowolnym formacie. ANKIETY Komponent Ankiety przeznaczony jest do przeprowadzania ankiet i automatycznej prezentacji wyników w oczekiwanym przez autora ankiety układzie. Ankiety definiowane są w dowolnym czasie przez uprawnionego użytkownika dystrybucja w ramach systemu do wskazanych osób. Po wygenerowaniu ankiety użytkownik po zalogowaniu w swoim profilu ma widoczną informację, że w systemie jest nowa ankieta, która oczekuje na wypełnienie. Po zakooczeniu czasu trwania ankiety system automatycznie przesyła do autora ankiety link do jej wyników. Standardowo wyniki prezentowane są w przeglądarce z naniesionymi procentowymi udziałami poszczególnych odpowiedzi. Możliwe jest również wyeksportowania wyników ankiety do hurtowni danych lub Excela, gdzie można przeprowadzid głębszą ich analizę. Użytkownik generując ankietę może wskazad również inne osoby poza sobą, które będą miały dostęp do wyników ankiety. Archman Sp. z o.o. Strona 19 z 30

20 ZASOBY Komponent umożliwia zarządzanie i rezerwację zasobów firmowych np. sal konferencyjnych, projektorów multimedialnych, samochodów służbowych itp., które są dostępne dla ogółu pracowników. Możliwe jest również przypisywanie do każdego stanowiska lub pracownika zasobów, za który jest on odpowiedzialny i tym samym zarządzanie wyposażeniem poszczególnych stanowisk pracy. PLIKI System pełni funkcję intranetowego serwera plików. Można w sposób zaawansowany definiowad uprawnienia użytkowników do katalogów a także konkretnych plików (przeglądanie, dodawanie, modyfikacja). Komunikat o nowo zamieszczonych plikach jest wyświetlany na stronie startowej systemu. Można również monitorowad, czy pliki adresowane do poszczególnych osób zostały przez nie pobrane. GALERIE W komponencie możliwe jest tworzenie galerii zdjęd z różnych wydarzeo w życiu firmy. Dostęp do utworzonej galerii jest nieograniczony, galerie mogą tworzyd natomiast tylko uprawnieni użytkownicy. Poza przeglądaniem zamieszczonych zdjęd możliwe jest też dodawanie do nich komentarzy. Archman Sp. z o.o. Strona 20 z 30

21 Rys. Przykładowa strona startowa Archman Sp. z o.o. Strona 21 z 30

22 Rys. Przykładowy zestaw plików Archman Sp. z o.o. Strona 22 z 30

23 Rys. Przykładowa galeria Archman Sp. z o.o. Strona 23 z 30

24 6. Funkcjonalności modułu BSC Obecnie funkcjonalności Zbilansowanej Karty Wyników zawarte są w module Zarządzanie Personelem. Sens takiego rozwiązania tkwi w tym, że zarówno miękkie (kompetencje) jak i twarde (cele i zadania) aspekty oceny pracownika przechowywane są w jednym miejscu. Można określad wagi poszczególnych elementów oceny Tym niemniej planujemy w wersji 3.0 systemu, która zostanie opublikowana w październiku 2010 roku, udostępnid nowy pakiet funkcjonalności dotyczący zarządzania celami i zadaniami. Do najważniejszych należed będą: Możliwośd kategoryzowania celów i zadao: Perspektywy czasowe: strategiczne, taktyczne, operacyjne, Perspektywy rzeczowe: finansów, pracowników, klientów, rozwoju itd., Możliwośd zarządzania celami i zadaniami za pomocą specjalnego panelu, który pozwala na szybkie przepinanie celów lub zadao pomiędzy pracownikami, Przypominanie pracownikowi o nadchodzącym terminie zakooczenia zadania, Możliwośd raportowania czasu pracy oraz stopnia zaawansowania zadao, Automatyczne monitowanie o konieczności wprowadzenia wartości dla wskaźników, które nie są zasilane z hurtowni danych Archman Sp. z o.o. Strona 24 z 30

25 Rys. Definiowanie wskaźników są wykorzystywane przy określaniu celów Archman Sp. z o.o. Strona 25 z 30

26 Rys. Definiowanie celu dla pracownika Archman Sp. z o.o. Strona 26 z 30

27 Rys. Ocena celów pracownika Archman Sp. z o.o. Strona 27 z 30

28 Rys. Definiowanie zadań dla pracownika Archman Sp. z o.o. Strona 28 z 30

29 Rys. Ocena zadań pracownika Archman Sp. z o.o. Strona 29 z 30

30 Archman Sp. z o.o. Strona 30 z 30