Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Część II

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2B do zapytania ofertowego nr 10/2015 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Część II I. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie metodologii prowadzenia badań na rzecz Projektu FiN pn. Formalne i nieformalne instytucje opieki w Polsce. Etap pierwszy prac i wsparcie zespołu realizującego projekt po stronie Zamawiającego (tj. CRZL i departamentu inicjującego projekt Departamentu Analiz Ekonomicznych i Prognoz (DAE MPiPS) w zakresie dbania o wysoką jakość prowadzonych prac analityczno-badawczych. Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich z siedzibą przy Al. Jerozolimskich 65/79 w Warszawie jest realizatorem projektu pt.: Formalne i nieformalne instytucje opieki w Polsce. Etap pierwszy prac współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet I. Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2. Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej. Celem głównym projektu jest poprawa jakości i efektywności funkcjonowania instytucji pomocy i integracji społecznej (IPiIS) w zakresie świadczenia opieki, a także zwiększenie efektywności i skuteczności polityki państwa w zakresie wspierania szeroko rozumianych instytucji opieki w Polsce poprzez przygotowanie i upowszechnienie spójnej, wyczerpującej diagnozy popytu na opiekę i podaży instytucji opieki wraz z rekomendacjami. Osiągnięcie celu głównego nastąpi poprzez realizację następujących celów szczegółowych: 1. Zwiększenie zasobów informacyjnych dotyczących zapotrzebowania (popytu) na opiekę i dostarczania (podaży) opieki w Polsce, w wyniku zgromadzenia i przeanalizowania danych oraz określenia czynników wpływających na popyt i podaż opieki; 2. Przygotowanie rekomendacji dotyczących możliwości rozwoju systemu opieki w Polsce w latach oraz jego lepszego monitorowania; 3. Upowszechnienie wiedzy wśród pracowników instytucji odpowiedzialnych za kreowanie polityki społecznej (na poziomie lokalnym, regionalnym i centralnym) dotyczącej zapotrzebowania na opiekę, dostarczania opieki i rozwój systemu opieki. Wartością dodaną projektu jest próba wypełnienia wskazanych powyżej luk informacyjnych, a wypracowane w ramach projektu rekomendacje będą dotyczyły m.in. opracowania spójnego, zintegrowanego systemu monitorowania i diagnozowania popytu na opiekę i podaży różnych form sprawowania opieki oraz ich różnorodnych uwarunkowań z wykorzystaniem danych statystyki publicznej i danych administracyjnych. Projekt ten ma charakter badawczy zgromadzenie odpowiednich danych, w tym inwentaryzacja i analiza już dostępnych informacji, będzie jego główną częścią. Choć projekt koncentruje się na instytucjach opieki funkcjonujących w ramach systemu 1

2 pomocy społecznej, to ogromną zaletą projektu jest też próba kompleksowego spojrzenia na obowiązki opiekuńcze i instytucje opieki w Polsce, która pozwoli na wychwycenia interakcji zachodzących między różnymi instytucjami oraz udoskonalenie i zintegrowanie funkcjonujących systemów monitorowania instytucji opieki w Polsce. Projekt ten stanowi pierwszy etap prac i od wyników jego realizacji uzależnione będzie przygotowanie i realizacja działań wdrożeniowych, które są planowane przez MPiPS w nowej perspektywie finansowej UE Działania wdrożeniowe będą polegały na przetestowaniu i pilotażowym wdrożeniu rozwiązań, które będą przełamywać zidentyfikowane bariery rozwoju formalnych instytucji opieki w Polsce i które w efekcie powinny przyczyniać się do zwiększenia ich dostępności i efektywności. Testowane modelowe rozwiązania w zakresie sprawowania opieki będą musiały spełniać kryterium wspierania aktywności zawodowej i ograniczania ubóstwa w gospodarstwach domowych. Przedmiot zamówienia obejmuje (Część II) wszystkie działania niezbędne do wykonania ww. usługi, zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi poniżej. II. Sposób i zakres realizacji zamówienia. Zamówienie obejmuje w szczególności: (A) Zapoznanie się z dokumentacją projektu, w szczególności z umową z kluczowym wykonawcą usług badawczych (w szczególności z OPZ stanowiącym załącznik do tej umowy). (B) Przeprowadzenie analizy 7 produktów cząstkowych i finalnych, tj. : 1. Raport wstępny metodologiczny (raport otwarcia) zawierający kompleksowy i szczegółowy plan realizacji przedmiotu zamówienia, zarówno jego organizacyjnych, technicznych, jak i merytorycznych kwestii. Raport otwarcia powinien doprecyzowywać zapisy OPZ oraz przedstawionej przez Wykonawcę oferty. Raport powinien w szczególności zawierać następujące elementy: A. Szczegółowy plan realizacji badań terenowych B. Plan działań motywacyjnych C. Plan zarządzania realizacją przedmiotu zamówienia D. E. F. Szczegółowy harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia Prezentację zespołu realizującego przedmiot zamówienia Propozycję narzędzi badawczych i plan ich dopracowywania G. Monografie powiatowe 2

3 Raport wstępny-metodologiczny (raport otwarcia), będzie m.in. zawierał propozycje narzędzi badawczych i plan ich dopracowywania. 2. Raport z analizy rozwiązań prawnych w zakresie funkcjonowania instytucji opieki w Polsce. (badanie będzie opierać się na analizie źródeł zastanych - desk research - analiza aktów prawnych, literatury przedmiotu, stron internetowych, dostępnych wyników badań, analiz, ekspertyz, materiałów konferencyjnych, raportów, orzecznictwa sądowego) oraz na wynikach przeprowadzonych wywiadów FGI. Raport powinien wskazywać m.in. wady i zalety różnych rozwiązań, praktyczne problemy związane ze stosowaniem pewnych rozwiązań oraz potencjalne nieefektywności regulacji prawnych (np. niespójność przepisów). Raport powinien też wskazywać zidentyfikowane pomysły na zwiększenie efektywności tych przepisów; 3. Raport z analizy doświadczeń i rozwiązań prawno-organizacyjnych stosowanych w wybranych 5 krajach UE dotyczących organizacji i finansowania różnych instytucji opieki wobec różnych kategorii podopiecznych. Dokonana powinna być wstępna analiza możliwości wykorzystania w Polsce rozwiązań prawno-organizacyjnych stosowanych w wybranych krajach UE dotyczących organizacji i finansowania opieki wobec różnych kategorii podopiecznych. Badanie będzie opierać się na analizie źródeł zastanych - desk research - analiza aktów prawnych, literatury przedmiotu, stron internetowych, dostępnych wyników badań, analiz, ekspertyz, materiałów konferencyjnych, raportów itp.). 4. Raport podsumowujący wyniki ogólnopolskich badań terenowych (ilościowych i jakościowych). 5. Raport podsumowujący wyniki lokalnych badań terenowych przeprowadzonych na obszarze 6 powiatów (ilościowych i jakościowych); 6. Raport podsumowujący (syntetyzujący) wyniki przeprowadzonych ogólnopolskich i lokalnych badań terenowych; 7. Raport końcowy z prac badawczych (Raport końcowy z wnioskami i rekomendacjami będzie najważniejszym produktem projektu). (C) Opracowanie uwag do I wersji każdego z ww. 7 produktów, które następnie zostaną przekazane wykonawcy usług badawczych, który opracowuje finalne wersje tych produktów; (D) Opracowanie 7 końcowych pisemnych opinii/recenzji dotyczących analizowanych produktów; (E) Udział eksperta (i zabieranie głosu w dyskusji) w 5 seminariach konsultacyjnych które zostaną zorganizowane przez Wykonawcę usług badawczych; (F) Udział eksperta (i zabieranie głosu w dyskusji) w konferencji końcowej podsumowującej realizację projektu (orientacyjnie - Październik 2015) która zostanie zorganizowana w Warszawie. Struktura i zakres merytoryczny każdej opinii/recenzji musi odzwierciedlać strukturę i zakres merytoryczny analizowanego i ocenianego produktu przygotowanego przez kluczowego wykonawcę usług badawczych. Wykonawca, po podpisaniu umowy, zaproponuje wzór/formatkę recenzji, która musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Wybrane recenzje (np. w odniesieniu do raportu metodologicznego raport otwarcia, raportu podsumowującego (syntetyzujący) wyniki przeprowadzonych ogólnopolskich 3

4 i lokalnych badań terenowych, raportu końcowego) będą stanowiły element raportu końcowego i będą mogły być opublikowane. Każda opinia/recenzja zostanie dostarczona do Zamawiającego w wersji papierowej (2 egz.) oraz w wersji elektronicznej. Wersje papierowe każdej opinii/recenzji muszą być parafowane na każdej stronie i podpisane na ostatniej stronie przez Eksperta (autora danej opinii/recenzji). III. Wymagania dodatkowe wobec Wykonawcy/Eksperta. Od Wykonawcy/eksperta oczekuje się sprawnej i terminowej realizacji usługi oraz ścisłej współpracy z Centrum RZL, DAE MPiPS oraz wykonawcą usług badawczych, w tym: 1) pozostawania w stałym kontakcie z Centrum RZL, DAE MPiPS, Wykonawcą usług badawczych (kontakty robocze, spotkania odpowiednio do potrzeb, kontakt telefoniczny i e- mail), świadczenia usług konsultacyjnych i doraźnego doradztwa, zwłaszcza na etapie dopracowywania merytorycznego i redakcyjnego produktów/raportów itp., 2) informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji umowy - na bieżąco. Zamawiający udostępni Wykonawcy/Ekspertowi, w swojej siedzibie, niezbędną część dokumentacji projektu oraz będzie przekazywał sukcesywnie produkty przygotowane przez kluczowego wykonawcę usług badawczych. Pozyskanie dodatkowych materiałów niezbędnych do wykonania umowy spoczywa na Wykonawcy/Ekspercie. Ponadto na Wykonawcy/Ekspercie będzie spoczywał obowiązek zachowania należytej staranności w realizacji przedmiotu umowy oraz dążeniu do opracowywania prawidłowych metodologicznie opinii/recenzji dotyczących analizowanych produktów, zgodnie z wymogami standardów naukowych i etycznych. IV. Harmonogram. 1. Rozpoczęcie realizacji przedmiotu umowy nastąpi z dniem podpisania umowy. Całość prac powinna zostać zakończona w terminie nie później niż do dnia 26 października 2015r. 2. Udział Wykonawcy/Eksperta w pięciu seminariach konsultacyjnych (zabieranie głosu w dyskusji, zgłaszanie uwag, komentarzy), nastąpi w dniach organizacji tych seminariów konsultacyjnych, wyznaczonych przez Centrum RZL w uzgodnieniu z kluczowym wykonawcą usług badawczych w projekcie. 3. Zamawiający będzie przekazywał sukcesywnie do analizy Wykonawcy/Ekspertowi: produkty otrzymywane do kluczowego wykonawcy usług badawczych, w miarę ich powstawania drogą elektroniczną i w wersji papierowej (jeśli będzie taka potrzeba). Zadaniem Wykonawcy/Eksperta będzie dokonanie analizy merytorycznej I wersji danego produktu i zgłoszenie (drogą elektroniczną) swoich zastrzeżeń i uwag dotyczących analizowanego produktu, ewentualnie zaproponowanie uzupełnienia lub zmiany, w ciągu 7 dni od daty otrzymania danego produktu do analizy. Uwagi Wykonawcy/Eksperta do I wersji analizowanego produktu zostaną przekazane przez Centrum RZL do DAE MPiPS i do kluczowego wykonawcy usług badawczych. Po otrzymaniu poprawionej wersji danego produktu, Zamawiający ponownie przekaże Wykonawcy/Ekspertowi do analizy i oceny dany produkt wraz z ewentualnymi wyjaśnieniami i komentarzami kluczowego wykonawcy usług badawczych. Zadaniem Wykonawcy/Eksperta będzie dokonanie ponownej analizy merytorycznej danego produktu i opracowanie pisemnej opinii, w ciągu 3 dni roboczych od daty otrzymania produktu do ponownej analizy. Do przedłożonej przez Wykonawcę/Eksperta pisemnej opinii Zamawiający może wnieść swoje uwagi i zastrzeżenia. Wykonawca/Ekspert, w ciągu 3 dni od otrzymania uwag Zamawiającego do przedstawionej opinii powinien dokonać niezbędnych poprawek i uzupełnień. 4

5 4. Rozliczenie prac między Wykonawcą/Ekspertem a Centrum RZL nastąpi w 2 etapach (Etap I do r.; Etap II do r.) na postawie protokołu przejęcia pracy. Podpisany przez strony (Wykonawcę/Eksperta i CRZL) Protokół przyjęcia pracy nie zawierający wniosku o usunięcie usterek będzie stanowił odbiór danego etapu realizacji umowy. Wypłata wynagrodzenia Wykonawcy/Ekspertowi nastąpi w dwóch ratach, w wysokości 50% kwoty wynagrodzenia po zakończeniu I etapu realizacji umowy oraz 50% kwoty wynagrodzenia po zakończeniu realizacji umowy. 5. Szczegółowe kwestie dotyczące rozliczenie prac między Wykonawcą/Ekspertem a Centrum RZL i wypłaty wynagrodzenia Wykonawcy/Ekspertowi zostaną uregulowane w umowie. 6. Jeżeli Wykonawca/Ekspert przedłoży swoją opinię/recenzje w terminie wynikającym z harmonogramu określonego powyżej przyjmuje się, że nie pozostaje w opóźnieniu w wykonaniu przedmiotu umowy. Jednakże w przypadku gdy Wykonawca/Ekspert nie zrealizuje ewentualnych uwag Zamawiającego w terminie wynikającym z harmonogramu, przyjmuje się, że jest opóźniony od dnia odpowiadającego końcowi terminu wykonania danego etapu realizacji umowy wynikającego z harmonogramu określonego powyżej. V. Identyfikacja wizualna. Projekt współfinansowany finansowany jest ze środków UE, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Raporty i wszystkie inne dokumenty wytworzone i/lub opracowane w zależności od wielkości, rodzaju i techniki wykonania powinny zostać oznaczone zgodnie z wariantem podstawowym lub minimalnym, precyzyjnie określonym w Wytycznych dotyczących oznakowania projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przy oznaczaniu projektów i materiałów promocyjnych należy stosować odpowiednie znaki graficzne. Znak Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z którego finansowane jest przedsięwzięcie, powinien znajdować się po lewej stronie, po prawej zaś właściwie podpisany znak Unii Europejskiej (flaga) i Europejskiego Funduszu Społecznego. Pomiędzy znakami graficznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z którego finansowane jest przedsięwzięcie, a za znakiem Unii Europejskiej należy umieścić logo Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. Wszelkie dostępne informacje z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji w ramach PO KL są dostępne na stronie 5