KODEKS POSTĘPOWANIA I ETYKI REGULAMIN DOTYCZĄCY PREZENTÓW I ROZRYWKI

Transkrypt

1 KODEKS POSTĘPOWANIA I ETYKI REGULAMIN DOTYCZĄCY PREZENTÓW I ROZRYWKI

2 REGULAMIN DOTYCZĄCY PREZENTÓW i ROZRYWKI Oferwanie lub przyjmwanie prezentów i rzrywki t częsty spsób wyrażania przez partnerów bizneswych uprzejmści i szacunku wbec siebie. Musi być jednak spełniny warunek, że ich wartść jest rzsądna i nie mają na celu niezgdneg z prawem wpływania na firmę lub działanie urzędnika. Niniejszy Regulamin ma zastswanie d całeg kncernu Magna Internatinal Inc. i wszystkich jeg Grup, Oddziałów, spółek kapitale mieszanym i innych przedsiębirstw działających na świecie (zbircz zwanych Magna ). Zasady te dtyczą również wszystkich sób, które działają w imieniu kncernu Magna, w tym pracwników, człnków zarządu, dyrektrów, knsultantów i przedstawicieli. Za wyjątkiem przypadków, gdy jest t zabrnine przez praw, pracwnicy mgą ferwać partnerm bizneswym i przyjmwać d nich uzasadnine prezenty bizneswe i rzrywkę, pd warunkiem, że prezenty i rzrywka są skrmnej wartści i właściwe w danych klicznściach. Skrmne prezenty i imprezy rzrywkwe służą budwaniu dbrych relacji bizneswych. Na przykład, dpwiednie w pewnych klicznściach mgą być artykuły prmcyjne i bilety na imprezy sprtwe raz inne imprezy, zapraszanie lub przyjmwanie c pewien czas zaprszeń na psiłki. Wymiana prezentów lub zapewnienie rzrywki zwykle nie będzie uważane za naruszenie Kdeksu pstępwania i etyki, gdy prezent lub rzrywka (i) są zgdne z akceptwanym pstępwaniem w biznesie, (ii) nie mają na celu zachęty, raz (iii) są zgdne z bwiązującym prawem. Każdy pracwnik, który ma pytania w sprawie właściwści lub zgdnści z przepisami ferwania lub przyjmwania knkretneg prezentu bądź zapewnienia pewnej rzrywki, pwinien skntaktwać się z dradcą prawnym swjej Grupy lub Reginu bądź specjalistą ds. zgdnści kncernu Magna. Prezenty i rzrywka t cś wartściweg, w tym: twary; psiłki i napje; bilety na imprezy; transprt; usługi; krzystanie z pjazdów i biektów wypczynkwych; pkrycie ksztów pdróży; ekwiwalenty pieniężne (takie jak karty prezentwe lub bny twarwe); Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 2

3 rabaty; nagrdy; Zdrwy rzsądek gtówka; Zabrnine: przysługi. Prezenty i rzrywka nigdy nie mgą: bezprawnie wpływać na decyzje bizneswe lub pdejmwane przez urzędników państwwych; pwdwać u innych sób pstrzegania bezprawneg nacisku; twrzyć ewentualneg knfliktu interesów. Pracwnicy kncernu Magna mają bwiązek chrny jeg renmy przed zarzutami niewłaściwe pstępwanie. Pracwnicy muszą zatem zachwać strżnść w przypadku ferwania lub przyjmwania prezentów i rzrywki, aby decyzje bizneswe i pdejmwane przez urzędników państwwych zapadały w spsób uczciwy, zgdny z bwiązującymi przepisami i w najlepszym interesie kncernu Magna. Dzwlne: Prezenty i rzrywki należy ferwać lub przyjmwać jedynie wtedy, gdy są: uzasadnine; Kwestią zdrweg rzsądku jest ustalanie, c jest dpuszczalne. Należy się zastanwić, czy ujawnienie prezentu lub rzrywki wprawiłby w zakłptanie kncern Magna bądź naszych pracwników. Nie ma ustalneg limitu kwtweg, który stanwiłby, jaki prezent lub rzrywka byłyby niewłaściwe. O ich niewłaściwści świadczy zamiar i cel takiej ferty, a nie wartść pieniężna. Na gół, im wyższa wartść pieniężna prezentu lub gestu gścinnści bądź częstść ich przekazywania, tym wyższy pzim przejrzystści jest wymagany. Wręczanie lub przyjmwanie wszelkieg rdzaju prezentów bądź rzrywki musi być zawsze zgdne z prawem i lkalnymi metdami pstępwania w biznesie. Pnadt większść klientów kncernu Magna ma surwe kdeksy pstępwania dtyczące prezentów i rzrywki, które bwiązują pracwników praz dstawców. Przekazywanie pracwnikm klientów prezentów lub zapewnienie rzrywki jest mżliwe tylk wtedy, gdy zezwalają na t wewnętrzne przepisy klienta. Urzędnicy państwwi Każde przekazanie prezentów i zapewnienie rzrywki urzędnikm państwwym pwduje szczególne ryzyk i mże być zakazane przez praw. Bez pisemnej zgdy kierwnictwa wyższeg szczebla Grupy lub Magna bądź dradcy prawneg Grupy alb Reginu alb specjalisty ds. zgdnści w Magna, nie mżna przekazywać prezentów ani zapewniać rzrywki (patrz także Regulamin dt. przekupstwa i niewłaściwych płatnści). spradyczne; skrmnej wartści; raz dkładnie i przejrzyście zarejestrwane w raprtach wydatków raz w księgach i rejestrach kncernu Magna. W rzumieniu przepisów przeciwdziałaniu przekupstwu, urzędnikami państwwymi są przedstawiciele przedsiębirstw będących własnścią lub kntrlwanych przez Skarb Państwa. Na przykład, pnieważ większść krajwych firm prdukujących i dstarczających sprzęt OEM w Chinach jest własnścią państwa, chińscy przedstawiciele takich pdmitów są uważani za urzędników państwwych. W związku z tym należy zachwać szczególną strżnść w związku z rzrywką i prezentami Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 3

4 przekazywanymi, świadcznymi lub przyjmwanymi d chińskich kntrahentów. W żadnych klicznściach nie wln prsić ani zabiegać żadneg rdzaju prezenty lub rzrywkę d dstawcy, klienta bądź innej firmy, z którymi Magna współpracuje. Generalnie nie jest dpuszczalne, aby przekazywać lub przyjmwać gtówkę lub równważne prezenty, z wyjątkiem bardz granicznych klicznści i tylk p uprzedniej autryzacji (patrz pniżej). Naruszenia przepisów Kncern Magna nie tleruje naruszania przepisów. Każde naruszenie będzie traktwane surw i będzie pwdwać zastswanie śrdków dyscyplinarnych, d rzwiązania umwy pracę z uzasadninej przyczyny włącznie. Jeśli pracwnik wie lub pdejrzewa, że ktś narusza bwiązujący w kncernie Magna Kdeks pstępwania i etyki lub niniejsze zasady, pwinien zgłsić swje zaniepkjenie, infrmując (i) swjeg menadżera, (ii) specjalistę ds. finanswych w Oddziale lub Grupie, (iii) dradcę prawneg Grupy lub reginalneg, (iv) specjalistę Magna ds. zgdnści, lub (v) pprzez Gd Business Line w Magna. Magna zapewnia, że za zgłszenie w dbrej wierze jakiegklwiek naruszenia Kdeksu pstępwania i etyki lub niniejszych zasad wbec pracwnika nie zstaną zastswane żadne działania dwetwe, nie zstanie n zwlniny z pracy, zdegradwany, zawieszny w wyknywaniu czynnści służbwych ani nie będzie dyskryminwany. Pmcne wskazówki ZAWSZE... Prezenty i rzrywka muszą być rzsądne, spradyczne i skrmnej wartści raz muszą być zgdne z bwiązującymi przepisami, rzprządzeniami, a także lkalnymi zwyczajami. Pdczas decydwania, c jest skrmne należy pamiętać, że lkalna wartść teg, c jest skrmnej wartści jest względna i zależy d średnieg standardu życia w danym miejscu raz d zwyczajów. W przypadku trzymania prpzycji przyjęcia prezentu lub w przypadku rzważania przekazania prezentu alb zapewnienia rzrywki, które mgą mieć wartść większą niż skrmna lub które mgą być niewłaściwe, należy uzyskać pradę i wcześniejszą zgdę swjeg menadżera, człnka kierwnictwa Grupy wyższeg szczebla bądź dradcy prawneg swjej Grupy alb Reginu lub specjalisty ds. zgdnści w Magna. Zawsze tam, gdzie jest t mżliwe należy przekazywać prezenty i zapewniać rzrywkę rganizacjm, a nie sbm fizycznym. W przypadku ferwania pdróży i rzrywki sbm fizycznym, cel pdróży musi być rzeczywiście zrealizwany, a sama pdróż, czas trwania pbytu są w dbrej wierze uzasadnine biznesw. Należy pamiętać, że przekazywanie prezentów i zapewnianie rzrywki urzędnikm państwwym pdlegają wyższym standardm i surwszym zasadm (patrz także Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki, bwiązujący w kncernie Magna). Przed zaprpnwaniem jakichklwiek prezentów lub rzrywki, należy dwiedzieć się i ptwierdzić, czy firma lub przedstawiciele mediów są urzędnikami państwwymi bądź pracwnikami instytucji państwwych. Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 4

5 Oferwanie lub przyjmwanie prezentów i rzrywki wymaga ceny ptencjalneg knfliktu interesów. Należy być przygtwanym, aby grzecznie drzucić każdy prpnwany prezent lub gest gścinnści, które nie są w zgdzie z naszym Kdeksem pstępwania i etyki raz niniejszym Regulaminem. Prezenty lub rzrywka trzymane bądź zapewnine przez pśrednika lub strnę trzecią należy uważać za takie same jak przekazane sbiście. Pracwnik pwinien prwadzić rejestr wszystkich zaaprbwanych raz drzucnych prezentów i rzrywek. W rejestrze należy dntwywać cel, nazwy strn, charakter i wartść prezentu lub rzrywki. Należy rzważyć, czy pdbna aprbata mże być wymagana d rganizacji sby zaprsznej. NIGDY... Nie wln ferwać prezentów ani rzrywki w miejscach, w których jest t zabrnine przez praw; Nie wln ferwać prezentów ani rzrywki, aby wywierać wpływ na firmę lub decyzje urzędników państwwych; gtówka (z bardz nielicznymi wyjątkami, pdanymi pniżej) lub czeki sbiste; rabaty na prdukty lub usługi, z których nie mgą krzystać wszyscy pracwnicy; prezenty i rzrywki niestswnym charakterze bądź w niestswnych miejscach; prezenty lub rzrywki, których celem nie jest wspieranie prawidłweg celu biznesweg ani relacji bizneswych. W żaden spsób nie wln prsić ani zabiegać żadneg rdzaju prezenty lub rzrywki d dstawcy, klienta, kntrahenta bądź innej firmy, z którymi Magna współpracuje. Obejmuje t zarówn żądania bezpśrednie, jak i sprawianie wrażenia, że ferta prezentu lub rzrywki byłaby właściwa lub pżądana. Nie wln sbiście płacić za prezent lub rzrywkę, aby uniknąć kniecznści przestrzegania Kdeksu pstępwania i etyki raz niniejszeg Regulaminu, bwiązujących w kncernie Magna. ZACHOWAĆ OSTROŻNOŚĆ W PRZYPADKU Nie wln przyjmwać prezentu lub rzrywki w przypadkach, w których takie pstępwanie utrudniłby uczciwy bądź bezstrnny sąd, gdy przekraczają ne skrmną wartść lub jest t sprzeczne z pwszechnie przyjętymi praktykami bizneswymi; Wymieniania prezentów lub zaprszeń na imprezy rzrywkwe z przedstawicielami firm knkurencyjnych wbec kncernu Magna. Takie pstępwanie mże twrzyć rzeczywisty lub pzrny knflikt interesów bądź mże stwarzać wrażenie pstępwania naruszająceg przepisy chrnie knkurencji. Nie wln ferwać ani przyjmwać niedzwlnych prezentów lub rzrywki, takich jak: Przyjmwania d dwlnych sób lub rganizacji lub ferwania im prezentów bądź rzrywki w trakcie prcedury przetargwej, negcjwania bądź udzielania kntraktów (np. zapytania fertwe [RFQ, Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 5

6 RFP]). Nie dtyczy t psiłków rbczych na kszt dradców lub knsultantów działających na rzecz kncernu Magna. Oferwania lub trzymania śrdków pieniężnych (lub ekwiwalentu pieniężneg) jak prezentu, pnieważ takie pstępwanie jest dpuszczalne tylk w bardz granicznych klicznściach. Oferwanie lub przyjmwanie śrdków pieniężnych jest dpuszczalne wyłącznie wtedy, gdy jest t spradyczne i gdy spełnine są wszystkie następujące kryteria: pinfrmwanie swjeg menadżera na piśmie prpnwanym prezencie w frmie śrdków pieniężnych raz uzyskanie wcześniejszej pisemnej zgdy menadżera na takie pstępwanie; kwta nie przekracza równwartści w walucie lkalnej 100 dlarów amerykańskich lub zstała zatwierdzna przez człnka kierwnictwa Grupy lub Kierwnictwa Wyknawczeg, dpwiadająceg za dany Regin lub dradcę prawneg Grupy alb Reginu d kwty nieprzekraczającej 500 USD, w stswnych przypadkach; zaprpnwana kwta z pwyższym limitem jest całkwicie zgdna z lkalnymi zwyczajami i nie jest uważana za nadmierną; praw lkalne nie zabrania składania takiej ferty; ferta nie stanwi żadnej zachęty; ferta nie jest składana urzędnikwi państwwemu dwlneg szczebla, w tym żadnemu pracwnikwi pdmitu będąceg własnścią państwa ani kntrlwaneg przez państw; w celu zwiększenia pewnści, pracwnik kncernu Magna prpnujący złżenie ferty ma bwiązek aktywnie sprawdzać, czy dbirca jest pracwnikiem pdmitu kntrlwaneg przez państw; pełna kwta ferty i tżsamść dbircy są wyraźnie i dkładnie zarejestrwane w ewidencji finanswej właściwej Grupy, ddziału lub inneg pdmitu gspdarczeg w spsób, który: pzwala przeglądającemu takie dkumenty na identyfikację przeznaczenia danej kwty; raz łączna rczna kwta śrdków pieniężnych ferwanych danej sbie w związku z przestrzeganiem wszystkich kulturwych praktyk nie przekracza 200 USD za każdy rk pdatkwy, chyba że zgdnie z niniejszym Regulaminem zstanie zatwierdzna inna kwta. składający fertę pracwnik kncernu Magna zstał ficjalnie zaprszny lub mżna racjnalnie czekiwać, że weźmie udział w stswnym wydarzeniu i składa fertę bezpśredni w związku z becnścią na takim wydarzeniu; nie ma alternatywy bezgtówkwej, która byłaby równie akceptwalna w ramach nrm lkalnych; Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 6

7 ŹRÓDŁA INFORMACJI DODATKOWYCH Więcej infrmacji lub prad mżna uzyskać, kntaktując się z dradcą prawnym swjej Grupy lub Reginu, ze specjalistą ds. zgdnści w firmie Magna lub z wiceprezesem ds. etyki i zgdnści z przepisami w Magna. Data wejścia w życie: 1 maja 2014 r. Odpwiedzialny: Wiceprezes ds. Etyki i Zgdnści z Przepisami Data zmiany: 1 maja 2015 r. Magna Internatinal Inc. Regulamin dtyczący prezentów i rzrywki 7

8