Pakiet dla Administracji. Rejestr VAT InterBase - Windows

Transkrypt

1 Pakiet dla Administracji Rejestr VAT InterBase - Windows 1

2 U.I. INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek s.c Legionowo, ul. Piłsudskiego 31/240 tel. (0-22) , fax , poczta@groszek.pl 2

3 Spis Treści WIADOMOŚCI PODSTAWOWE... 5 PODSTAWOWE WIADOMOŚCI O SYSTEMIE REJESTR VAT... 5 PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO PRACY... 6 INSTALACJA SERWERA I KLIENTA BAZY DANYCH FIREBIRD... 6 INSTALACJA PROGRAMU REJESTR VAT... 7 SERWIS BAZY DANYCH... 8 ARCHIWIZACJA... 8 KONTROLA POPRAWNOŚCI BAZY... 8 OPIS SYSTEMU...10 KONFIGURACJA...10 Parametry systemu...10 Rejestr sprzedaży Dane urzędu...10 Rejestr sprzedaży Stałe parametry...11 Parametry konfiguracji...11 Parametry konfiguracji Kolumny listy towarów i usług...11 Parametry konfiguracji Formaty liczb i dat...12 Drukarka fiskalna...12 Słowniki...13 Stawki podatku VAT...13 Rodzaje dokumentów...14 Rodzaje towarów i usług...14 Grupy cenowe...15 Magazyn...15 Rachunki bankowe...15 Liczniki...15 Konfiguracja...16 Edycja wzorców wydruku...16 Funkcje pomocnicze...17 Ustawienia drukarki...17 Informacje o środowisku...17 Zmiana operatora...18 Zmiana konfiguracji...18 SPRZEDAŻ...19 Wystawianie faktur...19 Wystawianie korekt...20 Informacje...21 Przeglądanie dokumentów sprzedaży...22 Drukowanie rejestru sprzedaży...23 Zamknięcie miesiąca sprzedaży...24 ZAKUP...25 Rejestrowanie dokumentów zakupu...25 Edycja dokumentu zakupu...26 Podgląd dokumentu zakupu...26 Zestawienie dokumentu zakupów...27 Rejestr zakupów...28 Zamknięcie miesiąca zakupów...28 KONTRAHENCI...30 Edycja danych osobowych...30 Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta

4 Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta...31 POMOC...32 O programie...32 Dziennik zdarzeń...32 Zarejestruj program

5 Wiadomości Podstawowe Podstawowe wiadomości o systemie Rejestr VAT Rejestr VAT umożliwia wprowadzanie następujących rodzajów dowodów księgowych: faktur VAT, rachunków uproszczonych, korekt faktur VAT, korekt rachunków uproszczonych, refaktur (jako faktur albo jako rachunków), kwitariuszy przychodowych. Z każdym dowodem księgowym związany jest następujący zakres danych: kontrahent (nabywca lub sprzedawca): numer NIP; nazwa; adres (ulica, numer domu, numer lokalu, kod, miejscowość). numer dowodu księgowego; data wystawienia lub otrzymania; miejscowość, w której dowód został wystawiony; forma płatności (przelew, gotówka); termin płatności (tylko rejestr sprzedaży); czy zapłacono (tylko rejestr sprzedaży); lista towarów/usług każda pozycja na tej liście zawiera następujące dane: nazwę towaru/usługi i jej rodzaj (ze słownika rodzajów towarów/usług zakładanego przez użytkownika), symbol SWW/KU, ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową netto, kwotę netto, stawkę podatku VAT (ze słownika stawek), wysokość podatku, kwotę brutto. W przypadku rejestru sprzedaży użytkownik może założyć bazę najczęściej oferowanych towarów lub usług (magazyn). Pozwala on na szybsze budowanie listy towarów i usług poprzez wybór właściwej pozycji z magazynu. 5

6 Przygotowanie systemu do pracy Właściwe przygotowanie systemu wymaga przeprowadzenia szeregu czynności w odpowiedniej kolejności. Wdrożenie należy rozpocząć do instalacji systemu obsługi baz danych. Na wszystkich stacjach roboczych (tam gdzie będzie wykorzystywana aplikacja) należy zainstalować oprogramowanie klienta bazy danych Należy również wydzielić jeden komputer, na którym będzie znajdował się plik z bazą danych (IS_PDK.GDB). Na tym komputerze należy zainstalować oprogramowanie serwera bazy danych System Rejestr VAT oparty jest na systemie danych INTERBASE. Aplikacja współpracuje z dwoma rodzajami baz: typu open source wersją darmową (Firebird) dostępną razem z plikami instalacyjnymi aplikacji. Bądź też wersją komercyjną dystrybuowaną przez firmę Borland. W większości przypadków wystarczającą jest wersja Firebird, jednak dla bardzo dużych gmin, ze względu na wsparcie realizowane przez firmę Borland, wskazana jest instalacja systemu komercyjnego. Kolejnym krokiem jest zainstalowanie samego programu. Wymagane jest aby program ten zainstalowany został na wszystkich stacjach klienckich z których ma być możliwość pracy w systemie. Razem z aplikacją instaluje się plik bazy danych. Należy umieścić go na komputerze przeznaczonym na serwer bazy danych. Nie jest wskazane, aby na jednym komputerze znajdowała się zarówno aplikacja jak i plik bazy danych. Takie rozwiązanie może prowadzić do błędów w przypadku wystąpienia niestabilności systemu. Instalacja kolejnej wersji systemu przebiega tak samo jak pierwsza instalacja, przy czym konieczna jest wtedy aktualizacja pliku bazy danych do najnowszej wersji. Po poprawnym zainstalowaniu systemu oraz aktualizacji bazy możemy przystąpić do skonfigurowania programu. Konfiguracja ta polega na ustawieniu stałych parametrów systemu oraz na uzupełnieniu słowników księgowych. Kiedy już uporamy się ze wszystkim to możemy przystąpić do korzystania z programu. Instalacja serwera i klienta bazy danych Firebird Baza danych jest oparta na systemie Interbase Firebird. Pliki instalacyjne znajdują się na CD z programem w katalogu...\database\_firebird. Aby rozpocząć instalacje uruchamiamy plik...\firebird win32.exe (lub jego nowszą wersje). Program domyślnie instaluje się w katalogu: C:\Program Files\Firebird Podczas instalacji możemy zmienić domyślną ścieżkę. Odbywa się to na zasadzie wpisania jej na nowo bądź też wybrania innego katalogu. Następnie musimy zdecydować czy instalacja ma być dla serwera (Full instalation of server and development tools), klienta/administratora (Instalation of Client tools for Development and database administrators) czy tylko dla klienta (Minimumclient install - no server, no tools). W kolejnym oknie możemy ustawić (tylko w wypadku wybrania instalacji dla servera): czy ma być używany Guardian do kontroli serwera (Use the Guardian to control the server?); 6

7 czy program ma być uruchamiany wraz ze startem systemu (Start Firebrid automaticly everytime you boot up?). Jeśli instalacja zakończona została poprawnie w Panelu Sterowania pojawi się poniższa ikona. Instalacja programu Rejestr VAT Program instalacyjny znajduje się na płycie z programem w katalogu...\windows\rv pod nazwą SETUP.exe. W czasie instalacji możemy zmienić domyślną ścieżkę instalacyjną programu (C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV) oraz katalog w którym przechowywana będzie baza danych (C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV\Data). Po zakończeniu instalacji na Pulpicie pokaże się skrót do programu Rejestr VAT: Domyślnie system Rejestr VAT zobowiązań instalowany jest w katalogu C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV. Instalowane są wtedy następujące pliki w następujących katalogach: C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV... 7

8 Serwis bazy danych Archiwizacja Archiwizacja jest ważnym elementem pracy z programem. Umożliwia odzyskanie danych na wypadek nieprzewidzianych awarii systemu bądź też w przypadku pomyłek ludzkich. W momencie, gdy baza znajduje się na jednym komputerze (serwerze) to przy uruchamianiu programu tworzą się jej kopie. Kopie bazy zapisywane są w tym samym folderze, co baza główna, a różnią się od niej, nieznacznie zmienionym rozszerzeniem. I tak: - IS_PDK.GDB jest to baza główna, na której pracujemy; - IS_PDK.GDBk1 jest kopią bazy danych z dnia wczorajszego; - IS_PDK.GDBk2 jest kopią bazy danych z dnia dzisiejszego (w momencie uruchamiania programu). Dzięki częstym kopią bazy możliwy jest powrót do jej wcześniejszej wersji bez utraty wszystkich zapisanych danych. Kontrola poprawności bazy W celu uchronienia się przed ewentualnymi problemami związanymi z bazą danych należy okresowo wykonać jej kontrolę i odświeżenie. Służy ku temu plik wsadowy back_db.bat. Znajduje się on w głównym katalogu programu. Należy go przekopiować do katalogu z bazą, w to samo miejsce należy przekopiować jeszcze dwa programy gfix.exe i backdb.exe. Znajdują się one w podkatalogu BIN\ zainstalowanego Firebirda. Mając wszystkie konieczne pliki możemy uruchomić back_db. Uruchamiamy go z linii komend podając jako parametr nazwę bazy bez rozszerzenia. Powinno wyglądać to następująco: back_db is_pdk (is_pdk - nazwa bazy) UWAGA: Podczas działania skryptu inni użytkownicy nie mogą korzystać z bazy Po wykonaniu powyższych czynności w folderze z bazą pojawią się nowe pliki. Jest to efekt działania procesu kontroli poprawności. Plik $olddb$ jest kopią bazy tworzoną automatycznie przed całym procesem. Dzięki temu możliwe jest odtworzenie bazy na wypadek jak by coś poszło nie tak. Poniżej opisane są kolejne komendy znajdujące się w pliku 1. del $olddb$.ib copy %1.GDB $olddb$.ib Wykonanie kopii bezpieczeństwa w przypadku gdyby następne polecenia uszkodziły bazę 2. gfix -sh -force 60 -user sysdba -password masterkey %1.GDB Zamknięcie bazy danych dla wszystkich użytkowników. Po wykonaniu tego polecenia nikt nie może się połączyć z bazą 3. gfix -v -f -i -user sysdba -password masterkey %1.GDB Wyszukanie i usunięcie stron nie zawierających danych 8

9 4. gfix -commit all -user sysdba -password masterkey %1.GDB zatwierdzenie wszystkich transakcji 5. gfix -mend -i -f -user sysdba -password masterkey %1.GDB usunięcie wszystkich uszkodzonych rekordów 6. gbak -B -i -user sysdba -pas masterkey %1.GDB %1.GBK wykonanie pliku archiwum (plik z rozszerzeniem GBK) 7. gbak -R -user sysdba -pas masterkey %1.GBK %1.GDB odzyskanie bazy z pliku archiwum 8. gfix -o -user sysdba -password masterkey %1.GDB przywrócenie możliwości łączenia się z bazą W głównym katalogu programu znajdują się także inne pliki wsadowe. Są one wariacją na temat wzorcowego back_db: 1. Auto_br.bat Plik służący do automatycznego archiwizowania i odświeżania bazy danych. Może być wykorzystywany przez Kreatora zaplanowanych zadań w Windows do wykonywania okresowych kopii bazy. Plik domyślnie przyjmuje, że baza nazywa się IS_PDK.GDB, tworzy kopię IS_PDK.GBK oraz logi archiwizacji i odtwarzania: backup.txt, restore.txt 2. Manualbr.bat Plik do ręcznego archiwizowania i odświeżania bazy danych. Różni się tym od BACK_DB że wyświetla na ekranie szczegóły wykonywanych operacji 3. Backup_db,bat Wykonuje te same komendy, co BACK_DB do momentu archiwizacji. Nie odtwarza bazy z kopii 4. Restore_db.bat Odtwarza bazę z wcześniej wykonanej kopii 9

10 Opis systemu Konfiguracja Po zainstalowaniu programu należy wykonać czynności celem określenia parametrów niezbędnych do prawidłowej pracy. Należy określić dane sprzedawcy oraz roku podatkowego i ustawić bieżący miesiąca. Przy zmianie roku podatkowego należy pamiętać o przygotowaniu właściwych liczników i stawek podatku VAT (liczniki i stawki są tworzone automatycznie podczas zamykania grudnia). Parametry systemu Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu Okno parametrów systemu wygląda następująco: Rejestr sprzedaży Dane urzędu Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Rejestr sprzedaży Dane urzędu Na dane urzędu składają się informacje określające sprzedawcę. W ich skład wchodzą: nazwa urzędu; numer NIP; REGON; pełne dane adresowe; numery telefonu i faksu; adres poczty elektronicznej; strona WWW; nazwa Urzędu Skarbowego. Nazwa urzędu, numer NIP i dane adresowe wykorzystywane są podczas wystawiania faktur i ich drukowania występują tam one jako dane sprzedawcy. Są zatem niezbędne do poprawnego wyglądu wydrukowanych faktur (tak jest przy standardowych wzorcach; można wprowadzić swój własny wzorzec i jawnie podać w nim dane urzędu). 10

11 Rejestr sprzedaży Stałe parametry Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Rejestr sprzedaży Stałe parametry W stałych parametrów systemu należy zwrócić szczególną uwagę na bieżący rok podatkowy i miesiąc sprzedaży. Wartości, które zawiera baza w pakiecie instalacyjnym mogą być niepoprawne. Szczególną ostrożność należy zachować przy zmianie roku podatkowego. Należy zadbać, aby dla podanego roku były w bazie zdefiniowane stawki podatku VAT i liczniki. Zalecanym sposobem zmiany roku podatkowego na przyszły w stosunku do zastanego w bazie jest wykonanie operacji zamknięcia bieżącego miesiąca, gdy tym miesiącem jest grudzień. Znaczenie poszczególnych parametrów jest następujące: Rok bieżący rok podatkowy; Miesiąc bieżący miesiąc sprzedaży; Katalog ze wzorcami do drukowania dokumentów nazwa katalogu, w którym program wyszukuje wzorce dokumentów; podczas edytowania dokumentu (a także parametrów rodzaju dokumentu w Słowniku rodzajów dokumentów) wzorzec wybiera się z listy, która zawiera nazwy plików pobranych z omawianego katalogu; Zaokrąglanie kwot: Brutto dokładność zaokrąglania kwot brutto i netto; Podatek dokładność zaokrąglania kwot podatku VAT; Dopuszczalna różnica między datą powstania obowiązku podatkowego, a datą wystawienia podczas kontroli poprawności danych przed ich zapisaniem sprawdzane jest m.in., czy data powstania obowiązku podatkowego nie odbiega za bardzo od daty wystawienia; poniższe parametry określają dopuszczalne różnice liczone w dniach: Minimalna wartość ujemna mówi, o ile dni data powstania obowiązku podatkowego może wyprzedzać datę wystawienia (nie jest zalecane podawanie wartości dodatnich); Maksymalna wartość dodatnia mówi, o ile dni data powstania obowiązku podatkowego może być późniejsza od daty wystawienia (nie jest zalecane podawanie wartości ujemnych); Zapamiętywanie w bazie danych postaci wydrukowanych dokumentów znacznik określający, czy program powinien zapisać w bazie postać wydruku dokumentu; parametr ten powinien być zaznaczony, jeżeli konieczne jest drukowanie duplikatów i duplikat ma wyglądać dokładnie tak samo, jak oryginał; wadą ustawienia tego znacznika jest większy stopień przyrostu rozmiaru bazy; jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to podczas drukowania postać dokumentu tworzona jest na nowo na podstawie bieżących danych (co może spowodować dużą różnicę między oryginałem a duplikatem, jeżeli od wydrukowania oryginału zostały zmienione dane sprzedawcy, nabywcy lub sam wzorzec, na podstawie którego tworzona jest postać dokumentu). Parametry konfiguracji Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji Część parametrów programu zebrana jest w zbiór, który nazywany jest konfiguracją. W parametrach systemu wyświetlane są zawsze dane z bieżącej konfiguracji. Na parametry bieżącej konfiguracji składają się: kolumny listy towarów i usług; formaty liczb i dat. Parametry konfiguracji Kolumny listy towarów i usług Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji Kolumny listy towarów i usług Parametry te definiują kolumny, które składają się na tabelkę z listą towarów i usług. Tabelka jest 11

12 wykorzystywana podczas drukowania dokumentów (tworzy listę towarów i usług). Każda kolumna określana jest przez następujące parametry: Kolumna jest drukowana czy kolumna ma wchodzić w skład tabelki; Szerokość liczba znaków określających szerokość kolumny; Wyrównanie sposób wyrównania wartości drukowanych w kolumnie; Nagłówek kolumny trzy wiersze określające napisy tworzące nagłówek kolumny; w przypadku kolumny Cena jednostkowa można posłużyć się makrem [BN], które jest rozwijane na napis Brutto lub Netto, zależnie od typu drukowanego dokumentu. Parametry konfiguracji Formaty liczb i dat Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji Formaty liczb i dat Za pomocą tych parametrów można określić wygląd liczb i dat występujących w systemie. W przypadku liczb można określić następujące cechy: Liczba cyfr maksymalna liczba cyfr, z których składa się liczba (z uwzględnieniem części dziesiętnych), Cyfry dziesiętne maksymalna liczba cyfr dziesiętnych wchodzących w skład liczby, Maska do wyświetlania liczb maska określa sposób zamiany liczby na łańcuch znaków; definiując maskę należy korzystać z następujących symboli: # i 0 dowolna cyfra, przy czym jeżeli na danej pozycji cyfra nie występuje, to 0 zamieniane jest 0, natomiast # nie daje żadnego znaku,, symbol separatora części tysięcznych,. symbol kropki dziesiętnej; nie ma potrzeby ręcznego modyfikowania maski, ponieważ jest ona automatycznie dostosowywana do wartości parametrów określających liczbę wszystkich cyfr i liczbę cyfr dziesiętnych. Format daty określa zarówno sposób prezentacji daty, jak i sposób jej wprowadzania. Określając go podaje się następujące wartości: Format daty pełna maska określająca sposób konwersji daty na łańcuch znaków oraz wprowadzanych przez operatora danych na datę; maskę tworzy się z następujących symboli: r cyfra roku, m cyfra miesiąca, d cyfra dnia, / separator części składowych daty, Separator daty znak określający separator używany do rozdzielenia części składowych daty (roku, miesiąca i dnia). Drukarka fiskalna Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Drukarka fiskalna Parametry drukarki fiskalnej służą do opisania drukarki używanej przez użytkownika. Ponieważ związane są z komputerem, a nie z bazą danych, więc przechowywane są w pliku DrukarkaFisk.xml w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Dzięki temu w przypadku wgrania programu na kilku komputerach można określić te parametry oddzielnie dla każdego z nich (łącznie z zaznaczeniem, że drukarka fiskalna nie jest używana). Na parametry drukarki fiskalnej składają się: Drukarka fiskalna jest dostępna znacznik określający, czy drukarka fiskalna jest podłączona do komputera (oraz czy program powinien z niej korzystać); Rodzaj drukarki na dziś dostępna jest tylko drukarka firmy POSNET; Protokół określa język używany przez drukarkę fiskalną (w przypadku starszych modeli firmy POSNET należy wybrać DF300, a w przypadku nowych PT101); Strona kodowa strona kodowa polskich znaków używana na drukarce; Włącz zapis kontrolny do pliku znacznik pozwalający włączyć tryb debuggowania; w trybie tym program zapisuje do wskazanego pliku wszystkie polecenia, które są wysyłane na drukarkę; Nazwa pliku kontrolnego; Parametry portu szeregowego: 12

13 Numer portu numer portu szeregowego, do którego podłączona jest drukarka fiskalna; w przypadku przeprowadzania testów można wybrać Plik, dzięki czemu polecenia będą zapisywane w dedykowanym pliku; Plik emulujący port szeregowy parametr dostępny jest tylko wtedy, gdy Numer portu ustawiony jest na Plik; Szybkość transmisji (b/s) należy ustawić według dokumentacji drukarki; Bity danych należy ustawić według dokumentacji drukarki; Parzystość należy ustawić według dokumentacji drukarki; Bity stopu należy ustawić według dokumentacji drukarki. Słowniki Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Program zawiera słowniki które określają dopuszczalne wartości występujące w dokumencie, jak i pozwalają na jednokrotne wprowadzenie często wykorzystywanych danych w celu ich późniejszego wybierania (nie ma wtedy konieczności wpisywania ich za każdym razem, gdy są potrzebne). Każdy słownik jest w ten sam sposób wyświetlany i edytowany. Górna część okna dialogowego przedstawia zawartość słownika zorganizowaną w postaci tabelarycznej, poniżej której znajdują się przyciski do poruszania się po tabeli, edytowania, dodawania i usuwania elementów słownika. Naciśnięcie przycisku edytowania lub dodawania powoduje pojawienie się z prawej strony dwóch nowych przycisków, z których pierwszy służy do porzucenia wprowadzonych w wybranym elemencie zmian, a drugi do ich zapisania. Poniżej przycisków znajduje się panel z polami edycyjnymi, w których wyświetlane są wartości określające wybrany element słownika. Wygląd pól edycyjnych zmienia się w zależności od tego, czy element jest w trybie edycji, czy w trybie podglądu. Na samym dole okna znajduje się przycisk, który zamyka okno dialogowe. Jeżeli słownik został zmodyfikowany zamiast przycisku pojawią się przyciski i. Wybranie przycisku spowoduje zapisanie wprowadzonych zmian, zaś naciśnięcie przycisku spowoduje zamknięcie okna i cofnięcie wprowadzonych zmiany. Stawki podatku VAT Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Stawki podatku VAT Słownik stawek podatku VAT zawiera stawki dostępne w programie w danym roku podatkowym. W górnej część okna dialogowego znajduje się pole edycyjne, w które można wpisywać rok, za który mają być wyświetlone stawki. W systemie następujące stawki podatku VAT określone są na stałe (nie można ich usunąć ani 13

14 edytować): stawka podstawowe o kodzie A i wartości 22%; stawka obniżona o kodzie B i wartości 7%; stawka zerowa o kodzie C i wartości 0%; stawka zwolniona o kodzie Z i wartości 0. System pozwala na dodanie, w ramach wybranego roku, nowych stawek podatku VAT. Stawka podatku VAT opisywana jest przez następujące wartości: Rok rok podatkowy, w ramach którego stawka obowiązuje (pole nie jest edytowalne); Kod jednoznakowy kod stawki podatku VAT; Procent wysokość stawki podatku VAT w procentach; Skrót skrócona nazwa stawki umieszczana na wydrukach (także w tabelce z listą towarów i usług). Rodzaje dokumentów Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów Słownik określa wszystkie dostępne w systemie rodzaje dokumentów. Wykorzystanie rodzajów dokumentów odbywa się za pośrednictwem konfiguracji, gdzie zarówno wskazuje się te rodzaje dokumentów, które w danej konfiguracji są widoczne, jak i modyfikuje się ich parametry (np. szablon sygnatury dokumentu). Każdy rodzaj dokumentu składa się z następujących parametrów: Kod dwuznakowy identyfikator dokumentu (symbole rodzajów dokumentów są narzucone i nie można ich zmieniać), Korekta znacznik określający, czy dany rodzaj dokumentu jest korektą (parametr nie jest edytowalny), Nazwa rodzaju dokumentu, Nagłówek dokumentu na wydrukach nazwa, która będzie umieszczana na wydruku dokumentu (np. napis Faktura VAT drukowany nad numerem dokumentu), Domyślna nazwa wzorca do drukowania dokumentu nazwa wzorca, która będzie automatycznie kopiowana do tworzonego dokumentu po wybraniu jego rodzaju, Szablon numeru dokumentu definicja postaci sygnatury dokumentu; szablon sygnatury tworzony jest po naciśnięciu znajdującego się obok pola przycisku (okno dialogowe do tworzenia szablonów sygnatur omówione jest w dalszej części dokumentu), Paragon znacznik określający, czy dokumenty danego rodzaju mają być wysyłane na drukarkę fiskalną w celu ich zarejestrowania i wydrukowania paragonu. Zmiana któregokolwiek z powyższych parametrów nie wpływa na zachowanie dokumentów w systemie. Parametry te służą jedynie jako wartości domyślne wykorzystywane przy wskazywaniu rodzajów dokumentów dostępnych w ramach danej konfiguracji. Jeżeli zmiana parametru ma być odzwierciedlona w zachowaniu dokumentów, to należy ją przeprowadzić na poziomie wybranej konfiguracji (jak już zostało wspomniane, każda konfiguracja ma swój własny zestaw rodzajów dokumentów i pozwala na zmianę ich parametrów). Rodzaje towarów i usług Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rodzaje towarów i usług Słownik rodzajów towarów i usług wykorzystywany jest podczas edytowania towarów i usług. Pozwala na przypisania towaru do wybranego ze słownika elementu. Dzięki temu można uzyskać podsumowanie wystawionych dokumentów w rozbiciu na pożądane kategorie. 14

15 Każdy element słownika określany jest przez dwie wartości: dziesięcioznakowy kod; nazwę. Grupy cenowe Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Grupy cenowe Słownik grup cenowych wykorzystywana jest podczas edytowania towarów i usług. Umożliwia tworzenie podsumowań dokumentów w rozbiciu na pożądane kategorie. Każdy element słownika określany jest przez dwie wartości: dziesięcioznakowy kod; nazwę. Magazyn Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Magazyny Zadaniem tego słownika jest umożliwienie użytkownikowi zdefiniowanie najczęściej wypisywanych towarów i usług. Dzięki temu można uniknąć uciążliwego wprowadzania tych samych danych. Słownik nie jest magazynem w sensie dosłownym. Nie ma zdefiniowanych operacji wprowadzenia towaru na stan itp. Należy go raczej rozumieć jako magazyn szablonów towarów i usług, które pozwalają na automatyczne wypełnienie części pól składających się na wprowadzany towar lub usługę. Każdy element słownika składa się z następujących danych: Nazwa towaru lub usługi trzy wierszowa nazwa; Symbol nazwa kodowa elementu (do wyszukiwania); Kod towaru lub usługi wskazanie elementu ze Słownika rodzajów towarów i usług; Cena jednostkowa wysokość ceny jednostkowej (brutto lub netto); Typ ceny jednostkowej czy cena jednostkowa zawiera kwotę podatku VAT (brutto tak, netto nie); % VAT stawka podatku VAT (tylko standardowe stawki o kodach A, B, C i Z; stawki dodane przez użytkownika w Słowniku stawek VAT nie są dostępne); Jednostka jednostka miary (np. m.kw. ); PKWiU symbol Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług; Grupa cenowa wskazanie elementu ze Słownika grup cenowych. Rachunki bankowe Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rachunki bankowe Do tego słownika należy wprowadzić wszystkie rachunki bankowe, na które mają być przelewane płatności z tytułu wystawianych faktur. Podczas wystawiania faktur użytkownik może wybrać jeden z rachunków z tego słownika. Każdy rachunek określony jest przez następujące dane: L.k. liczba kontrolna numeru rachunku bankowego (dwucyfrowa), Numer rachunku numer rachunku bankowego z pominięciem liczby kontrolnej, Nazwa opisowa nazwa związana z przeznaczeniem rachunku bankowego, Nazwa banku nazwa banku, w którym rachunek jest prowadzony. Liczniki Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Liczniki 15

16 Słownik zawiera liczniki, które służą do pobierania kolejnych liczb naturalnych. Liczby te wykorzystywane są w programie do automatycznego numerowania wystawianych dokumentów (numer zapisu w rejestrze) oraz do tworzenia sygnatury (numeru) dokumentu. Każdy zestaw liczników określony jest w ramach danego roku podatkowego, dlatego też w górnej części okna dialogowego znajduje się pole edycyjne, w które można wpisać rok, za który wyświetlony jest zestaw. Cztery liczniki mają szczególne znaczenie. Są to: licznik główny rejestru sprzedaży o kodzie SG; licznik korekt rejestru sprzedaży o kodzie SK; licznik główny rejestru zakupów o kodzie ZG; licznik korekt rejestru zakupów o kodzie ZK. Liczniki te są wykorzystywane przez program do automatycznego tworzenia numerów zapisu w poszczególnych rejestrach. Nie można ich usuwać, ani zmieniać ich kodów. Pozostałe liczniki są w pełni edytowalne i powinny być wprowadzane w celu wykorzystania ich do tworzenia szablonów sygnatur dokumentów. Konfiguracja Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Konfiguracja W programie wprowadzono pojęcie konfiguracja na określenie zestawu parametrów. W systemie można prowadzić dowolną liczbę konfiguracji, przy czym zawsze dostępna jest tzw. konfiguracja standardowa, która jest nieusuwalna (ale można modyfikować parametry wchodzące w jej skład). Każda konfiguracja składa się z następujących grup parametrów: lista rodzajów dokumentów widocznych w konfiguracji (z możliwością zmiany niektórych parametrów rodzaju dokumentu w stosunku do wartości podanych w Słowniku rodzajów dokumentów); parametry kolumn tworzących tabelę z listą towarów i usług; parametry określające format liczb i dat. Konfiguracje wyświetlane są w postaci słownika. Sposób ich edycji jest więc taki sam, jak opisany w części poświęconej słownikom. Ważne jest pamiętanie o tym, że przyciski dające dostęp do grup parametrów (,, ) aktywne są zarówno w trybie podglądu, jak i w trybie edycji. Ale modyfikacja grup parametrów możliwa jest tylko wtedy, gdy wybrana konfiguracja jest w trybie edycji. Edycja wzorców wydruku Menu: Konfiguracja -> Edycja wzorców wydruku Program jest wyposażony w specjalny edytor, ułatwiający przygotowanie wzorców dokumentów - odpowiadających standardowo wypełnianym drukom - podczas drukowania wzorce są uzupełniane o dane pracowników, dla których są drukowane. Wzorce zapamiętywane są jako pliki RTF (Rich Text Format) - można jest przygotowywać także np. edytorem Word. Każdy wzorzec może zawierać makrodefinicje - skróty informacji, uzupełniane i rozwijane przez program w czasie drukowania indywidualnie dla każdej pozycji. Przy pomocy makrodefinicji można opisać np. nazwisko i adres osoby, datę, dane operatora, lub inne, szczegółowe dane. Przygotowane wcześniej 16

17 dokumenty z makrodefinicjami są podczas drukowania uzupełniane o odpowiadające im informacje, różne dla każdej pozycji, i w takiej formie drukowane. Funkcje pomocnicze Menu: Konfiguracja -> Funkcje pomocnicze MENU NIEAKTYWNE Ustawienia drukarki Menu: Konfiguracja -> ustawienia drukarki Ustawienia drukarki wybierane z menu kontekstowego pozwalają zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola Nazwa i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek. służy do Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papier, sposób jego pobierania i sposób wydruku. Informacje o środowisku Menu: Konfiguracja -> Informacje o środowisku Funkcja Informacje o środowisku umożliwia podejrzenie stanu bazy danych dla operatora aktualnie zalogowanego: 17

18 Funkcja udostępnia między innymi następujące informacje: wersja programu; nazwa właściciela; aktualnie zalogowany użytkownik; ścieżka do bazy; wersja bazy; liczbę dokumentów; itp. Zmiana operatora Menu: Konfiguracja -> Zmiana operatora W momencie gdy program obsługuje wiele baz danych użycie tej funkcji spowoduje wyświetlenie okna wyboru bazy danych, dzięki czemu można zmienić aktualnie używaną bazę na inną. Zmiana konfiguracji Menu: Konfiguracja -> Zmiana konfiguracji Wybranie aktywnej konfiguracji, w ramach której będzie pracował użytkownik, następuje zaraz po zalogowaniu operatora do bazy danych. System sprawdza, do ilu konfiguracji użytkownik został przypisany. W zależności od wyniku sprawdzenia podejmowane są następujące decyzje: jeżeli użytkownik nie jest związany z żadną konfiguracją, to aktywna staje się konfiguracja standardowa; jeżeli użytkownik związany jest z dokładnie jedną konfiguracją, to jest ona wybierana jako aktywna; jeżeli użytkownik związany jest z więcej niż jedną konfiguracją, to wyświetlane jest okno dialogowe z prośbą o wybranie właściwej konfiguracji; wybrana konfiguracja staje się aktywna. Zmianę aktywnej konfiguracji można przeprowadzić w każdej chwili wybierając menu: Konfiguracja -> Zmiana konfiguracji. 18

19 Sprzedaż Wystawianie faktur Menu: Sprzedaż -> Wystawianie faktur Wybranie z menu Sprzedaż -> Wystawienie faktury lub ikony wstępnych parametrów dokumentu sprzedaży. spowoduje otwarcie okna Parametry te brane są z Parametrów systemu oraz Słowników. W oknie tym wybierany jest rodzaj, typ (bruttom, netto) faktury oraz czy ma być pobierana zaliczka. Ponadto można zmienić miesiąc sprzedaży oraz rok podatkowy. Te dwie wartości nie mogą być dowolne. Miesiąc sprzedaży może różnić się od bieżącego miesiąca sprzedaży o jeden w górę lub o jeden w dół, natomiast rok podatkowy musi być większy od roku ostatniej archiwizacji i nie może być większy od bieżącego roku podatkowego. Jeżeli bieżącym miesiącem sprzedaży jest styczeń, a poprzedni rok podatkowy nie został jeszcze zarchiwizowany, to program daje możliwość wystawienia faktury za grudzień poprzedniego roku. W takim przypadku do numerowania dowodu zostaną użyte liczniki dotyczące poprzedniego roku. Aby przejść do okna wystawiania dokumentów sprzedaży należy wybrać przycisk. Otworzy się okno wystawianie dokumentu sprzedaży. Należy w nim wybrać kontrahenta (Nabywcę, przycisk - patrz. Edycja danych osobowych str. 31), na którego faktura będzie wystawiana. Jeżeli kontrahent ma wprowadzone dodatkowe adresy, program poprosi o wybranie jednego z nich. Następnie należy podać m.in. numer dokumentu, data sprzedaży, wystawienia itp. W pole Data powstania obowiązku podatkowego wpisana wartość ma zasadnicze znaczenie przy tworzeniu rejestru za dany miesiąc: wybierane są tylko te dowody, których data powstania obowiązku podatkowego jest z miesiąca (i roku), za który tworzony jest rejestr. Data powstania obowiązku podatkowego nie może mieć dowolnej wartości podlega następującym ograniczeniom: musi dotyczyć tego samego roku, co wprowadzony wcześniej rok podatkowy; nie może być mniejsza od daty wystawienia; nie może przekraczać daty wystawienia o więcej niż 30 dni. Każda wystawiana faktura musi mieć wprowadzoną co najmniej jedną pozycję określającą sprzedawany towar lub usługę. Aby przejść do wprowadzania pozycji należy nacisnąć przycisk. Dodawanie towaru/usługi odbywa się poprzez wybranie przycisku dodawanego towaru. 19. Należy pamiętać o podaniu ilości Pozycji może być więcej niż jedna razem tworzą listę towarów i usług. Program nie dopuszcza do zarejestrowania faktury, która nie będzie miała żadnej pozycji na liście. Każdy towar określony jest przez:

20 nazwę towaru lub usługi (trzy linie po 60 znaków każda), ilość towaru lub zakres usługi, jednostka miary, cena jednostkowa (brutto lub netto, w zależności od typu dowodu), kwota brutto, kwota netto, stawka podatku VAT oraz kwota podatku VAT; kolejność pól zależy od typu dowodu (dla typu brutto: brutto, stawka, podatek, netto; dla typu netto: netto, stawka, podatek, brutto). Sumaryczna kwota brutto wystawianej faktury musi być większa od zera program nie pozwoli zarejestrować fakturę o wartości zero złotych lub mniejszej od zera. Po wprowadzeniu wszystkich towarów należy zapisać wprowadzoną fakturę. W tym celu należy wybrać przycisk. Zostanie wówczas wyświetlone zapytanie po którym (w wypadku odpowiedzi twierdzącej) wyświetli się następujące okno: Program pozwala tutaj między innymi na wydrukowanie faktury. Dopiero po wydrukowaniu faktury program pyta o zapisanie jej w bazie. Dzięki takiej kolejności użytkownik ma możliwość sprawdzenia także na wydruku, czy wszystkie dane zostały należycie wprowadzone. W przypadku jakichkolwiek nieścisłości istnieje możliwość powrotu do edycji danych albo rezygnacji z zapisu. Jeżeli program współpracuje z drukarką fiskalną, to wydruk paragonu może nastąpić dopiero po poprawnym zapisaniu danych w bazie. Przyjęte rozwiązanie eliminuje możliwość wydrukowania paragonu i nie zarejestrowania faktury (tak mogłoby być, gdyby najpierw był drukowany paragon, a dopiero potem byłaby zapisywana faktura). Pozwala to na zachowanie zgodności między fakturami zgromadzonymi w bazie, a fakturami zarejestrowanymi na drukarce fiskalnej. W trakcie przesyłania danych na drukarkę fiskalną mogą mieć miejsce różne zdarzenia, których skutkiem może być przerwanie transmisji. Z każdą fakturą związane jest specjalne pole, którego wartość określa status związany z drukowaniem paragonu na drukarce fiskalnej. Pole to może przyjmować następujące wartości: 0 dowód wystawiony przed podłączeniem drukarki fiskalnej (kod zero); N paragon nie był drukowany; T paragon został wydrukowany (operacja zakończona poprawnie); E wystąpił błąd podczas drukowania (drukarka fiskalna nie zarejestrowała faktury). Operacja drukowania paragonu dostępna jest także po otwarciu faktury w trybie informacyjnym (z głównego menu: Sprzedaż > Informacje). Paragon może być wydrukowany tylko w przypadku tych faktur, które spełniają następujące warunki: paragon nie był jeszcze drukowany albo wystąpił błąd podczas transmisji; data wystawienia równa bieżącej dacie lub o jeden mniejsza od bieżącej daty. 20

21 Wystawianie korekt Menu: Sprzedaż -> Wystawianie korekt W pierwszym kroku należy wybrać sygnaturę korygowanego dokumentu. W tym celu po naciśnięciu przycisku otworzy się okno wyboru dokumentu sprzedaży. Po wybraniu dokumentu wszystkie dane podstawiają się automatycznie. Następnie należy wybrać rodzaj przeprowadzanej korekty. W tym celu w ramce Korekta należy rozwinąć listę Rodzaj Korekty i wskazać jedną z możliwości: Korekta faktury osoba wybrana na wstępie będzie widniała na korekcie; Korekta rachunku na korekcie zostanie umieszczona osoba odczytana z faktury. Po wybraniu dokumentu oraz rodzaju korekty należy przejść do okna wystawiania korekty. W tym celu należy nacisnąć przycisk. W kolejnym kroku podawany jest numer dowodu, data sprzedaży, wystawienia itp. Podobnie jak podczas wystawiania faktur, tak i w trakcie wystawiania korekt pojawia się pole Data powstania obowiązku podatkowego. Ma ona taki sam sens, jak opisany w podrozdziale o wystawianiu faktur. Korekty, podobnie jak faktury, nie mogą mieć pustej listy towarów i usług. Tak więc wystawiając korektę należy wprowadzić co najmniej jeden towar (dokładniej korektę towaru). W zależności od wybranego typu korekty wprowadza się różne dane. Jeżeli korekta jest typu pierwszego, to należy podać wysokości korekt (ze znakiem plus lub minus). W przypadku korekty typu drugiego podawane są takie wartości, jakie powinny były się znaleźć na korygowanej fakturze wysokości korekt zostaną obliczone przez program. Podczas wprowadzania korygowanych pozycji na listę towarów i usług program prosi o wskazanie, który towar będzie korygowany. Jeżeli korygowana faktura znajduje się w bazie, to wyświetlana jest lista towarów i usług odczytana z faktury (dodatkowo umieszczana jest pozycja, pozwalającą na wprowadzenie towaru, którego nie ma na korygowanej fakturze). Użytkownik wybiera jedną z pozycji na tej liście do korekty. Jeżeli korygowanej faktury nie ma w bazie, to program prosi o wprowadzenie numeru korygowanej pozycji. Informacje Menu: Sprzedaż -> Informacje 21

22 Po wybraniu nabywcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu nabywcy. Wybranie dokumentu zatwierdza się przyciskiem. Jeżeli wybrany został dokument do którego była wystawiona korekta wyświetli się okno z informacją Dokument nie może być edytowany,. Taki dokument można tylko i wyłącznie podglądać. W innym wypadku otworzy się okno z możliwością edycji znane z wystawiania faktury lub korekty. Przeglądanie dokumentów sprzedaży Menu: Sprzedaż -> Przeglądanie dokumentów sprzedaży Funkcja Przeglądanie dokumentów sprzedaży służy do podglądu wszystkich wystawionych dokumentów. Nie można za pomocą tej funkcji edytować dokumentów. Dodatkowo funkcja posiada rozbudowany mechanizm wyszukiwania według wybranych kryteriów: Rodzaj dokumentu; Zakres miesięcy sprzedaży; Zakres dat sprzedaży; Zakres dat wystawienia; Zakres dat postanowienia obowiązku podatkowego; Sortowanie dokumentów kolejność wyświetlania dokumentów. 22

23 Po ustawieniu kryteriów, wyszukiwanie uruchamia się naciskając przycisk.. Wyświetlona zostanie lista dokumentów spełniających ustawione kryteria. W dolnej części okna znajdują się przyciski następując przyciski: Zaznaczenie dokumentu i naciśnięcie przycisku wywoła odpowiednią akcje. W przypadku przycisków edycyjnych możliwe jest korzystanie tylko z podglądu (przycisk ) i dodawania nowego dokumentu (przycisk ). Niemożliwa jest edycja (przycisk ) i usuwanie (przycisk ) dokumentów. Drukowanie rejestru sprzedaży Menu: Sprzedaż -> Drukowanie rejestru sprzedaży Przed wydrukowaniem rejestru użytkownik musi podać miesiąc (program podpowiada bieżący miesiąc sprzedaży), który ma obejmować rejestr, oraz roku. Przycisk dowodów księgowych: służy do sporządzenia wykazy 23

24 Po podaniu wyżej wymienionych parametrów program sumuje dowody księgowe wystawione za wskazane miesiące. W celu podejrzenie wydruku otrzymanych dowodów należy nacisnąć przycisk znajdujący się w dolnej części okna. Zestawienie te można wydrukować naciskając przycisk. Zamknięcie miesiąca sprzedaży Menu: Sprzedaż -> Zamknięcie miesiąca sprzedaży Zamknięcie miesiąca sprzedaży następuje po zakończeniu bieżącego miesiąca i powoduje 24

25 zmianę parametru Miesiąc sprzedaży na następny (w przypadku grudnia zmieniony zostanie także rok rozliczeniowy, a miesiąc przesunięty na styczeń). Jest to zalecana metoda zmiany miesiąca sprzedaży. Po wybraniu pozycji Zamknięcie miesiąca z menu Sprzedaż program wyświetla okno z nazwą bieżącego miesiąca sprzedaży i sumą dowodów księgowych wystawionych w zamykanym miesiącu. Podsumowanie drukuje się poprzez naciśnięcie przycisku. Zawiera ono podsumowanie każdego rodzaju dowodu księgowego w rozbiciu na stawki podatku VAT, podsumowanie wszystkich dowodów księgowych rozbite na stawki podatku VAT oraz podsumowanie w rozbiciu na rodzaje towarów i usług (według słownika Rodzajów towarów i usług). Zamknięcie miesiąca następuje po naciśnięciu przycisku i twierdzącej odpowiedzi na pytanie o przeprowadzenie zamknięcia. Jeżeli operacja zostanie zakończona pomyślnie, to wyświetlany jest komunikat stosowny komunikat. 25

26 Zakup Rejestrowanie dokumentów zakupu Menu: Zakup -> Rejestrowanie dokumentów Rejestrowanie dokumentów zakupu rozpoczyna się od wybrania kontrahenta. Następnie należy podać miesiąc zakupów i roku podatkowego. Po wprowadzeniu tych danych należy wpisać: Rodzaj dokumentu; Numer dokumentu; Datę księgowania; Datę otrzymania; Datę wystawienia; Uwagi nie wymagane; Zakup nie podlegający odliczeniu; Zakup nie opodatkowany. Należy przy tym zaznaczyć, że podany miesiąc zakupów może różnić się od daty księgowania co najwyżej o jeden w dół lub o jeden w górę (jeżeli bieżącym miesiącem zakupów jest styczeń, a poprzedni rok nie został zarchiwizowany, to można zarejestrować dowód na grudzień ubiegłego roku). Po ustaleniu powyższych parametrów należy przejść do Listy podatku stawek VAT (przycisk ): 26

27 W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski: Edycja dokumentu zakupu Menu: Zakup -> Edycja dokumentów zakupu Po wybraniu sprzedawcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu sprzedawcy. Wybranie dokumentu zatwierdza się przyciskiem. Otworzy się identyczne okno jak w przypadku Rejestrowania dokumentu zakupu. 27

28 Podgląd dokumentu zakupu Menu: Zakup -> Podgląd dokumentu zakupu Po wybraniu sprzedawcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu sprzedawcy. Wybranie dokumentu zatwierdza się przyciskiem Rejestrowania dokumentu zakupu. Zestawienie dokumentu zakupów Menu: Zakup -> Zestawienie dokumentów zakupu. Otworzy się identyczne okno jak w przypadku Funkcja Zestawienie dokumentów zakupu służy do podglądu wszystkich wystawionych dokumentów. Za pomocą tej funkcji można również dodawać, edytować i usuwać dokumenty. Dodatkowo funkcja posiada rozbudowany mechanizm wyszukiwania według wybranych kryteriów: Rodzaj dokumentu; Zakres miesięcy sprzedaży; Zakres dat sprzedaży; Zakres dat wystawienia; Zakres dat postanowienia obowiązku podatkowego; Sortowanie dokumentów kolejność wyświetlania dokumentów. 28

29 Po ustawieniu kryteriów, wyszukiwanie uruchamia się naciskając przycisk.. Wyświetlona zostanie lista dokumentów spełniających ustawione kryteria. W dolnej części okna znajdują się przyciski następując przyciski: Rejestr zakupów Menu: Zakup -> Rejestr zakupu Przed wydrukowaniem rejestru, użytkownik musi wybrać miesiąc (program podpowiada bieżący miesiąc sprzedaży), który ma obejmować rejestr, oraz roku. Przycisk dowodów księgowych: służy do sporządzenia wykazy Po podaniu wyżej wymienionych parametrów program sumuje dowody księgowe wystawione za 29

30 wskazane miesiące. W celu podejrzenie wydruku otrzymanych dowodów należy nacisnąć przycisk znajdujący się w dolnej części okna. Zestawienie te można wydrukować naciskając przycisk. Zamknięcie miesiąca zakupów Menu: Zakup -> Zamknięcie miesiąca zakupów Przejście do kolejnego miesiąca zakupów powinno się odbywać przez zamknięcie bieżącego miesiąca zakupów. Wykonanie tej operacji jest konieczne w przypadku przechodzenia do nowego roku podatkowego. Program, zamykając grudzień, przygotowuje nowe liczniki obowiązujące w nowym roku podatkowym. 30

31 Kontrahenci Edycja danych osobowych Menu: Kontrahenci -> Edycja danych osobowych W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób zarówno fizycznych jak i prawnych. Do bazy osobowej można dostać się wybierając "Edycja danych osobowych z menu programu. Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk, znajdujący się na dole okna. Po jego naciśnięciu rozwinie się menu dodawania osób. Należy wybrać typ dodawanej jednostki. Poszczególne jednostki różnią się rodzajem podawanych danych. Wypełniając poszczególne pola należy wiedzieć, że wymaganymi polami są: "Nazwisko", "Imię" i "Miejscowość" w przypadku osoby fizycznej oraz "Nazwa skrócona", "Pełna nazwa" i "Miejscowość" w przypadku osoby prawnej. Pozostałe dane nie są wymagane. Po podaniu wszystkich danych należy zapisać nowo dodawaną osobę. Służy do tego przycisk. Po jego naciśnięciu program powrócić do okna edycji bazy osobowej, a na jego środku będzie widoczny nowo dodany podatnik. W wypadku rozpoczęcia dodawania nowej osobę okażę się, że jest to zbędna operacja wystarczy wybrać przycisk. Program powróci do wcześniejszego okna. W bazie danych z wieloma podatnikami istnieje zawsze problem edycji ich danych. Wiadomo, że można zmienić miejsce zamieszkania, nazwisko oraz inne dane osobowe. Aby skorygować wszystkie tego typu zmiany należy wyszukać odpowiednią osobę i dokonać edycji danych. Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna: W wypadku gdy znany jest rodzaj osoby ("fizyczną" lub "prawną") wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie gdy jest on nie znany należy wybrać opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w bazie ( Wszystkie osoby ). W następnej kolejności należy wypełnić poszczególne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w praktyce oznacza, że nie podanie parametrów i naciśnięcie przycisku wyświetlenie wszystkich podatników., spowoduje W momencie kiedy do jednego z pól np. do pola "Nazwisko" wpisana zostanie litera "k" i naciśnięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób których nazwisko zaczyna się właśnie od litery "k". Identycznie jest w przypadku podania większej liczby liter. Ta zasada działa również 31

32 dla pól numerycznych (np. "Numer PESEL"). Po wyszukaniu odpowiedniej osoby należy przejść do okna edycji danych. Okno edycji można otworzyć na kilka sposobów: za pomocą przycisku umieszczonego na dole okna; poprzez naprowadzenie kursora myszki na podatnika i dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza myszy; za pomocą funkcji "Edycja wybranej osoby" dostępnej spod menu otwieranego po naprowadzeniu kursora myszki na podatnika i naciśnięciu prawego klawisza myszy. Po otwarciu okna edycji należy zmienić dane, po czym zatwierdzić zmiany. Po naciśnięciu przycisku możliwości ich modyfikacji. wyświetlą się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez Przycisk służy do usuwania osób z bazy danych. Należy zaznaczyć osobę, nacisnąć przycisk "Usuń" i zatwierdzić. Spowoduje to skasowanie osoby za bazy. Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta Menu: Kontrahenci -> Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta MENU NIEAKTYWNE Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta Menu: Kontrahenci -> Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta MENU NIEAKTYWNE 32

33 Pomoc O programie Menu: Pomoc -> O programie Funkcja O programie wyświetla podstawowe informacje dotyczące Rejestr VAT. Są to: wersja programu; rodzaj licencji; aktualnie zalogowany operator; informacje o producencie. Dziennik zdarzeń Menu: Pomoc -> Dziennik zdarzeń Dziennik zdarzeń umożliwia podglądanie operacji dokonywanych przez operatorów: Operator zaznaczenie operatora spowoduje uwzględnienie w wykazie operacji przez niego wykonywanych. W celu ułatwienia można posłużyć się przyciskami: naciśnięcie tego przycisku spowoduje zaznaczenie wszystkich operatorów; naciśnięcie tego przycisku spowoduje odznaczenie wszystkich zaznaczonych operatorów. Data od/do w tych polach ustawia się przedział czasowy z jakiego ma zostać sporządzony wykaz operacji; Sortuj według określa sposób ułożenia danych dziennika; Po ustaleniu kryteriów wyboru należy nacisnąć przycisk dziennika zdarzeń.. Spowoduje to wyświetlenie Przycisk otwiera podgląd wydruku dziennika, zaś przycisk pozwala zapisać wykaz do pliku *.txt. Zarejestruj program Menu: Pomoc -> Zarejestruj program Drukowanie licencji jest możliwe gdy program posiada aktywną licencje (jest zarejestrowany). W 33

34 przeciwnym wypadku użytkownika powiadomi stosowny komunikat. 34