WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, dnia 29 kwietnia 2015 r. Pan Krzysztof Jażdżyk Prezydent Miasta Skierniewice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 3 przeprowadzona została kontrola Prezydenta Miasta Skierniewice, ul. Rynek 1, Skierniewice, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 4 oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Okres objęty kontrolą: od 1 grudnia 2014 r. do 15 stycznia 2015 r. w zakresie badania prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków; od 15 lipca 2014 r. do 15 stycznia 2015 r. w zakresie badania terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; dzień rozpoczęcia kontroli w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej rozpoczęto 2 marca 2015 r., a zakończono 9 marca 2015 r. (z przerwą w dniach 3-8 marca 2015 r.). Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 24 lutego 2015 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1 Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206, ze zm. 2 Dz. U. z 2013, poz. 672, ze zm., dalej usdg. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz dalej CEIDG. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka

2 Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 11/2015), Krzysztof Strychalski Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 12/2015). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej od 30 listopada 2014 r. pełni Pan Krzysztof Jażdżyk Prezydent Miasta Skierniewice. 5 Wcześniej, w poprzedniej kadencji, Prezydentem był Pan Leszek Trębski. W toku kontroli: 1) w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 40 spośród 353 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 11,33% wniosków przesłanych do CEIDG w okresie objętym kontrolą, 2) w zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano 280 spośród 1159 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 24,16% wniosków przesłanych do CEIDG w okresie objętym kontrolą. Badaniu poddano dokumenty, dotyczące zakresu kontroli, znajdujące się w jednostce kontrolowanej. Kontrolerzy korzystali również z bazy ST CEIDG, wydruków i informacji oraz z danych udostępnionych na stronie internetowej CEIDG. I. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG oraz terminowości ich przesyłania oceniam pozytywnie. 1. Prezydent zapewnia organizacyjne przygotowanie do realizacji czynności związanych z przyjmowaniem wniosków o wpis do CEIDG. Zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Skierniewice 6 prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej zostało przypisane do zakresu działania Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Spraw Społecznych 7 Urzędu Miasta Skierniewice, 8 podlegającego Panu Jarosławowi Chęcielewskiemu - Zastępcy Prezydenta Miasta Skierniewice 9 (do dnia 4 grudnia 2014 r. nadzór 5 Dalej również Prezydent. 6 Zarządzenie Nr Prezydenta Miasta Skierniewice z dnia 16 lutego 2011 r. ze zm. 7 Dalej również Wydział. 8 Dalej również Urząd. 9 Dalej również Zastępca Prezydenta.

3 nad ww. Wydziałem sprawowała Pani Beata Jabłońska Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta Skierniewice.) W okresie objętym kontrolą bezpośrednią obsługą wnioskodawców zajmowało się 2 pracowników, nad którymi nadzór w kontrolowanym zakresie sprawowała Pani Zofia Ulińska Naczelnik Wydziału. Pracownicy stale podnosili swoje kwalifikacje m.in. poprzez udział w licznych szkoleniach i warsztatach dotyczących CEIDG, co mogło znacznie przyczynić się do prawidłowego wykonywania zadań. 2. Wymienieni wyżej pracownicy Wydziału łącznie przyjęli wniosków i przesłali do CEIDG wniosków 10. Liczba wniosków przypadających na jednego pracownika wynosiła: 411 oraz 748. W kontrolowanym Wydziale dokumentacja jest prowadzona w sposób staranny i uporządkowany, co w znacznym stopniu przyczyniło się do prawidłowej realizacji zadań przez jednostkę, a także ułatwiło przeprowadzenie czynności kontrolnych. 3. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. W toku kontroli stwierdzono, iż 280 (100%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie. Podkreślić należy, że (99,29%) wniosków przekształcono i przesłano w dniu ich złożenia, co świadczy o wzorcowej organizacji pracy w Wydziale. Niezależnie od powyższego, w badanej pod względem terminowości przesłania wniosku do CEIDG próbie, kontrolerzy zwrócili uwagę na brak podpisu pod jednym ze złożonych wniosków. Jak wyjaśniła Pani Edyta Meszka Inspektor, w tej sprawie wnioskodawca zgłosił się osobiście celem złożenia wniosku; najprawdopodobniejszą przyczyną braku podpisu pod złożonym wnioskiem było zabranie przez przedsiębiorcę wniosku podpisanego do domu i niepodpisanie wydruku z CEIDG, który zawierał ( ) dane, zgodne z dyspozycją przedsiębiorcy. Dla uwiarygodnienia wyjaśnień Pani Inspektor przedstawiła Rejestr Wniosków CEIDG, w którym wnioskodawca podpisał się, kwitując w ten sposób odbiór potwierdzenia przyjęcia wniosku wniosek pozostawiono bez rozpatrzenia z uwagi na nieuzupełnienie braków formalnych. 11 Z wyjaśnień Pani Edyty Meszki Inspektora wynika, że 2 wnioski również zostały w rzeczywistości przesłane w dniu ich złożenia, lecz z uwagi na szczególne okoliczności (przesyłanie w jednym dniu 2 różnych wniosków tego samego przedsiębiorcy) Urzędowe Poświadczenie Odbioru zostało wystawione przez system CEIDG z opóźnieniem, tj. w dniu następnym. Z uwagi na brak urzędowego dowodu na potwierdzenie ww. okoliczności oraz brak naruszenia ustawowego terminu, przyjęto jako wiążącą datę przesłania do CEIDG widniejącą na UPO. 12 Akta kontroli, str

4 Mając na względzie incydentalny charakter opisanego zdarzenia przyjmuje się wyjaśnienia do wiadomości. Jednocześnie jednak w przyszłości należy dołożyć starań, aby opisana sytuacja nie powtórzyła się, a wnioski włączane do akt sprawy były kompletne. 4. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG ( Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 13 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków pod uwagę wzięto stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI /325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Mając powyższe na względzie, w toku kontroli ustalono, że w odniesieniu do wszystkich 40 badanych wniosków (100%) podjęte przez organ działania były prawidłowe. Wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją i zostały podpisane, a tym samym były poprawne. W sposób właściwy i rzetelnie przekształcono je na formę elektroniczną i przesłano do systemu CEIDG. Zastępca Prezydenta wyjaśnił, że Wydział Rozwoju Gospodarczego i Spraw Społecznych podejmuje szereg działań celem zapewnienia prawidłowości przyjmowania i przekształcania oraz terminowości przesyłania wniosków o wpis do CEIDG, w szczególności jest to: 1) merytoryczna pomoc w wypełnianiu wniosków CEIDG-1; 2) udostępnianie wykazu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) oraz pomoc w wyszukaniu i zakwalifikowaniu w PKD wskazanego przez klienta rodzaju działalności; 13 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej lub przygotowania na komputerze wniosku do wydruku, które składa się w dowolnym urzędzie gminy; dalej zwaną Instrukcją,

5 3) szczegółowe wyjaśnianie procedury rejestracji działalności gospodarczej oraz procesu obiegu wniosku CEIDG-1 w systemie informatycznym CEIDG; 4) udostępnianie informacji o zmianach w przepisach dotyczących rejestracji działalności gospodarczej oraz o wszelkich zmianach w funkcjonalności systemu CEIDG sygnalizowanych przez Ministerstwo Gospodarki (informacja ustna i pisemna w formie komunikatów zamieszczanych na stronie internetowej urzędu i na tablicy informacyjnej); 5) zapoznawanie się z komunikatami zamieszczanymi przez Ministerstwo Gospodarki w systemie CEIDG oraz udostępnianie tych komunikatów na tablicy informacyjnej czy też innych powierzchniach łatwo dostrzegalnych dla przedsiębiorców (np. na drzwiach); 6) drukowanie i udostępnianie istotnych informacji przesyłanych drogą elektroniczną przez Ministerstwo Gospodarki (w formie ulotek); 7) opracowywanie, drukowanie i udostępnianie w formie ulotek informacji istotnych dla przedsiębiorców przy procedurze rejestracji działalności gospodarczej (np. informacja o ustawowych terminach składania wniosków do CEIDG, informacja o rejestracji spółki cywilnej, informacja o Profilu Zaufanym, informacja o podstawowych kanałach komunikacji w sprawach związanych z funkcjonowaniem systemu CEIDG); 8) propagowanie informacji o możliwości utworzenia Profilu Zaufanego w celu samodzielnego wypełniania i wysyłania m.in. wniosków do CEIDG (informacja ustna i pisemna w formie ulotek); 9) udostępnianie ulotek, infografik i plakatów informacyjnych opracowanych przez Ministerstwo Gospodarki; 10) dystrybucja ulotek opracowanych we współpracy z Ministerstwem Gospodarki dotyczących dodatkowych źródeł uzyskiwania przez przedsiębiorców pomocy z zakresu rejestracji działalności gospodarczej (KSU, e-puap, biznes.gov.pl); 11) przyjęcie zasady elektronicznego wypełniania wniosku CEIDG-1 wraz z klientem ( od ręki ), co umożliwia natychmiastową weryfikację wniosku przez przedsiębiorcę, podpisanie go przez przedsiębiorcę oraz wysłanie do CEIDG nowy wpis czy też naniesiona zmiana jest przeważnie od razu uwidoczniona w systemie CEIDG, co z kolei umożliwia przeprowadzenie krótkiej prezentacji funkcji wyszukania wpisu w CEIDG, skierowanej do przedsiębiorcy, na przykładzie jego własnego wpisu;

6 12) pomoc w procesie tworzenia profilu zaufanego (bezpośrednie zaprezentowanie klientowi kolejnych kroków utworzenia własnego konta przedsiębiorcy w systemie CEIDG za pomocą profilu zaufanego, czy też objaśnienie tych kroków telefonicznie). Dokonane ustalenia potwierdzają, że mechanizmy opisane przez Zastępcę Prezydenta są skuteczne i przyczyniają się do wykonywania zadań rzetelnie i prawidłowo. 5. Imiona i nazwiska pracowników upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg zostały przesłane do CEIDG, czym zrealizowano obowiązek określony w ust. 4a tego artykułu. 6. Jak wynika z wyjaśnień sprawdzano tożsamość wnioskodawcy, a także pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ. Również wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. Potwierdzenia. Opisanymi powyżej działaniami wypełniono obowiązki wynikające z art. 26 ust. 3 usdg. Dodatkowo zauważyć należy, że w Potwierdzeniu przyjęcia wniosku zamieszczano również istotne dla przedsiębiorcy pouczenia. Także na odwrocie Potwierdzenia zamieszczano przydatne informacje, dotyczące sposobu funkcjonowania CEIDG. 7. Wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Jak wyjaśnił Zastępca Prezydenta ponadto informacja o braku opłat za wpis do CEIDG jest udostępniona w formie komunikatu na tablicy informacyjnej oraz na stronie internetowej urzędu. II. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego oceniam pozytywnie z nieprawidłowością. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS gminy, jako zadania zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: 1) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wzory formularzy zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków

7 o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania. 14 Natomiast wysokość opłat związana z rejestracją spółki jawnej została uregulowana w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych 15, a właściwość miejscowa sądów wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2014 r. w sprawie ustalenia siedzib i obszarów właściwości sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych oraz zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie utworzenia wydziałów w sądach rejonowych 16. Jak ustalono w toku kontroli jednostka realizowała zadanie wynikające z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o KRS, poprzez zapewnienie wglądu interesantom do wydruku Polskiej Klasyfikacji Działalności. Pani Edyta Meszka Inspektor wyjaśniła, że było wiele przypadków dotyczących zapytań o Polską Klasyfikację Działalności i interpretacji tych kodów. W toku kontroli ustalono, że w siedzibie gminy nie wyłożono urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, a także w żaden sposób, np. w zakresach czynności, pisemnie nie został wyznaczony pracownik do obsługi interesantów w obszarze wynikającym z art. 2 ust. 2 pkt 2 ustawy o KRS. Zastępca Prezydenta wyjaśnił, że brak stosownych zapisów w zakresach czynności pracowników nie stanowi przesłanki do uznania, że określone zadania nie są realizowane, zwłaszcza że żadne przepisy prawa pracy nie zawierają obowiązku sporządzania dla pracowników zakresów czynności. Odnośnie zadań wynikających z art. 2 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o KRS Pani Edyta Meszka - Inspektor wyjaśniła, iż wprost nikt nie zwracał się z prośbą o pomoc w zakresie rejestracji spółki jawnej, jednak gdyby zaistniała taka potrzeba skorzystałabym ze strony internetowej, celem wyszukania informacji i przekazania ich interesantowi. 17 Powyżej opisane zaniechanie spowodowało naruszenie przepisu 4 ust. 1 rozporządzenia MS, który stanowi, że urzędowe formularze powinny być udostępniane zainteresowanym za pośrednictwem wyznaczonych pracowników lub przez wyłożenie w siedzibie gminy. Z tego względu zakwalifikowano je jako nieprawidłowość. Natomiast sposób ewentualnego realizowania zadań z art. 2 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o KRS, który w wyjaśnieniach przedstawiła Pani Inspektor uznano za wystarczający. Zastępca Prezydenta wyjaśnił, że ( ) szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych pracowników zostaną określone przez ich bezpośredniego przełożonego (naczelnika wydziału/kierownika referatu). 14 Dz.U. z 2000 r. Nr 118, poz. 1247, ze zm., dalej rozporządzenie MS 15 Dz.U. z 2014 r., poz j.t. 16 Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 2012 r., poz. 95 ze zm. 17 Akta kontroli, str , , ,

8 Dodatkowo w tym miejscu należy zauważyć, że obowiązki wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS nie zostały przypisane w Regulaminie organizacyjnym Urzędu do zakresu działania żadnej komórki organizacyjnej. Wprawdzie Zastępca Prezydenta wyjaśnił, że jak wynika z treści 13 ust. 2 pkt 19 Regulaminu organizacyjnego, do zadań kierowników komórek organizacyjnych, należy w szczególności m.in. wykonywanie zadań, które nie wynikają wprost z Regulaminu, ale tematycznie związane są z przedmiotem działalności komórki organizacyjnej (-), jednak uznać trzeba, że jest to zapis ogólny. Nie została również zamieszczona w powszechnie dostępnym miejscu jakakolwiek informacja przeznaczona dla interesantów. Chociaż żaden przepis nie wskazuje obowiązku zamieszczania takich informacji, to jednak powyższe skutkować mogło brakiem wiedzy mieszkańców, do kogo zwrócić się w wyżej wymienionych sprawach. Mogła to być jedna z przyczyn, dla których nikt nie zwracał się o pomoc w tym zakresie. Zastępca Prezydenta poinformował, iż obecnie trwają prace związane z opracowaniem nowego Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Skierniewice, w którym przy określaniu zadań dla poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, zostaną uwzględnione zapisy dotyczące realizacji obowiązków, wynikających z (...) ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ( ). Przedstawiając powyższe uwagi i oceny Wojewoda Łódzki wnosi o podjęcie działań celem zapewnienia pełnej realizacji obowiązków wynikających z art. 2 ust. 2 pkt 2 ustawy o KRS w związku z 4 ust. 1 rozporządzenia MS poprzez wyłożenie urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych w siedzibie gminy lub pisemne wyznaczenie pracownika do obsługi interesantów oraz uzupełnienie regulaminu organizacyjnego o stosowne zapisy. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Staszyńska Dyrektor Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli