JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT AKADEMII MUZYCZNEJ IM. KAROLA LIPIŃSKIEGO WE WROCŁAWIU

Transkrypt

1 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT AKADEMII MUZYCZNEJ IM. KAROLA LIPIŃSKIEGO WE WROCŁAWIU

2 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy Kolegialne 01 Organizacja Akademii Muzycznej 02 Akty prawne. Pomoc prawna 03 Planowanie, sprawozdawczość. Statystyka 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Popularyzacja działalności własnej. Uroczystości uczelniane 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 08 Współpraca z zagranicą 09 Kontrole 1 KADRY 10 Zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenia i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno- bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe pracowników i osób współpracujących 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Administracja nieruchomości i lokali 21 Inwestycje i remonty kapitalne 22 Gospodarka środkami rzeczowymi 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport i łączność 25 Ochrona zakładu pracy 26 Zamówienia publiczne WYKAZ HASEŁ I i II RZĘDU 2

3 3 FINANSE, KSIĘGOWOŚĆ 30 Zasady ekonomiczno-finansowe 31 Księgowość finansowa 32 Rozliczenia płac 33 Księgowość materiałowa 34 Fundusze specjalne 35 Inwentaryzacja 4 NAUKA 40 Rozwój kadry naukowej 41 Sesje sympozja i konferencje naukowe 5 DYDAKTYKA 50 Założenia organizacyjno-programowe 51 Rekrutacja na studia 52 Organizacja toku studiów 53 Ewidencja studentów 54 Egzaminy dyplomowe Sprawy socjalno- bytowe studentów Koła naukowe 57 Samorząd studencki 6 DZIAŁALNOŚĆ KONCERTOWA. KURSY. KONKURSY. DOKUMENTACJA FONOGRAFICZNA I AUDIOWIZUALNA 60 Koncerty i recitale pedagogów i studentów Akademii Muzycznej 61 Kursy, warsztaty, konkursy 62 Studio Technik Audiowizualnych (STA) 63 Dokumentacja fonograficzna i audiowizualna 3

4 7 DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA 70 Plany wydawnicze 71 Wydawnictwa własne 4

5 merytorycznej niemerytorycznej Symbole klasyfikacyjnej Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce Uwagi ZARZĄDZANIE 00 Organy Kolegialne Dla każdego organu prowadzi się osobne teczki 000 Posiedzenia organów kolegialnych- własnych 0000 Senat A Bc Zawiadomienia o posiedzeniach Senatu, protokoły posiedzeń, listy obecności, uchwały sprawozdania, materiały na posiedzenia 0001 Rady Wydziałów A Bc Jak w klasie Katedry A Bc Jak w klasie Zakłady A Bc Jak w klasie Studio Kompozycji Komputerowej A Bc Jak w klasie Komisje senackie- stałe i doraźne A Bc Wykazy imienne członków komisji, regulaminy działania komisji, protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, wnioski, sprawozdania 0006 Komisje uczelniane- stałe i doraźne A Bc Jak w klasie 0004 ( z wyjątkiem Uczelnianej Komisji Wyborczej i Wydziałowych Komisji Wyborczych - klasa 0020 ) 0007 Rada Biblioteczna A Bc Skład Rady, protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności Rady 0008 Rada Naukowa Wydawnictwa A Bc Jak w klasie

6 001 Udział w obcych organach kolegialnych 0010 Kolegium Rektorów Wyższych Uczelni Wrocławia, Opola, Częstochowy i Zielonej Góry A Bc Zaproszenia na posiedzenia Kolegium, protokoły z posiedzeń, listy obecności, własne wystąpienia i opracowania przygotowane na posiedzenia, sprawozdania z udziału w Kolegium. Pozostała dokumentacja- kategoria B Konferencja Rektorów Uczelni Artystycznych A Bc Jak w klasie Rada Główna Szkolnictwa Wyższego A Bc Własne wystąpienia, opracowania dla Rady, sprawozdania z uczestnictwa w Radzie. Pozostała dokumentacja- kategoria B Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich 0014 Akredytacyjna Komisja Uczelni Artystycznych 0015 Kolegium Kanclerzy Wyższych Uczelni Wrocławia, Opola, Częstochowy i Zielonej Góry 002 Wybory organów jednoosobowych Akademii Muzycznej i przedstawicieli do organów kolegialnych własnych 0020 Uczelniana Komisja Wyborcza i Wydziałowe Komisje Wyborcze 0021 Uczelniane Kolegium Elektorów i Wydziałowe Kolegia Elektorów A Bc Jak w klasie 0012 A Bc Jak w klasie 0012 A Bc Jak w klasie 0010 A Bc Powołania w skład UKW i WKW protokoły posiedzeń komisji, ogłoszenia kalendarza wyborczego, komunikaty Komisji, akta stwierdzające wybór/odwołanie organów jednoosobowych i przedstawicieli organów kolegialnych A Bc Protokoły z zebrań wyborczych, listy obecności, protokoły komisji skrutacyjnych. Karty do głosowania kat. B2 6

7 0022 Wybór organów jednoosobowych A Bc tj. wybór Rektora, Prorektorów, Dziekanów i Prodziekanów; jak w klasie Wybory przedstawicieli do organów A Bc Do Senatu i Rad Wydziałów; jak w klasie 0021 kolegialnych 003 Wybory elektorów i przedstawicieli do obcych organów kolegialnych A Bc Do Rady Głównej Szkolnictwa Wyższego. Jak w klasie 0021.Korespondencja dotycząca 004 Stowarzyszenia i związki zawodowe działające w Akademii Muzycznej wyborów- kategoria B5 A Bc Protokoły posiedzeń, sprawozdania, materiały na posiedzenia 01 Organizacja Akademii Muzycznej 010 Podstawy prawne działania Akademii A Bc Przepisy ogólnopaństwowe i resortowe dotyczące bezpośrednio działania Akademii Muzycznej 011 Organizacja wewnętrzna Akademii Muzycznej A Bc Statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne, zakresy czynności komórek organizacyjnych, korespondencja z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego dotycząca zmian w strukturze organizacyjnej Akademii 012 Organizacja prac kancelaryjnych 0120 Zasady prowadzenia prac kancelaryjnych A Bc Przepisy kancelaryjne- instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt 0121 Dzienniki korespondencyjne B5 - Inne środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji, jak zeszyty ewidencyjne i pocztowe książki nadawcze- kategoria B Formularze Bc Bc Wzory formularzy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania formularzy z użycia. Wzory własne formularzykategoria A 0123 Wzory odciskowe pieczęci i stempli A - Ewidencja wzorów 7

8 013 Biblioteka Główna 0130 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5 Bc Zamówienia na nowości wydawnicze i czasopisma, realizacja zamówień, rachunki 0131 Księgi akcesji A - Dokumentacja źródłowa akcesji z określeniem wartości materialnej wpływów- kategoria B Inwentarz zbiorów bibliotecznych A - Księgi inwentarzowe książek, nut i czasopism oraz broszur i skryptów 0133 Katalogi zbiorów bibliotecznych Bc - Katalogi książek z zakresu muzyki i nutalfabetyczny i systematyczny, katalogi książek niemuzycznych i czasopism. Okres przechowywania kart katalogowych liczy się od momentu wycofania danej pozycji z księgozbioru 0134 Księgi ubytków A - Osobne dla książek i nut. Protokoły inwentaryzacyjne dotyczące wyłącznie danych pozycji z zasobu bibliotecznego i skreślenia ich z ewidencji- kategoria B Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B2 - Karty czytelników i karty książek. Okres przechowywania liczy się od ich dezaktualizacji. Zeszyty odwiedzin w czytelni- kategoria B Wypożyczenia międzybiblioteczne B5-014 Fonoteka 0140 Zasady prowadzenia Fonoteki A Bc Regulamin korzystania ze zbiorów fonograficznych i sprzętu elektronicznego 0141 Inwentarz zbiorów fonograficznych A - Księgi inwentarzowe osobne dla poszczególnych nośników ( płyty gramofonowe i kompaktowe, taśmy szpulowe, kasety magnetofonowe, taśmy video, płyty CD i DVD) 8

9 0142 Katalogi zbiorów fonograficznych Bc - Katalogi- rzeczowy według gatunków muzycznych i alfabetycznych według nazwisk kompozytorówosobne dla poszczególnych nośników. Okres przechowywania kart katalogowych liczy się od momentu wycofania danej pozycji z Fonoteki 0143 Księga ubytków A Udostępnianie zbiorów fonograficznych B2 - Karty wypożyczających i karty poszczególnych nośników- okres przechowywania liczy się od momentu ich dezaktualizacji 015 Archiwum zakładowe 0150 Zasady prowadzenia archiwum zakładowego A Bc Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ewidencja archiwum zakładowego A Bc Spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, skorowidze, spisy akt brakowanych i protokoły brakowania, protokoły zagubienia lub zniszczenia akt 0152 Udostępnianie zasobu archiwalnego B2 - Karty udostępniania, rejestr wypożyczeń, wnioski o udostępnienie akt 0153 Konserwacja zbiorów B5 Bc 02 Akty prawne. Pomoc prawna. 020 Zbiór aktów normatywnych zewnętrznych B10 Bc Dotyczy aktów prawnych niezamieszczonych w dziennikach promulgacyjnych. Okres przechowywania liczy się od momentu anulowania tych aktów. 021 Zbiór aktów normatywnych własnych Komplet podpisanych aktów normatywnych. Dla każdego rodzaju tych aktów zakłada się osobne teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się 9

10 i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. Okres przechowywania aktów normatywnych własnych w komórkach niemerytorycznych liczy się od momentu anulowania tych aktów 0210 Zarządzenia wewnętrzne Rektora A Bc 0211 Zarządzenia wewnętrzne Kanclerza A Bc 0212 Uchwały Senatu A Bc 022 Ogłoszenia B2 Bc np. w sprawie dni i godzin rektorskich 023 Opiniowanie aktów prawnych B5 Bc Własnych i zewnętrznych 024 Opinie prawne B5 Bc Dla każdej sprawy zakłada się osobna teczkę 025 Sprawy sądowe 0250 Sprawy cywilne B10 Bc Dla każdej sprawy zakłada się osobna teczkę. Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia Sprawy ze stosunku pracy B5 Bc Jak w klasie Sprawy karne B5 Bc Jak w klasie Sprawy sądowo- administracyjne B10 Bc Jak w klasie Planowanie, sprawozdawczość. Statystyka 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości ( opisowej i statystycznej ) Dla każdego rodzaju (tematu) planu i sprawozdań zakłada się osobne teczki B5 Bc Opracowania zewnętrzne- założenia, wskaźniki, instrukcje np. GUS, wykazy obowiązującej sprawozdawczości. Opracowania własne- kategoria A 031 Plany i sprawozdania wieloletnie A Bc 0310 Plany wieloletnie A Bc Wersje ostateczne. Projekty wstępne, opracowania robocze- kategoria B2 10

11 0311 Sprawozdania z planów wieloletnich i materiały pomocnicze do sprawozdań A Bc Do materiałów pomocniczych zaliczonych do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, korespondencję merytoryczną, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach. Pozostałe materiały- kategoria B5 032 Plany i sprawozdania roczne A Bc 0320 Plany roczne A Bc Zbiorcze- Akademii i jednostkowe- wydziałów, katedr, zakładów; jak w klasie Sprawozdania z planów rocznych i materiały A Bc Jak w klasie 0320 i 0311 pomocnicze do sprawozdań 033 Plany okresowe i sprawozdania z ich realizacji B5 Bc Półroczne, kwartalne, miesięczne. W przypadku braku planów i sprawozdań rocznych do kategorii A kwalifikuje się plany i sprawozdania okresowe 034 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych 0340 Plany pracy komórek organizacyjnych B5 Bc 0341 Sprawozdania z realizacji planów B5 Bc 035 Opracowania statystyczne 0350 Opracowania statystyczne finalne A Bc Sprawozdania statystyczne GUS, dla Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, itp Opracowania statystyczne cząstkowe B5 Bc Jak w klasie Sprawozdania statystyczne półroczne, kwartalne, miesięczne, które nie znajdują odzwierciedlenia w sprawozdaniach rocznych kwalifikuje się do kategorii A 0352 Zestawienia statystyczne B5 Bc Robocze 0353 Publikacje statystyczne GUS, US Bc Bc 036 Analizy działalności A Bc Kompleksowe i problemowe 11

12 04 Informatyka 040 Systemy informatyczne A Bc Opracowania własne i na zlecenie jednostki własnej 041 Bank danych A Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów informatycznych B5 - W tym korespondencja dotycząca komputeryzacji Uczelni 043 Eksploatacja systemów informatycznych B5 Bc Instrukcje eksploatacji; okres przechowywania liczy się od momentu dezaktualizacji instrukcji 044 Przetwarzanie danych Bc Bc Wydruki, nośniki; okres przechowywania zależy od przydatności tych materiałów do celów praktycznych 045 Sprzęt komputerowy B5 Bc Współpraca z firmami komputerowymi, zakup sprzętu, serwis, itp. 05 Skargi i wnioski 050 Zasady i tryb załatwiania skarg i wniosków A Bc Ustalenia własne; ustalenia zewnętrzne- kategoria B5 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A Bc 052 Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia B3 Bc według właściwości 053 Rejestr skarg i wniosków A - 06 Popularyzacja działalności własnej. Uroczystości uczelniane. 060 Kontakty z mediami 0600 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A Bc 0601 Odpowiedzi na krytykę prasową, wywiady z przedstawicielami jednostki własnej, konferencje prasowe A Bc 12

13 0602 Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności własnej Akademii i życiu muzycznym w regionie A - Wycinki prasowe, teksty artykułów, itp. 061 Uroczystości uczelniane A Bc 0610 Inauguracja roku akademickiego A Bc Scenariusz uroczystości, zaproszenia, wykazy zaproszonych gości, wystąpienia Rektora, przemówienia, wykład inauguracyjny, dokumentacja fotograficzna, audiowizualna 0611 Inne uroczystości uczelniane A Bc np. z okazji świąt państwowych, jubileuszu, nadawanie stopni doktora honoris causa; Program uroczystości, zaproszenia, wykazy zaproszonych gości, wystąpienia, referaty, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna. 062 Wystawy A Bc 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 Z organami administracji państwowej i samorządowej A Bc Programy współpracy, umowy, porozumienia, oceny realizacja porozumień, korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowywane dla tych organów; pozostałe materiały kategoria B5 071 Ze stowarzyszeniami muzycznymi A Bc Jak w klasie Ze związkami zawodowymi A Bc Jak w klasie Z innymi krajowymi jednostkami A Bc Jak w klasie 0700 organizacyjnymi 074 Reprezentacja w kontaktach z instytucjami krajowymi Bc Bc Życzenia, podziękowania, gratulacje, zaproszenia

14 08 Współpraca z zagranicą 080 Współpraca z Europejskim Stowarzyszeniem Akademii Muzycznych AEC A Bc Dokumentacja potwierdzająca przynależność Akademii do stowarzyszenia, dokumentacja merytoryczna dotycząca współpracy odzwierciedlająca własny udział w stowarzyszeniu. Materiały zewnętrzne i korespondencja operatywna- kategoria B5 A Bc Jak w klasie Środkowoeuropejski Program Wymiany Uniwersyteckiej CEEPUS II 082 Uczestnictwo w programie Erasmus A Bc Dokumenty potwierdzające udział Akademii w programie, zasady naboru, sprawozdania. Materiały zewnętrzne i korespondencja operatywna- kategoria B5. Aplikacje studentów- kategoria B2 083 Współpraca z zagranicznymi uczelniami muzycznymi 084 Zagraniczne wyjazdy służbowe 0840 Sprawozdania z wyjazdów A Bc 0841 Obsługa organizacyjna wyjazdów B5 Bc 085 Przyjazdy delegacji zagranicznych 0850 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów 0851 Obsługa organizacyjna pobytu delegacji zagranicznych A Bc Umowy partnerskie 09 Kontrole 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli A Bc Ustalenia własne. Ustalenia zewnętrzne- kategoria B5 A Bc Bc Bc 14

15 091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki A Bc Protokoły, sprawozdania z kontroli, zalecenia pokontrolne, wnioski, zarządzenia, sprawozdania z realizacji zaleceń pokontrolnych, rekontrole Dla każdej kontroli zakłada się osobne teczki Kompleksowe A Bc Obejmujące całokształt działalności jednostki własnej 0911 Problemowe A Bc Dotyczące działalności merytorycznej własnej jednostki 0912 Wycinkowe Bc Bc Nie związane z działalnością merytoryczną jednostki własnej 092 Kontrole wewnętrzne BE5 Bc Jak w klasie Książka kontroli B5-1 KADRY 10 Zasady pracy i płac 100 Zasady pracy 1000 Regulamin pracy nauczycieli akademickich A Bc Regulamin pracy nauczycieli akademickich, pracowników niebędących nauczycielami 1001 Regulamin pracy pracowników niebędących A Bc nauczycielami akademickim 1002 Przepisy o czasie pracy B5 Bc Ustalenia zewnętrzne 101 Zasady płacy A Bc 1010 Zasady wynagradzania pracowników A Bc Zasady wynagradzania nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, regulaminy płac 1011 Regulamin premiowania A Bc 1012 Regulaminy nagród Rektora A Bc 102 Wykazy etatów A Bc Zestawienia ilościowe i jakościowe etatów własnych 15

16 11 Zatrudnienie Dokumentacja odzwierciedlająca przebieg zatrudnienia pracowników odkładana jest do akt osobowych- klasa 120 i Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 1100 Nabór pracowników B5 - Ogłoszenia o pracę. Oferty kandydatów kategoria Bc. Podania osób zatrudnionych odkłada się do akt osobowych klasa 120 i Zatrudnianie B50 - Umowy odkłada się do akt osobowych- klasa 120 i Przydziały godzin ponadwymiarowych B50 - Przydziały odkłada się do akt osobowych- klasa 120 i Zwalnianie pracowników B50 - Wypowiedzenia umowy o pracę, świadectwa pracy odkłada się do akt osobowych- klasa 120 i Umowy zlecenia 1110 Ze składką na ZUS B50 Bc 1111 Bez składki na ZUS B10 Bc 112 Umowy o dzieło 1120 Ze składką na ZUS B50 Bc 1121 Bez składki na ZUS B10 Bc 113 Oceny okresowe pracowników B5 Bc Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych pracowników - klasa 120 lub Nagrody i kary 1140 Nagrody Rektorskie B10 Bc Wnioski i decyzje o przyznaniu nagród rektorskich 1141 Rejestr kar B5-115 Odznaczenia 1150 Odznaczenia państwowe B5 Bc Rejestr odznaczeń, wnioski 1151 Odznaczenia własne A Bc Dokumentacja dotycząca przyznania Medalu Akademii 116 Legitymacje służbowe B2 Bc Wykaz 16

17 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe nauczycieli akademickich A - Dla każdego pracownika prowadzi się osobna teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, kopie dyplomów, kopie świadectw pracy, umowy o pracę, akty mianowania, dokumenty przebiegu zatrudnienia (awanse, przydziały godzin ponadwymiarowych, świadectwa podnoszenia kwalifikacje itp.), świadectwa pracy, opinie o pracowniku 121 Akta osobowe pracowników niebędących BE 50 - Jak w klasie 120 nauczycielami akademickimi 122 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B 50 - Skorowidze alfabetyczne 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy 131 Środki ochronne 1310 Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego A Bc Ustalenia własne, pozostałe kat. B Kartoteka wyposażeń indywidualnego B5 - pracowników w środki ochrony osobistej 132 Badania okresowe pracowników B5 - Zaświadczenia lekarskie o zdolności do wykonywania pracy okłada się do akt osobowych- klasa 120 i Wypadki 1330 Wypadki przy pracy zbiorowe, śmiertelne i ciężkie 1331 Inne wypadki przy pracy, wypadki w drodze do pracy i z pracy A Bc A Bc Protokoły powypadkowe, dokumentacja postępowania wyjaśniającego, orzeczenia, roszczenia, odszkodowania powypadkowe B10 Bc Jak w klasie

18 1332 Rejestr wypadków B5 Bc 134 Choroby zawodowe A Bc 135 Analiza stanu BHP A Bc 14 Szkolenia i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Dokumentacja szkoleń zewnętrznych B5 Bc Oferty szkoleń, zgłoszenia na kursy, wykazy pracowników uczestniczących na kursy, dokumentacja opłat za szkolenie. Potwierdzenia odbycia kursu odkłada się do akt osobowych 141 Szkolenia BHP i p. pożarowe B5 - Rejestr szkoleń. Zaświadczenia o odbyciu szkolenia odkłada się do akt osobowych pracowników 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B3 - Listy obecności, zeszyty wyjść 151 Absencje Zwolnienia lekarskie B Rejestr zwolnień lekarskich B Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia B3 - nieobecności, zwolnienia od pracy 152 Urlopy pracownicze 1520 Urlopy wypoczynkowe B3 - Plany urlopów, wnioski o urlop, karty urlopowe 1521 Urlopy wychowawcze B50 - Wnioski,decyzje, karty urlopowe odkłada się do akt osobowych klasa 120 i klasa Urlopy bezpłatne B50 Jak w klasie Urlopy dla poratowania zdrowia B50 - Jak w klasie Urlopy artystyczne B3-153 Delegacje służbowe B3 - Rejestr wystawionych delegacji służbowych. Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych- kategoria B5 18

19 16 Sprawy socjalno- bytowe 160 Zasady świadczeń socjalno-bytowych A Bc Ustalenia własne-regulamin zasad tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych 161 Działalność socjalno-bytowa 1610 Projekty wydatków rocznych z ZFŚS B Rejestr działalności socjalnej B2 - Wypłaty zasiłków, zapomóg, pomoc socjalna dla emerytów, refundacja biletów na imprezy kulturalne, wczasy pod gruszą, zimowiska, kolonie, obozy młodzieżowe 1612 Listy wypłat z ZFŚS B5-162 Pożyczki mieszkaniowe z ZFŚS 1620 Pożyczki mieszkaniowe B5 Bc Podania o przyznanie pożyczek, umowy w sprawie przyznania pożyczek mieszkaniowych. Okres przechowywania liczy się od daty spłaty pożyczek 1621 Rejestr pracowników korzystających B2 - z pożyczek mieszkaniowych 163 Wypoczynek pracowników i członków rodzin 1630 Wnioski o przyznanie wczasów pod gruszą B2 - Wraz ze zbiorczym rozliczeniem wczasów 1631 Wnioski o przyznanie dofinansowania do B2 - kolonii, obozów, zimowisk 164 Zaopatrzenie rzeczowe- bufet B5 - Umowa najmu na prowadzenie bufetu w siedzibie Akademii. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 165 Przejazdy kolejowe 1650 Porozumienie z PKP w sprawie ulgowych przejazdów kolejowych pracowników B5 - Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 19

20 1651 Rejestr legitymacji uprawniających pracowników do zniżkowych przejazdów kolejowych 166 Opieka medyczna nad pracownikami 1660 Usługi medyczne na rzecz własnych pracowników 1661 Rejestr wydanych skierowań na badania profilaktyczne 167 Pracownicza Kasa Zapomogowo- Pożyczkowa Wnioski o przyznanie pożyczek, wykazy osób, B5 - którym przyznano pożyczki chwilowe B2 - Okres przechowywania liczy się od momentu dezaktualizacji rejestru B5 - Umowa o świadczenie tych usług z przychodnią. Okres przechowywania umowy liczy się od daty jej wygaśnięcia B Rejestr pożyczkobiorców B Protokoły posiedzeń PKZP B Księga główna PKZP B Listy potrąceń na PKZP B5 - Wraz z raportami kasowymi 168 Rejestr zaświadczeń wydanych pracownikom B2-169 Realizacja akcji socjalno- bytowej A - Oceny, analizy, sprawozdania 17 Ubezpieczenia osobowe pracowników i osób współpracujących 170 Przepisy ubezpieczeniowe B10 - Instrukcje i wyjaśnienia ZUS, PZU. 171 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 - Wnioski o wydanie legitymacji, rejestr wydanych legitymacji osobno dla pracowników i ich rodzin 172 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne 1720 Zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego pracowników, zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin pracowników B50 - Zgłoszenia do ubezpieczeń odkładane są do akt osobowych- klasa 120,

21 1721 Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, B50 - ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu umów zlecenia 1722 Potwierdzenia elektronicznego przekazu B10 - dokumentów zgłoszeniowych do ZUS 173 Emerytury, renty, kapitał początkowy 1730 Wnioski o ustalenie kapitału początkowego B2 - Kopie wniosków 1731 Wnioski o emerytury i renty B2 - Kopie wniosków 1732 Rejestr przyjętych przez ZUS wniosków emerytalnych i rentowych B Rejestr emerytów i rencistów B2 - Skorowidz alfabetyczny 174 Ubezpieczenia zbiorowe w PZU B10 - Umowa ubezpieczeniowa, deklaracje przystąpienia do grupowego ubezpieczenia pracowników. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Administracja nieruchomości i lokali 200 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 2000 Dokumentacja prawna nabywania lub zbywania nieruchomości A Bc Umowy, akty notarialne, postanowienia sądowe o wpisach do ksiąg wieczystych, odpisy z ksiąg wieczystych, decyzje organów administracji państwowej itp. B5 Bc Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu B5 Bc 2001 Wynajem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym i fizycznym 2002 Administrowanie mieszkaniami zakładowymi Akademii 201 Eksploatacja nieruchomości i lokali B5 Bc Ogrzewanie, woda, oświetlenie, gaz usługi komunalne, remonty bieżące. 202 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc 21

22 21 Inwestycje i remonty kapitalne 210 Przygotowanie i wykonawstwo inwestycji i remontów kapitalnych 22 B5 Bc Osobne teczki dla każdego zadania inwestycyjnego; zlecenia prac projektowych, uzgodnienia projektów inwestycyjnych, zlecenia prac wykonawczych, umowy korespondencja z wykonawcami, umowy, pinie, ekspertyzy budowlane itp. Okres przechowywania liczy się od momentu zrealizowania zadania inwestycyjnego 211 Dokumentacja techniczna obiektów budowlanych 2110 Obiekty zabytkowe A - Dotyczy budynku przy pl. Jana Pawła II, budynku przy ul. Biegasa. Dokumentacja techniczna budowy lub remontu kapitalnego (pozwolenia na budowę, projekt techniczny budowlany, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, operaty geodezyjne, dokumentacja powykonawcza itp Obiekty niezabytkowe BE5 - Budynki przy ul. Tęczowej i Zelwerowicza. Okres przechowywania liczy się od momentu wyłączenia obiektu z eksploatacji lub od momentu dezaktualizacji dokumentacji w wyniku modernizacji obiektu 212 Książka obiektów budowlanych B5 - Okres przechowywania liczy się od momentu wyłączenia obiektu z eksploatacji 22 Gospodarka środkami rzeczowymi 220 Zasady gospodarowania środkami rzeczowymi A Bc Ustalenia własne. Ustalenia zewnętrzne kategoria 221 Przyjęcie, zbywanie i likwidacja środków rzeczowych B5 Bc B5

23 222 Ewidencja środków rzeczowych B5 Bc 2220 Księgi inwentarzowe środków trwałych B10 - Okres przechowywania liczy się od momentu dezaktualizacji ewidencji ( zbycia lub likwidacji zewidencjonowanych środków trwałych ) 2221 Kartoteka środków trwałych B10 - Jak w klasie Księgi inwentarzowe środków rzeczowych B10 - Jak w klasie 2220 Studia Technik Audiowizualnych 2223 Księgi inwentarzowe instrumentów B10 - muzycznych 223 Tabele amortyzacyjne i umorzeniowe środków B5 - Okres przechowywania jak w klasie 2220 trwałych 224 Instrumenty muzyczne 2240 Naprawa instrumentów muzycznych B5 Bc Zlecenia na naprawę, remont, umowy, rozliczenia, faktury, korespondencja 2241 Zeszyt awarii instrumentów B Książka rozchodu materiałów i części B5 - do naprawy instrumentów 2243 Wypożyczanie instrumentów muzycznych. B5 Bc 23 Gospodarka materiałowa 230 Organizacja gospodarki materiałowej A Bc Ustalenia własne. Ustalenia zewnętrzne- kategoria B5 231 Zaopatrzenie materiałowe B5 Bc Zapotrzebowania, zamówienia itp. 232 Dowody magazynowe B5 Bc 24 Transport i łączność 240 Transport samochodowy 2400 Karty drogowe B Naprawy, przeglądy techniczne B2-241 Łączność 2410 Eksploatacja środków łączności B2 Bc Konserwacja centrali i sieci telefonicznej 23

24 2411 Rozliczenia prywatnych rozmów telefonicznych B2 Bc 25 Ochrona zakładu pracy 250 Ochrona przeciwpożarowa 250 Regulamin ochrony przeciw pożarowej B5 obiektów Akademii 251 Analiza stanu ochrony p.poż obiektów B5 Bc Akademii 251 Ochrona mienia B5 - Ewidencja wydawania i zdawania kluczy do pomieszczeń, zeszyt zezwoleń na organizowanie imprez 252 Obrona cywilna B5 - Plany obrony cywilnej, obliczenia, szkolenia, dokumenty materiałowe zaopatrzenia, sprawozdawczość, korespondencja 253 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc Od ognia, kradzieży itp. Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia umowy. 26 Zamówienia publiczne 260 Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych 261 Rejestry zamówień publicznych 2610 Rejestr zamówień publicznych do wartości euro Bc A Bc Ustalenia własne. Pozostałe kategoria B10 B Rejestr zamówień publicznych o wartości B10 - powyżej euro 262 Dokumentacja zamówień publicznych B5 - Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja techniczna warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania, korespondencja. Dla każdego zamówienia osobna teczka 24

25 3 FINANSE, KSIĘGOWOŚĆ 30 Zasady ekonomiczno-finansowe 300 Systemy ekonomiczno-finansowe A Bc Ustalenia własne. Ustalenia zewnętrzne kategoria B5 301 Systemy ewidencji i plan kont A Bc Ustalenia własne lub na zlecenie jednostki własnej. Inne opracowania zewnętrzne- kategoria B5 31 Księgowość finansowa 310 Dowody księgowe 3100 Dowody rejestru kasowego R-1 B Wyciągi bankowe R-2 B Wyciągi bankowe Socrates/Erasmus R-10 B Wyciągi bankowe-rachunek inwestycyjny R-4 B Dowody lokat bankowych R-5 B Dowody rejestru memoriałowego R-6 B Dowody rozliczenia zaliczek R-3 B Dowody zakupu usług i materiałów R-7 B Dowody bankowe Zakładowego Funduszu B5 - Świadczeń Socjalnych R Rejestry księgowe 3110 Rejestr zakupu usług i materiałów R-7 B Rejestr osobowego funduszu płac R-9 B Rejestr bezosobowego funduszu płac R-12 B Rejestry kosztowe B5-312 Analityka kont B5 - Teczki kont analitycznych 313 Syntetyka kont B5 - Teczki kont syntetycznych 314 Rozliczenia finansowe B5 Bc Rozliczenia robót budowlanych, pozaksięgowa ewidencja nakładów na remonty 315 Grzbiety książeczek czekowych B2-25

26 316 Korespondencja dotycząca spraw finansowych B5 - m.in. z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie przyznawania dotacji finansowych 317 Uzgadnianie sald B5-318 Windykacja należności B5-32 Rozliczenia płac 320 Płace pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę wraz z przydziałem godzin ponadwymiarowych Dokumentacja płac B5 - Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac. Karty czasu pracy, harmonogramy. Pozostałe dokumenty źródłowe przechowywane wraz z kopiami list płac- klasa 3201 i Listy płac za godziny etatowe B50 - Oryginały listy płac. Kopie list płac wraz z dokumentami źródłowymi- kategoria B Listy płac za godziny ponadwymiarowe B50 - Jak w klasie Kartoteki wynagrodzeń B50 Za godziny etatowe, ponadwymiarowe, umowy zlecenia i o dzieło zawarte z własnym pracownikiem. Podlegają brakowaniu po sprawdzeniu stanu zachowania akt osobowych Rejestr dowodów wypłat i potrąceń z płac B5 - pracowników 321 Płace osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia 3210 Listy płac B50 - Oryginały listy płac. Kopie list płac wraz z rachunkami-kategoria B Kartoteki zarobkowe B50 - Dla osób obcych. Dla pracowników Akademii klasa Płace osób z którymi zawarto umowy o dzieło B50 - Listy płac. Kopie list płac wraz z rachunkamikategoria B5. 26

27 323 Kartoteki zasiłkowe B5-324 Rozliczenia ZUS 3240 Deklaracje rozliczeniowe ZUS B50 - Deklaracje rozliczeniowe ZUS wraz z potwierdzeniem wysyłki dokumentów 3241 Decyzje ZUS B50 - m. in. decyzje o przekroczeniu rocznej podstawy składek 325 Podatek dochodowy od osób fizycznych 3250 Deklaracja PIT-4 od miesięcznych zaliczek B6 - podatku dochodowego z tytułu umów o pracę 3251 Zbiorcze deklaracje PIT-8A zryczałtowanego B6 - podatku dochodowego 3252 Rozliczenia podatku dochodowego roczne B6-33 Księgowość materiałowa 330 Dowody magazynowe MP B5 Bc 331 Dowody magazynowe MW B5 Bc 332 Kartoteki analityczne ilościowo-wartościowe B5 Bc 34 Fundusze specjalne B5 Bc 35 Inwentaryzacja 350 Ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji 27 B5 Bc Ustalenia zewnętrzne. Ustalenia własne-kategoria A 351 Dokumentacja inwentaryzacyjna B5 Bc Arkusze spisu z natury, rozliczenia inwentaryzacyjne, komisyjne rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych, wyksięgowania różnic inwentaryzacyjnych, protokoły Komisji Inwentaryzacyjnych. 4 NAUKA 40 Rozwój kadry naukowej 400 Stopnie i tytuły naukowe 4000 Przewody doktorskie A Bc Obejmuje indywidualną dokumentację wraz ze złożonymi pracami, opinie, recenzje, protokoły

28 4001 Przewody habilitacyjne A Bc Jak w klasie Profesury A Bc 4003 Rejestr przewodów doktorskich i habilitacyjnych A - 41 Sesje, sympozja i konferencje naukowe 410 Zorganizowane przez Akademię Muzyczną A Bc Dla każdej sesji, sympozjum i konferencji naukowej zakłada się osobną teczkę zawierającą program, wykazy uczestników, wystąpienia, referaty i sprawozdania, dokumentację 411 Zorganizowane przez inne jednostki organizacyjne fotograficzną, itp. A Bc Własne wystąpienia, referaty i sprawozdania z uczestnictwa. Dokumentacja zewnętrznakategoria B5 412 Obsługa organizacyjno-techniczna Bc Bc 5 DYDAKTYKA 50 Założenia organizacyjnoprogramowe. 500 Regulamin studiów Akademii Muzycznej A Bc 501 Programy studiów A Bc 51 Rekrutacja na studia 510 Podstawowe zasady rekrutacji A Bc Zasady i tryb postępowania kwalifikacyjnego przy przyjmowaniu na I rok studiów 511 Informator dla kandydatów na studia A Bc 512 Przebieg rekrutacji Protokoły posiedzeń Uczelnianej Komisji 5120 Harmonogramy egzaminów wstępnych na poszczególnych wydziałach Bc Bc Rekrutacyjnej- klasa

29 5121 Egzaminy wstępne B5 Bc Listy kandydatów dopuszczonych do kolejnych etapów egzaminów, pytania egzaminacyjne, pisemne prace egzaminacyjne, punktacja zdających, listy przyjętych na studnia Protokoły Wydziałowych Komisji Rekrutacyjnej dla doboru kandydatów na studia 5123 Podania o przyjęcia na studia kandydatów nieprzyjętych lub którzy nie zgłosili się na egzamin wstępny 5124 Podania o przyjęcia na studia studentów B50 - Protokoły z każdego etapu egzaminu i protokół końcowy. Indywidualne protokoły kandydatów przyjętych na studia odkładane są do akt osobowych studentów- klasa 530 B2 - B2 - przyjętych, a którzy nie podjęli studiów 5125 Odwołania w sprawie przyjęć na studia B5 - Posiedzenia Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej 513 Rejestr dokumentów wydanych studentom 5130 Rejestr legitymacji studenckich i indeksów B Rejestr książeczek zdrowia B10-52 Organizacja toku studiów 520 Plany organizacyjne studiów na rok akademicki 521 Plany studiów - siatki godzin A Bc 522 Rozkład zajęć dydaktycznych B2 Bc Indywidualne rozkłady zajęć pedagogów 523 Sesje egzaminacyjne 5230 Organizacja sesji egzaminacyjnych Bc - Harmonogramy egzaminów 5231 Protokoły egzaminacyjne B50 - Osobne teczki dla poszczególnych Wydziałów. Indywidualne karty egzaminacyjne odkłada się do akt osobowych studentów- klasa Praktyki studenckie 5240 Korespondencja dotycząca organizacji i przebiegu praktyk studenckich A B5 Bc Bc 29

30 5241 Sprawozdania z przebiegu praktyk A Bc 5242 Dzienniki praktyk studenckich B50 - Dzienniki odkładane są do akt osobowych studentów- klasa Ewidencja studentów 530 Akta osobowe studentów BE50 - Dla każdego studenta prowadzi się osobna teczkę obejmującą podanie, kwestionariusz przyjęcia na studia, odpis świadectwa dojrzałości i dyplomu średniej szkoły muzycznej, protokół indywidualny egzaminu wstępnego, karty egzaminacyjne, dziennik praktyk, protokół indywidualny egzaminu dyplomowego, program recitalu dyplomowego, egzemplarz pracy dyplomowej, dyplom ukończenia studiów, zaświadczenie o uprawnieniach do prowadzenia działalności pedagogicznej, kartę obiegową oraz inne akta o zasadniczym znaczeniu 531 Karty studentów A Albumy studentów A - Księgi 533 Skorowidze alfabetyczne studentów B50 - Zawierające numer albumu i dyplomu oraz datę rozpoczęcia i zakończenia studiów 534 Książka adresowa studentów B5-54 Egzaminy dyplomowe 540 Rejestry tematów prac dyplomowych B50 - Osobne dla poszczególnych wydziałów 541 Prace dyplomowe A - Wybrane prace dyplomowe zakwalifikowane do grupy materiałów archiwalnych. Jeden egzemplarz pracy odkładany jest do akt osobowych studenta-klasa Ewidencja prac dyplomowych 5420 Skorowidze prac dyplomowych A - Przechowywane w Dziale Nauczania i Spraw Bytowych Studentów 30

31 5421 Katalog prac dyplomowych A - Przechowywany w Bibliotece Głównej 543 Ewidencja dyplomantów 5430 Księga dyplomów ukończenia studiów A Rejestr dyplomantów A Rejestr dyplomantów wyróżnionych B Rejestr dokumentów składanych przez Bc - studentów przed egzaminem dyplomowym 545 Rejestr zaświadczeń o uprawnieniach B50 - do prowadzenia działalności pedagogicznej 546 Nostryfikacja dyplomu B50-55 Sprawy socjalno- bytowe studentów 550 Zasady pomocy materialnej dla studentów A Bc Ustalenia własne- regulamin pomocy materialnej dla studentów Akademii 551 Stypendia studenckie Wnioski 5510 Stypendia socjalnego B5 Bc 5511 Stypendia na wyżywienie B5 Bc 5512 Stypendia mieszkaniowe B5 Bc 5513 Stypendia dla studentów niepełnosprawnych 5514 Zapomogi 5515 Stypendia za wyniki w nauce B5 Bc 5516 Stypendia Ministra Kultury i Dziedzictwa B5 Bc Narodowego 5517 Stypendia fundowane B5 Bc 5518 Rejestr stypendiów B5 Bc 5519 Listy wypłat stypendiów B5 Bc Miesięczne. (Osobne teczki dla poszczególnych wydziałów) 552 Stypendyści zagraniczni rządu polskiego B5 Bc Przepisy zewnętrzne w sprawie form i warunków podejmowania i odbywania studiów przez obcokrajowców, wysokość stypendiów, zestawienie wydatków podlegających refundacji z tytułu kształcenia cudzoziemców 31

32 553 Świadczenia studentów 5530 Regulamin Funduszu Muzycznego A Bc 5531 Wpłaty studentów na Fundusz Muzyczny B5 Bc Dowody i ewidencja wpłat 554 Ubezpieczenie studentów 5540 Ubezpieczenie zdrowotne studentów B10 Bc Zgłoszenie do ZUS 5541 Ubezpieczenie studentów w PZU B5 Bc Polisy ubezpieczeniowe, wykazy studentów ubezpieczonych w danym roku akademickim 555 Rejestr zaświadczeń wydawanych studentom B2-56 Koła naukowe A Bc 57 Samorząd studencki 570 Regulamin samorządu studenckiego A Bc 571 Posiedzenia samorządu studenckiego A Bc 6 DZIAŁALNOŚĆ KONCERTOWA. KURSY. KONKURSY DOKUMENTACJA FONOGRAFICZNA I AUDIOWIZUALNA 60 Koncerty i recitale pedagogów i studentów Akademii 600 Dokumentacja koncertów i recitali 6000 Programy koncertów i recitali A - Osobne teczki dla programów: a) Wtorków Muzycznych b) koncertów symfonicznych, kameralnych i chóralnych, c) koncertów z okazji sesji, sympozjów i konferencji naukowych, d) wykładów gościnnych, 32

33 e) koncertów wymiennych z uczelniami, f) koncertów wydziałów, katedr, zakładów, g) pokazów scenicznych, h) recitali dyplomowych, i) recitali w ramach przewodu doktorskiego i habilitacyjnego, j) innych koncertów 6001 Afisze koncertów A Rejestr koncertów A Księga Pamiątkowa A Organizacja koncertów B5 Bc Dokumentacja dotycząca m.in. rezerwacji sali koncertowej, harmonogramów prób, wykazy wywożonych instrumentów, rozliczenia zakupu kwiatów itp. 61 Kursy, warsztaty, konkursy 610 Organizacja kursów 6100 Zgłoszenia udziału w kursach Bc Bc Z potwierdzeniem Akademii o wpisie na listę uczestników 6101 Korespondencja dotycząca organizacji kursów B2 Bc 611 Dokumentacja kursów A Bc Informatory o kursach, warsztatach, listy uczestników i obserwatorów, programy koncertów w ramach kursów, sprawozdania z przebiegu kursów. Referaty, wystąpienia na sesjach, sympozjach i konferencjach naukowych towarzyszących kursom wokalnych- klasa Konkursy organizowane przez Akademię A Bc Informatory, listy uczestników konkursów, protokoły. Dokumentacja dotycząca organizacji konkursów- kategoria B5 33

34 62 Studio Technik Audiowizualnych (STA) 620 Zasady funkcjonowania Studia Technik Audiowizualnych 6200 Regulamin działania Studia Technik Audiowizualnych 6201 Regulamin i zakres przyjmowania i realizacji zleceń przez STA B5 Bc Okres przechowywania liczy się od momentu dezaktualizacji 621 Cennik usług wykonywanych przez STA B2 Bc Jak w klasie Wypożyczanie sprzętu ze STA na zewnątrz Akademii B2 - Rewersy, dowody wpłaty KP za wypożyczenie 63 Dokumentacja fonograficzna i audiowizualna 630 Dokumentacja fonograficzna robocza B2 - Nagrania z egzaminów i inne niekatalogowane w 631 Dokumentacja fonograficzna i audiowizualna koncertów i recitali A Bc fonotece BE10 - Nagrania katalogowane w Fonotece. Okres przechowywania zależy od rangi utrwalonego wydarzenia 7 DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA 70 Plany wydawnicze A Bc Wnioski o dofinansowanie kategoria B5 71 Wydawnictwa własne 710 Publikacje wydawnicze A Bc 711 Umowy wydawnicze z autorami B5 Bc Okres przechowywania liczy się od momentu zrealizowania umowy 712 Druk wydawnictw własnych B5 Bc Zamówienia na druk, korespondencja z zakładami poligraficznymi 34

35 713 Sprzedaż i rozprowadzanie wydawnictw własnych 7130 Karty rozchodowe publikacji B5 - Osobne dla każdej publikacji 7131 Rozliczenia sprzedaży publikacji B5 Bc 7132 Bezpłatne rozprowadzanie publikacji B5 Bc W tym przekazywanie egzemplarzy obowiązkowych m.in. Bibliotece Narodowej i bibliotekom akademii muzycznych. Wykazy przekazywanych publikacji, pokwitowania odbioru, podziękowania Opracowała: Łucja Hartleb 35