Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 03 grudnia 2012 r. w Stowarzyszeniu Feniks w Szczecinie

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 03 grudnia 2012 r. w Stowarzyszeniu Feniks w Szczecinie Podmiot kontrolowany: Stowarzyszenie Feniks ul. Zamknięta Szczecin Kierownik jednostki: Arkadiusz Oryszewski prezes Stowarzyszenia Kontrolujący: Jarosław Czajka inspektor w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Małgorzata Żmurkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Grzegorz Niemczyk starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, na podstawie upoważnienia Nr 98/2012 z dnia 28 listopada 2012 r. wydanego przez Ryszarda Mićko Wicewojewodę Zachodniopomorskiego. Kontrolę przeprowadzono w dniu 03 grudnia 2012 r. w Schronisku dla bezdomnych, Centrum Pomocy Socjalnej przy Stowarzyszeniu Feniks, ul. Zamknięta 5, Szczecin. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej zleconego Stowarzyszeniu w latach określonego w 1 umów z dnia 6 czerwca 2011 r. nr 3/2011 i z dnia 13 czerwca 2012 r. nr 3/2012 pn. Działania na rzecz wyjścia osób bezdomnych z bezdomności. Kontrolą objęto okres od 06 czerwca 2011 r. do dnia kontroli. W okresie objętym kontrolą funkcję prezesa Stowarzyszenia pełnił Arkadiusz Oryszewski. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od prezesa Stowarzyszenia Arkadiusza Oryszewskiego oraz księgowej Joanny Kusik-Biedruny. Ustalenia ogólne: Stowarzyszenie Feniks w Szczecinie jest organizacją pozarządową, której statutowym celem jest rozwijanie i propagowanie inicjatyw, postaw i działań sprzyjających wszelkiej pomocy socjalnej dla ludzi potrzebujących, a także przyczynianie się do walki z ubóstwem oraz wspieranie organizacyjne i rzeczowe osób fizycznych i jednostek organizacyjnych, które podejmują takie działania (zał. nr 1 Statut Stowarzyszenia). Stowarzyszenie zostało zarejestrowane r. (zał. nr 2 KRS ) Stowarzyszenie prowadzi dwie placówki dla osób bezdomnych: Schronisko dla Osób Bezdomnych, przy ul. Zamkniętej 5 w Szczecinie przeznaczone dla 185 osób oraz Schronisko dla Rodzin w Sytuacji Kryzysowej, przy ul. Wojska Polskiego 244 w Szczecinie przeznaczone dla 60 osób. Od 2002 roku stowarzyszenie pełni funkcję Pogotowia Zimowego. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego,

2 efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego: Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Stowarzyszeniu Feniks z siedzibą w Szczecinie zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów nr 2/2011 z dnia 06 czerwca 2011 r. i 2/2012 r. z dnia 13 czerwca 2012 r. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2011 r. i 2012 r. Pomoc osobom bezdomnym udzielana jest przez Stowarzyszenie w sposób ciągły w ramach realizacji zadania statutowego. W ramach zadania zleconego w 2011 r. z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano wynagrodzenia prawnika, pracownika socjalnego, pielęgniarki, asystenta osoby niepełnosprawnej, psychoterapeuty i księgowej, sfinansowano koszty zużycia energii elektrycznej, gazu i wody, przeprowadzono remont łazienki damskiej w schronisku przy ul. Zamkniętej 5, zakupiono i zamocowano ogrodzenie drewniane w schronisku dla rodzin przy ul. Wojska Polskiego 244 kwota dotacji zł. Środki z innych źródeł publicznych w kwocie zł przeznaczono na opłacenie wynagrodzeń pracownika socjalnego i asystenta osoby niepełnosprawnej. Zadanie zakończono i zrealizowano. W ramach zadania zleconego w 2012 r. z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano wynagrodzenia prawnika, pracownika socjalnego, pielęgniarki, psychoterapeuty i księgowej, sfinansowano koszty wymiany 3 sztuk drzwi wejściowych do schroniska i stołówki przy ul. Zamkniętej 5, kwota dotacji zł. Środki z innych źródeł publicznych w kwocie zł zaplanowano na opłacenie wynagrodzenia pracownika socjalnego. Zadanie jest w trakcie realizacji. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania: Stowarzyszenie Feniks prowadzi schronisko dla osób bezdomnych przy ul. Zamkniętej 5 oraz schronisko dla rodzin w sytuacji kryzysowej przy ul Wojska Polskiego 244. Schroniska mieszczą się w parterowych budynkach, które są własnością Miasta Szczecina i przekazane zostały Stowarzyszeniu w formie użyczenia, na mocy umów ZBiLK/2009 z dnia 29 grudnia 2009 r. (zał. 4) i ZBiLK/2012 z czerwca 2012 r. (zał. 5), zawartych na czas nieoznaczony. Obiekt przy ul. Wojska Polskiego jest ogrodzony, powierzchnia użytkowa 1063,09 m2. Obiekt przy ul. Zamkniętej jest ogrodzony oraz objęty całodobową ochroną firmy ochroniarskiej Solid. W budynku i na terenie schroniska zamontowano monitoring. Budynek ogrzewany jest przy pomocy kotłowni gazowej. W Schronisku przy zajmującym powierzchnię użytkową 547 m2 znajdują się: 4 sale 15 - osobowe, 1 sala 12 osobowa, 1 sala 9 - osobowa,

3 2 sale 8 - osobowe, 3 sale 6 - osobowe, 1 sala 3 - osobowa. W czasie działalności Pogotowia Zimowego na korytarzu ustawiane są dodatkowe łóżka, łóżka polowe i rozkładane materace. Schronisko może przyjąć maksymalnie do 200 osób (30 kobiet i 170 mężczyzn). W dniu przeprowadzenia kontroli w schronisku przy ul. Zamkniętej przebywały 162 osoby, a przy ul. Wojska Polskiego przebywało 12 rodzin. W schronisku znajdują się ponadto: gabinet lekarski, pokój dla terapeuty, pokój głównego dyżurnego schroniska, dyżurka, 6 łazienek, kuchnia wyposażona w sprzęt do przygotowywania posiłków, jadalnia, pralnia, magazyny: chemii gospodarczej, pościeli, żywności, pomieszczenia biurowe. Funkcję świetlicy pełni korytarz, na którym zamontowano telewizor. Każda sala wyposażona jest w łóżka 3-piętrowe, szafki, umywalkę, stół z krzesłami. Miejsca na najniższych łóżkach przeznaczone są dla osób mających problemy ruchowe, na wózkach inwalidzkich i osób starszych. Stan pomieszczeń sypialnych i sanitariatów jest dobry. Stowarzyszenie posiada dwa samochody marki Volkswagen- Transporter oraz 1 samochód Volkswagen Caddy. Stowarzyszenie zatrudnia 7 osób na umowę o pracę, 2 osoby na umowę zlecenie. W ramach Pogotowia Zimowego Stowarzyszenie wspólnie z policją oraz strażą miejską patrolują miejsca, w których mogą przebywać osoby bezdomne (takie jak dworce, ogródki działkowe, węzły kanalizacyjne, pustostany itp.) oraz zapewnienia w sytuacji ostrych mrozów schronienie wszystkim potrzebującym osobom bezdomnym. W 2011 roku w ramach pełnionej funkcji Pogotowia Zimowego Stowarzyszenie odnotowało 350 przyjęć osób bezdomnych. Stowarzyszenie przyjmuje do schroniska na pobyt stacjonarny osoby bezdomne z terenu Miasta Szczecina oraz Gminy Police. Bezdomni spoza terenu tych gmin po udzieleniu pomocy doraźnej kierowani są do miejsca ostatniego zameldowania. W schronisku prowadzone są działania zmierzające do usamodzielnienia takie jak umożliwienie walki z nałogiem (funkcjonowanie ruchu AA), wyrobienie dokumentów, możliwość skorzystania z pomocy terapeuty, rejestracja w urzędzie pracy, udzielanie pomocy w uzyskaniu zatrudnienia, prowadzenie poradnictwa zawodowego, prowadzenie poradnictwa psychologicznego pomoc w uzyskaniu świadczeń z pomocy społecznej. Stowarzyszenie Feniks współpracuje z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w Szczecinie, Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Policach, kuratorami sądowymi, policją oraz parafialnym Caritas. Indywidualna dokumentacja mieszkańców ośrodka zawiera: skierowanie, decyzję o odpłatności za pobyt w schronisku, kartę mieszkańca z podstawowymi informacjami, stosowne zaświadczenia lekarskie. Mieszkańców Schroniska obowiązuje przestrzeganie regulaminu placówki (zał. 3). Pobyt w placówce jest czasowy do 6 miesięcy. Istnieje możliwość przedłużenia pobytu w przypadku trudnej sytuacji osobistej lub zdrowotnej mieszkańca, która nie rokuje usamodzielnienia. Schronisko zapewnia przechowywanie depozytów pieniężnych osobom posiadającym własne dochody. Za pobyt w ośrodku pobierana jest odpłatność w wysokości 120 zł miesięcznie od grudnia 2012 r.150 zł. W przypadku trudnej sytuacji materialnej mieszkańcy mogą być z niej zwolnieni w zamian za wykonywanie prac porządkowych. Stwierdzono, że zlecone zadania zostały zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym przedstawionym w ofertach.

4 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego Pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób w latach Rok 2011 Na podstawie umowy Nr 2/2011 z dnia r. oraz aneksu Nr 1 z dnia r. do niniejszej umowy Stowarzyszenie otrzymało środki finansowe w wysokości ,00 zł. Wartość całego zadania wynosiła ,00 zł, w tym 6.200,00 zł środki własne. Otrzymane środki finansowe wydatkowano w 100%, w tym: ,00 zł na pokrycie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia dla pracownika socjalnego, psychoterapeuty, asystenta osób niepełnosprawnych, pielęgniarki pełniącej opiekę nad osobami bezdomnymi, w szczególności rodzinami z dziećmi oraz kobietami w ciąży przebywającymi w Schronisku dla Rodzin w Sytuacji Kryzysowej, przy ul. Wojska Polskiego 244 w Szczecinie, prawnika i księgowej, ,00 zł na zakup materiałów do remontu łazienki damskiej, ,98 zł (w tym 0,98 zł środki własne) na budowę ogrodzenia drewnianego, ,00 zł na opłatę mediów (woda, gaz, energia elektryczna). Przedmiotowa dotacja została wydatkowana zgodnie z przedstawionym rozliczeniem po uwzględnieniu zmian wynikających z aneksu Nr 1 z dnia r. do powyższej umowy. Zestawienie faktur VAT i rachunków stanowi załącznik nr 6. Rok Na podstawie umowy Nr 2/2012 z dnia r. Stowarzyszenie otrzymało środki finansowe w wysokości ,00 zł. Wartość całego zadania wynosiła ,00 zł, w tym 8.260,00 zł środki własne. Otrzymane środki finansowe na dzień r. wydatkowano w wysokości ,51 zł, w tym: ,51 zł na pokrycie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia dla pracownika socjalnego, psychoterapeuty, pielęgniarki pełniącej opiekę nad osobami bezdomnymi, w szczególności rodzinami z dziećmi oraz kobietami w ciąży przebywającymi w Schronisku dla Rodzin w Sytuacji Kryzysowej, przy ul. Wojska Polskiego 244 w Szczecinie, i prawnika, ,00 zł na wymianę drzwi wejściowych do Schroniska, Do wykorzystania z dotacji pozostała kwota ,49 zł. Zestawienie faktur VAT i rachunków stanowi załącznik nr 7. Wszystkie zdarzenia zostały zaewidencjonowane na odpowiednich kontach, opisane w sposób merytoryczny, sprawdzone w sposób formalny i rachunkowy i zatwierdzone przez Kierownika Jednostki. Do dnia r. dotacja w wysokości ,51 zł została wydatkowana zgodnie z ustaleniami powyższej umowy. Termin wykorzystania ww. środków finansowych ustalono na 31 grudnia 2012 r. Sprawozdanie końcowe zostanie sporządzone przez Stowarzyszenie i przekazane Wojewodzie Zachodniopomorskiemu do 30 stycznia 2013 r.

5 Jednostka ewidencję księgową do zadań w ramach umów Nr 2/2011 z dnia r. i Nr 2/2012 z dnia r. prowadzi na kontach: Rok Konto do koszty wynagrodzenia koszty materiałów do remontu łazienki koszty budowy ogrodzenia koszty mediów koszty obsługi księgowości - Konta 205, 221 i 231 Rozrachunki z dostawcami - Konto Wynik finansowy rok bieżący. Ewidencja księgowa stanowi załącznik nr 6 Rok Konto do koszty wynagrodzenia koszty materiałów do wymiany drzwi - Konta 206, 221 i 231 Rozrachunki z dostawcami Ewidencja księgowa stanowi załącznik nr 7 Jednostka dokumentację dotyczącą ww. umów i aneksu do umowy prowadzi zgodnie z przepisami prawa tj. z postanowieniami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.), w tym w szczególności prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków finansowych otrzymanych na realizację zadań w 2011 i 2012 roku oraz opisywania dokumentów księgowych. 4. Ustalenia końcowe Stowarzyszenie Feniks w Szczecinie jest dobrze przygotowane do realizacji powierzonego zadania mającego na celu podjęcie działań na rzecz wyjścia osób bezdomnych z bezdomności Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana i wyposażona do przyjęcia osób bezdomnych. Osoby pracujące w schronisku mają wieloletnie doświadczenie w swojej pracy, które pozwoliło wypracować odpowiednie metody współpracy z osobami bezdomnymi, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania tych osób w społeczeństwie. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w rejestrze kontroli stowarzyszenia pod nr 1/2012. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

6 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1 Statut Stowarzyszenia, 2 KRS, 3 Regulamin schroniska, 4 Umowa użyczenia ZBiLK 2009, 5 Umowa użyczenia ZBiLK 2012, 6 Zestawienie faktur VAT i rachunków 2011 r. 7 Zestawienie faktur VAT i rachunków 2012 r. Data otrzymania protokołu: Data podpisania protokołu: Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący