Zapytanie ofertowe. Warszawa, r.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące: tłumaczenia symultanicznego i szeptanego, pisemnego oraz pisemnego przysięgłego z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski, na potrzeby realizacji III seminarium projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk (nr umowy o dofinansowanie POIG /14), dotyczącego obecnych realiów oraz nadchodzących zmian i wyzwań w podejściu do projektowania przestrzeni publicznej. Warszawa, r.

2 Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Czas realizacji projektu r r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/ Warszawa NIP: Regon: Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. 2

3 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: a. Przedmiotem zapytania ofertowego jest tłumaczenie symultaniczne i szeptane, pisemne oraz przysięgłe pisemne na potrzeby realizacji III seminarium projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk b. Termin realizacji Seminarium III: r. w godzinach: c. Miejsce Seminarium III: Warszawa, ul. Świętojerska 5/7; Instytut Wzornictwa Przemysłowego, sala: Wanda Telakowska. d. Język tłumaczenia: tłumaczenie z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski. e. Tematyka seminarium: Let s design. Wyzwania i trendy w projektowaniu przestrzeni publicznej wydarzenie mające charakter informacyjno-dyskusyjny, którego przedmiotem będą zagadnienia związane z obecnymi realiami, nadchodzącymi zmianami i wyzwaniami w podejściu do projektowania przestrzeni publicznej. f. Forma seminarium: 3 panele dyskusyjne (każdy trwający 1 godz. dydaktyczną, tj. 45 minut); blok prezentacyjny (wystąpienie zagranicznego gościa specjalnego 1 godz. dydaktyczna); otwarcie oraz zamknięcie seminarium. g. Liczba uczestników seminarium: maksymalnie 150 osób (ostateczna liczba osób zostanie podana na 5 dni przed wydarzeniem). h. Rodzaj tłumaczenia: symultaniczne, szeptane, pisemne przysięgłe, w tym tłumaczenie symultaniczne trwać będzie 180 min., szeptane min., pisemne dotyczyć będzie dokumentu o liczbie znaków ze spacjami /- 10%, pisemne przysięgłe dotyczyć będzie dokumentu o liczbie znaków ze spacjami /- 10%. i. Zamawiający przekaże materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia, w tym opis zakresu merytorycznego i program seminarium, tematy paneli dyskusyjnych oraz - w miarę możliwości treść prezentacji zagranicznego gościa specjalnego. j. Zamawiający przedstawi do Zapytania ofertowego wstępny rozkład godzinowy III Seminarium, który stanowi załącznik nr 1. k. Oferent zapewni środki niezbędne do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego (odbiorniki, słuchawki, kabiny, mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie sali, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, np. panel dla tłumacza w ilościach adekwatnych do ww. skali wydarzenia) oraz niezbędną liczbę tłumaczy o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych. l. Ofertent dokona niezbędnego montażu kabin dla potrzeb tłumaczeń symultanicznych oraz podłączeń sprzętu nagłośnieniowego w dniu poprzedzającym III Seminarium m. Ofertent dedykuje jedną osobę do obsługi technicznej tłumaczeń oraz dystrybucji odbiorników wśród uczestników III Seminarium. 2. Termin wykonania zamówienia: a. Tłumaczenie pisemne najpóźniej do r. (materiały do tłumaczenia zostaną przekazane do r.) b. Tłumaczenie pisemne przysięgłe najpóźniej do dnia r. c. Tłumaczenie symultaniczne i szeptane r. 3. Tryb składania ofert 3

4 a. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz z późn. zm.). b. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. c. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności. d. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 4. Kryteria oceny ofert: a. Kryteria dopuszczające: Oferent osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, musi załączyć do oferty, odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji. Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Oferent zobowiązany jest do dołączenia dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji tłumaczy języka angielskiego przez osoby, które będą dokonywały tłumaczeń symultanicznych i szeptanych oraz pisemnego, a w przypadku przysięgłego tłumaczenia pisemnego, dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego. Oferent musi oświadczyć, że dysponuje środkami niezbędnymi do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego (odbiorniki, słuchawki, kabiny, mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie sali, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, np. panel dla tłumacza w ilościach adekwatnych do ww. skali wydarzenia) oraz że współpracuje z tłumaczami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych. Oferent musi oświadczyć, iż zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń. Oferent musi oświadczyć, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Oferent musi oświadczyć, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Oferent musi oświadczyć, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Kryteria rozstrzygające: 4

5 Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L.p. Kryterium 1 Cena całkowita za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego. 2 Liczba tłumaczeń w obszarze tematyki dotyczącej przestrzeni publicznej i/lub urbanistyki potwierdzona referencjami. Maksymalna liczba punktów Liczba wykonanych tłumaczeń symultanicznych obsługujących wydarzenia powyżej 100 uczestników potwierdzona referencjami. 20 Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających wynosi Sposób oceny ofert: a. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt. 6. b. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające), o których mowa w pkt. 5 lit. b. będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. c. Oferty spełniające kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. d. Sposób oceny ofert w ramach kryterium rozstrzygającego: - Cena całkowita za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego. Maksymalną liczbę punktów (50) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia. Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:. Na cenę całkowitą składa się tłumaczenie: - symultaniczne, które trwać będzie 180 min., - szeptane, które trwać będzie 135 min., - pisemne dokumentu o ilości znaków ze spacjami /- 10% - pisemne przysięgłe dokumentu o ilości znaków ze spacjami /- 10%. 5

6 - Liczba tłumaczeń w obszarze tematyki dotyczącej przestrzeni publicznej i/lub urbanistyki potwierdzona referencjami. Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma Oferent, który zaoferuje największa liczbę referencji, biorąc pod uwagę referencje nie starsze niż od r. Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Za dokumenty wykonania prac nie będą brane pod uwagę protokoły odbioru. - Liczba wykonanych tłumaczeń symultanicznych obsługujących wydarzenia powyżej 100 uczestników potwierdzona referencjami. Maksymalną liczbę punktów (20 pkt.) otrzyma Oferent, który potwierdzi wykonanie największej ilości tłumaczeń symultanicznych, biorąc pod uwagę referencje nie starsze niż od r. Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Za dokumenty wykonania prac nie będą brane pod uwagę protokoły odbioru. 6. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: a. Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (załącznik nr 2). b. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na tłumaczenia III seminarium WBZ. c. Do oferty należy dołączyć odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEIDG). Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. d. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. e. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 6

7 Warszawa (piętro II, pokój 200) f. Termin składania ofert: do 16 września 2015, do godziny 12:00. g. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po upływie terminu określonego w ust. 7 pkt. f. nie zostaną rozpatrzone. Decyduje data i godzina wpływu. 7. Istotne warunki zamówienia a. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni, licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako końcowego terminu składania ofert. b. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie nie zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. c. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. d. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 8. Kontakt z Zamawiającym a. Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. b. Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. c. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na ewentualne pytania do dnia r. do godz. 12:00. d. Dla celów prawidłowego wykonania usługi Zamawiający umożliwi Oferentowi obejrzenie Sali, w której odbędzie się ww. wydarzenie uzgadnianie terminu spotkania telefonicznie

8 Załączniki: Załącznik nr 1 - Rozkład godzinowy Seminarium Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy 8

9 Załącznik nr 1 Rozkład godzinowy Seminarium Rozkład godzinowy Program seminarium rejestracja uczestników powitanie, prezentacja IWP panel dyskusyjny przerwa kawowa panel dyskusyjny wystąpienie gościa zagranicznego panel dyskusyjny lunch 9