dla rozwoju Mazowsza Człowiek najlepsza inwestycja

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 d SIWZ dla rzwju Mazwsza Wydatek współfinanswany przez Unię Eurpejską ze śrdków Eurpejskieg Funduszu Rzwju Reginalneg w ramach Reginalneg Prgramu Operacyjneg Wjewództwa Mazwieckieg raz budżetu wjewództwa mazwieckieg Człwiek najlepsza inwestycja Wydatek współfinanswany przez Unię Eurpejską w ramach Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja cyklu wyjazdów w ramach Mazwieckieg Centrum Infrmacji prmujących Reginalny Prgram Operacyjny Wjewództwa Mazwieckieg (RPO WM) raz kmpnent reginalny Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki (PO KL) Opis przedmitu zamówienia: 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiająceg: Organizacja cyklu wyjazdów w ramach Mazwieckieg Centrum Infrmacji prmujących Reginalny Prgram Operacyjny Wjewództwa Mazwieckieg (RPO WM) raz kmpnent reginalny Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki (PO KL). 2. Rdzaj zamówienia: Wspólny Słwnik Zamówień (CPV): usługi marketingu bezpśrednieg; Wynajem pjazdów przeznacznych d transprtu sób wraz z kierwcą Wynajem pjazdów d transprtu twarów wraz z kierwcą 3. Określenie przedmitu raz wielkści lub zakresu zamówienia: Przedmitem zamówienia jest rganizacja cyklu 10 wyjazdów współfinanswanych ze śrdków Unii Eurpejskiej w ramach Pmcy Technicznej dwóch prgramów: Reginalneg Prgramu Operacyjneg Wjewództwa Mazwieckieg (RPO WM) raz Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki (PO KL). Usługę rganizacji Mazwieckieg Centrum Infrmacji, należy rzumieć, jak: 1. przygtwanie stiska wystawienniczeg MJWPU, na które złży się: specjalnie zaadaptwany pjazd z wysuwanym lub zamntwanym na zewnątrz pjazdu ekranem/telebimem, namit wymiarach 4 x 3 m z ustabilizwaną pdłgą raz słniętym zapleczem (miejsce składwania materiałów infrmacyjn-prmcyjnych), znaczne stanwisk d knsultacji indywidualnych nt. RPO WM i PO KL (stliczek + krzesła), materiały dydaktyczne d prwadzenia knkursów, specjalnie znaczne stjaki na materiały infrmacyjne, wizualizację (magnesy na pjazdy, nadruki na namicie, znakwanie stjaków raz stanwiska infrmacyjneg zgdnie z Księgą Znaku dla NSS Załącznik nr 10 d SIWZ), 2. bsługa stiska pdczas imprez, na które składa się: transprt całeg wypsażenia niezbędneg d wystawienia stiska (na i z imprezy), rzłżenie, a następnie złżenie stiska, aranżacja, emisja filmów nt. RPO WM raz PO KL przekazanych przez MJWPU na Mazwiecka Jednstka Wdrażania Prgramów Unijnych ul. Jagiellńska 74, Warszawa Strna 1 z 5

2 Załącznik nr 2 d SIWZ ekranie/telebimie, prwadzenie knkursów i gier dla dzieci i młdzieży, zabezpieczenie wypsażenia stiska pdczas całeg wyjazdu, zapewnienie ubezpieczenia dla wszystkich uczestników wyjazdu. 3. zapewnienie śrdka transprtu dla uczestników (min. 9 sób) raz przewzu materiałów i sprzętu niezbędneg d przeprwadzenia działania specjalnie znacznym minibusem z ważnymi dkumentami ptwierdzającymi dpuszczenie pjazdu d przewzu sób. Wizualizacja znacza przygtwanie prjektów w parciu wytyczne Księgi Znaku dla NSS (Załącznik nr 10 d SIWZ) raz nadrukwanie, tłczenie lub inne działanie służące przygtwaniu nśników ekspnujących prmwane prgramy: np. przygtwanie magnesów na pjazdy, nadruk na namicie, nadruki wielkfrmatwe na materiałach dydaktycznych itp. Prjekty wizualizacji wymagają każdrazwej akceptacji Zamawiająceg przed wyknaniem. Obszar działania dtyczy całeg wjewództwa mazwieckieg. Nie przewiduje się wyjazdów pza administracyjne granice Mazwsza. Terminy wyjazdów zstaną wyznaczne na pdstawie szczegółweg harmngramu 10 wyjazdów pracwaneg przez MJWPU (przekazany Wyknawcy w frmie pisemnej najpóźniej na 2 tyg. przed pierwszym wyjazdem). Czas trwania prjektu d daty zawarcia umwy d r. Harmngram wyjazdów będzie bejmwał imprezy zrganizwane, ważne dla reginu i spłecznści, charakterze eurpejskim. W związku z zapewnieniem dużej frekwencji wyjazdy rganizwane będą głównie w dni wlne d pracy (sbta-niedziela, święta). 4. Opis przedmitu zamówienia: WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO: 4.1. Zapewnienia pjazdu z zamntwanym ekranem/telebimem pwierzchni minimum 12 m 2 specjalne zaadaptwany raz zwizualizwany zgdnie z n/w wytycznymi Zamawiająceg (pjazd musi psiadać ważne i aktualne badania techniczne dpuszczające d ruchu). Pjazd pwinien psiadać: własne zasilanie elektryczne (zapewniające działanie ekranu niezależnie d mżliwści pdłączenia d sieci); wysuwany ekran/telebim na zewnątrz (jeżeli będzie zamntwany wewnątrz pjazdu); głśniki współgrające z pdłącznym sprzętem; kmpatybilny sprzęt i prgram dtwarzający filmy dstarczne przez Zamawiająceg Zapewnienia mini-busa. Pjazd pwinien psiadać: miejsca siedzące dla minimum 9 sób; miejsce bagażwe na każdrazwy przewóz materiałów infrmacyjn-prmcyjnych raz sprzętu niezbędneg d realizacji całeg eventu; na wypsażeniu mini-busa pwinna się znaleźć: apteczka pierwszej pmcy, napje chłdzące (wda gazwana i niegazwana 0,5l/sbę); preferwany przez Zamawiająceg klr autbusu biały Zapewnienia paliwa niezbędneg d przeprwadzenia 10 wyjazdów dla wszystkich pjazdów (k. 300 km/dzień/imprezę) Przygtwania wizualizacji zewnętrznej pjazdów zgdnie Księgą Znaku dla NSS (Załącznik nr 10 d SIWZ): przygtwanie prjektu wizualizacji zewnętrznej pjazdów wg. przedstawinych wytycznych Zamawiająceg, p akceptacji Zamawiająceg, prdukcja wydruku wielkfrmatweg na materiale przeznacznym d klejenia pjazdu (z mcwaniami magneswymi), p bydwu strnach raz na tylnej strnie pjazdów, wydruk wielkfrmatwy pwinien zajmwać 50% metalwej, wlnej pwierzchni pjazdu, nie mgą być widczne dane nie związane z prmcją NSS. Mazwiecka Jednstka Wdrażania Prgramów Unijnych ul. Jagiellńska 74, Warszawa Strna 2 z 5

3 Załącznik nr 2 d SIWZ 4.5. Zapewnienia namitu wymiar 4 x 3 m, na stelażach metalwych, z wzmcnieniami linwymi i śledziami metalwymi, z mżliwścią wizualizacji zewnętrznej ścianek namitu (nadruk reklamwy), namit prócz mcwań liniwych pwinien psiadać system mcwań na pwierzchni utwardznej (np. bruk), zapewnienie 6 śledzi zapaswych, pwierzchnia twarta namitu 3 x 3 m raz zaplecze z tyłu namitu słnięte ściankami 1 x 3 m; na pwierzchni twartej namitu pdłga/pdest wzniesina w stsunku d pdłża na wyskść zapewniającą kmfrt uczestnikm zabawy bez względu na warunki atmsferyczne (wykluczne użycie wykładzin lub pianek ułżnych bezpśredni np. na ziemi czy murawie); przygtwania wizualizacji zewnętrznej namitu: wytyczne dnśnie wizualizacji wizualizacja pwierzchni ścianek bcznych w stsunku 50:50 nt. PO KL i RPO WM; wizualizacja nad wejściem d namitu zgdnie z Księgą Znaku dla NSS lgtyp NSS p zakńcznym prjekcie namit włącznie ze śledziami (bez pdestu) przechdzi na własnść Zamawiająceg; ddatkwe wypsażenie namitu, które zapewnia Wyknawca t: punkt d knsultacji indywidualnych (stliczek, minimum trzy krzesełka, znaczenie zgdne z sugestią Zamawiająceg); dwa stjaki na publikacje znaczne zgdnie z sugestią Zamawiająceg Przygtwania materiałów dydaktycznych d prwadzenia zabaw, knkursów i quizów: zestawów d prwadzenia zabaw, knkursów i quizów każdrazw przed każdym wyjazdem np. dużych klcków czy puzzli (np. z kartnów) z wydrukami wielkfrmatwymi przedstawiającymi prjekty realizwane w klicy imprez zgdnych z harmngramem wyjazdów; przygtwanie mapy na tablicy magnetycznej przedstawiającej UE (2-3 m 2 ) z zestawem np. flag raz etykietek z nazwami stlic na magnesach; przygtwanie typu kła frtuny z pytaniami np. na temat prgramów (RPO WM i PO KL), zrealizwanych prjektów w klicy czy gólnych nt. UE: UWAGA! zamieszczne pwyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanwi bligatryjneg wzru Zapewnienia persnelu d bsługi 10 wyjazdów: Kierwnika prjektu c najmniej 5 lat dświadczenia w prwadzeniu imprez plenerwych mających na celu prmcję prduktów/instytucji/prgramów unijnych/itp.; 2 kierwców pjazdów (praw jazdy kategrii D, c najmniej 3 lata dświadczenia w prwadzeniu autbusu); 2 sby bsługi technicznej (zakres prac: rzłżenie, złżenie namitu, stanwiska d knsultacji indywidualnych, materiałów prmcyjnych, pilnwanie stiska raz bsługa ekranu/telebimu, klejenie pjazdów); 1 sbę d bsługi medialnej (min. 3 lata dświadczenia w przygtwaniu materiałów infrmacyjnych na temat wybranych prjektów, mnitrwaniu mediów, analizy publikacji, współpracy z mediami); 2 sby animatrzy, d bwiązków których będzie należał: zachęcanie mieszkańców Mazwsza d dwiedzenia stiska MJWPU; Mazwiecka Jednstka Wdrażania Prgramów Unijnych ul. Jagiellńska 74, Warszawa Strna 3 z 5

4 Załącznik nr 2 d SIWZ przygtwanie raz pprwadzenie zabaw, knkursów i quizów w trakcie trwania całeg eventu, w parciu wytyczne Zamawiająceg (dla dzieci, młdzieży i drsłych); zabawy w parciu przygtwane materiały dydaktyczne (np. duże klcki lub puzzle z nadrukwanymi zdjęciami przedstawiającymi zrealizwane w klicy prjektami w ramach RPO WM raz PO KL, mapa UE z flagami lub nazwami stlic d przyczepienia); quizy stsunek czaswy prwadznych zajęć 1:1 (50% czasu RPO WM, 50% czasu PO KL) ilść przeprwadznych quizów w trakcie pjedynczeg wyjazdu: minimum 3, blki tematyczne: RPO WM, PO KL, MJWPU (pdstawwy pzim znajmści) raz zagadnień związanych z UE. 4.8 Zapewnienia bsługi PR Wyknawca zbwiązany jest d krewania pzytywneg wizerunku MJWPU, RPO WM raz PO KL pprzez efektywne zarządzanie kntaktami z mediami. Obsługa medialna przed 10 wyjazdami: przygtwywanie listy mediów lkalnych, pracwanie materiałów infrmacyjnych na temat prjektu dtycząceg 10 wyjazdów MCI raz pinfrmwanie mediów lkalnych na Mazwszu. Obsługa medialna w trakcie prjektu: mnitrwanie mediów raz Internetu, analiza publikacji p realizacji każdeg z wyjazdów, przygtwanie pracwania z publikacjami w mediach i Internecie nt. prjektu w ramach 10 wyjazdów MCI na zakńczenie cyklu. 4.9 Zapewnienia ubezpieczenia wszystkim uczestnikm (uczestnicy wyjazdu t sby z ramienia MJWPU raz Wyknawcy) NNW i OC (bwiązujące każdrazw d mmentu zbiórki d mmentu pwrtu z/d siedziby Zamawiająceg, ul. Jagiellńska 74, Warszawa) pdczas wszystkich dziesięciu wyjazdów. Minimalna suma ubezpieczenia dla 1 uczestnika t ,00 zł. Wyknawca zbwiązany jest d dstarczenia Zamawiającemu dkumentów pświadczających zapewnienie ubezpieczenia maksymalnie na jeden dzień rbczy przed terminem rzpczęcia chrny ubezpieczeniwej Infrmacje ddatkwe: Wyknawca zbwiązany jest zapewnić miejsce w mini-busie na każdrazwy przewóz materiałów infrmacyjn-prmcyjnych zapewninych przez MJWPU raz sprzętu niezbędneg d przeprwadzenia eventu; Zamawiający zapewnia mżliwść magazynwania materiałów i sprzętu na terenie warszawskiej siedziby MJWPU (ul. Jagiellńska 74); Preferwany przez Zamawiająceg klr mini-busa biały; W wypadku braku miejsca bagażweg zapewniająceg przewiezienie wszystkich elementów wypsażenia stiska raz materiałów infrmacyjnych w mini-busie przeznacznym d przewzu uczestników dpuszcza się mżliwść użycia przez Wyknawcę przyczepy związane t jednak będzie z ddatkwym znaczeniem/wizualizacją przyczepy; W wypadku awarii każdeg z pjazdów Wyknawca ma bwiązek pdstawić pjazd zastępczy; Czas trwania każdeg wyjazdu (włącznie z wyjazdem i przyjazdem d siedziby Jednstki): (+/-) 8 h; W przypadku przekrczenia 8h (pdczas pjedynczeg wyjazdu) zakłada się skrócenie czasu pbytu Eurbusu pdczas inneg wyjazdu (ilścią h ksztem, których zstał wydłużny czas trwania inneg wyjazdu) wskazaneg przez Wyknawcę; W przypadku przekrczenia dystansu 300 km (pdczas pjedynczeg wyjazdu) zakłada się rganizację wyjazdu na imprezę rganizwaną w miejscwści na krótszym dystansie łącznie dla 10 wyjazdów przewiduje się maksymalnie 3000 km; Mazwiecka Jednstka Wdrażania Prgramów Unijnych ul. Jagiellńska 74, Warszawa Strna 4 z 5

5 Załącznik nr 2 d SIWZ Wyknujący usługę transprtwą Wyknawca, lub jeg Pdwyknawca musi psiadać licencję na przewóz krajwy sób raz wymagane prawem ubezpieczenia. Imprezy, w których będzie uczestniczyć Mazwieckie Centrum Infrmacji zlkalizwane będą wyłącznie na terenie wjewództwa mazwieckieg; Przewidywana klrystyka namitu: dach (znaczny lgtypem NSS) raz ścianki ddzielające zaplecze w klrze granatwym; ścianka bczna (znaczna lgtypem RPO WM) w klrze żółtym; ścianka bczna (znaczna lgtypem PO KL) w klrze pmarańczwym. Przed przygtwaniem scenariusza pracwnicy MJWPU uzyskają d rganizatrów wskazanych w harmngramie imprezy: zgdę na uczestnictw, zapewnienie miejsca na ustawienie MCI i punktu infrmatyczneg w ekspnwanym punkcie (Ew. dstępu d zasilania elektryczneg). P strnie Wyknawcy leży nagłśnienie wyjazdów w miejscwych mediach, umieszczenia infrmacji na plakacie z prgramem imprezy i miejscwej prasie, zapewnienie, że impreza rganizwana jest zgdnie z Ustawą Bezpieczeństwie Imprez Maswych z późn. zm. z dn. 22 sierpnia 1997 r.) i) W przypadku zmiany miejsca wyjazdu (w uzasadninych przypadkach) dpuszcza się mżliwść wyjazdu d inneg miejsca wybraneg przez Zamawiająceg. Załączniki: Załącznik nr 10 d SIWZ Księgą Znaku dla NSS Uwaga: Szczegółwe wytyczne Wyknawca uzyska na pdstawie bezpśrednich knsultacji z Zamawiającym. Wyknawca zbwiązany jest zrealizwać wizualizację wszystkich elementów przewidzianych w Szczegółwym Opisie Przedmitu Zamówienia na pdstawie pisemnej akceptacji Zamawiająceg. Mazwiecka Jednstka Wdrażania Prgramów Unijnych ul. Jagiellńska 74, Warszawa Strna 5 z 5