KSIĘGA QSE SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A.

Transkrypt

1 KSIĘGA QSE SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. Księga QSE została zatwierdzona przez: Serge Bosca Jacek Kieloch Cyrille Teyssonnières Prezes Zarządu / Dyrektor Generalny Wiceprezes Zarządu / Z-ca Dyrektora Generalnego Członek Zarządu / Z-ca Dyrektora Generalnego Podpis: /-/ Podpis: /-/ Podpis: /-/ Data: Data: Data: Saur Neptun Gdańsk S.A. Gdańsk, , ul. Wałowa 46 Polska

2 Gdańsk, dnia r. DEKLARACJA QSE SAUR NEPTUN Gdańsk S.A. Jesteśmy prywatno-publiczną firmą w sektorze usług komunalnych. Jako profesjonalny dostawca usług i operator systemów wodociągowych i kanalizacyjnych, realizujemy cele Spółki z poszanowaniem interesów wszystkich partnerów akcjonariuszy, klientów, pracowników i pozostałych interesariuszy. Saur Neptun Gdańsk S.A. świadczy usługi w zakresie zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków na najwyższym poziomie jakościowym, respektując przepisy prawne i inne specyficzne wymagania w zakresie ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Dążymy również do stałego rozwoju w zakresie projektowania, usług inżynierskich, eksploatacyjnych i laboratoryjnych. Celem wszystkich tych działań jest zaspokojenie potrzeb naszych klientów W szczególności Zarząd SNG S.A. zobowiązuje się do: - zapewnienia niezbędnych zasobów i środków do wdrażania ww. wymagań; - realizacji celów jakościowych poprzez stałą optymalizację organizacji pracy i doskonalenie zdefiniowanych procesów; - ciągłej poprawy w zakresie zmniejszania wpływu na środowisko naturalne (w tym minimalizację zużycia energii elektrycznej i wody na cele technologiczne oraz uciążliwości zagospodarowywanych osadów ściekowych); - działań celem stałego zmniejszenia ilości wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz zdarzeń potencjalnie wypadkowych wśród pracowników; - stałego poszerzenia kwalifikacji, wiedzy i świadomości pracowników w zakresie obowiązujących wymagań i określonych celów. Dążąc do stałego doskonalenia i efektywności prowadzonych procesów Zarząd Spółki propaguje wśród pracowników innowacyjność, działania i aktywność na rzecz poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapobieganie zanieczyszczeniu środowiska. Serge Bosca Jacek Kieloch Cyrille Teyssonnières /-/ /-/ /-/ Prezes Zarządu / Dyrektor Generalny Wiceprezes Zarządu / Z-ca Dyrektora Generalnego Członek Zarządu / Z-ca Dyrektora Generalnego Wydanie 03 2/20

3 Gdańsk, dnia r. POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA WODY SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. Jednym z podstawowych celów Saur Neptun Gdańsk S.A. jest zapewnienie bezpieczeństwa wody przeznaczonej do spożycia poprzez odpowiednie nadzorowanie procesów ujmowania, uzdatniania oraz dystrybucji do klientów. Cel ten jest osiągany poprzez: spełnianie wymagań obowiązujących przepisów prawnych oraz regulaminów usług w zakresie bezpieczeństwa wody oraz innych wymagań wzajemnie uzgodnionych z klientami, zapewnienie skutecznej komunikacji wewnętrznej z pracownikami oraz zewnętrznej z klientami i stronami zainteresowanymi w zakresie bezpieczeństwa wody, zapewnienie higienicznych warunków na wszystkich etapach produkcji i dystrybucji wody, spełniając zasady Dobrej praktyki higienicznej, produkcyjnej, dystrybucyjnej, prowadzenie szczegółowej analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody na wszystkich etapach produkcji, dystrybucji wody i podejmowanie niezbędnych działań w celu ich minimalizacji, zgodnie z zakresem odpowiedzialności, prowadzenie identyfikacji, monitorowania i analizowania ustalonych parametrów procesów produkcji i dystrybucji wody, w tym Krytycznych Punktów Kontroli, regularne podnoszenie świadomości i kwalifikacji pracowników w zakresie bezpieczeństwa wody, ciągłe doskonalenie elementów procesów związanych z bezpieczeństwem wody. Zarząd SNG S.A. zapewnia, że niniejsza polityka bezpieczeństwa wody jest zrozumiała, stosowana i utrzymywana na wszystkich poziomach organizacji związanych z bezpieczeństwem wody. Serge Bosca Jacek Kieloch Cyrille Teyssonnières /-/ /-/ /-/ Prezes Zarządu / Wiceprezes Zarząd/ Członek Zarządu/ Dyrektor Generalny Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora Generalnego Generalnego Wydanie 01 3/20

4 SPIS TREŚCI DEKLARACJA QSE 2 POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA WODY 3 SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A PREZENTACJA SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A CEL KSIĘGI QSE Nadzorowanie Księgi QSE 5 3. ZAKRES SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA W SNG S.A Procesy funkcjonujące w SNG S.A Dokumentacja 6 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Orientacja na klienta Deklaracja QSE, Polityka bezpieczeństwa wody Planowanie Odpowiedzialność i uprawnienia Przedstawiciel kierownictwa Komunikacja wewnętrzna Przegląd Systemów Zarządzania 9 5. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Zasoby ludzkie kompetencje, świadomość i szkolenia Infrastruktura Środowisko pracy REALIZACJA PRODUKTU Procesy związane z klientem Komunikacja z klientem Projektowanie i rozwój Zakupy Nadzorowanie produkcji i dostarczania produktu Walidacja procesów dostarczania produktu Identyfikacja i identyfikowalność Własność klienta Zabezpieczanie produktu Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE SYSTEMU QSE Zadowolenie klienta Audit wewnętrzny Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie i pomiary produktu Nadzór nad produktem niezgodnym Analiza danych Ciągłe doskonalenie Działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze ROZDZIELNIK KOPII KONTROLOWANYCH WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 20 4/20

5 1. PREZENTACJA SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. SAUR NEPTUN GDAŃSK (SNG) S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-858, ul. Wałowa 46, tel , fax , info@sng.com.pl) jest przedsiębiorstwem usługowym zajmującym się zarządzaniem i eksploatacją systemu wodociągowo-kanalizacyjnego w Gdańsku, Sopocie i niektórych okolicznych gminach. Akcjonariuszami SNG S.A. są: Firma SAUR INTERNATIONAL z siedzibą we Francji, MIASTO GDAŃSK SNG S.A. posiada status spółki prawa handlowego, tym samym na gruncie prawa polskiego zachowuje samodzielność w zakresie podejmowania decyzji technicznych i ekonomicznych. SNG S.A. uzgodniło kompetencje w zakresie świadczenia usług zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków z: Miastem Gdańsk na podstawie kontraktu, Miastem Sopot na podstawie umowy, Gdańską Infrastrukturą Wodociągowo Kanalizacyjną Sp. z o.o. (GIWK), właścicielem infrastruktury i urządzeń wodociągowo kanalizacyjnych w Gdańsku na podstawie umowy dzierżawy. AQUA - Sopot Sp. z o.o., właścicielem infrastruktury i urządzeń wodociągowo kanalizacyjnych w Sopocie na podstawie umowy dzierżawy. 2. CEL KSIĘGI QSE Księga QSE została opracowana w celu opisania wdrożonych systemów zarządzania w SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. Księga QSE: przedstawia zakres systemów zarządzania w SNG S.A., obrazuje procesy funkcjonujące w firmie oraz powiązania pomiędzy nimi, zawiera zestawienie procedur i instrukcji ogólnozakładowych opisujących funkcjonowanie systemów zarządzania, 2.1. Nadzorowanie Księgi QSE Za opracowywanie, aktualizację, rozpowszechnianie i archiwizację Księgi QSE odpowiada Komórka ds. Nadzorowania Systemów Zarządzania i Obrony Cywilnej (ZJ). Księga QSE oraz jej zmiany są zatwierdzane przez Zarząd Spółki. Rozpowszechnianie Księgi QSE w wersji wydrukowanej prowadzone jest zgodnie z rozdzielnikiem kopii kontrolowanych przez ZJ (patrz pkt. 8). Oryginał Księgi przechowywany jest przez ZJ. Natomiast wersja elektroniczna Księgi zamieszczona jest na folderach publicznych w SNG S.A oraz stronie internetowej 3. ZAKRES SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA W SNG S.A. SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. wdrożyła następujące systemy zarządzania: Zintegrowany System Zarządzania QSE (Quality, Safety, Environment) zawierający następujące systemy zarządzania: PN EN ISO 9001: 2009 System zarządzania jakością PN EN ISO 14001:2005 System zarządzania środowiskowego PN N 18001:2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy ISO 22000:2005 Systemy zarządzania bezpieczeństwem żywności PN EN ISO/IEC 17025: 2005 System zarządzania jakością w laboratorium 5/20

6 Wdrożenie ww. systemów miało na celu lepsze zaspokojenie potrzeb klientów oraz doskonalenie zarządzania firmą, także w ujęciu zarządzania procesami przebiegającymi w zakresie naszej działalności uwzględniając bezpieczeństwo i jakość wody, ochronę środowiska i bezpieczeństwo oraz higienę pracy w trakcie ich realizacji. Obszar certyfikacji Zintegrowanego Systemu QSE, obejmuje świadczenie usług wodociągowokanalizacyjnych w zakresie projektowania i rozwoju, uzdatniania i dystrybucji wody, odbioru i oczyszczania ścieków oraz obsługi klienta przy zachowaniu wymagań prawnych oraz innych wymagań w zakresie ochrony środowiska i bhp. W zakresie bezpieczeństwa wody obszar certyfikacji obejmuje ujmowanie, uzdatnianie i dystrybucję wody na granicy odpowiedzialności SNG S.A. określonej w umowie z klientami (z wyłączeniem UW Sobieszewo, Świbno, Oczyszczalnia Wschód wraz z odpowiadającymi im obszarami zasilania). Obszar certyfikacji systemu zarządzania jakością wg normy PN EN ISO 1705:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących obejmuje Dział Laboratorium Centralne oraz Dział Laboratorium Wschód. System jakości został przedstawiony w Księdze Jakości Wydziału Laboratorium, procedurach ogólnych i badawczych oraz instrukcjach roboczych Laboratorium Procesy funkcjonujące w SNG S.A. Zarząd SNG S.A. na podstawie analizy prowadzonej działalności, określił procesy funkcjonujące w SNG S.A. oraz zależności pomiędzy nimi. Zostały zidentyfikowane i zdefiniowane procesy: podstawowe wspomagające ogólnozakładowe zarządcze Sekwencje oraz zależności pomiędzy procesami zostały przedstawione w załączniku do Księgi Mapa procesów Saur Neptun Gdańsk S.A. (SNG/K/ZK 02). Każdy z procesów został szczegółowo opisany w kartach procesów. SNG/PO 10: Zarządzanie procesami Karty procesów na podstawie załącznika SNG/PO 10/ZK Dokumentacja Dokumentacja systemowa jest nadzorowana zgodnie z wymaganiami norm ISO (patrz pkt. 3). Dokumenty tworzą następującą strukturę: DOKUMENTACJA SYSTEMOWA: Deklaracja QSE przedstawia politykę Spółki w zakresie zarządzania jakością, środowiskiem i BHP. Polityka bezpieczeństwa wody SNG S.A. przedstawia politykę Spółki w zakresie ogółu zamierzeń i ukierunkowania organizacji dotyczącego bezpieczeństwa wody. Księga QSE opisuje ogólnie systemy zarządzania w SNG S.A., przywołując procedury i inne dokumenty funkcjonujące w Firmie. Procedury opisują ustalony sposób przeprowadzania działań zgodnie z wymaganiami norm systemów zarządzania. Instrukcje ogólnozakładowe, i robocze opisują szczegółowe zalecenia i sposób realizacji prac, których celem jest spełnienie wymagań jakościowych, środowiskowych oraz BHP. Plany, programy - dokumenty opracowywane dla zapewnienia właściwego zrealizowania wyznaczonych przez Spółkę zadań/działań, uwzględniające min. cele jakościowe, środowiskowe, bhp oraz odpowiednie zasoby. W zakresie bezpieczeństwa wody, dokumenty wspomagające nadzór nad zagrożeniami. 6/20

7 Zapisy dokumenty, w których przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań. INNA DOKUMENTACJA: Zbiór aktów prawnych otwarty (tj. podlegający uzupełnieniu, zmianom) zbiór aktów zawierających ich treść, wydany przez właściwe organy państwowe lub lokalne władze administracyjne (dot. decyzji). Akty wewnętrzne Spółki tj. zarządzenia wewnętrzne, pisma okólne, komunikaty, informacje, zawierające przepisy funkcjonujące wewnątrz Spółki, wydane w ramach kompetencji poszczególnych organów Spółki. Dokumentacja kancelaryjna - dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne, związane z działalnością Firmy SNG/PO 01 Nadzór nad dokumentami systemów zarządzania SNG/PO 04 Zarządzanie przepisami i aktami wewnętrznymi SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów działalności w SNG S.A. SNG/IO 05 Instrukcja kancelaryjna 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Zarząd SNG S.A. posiada dowody zaangażowania na wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie skuteczności systemów zarządzania poprzez: ustanowienie Deklaracji QSE oraz Polityki bezpieczeństwa wody, zakomunikowanie pracownikom SNG S.A wymagań klientów w ramach ustanowionych procesów, jak też wymagań ustawowych z zakresu środowiskowego, bhp, bezpieczeństwa wody oraz przepisów wewnętrznych, ustanowienie celów jakościowych, środowiskowych oraz poprawy bhp, zatwierdzanie Zobowiązań w ramach doskonalenia ww celów. przeprowadzanie Przeglądów Systemów Zarządzania, udostępnianie zasobów niezbędnych do wdrożenia i utrzymania systemów zarządzania, 4.1. Orientacja na klienta Zarząd SNG S.A. zapewnia, że wymagania klientów i innych stron zainteresowanych są znane i mają wpływ na funkcjonowanie procesów w firmie w celu zaspokojenia ich potrzeb. Zobowiązania Spółki i ich realizacja wobec klienta zostały szczegółowo opisane w umowach, Regulaminie Usług oraz instrukcjach ogólnozakładowych (patrz pkt. 6.1) Stronami zainteresowanymi zdefiniowanymi w obszarze działania SNG S.A. są: klienci firmy (w tym indywidualni, przemysłowi, gminy, ) instytucje samorządowe i władze administracyjne (m.in. SANEPID, PIP, PIS, WIOŚ), instytucje zewnętrzne (m.in. Straż Pożarna ) pracownicy oraz podwykonawcy osoby lub grupy (nie będące klientami firmy) związane z efektami działalności Spółki lub na które mają wpływ efekty tej działalności. 7/20

8 4.2. Deklaracja QSE, Polityka bezpieczeństwa wody Zarząd SNG S.A. zapewnia, że wypracowana i ustanowiona w Spółce Deklaracja QSE jako jej polityka: jest odpowiednia do celów istnienia organizacji, zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania i stanowi ramy dla ustanowienia celów dotyczących jakości, ochrony środowiska i bhp, jest uzgodniona z pracownikami lub ich przedstawicielami w zakresie bhp, jest zrozumiała i zakomunikowana pracownikom SNG S.A., podwykonawcom oraz innym stronom zainteresowanym, jest przeglądana pod kątem jej aktualności przynajmniej raz w roku na Przeglądzie Systemów Zarządzania. Ponadto w zakresie bezpieczeństwa wody, Zarząd SNG S.A. swoją politykę określił tak, że jest ona odpowiednia do roli SNG S.A. w łańcuchu żywnościowym Planowanie Zarząd SNG S.A. ustanawia cele jakościowe, środowiskowe oraz poprawy bhp dla wszystkich szczebli organizacji, w ramach doskonalenia, uwzględniając: dążenie do spełnienia wymagań jakościowych, środowiskowych i bhp. realizację działań w ramach procesów funkcjonujących w Spółce i wskaźników je charakteryzujących, zidentyfikowane znaczące aspekty środowiskowe, zidentyfikowane zagrożenia i wyniki ocen ryzyka zawodowego, możliwości technologiczne, finansowe, operacyjne i biznesowe, wymagania, opinie i sugestie oraz interes wszystkich stron zainteresowanych. W zakresie bezpieczeństwa wody, planowanie prowadzone jest pod kątem spełnienia wymagań normy, przepisów prawnych oraz wymagań klientów. SNG/PO 05 Identyfikacja zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego oraz gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i awarie SNG/PO 06 Identyfikacja aspektów środowiskowych oraz gotowość i reagowanie na sytuacje niebezpieczne i awarie środowiskowe SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów działalności w SNG S.A. SNG/IO 09 Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu bezpieczeństwa wody 4.4. Odpowiedzialność i uprawnienia Zarząd SNG S.A. zapewnia, że odpowiedzialności i uprawnienia pracowników SNG S.A. zostały określone w zakresach obowiązków oraz dokumentach systemowych (procedurach, instrukcjach, zarządzeniach wewnętrznych Firmy) i im zakomunikowane. Schemat organizacyjny Spółki został przedstawiony na załączniku do Księgi SNG/K/ZK 01. SNG/IO 04: Zatrudnianie pracowników Dokumenty systemowe (procedury i instrukcje), w których zostały określone odpowiedzialności pracowników Regulamin pracy SNG S.A. 8/20

9 4.4.1 Przedstawiciel kierownictwa Zarząd SNG S.A. ustanowił przedstawiciela kierownictwa Pełnomocnika Zarządu ds. Nadzorowania Systemów Zarządzania, który nadzoruje: procesy realizowane w systemie zarządzania jakością, środowiskiem i bhp i zapewnia ich utrzymanie, przedstawienie Zarządowi SNG S.A. sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemów zarządzania i wszelkich potrzeb związanych z ich doskonaleniem na Przeglądzie Systemów Zarządzania, upowszechnianie w całej Firmie świadomość dotyczącą wymagań klienta. Do pomocy Pełnomocnikowi w pełnieniu jego obowiązków została powołana Komórka ds. Nadzorowania Systemów Zarządzania i Obrony Cywilnej. W zakresie bezpieczeństwa wody został wyznaczony Przewodniczący Zespołu, któremu pomaga powołany Zespół bezpieczeństwa wody Komunikacja wewnętrzna Komunikacja (uwzględniająca również wymogi norm systemów zarządzania (patrz pkt. 3) pomiędzy komórkami organizacyjnymi w Firmie jest realizowana poprzez: ustanowione dokumenty systemowe, wewnętrzne foldery publiczne, wewnętrzne tablice ogłoszeń, pocztę oraz telekomunikację. SNG/PO 05 Identyfikacja zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego oraz gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i awarie SNG/PO 06 Identyfikacja aspektów środowiskowych oraz gotowość i reagowanie na sytuacje niebezpieczne i awarie środowiskowe SNG/PO 09 Komunikacja SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/ PB/IR 12 Prace realizowane przez wykonawców zewnętrznych SNG/IO 05 Instrukcja kancelaryjna SNG/IO 07 Instrukcja zarządzania sytuacją kryzysową SNG/IO 08 Instrukcja organizacji i usuwania awarii SNG S.A Gdańsk SNG/IO 16 Instrukcja postępowania przy awariach urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych SNG S.A. Dział Rejonu Sopot SNG/IO 09 Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu zarządzania bezpieczeństwa wody 4.5. Przegląd Systemów Zarządzania Zarząd Spółki przeprowadza raz w roku Przegląd Systemów Zarządzania zgodnie z wymaganiami wdrożonych norm (patrz pkt.3) Przegląd Systemów Zarządzania przeprowadzany jest w celu oceny ich stałej przydatności, skuteczności oraz adekwatności. Wnioski z Przeglądu są zapisywane w raporcie ze spotkania i wykorzystywane do podejmowania kluczowych decyzji związanych z doskonaleniem wdrożonych systemów zarządzania Ustalenia z Przeglądu są komunikowane poszczególnym osobom odpowiedzialnym za procesy przebiegające w Spółce, a w przypadku systemu bezpieczeństwa i higieny pracy, także pracownikom lub ich przedstawicielom. 9/20

10 SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów w SNG S.A. 5. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Zarząd SNG S.A. określił i zapewnia zasoby ludzkie, środki rzeczowe, sprzęt techniczny, technologię, infrastrukturę, zasoby finansowe oraz środowisko pracy potrzebne do: wdrażania, utrzymywania i doskonalenia skuteczności systemów zarządzania, zwiększenia zadowolenia klientów przez spełnienie jego potrzeb Zasoby ludzkie kompetencje, świadomość i szkolenia Pracownicy SNG S.A. posiadają odpowiednie wykształcenie, uprawnienia, umiejętności i doświadczenie niezbędne do wykonywania powierzonych im obowiązków mających wpływ na zgodność produktu i usługi z wymaganiami zapewniając, że realizowane działania uwzględniają znaczący wpływ na środowisko oraz zachowanie bezpieczeństwa i higieny pracy. SNG S.A. wymaga od podwykonawców wykazania, że zatrudnionych przez nich personel ma wymagane kompetencje i/lub został odpowiednio przeszkolony. SNG S.A. identyfikuje potrzeby szkoleniowe i zapewnia szkolenia lub podejmuje działania w celu osiągnięcia niezbędnych kompetencji, zgodnie z wymaganiami wdrożonych norm oraz ocenia ich skuteczność. Każdy pracownik i podwykonawca SNG S.A. jest informowany o: znaczeniu zgodności z Deklaracją QSE, Polityką bezpieczeństwa wody, dokumentami systemowymi oraz wymaganiami wdrożonych systemów zarządzania łącznie z wymaganiami dotyczącymi gotowości i reagowania na wypadki przy pracy i awarie, w tym awarie środowiskowe, istocie i ważności swoich działań i tego, jak przyczynia się do osiągania wyznaczonych celów jakościowych, bezpieczeństwa wody, środowiskowych i bhp, zagrożeniach bezpieczeństwa wody występujących przy jej produkcji i dystrybucji, znaczących aspektach środowiskowych i związanych z nimi rzeczywistych lub potencjalnych wpływów pracy na środowisko oraz korzyści dla środowiska wynikające z poprawy indywidualnego działań, rodzajach zagrożeń występujących w Firmie i na poszczególnych stanowiskach pracy oraz związanego z nimi ryzyka zawodowego, a także korzyści z ich eliminacji. SNG/PO 05 Identyfikacja zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego oraz gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i awarie SNG/PO 06 Identyfikacja aspektów środowiskowych oraz gotowość i reagowanie na sytuacje niebezpieczne i awarie środowiskowe SNG/PO 08 Szkolenia SNG/ PB/IR 12 Prace realizowane przez wykonawców zewnętrznych SNG/IO 04 Zatrudnianie pracowników SNG/IO 03 Zasady wyboru wykonawcy SNG/IO 09 Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu bezpieczeństwa wody 10/20

11 5.2. Infrastruktura W SNG S.A. zapewnia się i utrzymuje infrastrukturę potrzebną do osiągnięcia zgodności z wymaganiami dotyczącymi produktu. Infrastruktura obejmuje: zabudowania, przestrzeń do pracy i związane z nią instalacje technologiczne, środki rzeczowe niezbędne do prowadzenia procesów, programy komputerowe, utrzymanie infrastruktury (w tym transport, łączność, systemy informatyczne). SNG/IO 17 Przejęcie obiektów i urządzeń wod. kan. do eksploatacji SNG/IO 02 Instrukcja nadzorowania wyposażenia do pomiarów, kontroli i badań SNG/IO 10 Dobra praktyka higieniczna, produkcyjna i dystrybucyjna SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO 12 Ochrona obiektów eksploatowanych przez SNG S.A. Instrukcje obowiązujące w komórkach organizacyjnych, związane z obsługą i eksploatacją obiektów Środowisko pracy SNG S.A. określiło niezbędne środowisko pracy dla prawidłowego i niezakłóconego przebiegu procesów z zachowaniem zasad bhp i ochrony środowiska. Regulamin pracy SNG S.A. Instrukcje robocze obowiązujące w komórkach organizacyjnych związanych z realizacją produktu 6. REALIZACJA PRODUKTU Produktem w rozumieniu SNG S.A. jest: eksploatacja sieci wodociągowo kanalizacyjnej, uzdatnianie i dystrybucja wody, odbiór i oczyszczanie ścieków, dostarczanie usługi w zakresie projektowania i rozwoju. W oparciu o założenia Deklaracji QSE, zaplanowane cele, wymagania klientów oraz przepisy prawne środowiskowe i bhp, SNG S.A. zaplanowało i opracowało procesy podstawowe (wraz z podprocesami) potrzebne do realizacji produktu: obsługa klienta, eksploatacja (Gdańsk) (Sopot), rozwój handlowy Dla ich skutecznego działania zostały ustanowione procesy zarządcze i wspomagające ogólnozakładowe. Wyniki planowania procesów zostały przedstawione w kartach procesów oraz w dokumentach systemowych. Ponadto proces podstawowy Eksploatacja (Gdańsk) (Sopot) został zaplanowany z uwzględnieniem zagrożeń bezpieczeństwa wody. Dokumenty wymienione w pkt /20

12 6.1. Procesy związane z klientem W celu osiągnięcia satysfakcji klienta SNG S.A. określiło: wymagania klienta, w tym wymagania dotyczące jakości i bezpieczeństwa wody, jakości ścieków, realizacji produktu oraz działań po zakończeniu realizacji produktu, wymagania, które nie zostały określone przez klienta, ale które są niezbędne do realizacji produktu, przepisy prawne i inne wymagania (kontraktowe, regulaminowe) produktu. dotyczące realizacji SNG/PO 04 Zarządzanie przepisami prawnymi i aktami wewnętrznymi SNG/PO 05 Identyfikacja zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego oraz gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i awarie SNG/PO 06 Identyfikacja aspektów środowiskowych oraz gotowość i reagowanie na sytuacje niebezpieczne i awarie środowiskowe SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO 14 Nadzorowanie dokumentacji technicznej SNG/IO 17 Przyjęcie obiektów i urządzeń wod - kan do eksploatacji POZOSTAŁE DOKUMENTY: Regulaminy usług wod. kan. Miasta Gdańska i Sopotu Kontrakt z miastem Gdańsk Umowa dzierżawy z GIWK Umowa z miastem Sopot Umowa dzierżawy z AQUA - Sopot Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Doliny Redy i Chylonki Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Gminy Kolbudy Zarządzenia wewnętrzne SNG S.A. Polityka bezpieczeństwa informacji w zakresie ochrony danych osobowych SNG S.A Komunikacja z klientem SNG S.A. poprzez odpowiednie środki takie jak: Biuro Obsługi Klienta, środki masowego przekazu, Internet, telekomunikacja, poczta, prowadzone akcje uświadamiające, skutecznie przekazuje stronom zainteresowanym: informacje dotyczące realizacji usług, jakości i bezpieczeństwa wody oraz jakości ścieków, odpowiedzi na zapytania handlowe, zasady postępowania z umowami lub zamówieniami, łącznie ze zmianami, odpowiedzi na zapytania oraz skargi i reklamacje. Biorąc pod uwagę wymagania Zintegrowanego Systemu Zarządzania QSE w zakresie normy PN-EN ISO 14001:2005, organizacja podjęła decyzję o nie komunikowaniu na zewnątrz jej znaczących aspektów środowiskowych. 12/20

13 SNG/PO 03 Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 09 Komunikacja SNG/IO 07 Instrukcja zarządzania sytuacją kryzysową SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO 14 Nadzorowanie dokumentacji technicznej 6.2. Projektowanie i rozwój W SNG S.A. działania związane z projektowaniem i rozwojem produktu prowadzone są w ramach Biura Studiów. Dział ten w ramach zadań projektowych realizuje: - analizy i koncepcje techniczne, - projekty budowlane, - projekty wykonawcze, - dokumenty powykonawcze, - projekty wielobranżowe, - projekty jedno i wielostadiowe. Dodatkowo w zakresie usług wspomagany jest przez Komórkę ds. Rozwoju. SNG/IO 14 Nadzorowanie dokumentacji technicznej SNG/IO 13 Instrukcja wyboru, analizy i zatwierdzania projektów rozwojowych SNG/EB/IR 01 Instrukcja realizacji prac projektowych, analiz i koncepcji technicznych oraz programów rozwojowych w zakresie branży sanitarnej 6.3. Zakupy SNG S.A. zapewnia, że proces dokonywania zakupów, wyboru dostawców materiałów i usług (w tym podwykonawców) spełnia wymagania jakościowe, środowiskowe oraz bhp i przebiega w oparciu o rozbudowany system ich oceny, zatwierdzania i ponownej weryfikacji. Rodzaj i zakres nadzoru nad dostawcą jest realizowany zależnie od wpływu zakupu na jakość wody i ścieków oraz realizację usługi dokonywanej przez SNG S.A. SNG S.A. ustanowiło i wdrożyło działania kontrolne zapewniające, że zrealizowane zakupy oraz wybrani dostawcy usług (w tym podwykonawcy) spełniają wyspecyfikowane przez Spółkę wymagania. SNG/IO 03 Zasady wyboru wykonawcy SNG/IO15 Realizacja zakupów materiałów i usług w SNG S.A. SNG/PB/IR 12 Prace realizowane przez wykonawców zewnętrznych 6.4. Nadzorowanie produkcji i dostarczania produktu W SNG S.A. proces produkcji i dostarczania produktu prowadzony jest w warunkach nadzorowanych. Warunki te obejmują: dostępność informacji dotyczących wymagań jakościowych, bezpieczeństwa wody środowiskowych i bhp podczas realizacji produktu (procedury, instrukcje, przepisy prawne i inne wymagania), dostępność instrukcji na stanowiskach pracy, stosowanie odpowiednio nadzorowanego wyposażenia, 13/20

14 monitorowanie procesu, co pozwala na jego kontrolę w trakcie i po realizacji, a w przypadkach niezgodności, podejmowanie odpowiednich działań korekcyjnych, korygujących i/lub zapobiegawczych, stosowanie nadzorowanego wyposażenia do monitorowania i pomiarów. Procedury i instrukcje wymienione w załącznikach do Księgi SNG/K/ZK 03, SNG/K/ZK 04 INSTRUKCJE ROBOCZE: SNG/EO/IR 01 Instrukcja eksploatacji oczyszczalni ścieków Wschód Odpowiednie instrukcje robocze dotyczące działów ES, EN, EK, EG, ER, ED (zgodnie ze schematem organizacyjnym SNG/K/ZK 01) Odpowiednie instrukcje robocze dotyczące działów EP, EU (zgodnie ze schematem organizacyjnym SNG/K/ZK 01) POZSTAŁE DOKUMENTY: Plany, harmonogramy pracy Książki raportów, Książki obiektów budowlanych DTR urządzeń 6.5. Walidacja procesów dostarczania produktu W SNG S.A. przeprowadzana jest walidacja kombinacji środków nadzoru procesów produkcji i dystrybucji wody. Walidacji poddawane są ponadto procesy ustanowione w SNG S.A. poprzez monitorowanie ich wskaźników i analizę na przeglądach przez Zarząd. Walidacji poddawane są również zrealizowane przez SNG S.A. projekty rozwojowe. SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów SNG S.A. SNG/IO 02 Instrukcja nadzorowania wyposażenia do pomiarów, kontroli i badań SNG/IO 09 Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu bezpieczeństwa wody SNG/EB/IR 01 Instrukcja realizacji prac projektowych, analiz i koncepcji technicznych oraz programów rozwojowych w zakresie branży sanitarnej 6.6. Identyfikacja i identyfikowalność W zakresie działalności SNG S.A. wymóg identyfikacji dotyczy zasadniczo wody i ścieków, jako produktu oraz dokumentacji w ramach procesów Eksploatacji, Obsługi klienta oraz Usług Inżynierskich (projektowanie, nadzór środowiskowy, warunki techniczne i uzgodnienia (Gdańsk)) i Inwestycji i remontów, które należy nadzorować. Wszystkie punkty poboru próbek wody i ścieków i one same, identyfikują etapy procesu uzdatniania i dystrybucji wody i oczyszczania ścieków. Identyfikowalność jest specyficznym wymogiem dokumentowania prowadzonej przez SNG S.A. działalności związanej z procesem Obsługi Klienta oraz Usług inżynierskich i Inwestycji i remontów. SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO 14 Nadzorowanie dokumentacji technicznej SNG/OL/IR 17 Instrukcja poboru próbek do badań środowiskowych 14/20

15 6.7. Własność klienta SNG S.A. w ramach realizowanych usług odpowiednio nadzoruje własność klienta, która obejmuje: obiekty wodociągowe i/lub kanalizacyjne w ramach umów na świadczenie usług w zakresie eksploatacji systemu wod. kan., dokumentację techniczną, dane osobowe klienta, wszelkie środki rzeczowe dostarczone przez klienta. Własność klienta jest odpowiednio identyfikowana, weryfikowana, chroniona i zabezpieczona zgodnie z przepisami prawnymi. SNG/IO 17 Przejęcie obiektów i urządzeń wod.- kan. do eksploatacji SNG/IO 08 Instrukcja organizacji i usuwania awarii SNG S.A. Gdańsk SNG/IO 16 Instrukcja postępowania przy awariach urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych SNG S.A. Dział Rejonu Sopot SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO 12 Ochrona obiektów eksploatowanych przez SNG SNG/IO 14 Nadzorowanie dokumentacji technicznej POZOSTAŁE DOKUMENTY: Zarządzenie wewnętrzne 8/2008 w sprawie zmiany zarządzenia wewnętrznego w sprawie dokumentacji polityki bezpieczeństwa i informacji w zakresie ochrony danych osobowych Regulaminy usług wod. kan. Miasta Gdańska i Sopotu Kontrakt z miastem Gdańsk Umowa dzierżawy z GIWK Umowa z miastem Sopot Umowa dzierżawy z AQUA - Sopot Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Doliny Redy i Chylonki Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Gminy Kolbudy Polityka bezpieczeństwa informacji w zakresie ochrony danych osobowych SNG S.A Zabezpieczanie produktu Dla zachowania wymaganej przepisami jakości, bezpieczeństwa wody i jakości ścieków podejmuje się w SNG S.A. wszelkie działania o charakterze zapobiegawczym na wszystkich etapach dystrybucji wody oraz przesyłu oczyszczonych ścieków. Ostatni sprawdzający pomiar parametrów wody jest dokonywany w punkcie jej dostarczania klientowi zgodnie z umową. W przypadku stwierdzenia niezgodności podejmowane są działania korekcyjne i korygujące lub zapobiegawcze, zgodnie z wymaganiami wdrożonych systemów zarządzania. Jakość ścieków sprawdzana jest od momentu wejścia na Oczyszczalnię Wschód, następnie po kolejnych etapach oczyszczania, aż do wylotu oczyszczonych ścieków do Zatoki Gdańskiej. Instrukcje robocze komórek organizacyjnych biorących udział w realizacji procesu eksploatacji (Gdańsk) (Sopot) 6.9. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów W SNG S.A. wyposażenie kontrolne, pomiarowe i badawcze mające istotny wpływ na bezpieczeństwo i jakość wody, jakość ścieków i realizacji usług, stan środowiska oraz bezpieczeństwo i higienę pracy jest: jednoznacznie oznakowane, odpowiednio wzorcowane i sprawdzane, kalibrowane, regulowane i zabezpieczane, 15/20

16 odpowiednio chronione przed uszkodzeniem i pogorszeniem stanu podczas przemieszczania, utrzymywania i przechowywania. SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/IO 02 Instrukcja nadzorowania wyposażenia do pomiarów, kontroli i badań 7. POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE SYSTEMU QSE SNG S.A. planuje oraz wdraża odpowiednie działania związane z pomiarami, monitorowaniem, 77. POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE SYSTEMU QSE analizą i doskonaleniem systemów zarządzania. Działania te mają na celu: wykazanie zgodności produktu z wymaganiami norm ISO (patrz pkt 3), zapewnienie zgodności wdrożonych systemów zarządzania w wymaganiami norm ISO (patrz pkt. 3), zapewnienie ciągłego doskonalenie procesów, systematyczne monitorowanie i realizację pomiarów w zakresie tych operacji i działań, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na bezpieczeństwo wody, środowisko i bhp, nadzór stopnia realizacji celów i zadań środowiskowych oraz celów ogólnych i szczegółowych bhp, ocenę wdrożonych systemów zarządzania Spółki i w przypadku wystąpienia niezgodności, podjęcie działań korekcyjnych, korygujących, zapobiegawczych. SNG/PO 02 Audity wewnętrzne SNG/PO 03 Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/PO 10 Zarządzania procesami SNG/IO 02 Instrukcja nadzorowania wyposażenia do pomiarów, kontroli i badań SNG/IO 09 Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu bezpieczeństwa wody. 16/20

17 7.1. Zadowolenie klienta SNG S.A. w celu zaspokojenia potrzeb klientów monitoruje poziom ich zadowolenia za pomocą następujących metod: poprzez przeprowadzanie cyklicznych badań stopnia satysfakcji klienta, poprzez terminowe wyjaśnianie reklamacji i skarg w poszczególnych działach je przyjmujących, poprzez ocenę, na podstawie analizy wskaźników, poziomu uzasadnionych reklamacji. Uzyskane wyniki są analizowane oraz przedstawiane na Przeglądzie Systemów Zarządzania, w celu podjęcia działań korygujących i/lub zapobiegawczych. SNG/PO 03: Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 09 Komunikacja SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/PK/IR 01 Instrukcja badania stopnia satysfakcji klienta i klimatu organizacyjnego Spółki POZOSTAŁE DOKUMENTY: Regulaminy usług wod. kan. Miasta Gdańska i Sopotu Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Doliny Redy i Chylonki Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków Gminy Kolbudy 7.2. Audit wewnętrzny Audity wewnętrzne w Spółce są planowane i systematycznie przeprowadzane, w celu sprawdzenia czy wdrożone systemy zarządzania są zgodne: z wymaganiami norm ISO (patrz pkt. 3) oraz wymaganiami określonymi w dokumentach systemowych, z zaplanowanymi celami, z realizowanymi procesami, przepisami prawnymi i innymi wymaganiami, Ponadto audity wewnętrzne w Spółce mają za zadanie udowodnić, że wdrożone systemy zarządzania są skutecznie wdrożone, utrzymywane i doskonalone. SNG/PO 02 Audity wewnętrzne SNG/PO 03 Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 04 Zarządzanie przepisami prawnymi i aktami wewnętrznymi SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary 17/20

18 7.3. Monitorowanie i pomiary procesów W SNG S.A., w celu zapewnienia, że ustanowione procesy spełniają stawiane im wymagania, stosowane są odpowiednie metody ich monitorowania poprzez: określone dla każdego procesu wskaźniki, przeprowadzane okresowe oceny realizacji procesów przez osoby odpowiedzialne za procesy, przeprowadzane audity. W przypadkach, gdy wyniki monitorowania są niezgodne z założeniami, podejmowane są działania korekcyjne, korygujące lub zapobiegawcze. SNG/PO 02 Audity wewnętrzne SNG/PO 03: Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów 7.4. Monitorowanie i pomiary produktu SNG S.A. kładzie szczególny nacisk na wiarygodność kontroli, wykonywanej poprzez pomiary i analizy produktu prowadzone w terenie jak i w laboratoriach (Centralnym lub obiektowych). Kontrola prowadzona jest wg harmonogramów badań oraz przez pracowników o najwyższych kwalifikacjach przy użyciu nowoczesnego sprzętu. Badania prowadzone są w oparciu o wymagania odpowiednich Ustaw, Rozporządzeń i Polskich Norm, które stanowią kryterium dopuszczenia. Z monitorowanie i pomiarów prowadzone są zapisy. SNG/PO 03: Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów SNG/IO 02 Instrukcja nadzorowania wyposażenia do pomiarów, kontroli i badań Instrukcje Działu Laboratorium Centralne i laboratoriów obiektowych Instrukcje robocze komórek organizacyjnych związanych z produkcją wody i ścieków 7.5. Nadzór nad produktem niezgodnym Produkt niezgodny z wymaganiami prawnymi oraz innymi wymaganiami, do których Spółka się zobowiązała jest identyfikowany, dokumentowany i nadzorowany przez pracowników, którym powierzono te działania. Wymagania odnośnie bezpieczeństwa i jakości produktu oraz wymagania odnośnie jego wpływu na środowisko naturalne przy zachowaniu wymagań bhp są szczegółowo sprecyzowane w dokumentach systemowych oraz umowach z podwykonawcami. Wykryte niezgodności oraz związane z nimi podejmowane działania korekcyjne, korygujące lub zapobiegawcze są rejestrowane oraz oceniane pod względem ich skuteczności. Niezgodności, których usunięcie wymaga zaangażowania środków właściciela infrastruktury są usuwane w miarę możliwości i ustaleń z tym właścicielem. SNG/PO 03: Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów w SNG S.A. 18/20

19 7.6. Analiza danych W SNG S.A. zbierane są i analizowane dane pochodzące z monitorowania: przebiegu procesów, zgodności realizowanych usług z wymaganiami jakości, środowiskowymi i bhp, przekraczania wartości krytycznych parametrów dla krytycznych punktów kontroli (CCP), reaktywnego i aktywnego bezpieczeństwa pracy w Firmie, efektów działalności środowiskowej wraz ze stosowanymi środkami operacyjnymi, dostawców, podwykonawców, stopnia zaspokojenia potrzeb klienta, zapytań i informacji stron zainteresowanych, SNG/PO 05 Identyfikacja zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego oraz gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i awarie SNG/PO 06 Identyfikacja aspektów środowiskowych oraz gotowość i reagowanie na sytuacje niebezpieczne i awarie środowiskowe SNG/PO 07 Monitorowanie i pomiary SNG/PO 09 Komunikacja SNG/PO 10 Zarządzanie procesami SNG/IO 01 Instrukcja planowania i przeglądów w SNG S.A. SNG/IO 15 Realizacja zakupów materiałów i usług SNG/IO 11 Obsługa klienta SNG/IO Instrukcja analizy zagrożeń bezpieczeństwa wody oraz weryfikacji systemu bezpieczeństwa wody 7.7. Ciągłe doskonalenie SNG S.A. ciągle doskonali skuteczność wdrożonych systemów zarządzania w oparciu o przyjętą Deklarację QSE, Politykę bezpieczeństwa wody, poprzez: analizę stopnia realizacji celów jakościowych, środowiskowych i bhp w ramach programów doskonalenia, analizę działań związanych z zarządzaniem systemem bezpieczeństwa wody, analizę wyników auditów, analizę zgłaszanych zdarzeń potencjalnie wypadkowych, analizę danych, analizę podejmowanych działań korekcyjnych, korygujących i/lub zapobiegawczych, analizę wyników z przeglądów działalności dokonywanych przez kierownictwo, analizę wyników z Przeglądów Systemów Zarządzania dokonywanych przez Zarząd SNG S.A. ocenę zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami, podejmowanie inicjatyw doskonalących SNG/PO 02 Audity SNG/PO 03 Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze Karta zobowiązań wg załącznika SNG/PO 10/ZK 04 Dokumenty wymienione w pkt 7.6 Analiza danych 19/20

20 7.8. Działania korekcyjne, korygujące i zapobiegawcze W SNG S.A. podejmowane są następujące działania: korekcyjne eliminujące występujące niezgodności, korygujące eliminujące przyczyny występujących niezgodności, zapobiegawcze eliminujące przyczyny potencjalnych niezgodności. Wszystkie działania podejmowane są w celu wyeliminowania lub zapobiegania wystąpieniu niezgodności. SNG/PO 02 Audity SNG/PO 03 Nadzorowanie niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze 8. ROZDZIELNIK KOPII KONTROLOWANYCH Lp. Adresat Liczba kopii 1. Komórka ds. Nadzorowania Systemu QSE ZJ 1 2. OLC 1 9. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 1. ZK 01 schemat organizacyjny SNG S.A. 2. ZK 02 mapa procesów funkcjonujących w SNG S.A. 3. ZK 03 wykaz procedur 4. ZK 04 wykaz instrukcji ogólnozakładowych OPIS ZMIAN WYDANIE DATA WEJŚCIA W ŻYCIE RODZAJ ZMIAN 05 Księga została zaktualizowana w związku ze zmianami organizacyjnymi obowiązującymi od r.i /20