Instrukcja dla eksporterów/zgłaszających w zakresie obsługi zgłoszeń wywozowych oraz wywozowych deklaracji skróconych w systemie ECS wersja 4.

Transkrypt

1 Instrukcja dla eksporterów/zgłaszających w zakresie obsługi zgłoszeń wywozowych oraz wywozowych deklaracji skróconych w systemie ECS wersja 4.0 z dnia r.

2 Spis treści: Spis treści:... 2 Ważniejsze skróty i definicje... 5 Dane Centrum Helpdesk ECS... 9 Informacje ogólne A. OBSŁUGA ZGŁOSZENIA W URZĘDIE CELNYM WYWOZU (UWU) Informacje ogólne Obsługa zgłoszenia w systemie ECS Złożenie zgłoszenia celnego Walidacja systemowa IE Weryfikacja formalna IE 515 zaakceptowanego przez system Przyjęcie zgłoszenia celnego Weryfikacja merytoryczna zgłoszenia po jego przyjęciu Wydruk dokumentu EAD Sprostowanie zgłoszenia Unieważnienie zgłoszenia Unieważnienie zgłoszenia na wniosek zgłaszającego Unieważnienie zgłoszenia z urzędu Wspólnotowa analiza ryzyka komunikaty w systemie Zwolnienie towarów do wywozu Potwierdzenie wyprowadzenia Informacja od innych służb uprawnionych do potwierdzania przekroczenia granicy IE Potwierdzenie wyprowadzenia na podstawie dowodów alternatywnych Potwierdzenie wyprowadzenia w eksporcie pośrednim Zasady przechowywania przez podmioty komunikatów związanych z obsługą zgłoszeń celnych w systemie ECS Procedura poszukiwawcza w ECS Szczególne przypadki postępowania Jednolita umowa przewozu przedstawiana w UWU Urząd wywozu jest równocześnie urzędem wyprowadzenia (UWU=UWA) Zgłoszenie składane zbiorczo Zgłoszenie z mocą wsteczną na podstawie art. 795 RWKC Wywóz partiami wyprowadzenie części towaru Procedura wywozu towarów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy Formalności wywozowe Uproszczone zamykanie procedury wywozu oraz przeznaczenia powrotnego wywozu przez upoważnionego nadawcę TIR lub upoważnionego nadawcę w tranzycie wspólnotowym/wspólnym (T1/T2) Zdejmowanie i zakładanie zamknięć celnych oraz przeładunki w procesie konsolidacji przesyłek Procedura awaryjna w UWU Nie działa aplikacja lub łącze internetowe zgłaszającego System ECS nie działa w UWU (awaria po stronie administracji celnej) Szczegółowe zasady postępowania organów celnych w przypadku nieprawidłowego działania systemu ECS

3 Awaria lokalna Realizacja procedury awaryjnej Tryb postępowania w przypadku, gdy po przesłaniu komunikatu IE 515 nastąpiła awaria aplikacji zgłaszającego lub systemu w UWU Wygenerowanie i przesłanie do podmiotu oraz administracji podatkowej komunikatu IE 599 w odniesieniu do zgłoszeń zarejestrowanych awaryjnie Potwierdzenie wyprowadzenia na podstawie dowodów alternatywnych, w odniesieniu do zgłoszenia złożonego na ESS B. Procedura uproszczona w ECS Informacje ogólne Realizacja procedury uproszczonej Zgłoszenie niekompletne (art. 280 RWKC) Zgłoszenie uproszczone (art. 282 RWKC) Procedura w miejscu art. 285 RWKC Procedura awaryjna w procedurze uproszczonej Nie działa aplikacja lub łącze internetowe zgłaszającego System ECS nie działa w UWU (awaria po stronie administracji celnej) Realizacja procedury awaryjnej Procedura awaryjna dla zgłoszenia niekompletnego i zgłoszenia uproszczonego Procedura awaryjna dla procedury w miejscu Tryb postępowania w przypadku, gdy po przesłaniu komunikatu IE 515, IE 515B lub IE 515C nastąpiła awaria aplikacji zgłaszającego lub systemu w UWU C. OBSŁUGA ZGŁOSZENIA W URZĘDZIE CELNYM WYPROWADZENIA (UWA) Informacje ogólne Obsługa zgłoszenia w UWA Przedstawienie towaru Obsługa składowania towarów Obowiązki przewoźnika w UWA Szczególne przypadki obsługi Obsługa operacji wywozowych otwartych w systemie ECS dla wywozu towaru partiami (przez jeden lub kilka UWA) Tranzyt po wywozie w UWA (gdy UWU różni się od UWA) Procedura awaryjna w UWA Procedura wywozu realizowana na dokumencie ESS System ECS nie funkcjonuje bądź działa nieprawidłowo w UWA D. WYWOZOWA DEKLARACJA SKRÓCONA (WDS) Informacje ogólne Osoba odpowiedzialna za złożenie WDS Terminy złożenia WDS Obsługa WDS w systemie Złożenie i walidacja systemowa WDS Przedstawienie towaru i weryfikacji WDS Sprostowanie WDS Anulowanie WDS Procedura awaryjna dla WDS Nie działa aplikacja lub łącze internetowe zgłaszającego System ECS nie działa po stronie administracji celnej Załączniki: Załącznik nr 1 do Instrukcji ECS Załącznik nr 2 do Instrukcji ECS

4 Załącznik nr 3 do Instrukcji ECS Załącznik nr 4 do Instrukcji ECS Załącznik nr 5 do Instrukcji ECS

5 Ważniejsze skróty i definicje 1 Skrót Opis AEO Status Upoważnionego Przedsiębiorcy AES Zautomatyzowany System Eksportu Awizacja Status zgłoszenia wywozowego w UWA informujący o przesłaniu komunikatu IE 501 CELINA System Elektronicznej Obsługi Zgłoszeń w Imporcie CN Nomenklatura Scalona, ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 2658/87 EAD Wywozowy Dokument Towarzyszący ECS System Kontroli Eksportu EMCS System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych (ang. Excise Movement and Control System) EORI Numer identyfikacyjny podmiotu, nadawany przez organy celne, niepowtarzalny w ramach Wspólnoty Europejskiej EORI PL Krajowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych EORI EU (EOS) Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Przedsiębiorców ESS Dokument Wywozowy SAD/Bezpieczeństwo ICS System Kontroli Importu IE 501 Komunikat informujący wyprzedzająco o przybyciu przesyłki do UWA Komunikat zawierający wniosek o dostarczenie danych zgłoszenia o danym MRN, wysyłany z urzędu wyprowadzenia do urzędu wywozu, gdy IE 502 do urzędu wyprowadzenia przybył towar z urzędu wywozu objętego systemem ECS, ale urząd wyprowadzenia nie posiada jego danych (tzn. nie dotarł komunikat IE 501). Komunikat stanowiący odpowiedź na komunikat IE502 zawiera dane IE 503 zgłoszenia bądź podaje przyczynę odmowy przekazania tych danych; wysyłany z urzędu wywozu do urzędu wyprowadzenia, który przesłał komunikat IE502. IE 504 Komunikat informujący zgłaszającego o akceptacji sprostowania przesłanego komunikatem IE 513. IE 505 Komunikat informujący zgłaszającego o odrzuceniu sprostowania 1 Procedura obsługi systemu opisana jest w Podręczniku użytkownika, zaś wszystkie komunikaty są opisane w Specyfikacji XML dla ECS, opublikowanej na stronie: oraz na stronie Ministerstwa Finansów: 5

6 przesłanego komunikatem IE 513. IE 507 Powiadomienie o przedstawieniu towaru w UWA, przesyłane elektronicznie przez osobę przedstawiająca towar do wyprowadzenia. IE 513 Wniosek o sprostowanie zgłoszenia IE 513B Wniosek o sprostowanie zgłoszenia niekompletnego IE 513C Wniosek o sprostowanie zgłoszenia uproszczonego IE 515 Zgłoszenie wywozowe IE 515B Zgłoszenie wywozowe niekompletne IE 515C Zgłoszenie wywozowe uproszczone IE 515XY Zgłoszenie uzupełniające IE 516 Komunikat elektroniczny zawierający informacje o odrzuceniu zgłoszenia z podaniem przyczyny. IE 518 Komunikat zawierający informację o wynikach kontroli zgłoszenia w UWA; wysyłany z UWA do UWU. IE 525 Komunikat informujący o zezwoleniu na przekroczenie granicy IE 528 Komunikat informujący o przyjęciu zgłoszenia i nadanym numerze MRN IE 529 Komunikat zawiera dane zgłoszenia przekazane przez podmiot skorygowane o ewentualne sprostowania i korekty oraz uzupełnione o: datę przyjęcia i zwolnienia zgłoszenia, wynik kontroli i zamknięcia celne (jeśli są założone). Jest przekazywany zwrotnie podmiotowi zgłaszającemu. Manifest eksportowy komunikat obejmujący kilka powiadomień lub zgłoszeń wywozowych, przekazywany do systemu przez podmiot IE 547 odpowiadający za towar w miejscu składowania na granicy. Może dotyczyć towarów (całości lub części) z wielu różnych zawiadomień o przybyciu towaru na granicę. IE560 Komunikat informujący o podjęciu decyzji o przeprowadzeniu kontroli IE 582 Komunikat zawierający zapytanie do podmiotu o nie wyprowadzone towary (nie potwierdzone operacje wywozowe). IE 583 Komunikat zawierający odpowiedź podmiotu na komunikat IE582. Komunikat zawierający informację o przekroczeniu granicy przez towar ze IE 590 zgłoszenia wywozowego lub manifestu eksportowego, przekazywany do Systemu przez podmiot inny niż urząd celny, np. Straż Graniczna. IE 591 Komunikat zawierający informację o błędzie w IE590, przekazywany automatycznie przez System do nadawcy IE590. Komunikat potwierdzający wyprowadzenie towaru; wysyłany z UWU do eksportera/zgłaszającego. Zawiera dane zgłoszenia w momencie zwolnienia towarów do procedury wywozu (komunikat IE529), informację IE 599 o potwierdzeniu wywozu lub zatrzymaniu towaru na granicy oraz ewentualnie informacje z UWA. Jest przekazywany zwrotnie zgłaszającemu oraz innym organom i instytucjom, które mogą być zainteresowane daną operacją. IE 5PU Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia uzupełniającego IE 604 Akceptacja sprostowania wywozowej deklaracji skróconej. IE 605 Odrzucenie sprostowania wywozowej deklaracji skróconej. IE 613 Sprostowanie wywozowej deklaracji skróconej. IE 615 Wywozowa deklaracja skrócona. 6

7 IE 616 IE 628 IE 829 IE ST1 IE ST2 Klucz bezpiecznej transmisji danych NCTS MEX do MRN MRX Osoba przedstawiająca towary na granicy Osoba wyprowadzając a towary PDR PWK Rozporządzenie ws. szczegółowych wymogów, jakie powinno spełniać zgłoszenie celne RWKC Odrzucenie wywozowej deklaracji skróconej. Nadanie numeru ewidencyjnego (MRN) wywozowej deklaracji skróconej. Komunikat przesyłany do podmiotów o akceptacji procedury zawieszenia poboru akcyzy przy eksporcie. Komunikat potwierdzający zgodność danych ze zgłoszeniami wywozowymi z dokumentami e-ad. Zapytanie o stan obsługi zgłoszenia celnego lub deklaracji celnej. Odpowiedź na zapytanie o stan obsługi zgłoszenia celnego lub deklaracji celnej. Certyfikat umożliwiający podpisywanie zgłoszeń wywozowych - wydawany przez Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych w Izbie Celnej w Krakowie (CBTD); nie jest certyfikatem w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450). Klucz ten stanowi natomiast znak identyfikacyjny, który generuje znak kodowy zgodnie z art. 199 ust. 2 RWKC. Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy Manifest Eksportowy. Specyfikuje towary z [ZWA] i/lub [ZWU], które przed przekroczeniem granicy były składowane i są wyprowadzane za granicę. Powstaje na podstawie komunikatu IE 547 dostarczonego przez podmiot odpowiadający za towar w miejscu składowania na granicy. Numer ewidencyjny operacji wywozowej Numer ewidencji manifestów eksportowych Osoba odpowiedzialna za przedstawienie towaru organom celnym w UWA oraz za przesłanie komunikatu IE 507. Osoba odpowiedzialna za wyprowadzenie towarów w UWA oraz za przesłanie komunikatu IE 547. W zależności od specyfiki transportu osoba ta sama lub różna od osoby przedstawiającej towary. Podsystem Danych Referencyjnych Podsystem Wymiany Komunikatów: PWK1 stanowi Urzędowe Poświadczenie Odbioru i oznacza, że komunikat jest wypełniony poprawnie; PWK2 odrzucenie zgłoszenia ze względów formalnych, komunikat zawiera informację o błędzie; PWK3 zwraca wynik walidacji dla wysłanego komunikatu XML; Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowych wymogów, jakie powinno spełniać zgłoszenie celne (Dz. U. z dnia 30 kwietnia 2004 r. z późn. zm.). Rozporządzenie Komisji (EWG) nr 2454/93 z dnia 2 lipca 1993 r. określające niektóre przepisy wykonawcze do rozporządzenia Rady Nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. WE L 253 z , str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, 7

8 TDT TIN UCU UWA UWU UZ WDS WKC XML ZUZ ZWA ZWU roz. 2, t. 6, str. 3 z późn. zm.) Tranzytowy dokument towarzyszący Numer identyfikacji podatkowej NIP z przedrostkiem PL w przypadku podmiotów krajowych Urząd Celny złożenia zgłoszenia uzupełniającego Urząd Celny Wyprowadzenia Urząd Celny Wywozu Urząd Celny Złożenia wywozowej deklaracji skróconej. Wywozowa deklaracja skrócona. Rozporządzenie Rady (EWG) nr 2913/92 z dnia 12 października 1992 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. WE L 302 z , str. 1 i n. z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, roz. 2, t. 4, str. 307 z późn. zm.). (ang. Extensible Markup Language) uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób. Zgłoszenie uzupełniające Zgłoszenie wywozowe obsługiwane w UWA Zgłoszenie wywozowe (kompletne, niekompletne, uproszczone) obsługiwane w UWU 8

9 Dane Centrum Helpdesk ECS telefon: (33) numer ogólny całodobowy fax: (33) całodobowy 9

10 Informacje ogólne Aplikacja obsługuje elektronicznie zgłoszenie wywozowe we wszystkich przewidzianych przepisami prawa przypadkach, gdy takie zgłoszenie ma być złożone dla: 1) procedury wywozu, 2) procedury uszlachetniania biernego, 3) powrotnego wywozu. Polska aplikacja ECS umożliwia obsługę zgłoszenia wywozowego w Polsce w formie elektronicznej, także gdy urząd wywozu pełni jednocześnie rolę urzędu wyprowadzenia. Od 8 listopada 2010 r. system ECS obsługuje wywozową deklarację skróconą (WSD), urząd celny złożenia deklaracji wywozowej (UZ) oraz zgłoszenia uproszczone i niekompletne. Zgłoszenia wywozowe w formie elektronicznej przesyłane do systemu ECS są podpisane za pomocą klucza do bezpiecznej transmisji danych. Procedura poboru klucza opisana jest w Instrukcji nadania kodu identyfikacyjnego (loginu), uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) dla celów przesyłania elektronicznych zgłoszeń i pozostałych dokumentów do Systemów Celnych: CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT 2. Zgodnie z przepisami RWKC zgłoszenia celne do procedury wywozu, łącznie ze

11 zgłoszeniami niekompletnymi, uproszczonymi i w procedurze w miejscu składane są wyłącznie w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu ECS. Zgłoszenia celne w formie papierowej są składane tylko przez podróżnych, którzy nie posiadają dostępu do systemu teleinformatycznego organu celnego (zgodnie z art. 787 ust. 5 RWKC) lub w przypadku procedury awaryjnej w urzędzie wywozu lub awarii aplikacji lub sieci po stronie zgłaszającego. Elektroniczne zgłoszenia wywozowe powinny być wypełniane stosownie do postanowień Specyfikacji komunikatów XML dla podmiotów 3 oraz części IX Instrukcji wypełniania zgłoszeń celnych 4 System ECS obsługuje zapytania od podmiotów o stan obsługi dokumentu wskazanego pod numerem MRN. Procedura dotyczy każdego MRN znajdującego się w polskim systemie, również tych pochodzących z innych krajów, a także MRX dla Manifestu Exportowego - MEX. Zapytanie w formacie XML (komunikat IE ST1) może być przesłane do systemu z poziomu interfejsu WWW lub poprzez . Zapytanie podlega automatycznej walidacji w systemie ECS. Jeżeli zapytanie nie jest poprawne do podmiotu wysyłana jest informacja o niepoprawności zapytania. Jeżeli wynik walidacji jest pozytywny, zapytanie jest rejestrowane w systemie ECS. Następnie system odszukuje dokument o MRN (MRX dla Manifestu Exportowego - MEX) podanym w zapytaniu, tworzy komunikat odpowiedzi (komunikat IE ST2) i wysyła go do podmiotu. Odpowiedź zawiera bieżący status dokumentu wywozowego, lub informację o błędzie (np. gdy system nie odnalazł dokumentu o wskazanym MRN/MRX). System ECS wysyła odpowiedź do podmiotu poprzez lub stronę WWW, zależnie od kanału komunikacji, jaki podmiot wykorzystał do przesłania zapytania. 3 Procedura obsługi systemu opisana jest w Podręczniku użytkownika, zaś wszystkie komunikaty są opisane w Specyfikacji XML dla ECS, opublikowanej na stronie: oraz na stronie Ministerstwa Finansów:

12 W przypadku zapytania poprzez stronę WWW, stan obsługi komunikatu jest wyświetlany na stronie WWW podmiotu. Zapytania o stan operacji nie są wizualizowane w aplikacji funkcjonariuszy jako obiekty, natomiast komunikaty IE ST1 i IE ST2 zapisywane są w repozytorium komunikatów. 12

13 A. OBSŁUGA ZGŁOSZENIA W URZĘDIE CELNYM WYWOZU (UWU) 1. Informacje ogólne Sekcja A Instrukcji dotyczy sytuacji, gdy zgłoszenie wywozowe wraz z towarami przedstawiane jest w UWU. W przypadku gdy zgłoszenie jest przesłane przed przedstawieniem towarów (zgodnie z art. 201 ust. 2 RWKC) jako typ zgłoszenia zgłaszający powinien podać kod D (odpowiednio druga część pola 1 SAD). Z uwagi na specyfikę zgłoszeń elektronicznych, dla których w praktyce trudno dostosować czas ich złożenia do czasu przedstawienia towarów, dla podpisanych kluczem zgłoszeń wywozowych przesyłanych do systemu ECS jako powszechne przyjmuje się stosowanie art. 201 ust. 2 RWKC. Oznacza to, że zgłoszenie elektroniczne może być przesłane przed przedstawieniem towarów i zastosowanie tego trybu nie wymaga zgody organu celnego. Jeżeli w terminie 7 dni od zarejestrowania IE 515 przez system, towary nie zostaną przedstawione lub udostępnione organowi celnemu, zgłoszenie celne zostanie uznane za niezłożone i automatycznie usunięte z systemu. Przesłanie zgłoszenia w ww. trybie nie wyklucza, by w indywidualnych przypadkach organ celny wyznaczył krótszy niż 7 dni termin na przedstawienie towarów w UWU, informując o tym zgłaszającego poza systemem (fax, ). Uwaga: W każdym przypadku, gdy towar objęty zgłoszeniem wywozowym nie opuścił obszaru celnego Wspólnoty zgłaszający ma obowiązek poinformować o tym 13

14 fakcie urząd wywozu (UWU). Przesyłane w formie elektronicznej zgłoszenie wywozowe, jak również ewentualne jego sprostowanie i unieważnienie, muszą być podpisane przez zgłaszającego za pomocą klucza do bezpiecznej transmisji danych. Komunikaty odsyłane do zgłaszającego, w tym IE 599, są podpisane elektronicznie przez system ECS. Czynności związane z obsługą zgłoszenia w UWU w systemie ECS oraz generowaniem komunikatów zgodnie ze Specyfikacją techniczną XML dla podmiotów skutkują wysłaniem odpowiedniego komunikatu na adres (o ile został podany) wskazany przez zgłaszającego w odpowiednim polu (atrybucie) komunikatu IE 515. O tym, jaki adres podać decyduje sam zgłaszający, system waliduje tę informację jedynie w zakresie ilości znaków (nie więcej niż 35). W wyjątkowych przypadkach (awaria systemu, podróżni) możliwe jest złożenie zgłoszenia w formie papierowej na kartach Wywozowego SAD/Bezpieczeństwo (ESS). Wzór dokumentu ESS został określony w załączniku 45 k do RWKC i jest opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pod adresem: /asset_publisher/d3oa/content/formularze-ess-karty-1-2-i-3-i-essloi-wykaz-pozycjitowarowych-wywozowego-sadbezpieczenstwo?redirect=http%3a%2f%2fwww.finanse.mf.gov.pl%2fsystemyinformatyczne%2fecs%2faes%2fwyjasnieniafaq%3fp_p_id%3d101_instance_d3oa%26p_p_lifecycle%3d0%26p_p_state%3 Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3Dcolumn- 2%26p_p_col_count%3D1#p_p_id_101_INSTANCE_d3oA_. Uwaga: W przypadku zgłoszenia podpisanego elektronicznie zgłaszający nie mają obowiązku przedstawiania dodatkowych dokumentów / wydruków potwierdzających przesłanie komunikatu elektronicznego do systemu. 14

15 2. Obsługa zgłoszenia w systemie ECS Jeżeli zgłoszenie wywozowe w formie komunikatu IE 515 podpisanego kluczem do bezpiecznej transmisji danych jest składane w UWU, cała operacja wywozowa jest obsługiwana przez system ECS. 2.1 Złożenie zgłoszenia celnego Zgłoszenie celne w postaci komunikatu IE 515 jest składane przez zgłaszającego do właściwego UWU poprzez przesłanie komunikatu XML (IE 515) z wykorzystaniem poniżej wymienionych alternatywnych narzędzi: - strony - poczty elektronicznej na adres pwk@celina.mofnet.gov.pl, - interfejsu niewizualnego. W przypadku niedostępności używanych przez podmiot ww. podstawowych kanałów komunikacyjnych, dopuszczalne jest również przesłanie zgłoszeń podpisanych kluczem do bezpiecznej transmisji danych na adres mailowy oddziału celnego, po wcześniejszym pozasystemowym poinformowaniu oddziału o zamiarze zastosowania tej procedury postępowania (Załącznik Nr 5 do Instrukcji) lub ich przekazanie do tego oddziału na nośniku zewnętrznym (patrz pkt 10.1). Zgłoszenie wygenerowane z systemu zgłaszającego powinno posiadać tzw. numer własny (niepowtarzalny numer nadany przez zgłaszającego). 2.2 Walidacja systemowa IE 515 Jeśli dokument jest poprawny pod względem formalnym i strukturalnym zostaje przyjęty do obsługi (system m.in. sprawdza, czy zostały wypełnione wszystkie niezbędne dla danej procedury pola) i otrzymuje status Oczekiwanie. Na tym etapie 15

16 zaakceptowane przez system zgłoszenie rejestrowane jest pod numerem własnym zadeklarowanym przez zgłaszającego w IE 515. Na adres zgłaszającego (z którego zostało wysłane zgłoszenie celne) zostaje wysłany komunikat PWK 1 zawierający między innymi informację o dacie i czasie rejestracji zgłoszenia w systemie. Komunikat PWK 1 stanowi tzw. Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jeżeli dokument zawiera błędy formalne lub strukturalne i tym samym nie spełnia wymagań określonych w Specyfikacji komunikatów XML dla podmiotów, zgłoszenie zostaje automatycznie odrzucone. Informacja o odrzuceniu następuje poprzez przesłanie podmiotowi komunikatu PWK 2. Elementem walidacji systemowej dokonywanej automatycznie przez system jest również walidacja pod kątem numeru EORI i numeru świadectwa AEO. W zgłoszeniu wywozowym wymagane jest podanie numeru TIN, oraz numeru EORI: - obligatoryjnie w polu 2 (nadawca/eksporter) oraz polu 14 (zgłaszający/przedstawiciel), - fakultatywnie w polu 8 (odbiorca) zgodnie z zasadami podanymi w Instrukcji wypełniania zgłoszeń celnych. W przypadku podmiotów, które nie są objęte obowiązkiem posiadania numeru EORI, należy w atrybucie EORI wpisać NATURAL PERSON. Jeżeli posiadacz świadectwa AEOC, AEOF lub AEOS zamierza skorzystać z ułatwień jakie przysługują upoważnionym przedsiębiorcom powinien zadeklarować w Polu 44 zgłoszenia celnego numer świadectwa AEO wraz z podaniem co najmniej jednego z kodów (Y022, Y024, Y025) wskazującego na rolę, którą pełni przedsiębiorca w danej operacji wywozowej oraz podać kod E w polu (atrybucie) SpecyficzneOkolicznosci. Skutkować to będzie automatyczną weryfikacją numeru 16

17 świadectwa AEOC, AEOF i AEOS w ramach zapytania weryfikującego nr EORI przedsiębiorcy. Uwaga: Jeżeli przedsiębiorca zamierza skorzystać z możliwości podania ograniczonego zakresu danych, a UWU nie uda się potwierdzić zadeklarowanego przez przedsiębiorcę świadectwa AEO (z powodu awarii aplikacji), UWU odmawia przyjęcia zgłoszenia celnego z ograniczonym zakresem danych. W takim przypadku podmiot może, albo poczekać na przywrócenie automatycznej walidacji, albo złożyć zgłoszenie z pełnym zakresem danych. Uwaga: Podmiot posiadający świadectwo AEOC nie ma prawnej możliwości podania mniejszej liczby danych. Dlatego, w przypadku zadeklarowania statusu AEOC dla któregokolwiek ze zgłaszających, nadawców lub przedstawicieli w systemie wyświetli się ostrzeżenie, informujące funkcjonariusza celnego o konieczności sprawdzenia na etapie weryfikacji formalnej zakresu podanych danych. Jeśli w wyniku tej weryfikacji okaże się, że podmiot zastosował mniejszy zakres danych należy odmówić przyjęcia zgłoszenia (tj. funkcjonariusz celny wyśle zgłaszającemu IE 516). Podanie nieprawidłowego numeru świadectwa AEO skutkuje odrzuceniem zgłoszenia celnego lub wywozowej deklaracji skróconej (oraz ich sprostowań), o ile dla danego podmiotu został podany numer EORI. Powyższe zasady dot. deklarowania statusu AEO dotyczą zarówno zgłoszenia wywozowego (IE 515) jak też jego sprostowania (IE 513) oraz wywozowej deklaracji skróconej (IE 615) jak też jej sprostowania (IE 613). Uwaga: System ECS weryfikuje automatycznie numery EORI a-like (numerów AEO nadanych w krajach trzecich i uznawanych na terenie UE na podstawie umów międzynarodowych). Warunkiem automatycznej weryfikacji jest wcześniejsza rejestracja podmiotu posiadającego numer EORI a-like w bazie EOS. 17

18 Reasumując, system odrzuci zgłoszenie na etapie walidacji systemowej poprzez przesłanie do zgłaszającego komunikatu PWK 2 gdy: - przesłany komunikat IE 515 nie spełnia wymagań określonych w specyfikacji komunikatów XML dla przedsiębiorców, - wykryte zostaną nieprawidłowości w zakresie numeru EORI/AEO. Zgłaszający może otrzymać komunikat PWK 2 także w sytuacji gdy jeden z komponentów systemu ECS nie działa prawidłowo, co skutkować może chwilową niedostępnością aplikacji ECS. 2.3 Weryfikacja formalna IE 515 zaakceptowanego przez system Na etapie weryfikacji formalnej funkcjonariusz sprawdza, czy zgłoszenie celne w statusie Oczekiwanie spełnia wymogi formalne w zakresie nieobjętym uprzednio przeprowadzoną na zgłoszeniu walidacją systemową. 1) Załączniki do zgłoszenia Stosownie do postanowień 20 rozporządzenia MF w sprawie szczegółowych wymogów, jakie powinno spełniać zgłoszenie celne dokumenty stanowiące załączniki do zgłoszenia elektronicznego nie są przedstawiane organowi celnemu wraz z tym zgłoszeniem, chyba, że ich przedłożenie jest konieczne, w szczególności ze względu na przewidziany w przepisach odrębnych obowiązek dokonania na nich adnotacji, uwierzytelnienia lub ostemplowania przez organ celny. Tym samym przedkładane w UWU dokumenty można podzielić na dwie grupy: - dokumenty, w stosunku do których zastosowanie ma art. 77 ust. 2 WKC. Nie są one przedstawiane organowi celnemu wraz ze zgłoszeniem elektronicznym, ale pozostają do dyspozycji tego organu. Do chwili zwolnienia towarów są one 18

19 przechowywane przez osobę dokonującą zgłoszenia celnego, zaś po zwolnieniu towarów przez osobę uprawnioną do korzystania z procedury celnej. Dokumenty te muszą być przedstawione na każde żądanie organu celnego. - dokumenty, w stosunku do których nie ma zastosowania art. 77 ust. 2 WKC. Są one zawsze przedstawiane organowi celnemu ze zgłoszeniem elektronicznym, bez wezwania do ich przedstawienia. Są to dokumenty, których przedstawienie jest niezbędne, w szczególności ze względu na przewidziany w przepisach odrębnych obowiązek dokonania na nich adnotacji, uwierzytelnienia lub ostemplowania przez organ celny. W przypadku przedkładania załączników do zgłoszenia w UWU zgłaszający musi powołać się na numer własny zgłoszenia. W przypadku błędów uniemożliwiających rejestrację zgłoszenia, zgłaszający otrzyma komunikat PWK2 informujący o przyczynach odrzucenia zgłoszenia. 2) Sytuacje skutkujące odmową przyjęcia zgłoszenia celnego: a) system automatycznie wyśle komunikat IE 516 (czynność materialno-techniczna skutkująca odmową przyjęcia zgłoszenia), gdy upłynie 7 dni od zarejestrowania zgłoszenia w UWU w statusie oczekiwanie, a zgłaszający nie przedstawi dokumentów, których przedstawienie jest niezbędne lub nie przedstawi towarów. b) komunikat IE 516 zostanie przesłany także, gdy: - funkcjonariusz celny stwierdzi, że nie zostały podane kody wymaganych dokumentów ( załączone dokumenty ), - w przypadku ręcznej weryfikacji EORI/AEO wykryto nieprawidłowości w tym zakresie, - funkcjonariusz celny stwierdzi brak zgodności pomiędzy IE 515 (ECS) i IE 801 (EMCS) w zakresie zadeklarowanej masy netto wyrobu akcyzowego, oraz kodu 19

20 CN (8 znaków), zgodnie z procedurą opisaną w Sekcji A pkt 9.6 niniejszej Instrukcji; - przed upływem terminu 7 dni, jeżeli zachodzi taka potrzeba (np. na wniosek zgłaszającego). W komentarzu do operacji w komunikacie IE 516 organ celny podaje powód odmowy przyjęcia zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia wielopozycyjnego, gdy zakwestionowane zostaną tylko niektóre pozycje towarowe, w komunikacie IE 516 funkcjonariusz celny wskazuje, które pozycje zostały zakwestionowane, aby ułatwić zgłaszającemu identyfikację błędu i złożenie nowego poprawnego zgłoszenia w formie komunikatu IE Przyjęcie zgłoszenia celnego Zgłoszenie, które przeszło przez walidację systemową oraz weryfikację formalną powinno być niezwłocznie przyjęte przez organ celny po przedstawieniu towaru. System nadaje mu numer ewidencyjny MRN w sekwencji np. 10PL351010E , gdzie 10 oznacza wyznacznik roku, PL Polskę, kod jednostki zadeklarowanej w zgłoszeniu jako UWU, E identyfikator procedury wywozu, numer w danej jednostce organizacyjnej, 6 - cyfrę kontrolną dla MRN. O przyjęciu zgłoszenia celnego i o numerze MRN zgłaszający jest informowany zwrotnie za pomocą komunikatu IE Weryfikacja merytoryczna zgłoszenia po jego przyjęciu Jeżeli w wyniku weryfikacji merytorycznej, dokonywanej z uwzględnieniem wskazań i dyrektyw wynikających z systemowej analizy ryzyka, funkcjonariusz celny stwierdzi, iż zgłoszenie jest prawidłowe, to niezwłocznie podejmuje czynności związane ze zwolnieniem towaru do procedury wywozu. W trakcie weryfikacji merytorycznej funkcjonariusz celny może podjąć decyzję o zastosowaniu wobec zgłoszenia dodatkowych czynności weryfikacyjnych, np. 20

21 zarządzić kontrolę fizyczną towaru lub zażądać dodatkowych wyjaśnień, oświadczeń lub dokumentów. W przypadku wystąpienia, w stosunku do wywożonego wyrobu akcyzowego przemieszczanego w systemie zawieszeń, braku zgodności masy netto lub/i kodu CN pomiędzy danymi w EMCS oraz w ECS, organ celny podejmuje decyzję o dalszej drodze postępowania (sprostowanie/unieważnienie/zwolnienie). W przypadku podjęcia decyzji o kontroli zgłoszenia wywozowego do zgłaszającego wysłany jest komunikat IE 560 (generowany tylko, gdy jako miejsce lokalizacji przedstawienia towaru podany został kod urzędu celnego wywozu). Komunikat IE 560 powinien zawierać informacje dodawane do zgłoszenia ZWU w polu,,komentarz podczas wykonywania operacji,,kontrola : - w przypadku decyzji o rewizji towarów data, czas i miejsce rewizji (ew. żądanie przedstawienia określonych dokumentów), - w przypadku badania dokumentów informację o dokumentach, jakie należy przedstawić organowi celnemu oraz termin ich przedstawienia. W celu przyśpieszenia pracy organu celnego, by nie powielać informacji ze zgłoszenia o załączonych dokumentach, przyjmuje się, że w przypadku przesłania komunikatu IE 560 bez wskazania konkretnych dokumentów, zgłaszający musi przedstawić w UWU komplet dokumentacji, którą zadeklarował w IE 515. W wyniku czynności weryfikacyjnych funkcjonariusz celny może: a) zatrzymać towar, jako wynik kontroli podając kod B1 niezgodne i poinformować zgłaszającego za pomocą komunikatu IE 551 o odmowie zwolnienia (i jej powodach) towarów do procedury wywozu (obsługa operacji w systemie kończy się), a następnie przekazać sprawę do postępowania celnego celem wydania stosownej decyzji - w przypadku, gdy stwierdzone 21