MONITORING I ETAP - PYTANIA

Transkrypt

1 MONITORING I ETAP - PYTANIA 1. Ile spraw planują Państwo przekazywać miesięcznie do obsługi dla jednego Zleceniobiorcy? a. Proszę o podanie średniej lub przedziału. b. Proszę o podanie informacji dla każdej usługi osobno 2. Jakie czynności upominawczo-informacyjne były prowadzone dla spraw DPD)? Wysyłka odpowiednich komunikatów SMS i od -2 DPD do 10 DPD 3. Czy w przypadku gdy Klient ma 3 nierozliczone dokumenty księgowe, z czego spłaci w 100% dwa, a w 50% trzeci to wynagrodzenie zostanie policzone za 2, czy nie zostanie policzone w ogóle? Wynagrodzenie nie zostanie w ogóle policzone, chyba, że na ostatnim dokumencie zostanie kwota mniejsza lub równa 5 PLN 4. Czy zaproponowanie stawki w ofercie w kwocie maksymalnej (20 pln Monitoring, 3 pln informowanie o restrukturyzacji) ma wpływ na dopuszczenie do aukcji elektronicznej? NIE. Zaproponowanie stawki max nie ma wpływu na dopuszczenie do aukcji. Od tego poziomu rozpoczynamy składanie ofert. System aukcyjny nie dopuści jednak złożenia wyższej oferty niż maksymalna wskazana w każdej z pozycji. 5. Czy przewidują Państwo możliwość wykorzystania jako narzędzi dodatkowych wiadomości sms? Wynagrodzenie będzie wypłacone za spłatę i skuteczny kontakt telefoniczny z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności. 6. Prosimy o podanie szacunkowych ilości i wartości spraw dla monitoringu i restrukturyzacji jaką zamierzają państwo przekazać do obsługi jednemu podmiotowi 7. Co będzie efektem badania skuteczności dla poszczególnych produktów? Czy Zamawiający przewiduje przydział spraw w zależności od osiąganych efektywności? Podpisanie umowy nie gwarantuje stałych i systematycznych zleceń na wykonywanie usług określonych w 1 wzoru umowy. Może zostać zmniejszona liczba przekazywanych zleceń 1

2 8. Jaki przewidują Państwo tryb przekazywania spraw do monitoringu (dzienny, tygodniowy )? Dla monitoringu DPD tryb codzienny kwartalnie (zawsze w pierwszym miesiącu kwartału). W drugim i trzecim m-cu danego kwartału nie przewiduje się działań w tym 9. Prosimy o wyjaśnienie zapisu dotyczącego stawek maksymalnych od których możliwe jest składanie ofert. Np. -Proces monitoringu DPD 20,00 PLN Czy powyższe oznacza stawkę od której rozpoczyna się składanie oferty cenowej w dół? TAK. Zawsze jednak można rozpocząć licytację od niższej ceny Czy jest to maksymalna stawka cenowa którą zamawiający jest w stanie zaakceptować? TAK 10. Jakie pokrycie numerami telefonicznymi ma baza (jaki% spraw posiada nr telefon ) PKO Leasing SA jest to ok. 50% PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. to ok. 35% 11. Czy numery były wcześniej weryfikowane przez Zamawiającego? W miarę możliwości baza jest aktualizowana, ponadto Wykonawca zobowiązany jest do przesyłania miesięcznie raportów z pozyskanymi nr telefonów i adresami 12. Proszę o podanie średniej ilości nr telefonów na jedną sprawę Są przypadki, że nie ma w bazie podanego żadnego telefonu kontaktowego do Klienta ale są tez takie, że będą podane 2 lub więcej 13. Czy działamy w imieniu własnym czy Zamawiającego W imieniu Zamawiającego 14. Jaki z dotychczasowych doświadczeń jest średni czas rozmowy dla monitoringu a jaki dla restrukturyzacji? Nie prowadziliśmy takiego procesu w PKO Leasing 15. Czy sposób przeprowadzenia rozmowy pozostaje po stronie Wykonawcy, czy będą obowiązywały skrypty przygotowane przez Zamawiającego lub wespół z nim? Skrypty rozmów uzgadniane z Zamawiającym Nie 16. Czy Zamawiający będzie przekazywał nazwisko/stanowisko właściciela/pracownika danej firmy będącej przedmiotem umowy? 17. Czy przewidują Państwo przekazanie spraw za każdym razem na 11 DPD czy mogą pojawić się one później? Tylko w 11 DPD 18. W jakich godzinach planują Państwo przekazywanie plików ze sprawami? Do godziny Czy możliwym jest ustalenie godzin granicznych co do których Zamawiający przekaże danego dnia pliki ze sprawami? Jest to możliwe Nie 20. Prawo kontroli u Wykonawcy czy możliwym jest dodanie do umowy terminu w którym Zamawiający powiadomi Wykonawcę o planowanej kontroli? 21. Z iloma firmami Bank zamierza nawiązać współpracę? Dopuszcza się możliwość wyboru więcej niż 1 firmy 22. Prosimy o informację, czy dopuszczacie Państwo możliwość zgłaszania uwag do umowy? 2

3 Nie Tak 23. Czy raportowanie dzienne i przekazywanie nagrań rozmów rozumiane jest jako raport przygotowywany za dany dzień i przekazywany Państwu dnia następnego? 24. W jakich godzinach chcieliby Państwo otrzymywać raporty i zgrane rozmowy? Do końca następnego dnia roboczego Nie 25. Czy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany/doprecyzowania treści niektórych punktów Umowy po wybraniu Wykonawcy? 26. Prosimy o wypełnienie poniższej tabeli: Lp. Nazwa usługi Rodzaje produktów Forma prawna klienta Przewidywana, średnia liczba spraw przekazywanych miesięcznie Częstotliwość przekazywania spraw (np. codziennie, raz w tygodniu, raz w miesiącu) Przewidywane, średnie zadłużenie jednostkowej wierzytelności 1 2 Usługa monitorowania Usługa poinformowani a Klientów o możliwości restrukturyzacji Umowa leasingu, umowa pożyczki Umowa leasingu, umowa pożyczki Wszystkie podmioty gospodarcze oraz konsumenci Wszystkie podmioty gospodarcze oraz konsumenci Dokumenty średnia w miesiącu ok Klienci średnia w miesiącu 750 Ok. 100 klientów do obsługi w pierwszym m-cu kwartału. W drugim i trzecim m-cu danego kwartału nie przewiduje się działań w tym Pliki codzienne Raz w kwartale (zawsze w pierwszym miesiącu kwartału PLN Nie dotyczy 27. Prosimy o wskazanie wykazu danych, które będą przekazywane wykonawcy do realizacji usługi. Spółka PKO Leasing, nr umowy, nr dokumentu, data płatności, kwota zadłużenia, waluta, nr ID Klienta, NIP/PESEL Klienta, nazwa, adres, nr telefonu, , rodzaj Klienta, rodzaj Klienta, typ wpłaty 28. Prosimy o informację, ile firm zostanie wybranych do świadczenia usług? Dopuszcza się możliwość wyboru więcej niż 1 firmy 29. Prosimy o informację, czy posiadają Państwo nr telefonu do każdej sprawy. Czy numery telefonów są aktualizowane? Są przypadki, że nie ma w bazie podanego żadnego telefonu kontaktowego do Klienta ale są tez takie, że będą podane 2 lub więcej. Numery telefonów są w miarę możliwości aktualizowane 30. Prosimy o informację, czy w przypadku kliku skutecznych rozmów z jednym Klientem wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za każdy skuteczny kontakt? 3

4 Nie Nie 31. Prosimy o informację, czy możliwe jest przesuniecie terminu składania ofert, jeśli czas pomiędzy uzyskaniem odpowiedzi a terminem składania ofert na pytania będzie krótszy niż 3 dni robocze? Pytania do procesów: Usługa odzyskania należności : z jaką częstotliwością będą przekazywane pliki importowe i aktualizacyjne do każdego z procesów będących przedmiotem zamówienia? Dla monitoringu DPD tryb codzienny kwartalnie (jedynie w pierwszym miesiącu kwartału) jaka jest planowana miesięczna ilość spraw do przekazania do Zleceniobiorcy, jakie jest średnie saldo pojedynczej wierzytelności oraz planowana wartość miesięcznego, przekazanego portfela? Szacowana wartość miesięcznego portfela ok. 6 mln PLN nie dotyczy jakie jest średnie DPD wierzytelności? Sprawy są przekazywane w 11 DPD czy dla procesu Oferent może użyć wybranych przez siebie narzędzi windykacyjnych/ pismo, telefon, sms czy będzie to narzucone przez Bank? Wynagrodzenie będzie wypłacone za spłatę i skuteczny kontakt telefoniczny z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności. Wynagrodzenie będzie wypłacone za skuteczny kontakt telefoniczny z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności w przypadku zgody na wysyłkę pism dla tego postępowania szablony proponuje Oferent czy zostaną narzucone przez Bank? Nie ma wysyłki pism w tym procesie czy działania oferenta będą prowadzone tylko między 11 a 25 DPD? W którym DPD sprawa zostanie przekazana do Oferenta? Tak. Monitoring tylko w okresie DPD. Sprawy będą przekazywane dokładnie w 11 DPD czy jako dni robocze Bank ocenia również sobotę? Pliki będą podstawiane w 11 DPD codziennie również w soboty, niedziele i święta jak Bank będzie traktował sprawy w których Oferentowi nie uda się skontaktować z Dłużnikiem str.3 pkt 2 d) Brak skutecznego kontaktu = brak wynagrodzenia za danego Klienta (NIP) : z jaką częstotliwością będą przekazywane pliki importowe i aktualizacyjne do każdego z procesów będących przedmiotem zamówienia? 4

5 Saldo wierzytelności nie dotyczy tego obszaru czy jako dni robocze Bank ocenia również sobotę? Pliki będą podstawiane również w soboty, niedziele i święta. Realizacja zlecenie w terminie 4 dni roboczych od otrzymania zestawienia czy Bank przekaże dokładne informacje o możliwościach restrukturyzacji, warunkach jakie Oferent może zaproponować Dłużnikowi? Oferent będzie tylko informował o możliwości restrukturyzacji, nie przekazując warunków. Klientom wstępnie zainteresowanym restrukturyzacją Oferent będzie przekazywał kontakt do właściwej osoby z PKO Leasing jakie narzędzia windykacyjne do procesu może zastosować Oferent? Wynagrodzenie będzie wypłacone za skuteczny kontakt telefoniczny z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności i złożenie propozycji restrukturyzacji. 44. Co należy uznać za skutecznie przeprowadzoną restrukturyzację czy tylko sam kontakt czy faktyczne podpisanie umowy restrukturyzacyjnej? Do zadań Oferenta będzie należał tylko skuteczny kontakt telefoniczny z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności. Na skuteczność nie wpływa fakt podpisania umowy restrukturyzacyjnej bądź nie. 45. Czy w zakresie restrukturyzacji firma będzie odpowiedzialna również za zbieranie i przesyłanie do PKO Leasing jakiś dokumentów? Nie. 46. Czy za spłaty częściowe nie będzie żadnego wynagrodzenia? Zaległości Klienta do 5 PLN brutto będą traktowane jako odzyskane 47. Czy stawka ryczałtowa w rozumieniu PKO Leasing to stałą kwota w żaden sposób niezależna od wysokości zwindykowanej należności? Tak. Jest to stała wartość 48. Jaka jest planowana liczba przekazywanych do obsługi spraw do jednego Oferenta miesięcznie w każdej z kategorii zleceń? 49. Jakie będzie średnie zadłużenie na sprawach przekazanych do obsługi spraw w każdej z kategorii zleceń? średnie miesięczne zadłużenie w przekazanych sprawach to ok. 6 mln PLN nie dotyczy. 5

6 50. Jaki procent spraw posiada numer telefonu do klienta? PKO Leasing SA jest to ok. 50% PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. to ok. 35% 51. Czy nawiązanie kontaktu poprzez e- mail lub sms nie jest wykonaniem skutecznego kontaktu? Tak. Nie jest traktowane jako skuteczny kontakt we wzajemnych rozliczeniach Tak 52. Czy jeżeli klient dokona wpłaty w tym samym dniu co kontakt z naszej strony to czy wpłata będzie kwalifikowała się do grupy spraw za które należne będzie wynagrodzenie? 53. Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia pierwszy kontakt telefoniczny powinien nastąpić w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania pakietu należności, nie później jednak niż do 13 dnia okresu przeterminowania należności. Czy w przypadku otrzymania zlecenia w piątek w 11 dniu przeterminowania, żeby umowa była zaliczona do umów płatnych, kontakt z klientem (RPC) powinien nastąpić najpóźniej w niedzielę (w 13tym dniu przeterminowania)? W tej sytuacji kontakt z Klientem powinien nastąpić w piątek w 11 DPD (pliki importowe podstawiane są rano) 54. Czy w przypadku nawiązania pierwszego kontaktu z klientem po 13tym dniu przeterminowania, umowa nie będzie kwalifikowała się do grupy spraw za które należne będzie wynagrodzenie? Nie, jeżeli 13 DPD będzie dniem ustawowo wolnym od pracy 55. Czy w przypadku nawiązania pierwszego kontaktu z klientem po 13 tym dniu przeterminowania na telefon pozyskany w wyniku procesu SKIP TRACING przez Oferenta, umowa nie będzie kwalifikowała się do grupy spraw za które należne będzie wynagrodzenie? Nie, jeżeli 13 DPD będzie dniem ustawowo wolnym od pracy Tak 56. Czy kolejne umowy jednego klienta mogą być doimportowywane w kolejnych dniach miesiąca, np. ze względu na różne daty wymagalności faktur? 57. Brak precyzyjnego wskazania w umowie kiedy następuje przekazanie Wykonawcy danych (Klientów do obsługi). W 3 ust. 7 wskazane jest, że będzie to następowało codziennie ale nie wiemy na ile dni przed 11 dniem przeterminowania należności będziemy otrzymywali dane. Sprawy będą przekazywane dokładnie w 11 DPD codziennie również w soboty, niedziele i święta 58. Kiedy ma nastąpić przekazanie raportu dziennego? Czy tego samego dnia (do której godziny)? Czy następnego dnia po dniu którego dotyczy raport (do której godziny)? Czy brane są pod uwagę dni robocze? Do końca następnego dnia roboczego 59. Kiedy ma nastąpić przekazanie raportu miesięcznego? Czy ostatniego dnia miesiąca (do której godziny)? Czy pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu którego dotyczy raport? Czy brane są po uwagę dni robocze? Nie później niż do 5 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, za który jest rozliczenie 60. Informacja o dokonanych wpłatach ( 3 ust. 7) będzie zawierała dane o wpłatach dokonanych na ile dni przed przekazaniem tej informacji? Informacje o wpłatach będą przekazywane w plikach codziennych ze wskazaniem daty wpłaty 61. Jak należy rozumieć 11 ust. 2 wycofanie. Czy jest to powtórzenie prawa do wypowiedzenia umowy opisanego w 8? Nie jest to równoznaczne z wypowiedzeniem umowy. Jest to zachowanie możliwości ograniczenia ilości zleceń w jakimś okresie lub w ogóle. 6

7 3 Umowy Pkt Czy raport powinien zawierać również wyniki ustaleń z klientem. Tak. 63. data i godzina kontaktu prośba o podanie formatu; Format do uzgodnienia 64. nr Umowy prośba o definicję, czy jest nasz numer umowy, kontrahenta nr umowy Klienta w PKO Leasing (leasingu/pożyczki) 65. adres Klienta jaki adres, czy tylko zaimportowany, czy może być to nowo pozyskany, czy korespondencyjny, tylko adres zaimportowany RESTRUKTURYZACJA 66. data i godzina kontaktu prośba o podanie formatu; Format do uzgodnienia 67. nr Umowy prośba o definicję, czy jest nasz numer umowy, kontrahenta, nr umowy Klienta w PKO Leasing (leasingu/pożyczki) 68. adres Klienta jaki adres, czy tylko zaimportowany, czy może być to nowo pozyskany, czy korespondencyjny, tymczasowy, czy stały; tylko adres zaimportowany 69. czy Klient wyraził wstępne zainteresowanie Profilaktyczna czy są ograniczenia długości tekstu w tej kolumnie, czy ma być tu słownik, w jaki sposób ma być wypełniana kolumna, np.: perspektywa spłaty lub brak perspektyw Będzie słownik (np. TAK/NIE), czy klient jest zainteresowany restrukturyzacją. Dodatkowe kolumny to: nr telefonu osoby z którą prowadzono rozmowę oraz jej imię i nazwisko (stanowisko). W tym obszarze działania Oferenta nie dotyczą spłaty zaległości. Do obsługi będą przekazywani klienci nie posiadający zadłużenia. Pkt Czy raporty miesięczne są sumą raportów dziennych. Czy oba raporty mają zawierać tyle wierszy ile było kontaktów z klientem? Czy każdy klient/nr NIP ma być unikatowym wierszem w raporcie. Raporty miesięczne nie są sumą raportów dziennych. Każdy Klient NIP ma być unikatowym wierszem 71. Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazanymi do monitorowania; - jakie działania raportujemy, czy będzie podany słownik od kontrahenta, jakie kolumny powinien zawierać raport, formaty kolumn Tak. Przekażemy takie informacje. Format będzie do ustalenia. 72. Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazanymi do poinformowania o Restrukturyzacji Profilaktycznej i którzy wyrazili zainteresowanie propozycja restrukturyzacji; - jakie działania raportujemy, czy będzie podany słownik od kontrahenta, jakie kolumny powinien zawierać raport, formaty kolumn Raportowany będzie skuteczny kontakt telefoniczny wraz z ustaleniem, czy Klient jest zainteresowany restrukturyzacją. Format będzie do ustalenia. 7

8 73. Pkt 3. Czym jest wykaz? Lista spraw przekazanych do obsługi 74. Pkt 4. Zestawienie ustalonych przez Wykonawcę numerów telefonów (adresów ) będzie przekazywane w cyklach miesięcznych do Zleceniodawcy; Formaty i zakres danych? Pliki excel. Plik musi zawierać dane tj. nr NIP Klienta, nazwa spółki Zamawiającego, nr ID Klienta, aktualne dane do wprowadzenia: telefon i/lub . Jeden wiersz to jeden Klient (NIP/PESEL) preferujemy wpisywanie danych w jednym ciągu. 75. Pkt 5. Czy uwagi zawarte w tym punkcie również dotyczą raportu z pkt 4. Tak Nie Pytania ogólne: 76. Z uwagi na wskazanie w pkt VI SWZ terminu udzielenia odpowiedzi na zadane pytania, czy istnieje możliwość wydłużenia terminu złożenia oferty? Wynika to z faktu, iż odpowiedzi na zadane pytania pozwolą na wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości. 77. Jakie będą formaty plików raportów? Excel dokładne nazwy kolumn i ich zawartość do uzgodnienia 78. Jakie będą dokładne szablony nazw raportów? Do uzgodnienia informacje zostaną przekazane zwycięzcy 79. Jak będziemy rozróżniać poszczególne etapy monitoringu? Informacje będą przekazywane w odrębnych plikach w innych DPD Monitoring podstawowy DPD, informacja o restrukturyzacji od -5 DPD Odrębne będzie także nazewnictwo plików. 80. Ile Zleceniodawca planuje przekazać Oferentowi spraw w okresie miesiąca? 81. Czy sprawy będą przekazywane systematycznie - codziennie, w ustalonych okresach po terminie płatności? Dla monitoringu DPD tryb codzienny kwartalnie (zawsze w pierwszym miesiącu kwartału) 82. Czy sprawy będą przekazywane w konkretne dni miesiąca? Sprawy będą przekazywane dokładnie w 11 DPD codziennie również w soboty, niedziele i święta. W przypadku restrukturyzacji pliki będą podstawiane w dni robocze, ale również w soboty, niedziele i święta. Realizacja zlecenia w terminie 4 dni roboczych od otrzymania zestawienia. 8

9 83. Czy Zleceniodawca mógłby przesłać przykładowy plik, w jaki sposób będzie przekazywał sprawy do realizacji, jaki format? Będą to pliki excel z następującymi informacjami: Spółka PKO Leasing, nr umowy, nr dokumentu, data płatności, kwota zadłużenia, waluta, nr ID Klienta, NIP/PESEL Klienta, nazwa, adres, nr telefonu, , rodzaj Klienta, rodzaj Klienta, typ wpłaty 84. W jakim czasie po podpisaniu umowy Zleceniodawca planuje przekazać pierwsze pakiety do realizacji? W terminie ok dni od daty podpisania umowy 85. Ile wierzytelności zamierzacie Państwo przekazywać do monitoringu oraz poinformowania Klienta o możliwej restrukturyzacji? Szacowana wartość miesięcznego portfela ok. 6 mln PLN 86. Jakie jest średnie saldo wierzytelności? Monitoring DPD Szacowana wartość miesięcznego portfela ok. 6 mln PLN nie dotyczy. 87. Jakie dane dłużników i wierzytelności będziemy otrzymywać? Spółka PKO Leasing, nr umowy, nr dokumentu, data płatności, kwota zadłużenia, waluta, nr ID Klienta, NIP/Pesel Klienta, nazwa, adres, nr telefonu, , rodzaj Klienta, rodzaj Klienta, typ wpłaty 88. Czy Zamawiający może udostępnić dane dotyczące estymowanego wolumenu miesięcznego: Szacowana wartość miesięcznego portfela ok. 6 mln PLN Ok. 100 klientów do obsługi w pierwszym m-cu kwartału. W drugim i trzecim m-cu danego kwartału nie przewiduje się działań w tym obszarze monitorowanie klientów Zamawiającego w celu odzyskania całej kwoty należności przeterminowanych, 9

10 90. - poinformowania klientów o możliwości restrukturyzacji umów leasingu oraz jej warunkach. 91. Czy Zamawiający w ramach postępowania zamierza wyłonić jednego czy kilku oferentów (ilu) Dopuszcza się możliwość wyboru więcej niż 1 firmy 92. proszę o określenie jakie ilości spraw będą przekazywane? Szacowana wartość miesięcznego portfela ok. 6 mln PLN Ok. 100 klientów do obsługi w pierwszym m-cu kwartału. W drugim i trzecim m-cu danego kwartału nie przewiduje się działań w tym 93. czy leasingobiorcami są przedsiębiorcy czy konsumenci? Wszystkie podmioty gospodarcze oraz konsumenci 94. czy dane kontaktowe numery telefonów były poprawnie zweryfikowane? Baza telefoniczna Klientów Zamawiającego jest w miarę możliwości uzupełniana i aktualizowana 95. czy formą wynagrodzenia jest tylko ryczałt za połączenia telefoniczne czy również prowizja od zapłaconej faktury? Tylko ryczałt 96. co oznacza : Ustala się dla pozycji aukcyjnych następujące postąpienia: - proces monitoringu DPD -0,50 PLN - informowanie o możliwości restrukturyzacji profilaktycznej 0,01 PLN? Postąpienie to minimalna kwotą, o którą można zalicytować 10