SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja cyklu wyjazdów informacyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) oraz komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), w roku 2009 r. 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Organizacja cyklu wyjazdów informacyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) oraz komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), w roku 2009 r. 2. Rodzaj zamówienia: Wspólny Słownik Zamówień (CPV): usługi marketingu bezpośredniego; wynajem autobusów i autokarów z kierowcą 3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Tytuł projektu: Eurobus mobilne centrum informacji Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu 20 wyjazdów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej dwóch programów: Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). W związku z tym, całe przedsięwzięcie zostało podzielone na dwie części. Pierwsza część dotyczy promocji RPO WM podczas osiemnastu wyjazdów, druga cześć dwóch wyjazdów promujących PO KL. Eurobus mobilne centrum informacji (w ramach realizacji I części) naleŝy rozumieć jako specjalnie zaadaptowany autobus, przygotowany do pracy ekspertów, którzy będą udzielali indywidualnych konsultacji nt. RPO WM zainteresowanym mieszkańcom Mazowsza. Eurobus mobilne centrum informacji (w ramach realizacji II części) naleŝy rozumieć jako minibus, za pośrednictwem którego eksperci MJWPU wraz z materiałami dojadą do wybranych miejsc na Mazowszu. Eksperci będą uczestniczyć w dwóch wyjazdach i udzielać indywidualnych konsultacji nt. PO KL zainteresowanym mieszkańcom Mazowsza. Wizualizacja oznacza przygotowanie projektów oddzielnych dla RPO WM (część I) i PO KL (część II) w oparciu o wytyczne Księgi Znaku dla NSS (załącznik nr 5) oraz nadrukowanie, tłoczenie lub inne działanie słuŝące przygotowaniu nośników eksponujących promowane programy: np. druk plakatów, przygotowanie magnesów na autobus, nadruk na namiocie itp. Obszar działania dotyczy całego województwa mazowieckiego. Nie przewiduje się wyjazdów poza administracyjne granice Mazowsza. Strona 1 z 9

2 Terminy wyjazdów zostaną wyznaczone na podstawie szczegółowego harmonogramu 20 wyjazdów (Załączniki nr 1 oraz 3) przygotowanego przez MJWPU. Załączniki nr 1 oraz 3 zostaną przekazane Wykonawcy w formie pisemnej w dniu podpisania umowy. Czas trwania projektu: trzy miesiące w 2009 r. (kolejno następujące po sobie miesiące). Okres przeprowadzenia projektu: II / III kwartał bądź III kwartał. Przedmiot umowy zostanie zrealizowany w ciągu 6 miesięcy. Wykonawca zobowiązany jest przygotować się do realizacji projektu w ciągu 20 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. Harmonogramy wyjazdów (załączniki 1 oraz 3) będą obejmowały imprezy zorganizowane, waŝne dla regionu i społeczności, o charakterze europejskim. W związku z zapewnieniem duŝej frekwencji wyjazdy organizowane będą głównie w dni wolne od pracy (sobotaniedziela, święta). 4.1.CZĘŚĆ I. Opis przedmiotu zamówienia dla programu RPO WM (18 wyjazdów) WYKONAWCA ZOBOWIAZANY JEST DO: Zapewnienia autokaru - specjalne zaadaptowanego zgodnie z n/w wytycznymi Zamawiającego: o zapewnienie 4 punktów teleinformatycznych w autobusie: wyposaŝenie kaŝdego punktu w laptop lub komputer stacjonarny (4 szt. baza + monitor), minimalne wymagania sprzętowe do komputerów stacjonarnych/laptopów: system operacyjny XP, pakiet MS Office, DVD Rom, stałe łącza do Internetu (4 szt.), miejsca siedzące (2 szt.) przy kaŝdym punkcie teleinformatycznym, o powinien posiadać własne zasilanie elektryczne lub powinien zapewnić dostęp do zasilania z zewnątrz, o drukarka kolorowa zsynchronizowana z punktami teleinformatycznymi: zapewnienie bieŝącej obsługi drukarki kolorowej (zabezpieczenie odpowiedniej ilości tonerów na wszystkie wyjazdy), zapewnienie kartonu z ryzami papieru format A4 (ilość : 20 kartonów), o zapewnienie części powierzchni autobusu do projekcji materiałów informacyjnych nt. RPO WM: zamocowana plazma (32 cale), 10 miejsc siedzących naprzeciw monitora projekcyjnego, z pasami bezpieczeństwa (miejsca siedzące będą wykorzystywane w trakcie jazdy przez pracowników MJWPU), odtwarzacz DVD do emisji materiałów informacyjnych, pilot do odtwarzacza z bateriami, o nagłośnienie: mikrofony bezprzewodowe (2 szt.), głośniki współgrające z podłączonym sprzętem, o Autobus musi posiadać aktualne badanie techniczne Zapewnienia paliwa niezbędnego do przeprowadzenia 18 wyjazdów. Strona 2 z 9

3 Przygotowania wizualizacji zewnętrznej autokaru (załącznik nr 2) o przygotowanie projektu wizualizacji zewnętrznej autokaru wg. przedstawionych wytycznych Zamawiającego, o produkcja wydruku wielkoformatowego na materiale przeznaczonym do oklejenia pojazdu (z mocowaniami magnesowymi), o wydruk wielkoformatowy powinien zajmować 35% 40% metalowej, wolnej bocznej i/lub tylniej powierzchni autokaru (bez okien), nie mogą być widoczne dane nie związane z promocją RPO WM, o po zakończonym projekcie wyprodukowana wizualizacja zew. autokaru przechodzi na własność Zamawiającego Zapewnienia namiotu o powierzchni 3x3m, na stelaŝach metalowych, z wzmocnieniami linowymi i śledziami metalowymi, z moŝliwością wizualizacji zewnętrznej ścianek namiotu (nadruk reklamowy), o namiot oprócz mocowań liniowych powinien posiadać system mocowań na powierzchni utwardzonej (np. bruk), o zapewnienie 6 śledzi zapasowych, o kolor namiotu zostanie określony przez Zamawiającego, o po zakończonym projekcie namiot włącznie ze śledziami przechodzi na własność Zamawiającego, Przygotowania wizualizacji zew. namiotu o wytyczne odnośnie wizualizacji (załącznik nr 2), Zapewnienia personelu technicznego do obsługi 18 wyjazdów: o kierowca pojazdu, o 2 osoby (zakres prac: rozłoŝenie, złoŝenie namiotu, stolików, materiałów promocyjnych, obsługa sprzętów audio video i teleinformatycznych, nadmuchiwanie balonów, oklejenie autokaru stosownymi informacjami, dotyczącymi projektu, wydawanie materiałów informacyjnych), Zapewnienia moŝliwości filmowania kaŝdego wyjazdu przez Wykonawcę o sporządzanie filmów-reportaŝy dokumentujących przebieg kaŝdego dnia wjazdu na DVD, o czas trwania kaŝdorazowego reportaŝu po obróbce: 10 min., czas nagraniowy z całego dnia łącznie 1,5 h (sporządzony podczas całego dnia imprezy), o przekazanie zmontowanych reportaŝy w ciągu 14 dni po dniu zdjęciowym, które będą przeznaczone w pierwszej kolejności do publikacji w Internecie ( o na kaŝdej płycie i opakowaniu dostarczonym do MJWPU powinien znaleźć się nadruk (płyta DVD nadruk full color, opakowanie zaprojektowana i wydrukowana wkładka do opakowania - kreda matowa, 4+0, docięta do formatu opakowania plastikowego na płytę i wsadzona pod folię), wszystko wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego, o przekazanie w ciągu następnych 14 dni (po zakończeniu 18 wyjazdów) 50 kompletów (50 płyt DVD + 50 opakowań pełnoformatowych DVD - kaŝda płyta powinna zawierać wszystkie reportaŝe z wyjazdów i prawidłowe oznakowanie zgodnie z wytycznymi Zamawiającego), o po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie przechodzą na rzecz Zamawiającego UWAGA: Rejestracja filmowa kamerą cyfrową kaŝdego dnia wyjazdu Eurobusu. Ekipa jeŝdŝąca z Eurobusem to: dziennikarz (przeprowadzający wywiady na bieŝąco z uczestnikami imprezy, komentujący na bieŝąco wydarzenia) Strona 3 z 9

4 i kamerzysta (filmujący). Po nagraniu materiału filmowego, przedstawienie Zamawiającemu koncepcji reportaŝu, zrealizowanego z całości jednorazowego materiału (1,5 h) - krótkiego reportaŝu (10 min.) z poszczególnych wyjazdów, następnie przedstawienie scenopisu (elementy scenopisu: ujęcie, zawartość kadru, plany, ruchy kamery, dialogi, dźwięki, muzyka). Realizacja będzie następować etapowo kaŝdorazowo po akceptacji Zamawiającego. Film/reportaŜ, zawierać powinien w sobie planszę wprowadzającą, planszę końcową, animacje 2D/3D, lektora, udźwiękowienie, obróbkę kolorystyczną i stabilizację obrazu (umoŝliwiającą zniwelowanie nienaturalnego drŝenia kamery), efektowne przejścia pomiędzy róŝnymi materiałami filmowymi, tak, aby materiał promocyjny tworzył jedną całość. Materiał nie moŝe być cięty na ostro - pomiędzy materiałami naleŝy wprowadzić animacje, które uspójnią całość reportaŝu, oŝywią go i uatrakcyjnią. Reasumując realizacja ma obejmować całość: o nagranie materiału filmowego, o dostarczenie filmu/reportaŝu na oznakowanych płytach DVD do siedziby MJWPU w dwa tygodnie po zakończeniu kaŝdego wyjazdu Eurobusu (18 wyjazdów), o dostarczenie 50 kompletów płyt w opakowaniach w dwa tygodnie po zakończeniu 18 wyjazdów, o majątkowe prawa autorskie przechodzą bez ograniczeń na MJWPU Udokumentowania fotograficznego trasy i działań związanych z Eurobusem o Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu kaŝdego wyjazdu. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić 100 zdjęć z przebiegu kaŝdego wyjazdu zapisanych w formie cyfrowej (kaŝdorazowo po zakończonym wyjeździe) na płycie CD. o Wykonawca zobowiązany jest przekazywać wszystkie zdjęcia na nośniku CD Zamawiającemu niezwłocznie (w ciągu maksymalnie dwóch dni) po zakończeniu kaŝdego wyjazdu. Płyta CD z zapisanymi zdjęciami (100 sztuk) przechodzi na własność Zamawiającego. o Zamawiający na podstawie przedstawionych w/w materiałów dokonuje wyboru 20 zdjęć z przebiegu kaŝdego wyjazdu. Wykonawca zobowiązany jest wywołać wybrane zdjęcia (20 szt.) przez Zamawiającego z kaŝdego wyjazdu. Zdjęcia powinny być wywołane w formacie 148mm 210mm, w połysku. o Zdjęcia powinny być wykonane aparatem lustrzanym cyfrowym, min. 5 mln pikseli w moŝliwie największym formacie (np. RAV lub równowaŝne tj. podobna ilość pikseli +/- 3%). o Na podstawie przygotowanej dokumentacji fotograficznej Wykonawca zobowiązany jest przygotować kronikę, dokumentującą kaŝdy z 18 wyjazdów. Forma album 20 zdjęć wraz z krótką informacją nt. wyjazdu Album nie moŝe mieć więcej niŝ 360 zdjęć Strona 4 z 9

5 o Majątkowe prawa autorskie przechodzą bez ograniczeń na MJWPU. o Wykonawca zobowiązany jest zapewnić jedna osobę pełniącą funkcję fotografa oraz kamerzysty Zapewnienia osoby, która weźmie udział w projekcie w charterze animatora quizów, kompleksowej obsługi cyklu 18 wyjazdów. Główną ideą zatrudnienia animatora jest zachęcenie mieszkańców Mazowsza do korzystania ze środków europejskich w ramach RPO WM. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu propozycję / formę realizacji kompleksowej obsługi cyklu 18 wyjazdów do akceptacji Zamawiającego. Do obowiązków animatora będzie naleŝeć: o kompleksowa obsługa 18 wyjazdów (zachęcanie mieszkańców Mazowsza do odwiedzenia stoiska MJWPU), o poprowadzenie quizów w 18 miejscowościach Mazowsza, przygotowanie quizów w oparciu o wytyczne Zamawiającego (dla dzieci i dorosłych), czas trwania quizu: 20 min., ilość przeprowadzonych quizów w trakcie pojedynczego wyjazdu: 3, bloki tematyczne: RPO WM, MJWPU (podstawowy poziom znajomości RPO WM, MJWPU), o sporządzenie raportu z realizacji 18 wyjazdów, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić raport w postaci pisemnej i elektronicznej 14 dni kalendarzowych po realizacji 18 wyjazdów Zapewnienia obsługi PR Wykonawca zobowiązany jest do kreowania pozytywnego wizerunku MJWPU, RPO WM poprzez efektywne zarządzanie kontaktami z mediami. Obsługa medialna przed 18 wyjazdami: o Wykonawca zobowiązany jest przygotować ramowy projekt działań, których wykonanie warunkuje akceptacja Zamawiającego, o przygotowywanie materiałów informacyjnych na temat projektu dotyczącego 18 wyjazdów poinformowanie mediów lokalnych na Mazowszu, o Wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej 1 osobę do obsługi medialnej przed rozpoczęciem 18 wyjazdów Obsługa medialna w trakcie projektu: o monitorowanie mediów, analiza publikacji, o współpraca z mediami - odpowiadanie na bieŝące pytania mediów w ramach 18 wyjazdów o przygotowanie KsiąŜki prasowej z publikacjami nt. projektu w ramach 18 wyjazdów, o Wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej 1 osobę do obsługi medialnej w trakcie trwania projektu Strona 5 z 9

6 Zapewnienia ubezpieczenia wszystkim uczestnikom 18 wyjazdów (uczestnicy wyjazdu to osoby z ramienia MJWPU oraz Wykonawcy) o NNW o OC Przygotowania scenariusza kaŝdego wyjazdu na podstawie harmonogramu wyjazdów dostarczonego przez Zamawiającego: o scenariusz powinien zawierać: datę wyjazdu, miejsce, adres planowanej imprezy, godzinę wyjazdu oraz przyjazdu, plan imprezy (czas przewidzianych konkursów, nagrań itp.) Przygotowanie plakatu reklamującego projekt Eurobus 2009 w ramach RPO WM, (załącznik nr 2), o Wybrany Wykonawca zobowiązany jest przygotować co najmniej 3 propozycje projektów plakatu, o trzy propozycje projektów plakatów muszą być przekazane na nośniku CD w ciągu 5 kalendarzowych dni od momentu dostarczenia materiałów przez Zamawiającego, o w ciągu 14 dni kalendarzowych (od momentu dostarczenia materiałów przez Zamawiającego) Wykonawca musi przekazać 90 sztuk plakatów, o specyfikacja techniczna przygotowania plakatu reklamowego - załącznik nr 2, o na plakacie zostaną zawarte informacje nt. wyjazdów w ramach RPO WM wraz z logotypami, UWAGI: o Rodzaj autobusu: wielkość autobusu powinna umoŝliwiać zaadoptowanie powierzchni z uwzględnieniem wymagań Zamawiającego, typ autobusu: z 2 wejściami, klimatyzacją, z serwisem kawa-herbata, zaplecze sanitarne (apteczka pierwszej pomocy). o Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce w autobusie na kaŝdorazowy przewóz materiałów zapewnionych przez MJWPU: 4 składanych stołów, 8 składanych krzeseł, namiotu, materiałów informacyjno-promocyjnych. o Preferowany przez Zamawiającego kolor autobusu biały o Czas trwania kaŝdego wyjazdu (włącznie z wyjazdem i przyjazdem do siedziby Jednostki): (+/-) 8 h. o W przypadku przekroczenia 8 h (podczas pojedynczego wyjazdu) zakłada się skrócenie czasu pobytu Eurobusu podczas innego wyjazdu (ilością h kosztem których został wydłuŝony czas trwania innego wyjazdu) wskazanego przez Wykonawcę. o Zamawiający zobowiązany jest zapewnić: ekspertów MJWPU, materiały informacyjno-promocyjne w ramach RPO WM. o Zamawiający kaŝdorazowo (z tygodniowym wyprzedzeniem) zaŝąda scenariusza planowanego wyjazdu do akceptacji. o Wykonawca zobowiązuje się do zachowania szaty graficznej wizualizacji zewnętrznej autobusu zgodnej z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Strona 6 z 9

7 Regionalnego na podstawie Księgi Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności i wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. o Przed przygotowaniem scenariusza MJWPU powinien uzyskać od organizatorów wskazanych w harmonogramie imprezy: zgody na uczestnictwo, zapewnienie miejsca na ustawienie Eurobusu i punktu informatycznego w eksponowanym punkcie oraz dostępu do zasilania elektrycznego, zapewnienie, Ŝe impreza organizowana jest zgodnie z Ustawą o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z późn. zm. z dn. 22 sierpnia 1997 r.) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia w autobusie. Wykonawca zobowiązany jest do odpowiedniego reagowania w przypadku powstania zagroŝeń lub/i naruszeń prawa i spokoju w autobusie takich jak: kradzieŝ, włamanie, akty wandalizmu, itp. W przypadku zaistnienia w/w zagroŝeń Wykonawca zobowiązany jest powiadomić właściwe terenowo jednostki policji. Załączniki do I części o Załącznik nr 1 Harmonogram 18 wyjazdów, Uwaga: w/w załącznik zostanie dostarczony przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. o Załącznik nr 2 Parametry do wizualizacji autokaru, namiotu, plakatu w ramach RPO WM Uwaga: Szczegółowe wytyczne Wykonawca uzyska na podstawie bezpośrednich konsultacji z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować wizualizację autokaru na podstawie pisemnej akceptacji Zamawiającego Opis przedmiotu zamówienia dla programu PO KL (2 wyjazdy jednodniowe) WYKONAWCA ZOBOWIĄZANY JEST DO: Zapewnienia minibusa: o Wynajęty minibus powinien zapewnić minimum: miejsca siedzące dla minimum 16 osób miejsce bagaŝowe w minibusie na kaŝdorazowy przewóz materiałów i sprzętu zapewnionych przez MJWPU (2 składanych stołów, 8 składanych krzeseł, namiotu, materiałów informacyjno-promocyjnych, agregat prądotwórczy itp.). W przypadku braku miejsca bagaŝowego w minibusie Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przyczepę. o Na wyposaŝeniu minibusa powinna się znaleźć: apteczka pierwszej pomocy. o Preferowany przez Zamawiającego kolor minibusu biały. o Minibus musi posiadać aktualne badanie techniczne Zapewnienie paliwa niezbędnego do przeprowadzenia 2 wyjazdów oraz do obsługi agregatu prądotwórczego. Strona 7 z 9

8 Przygotowania wizualizacji zewnętrznej minibusu o przygotowanie projektu wizualizacji zewnętrznej minibusa wg przedstawionych wytycznych Zamawiającego (załącznik nr 4) o wydruku na foliach montowanych na magnesach po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego, o wizualizacja powinna zajmować 35% 40% wolnej, metalowej, bocznej i/lub tylniej powierzchni minibusu (nie mogą być widoczne dane nie związane z promocją PO KL). o po zakończonym projekcie wizualizacja zew. minibusu przechodzi na własność Zamawiającego o Wykonawca zobowiązuje się do zachowania szaty graficznej wizualizacji zewnętrznej minibusa zgodnej z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego na podstawie Księgi Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności i wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego Zapewnienia personelu technicznego do obsługi dwóch wyjazdów o Kierowca pojazdu, o 2 osoby (zakres prac: rozłoŝenie, złoŝenie namiotu, stolików, materiałów promocyjnych, oklejenie autokaru stosownymi informacjami, dotyczących wyjazdów, wydawanie materiałów informacyjnych) Zapewnienia wyłącznie nowego stelaŝu dla namiotu o powierzchni 3 3m o Zapewnienie stelaŝa metalowego (według sugestii Zamawiającego), z wzmocnieniami linowymi, z systemem mocowań na powierzchni utwardzonej (np. bruk) o po zakończonym projekcie stelaŝ namiotu przechodzi na własność Zamawiającego Zapewnienia ubezpieczenia wszystkim uczestnikom wyjazdu (uczestnicy wyjazdu to osoby z ramienia MJWPU oraz Wykonawcy) o NNW o OC UWAGI: Miejsce kaŝdego wyjazdu oraz powrotu: siedziba Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych (ul. Jagiellońska 74, Warszawa). Czas trwania kaŝdego wyjazdu (włącznie z wyjazdem i przyjazdem do siedziby Jednostki): 8 h. W przypadku zmiany miejsca wyjazdu (w uzasadnionych przypadkach) dopuszcza się moŝliwość wyjazdu do innego miejsca wybranego przez Zamawiającego lub w innym terminie. O zmianach Zamawiający powiadomi Wykonawcę nie później niŝ 10 dni kalendarzowych przed planowanym wyjazdem. Załączniki do II części: o Załącznik nr 3 - Harmonogram dwóch wyjazdów, Uwaga: w/w załącznik zostanie dostarczony przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. o Załącznik nr 4 Parametry do wizualizacji minibusu w ramach PO KL Uwaga: Szczegółowe wytyczne Wykonawca uzyska na podstawie bezpośrednich konsultacji z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest Strona 8 z 9

9 zrealizować wizualizację autokaru na podstawie pisemnej akceptacji Zamawiającego. Załącznik do I i II części: o Załącznik nr 5 - Księga Znaku dla NSS płyta CD (logotypy) Strona 9 z 9