URZĄD MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 216 /04 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2004 r. URZĄD MIASTA ZIELONA GÓRA Regulamin organizacyjny Zielona Góra 2004

2 Spis treści Rozdział I. Wstęp Rozdział II. Postanowienia ogólne Rozdział III. Zasady zarządzania i kierowania urzędem Rozdział IV. Struktura organizacyjna urzędu Rozdział V. Przedmiotowe zakresy działania jednostek organizacyjnych urzędu Rozdział VI. Zadania naczelników i kierowników jednostek organizacyjnych urzędu Rozdział VII. Zasady podpisywania pism, decyzji i zarządzeń Rozdział VIII. Upoważnienia Rozdział IX. Zasady i tryb opracowywania regulaminów wewnętrznych jednostek organizacyjnych urzędu Rozdział X. Zasady opracowywania projektów uchwał Rady Miasta Rozdział XI. Rozpatrywanie i udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Rozdział XII. Skargi i wnioski Rozdział XIII. Postanowienia końcowe Załączniki : 1. Wykaz jednostek organizacyjnych prowadzonych przez miasto oraz spółek i podmiotów z udziałem miasta 2. Wykaz jednostek administracji zespolonej. 3. Schemat organizacyjny 2

3 Rozdział I Wstęp Miasto jest wspólnotą samorządową osób zamieszkujących na terenie Zielonej Góry, posiadającą osobowość prawną, która swoje zadania publiczne wykonuje w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność oraz w imieniu mieszkańców. 2. Wspólnota samorządowa podejmuje rozstrzygnięcia w głosowaniu powszechnym lub za pośrednictwem organów miasta: 1) rady miasta, która jest organem stanowiącym i kontrolnym; 2) prezydenta miasta, który jest organem wykonawczym. 3. Organy miasta podejmują samodzielne decyzje w ramach posiadanych kompetencji, zgodnie z przepisami prawa w celu wykonywania gminnych i powiatowych (miasta na prawach powiatu ) zadań publicznych oraz z zakresu zadań administracji rządowej określonych w ustawach i zawartych porozumieniach. 4. Do przedmiotu działalności miasta należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym (zadania własne), nie zastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów, których celem jest zaspokajanie zbiorowych potrzeb mieszkańców w tym: 1) świadczenia społeczne, kulturalne, edukacyjne, kultury fizycznej i turystyki, ochrony zdrowia oraz prowadzenie polityki prorodzinnej wśród mieszkańców; 2) gospodarka i zarządzanie infrastrukturą komunalną miasta woda i kanalizacja, usuwanie i oczyszczanie ścieków komunalnych, utrzymanie czystości i porządku w mieście oraz urządzeń sanitarnych, eksploatacja wysypiska, unieszkodliwianie odpadów komunalnych, zaopatrzenie w energie elektryczną, cieplną i gaz; 3) gospodarka i zarządzanie infrastrukturą komunikacyjną miasta drogi, ulice, place, organizacja ruchu drogowego, lokalny transport zbiorowy; 4) nadzór architektoniczny i budowlany, rozwój i ład przestrzenny miasta; 5) gospodarka i zarządzanie majątkiem miasta obejmującym między innymi nieruchomości gruntowe, mieszkaniowe i użytkowe, gminne obiekty i urządzenia użyteczności publicznej oraz obiekty administracyjne; 6) ochrona istniejącego środowiska naturalnego, przyrodniczego i gospodarki wodnej, a także kształtowanie przyszłych zasobów zieleni i zadrzewień w mieście; 7) przygotowywanie i realizacja inwestycji miejskich; 8) wspieranie idei samorządowych, w tym promocja oraz współpraca z innymi organizacjami i społecznościami z kraju i z zagranicy; 9) usługi komunalne na rzecz mieszkańców; 10) informowanie i doradztwo dla mieszkańców; 11) zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego, ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej oraz zapobieganie innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia ludzi oraz środowiska; 12) pobieranie danin, podatków i opłat. 5. Miasto wykonuje zadania publiczne przekazane w drodze ustaw lub na podstawie porozumień zawartych z administracją rządową oraz z innymi jednostkami samorządu terytorialnego. Rozdział II Postanowienia ogólne 2. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Zielona Góra określa zasady i tryb funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną urzędu przedstawioną także w formie graficznej uwzględniającą podległość służbową. 3. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Zielona Góra jest mowa o: 1) jednostce organizacyjnej urzędu należy przez to rozumieć: 3

4 a) biura samodzielne jednostki organizacyjne urzędu działające na prawach samodzielnych referatów; b) ośrodki wewnętrzne jednostki organizacyjne urzędu wchodzące w skład wydziałów lub samodzielne jednostki organizacyjne urzędu działające na prawach samodzielnych referatów; c) referaty wewnętrzne jednostki organizacyjne urzędu wchodzące w skład wydziałów; d) wydziały samodzielne jednostki organizacyjne urzędu o tej samej nazwie oraz działające na prawach wydziału o innej nazwie; 2) kolegium prezydenta należy przez to rozumieć zespół doradczy prezydenta; 3) kierownikach należy przez to rozumieć kierowników: a) biur; b) ośrodków; c) referatów; 4) miejskiej jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę utworzoną do realizacji zadań miasta Zielona Góra w formie organizacyjnej: a) jednostki budżetowej; b) zakładu budżetowego; c) instytucji kultury; 5) mieście należy przez to rozumieć miasto Zielona Góra będące gminą o statusie miasta na prawach powiatu osoba prawna; 6) naczelnikach należy przez to rozumieć: a) dyrektora Gabinetu Prezydenta Miasta; b) kierownika Urzędu Stanu Cywilnego; c) naczelników d) Rzecznika Praw Mieszkańców Zielonej Góry; 7) prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zielona Góra, pełniącego również funkcję starosty; 8) radzie należy przez to rozumieć Radę Miasta Zielona Góra; 9) regulaminie należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Zielona Góra; 10) SP ZOZ Promyk należy przez to rozumieć Zespół Rehabilitacji Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej Promyk Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zielonej Górze; 11) sekretarzu należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Zielona Góra; 12) skarbniku należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Zielona Góra; 13) urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zielona Góra; 14) zastępcach prezydenta należy przez to rozumieć zastępcy Prezydenta Miasta Zielona Góra; 15) zespołach - należy przez to rozumieć powołane przez prezydenta tzw. zespoły zadaniowe lub doradcze. 4. Prezydent wykonuje swoje zadania przy pomocy urzędu, którego jest kierownikiem. 5. Urząd sprawuje organizacyjną obsługę rady. 6. Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, regulaminów i aktów prawnych wydawanych przez prezydenta Siedzibą urzędu jest miasto Zielona Góra. 2. Urząd pracuje w dni powszednie w godzinach: poniedziałek: wtorek piątek: Urząd Stanu Cywilnego: poniedziałek: wtorek piątek: sobota: Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa. Rozdział III Zasady zarządzania i kierowania urzędem 9 1. Prezydent (PM) kieruje urzędem, na zasadzie jednoosobowego kierownictwa ponosząc odpowiedzialność za wyniki jego pracy, zapewnia warunki praworządnego i efektywnego funkcjonowania urzędu; 2. Prezydent dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami. 4

5 10.1. Prezydent kieruje urzędem poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych oraz poleceń służbowych. 2. Zespołem doradczym prezydenta jest kolegium, w którego skład wchodzą zastępcy prezydenta, sekretarz, skarbnik, dyrektor Gabinetu Prezydenta Miasta oraz rzecznik prasowy prezydenta Prezydent Miasta obejmuje bezpośrednim nadzorem wszystkie sprawy nie powierzone zastępcom, a w szczególności: 1) realizację uchwał rady; 2) budżet i finanse miasta; 3) sprawy organizacyjne i kadrowe; 4) ochronę informacji niejawnych; 5) promocję miasta; 6) kontakty zagraniczne; 7) sprawy wynikające z prawa o aktach stanu cywilnego; 8) sprawy mienia Skarbu Państwa. 2. Nadzoruje pracę: 1) Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego; 2) Biura Miejskiego Rzecznika Konsumentów; 3) Biura Pełnomocnika Prezydenta Miasta d/s Informacji Niejawnych; 4) Biura Rzecznika Praw Mieszkańców Zielonej Góry 5) Gabinetu Prezydenta Miasta; 6) Urzędu Stanu Cywilnego; 7) Wydziału Finansowego 8) Wydziału Organizacyjnego; 12. Prezydent powierza zastępcom prezydenta prowadzenie spraw miasta oraz nadzór nad pracą podlegających im jednostek organizacyjnych urzędu, miejskich jednostek organizacyjnych, spółek w następujący sposób: 1. Zastępca prezydenta ds. inwestycji (PI): 1) obejmuje bezpośrednim nadzorem sprawy związane z inwestycjami oraz rozwojem miasta, a w szczególności: a) koordynację inwestycji; b) planowanie rozwoju miasta; c) zagospodarowanie przestrzenne miasta; d) utrzymanie dróg krajowych, wojewódzkich, powiatowych i gminnych w mieście; e) ochronę środowiska; f) gospodarkę gruntami; g) realizację polityki obrotu nieruchomościami; h) zamówienia publiczne; 2) nadzoruje pracę: a) Wydziału Inwestycji i Zarządzania Drogami; b) Wydziału Rozwoju Miasta i Ochrony Środowiska; c) Wydziału Geodezji i Gospodarowania Mieniem; d) Biura Zamówień Publicznych; 3) wykonuje funkcje zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. Zakład Pogrzebowy. 2. Zastępca prezydenta ds. gospodarczych (PG): 1) obejmuje bezpośrednim nadzorem sprawy związane z codzienną działalnością miasta, a w szczególności: a) bieżące utrzymanie miasta; b) organizację handlu okrężnego i targowisk; c) realizację polityki mieszkaniowej i lokalowej; d) zarządzanie komunalnymi lokalami mieszkalnymi i użytkowymi; e) komunikację miejską; f) rejestrację pojazdów i wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami; g) przekształcenia własnościowe; h) bieżącą działalność Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Miejskiego Zakładu Komunikacji, Zakładu Wodociągów i Kanalizacji; 5

6 2) nadzoruje pracę: a) Wydziału Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej ; b) Wydziału Komunikacji; c) Ośrodka Informatyki; 3) Wykonuje funkcje zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. KTBS. oraz w spółce z o.o Centrum Biznesu. 3. Zastępca prezydenta ds. społecznych (PS): 1) obejmuje bezpośrednim nadzorem sprawy społeczne, a w szczególności: a) oświatę i wychowanie; b) sprawy obywatelskie; c) obronę cywilną; d) ochronę zdrowia; e) życie kulturalne; f) sport, turystykę i rekreację; g) bieżącą działalność placówek oświatowo-wychowawczych, żłobków, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Centrum Usług Opiekuńczych, Noclegowni dla Bezdomnych Osób im. Ojca Stefana Modesta Glorieux, Hospicjum im. Lady Ryder of Warsaw, Domu Pomocy Społecznej, Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów, SP ZOZ Promyk, Ośrodka Adopcyjnego, Pogotowia Opiekuńczego, Zielonogórskiego Ośrodka Kultury, Biura Wystaw Artystycznych, filii Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej im. Cypriana Kamila Norwida, Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji, Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego, Biura Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Izby Wytrzeźwień; 2) nadzoruje pracę: a) Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego; b) Wydziału Infrastruktury Społecznej; c) Wydziału Świadczeń Rodzinnych; 3) wykonuje funkcje zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. Miejskie Centrum Obsługi Usług Medycznych w likwidacji; 13. Prezydent upoważnia zastępców prezydenta do: 1) dokonywania wszelkich czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem prawa do zatrudniania i zwalniania oraz ustalania wynagrodzenia; 2) składania jednoosobowo oświadczeń woli w zakresie zarządzania mieniem z wyłączeniem spraw, o których mowa w pkt 5; 3) wydawania w imieniu prezydenta decyzji w indywidualnych spawach z zakresu administracji publicznej; 4) udzielania pełnomocnictw w zakresie powierzonych spraw pracownikom nadzorowanych jednostek organizacyjnych urzędu z wyłączeniem spraw, o których mowa w pkt 1, pkt 3 i pkt 5; 5) składania oświadczenia woli w zakresie zbywania, nabywania i obciążania nieruchomości. 14. Prezydenta, w czasie jego nieobecności, zastępuje wyznaczony przez prezydenta jego zastępca Za sprawne funkcjonowanie urzędu odpowiada sekretarz (SM). 2. Do zadań sekretarza należy w szczególności: a) zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych sprawnego funkcjonowania urzędu; b) organizowanie pracy urzędu, nadzór nad jego działalnością z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę interesantów, sprawny obieg dokumentów oraz załatwianie skarg i wniosków; c) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi urzędu w zakresie organizacji pracy i sprawnego wykonywania zadań; d) nadzór nad przygotowywaniem i obsługą posiedzeń kolegium; e) pełnienie z upoważnienia prezydenta określonych funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników urzędu; f) koordynowanie prac związanych z wyborami, wykonywanie funkcji urzędnika wyborczego; g) wykonywanie innych czynności powierzonych przez prezydenta; h) prowadzenie spraw miasta powierzonych przez prezydenta; i) przyjmowanie ustnego oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy. 3. Sekretarz kieruje pracą Wydziału Organizacyjnego 6

7 4. W zakresie powierzonych obowiązków sekretarz zapewnia kompleksowe rozwiązanie problemów w ramach określonych w budżecie środków finansowych Za nadzór nad prawidłową realizacją budżetu miasta oraz funkcjonowanie obsługi finansowoksięgowej urzędu odpowiada skarbnik (FM). 2. Do zadań skarbnika należy w szczególności: a) koordynacja i kontrola prac dotyczących opracowywania projektu budżetu miasta, przyjęcia go i dokonywania w nim zmian, ustalenia wskaźników budżetowych; b) czuwanie nad prawidłowością realizacji budżetu miasta; c) analiza budżetu pod kątem wykorzystania środków przydzielonych z budżetu, pozabudżetowych i innych, będących w dyspozycji miasta; d) zapewnianie bieżącej informacji oraz sporządzanie okresowych sprawozdań, umożliwiających radzie i prezydentowi ocenę sytuacji finansowej miasta; e) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości i gospodarki finansowej miasta, w tym nad podległymi prezydentowi jednostkami organizacyjnymi; f) dokonywanie kontroli finansowej; g) organizowanie właściwego obiegu dokumentów finansowych; h) zapewnianie prawidłowego dysponowania pozabudżetowymi środkami finansowymi; i) podpisywanie (kontrasygnowanie) oświadczeń woli składanych w imieniu miasta, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań finansowych. 3. Skarbnik kieruje pracą Wydziału Finansowego. 4. W przypadku nieobecności skarbnika zastępstwo pełni wyznaczony przez niego na piśmie, za zgodą prezydenta, zastępca. Rozdział IV Struktura organizacyjna urzędu 17. W skład urzędu wchodzą samodzielne jednostki organizacyjne urzędu o następujących nazwach i symbolach: 1) Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego (KA); 2) Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów (RK); 3) Biuro Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Ochrony Informacji Niejawnych (IN); 4) Biuro Rzecznika Praw Mieszkańców Zielonej Góry (RP); 5) Biuro Zamówień Publicznych (ZP); 6) Gabinet Prezydenta Miasta (GP); 7) Ośrodek Informatyki (OI); 8) Urząd Stanu Cywilnego (USC); 9) Wydział Finansowy (FN); 10) Wydział Geodezji i Gospodarowania Mieniem (GG); 11) Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (GK); 12) Wydział Infrastruktury Społecznej (IS); 13) Wydział Inwestycji i Zarządzania Drogami (ID); 14) Wydział Komunikacji (KM); 15) Wydział Organizacyjny (OR); 16) Wydział Rozwoju Miasta i Ochrony Środowiska (RM); 17) Wydział Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego (OZ); 18) Wydział Świadczeń Rodzinnych (ŚR). 7

8 Rozdział V Przedmiotowe zakresy działania jednostek organizacyjnych urzędu 18. Do zadań Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego (KA) należy: 1) planowanie, przygotowywanie, organizowanie i przeprowadzanie kontroli w jednostkach organizacyjnych urzędu, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz jednostkach dotowanych przez miasto w zakresie wykonywania przez nie zadań publicznych, a w szczególności: a) procesów gromadzenia i rozdysponowania środków finansowych miasta; b) gospodarowania innymi składnikami mienia miasta i ww. jednostek; c) prowadzenia gospodarki finansowej, planowania i wykonywania budżetu; d) przestrzegania zasad i trybu postępowania o zamówienia publiczne; e) funkcjonowania kontroli wewnętrznej; 2) przeprowadzanie doraźnych kontroli na polecenie prezydenta; 3) realizacja zadań w zakresie audytu; 4) opracowywanie na podstawie wyników kontroli i audytu: a) wystąpień, zaleceń i wniosków adresowanych do kierowników jednostek objętych kontrolą i audytem, a w razie potrzeby, także innych dokumentów związanych z realizacją wyników kontroli i audytu; b) informacji i analiz dotyczących przeprowadzonych kontroli i audytu; c) propozycji ukierunkowanych na poprawę współdziałania jednostek organizacyjnych urzędu z miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz jednostkami dotowanymi przez miasto na etapie planowania i wykonywania budżetu; 5) nadzorowanie realizacji zadań pokontrolnych; 6) współdziałanie z organami kontroli państwowej, samorządowej, organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości; 7) koordynowanie działań oraz wspieranie inicjatyw edukacyjnych w zakresie działań audytorskich; 8) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań biura; 9) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania biura. 19. Do zadań Biura Miejskiego Rzecznika Konsumentów (RK) należy: 1) zapewnienie bezpłatnego poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej w zakresie ochrony interesów konsumentów; 2) składanie wniosków w sprawie stanowienia i zmiany przepisów prawa miejscowego w zakresie ochrony interesów konsumentów; 3) występowanie do przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i interesów konsumentów; 4) współdziałanie z Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Inspekcją Handlową oraz organizacjami konsumenckimi; 5) występowanie w sprawach o wykroczenia na szkodę konsumentów jako oskarżyciel publiczny; 6) wytaczanie powództwa na rzecz konsumentów; 7) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań biura; 8) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie realizacji zadań biura; 9) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania biura. 20. Do zadań Biura Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Ochrony Informacji Niejawnych (IN) należy: 1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych; 2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których przetwarzane są informacje niejawne; 3) zapewnienie ochrony fizycznej informacji niejawnych w urzędzie; 4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji; 5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów; 6) opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w urzędzie i nadzorowanie jego realizacji; 7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych; 8) prowadzenie kancelarii tajnej urzędu. 21. Do zadań Biura Rzecznika Praw Mieszkańców Zielonej Góry (RP) należy: 1) rozpatrywanie skarg i wniosków składanych przez mieszkańców miasta; 2) prowadzenie centralnego rejestru kancelaryjnego skarg i wniosków; 3) kontrola przestrzegania prawa przez pracowników urzędu przy załatwianiu spraw mieszkańców; 8

9 4) reprezentowanie interesów i praw mieszkańców wobec urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych; 5) realizacja prawa dostępu do informacji publicznej; 6) koordynacja i redagowanie miejskiej strony Biuletynu Informacji Publicznej; 7) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizowanych zadań. 22. Do zadań Biura Zamówień Publicznych (ZP) należy: 1) przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów; 2) przygotowywanie i kompletowanie dokumentów przetargowych; 3) współpraca z jednostkami organizacyjnymi urzędu w zakresie przygotowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, obsługi finansowej oraz organizacyjno-prawnej; 4) ogłaszanie przetargów oraz wyników przetargów; 5) prowadzenie sprawozdawczości oraz ewidencji zamówień publicznych; 6) udział w postępowaniach odwoławczych przed Urzędem Zamówień Publicznych; 7) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań biura; 8) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania biura. 23. Do zadań Gabinetu Prezydenta Miasta (GP) należy: 1) obsługa sekretariatu prezydenta; 2) organizowanie i obsługa spotkań i narad z udziałem prezydenta; 3) koordynacja działań związanych z pozyskiwaniem środków pomocowych z Unii Europejskiej; 4) prowadzenie działalności promocyjnej miasta; 5) organizowanie współpracy z zagranicą; 6) organizowanie współpracy i utrzymywanie kontaktów z miastami bliźniaczymi i partnerskimi; 7) współpraca ze środkami masowego przekazu oraz kreowanie wizerunku miasta; 8) prowadzenie kroniki miasta; 9) prowadzenie spraw z zakresu przeciwdziałania bezrobociu, poręczeń kredytowych dla osób bezrobotnych oraz innych form aktywizacji lokalnego rynku pracy; 10) koordynacja współpracy z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego; 11) obsługa prawna prezydenta; 12) prowadzenie rejestru delegacji krajowych i zagranicznych; 13) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań Gabinetu; 14) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania Gabinetu. 24. Do zadań Ośrodka Informatyki (OI) należy: 1) kierowanie pracami dotyczącymi wykorzystania komputerów w urzędzie; 2) analizowanie potrzeb urzędu w zakresie systemów informatycznych; 3) administrowanie siecią komputerową urzędu; 4) realizacja zadań związanych z wdrażaniem systemów komputerowych; 5) prowadzenie spraw związanych z działalnością Administratora Bezpieczeństwa Informacji; 6) realizacja zadań związanych z techniczną obsługą serwisów internetowych urzędu; 7) ujednolicanie i standaryzacja oprogramowania wdrażanych i eksploatowanych systemów informatycznych oraz ich wersji technicznych; 8) opracowywanie regulaminów dotyczących eksploatacji sprzętu i oprogramowań; 9) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań ośrodka; 10) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania ośrodka. 25. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego (USC) należy: 1) rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów, prowadzona w księgach stanu cywilnego; 2) prowadzenie spraw dotyczących innych zdarzeń, mających wpływ na stan cywilny osób; 3) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie umiejscawiania, uzupełniania, prostowania, odtwarzania treści aktów stanu cywilnego; 4) przechowywanie ksiąg stanu cywilnego oraz wydawanie z nich odpisów; 5) organizacja uroczystości przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński; 6) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań Urzędu Stanu Cywilnego; 7) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania Urzędu Stanu Cywilnego. 26. Do zadań Wydziału Finansowego (FN) należy: 1) opracowywanie zbiorczego projektu budżetu miasta oraz uchwał i zarządzeń dotyczących zmian w budżecie; 9

10 2) dokonywanie okresowych analiz i ocen realizacji budżetu oraz zapewnienie jego prawidłowego wykonania; 3) prowadzenie ewidencji i dokonywanie wymiarów podatków i opłat lokalnych oraz przygotowywanie decyzji dotyczących ulg i umorzeń tych należności; 4) prowadzenie rachunkowości podatkowej oraz windykacja podatków i opłat lokalnych; 5) prowadzenie rachunkowości budżetowej oraz obsługa finansowo- księgowa urzędu i ośrodków pozabudżetowych; 6) obsługa finansowa niektórych jednostek powiązanych z budżetem wynikami brutto; 7) kontrola w zakresie wykonania planów finansowych miejskich jednostek organizacyjnych; 8) prowadzenie, na wniosek komorników, dochodzenia w celu ustalenia majątku i dochodów dłużnika; 9) egzekucja administracyjna w zakresie należności z tytułu podatków i opłat, dla których prezydent jest organem podatkowym oraz współpraca z jednostkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prowadzenia egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym; 10) prowadzenie wartościowej ewidencji mienia komunalnego; 11) obsługa finansowa Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym; 12) obsługa finansowa Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska; 13) obsługa finansowa Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska; 14) prowadzenie spraw związanych z poborem opłaty targowej; 15) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 16) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie działania 17) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 27. Do zadań Wydziału Geodezji i Gospodarowania Mieniem (GG) należy: 1) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą i oddawaniem w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność miasta oraz Skarbu Państwa; 2) prowadzenie spraw związanych z wydzierżawianiem, wynajmowaniem, użyczaniem, oddawaniem 3) w trwały zarząd oraz obciążaniem ograniczonymi prawami rzeczowymi nieruchomości stanowiących własność miasta i Skarbu Państwa; 4) prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności; 5) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia Skarbu Państwa; 6) prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych do wykonywania zadań statutowych miasta; 7) prowadzenie spraw dotyczących nieruchomości miasta we wspólnotach mieszkaniowych; 8) prowadzenie spraw z zakresu nadawania nazw ulicom, placom, rondom, osiedlom oraz numeracji porządkowej nieruchomości; 9) prowadzenie spraw związanych z zatwierdzaniem projektów podziału nieruchomości, przeprowadzaniem rozgraniczeń oraz wznowień granic nieruchomości; 10) prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i podziałem nieruchomości; 11) przeprowadzanie powszechnej taksacji nieruchomości; 12) uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu; 13) prowadzenie geograficznego systemu informacyjnego dla obszaru miasta; 14) zakładanie osnów szczegółowych oraz ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych 15) i magnetycznych; 16) zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej miasta; 17) prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego; 18) prowadzenie spraw związanych z Miejskim Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym; 19) prowadzenie spraw związanych z rekompensatą za mienie nieruchome pozostawione poza granicami państwa; 20) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczaniem nieruchomości oraz zwrotem nieruchomości wywłaszczonych; 21) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, zootechniki, ubezpieczenia społecznego rolników, wyłączenia z produkcji rolnej i leśnej, ochrony gruntów rolnych i leśnych, klasyfikacji glebowo-rolniczej oraz rekultywacji gruntów; 22) wykonywanie zadań związanych z nadawaniem i regulacją stanu prawnego gospodarstw rolnych pochodzących z reformy rolnej i osadnictwa; 23) prowadzenie spraw z zakresu pracowniczych ogrodów działkowych; 24) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego i Skarbu Państwa w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 25) prowadzenie katastru (nieruchomości oraz uzbrojenia terenu); 26) prowadzenie spraw z zakresu roszczeń kościołów i związków wyznaniowych; 10

11 27) egzekucja administracyjna obowiązków o charakterze niepieniężnym w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 28) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 29) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 28. Do zadań Wydziału Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (GK) należy: 1) opracowywanie bieżących i okresowych analiz, ocen i ekspertyz ekonomicznych oraz udzielanie i organizowanie doradztwa ekonomicznego dla Prezydenta Miasta; 2) prowadzenie spraw z zakresu przekształceń własnościowych nadzorowanych zakładów budżetowych; 3) sprawowanie nadzoru i prowadzenie spraw ekonomiczno-finansowych związanych z funkcjonowaniem Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Miejskiego Zakładu Komunikacji i Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w zakresie realizacji zadań statutowych; 4) prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem miasta, a w szczególności: a) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w mieście; b) wydawanie zezwoleń na: - odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości; - opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych; 5) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem i utrzymywaniem porządku w lasach i na terenach zielonych, należących do miasta; 6) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem opłat i cen za usługi komunalne z zakresu zadań 7) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i rozliczaniem umów za stawianie reklam na gruntach komunalnych; 8) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb mieszkaniowych z zasobów komunalnych, w tym najmu komunalnych lokali mieszkalnych, użytkowych i socjalnych; 9) przyznawanie i wypłacanie dodatków mieszkaniowych; 10) prowadzenie postępowania egzekucyjnego dotyczącego eksmisji z lokali mieszkalnych na podstawie orzeczeń sądowych oraz decyzji administracyjnych w sprawach opróżnienia lokali podlegającym przepisom ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. Prawo lokalowe; 11) obsługa posiedzeń Społecznej Komisji Mieszkaniowej; 12) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo działalności gospodarczej, a w szczególności: a) ewidencji działalności gospodarczej; b) prowadzenia działalności informacyjnej i oświatowej, w tym organizowania szkoleń w zakresie rozwoju przedsiębiorczości w mieście; c) współpraca z samorządem gospodarczym, organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców działającymi na terenie miasta; d) kontrolowanie realizacji przez przedsiębiorców przepisów Prawa działalności gospodarczej w zakresie określonym przez ustawę; 13) wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; 14) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem targowisk i handlem obwoźnym oraz działalnością placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych; 15) wydawanie licencji, zezwoleń i zaświadczeń na transport drogowy w zakresie przewozu osób i rzeczy; 16) prowadzenie spraw związanych ze spółkami w zakresie: a) zbierania i przechowywania: - aktów założycielskich spółek; - protokołów ze zgromadzeń wspólników; - informacji oraz sprawozdań zarządów spółek i rad nadzorczych; - regulaminów prac zarządów i rad nadzorczych; - podstawowych informacji o osobach zarządzających spółkami; b) dokonywania analizy stanu realizacji uchwał zgromadzenia wspólników, gdy nie narusza to kompetencji rady nadzorczej lub wymaga tego wyjątkowa sytuacja; c) uzgadniania z zarządami terminów zgromadzeń wspólników; d) zbierania informacji o aportach wnoszonych do spółek; e) wykonywania innych czynności w zakresie realizacji uprawnień zgromadzenia wspólników; 17) prowadzenie spraw wynikających z ustaw: o cmentarzach i chowaniu zmarłych, o grobach i cmentarzach wojennych, o ochronie zwierząt, Prawo łowieckie, o zakładach leczniczych dla zwierząt, o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt rzeźnych, Prawo przewozowe oraz o transporcie kolejowym; 18) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt; 19) wykonywanie czynności pomocniczych związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego; 20) prowadzenie ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie oraz ich kontrola; 21) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 22) egzekucja administracyjna obowiązków o charakterze niepieniężnym w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 11

12 23) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 24) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie działania 25) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 29. Do zadań Wydziału Infrastruktury Społecznej (IS) należy: 1) wykonywanie zadań związanych z zakładaniem, prowadzeniem i nadzorowaniem przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych oraz placówek oświatowo-wychowawczych, kształcenia ustawicznego i praktycznego, doskonalenia nauczycieli, poradni psychologicznopedagogicznej, ośrodka dokształcania zawodowego, bursy szkolnej; 2) prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych oraz nadawanie uprawnień szkół publicznych szkołom niepublicznym; 3) kontrolowanie spełniania obowiązku nauki przez młodzież w wieku od 16 do 18 lat; 4) kierowanie dzieci i młodzieży do kształcenia specjalnego w przedszkolach, szkołach i ośrodkach; 5) wykonywanie zadań organu prowadzącego wynikających z Karty Nauczyciela; 6) nadzorowanie działalności żłobków miejskich, Zespołu Rehabilitacji Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnej Promyk SP ZOZ w zakresie realizacji celów statutowych; 7) koordynowanie realizacji programów z zakresu profilaktyki, terapii i promocji zdrowia; 8) prowadzenie spraw związanych z działalnością Pełnomocnika ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz przeciwdziałaniem narkomanii; 9) koordynowanie zadań realizowanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów społecznych, a w szczególności przeciwdziałania patologiom społecznym; 10) koordynowanie działań mających na celu złagodzenie problemów socjalno- bytowych osób niepełnosprawnych; 11) obsługa administracyjno-biurowa Miejskiej Społecznej Rady ds. Osób Niepełnosprawnych; 12) nadzorowanie działalności miejskich instytucji kultury w zakresie realizacji zadań wynikających ze statutu oraz wykorzystywania środków finansowych otrzymanych z budżetu miasta; 13) prowadzenie rejestru miejskich instytucji kultury; 14) prowadzenie ewidencji dóbr kultury znajdujących się w mieście i nie wpisanych do rejestru zabytków; 15) nadzorowanie działalności miejskich jednostek organizacyjnych prowadzących działalność z zakresu kultury fizycznej; 16) współdziałanie z instytucjami, klubami sportowymi i stowarzyszeniami kultury fizycznej w realizacji imprez sportowo-rekreacyjnych dla mieszkańców miasta; 17) nadzorowanie działalności stowarzyszeń kultury fizycznej i związków sportowych mających siedzibę w Zielonej Górze; 18) prowadzenie spraw związanych z remontami i inwestycjami obiektów sportowych, kulturalnych i ochrony zdrowia; 19) prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych i stowarzyszeń kultury fizycznej nie prowadzących działalności gospodarczej; 20) wydawanie zezwoleń na organizację masowych imprez artystycznych, sportowych, rozrywkowych; 21) wspieranie inicjatyw w zakresie turystyki; 22) prowadzenie spraw związanych z promocją turystyczną miasta; 23) prowadzenie Zielonogórskiego Centrum Informacji i Promocji Turystyki; 24) współpraca ze służbami, inspekcjami i strażami w zakresie działania 25) współpraca i obsługa administracyjno-biurowa Komisji Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego w Mieście Zielona Góra; 26) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 27) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 28) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie działania 29) współpraca międzynarodowa w zakresie zadań realizowanych przez wydział; 30) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 30. Do zadań Wydziału Inwestycji i Zarządzania Drogami (ID) należy: 1) planowanie i nadzór nad realizacją inwestycji komunalnych, w tym opracowywanie projektów wieloletnich planów inwestycyjnych; 2) prowadzenie spraw dotyczących finansowania i współfinansowania inwestycji miejskich; 3) koordynowanie i przygotowywanie dokumentacji dotyczącej inwestycji własnych miasta; 4) sprawowanie nadzoru nad inwestycjami własnymi urzędu; 5) koordynacja dokumentowania potrzeb dotyczących uzbrojenia terenów budowlanych w infrastrukturę techniczną w zakresie dróg, instalacji wodno-kanalizacyjnej oraz oświetlenia ulic i placów; 12

13 6) uzgadnianie dokumentacji technicznej; 7) opracowywanie projektów rozwoju sieci drogowej, finansowania budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i ochrony dróg oraz drogowych obiektów inżynierskich; 8) utrzymanie nawierzchni drogi, chodników, drogowych obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą; 9) realizacja zadań w zakresie inżynierii ruchu; 10) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, zjazdu z drogi oraz naliczanie opłat i kar za ich zajęcie; 11) prowadzenie ewidencji dróg, obiektów mostowych, przepustów; 12) prowadzenie okresowych kontroli stanu dróg i drogowych obiektów inżynierskich; 13) wprowadzanie ograniczeń lub zamykanie dróg i drogowych obiektów inżynierskich dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów drogami różnej kategorii w sytuacji bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa osób lub mienia; 14) dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego; 15) bieżące utrzymanie infrastruktury technicznej w zakresie oświetlenia, rowów melioracyjnych, zbiorników wyrównawczych i kanalizacji deszczowej; 16) utrzymanie porządku i czystości w pasach drogowych na obszarze miasta; 17) utrzymanie zieleni przydrożnej, w tym sadzenie i usuwanie drzew i krzewów; 18) współpraca z fundacjami; 19) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 20) egzekucja administracyjna obowiązków o charakterze niepieniężnym w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 21) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 22) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 31. Do zadań Wydziału Komunikacji (KM) należy: 1) wydawanie, zatrzymywanie, zwracanie, cofanie i przywracanie uprawnień do kierowania pojazdami; 2) wydawanie międzynarodowych praw jazdy; 3) dokonywanie rejestracji pojazdów oraz zmian danych zamieszczonych w dowodach rejestracyjnych; 4) wydawanie kart parkingowych osobom niepełnosprawnym; 5) wydawanie i cofanie zezwoleń stacjom kontroli pojazdów na przeprowadzanie badań technicznych pojazdów oraz nadzór i kontrola w tym zakresie; 6) wydawanie i cofanie imiennych uprawnień dla diagnostów do wykonywania badań technicznych pojazdów; 7) wydawanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie szkoleń osób ubiegających się o wydanie uprawnień do kierowania pojazdami i instruktorów oraz nadzór i kontrola w tym zakresie; 8) prowadzenie ewidencji instruktorów nauki jazdy; 9) nadzór nad ośrodkami egzaminacyjnymi i egzaminatorami w zakresie prawa jazdy kat.t; 10) egzekucja administracyjna obowiązków o charakterze niepieniężnym w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 11) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 12) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 32. Do zadań Wydziału Organizacyjnego (OR) należy: 1) obsługa organizacyjna rady oraz sekretariatu prezydenta i przewodniczącego rady realizowana przez Biuro Rady Miasta; 2) obsługa prawna urzędu; 3) prowadzenie centralnych rejestrów: a) uchwał rady; b) zarządzeń prezydenta; 4) prowadzenie rejestrów: a) miejskich jednostek organizacyjnych; b) interpelacji radnych; 5) przekazywanie uchwał rady i zarządzeń prezydenta do wykonania jednostkom organizacyjnym urzędu; 6) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu; 7) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu rejestracji i śledzenia spraw rozpatrywanych i załatwianych w jednostkach organizacyjnych urzędu; 8) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta oraz kancelarii urzędu; 9) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem i szkoleniami pracowników; 13

14 10) okresowa kontrola jednostek organizacyjnych urzędu w zakresie stosowania przepisów dotyczących organizacji i funkcjonowania urzędu, a w szczególności prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych, terminowości załatwiania spraw oraz organizacji procesu wykonania uchwał rady i zarządzeń prezydenta; 11) prowadzenie na miejskiej stronie internetowej bazy aktów prawnych; 12) koordynowanie realizacji zadań urzędnika wyborczego związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów; 13) koordynowanie realizacji zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów ławników do sądów powszechnych; 14) prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 15) przechowywanie akt osobowych pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 16) kontrola dyscypliny pracy pracowników urzędu; 17) kierowanie pracowników urzędu na badania lekarskie; 18) przygotowywanie dokumentacji ZUS owskiej pracowników urzędu; 19) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej nakładania kar na pracowników, nagradzania ich i awansowania; 20) przestrzeganie terminów składania: a) oświadczeń majątkowych; b) oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej; c) oświadczeń o umowach cywilnoprawnych; d) informacji o zatrudnieniu małżonka, wstępnego, zstępnego i rodzeństwa; 21) przygotowywanie wniosków i listów gratulacyjnych w sprawach dotyczących nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych pracowników urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych; 22) zaznajamianie nowo zatrudnionych pracowników z postanowieniami statutu miasta i regulaminów obowiązujących w urzędzie; 23) prowadzenie centralnego rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw; 24) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników urzędu. 25) administrowanie budynkami urzędu; 26) zabezpieczanie budynków urzędu i utrzymywanie w nich czystości; 27) prowadzenie bieżących napraw, remontów i remontów kapitalnych w budynkach urzędu; 28) zaopatrzenie urzędu w środki techniczne, materiały biurowe, druki, prasę, książki i wydawnictwa; 29) prowadzenie magazynu urzędu; 30) obsługa imprez okolicznościowych; 31) prowadzenie spraw socjalnych pracowników; 32) prowadzenie archiwum; 33) nadzór nad sprawnością techniczną środków transportu; 34) prowadzenie szczegółowej ewidencji mienia komunalnego w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 35) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 36) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 33. Do zadań Wydziału Rozwoju Miasta i Ochrony Środowiska (RM) należy: 1) realizacja zadań, programów oraz polityki dotyczącej zadań planistycznych zawartych w: a) Strategii rozwoju miasta ; b) Studium uwarunkowań i kierunków rozwoju przestrzennego miasta Zielona Góra ; c) miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego; 2) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, a w szczególności: a) prowadzenie procedur związanych z realizacją miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego; b) ustalanie warunków zabudowy i lokalizacji inwestycji celu publicznego; c) opiniowanie podziałów geodezyjnych; d) wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego; 3) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo budowlane, a w szczególności: a) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o pozwoleniu na budowę obiektów budowlanych i zmianie sposobu użytkowania; b) przyjmowanie zawiadomień o przystąpieniu do robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę; c) wydawanie zaświadczeń o samodzielności lokali; d) udzielanie zgody na umieszczanie reklam i nośników reklamowych na terenie miasta; e) nadzór nad estetyką miasta; 14

15 4) realizacja zadań miasta w zakresie ochrony środowiska, ochrony przyrody, gospodarowania odpadami, Prawa geologicznego i górniczego, rybactwa śródlądowego i Prawa wodnego; 5) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 6) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie działania 7) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania biura. 34. Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego (OZ) należy: 1) prowadzenie ewidencji ludności; 2) wydawanie dowodów osobistych; 3) prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń i zbiórek; 4) prowadzenie rejestracji przedpoborowych oraz organizacja poboru; 5) prowadzenie spraw związanych z orzekaniem o uznaniu poborowych i żołnierzy za posiadających na utrzymaniu członka rodziny, stwierdzanie konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny; 6) przyznawanie zasiłków i innych świadczeń dla żołnierzy i ich rodzin z tytułu pełnienia służby wojskowej; 7) wykonywanie zadań z zakresu świadczeń na rzecz obrony oraz natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych; 8) prowadzenie spraw repatriacji; 9) realizacja zadań związanych z postępowaniem w sprawach zmiany imion i nazwisk; 10) prowadzenie rejestrów wyborców oraz współpraca z urzędnikiem wyborczym w zakresie przygotowywania wyborów, referendów i konsultacji ; 11) prowadzenie spraw związanych ze sprawowaniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń mających siedzibę w Zielonej Górze z wyjątkiem stowarzyszeń kultury fizycznej prowadzonych przez Wydział Infrastruktury Społecznej; 12) koordynowanie prac związanych z organizacją obchodów rocznic, uroczystości i świąt państwowych w mieście; 13) koordynowanie prac związanych z organizacją systemu zarządzania kryzysowego; 14) ustalanie procedur reagowania kryzysowego; 15) kierowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na terenie miasta; 16) opracowywanie, aktualizacja oraz realizacja: a) planu reagowania kryzysowego; b) planu obrony cywilnej miasta; 17) organizowanie szkoleń i ćwiczeń w zakresie obrony cywilnej oraz sprawowanie nadzoru nad ćwiczeniami i szkoleniami prowadzonymi przez instytucje i przedsiębiorców; 18) współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego; 19) organizowanie systemu ostrzegania i alarmowania ludności; 20) organizowanie systemu łączności w sytuacjach kryzysowych; 21) koordynowanie zadań obrony cywilnej realizowanych przez instytucje i przedsiębiorców; 22) zapewnienie współdziałania jednostek organizacyjnych administracji samorządowej, instytucji i przedsiębiorców w zakresie zapobiegania zagrożeniom; 23) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem do działań jednostek organizacyjnych obrony cywilnej; 24) planowanie, organizacja i przygotowywanie ewakuacji (przyjęcia) ludności; 25) określanie zasad i zakresu współpracy przygranicznej w dziedzinie ochrony ludności; 26) prowadzenie spraw obronnych urzędu; 27) nadzorowanie i koordynowanie spraw obronnych prowadzonych przez jednostki organizacyjne urzędu oraz miejskie jednostki organizacyjne; 28) realizacja zadań wynikających z ustawy o stanie klęski żywiołowej; 29) egzekucja administracyjna obowiązków o charakterze niepieniężnym w zakresie spraw prowadzonych przez wydział; 30) podejmowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków europejskich w zakresie realizacji zadań 31) współpraca z organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie działania 32) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. 35. Do zadań Wydział Świadczeń Rodzinnych (ŚR) należy: 1) przyznawanie i wypłacanie zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego; 2) przyznawanie i wypłacanie zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia pielęgnacyjnego; 3) wypłata świadczeń rodzinnych przyznanych decyzją wydaną przez marszałka województwa; 15

16 4) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz zdrowotne osobom pobierającym świadczenia pielęgnacyjne; 5) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne osobom pobierającym dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych na skutek upływu ustawowego okresu jego pobierania; 6) sporządzanie sprawozdań rzeczowo - finansowych w zakresie realizacji zadań; 7) rozliczanie dotacji celowej z budżetu państwa na świadczenia rodzinne; 8) współpraca z instytucjami publicznymi i organizacjami pozarządowymi w zakresie ustalania okoliczności mających wpływ na uprawnienia do świadczeń rodzinnych; 9) egzekucja administracyjna nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych; 10) składanie wniosków o ściganie osób uchylających się od wykonywania obowiązków opieki; 11) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania wydziału. Rozdział VI Zadania naczelników i kierowników jednostek organizacyjnych urzędu 36. Do zadań i obowiązków naczelników i kierowników podległych im jednostek organizacyjnych urzędu należy: 1) zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wynikających z niniejszego regulaminu; 2) nadzór nad realizacją zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 3) wydawanie decyzji administracyjnych w granicach posiadanego upoważnienia oraz wykonywanie innych zadań w granicach posiadanego pełnomocnictwa; 4) opracowywanie wniosków do projektów programów rozwoju społeczno gospodarczego miasta oraz realizacja zadań wynikających z przyjętych programów; 5) opracowywanie wniosków do projektu budżetu miasta oraz projektów planów finansowych zadań zleconych z zakresu administracji rządowej; 6) dysponowanie środkami pieniężnymi na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez prezydenta w granicach kwot określonych w budżecie; 7) realizowanie budżetu miasta w części działania jednostki organizacyjnej urzędu, dokonywanie bieżącej i okresowej analizy realizacji budżetu oraz analiza ekonomiczno -finansowa planowanych i dokonywanych przedsięwzięć gospodarczych w powiązaniu z budżetem; 8) opracowywanie projektów uchwał rady oraz ich realizacja; 9) sporządzanie na potrzeby prezydenta projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpień komisji rady; 10) uczestnictwo w sesjach rady i posiedzeniach komisji rady zgodnie z dyspozycją prezydenta oraz jego zastępców, sekretarza i skarbnika; 11) opracowywanie projektów zarządzeń prezydenta oraz realizacja wydanych zarządzeń; 12) przygotowywanie wniosków o wniesienie sprawy na posiedzenie kolegium; 13) współdziałanie z innymi jednostkami organizacji urzędu w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień; 14) opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń prezydenta; 15) przygotowywanie materiałów merytorycznych i sprawozdawczo-informacyjnych dla prezydenta, jego zastępców, sekretarza i skarbnika; 16) współdziałanie z organami administracji publicznej, organizacjami społecznymi i pozarządowymi; 17) realizacja zadań własnych, zadań zleconych i przejętych przez miasto z zakresu administracji rządowej na podstawie zawartych porozumień; 18) udzielanie wyjaśnień w sprawach skarg i wniosków; 19) usprawnianie organizacji, metod i form pracy; 20) racjonalne wykorzystanie i dbałość o powierzone mienie; 21) zapoznawanie nowo zatrudnionych pracowników jednostek organizacyjnych urzędu z obowiązującymi regulaminami, zarządzeniami oraz innymi przepisami prawa obowiązującymi na stanowisku pracy; 22) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w urzędzie oraz tajemnicy służbowej; 23) nadzór nad prawidłowym i terminowym załatwianiem spraw, przez podległych pracowników; 24) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi urzędu w celu załatwienia sprawy bez angażowania interesantów; 25) prowadzenie indywidualnych szkoleń podległych pracowników na stanowiskach pracy; 26) zapewnienie przestrzegania przepisów bhp i przeciwpożarowych; 27) bieżąca współpraca z sekretarzem w zakresie organizacji obsługi interesantów; 28) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów; 29) współpraca z Ośrodkiem Informatyki w zakresie aktualizacji baz danych; 16

17 30) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych; 31) nadzór nad aktualizacją zasobów internetowych; 32) współpraca z Wydziałem Organizacyjnym w szczególności w zakresie wdrażania systemu rejestracji i obiegu dokumentów oraz aktualizacji obowiązujących procedur załatwianych spraw; 33) współpraca z powołanymi przez prezydenta zespołami zadaniowymi; 34) realizacja zadań obronnych i obrony cywilnej zgodnie z wytycznymi prezydenta; 35) przestrzeganie obowiązujących procedur dotyczących organizacji pracy urzędu i udzielanych zamówień finansowanych ze środków publicznych; 36) współdziałanie z Biurem Kontroli i Audytu Wewnętrznego; 37) przygotowywanie i dostosowywanie procedur funkcjonalnych jednostek organizacyjnych urzędu do standardów Unii Europejskiej. 37. Jednostki organizacyjne urzędu realizują następujące zadania wspólne: 1) zapewniają właściwą i terminową realizację zadań określonych w aktach prawnych: uchwałach rady, zarządzeniach i decyzjach prezydenta, zawartych porozumieniach i umowach, 2) opracowują propozycje do projektów programów rozwoju miasta w zakresie działania podległych jednostek organizacyjnych urzędu; 3) współdziałają w sporządzaniu planów zagospodarowania przestrzennego miasta; 4) przygotowują propozycje do projektu budżetu miasta; 5) przygotowują projekty uchwał i inne materiały dla potrzeb prezydenta; 6) opracowują projekty umów na realizację określonych zadań; 7) prowadzą postępowanie administracyjne oraz stosują przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; 8) współdziałają z właściwymi organami administracji rządowej; 9) współdziałają z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w realizacji zadań miasta; 10) współdziałają z organami samorządowymi i organizacjami społecznymi; 11) przygotowują zgodnie z dyspozycją prezydenta odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, komisji rady oraz wnioski i postulaty ludności, a także przygotowują propozycje ich załatwiania; 12) współdziałają przy prowadzeniu centralnego rejestru skarg i wniosków oraz innych rejestrów wymaganych obowiązującymi przepisami; 13) rozpatrują skargi, analizują źródła i przyczyny ich powstania oraz podejmują działania zmierzające do ich wyeliminowania; 14) przygotowują sprawozdania i analizy i bieżące informacje o realizacji powierzonych zadań; 15) wykonują określone przez prezydenta zadania, których realizacja wymaga jednoczesnego zaangażowania kilku jednostek organizacyjnych urzędu; 16) współdziałają z pełnomocnikami i zespołami powołanymi przez prezydenta; 17) współdziałają z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie szkoleń pracowników urzędu; 18) współdziałają z Wydziałem Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego w zakresie zadań obronnych i obrony cywilnej miasta; 19) współdziałają z Biurem Zamówień Publicznych w zakresie stosowania obowiązujących procedur przy udzielaniu zamówień publicznych; 20) sporządzają plany finansowe dostaw i usług na dany rok kalendarzowy pogrupowanych wg kategorii w oparciu o Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług; 21) przygotowują warunki i kryteria uczestnictwa w postępowaniu o zamówienie publiczne (specyfikacja istotnych warunków zamówienia); 22) wydają zaświadczenia na podstawie prowadzonych akt i ewidencji; 23) wykonują zadania wynikające z przepisów prawa dotyczących statystyki państwowej; 24) pozyskują dodatkowe źródła finansowania realizowanych zadań; 25) uczestniczą w przedsięwzięciach o charakterze integracji europejskiej; 26) podejmują działania mające na celu dostosowanie procedur funkcjonalnych urzędu do standardów Unii Europejskiej. Rozdział VII Zasady podpisywania pism, zarządzeń i decyzji 38. Przy opracowywaniu korespondencji wychodzącej z urzędu stosuje się zasady zawarte w instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin. 17

18 Prezydent podpisuje: 1) zarządzenia i decyzje własne; 2) decyzje i postanowienia; 3) dokumenty osobowe podległych pracowników; 4) dokumenty kierowane do organów administracji publicznej; 5) wystąpienia do władz miast zagranicznych oraz placówek dyplomatycznych; 6) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 7) odpowiedzi na wystąpienia senatorów i posłów; 8) materiały na sesje rady; 9) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące miejskich jednostek organizacyjnych oraz pracowników i jednostek organizacyjnych urzędu. 2. Projekty zarządzeń prezydenta parafują: 1) naczelnik, kierownik pod względem merytorycznym; 2) radca prawny pod względem formalno- prawnym; 3) właściwy zastępca prezydenta zgodnie z podziałem kompetencji; 4) sekretarz pod względem zgodności z techniką legislacyjną; 5) skarbnik, jeśli projekt zarządzenia może wywołać skutki finansowe. 3. W czasie nieobecności prezydenta dokumenty, o których mowa w 39 ust.1 podpisuje upoważniony przez prezydenta zastępca prezydenta. 4. Zastępcy prezydenta, sekretarz, skarbnik, naczelnicy i kierownicy oraz inni pracownicy urzędu podpisują z upoważnienia prezydenta decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej stosownie do udzielonych upoważnień i pełnomocnictw. 5. Dokumenty przedstawiane do podpisu zastępcom prezydenta, sekretarzowi lub skarbnikowi muszą być parafowane przez naczelnika lub upoważnionego pracownika jednostki organizacyjnej urzędu. 6. Dokumenty przedstawiane do podpisu prezydentowi, zastępcom prezydenta, sekretarzowi powodujące powstanie wydatków finansowych muszą być parafowane przez skarbnika. 7. Korespondencję w toku postępowania podpisują pracownicy prowadzący sprawę. Rozdział VIII Upoważnienia Prezydent udziela indywidualnie upoważnienia, pracownikom jednostek organizacyjnych urzędu, w granicach jego umocowania, w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej. 2. Upoważnienie winno zawierać w szczególności: 1) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe upoważnionego pracownika; 2) rodzaj decyzji objętych upoważnieniem ze wskazaniem przepisów prawnych ustalających kompetencje do wydawania decyzji w tych sprawach; 3) treść pieczęci, używanej przez upoważnionego pracownika. 3. Z wnioskiem o imienne upoważnienie występują do prezydenta: zastępcy prezydenta, sekretarz, skarbnik, naczelnik lub kierownik w stosunku do podległych mu pracowników. 4. Skarbnik może upoważnić podległego sobie pracownika do składania kontrasygnaty przy dokonywaniu czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązania pieniężnego. 5. Ewidencję upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Wydział Organizacyjny. 18

19 Rozdział IX Zasady i tryb opracowywania regulaminów wewnętrznych jednostek organizacyjnych urzędu Regulamin wewnętrzny jednostki organizacyjnej urzędu określa szczegółową strukturę wewnętrzną, zasady funkcjonowania i tryb pracy wydziału oraz szczegółowy zakres czynności na poszczególnych stanowiskach pracy. 2. Projekt regulaminu wewnętrznego jednostki organizacyjnej urzędu ustala naczelnik, kierownik. 3. Ustalanie i zmiana regulaminu wewnętrznego jednostki organizacyjnej urzędu następuje w drodze zarządzenia prezydenta, na wniosek naczelnika, kierownika, zaopiniowany przez właściwego zastępcę prezydenta, sekretarza oraz radcę prawnego. 4. Regulamin wewnętrzny jednostki organizacyjnej urzędu winien zawierać: 1) postanowienia ogólne określające: a) zasady funkcjonowania jednostki organizacyjnej urzędu; b) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności naczelnika, kierownika i ich zastępców; 2) strukturę wewnętrzną i obsadę jednostki organizacyjnej urzędu, w tym: a) wykaz referatów i samodzielnych stanowisk pracy; b) symbole referatów i stanowisk pracy; c) jednolity rzeczowy wykaz akt; d) szczegółowe zakresy czynności pracowników; e) upoważnienia do podpisywania decyzji administracyjnych i pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu miasta. 5. Regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, a w odniesieniu do zakresów czynności pracowników nowo przyjętych w ciągu 14 dni od ich zatrudnienia. 6. Regulamin wewnętrzny jednostki organizacyjnej urzędu przechowuje naczelnik, kierownik. 7. Naczelnik, kierownik zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania regulaminu wewnętrznego oraz jego zmiany do Wydziału Organizacyjnego. 42. Zbiór regulaminów wewnętrznych jednostek organizacyjnych urzędu prowadzi Wydział Organizacyjny. Rozdział X Zasady opracowywania projektów uchwał Rady Miasta Sprawny przebieg sesji oraz obsługę kancelaryjną rady zapewnia Wydział Organizacyjny - Biuro Rady Miasta. 2. Przewodniczący rady poprzez Wydział Organizacyjny - Biuro Rady Miasta - kieruje do prezydenta: 1) opinie i wnioski przewodniczącego rady oraz komisji rady; 2) terminy posiedzeń komisji i sesji rady; 3) uchwały w terminie 5 dni od ich podjęcia; 4) interpelacje i zapytania radnych. 3. Prezydent lub jego zastępcy, wyznaczają w ramach swoich kompetencji odpowiedzialnego naczelnika, kierownika do opracowania i przygotowania odpowiednich materiałów na sesję. 4. Jeżeli w przygotowaniu projektów uchwał i innych materiałów na sesję rady, uczestniczy kilka jednostek organizacyjnych urzędu, prezydent wyznacza osobę koordynującą prace przygotowawcze oraz jednostkę organizacyjną urzędu. 5. Do zadań osoby koordynującej należy: 1) nadzorowanie prac przygotowawczych we wszystkich wyznaczonych jednostkach organizacyjnych urzędu; 2) wydawanie niezbędnych w tym zakresie dyspozycji. 19

20 6. Osoba koordynująca wykonuje zadania za pośrednictwem jednostki organizacyjnej urzędu wyznaczonej do kompleksowego opracowania materiału. 7. Naczelnicy, kierownicy przygotowują materiały na sesję rady w zakresie zleconym przez prezydenta lub właściwego zastępcę prezydenta. 8. Do obowiązków naczelników, kierowników należy: 1) przygotowywanie projektów uchwał rady wraz z uzasadnieniem oraz materiałów informacyjnych, a w szczególności analiz, sprawozdań i programów; 2) uzyskiwanie opinii radcy prawnego, sekretarza oraz kontrasygnaty skarbnika w przypadku, gdy projektowana uchwała może wywołać skutki finansowe; 3) uzyskanie parafy właściwego zastępcy prezydenta; 4) przedstawianie całości materiałów do akceptacji prezydentowi za pośrednictwem Wydziału Organizacyjnego. 19. Uchwały wraz z uzasadnieniem przedkładane radzie do opiniowania podpisuje prezydent lub upoważniony zastępca, sekretarz, skarbnik i przekazuje projekt uchwały wraz z uzasadnieniem przewodniczącemu rady. 10. Zbiorcze zestawienie opinii i wniosków komisji rady do projektu uchwały Wydział Organizacyjny - Biuro Rady Miasta przekazuje prezydentowi. 11. Opracowany ostatecznie projekt uchwały i inne materiały prezydent przekazuje przewodniczącemu rady miasta co najmniej 7 dni przed terminem sesji. 12. Dla celów kontrolnych związanych z wykonaniem zadań objętych uchwałami jednostki organizacyjne urzędu prowadzą rejestr wykonania uchwał rady obejmujący: 1) liczbę porządkową; 2) tytuł uchwały (numer, data i przedmiot); 3) termin wykonania uchwały; 4) nazwisko osoby odpowiedzialnej za wykonanie uchwały; 5) nazwisko osoby nadzorującej wykonanie uchwały; 6) adnotacje o ostatecznym wykonaniu uchwały. 13. Rejestr prowadzony przez jednostki organizacyjne urzędu obejmuje tylko uchwały rady, które zawierają określone zadania dla danych jednostek. 14. Prezydent lub właściwy zastępca prezydenta wyznacza naczelników, kierowników lub innych pracowników urzędu do udziału w sesjach rady oraz w posiedzeniach komisji rady. Rozdział XI Rozpatrywanie i udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Naczelnicy i kierownicy dokonują szczegółowej analizy kierowanych do prezydenta interpelacji i zapytań radnych oraz wniosków i opinii komisji, przygotowują projekty stanowisk w sprawach będących przedmiotem interpelacji lub wniosku. 2. Opinie i wnioski komisji rady mogą być przedstawiane na kolegium w celu zajęcia stanowiska przez prezydenta. 3. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski i opinie komisji rady podpisuje prezydent. 4. Odpowiedź na interpelacje i zapytania radnych powinna być udzielona w sposób i terminach określonych w Statucie Miasta. 5. Jeżeli interpelację lub zapytanie zgłoszono na sesji i nie udzielono w czasie jej trwania odpowiedzi, naczelnik, kierownik przystępuje do rozpatrywania bez formalnego ich przekazania. 20