SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia r. COM(2015) 441 final SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium w sprawie audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2014 r. (art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego) {SWD(2015) 170 final} PL PL

2 1. Wprowadzenie Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność Cele i zakres sprawozdania Przegląd wyników audytu Realizacja planu audytów na 2014 r Dane statystyczne dotyczące zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego Główne ustalenia i zalecenia Zadania horyzontalne Audyt efektywności i skuteczności etapu planowania w ramach procesu doboru kadr różne dyrekcje generalne (EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (była DG SANCO), DG TAXUD) Horyzontalny audyt informatyczny: audyt procesu zarządzania usługami informatycznymi zleconymi na zasadzie outsourcingu oraz sprawowania nad nimi nadzoru (zarządzanie umowami) różne dyrekcje generalne (DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, OP, DG SANTE (była DG SANCO)) Audyt procesów administracyjnych wspierających europejski semestr różne dyrekcje generalne (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) Rolnictwo, zasoby naturalne i zdrowie Przegląd analizy luk dotyczącej rozporządzeń w sprawie wspólnej polityki rolnej na lata , etap 1 (DG AGRI) Spójność Przegląd analizy luk dotyczącej rozporządzenia w sprawie europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (EFSI) na lata , etap 1 różne dyrekcje generalne (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) Analiza luk dotycząca nowych przepisów / nowej struktury okresu programowania dla europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (EFSI), etap 2 różne dyrekcje generalne (DG EMPL, DG REGIO) Audyt dotyczący przygotowań do stosowania instrumentów finansowych w DG EMPL w latach (DG EMPL) oraz audyt dotyczący przygotowań do stosowania instrumentów finansowych w DG REGIO w latach (DG REGIO) Ograniczony przegląd obliczania poziomu błędu resztowego DG REGIO i podstawowej metodyki w tym zakresie w roku sprawozdawczym 2013 (DG REGIO) Badania, energia i transport Przegląd analizy luk dotyczącej przepisów w sprawie programu Horyzont 2020 różne dyrekcje generalne (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD) Audyt dotyczący wdrażania systemów kontroli siódmego programu ramowego (7PR) (obejmujący nadzór nad podmiotami zewnętrznymi) w DG CNECT (DG CNECT) Audyt dotyczący wdrożenia systemów kontroli 7PR (obejmujący nadzór nad podmiotami zewnętrznymi) w DG RTD (DG RTD) Audyt dotyczący wdrożenia systemów kontroli 7PR w ERCEA (ERCEA) Audyt dotyczący zarządzania zamówieniami w DG JRC (DG JRC) Ograniczony przegląd obliczania poziomu błędu resztowego DG CNECT i podstawowej metodyki w tym zakresie w roku sprawozdawczym 2013 (DG CNECT) Sprawy gospodarcze i finansowe Audyt dotyczący procesów zarządzania ryzykiem i planowania w DG ECFIN w kontekście nowej struktury zarządzania gospodarczego (DG ECFIN) Audyt dotyczący współpracy DG MARKT z trzema organami nadzorczymi w dziedzinie usług finansowych (DG MARKT) Audyt systemu pomiaru wyników w działaniach celnych DG TAXUD (DG TAXUD) Pomoc zewnętrzna, rozwój i rozszerzenie

3 Audyt dotyczący umów w sprawie wkładu finansowego zawieranych z organami ONZ i innymi organizacjami międzynarodowymi (DG DEVCO) Audyt dotyczący umów w sprawie wkładu finansowego zawieranych z organizacjami międzynarodowymi (DG ECHO) Audyt dotyczący procesu zapewniania wiarogodności w delegaturach Unii (DG DEVCO) Audyt dotyczący wsparcia budżetowego w DG DEVCO Audyt dotyczący strategii kontroli w FPI (FPI) Audyty informatyczne Wspólny audyt IAS i jednostki audytu wewnętrznego dotyczący zarządzania lokalnymi systemami informatycznymi w DG AGRI Audyt dotyczący zarządzania technologiami informacyjnymi w DG BUDG Audyt dotyczący zarządzania dostępem logicznym do systemów (ECAS/LDAP/Windows) w DG DIGIT Audyt dotyczący zarządzania projektami informatycznymi w DG EAC (E4ALink i EVE) Wspólny audyt IAS i jednostki audytu wewnętrznego dotyczący zarządzania lokalnymi systemami informatycznymi w DG MARE Konsultacje z zespołem Komisji do spraw nieprawidłowości finansowych Wnioski Wykaz skrótów WPROWADZENIE Celem niniejszego sprawozdania jest przekazanie organowi udzielającemu absolutorium informacji na temat prac przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS), zgodnie z wymogiem określonym w art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego (RF). Jest ono oparte na sprawozdaniu audytora wewnętrznego Komisji sporządzonym zgodnie z art. 99 ust. 3 rozporządzenia, dotyczącym wykonania zadań audytowych i doradczych IAS ukończonych w 2014 r. 1 w odniesieniu do dyrekcji generalnych (DG), służb i agencji wykonawczych Komisji 2. Zgodnie z jego podstawą prawną w sprawozdaniu podsumowano liczbę i rodzaje przeprowadzonych audytów wewnętrznych, zaleceń oraz podjętych w związku z nimi działań MISJA SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO: NIEZALEŻNOŚĆ, OBIEKTYWIZM I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CELE I ZAKRES SPRAWOZDANIA IAS przyczynia się do należytego zarządzania w Komisji Europejskiej poprzez przeprowadzanie audytów wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli w celu oceny ich skuteczności, mając na względzie dążenie do ciągłej poprawy W niniejszym sprawozdaniu uwzględniono sprawozdania z audytu ukończone do dnia 1 lutego 2015 r. W sprawozdaniu nie uwzględniono zdecentralizowanych agencji europejskich, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych i innych instytucji poddanych audytowi przez IAS, dla których sporządza się osobne sprawozdania roczne. Zgodnie z wymogami standardu postępowania 2060 określonego w międzynarodowych standardach profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego (standardy) opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych. 3

4 Niezależność IAS jest zapisana w rozporządzeniu finansowym 4 oraz w jej statucie przyjętym przez Komisję. IAS przekazuje informacje dotyczące wszystkich swoich audytów Komitetowi ds. Audytu (APC) 5. IAS wykonuje swoje zdania zgodnie z rozporządzeniem finansowym, międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego oraz kodeksem etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych. IAS nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy Komisji. Tego rodzaju audyty sięgające poziomu indywidualnych beneficjentów przeprowadzają audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, poszczególne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. IAS prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez służby Komisji środków służących do nadzorowania i kontrolowania organów w państwach członkowskich i innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak ONZ. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, IAS może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich. 3. PRZEGLĄD WYNIKÓW AUDYTU 3.1. Realizacja planu audytów na 2014 r. Do dnia 31 stycznia 2015 r. w ramach planu audytów na 2014 r. zrealizowano 100 % zaplanowanych zadań w zakresie audytów przeprowadzanych w Komisji, jej służbach i agencjach wykonawczych 6. Służba audytu wewnętrznego sporządziła 105 sprawozdań (w porównaniu z 87 w 2013 r. i 89 w 2012 r.), w tym 31 sprawozdań z audytów, 67 sprawozdań z audytów sprawdzających, 5 sprawozdań z ograniczonych przeglądów, jedną wyspecjalizowaną ocenę ryzyka związanego z technologią informacyjną oraz jedno pismo do kierownictwa Dane statystyczne dotyczące zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego W 2014 r. IAS wydała 127 nowych zaleceń (w tym 50 bardzo ważnych i 77 ważnych). Kierownictwo nie zaakceptowało dwóch zaleceń ocenionych jako ważne 7 i tylko częściowo zaakceptowało kolejne dwa zalecenia ocenione jako Art. 100 rozporządzenia finansowego. Komitet ds. Audytu wspiera prace kolegium komisarzy i dopilnowuje, aby służby Komisji uwzględniały prace IAS, jednostek audytu wewnętrznego (IAC) i Trybunału Obrachunkowego (ETO) oraz podejmowały odpowiednie działania następcze. W dokumencie roboczym służb Komisji (SWD) przedstawiono przegląd wszystkich ukończonych zadań w zakresie audytu i audytu sprawdzającego. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 1.2 (przypis 9) dokumentu roboczego służb Komisji. 4

5 bardzo ważne 8. IAS oceniła plany działania dotyczące wszystkich zaakceptowanych zaleceń jako zadowalające. Jednostki poddane audytowi podały, że do początku 2015 r. zrealizowano 78 % zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach Spośród wszystkich zaleceń ocenionych jako bardzo ważne lub kluczowe i wydanych w latach realizacja 17 bardzo ważnych zaleceń (2 %) była spóźniona o ponad sześć miesięcy. Wszystkie zalecenia o charakterze kluczowym zostały wykonane. Komitet ds. Audytu był regularnie informowany o bardzo ważnych zaległych zaleceniach, które należało wykonać ponad sześć miesięcy wcześniej, i w razie konieczności przypominał służbom o obowiązku ich wykonania. Ogólna liczba zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach , których dotyczyły audyty sprawdzające przeprowadzone przez IAS do końca 2014 r., wynosi 640. W wyniku prac sprawdzających przeprowadzonych przez IAS potwierdzono zadowalające wykonywanie zaleceń, co przyczynia się do poprawy systemów kontroli w służbach poddanych audytowi. IAS zamknęła procedurę dla 95 % monitorowanych w tym okresie zaleceń. W towarzyszącym dokumencie roboczym służb Komisji przedstawiono bardziej szczegółowe informacje na temat wskaźników akceptacji nowych zaleceń oraz wykonania zaleceń dotyczących lat GŁÓWNE USTALENIA I ZALECENIA Zadania horyzontalne Audyt efektywności i skuteczności etapu planowania w ramach procesu doboru kadr różne dyrekcje generalne (EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (była DG SANCO), DG TAXUD) Ogólnym celem audytu była ocena skuteczności i efektywności obecnego etapu planowania w ramach procesu doboru kadr, jeśli chodzi o zaspokajanie zapotrzebowania instytucji UE na nowych pracowników. Audyt obejmował procesy planowania stosowane w EPSO i w Komisji Europejskiej. Audyt wykazał, że obecny etap planowania w ramach procesu doboru kadr umożliwia planowanie konkursów otwartych, które ogólnie zaspokajają zapotrzebowanie instytucji UE poprzez zapewnianie im puli kandydatów posiadających wymagane kwalifikacje. EPSO aktywnie współpracuje w sposób terminowy z instytucjami UE w celu analizowania i szeregowania wniosków pod 8 9 Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 1.2 (przypis 8) dokumentu roboczego służb Komisji. Sekcja ta zawiera zwięzłe streszczenie wszystkich zadań audytowych, które zaowocowały sformułowaniem zaleceń ocenionych jako bardzo ważne. Ponadto przedstawiono w niej streszczenie sprawozdań obejmujących istotne zagadnienia. Streszczenie wszystkich zadań przedstawiono w dokumencie roboczym 5

6 względem ważności oraz planowania konkursów otwartych. Na poziomie Komisji stosowany proces umożliwia skuteczną ocenę zapotrzebowania na laureatów. IAS wydała jednak dwa bardzo ważne zalecenia mające na celu poprawę wydajności i terminowości planowania poprzez wydanie wytycznych, udoskonalenie narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi (HRM) stosowanych w analizie przyszłych potrzeb rekrutacyjnych oraz poprzez wyeliminowanie tych etapów, które wnoszą ograniczoną lub zerową wartość dodaną do procesu szacowania przyszłego zapotrzebowania na laureatów. Aby rozwiązać te problemy, EPSO powinno zapewnić instytucjom UE wytyczne i wskazówki w celu zwiększenia spójności i porównywalności ich wniosków o laureatów oraz powinno wystąpić o przekazanie wystarczająco szczegółowych informacji na temat stosowanych kryteriów służących do prawidłowego szeregowania wniosków pod względem ważności oraz dostosowywania procedury organizacji konkursów do faktycznych potrzeb instytucji i ich zdolności w zakresie rekrutacji. Lepsze zaplanowanie zadania powinno również ograniczyć opóźnienia. Na poziomie DG narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi powinny być stosowane w sposób spójny, a rezultaty ich stosowania powinny być wykorzystywane w analizie przyszłych potrzeb rekrutacyjnych. Służby poddane audytowi opracowały plany działania, które IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 2.1 dokumentu roboczego służb Komisji (SWD) Horyzontalny audyt informatyczny: audyt procesu zarządzania usługami informatycznymi zleconymi na zasadzie outsourcingu oraz sprawowania nad nimi nadzoru (zarządzanie umowami) różne dyrekcje generalne (DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, OP, DG SANTE (była DG SANCO)) Znaczna część wydatków Komisji na technologie informacyjne jest przeznaczona na zlecanie usług informatycznych na zasadzie outsourcingu dostawcom wewnętrznym lub zewnętrznym. W Komisji obowiązki są określone na poziomie ogólnym instytucji i na poziomie lokalnym. Na poziomie ogólnym instytucji DG DIGIT i DG BUDG zapewniają wytyczne, wskazówki i wzory, opracowują programy szkoleniowe oraz zarządzają umowami ramowymi. Na poziomie lokalnym (operacyjnym) DG/służby są odpowiedzialne za określanie potrzeb, realizację poszczególnych umów oraz zapewnianie, aby usługi były świadczone. W tym kontekście ogólnym celem audytu była ocena skuteczności i wydajności procesów wdrożonych przez Komisję do celów zarządzania umowami dotyczącymi usług informatycznych zlecanych na zasadzie outsourcingu i sprawowania nad nimi nadzoru, mając na względzie zapewnienie odpowiedniego stosunku wartości do ceny. W wyniku audytu stwierdzono, że proces zarządzania tymi usługami i ich nadzorowania jest dojrzały, zarówno na poziomie ogólnym instytucji, jak i na poziomie lokalnym. IAS zidentyfikowała jednak bardzo istotne problemy w obszarze szacowania potrzeb przed zawarciem umowy ramowej, zarządzania jakością usług zlecanych na zasadzie outsourcingu pod względem czasu i środków oraz wytycznych dotyczących wyboru rodzaju outsourcingu. 6

7 Proces oceny potrzeb przez zawarciem umowy ramowej powinien być ujednolicony na poziomie centralnym i operacyjnym i powinien obejmować wskazówki dotyczące sposobu określania potrzeb (w celu zapewnienia spójności zaproszeń do składania ofert) oraz wdrożenie uporządkowanego i możliwego do prześledzenia procesu na poziomie DG. Należy również w większym stopniu konsolidować potrzeby na poziomie Komisji w celu dokładniejszego odzwierciedlenia faktycznych potrzeb poszczególnych DG/służb. W odniesieniu do zarządzania poszczególnymi umowami w ramach trybu pracy w zakresie czasu i środków DG DIGIT powinna zapewnić spójność umów ramowych pod względem poziomu kontroli przewidzianych przy dokonywaniu wyboru konsultantów wewnętrznych, określania kluczowych wskaźników efektywności (KPI), przekazywania użytkownikom końcowym w DG/służbach informacji na temat wyników pracy wykonawców oraz dostosowania postanowień dotyczących stosowania kar umownych na podstawie globalnego wskaźnika usług. Na poziomie operacyjnym DG/służby powinny udoskonalić system pomiaru wyników w odniesieniu do swoich własnych umów ramowych. Jeżeli chodzi o wybór rodzaju outsourcingu, DG DIGIT powinna wydać wytyczne w celu zapewnienia pomocy DG/służbom operacyjnym w dokonywaniu wyboru najodpowiedniejszego trybu pracy. Na poziomie operacyjnym wybór powinien opierać się na analizie kosztów i korzyści, z uwzględnieniem określonych warunków i ograniczeń dotyczących usług zlecanych na zasadzie outsourcingu. IAS wydała zalecenia dla DG DIGIT, DG SANTE i OP. Służby poddane audytowi opracowały plany działania, które IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 2.2 dokumentu roboczego Audyt procesów administracyjnych wspierających europejski semestr różne dyrekcje generalne (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) Mechanizm europejskiego semestru (ES) opracowano z myślą o tym, żeby państwa członkowskie (PC) mogły omawiać i koordynować swoje plany w zakresie reform budżetowych, makroekonomicznych i strukturalnych z instytucjami UE oraz innymi państwami członkowskimi w określonych terminach w rocznym cyklu. Ogólnym celem przedmiotowej kontroli wykonania zadań było zbadanie, czy przyjęte w Komisji procesy administracyjne wspierające europejski semestr są skuteczne i efektywne. W ramach kontroli oceniono stosowność systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do uzyskiwania i udostępniania różnych rezultatów europejskiego semestru. 7

8 Ogólnie kontrola wykazała, że procesy administracyjne w SG i DG poddanych kontroli wspierają realizację europejskiego semestru w Komisji w sposób skuteczny i efektywny. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 2.3 dokumentu roboczego 4.2. Rolnictwo, zasoby naturalne i zdrowie (AGRI, CLIMA, ENV, MARE, SANTE, CHAFEA) Przegląd analizy luk dotyczącej rozporządzeń w sprawie wspólnej polityki rolnej na lata , etap 1 (DG AGRI) IAS przeprowadziła analizę luk dotyczącą rozporządzeń w sprawie wspólnej polityki rolnej (WPR) na lata Obejmowała ona pogłębioną analizę przyjętych przepisów dotyczących WPR obejmujących oba filary, tj. głównie, ale nie wyłącznie Europejski Fundusz Rolniczy Gwarancji (EFRG, filar 1) oraz Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW, filar 2). Głównym celem wspomnianej analizy luk było zwrócenie uwagi, w odniesieniu do najważniejszych obszarów, na dodatkowe lub wyższe ryzyko, na jakie Komisja jest narażona w wyniku wprowadzenia nowych ram prawnych dotyczących WPR. W ramach analizy skoncentrowano się przede wszystkim na treści przyjętych aktów prawnych oraz zakresie, w jakim odzwierciedla ona pierwotne propozycje/cele Komisji dotyczące osiągnięcia odpowiedniej równowagi między ograniczeniem obciążenia administracyjnego a jednoczesnym utrzymaniem poziomu kontroli niezbędnym do wykonywania jej obowiązków nadzorczych w zakresie wykonania budżetu. Wspomniane rozporządzenia obejmują szereg kluczowych udoskonaleń mających na celu harmonizację i uproszczenie przepisów regulujących fundusze strukturalne i dwa filary obszaru rolnictwa. IAS wyraża uznanie dla wysiłków podjętych przez służby Komisji na etapie negocjacji w celu ochrony interesów Komisji dotyczących jej roli nadzorczej, w szczególności w świetle bardzo silnych zewnętrznych nacisków politycznych. Przyjęte ostateczne przepisy spowodowały jednak znaczne dodatkowe lub wyższe ryzyko, które należy wyeliminować w ramach przygotowań DG AGRI do opracowania i wdrożenia środków kontroli w nowym okresie. Główną pojawiającą się kwestią jest złożoność i zakres zmian wprowadzonych w wyniku procesu legislacyjnego. We wszystkich obszarach, ale przede wszystkim w kluczowych obszarach, takich jak zazielenianie, wprowadzono szereg nowych środków wraz ze znaczną liczbą odstępstw, wyjątków i przepisów uzupełniających, które zapewniły państwom członkowskim większą swobodę. IAS odnotowuje wysiłki podjęte przez DG AGRI w celu rozwiązania tych kwestii, np. opracowanie vademecum i szczegółowych wytycznych, które mają zostać przyjęte przez Komisję. Mimo to w znacznym stopniu zwiększono możliwości interpretacji ze strony państw członkowskich, co z kolei może mieć istotny wpływ na poziom błędu. 8

9 Z uwagi na charakter przeprowadzonej kontroli sformułowano jedynie raczej ogólne zalecenia, a służby nie zostały wezwane do opracowania planów działania. Zamiast tego w 2015 r. kwestią najważniejszych zidentyfikowanych czynników ryzyka zajmie się IAS dzięki ukierunkowanym audytom dotyczącym zazieleniania, procesu zatwierdzania programów rozwoju obszarów wiejskich oraz mechanizmu zawieszania i przerywania. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 3.1 dokumentu roboczego 4.3. Spójność (REGIO, EMPL) Przegląd analizy luk dotyczącej rozporządzenia w sprawie europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (EFSI) na lata , etap 1 różne dyrekcje generalne (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) Aby poprawić koordynację działań i w bardziej zharmonizowany sposób wdrażać fundusze zapewniające wsparcie w ramach polityki spójności (EFRR, EFS i FS), Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) oraz Europejski Fundusz Morski i Rybacki (EFMR), przyjęto rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów (CPR) dotyczące wszystkich wymienionych funduszy, zwanych europejskimi funduszami strukturalnymi i inwestycyjnymi (EFSI). W 2014 r. IAS przeprowadziła dwuetapową analizę luk dotyczącą rozporządzenia w sprawie EFSI na lata Etap 1 obejmował pogłębioną analizę przyjętych przepisów obejmującą cztery DG (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE i DG REGIO) i pięć EFSI. W ramach analizy skoncentrowano się przede wszystkim na treści przyjętych aktów prawnych oraz zakresie, w jakim odzwierciedla ona pierwotne propozycje/cele Komisji dotyczące osiągnięcia odpowiedniej równowagi między ograniczeniem obciążenia administracyjnego a jednoczesnym utrzymaniem poziomu kontroli niezbędnym do wykonywania jej obowiązków nadzorczych w zakresie wykonania budżetu w trybie zarządzania dzielonego. Ustalenia dotyczące DG AGRI przedstawiono oddzielnie zob. sekcja niniejszego sprawozdania. Etap 2 obejmował bardziej dogłębną analizę procesu opracowywania i przygotowań podjętych przez konkretne zainteresowane DG (zob. sekcja 4.3.2). Głównym celem etapu 1 przeglądu było zwrócenie uwagi, w odniesieniu do najważniejszych obszarów, na dodatkowe lub wyższe ryzyko, na jakie Komisja jest narażona w wyniku procesu współprawodawczego dotyczącego rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów. W rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów w ramach jednego dokumentu wprowadzono szereg kluczowych udoskonaleń mających na celu harmonizację i uproszczenie przepisów regulujących fundusze strukturalne. IAS z zadowoleniem przyjmuje takie podejście i wyraża uznanie dla wysiłków podjętych przez służby Komisji na etapie negocjacji w celu ochrony interesów Komisji dotyczących jej roli nadzorczej, w szczególności w świetle bardzo silnych zewnętrznych nacisków politycznych. 9

10 W porównaniu z pierwotnymi propozycjami Komisji przyjęte ostateczne przepisy spowodowały jednak znaczne dodatkowe lub wyższe ryzyko, które należy wyeliminować w ramach przygotowań DG do opracowania i wdrożenia środków kontroli w nowym okresie programowania. Mimo że obecnie istnieje jeden nadrzędny zbiór przepisów, pakiet legislacyjny jako całość jest bardzo złożony. Nie zawsze jest on łatwo zrozumiały, co może prowadzić do problemów związanych z interpretacją ze strony państw członkowskich i stanowić wyzwanie zarówno dla Komisji, jak i instytucji państw członkowskich pod względem weryfikacji i kontroli, a ostatecznie zwiększyć ryzyko wystąpienia błędów. Ostateczna wersja rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów jest mniej rygorystyczna w odniesieniu do korekt finansowych powodujących utratę funduszy przez państwa członkowskie ( korekty finansowe netto ), w mniejszym stopniu zachęca je zatem do poprawy kontroli pierwszego szczebla. Co więcej, w rozporządzeniu tym wprowadza się również pewne ograniczenia dotyczące terminów przeprowadzania audytów ze względu na przepisy dotyczące przechowywania dokumentów. Ponadto wprowadzenie ram wykonania doprowadziło do uzgodnienia szeregu wyjątków i warunków dotyczących przepisów, co może oznaczać, że w praktyce może być trudno karać przypadki niewykonania, co z kolei może osłabić ostateczny wpływ wspomnianych ram. Z uwagi na charakter przeprowadzonej kontroli IAS sformułowała jedynie ogólne zalecenia, które DG powinny należycie uwzględnić w swoich dalszych przygotowaniach, DG nie zostały jednak wezwane do opracowania planów działania. Konkretne zalecenia sformułowano w ramach prac na etapie 2 (zob. sekcja 4.3.2). Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 4.1 dokumentu roboczego Analiza luk dotycząca nowych przepisów / nowej struktury okresu programowania dla europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (EFSI), etap 2 różne dyrekcje generalne (DG EMPL, DG REGIO) Etap 2 analizy luk zakończono w odniesieniu do DG REGIO i DG EMPL, a w odniesieniu do DG MARE etap ten był w toku na koniec roku i w 2015 r. Audytorzy odnotowują wysiłki podejmowane rzez DG EMPL i DG REGIO na rzecz wdrożenia solidnej podstawy dla programów operacyjnych oraz systemów zarządzania i kontroli w ramach okresu programowania IAS zidentyfikowała jednak cztery bardzo istotne problemy wspólne dla obu wspomnianych DG: problem dotyczący sprawowania nadzoru nad systemami zarządzania i kontroli państw członkowskich; problem dotyczący procesów związanych z negocjowaniem i przyjęciem programów operacyjnych (PO); problem dotyczący ukierunkowania na osiąganie wyników i ram wykonania; oraz problem dotyczący systemów informatycznych wspierających zarządzanie procesami w ramach okresu programowania Aby rozwiązać te problemy, DG EMPL i DG REGIO powinny wyjaśnić luki zidentyfikowane w strategii audytu w celu zapewnienia od samego początku rzetelnych procesów zapewniania wiarygodności DG. Powinny one zatem dalej 10

11 rozwijać swoją strategię audytu, mając na uwadze uzyskanie pewności odnośnie do wiarygodności instytucji audytowej (IA). Wieloletnie podejście do zapewniania wiarygodności oraz audyty planowane w taki sposób, aby w optymalny sposób wykorzystać okresy przechowywania dokumentów, powinny stanowić uzupełnienie strategii audytu na dany rok. Ponadto DG powinny planować przeprowadzanie większej liczby wczesnych prewencyjnych audytów systemów. DG REGIO i EMPL powinny ostrożnie monitorować końcowe etapy przed przyjęciem PO, z uwzględnieniem działań następczych realizowanych w odniesieniu do uwag Komisji. DG powinny również wyjaśnić minimalne wymogi dotyczące dokumentowania pracy odpowiedzialnych urzędników (DO) oraz dopilnować, aby spełniali oni te wymogi. Obie DG powinny zapewnić, aby urzędnicy aktywnie analizowali wiarygodność celów pośrednich i końcowych oraz dokumentowali swoją ocenę. W odniesieniu do wykorzystywanego systemu informatycznego (WAVE) w celu zapewnienia stabilnej platformy wspomniane dyrekcje powinny zapewnić, aby procesy biznesowe były definiowanie i uzgadnianie w odpowiednim terminie, zapewnić stały zespół projektowy, opracować wiarygodne procesy planowania i monitorowania projektów oraz udoskonalić metody rozwoju informatycznego i system usuwania niesprawności. Służby poddane audytowi opracowały plany działania, które IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu ograniczenia zidentyfikowanych czynników ryzyka. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 4.2 dokumentu roboczego Audyt dotyczący przygotowań do stosowania instrumentów finansowych w DG EMPL w latach (DG EMPL) oraz audyt dotyczący przygotowań do stosowania instrumentów finansowych w DG REGIO w latach (DG REGIO) Rola instrumentów finansowych we wspieraniu osiągania celów polityki spójności stopniowo zwiększała się w poprzednich okresach programowania. W ramach prawnych na okres programowania rozszerzono zakres stosowania takich instrumentów i wprowadzono szereg zmian ukierunkowanych na wzmocnienie ram wdrażania. W kontekście takich zwiększonych oczekiwań i powiązanych czynników ryzyka, w szczególności w odniesieniu do prawdopodobnych wskaźników absorpcji oraz efektywnego i skutecznego wykorzystywania funduszy, IAS przeprowadziła równocześnie dwa zadania audytowe w DG REGIO i DG EMPL dotyczące przygotowań na lata Głównym celem audytów była ocena stopnia gotowości DG do monitorowania i nadzorowania instrumentów finansowych w ramach nowych ram prawnych oraz zwrócenie zawczasu uwagi na ewentualne uchybienia występujące w ich systemach kontroli wewnętrznej. Audyty obejmowały szczegółową analizę stosowności ram prawnych na lata oraz przegląd struktury systemu kontroli wewnętrznej. Audyty obejmowały również działania na rzecz budowania zdolności prowadzone zarówno wewnętrznie, jak i wobec państw członkowskich. 11

12 Ogólnie obie DG poczyniły odpowiednie przygotowania, z wyjątkiem wysiłków na rzecz budowania zdolności. Należy przyznać, że wdrożono już wiele działań, kluczowe znaczenie dla obu DG ma jednak uruchomienie technicznej platformy doradczej dotyczącej instrumentów finansowych (FI-TAP). W wyniku późnego przyjęcia ram prawnych i opóźnień w negocjacjach prowadzonych między Komisją a EBI w sprawie ramowej umowy finansowo-administracyjnej (FAFA) uległo to jednak znacznemu opóźnieniu. W przypadku państw członkowskich, które mają niewielkie doświadczenie w stosowaniu instrumentów finansowych lub nie mają go w ogóle, może to oznaczać dalsze opóźnienia w ich wykorzystaniu i wdrażaniu. Może to również zwiększyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości oraz ryzyko, że środki finansowe na pomoc techniczną nie będą wydatkowane w sposób efektywny i skuteczny. Zarówno w przypadku DG REGIO, jak i DG EMPL problem ten oceniono jako bardzo ważny. Obie DG muszą ściśle monitorować działania i terminy dotyczące przygotowań do uruchomienia FI-TAP. Platforma musi być wystarczająco elastyczna, aby zaspokoić potrzeby wszystkich zainteresowanych stron. W oczekiwaniu na uruchomienie platformy DG muszą odpowiednio zaplanować opracowywanie potrzebnej dokumentacji technicznej oraz przygotować programy szkoleniowe zarówno dla swoich urzędników odpowiedzialnych za określone obszary geograficzne, jak i dla audytorów. Ponadto IAS zidentyfikowała kilka problemów wynikających z nowych przepisów prawnych, które można interpretować w różny sposób, co może powodować ryzyko dla ich wdrażania (tj. przepisy dotyczące finansowania kapitału obrotowego; sprawozdawczości w zakresie dźwigni finansowej preferencyjnego traktowania inwestorów prywatnych oraz przepisy dotyczące kosztów i opłat z tytułu zarządzania). Problemy te oceniono jako bardzo ważne w przypadku DG REGIO i ważne w przypadku DG EMPL. Ta druga ocena odzwierciedla fakt, że w przypadku DL EMPL instrumenty finansowe mają znacznie mniejsze znaczenie w kategoriach budżetowych niż w przypadku DG REGIO. Obu DG zalecono, aby zapewniły odpowiednie ograniczenie ryzyka związanego z problemami zidentyfikowanymi w ramach prawnych i prawidłowe uwzględnienie go w wytycznych dla pracowników DG REGIO / DG EMPL i państw członkowskich oraz w strategiach audytów i kontroli dostosowywanych na potrzeby okresu programowania W szczególności należy opracować wytyczne dotyczące kwalifikowalności kapitału obrotowego, preferencyjnego traktowania prywatnych inwestorów, wykorzystywania sprawozdań z oceny ex ante oraz sprawozdawczości w zakresie dźwigni finansowej. Obie DG opracowały plany działania, które IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach 4.3 i 4.4 dokumentu roboczego 12

13 Ograniczony przegląd obliczania poziomu błędu resztowego DG REGIO i podstawowej metodyki w tym zakresie w roku sprawozdawczym 2013 (DG REGIO) W 2014 r. IAS nadal przeprowadzała ograniczone przeglądy sposobu obliczania poziomów błędu resztowego (RER). Takie kontrole miały miejsce w DG REGIO i DG CNECT (zob. sekcja 4.4.6). Celem było przeprowadzenie przeglądu sposobu obliczania skumulowanego ryzyka rezydualnego / poziomu błędu (CRR) i podstawowej metodyki w tym zakresie oraz przyczynienie się w ten sposób do ograniczenia ryzyka nieuzyskania absolutorium poprzez umożliwienie DG REGIO podjęcia ewentualnych odpowiednich działań, zanim przedstawi odnośne dane w końcowym rocznym sprawozdaniu z działalności i sprawozdaniu podsumowującym. W wyniku przeglądu zwrócono uwagę na trzy bardzo istotne ustalenia. Poziomy błędu zgłaszane przez krajowe instytucje audytowe różnią się znacznie pod względem wiarygodności i istnieje ryzyko, że są zaniżane. DG REGIO powinna kontynuować swoje starania na rzecz zwiększenia wiarygodności działań instytucji audytowych poprzez zapewnienie, aby wytyczne były stosowane w praktyce, oraz wzmocnienie wymogów w zakresie sprawozdawczości na okres programowania Dane zgłaszane przez państwa członkowskie dotyczące środków wycofanych i odzyskanych nie zawsze są wiarygodne, częściowo ze względu na ograniczenia dotyczące sposobu zgłaszania ich Komisji, ale również ze względu na fakt, iż instytucje audytowe przeprowadzają jedynie ograniczone kontrole tych danych. Ponadto system umożliwia podwójne uwzględnianie niektórych elementów w obliczeniach oraz uwzględnianie kluczowych informacji wstępnych na temat środków wycofanych/odzyskanych, zanim zostaną potwierdzone. To wszystko składa się na wzrost ryzyka zawyżania danych, a w rezultacie prowadzi do zaniżania poziomu skumulowanego ryzyka rezydualnego. Co więcej, DG powinna poddawać bardziej systematycznej kontroli dane zgłaszane przez państwa członkowskie i zapewnić, aby czynności audytowe miały odpowiedni zakres i uwzględniały ryzyko zawyżenia. DG REGIO, zanim uwzględni przekazane jej dane, powinna ponadto ocenić swoją pewność co do faktycznego odzyskania środków i wykonania formalnych umów oraz co do prawidłowości sprawozdań państw członkowskich na temat środków wycofanych i odzyskanych przedłożonych przed upływem terminu wyznaczonego na dzień 31 marca. Akty wykonawcze dotyczące okresu programowania powinny usprawnić sprawozdawczość państw członkowskich w zakresie środków wycofanych i odzyskanych. Ujemne wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego w przypadku kilku programów operacyjnych (PO) można przenieść na późniejszy okres i uwzględnić w obliczeniach ogólnej średniej wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego dla wszystkich PO. Prowadzi to do zaniżenia ogólnej wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego o około 10 %. Ponadto poziomy błędu związane z poprzednim rokiem wykorzystuje się do szacowania błędów w odniesieniu do bieżącego roku, chociaż nie zawsze są one najlepszą dostępną wartością szacunkową, na przykład 13

14 w przypadkach, w których wprowadzono znaczne zmiany w systemach zarządzania i kontroli. Może to prowadzić do zaniżania lub zawyżania wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego. W przypadku rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. DG REGIO powinna przeanalizować w odniesieniu do każdego PO, czy przy obliczaniu wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego i zagrożonej kwoty w bieżącym roku uzasadnione jest stosowanie poziomu błędu dotyczącego zeszłorocznych wydatków jako najlepszej wartości szacunkowej. W przypadku rocznego sprawozdania z działalności za 2014 r. i kolejne lata ujemne wartości w odniesieniu do poszczególnych PO nie powinny być uwzględniane w obliczeniach dla kolejnych lat. Sprawozdanie zostało uwzględnione we wzajemnych ocenach projektów rocznych sprawozdań z działalności przed sfinalizowaniem rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. Wszystkie ustalenia i zalecenia zostały zaakceptowane i DG w największym możliwym zakresie zrealizowała zalecenia dotyczące jej rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. Z przeprowadzonych niedawno działań następczych wynika, że wszystkie pozostałe działania związane z bardzo ważnymi zaleceniami zostały wdrożone w odniesieniu do rocznego sprawozdania z działalności za 2014 r. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 4.5 dokumentu roboczego 4.4. Badania, energia i transport (CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA, REA) Przegląd analizy luk dotyczącej przepisów w sprawie programu Horyzont 2020 różne dyrekcje generalne (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD) Program Horyzont 2020 jest nowym unijnym programem finansowania, w ramach którego połączono wszelkie wcześniejsze formy unijnego finansowania badań naukowych i innowacji. Środkami na zobowiązania w ramach programu Horyzont 2020 zarządzają bezpośrednio DG, agencje wykonawcze i inne organy wykonawcze Komisji. IAS przeprowadza analizę luk dotyczącą ram prawnych programu Horyzont 2020 i towarzyszącego pakietu dotyczącego innowacji i inwestycji (IIP) w dwóch etapach. Pierwszy etap był przedmiotem wspomnianego przeglądu i skoncentrowano się w nim się na treści przyjętych przepisów, które porównano z pierwotnym wnioskiem Komisji. Drugi etap w 2015 r. będzie obejmował bardziej dogłębną analizę procesu opracowywania i przygotowań podjętych przez DG RTD, inne DG i agencje wykonawcze. Głównym celem pierwszego etapu było porównanie przyjętych przepisów z wnioskiem Komisji oraz zwrócenie uwagi, w odniesieniu do najważniejszych obszarów, na dodatkowe ryzyko, na jakie jest narażona Komisja w wyniku procesu współprawodawczego, z uwzględnieniem zadeklarowanego przez Komisję celu polegającego na przyjęciu uproszczonej struktury programu i jednego zestawu 14

15 zasad uczestnictwa, osiągnięciu odpowiedniej równowagi między zaufaniem a kontrolą oraz na zmniejszeniu obciążenia administracyjnego zarówno beneficjentów, jak i Komisji. IAS z zadowoleniem przyjmuje podejmowane za pośrednictwem tych przepisów starania na rzecz wprowadzenia szeregu udoskonaleń mających na celu harmonizację i uproszczenie ustaleń regulujących program ramowy w zakresie badań. IAS wyraża również uznanie dla wysiłków podjętych przez służby Komisji na etapie negocjacji w celu ochrony interesów Komisji, w szczególności w świetle zewnętrznych nacisków politycznych. W porównaniu z pierwotnym wnioskiem Komisji wynikiem opracowania ostatecznej wersji przepisów był tekst kompromisowy, który nie odbiega zbytnio od pierwotnego założonego celu przez Komisję. Mimo to zmiany wywołały szereg dodatkowych czynników ryzyka, które należy wyeliminować w ramach przygotowań do opracowania i wdrożenia środków kontroli w przyszłości. Z uwagi na charakter przeprowadzonej kontroli na tym etapie IAS sformułowała jedynie ogólne zalecenia, które DG powinny należycie uwzględnić w swoich dalszych przygotowaniach, DG nie zostały jednak wezwane do opracowania planów działania. Konkretne zalecenia mogą zostać sformułowane w wyniku ustaleń w ramach prac na etapie 2 w 2015 r. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.1 dokumentu roboczego Audyt dotyczący wdrażania systemów kontroli siódmego programu ramowego (7PR) (obejmujący nadzór nad podmiotami zewnętrznymi) w DG CNECT (DG CNECT) Przedmiotowe zadanie stanowiło część serii audytów dotyczących wdrażania systemów kontroli 7PR przeprowadzanych w DG/agencjach o największej puli środków budżetowych w tym obszarze. DG CNECT realizuje politykę UE w dziedzinie badań i wspiera rozwój europejskiej przestrzeni badawczej głównie za pośrednictwem programów ramowych w zakresie badań (na lata ), które są stopniowo wycofywane, znaczna część środków na płatności zostanie jednak przeznaczona na zwrot wydatków w latach Ponadto DG CNECT sprawuje nadzór nad dwoma wspólnymi przedsięwzięciami (ENIAC i ARTEMIS, które niedawno zostały połączone w jedno przedsięwzięcie, tj. ECSEL), jedną strukturą ustanowioną na mocy art. 185 TFUE 10 (Ambient Assisted Learning (AAL)) oraz dwoma agencjami (ENISA i BEREC). W rocznym sprawozdaniu z działalności DG CNECT za 2013 r. wskazano jedno zastrzeżenie dotyczące poziomu błędów resztowych w odniesieniu do poprawności zestawień poniesionych wydatków w ramach 7PR. 10 Partnerstwo publiczno-publiczne. 15

16 Celem audytu była ocena adekwatności i skuteczności stosowania systemów kontroli wewnętrznej dotyczących procesów wykorzystywanych na potrzeby wdrażania wyników kontroli ex post, środków zwalczania nadużyć finansowych, przekazania działań w zakresie kontroli ex post do wspólnego centrum wsparcia prowadzonego przez DG RTD od dnia 1 stycznia 2014 r. oraz sprawowania nadzoru nad podmiotami zewnętrznymi. Po przekazaniu wspólnemu centrum wsparcia obowiązków w zakresie kontroli ex post główną dyrekcją w obszarze wykrywania nadużyć finansowych jest DG RTD, IAS zaleciła jednak, by DG CNECT podjęła inicjatywę i prowadziła współpracę z DG RTD w celu dalszego rozwijania istniejących wytycznych dotyczących wykonywania kar finansowych i administracyjnych. DG CNECT powinna zapewnić konsekwentne stosowanie tych wytycznych (jak przewidziano w obowiązującym rozporządzeniu finansowym, strategii Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych oraz w ramach umownych dotyczących 7PR i programu Horyzont 2020 ), co najmniej w przypadkach stwierdzenia nadużyć finansowych. Ponadto DG CNECT powinna współpracować z DG RTD, aby zapewnić skuteczne i zintegrowane narzędzie informatyczne mające na celu wykrywanie przypadków podwójnego finansowania i plagiatu, które może być wykorzystywane we wszystkich służbach Komisji odpowiedzialnych za badania naukowe. Powinna również zapewnić odpowiednią równowagę między zakresem kontroli (uwzględniającym najbardziej ryzykowne projekty) i jej kosztami. DG CNECT powinna opracować odpowiednie procedury wewnętrzne w celu włączenia metod wykrywania plagiatów do obecnie stosowanych praktyk. DG opracowała plan działania, który IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.2 dokumentu roboczego Audyt dotyczący wdrożenia systemów kontroli 7PR (obejmujący nadzór nad podmiotami zewnętrznymi) w DG RTD (DG RTD) DG RTD realizuje politykę UE w dziedzinie badań i wspiera rozwój europejskiej przestrzeni badawczej głównie za pośrednictwem programów ramowych w zakresie badań. Dyrekcja ta sprawuje również nadzór nad innymi organami odpowiedzialnymi za wykonywanie budżetu: dwiema agencjami wykonawczymi (REA i ERCEA), czterema wspólnymi przedsięwzięciami (WP) 11, tj. Czyste niebo, FCH 12, IMI 13 oraz F4E 14, a także trzema podmiotami (partnerstwami Wspólne przedsięwzięcia obejmują trzy wspólne inicjatywy technologiczne (WIT), a mianowicie Czyste niebo, FCH i IMI oraz Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER (F4E). Wspólne Przedsiębiorstwo na rzecz Technologii Ogniw Paliwowych i Technologii Wodorowych. Wspólne Przedsiębiorstwo na rzecz Realizacji Wspólnej Inicjatywy Technologicznej w zakresie Leków Innowacyjnych. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (zwane też Fusion for Energy). 16

17 publiczno-publicznymi) ustanowionymi na mocy art. 185 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Mimo że siódmy program ramowy obejmujący lata jest stopniowo wycofywany, znaczna część środków na płatności (8 609,37 mln EUR) zostanie jeszcze przeznaczona na płatności z tytułu zwrotu wydatków w kolejnych latach. W swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2013 r. DG RTD wyraziła jedno zastrzeżenie dotyczące poziomu błędu resztowego odnośnie do poprawności zestawień poniesionych wydatków w ramach 7PR. Celem audytu była ocena adekwatności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej wdrożonych na potrzeby monitorowania i nadzorowania przez DG RTD wspomnianych wyżej podmiotów, zapobiegania nadużyciom finansowym i wykrywania takich nadużyć oraz przechodzenia w kierunku wspólnej służby audytowej (WSA) w ramach wspólnego centrum wsparcia (WCW), które od dnia 1 stycznia 2014 r. jest odpowiedzialne za realizację strategii audytu ex post w odniesieniu do spuścizny 7PR zarządzanej wewnętrznie. IAS zaleciła, aby DG dopilnowała, by pracownicy byli w pełni świadomi odpowiedzialności Komisji w tym obszarze, uzyskując od wspólnych przedsięwzięć na rzecz realizacji WIT najpełniejsze i najbardziej aktualne informacje na potrzeby jej własnego rocznego sprawozdania z działalności oraz gwarantując, że otrzymuje od nich spójne informacje na temat obliczania poziomu błędu resztowego i kryteriów istotności. Co więcej, DG RTD powinna dążyć do osiągnięcia wewnętrznego porozumienia w sprawie utworzenia wspólnego centrum wsparcia oraz wyjaśnić jego funkcje, obowiązki, zadania i procedury. Biorąc pod uwagę wyzwania, przed którymi staje wspólne centrum wsparcia, w szczególności w związku z uzyskaniem od innych DG odpowiedzialnych za obszar badań naukowych zgody na przeniesienie odpowiednich pracowników lub stanowisk, IAS zwróciła uwagę służb centralnych na kwestię braków w zasobach i wystosowała do kierownictwa pisma w tej sprawie. Ponadto w koordynacji z innymi służbami odpowiedzialnymi za obszar badań naukowych DG RTD powinna zaktualizować strategię zwalczania nadużyć finansowych wspólną dla wszystkich służb odpowiedzialnych za ten obszar, w tym konkretne działania na rzecz skuteczniejszego zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, a w szczególności powinna wyeliminować ryzyko występowania uchybień naukowych i zawodowych, podwójnego finansowania i plagiatu. DG powinna dalej rozwijać i wdrażać przejrzyste wytyczne dotyczące stosowania kar finansowych i niefinansowych zarówno w ramach 7PR, jak i programu Horyzont 2020 oraz opracować zestaw kluczowych wskaźników efektywności, aby móc dokonywać pomiaru wyników działań w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Powinna również opracować odpowiednie narzędzie służące do monitorowania i zgłaszania potencjalnych przypadków nadużyć finansowych. Ponadto IAS podniosła również szereg istotnych kwestii, w szczególności w związku ze sprawowaniem nadzoru nad podmiotami ustanowionymi na mocy art Audyt wykazał, że DG RTD nie uzyskała wystarczających dowodów potwierdzających, że wspomniane podmioty posiadają skuteczny i efektywny 17

18 system kontroli wewnętrznej, zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego. Aby nie stwarzać zagrożenia dla procesu zapewniania wiarygodności, DG RTD powinna opracować i przekazać podmiotom ustanowionym na mocy art. 185 przejrzyste kryteria w tym zakresie oraz uwzględnić w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności informacje na temat poziomu pewności uzyskane od tych podmiotów. Problemy związane z odpowiedzialnością Komisji za wykonywanie budżetu w ramach zadań powierzonych wyznaczonym podmiotom, z brakiem zharmonizowanej struktury sprawozdawczości w zakresie obliczania i ujawniania poziomów błędu przez wspólne przedsięwzięcia na rzecz realizacji WIT oraz z opóźnieniami w fazie rozruchu wspólnej służby audytu mogą mieć wpływ na proces zapewniania wiarygodności w odniesieniu do DG odpowiedzialnych za obszar badań naukowych. DG opracowała plan działania, który IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.3 dokumentu roboczego Audyt dotyczący wdrożenia systemów kontroli 7PR w ERCEA (ERCEA) Europejska Rada ds. Badań Naukowych (ERBN) została utworzona w 2007 r. do celów wdrażania programu Pomysły w ramach siódmego program ramowego (7PR) z korzyścią dla wspólnoty naukowej w Europie dzięki finansowaniu projektów badań pionierskich. Celem ERBN jest zapewnienie naukowcom środków na prowadzenie niezależnych badań poprzez wybieranie i finansowanie inspirowanych przez naukowców pomysłów badawczych opartych na inicjatywach wspólnoty naukowej. Kolejnym celem ERBN jest oferowanie perspektyw zawodowych najlepszym badaczom europejskim, jak również przyciągnięcie najlepszych naukowców. Agencja wykonawcza ERBN (ERCEA) jest specjalną jednostką odpowiedzialną za wdrożenie i realizację programu. Mimo że 7PR obejmujący lata jest stopniowo wycofywany, znaczna część (około 50 %) kwoty zapisanej w budżecie będzie jeszcze wykorzystywana przez kilka kolejnych lat, przy czym oczekuje się, że wielkość i wartość płatności w ramach programu Pomysły osiągnie szczytowy poziom w latach , a ostatnie płatności końcowe zostaną zrealizowane w 2021 r. Celem audytu było dokonanie oceny, czy strategia ERCEA w zakresie kontroli 7PR jest efektywnie i skutecznie wdrażana oraz uwzględniania w jej rocznym sprawozdaniu z działalności. Ponadto IAS zbadała, czy ERCEA zapewnia, aby środki naprawcze były podejmowane natychmiastowo i proporcjonalnie w celu uzyskania dopuszczalnego poziomu błędu w odniesieniu do legalności i prawidłowości transakcji. IAS zaleciła, aby ERCEA podawała poziom błędu resztowego oparty na statystycznie reprezentatywnej próbie lub, jeżeli korzysta z alternatywnego modelu oceny, aby określiła go mianem poziomu błędu wykrytego, a nie reprezentatywnego. 18

19 Ponadto ERCEA powinna opracować kompleksową strategię audytu i kompleksowy plan audytu, z uwzględnieniem odpowiednich kluczowych wskaźników efektywności. Powinna też dokonywać regularnych przeglądów parametrów ryzyka w celu odzwierciedlenia swojej specyfiki. Agencja wykonawcza opracowała plan działań, który IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu wykonania zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.4 dokumentu roboczego Audyt dotyczący zarządzania zamówieniami w DG JRC (DG JRC) Udzielanie zamówień ma zasadnicze znaczenie dla podstawowej działalności JRC, której celem jest zapewnianie polityce UE niezależnego, opartego na dowodach wsparcia naukowego i technicznego przez cały cykl realizacji polityki. Ponad 75 % rocznego budżetu JRC (z wyłączeniem kosztów związanych z personelem) jest wykonywane za pomocą licznych zamówień publicznych i umów. Celem audytu było dokonanie oceny, czy procedura udzielania zamówień stosowana przez JRC jest zgodna z odnośnymi przepisami i czy przeprowadzane kontrole są skuteczne. Audyt dotyczył w szczególności kwestii proceduralnych, takich jak analiza i planowanie potrzeb, przygotowywanie i realizacja umów oraz strategia kontroli ex post. W wyniku audytu zidentyfikowano oznaki zadowalających postępów, lecz także obszary wymagające wzmożonej uwagi. W tym kontekście JRC powinno podjąć działania mające na celu zidentyfikowanie poszczególnych procedur związanych z towarami/usługami, których łączna wartość może w ciągu roku osiągnąć określony próg i w związku z tym podlegać szerszej procedurze. IAS zaleciła, aby JRC dokonało przeglądu swojej strategii dotyczącej zakupów o niskiej wartości po przeprowadzeniu analizy profilu wydatków w odniesieniu do każdego obiektu, czemu mają towarzyszyć działania, takie jak podnoszenie wśród jednostek operacyjnych świadomości kryteriów stosowanych do wyboru procedury udzielania zamówień publicznych, oraz aby wdrożyło szczególne środki kontroli lub działania służące podnoszeniu świadomości w celu skontrolowania kwestii finansowych zidentyfikowanych podczas fazy testowania w ramach audytu. DG opracowała plan działania, który IAS uznaje za rozwiązanie zadowalające w celu realizacji zaleceń. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.5 dokumentu roboczego Ograniczony przegląd obliczania poziomu błędu resztowego DG CNECT i podstawowej metodyki w tym zakresie w roku sprawozdawczym 2013 (DG CNECT) Celem było dokonanie przeglądu sposobu obliczania poziomu błędu resztowego i podstawowej metodyki w tym zakresie oraz przyczynienie się w ten sposób do ograniczenia ryzyka nieuzyskania absolutorium poprzez umożliwienie DG CNECT 19

20 podjęcia ewentualnych odpowiednich działań, zanim przedstawi odnośne dane w końcowym rocznym sprawozdaniu z działalności i sprawozdaniu podsumowującym. W wyniku przeglądu nie zidentyfikowano żadnych znaczących czynników ryzyka. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.6 dokumentu roboczego 4.5. Sprawy gospodarcze i finansowe (COMP, ECFIN, FISMA, GROW, OLAF, TAXUD, TRADE, EASME) Audyt dotyczący procesów zarządzania ryzykiem i planowania w DG ECFIN w kontekście nowej struktury zarządzania gospodarczego (DG ECFIN) DG ECFIN odgrywa główną rolę w opracowywaniu, negocjowaniu i wdrażaniu reakcji politycznych Komisji w odpowiedzi na wpływ globalnego kryzysu finansowego, który dotknął systemy bankowe, rynki akcji i przepływ kredytowy. Od 2008 r. DG odnotowała znaczny wzrost pod względem liczby pracowników, obowiązków i stopnia złożoności ram regulacyjnych, w których funkcjonuje. DG została również poddana trzykrotnej reorganizacji. Audyt miał ocenić, czy DG ECFIN oparła swoje działania w zakresie zarządzania, monitorowania i sprawozdawczości związane z jej nowymi obowiązkami w dziedzinie zarządzania gospodarczego na skutecznych procedurach zarządzania ryzykiem i planowania. Ogólnie wyniki audytu potwierdziły, że w kontekście kryzysu gospodarczego i wymagających ograniczeń wspomniane działania DG ECFIN opierają się na skutecznych elementach zarządzania ryzykiem i planowania zasadniczo zgodnych z wytycznymi służb centralnych. Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 6.1 dokumentu roboczego Audyt dotyczący współpracy DG MARKT z trzema organami nadzorczymi w dziedzinie usług finansowych (DG MARKT) W następstwie wybuchu kryzysu finansowego w 2008 r. stabilizacja rynków finansowych nabrała priorytetowego znaczenia, a reforma sektora finansowego stała się głównym instrumentem umożliwiającym jej osiągnięcie. Kryzys gospodarczy uwydatnił potrzebę lepszej regulacji sektora finansowego i usprawnionego nadzoru nad tym sektorem. W dniu 1 stycznia 2011 r. utworzono trzy europejskie urzędy nadzoru (ESA) Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EUNB), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) oraz Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (EIOPA) w celu zastąpienia nimi wcześniejszej struktury nadzoru UE. Ogólnym celem była ocena obecnych ram DG MARKT dotyczących zarządzania wynikami na potrzeby kontrolowania i monitorowania współpracy z tymi trzema 20