RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA

Transkrypt

1 RAPORT KOŃCOWY W PROGRAMIE COMENIUS PARTNERSKIE PROJEKTY SZKÓŁ NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA 1. Jak złożyć raport końcowy do Narodowej Agencji? 1 a. Na jakim formularzu należy złożyć raport końcowy? Formularz raportu, uzupełniony danymi z formularza wniosku, zarejestrowany jest na serwerze Komisji Europejskiej. Narodowa Agencja przesyła beneficjentom link internetowy do indywidualnego formularza raportu na serwerze Komisji. Szkoły realizujące projekt w latach otrzymały od nas link do swojego raportu drogą elektroniczną na początku czerwca b. Jak zapisywać wprowadzone dane na formularzu raportu końcowego? Następny krok to zapisanie formularza na swoim komputerze i wypełnienie go (nie jest do tego potrzebne połączenie z Internetem). Na każdej ze stron znajdą Państwo klawisz zatwierdź wciśniecie go spowoduje sprawdzenie technicznej poprawności danych i nie jest jednoznaczne z przesłaniem raportu. Tu także nie jest potrzebne połączenie z Internetem. Zapisany na dysku raport zachowuje się jak zwykły dokument dlatego warto co jakiś czas zapisywać go za pomocą polecenia zapisz w menu plik. W ten sposób, wprowadzone w dokumencie zmiany nie ulegną przypadkowemu usunięciu. 1 c. Jak złożyć raport końcowy? Aby złożyć już wypełniony formularz, konieczne jest połączenie z Internetem i wcześniejsze zatwierdzenie całości (sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na wszystkich stronach raportu są wypełnione i czy spełniają wymogi techniczne). Dopiero wtedy możliwe jest złożenie raportu on-line (należy kliknąć odpowiednie pole formularza) i jego wydruk (znowu, za pomocą klawisza dostępnego w formularzu). W przypadku raportu beneficjent nie otrzymuje odrębnego dokumentu potwierdzenia wysyłki, potwierdzenie wysyłki jest integralną częścią formularza (raportu). Poprawnie wypełniony eform - raport powinien być zachowany do przyszłego użytku. 1 d. Kto powinien podpisać raport końcowy? Raport powinien być podpisany przez dyrektora szkoły (w miejscu osoby kontaktowej) oraz prawnego/prawnych reprezentanta/reprezentantów szkoły/placówki przedstawiciela Organu Prowadzącego, a następnie przesłany na adres Narodowej Agencji. W przypadku, gdy zauważą Państwo, że dane w miejscach wypełnionych automatycznie na podstawie wniosku o dofinansowanie (np. dane kontaktowe polskiej szkoły i nauczyciela-koordynatora projektu) są niepoprawne lub nieaktualne, prosimy o dołączenie do wersji papierowej oświadczenia zawierającego właściwe dane. Oświadczenie musi być podpisane przez prawnego reprezentanta Państwa szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w raporcie końcowym). Prosimy także o wprowadzenie poprawnych danych na wydruku formularza oraz podpisanie się przy wprowadzonych zmianach przez osoby uprawnione do reprezentowania szkoły/placówki. 1

2 Termin nadesłania raportu końcowego w formie papierowej to 30 września 2012 (obowiązuje data stempla pocztowego). Termin ten dotyczy także uzupełnienia danych w bazie EST ( w tym roku nie obowiązuje raport statystyczny. 2. Czy proces przygotowywania raportu końcowego mogę rozłożyć na etapy (tj. czy mogę zapisać zmiany i wrócić do edycji np. po kilku dniach, zanim ostatecznie zatwierdzę i wyślę cały raport)? Tak, zapisanie raportu na własnym (lub szkolnym) komputerze umożliwia rozłożenie jego edycji w czasie. Trzeba tylko pamiętać o zapisywaniu zmian w menu plik. Klawisz zatwierdź widoczny na każdej ze stron, pozwala na sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola na danej stronie zostały wypełnione. Raport zostanie wysłany (a więc niemożliwa będzie dalsza edycja) po naciśnięciu pola złóż on-line na ostatniej stronie wniosku. 3. Śledząc aktualności wywnioskowałam, że do raportu końcowego nie trzeba dołączyć kopii biletów, a co z potwierdzeniami pobytu? Na etapie składania raportu końcowego nie przesyłają Państwo żadnych dodatkowych dokumentów. O ich dosłanie poproszone zostaną te szkoły, które w wyniku losowania zostaną wybrane do szczegółowej kontroli. Po otrzymaniu raportów końcowych Narodowa Agencja poinformuje wylosowane szkoły/placówki o konieczności przesłania dodatkowych dokumentów i materiałów (artykuł I.4.2 umowy finansowej Płatność końcowa ), do których należą: a. Dokumenty potwierdzające podróż: pociąg bilety; samolot karty pokładowe z każdego odcinka podróży, ewentualnie bilety (np. w przypadku zagubienia kart pokładowych i przesłania do NA oświadczenia w tej sprawie, bilety stanowią potwierdzenie odbycia podróży); samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego; samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego; wynajęty autokar faktura i lista uczestników, własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu i lista uczestników; autobus rejsowy bilety; prom bilety; inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA. Dokumenty podróży muszą obejmować trasę od miejscowości szkoły/placówki polskiej, do miejscowości spotkania partnerów, w obie strony podróży. b. Dokumenty potwierdzające udział w spotkaniach partnerów: certyfikaty/zaświadczenia o udziale w spotkaniach partnerów wystawione przez szkoły goszczące. Zaświadczenia mogą być oddzielne dla każdego uczestnika lub zbiorowe, przy czym powinny zawierać listy imienne wszystkich uczestników (także uczniów). Dodatkowo, każde zaświadczenie powinno zawierać okres trwania spotkania, miejsce i cel oraz powinno być podpisane przez reprezentanta prawnego szkoły goszczącej. Narodowa Agencja poprosi o oryginały wszystkich dokumentów wymienionych w punktach 1 i 2. Zostaną one Państwu zwrócone po przeprowadzeniu kontroli. W przypadku, gdy nie dysponują Państwo oryginałami certyfikatów uczestnictwa w spotkaniu partnerów, prosimy o zwrócenie się do szkoły goszczącej o ponowne ich przesłanie/wystawienie. Może to być jeden dokument zwierający informację dotyczącą wszystkich spotkań w danej szkole. c. Produkty i dokumenty potwierdzające realizację projektu od strony jakościowej, odnoszące się do zapisów we wniosku i w raporcie końcowym np.: publikacje, CD, DVD (zdjęcia, materiały filmowe, produkty w formie elektronicznej), opracowane scenariusze zajęć, ulotki, broszury, sprawozdania z przeprowadzonych ważniejszych działań (m. in. spotkania partnerów, wydarzenia promocyjne związane z upowszechnianiem rezultatów), listy obecności z udziału w ważniejszych wydarzeniach (m. in. spotkania partnerów w Polsce), materiały dotyczące ewaluacji, monitoringu projektu, korespondencja z partnerami, itp. 2

3 Wszystkie produkty i dokumenty odnoszące się do jakościowej realizacji projektu (punkt 3) mogą być kopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem oraz mogą być przygotowane w formie elektronicznej (CD, DVD). 4. Dlaczego w raporcie w listach rozwijanych pojawiają się odpowiedzi, które wydają się nie dotyczyć projektów szkolnych Comeniusa (np. w rezultatach praca na uczelni macierzystej )? Elektroniczny formularz raportu końcowego e-form jest wspólny dla wszystkich programów sektorowych programu Uczenie się przez całe życie, stąd konieczność ujęcia w nim różnorodnych działań realizowanych w ramach tych programów. Szczegółowe informacje na temat formularza i tego, jak z niego korzystać, znajdą Państwo na stronie 5. Co zrobić, jeśli nie udaje mi się wysłać raportu drogą elektroniczną? W wyjątkowych sytuacjach, a więc w przypadku, gdy wnioskowanie on-line jest niedostępne, dane formularza można wysłać jako załącznik (trzeba wtedy kliknąć pole utwórz załącznik ). Formularz ma własną obsługę błędów, np. brak komunikacji z serwerem Komisji sygnalizowany jest błędem o numerze 404, więcej informacji znajdą Państwo w dziale 'Pytania i odpowiedzi' lub w "Przewodniku dla wnioskodawcy" na stronie ). 6. Przy okazji wypełniania Bazy EST zetknęłam się z pojęciem produkt. Proszę o wyjaśnienie różnicy między produktem a rezultatem. Produkt to namacalny efekt realizacji projektu, np. broszura, poradnik, scenariusz zajęć, film czy prezentacja multimedialna, ale także przeprowadzony warsztat, wystawione przedstawienie czy koncert muzyki poważnej. Rezultat to pojęcie nieco szersze, może nim być np. tworzenie materiałów pedagogicznych, wczesne uczenie się języka, wymiana doświadczeń. W punkcie F3 znajdą Państwo pytanie o wpływ projektu tu z kolei chodzi o długofalowe skutki realizacji projektu. W tym miejscu warto sobie odpowiedzieć na pytanie, co pod wpływem projektu zmieniło się w Państwa szkole, w dzieciach, nauczycielach, w społeczności lokalnej. Będziemy wdzięczni za konkretne przykłady tych zmian. 7. Mam pytanie o pkt. E.2. czyli rezultaty współpracy: w naszym przypadku to m.in. książka kucharska, która jest wydana w 4 językach, a w formularzu nie ma możliwości wybrania aż tylu, 3 to maksymalna ilość, co mam zrobić w tej sytuacji? Proszę wybrać tyle języków, ile się da. Jedną z wersji językowych mogą Państwo zamieścić jako odrębny rezultat. 8. Nie mam pojęcia co wpisać w rubrykach: źródło, wydawca, zasięg i prawa autorskie? Co w przypadku takich rezultatów jak wystawienie jasełek czy prace plastyczne uczniów? Proszę wypełnić te pola, które odnoszą się do danego rezultatu: w przypadku jasełek nie ma wydawcy - w tym miejscu mogą Państwo wpisać nie dotyczy. W pytaniu o źródło, proszę ewentualnie (znowu jeśli dotyczy) podać adres strony internetowej, na której można znaleźć dany produkt. W przypadku broszury czy książki kucharskiej w polu wydawca mogą Państwo wpisać szkołę lub nie dotyczy. Zasięg lokalny, krajowy lub europejski. W przypadku prac plastycznych wykonanych przez uczniów, to oni są oczywiście ich autorami. 3

4 Jeśli chodzi o prawa autorskie, od Państwa zależy, czy chcą Państwo chronić swoją własność intelektualną, czy dopuszczacie ewentualne wykorzystanie rezultatów Państwa pracy przez osoby trzecie. Szczegóły na temat obowiązującej w Polsce ustawy o prawie autorskim znajdą Państwo tutaj: 9. Naszym rezultatem jest prezentacja multimedialna, a w rubryce "użyte media" nie ma niczego, co można by pod tę kategorię dopasować. To pytanie o sposób, w jaki upowszechniają Państwo dany produkt jeśli prezentacja jest dostępna w Internecie, proszę zaznaczyć opcję strona internetowa, jeśli została jednorazowo wygłoszona ustny, jeśli przesyłają ją Państwo w formie wirtualnej do partnerów sieć itd. 10. Jestem totalnie zagubiona jeśli chodzi o obszary tematyczne i edukacyjne. Bo np. w przypadku gdy naszym produktem jest strona internetowa to jaki to obszar edukacyjny? Zależy, czego ta strona internetowa dotyczy na ogół obszar tematyczny poszczególnych produktów pokrywa się z obszarem tematycznym całego projektu. Podobnie sprawa wygląda z obszarem edukacyjnym. 11. Jeśli w punkcie F2 (działania partnerskie) wymieniamy stworzenie raportu postępów to który to typ działania? Raport (DISS05) czy (Raport PR01)? Raport i inne działania oznaczone DISS05 odnoszą się do upowszechniania efektów Państwa projektu (ang. Dissemination), raport oznaczony PR01 (ang. Product) dotyczy produktów powstałych w toku realizacji projektu: raportów z sytuacji w danym kraju, studiów porównawczych, nowych programów edukacyjnych itp. Raport postępów to Państwa zobowiązanie wobec NA, trudno go zakwalifikować do którejkolwiek z ww. kategorii. W ostateczności najbardziej pasuje chyba oznaczenie DISS. 12. Niejasne są w moim odczuciu Typy działań np. spotkanie robocze w krajach partnerskich to "Dialog międzykulturowy i współpraca (EUCO03)". Jak to rozumieć? Podobnie jak w przypadku oznaczeń DISS i PR, kod EUCO odnosi się do angielskiego wyrażenia określającego typ aktywności w projekcie (tu: ang. European Cooperation). Zakwalifikowanie spotkania roboczego do odpowiedniego typu działań zależy od tego, czego dotyczyło spotkanie i jaką miało formę (jeśli były to warsztaty proszę zaznaczyć EVENT11, jeśli była to Wizyta w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub wymiana, proszę zaznaczyć PRACT02 itd.). 13. Czy można gdzieś znaleźć przykłady ilustrujące poszczególne typy działań? Obawiam się, że wybieram je totalnie bez zrozumienia. Trudno o konkretniejsze przykłady niż te ujęte w raporcie. Broszura opisująca cele projektu i przeprowadzone działania to typ działania: Broszury (DISS02), słownik wielojęzyczny to Rozumienie w wielu językach (LANG05) lub Pomoce naukowe (PR03) lub Nauczanie poprzez pracę zespołową i inne kooperatywne metody pracy (COLL02) zależy, co uważają Państwo za najważniejsze w danym działaniu, jakie były cele jego przeprowadzenia, czemu służą wypracowane produkty. 14. W części A pojawia się miejsce na streszczenie w języku roboczym projektu i jego tłumaczenie na język angielski. Językiem roboczym naszego projektu jest właśnie angielski, mamy też pytanie, co ze streszczeniem w języku polskim? Proszę stosować się do instrukcji autorów raportu w pytaniu E.1 chodzi o streszczenie w języku roboczym. Jeśli jest nim język angielski, można je dodatkowo wkleić w miejscu na tłumaczenie. W tym miejscu proszę nie udzielać odpowiedzi w języku polskim, chyba, ze jest on językiem komunikacji projektu). 4

5 15. Nie do końca jest dla mnie jasna różnica pomiędzy rezultatami (pkt. E2) a działaniami (pkt. F2) wiele typów działań i rezultatów się powtarza. Przede wszystkim, pkt. E należy do części A, wypełnianej wspólnie przez wszystkich partnerów, podczas gdy w punkcie B opisują Państwo własne działania przeprowadzone w ramach projektu w Polsce. Rezultat jest wynikiem działania, a w przypadku Partnerskich Projektów Szkół wspólny rezultat jest wynikiem różnorodnych działań podejmowanych przez szkoły partnerskie. Oczywiście, z pewnością zdarzyło się, że jakieś działanie zrealizowali Państwo tylko w swojej szkole, a powstałe rezultaty nie są wspólne dla całego partnerstwa. Informacje o tych działaniach umieszczają Państwo tylko w części B. Na przykład: W Państwa harmonogramie działań we wniosku i umowie o dofinansowanie, zobowiązywali się Państwo m.in. do przygotowania prezentacji na temat polskich zwyczajów bożonarodzeniowych. Żeby ją przygotować, uczniowie Państwa szkoły spotykali się kilkakrotnie i, pod opieką nauczyciela, wspólnie opracowywali kolejne slajdy i omawiali sposób ich prezentacji. Państwa prezentacja została później przedstawiona podczas spotkania partnerskiego w jednym z krajów uczestniczących w projekcie, a następnie razem z prezentacjami pozostałych partnerów została włączona do wielojęzycznego przewodnika po obyczajach bożonarodzeniowych, wydanego na płycie CD. W rubryce E.2 opisują Państwo prezentację stworzoną przez wszystkich partnerów, podając jej tytuł, opis (a więc wyjaśnienie, co to za rezultat, jak powstał i w jakim celu), datę dzienną powstania rezultatu, odnoszącą się do dnia zakończenia działań, które doprowadziły do powstania wspólnej prezentacji. Typ rezultatu to, w zależności od Państwa decyzji, Prezentacja rezultatów (DISS06), Dostarczanie informacji nt. krajów pochodzenia (INF) lub Pomoce naukowe (PR03) decydujący tu będzie cel wykonanych przez Państwa działań i ewentualne, planowane przez Państwa, wykorzystanie ich w przyszłości. Jeśli prezentacja została wykorzystana po to, aby wymienić się informacjami i doświadczeniami z różnych krajów, będzie to rezultat typu Dostarczanie informacji nt. krajów pochodzenia (INF), jeśli służy do prezentacji innych rezultatów projektu, będzie rezultatem typu Prezentacja rezultatów (DISS06) itd. Obszar edukacyjny i Obszary tematyczne będą zapewne zgodne z celami całego projektu (choć nie musi tak być), grupa(y) docelowa(e)/potencjalni beneficjenci to w przypadku prezentacji uczniowie i nauczyciele, źródłem może być strona internetowa, na której dostępne będą prezentacje. Autor/autorzy prezentacji to uczniowie i nauczyciele szkół partnerskich (można tu też wymienić imiona i nazwiska osób zaangażowanych w przygotowanie prezentacji), wydawca to szkoły partnerskie lub nie dotyczy, zasięg Państwa prezentacji może być lokalny, regionalny, krajowy lub międzynarodowy, do naszego przykładu najbardziej pasuje ten ostatni. Prawa autorskie/inne prawa w przypadku prezentacji wykonanej w szkole pewnie nie dotyczy, może się jednak zdarzyć, że zechcą Państwo chronić swoją własność intelektualną wtedy trzeba wpisać tak. Obszary docelowe to w przypadku prezentacji powstałej w projekcie szkolnym, np. P85 Edukacja, P Szkoły podstawowe. Użyte media to Strona internetowa (WEB), Ustny (OR) prezentacja jest przecież wygłaszana, i Sieć (NET). Praca uczniów Państwa szkoły nad polską prezentacją, to w rubryce F.2, działanie typu: Wzrost wiedzy uczestników w danej dziedzinie i temacie (METH01) lub, jeśli np. w grupie były dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, a celem Państwa projektu i prac nad prezentacją jest stworzenie im dobrych warunków do nauki, zaznaczają Państwo: Wsparcie dla uczniów mających trudności w uczeniu się (INTGR02)). Jeśli pracowali Państwo nad prezentacją wspólnie z partnerami podczas jednego ze spotkań roboczych np. podczas wspólnych warsztatów, w tabeli F2 jako typ działania wpisują Państwo np. Dialog międzykulturowy i współpraca (EUCO03) lub Wykorzystanie obserwacji i analizy do aktualizowania i doskonalenia strategii/metod nauczania (RES01). 5

6 Wspólna praca nad prezentacją może być opisana zarówno jako działanie, jak i rezultat jeśli przeprowadzili Państwo warsztaty z uczniami, w rubrykach E.2 i F.2 wpiszą Państwo Warsztat (EVENT11). Data wymagana w rubryce E.2 będzie datą zakończenia działania tego samego typu, rozpoczętego w dniu, o który pytamy w rubryce F.2. Warto pamiętać, że odpowiedzi na poszczególne pytania raportu zależą od specyfiki danego projektu, jego założeń, ważności danego rezultatu. Także od tego, czy planują Państwo dalsze wykorzystanie rezultatów (gorąco do takich planów namawiamy) i w jaki sposób je Państwo udostępniają. Proszę pamiętać, że naszym celem jest uzyskanie od Państwa rzetelnej i zgodnej z wnioskiem o dofinansowanie, informacji na temat merytorycznych aspektów realizacji projektu. Państwa odpowiedzi posłużą nie tylko jako podstawa odo oceny raportu (także wyboru najlepszych projektów) i, co za tym idzie, wypłaty drugiej raty dofinansowania, ale także jako źródło informacji na temat wpływu projektów partnerskich na pracę szkół i inne działania edukacyjne w krajach uczestniczących w programie. 16. Co oznacza pojęcie europejska wartość dodana w punkcie E3? Europejska wartość dodana to wszystko, czego w projekcie nie udałoby się osiągnąć bez udziału partnerów zagranicznych. Do czego w projekcie przydał się zasięg europejski, jak współpraca międzynardoowa wpłynęła na jego realizację, jak zmieniła uczestników? Jak wykorzystali Państwo możliwość wymiany doświaczeń, metod pedagogicznych, praktycznej nauki języków obcych? 17. Dotyczy działu F6 udział w wyjazdach: na rozwijanej liście instytucji goszczących jest błąd pojawia się instytucja nie biorąca udziału w projekcie (CEIP San Miguel Pre- Primary and Primary School) mamy ją wykreślić? W jaki sposób mamy nanieść zmiany na formularzu? Skreślić i wpisać ręką właściwe dane? W raporcie, w części D. Identyfikacja partnerów zostali uwzględnieni także partnerzy, którym nie zostało przyznane dofinansowanie w rezultacie selekcji w roku Jest to błąd techniczny oprogramowania Komisji Europejskiej, który prosimy zignorować i dalsze części raportu wypełniać tylko w odniesieniu do partnerów, którzy otrzymali dofinansowanie na realizację projektu. Część pól w raporcie została uzupełniona danymi z naszej bazy danych i nie ma możliwości ich modyfikacji. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych dotyczących Państwa szkoły/placówki (np. dane adresowe, osoba kontaktowa, reprezentant prawny), prosimy o dołączenie do przesyłanego raportu odpowiedniego oświadczenia, w którym będą zawarte prawidłowe dane. Oświadczenie musi być podpisane przez prawnego reprezentanta Państwa szkoły/placówki (zgodnie z podpisami złożonymi w raporcie końcowym). Prosimy także o wprowadzenie poprawnych danych na wydruku formularza oraz podpisanie się przy wprowadzonych zmianach przez osoby uprawnione do reprezentowania szkoły/placówki. Nieprawidłowe dane przesłane podczas składania raportu drogą elektroniczną zostaną poprawione w bazie danych przez Narodową Agencję na podstawie załączonego oświadczenia. 6