Zapytanie ofertowe zaproszenie do złożenia oferty Usługa organizacji XXII Zjazdu Polskiego Towarzystwa Neurologicznego

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe zaproszenie do złożenia oferty Usługa organizacji XXII Zjazdu Polskiego Towarzystwa Neurologicznego Polskie Towarzystwo Neurologiczne (w skrócie PTN) zamierza zorganizować XXII Zjazd Polskiego Towarzystwa Neurologicznego i poszukuje profesjonalnego partnera, któremu mogłoby powierzyć organizację tego wydarzenia. I. ORGANIZATOR Nazwa: Polskie Towarzystwo Neurologiczne ul. Medyków Katowice NIP REGON Adres do korespondencji: Ul. Unii Lubelskiej 1 Miejscowość: Szczecin Nazwisko osoby upoważnionej do kontaktów: Prof. Przemysław Nowacki Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Zjazdu Kod pocztowy Województwo: Zachodniopomorskie Telefon: Faks: Poczta elektroniczna ( ): kkneurol@pum.edu.pl II. OPIS PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA KONKURSOWEGO Przedmiotem postępowania konkursowego jest kompleksowa organizacja we wrześniu 2014 r. Zjazdu Polskiego Towarzystwa Neurologicznego (przewidywana liczba uczestników ok osób). Otwarcie zjazdu zaplanowane jest w środę 3. września w godzinach wieczornych. Obrady naukowe prowadzone będą przez cały czwartek (4. września) i piątek (5 września) oraz w sobotę (6 września) do wczesnych godzin popołudniowych. W programie zjazdu przewiduje się prowadzenie minimum 6 równoległych sesji co wiąże się z koniecznością wynajęcia jednej sali dla min. 700 osób i minimum pięciu sal każda dla ok. 200 osób. Przed lub w czasie zjazdu planowana jest również organizacja warsztatów w 8 salach równolegle, każdy dla minimum kilkudziesięciu osób. W ramach opłaty rejestracyjnej uczestnicy powinni mieć zapewniony tzw. serwis kawowy w przerwach obrad oraz lunch w czwartek i piątek. Ponadto planowana jest organizacja cocktailu powitalnego po ceremonii otwarcia zjazdu oraz jednego wydarzenia towarzyskiego po obradach w czwartek. Polskie Towarzystwo Neurologiczne zapewni program naukowy zjazdu oraz wskaże prelegentów i przewodniczących sesji. 1

2 Do zadań Oferenta odpowiedzialnego za zorganizowanie zjazdu należeć będzie między innymi: 1. Wynajem obiektu odpowiedniego do organizacji zjazdu, w tym sal konferencyjnych oraz powierzchni na wystawę firm farmaceutycznych, catering i sesje plakatowe. 2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb zjazdu, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowców oraz przestrzeni na sesję plakatową. 3. Zapewnienie sprzętu audiowizualnego oraz obsługi technicznej do sal wykładowych oraz pokoju wykładowców. 4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników zjazdu. 5. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi. 6. Promocja zjazdu, w tym m. in. opracowanie i wykonanie komunikatów informacyjnych oraz ich dystrybucja wśród potencjalnych uczestników. 7. Przygotowanie oferty dla wystawców i sponsorów oraz jej dystrybucja. 8. Pozyskiwanie firm wystawców i sponsorów zjazdu - oraz firm opłacających uczestnictwo lekarzy. 9. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 10. Rejestracja uczestników przed i w czasie trwania zjazdu, w tym rejestracja on-line. 11. Obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów, dyplomów oraz materiałów kongresowych. 12. Przyjmowanie opłat zjazdowych wpłacanych z tytułu opłat rejestracyjnych oraz wpłat od firm uczestniczących w wystawie, wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat oraz rozliczenia podatkowe, 13. Zorganizowanie zakwaterowania dla dla wykładowców, przewodniczących sesji i zaproszonych gości (minimum 100 osób). 14. Przedstawienie oferty hotelowej i umożliwienie rezerwacji zakwaterowania pozostałym uczestnikom zjazdu za indywidualną opłatą. 15. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla gości zagranicznych. 16. Przygotowanie spotkań towarzyszących zjazdowi. 17. Zapewnienie transportu dla wykładowców i zaproszonych gości pomiędzy hotelami a miejscem obrad. 18. Pomoc w organizacji Walnego Zebrania Delegatów PTN. 19. Prowadzenie korespondencji z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami i przewodniczącymi sesji. 20. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej zjazdu. 21. Przygotowanie szczegółowego raportu obejmującego zestawienie kosztów organizacji zjazdu (z kopiami wszystkich dokumentów kosztowych) 2

3 oraz specyfikację wpływów z tytułu jego organizacji i przedstawienie go PTN, współpraca przy organizacji i rozliczaniu ze służbami finansowo-księgowymi PTN. Dodatkowe wymagania: Preferowana jest lokalizacja miejsca obrad w Szczecinie lub bezpośredniej okolicy, maksymalnie 20 km od miasta. Oferta powinna zawierać proponowany wykaz obowiązków i usług Oferenta związanych z kompleksową organizacją zjazdu oraz wysokość wynagrodzenia Oferenta (cenę) za kompleksową organizację zjazdu, w tym za realizację m. in. niżej wymienionych zadań związanych z organizacją zjazdu: 1. Przygotowanie i aktualizacja harmonogramu i budżetu wydarzenia, w tym zaproponowanie i przedstawienie do akceptacji PTN oferty cenowej dla uczestników, wystawców i sponsorów. 2. Prowadzenie sekretariatu zjazdu, w tym: rejestracja uczestników i firm, prowadzenie bazy danych, bieżące kontakty z zarejestrowanymi uczestnikami (telefon, , tradycyjna poczta itp.). 3. Pozyskiwanie wystawców i sponsorów zjazdu, redagowanie i negocjowanie umów z wystawcami i sponsorami, bieżące kontakty ze zgłoszonymi firmami i przekazywanie im informacji istotnych dla ich udziału w wydarzeniu. 4. Kontakty z tzw. VIP-ami tj. Zarządem Towarzystwa, prelegentami, przewodniczącymi sesji w sprawach związanych z ich udziałem w zjeździe oraz z zakwaterowaniem podczas spotkania. 5. Obsługa finansowo-księgowa zjazdu (przyjmowanie płatności od uczestników i firm, wystawianie faktur, rozliczenia podatkowe, sporządzenie końcowego rozliczenia finansowego dla PTN z kopiami wszystkich dokumentów kosztowych oraz specyfikacją wpływów). 6. Wykonanie i aktualizacja strony internetowej wydarzenia, w tym uruchomienia rejestracji on-line oraz narzędzia do zgłaszania streszczeń on-line. 7. Aranżacja wszystkich innych usług niezbędnych do właściwego przygotowania i realizacji zjazdu (opracowanie regulaminu konferencji, wyszukanie kontrahentów, negocjacje cen, przygotowanie i podpisanie umów, nadzór nad właściwą realizacją świadczeń). III. TERMIN WYKONANIA USŁUGI Termin wykonania usługi od dnia podpisania umowy do czasu zakończenia zjazdu. 3

4 IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia; 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej. PTN wymaga, aby Oferent w celu wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia potwierdził, że posiada doświadczenie w organizacji dużych, ogólnopolskich konferencji medycznych dla minimum 700 uczestników w latach V. INFORMACJA O SPOSOBIE PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI Oferent może złożyć jedną ofertę. Ofertę należy złożyć w języku polskim. Oferta winna zawierać co najmniej niżej wymienione informacje: 1. Firma, siedziba i adres Oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny Oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty. 3. Określenie ceny wykonania usługi z podaniem ceny netto i stawki podatku VAT. 4. Wskazanie podwykonawców, jeśli Oferent zamierza z nich skorzystać. 5. Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym a także oświadczenie, że Oferent nie będzie zgłaszał w stosunku do Polskiego Towarzystwa Neurologicznego żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym roszczeń związanych z nie wybraniem oferty Oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania. 6. Informacja na temat doświadczenia Oferenta w organizacji dużych, ogólnopolskich konferencji medycznych dla minimum 700 uczestników w latach Harmonogram organizacyjny, obejmujący etapy organizacji zjazdu. 8. Orientacyjną kalkulację pełnych kosztów organizacji zjazdu m.in. z uwzględnieniem kosztu wynajęcia sal, powierzchni wystawowych, zakwaterowania, transportu, przygotowania materiałów konferencyjnych, cateringu itp. Oferent związany jest ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert. 4

5 VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT ORAZ ROZSTRZYGNIĘCIA KONKURSU Oferta wraz z wymaganymi załącznikami powinna być umieszczona w zamkniętej kopercie, opatrzonej danymi Oferenta oraz napisem: Oferta na kompleksową organizację XXII Zjazdu Polskiego Towarzystwa Neurologicznego w Szczecinie, wrzesień 2014 r. Oferty należy składać do dnia 31 maja 2013 do godziny na adres: Katedra i Klinika Neurologii Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie, prof. dr hab. Przemysław Nowacki, przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Oferty zostaną rozpatrzone w dniu 5 czerwca 2013 r. przez Komisję Konkursową ds. wyboru oferty na organizację XXII Zjazdu PTN. Komisja Konkursowa zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Polskiego Towarzystwa Neurologicznego. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty PTN zawiadomi Oferenta, którego ofertę wybrano. Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana zostanie zawarta umowa, której treść zostanie uzgodniona pomiędzy stronami w drodze negocjacji. W celu podpisania umowy niezbędne będzie przedstawienie przez Oferenta zaświadczenia z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzającego, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed złożeniem a także oświadczenia Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. PTN dopuszcza zmiany umowy po jej zawarciu w zakresie: - zmiany zakresu wykonywanej usługi, - zmiany w harmonogramie organizacyjnym, - zmiany liczby uczestników. 5

6 Załącznik (wzór) Nazwa (firma) i adres Oferenta... ( miejscowość, data) POLSKIE TOWARZYSTWO NEUROLOGICZNE OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W KONKURSIE OFERT Przystępując do postępowania konkursowego na organizację XXII Zjazdu Polskiego Towarzystwa Neurologicznego w dniach 3 6 września 2014 r. oświadczamy, że spełniamy warunki określone w szczegółowych warunkach konkursu ofert: 1. posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie; 3. dysponujemy potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4. znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Ponadto: 5. oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze warunkami postępowania konkursowego i zobowiązujemy się do stosowania i przestrzegania warunków w niej określonych; 6. oświadczamy, iż uważamy się związani niniejszą ofertą na czas wskazany w szczegółowych warunkach konkursu, tj. 30 dni od upływu terminu wyznaczonego do składania ofert; 7. oświadczamy, iż w przypadku wyboru naszej Firmy zobowiązujemy się do wypełniania i przestrzegania wszystkich wskazań i wymogów, które PTN wyspecyfikował w dokumentacji postępowania; 8. oświadczamy, że nie będziemy zgłaszali żadnych roszczeń w stosunku do Polskiego Towarzystwa Neurologicznego związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym roszczeń związanych z nie wybraniem naszej oferty lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.... (data, czytelny podpis osoby uprawnionej i pieczątka Oferenta) 6