Zapytanie ofertowe: Integracja systemów informatycznych partnerów biznesowych w celu elektronicznej wymiany dokumentów i informacji.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe: Integracja systemów informatycznych partnerów biznesowych w celu elektronicznej wymiany dokumentów i informacji. 1/35

2 Spis treści 1. Charakterystyka Zamawiającego Przedmiot Oferty Ogólne załoŝenia System do zarządzania relacjami z klientem CRM System do zarządzania dokumentacją techniczną System do obsługi zgłoszeń serwisowych System wymiany dokumentów w formacie EDI System do elektronicznego zarządzania projektami Zidentyfikowane potrzeby Sposób zaspokojenia potrzeb Etap System do zarządzania relacjami z klientem CRM System wymiany dokumentów w formacie EDI System do obsługi zgłoszeń serwisowych Serwer bazy danych Oprogramowanie Windows Serwer Oprogramowanie MS SQL Server Urządzenia sieciowe do łączności z partnerami oraz infrastruktura sieciowa Instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania WdroŜenie systemu informatycznego B2B Etap System do elektronicznego zarządzania projektami Serwer aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną Przedmiot Oferty Wymagania dotyczące gwarancji Wymagania dotyczące Oferenta Termin wykonania Przedmiotu Oferty Sposób przygotowania Ofert Sposób postępowania Miejsce i termin składania ofert Propozycja umowy Sposób kontaktowania się z Zamawiającym Zakończenie postępowania Załączniki Formularz ofertowy: OFERTA Dokumenty rejestrowe Oferenta: Weksel Lista referencji /35

3 12.4. Specyfikacja oprogramowania i sprzętu Zasady gwarancji Propozycja umowy Oświadczenie oferenta o spełnieniu wymagań zapytania ofertowego /35

4 1. Charakterystyka Zamawiającego Firma EBS załoŝona została w 1989 roku i od początku swojego istnienia zajmuje się projektowaniem i produkcją elektroniki uŝytkowej. Po wielu latach działalności na rynku firma wyspecjalizowała się w projektowaniu i produkcji elektroniki dla sektora ochrony. Produkty oferowane dla agencji ochrony osób i mienia obejmują swoim zakresem ochronę obiektów stałych (budynki), ochronę obiektów ruchomych (samochody, autobusy, pociągi) oraz personalne (urządzenia do monitorowania i lokalizacji osób). Firma w swoich produktach wykorzystuje najnowocześniejsze technologie dostępne na rynku, dzięki czemu zainteresowanie produktami jest bardzo duŝe i stale rośnie. Firma EBS prowadzi sprzedaŝ swoich produktów na rynkach całego świata. Główne kierunki obecnej sprzedaŝy to: Europa Zachodnia, Polska, Rosja WNP, Afryka (głównie RPA) Ameryka Płd. (Argentyna, Brazylia, Meksyk, Kolumbia) Ze względu na rodzaj odbiorców rynek podzielić moŝna pomiędzy OEM/ODM - projektowanie i produkcja urządzeń pod logiem firmy zlecającej, Telekomy - produkcja urządzeń dla operatorów sieci telekomunikacyjnych, Security & Home security - głównie agencje ochrony Dystrybutorzy. Firma planuje wejść na nowe rynki zbytu poprzez dostosowanie swojej oferty do potrzeb tak wymagających klientów jak banki, energetyka, PKP oraz firmy programistyczne. Produkowane obecnie przez firmę EBS urządzenia są sprzedawane w sektorze bankowym przez firmy kooperujące oraz często konkurencyjne. Firma aktywnie przeszukuje rynek w zakresie nowych technologii umoŝliwiających unowocześnienie juŝ posiadanych produktów lub opracowywaniu nowych. Głównym segmentem aktywności przedsiębiorstwa jest sprzedaŝ do telekomów, tj.: operatorów sieci telekomunikacyjnych. Są to urządzenia róŝnego zastosowania uŝywające do wzajemnej komunikacji pomiędzy urządzeniami technologii GSM i infrastruktury GSM oraz usług transmisyjnych do ich obsługi. Drugim bardzo chłonnym, wysoce rentownym i dynamicznie rozwijającym się rynkiem jest bankowość. Obecnie firma pokłada w tym rynku duŝe nadzieje związane z kompleksowym obsługiwaniem potrzeb tego sektora. Obecnie firma z powodzeniem oferuje bankom swoje urządzenia, lecz brak posiadanego oprogramowania uniemoŝliwia samodzielne oferowanie rozwiązań tym instytucjom. Rynek ten ma o tyle duŝe znaczenie gdyŝ banki w tym celu minimalizacji kosztów ograniczają koszty monitoringu i usług komunikacyjnych, 4/35

5 zastępując ludzi techniką, tj.: maszynami i bezobsługowymi systemami. Obecnie w większości małych oddziałów nie ma zatrudnionej ochrony fizycznej, tzw. ochroniarzy. Umowy podpisane z agencjami ochrony obejmują głównie instalacje i nadzór skomplikowanych urządzeń tzw. ochrony technicznej. Aspiracją firmy jest kompleksowe świadczenie usług nadzoru nad placówkami bankowym przy uŝyciu własnych urządzeń oraz systemów nadzoru i monitoringu. Firma specjalizuje się w technologiach M2M (machine to machine), tzn.: zdalnej, bezprzewodowej i automatycznej komunikacji urządzeń z systemami oraz centrami monitoringu, co ma ogromne zastosowania w róŝnych dziedzinach oraz systemach. Aktualnie opracowywane są urządzenia do monitorowania słuŝb mundurowych (policja, straŝ poŝarna, celnicy, ratownicy), niewielkie urządzenie będzie informowało centralę o pozycji na mapie poprzez GPS, odległości od pojazdu, o wyciągnięciu broni (alarm o zagroŝeniu Ŝycia), pozycji horyzontalnej (osoba leŝąca moŝe być ranna lub wymagać pomocy) braku aktywności ruchowej (tak jak wcześniej moŝe potrzebować natychmiastowej pomocy). Innym zastosowaniem podobnego urządzenia moŝe być monitorowanie i lokalizacja osób chorych i starszych, zarówno w ich domach, jak i jednostkach medycznych i socjalnych. System pozwala monitorować podstawowe funkcje Ŝyciowe tj.: tętno, ciśnienie, temperatura ciała oraz zapewnia moŝliwość wezwania pomocy lekarskiej poprzez wciśnięcie przycisku "pomoc" na bransolecie. Zastosowań urządzeń do monitorowania jest bardzo wiele, obecnie firma dąŝy do miniaturyzacji swoich urządzeń, wydłuŝania działania na komplecie baterii oraz obniŝenia kosztów i zwiększania szybkości transmisji danych. 5/35

6 2. Przedmiot Oferty 2.1. Ogólne załoŝenia EBS Sp. z o. o. zajmuje się projektowaniem i wytwarzaniem urządzeń elektroniki uŝytkowej przeznaczonej głównie dla sektora ochrony. Firma opracowuje urządzenia pod potrzeby klientów, których produkcję zleca do zakładów produkcyjnych. Wyprodukowane urządzenia sprzedaje regionalnym dystrybutorom lub firmom zlecającym produkcję. W związku z szybkim rozwojem firmy, spółka EBS potrzebuje nowoczesnych systemów informatycznych, które pozwolą zintegrować się z partnerami biznesowymi. Firma EBS posiada przestarzały system klasy ERP Great Plains Dynamics w wersji 7.5 nie spełniający wymagań przedsiębiorstwa. System sprawdzał się idealnie przy niewielkiej skali produkcji oraz przy obsłudze klientów z kraju. Wadą niniejszego systemu jest bardzo trudna oraz kosztowna wymiana informacji pomiędzy partnerami. Dokumenty są niepotrzebnie ewidencjonowane w kilku systemach jednocześnie. Kolejnym problemem jest brak moŝliwości integracji posiadanego systemu z systemem do zarządzania produkcją największego partnera produkującego na zlecenie EBS. Posiadany system Great Plains Dynamics nie umoŝliwia pełnego śledzenia procesów produkcyjnych oraz zuŝycia powierzonych materiałów. Niedogodnością systemu jest brak jakiegokolwiek wsparcia dla procesów produkcyjnych. Firma zleca produkcję z powierzonego materiału i wydając materiały do produkcji nie moŝe w łatwy sposób dokonać kompletacji i wprowadzić gotowych produktów. NajwaŜniejszym celem dla firmy EBS jest dostosowanie własnego systemu informatycznego w taki sposób, aby była moŝliwość integracji z systemami partnerów produkujących na zlecenie. Zakłady współpracujące produkują urządzenia z powierzonego materiału firmy EBS. Spółka musi posiadać pełną kontrolę nad zuŝyciem materiału w celu zagwarantowania płynności produkcji. Innym aspektem jest produkcja krótkich serii gdyŝ produkowane urządzenia są bardzo często modyfikowane i ulepszane pod potrzeby klientów lub wymuszane nowymi dostępnymi technologiami. Innym problemem związanym z planowaniem produkcji urządzeń oraz zaopatrzenia w materiały jest konieczność przerywania produkcji jednej partii urządzeń na rzecz innej pilniejszej np.: pod przetarg. Współpracujące zakłady produkcyjne posiadają albo będą w posiadaniu systemu zarządzania produkcją obejmujący wszystkie zagadnienia z nią związane. Technologie numerowania kaŝdego urządzenia wykorzystywane w zakładach produkcyjnych pozwolą kontrolować zuŝycie wszystkich podzespołów System do zarządzania relacjami z klientem CRM Dzięki nowemu systemowi produkcji wdroŝonemu w firmach partnerskich, oraz nowemu systemowi CRM, firma EBS powinna uzyskać dokładniejsze informacje o: - zaawansowaniu produkcji; - ilości zuŝytych rzeczywiście podzespołów; - ilości produktów gotowych; 6/35

7 - terminach wyprodukowania zadanych ilości wyrobu gotowego - nadchodzących terminach zakupu materiałów potrzebnych w procesie produkcyjnym - ilościach materiałów potrzebnych do wyprodukowania zadanych ilości wyrobu gotowego Obecnie posiadany system nie pozwala zintegrować baz danych obydwu systemów. Nie pozwala kontrolować stanów magazynowych w obydwu zakładach. Dokładne informacje z systemu produkcyjnego powinny być dostępne z poziomu systemu CRM działającego w firmie EBS. Dzięki wdroŝeniu nowego systemu klasy CRM spółka EBS powinna mieć pełny dostęp (zgodnie z ustawionymi uprawnieniami) do wszystkich danych biznesowych związanych ze swoimi zleceniami produkcyjnymi. Jest to bardzo istotne, aby w czasie rzeczywistym dział logistyki oraz dział handlowy mógł śledzić stany magazynowe materiałów i wyrobów gotowych. Integracja systemów pozwoli zautomatyzować wymianę informacji biznesowych pomiędzy systemem EBS a partnerami. Dział handlowy EBS w ramach swojego systemu CRM, będzie mógł składać zamówienia na produkcję wyrobów gotowych. Zamówienia produkcyjne wprowadzone w systemie CRM pojawią się automatycznie w systemie firm produkcyjnych, dane nie będą musiały być wprowadzone do systemu dwukrotnie. Pracownicy zakładów produkcyjnych nie będą musieli przygotowywać raportów dla działów logistyki i handlu EBS. Raporty będą generowane automatycznie i dostępne on-line. Pracownicy EBS będą mogli w czasie rzeczywistym śledzić ilość zuŝytych podzespołów, ilość materiałów wydanych na produkcję, ilość materiałów zuŝytych w trakcie produkcji, ilość wyprodukowanych półproduktów, stopień zaawansowania całego zlecenia, oraz ilość produktów gotowych nie przekazanych jeszcze na magazyn. Dostęp do tych informacji zostanie udzielony partnerom handlowym będącym dystrybutorami produktów na określonym obszarze (głównie chodzi o duŝych partnerów zagranicznych). Zamówienia od klientów spływają do firmy EBS, a ta składa zamówienia produkcyjne spółkom 3E oraz SIR. Następnie po zakończeniu produkcji firma 3E i SiR rozsyła towar bezpośrednio do klientów EBS. Informacja o zakończonej produkcji zamówienia, przekazana zostanie poprzez zintegrowany system do firmy EBS, natomiast z EBS informacja ta zostanie przekazana w formie dokumentu EDI do partnerów zainteresowanych tą informacją. W celu zapewnienia wielojęzyczności, system firmy EBS powinien automatycznie na podstawie danych kontrahenta dokonywać tłumaczenia liczb, opisów danych adresowych na rodzimy język partnera. PoniewaŜ dystrybutorzy nie będą posiadali moŝliwości wglądu w procesy produkcyjne, firma będzie musiała zbudować moduł przetwarzający informacje z programu produkcyjnego na status realizacji zamówienia informujący partnerów handlowych o zaawansowaniu realizacji ich zamówień. Informacje te będą przetwarzane przez system informatyczny EBS i po otrzymaniu zapytania przez API systemu partnera taka informacja zostanie przesłana do systemu partnera System do zarządzania dokumentacją techniczną. Bardzo istotnym aspektem automatycznej wymiany informacji jest konieczność zautomatyzowania procesu przekazywania dokumentacji technicznej oraz produkcyjnej dla zakładów produkujących. W przypadku opracowania nowego produktu dział konstrukcyjny przesyła pełną dokumentację do działu przygotowania produkcji. Partnerzy produkujący na zlecenie dzięki nowemu systemowi do zarządzania produkcją będą mogli do kaŝdego indeksu przypisać 7/35

8 pełną dokumentację techniczną wraz z historią wprowadzonych zmian. MoŜliwe stanie się przypisanie wersji dokumentacji dla dowolnego wyrobu gotowego i materiału. W celu zapewnienia automatycznego przekazywania dokumentacji i poprawek firma EBS zbuduje repozytorium dokumentacji technicznej, uwzględniającej historyczne zmiany. Repozytorium to będzie powiązane z systemem produkcyjnym, zmiany w repozytorium będą automatycznie wprowadzone w systemie produkcyjnym. Dział konstrukcyjny w firmie EBS będzie posiadał bazę projektów uwzględniającą historię zmian oraz łatwy dostęp do starszych wersji danego urządzenia. Dział konstrukcyjny nie będzie musiał ręcznie przygotowywać paczki dokumentów do przekazania do działów produkcyjnych. Funkcjonalność ta powinna objąć między innymi pliki typu CAD obudów, form wtryskowych, rozmieszczenia elementów itd., schematów elektronicznych, programów testowych, programów do zaprogramowania mikroprocesorów oraz wiele innych dokumentów i plików bezpośrednio związanych z danym produktem. Błędy w dokumentacji będą mogły być poprawione przez partnerów zajmujących się produkcją. Dzięki automatyzacji wymiany dokumentacji technicznej zmiany wprowadzone przez partnerów do systemu produkcyjnego automatycznie zostaną takŝe przekazane do repozytorium dokumentacji po stronie EBS z odpowiednimi adnotacjami. Takie repozytorium wykorzystywane będzie w głównej mierze przez dział serwisu do odnajdywania programów testowych i schematów do odpowiedniej wersji urządzenia System do obsługi zgłoszeń serwisowych Kolejnym procesem wymagający zautomatyzowania wymuszonym poprzez wprowadzenie przez zakłady produkcyjne identyfikacji kaŝdego produktu unikatowym numerem jest konieczność przekazywania informacji serwisowych. KaŜdy z partnerów w swoim systemie CRM dysponuje modułem serwisowym do obsługi swoich indywidualnych klientów. Po otrzymaniu uszkodzonego urządzenia odnotowuje w systemie takie zajście i wysyła produkt do naprawy. Otrzymując urządzenie do naprawy, partner będzie od razu mógł zidentyfikować z której partii zamówienia produkt pochodzi i czy objęty jest serwisem gwarancyjnym czy pogwarancyjnym. W zaleŝności od tej informacji partner poinformuje klienta o ewentualnych kosztach. Urządzenie trafiając do firmy EBS po odczytaniu unikatowego numeru pozwoli zidentyfikować produkt w systemie produkcyjnym i sprawdzić jego całą historię od momentu wyprodukowania. Dział serwis będzie mógł pobrać z repozytorium odpowiednią wersję schematów, programów testujących itd. W przypadku problemów z naprawą odeśle urządzenie do producenta w celu jego dalszej naprawy. WdraŜany moduł serwisowy ma za zadanie integrować informacje zgromadzone o produkcie w systemie produkcyjnym, historię klientów z modułu handlowego w przypadku odsprzedaŝy kolejnym podmiotom oraz historię napraw. Moduł serwisowy musi gromadzić informacje o naprawianych urządzeniach, zarządzać numerami IMEI oraz SIM. W przypadku wymiany urządzenia na nowe moduł serwisowy musi automatycznie na serwerach partnerów handlowych dokonać zmiany unikatowego numeru pozostawiając te same numery IMEI i SIM. UŜytkownicy końcowi oddając urządzenie do naprawy oczekują, Ŝe otrzymają urządzenie sprawne i działające niewymagające Ŝadnej konfiguracji. Dodatkowym zadaniem modułu serwisowego będzie przekazywanie do systemów 8/35

9 serwisowych partnerów informacji o statusie naprawy danego urządzenia. Pozwoli to ograniczyć ilość kontaktów związanych z pytaniami o termin realizacji naprawy System wymiany dokumentów w formacie EDI Ostatnim elementem przekazywania informacji biznesowych pomiędzy partnerami wymagającym automatyzacji jest przekazywanie dokumentów handlowych takich jak: faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe oraz informacje o statusie złoŝonych zamówień. Firma EBS współpracuje z firmami na całym świecie i musi opracować szybki i pewny sposób wymiany informacji z największymi dystrybutorami produktów EBS. W skład tych dokumentów wchodzą faktury sprzedaŝy, faktury proforma, korekty faktur, dokumenty magazynowe, noty księgowe. Dzięki wdroŝeniu nowego systemu wymiany dokumentów w formacie EDI, EBS będzie mógł eksportować dokumenty w formacie EDI bezpośrednio do systemów partnerów. Dokumenty te będą opatrzone zaawansowanym podpisem elektronicznym, co wyeliminuje konieczność przesyłania dokumentów w formacie PDF oraz oryginału wraz z towarem. Dla pozostałych klientów przedstawiona zostanie oferta otrzymywania dokumentów w formacie EDI lub w innym przez nich akceptowanym formacie moŝliwym do wyeksportowania przez system wraz z podpisem elektronicznym System do elektronicznego zarządzania projektami Kolejnym systemem wymagającym wdroŝenia w firmie EBS jest system zarządzania projektami zintegrowany z systemami partnerów. Dzięki integracji tych systemów firma EBS będzie posiadała transparentny system do zarządzania projektami, w sposób automatyczny udostępniający informacje o stanie realizacji projektów oraz umoŝliwiający zaradzanie zmianą w projektach wykonywanych przez kooperantów i swoich partnerów, dający bieŝący podgląd dla partnerów zlecających. System ten będzie takŝe uwzględniał wszystkie korekty, poprawki i zmiany wprowadzone przez wszystkich partnerów i beneficjentów do realizowanych projektów oraz nadzorował zarządzanie i archiwizacje projektu, kontrolowania wersji projektu Zidentyfikowane potrzeby Główną potrzebą Zamawiającego jest konieczność zwiększenia efektywności automatyzowania procesów biznesowych oraz przyspieszenia przekazywania informacji pomiędzy partnerami. Firma EBS zajmuje się projektowaniem urządzeń, a za względu na przyjętą strategię koncentracji oraz ograniczenie kosztów produkcję zleca firmom zewnętrznym. SprzedaŜ produktów odbywa się poprzez własnych handlowców oraz sieć dystrybutorów rozsianych po całym świecie. Obecnie informacje te przekazywane są następującymi kanałami: rozmowa telefoniczna - konieczność sporządzania notatek i archiwizacji, faks - konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu i dalszej archiwizacji, poczta elektroniczna - konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu. W celu przekazania informacji dla partnerów handlowych o stopniu zaawansowania realizacji zamówienia pracownik musi skontaktować się z odpowiednią komórką producenta (telefon, fax., ), otrzymaną informację musi przetworzyć (informacje od 9/35

10 producenta obejmują całe zamówienie pochodzące z firmy EBS, a nie konkretnego klienta, w ujęciu miesięcznym, z podziałem na tygodnie), oraz zwrotnie przekazać informację i ponownie wykonać telefon, nadać fax., lub przesłać ). Kolejną potrzebą EBS jest konieczność dostosowania swojego systemu informatycznego do systemów partnerów i kooperantów: dostawców oraz firm współpracujących i produkujących. Konieczność ta nasiliła się dodatkowo w momencie rozpoczęcia wdroŝenia innowacyjnego systemu zarządzania produkcją i zastosowania systemu do zarządzania relacjami z klientami przez partnerów EBS. Dzięki zintegrowaniu i wdroŝeniu tych systemów firma EBS będzie mogła w sposób zautomatyzowany pozyskiwać wszystkie potrzebne dane związane z produkcją oraz dostępnością towarów i produktów, z informacją o stanach magazynowych półproduktów i wyrobów gotowych włącznie. Poprzez dopasowanie i zintegrowanie systemów informacje te będą przepływać automatycznie bez konieczności dokonywania konwersji czy teŝ skomplikowanych importów czy eksportów danych, zapewniając dodatkowo archiwizację i system raportowania. PoniewaŜ partnerzy handlowi nie mogą mieć dostępu do systemów produkcyjnych partnerów produkcyjnych, firma EBS będzie musiała przetworzyć otrzymane informacje o realizacji zlecenia i udostępnić je swoim partnerom w zrozumiałej i uproszczonej formie. W pierwszym etapie wystarczającą formą dostępności informacji będzie status realizacji zamówienia oraz planowana data zakończenia jego realizacji. Celem nadrzędnym projektu jest zautomatyzowanie procesów wymiany informacji oraz przepływu dokumentów i dokumentacji technicznej i technologicznej drogą elektroniczną. Dodatkowo celem jest równieŝ zautomatyzowanie i uproszczenie, a co za tym idzie zwiększenie efektywności przekazywania i zarządzania dokumentami handlowymi, w formie elektronicznej, bez konieczności ich dalszej obróbki": drukowania, podpisywania, skanowania przesyłania elektronicznie, w formie 'a, a następnie tradycyjnie, w formie przesyłki pocztowej, co wiąŝe się dodatkowo z koniecznością archiwizowania samych dokumentów oraz dowodów ich nadania i dostarczenia. Kolejnym celem niniejszego projektu jest dalsze zwiększenie efektywności i zacieśnienie współpracy w juŝ istniejącej sieci powiązań dzięki integracji systemów. Dzięki automatyzacji procesów B2B firmy zyskają wydajne i efektywne narzędzie pozwalające na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych oraz alokację zasobów do działań marketingowych i handlowych. Zidentyfikowane potrzeby: konieczność składania zamówień w formie faksu, maila, rozmowy telefonicznej, zamiast wprowadzania danych do jednego systemu brak moŝliwości kontroli stanów magazynowych powierzonego materiału brak aplikacji do zarządzania relacjami z klientem (CRM) i aplikacji do zarządzania serwisem brak moŝliwości nadzoru postępu produkcji wyrobów 10/35

11 brak repozytorium wiąŝącego dany produkt z dokumentacją technologiczną brak nadzoru wersji dokumentacji oraz powiązania identyfikatora produktu z dokumentacją brak moŝliwości podglądania procesów produkcyjnych 2.3. Sposób zaspokojenia potrzeb Zamawiający planuje zrealizować swoje potrzeby poprzez realizację Przedmiotu Zapytania w ramach wymienionych poniŝej etapów Etap 1 Etap obejmować będzie automatyzację procesów biznesowych pomiędzy firmą EBS a partnerami zajmującymi się produkcją. Procesy te muszą być zautomatyzowane w pierwszej kolejności gdyŝ otrzymane dane z zakładów produkcyjnych po przetworzeniu będą przesyłane do partnerów handlowych System do zarządzania relacjami z klientem CRM W celu zapewnienia kompatybilności pomiędzy systemem partnerów 3E oraz SiR zajmujących się produkcją a systemem IT EBS, firma musi wdroŝyć oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem od tego samego producenta. System CRM będzie budowany w oparciu o oprogramowanie współpracujące z systemem produkcyjnym Sysklass. Taką funkcjonalność daje na system CDN. Dzięki takiemu oprogramowaniu będzie moŝliwe przeprowadzenie pełnej integracji obydwu systemów. Dane z Sysklass będą tak jak w przypadku partnerów przekazywane do systemu CRM. Oznacza to, Ŝe partnerzy nie będą musieli nic modyfikować w swoim systemie, aby udostępnić dane partnerowi. System CRM będzie automatycznie poprzez łącze szerokopasmowe łączył się z serwerem bazodanowym partnerów i pobierał do swojego systemu wszystkie niezbędne informacje a następnie je w miarę potrzeb aktualizował. Rozwiązanie to wyeliminuje konieczność dzwonienia i zdobywania informacji o procesach produkcyjnych związanych z danym zamówieniem. Dodatkowym atutem będzie moŝliwość automatycznego przekazywania pomiędzy dwoma systemami dokumentów handlowych bez konieczności eksportów i importów. Systemy te będą współpracowały na zasadzie oddziałów i wszystkie wystawione dokumenty dla partnera automatycznie będą przekazywane do jego bazy danych. W przypadku pozostałych partnerów po wystawieniu dokumentu i jego zatwierdzeniu dokument będzie eksportowany do formatu EDI, opatrzony zostanie elektronicznym podpisem i przesłany do systemu partnera gdzie poprzez udostępnione API zaimportowany będzie do systemu. Dodatkowo CRM wykorzystywany będzie przez handlowców do zbierania zamówień z systemów informatycznych partnerów oraz zlecania produkcji dla 3E i SiR. Do zadań CRM będzie naleŝało takŝe przetwarzanie informacji o statusie zamówienia na podstawie informacji pochodzących z systemu produkcyjnego. Przykładowe oczekiwane funkcje realizowane przez system: 11/35

12 Obszar SprzedaŜy: Zapytanie ofertowe EBS Sp. z o.o. Zarządzanie okazjami i miarodajne prognozowanie przychodów Dostęp do katalogu produktów i moŝliwość przekazywania klientom informacji dowolnym kanałem kontaktu w tym faks i Cross-selling i up-selling Przekazywanie okazji do handlowców działających w terenie Generowanie ofert Bezbłędna obsługa zamówień Płynna integracja z bazą klientów oraz tele-serwisem i telemarketingiem Moduł ten będzie wykorzystywany przez dział logistyki i dział produkcji do wymiany informacji z działami handlowymi partnerów. Jest to bardzo istotne gdyŝ wszyscy partnerzy posiadają sieć mobilnych przedstawicieli potrzebujący ciągłych i aktualnych informacji o dostępności produktów oraz w ramach współpracy przekazują zamówienia na produkcję kolejnych partii urządzeń. Od handlowców teŝ spływają informacje o poprawkach modyfikacjach i koniecznych zmianach w produkowanych urządzeniach. Obszar Marketing: Planowanie, budŝetowanie, testowanie, wykonywanie i analiza ROI dla kampanii marketingowych Zarządzanie listami osób kontaktowych MoŜliwość promowania nowych osób kontaktowych do właściwych klientów Inteligentne skrypty rozmów Generowanie ofert Śledzenie reakcji i generowanie okazji Kompleksowe analizy w tym analiz skuteczności Płynna integracja z bazą klientów oraz telesprzedaŝą i telemarketingiem Obszar Serwis: Sprawne przyjmowanie i obsługa zgłoszeń Maksymalizacja rozwiązanych problemów przy pierwszym kontakcie Weryfikacja umów serwisowych i priorytetyzacja prac Dostęp do informacji o produktach klienta Inteligentne skrypty rozmów Workflow zarządzający wymianą informacji pomiędzy liniami wsparcia 12/35

13 Przekazywanie informacji o wadach produktowych do działu produkcji Samoucząca się baza wiedzy Wsparcie dla obsługi interakcji , faks itp. Badanie satysfakcji klienta Przekrojowe analizy ilościowo-jakościowe Płynna integracja z bazą klientów oraz telesprzedaŝą i telemarketingiem System wymiany dokumentów w formacie EDI W celu opracowania interfejsów wymiany informacji pomiędzy systemem firmy EBS a aplikacjami partnerów musi być opracowany specjalny moduł obsługujący API kaŝdego z systemów. Poza odpowiednim podłączeniem się do systemu musi być takŝe zachowane pełne bezpieczeństwo przekazywanych danych handlowych. Moduł ten będzie odpowiedzialny takŝe za udostępnianie danych z systemu EBS dla partnerów. Większość danych pobieranych przez partnerów będzie wynikiem przetworzenia informacji zgromadzonych w systemie oraz pobranych automatycznie z systemów produkcyjnych. Moduł ten będzie sercem automatyzacji wymiany informacji pomiędzy partnerami. Dzięki moŝliwości umieszczenia go wewnątrz systemu CRM będzie integralną częścią systemu informatycznego przedsiębiorstwa co pozwoli na jego łatwe zarządzanie oraz w miarę potrzeb rozbudowę o kolejne API innych partnerów System do obsługi zgłoszeń serwisowych Firma prowadzi serwis gwarancyjny i pogwarancyjny produkowanych urządzeń. KaŜdy z partnerów posiada własny system obsługi napraw. W celu zautomatyzowania i usprawnienia obsługi klientów dane z tych modułów będą w automatyczny sposób przekazywane pomiędzy partnerami. Dodatkowo dzięki moŝliwości identyfikacji kaŝdego urządzenia w sposób jednoznacznych punkty serwisowe partnerów będą zmuszone pobierać wraz z dostawą numery unikatowe zakupionych urządzeń i na ich podstawie przyjmować zgłoszenia objęte naprawą gwarancyjną. Dane te będą przekazywane przez CRM oraz przez moduł serwisowy w przypadkach incydentalnych. Informacja przekazywana od partnera obejmować będzie rodzaj urządzenia, numer unikatowy, zdiagnozowane objawy, datę przyjęcia, rodzaj naprawy (gwarancyjna lub pogwarancyjna). Na podstawie tych informacji serwisanci będą mogli odszukać w systemie produkcyjnym historię danego urządzenia, a w repozytorium dokumentację techniczną odpowiedniej wersji urządzenia. Wszystkie czynności serwisowe będą odnotowywane w systemie i za pomocą automatów przekazane do systemu serwisowego zleceniodawcy. W ten sposób dzięki połączeniu wszystkich systemów partnerów informacja o naprawie będzie dostępna z kaŝdego poziomy obsługi klienta Serwer bazy danych Serwer bazy danych, na którym składowane będą dane pochodzące z działających aplikacji. 13/35

14 Rola tego serwera jest bardzo duŝa gdyŝ do jego zadań będzie naleŝało gromadzenie danych pochodzących z systemu CRM oraz repozytorium plików. Serwer powinien charakteryzować się bardzo duŝą niezawodnością i szybkością. Gromadzone dane muszą być zabezpieczone przed utratą ale takŝe przed nieautoryzowanym dostępem gdyŝ składowane tam projekty, dokumentacja techniczna jest bezcenna dla spółki jak i partnerów ale takŝe dla konkurencji. Serwer musi być przystosowany do ciągłej i bezawaryjnej pracy gdyŝ od jego działania będzie uzaleŝniona prawidłowa praca całej sieci partnerów. Parametry serwera oraz zainstalowany system operacyjny muszą spełniać wymogi zainstalowanych aplikacji. LP Minimalne wymagania Ilość 1 Procesor Xeon Dual Core 3 GHZ 2 2 Pamięć operacyjna 8 GB RAM 1 3 Dyski twarde 250 GB w układzie RAID Oprogramowanie Windows Serwer 2008 System operacyjny do zarządzania serwerem bazodanowym podyktowany jest przez silnik bazy danych Microsoft SQL Server. W związku z tym nie ma innej moŝliwości jak korzystanie z tego oprogramowania. Liczba licencji oprogramowania Windows Serwer uzaleŝniona jest od oprogramowania biznesowego. Liczba licencji oprogramowania biznesowego powinna umoŝliwiać równoległą pracę 18 uŝytkowników Oprogramowanie MS SQL Server 2008 Do obsługi systemu CRM wskazany jest silnik bazy danych firmy Microsoft. Dodatkowo baza danych wykorzystywana będzie do obsługi modułu serwisowego oraz repozytorium plików. Dzięki centralizacji wszystkich danych w jednym miejscu uzyska się łatwiejszy do zarządzania i konfiguracji system wymiany informacji z serwerami partnerów. Część procesów automatyzujących będzie moŝna wymusić z poziomu baz danych, co ograniczy konieczność implementowania ich na poziomie aplikacji. Liczba licencji uzaleŝniona jest od oprogramowania biznesowego. Liczba licencji oprogramowania biznesowego powinna umoŝliwiać równoległą pracę 18 uŝytkowników Urządzenia sieciowe do łączności z partnerami oraz infrastruktura sieciowa W celu zapewnienia bezpiecznej transmisji danych pomiędzy partnerami objętymi projektem firma musi zapewnić po obydwu stronach bezpieczny i niezawodny transfer danych. Obecnie firma dysponuje wydzierŝawionymi łączami z firmami w Ełku. W celu zestawienia połączeń z innymi 14/35

15 partnerami firma wymaga doposaŝenia w sprzęt sieciowy, routery aby obsłuŝyć dodatkowe połączenia. Oferta ma obejmować następujące urządzenia sieciowe: Serwer wraz z aplikacją zarządzającą, monitorującą i zabezpieczającą ruch sieciowy. Wydajny ruter dostępu internetowego z moŝliwością uruchomienia łącza zapasowego Zarządzalny przełącznik sieciowy (Ethernet) (co najmniej 48 portowy) Zasilacz awaryjny UPS Instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania Usługa instalacji i konfiguracji serwerów oraz infrastruktury sieciowej w celu zapewnienia optymalnej pracy serwerów oraz bezpiecznego przekazywania danych pomiędzy partnerami jest priorytetem. Zlecenie konfiguracji sprzętu wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie oraz przetestowanie łączy pod względem szybkości, niezawodności i bezpieczeństwa jest niezbędnym kosztem do poniesienia oraz do zapewnienia powodzenia całego projektu. W ramach usługi przeprowadzona zostanie: pełna konfiguracja sprzętowa wszystkich serwerów w celu dostosowania parametrów urządzeń pod potrzeby instalowanych systemu informatycznych; skonfigurowanie systemów operacyjnych oraz oprogramowania dodatkowego na kaŝdym zakupionym serwerze pełna konfiguracja sprzętowa/programowa wszystkich urządzeń sieciowych w celu dostosowania parametrów urządzeń pod potrzeby wdraŝanego systemu informatycznego przeprowadzenie testów wydajnościowych wdraŝanych systemów informatycznych WdroŜenie systemu informatycznego B2B Prawidłowe wdroŝenie systemu B2B obejmuje integrację z systemami partnerów. Do zadań wdroŝeniowców będzie naleŝało: skonfigurowanie tak systemów EBS oraz 3E i SiR aby mogły w sposób automatyczny na zasadzie pracy oddziałowej wymieniać pomiędzy sobą informacje w sposób automatyczny. zabezpieczenie innych danych handlowych nie dotyczących partnerów. opracowanie modułu przetwarzającego dane pochodzące z systemu produkcyjnego na 15/35

16 informacje o statusie zamówienia złoŝonego przez partnera handlowego połączenie modułu do wysyłanie dokumentów w formacie EDI z systemem CRM oraz zautomatyzowanie procesów biznesowych tak, aby informacje przepływały w obydwie strony poza procesami automatyzacji system będzie musiał być dopasowany do potrzeb firmy EBS w celu zarządzania przedsiębiorstwem. WdroŜenie systemu obejmować będzie następujące prace: instalacja systemu na serwerach, prace konfiguracyjne systemu w celu uruchomienia wersji podstawowej (oferowanej przez producenta) przy wykorzystaniu posiadanego sprzętu komputerowego i sieciowego, konfiguracja systemu pod potrzeby EBS; opracowanie raportów specyficznych dla danej branŝy; modyfikacja istniejących modułów oraz opracowanie nowych spełniających wymagania funkcjonalne EBS; nadzorowanie pracy uŝytkowników, szkolenia uŝytkowników oraz wprowadzanych danych do systemu w trakcie realizacji projektu, oraz inne prace związane z prawidłowym uruchomieniem systemu w przedsiębiorstwie Etap 2 Etap drugi obejmować będzie zautomatyzowanie procesu wymiany dokumentacji technicznej pomiędzy działem konstrukcyjnym firmy EBS a działem przygotowania produkcji firm 3E i SiR. Po stronie partnerów odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacją będzie system zarządzania produkcją Sysklass posiadający w swojej funkcjonalności repozytorium do przechowywania dokumentacji wraz z jej wersjonowaniem oraz moŝliwością cofania zmian chronologicznie lub po uŝytkowniku. W celu dopasowania się do istniejącego systemu EBS musi opracować własny system przechowywania dokumentacji i zintegrować go z systemem produkcyjnym System do elektronicznego zarządzania projektami System opracowany będzie na indywidualne zlecenie firmy EBS w oparciu o mechanizmy wykorzystywane w systemach elektronicznego obiegu dokumentów oraz systemach zarządzania wersjami. Do zadań systemu naleŝeć będzie nadzorowanie pracy grupowej nad jednym projektem, pilnowania wprowadzanych zmian oraz wyszukiwania konfliktów w zmianach. Kolejną funkcjonalnością będzie moŝliwość harmonogramowania prac nad projektem oraz kontrolowania postępów. Obecnie firma nie dysponuje Ŝadnym systemem do zarządzania projektami i gromadzenia w jednym miejscu pełnej dokumentacji opracowanego produktu. Niniejsze działanie jest niezbędne do wykonania w celu przeprowadzenia automatyzacji wymiany dokumentacji technicznej. 16/35

17 Interfejs wymiany dokumentacji technicznej pomiędzy partnerami produkcyjnymi a system do elektronicznego zarządzania projektami firmy EBS jest kluczowym elementem odpowiedzialnym za automatyczne pilnowanie wersji dokumentacji po obydwu stronach. KaŜda wprowadzona zmiana po jednej stronie w automatyczny sposób będzie przesłana do systemu partnera. W ten sposób zachowane zostaną jednolite wersje. Dodatkowo dzięki temu oprogramowaniu będzie moŝliwe zakładanie nowych indeksów towarowych w bazie partnerów oraz przypisywanie do nich nowo tworzonej dokumentacji technicznej. W pełni zautomatyzowane i zintegrowane środowisko zarządzania dokumentacją ma jeszcze jedną zaletę. Dzięki dublowaniu dokumentacji po obydwu strona w przypadku awarii będzie bardzo łatwo odtworzyć struktury w kaŝdej z firm Serwer aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną W związku z koniecznością przechowywania róŝnorodnych plików o duŝych pojemnościach do obsługi systemu do elektronicznego zarządzania projektami firma zainstaluje kompletny serwer z systemem operacyjnym oraz macierzą dyskową. Parametry serwera oraz zainstalowany system operacyjny muszą spełniać wymogi zainstalowanej aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną. LP Minimalne wymagania Ilość 1 1 procesor Xeon Dual Core 3 GHZ 1 2 Pamięć operacyjna 4 GB RAM 1 3 Dyski twarde 250 GB w układzie RAID /35

18 3. Przedmiot Oferty LP Pozycja 1 WdroŜenie systemu do zarządzania relacjami z klientem CRM 2 WdroŜenie systemu wymiany dokumentów w formacie EDI 3 WdroŜenie systemu obsługi zgłoszeń serwisowych 4 Instalacja i konfiguracja serwera baz danych 5 Dostawa licencji na oprogramowanie Windows Serwer 2008 wraz licencjami dostępowymi CAL 6 Dostawa licencji na oprogramowanie MS SQL Server 2008 wraz licencjami dostępowymi CAL 7 Dostawa i instalacja urządzeń sieciowych do łączności z partnerami wraz z budową infrastruktury sieciowej 8 Dostawa i instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania 9 WdroŜenie systemu informatycznego B2B 10 WdroŜenie systemu do elektronicznego zarządzania projektami 11 Dostawa i instalacja serwera aplikacji do zarządzania dokumentacją techniczną Ogólne wymagania dotyczące Przedmiotu Oferty zostały opisane w poprzednim rozdziale Wymagania dotyczące gwarancji Zamawiający wymaga aby Oferent uwzględnił oddzielne terminy i warunki gwarancji dla: sprzętu serwerowego i sprzętu sieciowego oprogramowania systemowego i biznesowego 3.2. Wymagania dotyczące Oferenta Oferent winien być właścicielem praw autorskich lub winien posiadać prawo do dysponowania i modyfikacji kodu źródłowego oferowanego systemu. Jeśli Wykonawca nie jest producentem oprogramowania musi posiadać (potwierdzone umową z producentem) prawo do wprowadzania modyfikacji aplikacji bez utraty gwarancji. 18/35

19 Konsultanci winni wykazać się minimum 5 letnim doświadczeniem w realizacji projektów wdroŝeniowych systemów informatycznych Znajomość aktualnie eksploatowanego systemu przez Zamawiającego (GreatPlains Dynamics 7.5) Tytułem zabezpieczenia składanej oferty Oferent zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości zł, w formie weksla Zamawiający zatrzyma wadium jeŝeli oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza odmówi podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Zamawiający zatrzyma wadium jeŝeli oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza nie przedstawi udokumentowanych kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty lub odmówi podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Zamawiający zwróci wadium po upływie terminu związania ofertą lub po zawarciu umowy. Oferent jest związany składaną ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert. 19/35

20 4. Termin wykonania Przedmiotu Oferty Zamawiający oczekuje wykonania Przedmiotu Oferty w terminie do dnia /35