Grupa Mitra Konsulting oprogramowanie dla branży ubezpieczeniowej

Transkrypt

1 Grupa Mitra Konsulting oprogramowanie dla branży ubezpieczeniowej Instrukcja obsługi programu Siwak Pomocnik Agenta 2003 Wersja 1.9

2 2 Spis treści Spis treści Rozdział I... 4 Instalacja oprogramowania... 4 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...4 INSTALACJA OPROGRAMOWANIA...4 INSTALACJA PROGRAMÓW DODATKOWYCH (POLONIA, PZU, WARTA)...6 Rozdział II... 7 Uruchomienie programu... 7 ZMIANA USTAWIEŃ FORMATU DATY...7 PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU Siwak POMOCNIK AGENTA...7 WPROWADZENIE DANYCH O AGENCIE...8 WPROWADZENIE PROWIZJI I NAZW TOWARZYSTW...9 USTAWIENIA MARGINESÓW...10 Rozdział III Obsługa magazynu MAGAZYN...12 URUCHOMIENIE MAGAZYNU...12 PRZYJĘCIE DRUKU...13 ZWROT DRUKÓW Z MAGAZYNU...14 WYDAJ DRUKI AGENTOWI oraz ZWROT DRUKÓW OD AGENTA...14 ZNAJDŹ DRUK...15 TYP DRUKU...15 INWENTURA DRUKÓW...15 Rozdział IV Wystawianie i ewidencja polis WYSTAWIANIE POLIS...17 KSIĘGOWANIE POLIS...17 KSIĘGOWANIE RAT...21 ANULOWANIE, PRZERWANIE POLIS ORAZ KWITARIUSZA...23 KSIĘGOWANIE SERYJNE POLIS I KWITARIUSZY...23 Rozdział V Obsługa modułu kasy MODUŁY: GOTÓWKA, BANK, TOWARZYSTWO...25 OPERACJA KP I KW...25 FILTROWANIE BAZY DANYCH...26 WYDRUK RAPORTU KASOWEGO I DRUKU PRZELEWU...26 KONTROLA PŁATNOŚCI...26

3 3 Spis treści Rozdział VI Rozliczanie polis ZESTAWIENIA DLA TOWARZYSTW UBEZPIECZENIOWYCH...27 Rozdział VII Terminarz polis i rat WZNAWIANIE POLIS I OBSŁUGA RAT...28 OBSŁUGA RAT...30 Rozdział VIII Obsługa bazy danych BAZA POLIS...31 BAZA KWITARIUSZY...31 BAZA KLIENTÓW...32 BAZA POJAZDÓW...33 Rozdział IX Poprawność i bezpieczeństwo danych WERYFIKACJA DANYCH...34 KONSERWACJA BAZY DANYCH...35 KOPIA BEZPIECZEŃSTWA...35 PRZENOSZENIE DO ARCHIWUM...36 Rozdział X Poprawki ZMIANA MATRYCY (SZCZEGÓŁÓW) POLISY...37 KOREKTA ZA POMOCĄ - NOWE KSIĘGOWANIE...37 KOREKTA ZA POMOCĄ MODUŁU POPRAWKI...39 Rozdział XI Moduły dodatkowe LITERATURA...40 KURSY WALUT...40 EWIDENCJA UMÓW LEASINGOWYCH...41 WYDRUK ETYKIET ADRESOWYCH...41 RACHUNKI...42 PRAWA DOSTĘPU...42

4 Rozdział I 4 Instalacja Oprogramowania Rozdział I Instalacja oprogramowania WYMAGANIA SPRZĘTOWE o Przed zainstalowaniem systemu do obsługi ubezpieczeń Siwak POMOCNIK AGENTA należy zweryfikować wymagania sprzętowe:!" Procesor Pentium 166!" Pamięć RAM 16 MB!" Miejsce na dysku 150 MB!"Grafika 800x kolorów!"cd-rom!"zalecane podłączenie do Internetu INSTALACJA OPROGRAMOWANIA o Należy włożyć dostarczoną płytę CD ROM i uruchomić plik o nazwie POMOCNIK1_9.exe, pojawi się okno jak poniżej. o Wybieramy opcję TAK. o Kolejnym krokiem jest przejście przez KREATOR INSTALACJI. o Krok 1 wybieramy opcję DALEJ.

5 Rozdział I 5 Instalacja Oprogramowania o Krok 2 Akceptacja warunków umowy licencyjnej, opcja TAK. o Krok 3 Wskazanie katalogu docelowego. Standardowo program instaluje się w katalogu C:\Program Files\Tsoft\Pomocnik Agenta opcja DALEJ.

6 Rozdział I 6 Instalacja Oprogramowania o Krok 4 Nazwa programu w Menu Startowym opcja DALEJ. o Krok 5 Potwierdzenie gotowości wykonania instalacji programu opcja INSTALUJ. o Krok 6 Instalacja programu. INSTALACJA PROGRAMÓW DODATKOWYCH (POLONIA, PZU, WARTA) o Instalacja odbywa się według podobnej zasady jak w przypadku programu Siwak POMOCNIK AGENTA.

7 Rozdział II 7 Uruchomienie programu Rozdział II Uruchomienie programu ZMIANA USTAWIEŃ FORMATU DATY o Przed pierwszym uruchomieniem programu należy zmienić USTAWIENIA FORMATU DATY na format dd.mm.rrrr o Zmiany tej dokonujemy w PANELU STEROWANIA w USTAWIENIACH REGIONALNYCH. PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU Siwak POMOCNIK AGENTA o Uruchomienie programu odbywa się poprzez skrót na pulpicie lub poprzez pasek skrótów START > PROGRAMY > TSOFT > POMOCNIK AGENTA. o Po uruchomieniu programu pojawi się okno jak poniżej. o W celu zalogowania się do programu należy wpisać następującego użytkownika: biuro, i przejść tabulatorem na opcje OK, tak jak na rysunku powyżej. o Po naciśnięciu na OK pojawi się okno jak poniżej.

8 Rozdział II 8 Uruchomienie programu o W celu zmniejszenia okna startowego programu Siwak POMOCNIK AGENTA do tzw. paska, należy wykonać następujące czynności:!" Przejść kursorem myszki na dolny pasek okna startowego programu Siwak POMOCNIK AGENTA!" Po ukazaniu się kursora zmniejszającego okno należy przeciągnąć myszkę do góry tak, aby okno miało postać jak poniżej: WPROWADZENIE DANYCH O AGENCIE o Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się okno, z informacją, iż należy wprowadzić dane agencji ubezpieczeniowej. Opcja ta jest dostępna w menu Administrator/Ustawienia programu. o Przy pierwszym uruchomieniu programu należy wprowadzić dane adresowe agencji (agenta), poprzez uruchomienie opcji ADMINISTRATOR > USTAWIENIA PROGRAMU. Po uruchomieniu pojawi się okno jak poniżej. o Opcja KOREKTA:!" TAK z kontrolą magazynu druków ścisłego zarachowania!" NIE bez kontroli magazynu druków ścisłego zarachowania

9 Rozdział II 9 Uruchomienie programu o Dane te są wykorzystywane przy wysyłaniu zawiadomień o kończących się polisach, opłatach rat, przelewach oraz do zestawień dla towarzystw ubezpieczeniowych. WPROWADZENIE PROWIZJI I NAZW TOWARZYSTW o Prawidłowe określenie nazw towarzystw oraz prowizji dla poszczególnych ryzyk powinno być dokonane na początku pracy z programem. Służy to prawidłowemu nazywaniu polis i kreowaniu prawidłowych rozliczeń. o Uwaga! W wypadku pracy na kilku stanowiskach w sieci wystarczy wprowadzić te dane na jednym stanowisku o W celu konfiguracji Towarzystw należy przejść do opcji NARZĘDZIA > ASORTYMENT / FIRMY / PROWIZJE oraz kliknąć na przycisk FIRMY. Po kliknięciu pojawi się okno jak poniżej. o Aby zmienić dane adresowe należy przejść do odpowiedniej komórki (ulica, kod, konto, itp.) i dokonać zmiany. Nie można zmienić NAZWY FIRMY!!! o Aby podać kolejne Towarzystwo należy kliknąć na przycisk + i powtórzyć operację jak powyżej. o Usunięcie rekordu odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza CTRL + DEL. o Uwaga! Nieprawidłowe usunięcie rekordu może spowodować błędne działanie programu. o Aby wprowadzić stawki prowizyjne bądź dodatkowe ryzyka należy uruchomić opcję ASORTYMENT. Po naciśnięciu pojawi się okno jak poniżej.

10 Rozdział II 10 Uruchomienie programu o W celu konfiguracji ASORTYMENTU należy wykonać następujące czynności:!" Wybrać Towarzystwo opcja FIRMA!" Określić ogólną kategorię ryzyka opcja KATEGORIA!" Wprowadzić nowy symbol opcja Akceptacja wprowadzonego symbolu odbywa się poprzez przejście kursorem w górę, bądź w dół!" Usunięcie dane symbolu opcja Ewentualnie poprzez wykorzystanie kombinacji klawiszy CTRL + DEL!" Wpisać stawkę prowizyjną, wg zasady: 100% = 1 o Przykład: prowizja 23% - wpis 0,23 o Przykład: prowizja 7% - wpis 0,07 o Jeżeli dla danego ryzyka przysługuje ryczałt, wprowadzamy kwotę ryczałtu np. 5 dla 5 PLN USTAWIENIA MARGINESÓW o Ta opcja służy do ustawiania marginesów dla drukowanych polis bądź wniosków w poszczególnych rodzajach ubezpieczeń. o Aby ustawić marginesy dla danego druku polisy należy z menu NARZĘDZIA wybrać opcje USTAWIENIE MARGINESÓW:

11 Rozdział II 11 Uruchomienie programu!"polisy KOMUNIKACYJNE dla polis PZU KOMUNIKACJA oraz PZU PAKIET KOMUNIKACYJNY!"POLISY MAJĄTKOWE dla reszty ubezpieczeń o Szczegółowy opis nazw wprowadzanych do opcji USTAWIENIA MARGINESÓW opisany jest w DODATKU DO INSTRUKCJI Obsługa modułów. o Po wybraniu opcji USTAWIENIE MARGINESÓW > POLISY MAJĄTKOWE, ukaże się okno jak poniżej: o W oknie tym w pierwszej kolumnie znajduje się nazwa druku. Nazwy tej nie wolno zmieniać bez konsultacji z serwisem, gdyż w przeciwnym wypadku program nie będzie działał prawidłowo. Pozostałe dwie kolumny mówią o ustawieniach odpowiednio lewego i górnego marginesu dla tego druku.!" Dla przykładu, gdy na druku: PZU BEZPIECZNY DOM dane drukowane są za nisko i za bardzo na prawo należy: W kolumnie Lewy margines obok druku PZU BEZPIECZNY DOM zmniejszyć wartość W kolumnie Górny margines obok druku PZU BEZPIECZNY DOM zmniejszyć wartość

12 Rozdział III 12 Obsługa magazynu Rozdział III Obsługa magazynu MAGAZYN o Magazyn jest miejscem, gdzie ewidencjonuje się druki ścisłego zarachowania tj. polisy i kwitariusze. Prawidłowa obsługa magazynu pozwala programowi pobierać polisy do wystawiania o prawidłowych numerach, oraz generować inwenturę polis i kwitariuszy. URUCHOMIENIE MAGAZYNU o Uruchomienie modułu odbywa się poprzez klikniecie na opcję EWIDENCJE > MAGAZYN. o Magazyn składa się z dwóch okien:!" Górne okno służy do obsługi POLIS!" Dolne okno służy do obsługi KWITARIUSZY o W magazynie mamy następujące informacje o druku:!" NUMER POLISY numer druku ścisłego zarachowania!" TOWARZYSTWO z jakiej firmy posiadamy dany druk!" PRZYJĘTO data przyjęcia na magazyn

13 Rozdział III 13 Obsługa magazynu!" WYDANO data wydania z magazynu!" UWAGI informacja o stanie druku, czy został sprzedany bądź anulowany!" LOKALIZACJA (R5) lokalizacja danego druku!" Uwaga! Program umożliwia prowadzenie magazynu dla każdego z agentów współpracujących z agencją wraz z możliwością dokonywania inwentury. o Funkcje przyciski pod danymi oknami działają na tych samych zasadach dla polis jak i dla kwitariuszy. PRZYJĘCIE DRUKU o Aby przyjąć polisę lub kwitariusz należy kliknąć na opcję PRZYJMIJ DRUKI (POLISY) w celu przyjęcia polisy, lub PRZYJMIJ DRUKI (KWITARIUSZE) w celu przyjęcia kwitariuszy. o Przyjęcie druków polega na wpisaniu danych o bloczku polis (kwitariuszy) w odpowiednie rubryki tabeli. o W celu przyjęcia druku na magazyn należy wykonać następujące czynności:!" FIRMA wykorzystujemy klawisz skrótu F1 pokażą się nam Towarzystwa, które wprowadziliśmy, konfigurując program w opcji ASORTYMENT / FIRMY / PROWIZJE!" SERIA Wpisujemy serię polisy Uwaga! Jeżeli po serii występuje zero należy ten numer wpisać do serii, np. PK do serii wpisujemy PK0.

14 Rozdział III 14 Obsługa magazynu!" OD NUMERU DO NUMERU!" RODZAJ DRUKU wykorzystujemy klawisz skrótu F2 szczegółowa instrukcja definicji poszczególnych rodzajów ubezpieczeń zawarta jest w DODATKU DO INSTRUKCJI OBSŁUGA MODUŁÓW!" DATA PRZYJĘCIA!" LOKALIZACJA domyślnie program wpisuje biuro. W przypadku współpracy z innymi agentami wpisujemy nazwę tego agenta, na którego przyjmowane są druki. ZWROT DRUKÓW Z MAGAZYNU o Aby dokonać zwrotu druków z magazynu należy kliknąć na ZWROT DRUKÓW. Pojawi się wówczas okno jak na rysunku poniżej: o W oknie tym numery polis ułożone są od najmniejszych do największych. Należy tu zaznaczyć odpowiednie druki, a następnie kliknąć USUŃ DRUKI Z MAGAZYNU. W przypadku konieczności zwrotu wszystkich druków naciskamy na opcję ZAZNACZ WSZYSTKIE. WYDAJ DRUKI AGENTOWI oraz ZWROT DRUKÓW OD AGENTA o Operację WYDAJ DRUKI AGENTOWI wykonuje się jak PRZYJĘCIE DRUKÓW dokonujemy jedynie zmiany lokalizacji druku na danego agenta o ZWROT DRUKÓW OD AGENTA identycznie jak w przypadku ZWROTU ogólnego.

15 Rozdział III 15 Obsługa magazynu ZNAJDŹ DRUK o W celu wyszukania w magazynie konkretnego druku ścisłego zarachowania należy wybrać opcję ZNAJDŹ DRUK oraz wpisać odpowiedni numer którego poszukujemy. o Po wpisaniu naciskamy na przycisk OK. TYP DRUKU o TYP DRUKU odnosi się do ubezpieczeń oferowanych przez TUiR WARTA S.A. i dotyczy możliwości wygenerowania rozliczenia F0300_310 Rozliczenia tygodniowe. o W celu nadania numeru księgowego odpowiedniemu drukowi, wpisujemy do kolumny NUMER KOMPUTEROWO KSIĘGOWY odpowiedni numer. o Aby sprawdzić, dla których druków nie zdefiniowaliśmy TYPU DRUKU, naciskamy na przycisk UAKTUALNIJ. INWENTURA DRUKÓW o Aby wygenerować inwenturę druków ścisłego zarachowania, należy kliknąć na przycisk INWENTURA. o W celu wygenerowania inwentury należy wprowadzić następujące dane:

16 Rozdział III 16 Obsługa magazynu!" FIRMA pole wyboru firmy zdefiniowane wcześniej!" ZA OKRES OD DO!" LOKALIZACJA / POŚREDNIK opcja wykorzystywana w przypadku współpracy z innymi agentami. o Wydruk inwentury jest uniwersalny dla każdego z towarzystw.

17 Rozdział IV 17 Wystawianie i ewidencja polis Rozdział IV Wystawianie i ewidencja polis WYSTAWIANIE POLIS o Wystawianie polis nie polega tylko na wydrukowaniu ich na oryginalnym druku, ale również na odpowiednim ich zaewidencjonowaniu. o Okno do wystawiania danej polisy nazywamy matrycą polisy. Pozycje na matrycy odpowiadają przeważnie pozycjom na druku polisy. Przechodzenie pomiędzy pozycjami dokonywane jest poprzez użycie klawisza TAB lub myszy. o Uwaga! Wprowadzanie nazwy klienta (nowego lub stałego) dokonywane jest poprzez wejście do bazy danych klientów klawisz TAB w pozycji nazwa właściciela (użytkownika). Daty na polisie wprowadzamy według formatu dd.mm.rrrr o Szczegółowa instrukcja obsługi modułów opisana jest w DODATKU DO INSTRUKCJI OBSŁUGA MODUŁÓW. KSIĘGOWANIE POLIS o Po dokonaniu nadruku na polisie należy dokonać operacji KSIĘGOWANIA. o Opcja ta służy prawidłowemu wprowadzeniu polisy do bazy wraz z danymi niezbędnymi do rozliczenia polisy, obsługi rat i wznowień. o Po kliknięciu na opcję KSIĘGUJ pojawi się okno księgowania wpłaty do polisy jak na rysunku poniżej. o Uwaga! Jeżeli chcemy przejrzeć okno księgowania polisy należy kliknąć myszką na znak. o W tym oknie weryfikujemy ostatecznie dane z polisy. Należy tu zwrócić przede wszystkim uwagę na:!" SERIA I NUMER POLISY (w odniesieniu do nazwy towarzystwa) program nie zaksięguje nam polisy, której brak na magazynie, lub której numer jest wprowadzony nieprawidłowo.

18 Rozdział IV 18 Wystawianie i ewidencja polis!" TOWARZYSTWO druk ścisłego zarachowania jakiej firmy sprzedajemy, pole wyboru!" KLIENT, UŻYTKOWNIK jeżeli księgujemy polisę na jednego użytkownika, to należy kliknąć na pole użytkownika. Nie należy księgować polisy z pustym polem użytkownika.!" POŚREDNIK informacja, który z agentów sprzedał dane ubezpieczenie!" PACZKA opcja pozwalająca na grupowanie sprzedanych polis w danym okresie rozliczeniowym numer paczki konfiguruje się w opcji ADMINISTRATOR > USTAWIENIA PROGRAMU.!" DATA ZAWARCIA I DATY OKRESU UBEZPIECZENIA program nie pozwoli zaksięgować polisy, jeżeli będzie brakować którejś z powyższych dat.!" DATA ROZLICZENIA data ta służy w programie do przypominania o płatności następnej raty. W przypadku księgowania polisy ratalnej data ta jest datą płatności następnej raty.!" SPOSÓB PŁATNOŚCI określenie w jaki sposób polisa jest płatna przez Klienta w stosunku do rozliczenia z Towarzystwem.!" NOWA / WZNOWIONA w przypadku sprzedaży polisy NOWEJ zaznaczany opcję.!" NUMER ZIELONEJ KARTY wykorzystujemy w przypadku sprzedaży wraz z polisą ZIELONEJ KARTY.

19 Rozdział IV 19 Wystawianie i ewidencja polis!" SYMBOL symbol danego ryzyka, które sprzedawane jest na danym druku ścisłego zarachowania. W momencie księgowania polisy istnieje możliwość wykorzystania klawisza skrótu F1 w celu podpowiedzi danego symbolu opisywanego w momencie konfiguracji programu ASORTYMENT / FIRMY / PROWIZJE.!" RYZYKA liczba ryzyk!" SUMA UBEZPIECZENIA!" PRZYPIS!" INKASO!" PLAN RAT DATA Data płatności kolejnej raty KWOTA kwota kolejnej raty!" KSIĘGUJ księgowanie polisy!" PRZEGLĄD przejście do bazy zaewidencjonowanych polis!" SZCZEGÓŁY możliwość podejrzenia matrycy polisy!" + DANE O POJEŹDZIE - wprowadzanie danych pojazdu w przypadku księgowania polisy komunikacyjnej Po wprowadzaniu danych należy nacisnąć przycisk KSIĘGUJ, w celu przypisania pojazdu do danej polisy

20 Rozdział IV 20 Wystawianie i ewidencja polis!" PRZEDMIOT UBEZPIECZENIA / OPIS pole umożliwiające dopisanie dodatkowych informacji związanych z przedmiotem ubezpieczenia jak i samą polisą.!" UMOWA LEASINGOWA możliwość ewidencji polis pod konkretną umowę leasingową. o Po sprawdzeniu i ewentualnej poprawce danych kliknij na KSIĘGUJ. Na końcu ewidencji polisy określamy formę płatności. o Jeśli klient opłaca gotówką inkaso w całości (inkaso! niekoniecznie przypis) należy w tym momencie po prostu kliknąć na GOTÓWKA. Okno to zostanie wówczas zamknięte, a pieniądze wpłyną do kasy. o Jeśli klient będzie opłacał inkaso w całości przelewem należy wówczas wpisać do pola: wpłacono gotówką: wartość 0, a następnie tabulatorem przejść do pola pozostało do zapłaty. W polu tym automatycznie wpisze się wartość do opłacenia przelewem. Następnie należy uzupełnić pole terminu płatności. o Jeśli przelew będzie płatny na konto agenta ubezpieczeniowego kliknij PRZELEW. o Jeśli przelew będzie płatny na konto towarzystwa ubezpieczeniowego kliknij TOWARZYSTWO. o Jeśli klient opłaca gotówką inkaso w części (np. 220 PLN), a resztę ma zapłacić za kilka dni - należy w polu wpłacono gotówką wpisać wartość częściową (220 PLN) oraz w polu pozostało do zapłaty uzupełnienie tej kwoty (100 PLN). Następnie należy uzupełnić pole terminu płatności, oraz podać sposób zapłaty pozostałej części kwoty:!" Jeśli płatność będzie gotówką proszę kliknąć GOTÓWKA.!" Jeśli płatność będzie skierowana na konto agenta proszę kliknąć PRZELEW.!" Jeśli płatność będzie skierowana na konto towarzystwa proszę kliknąć TOWARZYSTWO.!" Jeśli w polu pozostało do zapłaty znajdowała się jakaś wartość zostanie ona przeniesiona na listę zaległości.

21 Rozdział IV 21 Wystawianie i ewidencja polis KSIĘGOWANIE RAT o Księgowanie rat jest drugą podstawową i najczęściej wykorzystywaną funkcją w programie. Polega ona na spisaniu danych z dowodu wpłaty (i ewentualnie polisy) do programu. Wpisuje się tutaj zarówno dane ubezpieczającego, symbole statystyczne związane z danym ubezpieczeniem oraz kwotę i ew. kwotę odsetek. o Aby otworzyć okno księgowania rat, należy z menu głównego wybrać polecenie RATY > NOWE KSIĘGOWANIE. Pokaże się wówczas ekran, jak na rysunku poniżej: o Aby poprawnie zaksięgować kwitariusz:!" NUMER DOWODU WPŁATY - numer dowodu wpłaty!" FIRMA - firma ubezpieczeniowa!" DATA WPŁATY!" Jeśli dowód wpłaty kwituje również odbiór odsetek należy wpisać je w polu ODSETKI!" POŚREDNIK pole wpisze się z momencie zalogowania do programu!" SPOSÓB PŁATNOŚCI - pole wyboru!" NUMER POLISY - numer polisy ubezpieczeniowej, jeśli na kwitariuszu opłacana jest rata do polisy. Jeżeli polisa, do której księgowany jest kwitariusz jest w bazie, po wpisaniu numeru dane okresu i klienta ukażą się automatycznie!" OKRES UBEZPIECZENIA OD DO - jeśli polisa o tym numerze zostanie znaleziona okres ubezpieczenia zostanie wpisany automatycznie.!" UBEZPIECZAJĄCY - nazwisko i imię ubezpieczonego (właściciela przedmiotu ubezpieczenia). Przy próbie przejścia do następnego pola pojawi się okno szczegółowe o kliencie

22 Rozdział IV 22 Wystawianie i ewidencja polis!" Aby opisać ryzyka, które zostały opłacone na danym dowodzie wpłaty, należy przejść do ramki Informacja o ryzykach!" W ramce tej wpisuje się dane o kwocie przypadającej z przypisu i z inkasa na dane ryzyko!" Zasady poruszania się : Aby wpisać wartość w pole, należy wskazać przy pomocy myszy i wpisać wartość Aby zatwierdzić wpisaną wartość należy nacisnąć ENTER lub wskazać pole ramki W pierwszej rubryce należy wpisać symbol statystyczny ryzyka, (dla towarzystwa PZU dopisać do ryzyka RW dla rat własnych, RO dla rat obcych) W drugiej kolumnie należy wpisać odpowiednią kwotę wpłaty dla tego ryzyka W trzeciej kolumnie można wpisać prowizję (nie jest to konieczne prowizja przy zestawieniach obliczana jest na podstawie prowizji wpisanej w bazie asortymentu) UWAGA! Jeżeli księgujemy kwit do polisy obcej a chcemy ją obsługiwać w przyszłości, to należy wypełnić plan dla przyszłych rat i wpisać datę płatności następnej raty w odpowiednich polach.

23 Rozdział IV 23 Wystawianie i ewidencja polis!" Tak wpisane dane o dowodzie wpłaty można teraz zaksięgować przez kliknięcie na opcję KSIĘGUJ. ANULOWANIE, PRZERWANIE POLIS ORAZ KWITARIUSZA o Anulowanie polisy i kwitariusza.!" Aby anulować polisę, należy z menu POLISY wybrać opcję ANULOWANIE POLISY lub z menu RATY wybrać opcję ANULOWANIE KWITARIUSZA, pokaże się wówczas okno jak na rysunku poniżej.!" W oknie tym należy wprowadzić numer ANULOWANEJ POLISY (KWITARIUSZA), wybrać FIRMĘ towarzystwo, oraz wprowadzić DATĘ ANULOWANIA, a następnie potwierdzić przyciskiem ANULUJ DRUK. o Przerwanie polisy.!" Aby przerwać polisę, należy z menu POLISY wybrać opcję PRZERWANIE. Pokaże się wówczas okno jak na rysunku poniżej.!" W oknie tym wystarczy wpisać numer polisy, a następnie potwierdzić opcją OK. o Anulowanie ZIELONEJ KARTY.!" Aby anulować ZIELONA KARTĘ, należy z menu POLISY wybrać opcję ANULOWANIE ZIELONEJ KARTY.!" W celu anulowania należy wpisać numer ZIELONEJ KARTY, a następnie potwierdzić naciskając na przycisk OK. KSIĘGOWANIE SERYJNE POLIS I KWITARIUSZY o Księgowanie seryjne pozwalana na szybkie księgowanie polis:!" Tego samego rodzaju itp. mieszkania, komunikacja, itp.

24 Rozdział IV 24 Wystawianie i ewidencja polis!" Dla tego samego Klienta zmienia się jedynie suma ubezpieczenia,!" Itp. ewentualnie przedmiot o Po zaksięgowaniu polisy program pamięta:!" TOWARZYSTWO!" NUMER POLISY!" DATĘ ZAWARCIA oraz OKRES OD DO!" DATĘ ROZLICZENIA!" SYMBOLE RYZYK wraz z sumą, przypisem, inkasem oraz planem rat.

25 Rozdział V 25 Obsługa modułu kasy Rozdział V Obsługa modułu kasy MODUŁY: GOTÓWKA, BANK, TOWARZYSTWO o Moduły te funkcjonują na identycznych zasadach. Odpowiednie moduły dotyczą:!" GOTÓWKA wpłaty do kasy agencji!" BANK wpłaty na konto agencji!" TOWARZYSTWO wpłaty na konto towarzystwa o W celu uruchomienia danego modułu, należy z menu KASA wybrać odpowiednią opcję. Przykład GOTÓWKA pojawi się wówczas okno jak poniżej: o Moduły te automatycznie ewidencjonują wpłaty po zaksięgowaniu polis lub kwitariuszy. OPERACJA KP I KW o Aby wykonać operację KP lub KW, należy kliknąć na klawisz KASA WYDA (KW) lub KASA PRZYJMIE (KP). o Po wprowadzeniu danych program automatycznie zmieni saldo. Operacja KW jest konieczna przy dokonywaniu przelewów do towarzystwa.

26 Rozdział V 26 Obsługa modułu kasy FILTROWANIE BAZY DANYCH o Istnieją następujące możliwości filtrowania:!" Za dany okres wpisujemy daty początku i końca okresu (powiększone o jeden dzień)!" Według operacji wpisujemy kwit dla rat i polisa dla polis!" Według kasjera w przypadku, gdy na programie pracuje więcej użytkowników, możemy filtrować bazę dla każdego z nich osobno!" Według towarzystwa wybierając towarzystwa z rozwijanej listy WYDRUK RAPORTU KASOWEGO I DRUKU PRZELEWU o Aby wykonać raport kasowy należy po przeprowadzeniu selekcji (filtrowania) bazy kliknąć na DRUKUJ RAPORT KASOWY. o Aby wykonać wydruk przelewu inkasa do towarzystwa należy:!" Dokonać operacji KW na kwotę przelewu!" Kliknąć na dokonaną operację!" Kliknąć na DRUK WPŁATY KONTROLA PŁATNOŚCI o Moduł ten służy do kontroli kwot finansowych płatnych gotówką, przelewem lub w towarzystwie. W module tym znajdują się wszystkie polisy, które zostały zaksięgowane na gotówkę, przelew lub w towarzystwie, i te, co do których nie mamy jeszcze potwierdzenia przelewu lub dostarczonej gotówki. o Kliknij KASA i wybierz KONTROLA PŁATNOŚCI. o W oknie pokazują się wszystkie polisy, które nie zostały jeszcze zapłacone. Po otrzymaniu potwierdzenia zapłaty należy kliknąć na daną polisę, a następnie kliknąć przycisk ZAPŁACONO (gotówką, przelewem lub towarzystwo), aby polisą przeszła, w zależności od sposobu księgowania, do modułu GOTÓWKA, BANK lub TOWARZYSTWO.

27 Rozdział VI 27 Rozliczanie polis Rozdział VI Rozliczanie polis ZESTAWIENIA DLA TOWARZYSTW UBEZPIECZENIOWYCH o Rozlicznie polis polega na generowaniu ogólnych raportów sprzedaży lub zestawień dla danych towarzystw w postaci przez te towarzystwa wymaganej. o Aby wykonać dane rozliczenie należy przejść do menu w programie ROZLICZENIA i wybrać dany format rozliczenia. o Wszystkie rozliczenia, niezależnie od formy czy towarzystwa, rozlicza się według podobnego schematu:!" Wybierz towarzystwo!" Wybierz okres ubezpieczeniowy!" Dodatkowo można rozliczać produkcję każdego agenta osobno wpisując jego nazwę w odpowiednim polu!" Istnieje także możliwość tworzenia osobnych rozliczeń ze względu na formę płatności gotówka/przelew. W tym celu należy zaznaczyć odpowiednio: Bez płatnych przelewem Bez płatnych gotówką o Kliknij klawisz OBLICZ dla wygenerowania poszczególnych dokumentów. o W poszczególnych zakładkach istnieje możliwość wydrukowania:!" Wykazu polis (z możliwością podziału na grupy ryzyk i rodzaj druków)!" Karty pracy (w układzie poziomym i pionowym)!" Zestawień polis ratalnych!" Zestawień kwitariuszy!" Itp. o Szczegółowe instrukcje do poszczególnych rozliczeń zawarte są w INSTRUKCJI OBSŁUGI MODUŁÓW dostępnej w formie elektronicznej na stronie w dziale OBSŁUGA KLIENTA (aktualne wersje) lub na załączonej płycie CD w folderze INSTRUKCJE.

28 Rozdział VII 28 Terminarz polis i rat Rozdział VII Terminarz polis i rat WZNAWIANIE POLIS I OBSŁUGA RAT o Terminarz polis i rat obsługuje płatności kończących się polis oraz nadchodzących rat. o Usługa ta pozwala na drukowanie dla klientów zawiadomień imiennych, list klientów oraz bezpośrednie księgowanie kwitariuszy, itp. o Aby uruchomić opcję TERMINARZA POLIS, należy przejść do menu POLISY > TERMINARZ. o Filtrować dane w TERMINARZU POLIS możemy wykonać wg następujących kryteriów:!" OKRES OD DO!" DLA POŚREDNIKA!" POKAŻ TYLKO DLA FIRMY dla danego Towarzystwa!" Wg danej kolumny kliknięcie na nazwę danej kolumny spowoduje przesegregowanie danych od wartości najmniejszej do największej lub odwrotnie

29 Rozdział VII 29 Terminarz polis i rat o Dodatkowo moduł pozwala na nie ujmowanie na wydruku danego rodzaju ubezpieczenia np. PZU OC. o Moduł umożliwia wygenerowanie następujących wydruków:!" ZAWIADOMIENIE DO KLIENTA wzór przygotowany w programie!" DRUKUJ LISTĘ lista wznowień do obdzwonienia przez agenta!" PRZELEWY druk przelewów do klienta!" MAILA wysłanie informacji o wznowieniu mailem zakładka MAIL!" ZAWIADOMIENIE RTF przygotowanie własnego wzoru zawiadomienia (logo, tekst dodatkowy, itp.) zasadę tworzenia własnych szablonów omówiono w INSTRUKCJI OBSŁUGI MODUŁÓW oraz sms-ów poprzez stworzenie wzoru w formacie rtf szczegółowy o Aby móc wygenerować dany wydruk, należy, poprzez zaznaczenie myszką lub klawiszem SHIFT oraz kursorem, wybrać z listy danego klienta.

30 Rozdział VII 30 Terminarz polis i rat o Opcje dodatkowe!" SZCZEGÓŁY wgląd do wystawionej wcześniej polisy matryca polisy!" WZNÓW opcja pozwala na automatyczne wznowienie polisy poprzez pobranie aktualnego druku z magazynu oraz zmianę dat na polisie oryginalnej. OBSŁUGA RAT o Obsługa rat działa bardzo podobnie w zakresie filtrowania oraz drukowania wszelkiego rodzaju dokumentów, pozwalających na zawiadomienie Klienta o opłacie kolejnej raty o Istotną różnicą jest opcja:!" DRUKUJ KWITARIUSZ pobranie danych z polisy i wprowadzenie na druk kwitariusza. Opcja ta jest dostępna tylko dla niektórych Towarzystw (WARTA, POLONIA, SAMOPOMOC), w których istnieje możliwość wydrukowania kwitariusza.

31 Rozdział VIII 31 Obsługa bazy danych Rozdział VIII Obsługa bazy danych BAZA POLIS o Aby przeszukać bazę danych w celu wyszukania wystawionej polisy, należy przejść do opcji POLISY > PRZEGLĄD. o W oknie tym mamy możliwość przeglądu zaksięgowanych polis, które ułożone są chronologicznie od najwcześniejszych. o Możemy tu również, używając przycisku ZNAJDŹ, wyszukiwać dana polisę oraz otwierać jej szczegóły (przycisk SZCZEGÓŁY). BAZA KWITARIUSZY o Aby przeszukać bazę danych w celu wyszukania wystawionych kwitariuszy, należy przejść do opcji RATY > PRZEGLĄD. o Możemy tu, używając przycisku ZNAJDŹ, wyszukać dany kwitariusz lub też wyszukać polisę dla danego kwitariusza używając opcji POKAŻ POLISĘ. o Dodatkowo moduł umożliwia filtrowanie bazy wg:!" POŚREDNIKA!" FIRMY

32 Rozdział VIII 32 Obsługa bazy danych BAZA KLIENTÓW o Aby przeszukać bazę klientów należy przejść do opcji EWIDENCJE > KLIENCI. o Okno pozwala nam na przeszukiwanie bazy w zakresie:

33 Rozdział VIII 33 Obsługa bazy danych!" NAZWISKA / NAZWY KLIENTA!" ULICY!" KODU!" MIASTA o Uwaga! W celu wyszukania z bazy danych danej wartości, np. wszystkich klientów, którzy rozpoczynają się na literę JO, należy wpisać w pole NAZWISKO następujący wpis: JO*, gdzie * zastępuje cały ciąg liter lub cyfr, który znajduje się po literach JO. o W module istnieje możliwość podejrzenia polis danego Klienta poprzez wskazanie opcji POKAŻ POLISY. o Aby poprawić dane Klienta, należy kliknąć na danego klienta, a następnie uruchomić opcję POPRAW DANE. Dane zostaną poprawione na wszystkich zaksięgowanych polisach. o W celu usunięcia z bazy danych Klienta, klikamy na opcję USUŃ. BAZA POJAZDÓW o W celu wyszukania danych pojazdu, należy przejść do menu EWIDENCJE > POJAZDY. o Moduł pozwala przeszukiwać bazę w zakresie:!" NUMERU REJESTRACYJNEGO!" MARKI SAMOCHODU, bądź!" WŁAŚCICIELA o Po wyszukaniu pojazdu program umożliwia wyszukanie polisy przypisanej do danego pojazdu wraz z opcją wglądu w SZCZEGÓŁY POLISY.

34 Rozdział IX 34 Poprawność i bezpieczeństwo danych Rozdział IX Poprawność i bezpieczeństwo danych WERYFIKACJA DANYCH o Moduł weryfikacji danych automatycznie wykrywa i poprawia błędy w bazie danych. o Aby uruchomić moduł, należy z menu programu wybrać ROZLICZENIA > WERYFIKACJA DANYCH. o Aby zweryfikować bazę danych należy:!" Wprowadzić parametr ZA OKRES OD DO!" Kliknąć na opcję WERYFIKUJ!" Zaznaczyć błędy, które mają zostać poprawione!" Kliknąć na opcję POPRAW ZAZNACZONE WPISY o W trakcie weryfikacji program samodzielnie pyta Użytkownika o niezbędne dane do poprawy błędu. o W oknie AKCEPTUJ NASTĘPUJĄCE NAZWY DRUKÓW, Użytkownik wprowadza nazwy druków, które pojawiają się przy przyjęciu druków na magazyn klawisz F2.

35 Rozdział IX 35 Poprawność i bezpieczeństwo danych KONSERWACJA BAZY DANYCH o Aby wykonać konserwację bazy danych, należy z menu ADMINISTRATOR wybrać opcję KONSERWACJA BAZY DANYCH. o Następnie należy kliknąć na WYKONAJ KONSERWACJĘ. o Uwaga! Przed wykonaniem konserwacji należy pozamykać wszystkie okna programu Siwak Pomocnik Agenta. o Konserwacja bazy danych często powoduje naprawę ewentualnych błędów w funkcjonowaniu programu. KOPIA BEZPIECZEŃSTWA o Aby wykonać kopię bezpieczeństwa, należy z menu NARZĘDZIA, wybrać opcję KOPIA BEZPIECZEŃSTWA. o Kopię możemy wykonywać na dyskietce lub dysku twardym. o Uwaga! Zalecane jest jednak wykonywanie kopii bezpieczeństwa na dysku twardym, ze względu na szybkość wykonywania kopii. o Utworzona kopia ma postać archiwum.zip. o Dodatkowo moduł KOPII BEZPIECZEŃSTWA ma możliwość przywrócenia danych poprzez opcję PRZYWRÓĆ DANE.

36 Rozdział IX 36 Poprawność i bezpieczeństwo danych PRZENOSZENIE DO ARCHIWUM o Aby wykonać operację przenoszenia danych do archiwum należy z menu NARZĘDZIA, wybrać opcję PRZENOSZENIE DO ARCHIWUM. o Operacją ta wykonujemy w przypadku, kiedy chcemy przenieść dane z umów (polisy, kwitariusze do archiwum. o Uwaga! Zalecane jest przed wykonaniem operacji PRZENOSZENIA DO ARCHIWUM wykonanie KOPII BEZPIECZEŃSTWA. o Uwaga! Operacja PRZENOSZENIA DO ARCHIWUM jest bardzo czasochłonna i nie może zostać przerwana. W przypadku przerwania proszę o kontakt z serwisem.

37 Rozdział X 37 Poprawki Rozdział X Poprawki ZMIANA MATRYCY (SZCZEGÓŁÓW) POLISY o W programie Siwak POMOCNIK AGENTA istnieje możliwość dokonania korekty wystawionej polisy (kwitariusza), poprzez przejście do szczegółów polisy:!" Przegląd polis!" Przegląd kwitariuszy!" Baza klientów!" Baza pojazdów o Korekty dokonuję się poprzez poprawę danych na polisie i ponowne księgowanie poprawionej polisy. o Szczegółowe zasady dokonywania korekty polisy znajdują się poniżej. KOREKTA ZA POMOCĄ - NOWE KSIĘGOWANIE o Innym sposobem dokonywaniem korekty polisy jest użycie opcji POLISY > NOWE KSIĘGOWANIE. o Po wywołaniu opcji z menu pojawi się okno nowego księgowania.

38 Rozdział X 38 Poprawki o W celu dokonania korekty polisy, wprowadzamy w pole SERIA I NUMER numer polisy. o Następnie wskazujemy TOWARZYSTWO, w którym było zawarte ubezpieczenie i naciskamy na przycisk. o Po naciśnięciu program pobierze z bazy danych szczegóły wystawionej polisy. o Po dokonaniu korekty polisy program wyświetli następujące komunikaty:!" W przypadku, gdy polisa była księgowana dawniej niż 3 tygodnie temu!" Tę polisę już zaksięgowano, wybieramy opcję TAK, jeżeli chcemy dokonać korekty!" Potwierdzenie usunięcia poprzedniej polisy

39 Rozdział X 39 Poprawki!" Potwierdzenie wpłaty, jeżeli: Zmieniliśmy dane nie związane z przypisem bądź inkasem, dokonujemy korektę wpłaty na 0 PLN W przypadku zmiany w przypisie bądź inkasie, wprowadzamy odpowiednią kwotę różnicy KOREKTA ZA POMOCĄ MODUŁU POPRAWKI o Kolejnym sposobem dokonywania zmian w bazie danych jest moduł POPRAWKI, który uruchamiamy z menu programu NARZĘDZIA > POPRAWKI. o Uwaga! Przed dokonaniem zmian w module POPRAWKI zalecany jest kontakt z serwisem.

40 Rozdział XI 40 Moduły dodatkowe Rozdział XI Moduły dodatkowe LITERATURA o Moduł programu uruchamia się z menu EWIDENCJĘ > LITERATURA. o Moduł służy do wprowadzania własnych notatek (OPIS) związanych z danym rodzajem ubezpieczenia, ewentualnie z danym towarzystwem. o Dodatkowo program umożliwia podłączanie (ZAŁĄCZONE PLIKI) różnego rodzaju plików w formie elektronicznej, m.in. skanów, plików Worda, itp. KURSY WALUT o Moduł programu uruchamia się z menu EWIDENCJĘ > KURSY WALUT. o Użytkownik w tym module ma możliwość ewidencjonowania kursów walut w danym okresie. o Dodanie kursu z dnia odbywa się poprzez naciśnięcie myszką na przycisk +.

41 Rozdział XI 41 Moduły dodatkowe EWIDENCJA UMÓW LEASINGOWYCH o Moduł programu uruchamia się z menu EWIDENCJĘ > UMOWY LEASINGOWE. o Użytkownik w tym module ma możliwość wyszukania umów ubezpieczeniowych według umowy leasingowej. WYDRUK ETYKIET ADRESOWYCH o Moduł programu uruchamia się z menu NARZĘDZIA > ETYKIETY ADRESOWE. o Użytkownik w tym module ma możliwość wydrukowania etykiet adresowych dla wybranych, bądź wszystkich klientów.

42 Rozdział XI 42 Moduły dodatkowe RACHUNKI o Moduł programu uruchamia się z menu NARZĘDZIA > RACHUNKI. o Moduł umożliwia generowanie RACHUNKÓW za wystawione polisy. o W celu wystawienia rachunku należy:!" Wpisać odpowiedni numer rachunku.!" Uruchomić opcję SPRZEDAWCA i wpisać dane Sprzedawcy w tym przypadku dane agencji!" Uruchomić opcję KLIENCI i wpisać dane Klienta!" Wpisać pozycję towarową. o Po wprowadzeniu wszystkich danych naciskamy na ikonę drukarki w celu wydrukowania rachunku. o W celu dodania kolejnej pozycji naciskamy na przycisk +. PRAWA DOSTĘPU o Moduł programu uruchamia się z menu ADMINISTRATOR > PRAWA DOSTĘPU. o Moduł umożliwia dodatnie użytkowników do programu oraz nadanie im odpowiednich praw dostępu do programu Siwak POMOCNIK AGENTA. o W celu wprowadzenia nowego użytkownika (przykład: Nazwa: Użytkownik 1 hasło: Hasło 1) przechodzimy kursorem w dół i wpisujemy w odpowiednią kolumnę nazwę i hasło NOWEGO UŻYTKOWNIKA.

43 Rozdział XI 43 Moduły dodatkowe o Kolejnym krokiem jest kliknięcie na przycisk ZAPISZ UPRAWNIENIA DLA TEGO UŻYTKOWNIKA. o W celu nadania praw dla NOWEGO UŻYTKOWNIKA należy zaznaczyć, bądź odznaczyć funkcje programu. Następnie kolejny raz wykonać operację ZAPISZ UPRAWNIENIA DLA TEGO UŻYTKOWNIKA. o Po skonfigurowaniu naciskamy na opcje ZAMKNIJ.