MODEL GOSPODARKI TOWARAMI HANDLOWYMI W SYSTEMIE EXACT

Transkrypt

1 MODEL GOSPODARKI TOWARAMI HANDLOWYMI W SYSTEMIE EXACT Jacek BŁAŻEWICZ, Rafał KLAUS, Lech SŁOMKA Streszczenie: W artykule przedstawiono model zarządzania zapasami w gospodarce magazynowej dotyczący szczególnego przypadku sprzedaży towarów handlowych. Model ten przystosowuje proces realizacji zamówień do implementacji w oprogramowaniu EXACT. Słowa kluczowe: EXACT, modele, gospodarka magazynowa, sprzedaż towarów handlowych. 1. Wprowadzenie Ponieważ sprzedaż wyrobów łączy ze sobą praktycznie wszystkie działy przedsiębiorstwa, czyli: produkcję, magazyny, księgowość i marketing, wskazanym staje się wspomaganie tego procesu przez system komputerowo zintegrowanego zarządzania [1]. Dzięki temu popełnianych jest mniej błędów, skraca się czas realizacji poszczególnych operacji, a wszelkie dane aktualizowane są na bieżąco [3,4]. W referacie został opisana procedura realizacji zamówień sprzedaży zrealizowana z zastosowaniem programu EXACT, holenderskiej firmy Exact Holding International, dla przykładowej fabryki sprzedającej zarówno swoje jak i importowane wyroby [5]. Wyróżniamy zatem tutaj dwa przypadki: pierwszy przypadek gdy zamówienie sprzedaży składane jest na wyroby gotowe produkowane w fabryce. Proces ten nosi nazwę sprzedaży w oparciu o magazyn [2], drugi przypadek to sprzedaż towarów handlowych, importowanych od innych dostawców wyrobów gotowych, czyli tzw. sprzedaż w oparciu o zamówienie zakupu. W referacie zostanie szczegółowo rozpatrzony ten drugi przypadek. Pokazane zostaną różne opcje przebiegu procesu sprzedaży towarów handlowych w kontekście ich realizacji w systemie EXACT. 2. Gospodarka towarami handlowymi Cechą charakterystyczną gospodarki wyrobami gotowymi jest konieczność uruchomienia procesu produkcyjnego, w wyniku którego zostaną wyprodukowane i przekazane na Magazyn wyroby gotowe. Gospodarka towarami handlowymi przedstawia się trochę inaczej. Główna różnica polega na tym, że sprzedawane towary nie powstały w wyniku procesu produkcyjnego przeprowadzonego w firmie, tylko zostały zakupione od innych producentów. W wyniku tego zmienia się charakter procesu sprzedaży tych wyrobów, gdyż mówimy tutaj o sprzedaży w oparciu o zamówienie zakupu. Rysunek 1 przedstawia uproszczony model realizacji zamówienia sprzedaży towarów handlowych. Poszczególne etapy realizacji zamówienia sprzedaży począwszy od wpłynięcia do Działu Handlowego zamówienia, a skończywszy na wystawieniu faktury dla kontrahenta są generowane przez system EXACT przy wykorzystaniu wielu modułów, które współdziałając ze sobą sprawiają, że cały ten proces realizowany jest bardzo sprawnie. W procesie sprzedaży towarów handlo-

2 wych mogą pojawić się dwie opcje. Pierwsza z nich ma miejsce wówczas, gdy wszystkie zamówione towary są dostępne na magazynie. Druga opcja wiąże się z koniecznością złożenia zamówienia zakupu do dostawcy w wyniku braku wystarczającej liczby towarów na magazynie. Zamówienie Sprzedaży - ZS Potwierdzenie ZS Edycja ZS Realizacja ZS Dowód WZ Generowanie Zamówienia Zakupu Zamówienie Zakupu - ZZ Sprzedaż Faktura Sprzedaży Realizacja Zamówienia Zakupu Dostawa Towaru Odzaleglanie ZS Dowód PZ Faktura Zakupu Rys.1. Model realizacji zamówienia sprzedaży złożonego na towary handlowe Występujące na rysunku symbole mają następujące znaczenie: Etap procesu. Dokument będący wynikiem działań w poszczególnych etapach procesu.

3 3. Towary dostępne w magazynie - opcja I Pierwszy etap realizacji zamówienia sprzedaży towarów handlowych rozpoczyna się w momencie, gdy po zapoznaniu się z ofertą oraz przeprowadzeniu negocjacji dotyczących cen i warunków dostawy, klienci składają zamówienia do Działu Handlowego na konkretne wyroby. Z reguły zamówienie takie zgłaszane jest telefonicznie lub za przysyłane faksem. Dokument ten następnie wprowadza się ręcznie do systemu EXACT i od tego momentu cała reszta procesu jest już przez niego nadzorowana. Wpisując do systemu dane pochodzące z zamówienia, w których ujęte są takie elementy jak: zamawiane ilości, uzgodniona cena z uwzględnieniem rabatów, rodzaj magazynu, z którego towar zostanie wydany i datę dostawy korzysta się ze ścieżki Wprowadzanie zamówień sprzedaży w module E PAS Sprzedaż. Moduł E-PAS Sprzedaż posiada szeroki zakres funkcji wspomagających realizację składanych przez klientów zamówień. Funkcje te umożliwiają: wprowadzanie zamówień sprzedaży, grupowanie zamówień sprzedaży i utworzonych na ich podstawie faktur, definiowanie stałych zamówień, wprowadzanie i realizację zamówień pro forma i zaległych zamówień, wprowadzanie zleceń produkcyjnych, realizację zamówień logistycznych, przegląd zamówień i autoryzowanie ich przed wydrukowaniem, drukowanie dowodów WZ według grupy dłużników; odczytywanie informacji z plików historycznych, generowanie statystycznych zestawień obrotów, prezentację graficzną historycznych danych. Po wprowadzeniu zamówienia do systemu i nadaniu mu określonego numeru, zanim towary zostaną dostarczone klientowi Dział Handlowy drukuje potwierdzenie zamówienia. Wydrukowanie takiego potwierdzenia i przesłanie go do klienta jest bardzo ważnym momentem przy realizacji zamówień sprzedaży, ponieważ pozwala uniknąć wielu błędów na ostatecznych zamówieniach. Klienci mogą sprawdzić czy dane umieszczone na potwierdzeniu, takie jak ceny, towary i informacje o dostawie są prawidłowe. Wykryte i zgłoszone przez klientów błędy są poprawiane i ponownie wprowadzane do określonego zamówienia. Z reguły potwierdzenia zamówień wysyłane są w następujących przypadkach: jeżeli wysyłanie wszystkim klientom potwierdzeń zamówień należy do strategii handlowej firmy, jeżeli klient złożył zamówienie, którego nie można od razu zrealizować (zaległe zamówienie), jeżeli przesłanie potwierdzenia zostało uzgodnione z klientem, w celu potwierdzenia dostawy na uzgodnionych warunkach, w celu zawiadomienia klienta o częściowej dostawie, dla potwierdzenia zamówień o szczególnie wysokiej wartości przed dostawą. W przypadku, gdy na magazynie znajdują się wszystkie towary w ilościach określonych w danym zamówieniu i po upewnieniu się, że zamówienie jest poprawne system EXACT generuje dowód wydania na zewnątrz (WZ). Dowody WZ zawierają następujące informacje: dane NAM (nazwa, adres, miejscowość) dłużnika, numer zamówienia, numer dowodu WZ, daty zamówienia, dowodu WZ i dostawy,

4 dostarczone towary oraz towary, które zostaną dostarczone później, ilości towarów w zamówieniu i w zaległym zamówieniu. Dowody WZ są istotnymi dokumentami ze względu na to, że są przesyłane do klientów, razem z dostarczanymi towarami z zamówienia. Towary mogą być zwolnione i wydane z magazynu dopiero po wydrukowaniu ostatecznych dowodów WZ. Zostaną wówczas uaktualnione wielkości zapasów, a w pakiecie E Fakturowanie tworzone jest faktura sprzedaży, na podstawie której kontrahent dokona płatności za zakupione towary. Oprócz tych dokumentów przy sprzedaży wyrobów system EXACT generuje list przewozowy, który zawiera kod trasy, adres dłużnika i adres odbiorcy, numer zamówienia, ilość pakietów, wagę towarów, itp. Wydrukowanie listów przewozowych pozwala określić: sposób załadowania towarów (w jakim porządku w każdym samochodzie), dzień załadunku (np. trasa "P" w poniedziałek, trasa "S" w sobotę, itp.). Posiadając dowód WZ oraz fakturę sprzedaży pracownicy magazynu dokonują kompletacji zamówienia i załadunku na samochód spedytora. Następnie samochód opuszcza fabrykę. 4. Brak towarów w magazynie - opcja II Druga opcja w przedstawionym na Rysunku 1 procesie realizacji zamówienia sprzedaży rozpoczyna się w momencie, gdy wystąpi sytuacja, w której na magazynie towarów handlowych nie ma tylu sztuk towarów jakie występują w nadesłanym przez klienta zamówieniu. Jeżeli zapas na magazynie nie wystarcza na zrealizowanie otrzymanego zamówienia sprzedaży, brakująca ilość towarów jest umieszczana na zaległym zamówieniu. W celu zrealizowania zaległego zamówienia sprzedaży trzeba złożyć zamówienie zakupu. W takiej sytuacji Dział Handlowy zgłasza konieczność zakupu określonej ilości towarów u dostawcy. W systemie EXACT zamówienia zakupu mogą być tworzone ręcznie lub automatycznie na podstawie zamówień sprzedaży wprowadzonych w funkcji Generowanie zamówień zakupu w module E PAS Sprzedaż. W celu wygenerowania zamówienia zakupu na towary z zaległego zamówienia sprzedaży należy wykonać opisane poniżej czynności: wprowadzić dane towaru w funkcji Wprowadzanie towarów, wprowadzić zamówienie sprzedaży w funkcji Wprowadzanie zamówień sprzedaży, utworzyć odpowiednie zamówienie zakupu przy pomocy funkcji Generowanie zamówień zakupu. Wydrukowanie próbnego zamówienia zakupu pozwala upewnić się, czy wprowadzone dane są prawidłowe, a tym samym czy zamówienie może być zatwierdzone do ostatecznego wydrukowania. Dane zamówienia zakupu dotyczące spodziewanego przychodu towarów, takie jak data dostawy, ilość i rodzaj towarów, stanowią istotne informacje dla Magazynu, Działu Zaopatrzenia oraz Działu Księgowości. Są one przekazywane do tych działów w postaci dowodów operacji magazynowych. Dowody operacji magazynowych zawierają wykaz towarów, których przychody są oczekiwane w związku z zamówieniami zakupu. Znajdują się na nich także miejsca na wpisanie numeru specyfikacji oraz daty przychodu. Informacje te są ważne z punktu widzenia księgowości, ponieważ potwierdzenie danych przychodu oznacza tym samym przyjęcie zobowiązania finansowego wobec dostawcy. Po otrzymaniu dowodu operacji magazynowej pracownicy Działu Księgowości porównują ilość towarów w przychodzie z zamówieniem oraz sprawdzają poprawność faktury. Inną przydatną opcją jest możliwość drukowania dowodów operacji magazynowych według położenia towarów w magazynie, co pozwala uzyskać informację w którym magazynie, na której półce, itp. należy umieścić otrzymane towary. Po wydrukowaniu gotowego zamówienia zakupu jest ono przesyłane faksem do dostawcy. Termin realizacji zamówienia wynosi

5 średnio około dwóch tygodni, chociaż zdarzają się sytuacje gdzie towary przychodzą nawet z miesięcznym opóźnieniem. Po złożeniu zamówienia zakupu u dostawcy następuje dostawa towarów. Przychód towarów jest bardzo ważnym etapem zakupu, gdyż wraz z otrzymaniem towarów wzrasta ilość oraz wartość zapasów magazynowych przedsiębiorstwa. Bezpośrednio po otrzymaniu towarów należy skontrolować ich ilość i jakość. Kontrola ta obejmuje poniższe kwestie: czy otrzymane towary zostały zamówione? czy dostarczone zostały odpowiednie towary? czy ilość towarów w przychodzie jest taka sama jak na dowodach zamówienia wystawionych przez kupującego i dostawcę? czy jest to dostawa wszystkich zamówionych towarów czy tylko dostawa częściowa? czy jakość towarów jest zadowalająca? Po zakończeniu kontroli otrzymanych towarów pracownik magazynu wprowadza dane przychodu do bazy danych systemu. W ten sposób rejestrowane są informację o dostępnych w firmie towarach, a także o sposobie wywiązywania się dostawcy z warunków umowy. Wprowadzając przychód zwiększa się zapas otrzymany, a tym samym także zapas w magazynie, wolny zapas, dostępny zapas oraz zapas ekonomiczny. Po wprowadzeniu przychodu do systemu drukuje się w celach kontrolnych próbny dowód przyjęcia z zewnątrz PZ. Posługując się próbnym wydrukiem dowodu PZ sprawdza się, czy wszystkie dane przychodu zostały poprawnie wprowadzone i ustala, czy przychód może być zatwierdzony do dalszego przetwarzania. W przypadku stwierdzenia wad jakościowych towarów lub braków ilościowych pracownik Magazynu sporządza raport reklamacyjny i wysyła go do dostawcy. Raport taki zawiera datę dostawy, numer faktury i otrzymane ilości. Bardzo ważną czynnością jaką należy wykonać po otrzymaniu towaru jest łączenie zamówienia zakupu z przychodem i fakturą. Każde zamówienie zakupu, każdy przychód i każda faktura ma swój własny jednoznaczny numer nadany jej przez system. Łączenie przychodów towarów z zamówieniami zakupu, a w późniejszej fazie z fakturami zakupu, jest ważnym elementem kontroli kompletności i dokładności systemu ewidencji zakupów. Połączenia takie umożliwiają kontrolę danych towarów zamówionych, dostarczonych i wykazanych na fakturach. Aby zapobiec pomyłkom lub zagubieniu informacji dotyczących faktur i towarów należy utworzyć następujące połączenia: zamówienia zakupu powinny być połączone z numerem przychodu i numerem faktury, przychody powinny być połączone z numerem zamówienia zakupu i numerem faktury, faktury powinny być połączone z numerem zamówienia zakupu i numerem przychodu. W przypadku zgodności danych występujących na zamówieniu zakupu, dowodzie PZ i fakturze automatycznie tworzone jest połączenie między fakturą i przychodem. Jeżeli w momencie otrzymania faktury nie są dostępne wszystkie dane potrzebne do jej sprawdzenia, można dokonać porównania i kontroli danych w późniejszym terminie. Ma to jednak tę wadę, że jeżeli faktura nie zostanie od razu połączona z zamówieniem zakupu i przychodem, proces gromadzenia danych potrzebnych do kontroli jest bardziej pracochłonny. Podobnie sprawa przedstawia się, gdy na dowodzie PZ nie występują wszystkie pozycje, które zostały zamówione. Mamy wówczas do czynienia z częściową realizacją zamówienia zakupu. Oznacza to, iż nie dostaliśmy wszystkich towarów, które zamówiliśmy i prawdopodobnie resztę otrzymamy w terminie późniejszym. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne. Po pierwsze dostawca nie posiadał na określony dzień wszystkich pozycji naszego zamówienia i przesłał tylko część. Inną kwestią mogą być pomyłki w realizacji naszego zamówienia u dostaw-

6 cy. W takim przypadku niemożliwe staje się połączenie w systemie zamówienia zakupu z odpowiednim przychodem oraz fakturą. Jeżeli połączenia takie nie zostaną utworzone, może to spowodować opisane poniżej konsekwencje: nie połączone przychody zostaną wprowadzone w systemie księgowości finansowej na kontach Towary i Faktury w drodze. Natomiast nie połączone faktury będą wprowadzone na kontach Towary w drodze i Zobowiązania wobec dostawców. Sytuacja taka może być przyczyną błędnej interpretacji bilansu. może się zdarzyć, że wielkość zapasu ekonomicznego nie będzie odzwierciedlać faktycznej sytuacji. Jeżeli przychód zostanie wprowadzony, ale nie będzie połączony z odpowiadającym mu zamówieniem zakupu, te same towary będą wliczone do zapasu ekonomicznego podwójnie: raz po wydrukowaniu zamówienia zakupu jako zapas w zamówieniu zakupu i drugi raz po wprowadzeniu nie połączonego przychodu jako otrzymany zapas. Po połączeniu przychodu z zamówieniem zakupu zapas w zamówieniu zakupu zmniejsza się o ilość otrzymanych towarów, w związku z czym zapas ekonomiczny będzie prawidłowy. Po upewnieniu się, że wszystkie dane przychodu są prawidłowe pracownicy magazynu drukują ostateczny dowód PZ. Dokument ten następnie przekazuje się do Działu Księgowości. Połączenie przychodu z zamówieniem zakupu i fakturą zapobiega utracie informacji na temat towarów zamówionych, otrzymanych i zafakturowanych. Jeśli zamówienie zakupu zostało złożone ze względu na brak towarów dla zrealizowania zamówień otrzymanych od klientów, po otrzymaniu towarów można zrealizować zaległe zamówienia. Dlatego też dane przychodu przekazuje się również do Działu Handlowego. Operacja ta nosi nazwę odzaleglania zamówienia sprzedaży. Wykonuje ją się wówczas, gdy posiadamy zaległe zamówienia sprzedaży. Takie zaległe zamówienia są generowane przez system w przypadku niemożliwości ich zrealizowania z powodu braku towarów na magazynie. Odzaleglanie jest istotne w przypadku, gdy oprócz jednego zamówienia na dany towar pojawia się ich jeszcze kilka. W momencie przyjmowania dostawy towaru system nie łączy automatycznie przychodu z zaległymi zamówieniami czekając na naszą reakcję. Jest to spowodowane faktem, iż nasze zaległe zamówienie może okazać się mniej ważnym niż inne, które wpłynęło później. Wszystko to zależy od kryteriów jakimi posługuje się firma sprzedając wyroby swoim odbiorcom. Powszechnie stosuje się zasadę iż po otrzymaniu towaru należy dostarczyć je klientom, realizując tym samym zaległe zamówienia sprzedaży. Wskazane jest aby dążyć do jak najszybszej realizacji zaległych zamówień, zarówno ze względu na spodziewane przychody ze sprzedaży, jak i ze względu na to, że szybkie dostawy towarów sprzyjają utrzymywaniu dobrych stosunków z klientami. Uaktualnione zamówienie sprzedaży zostaje wówczas przekazywane do magazynu, gdzie następuje jego kompletacja i wysyłka. 5. Uwagi końcowe Oddzielnym problemem o zupełnie inaczej skonstruowanym modelu procesu jest realizacja zamówień sprzedaży na wyroby gotowe [2]. Główna różnica polega na tym, że sprzedawane wyroby powstały w wyniku procesu produkcyjnego przeprowadzonego w firmie [7]. Zaproponowany model realizacji zamówień sprzedaży towarów handlowych został praktycznie wdrożony w jednej z fabryk. Funkcjonuje on od kilku lat usprawniając i automatyzując pracę kilku działów przedsiębiorstwa [6].

7 W referacie przedstawiono implementacje dla systemu EXACT for DOS. Na rynku dostępne są już wersje EXACT for Windows. Jednak wielu klientów stosuje do procesów zarządzania starszej wersji systemu. Litearatura 1. Błażewicz J., Klaus R.: System zarządzania małym zakładem chemicznym, Zbiór Referatów III Konferencja Komputerowo Zintegrowane Zarządzanie, WNT W-wa 2000, tom 1, str Błażewicz J., Klaus, R., Słomka L.: Realizacja zamówień sprzedaży wyrobów gotowych w systemie Exact, Komputerowo Zintegrowane Zarządzanie pod redakcją Ryszarda Knosali, WNT W-wa 2001, tom 1, str Davenport T.H., Putting the enterprise into the enterprise system, Harward Business Review, July August Ballou R.H., Business Logistics Management, Prentice Hall, New Jersey Klaus R., Słomka L., Integracja wokół księgowości finansowej - EXACT GLOBE for DOS. Poznań Materiały promocyjne firmy ZPHU MicroMax Gorzów Wlkp. 7. Tonndorf H. G., Logistyka w handlu i przemyśle, Wydawnictwo Profesjonalne Szkoły Biznesu, Kraków 1998, str. 35 Prof. dr hab. inż. Jacek BŁAŻEWICZ Dr inż. Rafał KLAUS Inż. Lech Słomka Instytut Informatyki Politechnika Poznańska Poznań ul. Piotrowo 3a tel. (061) fax (061) blazewic@put.poznan.pl klaus@put.poznan.pl