Dorota Sadowska Maria Kupczyk OBSŁUGA KONTA POCZTOWEGO NA SERWERZE POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ

Transkrypt

1 Dorota Sadowska Maria Kupczyk OBSŁUGA KONTA POCZTOWEGO NA SERWERZE POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ WROCŁAW, GRUDZIEŃ 2005

2 Oprogramowanie Sun ONE, na którym oparta jest aktualna struktura kont pocztowych serwera Politechniki Wrocławskiej wraz z klientem pocztowym mail.pwr.wroc.pl (poczta.pwr.wroc.pl) pełni podstawowe funkcje, takie jak: - odbieranie wiadomości, - redagowanie odpowiedzi, - wysyłanie wiadomości, - tworzenie książki adresowej. Poprzez klienta pocztowego użytkownik może zarządzać swoim kontem, tzn. zmieniać opcje i ustawienia. Funkcje zarządzania kontem zostały opisane we wcześniejszym opracowaniu Konfiguracja Konta Pocztowego na Serwerze Politechniki Wrocławskiej. W niniejszym opracowaniu przedstawiono możliwości zarządzania folderami, sposobami odczytywania i redagowania wiadomości oraz tworzeniem książki adresowej. Użytkownikowi, który pomyślnie zaloguje się w systemie pocztowym na ekranie wyświetli się lista otrzymanych przesyłek. Wśród nich mogą być przesyłki nowe lub wcześniej przeglądane, może to także być ekran z napisem skrzynka odbiorcza brak wiadomości. To ostatnie może oznaczać, że użytkownik skasował wszystkie poprzednio otrzymane przesyłki, przeniósł je do innych folderów lub na jego konto nie nadeszły jeszcze wiadomości. Standardowo ekran powinien mieć postać zbliżoną do prezentowanej poniżej. 2

3 Na ekranie wyświetlonych jest pierwszych 10 listów znajdujących się w skrzynce odbiorczej Kamili Losik posiadającej adres pocztowy kamila.losik@pwr.wroc.pl. Poza tym widoczny jest pasek zakładek o nazwach Foldery, Skrzynka odbiorcza, Wysłane, Usunięte, Kopie robocze, Adresy, Opcje, Kalendarz. Szczegóły zakładki Opcje omówione zostały w poprzednim opracowaniu, w tym skupimy się nad zarządzaniem folderami. Podstawowym, głównym i najważniejszym folderem pocztowym jest Skrzynka odbiorcza, oprócz niej są jeszcze foldery Wysłane, Usunięte, Kopie robocze. We wszystkich wymienionych folderach lista przesyłek przedstawiona jest w formie wierszowej i zawiera następujące informacje: nazwę nadawcy, temat przesyłki, informację o dacie jej otrzymania i jej wielkości. U dołu strony prezentowana jest informacja o liczbie listów znajdujących się w skrzynce odbiorczej. Widać, że nasza przykładowa skrzynka zawiera 27 wiadomości, w tym 24 przesyłki nie odczytane. Łącznie wszystkie wiadomości zajmują 11MB, a limit konta użytkownika wynosi 74 MB. W sumie użytkownik ma na koncie pocztowym 46 wiadomości, konto nie posiada limitu dotyczącego liczby przesyłek. 3

4 W przypadku, gdy przesyłka zawiera załącznik, w trzeciej kolumnie pojawia się znaczek przypominający spinacz biurowy. Natomiast przesyłki opatrzone certyfikatem mają w polu Temat dodatkowy graficzny znaczek. Odczytanie wiadomości następuje po kliknięciu myszą na temacie właściwej przesyłki. Przesyłki pilne oznaczone są czerwonym wykrzyknikiem w drugiej kolumnie. Omówione szczegóły przedstawiono poniżej i zaznaczono przerywaną linią. W zależności od konfiguracji konta na ekranie może być wyświetlonych od 10 do 100 przesyłek. Parametr ten można zmienić wybierając zakładkę Opcje, rozdział Wygląd, zaznaczając w Lista wiadomości liczbę przesyłek. 4

5 Podobnie, wybierając odpowiednie opcje użytkownik dokonuje wyboru decydującego o ważności wiadomości, tzn. które wiadomości mają być prezentowane na początku listy. Standardowo przyjęto, że stare wiadomości są na końcu listy, jako mniej ważne. Ustawienie opcji zaprezentowane zostało na poniższym załączniku. 5

6 Na ekranie zaprezentowanym na pierwszej stronie niniejszego opracowania znajdują się pola wyboru o nazwach Wybierz folder i Przenieś wiadomość do folderu, umożliwiające odpowiednio: szybkie przejście do wybranego folderu i przeniesienie wskazanych wiadomości do określonego folderu. Obok tych pól znajdują się jeszcze ikony: Pobierz pocztę - pozwalająca odświeżyć zawartość folderu i sprawdzić czy otrzymano nową przesyłkę, Redaguj - w efekcie jej wywołania wyświetli się okno, w którym można redagować wiadomość do wysłania. Okno ma postać: 6

7 Powyższe okienko nie wyświetli się jeśli używana przeglądarka będzie miała ustawioną blokadę wyskakujących okienek popup. Firefox ma standardowo ustawioną blokadę wyświetlanych okienek. Konkretnym witrynom można zezwolić na otwieranie nowych okien, co powinno być uczynione w przypadku strony mail.pwr.wroc.pl. W celu dokonania zmian w ustawieniach należy uruchomić program Firefox, wybrać zakładkę Opcje... w menu Narzędzia. Wybrać opcję Treść a w rozwinięciu okna funkcję Uprawnione witryny. Następnie należy dostosować się do wskazówek znajdujących się w nowym oknie i wpisać adres mail.pwr.wroc.pl. Zmianę ustawień przedstawia poniższy przykład. 7

8 W programie Internet Explorer funkcja blokowania wyskakujących okienek włączona jest po zainstalowaniu dodatku SP2. Blokowana jest większość automatycznie wyskakujących okienek. Aby zmienić ustawienia funkcji blokowania wyskakujących okienek, należy otworzyć program Internet Explorer. W menu Narzedzia w zakładce Opcje internetowe Prywatność wskazać polecenie Edytuj umieszczone w polu Witryny sieci Web. Pojawi się wówczas okno z możliwością wpisu konkretnej witryny sieci Web, której zezwalamy na korzystanie z wyskakujących okienek lub tez blokujemy. W naszym przypadku wpisujemy adres strony mail.pwr.wroc.pl i klikamy OK. Poniżej przedstawiono właściwe ustawienia dla Internet Explorer a. 8

9 Szukaj - pozwala wyszukać w przeglądanym folderze przesyłkę z interesującym użytkownika słowem kluczowym. W przedstawionym poniżej przykładzie, z folderu Skrzynka Odbiorcza wyszukane zostaną przesyłki zawierające w opisie nadawcy słowo Fundacja. W wyniku wyszukiwania znaleziono 2 przesyłki, które w polu Nadawca zawierały wskazane słowo. 9

10 Usuń - dotyczy kasowania wcześniej wybranych listów. Zależnie od opcji wybranych w ustawieniach konta pocztowego, dotyczących kasowania poczty, mogą pojawić się dodatkowe ikony, tj. Odzyskaj i Wyrzuć. Wówczas kasowane listy będą zaznaczone do usunięcia. Użytkownik ma możliwość cofnięcia swojej decyzji o skasowaniu używając ikony Odzyskaj, co pokazano na niżej zamieszczonym przykładzie. 10

11 FOLDERY Wybranie tej zakładki wyświetli strukturę konta pocztowego użytkownika, tj. pokaże jego foldery, ich wielkość, liczbę wiadomości w każdym z nich. Foldery mogą być pogrupowane. W tym poniższym przykładzie są dwie grupy. Jedna to foldery prywatne, druga to foldery współdzielone. Przykładowy użytkownik, jakim jest Kamila Losik, posiada 34 przesyłki w skrzynce odbiorczej, 9 wiadomości w folderze Spam i 6 w folderze Usunięte. Foldery Kopie robocze i Wysłane są puste. Obok folderów Spam i Usunięte umieszczony jest przycisk pozwalający jednym naciśnięciem skasować całą zawartość danego folderu. Istotne jest, aby oba te foldery opróżniać regularnie, ponieważ ich zawartość wliczana jest do wielkości przyznanego limitu. Zalecane jest przeglądanie wiadomości przed ich skasowaniem, szczególnie tych w folderze Spam. Właściciel konta nie ma wpływu na to, jakie listy do niego trafiają, ich klasyfikacja wykonywana jest automatycznie przez program skanujący i może zdarzyć się zakwalifikowanie poprawnej przesyłki jako SPAM. 11

12 Do folderu Usunięte, czyli tzw. kosza trafiają przesyłki kasowane przez właściciela. Jeśli konto będzie skonfigurowane zgodnie z poniżej przedstawionym przykładem wszystkie przesyłki znajdujące się w wybranym folderze (w tym przypadku Usunięte ) będą kasowane po wylogowaniu się użytkownika. 12

13 Użytkownik ma do wyboru dwa warianty kasowania przesyłek. Wybierając drugą opcję wszystkie zaznaczone przesyłki będą kasowane po wylogowaniu się użytkownika bez względu na folder w którym się znajduje. Wybranie drugiej opcji przedstawiono poniżej. Oprócz folderów prywatnych użytkownik ma dostęp do folderów współdzielonych. Ich właścicielem jest administrator serwera. W pierwszym folderze o nazwie Komunikaty zaplanowano umieszczanie ważnych informacji systemowych. Drugi o nazwie NowySpam służy do przenoszenia przez użytkownika wiadomości, które nie zostały zakwalifikowane przez system jako Spam, ale według niego nimi są. Folder ten służy administratorowi do uczenia programu antyspamowego. Wiadomości w nim zawarte nie są wliczane w limit konta użytkownika i nie są dostępne do czytania przez użytkowników. 13

14 Wywołanie zakładki Foldery, oprócz struktury folderów, Aktualizuj - odświeża listę folderów, Redaguj - służy do wyświetlenia nowego redagowania nowej wiadomości. Nowy - umożliwia założenie folderu, do którego wybrane przesyłki. W poniższym przykładzie Mateusz. wyświetla pasek z ikonami: okna przeznaczonego do użytkownik będzie przenosił założono folder o nazwie 14

15 15

16 Zmień nazwę - pozwala zmienić nazwę założonego wcześniej folderu. Przykładowy folder Mateusz zamieniono na Mariusz. Przed wybraniem opcji Zmień nazwę trzeba wskazać folder. którego nazwa ma być zmieniona. Współdziel folder - opcja wykorzystywana do ustawiania dodatkowych filtrów. Jej wykorzystanie zostało omówione we wcześniejszym opracowaniu, Usuń - opcja pozwalająca skasować wybrany folder. Należy wybrać kasowany folder, przed jego usunięciem system zażąda potwierdzenia. Pobierz i Nie pobieraj - to usługi służące do pobierania folderów udostępnionych przez innych użytkowników. 16

17 Skrzynka odbiorcza, Wysłane, Usunięte, Kopia robocza. Wszystkie wymienione zakładki to nazwy podstawowych folderów systemowych. Skrzynka odbiorcza, jak już wspomniano, to folder z otrzymanymi przesyłkami. W folderze Wysłane mogą być przechowywane kopie wysłanych listów. Ich automatyczne zapisywanie zależne jest od ustawionych opcji. Chcąc je tam zachowywać należy przejść do zakładki Opcje wybrać Ustawienia i sprawdzić ustawienia w akapicie Wysyłanie wiadomości. Po ewentualnej zmianie parametrów należy pamiętać o zapisaniu wprowadzonych zmian. Poniżej przedstawiono konieczne ustawienia. 17

18 Folder Usunięte jest pomocny do przechowywania kasowanych listów przed ich ostatecznym usunięciem. Można tak skonfigurować konto pocztowe, aby kasowane listy były do niego automatycznie przenoszone. Chcąc pomyślnie skonfigurować tę opcję należy, podobnie jak omówiono wcześniej, przejść do zakładki Opcje, wybrać Ustawienia i upewnić się jakie parametry są wybrane w akapicie Kasowanie poczty. Należy zwrócić uwagę, aby nie było zaznaczone Czyść folder przy wyjściu, w przypadku gdy chcemy je zachowywać. Poniższy załącznik przedstawia właściwe ustawienia. 18

19 Kolejny folder to Kopia robocza, w nim przechowywane są wiadomości, których wysłania zaniechano a mogą posłużyć do redagowania kolejnej wiadomości. Zarządzanie poszczególnymi folderami jest identyczne. W każdym z nich wiadomości przedstawiane są w formie wierszy, tak jak było to omówione na początku tego opracowania. Na pasku narzędzi pojawią się te same ikony: Pobierz pocztę, Redaguj, Szukaj, Usuń i ewentualnie Odzyskaj, Wyrzuć. Omawiając poszczególne foldery należy wspomnieć o odczytywaniu wiadomości. W tym celu należy wybrać właściwy wiersz i kliknąć na temacie listu. Na ekranie pojawi się okno z treścią wiadomości. Oto przykład: W nowym oknie, oprócz treści listu znajduje się nagłówek wiadomości z informacją kto jest nadawcą listu (pole Od), datą wysłania listu (pole Wysłana), adresem odbiorcy (pole Do) oraz tematem przesyłki. W prawym górnym rogu (zaznaczonym strzałką) znajduje się przycisk strzałka, który pozwala pokazać szczegółowy nagłówek. Nie jest to jednak istotne dla użytkownika. 19

20 Podczas odczytywania wiadomości pasek ikon zawiera: Redaguj - wywołuje okno do redagowania nowej wiadomości. Odpowiedź - pozwala odpowiedzieć na otrzymany list z możliwością edytowania jego treści. Poniżej zaprezentowano wywołanie tej opcji: Odpowiedź do wszystkich - wykorzystywane jest gdy odbiorców otrzymanej wiadomości było wielu i redagowana odpowiedź również ma zostać wysłana do nich wszystkich. Prześlij daje możliwość przesłania otrzymanej przesyłki do innych odbiorców. Pierwotna treść wiadomości dołączana jest do wysyłanego listu w formie załącznika. Nie pozwala to na edytowanie jego treści, dzięki czemu nadawca otrzyma oryginalną treść. Usuń - jak sama nazwa wskazuje usuwa list z folderu. W zależności od ustawionych parametrów, na ekranie zostanie wyświetlona kolejna przesyłka lub kasowany list zostanie zaznaczony jako wiadomość do usunięcia. Dodaj adres ikona, która automatycznie doda adres nadawcy do książki adresowej. Poprzedni, Następny - pozwalają przeglądać kolejne przesyłki bez konieczności przechodzenia do pełnej listy wiadomości. Zamknij - to ikona, która zamyka otwarte okno wiadomości, użytkownikowi wyświetli się zawartość wywołanego folderu. 20

21 Kolejnym zagadnieniem, o którym należy wspomnieć, to redagowanie wiadomości. Redagować można nową wiadomość lub odpowiadać na otrzymaną przesyłkę. Oba wywołane okna mają identyczny format. Redagowanie omówione zostało na przykładzie tworzenia nowej wiadomości. Postać ekranu będzie miała postać: 21

22 Ikony, które pojawią się to: Wyślij - służy do wysłania listu. Do wysyłania można również wykorzystać przycisk Wyślij, znajdujący się na dole ekranu. Adres - ikona pozwalająca wyszukać adres odbiorcy z książki adresowej. Załącz - ikona wykorzystywana przy dołączaniu załączników do przesyłki. Zgodnie z poniżej przedstawionym oknem i opisem znajdującym się w nim, należy wybrać załącznik, dodać wybrany plik, w efekcie czego nazwa pliku znajdzie się na liście dołączanych plików. Operację dołączania można powtarzać wielokrotnie. Ważne, aby nie przekroczyć łącznego limitu przesyłki. Poniżej przedstawiono efekt wybrania właściwych plików. 22

23 Po zakończeniu wybierania plików należy wywołać funkcję Załącz. Jej wynikiem będzie pojawienie się pola Załączniki z nazwami dołączanych plików. Pokazuje to poniższy przykład: Zapisz do kopii roboczej - pozwala czasowo przerwać redagowanie wiadomości, zapisać aktualną treść do folderu Kopia robocza w celu późniejszej kontynuacji. Kontrola pisowni - sprawdza wcześniej zaznaczoną treść pod względem poprawności pisowni. Tekst/HTML - możliwość wybrania formatu tekstu. Redagując wiadomości należy pamiętać, aby poprawnie wypełnić pole odbiorcy wiadomości. Adres odbiorcy można wpisać wprost, pobrać z książki adresowej, wykorzystując ikonę Adres lub mały przycisk znajdujący się na poziomie wiersza Do. Na powyższym przykładzie został on wskazany strzałką. Podobnie należy postąpić przy wpisywaniu adresów odbiorców, którym zamierzamy wysłać kopię listu. Należy zwrócić uwagę, aby przed wysłaniem listu wypełnić pole temat, wpisując go w wierszu Temat. 23

24 ADRESY Zakładka Adresy umożliwia użytkownikowi założenie własnej książki adresowej z możliwością podziału adresów na grupy. Książka adresowa to spis adresów mail owych wraz z opcjonalnymi opisami. Poniżej przedstawiono zawartość przykładowej książki adresowej. Na wyświetlonym ekranie pojawią się ikony Aktualizuj, Redaguj, Nowy kontakt, Nowa grupa, Szukaj. Znaczenie dwóch pierwszych jest identyczne jak podczas przeglądania folderów lub wiadomości. Oprócz ikon są jeszcze pola wyboru o nazwach Wybierz folder i Wszyscy. Pierwsze pole zostało omówione przy omawianiu folderów. 24

25 Adresy do książki można wpisywać na dwa sposoby. Można je przenosić z poziomu czytanej wiadomości lub korzystając z ikony Nowy kontakt. W pierwszym przypadku adres zostanie przeniesiony po wybraniu przycisku Adres, co przedstawiono na poniższym ekranie. 25

26 Nowy kontakt Do wpisania adresów można użyć także ikony Nowy kontakt. Adres zostanie wpisany poprzez akceptację wypełnionych formularzy. Informacje w formularzu podzielone są na 4 grupy. Są to: Nazwa i kontakt, Adres, Informacje dodatkowe, Grupy. Najważniejszy jest pierwszy formularz a w nim pola: nazwisko, imię, nazwa i . Pozostałe pola są opcjonalne, pozwalają dokładniej opisać adresata. Poniżej przedstawiono przykład formularza, za pomocą którego do książki adresowej wpisany zostanie adres Anny Jawor. 26

27 Pozostałe formularze: Adres zawiera informacje o miejscu zamieszkania adresata, takie jak miasto, kod pocztowy. Możliwe także opisanie paru szczegółów o adresacie, np. data urodzenia. Informacje dodatkowe to formularz tekstowy, w którym można wpisać dowolny tekst opisujący adresata. Grupy pozwala przypisać adresata do wcześniej założonej grupy. W tym przykładzie program zaproponuje włączenie Anny Jawor do dowolnej z istniejących grup. 27

28 Nowa grupa Poza wprowadzeniem nowego kontaktu, w książce adresowej można tworzyć grupy adresowe, korzystając z ikony Nowa grupa. Na ekranie pojawi się odpowiedni formularz. Należy w nim wpisać nazwę grupy, w tym wypadku jest nią Wspolnota. Adresatów można łączyć w grupy lub tworzyć grupy, które jeszcze nie zawierają żadnych adresów. Można również usunąć wybranych adresatów z danej grupy. Poniżej zaznaczone adresy zostaną dodane do grupy Wspolnota po wybraniu przycisku Dodaj>. 28

29 Po wywołaniu zakładki Adresy na ekranie pojawi się pole wyboru Wszyscy. Rozwinięcie tego pola pozwala wyświetlić adresatów według określonego klucza. Mogą to być tylko nazwy grup, wszyscy adresaci lub adresaci poszczególnych grup. Dołączony ekran prezentuje tylko grupy. 29

30 Szukaj Zgodnie z nazwą ikona Szukaj wybiera pozycje według określonego klucza. Adresy mogą być wyszukiwane w książce adresowej użytkownika lub w globalnej książce adresowej systemu pocztowego. Kluczem wyszukiwania może być nazwisko, imię, nazwa lub . Wzorzec wyszukiwania może być ściśle określony lub stanowić część wzorca określonego w drugim oknie wyboru. Poniżej przedstawiono efekt szukania w globalnej książce adresowej adresów które zawierają we wzorcu imię Maja. 30

31 Edytowanie, kasowanie adresatów i grup adresowych. Użytkownik po zalogowaniu się do systemu i wywołaniu ikony Adresy ma na ekranie wyświetloną całą zawartość książki adresowej. Każdy wiersz to jeden rekord zawierający nazwę, adres i opcjonalne pola: adres do pracy, telefon domowy. W celu dokonania zmian w rekordzie książki adresowej należy kliknąć na wybranej nazwie. W przypadku wybrania adresu konkretnej osoby wyświetli się formularz identyczny do tego, który służył do wpisania nowego kontaktu. Podobnie jest podczas wybrania grupy adresowej. Różnica w formularzach polega na tym, że podczas edycji w lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Usuń lub Kasuj pozwalający usunąć cały wpis. Poniżej przedstawiono przykład wywołania edycji grupy adresowej Wspolnota. 31