Pan WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Poznań, dniam września 2013 r WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-V Pan Waldemar Wilczyński Wielkopolski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli vr administracji rządowej (Dz. U. Nr 185. poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), w dniach od 3 czerwca do 1 lipca 2013 r. została przeprowadzona w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Poznaniu kontrola w zakresie gospodarowania środkami finansowymi i realizacji dochodów budżetowych w 2012 r. oraz stosowania przepisów ustawy Prawo zamó\i ień publicznych. Czynności kontrolne przeprowadził, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 245/13 z dnia 9 maja 2013 r., zespół kontrolerów w składzie: Ewelina Basińska - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, jako przewodnicząca zespołu i Monika Mochocka - Kuczma - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 27 maja 2013 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie gospodarowania środkami finansowymi pochodzącymi z budżetu państwa, przekazywania zrealizowanych dochodów do budżetu państwa, a także w obszarze udzielania przez tę jednostkę zamówień publicznych. Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych dziewięciu nieprawidłowości oraz jednego uchybienia, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. al. Niepodległości 16/ Poznań, rei fax vvwvv.poznan.uw gov.pl. wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

2 2 Ocenę pozytywną uzasadnia: - terminowe przekazywanie odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. - terminowe przekazywanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Jednostkowy przypadek nieterminowego przekazania zrealizowanych dochodów budżetowych. 2. Ewidencjonowanie wydatków niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38. poz. 207 ze zm.). 3. Błędne rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych pracowników. 4. Dokonanie, w dwóch przypadkach, wydatków publicznych z uchybieniem terminu wynikającego z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 5. Nieprawidłowe rozliczanie ryczałtu samochodowego. 6. Jednorazowy przypadek dokonania zwrotu wydatku poniesionego przez pracownika w kwocie innej niż wynikająca z przedłożonej faktury VAT. 7. Jednostkowy przypadek ujęcia wydatku w dacie innej niż faktyczna data operacji gospodarczej. 8. Nierzetelne prowadzenie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 9. Udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Ad. 1 Kontrola ujawniła jednostkowy przypadek przekazania zrealizowanych dochodów na rachunek dysponenta głównego - Ministra Finansów z uchybieniem terminu określonego przepisem w 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. vi' sprawie szczególowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. Nr 245. poz. 1637). Ustalono, iż dochody w kwocie zł. pobrane w okresie od dnia 16 do 20 lipca 2012 r odprowadzono na rachunek dysponenta głównego - Ministra Finansów w dniu 27 lipca 2012 r.. tj. 2 dni po terminie.

3 3 Co do zasady nieprzekazanie w terminie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 6 pkt. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168), z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość nieterminowo przekazanych środków, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W dniu 5 czerwca 2013 r. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: W dniu 20 lipca 2012 roku ( piątek ) o godz wpłynęła na konto dochodów Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu kwota 1500,00 zł od Zakładu Rzeźnicko-Wędłiniarskiego Os. Domańskiego 39, Trzcianka. Wpłacona suma zaklasyfikowana została do dochodów w grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych, bowiem dotyczyła zapłaty kary pieniężnej nałożonej przez Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w wysokości 1500,00 zł. Kwotę tę przekazano na konto budżetu centralnego Ministerstwa Finansów Departament Budżetu Państwa w dniu 27 lipca 2012 roku w łącznej sumie 3.683,36 zł przelanej w tym dniu na dochody. Przez przeoczenie przekazano sumę 1500,00 zł z dwudniowym opóźnieniem. Jest to jedyna kwota dochodów przekazana nieterminowo w ciągu całego 2012 roku. Nadmieniam, że w dniu 20 łipca 2012 roku tj. w dniu,w którym wpłynęła w godzinach popołudniowych kwota 1.500,00 zł przekazano już w obligatoryjnym terminie kwotę 1500,00 zł otrzymaną -wcześniej na konto dochodów." Ad. 2 Co do zasady wydatki były ewidencjonowane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), za wyjątkiem: - wydatków na łączną kwotę 66,59 zł, dotyczących dostępu do sieci Internet, które błędnie ujęto w Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej, podczas gdy powinny zostać sklasyfikowane w Zakup usług dostępu do sieci Internet,

4 4 - wydatków na łączną kwotę 180,50 zł, dotyczących opłaty komunikacyjnej i ewidencyjnej, które błędnie ujęto w Zakup usług pozostałych, powinny zostać sklasyfikowane w Różne opłaty i składki, podczas gdy wydatków na łączną kwotę 611,31 zł, dotyczących przeglądu gaśnic, pomiaru wydajności i szczelności hydrantów, które błędnie ujęto w Zakup usług remontowych, podczas gdy powinny zostać sklasyfikowane w Zakup usług pozostałych, - wydatku na kwotę 35,48 zł dotyczącego kontroli budowlanej, który błędnie został ujęty w Zakup usług remontowych, w Zakup usług pozostałych, podczas gdy powinien być sklasyfikowany - wydatku na kwotę 0,14 zł dotyczącego zużycia wody, który błędnie ujęto w Zakup usług pozostałych, podczas gdy powinien być sklasyfikowany Zakup energii, - wydatków na łączną kwotę 332,14 zł dotyczących wymiany opon, które błędnie ujęto w Zakup usług remontowych, w Zakup usług pozostałych, podczas gdy powinny zostać sklasyfikowane - wydatków na łączną kwotę 432,98 zł dotyczących mycia i czyszczenia samochodu, które błędnie ujęto w Zakup usług remontowych, sklasyfikowane w Zakup usług pozostałych, podczas gdy powinny zostać - wydatków na kwoty 276,75 zł, 413,28 zł i 44,28 zł, dotyczących odpowiednio sanityzacji, czynszu za barek i pompkę, które błędnie ujęto w Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy powinny zostać sklasyfikowane w Zakup usług pozostałych. Poproszony o wskazanie przyczyn wykazanych nieprawidłowości Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił:,.w dniu 22 listopada 2012 roku dokonano rozliczenia wydatków dotyczących zakupu usług dostępu do sieci internetowej sporządzając w tym celu zestawienie za miesiące od stycznia 2012r. do października 2012r. zawierające kwoty poniesione na usługi telekomunikacyjne i Internet wyszczególnione w fakturach i poszczególnych poleceniach księgowania. Pracownik sporządzający zestawienie mylnie wpisał kwoty dotyczące wartości wydatków poniesionych na internet, co ostatecznie spowodowało zaniżenie sumy ogółem w stosunku do zestawienia (PK) o 66,59 zł. Pracownika zobowiązano do uważnego i prawidłowego sporządzenia wykazów będących podstawą przeksięgowań. W przyszłości wnikliwiej prowadzona będzie kontrola dokumentów stanowiących podstawę przeksięgowania - korekty zapisów księgowych szczególnie dotyczących wydatków." W dniu 18 lipca 2012 r. wydatkowano kwotę 180,50 zl.

5 5 na którą złożyły się opłaty wniesione na rzecz Urzędu Miasta Poznania: - oplata komunikacyjna (opłata za wydanie tablic rejestracyjnych do nowego samochodu służbowego Skoda Octavia nr rej. PO 522 UL) - na kwotę 178,50 zł - opłata ewidencyjna na kwotę 2,00 zł Wydatek ten zaklasyfikowano mylnie do jako zakup usług pozostałych, bowiem opłaty te potraktowano jako zapłatę za usługi w zakresie badania technicznego pojazdu zezm>ałajqce na zarejestrowanie nowego samochodu i jednocześnie wydanie samochodowych tablic rejestracyjnych. Opisując merytorycznie powyższy wydatek pracownik mylnie określił, że jest to oplata skarbowa za rejestrację samochodu służbowego. W dniu 10 sierpnia 2012r wydatkowano kwotę 728,16 zl na rzecz Przedsiębiorstwa Handlowo-Technicznego sprzętu Pożarniczego i Ochronnego SUPON" S.A, płacąc za przegląd gaśnic, konserwację hydrantów wraz z usługą pomiaru wydajności tych hydrantów oraz próbę szczelności węży do wody. W przyszłości wnikliwiej przeanalizowane zostaną składniki faktury, w celu ich prawidłowej klasyfikacji i poniesionych przez Inspektorat wydatków budżetowych. (...) Wielkopolski Urząd Wojewódzki obciążył tut. Inspektorat kwotą 35,48 zł za wykonanie obowiązkowej kontroli budowlanej obiektu Delegatury WUW w Koninie, przez przeoczenie mylnie zaklasyfikowano tę usługę do 4270 zamiast do usług pozostałych - paragraf (...)" 1. Faktury VAT dotyczące mycia samochodów służbowych zaklasyfikowano do paragrafu zakup usług remontowych. Usługi mycia samochodów często z woskowaniem, które oczyszczają pojazdy z soli i środków chemicznych stosowanych przez służby drogowe potraktowane zostały jako usługi konserwacyjne, przywracające wartości użytkowe samochodom służbowym, poprawiające bezpieczeństwo pracy kierowcom i przewożonych pracowników. Ponieważ usługi dotyczą własnych (tut. Inspektoratu) środków transportu, dlatego realizacje tych wydatków zaliczono do zakup usług remontowych, w którym ujmowane są konserwacje oraz naprawy sprzętu informatycznego (kserokopiarki, drukarki), transportowego (samochody), sprzętu administracyjno-biurowego. W polityce rachunkowości określającej zasady prowadzenie rachunkowości przez Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu w części określającej plan kont (analityka wg paragrafów) przyjęto zasadę, iż w paragrafie zakup usług remontowych ujmowane są także wydatki dotyczące konserwacji i napraw. Kierując się tą zasadą wszelkiego rodzaju wydatki związane z konserwacjami (w tym mycie i woskowanie) oraz naprawy samochodów służbowych użytkom>anych w Poznaniu jak i delegaturach klasyfikowane są w paragrafie 427OB. 2. Mylnie zaklasyfikowano usługi wymiany opon w samochodach służbowych do paragrafu zakup usług remontowych. Dołożymy starań, by prawidłowo klasyfikować wydatki związane z usługami motoryzacyjnymi dotyczącymi użytkowanych przez Inspektorat

6 6 samochodów służbowych." Faktury VAT wystawiona przez Nestle Waters Polska S.A. ul. Domaniewska Warszawa dotyczą zakupu butli z wodą, kubków jednorazowego użytku oraz usług: sanityzacji Expres, czynszu Exp. Barek oraz czynszu Pompka. Całość faktur zaliczono jako wydatek z 4210-zakup materiałów i wyposażenia. Przez przeoczenie nie zakwalifikowano usług związanych z użytkowaniem butli z wodą źródlaną do wydatków z zakup usług pozostałych. (...) Pomyłkowo rozliczono błędnie niewielkie kwoty związane z otrzymanymi z WUW notami obciążeniowymi i uznaniowymi dotyczącymi pomieszczeń w Delegaturach. Obciążenie wynosiło 26,33 zł i dotyczyło obciążenia za zużytą wodę i odprowadzone ścieki, a uznanie w kwocie 0,70zl dotyczyło również tych dwóch mediów (dostarczonej wody i odprowadzonych ścieków). Do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przelano kwotę w prawidłowej wysokości tj. 25,63 zł, natomiast błędnie umniejszono kwoty poszczególnych mediów. Zobowiązano pracownika wydział BA do głębszej analizy otrzymywanych dokumentów i prawidłowego, bezbłędnego ich rozliczania." Nieprawidłowości dotyczące błędnego klasyfikowania wydatków poniesionych na czynsz za dystrybutor wody, sanityzację oraz mycie samochodów ujawniła także kontrola przeprowadzona w dniach od 10 do 25 lutego 2011 r. z upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego w zakresie gospodarowania środkami finansowymi oraz realizacji dochodów budżetowych w 2010 r. Ad. 3 Kontrola wykazała, że Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu w przypadku 71 poleceń wyjazdów służbowych błędnie rozliczył koszty ryczałtu na dojazdy. Nieprawidłowości dotyczyły poleceń wyjazdów służbowych nr nr: 3, 4, 12, 20, 21,41, 44, 45, 42, 43, 50, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 60, 61, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 77, 78, 79, 80, 84, 85, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 94, 95, 97, 98, 99, 105, 106, 116, 117, 121, 122 (Delegatura w Lesznie) oraz 81, 82, 87, 132, 208, 209, 264, 265,331, 332, 353, 354, 397, 398, 419, 420, 552, 553, 587, 558, 559, 588 (Delegatura w Poznaniu). Jako środek lokomocji wskazywany był samochód prywatny, jednocześnie naliczany był ryczałt na dojazdy w kwocie 4,60 zł dziennie. Z przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej łub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz ze zm.) wynika wprost, iż ww. ryczałt służy pokryciu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W konsekwencji ryczałt na dojazdy nie może

7 7 być wypłacany pracownikom realizującym podróż służbową samochodem prywatnym. Poprzez nieuprawnione przyjęcie jako koszty podróży służbowej ryczałtów na dojazdy wypłacono pracownikom Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu tytułem zwrotu kosztów podróży kwotę wyższą o 698,90 zł od należnej. W dniu 28 czerwca 2013 r. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: Niewłaściwe rozliczanie delegacji tj. stosowanie ryczałtu w przypadkach korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych wystąpiło w sytuacjach konieczności podjęcia kontroli przy braku możliwości dojazdu w odpowiednim czasie do przedsiębiorcy kontrolowanego. W takich sytuacjach inspektorzy posiadający własne środki lokomocji korzystali z nich, a koszty takich przejazdów rekompensowali poprzez rozpisywanie w delegacjach ryczałtu i częściowo diet. Tak zatem wielokrotnie koszty rzeczywiste dojazdów były wyższe od ryczałtu i diet wypłaconych na podstawie wypełnionych delegacji. Taki sposób rozliczania delegacji - nieprawidłowy, jak wykazała kontrola, usprawniał jednak prowadzenie działań kontrolnych zwłaszcza w sytuacjach konieczności pobierania próbek produktów do badań. Prosimy o wzięcie pod uwagę faktu, że budżet państwa przy tym niewątpliwie nieprawidłowym rozliczaniu delegacji nie poniósł uszczerbku. W związku z ustaleniami kontroli w tym zakresie, Inspektorat niezwłocznie odstąpił od stwierdzonego sposobu rozliczania delegacji. W tej sprawie Wielkopolski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej skierował pismo do wszystkich Naczelników Wydziałów i Dyrektorów Delegatur wskazujące na bezwzględne stosowanie prawidłowych zasad związanych z realizacją delegacji służbowych i organizowanie dojazdów bez uszczerbku dla realizacji kontroli." Ponadto w jednym przypadku pracownikowi wypłacony został ryczałt za dojazdy w wysokości 4,60 zł w sytuacji, gdy w rachunku kosztów podróży do polecenia wyjazdu służbowego nr 457 pracownik udokumentował przejazd taksówką. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: Rozliczając koszty delegacji służbowej wg polecenia wyjazdu służbowego nr 457 na naradę do Laboratorium UOKiK do Olsztyna pracownik otrzymał niesłusznie kwotę 4,60 zł jako ryczałt na dojazd, bowiem z powodu krótkiego czasu na dojazd, Wojewódzki Inspektor wyraził zgodę na przejazd taksówką.w/w pracownika obciążono kwotą 4,60 zł, a wpłacona suma przekazana zostanie na konto dochodów Ministerstwa Finansów. (...)". Kontrola poleceń wyjazdów służbowych ujawniła ponadto trzy przypadki wypłaty diety w niewłaściwej kwocie. Nieprawidłowości dotyczyły:

8 8 - polecenia wyjazdu służbowego nr 450, zgodnie z którym pracownik rozpoczął podróż służbową w dniu 26 września 2012 r. o godzinie 14.30, a zakończył w dniu 27 września 2012 r. o godzinie wypłacono dietę w wysokości 23,00 zł, - polecenia wyjazdu służbowego nr 128, zgodnie z którym pracownik rozpoczął podróż służbową w dniu 11 września 2012 r. o godzinie 12.39, a zakończył w dniu 12 września 2012 r. o godzinie wypłacono dietę w wysokości 34,50 zł, - polecenia wyjazdu służbowego nr 533, zgodnie z którym pracownik rozpoczął podróż służbową w dniu 8 listopada 2012 r. o godzinie 15.30, a zakończył w dniu 9 listopada 2012 r. o godzinie wypłacono dietę w wysokości 23,00 zł. Zgodnie z przepisami 4 ust. 2 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety, b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. W świetle powyższych ustaleń należne pracownikom diety zostały w pierwszym i trzecim przypadku zawyżone odpowiednio o 11,50 zł, natomiast w drugim przypadku wypłacono dietę w wysokości o 11,50 zł niższą od należnej. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił, że: (...) Przez pomyłkę błędnie rozliczone zostały diety kierowcy (...) otrzymane w rozliczeniu polecenia wyjazdu służbowego nr 450 i 533 do Szczecina. W/w obciążono notą księgową w kwocie 23,00 zł, a wpłacona przekazana zostanie na dochody Ministerstwa Finansów. Pracownica (...) delegowana została na szkolenie do Laboratorium UOKiK w Lublinie wg polecenia nr 128. Podróż służbowa miała odbyć się samochodem służbowym, który niestety popsuł się i delegowana zmuszona została do przejazdu do Lublina środkami komunikacji publicznej tj. pociągiem. Delegacja trwała 33 godziny i 21 min. tj. dobę oraz 9 godzin i 21 minut. W związku z powyższym pracownik powinien otrzymać w rozliczeniu

9 9 kwotę za dwie pełne diety tj.46,00 zł, a nie 34,50 zł. Kwota w wysokości 11,50 zł zostanie p. (...) niezwłocznie wypłacona tytułem wyrównania kosztów podróży. (...)". Ad. 4 Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu - co do zasady - dokonywał wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wyjątek stanowiły zobowiązania wynikające z faktur VAT nr nr: FV/40/12/2012 i F 0010/12/12. Termin płatności ww. zobowiązań przypadał na 27 grudnia 2012 r., natomiast zapłaty dokonano 28 grudnia 2012 r. Kontrahenci nie naliczyli odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązań. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: 7. Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia Lekarska Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Poznań ul. Solna 21 wystawił fakturę VAT nr FY/40/12/2012 z dnia 11 grudnia 2012r za najem powierzchni garażowej za m-c grudzień 2012r. Faktura ta wpłynęła do tut. Inspektoratu w dniu 24 grudnia 2012r. z terminem zapłaty 25 grudnia 2012 r. (pierwszy dzień świąt Bożego Narodzenia). Fakturę zapłacono w najbliższym możliwym terminie, kiedy Inspektorat dysponował środkami na wydatki ( r.) 2. Tulipan" Restauracja-Bistro Plac Wielkopolski Poznań przekazał fakturę VAT MP nr F0010/12/12 z dnia r za usługę gastronomiczną połączoną ze szkoleniem pracowników' określając termin zapłaty na dzień r. Fakturę zapłacono w najbliższym możliwym terminie, kiedy Inspektorat dysponował środkami na wydatki ( r.). Powyższe zobowiązania zostały zapłacone. Żadne odsetki nie zostały przez kontrahentów naliczone i nie zostały też w związku z tym zapłacone." Ad.5 Kontrola wykazała, iż Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu błędnie rozliczał i wypłacał dwóm pracownikom koszty używania przez nich do jazd lokalnych w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy. W rezultacie przyjęcia metodologii wyliczenia ilość dni, za które należy się pracownikowi ww. ryczałt, która była sprzeczna z postanowieniami 6 ust 3 umów o używanie prywatnego samochodu nie będącego własnością pracodawcy do celów służbowych zawartych w dniu 17 listopada 2008 r. i 30 września 2011 r., wypłacono uprawnionym ryczałty samochodowe w łącznej kwocie 4.765,20 zł. Zgodnie z przedmiotowymi umowami należało pracownikom wypłacić łącznie kwotę 5.037,36 zł.

10 10 W dniu 28 czerwca 2013 r. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: Na podstawie umowy o używanie prywatnego samochodu nie będącego własnością pracodawcy do celów służbowych zawartej w dniu 17 listopada 2008 roku w Poznaniu pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim Piotrem Florkiem, a posiadaczem pojazdu, panem Waldemarem Wilczyńskim Wielkopolskim Wojewódzkim Inspektorem Inspekcji Handlowej wypłacany jest ryczałt za 300km na jazdy lokalne Podobnie na podstawie umowy o używanie prywatnego samochodu nie będącego własnością pracodawcy do celów służbowych zawartej w dniu 30 września 2011 roku w Poznaniu pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim - Piotrem Florkiem, a posiadaczem pojazdu, panem Adamem Mytychem - Zastępcą Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej wypłacany jest ryczałt za 300km na jazdy lokalne. Wypłata tych ryczałtów następuje dopiero po złożeniu przez zainteresowanego pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, zawierającego dane dotyczące pojazdu( pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny)oraz określającego ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Miesięczną kwotę przyznanego ryczałtu tj. 250, 74 zł zmniejszano o 1/22 tej sumy za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, a należność wyliczano uwzględniając dni roboczych w danym miesiącu. W związku z powyższym po ponownym przeliczeniu należności za przyznane ryczałty na jazdy lokalne lecz po odjęciu kwot za dni nieobecności wysokości 1/22 tj.l 1,40 zł za każdy dzień danego miesiąca, to zainteresowanym pracownikom należy wypłacić wyrównanie za 2012 rok, każdemu w wysokości 136,08 zł brutto. Wyrównanie powyższej należności dla w/w pracowników nastąpi przy najbliższej wypłacie ryczałtu za jazdy lokalne." Nieprawidłowości w zakresie błędnego naliczania i wypłacania ryczałtu należnego pracownikowi na jazdy lokalne ujawniła także kontrola przeprowadzona w dniach od 10 do 25 lutego 2011 r. z upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego w zakresie gospodarowania środkami finansowymi oraz realizacji dochodów budżetowych w 2010 r.

11 Ad.6 W trakcie kontroli ustalono, iż na podstawie faktury VAT nr 5601/DEK/12 pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu zapłacił gotówką 169,50 zł za zakup olej napędowy. Po przedłożeniu ww. faktury w kasie Inspektoratu pracownik otrzymał tytułem zwrotu poniesionych wydatków kwotę 169,15 zł, tj. kwotę o 0,35 zł niższą niż wynikało to z dowodu zakupu. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu oświadczył: Pomyłkowo wypłacono pracownikowi z kasy kwotę niższą o 0,35 zł od kwoty, na którą figurowała faktura. ( wypłacono kwotę 169,15 zł, zamiast 169,50 zł) Dołożymy większej staranności w akceptacji wypłaty przedłożonych przez pracowników dokumentów zakupu,szczególnie paliwa. (...)". Ad. 7 Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. W trakcie kontroli ustalono, iż dowód nr 43 nie zawiera prawidłowej daty dokonania operacji. Wydatków, do których odnosi się ww. dowód dokonano 28 grudnia 2012 r., natomiast jako datę operacji wskazano w dowodzie księgowym i tym samym w księgach rachunkowych dzień 21 grudnia 2012 r. Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: Sporządzając dowód księgowy nr 43 z mylnie wprowadzono datę operacji, którą to datę wprowadza się ręcznie do systemu księgowego FK -Win. Dowód ten sporządzony był w dniu dokonywania przelewów tj r natomiast omyłkowo nie zmieniono daty operacji stąd zaksięgowane jest na koncie 130 z datą r. Nadmieniam, iż jest jedyny dowód księgowy, w którym mylnie przez przeoczenie wprowadzono datę operacji niezgodnie z faktyczną datą dokonanych przelewów bankowych." Ad. 8 Kontrola ujawniła rozbieżności pomiędzy dokumentacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych nr 1/2012 i nr 2/2012 a zapisami zawartymi w protokołach dokumentujących przebieg ww. postępowań. Rozbieżności dotyczyły informacji o czynności określenia wartości zamówienia. al. Niepodległości 16/ Poznań, rei fax vvwvv.poznan.uw gov.pl. wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

12 12 W piśmie z dnia 18 czerwca 2013 r. pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: (...) W dniu r. otrzymałam od Naczelnika Wydziału Budżetowo-Administracyjnego, Pani Danuty Dembskiej, pismo opatrzone również podpisem Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej - Pana Waldemara Wilczyńskiego, wskazujące, iż szacunkowa wartość brutto zamówienia wyniesie zł. Powyższa kwota została zabezpieczona z przeznaczeniem na zakup paliwa na potrzeby samochodów służbowych znajdujących się w dyspozycji Inspektoratu. Komisja przetargowa, na podstawie pisma z dnia r. ustaliła wartość zamówienia netto, zgodnie z wnioskiem z dnia r. o przeprowadzenie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. Kwota netto i prawidłowość jej wyliczenia została potwierdzona przez Panią Danutę Dembską. Mając powyższe na względzie oraz fakt, iż ustalenie wartości netto zamówienia wyliczono w oparciu o środki wykazane przez Naczelnika Wydziału Budżetowo-Administracyjnego, w protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, jako podstawę wyliczenia wartości zamówienia, wskazano datę r. tj. datę pierwotnego pisma, w którym wskazano kwotę będącą w dyspozycji Inspektoratu z przeznaczeniem na zakup paliwa na potrzeby samochodów służbowych będących w dyspozycji Inspektoratu. Wyliczenie wartości netto stanowiło pochodną pisma z dnia r., nie stanowiło określenia nowej" wartości zamówienia.(...) W dniu r. otrzymałam od Naczelnika Wydziału Budżetowo Administracyjnego, Pani Danuty Dembskiej, pismo opatrzone również podpisem Wielkopolskiego WojeM>ódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej - Pana Waldemara Wilczyńskiego, wskazujące, iż szacunkowa wartość brutto zamówienia wyniesie zł. Powyższa kwota została zabezpieczona z przeznaczeniem na zakup paliwa na potrzeby samochodów służbowych znajdujących się w dyspozycji Inspektoratu. Komisja przetargowa, na podstawie pisma z dnia r. ustaliła wartość zamówienia netto, zgodnie z wnioskiem z dnia r. 0 przeprowadzenie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. Kwota netto 1 prawidłowość jej wyliczenia została potwierdzona przez Panią Danutę Dembską. Mając powyższe na względzie oraz fakt, iż ustalenie wartości netto zamówienia wyliczono w oparciu o środki wykazane przez Naczelnika Wydziału Budżetowo Administracyjnego, w protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, jako podstawę wyliczenia wartości zamówienia, wskazano datę r. tj. datę pierwotnego pisma, w którym wskazano kwotę będącą w dyspozycji Inspektoratu z przeznaczeniem na zakup paliwa na potrzeby samochodów służbowych będących w dyspozycji Inspektoratu. Wyliczenie wartości netto

13 13 stanowiło pochodną pisma z dnia r., nie stanowiło określenia,,nowej" wartości zamówienia.(...)". Kontrola ujawniła także rozbieżności pomiędzy terminem składania ofert wskazanym w ogłoszeniu o zamówieniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Nieprawidłowości dotyczyły postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr 1/ Zakup paliwa do samochodów służbowych Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu. W ogłoszeniu o zamówieniu jako termin składania ofert wskazano 12 marca 2012 r., w specyfikacji istotnych warunków zamówienia włączonej do dokumentacji postępowania i przedstawionej pierwotnie kontrolerom wskazano datę 9 marca 2012 r., natomiast w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczonej na stronie internetowej zamawiającego wskazany jest dzień 12 marca 2012 r. W dniu 18 czerwca 2012 r. pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: ( ) Wskazana różnica znajduje się jedynie w dokumentacji z przedmiotowego postępowania będącej w dyspozycji Inspektoratu. Pierwotny termin składania ofert tj r. jest tożsamy zarówno w ogłoszeniu opublikowanym w BZP jak i SIWZ umieszczonym na stronach internetowych stanowiącym załącznik do ogłoszenia. (...)". Zamawiającego, Z analizy protokołów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego nr 1/2012 i nr 2/2012 wynika, iż pominięto w nich informacje dotyczące części czynności zrealizowanych podczas ww. postępowań. W konsekwencji ww. dokumenty nie dają rzetelnego obrazu przebiegu przedmiotowych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Poproszony o wskazanie przyczyn wykazanych nieprawidłowości pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu oświadczył: (...) Brak informacji w pkt. 5.4, 14 oraz 15 protokołu wynika z przeoczenia. W praktyce Inspektoratu, vi' procedurze zamówień publicznych, nigdy nie stosowano praktyki informowania znanym wykonawców o wszczęciu danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Stąd pominięto pkt. 5.4 protokołu w trakcie jego wypełnienia. Przewodniczący Komisji przetargowej automatycznie pominął wskazany punkt protokołu, gdyż nie stosowano możliwości wynikającej z art. 40 ust. 5a ustawy Prawo zamówień publicznych. Pominięcie pkt. 14 i 15 protokołu wynikał z faktu, iż w postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta. Przewodnicząca Komisji zasugerowała się wyjaśnieniami zawartymi w pkt protokołu i automatycznie pominęła pozostałe do wypełnienia punkty protokołu. Prace Komisji wraz

14 14 z propozycją unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych podlegały zatwierdzeniu przez ZamaMńającego - o czym świadczy notatka służbowa z dnia r. Ponadto informację o unieważnieniu postępowania i jego przyczynach zamieszczono na stronach internetowych Inspektoratu oraz tablicy ogłoszeń w dniu r. Potwierdzenie dokonania ww. czynności znajdują się w dokumentacji z przedmiotowego postępowania. Wskazane uchybienia protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego nie są uchybieniami istotnymi, mającymi wpływ na prawidłowość przebiegu postępowania, są uchybieniami naprawialnymi.{...)". Podczas kontroli ujawniono także brak koperty, w której przesłana była jedna z ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia nr 3/2012. W tym stanie rzeczy nie jest możliwe stwierdzenie, na podstawie dokumentacji postępowania, czy oferta wpłynęła w zakreślonym przez zamawiającego terminie składania ofert. W dniu 18 czerwca 2013 r. pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: (...) Koperta z oferty nie została zachowana. Sekretariat Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu nie prowadzi rejestru korespondencji wpływającej w zakresie ofert w postępowaniach o udziełenie zamówienia publicznego. Potwierdzeniem złożenia oferty w terminie jest notatka służbowa z dnia r. (...)". Ad. 9 Z uwagi na fakt, iż ustalona przez zamawiającego szacunkowa wartość zamówienia na zakup paliwa wynosiła ,00 zł netto (14.367,10 euro),wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu był zobowiązany do stosowania - w odniesieniu do udzielenia ww. zamówienia - przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). W celu udzielenia przedmiotowego zamówienia publicznego zamawiający przeprowadził trzy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym, tj. przetargu nieograniczonego. Ww. postępowania zostały unieważnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W tym stanie rzeczy, w myśl obowiązujących przepisów, spełniona została przesłanka, od której art. 67 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy uzależnia możliwość udzielenia zamówienia publicznego z wolnej ręki. Pomimo wykazanej regulacji Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Poznaniu nie przeprowadził postępowania we wskazanym trybie. Wydatki na zakup paliwa dokonywane były z pominięciem regulacji zawartych w ustawie Prcnvo zamówień publicznych.

15 15 W dniu 28 czerwca 2013 r. pracownik Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: (...) Umowa na dostawę paliwa na potrzeby samochodów służbowych będących w dyspozycji Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej nie została zawarta w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zgodnie z treścią art. 67 ust. I ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wskazanych w przepisie. W związku z powyższym Zamawiający nie ma prawnego obowiązku udzielenia zamówienia w trybie art. 67 ustawy Prawo zamówień publicznych. Po zakończeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego w dniu r. nie otrzymałam dyspozycji przełożonych na prowadzenie negocjacji w celu zawarcia umowy na dostawę paliwa do samochodów służbowych z konkretnym Wykonawcą. Polecenie przeprowadzenia postępowania w sprawie zakupu paliwa do samochodów służbowych Inspektoratu otrzymałam dopiero w czerwcu 2013 r. Z analizy oszacowania wartości netto zamówienia, dokonanego przez naczelnika Wydziału Budżetowo - Administracyjnego w dniu r., wynikała zmiana przedmiotu zamówienia w odniesieniu do przedmiotu ostatniego postępowania prowadzonego w 2012 r. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza obecnie euro i w związku z treścią art. 4 ust. 1 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych nie podlega ustawie." Udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 17 ust. Ib pkt 1 ustawy o za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. odpowiedzialności W wyniku kontroli stwierdzono ponadto uchybienie polegające na niecelowym i sprzecznym z zasadą gospodarności dokonaniu wydatków publicznych. Ustalono, iż w dniu 9 listopada 2012 r. zawarte zostały trzy umowy zlecenia pomiędzy Wojewódzkim Inspektoratem Inspekcji Handlowej w Poznaniu reprezentowanym przez kierownika tej jednostki a trzema pracownikami Inspektoratu (umowy nr: 10, 11 i 12). Zgodnie z 1 ww. umów każdy ze zleceniobiorców zobowiązany był do: Porządkowania, segregowania i opisywania zaległych dokumentów w Wydziale oraz zabezpieczenia ich przed ewentualnym zniszczeniem." Na podstawie analizy zakresu czynności pracowników, z którymi podpisano przedmiotowe umowy ustalono, iż dwóch pracowników było zobowiązanych do: - starannego przechowywania dowodów i odpowiedniego ich zabezpieczenia, - wykonywania czynności związanych z archiwizowaniem dowodów księgowych, - wykonywaniem innych prac zleconych przez przełożonych.

16 16 Trzeci z pracowników, oprócz obowiązków wymienionych w odnośniku 1 i 3, zobowiązany był do prowadzenia archiwum Inspektoratu w szczególności do: przechowywaniu, zabezpieczenia i konserwacji akt. Wykazane obowiązki pracowników są zbieżne z zakresem zobowiązań wynikających z podpisanych umów. W konsekwencji wydatki związane z zawartymi umowami zlecenia, poniesione zostały w sposób niecelowy, nie były oszczędne. Poproszony o wskazanie przyczyn, dla których zawarte zostały przedmiotowe umowy Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Poznaniu wyjaśnił: Przedmiotowe umowy zlecenia dotyczyły prac dodatkowych polegających na porządkowaniu.segregowaniu,opisywaniu i zabezpieczaniu przed zniszczeniem dokumentacji Inspektoratu. Wprawdzie ncizwowo można je zaszeregować do zapisów przyjętych w zakresach czynności (np.pkt.4,8 i 11 zakresu czynności p. J. Andrzejewskiej ), to jednak były to prace praktycznie fizyczne, związane z zabezpieczaniem dokumentacji w piwnicy Inspektoratu pełniącej rolę magazynu oraz w nowo-zorganizowanym archiwum akt i innych dokumentów na I piętrze Inspektoratu. Były to zatem głównie prace fizyczne, które musiały być wykonane i to nie przez pracownika gospodarczego lub sprzątaczki, ale przez osoby - pracowników orientujących się w segregowanych dokumentach. Prace te, z uwagi na swój fizyczny charakter wykonywane były poza godzinami pracy i z tego powodu nie mieściły się w pojęciu,, wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego. Prosimy zatem o uwzgłędnienie niniejszego wyjaśnienia, bowiem czynności, na które zostały zawarte umowy, były niezbędne a pracownice dobrowolnie wyraziły zgodę na ich wykonanie." W świetle powyższych ustaleń wnoszę o: 1. Przekazywanie zrealizowanych dochodów na rachunek dysponenta głównego - Ministra Finansów w terminach zakreślonych przepisami 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. Nr 245, poz ze zm.). 2. Ewidencjonowanie wydatków zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodóm' oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 3. Wyeliminowanie nieprawidłowości w obszarze rozliczania kosztów ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz naliczania diet przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych.

17 17 4. Dokonywanie wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 5. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących rozliczania kosztów używania dojazd lokalnych w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy. 6. Weryfikację kwot zwrotów wydatków ponoszonych przez pracowników Inspektoratu. 7. Spowodowanie opatrywania dowodów księgowych poprawnymi datami dokonania operacji gospodarczych. 8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w obszarze dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 9. Udzielanie zamówień publicznych na zasadach i w trybach przewidzianych przepisami o zamówieniach publicznych. 10. Dokonywanie wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem WOJEWODA <0P0LSKI /5yWor Wydziału /Fina isófi i Budżetu p L u y h k Szczepański ss Kierownik Oddziału Kontroli Finansowej al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax ^ ^ wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl Marta Marciniak