Informacja o ochronie danych

Transkrypt

1 Informacja o ochronie danych W ramach realizacji umowy o pośrednictwie Państwa domów i apartamentów wakacyjnych do celów turystycznych ( umowa ) będą przetwarzane Państwa dane osobowe. Niniejszym pismem informujemy o przetwarzaniu Państwa danych osobowych w związku z realizacją umowy. 1. Osoba odpowiedzialna i Inspektor Ochrony Danych Za przetwarzanie Państwa danych osobowych jest odpowiedzialna spółka akcyjna HHD AG, z siedzibą przy Sägereistrasse 27, CH 8152 Glattbrugg, w dalszej części określana jako HHD, Naszym Inspektorem Ochrony Danych ustanowiliśmy mecenasa, profesora Clemensa Pustejovsky ego. Podajemy dane kontaktowe do naszego Inspektora Ochrony Danych: DSB@interchalet.com lub telefon: Przetwarzanie danych osobowych w ramach przejęcia umowy a. Przetwarzanie Państwa danych osobowych w ramach realizacji zawartych z Państwem umów Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu wywiązania się z umowy o pośrednictwie Państwa domów i apartamentów wakacyjnych do celów turystycznych według art. 6 ust. 1 pkt. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ( DS-GVO ). W poniższej tabeli informujemy, które kategorie Państwa danych do jakich celów przetwarzamy w ramach wywiązywania się z umowy o pośrednictwie Państwa domów i apartamentów wakacyjnych do celów turystycznych. Cel przetwarzania Kategoria danych Relewantna umowa Pośrednictwo obiektów Dane obiektów, dane kontaktowe Umowa Rozliczenie Nazwiska, adresy, numery kont Umowa Opracowanie zapytań w Shared Service Center Nazwiska, dane kontaktowe, adresy, dane obiektów, dane o wynajmie obiektów Umowa b. Przetwarzanie Państwa danych osobowych na podstawie nadrzędnego, uzasadnionego interesu Częściowo przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie nadrzędnego, uzasadnionego interesu według art. 6 ust. 1 pkt. f DS-GVO. W poniższej tabeli informujemy, które kategorie Państwa danych do jakich celów przetwarzamy na podstawie nadrzędnego, uzasadnionego interesu.

2 Cel przetwarzania Kategoria danych Uzasadniony interes Lokalne zarządzanie obiektem Lokalna opieka Nazwiska, dane kontaktowe, dane obiektów Nazwiska, dane obiektów, dane kontaktowe Jak najlepsze wywiązanie się z umowy, dbałość o relacje z klientami Jak najlepsze wywiązanie się z umowy, dbałość o relacje z klientami Sprawozdawczość Dane o wynajmie obiektów Jak najlepsze wywiązanie się z umowy Dopasowanie cen Dane o wynajmie obiektów Jak najlepsze wywiązanie się z umowy 3. Przetwarzanie danych osobowych za okres ważności umowy z HHD GmbH (wcześniej INTER CHALET Ferienhaus-Gesellschaft mbh) Jeżeli zawarli już Państwo umowę ze spółką HHD GmbH, Heinrich-von-Stephan-Straße 25, Freiburg, obowiązują uzupełniająco następujące regulacje: Spółka HHD GmbH przetwarzała już w przeszłości Państwa dane osobowe w ramach wywiązywania się z zawartej pomiędzy HHD GmbH a Państwem umowy o pośrednictwie Państwa domów i apartamentów wakacyjnych do celów turystycznych. Czynimy aktualnie starania o przejęcie tej umowy. a. Przetwarzanie danych osobowych po przejęciu umowy Jeżeli w ramach przejęcia umowy przystąpimy do umowy zawartej przez Państwo z HHD GmbH, Państwa dane osobowe, niezbędne do wywiązywania się z umowy ze względu na wykonaną usługę i konieczną sprawozdawczość, będą przekazywane nam. Podstawę prawną przekazania tych danych stanowi porozumienie o przejęciu umowy. b. Przetwarzanie danych osobowych bez przejęcia umowy Jeżeli nie zawarto umowy o przejęciu umowy, dla zapewnienia płynnego wywiązywania się z umowy oraz zapewnienia sprawozdawczości, sami przejmiemy na własną odpowiedzialność zarządzanie umową. W tym celu HHD GmbH udostępni nam wymienione powyżej kategorie danych osobowych; dane te przetworzymy w opisanych powyżej celach. Podstawę prawną stanowią interesy naszego przedsiębiorstwa na mocy art. 6 ust. 1 pkt. f DS-GVO. Są to centralizacja naszych zadań przedsiębiorstwa i realizacja przeniesienia funkcji. 4. Odbiorca Przesyłamy Państwa dane osobowe wewnątrz koncernu do opracowania Państwa zapytań ofertowych w Shared Service Center do spółki zależnej HHD AG. Podstawę przesyłania

3 Państwa danych osobowych stanowi porozumienie o przetwarzaniu zleceń zawarte pomiędzy spółką HHD AG i jej spółką zależną. Jeżeli Państwa obiekty znajdują się poza obszarem Szwajcarii, to przesyłamy Państwa dane osobowe do spółki zależnej od spółki HHD AG, która jest właściwa dla lokalizacji Państwa obiektu. Podstawę przesyłania Państwa danych osobowych stanowi porozumienie o przetwarzaniu zleceń zawarte pomiędzy spółką HHD AG i jej spółkami zależnymi. Przegląd spółek zależnych spółki akcyjnej HHD AG można otrzymać na życzenie skierowane na adres owy: DPO@interhome.com. Rozporządzenie DSGVO zezwala na przesyłanie danych osobowych do kraju trzeciego między innymi wtedy, gdy komisja UE uchwaliła, że ten kraj trzeci zapewnia odpowiedni poziom ochrony (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony). Dla Szwajcarii istnieje odpowiednia decyzja komisji UE stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w rozumieniu art. 45 ust. 1, 3 DS-GVO. 1 Oznacza to, że komisja UE stwierdziła, że obowiązujący w Szwajcarii poziom ochrony danych odpowiada poziomowi obowiązującemu w Unii Europejskiej na podstawie DS-GVO. Jeżeli są Państwo właścicielem domu wakacyjnego w Rosji i zamierzają wynajmować go za pośrednictwem HHD, to Państwa dane będą przesyłane do rosyjskiej spółki zależnej od spółki HHD. W tym kontekście spółka HHD umieściła dodatkowo w swoim porozumieniu o przetwarzaniu zleceń, które zawarła ze swoją rosyjską spółka zależną, tak zwaną umowną klauzulę o standardzie UE, która stanowi odpowiednią gwarancję dla przesyłania danych osobowych do krajów trzecich, art. 46 ust. 2, 3 DS-GVO. Jeżeli są Państwo właścicielem domu wakacyjnego w Wielkiej Brytanii i zamierzają wynajmować go za pośrednictwem HHD, to Państwa dane będą przesyłane do brytyjskiej spółki zależnej od spółki HHD. Jeżeli Wielka Brytania wystąpi z Unii Europejskiej i komisja UE nie uchwali decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w rozumieniu art. 45 ust. 1, 3 DS-GVO, to do porozumienia o przetwarzaniu zleceń, zawartego z naszą brytyjską spółka zależną, włączymy później tak zwaną umowną klauzulę o standardzie UE. 5. Czas przechowywania i usuwanie danych osobowych Państwa dane osobowe, które są niezbędne do zrealizowania umowy, zostaną usunięte trzy lata po zakończeniu stosunku umowy, jeżeli żadne wymagania ustawowe nie będą zobowiązywać do ich dalszego przechowywania. Państwa dane osobowe, które opracowujemy w ramach naszego uzasadnionego interesu, zostaną usunięte w dniu, w którym sprzeciwią się Państwo temu przetwarzaniu, lub gdy przestanie istnieć nasz uzasadniony interes dla przetwarzania Państwa danych, a ich usunięcie nie jest sprzeczne z podlegającymi ochronie interesami Państwa, nas lub osób trzecich. Podlegającymi ochronie interesami są na przykład realizacja lub ochrona roszczeń prawnych. Państwa dane osobowe, które są przetwarzane w ramach wystawiania faktur lub korespondencji biznesowej/handlowej, zostają usunięte na mocy art. 958f OR (szwajcarskiego prawa zobowiązań dop. tłum) 10 lat po upływie roku, w którym 1 Komisja, 2000/518/WE,

4 wystawiono fakturę lub przeprowadzono korespondencję, o ile przepisy prawa nie nakładają obowiązku dalszego przechowywania Państwa danych osobowych. 6. Państwa prawa Jeżeli przetwarzamy dane osobowe, które Państwa dotyczą, to mogą Państwo nawiązać z nami kontakt pisemny (HHD AG, Sägereistrasse 27, CH 8152 Glattbrugg) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej DPO@interhome.com, żeby skorzystać ze swoich praw: a. Zgodnie z ustawowymi regulacjami przysługuje Państwu prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych, które Państwa dotyczą. Mają Państwo prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych osobowych. b. Na podstawie odpowiednich, ustawowych regulacji przysługuje Państwu prawo do sprostowania nieprawdziwych i niekompletnych danych osobowych dotyczących własnej osoby. c. Mają Państwo prawo do usunięcia danych osobowych dotyczących własnej osoby, o ile nie stoi to w sprzeczności z ustawowymi regulacjami dotyczącymi przechowywania danych ani z naszym nadrzędnym, uzasadnionym interesem. d. Na podstawie odpowiednich, ustawowych regulacji mają Państwo prawo do wystąpienia o ograniczenie przetwarzanie swoich danych osobowych. e. Jeżeli na przetwarzanie Państwa danych uzyskaliśmy odrębną zgodę, to w każdej chwili mają Państwo prawo odwołać tę zgodę ze skutkiem dla przyszłości. Jednak nawet wtedy przetwarzanie danych, które miało miejsce do momentu odwołania zgody, pozostaje zgodne z prawem. f. Mają Państwo prawo otrzymać własne dane osobowe, które opracowujemy w celu zrealizowania umowy na podstawie art. 6 ustęp 1 pkt. b DSGVO, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie i przesłać je osobie trzeciej. Prawo to nie obowiązuje, jeżeli to przesłanie danych naruszyłoby prawa i swobody innych osób. Mają Państwo prawo domagać się, żeby Państwa dane osobowe były przez nas przesyłane osobom trzecim, o ile jest to technicznie możliwe. g. Jeżeli opracowujemy Państwa dane osobowe na podstawie naszego uzasadnionego interesu lub interesu publicznego na mocy art. 6 ustęp 1 pkt. f DSGVO, to mają Państwo prawo do zgłoszenia w każdej chwili sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu Państwa danych osobowych. Jeżeli dane przetwarzamy na podstawie naszych uzasadnionych interesów lub interesów publicznych, to uzasadnieniem sprzeciwu musi być Państwa szczególna sytuacja. Po złożeniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i swobód, lub gdy przetwarzanie służy ustanowieniu, wykonaniu lub obronie tytułu prawnego. Sprzeciw można złożyć w dowolnej formie. h. Mają Państwo także prawo do złożenia zażalenia do każdego organu nadzoru, w szczególności w państwie członkowskim UE swego pobytu, w miejscu pracy lub w miejscu domniemanego naruszenia, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie dotyczących własnych danych narusza ustawowe przepisy. Zależenie nie wpływa na inne administracyjne i sądowe środki zaskarżania, które mogą Państwu przysługiwać.

5 Poświadczenie odbioru: Niniejszym potwierdzam ja, (imię i nazwisko), że otrzymałem/otrzymałam o zrozumiałem/zrozumiałam informacje o ochronie danych. (Miejscowość, data) Podpis