e-faktura w Polsce 2 Wstęp 3 Czym jest e-faktura 4

Transkrypt

1 marzec 2012 r.

2 e-faktura w Polsce 2 Spis treści Wstęp 3 Czym jest e-faktura 4 1. E-faktura w Polsce Klienci w Polsce wobec e-faktury Przedsiębiorcy w Polsce wobec e-faktury Konsekwencje zapóźnienia 7 2. E-faktura w Europie 8 3. Korzyści z wprowadzenia e-faktur Korzyści dla środowiska Mniejsza wycinka lasów Oszczędność energii Oszczędność wody Inne Korzyści dla klientów Zyski dla przedsiębiorstw Redukcja kosztów Oszczędność czasu Inne Korzyści dla sektora publicznego Przeszkody w upowszechnieniu e-faktury Rozwiązania prawne Opóźnienia w e-administracji Wykluczenie cyfrowe Inne Rozwój rynku e-faktur 24 Wnioski 25 Dobre praktyki 26

3 Wstęp WSTĘP e-faktura w Polsce W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papierowe faktury drukowane i wysyłane pocztą. Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa. 8-11% to nie tyko statystyka. Liczby te przekładają się na kondycję polskich firm, e-państwa, a jak pokazuje raport, także środowiska naturalnego. Wydaje się, że zwykła zadrukowana kartka papieru nie może być aż tak szkodliwa dla naszego otoczenia. A jednak gdyby wszystkie faktury w Polsce wysyłane były drogą elektroniczną, udałoby się uratować od wycinki 255 tys. drzew rocznie. Zanieczyszczeniu uległoby też ponad 6,5 mld litrów wody mniej. Dodatkowo, średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania papierowej faktury to 50, a e-faktury tylko 5 gramów. Badania pokazują, że także spora grupa klientów chciałaby korzystać z e-faktur. Dostrzegają oni, że elektroniczne rozliczanie to wygoda i oszczędność czasu. Korzystanie z takiej formy pozwala unikać kolejek do okienka, wypisywania druków przelewu oraz archiwizowania papierowych potwierdzeń. Brak szerokiej informacji na temat zasad funkcjonowania e-faktur powoduje jednak, że duża grupa konsumentów w ogóle nie zdaje sobie sprawy z korzyści jakie niesie takie rozwiązanie. Bardziej zachowawczy są także przedsiębiorcy, zwłaszcza właściciele mniejszych firmy. Duże przedsiębiorstwa potrafią już z reguły przeliczyć to rozwiązanie na oszczędność czasu i pieniędzy, mniejsze nie zawsze dostrzegą te zalety. Zniechęcają również często sprzeczne interpretacje przepisów. Choć od 2011 roku weszły w życie nowe, uproszczone przepisy, dotyczące stosowania e-faktur i liczba ich użytkowników rośnie, to nie zniknęła jedna z najważniejszych przeszkód ograniczających rozwój tej formy rozliczeń w Polsce rozbieżności w interpretacji przepisów prawnych. Wygoda i korzyści płynące ze stosowania e-faktur wskazują, że polski rynek będzie coraz szerzej akceptował to rozwiązanie, podobnie jak w innych państwach europejskich. Startujemy jednak z niższego poziomu. Potrzebujemy szybszego tempa tej zmiany, aby dogonić kraje, w których jest to narzędzie powszechne.

4 Czym jest e-faktura Czym jest e-faktura? e-faktura w Polsce 4 E-faktura to elektroniczny odpowiednik faktury papierowej, zawierający te same dane. Jej nośnikiem jest plik cyfrowy, a nie jak w przypadku faktury tradycyjnej papier. Może być ona przekazywana em, w systemach bankowości elektronicznej lub udostępniana na portalu internetowym (wówczas em przesyłane jest samo powiadomienie o jej pojawieniu się na portalu). Z e-faktur mogą korzystać wszyscy: biznes, sektor publiczny, konsumenci. Takie dokumenty archiwizowane są również w sposób elektroniczny, elektronicznie mogą być też opłacane. Można je również wydrukować i w razie konieczności korzystać z wersji papierowej. Otrzymywanie e-faktury znacząco poprawia komfort korzystania z tego rodzaju usług. Klient korzystający z papierowej faktury najpierw wyciąga list ze skrzynki z fakturą, później idzie do okienka, czeka w kolejce, płaci gotówką i wraca do domu. Po powrocie do domu wpina dowód wpłaty i fakturę do segregatora. Cała operacja w przypadku jednej faktury może zająć nawet kilkadziesiąt minut. Oczywiście, papierową fakturę też można opłacić przelewem przez Internet pozostałe kroki pozostają jednak takie same. Często klient ma także krótszy termin płatności, ponieważ w wielu firmach, faktura najpierw jest wystawiana przez oddział, potem trafia do księgowości w centrali i stamtąd dopiero do klienta. Dokument doręczany jest do klienta po prostu później. Klient otrzymujący e-fakturę poświęca jej kilka minut i kilka kliknięć myszką. Faktura jest opłacana elektronicznie, potwierdzenie jest od razu archiwizowane na dysku. Niektórzy ułatwiają sobie życie jeszcze bardziej, np. korzystając z polecenia zapłaty czy usługi invoobill (dawniej Bilix), które sprawiają, że faktury płacą się same. Nie trzeba ich drukować w przypadku konieczności przedstawienia fiskusowi można je dostarczyć na dowolnym nośniku lub przesłać em. NADAWCA Droga e-faktury od nadawcy do odbiorcy System ERP wystawia fakturę i przekazuje plik do przetworzenia. Faktura jest automatycznie archiwizowana. ERP TŁUMACZ ODBIORCA Faktura jest dostarczana do odbiorcy, przetwarzana na format kompatybilny z oprogramowaniem odbiorcy i przekazywana do systemu ERP. INTERNET Dane są przetwarzane do odpowiedniego formatu lub standardu i przekazywane do klienta. TŁUMACZ Plik jest przesyłany przez Internet lub zamkniętą sieć ERP Faktury są kojarzone z danymi dotyczącymi klientów i zamówień, przetwarzane i automatycznie przekazywane do systemu ERP. Faktura otrzymana jest automatycznie archiwizowana. Źródło: raport European E-Invoicing, Guide for SMEs

5 e-faktura w Polsce 5 1. E-faktura w Polsce Gospodarstwo domowe miesięcznie opłaca średnio Co miesiąc do skrzynki pocztowej każdego mieszkańca Polski trafia przynajmniej kilka papierowych rachunków, głównie od operatorów telefonii stacjonarnej i komórkowej, telewizji kablowych i cyfrowych, dostawców gazu czy energii. Szacuje się, że gospodarstwo domowe opłaca średnio 4-5 faktur miesięcznie. 1 Niektóre z nich liczą po kilka stron. W ciągu roku zbiera się tego przynajmniej kilkadziesiąt stron, wymagających archiwizacji. Jak wspomniano we wstępie, w Polsce wystawia się obecnie około 1,5 mld faktur rocznie. 2 Zdecydowana większość z nich to nadal faktury papierowe drukowane, pakowane w koperty i wysyłane pocztą. Możliwość rozliczania się za pomocą e-faktury polskie prawo dopuszcza już od 2005 r. i coraz więcej firm usilnie namawia swoich klientów do przejścia na tę formę rozliczeń. Jednak szacuje się, że zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie (w zależności od przeprowadzonych badań). Taki wynik plasuje nas na jednym z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa. 4 5faktur W Polsce wystawia się rocznie około 1,5mld faktur 1.1 Klienci w Polsce wobec e-faktury Klienci dostrzegają wady faktury papierowej. Zgodnie z badaniami opinii publicznej aż 69% osób ma do nich zastrzeżenia. Klienci zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem oraz opóźnienia w otrzymywaniu faktur na czas. Zaledwie 8 11% rachunków jest przesyłanych elektronicznie 1 ARC Rynek i Opinia, 2009 r.; TNS OBOP, Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa

6 e-faktura w Polsce 6 Wady faktur papierowych według klientów marnotrawstwo papieru 32% trudność z przechowywaniem brak pewności do otrzymania faktury na czas możliwość zagubienia 6% 15% 23% Z drugiej strony, klienci wykazują duże zainteresowanie rozliczaniem elektronicznym. Część z nich wręcz oczekuje od firm, by te zrezygnowały z wysyłania papierowych dokumentów. Z badań przeprowadzonych w 2011 r. wynika, że ponad 60% klientów jest otwarta na zmiany i chętnie zamieniłaby tradycyjne faktury na elektroniczne. brak odpowiedzi Źródło: ARC Rynek i Opinia, 2009; TNS OBOP, 2009 Czy Pan/Pani jako konsument chciałby/chciałaby otrzymywać faktury drogą elektroniczną? tak nie nie wiem 26% 13% 31% 61% Źródło: MailPro Polacy patrzą na e-fakturę w sposób praktyczny. W badaniach przeprowadzonych przez TNS OBOP dla Grupy TP klienci otrzymujący już e-fakturę zadeklarowali, że zamawiając ją zwracali przede wszystkim uwagę na własne korzyści. Liczyły się dla nich głównie bonusy np. dodatkowe pakiety minut na rozmowy czy usługi. Ochrona środowiska była na dalszym planie i nie stanowiła głównego czynnika motywującego. Oszczędność papieru jest więc rozpatrywana raczej w kategoriach ekonomicznych, a nie ekologicznych. Mimo to klienci sami przyznawali, że e-faktura daje im poczucie satysfakcji wynikającej z przyczynienia się, bez zbędnego wysiłku, do ochrony środowiska naturalnego. Dodatkowo, wciąż rośnie liczba osób realizujących płatności przez Internet. To dla nich e-faktury są największym ułatwieniem. Aż 40% Polaków opłaca faktury na poczcie przede wszystkim osoby powyżej 60. roku życia oraz z wykształceniem zawodowym. Jednocześnie już 18% Polaków realizuje płatności przez Internet. 3 3 Badanie opinii Polaków na temat masowych płatności. TNS OBOP we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową S.A., wrzesień 2008 r.

7 e-faktura w Polsce Przedsiębiorcy w Polsce wobec e-faktury Polskie przedsiębiorstwa zazwyczaj chętnie adaptują technologiczne nowinki, jednak w sprawie e-faktur nadal odstają od wzorców europejskich. O ile duże firmy szybciej wdrażają zmiany, o tyle mały i średni biznes nie nadąża za nimi. Przedsiębiorcy często nie tylko nie planują takich zmian w rozliczeniach, ale wręcz nie chcą, by tego typu ułatwienia wprowadzili ich kontrahenci. W badaniach przeprowadzonych już po liberalizacji przepisów dotyczących e-faktury, jedynie 13% ankietowanych przedsiębiorców chętnie zrezygnowałoby z papierowego obiegu dokumentów na rzecz dokumentów w formacie PDF. Pytani tłumaczyli, że spotykają się z oporem kontrahentów oraz brak im wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi. Najczęściej jednak wskazywali, że za mało wiedzą o nowych przepisach i zasadach działania e-faktur. Dlatego przeszkody natury prawnej i technicznej są dla nich na razie kluczowe. Często nie są także mentalnie przygotowani na tego typu zmianę. W przypadku dużych przedsiębiorstw decyzję o przejściu na e-fakturę ułatwia kalkulacja finansowa wysyłka i magazynowanie ogromnych ilości papieru to koszt, którego e-faktura pomaga uniknąć. 1.3 Konsekwencje zapóźnienia Opóźnienia w upowszechnianiu e-faktur mają konsekwencje prawne. Wolno wdrażając elektroniczne fakturowanie, Polska bowiem nie realizuje zaleceń Komisji Europejskiej. Zgodnie z raportem Komisji z 2009 r., dotyczącym usuwania barier biurokratycznych, rozpowszechnienie używania faktur elektronicznych ma być jednym z podstawowych zadań państw członkowskich. 4 Docelowo Komisja chciałaby, aby e- faktury stały się główną formą fakturowania w ramach Unii Europejskiej do 2020 r. Obecnie trwa stopniowa modyfikacja unijnego prawa w tym kierunku. Czy Państwa przedsiębiorstwo chciałoby otrzymywać faktury drogą elektroniczną? tak nie nie wiem 22% 65% 13% Źródło: MailPro Pośrednio, zapóźnienie we wprowadzaniu e-faktur wpływa także na wypełnianie przez Polskę przepisów związanych z produkcją C0 2. Szacuje się, że średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania papierowej faktury to 50 g, a e-faktury tylko 5 g! Biorąc pod uwagę ogromną liczbę wysyłanych rocznie tego typu dokumentów, upowszechnienie e-faktury wpływa na wypełnianie przez Polskę unijnych przepisów np. postanowień pakietu energetyczno-klimatycznego. W efekcie także na wysokość kar płaconych za ewentualne przekroczenie dopuszczanych przez Komisję Europejską limitów emisji dwutlenku węgla. Brak stosowania e-faktur ma także konsekwencje dla środowiska, konsumentów czy administracji. Zostały one omówione w kolejnych rozdziałach. 4 Final Report of the Expert Group on e-invoicing, DG International Market and Services DG Enterprise and Industry, 2009 r.

8 e-faktura w Polsce 8 2. E-faktura w Europie CAGR +41% Tradycyjna metoda wystawiania faktur, w większości europejskich państw, 728odchodzi powoli 399 do lamusa. Szacowana wielkość rynku wszystkich faktur oraz rachunków 307 wysyłanych do 512 klientów w Europie 339 wynosi obecnie ok. 30 mld sztuk rocznie. 193Dodatkowo wysyłanych 605 jest ok mld innych dokumentów 264 rozliczeniowych 146 zamówień, potwierdzeń czy wyciągów z kont bankowych. 2009P faktury dla klientów indywidualnych (B2C) Co więcej, na tym polu Europa ciągle przyśpiesza. Każdego dnia w 2009 r., 1200 firm i 11 ty- faktury dla przedsiębiorstw (B2B) sięcy konsumentów stawało się użytkownikami e-fakturowania. 5 Według szacunków w 2011 r. około 4,9 miliona europejskich przedsiębiorstw i 75 mln konsumentów wymieniło łącznie ponad 3 miliardy faktur elektronicznych. To na przestrzeni ostatnich lat lawinowy wzrost o blisko 150 proc. konsumentów i firm więcej niż w 2008 r. 6 Liczba faktur wysyłanych w formie elektronicznej w Europie w latach (w mln) CAGR +41% P faktury dla klientów indywidualnych (B2C) faktury dla przedsiębiorstw (B2B) Źródło: Billentis Liderami europejskiego rynku e-faktur są: kraje skandynawskie, Szwajcaria, Słowenia i Estonia. Spoza Europy do tego grona zalicza się jedynie Brazylia, gdzie e-fakturowanie jest powszechne w sektorze publicznym. 7 5 Raport E-Invoicing/E-Billing in Europe, 2009 r. 6 Raport E-Invoicing / E-Billing in Europe and abroad, 2011 r. 7 Tieto, The future of e-invocing, 2009 r. Konsumenci odbierający e-faktury 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Dania Norwegia Estonia Szwecja Litwa Finlandia Łotwa Austria Niemcy Wielka Brytania Czechy Rumunia Węgry Słowacja Polska Rosja Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa

9 e-faktura w Polsce 9 Przedsiębiorstwa wysyłające e-faktury 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Wielka Brytania Estonia Dania Niemcy Austria Finlandia Łotwa Litwa Węgry Rosja Rumunia Norwegia Czechy Szwecja Słowacja Polska Wśród europejskich przedsiębiorstw w 2010 r. najczęściej i najchętniej z e- faktury korzystały korporacje. Aż 75 proc. firm zatrudniających powyżej 250 osób posługiwało się nimi w obrocie gospodarczym. Wśród zatrudniających do 49 osób już o wiele mniej, bo jedynie 20 proc. Najgorzej ma się sytuacja w małych firmach, gdzie pracuje nie więcej niż 9 osób tylko co dziesiąta korzystała z e-fakturowania. Szacuje się, że w Europie firmy stosujące rozliczenia za pomocą e-faktur wypracowują rocznie oszczędności rzędu ponad 240 mld euro. 8 Dodatkowo, dzięki temu, w samym tylko 2011 r., ocalało ponad 12 mln europejskich drzew. Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa 8 Dane za Deloitte Touche Tohmatsu E-faktury w Europie (podsumowanie) 3mld faktur elektronicznych wystawiono w europejskim obrocie gospodarczym w 2010 r. 80% redukcji kosztów fakturowania pozwala uzyskać wprowadzenie e-faktury 75% europejskich firm zatrudniających powyżej 250 osób korzysta z e-faktur 240mld euro rocznie oszczędzają europejskie firmy stosujące e-faktury

10 e-faktura w Polsce Korzyści z wprowadzenia e-faktur Stawiając na tradycyjne faktury tracą wszyscy zarówno klienci, jak i przedsiębiorcy. Pierwsi rezygnują z wygody, oszczędności czasu czy bonusów, oferowanych przez wystawców e-faktur. Drudzy tracą szansę na spore oszczędności czy ułatwienia w obsłudze księgowej. Jest jeszcze trzeci uczestnik tego procesu środowisko, które ponosi ogromne straty. 3.1 Korzyści dla środowiska Wydaje się, że zwykły zadrukowany kawałek papieru nie może być aż tak szkodliwy dla naszego otoczenia. Jednak tradycyjne faktury, poprzez swoją powszechność, są dla niego poważnym obciążeniem. Ministerstwo zdecydowało się w tym roku pójść na rękę podatnikom. Do Ministra Finansów trafił argument, że ekofaktury ocalą od zagłady wiele hektarów lasów Wiesława Dróżdż, Ministerstwo Finansów kwiecień 2011 Niestety, jak wskazują eksperci, ekologiczne argumenty przyjmują się w Polsce bardzo powoli. Z badań klientów rozliczających się elektronicznie wynika, że patrzą na e-fakturę w sposób użytkowy. Mniejsza wycinka drzew, czy ograniczenie zanieczyszczenia wody, nie są wystarczającymi argumentami, przekonującymi do przejścia na bardziej ekologiczny sposób rozliczania. Sami badani wskazują jednak, że odczuwają satysfakcję płynącą z przyczynienia się do ochrony środowiska naturalnego. Ma więc to dla nich znaczenie i warto tę postawę umacniać. W Polsce wystawia się rocznie ok. 1,5 mld faktur. Każda faktura wystawiana jest w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia). To daje ok. 3 mld kartek papieru Mniejsza wycinka lasów Z jednej strony, e-faktura oznacza zmniejszone zapotrzebowanie na papier, a co za tym idzie znacznie mniejszą wycinkę drzew. Szacuje się, że wysyłanie wszystkich faktur w Polsce w formie elektronicznej, pozwoliłoby zaoszczędzić 255 tys. drzew rocznie. Z drugiej strony, wiele firm ze środków zaoszczędzonych na zmniejszonej liczbie drukowanych faktur, sadzi drzewa lub dba o zagrożone lasy. Do wydruku 3 mld egzemplarzy faktur potrzeba ton papieru. Do wyprodukowania 1 tony papieru potrzeba 17 drzew. Na jednym hektarze lasu rośnie ok drzew, nadających się do produkcji papieru. Do produkcji papieru na wystawiane w Polsce faktury potrzebnych jest rocznie ok drzew. Do produkcji papieru na wystawiane w Polsce faktury wycina się ok. 127,5 hektarów lasu.

11 e-faktura w Polsce Oszczędność energii Mniejsze zapotrzebowanie na papier powoduje także mniejsze zużycie energii, co jest oczywiście korzystne dla środowiska (szczególnie przy użyciu nieodnawialnych źródeł energii). Szacuje się, że do produkcji papieru na wystawiane w Polsce faktury zużywa się ok. 120 mln kwh energii rocznie. Odpowiada to rocznemu zużyciu energii elektrycznej przez 60 tys. gospodarstw domowych. 9 Do wydruku 3 mld egzemplarzy faktur potrzeba ton papieru. Do produkcji jednej tony papieru zużywa się ok. 8 tysięcy kwh energii. Do produkcji 3 mld egzemplarzy faktur zużywa się ok. 120 milionów kwh energii (tyle ile zużywa 60 tys. gosp. domowych). 9 Źródło: Oszczędność wody Mniejsze zużycie papieru to także mniej wody potrzebnej do jego produkcji. Gdyby wszystkie faktury w Polsce przesyłane były drogą elektroniczną, udałoby się zaoszczędzić ponad 6,5 mld litrów wody, czyli niemal 3 razy więcej niż kupujemy rocznie w butelkach. 10 Do wydruku 3 mld egzemplarzy faktur potrzeba ton papieru. Przy produkcji jednej tony papieru zanieczyszcza się ok litrów wody. Przy produkcji papieru na wystawiane w Polsce rocznie faktury zanieczyszcza się ok. 6,6 miliardów litrów wody. 10 Źródło: Euromonitor International

12 e-faktura w Polsce Inne Duże, choć trudne do oszacowania, są również skutki ekologiczne związane z emisją spalin, jakie powstają podczas transportu tradycyjnych faktur między wystawcą, a ich odbiorcą. Przyjmuje się, że średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania papierowej faktury to 50, a e-faktury tylko 5 g. 50 gramów CO 2 emitowanych jest w procesie wytworzenia i przesłania papierowej faktury. Faktury papierowe zatruwają także środowisko poprzez środki do ich drukowania. Tonery czy kartridże z atramentem do drukarek to po zużyciu odpady toksyczne, niebezpieczne i trudne do zutylizowania. Powodują to zawarte w nich silnie toksyczne substancje, takie jak żywice akrylowe czy związki węgla. Korzyści z e-faktury dla środowiska 1. Minimalizacja zużycia papieru 2. Redukcja odpadów 3. Mniejsze zużycie wody 4. Oszczędność energii 5. Mniejsza emisja CO 2 6. Mniejsze zużycie trudnych do zutylizowania kartridży i tonerów

13 e-faktura w Polsce Korzyści dla klientów E-faktury i elektroniczne obrazy faktury 11 to spore ułatwienie i wygoda także dla klientów. Nie trzeba sprawdzać skrzynki pocztowej w oczekiwaniu na rachunek, a opóźnienia poczty nie mają już wpływu na terminowość płatności. Ryzyko utraty czy zagubienia dokumentu jest zdecydowanie mniejsze niż w przypadku papierowych dokumentów. Decydując się na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną klient dostaje informację o płatności natychmiast po wystawieniu rachunku. Ma do niego dostęp w każdej chwili, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Nabiera to znaczenia dla osób dużo podróżujących, nie posiadających stałego miejsca zamieszkania, a nawet dla wybierających się na dłuższe wakacje. E-faktury znacznie upraszczają też archiwizację, można gromadzić je na dysku komputera, pamięci przenośnej czy płytach CD. E-faktura to także oszczędność czasu, można ją wygodnie opłacić bez wychodzenia z domu. Papierową fakturę również, jednak wielu jej użytkowników wybiera wciąż tzw. okienko. Jeśli dodatkowo skorzystamy z polecenia zapłaty lub usługi invoobill, możemy na zawsze zapomnieć o płaceniu faktur w tzw. okienku. Wystarczy wyrażenie zgody na aktywację takiej usługi, a w przypadku invoobilla aktywacja następuje w bankowości elektronicznej klienta i wymaga przekazania specjalnego kodu do wierzyciela cały proces można przeprowadzić elektronicznie w czasie jednej minuty. Inną opcją, pozwalającą na oszczędność czasu, są aplikacje do elektronicznych płatności e-faktur. Pozwalają one uniknąć nie tylko wypełniania papierowego przelewu, ale także formatki przelewu internetowego. Link zamieszczony w e-fakturze prowadzi prosto do serwisu płatności elektronicznej, gdzie klient wybierając swój bank loguje się do konta osobistego. Nie musi wówczas wpisywać numeru konta czy kwoty. Minimalizuje to ryzyko błędu i oszczędza czas. Jeszcze większym ułatwieniem dla klienta jest wykorzystanie rozwiązania typu EBPP (elektronicznej prezentacji i płatności rachunków), ponieważ pozwala na gromadzenie faktur od wielu dostawców i realizację płatności za dostarczone usługi w jednym miejscu, np. w systemach bankowości elektronicznej. Usługą tego typu jest invoobill, której operatorem jest Krajowa Izba Rozliczeniowa SA. Zasada jej działania jest prosta: dostawca (operator telekomunikacyjny, telewizyjny, dostawca gazu, prądu, etc.) przesyła fakturę w formie elektronicznej do banku klienta. Klient, po zalogowaniu do systemu bankowości elektronicznej, widzi swoje faktury, a także informacje na temat ich statusu czy są opłacone, czy do zapłacenia. Jeżeli zaakceptuje wysokość faktury, wystarczy jedno kliknięcie, a dane (odbiorca, tytuł przelewu, kwota) automatycznie zostaną skopiowane do szablonu przelewu. Do realizacji płatności wystarczy jedynie autoryzacja transakcji. Usługa invoobill jest już dostępna dla ponad 90% użytkowników bankowości elektronicznej w Polsce, którzy posiadają konta w PKO Banku Polskim S.A. (Inteligo, ipko), Pekao S.A., mbanku, MultiBanku, Banku Millennium S.A., City Handlowym, ING Banku Śląskim, Raiffeisen Bank Polska, BZ WBK S.A. oraz w kilku bankach spółdzielczych. 11 Elektroniczny obraz faktury jest wyłącznie skanem faktury i w odróżnieniu od e-faktury nie jest wydawany na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

14 e-faktura w Polsce 14 Niektóre banki na polskim rynku oferują swoim klientom także usługę zarządzania e-fakturami z wykorzystaniem systemów bankowości internetowej. Klient otrzymuje informację ( , sms), że w systemie bankowości internetowej czeka do zapłacenia faktura. Można ją uregulować po zalogowaniu się do systemu, w którym dodatkowo znajduje się archiwum wszystkich zapłaconych faktur. E-faktury dają także większe bezpieczeństwo ochrony danych. Nie można ich zgubić lub wyrzucić przez przypadek. Nie trafią pod zły adres przez błąd doręczyciela. Elektroniczna faktura dostępna na osobistym koncie lub/i na portalu operatora, jest zabezpieczona hasłem. W przypadku konieczności jej zniszczenia (np. usunięcie z poczty elektronicznej) wystarczy kliknięcie myszką. Druk tradycyjny trzeba zniszczyć w sposób zapewniający odpowiednią ochronę. Wiele firm oferuje klientom także bonusy za przejście na e-fakturę. Mogą to być m.in. nagrody w loteriach, konkursach, usługi gratis (np. pakiety minut przyznawane przez firmy telekomunikacyjne, czy obniżenie płatności za produkt podstawowy). Korzystanie z e-faktury ma także swój aspekt psychologiczny. Jak wspomnieliśmy, klienci decydujący się na to mają satysfakcję z przyczynienia się do ochrony środowiska naturalnego. Zyski klientów wybierających e-fakturę 1. Pewność otrzymania faktury na czas 2. Znaczna oszczędność czasu 3. Dostęp do faktury w każdym miejscu i czasie 4. Mniejsze ryzyko zgubienia 5. Łatwiejsze przechowywanie 6. Bezpieczeństwo danych 7. Bonusy od usługodawców

15 e-faktura w Polsce Zyski dla przedsiębiorstw Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia. Z badań przeprowadzonych w 2008 r. wśród kilkuset firm w trzech państwach Unii Europejskiej wynika, że z upowszechnienia e-faktury w obrocie gospodarczym wynikają liczne zyski; zarówno dla ich nadawców jak i odbiorców. Trzy najważniejsze to: redukcja kosztów, większa efektywność i szybsze realizowanie płatności. Jakie są potencjalne korzyści z e-faktury dla wystawcy? (w proc.) Austria Włochy Hiszpania Redukcja kosztów 83 84,5 94 Większa efektywność Szybciej realizowane płatności ,5 Źródło: Raport European E-Invoicing, Guide for SMEs, opracowany m.in. przez Europejską Unię Rzemieślników oraz Małych i Średnich Przedsiębiorstw (UEAPME) Jakie są potencjalne korzyści z e-faktury dla odbiorcy? (w proc.) Austria Włochy Hiszpania Redukcja kosztów Większa efektywność Mniej nieporozumień z kontrahentem Źródło: Raport European E-Invoicing, Guide for SMEs, opracowany m.in. przez Europejską Unię Rzemieślników oraz Małych i Średnich Przedsiębiorstw (UEAPME) Z kolei z badań przeprowadzonych w Polsce wynika, że przedsiębiorcy korzystający z elektronicznego obrotu fakturami cenią sobie przede wszystkim: oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami. Jakie korzyści osiąga / zamierza osiągnąć Państwa firma z wdrożenia e-faktur? (możliwość wielokrotnego wyboru) 87% 53% 35% 27% 19% 15% oszczędność pieniędzy krótki czas dostarczenia faktury lepsza kontrola nad dokumentami oszczędność czasu pracowników ochrona środowiska wizerunek nowoczesnej firmy Źródło: MailPro

16 e-faktura w Polsce Redukcja kosztów Spółki obsługujące dużą liczbę klientów mogą dzięki e-fakturom zaoszczędzić duże sumy. Koszt wydruku i wysyłki faktury wynosi w zależności od szacunków od 1,5 zł do 1-2 euro. Dodatkowe oszczędności uzyskuje się na przetwarzaniu faktury, księgowaniu i sprawdzaniu danych. Wdrożenie e-faktury pozwala zredukować ogólne koszty całego procesu o ok. 80%. 12 Szacuje się, że średnia europejska firma oszczędza na tym rozwiązaniu około 150 tys. euro rocznie, a firma duża (wystawiająca miesięcznie około 20 tys. faktur) 3 mln euro. 13 W przełożeniu na polskie warunki, przedsiębiorstwo wysyłające miesięcznie 1000 faktur zaoszczędzi ok. 2 tys. złotych, wystawiając ok. 20 tys. faktur miesięcznie zaoszczędzi 40 tys. zł. Miesięczny koszt 1000 faktur: papierowa 2600 zł elektroniczna 560 zł różnica 2040 zł 14 Duże firmy oszczędzają także znaczące kwoty na braku konieczności magazynowania faktur w wersji papierowej. Zdarzały się bowiem przypadki, gdy przedsiębiorstwa żądały od wystawcy ponoszenia kosztów ich przechowywania. W przypadku rosnących archiwów faktur papierowych wydatki te mogą być dotkliwe. 12 Źródło: dane za Deloitte Touche Tohmatsu 13 Tamże 14 Tamże

17 e-faktura w Polsce Oszczędność czasu E-faktury pozwalają przedsiębiorcom również na oszczędność czasu. Proces fakturowania oraz płatności trwa od 19 do 40 dni średnio ok. 30 dni od momentu zakończenia cyklu bilingowego. Skutkuje to niższymi przychodami z inwestycji (np. lokaty) lub zwiększonymi kosztami obsługi zadłużenia. Obliczono, że dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego skrócenie cyklu spływu wszystkich należności o połowę może oznaczać korzyści finansowe w wysokości ponad 630 tys. zł w skali miesiąca, co daje ok. 7,6 mln zł rocznie. Obecnie dostępne rozwiązania rynkowe dla e-faktury, jak np. invoobill umożliwiają dostawcom usług masowych redukcję kosztów wydruku i wysyłki faktur oraz innych materiałów o nawet 65%, jak również znacząco skracają czas realizacji płatności (z danych udostępnionych przez KIR SA dla systemu invoobill wynika, że średni czas od momentu zapoznania się z fakturą do realizacji płatności wynosi średnio 1,3 dnia). Średni czas trwania procesu fakturowania oraz płatności w firmie telekomunikacyjnej przetwarzanie 0-6 dni drukowanie 2-3 dni kopertowanie 1-2 dni transport 1-2 dni dystrybucja 5 dni realizacja płatności dni dostarczenie płatności 0-2 dni dni Źródło: Roland Berger

18 e-faktura w Polsce Inne Wysyłka faktur papierowych wiąże się nie tylko z wysokimi kosztami obsługi. Zdarza się także, że przesyłka przez błąd nadawcy lub poczty nie trafia do adresata. W przypadku tradycyjnych sposobów realizacji płatności, istnieje także ryzyko związane z błędnym rozliczaniem wpłat od klientów (m.in. wynikające z pomyłek klientów w wypełnianiu przelewów). Dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego roczne koszty związane z błędnym rozliczaniem wpłat mogą sięgać nawet 1,7 mln zł. Zyski z e-faktury dla przedsiębiorstw 1. Oszczędność czasu 2. Oszczędności finansowe na znaczkach i papierze 3. Automatyzacja procesu wystawienia faktury 4. Bezpieczna i znacznie tańsza archiwizacja 5. Krótki czas wysyłania i dostarczenia faktury elektronicznej 6. Automatyczne przesyłanie wraz z potwierdzeniem dostarczenia 7. Możliwość dokonania szybkiej korekty faktury 8. Budowanie wizerunku firmy przyjaznej środowisku

19 e-faktura w Polsce Sektor publiczny Na wprowadzeniu e-faktur zyskuje także sektor publiczny. Jego korzyści są podobne do tych, osiąganych przez przedsiębiorstwa, decydujące się na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Europejskim prekursorem e-faktur w sektorze publicznym jest Dania. Od 2005 r. istnieje tam obowiązek e-fakturowania, jeśli odbiorcą usług jest instytucja sektora publicznego. Wprowadzenie tego systemu w Danii przynosi państwu roczne oszczędności w wysokości mln euro. 15 Podobne rozwiązania wdrażają też Finlandia, Szwecja, Hiszpania i Włochy. 16 W 2005 r. szwedzka instytucja odpowiedzialna za koordynację zaopatrzenia agencji rządowych (Swedish National Financial Management Authority) oszacowała, że jeśli wszystkie agencje rządowe wprowadzą faktury elektroniczne do 2008 r., całe państwo mogłoby zaoszczędzić 3,9 mld koron szwedzkich (365 mln euro) w ciągu pierwszych pięciu lat. Wprowadzenie w Danii e-fakturowania w sektorze publicznym przynosi państwu oszczędności w wysokości mln euro rocznie. W przypadku Polski, wprowadzenie obowiązku elektronicznego fakturowania w relacjach z sektorem publicznym, przyniosłoby państwu z pewnością o wiele wyższe oszczędności. Wystarczy porównać liczbę obywateli i firm: Dania to niespełna 6 mln obywateli i 300 tysięcy firm, Polska to 40 mln mieszkańców i 3,7 mln firm European Electronic Invoicing Final Report, wydany przez European Commission Informal Task Force on e-invoicing. 16 Raport European E-Invoicing, Guide for SMEs, opracowany m.in. przez Europejską Unię Rzemieślników oraz Małych i Średnich Przedsiębiorstw (UEAPME). 17 Źródło: własne obliczenia