Instrukcja obsługi. Korzyści:

Transkrypt

1 Nadanie online Zarządzanie przesyłkami Innowacyjne rozwiązania DHL ship Instrukcja obsługi DHL SHIP SZYBKO I ŁATWO DHL ship jest prostym i łatwym w obsłudze narzędziem elektronicznym służącym do nadania przesyłki międzynarodowej. Za jego pomocą użytkownicy mogą przygotować i wydrukować listy przewozowe, formularze przesyłki, dokumenty celne i formularze odbioru oraz przesłać je pocztą elektroniczną co skraca czas poświęcany na te czynności! DHL ship stanowi idealne rozwiązanie dla firm mających wielu użytkowników oraz rozproszone lokalizacje. Korzyści: Formularz w formacie PDF do pobrania ze strony Czytelne i łatwe do wypełnienia pola Możliwość otrzymywania powiadomień o doręczeniu na wiele adresów Przesyłanie em informacji o kosztach wysyłki dla Klientów płacących gotówką Zapisywanie do 50 adresów odbiorców Dostęp do pełnej oferty produktów DHL Express

2 PIERWSZE KROKI DHL ship nie wymaga rejestracji, a raz pobrany formularz PDF można używać wielokrotnie i całkowicie bezpłatnie. Aby zacząć korzystać z DHL ship potrzebujesz: komputer PC z dostępem do Internetu, drukarkę laserową, aktywne konto , numer konta DHL z dostępnym kredytem lub możliwością płatności gotówkowej przy odbiorze. Wymagania dotyczące oprogramowania: Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows NT 4.0 Microsoft Windows XP Adobe Acrobat Reader 8 POBIERANIE DHL SHIP Wejdê na polskà stron DHL Krok 1: Pobierz aplikację DHL ship ze strony Otwórz menu Express i wybierz Centrum informacji. Kliknij na link Zaawansowane programy, a następnie wybierz zakładkę DHL ship. Krok 2: Kliknij na link Przygotuj swoją przesyłkę teraz, aby go rozwinąć. Żeby rozpocząć pobieranie, kliknij na link DHL ship - formularz. Zakładka DHL ship Link do pobrania formularza

3 WYPEŁNIANIE FORMULARZA PRZESYŁKI Formularz przesyłki Po pobraniu formularza PDF dostępne są trzy formularze DHL ship: Formularz wysyłki Dokument celny (opcjonalny) Formularz odbioru (opcjonalny) DHL ship pomaga sprawdzić wprowadzone dane oraz wskazuje, gdzie jest wymagana korekta. Krok 1: Informacje dotyczàce płatnika, ubezpieczenia i nadawcy (Sekcje 1 i 2) Dane odbiorcy: Przycisk Lista (Sekcja 3) Wskaż, kto będzie ponosić koszty przesyłki oraz wprowadź numer konta płatnika, o ile wymaga tego wybrany sposób płatności. Kliknij na pole Tak, aby ubezpieczyć przesyłkę, wprowadź wartość ubezpieczenia i walutę. Wszystkie wymagane pola w Formularzu przesyłki zaznaczone są gwiazdką (*). W przypadku zaznaczenia opcji Przesyłka pobraniowa, pola Numer rachunku płatnika oraz Numer rachunku nadawcy można pozostawić niewypełnione. Krok 2: Wprowadź wszystkie wymagane dane dotyczące nadawcy. Krok 3: Wprowadź wszystkie wymagane dane dotyczące odbiorcy. Klikając na żółty przycisk Lista, można wyszukać zapisane wcześniej adresy. Wskazówka Dzięki narzędziu DHL ship możesz zapisać do 50 adresów.

4 Produkty i usługi, dane dotyczàce przesyłki i jej zawartoêci (Sekcje 4-6) Informacje celne oraz zgoda z nadawcà (Sekcje 7 i 8) Krok 4: Wybierz odpowiedni rodzaj przesyłki z rozwijanego menu Typ. Wybierz preferowany produkt DHL z rozwijanego menu Produkt. Aby powiadomienie o doręczeniu zostało przesłane określonym osobom, zaznacz pole Informacja o doręczeniu i wprowadź do pięciu adresów rozdzielonych znakiem ;. Dostępne produkty mogą obejmować usługę Express z opcją dostawy porannej oraz usługę Economy Select. Jeśli wybrany produkt nie jest dostępny w kraju docelowym, wówczas otrzymasz z informacją o konieczności wybrania innego produktu. Krok 5: Wprowadź liczbę paczek, wagę oraz wymiary. Kliknij na niebieski link Więcej, jeśli chcesz dodać dodatkowe linie w tabeli. Dla każdej paczki zostanie wygenerowany list przewozowy do wydrukowania. Krok 6: Wprowadź opis zawartości oraz ilość. WyÊlij do DHL Krok 7: Zaznacz rodzaj eksportu. Wskaż, kto opłaca podatki i opłaty. Wskazówka Wskazówka Po wypełnieniu formularzy niezbędnych do wysyłki, kliknij na pole Przygotuj przesyłkę. Jeśli klient posiada stałe zlecenie odbioru przesyłek i płatność dokonywana jest poprzez konto DHL, wówczas nie ma potrzeby zaznaczania pola Zleć odbiór. Jeśli płatność dokonywana jest gotówką, wówczas należy zaznaczyć pole Zleć odbiór. Informacje w Sekcji 7 wymagane są jedynie w przypadku przesyłek niezawierających dokumentów. Krok 8: Przeczytaj Umowę z nadawcą. Kliknij na link Zasady i warunki, aby zapoznać się z zasadami i warunkami przewozów DHL Express. Zaznacz pole Akceptuję. Kliknij Wyślij do DHL, aby przekazać DHL informacje o przesyłce.

5 WYPEŁNIANIE DOKUMENTU CELNEGO (OPCJONALNE) Dokumenty celne Dokumenty celne należy wypełnić w przypadku nadania niedokumentowych przesyłek międzynarodowych, wymagających dokumentacji celnej. Krok 1 i 2: Narzędzie DHL ship automatycznie uzupełni dane adresowe nadawcy i odbiorcy w sekcjach 1 i 2, wykorzystując informacje wprowadzone w Formularzu przesyłki. Krok 3: Wprowadzenie informacji dotyczących osoby trzeciej jest niezbędne w przypadku, gdy na fakturze zaznaczono, iż opłaty ponosi osoba trzecia. Krok 4: Otwórz rozwijane menu Rodzaj faktury i wybierz jej rodzaj. Data zostanie uzupełniona automatycznie. Wprowadź numer faktury i ewentualnie znak referencyjny przesyłki. Krok 5: Część z pól Warunki wysyłki zostanie uzupełniona automatycznie przy wykorzystaniu danych wprowadzonych w Formularzu przesyłki. Uzupełnij pozostałe pola. Krok 6: Klikając na pole możesz wprowadzić komentarz. Otwórz rozwijane menu i wybierz wymagane warunki przewozu. Opis przedmiotu (Sekcja 7) Krok 7: Wprowadź wymagane informacje dotyczące przedmiotu. Aby dodać dodatkowe rzędy dla wielu paczek, kliknij przycisk Dodaj następny element. Maksymalnie można dodać 10 rzędów. Aby usunąć rząd, kliknij przycisk X z lewej strony rzędu, który ma zostać usunięty.

6 WYPEŁNIANIE FORMULARZA ODBIORU PRZESYŁKI (OPCJONALNE) Formularz odbioru przesyłki Formularz odbioru przesyłki może zostać użyty w przypadku, gdy Klient nie posiada stałego zlecenia odbioru przesyłek DHL. Wypełnienie Formularza odbioru jest wymagane w przypadku dokonywania płatności gotówką przy odbiorze przesyłki. Krok 1: Jeśli dane dotyczące adresu odbioru przesyłki są zgodne z danymi adresowymi nadawcy wprowadzonymi w Formularzu przesyłki, wówczas kliknij na przycisk Kopiuj dane nadawcy w celu automatycznego wypełnienia pól. W przeciwnym wypadku, kliknij na pole, aby wpisać adres odbioru. Szczegóły odbioru, szczegóły dotyczàce lokalizacji, instrukcje specjalne (Sekcje 2-4) W przypadku dokonywania płatności gotówką przy odbiorze przesyłki, informacje wprowadzone w Formularzu przesyłki zostaną automatycznie uzupełnione w odpowiednich polach Formularza odbioru przesyłki. Krok 2: Wprowadź obowiązkowe dane dotyczące odbioru. Krok 3: Zaznacz typ lokalizacji jako Firma albo Adres zamieszkania. Kliknij pole, aby przekazać precyzyjny opis lokalizacji przesyłki. Krok 4: Dodatkowe instrukcje dla kuriera odbierającego przesyłkę wprowadź w polu Instrukcje specjalne. WyÊlij do DHL Po wypełnieniu niezbędnych formularzy należy zaznaczyć pole Przygotuj przesyłkę u góry Formularza przesyłki lub Formularza odbioru przesyłki. W przypadku posiadania rachunku ze stałym zleceniem odbioru przesyłek DHL nie ma potrzeby zaznaczania pola Zleć odbiór. Kliknij na przycisk Wyślij do DHL, aby przekazać DHL informacje o przesyłce.

7 POTWIERDZENIE ORAZ DOKUMENTY PRZESYŁKI Zlecenie przesyłki em Krok 1: Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych formularzy i kliknięciu przycisku Wyślij do DHL pojawi się okno wiadomości w domyślnym, zainstalowanym w systemie programie pocztowym. Wiadomość ta będzie zawierać wszystkie informacje, które zostały wprowadzone w formularzach DHL ship, w tym koszty przesyłki za wybrany produkt DHL. Wyślij ze zleceniem przesyłki do DHL. potwierdzajàcy zlecenie przesyłki z załàczonym listem przewozowym Krok 2: Po przesłaniu em zlecenia przesyłki otrzymasz wiadomość potwierdzającą to zlecenie. ten będzie zawierał wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące przesyłki oraz informację, ile razy należy wydrukować każdy z dokumentów.

8 List przewozowy EXPRESS WORLDWIDE DHL Ship / * * WPX From : HURTOWNIA Origin: JAN KOWALSKI GDN JAGIELONSKA GDANSK Poland Contact: To : Contact: TORRES JOHN BROWN 571 STR NEW YORK United States Of America. US-ZYP-TS2. C Reference:DZIAL EKSPORTU Day Time Date: Pce/Shpt Weight Piece /4.5 kg 1/2 Krok 3: List przewozowy należy wydrukować i dołączyć do każdej paczki wchodzącej w skład przesyłki. Wskazówka Dokumenty przesyłki w formacie PDF mogą zostać zapisane na komputerze w celu ich wykorzystania w przyszłości. Aby śledzić przesyłkę wejdź na stronę i wprowadź numer listu przewozowego. Contents:toys s amples WAYBILL (2L)US (J) JD Odbiór przesyłki Faktura handlowa Shipment From HURTOWNIA JAN KOWALSKI JAGIELONSKA 89 Shipment To TORRES JOHN BROWN 571 STR 123 Shipment Receipt GDANSK NEW YORK Poland United States Of America Shipment Details International Information Date of Shipment : Declared Value :PLN 30 Air Waybill Number : Duties and Taxes :Paid by Receiver Service Type : EXPRESS WORLDWIDE NONDOC(WPX) Number of Pieces : 2 Total Weight : 4.5 kg Special Services Insured Amount : PLN 30 Delivery Notification Service Volumetric Weight : 10.4 kg Insurance Service Estimated Charges : RAS : Fuel Surcharge : Shipper: HURTOWNIA JAN KOWALSKI JAGIELONSKA 89 GDANSK Poland Phone: VAT/GST No: Receiver: TORRES JOHN BROWN 571 STR 123 NEW YORK United States Of America Phone: VAT/GST No: Bill To Third Party: Date: Comments: Full Description of Goods QTY UOM Commodity Unit Subtotal Code Value Value Proforma Invoice Invoice Number: 1/2014 Shipment Reference: Airway Bill Number: Unit Net Weight Subtotal Weight Country of Origin Billing Information Payment Type : Shipper Account 1 small car 2 fishing rod 1 1 pc pc Poland Poland Reference Information Reference : DZIAL EKSPORTU Description of Contents toys samples Piece ID (ISO_LP) JD JD Piece Weight Total Declared Value: 30 PLN Total Net Weight: 3.0 kg Total Pieces: 2 Total Gross Weight: 4.5 kg Payer of Type of Export: Terms of Receiver (No: ) Permanent bank transfer Currency Code: Incoterm: PLN DAP - Delivered At Place I/We hereby certify that the information of this invoice is true and correct and that the contents of this shipment are as stated above. Signature: * All charges shown are estimate only, subject to change without notice. Position in Company: Shipping Consultant Company Stamp:

9 Więcej informacji uzyskasz w Help Desk ecom DHL: tel cahelp@dhl.com