10. Ustawienia drukowania dla Oferty kosztorysowej / Faktury

Transkrypt

1 10. Ustawienia drukowania dla Oferty kosztorysowej / Faktury 10.1 Ogólne uwagi Przy pracy z edytorem layoutu A_CD, należy zapoznać się z umieszczonymi tam opcjami XII. Layoutdesigner A_CD. JOBPERFEKT daje możliwości wyboru opcji wydruku OFERTA KOSZTORYSOWA i faktury - co i w jakiej kolejności ma być wydrukowane. Te opcje treści i formy wydruku można zdefiniować dla całej agencji lub indywidualnie dla każdego klienta. Można nawet, jeżeli jest taka potrzeba, zmieniać opcje dla każdego zlecenia z osobna. Zaleca się zdefiniowanie formatu wydruków raz dla całej agencji. Przy wprowadzaniu nowego klienta zostanie on zastosowany i wtedy można je zmieniać. Tak samo, gdy format został dopasowany do klienta indywidualnie, te ustawienia zostaną zastosowane w każdym zleceniu i można je zmieniać. Istnieje opcja ustawiania w Danych wejściowych agencji pod nazwą Ustawienia, a dalej w odpowiednich dziedzinach, gdy chcemy drukować OFERTA KOSZTORYSOWA lub fakturę Ustawienia OFERTA KOSZTORYSOWA / Faktura w agencji Na widoku startowym programu, po zalogowaniu, zupełnie u góry po lewej stronie, klikamy PLIK, dalej Agencja albo przycisk, otwierają się Dane wejściowe. W pierwszym wierszu ekranu ukazuje się m.in. Ustawienia. Wybrać i kliknąć OFERTA KOSZTORYSOWA lub Faktura. Opiszemy tutaj tylko jedno ustawienie, ponieważ oba przebiegają identycznie. Ukazuje się następujący widok: Strona 1 z 21

2 10.3 Uporządkowany zestaw klas kosztów i teksty Po lewej stronie stoją klasy kosztów ustawione standardowo w ciąg od 10-VZ. Jeżeli chcemy zmienić to uporządkowanie, np. prowizje (KK20) mają być wydrukowane dopiero w następnej kolejności po kosztach obcych KK50 D, to zaznaczamy myszką KK tka będze miała niebieskie tło. Potem klikamy na strzałkę i to w tym kierunku, dokąd ma trafić 20, i w ten sposób, aż do osiągnięcia celu. Jeżeli to już wszystko, to zamykamy klikając OK lub kontynuujemy wprowadzanie zmian. Oprócz numerów klas kosztów stoją teksty, które można wprowadzić przy konfigurowaniu tabeli KK. Może być rzeczą sensowną dopasować te teksty do wydruków. Zresztą, teksty będą na wydruku tylko wtedy, gdy chcemy drukować sumy częściowe według klas kosztów. Można edytować teksty zaznaczając myszką, a potem przenosząc lub uzupełniając. Jeżeli tekst nam nie odpowiada, to można odzyskać wersję wyjściową klikając na prawy szary przełącznik Numer faktury Ogólnie ujmując ten temat, możemy zdefiniować, jak we firmie mają wyglądać numery faktur. Po prostu, klik żądany wzorzec, który też można w każdej chwili zmienić. Poza tym, system nadaje bieżący numer faktury i nie mamy na to żadnego wpływu. W ten sposób możliwe jest niezawodne sprawdzanie (rejestracja faktur wychodzących). Możliwe jest jednak pewna modyfikacja numerów nadawanych automatycznie tak, aby pasowały do systemu JOBPERFEKT i żeby można je do nich dostawiać. Znajdujemy się teraz w Danych wejściowych agencji i możemy przez przycisk zadać pierwszy numer faktury, bez wstępnej definicji JOBPERFEKT zacznie od numeru JEDEN. Strona 2 z 21

3 10.5 Koordynaty bankowe na fakturze Jeżeli chcemy podać na Waszej fakturze pewną wskazówkę zawierającą adres banku obsługującego firmę zawsze na końcu wydruku, to trzeba w tym miejscu te dane wprowadzić: dla więcej niż jednego banku wybieramy właściwy w combo-boxie i klikamy na białe pole obok... drukowanie i stawiamy haczyk oznaczający TAK Teksty W opcji menu TEKSTY możemy wstawiać teksty, które są często drukowane. Mianowicie, jako NAGŁÓWEK, a to znaczy, że ten tekst zostanie wydrukowany przed rozpoczęciem właściwych pozycji OFERTA KOSZTORYSOWA/FAKTURA, oraz jako STOPKA, co oznacza jako zakończenie pozycji. Oprócz standarowej formułki grzecznościowej, to ogólne ustawienie jest mniej pożyteczne, ale przy indywidualnych formatkach dla faktury i OFERTA KOSZTORYSOWA, powinniśmy korzystać z tej opcji. Można wybierać, czy przejmujemy teksty standardowe czy stosujemy indywidualne sformułowania. Żeby przejąć standardowe sformułowania, otwieramy myszką combo-box i zaznaczamy żądany tekst. Potem pokazuje się on w polu poniżej i możemy go zredagować. Jeżeli jest poprawny, to klikamy i przeciągamy myszką na właściwe pole (nagłówek/stopka). Teraz mamy możliwość ponownej edycji tego standardu. UWAGA przy pracy z A_CD. Strona 3 z 21

4 10.7 Wersja językowa Jak wiadomo z ustawień tabelek i rodzajów usług, można robić wydruki w czterech językach. Już po ustawieniu języka i odpowiednich tekstów można jeszcze poprawić językową wersję wydruku. Najlepiej najpierw ustawić język polski a potem dostosować do indywidualnych klientów Co ma być na wydruku? Jak to kilka razy powtarzaliśmy, można określić indywidualnie, co ostatecznie ma trafić na papier. To definiuje się na tym widoku: DRUK W ujęciu poziomym definiujemy zawartość dla każdej klasy kosztów Szczegółowe znaczenia Suma Kwota: dokładnie: każdy rodzaj usług: każda pojedyńcza pozycja z OFERTA KOSZTORYSOWA lub faktury będzie na wydruku; więcej pozycji dla tego samego rodzaju usług zostanie ujętych pod jedną sumą częściową?; Strona 4 z 21

5 Grupa: Klasy kosztów: otrzymujecie grup? (doradztwo, kreatywne etc.) w jednej sumie częściowej; dostajemy sumę częściiową dla każdej klasy kosztów; SZCZEGÓŁY: godziny: stawka godzinowa: jednostki: Dostawcy: Prowizja: Prowizja całościowo KK 20 zaplanowane lub policzone godziny na wydruk; każdorazowo stosowana stawka godzinowa jako podstawa obrachunku na wydruk; w dziedzinie wydatków (i nakładów) na wydruku znajdą się ceny jednostkowe za towar w detalu, np. ile kilometrów po jakiej cenie za kilometr, liczba kopii po cenie za jedną kopię itd. Etc ważne dla faktury wychodzącej - do każdej pozycji kosztów obcych drukuje się dodatkowe informacje nazwisko dostawcy, numer jego faktury i datę; Jednostkowo (explicite): jeżeli doliczamy klientom narzut manipulacyjny (Handlingfee), to w tej płaszczyźnie ewidencyjnej pokazuje się każda pozycja prowizji. Suma faktury (koszty obce) + suma prowizji = suma końcowa. (Incl.=implicite): w tym przypadku na fakturze wydrukuje się się tylko sumę/kwotę łącznie z prowizją. Klient nie widzi, czy prowizję doliczono, czy nie. w tym przypadku wszystkie pozycje doliczonej prowizji dodaje się i pokazuje jako oddzielną sumę. Koszty obce, które stanowią podstawę naliczania prowizji, wtedy każda pozycja jest opatrzona gwiazdką, dla odróżnienia tego faktu. Tyle wariantów powinno wystarczyć Przenoszenie tekstu W tabelce rodzajów usług dostępne są teksty, które można indywidualnie przepisywać i modyfikować przy układaniu OFERTA KOSZTORYSOWA. Tę samą możliwość mamy przy ustalaniu kosztów obcych. Można tutaj wstawić indywidualne teksty do faktur przychodzących. W tym miejscu decyduje się, w jaki sposób system ma pracować z dostępnymi tekstami. Przy ofercie kosztorysowej teksty rodzajów usług wstawia się automatycznie i można je edytować. Przy fakturowaniu czarnymi kropkami oznaczamy, które mają być uwzględnione. Jest wskazane, aby przejąć tekst OFERTA KOSZTORYSOWA dla usług agencji oraz tekst KOSZTY dla obliczenia kosztów obcych, tak jak tutaj pokazano. Oczywiście, decyzja należy do Was. Poza tym, jeżeli mamy takie życzenie, to klikamy na dolny szary przycisk i cały rząd zaznaczy się automatycznie. A więc, najpierw szpalta OFERTA KOSZTORYSOWA, potem szpalta KOSZT. Wynik jest widoczny. Strona 5 z 21

6 11.Fakturowanie 11.1 Ogólne uwagi Fakturowanie jest w każdej działalności gospodarczej jedną z ważniejszych czynności, obok załatwiania zlecenia klienta. W naszym przykładzie zakładamy, że agencja z powodzeniem wykonała projekt i klient jest zadowolony. Ale pamiętajmy, że fakturuje się nie tylko przy końcu pracy i mogą być faktury w trakcie trwania zlecenia, zaliczki, a konto lub miesięczny ryczałt jako honorarium, i wszystko to musi być ujęte w rachunkowości. UWAGA! Można wystawić dowolnie wiele faktur do zlecenia, jeżeli konieczna jest wysyłka noty księgowej zaliczającej w poczet rachunku, to po prostu w trakcie fakturowania sum lub godzin wprowadzamy wartości ze znakiem minus. Jeżeli suma końcowa faktury ma znak MINUS, to system wygeneruje automatycznie notę do zapisania na poczet rachunku. W tej wersji JOBPERFEKTa funkcjonuje moduł fakturowania, który powstał z płaszczyzny ewidencyjnej JOBSTATUS przez dodanie pola Faktura próbna. Tutaj możliwe są zmiany, co nie by?o dopuszczalne w STATUSIE. Struktura informacyjna jest tutaj na wszystkich poziomach identyczna jak w STATUSIE. Jak już wiemy, wybiera się listę klientów, listę zleceń i zaznacza żądane zlecenie myszką i klik Faktura. 11.2Wybór typu faktury i języka Język faktury I w jakim języku ma być wypisana faktura. Przy obliczaniu ryczałtu miesięcznego trzeba wybrać ceny podstawowe/sztywne lub ceny ustalone dla zlecenia poda? klientowi. (porównaj temat FAKTUROWANIE SERYJNE). Jest jasne, co oznacza przedpłata Przygotowanie faktury Widoczny jest STATUS Zlecenia z dodatkową kolumną Faktura Próbna. Wzór rachunkowy jest zawsze różnicą między wartościami po stronie ISTNIEJĄCE i wartościami pod nazwą DOTYCHCZAS ROZLICZONE. System zawsze wyliczy optymalną wartość, to znaczy rzeczywiście poniesione koszty. W razie wątpliwości pozostaje nam nota księgowa na rzecz rachunku (sumy ze znakiem MINUS), wtedy, gdy po rozliczeniu okaże się, że rozliczono więcej niż przewidywały wartości ISTNIEJĄCE. Strona 6 z 21

7 Ale nie ma reguł bez wyjątku: W KK30 (usługi freelancerów) liczy się faktura próbna według nastepującego wzoru: OFERTA KOSZTORYSOWA minus dotychczas rozliczone godziny, jako że oprócz faktury freelancerów nie istnieją wartości po stronie ISTNIEJĄCE Rozliczanie honorarium W prawej kolumnie STATUS omawia to, co ma być rozliczone. Klikamy klasę kosztów dla tej klasy S, po prawej stronie, i wtedy widać szczegóły i można zdefiniować, które są niezbędne. Poza tym, widać w trzecim wierszu propozycję noty ksiegowej na poczet rachunku, ponieważ zamiast 1 godziny kosztowej przy kierowaniu projektem policzono 3. Strona 7 z 21

8 Teraz oglądamy pozycję za pozycją i decydujemy, czy jest OK czy nie. Jeżeli chcemy coś zmienić, to po zaznaczeniu odpowiedniego wiersza klik ZMIENIĆ. Rączka pokazuje zawsze, w jakim miejscu jesteśmy. Kursor stoi w polu SORTUJ. Wiadomo, że jeśli chcemy, to tym numerem sortowania definiuje się ciąg pojedyńczych rodzajów usług na fakturze. Tabulatorem trafiamy w pole TEKST i możemy je zmienić. Jeszcze raz tabulator i znajdujemy się w polu Faktura próbna : Można teraz wpisywać godziny według życzenia. Wpiszemy tutaj tylko 15, ponieważ wiemy, że pozostałe trzy godziny nie mogą być rozliczone. Przenosimy tabulatorem kursor do pola NP, blokując w ten sposób na przyszłość dalszą fakturę próbną dla tej pozycji. Po OK. nasz wiersz wygląda tak: Postępujemy w ten sposób ze wszystkimi rodzajami usług, musimy zrobić zestawienie tego, co chcemy rozliczyć. Po zakończeniu korektury lub, gdy okaże się, że dane sa poprawne, POWRÓT do widoku wyjściowego. Wynik wygląda tak oto: 11.5 Wystawianie faktur próbnych W zwykłym trybie JOBPERFEKT produkuje fakture próbną w module Fakturowanie, co może być dość trudne do wykonania, jeżeli istnieje wiele rodzajów usług, które musimy wydobyć z rejestracji czasu pracy po to tylko, żeby rozliczyć uzgodnione w umowie honorarium ryczałtowe albo w sytuacji, gdy nie wszystkie koszty obce zostały rozliczone. W takich przypadkach, żeby uniknąć ręcznego zerowania wszystkich pojedyńczych pozycji, możliwe jest wyłączenie faktury próbnej dla całego systemu. W danych wejściowych agencji w punkcie DANE PODSTAWOWE znajdziemy FAKTURA PRÓBNA=0, haczyk oznacza jak zwykle TAK. W czynności fakturowania nastąpiło teraz takie uproszczenie: Strona 8 z 21

9 Aczkolwiek liczby po stronie ISTNIEJĄ są dostępne, to faktura próbna ma wartość ZERO. Klikamy S i decydujemy, co chcemy obliczyć. Podwójne kliknięcie w odpowiednim wierszu rodzajów usług znowu aktywuje fakturę próbną. Wprowadzanie zmian przebiega tak samo, jak dotychczas. Zaletą jest to, że dla obliczenia tylko jednej pozycji nie musimy zerować Nowa pozycja Poza tym, gdy chcemy obliczyć coś takiego, co nie jest dostępne ani w OFERTA KOSZTORYSOWA ani w wartościach ISTNIEJĄ, wtedy można posłużyć się założeniem nowego rodzaju usługi poprzez NOWA Rozliczanie kosztów obcych Dokładnie tak samo, jak przy honorariach oglądamy jeszcze nie rozliczone koszty obce. Obowiązuje tutaj zasada, że można rozliczyć tylko te koszty, które są dostępne i, co bardzo ważne, TYLKO JEDEN RAZ. Strona 9 z 21

10 Nie jest konieczne dalsze obciążanie sumami z faktur dostawców. Można postępować tutaj tak samo, jak w przypadku zmian w ewidencji godzin. JEDNAKŻE, te zmiany wymagają spełnienia następujacych warunków: Powiększymy rozliczoną sumę tak, że różnica zostanie pokazana jako przychód agencji i zaksięgowana. Wynika z tego logicznie, że prawdziwe jest także rozumowanie odwrotne. W tym przypadku faktura dostawcy jest załatwiona. Pierwsza pozycja (ze znakiem MINUS) stała się notą księgową na poczet faktury dostawcy. Widoczny jest tutaj także narzut (handling fee), który według cennika powinien być policzony i od tej chwili również w drugim wierszu poniesione koszty ZUS. Jako, że w razie watpliwości możemy wszystko zmieniać, mamy również możliwość zmiany narzutu, chociaż jest on wymieniony w umowie. Jednakże, istnieją umowy z klientem, które przewidują tabele prowizyjne. Prowizja została wyszczególniona Czy otrzymaliśmy wszystkie faktury obce? Ważną kwestia przed fakturowaniem jest to, żeby nie rozliczać później klientowi tych faktur, które przychodzą później. Sprawdźmy, jak się sprawy mają: ZAMÓWIENIA Po zaznaczeniu odpowiednich zleceń przez przycisk ZLECENIE zaglądamy na na listę zleceń. W tym przykładzie widać, że na 7 uzyskanych zleceń tylko 3 mają faktury przychodzące. To może być problem. Strona 10 z 21

11 11.9 Bezgotówkowe rozliczenia zaliczek W naszym przykładzie klientom posłano faktury zaliczkowe, ale nie wszystkie zostały rozliczone. To, co się stało można obejrzeć pod S. Faktura zaliczkowa Nr 2 jest jeszcze otwarta. Przyciskiem F otwieramy pozycje i decydujemy, jakie działanie trzeba podjąć. Mimo, że te faktury zaliczkowe VZ nie zostały jeszcze zapłacone (można by zapytać, jaka jest finansowa kondycja tej firmy), to możemy ją rozliczyć. Jeżeli chcemy coś zostawić do następnej faktury, to możemy także wyznaczyć sumę rozliczenia. Zmieniamy na PLN. Po dokonaniu wszystkich zmian, nic już nie blokuje wysyłki wydruku faktury. Teraz jest jeszcze kilka informacji, które trzeba zdobyć i decyzji, które trzeba podjąć Informacje o fakturze Pod tym przyciskiem pokazuje się zestawienie na fakturze, które po ostatnim OK. użytkownika powinno wyglądać: Tutaj widać również nasze rozliczenie zaliczek tylko na PLN W górnej części widoku pokazuje się adres klienta, który został zaznaczony w jego danych wejściowych jako adres na fakturze. Zdarza się też, że często adresy umieszczone w danych wejściowych zmieniają się, dlatego mamy tu możliwość zmiany adresu indywidualnie w każdej fakturze wychodzącej. Klikamy A i pokazują się wszystkie adresy, które wpisaliśmy. Zmieniamy podwójnym kliknięciem na żądany adres. Strona 11 z 21

12 Ta czynność jest poprawna tylko dla tej jedynej faktury. Sprawdzamy tylko zmienne nagłówki i stopki dla Faktury (por. ustawienia wydruku -Faktura-). Można jeszcze raz wprowadzić konieczne zmiany. Ważne wskazówki dla użytkowników A_CD znajdują się w następnym rozdziale. Można dowolnie zmieniać słowo Faktura, np. na angielskie INVOICE. W przypadku księgowania wg USŁUG, dopuszczalna jest data dla usługi z miesiąca marca. Szczególnie ważne jest to przy końcu roku. Data OD zostanie automatycznie skopiowana do pola miesiąc księgowania, ale można ją zmienić. Gdy jest to konieczne, można zmieniać VAT i walutę. Przy zmianie waluty należy zwrócić szczególną uwagę na kurs z tabeli, który się przyjmuje, a który może być nieaktualny. Na koniec, trzeba zdecydować, czy umieścić bank firmy na Fakturze (jeżeli nie używamy A_CD), żeby umożliwić klientowi przekazywanie pieniędzy na konto agencji Faktura próbna Nie każda osoba wystawiająca faktury jest za nie odpowiedzialna. Czasem trzeba postarać się o ostateczne OK. Dlatego też istnieje możliwość wystawiania faktury próbnej, którą można drukować i zachowywać aż do momentu akceptacji. FAKTURĘ PRÓBNĄ ZAPISZ Strona 12 z 21

13 Proszę dać odpowiedź raz i drugi. Teraz zlecenie ma oznakowanie, że wystawiono fakturę próbną. Trzeba zwrócić uwagę na to oznakowanie, ponieważ faktura ostateczna jeszcze nie poszła do klienta. Jeżeli po opracowaniu faktura próbna wróci, to cała procedura fakturowania zaczyna się od początku, ale z następującą różnicą: Musimy zdecydować, co jest prostsze, kilka małych zmian na fakturze próbnej, czy lepiej stan propozycji na fakturze opracowanej przed fakturą próbną. Ma to wtedy sens, gdy poprawiamy wiele razy autora faktury próbnej Usuwanie faktury próbnej, ponowny wydruk To powinno zdarzać się rzadko a najlepiej wcale: wystawiono fakturę próbną, ale ta prawdziwa nie wyszła do klienta. Na liście zleceń figuruje znaczek P do faktury próbnej. Jeżeli ma to sens, można tę fakturę skasować. Jesteśmy aktualnie w liście zleceń klientów i oznakujemy zlecenie wystawiono fakturę próbną. Poniżej, w lewym górnym rogu znajduje się Faktura próbna info. System pokaże, o jaki typ faktury próbnej chodzi. Klikamy znowu u góry po lewej na PLIK, a następnie wyczyść fakturę próbną i faktura zostaje usunięta a zlecenie jest nadal w swoim poprzednim stanie. Jednak?e, mo?na w tym miejscu jeszcze raz zrobi? wydruk faktury próbnej. Do tego celu wystarczy skorzystanie z mo?liwo?ci drukowania w górnym wierszu ekranu Lista wszystkich faktur próbnych Czasem warto mieć przegląd wszystkich faktur próbnych, ale bez konieczności pokazywania każdego klienta i jego zleceń. Taki przegląd uzyskujemy w podglądzie wydruku. Jeżeli jesteśmy w w liście klientów i klikamy tam u góry DRUKOWANIE, najniższa opcja jest właściwa. Strona 13 z 21

14 11.14 Drukowanie faktury Wreszcie jakaś faktura jest gotowa do wysłania i można ją wydrukować. Klikamy na nią i kolejno odpowiadamy na następujące komunikaty: komunikat: czy chcesz zamknąć teraz Zlecenie? Gdy odpowiemy TAK, do tego Zlecenia już nie można wprowadzać czasu pracy ani kosztów; komunikat: czy chcesz teraz wydrukować Fakturę? Gdy odpowiesz TAK, to wiadomo, że drukarka jest aktywna; Gdy odpowiesz NIE, to faktura czeka w kolejce na wydruk w archiwum; 12. Edytor Layoutu A_CD 12.1 Ogólne uwagi Każda agencja ma swój własny układ graficzny formatek I niezależnie od tego, czy chodzi o zamówienia dla dostawców, oferty kosztorysowe, czy faktury wychodzące, nie ma dwóch identycznych, widać to już w doborze kroju czcionek. Aby te gusty przenieść na fakturę, opracowaliśmy A_CD (Agencja-CD), chodzi tu edytor layoutu, który właściwie może spełnić każde życzenie klienta. Dotychczas to nam się udawało. Program, który te problemy rozwiązuje nazywa się QRED w języku programowania DELPHI. Program składa sie z dwóch części: Właściwy program formatujący dla wydruków; Mały edytor tekstu do codziennej pracy z kodem źródłowym, który generuje teksty dla zewnętrznych wydruków i je zachowuje. Wszędzie w programie znajdziecie przycisk, który otwiera mały edytor Strona 14 z 21

15 12.2 Ustawienia podstawowe Przy starcie JOBPERFEKTA wpisuje się adres firmy. W danych wejściowych agencji punkcie znajdziemy w USTAWIENIA PODSTAWOWE. Wybieramy z dostępnych krojów czcionek i rozmiarów swoje WŁASNE. Jeżeli później będzie potrzeba, żeby zmienić swój zewnętrzny wizerunek, to nie ma problemu. Można to zrobić na życzenie, ale trzeba w kilku miejscach JOBPERFEKTa odnotować te zmiany. Trzeba również wstawić haczyk na właściwym miejscu widoku: Po ZACHOWAJ znajdziemy się znowu w widoku startowym JOBPERFEKTa. Klikamy w górnym rzędzie przycisk EXTRAS i tam mamy dwie możliwości: przenieść ustawienia layoutu Faktury, przenieść ustawienia layoutu OFERTA KOSZTORYSOWA ewentualnie dalsze opcje wyboru. Wybieramy i system sam przenosi wszystko na właściwe miejsce. Jednakże, ta zmiana kroju liter nie zostanie zastosowana do nowo napisanych tekstów. Jeżeli mamy już teksty napisane starymi czcionkami, to trzeba je zmienić, ale tylko raz. Zakładamy tutaj, że są odpowiednie szablony layoutu. Producent dołącza do programu kilka wzorcowych szablonów (tzw. Templates), żeby wyrobić sobie pogląd na istniejące możliwości. Szablony producenta są zachowane w katalogu JOBPERFEKT pod Explorerem z rozszerzeniem.rpt Praca w formacie rtf w profilu rodzajów usług Jak już powiedzieliśmy, w wielu miejscach programu umieszczone są przyciski do formatu rtf, np. w tabelce Teksty standardowe, ponieważ używa się go do wydruków, oraz w UMOWA-ZLECENIE, ZAPYTANIE-OFERTOWE, OFERTA KOSZTORYSOWA i Fakturowanie dla każdego rodzaju usługi etc. Rozważmy przykład jakiegoś OFERTA KOSZTORYSOWA. Stosowanie jest wszędzie identyczne. Został wybrany rodzaj usługi. Strona 15 z 21

16 Tekst Projekt-kreatywny ma już właściwe litery i ich wielkość na ekranie. Aby teraz ten tekst zmienić lub uzupełnić, klikamy rtf i pokazują się wszystkie opcje edycji tekstu. Teraz można nadpisać żądany tekst. Wiele możliwości stoi tu do dyspozycji - wyrównanie do lewej, do prawej, do środka, justowanie, TŁUSTY, kursywa, podkreślony, przekreślony itp. Tabulator funkcjonuje tak, jak normalnych edytorach. Można zaznaczać kolorowo, stosować różne fonty a poniżej wybiera się tę funkcję Strona 16 z 21

17 Gdy tekst jest gotowy, po prostu klikamy i znowu znajdziemy się w masce OFERTA KOSZTORYSOWA, gotowi do następnego zadania Zmiana zestawu usług Zasadniczo, JOBPERFEKT sortuje klasy kosztów względem ich numerów rosnąco, co w niektórych przypadkach może być pozbawione sensu. Możemy sami określić kolejność w zestawie do wydruku. Działa to również dla OFERTA KOSZTORYSOWA i Faktury. W celu odpowiedniego przeporządkowania tego zestawu mamy z początku każdego wiersza rodzajów usług pole dla numeru sortowania. Numer sortowania poprzedza numer rodzaju usług. Puste pole oznacza numer zero. Zestaw, a więc kolejność, można zmieniać albo bezpośrednio przy wprowadzaniu pozycji albo też po tej czynności w trybie ZMIENIAĆ. Zalecenie: Niestety, Windowsy sortują liczby tylko według ich pierwszego miejsca, a więc, jeżeli przewiduje się więcej jak DZIEWIĘĆ miejsc, jako pierwszy należy wstawić numer zaczynający od 01, co pozwoli uniknąć pojawienia się 10 po 1 zamiast 2. Więcej opcji: Można jakiś tekst zachować w dowolnym miejscu poza tą dziedziną i później użyć do innych celów. Można też nadać plikowi nazwę i zachować w swoim prywatnym folderze. Gdy pojawi się potrzeba użycia, otworzymy folder i plik. Gdy mamy jakiś tekst (np. w formacie Microsoft WORD), to można go przenieść lub skopiować, gdzie się chce do JOBPERFEKTa. W ten sposób wkleja się tekst rtf. Ten napis daje informację, ile jeszcze miejsca zostało na ten tekst, według testów producenta mieści się osiem stron foramtu A4 i jeszcze zostaje trochę wolnego miejsca. To wszystko dobrze znamy z edytora MSWord. Strona 17 z 21

18 12.5 Archiwum tekstów Jest pewna liczba tekstów, które ciągle się powtarzają, i które można po prostu skopiować do Worda. Można w tym miejscu także: TEKSTY Tutaj są schowane wszystkie wyedytowane kiedykolwiek w rtf teksty. Klikamy teksty i wybieramy: W tym miejscu jako pierwsze dostajemy do wyboru OFERTA KOSZTORYSOWA, Faktura lub faktura stornowana. W następnej kolejności decydujemy się co do klienta, zlecenia i odpowiedniego rodzaju usługi. Jeżeli nie wprowadzono danych, to odpowiednie pola są puste. Gdy znaleźliśmy żądany tekst, zaznaczamy go myszką i klikamy PRAWYM klawiszem i z menu kontekstowego KOPIUJ. Potem, po ponownym kliknięciu TEKSTY, zamykamy okno tekstowe i możemy tekst rtf wprowadzić, a od tego momentu jeszcze raz edytować. W ten sam sposób postępujemy z każdym plikiem MSWord. Mimo to, mogą powstać problemy, ponieważ plik z rozszerzeniem.doc konwertuje się do.rtf, który ma znacznie więcej możliwości formatowania. W celu uniknięcia tych trudności należy najpierw plik w formatu.doc zapisać pod MSWordem w formacie.rtf. W ten sposób ustaliliśmy wszystkie rodzaje usług z żądanym tekstem i, oczywiście z odpowiednimi sumami/kwotami. Strona 18 z 21

19 WAŻNA WSKAZÓWKA: Wszystkie teksty z rodzajami usług zostaną automatycznie udostępnione do późniejszego fakturowania, więc oszczędzamy sobie podwójnej roboty. Oczywiście, istnieje możliwość przerobienia tekstów jeszcze przy fakturowaniu. Jak już powiedziano, klikamy rtf i edytujemy Nagłówek i stopka Teksty do rodzajów usług sa gotowe. Można by jeszcze dodać formułkę wprowadzającą i kończącą po liczbach. Do tego służy Wydruk OFERTA KOSZTORYSOWA, który klikamy na górnej listwie widoku Klikając rtf mamy teraz możliwość wprowadzenia odpowiedniego tekstu do nagłówka, stopki OFERTA KOSZTORYSOWA, Faktury lub UMOWY-ZLECENIA, oczywiście można wybrać jakieś standardowe sformułowania. Jeżeli zachowaliście standardowe teksty, to otwieramy myszką czerwoną strzałkę (combo-box) w górnej części widoku, po prawej. Zachowane teksty pokazują się w formie skróconej, lub ze swoimi standardowymi tytułami. Te teksty zostały utworzone w tabelce Teksty standardowe. Kliknięciem wybieramy żądany tekst i ukazuje się on w oknie poniżej. Sprawdzamy jeszcze raz poprawność i klikamy lewym klawiszem myszki w polu i po prostu przeciągamy na żądane pole, nagłówek lub stopka: Oczywiście, nic nie przeszkadza w edytowaniu tekstu, klikamy rtf. Tutaj również, oprócz ręcznego tworzenia tekstu i wyboru standardów, można czerpać z faktur i ofert kosztorysowych klikając TEKSTY, porównajmy wyżej punkt ARCHIWUM TEKSTÓW Strona 19 z 21

20 Teraz oferta kosztorysowa powinna być prawie gotowa, ważna jest jeszcze data. System podaje zawsze datę bieżącą i po ewentualnych zmianach ta data pozostaje, wobec tego trzeba sprawdzić, czy konieczna jest jej zmiana. Jeżeli tak jest, to po prostu bieżącą datę nadpisujemy. Już po sformatowaniu szablonu pod A_CD (nasze dane wstępne) można wpisać lub zmienić nazwę oferty kosztorysowej. Producent pozostawił to pole puste, ponieważ agencje same ustalają swoją nazwę oferty kosztorysowej Wydruk oferty kosztorysowej, faktury, zamówienia, zapytania Gdy wszystkie punkty zostały jeszcze raz sprawdzone, nie zapomnijmy o przycisku ZAPISZ i OK. można zrobić wydruk wyniku. W zależności od ustawień lub trybu programu na górnej listwie znajduje się DRUKOWANIE lub ten oto przycisk W DRUKOWANIU mamy do wyboru DRUKUJ albo WIDOK STRONY i po przyciśnięciu ukaże się najpierw widok strony, co jest bardzo wygodne przy opanowywaniu obsługi JOBPERFEKTA. Bez względu na to, co klikniemy, pojawi się zestaw szablonów firmowych pod A_CD. Znamy nazwy szablonów i wybieramy klikając DWA RAZY, po czym ukazuje się widok strony, gdzie można wszystko sprawdzić jeszcze raz, np. znak podziału stron, i jeżeli jest OK., to klikamy, a w przeciwnym razie klik, żeby zamknąć okno i zmieniać jeszcze raz Strona 20 z 21

21 12.8 Wybór drukarki niestandardowej Jeżeli chcemy drukować na innej niż standardowa drukarka, np. wydrukować ofertę kosztorysową jako faks, wtedy klik i ukazuje się combo-box opcji, a potem otwiera się okno i widzimy typy drukarek, gdzie wybieramy według życzenia, tak jak typowo w aplikacjach. Strona 21 z 21