Instrukcja biurowa Realizacji Mechanizmu WPR Interwencyjny zakup i sprzedaż OMP

Transkrypt

1 Instrukcja biurowa Realizacji Mechanizmu WPR Interwencyjny zakup i sprzedaż OMP Instrukcja dla przedsiębiorstw prowadzących magazyny autoryzowane Iomp_I3 WERSJA: 2.0 Data wydania: Numer egzemplarza: Wprowadzono w życie Zarządzeniem Nr Prezesa Agencji Rynku Rolnego z dnia

2 Strona 2 z 8 1. Zakres obowiązywania instrukcji Instrukcja dotyczy działań związanych z interwencyjnym zakupem i sprzedażą OMP w zakresie: 1) autoryzacji magazynów przez ARR; 2) przyjmowania OMP do magazynów; 3) przygotowania dokumentów magazynowych zgodnie z wzorami ARR; 4) udostępnienia OMP kontrolerom SKT OT ARR; 5) wydawania z magazynów sprzedanego OMP; 6) rozliczania usług przechowalniczych; 7) sporządzania okresowych raportów dla ARR. (Ad.1) Autoryzacja magazynów przez ARR Przedsiębiorstwo przechowalnicze zainteresowane udziałem w mechanizmie musi być zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców w ARR i uzyskać nr CRP. W celu uzyskania autoryzacji przedsiębiorstwo powinno złożyć wniosek o autoryzację magazynu na odpowiednim formularzu. Formularz wniosku (Iomp_P2_f2) stanowi załącznik do niniejszych warunków przetargowych. Do składanego wniosku przedsiębiorstwo przechowalnicze zobowiązane jest dołączyć: dokładne plany i wymiary pomieszczeń przechowalniczych oraz informacje o ich wyposażeniu; zaświadczenie Powiatowego Lekarza Weterynarii, że magazyn znajduje się pod nadzorem weterynaryjnym (dokument wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku) lub kserokopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem przez notariusza; kserokopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do magazynów (dokument wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku w przypadku odpisu z Księgi wieczystej) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez notariusza; aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (tj. dokument wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku) lub kserokopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem przez notariusza;

3 Strona 3 z 8 oświadczenie, że informacje zawarte w KRS są aktualne w dniu składania wniosku 1 ; zaświadczenie właściwego Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu przez wnioskodawcę z realizacją ciążących na nim zobowiązań podatkowych lub zaświadczenie, że zobowiązania rozłożone na raty lub o odroczonym terminie płatności są realizowane (dokument wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku); zaświadczenie właściwego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z opłacaniem ciążących na nim składek na ubezpieczenie społeczne lub zaświadczenie, że zobowiązania rozłożone na raty lub o odroczonym terminie płatności są realizowane albo zaświadczenie, że wnioskodawca nie podlega opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne (dokument wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku); Wniosek musi być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa przechowalniczego 2. Wypełnione i podpisane formularze wniosków wraz z dokumentami uzupełniającymi winny być złożone w Kancelarii Ogólnej w Centrali ARR: bezpośrednio lub przesłane listem. Wnioski powinny zostać złożone w zaklejonych kopertach i opatrzone odpowiednim napisem: Wniosek o autoryzację magazynów - OMP Jeżeli przedsiębiorstwo przechowalnicze zamierza świadczyć usługi przechowalnicze w ramach mechanizmu w więcej niż jednym magazynie, to każdy magazyn powinien zostać autoryzowany. Aby ubiegać się o autoryzację magazyn powinien spełniać następujące wymagania: Ogólną pojemność przechowalnicza - minimum 1000 ton, 1 Jeżeli przedsiębiorca złożył w ARR odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wraz z innym wnioskiem, a dokumenty te są nadal aktualne tzn. wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, przedsiębiorca nie ma obowiązku składania go ponownie. Powinien natomiast złożyć następujące oświadczenie: Oświadczam, że w dniu złożyłem w ARR odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Dokument ten był załącznikiem do. Oświadczam, że dane podane w tym dokumencie są aktualne w dniu składania wniosku. 2 Osoba uprawniona do reprezentowania osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy zgodnie z odpisem Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, a także ich pełnomocnicy.

4 Strona 4 z 8 Zdolności przeładunkowe magazynu - co najmniej 3% składowanej w magazynie ilości, przy czym zdolności przeładunkowe minimum 100 ton na dobę. Starannie wyczyszczony, suchy oraz wolny od szkodników magazynowych, a sposób jego wcześniejszego użycia nie może wywierać negatywnego wpływu na OMP podczas jego przechowywania. (brak obcych zapachów) Oświetlenie w całym budynku umożliwiające właściwe przeprowadzenie kontroli OMP. Dobra wentylacja. Odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem gryzoni, ptaków a także włamaniem i kradzieżą. Zadaszone miejsce rozładunku dla środków transportu OMP na paletach po 40 worków a 25 kg każdy. Podłogi w magazynie równe, bez uszkodzeń. Ściany magazynu bez okien lub okna trwale zasłonięte. Dach magazynu nie uszkodzony, spełniający wymagania przeciwpożarowe Rejestr operacji magazynowych prowadzony w systemie komputerowym. W terminie ustalonym z przedsiębiorstwem przechowalniczym kontroler Sekcji Kontroli Technicznych OT ARR udaje się do magazynu, w celu przeprowadzenia czynności kontrolnych. W ramach przeprowadzanej kontroli autoryzacyjnej kontroler zobowiązany jest sprawdzić m.in.: zgodność danych zamieszczonych we wniosku dotyczących wymagań stawianych magazynom autoryzowanym ze stanem faktycznym, czy wyposażenie magazynów jest sprawne i posiada ważne świadectwa legalizacji, kalibracji, itp. W trakcie kontroli autoryzacyjnej, kontroler Sekcji Kontroli Technicznych OT ARR sporządza raport z kontroli. Raport z kontroli podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania 3. 3 Osoba uprawniona do reprezentowania osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy zgodnie z odpisem Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, a także ich pełnomocnicy.

5 Strona 5 z 8 W przypadku negatywnego wyniku kontroli autoryzacyjnej przedsiębiorstwo przechowalnicze składające wniosek o autoryzację zostaje pisemnie poinformowane o odmowie autoryzacji wraz z podaniem przyczyny. Powiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 10 dni roboczych od dnia rejestracji wyników kontroli. W przypadku pozytywnego wyniku kontroli, magazynowi nadany zostaje numer autoryzacyjny i wystawione świadectwo autoryzacji. Niezwłocznie po nadaniu numeru autoryzacyjnego, jednak nie później niż w ciągu 10 dni roboczych od dnia rejestracji wyników kontroli, przedsiębiorstwo przechowalnicze składające wniosek o autoryzację otrzymuje świadectwo autoryzacji. Autoryzowany magazyn podlega okresowym niezapowiedzianym kontrolom spełniania warunków autoryzacji. Okresowa kontrola spełniania warunków autoryzacji Przynajmniej raz na 6 miesięcy ARR określa losowo tydzień roku, w czasie którego będzie przeprowadzana okresowa kontrola spełniania warunków autoryzacji przez magazyn autoryzowany. Okresowa kontrola spełniania warunków autoryzacji jest niezapowiedziana. Po otrzymaniu polecenia wykonania kontroli spełniania warunków autoryzacji przez magazyn autoryzowany kontroler Sekcji Kontroli Technicznych OT ARR udaje się do wyznaczonego magazynu i dokonuje kontroli. W trakcie kontroli przygotowywany jest raport z kontroli spełniania warunków autoryzacji, który podpisywany jest przez wykonującego kontrolę kontrolera SKT i upoważnionego przedstawiciela kontrolowanego magazynu. Jeżeli wynik kontroli jest pozytywny, autoryzacja danego magazynu zostaje utrzymana i magazyn poddawany jest dalszym okresowym kontrolom spełniania warunków autoryzacji w losowo wybranych terminach. ARR cofa autoryzację, jeżeli kontrola ujawni, że magazyn nie posiada aktualnego świadectwa Powiatowego Lekarza Weterynarii potwierdzającego, że magazyn znajduje się pod nadzorem weterynaryjnym albo warunki techniczne lub sanitarne magazynu zmieniły się w sposób mogący wpłynąć na jakość przechowywanych zapasów interwencyjnych OMP. Ponowna autoryzacja magazynu może nastąpić najwcześniej 6 miesięcy po cofnięciu autoryzacji. Aby magazyn uzyskał ponownie autoryzację, złożony musi zostać

6 Strona 6 z 8 wniosek o autoryzację, magazyn musi zostać poddany ponownie kontroli autoryzacyjnej. Wycofanie OMP z magazynu interwencyjnego, który utracił autoryzację Jeżeli ARR cofa autoryzację magazynu interwencyjnego, to najpóźniej następnego dnia roboczego po cofnięciu autoryzacji przygotowuje pismo o rozwiązaniu umowy na świadczenie usług przechowalniczych. Ponadto, jeżeli w magazynie interwencyjnym, któremu cofnięto autoryzację znajdują się zapasy OMP zakupionego w ramach mechanizmu, w piśmie podawana jest informacja o przeniesieniu zapasów interwencyjnych OMP do innego magazynu interwencyjnego. W trakcie wydania zapasów interwencyjnych OMP z magazynu interwencyjnego, któremu cofnięto autoryzację, pracownik magazynu sporządza dokument potwierdzający wydanie OMP. Na dokumencie tym, zamiast danych odbiorcy, wpisana winna zostać adnotacja Przeniesienie zapasów interwencyjnych. Dokument potwierdzający wydanie OMP przesyłany jest do ARR następnego dnia po dniu wydania OMP z magazynu interwencyjnego, któremu cofnięto autoryzację. Magazyn interwencyjny, do którego dostarczone zostało OMP z przeniesionych zapasów interwencyjnych, dokonuje jego przyjęcia. W trakcie jego przyjmowania sporządzany jest dokument przyjęcia magazynowego. Na dokumencie tym zamiast danych sprzedającego wpisana winna zostać adnotacja Przeniesienie zapasów interwencyjnych. Dokument przyjęcia magazynowego przesyłany jest do ARR następnego dnia po dniu, w którym dostarczono OMP. ARR dokonuje rozliczenia kosztów wycofania OMP analogicznie jak przy wydaniu magazynowym. Przedsiębiorstwo przechowalnicze, które realizowało usługi przechowalnicze w magazynie interwencyjnym, któremu cofnięto autoryzację, zostaje obciążone kosztami: transportu przenoszonych zapasów interwencyjnych OMP do docelowych magazynów interwencyjnych, przyjęcia OMP do magazynu docelowego, strat powstałych w trakcie przenoszenia zapasów.

7 Strona 7 z 8 Prowadzenie komputerowego rejestru stanu zapasów interwencyjnych OMP przez autoryzowane magazyny Autoryzowane magazyny, z którymi ARR zawarła umowy na świadczenie usług przechowalniczych, zobowiązane są do prowadzenia w systemie komputerowym rejestru stanu zapasów interwencyjnych OMP zgodnie z Warunkami przetargu zamkniętego na wybór magazynów autoryzowanych świadczących usługę przechowywania OMP na rzecz ARR. Prowadzony przez magazyny rejestr powinien pod datą przyjęcia partii OMP do Magazynu zawierać następujące informacje: nazwę i adres producenta OMP, nazwę towaru (rodzaj opakowania), numer partii według ewidencji magazynowej, ilość deklarowaną i przyjętą netto i brutto (w kg), adnotację: Odtłuszczone mleko w proszku zapasy interwencyjne ARR. datę wydania OMP, nazwę i adres odbiorcy OMP, nazwę towaru (rodzaj opakowania), numer partii według ewidencji magazynowej, ilość zleconą i wydaną wg wagi netto (w kg), numer Rozporządzenia UE, zgodnie z którym zostało sprzedane OMP. Rejestr stanu zapasów interwencyjnych OMP oraz potwierdzająca stan zapasów dokumentacja powinna być dostępna dla kontrolerów SKT, innych upoważnionych przez ARR organów kontrolnych oraz przedstawicieli organów UE. Magazyny, z którymi została zawarta umowa na świadczenie usług przechowalniczych zobowiązane są do prowadzenia wymaganej przez ARR dokumentacji, pozwalającej na stałą ocenę i monitorowanie stanu zapasów interwencyjnych OMP w magazynie. Kontrola fizyczna i badanie jakości OMP po przyjęciu dostawy Po otrzymaniu polecenia z Centrali ARR kontrolerzy SKT OT ARR udają się do magazynu interwencyjnego i dokonują kontroli fizycznej przyjętych partii OMP określonych w poleceniu kontroli.

8 Strona 8 z 8 Kontrola ta ma na celu stwierdzenie: czy przyjęte OMP rzeczywiście znajduje się w magazynie, czy ilość przyjętego OMP jest zgodna z dokumentacją przyjęcia, także poprzez zbadanie wagi losowo wybranych palet wraz z OMP oraz wagi losowo wybranych worków OMP, czy opakowania są oznaczone prawidłowo. W trakcie kontroli sporządzany jest raport z kontroli (Iomp_P7_f4), który podpisywany jest przez kontrolerów SKT OT ARR i przedstawiciela magazynu interwencyjnego. Kontrolerzy SKT OT ARR pobierają w magazynie próbki do badań składu chemicznego i mikrobiologicznego. Po pobraniu próbek worki, z których pobierane były próbki, umieszczane są z powrotem w magazynie na paletach, z których je wyjęto z adnotacją Niezdatne do spożycia przez ludzi. Próbki do badań składu chemicznego i mikrobiologicznego są wysyłane przez kontrolera SKT OT ARR do laboratorium celem wykonania analiz.