Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 BDG-V MCH/06 Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Zamówienie obejmuje organizację dwóch konferencji informacyjnych, dwóch konferencji promocyjnych, seminariów oraz wykonanie stoisk wystawienniczych na targi POLEKO w latach Zamówienie składa się z dwóch części: część I obejmuje organizację dwóch konferencji informacyjnych i dwóch seminariów; część II obejmuje wykonanie dwóch stoisk wystawienniczych i organizację dwóch konferencji promocyjnych. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniŝej: CZĘŚĆ I I. Konferencje informacyjne A. 2 dni w Krakowie dla 120 osób pierwszego dnia (sektor środowiska) i 100 osób drugiego dnia (sektor transportu) w dniach października 2006; B. 2 dni w Łodzi dla 120 osób pierwszego dnia (sektor środowiska) i 100 osób drugiego dnia (sektor transportu) w dniach czerwca C. W odniesieniu do punktu I.A i I.B zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników określonej w pkt I.A i I.B; b) miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej w pkt I.A i I.B; c) ustawienie miejsc teatralne; d) stół prezydialny dla 5 osób; e) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; f) klimatyzacja; g) nagłośnienie 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, 2 multifony na stole prezydialnym; h) 1 proporczyk Polska i 1 proporczyk Unia Europejska na stole prezydialnym; i) projektor multimedialny; j) ekran; k) tablica typu flipchart ; l) laptop; m) kabina dla tłumaczy symultanicznych oraz słuchawki dla uczestników w ilości określonej w pkt I.A i I.B; n) zaplecze sanitarne. Do miejsc konferencji w Krakowie i Łodzi musi być zapewniony bezpośredni dojazd środkami komunikacji miejskiej z i do dworca PKP Kraków-Główny i PKP Łódź-Fabryczna. Miejsce konferencji w Krakowie i Łodzi moŝe być równieŝ połoŝone w okolicach przystanku komunikacji miejskiej znajdującego się przy dworcu kolejowym PKP Kraków Główny i PKP Łódź Fabryczna. 1

2 2. Zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w ½ ilości określonej na kaŝdy dzień w pkt I.A i I.B. Zamawiający nie pokrywa kosztów parkingów. 3. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników w hotelu o minimalnym standardzie trzygwiazdkowym z dostępem do sali konferencyjnej: a) pkt I.A 2 noclegi z wyŝywieniem (śniadanie i kolacja) dla 120 osób i 2 noclegi z wyŝywieniem (śniadanie i kolacja) dla 100 osób; b) pkt I.B 2 noclegi z wyŝywieniem (śniadanie i kolacja) dla 120 osób i 2 noclegi z wyŝywieniem (śniadanie i kolacja) dla 100 osób. Zakwaterowanie uczestników i sala konferencyjna powinny znajdować się w tym samym kompleksie budynków. Uczestnicy konferencji muszą być zakwaterowani w osobnych pokojach. Po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu listę osób nocujących. 4. Zapewnienie wyŝywienia dla uczestników stosownie do ilości określonej w pkt I.A i I.B: a) 2 przerwy kawowe: świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (2 rodzaje herbat w torebkach); 3 rodzaje kruchych ciasteczek, paluszki; serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa, przygotowanie i sprzątanie); b) lunch w formie bufetu obejmujący: dania ciepłe (rybne, mięsne i warzywne); sałatki; zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); desery (wyroby cukiernicze, owoce); sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana; c) stoliki koktajlowe; d) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). Przed kaŝdą konferencją menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Na kaŝdy dzień konferencji musi być przygotowane róŝne menu. Lunch powinien być podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji. 5. Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze ekologicznym oraz przesłanie ich na 10 dni roboczych przed terminem konferencji do uczestników wskazanych przez Zamawiającego. 6. Zapewnienie recepcji konferencji, której zadaniem będzie: a) przygotowanie i ustawienie wizytowników na stole prezydialnym w sali konferencyjnej; b) przedziurkowanie wydrukowanych na papierze ekologicznym materiałów w ilości egzemplarzy określonej w pkt I.A i I.B oraz włoŝenie ich do segregatorów; c) obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji w tym: udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji konferencji; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów; rozdanie i zebranie od uczestników słuchawek do odbioru tłumaczenia; dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji; prowadzenie listy obecności uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; na kaŝdy dzień konferencji musi być wydrukowana oddzielna lista zgodna z przesłanym wcześniej przez Zamawiającego wzorem; 2

3 rozdanie i zebranie od wszystkich uczestników konferencji wypełnionych formularzy ankiety ewaluacyjnej i przekazanie ich Zamawiającemu. 7. Wydrukowanie ankiety ewaluacyjnej dostarczonej przez Zamawiającego. Ankieta musi być wydrukowana na papierze ekologicznym. 8. Wykonanie stojących wizytowników na stół prezydialny: a) ilość: 5; b) format: 200 x 80 mm; c) materiał: tworzywo pleksi; d) wymienna wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: czarno-biały. 9. Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz identyfikatorów dla uczestników: a) format: 57 x 90 mm; b) materiał: tworzywo sztuczne; c) sposób zapięcia: metalowy klips z małą agrafką; d) wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: kolorowy. 10. Wydrukowanie na papierze ekologicznym materiałów informacyjnych dostarczonych przez Zamawiającego dla uczestników seminarium w ilości egzemplarzy odpowiedniej do liczby uczestników określonej w pkt I.A i I.B w maksymalnej ilości stron Zaprojektowanie i wykonanie według wskazówek i po akceptacji Zamawiającego materiałów reklamowych dla uczestników konferencji: a) segregator: ilość: 250 szt. w roku 2006 i 250 szt. w roku 2007; format: A4; rodzaj i szerokość grzbietu: prosty, 27 mm; wykończenie: laminat matowy, dopasowana wyklejka; mechanizm: 2-ringowy; przekładki: tworzywo sztuczne pochodzące z recyclingu ; nadruk: jednostronny, kolorowy; materiał (segregator): tektura/karton pochodzące z recyklingu; b) notatnik: ilość: 250 szt. w roku 2006 i 250 szt. w roku 2007; format: A4; objętość: 25 kartek; wykończenie: klejenie po krótszym boku, okładka karton jednostronnie kredowany g/m2; nadruk: na okładce i kartkach jednostronny, kolorowy; materiał: papier i karton pochodzący z recyclingu; c) długopis i ołówek automatyczny w etui (komplet): ilość: 250 szt. w roku 2006 i 250 szt. w roku 2007; materiał (ołówek, długopis): o charakterze ekologicznym; materiał (etui): o charakterze ekologicznym; nadruk (ołówek, długopis, etui): jednokolorowy; d) torba (aktówka) na dokumenty: ilość: 250 szt. w roku 2006 i 250 szt. w roku 2007; 3

4 rodzaj i wykończenie: z klapą, wewnątrz 2 przegrody, z przodu małe kieszenie na notatki, uchwyty na pióra, regulowany pasek na ramię z moŝliwością odpięcia oraz uchwyt rączka; materiał: poliester; nadruk: jednokolorowy; Materiały reklamowe (segregator, notatnik, długopis i ołówek, torba), identyfikatory oraz banner przygotowywane przez Wykonawcę muszą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Fundusz Spójności. Zamawiający dostarczy wzór. Materiały informacyjne, zaproszenia, ankiety przygotowywane przez Wykonawcę oprócz logo Unii Europejskiej muszą zawierać logo Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz logo Ministerstwa Środowiska lub Ministerstwa Transportu. Ponadto, musi być zamieszczony tekst dotyczący współfinansowania projektów ze środków Funduszu Spójności. Zamawiający dostarczy tekst i logo. Ponadto, wszelkie wydruki związane z materiałami reklamowymi muszą być wykonane na papierze ekologicznym. Na kaŝdą konferencję naleŝy przygotować oddzielny projekt (segregator, notatnik) i dostarczyć inny wzór (komplet długopis i ołówek, torba) materiałów reklamowych. 12. Zapewnienie 2 tłumaczy legitymujących się wyŝszym wykształceniem kierunkowym, posiadających doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski, ze znajomością terminologii dotyczącej zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz terminologii związanej z ochroną środowiska i/lub transportu. W przypadku, gdy jeden z tłumaczy spełnia wymaganie dotyczące tematyki zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz ochrony środowiska, drugi z nich bezwzględnie musi spełniać wymaganie znajomości tematyki zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz transportu; wybór tłumaczy będzie dokonywany po konsultacji i akceptacji ze strony Zamawiającego. 13. Zapewnienie rejestracji audio przebiegu konferencji na płytach CD w ilości 6 kopii i kasetach magnetofonowych i przekazanie ich Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. NaleŜy zarejestrować dźwięk zarówno z multifonów jak i tłumaczenia. 14. Udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona przynajmniej 20 zdjęć z kaŝdego dnia konferencji (rozpoczęcie i przebieg) i przynajmniej 20 zdjęć z wizytacji w miejscu realizacji projektów. 15. Zapewnienie uczestnikom konferencji transportu autokarowego odpowiednio do liczby określonej w pkt I.A i I.B z miejsca konferencji do miejsca realizacji 2 projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności i z powrotem. W autokarach naleŝy zapewnić równieŝ w sumie 7 miejsc wolnych dla dodatkowych osób. Autokar powinien być w umownej klasie komfort 3 gwiazdki i nie starszy niŝ 5 lat. Wykonawca zapewni poczęstunek odpowiednio do liczby osób określonej w pkt. I.A i I.B (dla części środowiskowej oraz części transportowej), w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (miejsce realizacji projektu środowiskowego oraz miejsce realizacji projektu transportowego). Poczęstunek ma obejmować: - kawę; - herbatę; - soki owocowe (3 rodzaje); 4

5 - wodę gazowaną i niegazowaną; - 3 rodzaje kruchych ciasteczek. Pierwsza wizyta na miejscu realizacji projektu środowiskowego odbędzie się w drugim dniu konferencji, natomiast wizyta na miejscu realizacji projektu transportowego odbędzie się następnego dnia po zakończeniu konferencji. W przypadku konferencji w Krakowie w roku 2006 wizytowane projekty zlokalizowane są w promieniu do 60 km od granicy miasta. W przypadku konferencji w Łodzi projekty zlokalizowane są w promieniu do 60 km od granicy miasta. Zamawiający przekaŝe dokładne dane odnoście lokalizacji projektów, ewentualnego transportu dodatkowych osób, harmonogramu wizyt na miejscu realizacji projektów oraz miejsca poczęstunku. Wykonawca dostosuje się do zaleceń Zamawiającego odnośnie czasu i harmonogramu wizyt oraz wskazanego miejsca poczęstunku. II. Seminaria: A. 1 dzień w Warszawie dla 100 osób w 10 października 2006; B. 1 dzień w Warszawie dla 100 osób w 29 czerwca C. W odniesieniu do punktu II.A i II.B zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników określonych w pkt II.A i II.B; b) miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej w pkt II.A i II.B; c) ustawienie miejsc teatralne; d) stół prezydialny na 5 osób; e) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; f) 1 proporczyk Polska i 1 proporczyk Unia Europejska na stole prezydialnym; g) klimatyzacja; h) nagłośnienie 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, 2 multifony na stole prezydialnym; i) projektor multimedialny; j) ekran; k) tablica typu flipchart ; l) laptop; m) zaplecze sanitarne; Proporczyki, o których mowa w pkt II.C.1.f zostaną wykorzystane podczas konferencji w roku 2006 oraz konferencji i seminarium w roku Do miejsca konferencji musi być zapewniony bezpośredni dojazd środkami komunikacji miejskiej z i do dworca PKP Warszawa Centralna. Miejsce seminarium w Warszawie moŝe być równieŝ połoŝone w okolicach przystanku komunikacji miejskiej znajdującego się przy dworcu kolejowym PKP Warszawa Centralna. 2. Zapewnienie wyŝywienia: a) 2 przerwy kawowe: świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (2 rodzaje herbat w torebkach); 3 rodzaje kruchych ciasteczek, paluszki; serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa, przygotowanie i sprzątanie); b) lunch w formie bufetu obejmujący: 5

6 dania ciepłe (rybne, mięsne i warzywne); sałatki; zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); desery (wyroby cukiernicze, owoce); sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna niegazowana; c) stoliki koktajlowe; d) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). Przed seminarium menu jest ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Lunch powinien być podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji. 3. Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na seminarium, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze ekologicznym oraz przesłanie ich na 10 dni roboczych przed terminem seminarium do uczestników wskazanych przez Zamawiającego. 4. Zapewnienie recepcji, której zadaniem będzie: a) przygotowanie i ustawienie wizytowników na stole prezydialnym w sali konferencyjnej; b) przedziurkowanie materiałów wydrukowanych na papierze ekologicznym w ilości egzemplarzy określonej w pkt II.A i II.B oraz włoŝenie ich do segregatorów; c) obsługa uczestników przez cały czas trwania seminarium w tym: udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji seminarium; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów; dystrybucja materiałów wśród uczestników seminarium; prowadzenie listy obecności uczestników seminarium i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu seminarium. Zamawiający dostarczy wzór listy obecności; rozdanie i zebranie od wszystkich uczestników seminarium wypełnionych formularzy ankiety ewaluacyjnej i przekazanie ich Zamawiającemu; 5. Wydrukowanie ankiety ewaluacyjnej dostarczonej przez Zamawiającego. Ankieta musi być wydrukowana na papierze ekologicznym. 6. Zapewnienie rejestracji audio przebiegu seminariów na płytach CD w ilości 6 kopii i kasetach magnetofonowych i przekazanie ich Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. 7. Udokumentowanie fotograficzne przebiegu seminarium i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu seminarium. Wykonawca wykona przynajmniej 20 zdjęć z seminarium (rozpoczęcie i przebieg). 8. Wykonanie stojących wizytowników na stół prezydialny: a) ilość: 5; b) format: 200 x 80 mm; c) materiał: tworzywo pleksi; d) wymienna wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: czarno-biały; 9. Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz identyfikatorów dla uczestników: a. format: 57 x 90 mm; b. materiał: tworzywo sztuczne; c. sposób zapięcia: metalowy klips z małą agrafką; d. wkładka imienna; 6

7 e. nadruk na wkładce: kolorowy; 10. Wydrukowanie na papierze ekologicznym materiałów informacyjnych dostarczonych przez Zamawiającego dla uczestników seminarium w ilości egzemplarzy odpowiedniej do liczby uczestników określonej w pkt II.A i II.B i w maksymalnej ilości stron Zaprojektowanie i wykonanie według wskazówek i po akceptacji Zamawiającego materiałów reklamowych dla uczestników seminarium zgodnie: a) segregator: format: A4; rodzaj i szerokość grzbietu: prosty, 27 mm; wykończenie: laminat matowy, dopasowana wyklejka; mechanizm: 2-ringowy; przekładki: tworzywo sztuczne pochodzące z recyclingu; nadruk: jednostronny, kolorowy; materiał (segregator): tektura/karton pochodzące z recyklingu; b) notatnik: format: A4; objętość: 25 kartek; wykończenie: klejenie po krótszym boku, okładka karton jednostronnie kredowany g/m2; nadruk: na okładce i kartkach jednostronny, kolorowy; materiał: papier i karton pochodzący z recyclingu; c) długopis i ołówek automatyczny w etui (komplet): materiał (ołówek, długopis): o charakterze ekologicznym; materiał (etui): o charakterze ekologicznym; nadruk (ołówek, długopis, etui): jednokolorowy; d) torba (aktówka) na dokumenty: rodzaj i wykończenie: z klapą, wewnątrz 2 przegrody, z przodu małe kieszenie na notatki, uchwyty na pióra, regulowany pasek na ramię z moŝliwością odpięcia oraz uchwyt rączka; materiał: poliester; nadruk: jednokolorowy; 12. Zaprojektowanie i wykonanie rozwijanego baneru: ilość: 1 szt. rozmiar: 80 x 200 cm; materiał (baner): materiał powlekany PCV; materiał (kaseta): aluminium; nadruk: kolorowy, jednostronny kaseta z mechanizmem samozwijającym, pokrowiec; Baner zostanie wykorzystany podczas konferencji w roku 2006 oraz konferencji i seminarium w roku Materiały reklamowe (segregator, notatnik, długopis i ołówek, torba) oraz identyfikatory przygotowywane przez Wykonawcę muszą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Fundusz Spójności. Zamawiający dostarczy wzór. 7

8 Materiały informacyjne, zaproszenia, ankiety przygotowywane przez Wykonawcę oprócz logo Unii Europejskiej muszą zawierać logo Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz logo Ministerstwa Środowiska lub Ministerstwa Transportu. Ponadto, musi być zamieszczony tekst dotyczący współfinansowania projektów ze środków Funduszu Spójności. Zamawiający dostarczy tekst i logo. Ponadto, wszelkie wydruki związane z materiałami reklamowymi muszą być wykonane na papierze ekologicznym. Na kaŝdą konferencję naleŝy przygotować oddzielny projekt (segregator, notatnik) i dostarczyć inny wzór (komplet długopis i ołówek, torba) materiałów reklamowych. 8

9 CZĘŚĆ II I. Stoiska wystawiennicze na targi ekologiczne POLEKO A. 1 stoisko listopada 2006 w Poznaniu; B. 1 stoisko w listopadzie 2007 w Poznaniu. C. W odniesieniu do punktu I.A i IB zamówienie obejmuje: 1. Wykonanie 3 propozycji projektów architektonicznych i elektrycznych wraz z zabudową i oprawą graficzną (projekt graficzny), przedstawienie ich do oceny i wyboru Zamawiającemu. Propozycje mają być przedstawione w postaci trójwymiarowej kolorowej wizualizacji komputerowej. Zamawiający ma prawo wprowadzić zmiany do wybranej przez siebie propozycji projektu stoiska. Na kaŝdą edycję targów naleŝy przygotować oddzielne projekty stoiska. 2. Wykonawca wykona projekt graficzny (wygląd) stoiska. Projekt graficzny musi kojarzyć się z Unią Europejską i uwzględniać kolorystykę UE. Oprawa graficzna stoiska, musi ponadto uwzględniać: a) nad stoiskiem logo Ministerstwa Środowiska, które w postaci elektronicznej dostarczy Zamawiający wyłonionemu Wykonawcy; b) nad stoiskiem logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Fundusz Spójności, które w postaci elektronicznej dostarczy Zamawiający wyłonionemu Wykonawcy; c) nad stoiskiem tekst: Stoisko współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności ; d) zaprojektowanie i wykonanie makiety wiszącej z mapą polski, z podświetlanymi punktami wyznaczającymi lokalizację projektów Funduszu Spójności, sporządzona na podstawie bazy projektów zamieszczonej na stronie internetowej obok mapy wykonawca umieści komputer z podłączeniem do internetu, gdzie będzie pokazywana baza projektów Funduszu Spójności zamieszczona na stronie internetowej oraz ekran dotykowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji projektu graficznego przedstawionego przez Wykonawcę. 3. Zabudowę stoiska o następującej charakterystyce i wyposaŝeniu: a) stoisko jednopoziomowe; b) całkowita powierzchnia stoiska 30 m 2 ; c) wyodrębnienie na stoisku: kuchni z pełnym wyposaŝeniem (lodówka, zastawa, stół, krzesła, czajnik elektryczny i ekspres ciśnieniowy do kawy) o powierzchni 7 m 2 ; magazynku na wydawnictwa z miejscem na zamykaną szafkę, telefon i faks o powierzchni 5 m 2 ; przestrzeni dla gości o powierzchni 18 m 2 obejmującej stoły i krzesła dla gości, trzy stanowiska komputerowe, ladę informacyjną (kształt dowolny) z 5 krzesłami barowymi; 4. Zapewnienie usług technicznych: a) instalacje elektryczne i wodno-kanalizacyjne; b) usługi telekomunikacyjne (zamówienie telefonu, faksu); c) przyłącze do Internetu; d) montaŝ oświetlenia; 9

10 5. Zapewnienie trzech stanowisk komputerowych: a) szafki i krzesła do stanowisk komputerowych; b) jeden komputer z głośnikami, drukarką i dostępem do Internetu; c) jeden laptop z dostępem do Internetu; d) jeden komputer, na którym będzie uruchomiona prezentacja multimedialna; e) minimalne wymagania sprzętowe dla komputerów i laptopa: system operacyjny Windows XP; oprogramowanie multimedialne (Flash); pakiet MS Office; DVD-rom; 6. Zapewnienie stałego serwisu technicznego na czas trwania targów; 7. Zamówienie wpisu do katalogu targów oraz wykupienie karty wstępu w ilości 15 sztuk; 8. Zapewnienie rozplanowania ekspozycji; 9. Zapewnienie ochrony sprzętu znajdującego się na stoisku; 10. Wykupienie powierzchni wystawienniczej w pawilonach targowych. Stoisko Funduszu Spójności powinno znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie stoiska Ministerstwa Środowiska; 11. Zapewnienie przez 3 dni 2 posiłków dla obsługi stoiska (10 osób): a) napoje (dostępne w pomieszczeniu kuchennym): woda niegazowana (2 x 5l); napoje gazowane, soki owocowe; herbata czarna i owocowa; kawa rozpuszczalna i mielona; mleko; b) 1 posiłek do godz. 11:00: kanapki; zimne zakąski; sałatki; ciastka i owoce; c) 2 posiłek do godz. 16:00: danie ciepłe typu fast food; sałatki warzywne. II. Konferencje promocyjne podczas targów ekologicznych POLEKO A. Od 2 do 3 godzin dla 110 osób 21 listopada lub 22 listopada lub 23 listopada 2006 na terenie targów POLEKO; B. Od 2 do 3 godzin dla 110 osób w listopadzie 2007 na terenie targów POLEKO; C. W odniesieniu do punktu II.A i II.B zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali na terenie targów wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników określonych w pkt II.A i II.B; b) miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej w pkt II.B i II.B; c) ustawienie miejsc teatralne; d) stół prezydialny na 5 osób; 10

11 e) 1 proporczyk Polska i 1 proporczyk Unia Europejska na stole prezydialnym; f) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia lub zapewnienie oświetlenia sztucznego; g) klimatyzacja; h) nagłośnienie 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, 2 multifony na stole prezydialnym; i) kabina dla tłumaczy symultanicznych oraz słuchawki dla uczestników; j) projektor multimedialny; k) ekran; l) tablica typu flipchart ; m) laptop; n) zaplecze sanitarne; Proporczyki, o których mowa w pkt II.C.1.e zostaną wykorzystane podczas konferencji promocyjnej w roku Zapewnienie wyŝywienia: a) lunch w formie bufetu obejmujący: dania ciepłe (rybne, mięsne i warzywne); sałatki; zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); desery (wyroby cukiernicze, owoce); sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna niegazowana; świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata; b) stoliki koktajlowe; c) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). Przed konferencją menu jest ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. 3. Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję, wydrukowanie zaproszeń na papierze ekologicznym oraz przesłanie ich na 10 dni roboczych przed terminem konferencji do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; 4. Wykonanie stojących wizytowników na stół prezydialny: a) ilość: 5; b) format: 200 x 80 mm; c) materiał: tworzywo pleksi; d) wymienna wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: czarno-biały; 5. Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję: a) format: 57 x 90 mm; b)materiał: tworzywo sztuczne; c) sposób zapięcia: metalowy klips z małą agrafką; d) wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: kolorowy; 6. Wydrukowanie na papierze ekologicznym materiałów informacyjnych dostarczonych przez Zamawiającego dla uczestników konferencji w ilości egzemplarzy odpowiedniej do liczby uczestników określonej w pkt II.A i II.B w maksymalnej ilości stron

12 7. Zapewnienie 2 tłumaczy legitymujących się wyŝszym wykształceniem kierunkowym, posiadających doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na polski, ze znajomością terminologii dotyczącej zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz terminologii związanej z ochroną środowiska i/lub transportu. W przypadku, gdy jeden z tłumaczy spełnia wymaganie dotyczące tematyki zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz ochrony środowiska, drugi z nich bezwzględnie musi spełniać wymaganie znajomości tematyki zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych oraz transportu; wybór tłumaczy będzie dokonywany po konsultacji i akceptacji ze strony Zamawiającego. 8. Zapewnienie rejestracji audio przebiegu konferencji na płytach CD w ilości 6 kopii i kasetach magnetofonowych i przekazanie ich Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. NaleŜy zarejestrować dźwięk zarówno z multifonów jak i tłumaczenia. 9. Udokumentowanie fotograficzne stoiska wystawienniczego oraz konferencji promocyjnej i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona przynajmniej 20 zdjęć z konferencji (rozpoczęcie i przebieg) i przynajmniej 10 zdjęć stoiska wystawienniczego.10. Rozdanie i zebranie od słuchaczy słuchawek do obioru tłumaczenia. 10. Zaprojektowanie i wykonanie w porozumieniu i po akceptacji Zamawiającego materiałów reklamowych dla uczestników konferencji: a) segregator: format: A4; rodzaj i szerokość grzbietu: prosty, 27 mm; wykończenie: laminat matowy, dopasowana wyklejka; mechanizm: 2-ringowy; przekładki: tworzywo sztuczne pochodzące z recyclingu; nadruk: jednostronny, kolorowy; materiał (segregator): tektura/karton pochodzące z recyklingu; b) notatnik: format: A4; objętość: 25 kartek; wykończenie: klejenie po krótszym boku, okładka karton jednostronnie kredowany g/m2; nadruk: na okładce i kartkach jednostronny, kolorowy; materiał: papier i karton pochodzący z recyclingu; c) długopis i ołówek automatyczny w etui (komplet): materiał (ołówek, długopis): o charakterze ekologicznym; materiał (etui): o charakterze ekologicznym; nadruk (ołówek, długopis, etui): jednokolorowy; d) torba (aktówka) na dokumenty: rodzaj i wykończenie: z klapą, wewnątrz 2 przegrody, z przodu małe kieszenie na notatki, uchwyty na pióra, regulowany pasek na ramię z moŝliwością odpięcia oraz uchwyt rączka; materiał: poliester; nadruk: jednokolorowy; 12

13 Wszystkie materiały reklamowe przygotowywane przez Wykonawcę muszą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Fundusz Spójności zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Zamawiającego. Materiały informacyjne, zaproszenia, identyfikatory przygotowywane przez Wykonawcę oprócz logo Unii Europejskiej muszą zawierać logo Ministerstwa Środowiska. Ponadto, musi być zamieszczony tekst dotyczący współfinansowania projektów ze środków Funduszu Spójności. Zamawiający dostarczy tekst i logo. Ponadto, wszelkie wydruki związane z materiałami reklamowymi muszą być wykonane na papierze ekologicznym. 13