Go4EMAS Metodologia Marzec 2013

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Go4EMAS Metodologia Marzec 2013"

Transkrypt

1 Go4EMAS Metodologia Marzec 2013 Strona 1 z 190

2 INDEKS 1. TŁO CEL STRUKTURA I TREŚĆ DEFINICJE AKRONIMY METODOLOGIA GO4EMAS ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU KARTA 0.- ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU POZIOM 1.- PLANOWANIE KARTA POLITYKA ŚRODOWISKOWA KARTA ASPEKTY ŚRODOWISKOWE KARTA WYMOGI PRAWNE KARTA PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO POZIOM 2.- WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE KARTA ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA KARTA KOMPETENCJE, SZKOLENIE I ŚWIADOMOŚĆ KARTA 2.3- KOMUNIKACJA KARTA DOKUMENTACJA KARTA STEROWANIE OPERACYJNE KARTA GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE POZIOM 3.- WERYFIKACJA KARTA MONITOROWANIE I POMIARY KARTA OCENA ZGODNOŚCI KARTA NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE KARTA AUDYT WEWNĘTRZNY Strona 2 z 190

3 6.5. POZIOM 4.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA KARTA PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA POZIOM 5.- REJESTRACJA EMAS KARTA 5.- REJESTRACJA EMAS ANEKSY LISTA ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH ARKUSZ ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH LISTA WYMOGÓW PRAWNYCH I INNYCH WYMOGÓW PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO ARKUSZ PROFILU PRACOWNIKA CURRICULUM VITAE LISTA DOKUMENTACJI EMS PROGRAM MONITOROWANIA I POMIARÓW ŚRODOWISKOWYCH RAPORT NIEZGODNOŚCI (NC), DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH (CA) I ZAPOBIEGAWCZYCH (PA) PROGRAM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO RAPORT AUDYTU WEWNĘTRZNEGO PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU PRZEZ ZARZĄD OŚWIADCZENIE ŚRODOWISKOWE ODNIESIENIA Strona 3 z 190

4 1. TŁO Go4EMAS Boosting the Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) in European SMEs through the Enterprise Europe Network jest projektem dofinansowanym przez Komisję Europejską z Programu Konkurencyjność i Innowacje 1 (CIP). Głównym celem projektu jest zapewnienie pro-aktywnych usług związanych z Rozporządzeniem EMAS 2 europejskim małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) z wybranych sektorów: obróbki metali (Kody NACE 24 i 25), obróbki powierzchni (Kod NACE 25.6) i produkcji komponentów elektrycznych/elektronicznych (Kody NACE 26 i 27). Aby osiągnąć te cele, Go4EMAS jest wspierany przez działania Programu Wsparcia Zgodności Środowiskowej 3 (ECAP), który zmierza do wspierania MŚP względem ich zgodności z szerokim zestawem prawa środowiskowego, poprzez przyjęcie EMAS w MŚP z wybranych sektorów z udziałem Enterprise Europe Network 4 (EEN). ECAP promuje również aktywnie zrozumienie EMAS jako efektywnego kosztowo sposobu poprawy działalności środowiskowej MŚP z jednoczesnym zwiększeniem ich zyskowności. Szczególne cele projektu są następujące: 1. Opracowanie strategii ustanowienia długotrwałego partnerstwa w dziedzinie Systemów Zarządzania Środowiskowego pomiędzy członkami Enterprise Europe Network, Dostawcami Usług Środowiskowych (ESP), MŚP i innymi interesariuszami. 2. Identyfikacja szczególnych potrzeb i barier wdrażania EMAS przez MŚP w kluczowych sektorach przemysłowych w wybranych regionach. 3. Opracowanie i wdrożenie dostosowaną do specyficznych potrzeb i charakterystyki MŚP, łatwej do stosowania metodologii i narządzi wspierających wdrożenie EMAS w wybranych sektorach. 4. Promowanie i upowszechnianie korzyści wdrożenia EMAS poprzez działania komunikowania i rozpowszechniania. Konsorcjum projektu obejmuje 7 partnerów z 6 państw (Hiszpania, Włochy, Niemcy, Polska, Bułgaria i Zjednoczone Królestwo), aby zbudować wzajemne zrozumienie Systemów Zarządzania Środowiskowego Regulation (EC) No 1221/2009cxzccxzxc of the European Parliament and of the Council of 25 November 2009 on the voluntary participation by organisations in a Community eco-management and audit scheme (EMAS) Strona 4 z 190

5 Coordinator Koordynator SPAIN GERMANY ITALY POLAND BULGARIA UNIT KINGDOM Rysunek 1.- Konsorcjum projektu Go4EMAS Działania zaplanowane do wypełnienia celów projektu podzielono jak pokazuje poniższy rysunek: Zarządzanie Mapowanie interesariuszy Studium przygotowawcze Rozwój metodologii Go4EMAS Wdrożenie metodologii Go4EMAS (warsztaty) Upowszechnianie Rysunek 2.- Działania zaplanowane w projekcie Go4EMAS Strona 5 z 190

6 1. Spisać kluczowych graczy w wybranych sektorach i dziedzinach, którzy będą zarówno wspierać, jak i skorzystają z wdrożenia projektu. 2. Zidentyfikować szczególne potrzeby i charakterystyki MŚP z sektorów obróbki metalu, obróbki powierzchni oraz produkcji komponentów elektrycznych/elektronicznych. 3. Zaprojektować Metodologię krok po kroku dostosowaną do specyficznych potrzeb i charakterystyki MŚP, aby ułatwić zrozumienie Rozporządzenia EMAS. 4. Wdrożyć Metodologię przez zorganizowanie serii warsztatów w celu szkolenia MŚP, ESP i członków Enterprise Europe Network we wdrażaniu EMS we właściwy i ustrukturyzowany sposób. Strona 6 z 190

7 2. CEL Metodologia Go4EMAS ma na celu pomoc MŚP z sektorów obróbki metalu, obróbki powierzchni oraz produkcji komponentów elektrycznych/elektronicznych we wdrożeniu praktyk zarządzania środowiskowego w 4 etapach zgodnie z Rozporządzeniem EMAS. Projekt i opracowanie tej Metodologii jest oparte na badaniu i analizie szczególnych potrzeb i charakterystyk MŚP z wybranych sektorów przeprowadzonym przez regiony uczestniczące w projekcie oraz na innych istniejących modelach (metodologia e+5, model Acorn i EMAS easy) i normach międzynarodowych (ISO 14001, Rozporządzenie EMAS oraz BS 8555). Warto zaznaczyć, że instrukcje rozważane w tej metodologii dla danego MŚP zależą, wśród innych czynników, od wielkości organizacji, rodzaju ich wpływów środowiskowych, etapu wdrożenia EMS, wymogów Weryfikatorów Środowiskowych w każdym kraju, itp. Z tego względu, każde MŚP jest proszone o ocenę wykonalności przyjęcia danej praktyki opisanej w tym dokumencie, jak i sposobu jej przeprowadzenia. Strona 7 z 190

8 3. STRUKTURA I TREŚĆ Jak pokazano na rysunku poniżej, od wymogów Rozporządzenia EMAS, biorąc pod uwagę szczególne potrzeby i charakterystyki MŚP z wybranych sektorów, partnerzy projektu opracowali Metodologię wdrożenia EMS w 4 etapach. Dlatego Metodologia Go4EMAS składa się z 4 poziomów. Każdy z tych poziomów zawiera Karty niezbędne do spełnienia odpowiednich wymogów Rozporządzenia EMAS. Rysunek 3.- Struktura Metodologii Go4EMAS Instrukcje zawarte w każdej z tych Kart zostały uporządkowane i pokazane zgodnie ze strukturą Rozporządzenia EMAS (aneks II) i w najogólniejszy sposób w celu łatwiejszego zrozumienia przez MŚP, aby ułatwić ich wdrożenie. Dla każdego z wymogów zawartych w 4 poziomach, określono odpowiednie aspekty w następującej tabeli: Strona 8 z 190

9 TYTUŁ POZIOMU TYTUŁ ETAPU O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Wprowadzenie: Wymaganie: Krótki opis wymogów Rozporządzenie EMAS. CZEGO WYMAGA? Artykuł(y) Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Co należy wykonać, aby wdrożyć wymogi Rozporządzenia EMAS DLACZEGO? Uzasadnienie: Tło uzasadniające potrzebę wymogów Rozporządzenia EMAS. JAK TO SIĘ ROBI? Działania: Osoby odpowiedzialne: Opis każdego działania koniecznego do spełnienia wymogów Rozporządzenia EMAS, w tym instrukcje, rekomendacje, przykłady i, w kilku przypadkach, modele i szablony, itp. KTO? Odpowiedzialny (i) za wdrożenie wymogów Rozporządzenia EMAS. KIEDY? Harmonogram: Dokumentacja: Moment, w którym rekomendowane jest wdrożenie wymogów Rozporządzenia EMAS. JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Jakie dokumenty i/lub zapisy są konieczne do opracowania, aby spełnić wymogi Rozporządzenia EMAS. SCHEMAT Graficzne przedstawienie kolejności działań określonych do spełnienia wymogów Rozporządzenia EMAS. WYNIKI Fakty: Jakie działania należy udokumentować, aby udowodnić zgodność z wymogami Rozporządzenia EMAS. ODNIESIENIA Literatura badawcza. Rysunek 4.- Treść każdej Karty zawartej w Metodologii Go4EMAS Strona 9 z 190

10 W kilku przypadkach przygotowano też jasne i ilustrujące przykłady w celu ułatwienia zrozumienia wymogów Rozporządzenia EMAS. Ponadto, opracowano dwa towarzyszące narzędzia do ułatwienia wdrożenia i stosowania Metodologii: 1. Oprogramowanie, dla zredukowania obciążenia biurokratycznego, związanego z procesem wdrażania EMS Przewodniki Sektorowe, dla pomocy we wdrożeniu EMAS w każdym wybranym sektorze. Przewodniki będą zawierać rozwiązania szczególnych problemów środowiskowych często napotykanych przez MŚP w wybranych sektorach, skupiając się szczególnie na tych etapach, które mogą różnić się w sektorach (np. sterowanie operacyjne, ustalanie wskaźników wydolności). Strona 10 z 190

11 4. DEFINICJE System zarządzania: jest grupą skorelowanych elementów stosowanych do ustanowienia polityki i celów oraz sposobów osiągnięcia tych celów. System zarządzania zawiera strukturę organizacyjną, czynności planowania, odpowiedzialności, praktyki, procedury, procesy i zasoby. System zarządzania środowiskowego: oznacza część ogólnego systemu zarządzania, która strukturę organizacyjną, czynności planowania, odpowiedzialności, praktyki, procedury, procesy i zasoby dla opracowania, wdrażania, osiągnięcia, przeglądania i utrzymywania polityki środowiskowej oraz zarządzania aspektami środowiskowymi. Polityka środowiskowa: oznacza ogólne intencje i kierunki organizacji w odniesieniu do jej działalności środowiskowej, formalnie wyrażone przez zarząd i zawierające deklaracje zgodności ze wszystkimi stosowanymi wymogami prawnymi względem środowiska, jak i zaangażowania w stałe doskonalenie wydolności środowiskowej. Nadaje ramy działania i ustalania celów środowiskowych. Zapobieganie zanieczyszczeniu: użycie procesów, praktyk, technologii, materiałów, produktów, usług lub energii do uniknięcia, zredukowania lub kontroli (oddzielnie lub łącznie) tworzenia, emisji lub zrzutu każdego czynnika zanieczyszczającego lub ścieków, w celu zredukowania niekorzystnych oddziaływań na środowisko. Zapobieganie zanieczyszczeniu może obejmować redukcję lub eliminację surowca, zmiany w procesie, produkcie lub usłudze, efektywne użycie zasobów, zamianę materiałów i energii, ponowne użycie, odzysk, recykling, reklamacje i obróbkę. Interesariusz: osoba lub grupa zainteresowana działalnością środowiskową organizacji. Siedziba: wyodrębniona geograficzna lokalizacja podlegająca kontroli zarządczej organizacji obejmująca działalności, produkty i usługi, łącznie z całą infrastrukturą, wyposażeniem i materiałami; siedziba jest najmniejszą jednostką uwzględnianą do rejestracji. Organizacja: spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja, zlokalizowana wewnątrz lub poza Wspólnotą, część lub połączenie powyższych, zalegalizowanych lub nie, publicznych lub prywatnych, mające własne funkcje i administrację. Klaster: grupa niezależnych organizacji związanych bliskością geograficzną lub działalnością biznesową wspólnie wdrażająca system zarządzania środowiskowego. Małe organizacje: o Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa jak zdefiniowano w Rekomendacji Komisji 2003/361/EC z 6 maja 2003 dotyczącej definicji mikro, małych i średnich przedsiębiorstw [10]; lub o Władze lokalne zarządzające mniej niż mieszkańców lub inne władze publiczne, zatrudniające mniej niż 250 osób i mające roczny budżet nie przekraczający 50 mln EUR, lub roczną sumę bilansową nie przekraczającą 43 mln EUR, wliczając wszystkie z następujących: rządowe i inne administracje publiczne lub publiczne organy doradcze na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym; naturalne lub prawne osoby wykonujące funkcje administracji publicznej zgodnie z prawem krajowym, wliczając szczególne obowiązki, działania lub usługi w odniesieniu do środowiska; i Strona 11 z 190

12 (naturalne lub prawne osoby mające publiczne odpowiedzialności lub funkcje, lub świadczące usługi publiczne, w odniesieniu do środowiska pod kontrolą organu lub osoby wymienionej w punkcie (b). Przegląd środowiskowy: oznacza wstępną obszerną analizę aspektów środowiskowych, wpływu na środowisko i działalności środowiskowej w odniesieniu do działań, produktów i usług organizacji. Aspekt środowiskowy: oznacza element działań, produktów i usług organizacji, który ma lub może mieć wpływ na środowisko. Bezpośredni aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy związany z działaniami, produktami i usługami organizacji, nad którym ma ona bezpośrednią kontrolę zarządczą. Pośredni aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy, który może wynikać z interakcji organizacji ze stronami trzecimi, i na który organizacja może w pewnym stopniu oddziaływać. Znaczący aspekt środowiskowy: oznacza aspekt środowiskowy, który ma lub może mieć znaczący wpływ na środowisko. Wpływ środowiskowy: oznacza każdą zmianę dla środowiska, na gorsze lub korzystną, całkowicie lub częściowo wynikającą z działań, produktów i usług organizacji. Wydolność środowiskowa: mierzalne wyniki zarządzania organizacji jej aspektami środowiskowymi. Wyniki mogą być mierzone w oparciu o politykę środowiskową organizacji, cele środowiskowe i inne wymogi wydolności środowiskowej. Ocena wydolności środowiskowej: proces ułatwiania decyzji zarządczych odnośnie wydolności środowiskowej organizacji przez wybór wskaźników, zbieranie i analizowanie danych, ocena informacji w oparciu o kryteria wydolności środowiskowej, raportowanie i komunikowanie, oraz okresowe przeglądanie i doskonalenie tego procesu. Wskaźnik wydolności środowiskowej: specjalne wyrażenie pozwalające na pomiar efektów działalności środowiskowej organizacji. Wskaźnik efektów działalności środowiskowej EPI: specjalne wyrażenie dostarczające informacji o wydolności środowiskowej organizacji. Ciągłe doskonalenie: powtarzający się proces modernizacji systemu zarządzania środowiskowego w celu osiągnięcia poprawy w ogólnej wydolności środowiskowej zgodnie z polityką środowiskową organizacji. Najlepsza Praktyka Zarządzania Środowiskowego BEMP: oznacza najefektywniejszy sposób wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego przez organizację w odpowiednim sektorze, który może wynikać z najlepszej wydolności środowiskowej w danych warunkach ekonomicznych i technicznych. Program środowiskowy: oznacza opis kroków, odpowiedzialności, środków podjętych lub przewidzianych do osiągnięcia celów środowiskowych oraz terminy ich osiągnięcia. Cel środowiskowy: oznacza ogólny cel środowiskowy, wynikający z polityki środowiskowej, który organizacja sobie postawiła, i który jest określony liczbowo, gdzie ma to wymiar praktyczny. Zadanie środowiskowe oznacza szczegółowy wymóg wydolności, wynikający z celów środowiskowych, mający zastosowanie do organizacji lub jej części, który musi być określony i spełniony dla osiągnięcia tych celów. Strona 12 z 190

13 Audytor: oznacza osobę lub grupę osób, należących do organizacji lub naturalną lub prawną osobę spoza tej organizacji, działającą na rzecz tej organizacji, przeprowadzającą ocenę, w szczególności, systemu zarządzania środowiskowego na miejscu i określającą zgodność z polityką i programem środowiskowym organizacji oraz zgodność e stosowanymi wymogami prawnymi, odnoszącymi się do środowiska. Wewnętrzny audyt środowiskowy: oznacza systematyczną, udokumentowaną, okresową i obiektywną ocenę efektów działalności środowiskowej organizacji, systemu zarządzania i procesu zaprojektowanego do ochrony środowiska. Niezgodność: nie spełnienie wymogu. Działanie korygujące: Działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności. Działanie zapobiegawcze: Działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności. Procedura: Specjalny sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Procedury mogą być dokumentowane lub nie. Dokument: informacje i ich nośniki (papier, magnetyczny, elektroniczny lub optyczny dysk komputerowy, fotografia lub próbka, lub połączenie powyższych). Zapis: Dokument potwierdzający osiągnięte wyniki lub dostarczający dowody przeprowadzonych działań. Oświadczenie środowiskowe: oznacza obszerną informację o organizacji dla publiczności i innych zainteresowanych stron, odnośnie jej: o struktury i działalności; o polityki środowiskowej i systemu zarządzania środowiskowego; o aspektów i wpływów środowiskowych; o programu, celów środowiskowych; o wydolności środowiskowej i zgodności ze stosowanymi obligacjami prawnymi względem środowiska, wymienionymi w Aneksie IV. Zaktualizowane oświadczenie środowiskowe: oznacza obszerną informację o organizacji dla publiczności i innych zainteresowanych stron zawierającą zaktualizowane, ostatnio zatwierdzone oświadczenie środowiskowe, tylko pod względem efektów działalności środowiskowej organizacji i zgodności ze stosowanymi wymogami prawnymi odnoszącymi się do środowiska, jak ustalono w Aneksie IV. Zatwierdzanie: potwierdzenie przez weryfikatora środowiskowego, który przeprowadza weryfikację, że informacje i dane w oświadczeniu środowiskowym organizacji i zaktualizowanym oświadczeniu środowiskowym są wiarygodne, prawidłowe i spełniają wymogi tego Rozporządzenia. Weryfikacja: proces oceny zgodności prowadzony przez weryfikatora środowiskowego dla przedstawienia, czy przegląd środowiskowy, polityka środowiskowa, system zarządzania środowiskowego, wewnętrzny audyt środowiskowy organizacji i ich wdrożenie spełniają wymogi tego Rozporządzenia. Rejestracja korporacyjna: pojedyncza rejestracja wszystkich lub kilku siedzib organizacji, zlokalizowanych w jednym lub więcej państwach członkowskich lub w krajach trzecich. Organ akredytujący: krajowy organ akredytujący wyznaczony zgodnie z Artykułem 4 Rozporządzenia (WE) Nr 765/2008, który jest odpowiedzialny za akredytację i nadzór nad weryfikatorami środowiskowymi. Strona 13 z 190

14 Władze zwierzchnie: właściwe kompetentne władze, jak określono przez państwa członkowskie, do wykrywania, zapobiegania i badania naruszeń stosowanych wymogów prawnych związanych ze środowiskiem i, gdzie to konieczne, do podejmowania stosownych działań. Organ licencjonujący: organ wyznaczony zgodnie z Artykułem 5(2) Rozporządzenia (WE) Nr 765/2008, który jest odpowiedzialny za wydawanie licencji i za nadzór nad weryfikatorami środowiskowymi. Zgodność prawna: oznacza pełne wdrożenie stosowanych wymogów prawnych, włączając warunki zezwoleń, odnoszących się do środowiska. Weryfikator środowiskowy: organ oceny zgodności jak określono w Rozporządzeniu (WE) Nr 765/2008 lub każde stowarzyszenie bądź grupa takich organów, która otrzymała akredytację zgodnie z tym Rozporządzeniem; lub każda osoba naturalna lub prawna, lub stowarzyszenie bądź grupa takich osób, która otrzymała licencję na przeprowadzanie weryfikacji i zatwierdzanie zgodnie z tym Rozporządzeniem. Merytoryczna zmiana: oznacza każdą zmianę w działalności, strukturze, administracji, procesach, produktach lub usługach organizacji, która ma lub może mieć znaczący wpływ na system zarządzania środowiskowego organizacji, środowisko lub zdrowie ludzkie. Strona 14 z 190

15 5. AKRONIMY Go4EMAS: Boosting the Eco-Management and Audit Scheme in European SMEs through the Enterprise Europe Network. EMAS: Wspólnotowy Schemat Eko-zarządzania i Audytu. ECAP: Program Wsparcia Zgodności Środowiskowej. CIP: Program Konkurencyjność i Innowacje. EEN: Enterprise Europe Network. EMS: System Zarządzania Środowiskowego. MŚP: Małe i średnie przedsiębiorstwa. NGO: Organizacja pozarządowa. NC: Niezgodności. CA: Działania korygujące. PA: Działania zapobiegawcze. Strona 15 z 190

16 6. METODOLOGIA GO4EMAS 6.1. ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU KARTA 0.- ZOBOWIĄZANIE ZARZĄDU POZIOM 0 ETAP 0 ZAANGAŻOWANIE ZARZĄDU ZAANGAŻOWANIE ZARZĄDU O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Potencjalne korzyści z EMS w znacznym stopniu zależą od zarządu (najwyższego szczebla kierownictwa w organizacji), który powinien zadeklarować i udowodnić swoje pełne zaangażowanie we wdrożenie Systemu oraz uczynić z jego wymogów integralną część codziennego zarządzania organizacją. Zaangażowanie Zarządu w momencie wdrażania EMS ma podstawowe znaczenie i jest kluczowe dla powodzenia lub porażki Systemu. Dlatego, aby EMS był naprawdę skuteczny, zarząd będzie musiał pełnić rolę przywódcy, motywatora i zaangażować wszystkie poziomy organizacji, aby osiągnąć cel. Wprowadzenie: Aby EMS okazał się sukcesem, zaangażowanie Zarządu musi być prawdziwe, a nie tylko formalne. Jeśli Zarząd nie wykaże się wizją, optymizmem, zainteresowaniem, EMS będzie tylko dodatkowym obciążeniem biurokratycznym. To samo dotyczy korzyści z wdrożenia EMS, ponieważ jego pozytywne skutki nie są natychmiast zauważalne, dlatego od wszystkich członków organizacji wymagany jest ogromny wysiłek, który czasami wydaje im się niepotrzebny, co zmniejsza chęć pracy na rzecz dobrego funkcjonowania Systemu. Dlatego zaangażowanie Zarządu, odpowiedni stosunek i przywództwo pozwolą uniknąć przypadków zniechęcenia opisanych powyżej. W tym celu, niezbędne jest potwierdzone zaangażowanie Zarządu, które nie może szkodzić środowisku, w jakim działają pracownicy osiągając cele organizacji. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.1, A.2 i A.4.1 Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Zapewnienie sukcesu w tworzeniu i wdrażaniu systemu EMS oraz ciągłe doskonalenie funkcjonowania firmy w obszarze ochrony środowiska. DLACZEGO? Uzasadnienie: Aby zagwarantować powodzenie i ciągłość, zanim wprowadzimy lub usprawnimy EMS musimy pozyskać zaangażowanie najwyższego kierownictwa w poprawę zarządzania środowiskowego swoimi działaniami, produktami i usługami. Stałe zaangażowanie Strona 16 z 190

17 najwyższego kierownictwa i jego przywództwo mają decydujące znaczenie. Wskazanie korzyści z EMS pozwala uniknąć problemów i pomóc w zapewnieniu zaangażowania i przywództwa najwyższego kierownictwa. JAK TO SIĘ ROBI? Zaangażowanie Zarządu ma na celu doprowadzenie organizacji do bezpośredniego zaangażowania w wypełnianie zadań związanych z monitorowaniem EMS. Zadaniem Zarządu jest stworzenie sytuacji, w której zaangażowani są wszyscy członkowie organizacji; Zarząd musi też umieć przekazać znaczenie systemu EMS i osiągnięcia ustalonych celów nie tylko osobom pracującym dla organizacji lub w jej imieniu, ale również innym interesariuszom (klientom, dostawcom, konsumentom, itp.). Ale nie wolno zadowalać się pisemnym raportem Zarządu, zaangażowanie powinno być potwierdzone działaniem. W tym celu Zarząd będzie musiał wykonać poniższe zadania. Fakt, że Zarząd nie uczestniczy w codziennych działaniach EMS, nie oznacza, że nie jest zaangażowany. Swoje zaangażowanie jasno pokaże poprzez następujące działania: Działania: Określenie polityki środowiskowej i powiadomienie o niej. Uczestnictwo w planowaniu i monitorowaniu celów środowiskowych, promowanie odpowiedniego klimatu, który sprzyja ich osiągnięciu. Alokowanie środków niezbędnych dla zagwarantowania ustanowienia, wdrożenia i doskonalenia systemu EMS. Wyznaczenie jednego lub kilku członków Zarządu, którzy, niezależnie od innych zadań, zapewnią sprawne działanie systemu EMS i będą informować Zarząd o efektach działań i skuteczności systemu EMS. Bezpośrednie zaangażowanie w przegląd systemu EMS. Motywowanie pracowników i promowanie inicjatyw gwarantujących poprawę działań środowiskowych organizacji. Wszelkie inne działania, które udowadniają przywództwo w odniesieniu do systemu EMS. Krótko mówiąc, celem jest zdobycie i zapewnienie zaangażowania Zarządu w zaprojektowanie i wdrożenie systemu EMS. W tym celu niezbędne jest przeprowadzenie następujących działań w ramach EMS: 1. Określenie zakresu EMS. Najwyższe kierownictwo musi określić zakres systemu EMS w organizacji, tzn. zdefiniować, w jakim zakresie system EMS będzie stosowany. Kiedy zakres EMS zostanie określony, wszystkie działania organizacji, jej produkty i usługi nim objęte zostaną włączone do EMS. Strona 17 z 190

18 Jeśli chodzi o zakres EMS, organizacja może całkowicie swobodnie i elastycznie zdecydować, czy wdroży EMS w całej organizacji, czy w jej konkretnych działach, pod warunkiem, że zachowana zostanie wiarygodność Systemu. A więc, jeżeli jedna część organizacji zostaje wykluczona z zakresu, takie wyłączenie trzeba wyjaśnić, a to można zrobić w spójny sposób tylko, kiedy da się uzasadnić, że organizacja nie kontroluje ani nie ma wpływu na aspekty środowiskowe związane z daną częścią. Dlatego określenie zakresu i ocena obejmują wszystkie działania, produkty i usługi, które: Powstają w pomieszczeniach organizacji. Powstają, kiedy usługa jest dostarczana lub zarządza się nią z pomieszczeń organizacji, przy czym może być to usługa produkcyjna i pomocnicza realizowana przez pracowników własnych lub podwykonawcy. Ogólnie, choć zależy to od specyfiki organizacji, aspekty środowiskowe produktów i usług to: Miejsca prowadzenia działalności (dla organizacji produkcyjnych). Biura w na placu budowy (dla organizacji budowlanych). Biura, gdzie świadczone są usługi (dla organizacji usługowych). 2. Alokacja środków Najwyższe kierownictwo organizacji powinno ustalić i zapewnić niezbędne środki wdrożenia, utrzymania i doskonalenia EMS, takie jak: Infrastruktura. Systemy informatyczne. Szkolenie. Technologie. Zasoby finansowe i osobowe oraz inne szczególne. Alokując środki, Zarząd bierze pod uwagę bieżące i przyszłe potrzeby organizacji. Środki i ich alokacja sprawdzane będą okresowo, kiedy sprawdzany będzie EMS, aby zapewnić jego dostosowanie, czyli uwzględnić zmiany i nowe projekty lub działania. Zasoby środków i struktura małej lub średniej firmy (MŚP)mogą narzucić pewne ograniczenia we wdrażaniu Systemu EMS. Aby pokonać te ograniczenia, MŚP będą mogły korzystać ze strategii współpracy z: Strona 18 z 190

19 Większymi klientami i/lub dostawcami, aby korzystać ze wspólnych technologii i wiedzy. Innymi lokalnymi MŚP lub MŚP z tego samego łańcucha dostaw w określeniu i radzeniu sobie ze wspólnymi aspektami, dzieleniu się doświadczeniem, korzystaniu ze wspólnych rozwiązań, itp. Stowarzyszeniami, Izbami Handlowymi, itp. w zakresie szkoleń i pogłębiania świadomości. Uniwersytetami i Centrami Badawczymi we wspieraniu innowacyjności i poprawy wydajności. Udane wprowadzenie i utrzymanie Systemu EMS zależy w znacznym stopniu od tego, jak najwyższe kierownictwo zdefiniuje i przydzieli zadania i uprawnienia w organizacji (patrz Karta 2.1 Środki, stanowiska, zadania i uprawnienia ). 3. Rozpoczęcie ciągłego procesu doskonalenia Głównym celem Systemu EMS jest ciągłe doskonalenie działań środowiskowych organizacji a zatem zalecane jest, aby wiele wysiłku i środków zapewnionych przez Zarząd skierować na ten cel. Rozpoczęcie poszukiwania szans na doskonalenie może przynieść wiele korzyści Systemowi EMS i organizacji. Dlatego, w pierwszym etapie ciągłego doskonalenia wysiłki koncentrują się na określeniu ile działań, po bardzo małych kosztach, pozwoli poprawić w łatwy i prosty sposób, główne słabe strony wykryte, np. podczas wstępnej oceny wpływu na środowisko przeprowadzonej w związku z Systemem EMS. Dlatego Zarząd organizacji powinien stworzyć pierwszy program na początku procesu ciągłego doskonalenia, którym określa odpowiednie zadania, promuje inicjatywy na rzecz poprawy i upowszechnia ich wyniki. Najlepszy program tworzą same organizacje na podstawie konkretnych potrzeb wykrytych po przeprowadzeniu, na przykład, wstępnej oceny wpływu na środowisko. Doskonalenie to wszelkie działania, których celem jest zmiana sposobu przebiegu procesu, czynności lub działania, np.: Ustandaryzowanie sposobu prowadzenia działalności (np. opracowanie instrukcji działania lub procedur). Poprawa efektywności wykorzystania środków (np. poprzez zainstalowanie urządzeń oszczędzających wodę w cysternach i kranach). Strona 19 z 190

20 Jednak stałe doskonalenie idzie dalej, to ustrukturyzowany proces, w którym uczestniczą wszyscy interesariusze w organizacji, aby stopniowo zmniejszyć lub zwiększyć (w zależności od potrzeb) oddziaływanie na środowisko, konkurencyjność, wydajność i zwiększyć skuteczność wykorzystania środków w zmieniającym się środowisku. KTO? Osoby odpowiedzialne: Harmonogram: Zarząd (lub Zespół na szczeblu Zarządu) organizacji. KIEDY? Na początku procesu wdrażania Systemu EMS. JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zaangażowanie Zarządu nie zawsze jest wyrażane w postaci niezależnego dokumentu, ale zwykle stanowi część innych dokumentów w ramach Systemu EMS, takich jak: Dokumentacja: Polityka środowiskowa. Program Zarządzania Środowiskowego. Przegląd Systemu EMS przez Zarząd. Strona 20 z 190

21 SCHEMAT Określenie zakresu EMS Alokacja środków Rozpoczęcie ciągłego procesu doskonalenia Polityka środowiskowa Program Zarządzania Środowiskowego Przegląd REZULTATY Fakty: Określenie zakresu Systemu EMS, np., w Podręczniku Zarządu (Management Manual). Przyjęta przez Zarząd Polityka Środowiskowa. Program Zarządzania Środowiskowego nadzorowany przez Zarząd. Dokument przeglądu Systemu EMS podpisany (nie jest to obowiązkowe) przez Zarząd. ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 21 z 190

22 6.2. POZIOM 1.- PLANOWANIE KARTA POLITYKA ŚRODOWISKOWA POZIOM 1 ETAP 1.1. Wprowadzenie: PLANOWANIE POLITYKA ŚRODOWISKOWA O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Polityka Środowiskowa, zgodnie z definicją w standardzie ISO 14001, to deklaracja organizacji dotycząca zamiarów i zasad działania w odniesieniu do efektów jej globalnej działalności środowiskowej, stanowiąca ogólną ramę, na której opierają się cele środowiskowe. Dlatego Polityka Środowiskowa jest dokumentem podstawowym dla wdrażania jakiegokolwiek Systemu EMS, uszczegóławia ogólne wytyczne dotyczące planowania Systemu i ukierunkowuje całą organizację na poprawę efektów jej działań środowiskowych i zapobieganie zanieczyszczeniom. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.2 z Załącznika II Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Wyznaczeniu ogólnych ram i ustanowieniu ogólnych wytycznych działania organizacji w zakresie poprawy efektów jej działań środowiskowych i zapobiegania zanieczyszczeniom. Jest też podstawą ustalenia celów środowiskowych. DLACZEGO? Polityka Środowiskowa jest podstawą dla wszystkich innych elementów niezbędnych dla wdrożenia i doskonalenia Systemu EMS. Określa zasady postępowania w zakresie poziomu odpowiedzialności za środowisko oraz efekty działań środowiskowych wymagane przez organizację. Uzasadnienie: Z jednej strony, odzwierciedla ona zaangażowanie Zarządu w ciągłe doskonalenie zarządzania działaniami, produktami i usługami organizacji z punktu widzenia środowiska. Bez mocnego zaangażowania ze strony Zarządu inicjatywy środowiskowe (podobnie, jak wszelkie inne) stracą swoje znaczenie i będą powoli zanikać. Poza tym, zaangażowanie Zarządu ułatwia zaangażowanie w System EMS pozostałym pracownikom w organizacji. Z drugiej strony, musi być dopasowana do charakteru, skali i wpływu na środowisko działań, produktów i usług organizacji. W tym celu, w organizacjach, które nie stosują EMS i w związku z tym nie znają swojej sytuacji środowiskowej, można przeprowadzić wstępną ocenę środowiskową i stworzyć podstawy dla EMS. Strona 22 z 190

23 JAK TO SIĘ ROBI? 1. Wstępna ocena środowiskowa Organizacja, która nie stosuje Systemu EMS powinna ocenić swoją obecną sytuację środowiskową przeprowadzając wstępny przegląd środowiskowy. Taki przegląd nie jest wymagany ani przez ISO ani przez Rozporządzenie EMAS, ale jest zalecany dla organizacji, aby z góry wiedziały, jakie główne aspekty środowiskowe wiążą się z ich działaniami, produktami i usługami, co pozwoli stworzyć podstawę rozpoczęcia wdrażania Systemu EMS. Organizacje, w których istnieje już System EMS nie muszą przeprowadzać przeglądu środowiskowego, choć może on pomóc w doskonaleniu Systemu EMS. Działania: Ocena wstępna musi dostarczyć wiedzy o potencjalnie znaczących skutkach oddziaływania na środowisko, które pozwolą na pierwsze określenie priorytetów działań, jakie należy przeprowadzić, aby poprawić działania i zarządzanie środowiskowe w organizacji. Realizacja niektórych z działań priorytetowych pozwoli szybko i prosto poprawić działania środowiskowe organizacji, nie wiedząc, jakie aspekty działań organizacji są najbardziej znaczące. Przegląd powinien objąć, przynajmniej, następujące cztery podstawowe obszary: 1. Określenie aspektów środowiskowych, wynikających z normalnych, nietypowych warunków działania i/lub sytuacji nagłych lub wypadków. 2. Określenie wymogów prawnych i innych wymogów, jakie wzięła na siebie organizacja. 3. Analiza istniejących praktyk i procedur zarządzania środowiskowego, wraz z tymi, które wiążą się z zaopatrzeniem i rekrutacją. 4. Ocena sytuacji nagłych i wypadków z przeszłości. We wstępnym przeglądzie środowiskowym można wykorzystać poniższe metody: Rozmowy z pracownikami, którzy pracują dla organizacji lub w jej imieniu, które pozwolą określić zakres działań, produktów i usług. Opracowanie informacji związanych z bieżącymi praktykami zarządczymi, takimi, jak: Nadzór nad zakupami substancji niebezpiecznych. Nadzór nad zrzutami ścieków. Składowanie i obchodzenie się z chemikaliami. Metody utylizacji odpadów. Korzystanie z zasobów (woda, energia elektryczna, itp.). Itd. Strona 23 z 190

24 Wykorzystanie list pytań kontrolnych, schematów, kontroli bezpośredniej, wyników poprzednich audytów,... Wyniki wstępnego przeglądu środowiskowego mogą pomóc organizacji nie tylko w stworzeniu własnej Polityki Środowiskowej, ale również w określeniu zakresu Systemu EMS, zdefiniowaniu celów środowiskowych oraz ustaleniu, na ile skutecznie zakres zapewni wypełnianie wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie przyjęła. Na tym etapie, wyniki tego przeglądu środowiskowego mogą być punktem odniesienia dla zdefiniowania podstawy Systemu EMS, bo dotyczy on przynajmniej poniższych aspektów: Granic, w jakich System EMS będzie stosowany w organizacji. Kiedy określony zostanie zakres EMS, wszystkie działania, produkty i usługi, które wchodzą w ten zakres znajdą się w EMS. Główne wymogi prawne, jakich przestrzegać musi organizacja, co stwarza jej pierwszą szansę zajęcia się wszelkimi aspektami prawnymi, które nie są prawidłowo zarządzane. Poszukiwanie możliwości działań na rzecz doskonalenia działania środowiskowego W tym przypadku, wysiłki powinny koncentrować się na wskazaniu niewielkiej liczby działań, które, po bardzo niskim koszcie, pozwalają rozwiązać problemy związane z zarządzaniem środowiskowym w organizacji. Działania te zapoczątkują proces ciągłego doskonalenia działania organizacji w wymiarze środowiskowym, który, jak już wcześniej wspomnieliśmy, jest głównym celem EMS i będzie odzwierciedlony w Polityce środowiskowej organizacji. 2. Zdefiniowanie i przyjęcie Polityki Środowiskowej Polityka Środowiskowa powinna uwzględniać to, że wszystkie działania, produkty i usługi wchodzące w zakres Systemu EMS mogą mieć wpływ na środowisko, dlatego tematy poruszane przez Politykę Środowiskową zależą od rodzaju/ typu organizacji. W Polityce Środowiskowej powinny zostać uwzględnione przynajmniej wszystkie aspekty wymagane w Rozporządzeniu EMAS: Powinna być odpowiednia, co do charakteru, skali oraz wpływów na środowisko w odniesieniu do działań, produktów i usług organizacji, czyli musi być dostosowana do rzeczywistości środowiskowej danej organizacji (znaczące aspekty środowiskowe), nie powinna określać wytycznych, których organizacja nie jest w stanie zrealizować. Dlatego zaleca się, aby Polityka została stworzona po wstępnym przeglądzie Systemu EMS, w oparciu o rzeczywiste potrzeby. Strona 24 z 190

25 Musi zawierać zobowiązania, dotyczące co najmniej: Wypełnienia wymogów prawnych i innych. Zapobiegania zanieczyszczeniom. Ciągłego doskonalenia działań środowiskowych. Pisząc Politykę Środowiskową zaleca się pamiętanie o następujących kwestiach: Posługiwaniu się prostym, jasnym i zwięzłym językiem zrozumiałym dla osób pracujących dla organizacji lub w jej imieniu oraz dla innych interesariuszy (dostawców, klientów, udziałowców, itp). Zintegrowaniu jej z innymi politykami organizacji: jakości, ochrony zdrowia, bezpieczeństwa, itp. Musi być datowana i podpisana przez najwyższe kierownictwo organizacji. Nie może być zbyt długa (nie dłuższa niż jedna strona). Czasami ogarnia nas gorączka środowiskowa, dajemy się ponieść terminom takim, jak zrównoważony rozwój, cykl życia, zero emisji, itp. Aby używać takich słów, organizacja musi być świadoma zobowiązań, jakie przyjmuje w ramach danej polityki oraz tego, czy jest przygotowana i zdolna je wykonać. 3. Zakomunikowanie Polityki Środowiskowej Politykę należy zakomunikować wszystkim pracownikom pracującym dla organizacji lub w jej imieniu, dlatego język przekazu musi być dostosowany do poziomu pracowników. Pracownicy muszą być w stanie zrozumieć Politykę, bo jeśli jej nie zrozumieją, nie dojdzie do komunikacji (która wymaga wysłania przekazu przez mówcę i reakcji na ten przekaz ze strony odbiorcy) tylko do poinformowania (mówca wysyła przekaz, a po stronie odbiorcy nie ma reakcji). Jest kilka metod komunikowania, które pozwolą upowszechnić Politykę, np. bezpośrednie dostarczenie, włączenie Polityki w Pakiet Powitalny (dla nowych pracowników), spotkania, umieszczenie na tablicach ogłoszeniowych, strony internetowe, biuletyny, itp. Poniższa tabela podaje niektóre przykłady sposobów komunikowania Polityki, w zależności od tego, do kogo jest adresowana i na jakim etapie wdrażania Systemu EMS mogą być stosowane: Strona 25 z 190

26 KTO Pracownicy Goście Dostawcy Klienci Media Sąsiedzi Społeczność lokalna, użytkownicy końcowi JAK Szkolenie, uświadamianie, tablice ogłoszeniowe Plakaty, ulotki Listy, Listy, Informacje w prasie Fora publiczne Prasa lub media lokalne 4. Polityka Środowiskowa dostępna opinii publicznej Kiedy Polityka Środowiskowa zostanie przyjęta przez najwyższe kierownictwo organizacji, będzie udostępniona opinii publicznej do konsultacji. Jest kilka metod, np. opublikowanie na stronie internetowej organizacji, włączenie w Deklarację Środowiskową, Raport Roczny, itp. 5. Przegląd Polityki Środowiskowej Niezbędne są okresowe przeglądy Polityki Środowiskowej, aby dostosować ją do zmian, jakie mogą zajść w działaniach, produktach, usługach, procesach, znaczących aspektach środowiskowych i/lub przepisach prawnych, które, mówiąc krótko, mają wpływ na obowiązujące cele środowiskowe. 6. Podstawa dla zdefiniowania celów środowiskowych Jak już wcześniej wspomnieliśmy, Polityka Środowiskowa jest podstawą dla ustalenia celów środowiskowych organizacji. Cele to praktyczna interpretacja wytycznych sformułowanych w Polityce. KTO? Osoby odpowiedzialne: Harmonogram: Zarząd (lub Zespół Zarządzający) organizacją. KIEDY? Po ukończeniu etapu 0 (Zaangażowanie Zarządu). Strona 26 z 190

27 JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, Polityka Środowiskowa musi zostać udokumentowana, włączona w Podręcznik Zarządzania lub inne polityki (Jakości, Bezpieczeństwa) lub występować jako samodzielny dokument. Dokumentacja: Nie podajemy modeli Polityki Środowiskowej, ponieważ są one unikalne, nie dadzą się przenieść i dopasowane są do charakteru, skali oraz wpływu na środowisko każdej organizacji. Można je znaleźć w Internecie, na stronach internetowych organizacji posiadających ISO lub zarejestrowanych w Systemie EMAS, itp. SCHEMAT Zaangażowanie Zarządu Wstępna ocena środowiskowa (jeśli jest wymagana) Zdefiniowanie przyjęcie polityki środowiskowej Polityka środowiskowa Zakomunikowanie polityki środowiskowej Polityka środowiskowa dostępna publicznie Przegląd Polityki środowiskowej Program Zarządzania Środowiskowego Strona 27 z 190

28 REZULTATY Fakty: Polityka Środowiskowa przyjęta przez Zarząd i dostępna opinii publicznej. ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 28 z 190

29 KARTA ASPEKTY ŚRODOWISKOWE POZIOM 1 ETAP 1.2. Wprowadzenie: PLANOWANIE ASPEKTY ŚRODOWISKOWE O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Wszystkie organizacje poprzez swoje działania, produkty i/lub usługi wywierają wpływ na środowisko powodując, w mniejszym lub większym stopniu, efekty środowiskowe. Dziś społeczeństwo wymaga od organizacji, aby angażowały się w ochronę środowiska. Reagując na te oczekiwania, organizacje uznały System EMS za szansę na poprawę swojej działalności środowiskowej. Wdrożenie Systemu EMS pozwala organizacji zidentyfikować te aspekty środowiskowe wynikające z jej działań, produktów i/lub usług, które mogą mieć wpływ na środowisko i w związku z nimi ustalić odpowiednie działania, aby im przeciwdziałać i zminimalizować ich wpływ. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.3.1 i B.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Identyfikacji aspektów środowiskowych związanych z działaniami, produktami i/lub usługami organizacji w celu ich ocenienia i ustalenia, które aspekty są priorytetowe i podjęcia działań wobec nich. DLACZEGO? Uzasadnienie: Aby upewnić się, że zarządzanie środowiskowe zaspokaja potrzeby organizacji należy zidentyfikować wszystkie aspekty środowiskowe związane z działaniami, produktami i usługami oraz ocenić je, aby nie pominąć żadnego aspektu, który ma lub może mieć istotny wpływ na środowisko. Aspekty środowiskowe oceniane są dlatego, że nie jest możliwe, głównie z powodu ograniczonych zasobów, wprowadzenie Systemu EMS wobec wszystkich aspektów środowiskowych, a zatem konieczne jest wybranie tych najbardziej istotnych. Strona 29 z 190

30 JAK TO SIĘ ROBI? 1. Wskazanie w organizacji potencjalnych obszarów problemowych Jeśli chodzi o zakres EMS, organizacja może całkowicie swobodnie i elastycznie zdecydować, czy wdroży EMS w całej organizacji, czy w jej konkretnych działach operacyjnych, pod warunkiem, że zachowana zostanie wiarygodność Systemu. A więc, jeżeli jedna część organizacji zostaje wykluczona z zakresu, takie wyłączenie trzeba wyjaśnić, a to można zrobić w spójny sposób tylko wtedy, kiedy da się uzasadnić, że organizacja nie kontroluje ani nie ma wpływu na aspekty środowiskowe związane z danym działem. Dlatego określenie zakresu i ocena obejmują wszystkie działania, produkty i usługi, które: Powstają w pomieszczeniach organizacji. Powstają, kiedy usługa jest dostarczana lub zarządza się nią z pomieszczeń organizacji, przy czym może być to usługa produkcyjna i pomocnicza realizowana przez pracowników własnych lub podwykonawcy. Ogólnie, choć zależy to od specyfiki organizacji, aspekty środowiskowe produktów i usług to: Działania: Miejsca prowadzenia działalności (dla organizacji produkcyjnych). Biura w na placu budowy (dla organizacji budowlanych). Biura, gdzie świadczone są usługi (dla organizacji usługowych). 2. Identyfikacja aspektów środowiskowych związanych z działaniami, produktami lub usługami organizacji. Organizacja musi zidentyfikować aspekty środowiskowe działań, produktów i usług, aby móc kontrolować te, na które ma wpływ. Ale musi zidentyfikować nie tylko te aspekty środowiskowe, które może kontrolować lub, na które ma wpływ (aspekty bezpośrednie), ale również te, nad którymi ma pewną kontrolę i może na nie oddziaływać (aspekty pośrednie). Bezpośrednie aspekty środowiskowe mogą być sterowane wewnętrznymi decyzjami kierownictwa, podczas gdy pośrednie aspekty środowiskowe wymagają kontaktu organizacji z podwykonawcami, dostawcami, klientami oraz użytkownikami produktów i usług dla uzyskania korzyści środowiskowych. (*) W przypadku organizacji nie przemysłowych/ nieprodukcyjnych, pośrednie aspekty środowiskowe ich działań, produktów i usług stają się bardziej istotne. Strona 30 z 190

31 Oto przykłady bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych: Firmy wynajęte przez organizację do konserwacji i czyszczenia sprzętu i pomieszczeń produkują odpady w wyniku swoich działań. Te odpady będą BEZPOŚREDNIM aspektem środowiskowym. Jednak paliwo, jakiego używają wynajęte firmy, aby dojechać do pomieszczeń organizacji będzie aspektem POŚREDNIM. Salon samochodowy oferuje swoim klientom usługę lakierowania, ale podzleca ją zewnętrznemu warsztatowi. Aspekty środowiskowe generowane przez podwykonawcę będą BEZPOŚREDNIMI aspektami dla salonu samochodowego. Firmy konserwujące systemy klimatyzacji, przeciwpożarowe, ogrodnicze lub sprzątające, które wykonują usługi w pomieszczeniach zleceniodawców. Aspekty środowiskowe generowane przez takie firmy mają charakter BEZPOŚREDNI. Na diagramie pokazano przykładowo możliwe źródła pośrednich aspektów środowiskowych. Nie ma potrzeby identyfikowania wszystkich źródeł w każdym przypadku. Usługodawcy Transport produktu Dostawy surowców Organizacja Użytkowanie produktu Transport odpadów Dystrybucja i sprzedaż produktu W momencie decydowania, czy aspekt środowiskowy jest bezpośredni czy pośredni, organizacja powinna przeanalizować, na ile jest w stanie wpływać na te aspekty środowiskowe i jakie kroki może podjąć, aby zmniejszyć ich efekty. Ważne jest, aby organizacja zidentyfikowała wszystkie aspekty środowiskowe (bezpośrednie i pośrednie) i ustaliła mechanizm ich kontrolowania, tak, aby ich znaczenie nie wzrosło lub aby uniemożliwić, żeby stały się istotne. Z drugiej strony, wskazując aspekty środowiskowe, organizacja musi uwzględnić różne warunki, w jakich działa oraz różne procesy i operacje. Dlatego, aby uzyskać jak najlepsze rezultaty ważne jest postępowanie według poniższych kroków: Strona 31 z 190

32 Ustalenie warunków działania i okoliczności, w jakich musimy określić aspekty. Biorąc pod uwagę możliwość zaistnienia, mamy do czynienia z dwiema sytuacjami w związku z aspektami środowiskowymi, które dzielą się na dwie kategorie: a. Oczekiwane aspekty środowiskowe: W warunkach normalnych: zwykłe warunki funkcjonowania i prowadzenia działalności. W warunkach nietypowych: warunki, które, będąc bezpośrednio lub pośrednio powiązanymi z głównym przedmiotem działania organizacji, są zaplanowane i możliwe do przewidzenia. To działania, takie, jak: uruchomienie, zatrzymanie, czyszczenie, konserwacja, itp. b. Nieoczekiwane aspekty środowiskowe (potencjalne): Incydenty: nieoczekiwane sytuacje, powodujące ryzyko szkody w środowisku, których konsekwencje środowiskowe, jeśli wystąpią, są niewielkie (drobne wycieki, rozlania, plamy na podłodze, itp.). Rozporządzenie EMAS mówi o sytuacjach nadzwyczajnych jako o szczególnym rodzaju incydentu. Wypadki: incydenty o poważnych konsekwencjach dla środowiska. Aspekty środowiskowe są konsekwencją różnych scenariuszy ryzyka (pożar, wybuchy, powodzie, wycieki na skutek wypadku, trzęsienie ziemi, itp.). Uwzględniając wymiar czasowy powstania, możemy wyróżnić: a. Działania przeszłe: które ustały w pewnym momencie. Działania te miały wyraźny wpływ na środowisko, choć ich skutki w normalnych warunkach można zauważyć na podłożu, ponieważ zmiany w innych zasobach naturalnych (powietrze i/lub woda) widoczne są na podłożu. b. Działania bieżące: które można zidentyfikować analizując bieżące produkty, usługi, pomieszczenia. c. Działania przyszłe: które, jak można przewidzieć zostaną wprowadzone w związku z nowymi projektami lub powiększeniem obecnych pomieszczeń. NORMALNE warunki NIETYPOWE warunki Incydenty i wypadki Wskazanie aspektów środowiskowych Działania PRZESZŁE Działania BIEŻĄCE Działania PRZYSZŁE Strona 32 z 190

33 Zidentyfikowanie operacji i procesów związanych z działalnością. Organizacja musi podzielić wszystkie operacje i procesy związane ze swoim działaniem, produktami lub usługami ze względu na to, czy wywołują skutek w środowisku, zarówno w normalnych, jak i nietypowych warunkach działania. Prostym narzędziem w takiej identyfikacji są schematy, które pozwalają organizacji zwizualizować wszystkie operacje i etapy związane z wytworzeniem produktu, dostarczeniem usługi lub prowadzeniem działalności. Poza tym, bardzo użyteczny i praktyczny jest plan firmy, w którym wskazane są różne działalności i pomieszczenia. Aby przeprowadzić tę analizę zaleca się rozpocząć od zidentyfikowania kluczowych działań związanych z czynnością, wytworzeniem produktu lub dostarczeniem usługi, a następnie określić ewentualne operacje dodatkowe (usługi administracyjne, utrzymanie pomieszczeń, stołówka, szatnie, ). Przyjęcie surowców Składowanie surowców Produkcja Dystrybucja Pakowanie Sprzątanie i konserwacja Analiza etapów związanych z operacjami i procesami Kiedy już wybrane zostały operacje i procesy, każda operacja lub etap na schemacie podlega analizie ze wskazaniem wszystkich czynników produkcji dla każdego z nich (woda, energia, paliwo i materiały konsumpcyjne, itp.) i produktów (wycieki, odpady, emisje do atmosfery, itp.), wraz z działalnością główną, pomocniczą i usługową. Czynniki produkcji i produkty to aspekty środowiskowe. Zużycie wody Zużycie energii Surowce Produkcja Produkt Emisje do powietrza Odpady Zrzuty Strona 33 z 190

34 Zidentyfikowanie aspektów środowiskowych na każdym etapie Kiedy organizacja podzieliła już różne operacje i sytuacje, ze względu na ich wpływ na środowisko, kolejny krok to zdefiniowanie, spójne, każdego ze zidentyfikowanych aspektów środowiskowych, aby otrzymać niezbędne informacje o każdym aspekcie. W celu zidentyfikowania aspektów środowiskowych zaleca się wzięcie pod uwagę następującej klasyfikacji opartej na ich cechach fizycznych: a. Emisje do powietrza: substancje gazowe, kurz, cząsteczki, mgły, opary, pary, hałas, wibracje, itp. Emisje charakteryzują się tym, że są nieprzejrzyste, zawierają, tlenki węgla, azotu, lotne związki organiczne, itp. b. Odpady: komunalne, podobne do komunalnych, odpady niebezpieczne i obojętne. c. Zrzuty: do rzek, do morza lub do systemów zbierania odpadów. Zrzuty charakteryzują się współczynnikiem ph, temperaturą (Tª), BZT, ChZT, natężeniem przepływu, itp. d. Zużycie zasobów: woda, energia i paliwo. e. Wpływ na glebę: opisywany parametrami stężenia substancji chemicznych znajdujących się w glebie na skutek działań z przeszłości. Należy uwzględnić również inne aspekty, takie, jak: a. Skalę aspektów: ilość w danych bezwzględnych (kg, tony,...) lub względnych (tony odpadów/wielkość produkcji). b. Konkretne okresy zbierania danych dla zapewnienia ich obiektywnego porównania. c. Pochodzenie aspektów od czynników produkcji w różnych zidentyfikowanych procesach (zużycie wody, zużycie papieru makulaturowego, itp.) oraz miejsce ostatecznego przeznaczenia aspektów wynikających z produktów (zrzuty do kolektora, składowanie na wysypisku, itp.). d. Cechy fizyczne i chemiczne, przynajmniej, w odpowiedni jakościowy sposób, aby następnie ustalić własną klasyfikację aspektów i przypisywanie ich do takiej albo innej kategorii (np. odpad można sklasyfikować jako niebezpieczny lub nie na podstawie jego cech fizykochemicznych). Strona 34 z 190

35 Uwzględnienie powyższych aspektów pozwala nam sporządzić dość długą listę aspektów środowiskowych, takich, jak: Oczekiwane aspekty środowiskowe (normalne i nietypowe): o Emisje do atmosfery: ze spalania (NOx, CO, SO2, cząsteczki), z niektórych procesów (lotne związki organiczne, chlorki, pary, cząsteczki), z czynników chemicznych (legionella) i hałas (dniem i nocą). o Zrzuty: z wód przemysłowych (ChZT, ph, ilość, Tª, ekotoksyczność), z wód sanitarnych (BZT, SS i ph), przeznaczone do kanału (ilość i temp.) oraz intensywność zrzutów w procesach. o Odpady: niebezpieczne (resztki olejów i smarów, pojemniki metalowe z resztkami chemikaliów, zużytych rozpuszczalników, baterii ołowiowych, rtęciowych, odpady biomedyczne, osad ściekowy)i nie niebezpieczne (stałe odpady komunalne, gruz, złom metalowy, drewno, karton/ papier, opakowania plastikowe, zużyte opakowania, które nie zawierały niebezpiecznych substancji). o Zużycie wody: z sieci, woda ze studni. o Zużycie energii: elektryczność, gaz ziemny, olej napędowy, paliwo. Potencjalne aspekty środowiskowe (incydentalne): o o Incydentalne: rozlanie oleju, wyciek. Wypadkowe: emisje, zrzuty, odpady, zużycie, zanieczyszczenie wód gruntowych, pożary, wybuchy, wycieki, rozlania, powodzie i trzęsienia Ziemi. 3. Określenie aspektów, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Kiedy zidentyfikowano już działania, produkty i/lub usługi, organizacja musi określić te aspekty środowiskowe, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko oraz te, które najprawdopodobniej mogą zmienić warunki środowiska naturalnego. A zatem, ta część wymaga rozróżnienia znaczących aspektów środowiskowych, choć nie daje ku temu narzędzi. Tak powstaje potrzeba działania zgodnie z systematyką opartą na wiedzy, czyli stworzenie metodologii lub zastosowanie już istniejących po odpowiednich dostosowaniach, uwzględniając fakt, że musi być to systemowa metodologia oparta na wiedzy o środowisku, wystarczająco sprawdzona i stosowana. W celu zdefiniowania metodologii oceny zaleca się postępować zgodnie z poniższymi krokami: Strona 35 z 190

36 Wybór kryteriów oceny aspektów środowiskowych. Kryteria stosowane do ustalenia znaczenia aspektów środowiskowych muszą odzwierciedlać problemy środowiskowe organizacji. W tym sensie należy stosować kryteria oceny zgodne z poniższymi wymogami: Ogólne: takie, które mogą być stosowane do różnych kategorii aspektów (emisje do atmosfery, zrzuty, odpady, zużycie lub skutki dla gleby). Odpowiednie: takie, które mogą stosować różne osoby, a wyniki będą zawsze takie same. Środowiskowe: powiązane z cechami środowiska naturalnego (np. nie oparte na aspektach ekonomicznych). Kryteria techniczne, które pozwalają na ciągłe doskonalenie: w oparciu o pomiary, zmieniające się w czasie (np. skala i częstotliwość), co pozwala zmienić udział danego kryterium w znaczeniu aspektu. Kryteria, które nie zmieniają się w czasie (np. bycie niebezpiecznym) nie powinny być decydujące w bilansie ogólnym, ponieważ stosując to kryterium zawsze uzyskamy taką samą wartość, niezależnie od podjętych kroków. Choć w procesie identyfikowania aspektów środowiskowych (oczekiwanych i niespodziewanych) należy uwzględnić wszystkie sytuacje, metoda oceny niekoniecznie wymaga wspólnego traktowania ich wszystkich. De facto, często jest tak, że z jednej strony, ocenia się oczekiwane aspekty środowiskowe, a z drugiej aspekty niespodziewane. Niektóre kryteria, jakie można wybrać dla określenia metodologii oceny to: Kryteria oceny oczekiwanych aspektów środowiskowych Skala: określa mniej więcej ilość (lub objętość) wzrostów/ spadków zużytych/wytworzonych aspektów w stosunku do wartości wyjściowej (zwykle jest to średnia lub wartość referencyjna). Dane można porównywać w wartościach bezwzględnych (tony, kilogramy, itp.) lub względnych (tony emisji/liczbę przepracowanych godzin). Charakter (niebezpieczne, poważne lub toksyczne): dodaje wartości temu, co z natury jest bardziej szkodliwe dla środowiska. Zbliżanie się do wartości granicznych określonych przez prawo: pokazuje, jaki wpływ może mieć dany aspekt im bardziej zbliża się do wartości granicznych określonych przez prawo lub wcześniej zdefiniowanych progów. W zdefiniowanych kryteriach nie należy dopuszczać możliwości przekroczenia wartości granicznych, ponieważ nie byłoby to spójne ze zobowiązaniem do przestrzegania przepisów ochrony środowiska zawartym w Polityce Środowiskowej organizacji. Wrażliwość środowiska: podnosi znaczenie aspektu, kiedy występuje on w bardzo wrażliwym otoczeniu. Strona 36 z 190

37 Kryteria oceny niespodziewanych aspektów środowiskowych Prawdopodobieństwo/Częstotliwość: zwiększa wartość aspektów środowiskowych, które są bardziej prawdopodobne/ mogą częściej wystąpić. Dane można ustalić za pomocą danych historycznych organizacji, danych historycznych sektora lub danej branży, historycznej bazy danych wypadków, informacji producentów, dostawców, literatury specjalistycznej, itp. Zakres: odzwierciedla obszar wpływu na otoczenie, uwzględniając, że otoczenie może być naturalne, ludzkie lub społeczno-ekonomiczne, przypisując największą wartość temu ryzyku, którego obszar wpływu jest najbardziej oczywisty i największy. Każda organizacja musi zdefiniować obszar wpływu lub granice, jakie weźmie pod uwagę. Poziom niebezpieczeństwa: chodzi o immanentne niebezpieczeństwo powodowane przez dane substancje, odzwierciedla, na ile substancja mogłaby wpłynąć na środowisko w zależności od jej toksyczności, właściwości kumulacji, właściwości wywołujących korozję i innych możliwych interakcji z innymi skutkami, które mogłyby zwiększyć skutki oddziaływania substancji; zwiększa wartość ryzyk wywołanych przez substancje, które są bardziej niszczące dla środowiska. Wrażliwość otoczenia: dotyczy jakości środowiska, w jakim może wystąpić ryzyko, sytuacja nagła lub wypadek; większą wartość przypisuje się sytuacjom, które mają miejsce w bardziej wrażliwym otoczeniu. Jeśli chodzi o wybór liczby kryteriów, jakie będą stosowane do oceny aspektów środowiskowych, nie zaleca się wybierania wielu kryteriów dla jednego aspektu, ponieważ utrudni to stosowanie i może prowadzić do mylących wyników oceny. Zaleca się maksymalnie dwa, trzy kryteria dla jednego aspektu. Z drugiej strony, jeżeli chodzi o wybór kryteriów, nie ma potrzeby wybierania identycznych kryteriów dla każdego aspektu, ale można ustalić jeden typ kryteriów dla kilku aspektów i inne kryteria dla pozostałych. W każdym razie, nie zaleca się stosowania różnych rodzajów dla tej samej rodziny aspektów, jak np.: Aspekty środowiskowe Emisje do powietrza Odpady Warunki działania Normalne Normalne Kryteria Zbliżanie się do wartości granicznych i poziom niebezpieczeństwa Skala (ilość) i poziom niebezpieczeństwa Strona 37 z 190

38 Zrzuty Zużycie Normalne Normalne Zbliżanie się do wartości granicznych i poziom niebezpieczeństwa Skala (ilość) i poziom niebezpieczeństwa Wpływ na glebę Wypadkowe Częstotliwość i zakres Dla każdego kryterium organizacja zdefiniuje przedziały lub granice wartości, zgodnie ze swoimi problemami środowiskowymi, na podstawie wiedzy i danych, jakie posiada. Wybór przedziałów wartości lub wartości granicznych jest subiektywny, ponieważ określa je sama organizacja, ale odstęp pomiędzy przedziałami lub wartościami granicznymi nie może dopuścić do powstania możliwości różnych interpretacji zależnie od osoby, która zastosuje dane kryterium, np.: Niewłaściwe zastosowanie kryterium częstotliwość : o o o Bardzo często: zdarza się wiele razy w miesiącu. Często: zdarza się często. Rzadko: zdarza się od czasu do czasu. Prawidłowe zastosowanie kryterium częstotliwości : o o o o Bardzo często: zdarza sie 10 razy dziennie. Często: zdarza się rzadziej niż 10 razy dziennie, ale częściej niż 3 razy co 6 miesięcy. Rzadko: zdarza sie rzadziej niż 3 razy co 6 miesięcy. Przykłady zastosowania tych kryteriów do różnych oczekiwanych aspektów środowiskowych podano poniżej: Kryterium SKALI (wszystkie aspekty środowiskowe) Wygenerowana ilość 100% roku referencyjnego Wygenerowana ilość od 85% do 100% roku referencyjnego Wygenerowana ilość 85% roku referencyjnego Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Strona 38 z 190

39 Kryterium NIEBEZPIECZEŃSTWA (odpady) Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Odpady niebezpieczne Wysoka (H) 3 Odpady nie będące niebezpiecznymi przeznaczone na wysypisko Odpady nie będące niebezpiecznymi przeznaczone do wyceny, recyklingu, ponownego wykorzystania lub odpady komunalne Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Kryterium ZBLIŻANIA SIĘ DO WARTOŚCI GRANICZNYCH (emisje, zrzuty i odpady) Wartość parametru w granicach 80% - 100% wartości granicznej lub referencyjnej Wartość parametru w granicach 50% - 80% wartości granicznej lub referencyjnej Wartość parametru 50% wartości granicznej lub referencyjnej Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Kryterium WRAŻLIWOŚCI ŚRODOWISKA (emisje) Obszar miejski mieszkalny lub obszar istotny z ekologicznego punktu widzenia Obszar przemysłowy w pobliżu domów lub obszaru mieszkalnego Obszar przemysłowy z dala od domostw lub centrów miast Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Strona 39 z 190

40 Przykłady zastosowania tych kryteriów do niespodziewanych aspektów środowiskowych: Kryterium PRAWDOPODOBIEŃSTWA/CZESTOTLIWOŚCI (wszystkie aspekty środowiskowe) Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Zdarza się częściej niż raz w miesiącu Wysoka (H) 3 Zdarza się rzadziej niż raz w miesiącu, ale częściej niż raz w roku Średnia (M) 2 Zdarza się raz w roku lub rzadziej Niska (L) 1 Kryterium NIEBEZPIECZEŃSTWA (wszystkie aspekty środowiskowe) NIEBEZPIECZNE: Substancje sklasyfikowane jako łatwopalne, toksyczne, drażniące i/lub szkodliwe dla środowiska, niebezpieczne odpady lub odpady, których dotyczą wymogi prawne lub inne MNIEJ NIEBEZPIECZNE: Substancje sklasyfikowane jako szkodliwe, drażniące, nie będące niebezpiecznymi odpady nie nadające sie do odzysku i substancje, które w przyszłości objęte będą wymogami prawnymi lub innymi NIE BĘDĄCE NIEBEZPIECZNYMI: Substancje, którym nie przypisano cech niebezpiecznych, nadające się do odzysku lub recyklingu odpady, które nie są niebezpieczne oraz odpady do odzysku i recyklingu Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Strona 40 z 190

41 Kryterium WRAŻLIWOŚCI ŚRODOWISKA (wszystkie aspekty środowiskowe) Bardzo wrażliwe środowisko naturalne z florą i fauną, obszarami ziemi, rzekami i strumieniami, obszary o doskonałej jakości powietrza, miejskie środowisko rezydencjonalne, itp. Wrażliwe, środowisko utwardzone, kolektor komunalny, obszary o normalnej jakości powietrza, obszary przemysłowe w pobliżu domów, itp. Nie wrażliwe, środowisko, gdzie zastosowano środki prewencyjne, obszary, gdzie powietrze jest zanieczyszczone, środowisko przemysłowe oddalone od domów, itp. Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Niska (L) 1 Kryterium ZAKRESU (wszystkie aspekty środowiskowe) Klasyfikacja jakościowa Klasyfikacja ilościowa Obszary z wpływami zewnętrznymi, wykraczające poza granice firmy Obszary z wpływami lokalnymi lub częściowymi, nie przekraczające granic firmy Wysoka (H) 3 Średnia (M) 2 Obszary wpływu punktowego Niska (L) 1 Ocena aspektów środowiskowych Aby przeprowadzić ocenę każdego z opisanych powyżej aspektów (jakościową lub ilościową) można zastosować proste wzory matematyczne ze współczynnikami wagi, aby uzyskać globalną klasyfikację każdego aspektu środowiskowego. Rodzaj wzoru lub sposobu liczenia powinna określić organizacja. Przykładem wykorzystania prostych obliczeń matematycznych jest pomnożenie wybranych kryteriów, czyli określenie globalnej skali danego aspektu poprzez proste pomnożenie obiektywnych wartości dla każdego aspektu: Ocena globalna = skala x niebezpieczeństwo Strona 41 z 190

42 Np. dla organizacji w branży metalowo-mechanicznej, która podwoiła produkcję, globalna ocena generowania odpadu w postaci zużytej cieczy smarująco chłodzącej wyglądałaby tak: o Skala = 3 ponieważ produkcja wzrosła dwukrotnie, a więc powstaje dwa razy więcej zużytej cieczy. o Niebezpieczeństwo= 3 ponieważ odpad jest niebezpieczny. o Ocena globalna = 9 Inny przykład wykorzystania współczynników wagi to przypisanie większego znaczenia jednemu/kilku konkretnym kryteriom, takim jak: Ocena globalna = częstotliwość x konsekwencje Np.: Konsekwencje = 2 niebezpieczeństwa + zakres + wrażliwość środowiska / 4 W tym przypadku, zastosowano współczynnik wagi (2), aby wzmocnić kryterium niebezpieczeństwa przy obliczaniu konsekwencji, ponieważ organizacja uważa, że konsekwencje lub wpływ ryzyka ściśle wiąże się z naturą danej substancji. Uszeregowanie aspektów środowiskowych według ważności Po ustaleniu schematu oceny, każda organizacja zastosuje ten sam system do oceny wszystkich aspektów środowiskowych, ponieważ gdyby zastosowała różne schematy lub metody oceny nie można byłoby porównać uzyskanych wyników. Kiedy zidentyfikowano już i oceniono aspekty środowiskowe, organizacja wskazuje te aspekty, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, czyli musi wskazać znaczące aspekty środowiskowe dla organizacji. Sama organizacja musi zdefiniować wartości graniczne, które pozwolą ustalić znaczenie aspektów. Strona 42 z 190

43 Skala Kilka sposobów ustalania znaczenia podajemy poniżej: Macierz istotności: stosowana do ocen jakościowych, kiedy istotność ustala się przy użyciu macierzy oceny. Dlatego dla każdego zidentyfikowanego aspektu, kiedy znane są wyniki dla każdego wybranego kryterium, korzysta się z macierzy istotności, aby ustalić, czy aspekt jest znaczący, czy nie. Niebezpieczeństwo Duże Średnie Małe Duża S S NS Średnia S NS NS Mała NS NS NS (S) = znaczący (NS) = nieznaczący Ocena procentowa: stosowana głównie w ocenach ilościowych. Po uzyskaniu wartości globalnej dla każdego aspektu w postaci liczbowej, aspekty z najwyższymi wynikami uznaje się za znaczące. Ustala się granicę procentową dla najwyższego wyniku zamiast konkretnej wartości, np. ustalono, że 10% aspektów z najwyższym wynikiem jest znaczących (tzn. wszystkie aspekty środowiskowe, których wynik indywidualny jest równy lub większy od 10; 10 to 10% od 100; a 100 to całość). Aspekty środowiskowe Emisje lotnych związków organicznych Zużyta ciecz chłodząco-smarująca Skala Niebezpieczeństwo Razem Istotność S S Zrzuty ścieków NS Zużycie oleju napędowego NS Zużycie wody NS (S) = znaczące (NS) = nieznaczące Strona 43 z 190

44 Po ocenieniu i ustaleniu znaczących aspektów, wyniki końcowe oceny aspektów środowiskowych muszą być spójne z rzeczywistą sytuacją organizacji. W związku z tym, nie miałoby sensu stwierdzenie, że ocena wszystkich aspektów środowiskowych organizacji wskazuje, ze są one nieznaczące. Zapisywanie i uaktualnianie wyników oceny aspektów środowiskowych Organizacja musi zapisywać wyniki oceny aspektów środowiskowych w dokumencie, który pozwala pokazać wszystkie aspekty środowiskowe z jak największą ilością informacji dotyczących każdego z nich, podając przynajmniej istotność (znaczący lub nie), zidentyfikowanie aspektu (emisje, zrzuty, odpady, ) oraz kryteria oceny (skala, niebezpieczeństwo, zakres, ). Z drugiej strony, należy podkreślić, że zidentyfikowanie aspektów środowiskowych należy przeprowadzić na początku wdrażania Systemu EMS, a później zaleca się powtarzać to corocznie lub kiedy następuje jakakolwiek zmiana w działaniach, produktach lub usługach, która pociąga za sobą pojawienie się nowych aspektów środowiskowych lub znaczących zmian w już zidentyfikowanych aspektach. 4. Stworzenie i uruchomienie EMS na podstawie wyników oceny Wyniki z procesu oceny aspektów środowiskowych mają podstawowe znaczenie dla stworzenia i właściwego funkcjonowania EMS, ponieważ mają wpływ na: Wybór celów zarządzania środowiskowego. Wdrożenie wytycznych sterowania operacyjnego. Zastosowanie skutecznego monitoringu i pomiarów. Opracowanie odpowiedniej procedury dla nadzwyczajnych sytuacji środowiskowych. Metodyczna i całościowa identyfikacja i ocena aspektów natychmiast weryfikuje potrzebę wdrażania procedur sterowania operacyjnego, monitorowania wskaźników i pomiarów analitycznych wymaganych, aby znaczące aspekty środowiskowe pozostały w odpowiednim przedziale, co pozwoli zagwarantować odpowiednie efekty działalności środowiskowej organizacji. Niezależnie od tego, choć wysiłki organizacji muszą koncentrować się na ograniczaniu znaczących aspektów środowiskowych, aspekty środowiskowe sklasyfikowane jako nieznaczące też będą uwzględnione w opracowaniu i wdrażaniu EMS. Strona 44 z 190

45 KTO? Osoby odpowiedzialne: Harmonogram: Osoba (lub Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie Środowiskowe KIEDY? Po zakończeniu etapu 1.1 (Polityka Środowiskowa). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Każda organizacja określa wzór i liczbę dokumentów i rejestrów wyników pochodzących z procesu identyfikacji oraz oceny aspektów środowiskowych, choć Rozporządzenie EMAS wymaga, przynajmniej, udokumentowania następujących informacji: Dokumentacja: Wyników identyfikacji aspektów środowiskowych. Wyników oceny aspektów środowiskowych. Metodologii oceny i kryteriów aspektów środowiskowych. Proponuje się dwa przykłady rejestrów do przechowywania wyników identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych: Arkusz aspektów środowiskowych. Lista aspektów środowiskowych. Strona 45 z 190

46 SCHEMAT Wszystkie procesy Identyfikacja aspektów środowiskowych Uszeregowanie aspektów środowiskowych Regularna aktualizacja Metodologia oceny (kryteria) Lista aspektów środowiskowych Arkusz aspektów środowiskowych Opracowanie i wdrożenie EMAS Cele zarządzania Środowiskowego Sterowanie operacyjne Monitoring środowiska i pomiary REZULTATY Fakty: Identyfikacja aspektów środowiskowych związanych z usługami, produktami i/lub przeszłymi, bieżącymi lub przyszłymi działaniami w warunkach normalnych, nietypowych i awaryjnych. Ocena aspektów środowiskowych (znaczące lub nie). Ustalenie programu zarządzania środowiskowego, wytycznych sterowania operacyjnego (również w sytuacjach awaryjnych) i wytycznych dla monitorowania i pomiarów, przynajmniej dla znaczących aspektów środowiskowych. Strona 46 z 190

47 ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 47 z 190

48 ARKUSZ ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH Cechy ogólne Identyfikacja: Źródło: Cel: Emisje lotnych związków organicznych Kabina lakiernicza System oczyszczania (filtr z aktywnym węglem) Data zapisu: 01/08/2012 Aktualizowano dn.: - Data wyjścia: - Kategoria Emisje Zrzuty Odpady Zużycie zasobów Sytuacja: Normalne działanie Nietypowe działanie Wypadek / awaria Obliczenia Zastosowane kryteria oceny: Uzasadnienie obliczeń: Skala (M): 3 Niebezpieczeństwo (D): Ocena końcowa (M x D): Wyniki oceny ZNACZĄCY 300 jpm raport własny z dn. 01/01/2011) 600 jpm (report własny z dn. 01/01/2012) 2 Substancja niebezpieczna z systemem oczyszczania 6 Uwagi NIEZNACZĄCY Brak. Strona 48 z 190

49 LISTA ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH KOD ASPEKT ŚRODOWISKOWY ŹRÓDŁO WYNIK OCENY ISTOTNOŚĆ 1 Emisje lotnych związków organicznych (VOCs) Kabina lakiernicza 9 S 2 Zużyty smar Konserwacja 9 NS 3 Zrzuty ścieków Produkcja 6 S 4 Zużycie oleju napędowego Kocioł 4 S 5 Zużycie wody Biura i toalety 2 S... Strona 49 z 190

50 KARTA WYMOGI PRAWNE POZIOM 1 ETAP 1.3. PLANOWANIE WYMOGI PRAWNE I INNE O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Codziennie wiele organizacji podejmuje wysiłki, aby nie tylko spełniać wymogi przepisów ochrony środowiska, ale również inne wymogi, które organizacja dobrowolnie na siebie przyjęła, choć nie są to uregulowania prawne. Jednak wiele z nich stara się po prostu wypełniać stosujące się do nich wymogi prawne, a inne nadal nie mają świadomości, jakie przepisy ich dotyczą lub nie oceniły, na ile je spełniają. Wprowadzenie: Jest wiele przyczyn tej sytuacji, jednak zazwyczaj powodem jest to, że organizacje nie znają przepisów lub nie potrafią przyjąć skutecznego systemu, który pozwoliłby im w dowolnym czasie dowiedzieć się, do jakich wymogów prawnych mają się stosować. EMS uznaje za podstawowe wypełnienie tych wymogów dotyczących środowiska, które muszą być zagwarantowane. W tym celu nie wystarczy ich zidentyfikowanie. Należy określić i zrozumieć, jak stosują się one do organizacji i ustalić niezbędne środki, które zagwarantują ich wypełnienie lub, przynajmniej, zmniejszenie ryzyka ich niewypełnienia. Poza tym, zagwarantowanie spełnienia wymogów środowiskowych pomoże utrzymać i wzmocnić związki organizacji z władzami i głównymi interesariuszami, zwłaszcza z klientami. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.3.2 i B.2 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Identyfikacji wymogów prawnych i innych wymogów, jakie organizacja przyjęła dobrowolnie, aby ustalić, jak są stosowane do aspektów środowiskowych, które wynikają z działań, produktów i usług organizacji oraz, w konsekwencji, ustanowić podstawy stworzenia i wdrożenia Systemu EMS. Strona 50 z 190

51 DLACZEGO? Bycie na bieżąco z wymogami środowiskowymi i zrozumienie, które wymogi nas dotyczą i dlaczego mają wpływ na organizację, to jeden z najważniejszych aspektów dobrego zarządzania środowiskiem i firmą. Uzasadnienie: Bez tych informacji trudno obiektywnie ocenić działania środowiskowe organizacji, co znacznie zwiększa ryzyko nieprzestrzegania wymogów. Może mieć to negatywne konsekwencje (raporty, wykroczenia, kary, zły wizerunek...), nie tylko organizacji, ale również jej interesariuszy. Poza tym, wdrożenie EMS pozwala organizacji zidentyfikować wymogi prawne i inne związane z ochroną środowiska oraz przełożyć je na wymogi wewnętrzne i ocenić, na ile są spełniane. JAK TO SIĘ ROBI? 1. Identyfikacja i dostęp do wymogów prawnych i innych Organizacja musi znać wymogi prawne i inne dotyczące aspektów środowiskowych, również te wynikające z sytuacji nietypowych, niespodziewanych lub awaryjnych. W tym celu musi przyjąć metodologię identyfikowania i mieć dostęp do wymogów prawnych i innych podejmowanych dobrowolnie oraz zagwarantować, że są aktualne. Wymogi prawne ustala rząd (międzynarodowy, krajowy, regionalny lub lokalny). Są wiążące prawnie, co oznacza, że są obowiązkowe. Działania: Koncepcja wymogów prawnych obejmuje też te wymogi, które ustalone są w pozwoleniach, zezwoleniach, licencjach i innych podobnych dokumentach. Oznacza to, że pozwolenie jest wymogiem prawnym samym w sobie. Poza tym treść pozwolenia może określać szczególne wymogi wiążące prawnie. Przykłady wymogów prawnych: a. Wymogi dotyczące emisji do powietrza (również emisji hałasu). b. Wymogi dotyczące substancji zrzucanych w dowolnym miejscu (kanalizacja, koryto rzeki, morze, itp.) c. Wymogi dotyczące gospodarki różnego rodzaju odpadami (niebezpiecznymi, nie niebezpiecznymi, opakowaniami, odpadami z rozbiórek, itp.). Strona 51 z 190

52 d. Wymogi dotyczące gleby. e. Wymogi dotyczące wykorzystania surowców naturalnych (np. zbieranie wody gruntowej). f. Wymogi dotyczące pozwoleń, zezwoleń i licencji związanych z założeniem i prowadzeniem firmy. g. Wymogi bezpieczeństwa wymagane dla uniknięcia awaryjnej sytuacji w środowisku, np. pomieszczenia produkcyjne, składowanie substancji chemicznych, sprzęt przeciwpożarowy. Na poziomie europejskim możemy wyróżnić następujące formy prawne: Dyrektywa: zasada ogólna, która wprowadza obowiązek osiągnięcia konkretnego rezultatu w Państwie Członkowskim. Państwo Członkowskie musi przyjąć Dyrektywę do swojego porządku prawnego przyjmując ustawę. Dopóki Dyrektywa nie zostaje przyjęta nie jest wiążąca dla obywateli Państw Członkowskich. W przypadku gdy Państwo Członkowskie nie przyjęło Dyrektywy, a upłynął termin jej wejścia w życie ustalony przez Unię Europejską, staje się ona wiążąca. Rozporządzenie: zasada ogólna obowiązkowa dla każdego Państwa Członkowskiego od daty opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Rozporządzenia nie trzeba przyjmować, ponieważ obowiązuje Państwa Członkowskie i nie musi być publikowane w Dzienniku Urzędowym danego państwa. Decyzja: nietypowe akty prawne, za pomocą których instytucje Wspólnoty regulują, w sposób obowiązujący, konkretne przypadki. Za pomocą decyzji instytucje Wspólnoty mogą wymagać od Państwa Członkowskiego konkretnego działania lub powstrzymania się od niego, dają im prawo lub nakładają obowiązki. Ma 3 cechy: obowiązuje wobec konkretnych przypadków, jest wiążąca dla stron i nakłada bezpośrednie zobowiązanie. Zalecenia, Komunikaty i Opinie: nie są prawnie wiążące dla Państw Członkowskich lub osób. Podsumowanie: Typ aktu prawnego Stosowanie Obowiązywanie Rozporządzenie Dyrektywa Decyzja Zalecenia, Komunikaty i Opinie Bezpośrednie, nie musi być przyjmowane Musi być przyjęta w Państwach Członkowskich Bezpośrednie, nie musi być przyjmowana Ogólne i/lub szczególne W całości, treść często dość ogólna Wiążąca po przyjęciu Obowiązuje konkretne Państwa lub jednostki, do których jest adresowana Nie są wiążące dla Państw Członkowskich. Ograniczona moc prawna. Strona 52 z 190

53 Na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym nie jest możliwa ogólna klasyfikacja form aktów prawnych, ponieważ zależą one od struktury rządu każdego Państwa Członkowskiego. Aby mieć dostęp i znaleźć różne wymogi prawne można skorzystać z różnych źródeł informacji: Strony internetowe organów władz publicznych. Oficjalne biuletyny, takie jak Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej (skrót ang. OJEU). Wynajęci prawnicy zewnętrzni. Wpisanie się na darmowe listy mailingowe różnych instytucji, np. izb handlowych, fundacji, stowarzyszeń, itp. Specjalistyczne magazyny. Utrzymywanie kontaktu z instytucjami, organami i stowarzyszeniami w różnych rejonach geograficznych. Wymogi przyjęte przez organizację to umowy lub zobowiązania złożone wobec agend rządowych (np. jednostek lokalnych) lub pozarządowych (np. klientów, stowarzyszeń, organizacji ochrony środowiska...). Są one dobrowolne i niewiążące. Niektóre z tych zobowiązań lub umów mogą dotyczyć kilku kwestii poza ochroną środowiska; jednak ze względu na EMS bierze się pod uwagę jedynie te zobowiązania lub umowy, które dotyczą kwestii środowiskowych w organizacji. Poniżej podajemy przykłady wymogów przyjętych przez organizację: a. Umowy z agendami rządu (np. zobowiązania dot. ochrony środowiska wobec rządowych jednostek lokalnych). b. Umowy z organizacjami ochrony środowiska. c. Ratyfikacja zewnętrznych protokołów lub wymogów stowarzyszeń ratyfikowane przez organizację (np. Wytyczne Federacji Przedsiębiorców Hiszpańskiego Przemysłu Chemicznego-FEIQUE). d. Dobrowolne wdrożenie wymogów branżowych, regionalnych, itp. (np. wymogi oznakowania dla Etiqueta Doñana 21). e. Wdrożenie kodeksów i zasad najlepszych praktyk branżowych i środowiskowych. Strona 53 z 190

54 f. Wymogi wynikające z dobrowolnie wdrożonych zasad (np. : zasad dot. eko-etykiety, standardy jakości dla produktu, itp. ). Aby mieć dostęp i znaleźć różne wymogi prawne dobrowolnie przyjęte przez organizację można skorzystać z różnych źródeł informacji: Umowy klientów z wytycznymi dot. działania zgodnego z ochroną środowiska. Umowy dot. środowiska ze stronami trzecimi, takimi, jak stowarzyszenia, władze publiczne, dostawcy, itp. Zazwyczaj powyższe źródła zawierają odniesienia do tekstów prawnych (jeśli chodzi o wymogi prawne) lub umów albo zobowiązań (jeśli chodzi o zobowiązania przyjęte dobrowolnie). To nie wystarczy, aby pozostać w zgodzie z Rozporządzeniem EMAS. Musimy również posiadać teksty wymogów, jakie ma stosować organizacja (akty prawne, umowy lub kontrakty). Np.: W Hiszpanii gospodarka odpadami rządzi się różnymi wymaganiami wobec tych, którzy generują dużo i mało odpadów. Zgodnie z klasyfikacją, organizacja musi zapoznać się z tymi, które jej dotyczą. W Hiszpanii, dla emisji do powietrza są różne wartości graniczne i zasady kontroli, zależnie od wpływu działalności organizacji na środowisko. Należy ustalić, do jakiej grupy działalności należy organizacja i zidentyfikować wymagania, które jej dotyczą. Są różne sposoby znalezienia wymogów w dokumencie: Wskazanie w tekście prawnym (także w zezwoleniach, licencjach, pozwoleniach, itp.) poprzez odpowiednie zaznaczenie. Skorzystanie z odrębnego dokumentu, w którym wymienione są wymagania dotyczące organizacji. Skorzystanie z komputerowej bazy danych (zwykle, aby ustalić również sposoby kontrolowania, monitorowania i pomiarów związanych z tymi wymogami). Wspomnienie o nich w dokumentach EMS związanych z tymi wymogami (np. jeśli jest Arkusz Procesu dot. odpadów, można na nim podać wymagania dotyczące odpadów). Strona 54 z 190

55 I wreszcie, jeżeli chodzi o wymogi prawne, należy je zidentyfikować i stworzyć system dostępu. W tym celu, niezależnie od metodologii, należy określić: Częstotliwość dostępu do źródeł informacji. Odpowiedzialność za dostęp i filtrowanie wymogów, które dotyczą organizacji. Sprawdzanie ostatnich sprawdzanych odniesień do tekstów prawnych, aby wiedzieć, od czego rozpocząć następnym razem. Sposób odzyskiwania wymogów z dokumentów referencyjnych. Organizacja musi prowadzić ewidencję i rejestr tych czynności. 2. Decyzja, jak stosować wymogi prawne i inne Kiedy zidentyfikowano wymogi prawne i inne, organizacja musi zdecydować, jak je stosować w odniesieniu do swoich aspektów środowiskowych. Zwykle robi się to przekładając te wymogi na wymagania wewnętrzne, czyli dostosowując je do dokumentacji EMS, procedur lub standardów sterowania operacyjnego. Wymogi dostosowane przez organizację są podpisywane przez dyrekcję i dlatego tak ważna jest dobra komunikacja pomiędzy dyrekcją a osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie środowiskowe, aby znali te wymagania i odpowiednio je przełożyli. 3. Stworzenie i uruchomienie EMS na podstawie wyników oceny Wyniki identyfikacji wymogów prawnych i innych to podstawa dla późniejszego stworzenia EMS i jego dobrego funkcjonowania, ponieważ wymogi te mają wpływ na: Wybór celów zarządzania środowiskowego. Wdrożenie standardów sterowania operacyjnego. Zastosowanie skutecznego systemu monitorowania i pomiarów. Stworzenie odpowiedniej procedury w awaryjnych sytuacjach środowiskowych. Dokładna i pełna identyfikacja wymogów prawnych i innych potwierdza potrzebę wprowadzenia standardów sterowania operacyjnego, monitorowania i dokonywania pomiarów (np. analiza) oraz do ustalenia kryteriów działalności środowiskowej, aby utrzymać aspekty środowiskowe w pewnych granicach i zawsze móc zagwarantować przestrzeganie zasad ochrony środowiska. Niezależnie od tego, jeżeli nie ma żadnych wymogów (np. prawnych), organizacja może przyjąć wewnętrzne kryteria działalności środowiskowej. Oto przykłady takich kryteriów wewnętrznych: ograniczenia co do rodzaju Strona 55 z 190

56 i ilości paliwa lub substancji niebezpiecznych stosowanych na terenie organizacji lub ograniczenie emisji do powietrza, które nie są ujęte w prawnie obowiązujących wymogach. KTO? Osoby odpowiedzialne: Szef (lub Zespół) ds. Zarządzania Środowiskowego. Służby prawne. Specjalny zespół zajmujący się identyfikowaniem i aktualizacją wymogów prawnych. KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu etapu 1.1 (Polityka Środowiskowa). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Każda organizacja ustala wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których zapisuje wyniki identyfikacji wymogów prawnych i innych. Rozporządzenie EMAS wymaga następujących udokumentowania następujących informacji: Dokumentacja: Aktualna lista przepisów prawnych i innych, jakie będą stosowane. Identyfikacja wymogów prawnych dotyczących każdej kwestii środowiskowej. Pozwolenia, licencje i inne dokumenty udowadniające spełnienie wymogów. Proponowana Lista wymogów prawnych i innych: Lista wymogów prawnych i innych. Strona 56 z 190

57 SCHEMAT Wszystkie proesy prawnych i innych Lista wymogów prawnych i innych Identyfikacja wymogów prawnych i innych Regularna aktualizacja Zastosowanie wymogów prawnych i innych do aspektów środowiskowych Opracowanie i wdrożenie EMAS Cele Zarządzania Środowiskowego Sterowanie operacyjne Ocena zgodności z prawem REZULTATY Fakty: Zidentyfikowanie wymogów prawnych i innych przyjętych przez organizację i związanych z kwestiami środowiskowym. Uruchomienie programu zarządzania środowiskowego i stosowania standardów sterowania operacyjnego (również w sytuacjach awaryjnych) pamiętając o wymogach prawnych i innych. Strona 57 z 190

58 ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 58 z 190

59 Lista wymogów prawnych i innych Emisje do powietrza Przepis Poziom 5 Opublikowano w Status 6 Wymogi Rozporządzenie 2037/2000 Rady Parlamentu Hiszpanii z 29 września 2000r. dot. substancji zmniejszającyc h warstwę ozonową E DOUE nº 244 (09/29/2000) D Art zapobiegani e wyciekom Zastosowanie w EMS Kontrola i sprawdzenie braku wycieków w urządzeniach zamontowanych na stałe z warstwą chłodzącą >3 kg Częstotliwość Roczna Osoba odpowiedzialna Szef Działu Konserwacji Odpady niebezpieczne Dekret 73/2012 z 22 marca o przyjęciu Rozporządzenia o odpadach w Andaluzji R BOJA nº 81 (04/26/2012) V Art.13.1.e.- Roczna deklaracja odpadów niebezpiecz nych Deklaracja odpadów niebezpiecznych składana jest każdego roku do 31 marca w Oddziale gminnym zgodnie ze wzorem w Załączniku II Roczna Szef Działu Ochrony Środowiska Odpady nie będące niebezpiecznymi 5 Europejski (E), Krajowy (K), Regionalny (R), Gminny (G) Lokalny (L) 6 Obowiązujący (V), Anulowany (D) Zmieniony (M) Strona 59 z 190

60 KARTA PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO POZIOM 1 ETAP 1.4. Wprowadzenie: PLANOWANIE PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Jednym z głównych narzędzi stałego doskonalenia i zapobiegania zanieczyszczeniom, co powinno być kluczową sprawą dla każdej organizacji, oraz redukowania lub minimalizowania wpływu na środowisko jest ustalenie celów zarządzania środowiskowego. Co do zasady ustalanie celów wydaje się łatwe, ale doświadczenie pokazuje, że czasem wskazanie w organizacjach, które mają EMS obszaru, w którym powinny się doskonalić wymaga dogłębnej analizy, w odróżnieniu od organizacji, które niedawno wprowadziły EMS, gdzie obszary doskonalenia są bardziej oczywiste. Dlatego, kiedy ustalamy cele, kluczowym elementem jest zaangażowanie i uczestnictwo organizacji, ponieważ to oni znają personel i zasoby materiałowe oraz wykonalność ewentualnych ulepszeń, jakie można wprowadzić w zarządzaniu środowiskowym. Aby ustalić i osiągnąć cele, organizacja musi opracować plan w podziale na konkretne zadania i działania. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.3.3, B.3 i B.4 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Zdefiniowanie celów środowiskowych organizacji i opracowanie programu (zaplanowanie) ich osiągnięcia. Strona 60 z 190

61 DLACZEGO? Nie wszystkie kwestie związane ze środowiskiem zidentyfikowane przez organizację są tak samo ważne i dlatego musimy dokonać oceny, aby poznać ich znaczenie. W dalszej części aspekty środowiskowe ocenione jako znaczące organizacja uwzględni przy ustalaniu celów dotyczących ochrony środowiska. Uzasadnienie: Poza tym, organizacja będzie mogła określić działania na rzecz doskonalenia, upewniając się, że System EMS jest wystarczająco skuteczny, aby pójść dalej w procesie ciągłego doskonalenia. Ciągłe doskonalenie ma postać celów środowiskowych, a dzięki osiągniętym wynikom organizacja będzie mogła zmierzyć i ocenić efekty swojej działalności środowiskowej. Oznacza to, że cele pomogą przejść do działania. Dlatego powinny znaleźć się w planach strategicznych organizacji, co ułatwi włączenie zarządzania środowiskowego w inne procesy związane z zarządzaniem firmą. 1. Ustalenie celów środowiskowych JAK TO SIĘ ROBI? Aby realizować dobre zarządzanie środowiskowe, organizacja musi wiedzieć, jakie aspekty środowiskowe wiążą się z jej działaniami, produktami i usługami i jaki wywiera wpływ na środowisko. To pozwala na pierwsze oszacowanie działań priorytetowych, które mają poprawić efekty działań środowiskowych i zarządzanie w organizacji. Zrealizowanie niektórych z tych działań priorytetowych pozwoli łatwo i szybko poprawić efekty działalności środowiskowej organizacji, bez potrzeby poznania szczegółów dotyczących istotności aspektów organizacji. Działania: Dlatego głównym celem każdego EMS jest poprawa efektów działalności środowiskowej organizacji. Jednak, aby ten cel osiągnąć organizacja musi ustalić cele śród-okresowe, które można zmierzyć i ocenić. Chodzi o to, aby ustalić poziom poprawy w zakresie efektów działalności środowiskowej organizacji przed upływem konkretnego terminu, a potem stworzyć ramy zdefiniowania działań (zadań) związanych z doskonaleniem EMS i efektów działalności środowiskowej organizacji. Cel to coś, do czego dążymy, co mamy osiągnąć. Podobnie jak w życiu codziennym, kiedy ludzie dążą do poprawy swojego statusu społecznego, do kariery, itp., organizacja musi dążyć do poprawy otaczającego ją środowiska. Zadanie oznacza działanie lub cykl działań, jakie należy ustalić i zrealizować, aby osiągnąć cel. W codziennym życiu zadanie to działanie, które ma poprawić nasz Strona 61 z 190

62 status społeczny, karierę, itp. Aby ustalić cele musimy wziąć pod uwagę nie tylko politykę środowiskową i zobowiązania organizacji, wymogi prawne i środowiskowe, ale również inne aspekty, jak np.: Opinie interesariuszy. Skutki zmian w działaniach i procesach. Wybory technologiczne i ich wykonalność. Kwestie finansowe i operacyjne oraz rozważania organizacji, w tym informacje o dostawcach i wykonawcach. Ewentualne skutki dla reputacji organizacji. Polityka środowiskowa ZNACZĄCE kwestie środowiskowe Wymogi prawne i inne Cele środowiskowe Opinia interesariuszy Wymogii handlowe operacyjne i finansowe Wybór technologii Dlatego, ustalając cele dla zarządzania środowiskowego, organizacja powinna wziąć pod uwagę poniższe zalecenia: Przynajmniej jeden cel powinien dotyczyć znaczącej kwestii środowiskowej w organizacji, aby zrealizować zobowiązanie do doskonalenia zawarte w polityce środowiskowej. Nie ma sensu ustalanie jedynie celów nieznaczących, które nie przyczyniają się do poprawy efektów działalności środowiskowej organizacji. Ustalając cele, organizacja powinna pamiętać o opinii interesariuszy, czyli pracowników organizacji, klientów, dostawców i o obszarze, w jakim działa organizacja, bo każdy z nich może być kluczowy dla ich osiągnięcia. Organizacja ma świadomość zasobów i wyborów technologicznych dostępnych na rynku, a więc ustalając cele środowiskowe, nie weźmie pod uwagę rozwiązań niemożliwych technologicznie lub takich, na które nie ma środków finansowych lub operacyjnych. Osiągnięcie celów musi prowadzić do poprawy stanu środowiska, nie środków. Np.: zakup większego separatora (źle) zamiast zredukowania o XX% stężenia odprowadzanego tłuszczu i smaru (dobrze). Strona 62 z 190

63 Certyfikowanie EMS lub jego utrzymanie, przestrzeganie przepisów ani wdrożenie niektórych wymogów Rozporządzenia EMAS (np. zorganizowanie szkolenia, przeprowadzenie konserwacji, itp.) nie mogą być uznane za cele. Celami nie są również utrzymanie poziomu lub niewielki wzrost. Np.: utrzymanie poziomu emisji CO2 z ubiegłego roku lub zwiększenie zużycia benzyny-oleju o mniej niż 5%. Tylko, jeżeli organizacja zwiększa produkcję utrzymanie poziomu oznacza poprawę można zaakceptować cel utrzymania efektów działalności środowiskowej. Można to zastosować w organizacjach, które od jakiegoś czasu już mają EMS, gdzie możliwości doskonalenia są bardziej ograniczone. Z drugiej strony, ważne jest zadecydowanie, które cele i zadania są odpowiednie dla organizacji i czy można ich wymagać od całej organizacji, czy od specjalistycznych jednostek. Np. : w firmie produkcyjnej jako cel ogólny przyjęto zmniejszenie zużycia energii, co można osiągnąć tylko poprzez działania konserwacyjne w konkretnym dziale. Jednak w innych sytuacjach organizacja jako całość będzie musiała przyczynić się osiągnięcia globalnego celu. Może też być tak, że więcej niż jeden dział w tej samej organizacji realizujący ten sam cel globalny będzie musiał realizować różne zadania dla osiągnięcia swoich celów. Dlatego organizacja musi ustalić, jaki wpływ mają poszczególne poziomy i stanowiska, aby uświadomić odpowiedzialność poszczególnym osobom. Cele środowiskowe muszą być ułożone chronologicznie i, na tyle, na ile jest to możliwe, powinny być mierzalne, aby można je było osiągnąć. Mówiąc, że cel zarządzania musi być mierzalny mamy na myśli, że musi być możliwe ustalenie, czy został osiągnięty i w jakim stopniu, czyli, mierzalny jakościowo lub ilościowo. Przykład celu zarządzania mierzalnego w wymiarze jakościowym: Budowa oczyszczalni ścieków przemysłowych (EDAR) dla zminimalizowania zrzutów. Przykład celu mierzalnego w wymiarze ilościowym: Zmniejszenie zużycia wody o 10% w stosunku do poprzedniego roku. Poza tym, jeśli cele zdefiniowane są ilościowo, można ocenić skuteczność działań i określić wskaźniki efektywności lub wskaźniki efektów działania środowiskowego, które pozwolą zmierzyć osiągnięty poziom wykonania. Strona 63 z 190

64 Wskaźniki środowiskowe najszerzej można zdefiniować jako elementy informacyjne, które pozwalają wykryć zmieniające się warunki, ich tendencje, ocenić rezultaty Polityki Środowiskowej i poziom realizacji przyjętych zobowiązań. Wszystko to może być użyte najpierw jako punkt odniesienia dla oceny i opisania ewolucji organizacji, a potem do porównania efektów działalności środowiskowej organizacji z innymi organizacjami w tym samym sektorze (pod warunkiem, że są dane porównawcze). Wskaźniki efektów działalności środowiskowej mają takie same cechy, jak cele zarządzania środowiskowego, czyli powinny być mierzalne, obiektywne, sprawdzalne, powtarzalne i odpowiednie do działań, produktów i usług organizacji, spójne z Polityką Środowiskową, praktyczne, efektywne kosztowo i realne technologicznie. Wskaźniki mają monitorować osiągnięcie celów i zadań organizacji (patrz również Arkusz 3.1 Monitorowanie środowiskowe i ocena ). Przykłady wskaźników efektów działalności środowiskowej: Ilość zużytych surowców i energii Emisje, np. CO 2 Ilość odpadów w stosunku do wyrobów gotowych. % odpadów poddanych recyklingowi. Liczba przejechanych kilometrów na jednostkę produkcji. Liczba wypadków środowiskowych (np. nieplanowane zrzuty). Itp. Kiedy cele zarządcze zostaną osiągnięte, a w organizacji wprowadzono ulepszenia, należy zastąpić je innymi. Okres ważności celów zarządczych różni się w zależności od ich charakteru i od tego, czy zostały osiągnięte. Zaleca się ustalanie celów zarządczych na rok kalendarzowy lub podatkowy, nie przekraczając okresu ważności Polityki Środowiskowej. 2. Planowanie celów środowiskowych: Program Zarządzania Środowiskowego Po ustaleniu celów i zadań środowiskowych, organizacja musi stworzyć Program Zarządzania Środowiskowego, czyli szczegółowy i udokumentowany plan organizacji, który definiuje sposób osiągania celów i zadań. Strona 64 z 190

65 Dlatego, bez planu działania dość szczegółowego w zakresie działań, zasobów, odpowiedzialności i ram czasowych wykonania, proces ciągłego doskonalenia nie będzie kontrolowany i mało prawdopodobne jest osiągnięcie celów przez organizację. Program Zarządzania Środowiskowego musi być dynamiczny i podlegać regularnym przeglądom, aby uwzględnić w nim zmiany w celach i zadaniach środowiskowych przyjętych przez organizację. W osiągnięciu celów i zadań środowiskowych organizacji może pomóc postępowanie w podanej poniżej kolejności: 1. Zidentyfikowanie zobowiązań przyjętych w Polityce Środowiskowej. 2. Zidentyfikowanie, dla każdego zobowiązania, jednego lub więcej celów oraz zdefiniowanie jednego lub więcej programów służących ich osiągnięciu, czyli działań, terminów, środków i odpowiedzialności. 3. Zidentyfikowanie, dla każdego ustalonego celu, wskaźników efektów działalności środowiskowej, które pozwolą monitorować osiąganie celów i zadań. Poniższa tabela podaje przykłady Programu Zarządzania Środowiskowego opracowanego na podstawie oceny aspektów środowiskowych: Aspekt środowiskowy Cele Zadanie Czas Osoba odpowiedzialna Środki Wskaźniki Zużycie paliwa Zużyć o 10% paliwa mniej niż w 2001r. Wymienić palniki na bardziej efektywne 1 rok Szef Działu Konserwacji Ogrzewanie na godzinę pracy kotła Zmniejszenie Odzyskać i Dzienna średnia średniej dziennej ponownie temp. ścieków temp. wykorzystać Szef Działu Zrzuty wody odprowadzanych ścieków o 5% w stosunku do 2011 ciepło ze ścieków w procesie kogeneracji 1 rok Inżynierii Procesowej Liczba i różnorodność ryb w stawie Odpady opakowaniowe i pojemniki Zużyć o 35% mniej materiału na opakowania dla obecnej linii Zmiana projektu opakowania produktu 6 miesięcy Szef Działu Projektowania Produktu Ilość materiałów opakowaniowych na jednostkę Strona 65 z 190

66 produkcyjnej w % redukcja stosunku do Wprowadzenie zmian w linii produkcyjnej 6 miesięcy Szef Produkcji materiałów opakowaniowych dla linii produktów Szacunkowa redukcja odpadu Test opakowaniowego pilotażowy i 1 rok Szef Produkcji produkowanego produkcja przez konsumentów (jednostka/ilość) KTO? Osoby odpowiedzialne: Biuro Zarządu wraz z Szefami różnych Działów oraz osoba (lub zespół) kierująca Zarządzaniem Środowiskowym KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu etapów 1.2 (Aspekty środowiskowe) i 1.3 (Wymogi prawne i inne). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Każda organizacja ustala wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których zapisuje cele i zadania środowiskowe. Rozporządzenie EMAS wymaga udokumentowania następujących informacji: Cele i zadania środowiskowe Cele i zadania środowiskowe można zaplanować na zaproponowanym wzorze dokumentu: Program Zarządzania Środowiskowego Strona 66 z 190

67 SCHEMAT Polityka środowiskowa Kwestie dotyczące środowiska Wymogi prawne i inne Zdefiniowanie celów i zadań środowiskowych Zaplanowanie celów i zadań środowiskowych Program Zarządzania Środowiskowego Monitorowanie i pomiary Sterowanie operacyjne REZULTATY Fakty: Powstanie Programu Zarządzania Środowiskowego ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 67 z 190

68 PROGRAM ZARZADZANIA ŚRODOWISKOWEGO ASPEKT ŚRODOWISKOWY CEL ZADANIE CZAS OSOBA ODPOWIEDZIALNA ŚRODKI WSKAŹNIKI Zużycie paliwa Zużyć o 10% paliwa mniej niż w 2001r. Wymienić palniki na bardziej efektywne 1 rok Szef Działu Konserwacji Ogrzewanie na godzinę pracy kotła Zrzuty wody Zmniejszenie średniej dziennej temp. odprowadzanych ścieków o 5% w stosunku do 2011 Odzyskać i ponownie wykorzystać ciepło ze ścieków w procesie kogeneracji 1 rok Szef Działu Inżynierii Procesowej Dzienna średnia temp. ścieków Liczba i różnorodność ryb w stawie Zmiana projektu opakowania produktu 6 miesięcy Szef Działu Projektowania Produktu Ilość materiałów opakowaniowyc h na jednostkę % redukcja Odpady opakowaniowe i pojemniki Zużyć o 35% mniej materiału na opakowania dla obecnej linii produkcyjnej w stosunku do Wprowadzenie zmian w linii produkcyjnej Test pilotażowy i produkcja 6 miesięcy Szef Produkcji rok Szef Produkcji materiałów opakowaniowyc h dla linii produktów Szacunkowa redukcja odpadu opakowanioweg o produkowanego przez konsumentów (jednostka/ilość) Strona 68 z 190

69 6.3. POZIOM 2.- WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE KARTA ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA POZIOM 2 ETAP 2.1. Wprowadzenie: WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE ZASOBY, ROLE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Po zakończeniu etapu planowania (poziom 1) i stworzeniu bazy Systemu EMS, należy zacząć budować System (poziom 2). Pierwszym krokiem w nowym etapie jest zdefiniowanie struktury organizacji, aby zagwarantować udane wprowadzenie EMS. Struktura organizacji to narzędzie, które przyczyni się do osiągnięcia celów i realizacji zadań firmy. Nieważne, jak mała jest organizacja i jak ograniczone jej zasoby, należy je wykorzystać efektywnie, aby organizacja przetrwała i dobrze prosperowała. W tym celu niezbędne jest zdefiniowanie celów oraz podział ról, odpowiedzialności i uprawnień. W tym sensie, nawet jeśli organizacja składa się tylko z jednej osoby, ważne jest przypisanie zadań, ponieważ osoba ta odpowiada za efektywne zarządzanie czasem. Dlatego można stwierdzić, że organizowanie firmy obejmuje wyposażenie jej w niezbędne zasoby, aby mogła działać i prawidłowo realizować swoje funkcje, aby osiągnąć ustalone cele. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.4.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Zdefiniowaniu, udokumentowaniu i zakomunikowaniu ról, odpowiedzialności i uprawnień pracownikom organizacji, aby zagwarantować odpowiednie I skuteczne wdrożenie i utrzymanie EMS. DLACZEGO? Uzasadnienie: Powodzenie i ciągłość EMS zależą głównie od zaangażowania Biura Zarządu (najwyższego kierownictwa), które rozdziela zasoby niezbędne, aby System zadziałał. Poza tym, aby zagwarantować właściwe i skuteczne działanie EMS niezbędne jest, aby role, odpowiedzialność i związane z nim uprawnienia zostały jasno zdefiniowane i rozdzielone pomiędzy pracowników organizacji. Strona 69 z 190

70 JAK PRZEBIEGA REALIZACJA? 1. Zdefiniowanie struktury organizacyjnej Kiedy najwyższe kierownictwo zidentyfikowało już i przypisało środki niezbędne dla prawidłowego i skutecznego wdrożenia EMS (patrz Arkusz 0 Zaangażowanie Biura Zarządu ), powinno podzielić role, odpowiedzialność i uprawnienia pomiędzy osoby pracujące dla organizacji lub w jej imieniu. Aby zacząć budowanie EMS, po pierwsze trzeba wiedzieć, jaka jest struktura organizacyjna (elementy i moduły). Struktura organizacyjna to sposób podziału, organizowania i koordynowania działań w organizacji, z uwzględnieniem wszystkich procesów, procedur i relacji pomiędzy personelem. Najważniejszą rzeczą przy definiowaniu struktury organizacji jest ustalenie hierarchii pomiędzy różnymi jej poziomami, co ma zagwarantować jej stałą funkcjonalność, praktyczność, a przede wszystkim, płynną wymianę informacji. Działania Schemat organizacyjny to graficzny obraz struktury firmy, który daje sumaryczny obraz związków hierarchii i kompetencji wewnątrz organizacji. Są różne struktury organizacyjne: Hierarchiczna: związki hierarchiczne pokazane są w postaci piramidy, od góry do dołu. Płaska: związki hierarchiczne pokazane są od lewej do prawej. Macierzowa: jest mieszanką typu hierarchicznego i płaskiego. Cyrkularna: główna władza umieszczona jest w środku i otoczona kołami koncentrycznymi, w których umieszczeni są bezpośredni przełożeni. Wybierając odpowiednią strukturę należy zrozumieć, że każda firma jest inna i powinna dobrać najbardziej odpowiednią strukturę do swoich potrzeb i priorytetów. Strona 70 z 190

71 A zatem, w przypadku struktury hierarchicznej jest jeden szef na szczycie i coraz więcej podwładnych na każdym niższym szczeblu zarządzania. W płaskiej strukturze jest mniej poziomów zarządzania, a więcej stanowisk na każdym szczeblu. Organizacja może mieć jedną osobę ds. środowiska w każdym dziale lub tylko jedną dla całej organizacji. Najważniejsze jest to, aby nie wybierać struktury przypadkowo, tylko dobrać najbardziej odpowiednią do charakteru i złożoności organizacji. Główne wymagania, jakie musi spełniać schemat organizacyjny to: Najważniejsze, aby był przejrzysty i dlatego zaleca się, aby nie zawierał zbyt wielu stanowisk. Nie musi zawierać wszystkich pracowników. Najczęściej rozpoczyna się od Dyrektora Generalnego, a kończy na kierownikach na najniższym szczeblu. Nie musi podawać nazwisk osób, ale nazwy stanowisk. 2. Przypisanie ról, odpowiedzialności i uprawnień Kiedy już zaprojektowaliśmy strukturę organizacji, Zarząd musi zdefiniować, udokumentować i przekazać informacje o rolach, odpowiedzialności i uprawnieniach osób pracujących dla lub w imieniu organizacji. Uprawnienia można delegować, odpowiedzialności nie: Delegowanie uprawnień ma miejsce, kiedy osoba powierza innej osobie zadanie, które mieści się w zakresie obowiązków osoby delegującej. Delegujący jest nadal odpowiedzialny za wykonanie zadania, które delegował. Jeśli chodzi o zdefiniowanie, role, odpowiedzialność i uprawnienia nie powinny ograniczać się do spraw środowiskowych, mogą również obejmować inne obszary działania organizacji, jak np. kierowanie operacjami lub inne funkcje pomocnicze (np. zaopatrzenie, kontrola jakości, itp.).poniżej podajemy przykłady odpowiedzialności w obszarze środowiska: Przykłady odpowiedzialności w zakresie środowiska Opracowanie polityki środowiskowej Opracowanie celów i zadań środowiskowych Zagwarantowanie przestrzegania wymogów prawnych Odpowiedzialni Zarząd Zarząd i szefowie Działów Szef jednostki Zarządzania Środowiskowego i szefowie Działów Strona 71 z 190

72 Zidentyfikowanie wymagań dostawców Spełnienie wymogów EMS Utrzymanie odpadów na poziomie dozwolonym przez prawo Dostarczenie odpadów upoważnionym odbiorcom Szef Działu Zaopatrzenia Wszyscy pracujący w organizacji lub w jej imieniu Szef Produkcji Szef Działu Konserwacji Role, odpowiedzialność i uprawnienia należy udokumentować w odrębnym dokumencie (np. formularz Opis stanowiska) lub zawrzeć je w różnych dokumentach EMS (np. w każdej z procedur lub instrukcji). Zarząd musi mieć pewność, że pracownicy są zaangażowani we wdrażanie i utrzymanie systemu EMS. W tym celu, każdy członek Zarządu powinien zostać poinformowany o rolach, odpowiedzialności i uprawnieniach w zakresie zarządzania środowiskowego w organizacji. 3. Mianowanie Przedstawiciela Zarządu ds. zarządzania środowiskowego Zarząd mianuje jednego lub kilku przedstawicieli spośród najwyższego kierownictwa (zwykle Szefa Działu ds. Środowiska lub ds. Zarządzania Środowiskowego), posiadających odpowiednie uprawnienia, świadomość, kompetencje i środki do realizacji następujących zadań: Zagwarantowania wdrożenia i utrzymania EMS na wszystkich poziomach organizacji, których dotyczy. Informowania Zarządu o wynikach działania EMS i możliwościach udoskonalenia Systemu. Jednym z zadań przedstawiciela Zarządu jest kontaktowanie się z interesariuszami w sprawach związanych z EMS. Przedstawiciel Zarządu może mieć różne obowiązki niezwiązane z EMS. W małych organizacjach rolę tę pełni zazwyczaj sam Zarząd. Zauważono, że firmy zmieniły pogląd na ochronę środowiska. Zmianę widać w nowych tendencjach, które polegają na zapobieganiu ryzykom środowiskowym zamiast działania dopiero po ich wystąpieniu. Funkcja Szefa Działu ds. Środowiska jest kluczowa, a jego rola w podejmowaniu decyzji w firmie coraz ważniejsza. To nowe podejście powoduje specyficzne potrzeby szkoleniowe. Szkolenie musi być proaktywne, dawać umiejętność wdrażania koncepcji ciągłego doskonalenia w codzienne działania firmy i identyfikowania szans na zwiększenie konkurencyjności firmy. Strona 72 z 190

73 Poza tym, zadania Szefa Działu ds. Środowiska wykraczają poza jego Dział, a nawet poza firmę i dlatego, aby wykonać swoją pracę musi kontaktować się z różnymi osobami wewnątrz organizacji i poza nią. Ma to istotne implikacje dla szkolenia, które powinno podnieść kompetencje interpersonalne, aby osoby takie nawiązywały skuteczne relacje z szeroką grupą ludzi. Przykładowo podajemy zadania i uprawnienia Szefa Działu ds. Środowiska: Zagwarantowanie opracowania, wdrożenia i utrzymania EMS. Przegląd i regularna ocena EMS oraz jego realizacji w celu wskazania możliwości ulepszeń. Informowanie Zarządu o tym, jak działa EMS, aby można było dokonać jego przeglądu i stale go doskonalić. Identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych. Aktualizacja informacji o przepisach dot. środowiska i regularne sprawdzanie ich przestrzegania. Analiza wykrytych obszarów niezgodności z przepisami i opracowanie odpowiednich działań korygujących i/lub zapobiegawczych. Monitorowanie zgodności z wymogami EMS oraz celami i zadaniami poprzez obliczanie wskaźników zaproponowanych w EMS. Przygotowanie, przegląd i rozdawanie podstawowej dokumentacji EMS: podręcznik, procedury, instrukcje, itp. Itp. KTO? Osoby odpowiedzialne: Zarząd organizacji KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu etapu 1 (Planowanie). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymogami EMAS, role, zakres odpowiedzialności i uprawnienia muszą być udokumentowane w odrębnym dokumencie (np. w formularzu opisu stanowiska) lub zawarte w różnych dokumentach EMS (np. można zawrzeć je każdej procedurze lub instrukcji). Dokumentacja: Proponujemy wzór Formularza Opisu Stanowiska, który zawiera informacje o rolach, zakresie odpowiedzialności i uprawnieniach oraz kompetencjach, szkoleniu i wymaganiach dotyczących świadomości (patrz Arkusz 2.2 Kompetencje, szkolenia i świadomość ): Formularz opisu stanowiska Strona 73 z 190

74 SCHEMAT Zaangażowanie Zarządu Zdefiniowanie struktury organizacji Schemat organizacyjny Przypisanie ról odpowiedzialności i uprawnień Profil pracownika Mianowanie Zarządu przedstawiciela Kompetencje,, szkolenie i świadomość REZULTATY Fakty: Zdefiniowanie struktury organizacji (schemat organizacyjny). Przypisanie ról, zakresu odpowiedzialności i uprawnień (profil pracownika) Mianowanie jednego lub kilku przedstawicieli z Biura Zarządu. ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 74 z 190

75 KARTA KOMPETENCJE, SZKOLENIE I ŚWIADOMOŚĆ POZIOM 2 ETAP 2.2. Wprowadzenie: WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE KOMPETENCJE, SZKOLENIA I ŚWIADOMOŚĆ CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? W grupie tzw. procesów wspierających, zarządzanie zasobami ludzkimi, z punktu widzenia ich kompetencji i świadomości, ma chyba największy wpływ na wyniki EMS, zwłaszcza na efekty działalności środowiskowej organizacji. Z tego powodu, Zarząd jest głównym odpowiedzialnym za uświadamianie i motywowanie pracowników, wyjaśnianie, jakim wartościom dot. środowiska hołduje organizacja oraz jak angażuje się w realizację polityki środowiskowej, a osoby pracujące dla organizacji lub w jej imieniu powinny uznać znaczenie osiągnięcia celów i zadań środowiskowych. To zaangażowanie każdej osoby zamienia EMS, który jest kawałkiem papieru na skuteczny proces. Zwykle mówi się, że bez klientów nie ma firmy. To truizm. Prawdą jest jednak, że bez kompetentnego personelu, świadomego problemów interesariuszy (klientów, władz publicznych, otoczenia, dostawców, współpracowników, itp.) przetrwanie firmy staje się jeszcze mniej prawdopodobne. Poza technicznymi aspektami wymogów zapisanych w Rozporządzeniu EMAS są aspekty ludzkie, którymi trudno zarządzać, ponieważ dotyczą stosunków osobistych wewnątrz organizacji. Choć Rozporządzenie EMAS nie dotyczy aspektów międzyludzkich, są one bardzo ważne dla skuteczności przyjętych procedur. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.4.2 i B.4 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Motywowanie i angażowanie osób pracujących w lub w imieniu organizacji do procesu wdrażania EMS poprzez edukowanie, szkolenie, rozwijanie umiejętności i uświadamianie. Strona 75 z 190

76 DLACZEGO? Aby wprowadzenie EMS się powiodło i aby System działał prawidłowo, ważne jest, aby personel organizacji był świadomy tego procesu i czuł się zaangażowany oraz, żeby wiedział, czego dotyczy System i rozumiał CO robi, DLACZEGO to robi i JAK musi to zrobić. Uzasadnienie: Poza tym, jednym z kluczy do sukcesu jest uświadamianie i motywowanie pracowników, aby chcieli stać się jego częścią oraz pomogli organizacji osiągnąć założone cele. Dlatego bardzo ważne jest włączenie tych działań od samego początku, stopniowo wprowadzając nowe zadania i koncepcje. Jednak szkolenie i uświadamianie należy prowadzić równolegle do postępów w procesie i odkrywania kolejnych potrzeb. JAK PRZEBIEGA REALIZACJA? 1. Zdefiniowanie wymogów kompetencyjnych (wykształcenie, szkolenia i doświadczenie) Osoby realizujące czynności, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko powinny mieć kompetencje, które pozwolą im działać w zgodzie z wymaganiami EMS. Jeśli działania są bardzo ważne dla zarządzania kwestiami środowiskowymi, organizacja określi wiedzę, zrozumienie, kwalifikacje i postawę, jakie powinna posiadać osoba kompetentna do wykonania tego zadania. Po ich określeniu, organizacja upewni się, że osoby odpowiedzialne mają takie kompetencje. Kompetencje wynikają z odpowiedniego wykształcenia, szkolenia, kwalifikacji i/lub doświadczenia. Wymogi kompetencyjne bierze się pod uwagę podczas rekrutacji, szkolenia i rozwijania przyszłych umiejętności oraz przy wyborze podwykonawców i innych osób pracujących dla lub w imieniu organizacji. Działania: W tym celu, po pierwsze musimy mieć jasność co do minimum kompetencyjnego wymaganego dla każdego stanowiska w organizacji (czyli, dla każdego Profilu pracownika zdefiniowanego na Etapie 2.1 Role, odpowiedzialność i uprawnienia"). Oznacza to zdefiniowanie wymagań minimum dla każdej osoby wewnątrz organizacji. Wymagania te można podzielić na: Wymagania edukacyjne: dowolne minimalne przeszkolenie (wykształcenie podstawowe, średnie, wyższe, itp.). Strona 76 z 190

77 Dla niektórych stanowisk może nie być żadnych wymagań; inne mogą mieć konkretne wymagania, gwarantujące odpowiednie wykonanie zadań. Np.: Dla pracownika magazynu nie musi być żadnych wymagań edukacyjnych (nawet umie czytać i pisać ). Dla szefa produkcji może być wymagany licencjat z nauk technicznych Wymagania szkoleniowe: wiedza zdobyta na szkoleniach zawodowych. Jak w poprzednim przykładzie: Pracownik administracyjny nie musi mieć ukończonych żadnych szkoleń zawodowych, poza wymaganiem odpowiedniego wykształcenia. Od Sprzedawcy, można wymagać znajomości specjalistycznych technik sprzedaży. Wymagane doświadczenie: okres, w jakim kandydat na stanowisko wykonywał taką samą lub podobną pracę. Tak samo, jak w poprzednich wymaganiach. Np.: Asystentowi zaopatrzeniowca, nie jest potrzebne doświadczenie, ponieważ jego praca będzie w pełni nadzorowana przez innych, którzy zajmują się zaopatrzeniem. Szef magazynu chemikaliów, poza wymaganiami edukacyjnymi i/lub szkoleniowymi będzie potrzebował doświadczenia w obchodzeniu się z takimi produktami. Wymagania dotyczące umiejętności: obejmują wszystkie umiejętności, postawy, zachowania, itp. niezbędne w przypadku wykonywanych zadań. Np.: Asystent w laboratorium może nie mieć żadnych szczególnych umiejętności. Pakowacz" może musieć umieć obchodzić się z produktami (dobrym przykładem są osoby pakujące ręcznie oliwki, wkładające je do słoika). Strona 77 z 190

78 Należy zauważyć, że określając wymagania należy rozróżnić to, co jest potrzebne od tego, co mogłoby być interesujące, ale nie jest niezbędne. Minimalne kompetencje wymagane na każdym stanowisku udokumentowane są w odpowiednim Formularzu Opisu Stanowiska (zakres obowiązków). Po drugie, musi być spis wszystkich osób objętych zakresem EMS lub rejestr, który potwierdza, że osoby te są odpowiednie do wykonywania czynności wymaganych na danym stanowisku. Wszystkie powyższe wymagania, które mają na celu ustalenie i udowodnienie poziomu kompetencji stosują się jedynie do osób realizujących, dla i w imieniu organizacji, zadania, które potencjalnie mogą spowodować znaczące efekty środowiskowe. Rejestr wypłat wynagrodzenia, składek na ubezpieczenie społeczne, itp. nie musi być częścią dokumentacji EMS, jeśli są inne sposoby udowodnienia, że określone osoby wypełniają przewidziane wymogi kompetencyjne. Np.: jeżeli ustalono, że w przypadku konkretnego stanowiska wymagane jest, aby osoba poprzednio już pracowała w danej organizacji, a nie mamy jej CV, dowód wypłaty wynagrodzenia może być dowodem na spełnienie tego wymagania. 2. Identyfikacja szkoleń, edukacji, świadomości Organizacja zidentyfikuje i oceni wszelkie różnice pomiędzy kompetencjami potrzebnymi dla wykonywania danej pracy a kompetencjami osoby, która ją wykonuje. Różnicę można zlikwidować poprzez edukację, szkolenia, kształcenie umiejętności, itp. Dobrym sposobem identyfikowania potrzeb szkoleniowych i innych nowo przyjętych i starych pracowników jest zestawienie Wykazu potwierdzonych umiejętności z Opisem stanowiska pracy. Strona 78 z 190

79 Oto przykłady szkoleń dot. środowiska: Rodzaj szkolenia Grupa docelowa Cel Wzrost świadomości co do znaczenia zarządzania środowiskowego Wzrost ogólnej świadomości środowiskowej Szkolenie związane z wymaganiami EMS Szkolenie dot. wypełniania wymogów prawnych Najwyższe kierownictwo Wszyscy pracownicy Osoby odpowiedzialne w ramach EMS Pracownicy, działania których mogą mieć wpływ na wypełnienie wymogów prawnych 3. Realizacja szkoleń, edukacji i działań uświadamiających Zaangażowanie się i dostosowanie do polityki środowiskowej Zaangażowanie w politykę środowiskową, jej cele i zadania oraz stworzenie poczucia odpowiedzialności Nauczenie, jak spełniać wymagania EMS, przygotować procedury, itp. Osiągnięcie/poprawa wypełniania wymogów prawnych Potrzeby szkoleniowe muszą być zaspokojone. Proces identyfikacji tych potrzeb należy potraktować jako ważny. Nie może być wymówek ani przeszkód w zaspokajaniu potrzeb, które pozwolą organizacji osiągnąć pożądane lub wymagane efekty działalności środowiskowej. Potrzeby szkoleniowe mogą wystąpić np., kiedy: Zmieniono standardy (Rozporządzenie EMAS) lub wprowadzono nowe standardy, modele, itp. Pojawiły się nowe wymogi prawne, które wymagają wzmocnienia kompetencji pracowników (nowe przepisy dot. środowiska, np. Dyrektywa o emisjach przemysłowych). Jest kilka typów szkoleń, najbardziej popularne z nich to: Kursy, Dni informacyjne i szkoleniowe, Programy edukacyjne, Staże. Szkolenia można zlecić firmom zewnętrznym. Strona 79 z 190

80 Planując szkolenia, można przyjąć, że przez jakiś czas nie będą organizowane (np. w danym roku podatkowym), nawet jeśli przerwa miałaby trwać kilka lat. Fakt ten jednak należy omówić z Zarządem podczas przeglądu Systemu (patrz Arkusz Przegląd Zarządu ) i wyciągnąć wnioski. W każdym razie, jeżeli organizacja nie realizuje szkoleń przez kilka lat, uznaje się, że nie realizuje odpowiednio zasady ciągłego doskonalenia i nie wykorzystuje innowacji jako elementu strategicznego. Z tego powodu zaleca się, aby plan szkoleń nigdy nie był pusty. Choć nie wymaga tego Rozporządzenie EMAS, zaleca się, aby zawsze, kiedy realizowane jest szkolenie ocenić jego skuteczność, aby było wiadomo, czy warto było zainwestować czas i czy było ono użyteczne dla pracowników. Ocenę powinien przeprowadzić przełożony osoby, która odbyła szkolenie. Ocena nie ma być skomplikowana, trzeba powiedzieć, czy osoba nabyła wymagane umiejętności. Opinia lub ocena powinna pochodzić od osoby przeszkolonej i jej przełożonego, aby można było je porównać. Jeżeli chodzi o uświadamianie kwestii środowiskowych, organizacja powinna upewnić się, że wszyscy pracujący dla niej lub w jej imieniu są świadomi znaczenia przestrzegania wymagań określonych w polityce środowiskowej i Rozporządzeniu EMAS, wykonywania swoich ról i zadań w ramach EMS, znaczących aspektów środowiskowych, zalet lepszej działalności środowiskowej oraz konsekwencji nieprzestrzegania wszystkich wymagań EMS, które ich dotyczą. Niektóre aspekty wymagają szczególnej świadomości od osób, które pracują w związku z nimi: W niektórych branżach, np. w ubojniach, zapach emitowany do środowiska to GŁÓWNY aspekt, jaki należy kontrolować, aby uniknąć mnożenia się skarg. W oddziałach opieki ratunkowej KLUCZOWYM elementem jest czas (poza leczeniem). Klienci (zwłaszcza jeśli to obcokrajowcy) bardzo UWAŻNIE obserwować będą zużycie wody na polu golfowym. Strona 80 z 190

81 Jest wiele sposobów uświadomienia konkretnych aspektów, np. plakaty, tablice ogłoszeniowe, komunikacja elektroniczna, artykuły w gazetkach pracowniczych, wzory zachowań, itp. Jednak najbardziej skuteczny jest przykład dawany przez przełożonych. Złotą zasadą w uświadamianiu ludziom, że dobrze/źle wykonują swoje zadania, odpowiedzialność i uprawnienia jest: Nie czyń, lub nie mów, bliźniemu, co tobie niemiłe. I wreszcie, Rozporządzenie EMAS stawia dodatkowe wymaganie związane z zaangażowaniem pracowników we wdrożenie EMS, a zwłaszcza w zdefiniowanie działań na rzecz poprawy działalności środowiskowej organizacji. Obejmuje to działania informacyjne oraz udział wszystkich pracowników. Oznacza to, że organizacja, podobnie jak w przypadku pozostałych swoich działań, powinna zaplanować i doprowadzić do aktywnego uczestnictwa pracowników, przynajmniej w następujących działaniach: Wprowadzenie EMS i audytów środowiskowych Komisja ds. Środowiska (jeśli istnieje), aby zbierać informacje i zagwarantować komunikację pomiędzy Szefem (zespołem) ds. Zarządzania środowiskowego a jego przedstawicielami Opracowanie Programu Zarządzania Środowiskowego i Programu Audytu Środowiskowego Pisanie Raportu Środowiskowego Organizacja może udowodnić takie uczestnictwo na kilka sposobów: Protokoły ze spotkań ze związkami zawodowymi, komitetami pracowniczymi lub innymi organizacjami reprezentującymi pracowników lub z innych spotkań w organizacji. Potwierdzenia przeszkolenia i poinformowania pracowników. Określenie środków komunikacji, aby pracownicy mogli zgłaszać swoje sugestie (książka lub skrzynka na propozycje). Uczestnictwo w spotkaniu Zarządu poświęconym przeglądowi Systemu EMS. Strona 81 z 190

82 KTO? Osoby odpowiedzialne: Zarząd organizacji Szef Działu HR (jeśli istnieje) Szef (lub Zespół) ds. Zarządzania Środowiskowego KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu etapu 2.1 (Role, odpowiedzialność i uprawnienia). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, należy przechowywać rejestr dowodów potwierdzających wypełnienie wymogów kompetencyjnych i zorganizowanych szkoleń, działań edukacyjnych i uświadamiających. Sugerowane wzory: Formularz opisu stanowiska (patrz również Arkusz 2.1 Role, odpowiedzialność i uprawnienia ). Curriculum Vitae. Strona 82 z 190

83 SCHEMAT Role, odpowiedzialność i uprawnienia Zdefiniowanie wymogów kompetencyjnych (szkolenia, wykształcenie i doświadczenie) Profil pracownika CV, certifikaty, i inne Identyfikacja potrzeb szkoleniowych i dot. świadomości Realizacja szkoleń i działań uświadamiających Przegląd Zarządu REZULTATY Fakty: Określenie wymagań kompetencyjnych (Formularze opisu stanowisk). Dowody na spełnienie wymagań kompetencyjnych (CV, certyfikaty, itp.). ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 83 z 190

84 CURRICULUM VITAE DANE OSOBOWE Imię i nazwisko: Zajmowane stanowisko: Awanse w firmie: Data rozpoczęcia pracy: WYKSZTAŁCENIE UZUPAŁNIAJĄCE I/LUB FORMALNE Data umowy: rozwiązania DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE Data Firma Stanowisko PRZEBYTE SZKOLENIA Data Szkolenie Czas trwania UWAGI Strona 84 z 190

85 KARTA 2.3- KOMUNIKACJA POZIOM 2 ETAP 2.3. WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE KOMUNIKACJA CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Rozporządzenie EMAS ustanawia wymagania, które pozwalają organizacji komunikować się ze swoimi interesariuszami. Jakkolwiek wydaje się to oczywiste, wiąże się z tym kilka kwestii: 1. Zagwarantowanie, że naprawdę dochodzi do komunikacji Nie ma komunikacji, jeśli zawodzi lub brakuje jednego z poniższych elementów: źródło, odbiorca, komunikat, język, kanał. Znaczy to, że komunikacja zakłada, iż odbiorca zrozumiał komunikat. Jeśli tylko przekazano informacje, ale nie sprawdziliśmy, czy została zrozumiana, informujemy, a nie komunikujemy się. 2. Wskazanie interesariuszy Wprowadzenie: Organizacje mogą mieć wielu interesariuszy (zainteresowanych stron) o różnym poziomie zaangażowania, często reprezentujących różne sprzeczne interesy. Dlatego nie wszyscy są tak samo ważni dla organizacji. 3. Świadomość, jaki rodzaj informacji jest wymagany Informacje dotyczące efektów działalności środowiskowej organizacji wymagane przez jej pracowników mogą różnić się od tych, jakich wymagają władze miejskie lub stowarzyszenie właścicieli domów. 4. Zapewnienie najbardziej odpowiedniej odpowiedzi w danych warunkach Nie wszystkie zapytania o informacje wymagają takiej samej odpowiedzi. Pytanie pracownika o stopień zgodności z celami środowiskowymi nie wymaga formalnej odpowiedzi (na piśmie). Jednak wymaga jej zapytanie od Urzędu Kontroli Wód Śródlądowych o to, jak kontrolowane są odpady. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.4.3 i B.5 Załącznika II Rozporządzenia EMAS. Strona 85 z 190

86 CZEMU SŁUŻY? Cele: Zdefiniowaniu i ustanowieniu najbardziej odpowiednich sposobów komunikacji (wewnętrznej i zewnętrznej) aby móc reagować na zapytania o EMS ze strony zainteresowanych, na których mają wpływ działania organizacji. DLACZEGO? Analiza i ocena informacji i opinii interesariuszy ma podstawowe znaczenie dla zagwarantowania prawidłowego funkcjonowania i ciągłego doskonalenia EMS. Jeśli sposoby komunikacji nie są skuteczne, łatwo można stracić kontrolę nad EMS, co oznacza, że wiele działań związanych z Systemem nie będzie realizowanych prawidłowo lub wcale, a w konsekwencji EMS straci zdolność realizowania ustalonych celów i zadań. Uzasadnienie: Z drugiej strony, należy zwrócić szczególną uwagę na sposoby komunikacji wewnętrznej, aby skutecznie upowszechniać użyteczne informacje tak, aby dotarły do ustalonego odbiorcy. Należy również zdefiniować strategię komunikacji zewnętrznej, aby aktywnie informować o usprawnieniach w organizacji, dzięki czemu wyprzedzi ona swoich konkurentów i wzmocni relacje z zewnętrznymi interesariuszami (władze publiczne, organizacje pozarządowe, itp.). JAK TO SIĘ ROBI? 1. Zidentyfikowanie interesariuszy (zainteresowanych stron) Standardowa definicja interesariusza to: osoby lub grupa osób, na które ma wpływ działalność organizacji. Pod tym pojęciem rozumie się: Działania: inwestorzy, interesariusze, klienci (realni i potencjalni), pracodawcy, ustawodawcy i władze samorządowe, media, związki zawodowe, organizacje pozarządowe i inne grupy nacisku, wspólnoty lokalne, konkurenci, partnerzy, liderzy opinii, wspólnoty naukowe i akademickie, instytucje międzynarodowe, dostawcy, wykonawcy, sąsiedzi itp. Dobrym sposobem poznania interesariuszy organizacji jest zadanie sobie poniższych trzech pytań dotyczących relacji z różnymi podmiotami: 1. DLACZEGO mamy utrzymywać z nimi relacje? 2. PO CO? 3. Z KIM? Strona 86 z 190

87 Celem tego działania jest sporządzenie listy potencjalnych interesariuszy: (niekoniecznie udokumentowanej) Osób lub instytucji powiązanych w wymiarze środowiskowym, prawnym, finansowym i operacyjnym z organizacją. Np.: władze miejskie, pracownicy i udziałowcy. Osób lub instytucji, które mogą mieć wpływ na efekty działalności środowiskowej organizacji. Np.: zleceniobiorca odpowiedzialny za konserwację maszyn i urządzeń. Osób lub instytucji, na które wpływ mają działania, produkty i usługi organizacji. Np.: stowarzyszenie właścicieli domów. 2. Ustalenie sposobów komunikowania się Aby zdefiniować procedurę komunikowania informacji dot. środowiska wymaganych przez interesariuszy (wewnętrznych i zewnętrznych) należy mieć jasność co do poniższych kwestii: Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie systemu komunikacji. Cel (jaki jest cel tego systemu) Procedura wraz z kontrolą otrzymywanych komunikatów, przetwarzaniem informacji i udzielaniem odpowiedzi. Dokumentowanie komunikacji. Należy pamiętać, że aby komunikacja (wewnętrzna lub zewnętrzna) była skuteczna potrzebna nam jest: ZROZUMIAŁA i odpowiednio WYJAŚNIONA informacja. Informacja, którą możemy PRZEŚLEDZIĆ. Prawidłowe PRZEDSTAWIENIE zadań organizacji. 2.1 Komunikacja wewnętrzna Jest to komunikacja pomiędzy różnymi poziomami i stanowiskami w organizacji. Np.: 1. Odgórna (z najwyższych poziomów struktury organizacyjnej do najniższych). Strona 87 z 190

88 Rodzaj informacji Polityka środowiskowa Cele i zadania Procedury Wyniki audytu Monitorowanie niezgodności, zapobieganie i korygowanie Skargi, raporty środowiskowe Zmiana działalności środowiskowej Osoby odpowiedzialne Zarząd Zarząd Szef ds. zarządzania środowiskowego Szef ds. zarządzania środowiskowego Szef ds. zarządzania środowiskowego Zarząd Zarząd Odbiorca Cały personel szefowie Działów i przedstawiciele pracowników Zainteresowany personel Szefowie zainteresowanych Działów Szefowie zainteresowanych Działów Szef ds. zarządzania środowiskowego Cały personel Częstotliwość po przyjęciu i aktualizacji po przyjęciu i aktualizacji po przyjęciu i aktualizacji kiedy wynika to z programu audytu zależnie od okresu monitorowania kiedy wystąpią aktualizacja Kanały komunikacji Tablica ogłoszeniowa Spotkania Sieć komputerowa Spotkania i/lub Spotkania i/lub Spotkania Raport Środowiskowy 2. Oddolna (od niższych do wyższych poziomów) Rodzaj informacji Prośba o informacje, wątpliwości dotyczące EMS Sugestie Propozycje ulepszeń Osoby odpowiedzialne Cały personel Cały personel Cały personel Odbiorca Szef ds. zarządzania środowiskowego Szef ds. zarządzania środowiskowego Szef ds. zarządzania środowiskowego Częstotliwość w dowolnym momencie w dowolnym momencie w dowolnym momencie Kanały komunikacji Skrzynka na pomysły Przedstawiciele pracowników i/lub Strona 88 z 190

89 3. Horyzontalna (na tym samym poziomie hierarchii) Rodzaj informacji Konsultacje, wątpliwości dotyczące EMS Osoby odpowiedzialne Cały personel Odbiorca Cały personel Częstotliwość codziennie Kanały komunikacji Telefon, Każdy kanał komunikacji (pisemnej lub ustnej) jest dobry, jeśli jest gwarancja, że informacja wychodząca ze źródła trafi do odbiorcy. Np.: Gazetka firmy Tablice ogłoszeniowe Skrzynka na pomysły Telefon Spotkania Przekazywana informacja Nie cała komunikacja wewnętrzna wymaga formalnej odpowiedzi. To organizacja decyduje, jaka odpowiedź ( formalna czy nieformalna - ustna) jest wymagana. 2.2 Komunikacja zewnętrzna Jest to komunikacja, kiedy źródło lub odbiorca nie należą do tej samej organizacji, np.: Powiadomienie o EMS w organizacji (polityka środowiskowa, cele i zadania, znaczące aspekty środowiskowe). Odpowiedzi na zapytania ze strony odpowiednich władz publicznych. Odpowiedzi na zapytania mediów. Odpowiedzi na skargi i raporty środowiskowe. Odpowiedzi na zapytania innych zainteresowanych stron zewnętrznych (stowarzyszenia, władze publiczne, klienci, dostawcy lub podwykonawcy, opinia publiczna, itp.). Komunikacja w przypadku awarii środowiskowych. Każdy kanał komunikacji (pisemnej lub ustnej) jest dobry, np.: Tradycyjna korespondencja (przychodząca i wychodząca) Poczta elektroniczna Telefon Fax Strona 89 z 190

90 Spotkania Oprowadzanie po zakładzie Informacje prasowe i inne rodzaje reklam Gazetka firmowa Sprawozdania roczne (lub w innych odstępach czasu, jakie przyjęła organizacja) Centra telefoniczne call centers Uczestnictwo w forach W przeciwieństwie do komunikacji wewnętrznej, w której każdy sposób komunikacji jest dobry, komunikacja zewnętrzna wymaga formalnej odpowiedzi, ale to organizacja decyduje JAKIE informacje dotyczące znaczących aspektów środowiskowych przekaże, JAK odpowie zainteresowanym stronom zewnętrznym i co będzie DOKUMENTOWAĆ. Zgodnie z Rozporządzeniem EMAS nie ma potrzeby formalnego odpowiadania na wszystkie zapytania ani przedstawiania informacji o wszystkich aspektach EMS czy rejestrowania wszystkich zapytań i/lub odpowiedzi. Np.: procedura odpowiedzi na raport środowiskowy nie jest taka sama, jak procedura informowania dostawcy o polityce środowiskowej. Inny ważny aspekt to powiadomienie o Raporcie Środowiskowym, kiedy trzeba wskazać rodzaj przekazywanych informacji (są to przynajmniej informacje wymienione w Załączniku IV do Rozporządzenia EMAS) oraz sposób udostępnienia opinii publicznej (np. poprzez publikację na stronie internetowej organizacji). Minimalna treść Raportu Środowiskowego oraz procedura jego upowszechniania podane są w Arkuszu Rejestr EMAS. 3. Analiza wyników komunikacji (ocena) Wyniki komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej zostaną przeanalizowane, aby zapewnić ciągłe doskonalenie EMS i działalności środowiskowej organizacji. Dokonanie przeglądu EMS przez Zarząd jest doskonałym momentem przeanalizowania działania, skuteczności i dopasowania EMS do potrzeb organizacji. KTO? Osoby odpowiedzialne: Wszyscy pracownicy organizacji Interesariusze zewnętrzni Strona 90 z 190

91 KIEDY? Harmonogram: W całym procesie wdrażania EMS. JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, należy udokumentować przynajmniej ostateczna decyzję dotycząca powiadomienia zewnętrznych interesariuszy o znaczących aspektach środowiskowych. Nie opisano żadnego wzorca komunikacji, ponieważ to organizacja decyduje, jakie informacje będzie komunikować, dla kogo są przeznaczone i czy komunikacja z interesariuszami zewnętrznymi będzie dokumentowana. Raporty środowiskowe są dostępne w Internecie lub na stronie organizacji zarejestrowanej w EMAS. Poza tym, są różne wytyczne Komisji Europejskiej i niektórych państw członkowskich, które pomagają opracować i upublicznić Raporty środowiskowe (opisane w Arkuszu Rejestr EMAS ). SCHEMAT Wszystkie procesy Zidentyfikowanie interesariuszy Ustalenie sposobów komunikacji Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna Raport Środowiskowy EMAS Analiza wyników komunikacji Komunikacja zewnętrzna Raporty Przegląd Zarządu Strona 91 z 190

92 REZULTATY Fakty: Zapytania, sugestie ulepszeń, opinie i inne wątpliwości pracowników dotyczące EMS. Decyzja o formalnej komunikacji zewnętrznej w zakresie znaczących aspektów środowiskowych. Raport środowiskowy (patrz formularz Rejestr EMAS ). ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 92 z 190

93 PROFIL PRACOWNIKA Stanowisko: Przykłady: Dyrektor ds. Środowiska, Dyrektor. Zaopatrzenia, Dyrektor Logistyki, Kierownik Zakładu, Kierownik ds. utrzymania ruchu, itd. Zadania i uprawnienia Wykształcenie (wyższe i/lub dodatkowe) Doświadczenie Wymagania szczególne (specyficzna wiedza, postawa, itp.) Uwagi (szkolenia, umiejętności, itp.) Strona 93 z 190

94 KARTA DOKUMENTACJA POZIOM 2 ETAP 2.4. WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE DOKUMENTACJA CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Dokumentacja i zasoby (w postaci materiałów i ludzi) to główne filary EMS. Różne rodzaje dokumentów mówią, co powinni robić ludzie w organizacji i stanowią dowód wywiązania się z obowiązków. Dokumentacja EMS składa się z dokumentów i zapisów, o których mówimy często, jakby były takie same, ale traktowane są różnie: Wprowadzenie: Dokument oznacza dokumentację w dowolnym formacie (papierową lub elektroniczną), która mówi, co musi być zrobione, wykonane i/lub o czym musimy pamiętać w konkretnym przypadku. Zawsze obowiązuje tylko jedna wersja dokumentu, pozostałe tracą ważność. Zapis to rodzaj dokumentu w dowolnym formacie (papierowym lub elektronicznym), który dokumentuje zgodność (lub nie) z zapisami w dokumentach. Wszelkie zapisy są ważne w dowolnym momencie i aktualny może być więcej niż jeden zapis. Ważne jest ustalenie i wprowadzenie jednego zorganizowanego systemu kontroli dokumentacji, aby pracownicy i osoby zainteresowane poznali role i zadania w ramach EMS. System powinien umożliwić łatwą identyfikację dokumentów, ich weryfikację, aktualizację i znalezienie oraz zniszczenie dokumentów nieaktualnych, ponieważ ich zachowanie może mieć negatywny wpływ na EMS. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Części A.4.4, A.4.5 i A.5.4 Załącznika II Rozporządzenia EMAS CZEMU SŁUŻY? Cele: Zapewnienie, że w dowolnym momencie dokumentacja w ramach EMS podlega nadzorowi i zagwarantowanie, że jest aktualizowana i dostępna dla pracowników, którym może być potrzebna. Strona 94 z 190

95 DLACZEGO? Uzasadnienie: Aby upewnić się, że EMS jest dobrze zrozumiany i działa skutecznie, należy znać dokumenty, które wchodzą w jego skład i wiedzieć, gdzie są. Nie ma sensu posiadanie dokumentacji, jeśli są wątpliwości, czego dotyczy, nie jest aktualizowana ani przyjmowana i nie jest dostępna tam, gdzie jest potrzebna. Jeżeli system nadzoru nad dokumentacją nie jest dość rygorystyczny, najpewniej dojdzie do odstępstw od polityki środowiskowej organizacji oraz wymagań Rozporządzenia EMAS. Bardzo ważne jest także wprowadzenie systemu, który ma generować i przechowywać zapisy składające się na EMS, ponieważ często jest to jedyny dowód odpowiedniego funkcjonowania, możliwości i skuteczności EMS i są to ważne źródła informacji dla przyszłych analiz i decyzji. JAK TO ZROBIĆ? Aby odróżnić dokument od zapisu, wystarczy zadać sobie pytanie, czy mogą obowiązywać dwie podobne dokumentacje (dokument lub zapis). Jeżeli odpowiedź jest negatywna, jest to dokument, jeśli pozytywna - zapis. Przykłady z życia wzięte: Działania: Czy mogą obowiązywać dwa Podręczniki Nauki Jazdy? NIE (bo nie wiedzielibyśmy, który jest prawidłowy). A więc Podręcznik Nauki Jazdy jest DOKUMENTEM. Czy mogą być dwa wzory formularza PIT? NIE (są różne wzory, ale dotyczą różnych sytuacji, każdego z nas dotyczy tylko jeden). A zatem, formularz PIT to DOKUMENT. Czy można mieć dwa ważne dowody osobiste? NIE (czyli jeden musi być sfałszowany albo nieważny).dowód osobisty jest DOKUMENTEM. Czy dwie faktury mogą być ważne? TAK (może być ich nawet więcej, wszystkie ważne). Faktura jest ZAPISEM. Czy dwie kary pieniężne mogą obowiązywać jednocześnie? TAK (wszystkie są ważne, nawet jeśli minął termin ich uiszczenia nadal obowiązują). Grzywna jest ZAPISEM. Czy można mieć dwie ważne umowy z jedną firmą? TAK (każdy członek rodziny może podpisać inną umowę z firmą telekomunikacyjną i każda będzie ważna). Kontrakt jest zatem ZAPISEM. Strona 95 z 190

96 Jeśli chodzi o EMS, poniżej podajemy przykłady dokumentów i zapisów: Przykłady DOKUMENTÓW w EMS Polityka środowiskowa Cele i zadania Podręcznik zarządzania Instrukcje działania Teksty prawne Przykłady ZAPISÓW w EMS Raporty z przeglądu Zarządu Notatki o realizacji Certyfikaty Raporty z konserwacji Raporty z analiz laboratoryjnych Rozporządzenie EMAS wymaga i wymienia w wielu miejscach, jakie aspekty mają być dokumentowane. Zwykle nie jest wymagany jakiś konkretny format, dlatego organizacja może wybrać to, co jest dla niej najbardziej praktyczne. Częstym przypadkiem są dokumenty zwane procedurami. Rozporządzenie EMAS często mówi, że organizacja powinna mieć określone procedury. Procedura oznacza sposób postępowania. Jeżeli Rozporządzenie EMAS tego nie wymaga ani/lub nie specyfikuje, sposób postępowania nie musi być udokumentowany; jeśli tego wymaga, należy go odpowiednio udokumentować w formacie, jaki organizacja uzna za odpowiedni. Pierwsza rzecz, jaką należy wiedzieć i zdefiniować to struktura dokumentów w EMS, czyli szkielet EMS, szczegółowy i ogólny: 1. Podręcznik zarządzania: choć Rozporządzenie EMAS go nie wymaga, większość organizacji decyduje się uczynić z niego dokument EMS najwyższego szczebla, w którym organizacja wyraża chęć stosowania się do wymagań Rozporządzenia EMAS i określa najbardziej ogólne aspekty systemu EMS. Te aspekty to: Zakres EMS, wraz z działaniami, produktami i usługami, które muszą być zgodne z wymaganiami EMS. Np. włączając mapę z pokazanym zakresem stosowania EMS. Odniesienie do udokumentowanych procedur przyjętych dla EMS. Np. poprzez umieszczenie tabeli referencyjnej łączącej wymagania Rozporządzenia EMAS z procedurami podręcznika Zarządzania Środowiskowego. Główne elementy EMS i ich wzajemne oddziaływania. Np. w postaci schematu. 2. Polityka środowiskowa: (patrz Karta 1.1 Polityka środowiskowa ): to dokument, który mówi, po co organizacja istnieje, jakie są jej cele, do czego zmierza, czym chce być, podaje wytyczne i zasady osiągania tych celów. Ogólne wspomina się o niej w Podręczniku Zarządzania Środowiskowego, choć słuszne jest przedstawienie jej w odrębnym dokumencie, podpisaną Strona 96 z 190

97 przez Zarząd, należy też ją upowszechnić i umieścić na widocznych miejscach w organizacji. 3. Cele środowiskowe (patrz Karta 1.4 Program zarządzania środowiskowego ): to dokument definiujący cele, jakie mają być osiągnięte w ramach ciągłego doskonalenia związanego z wdrożeniem EMS, zawierający również zadania lub działania częściowe, ich plan oraz zadania na rzecz ich osiągnięcia i monitorowania. 4. Udokumentowane procedury wymagane przez Rozporządzenie EMAS: dokumenty niższego rzędu niż Podręcznik Zarządzania Środowiskowego, które precyzują, jak wykonać wytyczne z Podręcznika, aby działania były usystematyzowane, aby pozbyć się niepewności i improwizacji, które mogą wywołać problemy zarządcze. 5. Dokumenty potrzebne organizacji, aby upewnić się co do skuteczności planowania, funkcjonowania i nadzorowania procesów związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi: organizacja sama ustala, które dokumenty przydadzą się do właściwego wykonania działań w ramach EMS. 6. Zapisy wymagane przez Rozporządzenie EMAS oraz potrzebne organizacji, aby udowodnić zgodność ze wszystkimi wymaganiami EMS oraz skuteczne funkcjonowanie EMS. Choć dokumenty i zapisy są na tej samej karcie, stosowane są w związku z różnymi wymaganiami kontrolnymi Rozporządzenia EMAS; dlatego ważne jest wcześniejsze rozróżnienie typu dokumentacji. Nadzór nad dokumentami Jak pokazano na schemacie, w Rozporządzeniu EMAS można wyróżnić dwa rodzaje dokumentów ze względu na ich pochodzenie: wewnętrzne (stworzone przez organizację) i zewnętrzne (pochodzące z zewnątrz, ale dotyczące procesów i działań organizacji, które objęte są EMS). Dokumenty wewnętrzne Należy przyjąć udokumentowaną procedurę, która określi nadzór nad dokumentami w celu: 1. Sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentów Co oznacza sprawdzenie dokumentu? Oznacza, że treść dokumentu zostaje przyjęta ponieważ jest spójna technicznie i wykonalna, czyli można wykonać to, co zapisano w dokumencie. Dlatego sprawdzenie treści dokumentu jest niezwykle ważne. Strona 97 z 190

98 Co oznacza zatwierdzenie dokumentu? Oznacza, że jest zgoda na przeprowadzenie tego, co zapisano w dokumencie od określonego momentu (podobnie jak w przypadku obowiązywania wymogów prawnych). Jest to również bardzo ważne, ponieważ wytyczne dokumentu są wiążące. 2. Wskazania zmian w kolejnych wersjach tych samych dokumentów, np. korzystając z opcji śledzenia zmian, podkreślania lub wpisywania ich kursywą. 3. Upewnienia się, że odpowiednie wersje są dostępne w miejscach gdzie muszą być stosowane. Rozporządzenie EMAS nie wspomina, że dokumentacja musi być PRZEKAZANA W WERSJI PAPIEROWEJ. Dokumenty i zapisy muszą być dostępne osobom, którym są potrzebne w celach konsultacyjnych albo do wykonywania czynności. Jest wiele sposobów udostępniania dokumentów, np.: Nadzorowanie dokumentacji za pośrednictwem sieci komputerowej. W zależności od zakresu odpowiedzialności, każdy ma inny dostęp do dokumentacji: Dokumentacja może być danej osobie niedostępna (np. pracownik, który nie dokonuje zakupów ani nie kontroluje dowodów zakupu nie musi mieć dostępu do informacji o procesie zaopatrzenia). Dokumentacja może być dostępna tylko do odczytu, aby np. sprawdzić coś w polityce środowiskowej. Dokumentacja dostępna również do edycji, w której można wprowadzać zmiany. Przechowywanie dokumentacji w konkretnym miejscu. Każdy, kto odpowiada za kilka procesów i czynności ma dostęp do odpowiedniej dla niej/niego dokumentacji, gdzie jej potrzebuje. Miejsce powinno być znane, a dostęp powinien być kontrolowany: jeśli ktoś musi skorzystać z dokumentów, powinien sie wpisać i wypisać w rejestrze, jak w bibliotece. Rozdawanie egzemplarzy dokumentacji, jeśli jest to potrzebne. Np. kierowcy powinni mieć przy sobie dokumentację, która ich dotyczy, np. Przewodnik po dobrych praktykach prowadzenia samochodu, zapisy obowiązkowych kontroli pojazdu, przeglądów technicznych. W tym przypadku konieczne jest rozdanie dokumentów. 4. Zapewnienia czytelności (język, rozmowa, itp.). Strona 98 z 190

99 5. Zapewnienia, że nieaktualne dokumenty zostają oznaczone (etykietą, znacznikiem lub trafiają do osobnego pliku) jako nieważne, aby nie stosować się do wytycznych, które już nie obowiązują. Rozporządzenie EMAS wymaga dokumentowania, ale nie precyzuje formatu dokumentów. Dlatego organizacja powinna mieć dokumenty EMS. Nie ma wymagań, co do PRZYGOTOWANIA dokumentacji: Organizacja ustala sposób przygotowania. Decyzja zależy od wielu czynników: wielkość organizacji jest głównym z nich. Organizacja z wieloma działami, dużą liczbą pracowników będzie pewnie musiała stworzyć system przygotowania dokumentacji EMS. Mała organizacja, gdzie pracownicy widują się kilka razy dziennie i każdy zna zakres swoich zadań może nie musieć wskazywać, kto ma przygotować dokumentację. Nie ma wymogu KODOWANIA dokumentów: To od organizacji zależy, czy ustali kody dla dokumentów i zapisów EMS. Zaleca się korzystanie z kodowania, bo w ten sposób dokumenty można jednoznacznie zidentyfikować i szybko odszukać, ułatwia to również odniesienia do dokumentów (krótki kod jest lepszy od długiej nazwy). Nigdzie nie występuje słowo PODPISAĆ : Podpisywanie dokumentacji to wymóg nakładany przez organizację. Nazwisko osoby w dokumencie lub zapisie wystarczy, aby udowodnić, że wykonała ona to, co jest wymagane przez dokument (sprawdzenie, przegląd, zatwierdzenie, decyzja, itp.). Inne sposoby udowodnienia, że czynność została wykonana, bez podpisywania, to założenie, że wykonywanie danej czynności oznacza, że poprzednia została zakończona. Np. to, że dokument jest na Liście dokumentacji EMS dowodzi, że został sprawdzony i zatwierdzony. Dokumenty zewnętrzne Trzeba przyjąć udokumentowaną procedurę określającą sposób ich identyfikowania i upowszechniania (i to wszystko!). Proszę pamiętać, że tu wymagania są znacznie prostsze niż wobec dokumentów wewnętrznych. Nadzór zakłada, że istnieje sposób identyfikowania dokumentów pochodzących z zewnątrz i dotyczących EMS oraz ich udostępniania osobom, które mają sie do nich stosować. Strona 99 z 190

100 Przykłady dokumentów WEWNĘTRZNYCH: Podręcznik Zarządzania Środowiskowego Polityka środowiskowa Cele środowiskowe Opisy stanowisk rzykłady dokumentów ZEWNĘTRZNYCH: Standardy referencyjne (np. ISO lub BS 8555:2003). Wytyczne dot. konserwacji sprzętu Teksty prawne Specyfikacje od dostawców (np. katalogi handlowe). Nadzór nad zapisami Należy przyjąć udokumentowaną procedurę, która określa nadzór nad: 1. Identyfikacją zapisów (aby wiedzieć, które z nich dotyczą EMS; dokument Lista Dokumentacji EMS jest sposobem na zapewnienie identyfikacji). 2. Przechowywaniem zapisów (w pliku). 3. Chronieniem zapisów (poufność danych i informacji w nich zawartych, możliwość odczytu, itp.). 4. Odzyskiwaniem danych i informacji w nich zawartych (np. poprzez robienie kopii plików komputerowych, powielanie zapisów w formie papierowej, przechowywanie ich w sejfach lub miejscach chronionych przed ogniem lub utratą). 5. Ustaleniem ich miejsca ostatecznego przeznaczenia (trzeba zdecydować, jak je utylizować, niektóre informacje trzeba przechowywać). Poza tym, Rozporządzenie EMAS wymaga, aby zapisy były: Dostępne dla osób podejmujących decyzje na podstawie zawartych w nich danych i informacji. Przechowywane tak długo, jak jest to wymagane (na mocy prawa lub decyzji wewnętrznej). Strona 100 z 190

101 KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe KIEDY? Harmonogram: Podczas całego procesu wdrażania EMS JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, dokumentacja musi zawierać: Politykę i cele środowiskowe Opis zakresu EMS Opis głównych elementów EMS i interakcji między nimi oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów Dokumenty i zapisy wymagane przez Rozporządzenie EMAS niezbędne dla zapewnienia skuteczności planowania, funkcjonowania i nadzorowania procesów dotyczących znaczących aspektów środowiskowych. Zawsze, kiedy w Rozporządzeniu EMAS wymagane jest udokumentowanie czegoś, jasno podawane są konkretne przykłady: Dokumentacja: Zarząd powinien zapewnić, że polityka środowiskowa [...] jest udokumentowana i utrzymywana [...] (patrz część A.2 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). [...] Organizacja musi udokumentować te informacje i stale je aktualizować (w wyniku procesu identyfikowania i oceny aspektów środowiskowych) [...] (patrz część A.3.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). Organizacja musi ustanowić, wdrożyć i utrzymywać udokumentowane cele i zadania środowiskowe [...] (patrz część A.3.3 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). Role, odpowiedzialność i uprawnienia muszą zostać ustalone, udokumentowane i upowszechnione [...] (patrz część A.3.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). [...] Otrzymywanie, dokumentacja i udzielanie odpowiedzi w procesie kontaktowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi [...] (patrz część A.4.3 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). Propozycja wytycznych: Lista dokumentacji EMS Strona 101 z 190

102 SCHEMAT Strona 102 z 190

103 REZULTATY Fakty: Lista obowiązujących dokumentów EMS ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 103 z 190

104 Lista dokumentacji EMS Kod Tytuł Wersja MGA PG-01 Podręcznik Zarządzania Środowiskowego Procedura Zarządzania Środowiskowego: Nadzór nad Dokumentacją EMS DO-01 Lista aspektów środowiskowych 1 DO-02 Lista wymogów prawnych Osoby odpowiedzialne Lokalizacja Osoby odpowiedzialne Intranet za zarządzanie środowiskowe Osoby odpowiedzialne Intranet za zarządzanie środowiskowe Osoby odpowiedzialne Intranet za zarządzanie środowiskowe Osoby odpowiedzialne Intranet za zarządzanie środowiskowe Strona 104 z 190

105 KARTA STEROWANIE OPERACYJNE POZIOM 2 ETAP 2.5. WDRAŻANIE i FUNKCJONOWANIE STEROWANIE OPERACYJNE CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Wyniki oceny aspektów środowiskowych (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe ) są niezbędne dla stworzenia i właściwego funkcjonowania EMS, ponieważ mają wpływ na inne aspekty, takie jak wdrożenie sterowania operacyjnego. Wprowadzenie: Aby zapewnić, że zidentyfikowane aspekty środowiskowe (przynajmniej te znaczące) utrzymują się w przedziałach określonych w aktach prawnych lub przez samą organizację, należy ustanowić i wdrożyć procedury sterowania operacyjnego, które zapewnią, że aspekty te będą pod kontrolą i unikniemy zwiększenia ich znaczenia. Krótko mówiąc, organizacja musi stosować sterowanie operacyjne, aby wypełnić zobowiązania podjęte w polityce środowiskowej, osiągnąć cele, zrealizować zadania i wypełnić wymogi legislacyjne i inne, jakie na siebie przyjęła oraz zarządzać swoimi aspektami środowiskowymi (przynajmniej znaczącymi). Aby zaplanować skuteczny nadzór, organizacja powinna wskazać, kiedy jest on potrzebny, jakie są jego cele oraz ustanowić rodzaje i poziomy nadzoru. Nadzór ten powinien być utrzymywany i regularnie oceniany, aby był ciągły (patrz Karta 3.2 Monitorowanie i pomiary ). JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.4.6 z Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Identyfikacji i wdrożeniu wytycznych i/lub kryteriów sterowania operacyjnego, aby zagwarantować utrzymanie znaczących aspektów środowiskowych w ustalonych granicach i zminimalizować ich wpływ na środowisko. Strona 105 z 190

106 DLACZEGO? Uzasadnienie: Aby zagwarantować prawidłowe zarządzanie znaczącymi aspektami środowiskowymi organizacja powinna, po pierwsze, wskazać te aspekty środowiskowe, które chce kontrolować lub na które ma wpływ. Po drugie, powinna ustanowić niezbędne mechanizmy kontrolne, aby aspekty te nie przekroczyły ustalonych granic. JAK TO SIĘ ROBI? STEROWANIE OPERACYJNE obejmuje identyfikację i planowanie działań związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi zidentyfikowanymi przez organizację, zgodnie z celami jej polityki środowiskowej, w celu zagwarantowania, że prowadzone są one w konkretnych warunkach. Można to osiągnąć poprzez: Działania: Ustanowienie i utrzymywanie jednej lub kilku udokumentowanych procedur dotyczących sytuacji, gdy ich brak mógłby doprowadzić do odchyleń od polityki i celów środowiskowych. Określenie w procedurze kryteriów operacyjnych w celu kontrolowania lub zmniejszenia niepożądanych skutków dla środowiska. Ustanowienie i utrzymywanie procedur dotyczących znaczących aspektów środowiskowych związanych z produktami i usługami wykorzystywanymi przez organizację. Informowanie dostawców i wykonawców o procedurach i/lub wymaganiach dotyczących sterowania operacyjnego, jeżeli pracują na terenie organizacji (ujmując je jako warunki umowy, w specyfikacji technicznej lub udostępniając dokumenty). Bardzo ważne jest, aby nie mylić Sterowania operacyjnego z Monitorowaniem i pomiarami (patrz Karta 3.1 dot. monitorowania i pomiarów środowiskowych). W przypadku sterowania operacyjnego mamy do czynienia z planowaniem (ustalanie wytycznych, wartości granicznych, aby można było kontrolować wartość, itp.), a przy monitorowaniu i pomiarach sprawdza się, to co zaplanowaliśmy na poziomie sterowania operacyjnego stosując pomiary i/lub weryfikując. EMS musi doprowadzić do powstania STANDARDOWEGO SYSTEMU działania, którego celem jest osiągnięcie zaplanowanych rezultatów środowiskowych. W tym celu niezbędne jest zaangażowanie całego personelu, a to osiągniemy jeśli System nie będzie oznaczał dodatkowego obciążenia pracą, tylko stanie się częścią normalnego działania. Jeśli to się uda, sterowanie operacyjne będzie działać, a to pozwoli też na działanie Systemowi. Strona 106 z 190

107 1. Określenie zastosowania sterowania operacyjnego Organizacja stosować będzie sterowanie operacyjne, aby: Zarządzać znaczącymi aspektami środowiskowymi. Zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i innymi. Osiągnąć cele i zadania środowiskowe. Unikać lub minimalizować ryzyka środowiskowe. Aby określić potrzeby sterowania operacyjnego, organizacja powinna mieć na uwadze wszystkie procesy, w których występują znaczące aspekty środowiskowe, które należy kontrolować, aby wypełnić cele polityki środowiskowej, czyli wszystkie operacje związane z: Zarządzaniem, np. zaopatrzenie, sprzedaż, projektowanie, itp. Operacje procesowe, np. wytwarzanie, konserwacja, składowanie, itp. Operacje zewnętrzne (prowadzone poza terenem organizacji), np. dystrybucja, dostawa, świadczenie usługi, itp. Operacje prowadzone przez dostawców lub wykonawców, które mogą mieć wpływ na zdolności zarządcze w organizacji. Wskazując procesy, które wymagają sterowania operacyjnego nie możemy zapomnieć o konserwacji, ponieważ wiele aspektów środowiskowych jest z nią powiązanych. Poniższe procesy mogą być sterowane operacyjnie: Procesy Produkcja Administracja Magazynowanie Usługi typowe Usługi w zakresie zarządzania środowiskowego Działania Wytwarzanie Obowiązki administracyjne Zaopatrzenie (surowce, materiały pomocnicze, sprzęt, itp.) Składowanie, rozładowanie I przyjmowanie paczek Sprzątanie biur i pomieszczeń Konserwacja sprzętu Utrzymanie ogrodów Gospodarka odpadami Ustawowe kontrole sprzętu i pomieszczeń Strona 107 z 190

108 2. Ustanowienie sterowania operacyjnego Kiedy organizacja ustali już, jakie procesy lub elementy EMS wymagają sterowania operacyjnego, ustanowi wytyczne, kryteria, wartości graniczne, specyfikacje, itp. Niezbędne do kontrolowania aspektów środowiskowych powiązanych z tymi procesami. Sterowanie operacyjne może przybrać formę: procedur, instrukcji, protokołów, kontroli, wykorzystania pracowników o odpowiednich kompetencjach i przeszkoleniu lub mieszanki wszystkich tych elementów. Wybór metody sterowania zależy od kilku czynników, takich jak umiejętności i doświadczenie osób wykonujących operacje, złożoności środowiska oraz znaczenia organizacji. Większość organizacji decyduje się na zawarcie sterowania operacyjnego w procedurach lub udokumentowanych instrukcjach, w których podawane są następujące informacje: JAKIE działania należy wykonać, aby sterować procesem KTO odpowiada za wykonania każdego działania KIEDY wykonywane są działania sterowania operacyjnego. Należy pamiętać o prawidłowym SZKOLENIU personelu zaangażowanego w sterowanie oraz pracowników odpowiedzialnych za sterowanie. Procedury lub udokumentowane instrukcje w formie papierowej nie są najlepszym sposobem upowszechniania wytycznych sterowania operacyjnego wśród pracowników. Inne sposoby dokumentowania wytycznych to: np. znaki, filmy video, zdjęcia, itp. Znaki z wytycznymi sterowania operacyjnego: Nie wyrzucaj odpadów byle gdzie Jeżeli No nie abandones wiesz jak się nunca ich pozbyć los lub residuos nie możesz en cualquier znaleźć parte odpowiedniego kosza, zapytaj Kierownika ds. środowiska Strona 108 z 190

109 , Papier i tektura Szkło Odpady stałe Pojemniki plastikowe Poniżej podajemy przykłady wytycznych sterowania operacyjnego: Substancje niebezpieczne Sterowanie operacyjne Zakup substancji niebezpiecznych Załadunek, rozładunek i transport substancji niebezpiecznych Składowanie substancji niebezpiecznych Postępowanie substancjami niebezpiecznymi z Treść procedury (przykłady wytycznych sterowania operacyjnego) Zażądać kart charakterystyki Stworzyć i prowadzić listę posiadanych produktów chemicznych Określić sprzęt i metody załadunku, rozładunku i transportu wewnętrznego substancji niebezpiecznych Oznakowanie Noty wysyłkowe, itp. Karty charakterystyki Warunki składowania Przechowywana ilość Identyfikacja substancji niebezpiecznych Instrukcje stosowania Odpady niebezpieczne Sterowanie operacyjne Zbieranie odpadów niebezpiecznych Treść procedury (przykłady wytycznych sterowania operacyjnego) Lista odpadów niebezpiecznych Ustanowienie punktów zbiórki Utylizacja odpadów Oznakowanie pojemników na odpady niebezpieczne Odpowiedni pojemnik na każdy rodzaj odpadów Dostępność opakowań Oznakowanie odpadów niebezpiecznych Labeling of the packages. Features of the labels. Strona 109 z 190

110 Emisje do powietrza Sterowanie operacyjne Zbieranie emisji Kontrolowanie źródeł emisji Treść procedury (przykłady wytycznych sterowania operacyjnego) Lista emisji: źródła zamknięte i rozproszone, źródła stałe i ruchome. Czynności kontrolne i prewencyjna konserwacja, np. czyszczenie filtrów, wymiana filtrów i kontrole planowane. Środki kontrolne, np. zamykanie pojemników z rozpuszczalnikami i farbami w celu uniknięcia emisji cząsteczek, itp. Patrz również Podręczniki najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego, które są kompilacją wytycznych sterowania operacyjnego stosowanych przez firmy w następujących sektorach: metalurgiczny, obróbki powierzchniowej oraz produkcji elementów elektrycznych i elektronicznych. 3. Wdrożenie sterowania operacyjnego Kiedy już sterowanie operacyjne zostanie ustanowione, organizacja MONITORUJE ciągłe stosowanie i skuteczność sterowania (patrz Karta 3.3 Monitorowanie i pomiary środowiskowe), ale również planuje i podejmuje niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze). Postanowienia dotyczące monitorowania mogą być zawarte w procedurach sterowania operacyjnego lub w odrębnym dokumencie. KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Menadżerowie w obszarach lub działach, których dotyczy jeden lub kilka znaczących aspektów środowiskowych. Dostawcy i wykonawcy. KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu poziomu 1 (Planowanie). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja dokumentuje kryteria sterowania operacyjnego (w postaci papierowej, ale może być również w postaci znaków, plakatów, filmów video, itp.) tam, gdzie ich brak mógłby doprowadzić do odchyleń polityki i celów środowiskowych organizacji. Strona 110 z 190

111 Propozycje: Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze metalurgicznym. Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze obróbki powierzchniowej. Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze produkcji komponentów elektrycznych i elektronicznych. Każdy z tych podręczników podaje przykłady wytycznych sterowania operacyjnego w odniesieniu do głównych aspektów środowiskowych. Strona 111 z 190

112 KARTA GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE POZIOM 2 ETAP 2.6. WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE GOTOWOŚĆ I REAGOWANIE NA AWARIE CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Aby zrealizować zasadę ograniczania zanieczyszczeń, organizacja musi nie tylko wskazać aspekty środowiskowe związane z działalnością, jaką prowadzi i ich wpływ na środowisko w typowych i nietypowych sytuacjach, ale również sytuacje awaryjne i wypadki, do jakich może dojść (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe). Wprowadzenie: Niestety, sytuacje nagłe, awarie i wypadki zdarzają się w organizacjach i mają wpływ na infrastrukturę, produkty, klientów, personel, wizerunek firmy, itp. Mają również wpływ na środowisko. Tak, jak organizacja identyfikuje niebezpieczeństwo i ocenia związane z nim ryzyko w zakresie BHP, aby ustalić planowane działania, jakie trzeba będzie podjąć w razie ewentualnego wypadku jednego z pracowników (i prowadzi np. ćwiczenia przeciwpożarowe), tak samo powinna łagodzić wpływ nagłych sytuacji lub wypadków na środowisko, przyjmując plan działań łagodzących to oddziaływanie. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.4.7 Załącznika II Rozporządzenia EMAS CZEMU SŁUŻY? Cele: Zdefiniowanie wytycznych w celu zidentyfikowania i działania na wypadek sytuacji niebezpiecznej lub awarii oraz zapobiegania i radzenia sobie z sytuacjami niebezpiecznymi i awariami, a także zapobiegania i redukowania aspektów środowiskowych, które mogą z nich wyniknąć. Strona 112 z 190

113 DLACZEGO? Sytuacje niebezpieczne i awarie mogą powodować szkody w środowisku, dlatego każdy System EMS musi przewidywać działania zapobiegawcze i sposób reagowania na awarie i ewentualne sytuacje niebezpieczne w celu zapobiegania i minimalizowania potencjalnych skutków dla środowiska. Uzasadnienie: Dlatego bardzo ważne jest, aby wszystkie organizacje planowały i wdrażały procedury przygotowania się i działania w nagłych sytuacjach, tak, aby można im zapobiegać, a jeśli już nastąpią, działać zgodnie z ustalonymi procedurami. Ważne jest również zapewnienie, aby w razie nagłej sytuacji lub awarii, wszyscy pracownicy w organizacji wiedzieli, jak należy się zachować, aby zminimalizować ewentualny wpływ na środowisko. JAK TO SIĘ ROBI? ZDARZENIE dotyczy każdej nieprzewidzianej sytuacji, w której może powstać szkoda w środowisku, ale której konsekwencje środowiskowe, jeśli w ogóle występują, uznaje się za nieznaczne (mały wyciek, rozlanie, drobne zanieczyszczenie gleby, itp.). Według Rozporządzenia EMAS, NAGŁA SYTUACJA to szczególny rodzaj zdarzenia. AWARIA (wypadek) to zdarzenie o poważnych konsekwencjach dla środowiska. Aspekty środowiskowe są konsekwencją scenariuszy ryzyka (pożary, wybuchy, powodzie, rozlanie substancji na skutek wypadku, trzęsienia ziemi, itp.) Działania: Jest wiele innych definicji nagłych sytuacji i awarii środowiskowych, jak np.: Zdarzenie Wypadek/Awaria Nagła sytuacja Każdy element związany ze środowiskiem, w związku z którym wystąpił lub mógł wystąpić negatywny wpływ na środowisko. Każda sytuacja nieplanowana i niekontrolowana, w której działanie lub reakcja podmiotu, substancji lub osoby powoduje negatywny znaczący wpływ na środowisko. Każda sytuacja spowodowana zdarzeniem/awarią, którą należy zarządzać, ponieważ może prowadzić do wpływu na środowisko Strona 113 z 190

114 Każda nieprzewidziana sytuacja, potencjalnie niebezpieczna lub szkodliwa, która nie powoduje obrażeń osób i szkód środowiskowych. Każda nieprzewidziana sytuacja, potencjalnie niebezpieczna lub szkodliwa, która powoduje obrażenia osób, szkody środowiskowe i inne. Każda nieprzewidziana sytuacja, która wymaga udziału służb takich, jak policja, straż pożarna, pomoc medyczna lub władze ochrony środowiska. Główną różnicą pomiędzy nagłą sytuacją a awarią jest CZAS, ponieważ nagła sytuacja występuje przed awarią: Przykład 1: kierowca może osiągnąć prędkość 200 km/h jadąc pojazdem z niebezpiecznymi produktami. Sytuacja jest niebezpieczna (nagła), ale nie musi dojść do wypadku. Przykład 2: kocioł może przekroczyć temperaturę graniczną, generując więcej emisji gazowych; jeśli zostanie to wykryte na czas, nie musi dojść do wypadku (wybuch). 1. Określenie sytuacji nagłych i awarii Określanie sytuacji nagłych i awarii środowiskowych jest częścią procesu identyfikowania potencjalnych aspektów środowiskowych (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe). Identyfikacja musi być realistyczna: nie jest logiczne spodziewać się, że na zakład spadnie samolot, chyba, ze jest zlokalizowany w pobliżu lotniska, lub, że dojdzie do awarii jądrowej. W tym celu organizacja powinna przeanalizować swoje procesy i działania, aby ocenić, jak mogłyby one wpłynąć na środowisko, gdyby doszło w związku z nimi do sytuacji nagłych lub awarii. Przykłady NAGŁYCH SYTUACJI ŚRODOWISKOWYCH: Pożar lub wybuch spowodowany obecnością nieodpowiednio składowanych substancji chemicznych. Rozlanie lub wyciek niebezpiecznych substancji chemicznych do gleby lub kanalizacji na skutek wylania zużytych olejów. Wyciek wody spowodowany pęknięciem rury w starych pomieszczeniach lub brakiem odpowiedniej konserwacji. Wyciek gazów do atmosfery spowodowany pęknięciem rury w starych pomieszczeniach lub brakiem odpowiedniej konserwacji. Strona 114 z 190

115 2. Reakcja na nagłe sytuacje i awarie środowiskowe Kiedy określono potencjalne nagłe sytuacje i awarie środowiskowe związane z działaniami, produktami i/lub usługami organizacji, należy ustanowić jedną lub więcej procedur określających środki pozwalające UNIKNĄĆ (środki zapobiegawcze) i/lub ZMINIMALIZOWAĆ ich ewentualne skutki dla środowiska (środki korygujące). Środki, wraz z niezbędnymi działaniami i sposobami kontroli, zapisane są w tzw. ŚRODOWISKOWYM PLANIE AWARYJNYM, który określa cele, strategie i programy zapobiegania ryzyku, redukcji ryzyka, zarządzania sytuacjami nagłymi na wypadek katastrofy lub awarii. Plan zawiera, co najmniej, następujące kwestie: Wskazanie nagłych sytuacji i awarii środowiskowych. Wskazanie pracowników, którzy muszą przejąć kierownictwo w nagłych sytuacjach. Szczegóły działań, jakie mają wykonywać pracownicy w nagłych sytuacjach, wraz z działaniami osób z zewnątrz obecnych na miejscu w nagłej sytuacji, tj. wykonawców, gości. Zakres odpowiedzialności, uprawnień i zadania pracowników w nagłej sytuacji (np. pracownicy odpowiedzialni za gaszenie ognia, udzielanie pierwszej pomocy, eksperci od odpadów toksycznych, itp.). Procedury oceny. Lista kluczowych pracowników (służby medyczne, strażacy, itp.). Lista sprzętu na wypadek awarii (gaśnice, systemy alarmowe, itp.). Działania związane z komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną (władze, służby publiczne i firmy z okolicy). Informacje o materiałach niebezpiecznych (Arkusz z danymi dot. substancji chemicznych i/lub niebezpiecznych). Specjalistyczne plany szkoleniowe dot. nagłych sytuacji. Środki zapobiegawcze i korygujące na wypadek nagłych sytuacji i awarii środowiskowych można wymienić w specjalistycznym dokumencie (Środowiskowy Plan Awaryjny) lub włączyć je do środków zapobiegawczych bhp (znanych jako: Plan awaryjnym, Plan bezpieczeństwa lub Plan oceny), ale wtedy organizacja musi upewnić się, że środki zapobiegawcze i korygujące ujęte są z punktu widzenia środowiska (środki zapobiegawcze i korygujące, które dotyczą wypadków przy pracy nie wystarczą lub nie są zgodne z częścią A.4.7 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS). Jeśli chodzi o SPRZĘT, organizacja ustala rodzaj sprzętu i zapewnia go w odpowiedniej ilości. Sprzęt powinien być testowany w zaplanowanych odstępach czasu, aby zagwarantować jego prawidłowe działanie w razie awarii. Strona 115 z 190

116 Przykłady SPRZĘTU: Systemy alarmowe Oświetlenie i zasilanie awaryjne Sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice, węże) Sprzęt pierwszej pomocy (prysznice, miejsca do przemywania oczu, itp.) Sprzęt do komunikowania się Jeśli chodzi o plany szkoleń, pracownicy zaangażowani w działania związane ze Środowiskowymi Planami Awaryjnymi przejdą odpowiedni COACHING I SZKOLENIE w zakresie działań w nagłych sytuacjach oraz korzystania ze sprzętu. Przykłady COACHINGU I SZKOLEŃ: Wskazanie wyjść awaryjnych i upewnienie się, że nie są zablokowane. Pokazanie, gdzie są znaki wskazujące wyjścia awaryjne i telefony. Przeprowadzenie ćwiczeń oceniających znajomość działań, jakie należy podjąć w nagłej sytuacji i dróg ewakuacyjnych; działanie sprzętu i jego prawidłowe użycie; przydatności lokalizacji informacji na wypadek nagłych sytuacji. Pierwsza pomoc. Przykłady NAGŁYCH SYTUACJI i ŚRODKÓW ZAPOBIEGAWCZYCH: Nagłe sytuacje Niekontrolowane uwolnienie substancji niebezpiecznych do gleby lub kanalizacji Wyciek paliwa w magazynie zaopatrującym kotły i system ogrzewania Środki zapobiegawcze Wyposażenie miejsc składowania niebezpiecznych substancji w urządzenia na wypadek wycieku Regularna konserwacja i sprawdzanie kotłów 3. Przegląd procedur gotowości i reagowania na sytuacje nagłe i awarie Przegląd procedur gotowości i reagowania w związku z sytuacjami nagłymi i awariami środowiskowymi odbywać się będzie w zaplanowanych odstępach i, co najmniej, po awarii. Strona 116 z 190

117 4. Testowanie procedur gotowości i reagowania na nagłe sytuacje i awarie (ćwiczenia) ĆWICZENIA dotyczą procesu ustalania poziomu gotowości organizacji do reagowania, kontrolowania i, w razie potrzeby, łagodzenia negatywnych skutków, które mogą wynikać z nagłej sytuacji środowiskowej. Organizacja przeprowadzi ćwiczenia na wypadek nagłej sytuacji w celu przetestowania prawidłowego działania środków i sprzętu wymienionych w Środowiskowym Planie Awaryjnym i ocenienia, czy planowane działania są wystarczające. W tym celu sprawdza zasoby materialne oraz wiedzę pracowników, którzy mają poradzić sobie z nagłą sytuacją. Ćwiczenia należy przeprowadzić według WCZEŚNIEJ USTALONEGO HARMONOGRAMU (ćwiczenia lub testy należy przeprowadzić w odniesieniu wszystkich sytuacji nagłych i awarii, przynajmniej w okresie ważności rejestru EMAS, który trwa trzy lata, i należy prowadzić REJESTR przeprowadzonych ćwiczeń w postaci zapisów (dokumentów) lub wizualnej (zdjęcia, video). Wśród danych, jakie należy otrzymać z analizy ćwiczeń na wypadek awarii są: Źródło sytuacji nagłej Zaangażowany personel Czas wykrycia, powiadomienia, działania, rozpoczęcia reakcji, powiadomienia osób, których sytuacja dotyczy, odpowiednich służb, itp. Konsekwencje dla środowiska Wykorzystane zasoby Ocena wyników Sugerowane ulepszenia. 5. Monitorowanie i pomiary Poza regularnymi przeglądami procedur gotowości i reagowania w przypadku sytuacji nagłych i awarii, organizacja MONITORUJE ciągłe stosowanie i skuteczność środków zapisanych w Środowiskowym Planie Awaryjnym (patrz Karta 3.1 Monitorowanie i pomiary) oraz planuje i podejmuje niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3 Niezgodność, działania zapobiegawcze i korygujące). KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Osoba/osoby odpowiedzialne za BHP w organizacji i/lub z Zewnętrznej Służby Zapobiegania Ryzyku. Strona 117 z 190

118 KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu poziomu 2 (Planowanie). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja określi i zareaguje na sytuacje nagłe i awarie oraz dokona przeglądu i przetestuje (przećwiczy) procedury gotowości i reagowania. 1. Sytuacja nagła i awaria środowiskowa opisane są w Liście Aspektów Środowiskowych (patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe), która podaje aspekty środowiskowe w typowych i nietypowych warunkach funkcjonowania oraz w sytuacjach nagłych i awaryjnych. 2. Środki korygujące (działania korygujące) i łagodzące lub zapobiegające negatywnym wpływom na środowisko (działania zapobiegawcze) można opisać w specjalnym dokumencie (Środowiskowy plan awaryjny) lub zawrzeć w Planie awaryjnym dotyczącym bhp. 3. Wyniki ćwiczeń należy zapisać, aby udowodnić skuteczność środków zapisanych w Środowiskowym planie awaryjny. Dokumentacja: Sugerowane wzory: Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze metalurgicznym. Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze obróbki powierzchniowej. Podręcznik najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego w sektorze produkcji komponentów elektrycznych i elektronicznych. Każdy z tych podręczników podaje przykłady wytycznych sterowania operacyjnego w odniesieniu do głównych aspektów środowiskowych (patrz Karta 2.5 Sterowanie operacyjne), a także przykłady działań korygujących i zapobiegawczych, jakie należy realizować w przypadku sytuacji nagłych i awarii. Strona 118 z 190

119 SCHEMAT AWARIA aspekty środowiskowe NAGŁA SYTUACJA aspekty środowiskowe IDENTYFIKACJA nagłych sytuacji i awarii środowiskowych REAKCJA na sytuacje nagłe i awarie środowiskowe Plan w razie nagłej sytuacji środowiskowej WERYFIKACJA prodedur przygotowania i reakcji na nagłe sytuacje i awarie TESTOWANIE procedur przygotowania i reagowania na nagłe sytuacje i awarie środowiskowe Monitorowanie i pomiary Strona 119 z 190

120 REZULTATY Fakty: Zidentyfikowanie potencjalnych sytuacji nagłych i awarii, które mogą mieć wpływ na środowisko (Lista aspektów środowiskowych, patrz Karta 1.2 Aspekty środowiskowe). Ustanowienie sposobów reagowania (działania korygujące i zapobiegawcze) w takich sytuacjach (Środowiskowy plan awaryjny lub włączenie części dotyczącej środowiska do Planu Awaryjnego i BHP). Regularny przegląd środków zapisanych w Środowiskowym planie awaryjnym. Testowanie (ćwiczenia) środków zapisanych w Środowiskowym planie awaryjnym. ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 120 z 190

121 6.4. POZIOM 3.- WERYFIKACJA KARTA MONITOROWANIE I POMIARY POZIOM 3 ETAP 3.1. Wprowadzenie: WERYFIKACJA MONITORIOWANIE I POMIARY O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Każdy ruch lub działanie organizacji nie ma, a przynajmniej nie powinno, mieć charakteru przypadkowego, a powinno być wynikiem wcześniejszego planowania. System EMS daje organizacji narzędzie planowania ciągłego doskonalenia swojej działalności środowiskowej, a co za tym idzie, poprawy lub redukcji wpływu jej działań na środowisko. Planowanie nie ma sensu, jeżeli organizacja nie realizuje planów. Monitorowanie i mierzenie tego, co uprzednio zaplanowano da organizacji niezbędne dane potwierdzające, co zostało osiągnięte i wskazujące pola manewru, jeżeli wyniki cząstkowe nie spełniają tego, co wstępnie ustalono. W wyniku tego, kiedy organizacja zna już dane dotyczące działania swojego Systemu EMS, po ich przeanalizowaniu wykryje obszary, które należy poprawić i będzie mogła zastosować niezbędne środki, aby dalej doskonalić efekty swojej działalności środowiskowej. Organizacja uzyska dane o funkcjonowaniu EMS m. in. z celów środowiskowych, aspektów środowiskowych, wymogów prawnych i sterowania operacyjnego. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.5.1 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Zaplanowanie i ustanowienie mechanizmów regularnego monitorowania i mierzenia głównych charakterystyk działań, które mogą mieć znaczący wpływ środowiskowy. Cele: Główne charakterystyki, to te, które organizacja musi uwzględnić, aby określić sposób kontrolowania znaczących aspektów środowiskowych, osiągania celów środowiskowych, doskonalenia efektów swojej działalności środowiskowej i dokładności monitorowania i sprzętu pomiarowego stosowanego przez organizację. Strona 121 z 190

122 DLACZEGO? Uzasadnienie: Głównym celem EMS jest doskonalenie działalności środowiskowej organizacji, a aby to osiągnąć należy wiedzieć, w jakim miejscu było się na początku drogi i jakich dokonano postępów, o czym informują narzędzia monitorowania i mierzenia, które pokazują ewolucję w działalności środowiskowej organizacji, osiągniętych celach i zadaniach środowiskowych i skuteczności oraz trwałości funkcjonowania EMS na rzecz osiągania zaplanowanych wyników. JAK TO SIĘ ROBI? 1. Planowanie monitorowania i pomiarów Organizacja określi SYSTEM monitorowania i mierzenia podstawowych charakterystyk swoich działań, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko tak, aby monitorować przynajmniej: Efekty działalności środowiskowej Osiągnięcie i zgodność z celami i zadaniami środowiskowymi Stosowane sterowanie operacyjne. Aby skoncentrować zasoby na głównych pomiarach, organizacja określi NAJWAŻNIEJSZE CHARAKTERYSTYKI procesów i działań, jakie można mierzyć i które dają użyteczne informacje. Aby osiągnąć te cele, organizacja musi ZAPLANOWAĆ CO będzie mierzyć, GDZIE i KIEDY oraz JAKIMI metodami. Działania: Program Monitorowania i Pomiarów to rutynowy proces zawierający, obok innych działań, pobieranie próbek, regularne i ciągłe zbieranie danych, monitorowanie znaczących czynników środowiskowych oraz rejestrowanie wyników dla potrzeb dalszej analizy i ustalenia niezbędnych działań. Działania te prowadzone są w KONTROLOWANYCH WARUNKACH, aby zagwarantować ważność wyników, sprzęt do monitorowania i mierzenia jest wzorcowany, czynności wykonuje wykwalifikowany personel i stosowane są odpowiednie metody kontroli jakości, które zapewniają spójne i wiarygodne wyniki pomiarów. Poniżej podajemy treści i działania, jakie powinny znaleźć się w Programie monitorowania i pomiarów związanym z efektami działalności środowiskowej, celami i zadaniami środowiskowymi, stosowanym sterowaniem operacyjnym oraz sprzętem do monitorowania i pomiarów: Strona 122 z 190

123 2. Monitorowanie i mierzenie efektów działalności środowiskowej Efekty działalności środowiskowej to zbiór MIERZALNYCH wyników zarządzania aspektami środowiskowymi przez organizację. Jak podano w Karcie 2.2 Aspekty środowiskowe, organizacja oceni swoje aspekty środowiskowe, a może to zrobić z punktu widzenia: Bezwzględnego: nie biorąc pod uwagę produkcji lub świadczenia usług, lub Względnego: uwzględniając produkcję lub świadczenie usług. Przykład: Organizacja zwiększyła sprzedaż o 20% w 2011r.. Ocena w wymiarze bezwzględnym mogłaby wskazać, że w porównaniu do 2010r. ilość odpadów opakowaniowych zwiększyła się. Ocena względna mogłaby wykazać, że ilość odpadów w 2011r., w porównaniu do roku 2010, spadła na skutek kontrolowanego zarządzania opakowaniami (uwzględniając zwiększenie produkcji w 2011 r.). Podobnie, w celu monitorowania i oceny działalności środowiskowej i jej ewolucji w czasie, organizacja przyjmuje szereg WSKAŹNIKÓW EFEKTÓW DZIAŁALNOŚCI ŚRODOWISKOWEJ, które dostarczają informacji o ciągłym doskonaleniu osiągniętym przez organizację w zakresie jej działalności środowiskowej. Wskaźniki te muszą być maksymalnie jak to możliwe obiektywne, sprawdzalne, powtarzalne, odpowiednie do działań, produktów i usług organizacji, spójne z Polityką środowiskową, praktyczne, efektywne jeśli chodzi o koszt i wykonalne technicznie. Poniżej podajemy przykłady takich wskaźników (w wymiarze bezwzględnym i względnym): Wskaźniki efektów działalności środowiskowej BEZWZGLĘDNE Ilość wyemitowanych gazów toksycznych (np. CO 2 ) Odpady niebezpieczne wytworzone w danym okresie Ilość materii organicznej odprowadzonej do kanalizacji WZGLĘDNE Ilość wyemitowanych gazów toksycznych/ tony produkcji Wytworzone odpady niebezpieczne/ liczba napraw Ilość materii organicznej (BZT / ChZT) odprowadzonej do kanalizacji/liczba sprzedanych jednostek Strona 123 z 190

124 Dla każdego wybranego wskaźnika organizacja określa, między innymi, następujące aspekty: Opis wskaźnika Jednostka miary Sposób liczenia Źródło danych Częstotliwość obliczania Osoba odpowiedzialna za obliczenia Pożądana wartość możliwa do osiągnięcia (kryterium akceptacji lub odrzucenia). W duchu Rozporządzenia EMAS nie chodzi o to, aby organizacja poprawiała wpływ na środowisko ograniczając produkcję lub stwierdzając, że działalności nie można kontynuować. Celem jest poprawa efektów działalności środowiskowej, czyli produkcja efektywna ze środowiskowego punktu widzenia. Odpowiada to koncepcji ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU. Należy podkreślić, że nowa wersja Rozporządzenia EMAS (Załącznik IV) wprowadza obowiązek podawania przez organizację w Raporcie środowiskowym (patrz Karta Rejestru EMAS) PODSTAWOWYCH WSKAŹNIKÓW (stosowanych do wszystkich typów organizacji) jeśli wiążą się z jej znaczącymi aspektami środowiskowymi oraz WSKAŹNIKÓW SPECYFICZNYCH (sektorowych) dotyczących działalności środowiskowej. Wskaźniki działalności środowiskowej można DOPASOWAĆ tak, aby skoncentrować się na najbardziej użytecznych danych. Komisja Europejska promuje opracowywanie WYTYCZNYCH SEKTOROWYCH, w których definiowane są parametry, standardy postępowania i konkretne wskaźniki środowiskowe, jakie mogą być przydatne dla firm, ponieważ dostarczają cennych informacji o najlepszych praktykach w sektorze w zakresie zarządzania środowiskowego. Poniższe sektorowe dokumenty referencyjne mają nadal status projektów: handel detaliczny, władze publiczne, turystyka i budownictwo. 3. Monitorowanie i mierzenie celów i zadań środowiskowych Organizacja monitoruje osiąganie celów i zadań, aby mieć dowód ich osiągnięcia oraz ciągłego doskonalenia w zakresie wpływu swojej działalności na środowisko. Strona 124 z 190

125 W tym celu należy ustalić, KTO za to odpowiada i CZĘSTOTLIWOŚĆ monitorowania celów i zadań środowiskowych (patrz przykład programu zarządzania środowiskowego w Karcie 1.4 Program zarządzania środowiskowego). I tak, np. za każdym razem, kiedy osiągnięto zaplanowany cel, osoba odpowiedzialna sprawdza w ustalonym czasie to osiągnięcie i skutki w zakresie poprawy, o jakich wspomina się w danym celu. Fakt, że cel środowiskowy nie został osiągnięty nie oznacza niezgodności z EMS. Jednak, organizacja powinna przeanalizować przyczyny (np. złe zdefiniowanie, brak planowania, zmiana warunków na rynku, itp.) i poprawić błędy proponując nowe cele w przyszłości. WSKAŹNIKI EFEKTÓW DZIAŁALNOŚCI ŚRODOWISKOWEJ opisane powyżej można wykorzystać do monitorowania osiągnięcia celów i zadań środowiskowych, pod warunkiem, że są one określone ilościowo (patrz Karta 1.4 Program zarządzania środowiskowego), jak w poniższych przykładach: Cel Ograniczenie zużycia paliwa o 10%w porównaniu do 2011 r. Wskaźnik Zużycie paliwa na godzinę pracy kotła Dzienne zmniejszenie średniej temperatury zrzutów wody o 5% w porównaniu do 2011 Zmniejszenie o 35% opakowania dla bieżącej linii produkcyjnej w porównaniu do 2011 Dzienna śr. temperatura ścieków Liczba i różnorodność ryb w zbiorniku Ilość materiału na opakowania na jednostkę % zmniejszenia materiału opakowaniowego zużytego na linię produktu Szacowane zmniejszenie zużytych opakowań u klienta (jednostka/ilość) Należy podkreślić, że choć tego rodzaju wskaźniki monitorowania nie są wymagane przez Rozporządzenie EMAS, są praktycznym narzędziem określenia stopnia realizacji celów i łatwo i praktycznie pozwalają stwierdzić, jaka zmiana zaszła w działalności środowiskowej organizacji. Strona 125 z 190

126 4. Monitorowanie i pomiary sterowania operacyjnego Organizacja prowadzi monitorowanie zgodnie z wytycznymi sterowania operacyjnego, które realizowane jest, aby kontrolować znaczące aspekty środowiskowe. Należy podkreślić, że sterowanie operacyjne i monitorowanie i pomiary to nie to samo. W przypadku sterowania operacyjnego mamy do czynienia z planowaniem (ustalanie wytycznych, wartości granicznych, aby można było kontrolować wartość, itp.), a przy monitorowaniu i pomiarach sprawdza się, to co zaplanowaliśmy na poziomie sterowania operacyjnego stosując pomiary i/lub weryfikując. Kiedy ustalono sterowanie operacyjne, organizacja MONITORUJE ciągłe stosowanie i skuteczność sterowania oraz planuje niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze ). Poniżej podajemy przykład Programu monitorowania i pomiarów dla sterowania operacyjnego związanego z następującymi aspektami środowiskowymi: Emisje do powietrza Kontrolowane aspekty Metoda Emisje ze źródeł zamkniętych Analityczna Kryteria akceptacji Częstotliwość Emisje poniżej wartości określonych prawem Źródło A: co 2 lata Źródło B: co 3 lata Źródło C: co 5 lat Osoba odpowiedzialna Dyrektor ds. zarządzania środowiskowego Rejestr Raport jednostki współpracującej i zapisy w księgach Zrzuty Kontrolowane aspekty Metoda Kryteria akceptacji Częstotliwość Zrzuty wody za filtrem Test laboratoryjny Parametry zrzutów do kanalizacji publicznej Kwartalnie Osoba odpowiedzialna Dyr. Ds. konserwacji Rejestr Raport akredytowanego laboratorium Strona 126 z 190

127 Składowanie odpadów niebezpiecznych Sprawdzić, czy: Kontrolowane aspekty Metoda Kryteria akceptacji Częstotliwość Obszar jest czysty i uporządkowany, czy nie ma wycieków. Opakowania nie są uszkodzone. Odpady są w wydzielonym magazynie. Składowanie nie przekracza 6 miesiecy. Są odpowiednie środki usuwania rozlanych produktów. Wzrokowa Obszar składowania jest dobrze oznakowany, czysty i uporządkowany. Kwartalnie Osoba odpowiedzialna Kierownik magazynu Rejestr Rejestr składowanych odpadów 5. Konserwacja, wzorcowanie i/lub sprawdzanie sprzętu do monitorowania i pomiarów (sprzęt do kontroli środowiskowych) Sprzęt do monitorowania i pomiarów to urządzenia stosowane do mierzenia zgodności efektów działalności środowiskowej organizacji. Np.: termometr (pomiar temperatury), miernik przepływu (pomiar przepływu) i miernik ph- (pomiar ph). Organizacja zapewni dobry stan sprzętu planując i wykonując następujące czynności: Konserwacja KONSERWACJA PREWENCYJNA to konserwacja zaplanowana w oparciu o instrukcje producenta. KONSERWACJA KORYGUJĄCA to konserwacja realizowana, kiedy sprzętu nie można używać z nieplanowanych przyczyn. Strona 127 z 190

128 Przykłady KONSERWACJI PREWENCYJNEJ: Wymiana oleju w silniku Oczyszczenie filtra w systemie chłodzącym Wymiana żarówki w urządzeniu pomiarowym. Przykłady KONSERWACJI KORYGUJĄCEJ: Ciągłe awarie urządzenia zabezpieczającego Przerwa w systemie komunikacji Wymiana uszkodzonych elementów sprzętu. Wzorcowanie Wzorcowanie to szereg operacji ustalających związki pomiędzy odczytami urządzenia pomiarowego a normą referencyjną. Rejestr wzorcowania (zwany Certyfikatem wzorcowania ) nie zawiera informacji o tym, czy urządzenie jest w stanie prawidłowo mierzyć. Sprawdzenie Sprawdzenie porównuje wyniki wzorcowania z wymogami, aby potwierdzić, czy sprzęt nadaje się do zamierzonego celu. Rejestr sprawdzania (zwykle wewnętrzny rejestr organizacji) ocenia zgodność sprawdzanego sprzętu z określonymi wymogami. Organizacja ustala kryteria akceptacji lub odrzucenia wyników sprawdzania. Celem WZORCOWANIA jest rzetelne wskazanie wad sprzętu i zapewnienie możliwości ich prześledzenia. Nie ustala ono, czy sprzęt jest odpowiedni do danych pomiarów. Celem SPRAWDZENIA jest porównanie wyników wzorcowania z wymogami określonymi, aby potwierdzić, że sprzęt nadaje się do zamierzonego użycia (kryteria akceptacji/ odrzucenia). Strona 128 z 190

129 Powinny istnieć dowody (REJESTRY) potwierdzające, że te trzy czynności prowadzone są zgodnie z planem, zwykle w oparciu o wskazówki producenta i to, co ustali organizacja. Rejestry powinny określać, jakie działania zostały przeprowadzone i jakie są ich wyniki. Należy unikać rejestrów, gdzie podaje się tylko TAK/NIE. Jeśli próby, pobieranie próbek, testy laboratoryjne są PODZLECANE, należy żądać certyfikatu wzorcowania sprzętu. Przykłady planowania dotyczące sprzętu do monitorowania i pomiarów: Kontrola filtra Kontrolowane aspekty miernik ph Metoda Kryteria akceptacji odchylenie +-0,5 Częstotliwość sprawdzenie wewnętrzne + wzorcowanie zewnętrzne sprawdzane kwartalnie + wzorcowanie co 2 lata Osoba odpowiedzialna kierownik laboratorium Rejestr sprawdzanie (rejestr wewnętrzny) wzorcowanie (rejestr akredytowanego laboratorium) Kontrolowanie zużycia wody Kontrolowane aspekty Metoda Kryteria akceptacji Częstotliwość liczniki wody sprawdzanie wewnętrzne odchylenie 0,5 litra kwartalnie Osoba odpowiedzialna kierownik ds. konserwacji Rejestr oznakowanie sprawdzenia licznika wody Strona 129 z 190

130 KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Kierownicy danych obszarów lub Działów Akredytowane laboratoria, jednostki kontrolujące, itp. KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu poziomu 2 (Wdrażanie i funkcjonowanie). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja ustanawia, wdraża i utrzymuje jedną lub kilka procedur w celu regularnego monitorowania i dokonywania pomiarów kluczowych charakterystyk swoich operacji, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Dokumentacja: Proponuje się Program zarządzania środowiskowego, w którym określa się czynności monitorowania i wykonywania pomiarów, ich częstotliwość, osobę kierującą, kryteria akceptacji z punktu widzenia efektów działalności środowiskowej, sterowanie operacyjne oraz realizację zadań środowiskowych. Program Zarządzania Środowiskowego Strona 130 z 190

131 SCHEMAT Efekty działań środowiskowych Sterowanie operacyjne Program zarządzania środowiskowego Sprzęt do monitorowania i pomiarów Planowanie Pomiary Monitorowanie Konserwacja wzorcowanie i/lub sprawdzanie Niezgodności - działania zapobiegawcze i korygujące Rejestr Przegląd Zarządu REZULTATY Fakty: Planowanie działań monitorowania i pomiarów w zakresie efektów działalności środowiskowej, ustalenie celów i zadań oraz sterowania operacyjnego i związanych z nimi rejestrów. W razie potrzeby, planowanie i przeprowadzenie niezbędnych działań korygujących (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i korygujące). Lista lub zestaw wskaźników efektów działalności środowiskowej. Rejestry udowadniające prawidłowość wzorcowania i/lub sprawdzania sprzętu monitorującego i pomiarowego stosowanego przez organizację lub podzlecanego, w zależności od tego, co zaplanowano. Strona 131 z 190

132 ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 132 z 190

133 KARTA OCENA ZGODNOŚCI POZIOM 3 ETAP 3.2. Wprowadzenie: WERYFIKACJA OCENA ZGODNOŚCI Z PRAWEM CO MÓWI ROZPORZADZENIE EMAS? Wyniki identyfikacji wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie przyjęła mają kluczowe znaczenie dla odpowiedniego tworzenia i działania EMS. Ten sukces zależy nie tylko od wskazania wymogów, ale od zrozumienia, jak stosują się one do organizacji i ustanowienia niezbędnych sposobów zapewnienia, że są wypełniane lub, przynajmniej, dla zminimalizowania ryzyka niezgodności. Zapewnienie systematycznej zgodności z wymogami prawnymi i innymi pomoże wzmocnić związki organizacji z władzami, głównymi interesariuszami, a zwłaszcza z klientami. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.5.2 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Zaplanowanie i ustanowienie mechanizmu oceny stopnia zgodności z wszystkimi wymogami prawnymi i innymi, jakie organizacja dobrowolnie na siebie przyjęła. DLACZEGO? Uzasadnienie: Dokładna i pełna identyfikacja wymogów prawnych i innych gwarantuje, że aspekty środowiskowe utrzymane są w granicach przewidzianych prawem. Niezależnie od tego, jeżeli nie ma żadnych wymogów prawnych ani innych, organizacja może przyjąć wewnętrzne kryteria efektów działalności środowiskowej, np. ustalając ograniczenia co do rodzaju i ilości paliwa lub substancji niebezpiecznych stosowanych na terenie organizacji lub ograniczenie emisji do powietrza, które nie są zgodne z wymogami prawnymi. Strona 133 z 190

134 JAK TO SIE ROBI? 1. Planowanie i ocena zgodności z prawem Organizacja ustala system regularnej oceny zgodności z wymogami prawnymi i innymi przyjętymi przez nią samą. W tym celu PLANUJE KTÓRE wymogi będą oceniane (zakres), JAK będą oceniane (stosowane metody) i KIEDY będą oceniane (częstotliwość). 2. Ocena zgodności z prawem ZAKRES oceny zgodności może obejmować jeden lub więcej wymogów prawnych i innych. Ocenę można prowadzić stosując kilka METOD, w tym te, które już istnieją w procesie, tj.: Dzialania: Audyty Przegląd dokumentów Kontrole wizualne pomieszczeń Rozmowy z pracownikami Analiza próbek rutynowych testów Wizyty na miejscu i obserwacja bezpośrednia. CZESTOTLIWOŚĆ ocen zależy od wielu czynników, jak np. wyniki zgodności w przeszłości lub rodzaj wymogów. Dobrze byłoby przeprowadzić ocenę zgodności przynajmniej: Na początku wdrażania EMS Raz w roku Po aktualizacji "Listy wymogów prawnych i innych" z powodu włączenia nowych wymogów, zmian w zakładzie, procesie lub działaniach lub na skutek niedotrzymania terminów określonych w prawie. W przypadku wykrycia NIEZGODNOŚCI, należy podjąć działania, aby przywrócić sytuację do normy (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze). 3. Rejestr oceny wymogów prawnych Organizacja musi zapewnić DOWODY potwierdzające, że oceny przeprowadzono, zapisano ich wynik oraz podjęto działania korygujące. Strona 134 z 190

135 Rejestry informują, KTÓRE wymogi zostały ocenione i JAKI jest wynik oceny. Należy unikać zapisów monosylabowych TAK/NIE. KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Służby prawne Specjalna służba ds. identyfikowania i aktualizacji wymogów prawnych. KIEDY? Harmonogram: Po zakończeniu poziomu 2 (Wdrażanie i funkcjonowanie). JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, nie jest potrzebna udokumentowana procedura do oceny zgodności z prawem, ale należy posiadać udokumentowane dowody (rejestry), potwierdzające regularne oceny oraz, że w każdym przypadku podjęto niezbędne działania korygujące (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze). Strona 135 z 190

136 SCHEMAT Wymogi prawne Inne przyjęte wymogi Planowanie Ocena Niezgodności działania zapobiegawcz i korygujące e Rejestr Przegląd zarządzania REZULTATY Fakty: Lista wymogów prawnych i innych, które ma wypełnić organizacja (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i korygujące). Planowanie regularnej oceny zgodności z prawem. Rejestry potwierdzające przeprowadzenie oceny i podjęcie odpowiednich kroków (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania zapobiegawcze i korygujące). Strona 136 z 190

137 ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 137 z 190

138 KARTA NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE POZIOM 3 ETAP 3.3. WERYFIKACJA NIEZGODNOŚCI, DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE O CZYM MÓWI ROZPORZADZENIE EMAS? To jeden z najważniejszych procesów w EMS, ponieważ ustanawia zasady identyfikowania, kontrolowania i rozwiązywania problemów, które zagrażają lub mogą zagrozić spełnieniu wymogów prawnych i innych, jakie organizacja na siebie przyjęła, działalności środowiskowej organizacji lub prawidłowemu funkcjonowaniu EMS. Posiadanie narzędzia kontrolowania rzeczywistych lub potencjalnych problemów EMS jest niezbędne, aby nie słuchać poniższych wyjaśnień: Takie rzeczy się zdarzają To nie moja wina. Nie mnie należy winić... Tak musiało się stać... Wprowadzenie: Po pierwsze trzeba wiedzieć, co jest problemem, ponieważ każdy problem wymaga innego rozwiązania: brak monitorowania celów środowiskowych (niezgodność z wymaganiami EMS) to nie to samo, co skarga ze strony władz miasta. Pod pojęciem problem rozumiemy: Odstępstwa od dokumentacji EMS. Odstępstwa to niezgodności, oto ich przykłady: Brak planowania audytów wewnętrznych Brak monitorowania celów środowiskowych Niestosowanie się do wytycznych sterowania operacyjnego w Podręczniku najlepszych praktyk dotyczących środowiska. Skargi interesariuszy na działalność środowiskową organizacji Raporty interesariuszy. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.5.3. Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. Strona 138 z 190

139 CZEMU SŁUŻY? Cele: Kontrolowanie problemów pozwala organizacji zapoznać się z nimi i wprowadzić działania na rzecz ich rozwiązania i monitorowania oraz prześledzenia ich przyczyn w celu przyjęcia działań, które pozwolą uniknąć wystąpienia takich problemów w przyszłości. DLACZEGO? To najmocniejsze narzędzie doskonalenia, z jakiego organizacja może skorzystać w procesie weryfikacji (poziom 2). Identyfikacja niezgodności w EMS oraz podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych to użyteczne narzędzie realizowania i utrzymania EMS w organizacji zgodnie z oczekiwaniami. Uzasadnienie: Organizacja najlepiej wykorzysta to narzędzie jeśli stosować je będzie w celach zapobiegawczych, przewidując problemy, jakie mogą wystąpić, bo daje ono środki niezbędne w ich zapobieżeniu. Należy jednak powiedzieć, że większość organizacji działa raczej kreatywnie, a nie zapobiegawczo. Zapobieganie jest zwykle tańsze niż korygowanie. Nie dziwi to, że im później odkryje się problem, tym wyższe koszty. Jak w przypadku wszystkich przepisów dotyczących zarządzania, zapobieganie jest celem Rozporządzenia EMAS i dlatego zaleca się nauczyć pracowników przewidywać problemy, a nie ciągle je korygować. Skutecznym narzędziem są w tym przypadku uczestnictwo pracowników i szkolenia. JAK TO SIĘ ROBI? Rozporządzenie EMAS rozróżnia problemy rzeczywiste od potencjalnych. Działania dotyczące tej pierwszej grupy nazywa się korygującymi, a działania wobec drugiej grupy zapobiegawczymi. Działania: Różnica pomiędzy działaniami korygującymi i zapobiegawczymi: Działania korygujące stosuje się, kiedy problem już istnieje (już się coś stało) i można go tylko skorygować. Działania zapobiegawcze stosowane są, kiedy organizacja potrafi przewidzieć problem (jeszcze nic się nie stało). Działania prewencyjne należy stosować do identyfikowania i zapobiegania Strona 139 z 190

140 problemom, jakie mogą wystąpić. W odróżnieniu od działań korygujących, które zakładają identyfikowanie i korygowanie problemów powstałych w ramach EMS. Można wskazać dwa rodzaje rozwiązań każdego problemu. Wyjaśnia je poniższy przykład: Rozwiązanie natychmiastowe (doraźne): rana jaką spowodował problem jest szybko zaleczona, ale nie analizuje się, co wywołało lub mogło wywołać problem. Rozwiązanie trwałe: analizuje się wszystkie potencjalne przyczyny, aby ranę uleczyć na zawsze, jeśli okaże się, że wywołały ją ustalone przyczyny. Problemu nie można rozwiązać bez przeprowadzenia analizy jego przyczyn. Rozwiązania natychmiastowe nie rozwiązują problemu na stałe i nie zapobiegają jego powtórzeniu. 1. Identyfikacja Kiedy problem został wykryty, należy go odpowiednio ZIDENTYFIKOWAĆ, np. korzystając z Raportu niezgodności, który wskazuje wszystkie elementy, które pozwalają zapanować nad problemem. Dlatego zaleca się korzystanie z niego, ponieważ dostarcza wielu informacji o tym, co się dzieje i jakie rozwiązania przyjęto. Raport niezgodności wypełnia się przechodząc przez różne procesy (identyfikacja, rozwiązanie, sprawdzanie). 2. Rozwiązanie Kiedy stajemy wobec problemu, najpierw trzeba określić jego WPŁYW, głównie jak jest poważny i czy może się powtórzyć. Zależnie od wpływu, należy podjąć działanie, czy należy przyjąć rozwiązanie natychmiastowe, nie analizując jego przyczyn, czy przeprowadzić dogłębną analizę przyczyn, co dorowadzi do rozwiązania, ale określi też działania, aby zapobiec powtórzeniu sie problemu. Poważny problem to taki, który, np. został wykryty zewnętrznie (ignorując ustanowione zabezpieczenia) lub który prowadzi do zgłoszenia przeciwko organizacji. Powtarzający się problem to problem, który powstaje więcej niż raz. Może wynikać z braku świadomości pracowników, co mają robić, braku staranności przy realizacji zadań, niedostatecznej kontroli, itp. Jeśli problem powtarza się zbyt wiele razy, popełnianie błędów, celowo lub nie, może stać się nawykiem. Strona 140 z 190

141 Czy wprowadza się rozwiązanie doraźne, czy stałe, najpierw należy ustalić w EMS KTO odpowiada za wyniki, choć zalecane jest także zaangażowanie osób odpowiedzialnych za różne procesy, które mogły odegrać rolę w wystąpieniu problemu lub, na które potencjalne rozwiązanie może mieć wpływ. Poza tym, należy wskazać OSOBĘ, która odpowiada za wykonanie każdego działania oraz termin wykonania. Można to wpisać do Raportu niezgodności. 3. Przegląd Kolejny aspekt, jaki należy ująć w Raporcie niezgodności to sposób sprawdzania, czy działania zostały przeprowadzone w terminie przez osoby odpowiedzialne zdefiniowane w Raporcie oraz, czy te działania doprowadziły do rozwiązania problemu. W tym celu, OSOBA ODPOWIEDZIALNA za wykonanie, TERMIN oraz osoby odpowiedzialne SPRAWDZAJĄ, czy działania poskutkowały w ustalonym terminie. Nazywa się to zakończeniem niezgodności. Następnie bardzo ważne jest jasne UDOKUMENTOWANIE, jakie czynności sprawdzające przeprowadzono, aby skontrolować, czy wykonano zaproponowane działania oraz, czy były one skuteczne, czy nie w usunięciu przyczyn problemu. Np. niektóre organizacje, oprócz Raportu niezgodności przechowują kopie dokumentacji, aby udowodnić przeprowadzone czynności, ich skuteczność lub jej brak. Co zrobić, jeśli działania nie zapobiegły powtórzeniu się problemu? Podejmujemy kolejne działania. Wtedy ważna jest możliwość prześledzenia (związków) pomiędzy różnymi Raportami niezgodności dotyczącymi tego samego problemu. KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Kierownicy obszarów lub Działów, których dotyczy problem KIEDY? Harmonogram: W czasie całego procesu wdrażania EMS. JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Dokumentacja: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja powinna ustanowić procedurę/-y postępowania z potencjalnymi niezgodnościami i podjąć działania korygujące i zapobiegawcze, ale wymagane jest udokumentowanie (zapis) wyników przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych. W tym celu proponujemy: Raport z niezgodności, działań zapobiegawczych i korygujących Strona 141 z 190

142 SCHEMAT Wszystkie procesy Identyfikacja Rozwiązanie Raport NC, CA i PA Review Przegląd Przegląd zarządzania REZULTATY Fakty: Identyfikacja problemu (niezgodności) Analiza przyczyn problemu Ustalenie działań w celu usunięcia przyczyn (działania korygujące) oraz uniemożliwienia ich powtarzania się (działania zapobiegawcze). Monitorowanie lub przegląd wykonania przyjętych działań. ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 142 z 190

143 Raport niezgodności (NC), działań korygujących (CA) i zapobiegawczych (PA) Opis niezgodności Opis: (Opisać problem i wskazać obszary i działy, w których występuje) Działania, jakie należy podjąć: (Wskazać działania DORAŹNE (BEZ analizowania przyczyn) Osoba odpowiedzialna / Termin: (Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin podjęcia działań) Przyjęto / Data Opis działań korygujących/zapobiegawczych Analiza przyczyn: (Wskazać wyniki analizy przyczyn problemu oraz nazwiska kierowników Działów, których dotyczy) Działania, jakie należy podjąć: (Podać działania STAŁE (WRAZ z analizą przyczyn) Osoba odpowiedzialna / Termin: (Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin podjęcia działań) Przyjęto / Data Weryfikacja działań: (Podać nazwisko osoby odpowiedzialnej i termin sprawdzenia, czy działania podjęto I czy były skuteczne, czy nie, (jeżeli nie były skuteczne, należy rozpocząć kolejny Raport niezgodności, działań korygujących i zapobiegawczych i zapewnić możliwość porównywania raportów pomiędzy sobą) Zamknięcie Raportu: Komunikacja z interesariuszami: (tylko w przypadku skargi lub zgłoszenia) Przyjęto / Data Strona 143 z 190

144 KARTA AUDYT WEWNĘTRZNY POZIOM 3 ETAP 3.4. Wprowadzenie: WERYFIKACJA AUDYT WEWNĘTRZNY CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Termin audyt stosowany jest głównie w ekonomii i finansach, np. audyt finansowy. Jednak audyt, zdefiniowany jako systematyczne, metodyczne i niezależne testowanie danego podmiotu można zastosować do EMS. Proces Audytu wewnętrznego jest, de facto, również udoskonaleniem, jakiego wymaga Rozporządzenie EMAS. Audyt wewnętrzny stosowany jest, m.in., do wykrywania niezgodności z EMS (patrz Karta 3.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze ). Niezgodności najczęściej wiążą się ze stwierdzeniami: nie ma sposobu, żeby zrobić to zgodnie z procedurą lub nie będę tracić czasu na zapisywanie głupot na papierze, które często występują w audycie i pokazują zachowania, których nie można zmienić w codziennych działaniach. Audyt wewnętrzny robi organizacji zdjęcie efektów jej działalności środowiskowej, dlatego kluczowe znaczenie mają umiejętności fotografa. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.5.5 Załącznika II do Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Zaplanowanie regularnych audytów wewnętrznych w celu sprawdzenia, czy EMS jest odpowiedni (odpowiada potrzebom), czy jest realizowany (czy działa) i czy spełnia wymagania Rozporządzenia EMAS oraz, czy prawidłowo informuje Zarząd o wynikach audytu, aby można było podjąć właściwe działania. Strona 144 z 190

145 DLACZEGO? Audyt wewnętrzny dostarcza informacji o tym, co jest robione i jak. Dlatego zaleca się, aby właściwie korzystać z tego narzędzia, ponieważ jego wyniki dają organizacji jej wewnętrzny wizerunek działania z jakościowego punktu widzenia. Uzasadnienie: Aby właściwie korzystać z tego narzędzia, organizacja musi zrozumieć znaczenie audytu. W większości organizacji nie jest to oczywiste. Audyt wewnętrzny postrzega się jako wymaganie Rozporządzenia EMAS, a nie szansę wskazania możliwości poprawy. Z tego powodu, audyty wewnętrzne nie mogą liczyć na potrzebne środki i, niestety, często przeprowadza je nieprzeszkolony personel, który nie ma dość czasu, aby wypracować rzetelne wyniki i często nie potrafi pokazać aktualnej sytuacji tak, aby zapobiec przyszłym problemom. Proces powierza się zwykle jednostce zewnętrznej, która świadczy wyspecjalizowaną usługę i zapewnia większy poziom niezależności przy przeprowadzaniu audytu i opracowywaniu wyników. JAK TO SIĘ ROBI? Jest kilka RODZAJÓW audytu, klasyfikowanych ze względu na to, kto ich wymaga oraz ze względu na zakres. Jeśli chodzi o INTERESARIUSZA, stronę, która wymaga audytu, mamy do czynienia z trzema rodzajami: Działania: Audyt pierwszej strony: zamówiony przez organizację. Zwykle przeprowadza go wyspecjalizowana jednostka zewnętrzna. Audyt drugiej strony: audyt zleca klient i zwykle również go wykonuje, choć może zlecić to jednostce zewnętrznej. To rozpowszechniona praktyka w niektórych branżach, np. w sektorze rolno-spożywczym. Audyt strony trzeciej: niezależna organizacja żąda przeprowadzenia audytu. W tej grupie znajdują się audyty jednostek certyfikujących. Jeśli chodzi o ZAKRES audytu, wyróżniamy cztery rodzaje: Audyt produktu/usługi Audyt procesu (produkcja, zaopatrzenie, handel, logistyka, itp.). Audyt Systemu Zarządzania (jakość, ochrona środowiska, zintegrowane, itp.). Audyt wymagań (realizacja celów, zgodność z prawem, itp.). 1. Planowanie Najpierw musimy ZAPLANOWAĆ audyty wewnętrzne niezbędne w danym okresie. Aby dowiedzieć się, JAKIE audyty i JAKIEGO rodzaju będą potrzebne, należy uwzględnić następujące aspekty: Strona 145 z 190

146 Wyniki poprzednich audytów Informacje o niezgodnościach Informacje o skargach i zgłoszeniach interesariuszy Informacje o działalności środowiskowej Informacje o ocenie zgodności z prawem Informacje o nadchodzących zmianach w EMS. W planowaniu należy wskazać przynajmniej następujące aspekty: Zakres audytu (obszary, stanowiska, procesy, produkty, itp.) Przewidywaną datę lub okres Przewidywany skład zespołu (wewnętrzny lub zewnętrzny) Planowanie jest ważne, ponieważ pozwala zaangażowanym osobom dowiedzieć się, kiedy nastąpi, aby zapewnić ich dostępność (jak wyjaśniono poniżej, to jedno z zadań pracowników, którzy podlegają audytowi). 2. Harmonogram Po drugie należy zaplanować indywidualny HARMONOGRAM każdego zaplanowanego audytu, pamiętając o następujących kwestiach: Dokumentacji dotyczącej zakresu audytu Specyfikacji zakresu (sektor, rynek, produkty, itp.) Wymaganiach (prawnych, branżowych, itp.) Analizie pomieszczeń, jeśli jest potrzebna Zaangażowanych osobach (w tym interesariuszach) Zwykłych aspektach środowiskowych organizacji W harmonogramie należy zawrzeć następujące informacje: Daty przeprowadzenia audytu Skład zespołu audytorskiego Zakres audytu Zaangażowanych pracowników Wymagania, będące przedmiotem audytu Datę i czas (jeśli to możliwe) spotkania, na którym przedstawione zostaną wyniki Zaangażowanych pracowników należy powiadomić o poszczególnych harmonogramach, aby mieli czas na dokonanie audytu ich ról, odpowiedzialności i uprawnień, zgodnie z dokumentacją EMS. Strona 146 z 190

147 3. Realizacja Po trzecie, trzeba ustalić KRYTERIA przeprowadzenia audytu wewnętrznego: Kryteria KOMPETENCJI audytora i zespołu audytorskiego (często audytora i szefa zespołu audytorów) Kryteria WYBORU audytora I zespołu audytorskiego Kryteria AUDYTU (prezentacja audytu, przeprowadzenie audytu, sporządzenie raportu, zamknięcie audytu). Kompetencje audytorów Kryteria kompetencji należy podać w Opisie stanowisk (patrz Karta 2.1 Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia), należy uwzględnić następujące wymagania: Szkolenie: minimalne wymogi w zakresie szkolenia, wiedzy o Rozporządzeniu EMAS oraz o prowadzeniu audytów wewnętrznych. Doświadczenie: asystowanie przy audytach wewnętrznych w charakterze osoby szkolonej. Specjalizacja: udokumentowana wiedza o działaniach będących przedmiotem audytu. Umiejętności interpersonalne: cechy, jakie powinien posiadać audytor, np. opanowanie, rzetelność, elastyczność, dyskrecja, uczciwość, itp. Na gruncie Rozporządzenia EMAS audytorzy nie muszą mieć specjalistycznego przeszkolenia, cech ani postaw. Jednak bardzo ważne jest, aby spełniali pewne wymogi dotyczące kwalifikacji, abyśmy otrzymali profesjonalne rezultaty. Wymóg dotyczący SZKOLENIA zależy od rodzaju audytu. Np.: kiedy prowadzimy audyt EMS, zaleca się szkolenie o wymaganiach Rozporządzenia EMAS i technikach prowadzenia audytu. Poza tym, dobrze jeżeli audytor poprzednio asystował przy audycie. Audytor powinien reprezentować następujące CECHY i POSTAWY: Etyka (bezstronność, powaga, uczciwość, dyskrecja). Opanowanie Umiejętności dyplomatyczne Spostrzegawczość i zdrowy rozsądek Umiejętności analizowania i przyswajania wiedzy Elastyczność przy interpretowaniu kryteriów audytu Cierpliwość i dociekliwość Rozsądek i budzić zaufanie Umiejętności komunikacyjne Strona 147 z 190

148 Audytor musi też postępować zgodnie z pewnymi zasadami. Nie powinien na przykład: Sterować audytem Być wrogo nastawionym i agresywnym Nie odpowiadać na pytania zespołu audytorskiego Mówić zbyt wiele i przeszkadzać Mówić zamiast wyjaśniać. Dobór audytorów W zależności od rodzaju audytu, organizacja wybiera najbardziej odpowiednia osobę do pełnienia roli audytora, uwzględniając następujące aspekty: Empatię osób prowadzących audyt wobec osób audytowanych. Niezależność (brak relacji) osób audytujących od audytowanych procesów. Bezstronność (brak uprzedzeń) osób audytujących wobec osób audytowanych i ich działalności. Obiektywizm (brak wpływów) osób audytujących wobec osób i obszarów audytowanych. Kiedy wybrano już ZESPÓŁ AUDYTORSKI, organizacja ustala kryteria przeprowadzenia audytu. Kryteria przeprowadzenia audytu Każdy audyt powinien składać się, co najmniej, z następujących etapów: Wybór zespołu audytorskiego Analiza dokumentacji i danych z przeszłości niezbędnych do zaplanowania audytu Harmonogram audytu Powiadomienie o harmonogramie audytu Spotkanie rozpoczynające audyt. Zaleca się, aby osoby odpowiedzialne za procesy i działania objęte audytem, przynajmniej, szef (lub zespół) ds. zarządzania środowiskowego, uczestniczyli w SPOTKANIU ROZPOCZYNAJĄCYM audyt. Na tym spotkaniu: Dokonuje się prezentacji zespołu audytorskiego i ustala czas trwania każdego elementu EMS. Ustala się dzień i godzinę spotkania końcowego. Strona 148 z 190

149 Po ZAPLANOWANIU AUDYTU, zespół audytorski rozpoczyna realizację swoich zadań. Każdy idzie swoją drogą, a szef zespołu informuje pozostałych, jak przeprowadzić audyt. Prowadząc audyt EMS można stosować różne techniki, oto niektóre z nich: Audyt zorientowany na Rozporządzenie EMAS Audyt zorientowany na procesy lub Działy (dostawy, produkcja, dostawy dla klientów, rozwiązywanie problemów, szkolenie pracowników, itp.). Korzystając z najnowszego Protokołu Zarządu z przeglądu EMS (patrz Karta 4.1 Przegląd zarządzania ) jako wytycznych i prowadząc audyt każdego elementu oddzielnie. Rozporządzenie EMAS nie wymaga regularnych spotkań w celu uzgodnienia kryteriów interpretacji Rozporządzenia lub dokumentów EMS lub zapisania tych kryteriów w dokumencie. Jednak jest to na pewno zalecane, aby zestandaryzować audyt i jego wyniki, aby mniej zależały od tego, kto go przeprowadza. 4. Powiadomienie o wynikach Ostatni etap audytu to napisanie RAPORTU Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO przez zespół audytorski. W tym celu, zbiera się aspekty, które były przedmiotem audytu, potencjalne niezgodności i dowody na nie. Zespół audytorski spotyka się i omawia powyższe kwestie. W tym spotkaniu uczestniczą tylko członkowie zespołu, aby nie było nacisków z zewnątrz. Zespół audytorski nie może stwierdzić niezgodności, jeśli nie ma na nią odpowiednich dowodów, ponieważ niezgodność, z definicji, to niespełnione wymaganie, co musi być poparte faktami i/lub dokumentacją, która tego dowodzi. Wyniki zespołu audytorskiego nie mogą opierać sie na opiniach, interpretacji lub preferencjach, ale na DOWODACH, że nie spełnione są wymagania EMS. NIEZGODNOŚĆ zawsze należy opisać podając: DOWODY + nie zrealizowane WYMAGANIE + PRZYKŁAD potwierdzający niezgodność. Strona 149 z 190

150 Np. : W obszarze składowania odpadów niebezpiecznych znaleziono zbiornik z niezidentyfikowanymi odpadami niebezpiecznymi, niezgodnie z procedurą gospodarki odpadami". Dowody: zbiornik z przepracowanym olejem, zbiornik ze zużytym akumulatorem, zbiornik z zanieczyszczona odzieżą i rękawicami. Raport audytu wewnętrznego powinien zawierać, przynajmniej, następujące informacje: Datę przeprowadzenie. Skład zespołu audytorskiego Zakres audytu Podsumowanie wniosków, ze wskazaniem mocnych stron i kwestii, które należy poprawić Wykryte niezgodności Uwagi (zwrócić uwagę na to, co musi być skorygowane, aby nie stało sie niezgodnością). Kiedy raport jest gotowy, zwołuje sie SPOTKANIE KOŃCOWE, na które, podobnie jak na spotkanie rozpoczynające powinny przyjść osoby odpowiedzialne za procesy I działania poddane audytowi i, przynajmniej, szef (lub zespół) ds. zarządzania środowiskowego. Spotkanie końcowe powinno stać się okazją przedstawienia wyników audytu, podsumowania ich, przedstawienia wykrytych niezgodności i możliwości dokonania ulepszeń. Strona 150 z 190

151 KTO? Osoby odpowiedzialne: Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe Kierownicy uczestniczących obszarów lub Działów Audytor lub Zespół audytorów (wewnętrzny i/lub zewnętrzny) EMS. KIEDY? Harmonogram: W całym procesie wdrażania EMS JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, organizacja ustanawia procedurę/-y audytu w celu ustalenia KRYTERIÓW audytu (zakres, częstotliwość, metodologia), ale nie musi ich dokumentować. Dokumentacja: Proponujemy następujące wzory: Program audytu wewnętrznego Raport z audytu wewnętrznego Strona 151 z 190

152 SCHEMAT Wszystkie procesy Planowanie Plan audytu Harmonogram Wykonanie Powiadomienie o wynikach Raport z audytu Przegląd zarządzania REZULTATY Dowody: Planowanie i harmonogram audytów wewnętrznych Powiadomienie Zarządu o wynikach audytu wewnętrznego Przyjęcie kryteriów audytu wewnętrznego (zakres, częstotliwość, metodologia). Strona 152 z 190

153 ODNIESIENIA Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. Strona 153 z 190

154 PROGRAM AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Przedmiot Data: Jednostki audytowane i interesariusze Audytowane dokumenty Zespół audytorski Wymagania podlegające audytowi: Spotkanie końcowe Uczestnicy Strona 154 z 190

155 RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Przedmiot Data: Obszar audytowany Dokumentacja Zespół audytorski Interesariusze Wykryte odchylenia Przedstawiciel Zarządu Szef zespołu audytorów / Audytor Strona 155 z 190

156 6.5. POZIOM 4.- PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA KARTA PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA POZIOM 4 ETAP 1 PRZEGLĄD PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA CO MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Kiedy normalne działania firmy i okres jej funkcjonowania zbliżają sie ku końcowi, zwykle pod koniec roku kalendarzowego, dokonuje się podsumowania wyników, i zmian pewnych aspektów ilościowych, takich jak: Przychody zwykłe i nadzwyczajne Sprzedaż Wydatki ogólne i koszty personelu Zakup surowców i materiałów pomocniczych Zyski firmy. Dlatego ilościowe spojrzenie na firmę i niektóre aspekty jej działalności planowane są na kolejny rok podatkowy (wielkość sprzedaży, wynagrodzenia, zyski, itp.). Wprowadzenie: Poza tym, zwykle dokonuje się też innego przeglądu: funkcjonowania jakościowego. Jednak nie robi się tego metodycznie, ani nie zapisuje w dokumentach. Taki przegląd pozwala ustalić niektóre aspekty, takie jak: Efekty działalności środowiskowej Postępowanie dostawców Istniejące wykryte problemy i zastosowane rozwiązania Spełnienie potrzeb szkoleniowych pracowników Wyniki audytów (zewnętrznych i wewnętrznych) Sugerowane ulepszenia Ocena zgodności z wymogami prawnymi. Ważne jest dokonanie przeglądu tego, CO i JAK ZOSTAŁO OSIĄGNIĘTE. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Część A.6 Rozporządzenia EMAS. CZEMU SŁUŻY? Cele: Ocenić przydatność (czyli to, co organizacja uważa za użyteczne), odpowiedniość (czego organizacja potrzebuje) i skuteczność (osiągnięcie przewidywanych rezultatów) EMS. Strona 156 z 190

157 DLACZEGO? Znaczenie przeglądu przeprowadzonego przez Zarząd polega na tym, że daje świetną okazję do prowadzenia ustrukturyzowanej rewizji i analizy istniejącego Systemu EMS, jego skuteczności i odpowiedniości dla organizacji, ponieważ uczestniczą w nim główne osoby odpowiedzialne za zaprojektowanie i działanie EMS. Z tego powodu przegląd przez Zarząd jest odpowiednim momentem zdefiniowania i ustanowienia działań zmierzających do udoskonalenia działań organizacji, funkcjonowania EMS, przez co gwarantuje się jego ciągłe obowiązywanie i dopasowanie do potrzeb organizacji. Uzasadnienie: Jest to odpowiedni czas, aby przetestować osiągnięcia organizacji, z punktu widzenia ochrony środowiska i pod względem ekonomicznym, aby zagwarantować i utrzymać zaangażowanie najwyższego kierownictwa. W zależności od wyników, jest to moment na rozważenie aspektów środowiskowych jako kwestii strategicznych w organizacji. Dlatego przegląd przeprowadzony przez Zarząd to jedno z najważniejszych narzędzi doskonalenia i rozwiązywania problemów. Przegląd działania EMS pozwala podejmować decyzje o przyszłych ulepszeniach Systemu, jak i o działalności środowiskowej organizacji. JAK TO SIĘ ROBI? 5. Analiza i przetwarzanie danych Przegląd oznacza analizę wyników dostarczonych przez EMS i podjęcie decyzji o działaniu i promowaniu stałego ulepszania EMS oraz działalności środowiskowej organizacji. Po pierwsze, musimy zdefiniować CO będzie przedmiotem przeglądu. W analizie nie można pominąć następujących informacji: Działania: TREŚĆ: Polityka środowiskowa Poziom realizacji celów i zadań środowiskowych Wyniki audytów Ocena zgodności z wymogami prawnymi i innymi przyjętymi przez organizację Ocena interesariuszy (skargi, zgłoszenia, itp.) Efekty działalności środowiskowej (z użyciem wskaźników) Stan działań korygujących i zapobiegawczych Monitorowanie działań wynikających z poprzednich przeglądów Zmiany, jakie mogą wpłynąć na EMS (nowe procesy, nowe produkty, nowy zakład, nowa technologia), wraz ze zmiana wymagań prawnych (potencjalne nowe przepisy i zasady, które nie muszą być stosowane) i inne wymagania dotyczące aspektów środowiskowych. Szanse na działania zapobiegawcze Sugerowane ulepszenia. Strona 157 z 190

158 Druga ważna sprawa, którą musimy wiedzieć, to JAKO przeprowadzić przegląd EMS. Jest wiele zalecanych metod, należy je stosować biorąc pod uwagę wielkość i strukturę organizacji. Oto przykłady: METODOLOGIA: Spotkanie jedynie najwyższego kierownictwa organizacji (tych samych osób, które odpowiadają za EMS: kontrola jakości, zarządzanie środowiskowe, itp.), które już wcześniej zebrało i przeanalizowało dane i informacje od pozostałych odpowiedzialnych za różne procesy. Główna zaleta: jest dyskusja i decyzje komunikowane są natychmiast. Główna wada: wymaga dużo czasu. Szefowie Działów zbierają sie i analizują dane i informacje ze swoich obszarów odpowiedzialności i przedkładają najwyższemu kierownictwu dokumenty. Zarząd przeprowadza wspólną analizę z jednego punktu widzenia. Główna zaleta: prostota. Główna wada: nie ma dyskusji. Spotkanie wszystkich szefów działów (zaopatrzenie, produkcja magazyn, laboratorium, itd.), każdy informuje o swoich procesach, aby przeprowadzić wspólną analizę z ogólnego punktu widzenia. Główna zaleta: szeroka dyskusja i natychmiastowe komunikowanie decyzji. Główna wada: wymaga dużo czasu. Spotyka się Komisja, już wcześniej powołana. Główna zaleta: systematyzacja i monitorowanie. Główna wada: potrzeba regularnego spotykania się i brak elastyczności w podejmowaniu decyzji. We wszystkich przypadkach można dopuścić udział innych osób z organizacji, które wniosą doświadczenie, cechy przywódcze, wiedzę, itp. W małych organizacjach o prostej strukturze funkcjonalnej i operacyjnej (menadżerowie, działy, obszary funkcyjne, itp.), najlepsze są metody pierwsza i druga. W większych organizacjach, o rozproszonych funkcjach, najlepsze są metody pierwsza i czwarta. Strona 158 z 190

159 Na koniec trzeba ustalić nie mniej ważną CZĘSTOTLIWOŚĆ przeglądu. JEDEN przegląd odbywa się zwykle w końcu roku. Mogą być również przeglądy częściowe, tzw. przeglądy monitorujące, aby zapoznać się z ewolucją Systemu podczas roku podatkowego. Częstotliwość zależy od organizacji, może wahać się od trzech do sześciu miesięcy. Te przeglądy nie muszą być tak dogłębne, można nawet zastosować inne metody niż w przypadku przeglądu głównego. W niektórych przypadkach potrzebne mogą być specjalne przeglądy EMS (całkowite lub częściowe, w zależności od elementów składowych) związane z nowymi produktami lub procesami, przyjęciem nowych zasad lub protokołów (np. włączenie EMS do BHP), niepokojącymi wynikami pomiarów (np. powtarzająca się niezgodność z wymogami prawnymi), itp. 1. Prezentacja wyników przeglądu EMS przez najwyższe kierownictwo Prowadzony jest REJESTR przeglądów EMS (znany jako Protokół przeglądu EMS przez Zarząd ). Powinien on zawierać dowody dotyczące: Opinii Zarządu o opisanych sprawach Decyzji o ciągłym doskonaleniu. Po pierwsze opinia o wdrożeniu EMS powinna być KRYTYCZNA (oceniająca). Nie ma mówić o tym, co się stało, ale wyrażać opinię o tym co i jak się stało, np.: Organizacja musi podjąć kroki, jeśli nie przeprowadziła ćwiczeń w ramach Środowiskowego Planu Awaryjnego, ponieważ mają one zagwarantować, że na wypadek awarii pracownicy są wykwalifikowani i przygotowani do stawienia czoła kryzysowej sytuacji. Nie wystarczy poinformować o osiągnięciu celów, należy przeprowadzić głębsza analizę celów, poziomu ich ambicji, powodów nieosiągnięcia i wyciągnąć wnioski, aby ustalić nowe cele. Po drugie, poza krytyczną opinią o działaniu EMS, rejestr przeglądów powinien informować o decyzjach o ulepszeniach podjętych przez najwyższe kierownictwo, oraz o skuteczności EMS, a także o efektach działalności środowiskowej organizacji. Oto kilka przykładów: Poprawa szkoleń dla pracowników w zakresie postępowania z materiałami, aby zredukować ilość odpadów. Zmiana dróg dostaw w celu zmniejszenia zużycia paliwa przez firmy transportowe. Wprowadzenie systemów oczyszczania ścieków w celu ponownego wykorzystania wody. Strona 159 z 190

160 Przegląd EMS może też być wykorzystany, aby zaplanować kolejne okresy. Aspekty, które można zaplanować, to: Cele zarządcze Szkolenia Konserwacja, sprawdzanie, wzorcowanie i inne działania kontrolujące infrastrukturę Ćwiczenia na wypadek awarii Audyty Wymogi prawne, jakie należy spełnić w tym okresie. Wyniki przeglądu EMS nie powinny pozostać na najwyższym szczeblu organizacji (dyrektorzy). Dyrektor każdego pionu POWADOMI osoby mu podległe o głównych wnioskach I decyzjach, które ich dotyczą, w sposób dla nich zrozumiały. KTO? Osoby odpowiedzialne: Zarząd organizacji Kierownicy wszystkich Działów funkcyjnych Osoba (Zespół) odpowiedzialna za Zarządzanie środowiskowe KIEDY? Harmonogram: Zwykle na koniec roku podatkowego przeprowadza się ogólny przegląd (raz w roku), ale można wprowadzić częściowe przeglądy o częstotliwości zależnej od organizacji (zwykle co trzy lub sześć miesięcy). Strona 160 z 190

161 JAKIE DOKUMENTY SĄ WYMAGANE? Każda organizacja określa wzór i liczbę dokumentów i rejestrów, w których gromadzi wyniki przeglądu prowadzonego przez Zarząd, choć Rozporządzenie EMAS wymaga, aby rejestrować co najmniej decyzje i działania dotyczące ewentualnych zmian. Przykłady to: Dokumentacja: Polityka środowiskowa Cele i zadania Inne elementy EMS, zgodne ze zobowiązaniem do ciągłego doskonalenia. Sugerowany wzór raportu z wynikami przeglądu przez najwyższe kierownictwo: Protokół z przeglądu EMS przez najwyższe kierownictwo, wraz z wynikami, ocena odpowiedniości i skuteczności EMS. Strona 161 z 190

162 SCHEMAT REZULTATY Fakty: Protokół przeglądu EMS z decyzjami i działaniami w kierunku potencjalnych zmian w polityce środowiskowej, celach i zadaniach i innych elementach EMS. NIESIENIA Strona 162 z 190

163 Rozporządzenie (WE) Nr 1221/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 listopada 2009r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie. Międzynarodowy Standard ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania Środowiskowego.- Wymagania i wytyczne stosowania. Brytyjska Norma BS 8555:2003 System Zarządzania Środowiskowego.- Przewodnik po fazach wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wraz z wykorzystaniem oceny efektów działań środowiskowych. Metodologia e+5. PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU PRZEZ ZARZĄD Powód: Miejsca i data: Uczestnicy: OMAWIANE KWSTIE Polityka środowiskowa Wyniki audytów wewnętrznych Wyniki oceny zgodności z wymogami prawnymi i innymi Komunikacja z interesariuszami (zgłoszenia, skargi,...) Efekty działalności środowiskowej organizacji Cele i sposoby ich osiągnięcia Stan działań korygujących i zapobiegawczych Monitorowanie szkoleń i wskazanie nowych działań Monitorowanie działań wynikających z poprzednich przeglądów Zarządu Zmiany, które mogą wpłynąć na EMS, w tym zmiany wymogów prawnych i innych związanych ze środowiskiem Rekomendacje dalszych ulepszeń. ANALIZA I WNIOSKI Strona 163 z 190

164 PLANOWANIE WNIOSKI KOŃCOWE Strona 164 z 190

165 6.6. POZIOM 5.- REJESTRACJA EMAS KARTA 5.- REJESTRACJA EMAS POZIOM 5 ETAP 5 REJESTRACJA EMAS REJESTRACJA EMAS O CZYM MÓWI ROZPORZĄDZENIE EMAS? Wspólnotowy Schemat Eko-Zarządzania i Audytu (EMAS) jest dobrowolnym mechanizmem przeznaczonym dla dowolnego rodzaju organizacji publicznych lub prywatnych (przemysłowych lub nie, MŚP...) pragnących oceniać, zarządzać i doskonalić swoje efekty działalności środowiskowej. Udział w rejestracji EMAS jest dobrowolny. Ma on zastosowanie do wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Ekonomicznego (Norwegia, Islandia i Liechtenstein) oraz do państw kandydujących do UE. Wprowadzenie: Oświadczenie Środowiskowe jest jednym z najważniejszych elementów tego EMS i wyróżnia je od innych. Celem oświadczenia jest dostarczenie publiczności i interesariuszom informacji o efektach działalności środowiskowej. Informacje zawarte w oświadczeniu są publiczne i jako takie muszą być wiarygodne, dokładne i spójne oraz pozwalać na śledzenie ewolucji wydolności środowiskowej organizacji w czasie. Dokładność i przejrzystość tych informacji środowiskowych są podstawowymi wyróżnikami Rozporządzenia EMAS od innych EMS i czyni organizację godną zaufania dla interesariuszy. JAKIE STAWIA WYMAGANIA? Wymagania: Aby uzyskać wpis do Rejestru EMAS, organizacja musi wystąpić do odpowiedniej władzy w kraju członkowskim, w którym chce być zarejestrowana (rozdział II i załącznik VI Rozporządzenia EMAS). Przed rejestracją EMAS, organizacja przygotowuje Oświadczenie Środowiskowe (załącznik IV Rozporządzenia EMAS) I publikuje je, jak również weryfikuje swój EMS i zatwierdza Oświadczenie Środowiskowe przez autoryzowanego weryfikatora środowiskowego (rozdział V Rozporządzenia EMAS). Strona 165 z 190

166 CZEMU SŁUŻY? Cele: Rejestr EMAS jest systemem przeznaczonym do rejestracji i publicznego uznania tych firm i organizacji, które wprowadziły i utrzymują EMS ich działalności pozwalający na ocenianie, zarządzanie i doskonalenie ich wydolności w tej dziedzinie. DLACZEGO? Główne korzyści dla organizacji uczestniczących w rejestrze EMAS to: Wysokiej jakości zarządzanie środowiskowe. Zgodność z aktualną legislacją środowiskową, ułatwiająca proces uzyskiwania grantów, pozwoleń i licencji. Ponadto, udział w EMAS skutkuje szeregiem korzyści związanych z wprowadzeniem EMS. Są to dwa rodzaje korzyści: Policzalne. Wśród tych korzyści są te związane z redukcją kosztów, które są możliwe dzięki: Uzasadnienie: Zmniejszenia zużycia zasobów naturalnych (energii, wody i surowców). Minimalizacja wytwarzania odpadów. Recykling półproduktów przez ich powtórne użycie w tym samym lub innym procesie. Niepoliczalne. Uczestnicząc w EMAS, większość korzyści organizacji trudno jest policzyć i ocenić regularnymi metodami. Te nieuchwytne korzyści są zwykle związane z: Poprawą w relacjach z władzami, co ułatwia dostęp do grantów, ulg fiskalnych, itp. i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Przewagami konkurencyjnymi: poprawia image wobec klientów, interesariuszy, partnerów, itp. Motywacją pracowników: większa świadomość oraz lepiej wyszkoleni i poinformowani pracownicy. Nowymi możliwościami biznesowymi. Poprawą w relacjach z klientami i wzrostem zaufania klientów. Korzyściami zamówień publicznych. Uproszczeniem procedur administracyjnych. Strona 166 z 190

167 JAK TO SIĘ ROBI? Jeśli organizacja ma być włączona do EMAS, musi przejść następujące etapy: a) Przeprowadzić przegląd środowiskowy swoich działań, produktów i usług. b) Wprowadzić EMS i przeprowadzić audyty środowiskowe. c) Przygotować Oświadczenie Środowiskowe. d) Zweryfikować przegląd środowiskowy, EMS, procedurę audytu środowiskowego i oświadczenie środowiskowe. Ten proces jest znany jako weryfikacja. e) Zatwierdzić oświadczenie środowiskowe. Ten proces jest znany jako walidacja. f) Zarejestrować zatwierdzone oświadczenie z odpowiednim organem i opublikować je. Etapy a i b są wyjaśnione w kartach należących do poziomów 0 do 4 Metodologii Go4EMAS, mianowicie: Zaangażowanie zarządu, Planowanie, Wdrażanie i funkcjonowanie, Weryfikacja oraz Przegląd. Ta karta odnosi się do etapów c, d, e, i f. Działania: 1. Przygotowanie oświadczenia środowiskowego W celu przygotowania oświadczenia środowiskowego, należy podjąć następujące kroki: Strona 167 z 190

168 KROK 1: ZBIERANIE INFORMACJI O WPROWADZONYM EMS W celu rozpoczęcia przygotowania oświadczenia środowiskowego, należy zebrać niezbędne informacje o wprowadzonym EMS. W tym celu należy zebrać przynajmniej następujące informacje: Streszczenie działań, produktów i usług organizacji. Polityka środowiskowa i krótki opis EMS (patrz Karta 1.1 Polityka Środowiskowa ). Opis odpowiednich bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych (patrz karta 1.2 Aspekty Środowiskowe ). Opis celów i zadań środowiskowych uwzględniających odpowiednie aspekty środowiskowe (patrz Karta 1.4 Program Zarządzania Środowiskowego ). Streszczenie dostępnych informacji nt. ewolucji wydolności środowiskowej organizacji za pomocą kilku wskaźników (patrz Karta 3.1 Monitorowanie i Pomiary ). Śledzenie obowiązkowych środowiskowych wymogów prawnych i stopnia zgodności z tymi wymogami (patrz Karta 3.2 Ocena zgodności z prawem ). KROK 2: WERYFIKOWANE JAKOŚCI DANYCH Wysoka jakość zbieranych informacji jest ważna dla dostarczenia dokładnych, prawdziwych i wiarygodnych informacji o następujących zagadnieniach: Jaki jest odpowiedni poziom szczegółowości dla interesariuszy? Czy wszystkie zebrane informacje są wiarygodne i prawdziwe? Czy dane nt. efektów działalności środowiskowej winny być wykazane we wskaźnikach bezwzględnych, względnych lub w obu? KROK 3: IDENTYFIKOWANIE INTERESARIUSZY Poza weryfikacją jakości danych należy zidentyfikować INTERESARIUSZY oświadczenia środowiskowego. Należy spróbować odpowiedzieć na następujące pytania: Kto jest obsługiwany przez naszą organizację? Kto wpływa na naszą działalność, produkty i/lub usługi? Wiedząc kim oni są i jakimi zagadnieniami są zainteresowani, będziemy mogli określić STRUKTURĘ oświadczenia środowiskowego. Oświadczenie środowiskowe nie musi być długim i bardzo wypracowanym dokumentem. Powinno być krótkim, dobrze zaprezentowanym oświadczeniem, które pozwoli organizacji dostarczyć czytelnikowi odpowiednich informacji odnośnie efektów działalności środowiskowej. W tym względzie Rozporządzenie EMAS nie zawiera wskazówek o porządku lub strukturze, chociaż określa, które rozdziały winny być w nim zawarte (załącznik IV Rozporządzenia EMAS). Strona 168 z 190

169 Przykład indeksu oświadczenia środowiskowego zgodnie z porządkiem określonym w załączniku IV Rozporządzenia EMAS przedstawiono poniżej: Przykład indeksu oświadczenia środowiskowego: 1. Prezentacja organizacji. 2. Prezentacja EMS Polityka środowiskowa Opis wprowadzonego EMS. 3. Opis odpowiednich bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych organizacji Bezpośrednie aspekty środowiskowe Pośrednie aspekty środowiskowe Potencjalne aspekty środowiskowe. 4. Program Zarządzania Środowiskowego. 5. Opis efektów działalności środowiskowej organizacji: surowce, zużycie energii i wody; wytwarzanie odpadów, wycieki, emisje do atmosfery, itp. 6. Stopień zgodności z legislacją środowiskową. 7. Data kolejnego oświadczenia środowiskowego. KROK 4: PRZYGOTOWANIE OŚWIADCZENIA ŚRODOWISKOWEGO Gdy treść i interesariusze zostali wybrani, można tworzyć rozdziały i pracować nad ich strukturą. Oświadczenie środowiskowe powinno być napisane prostym i jasnym językiem i być zgodne z następującymi wymaganiami: Dokładne i wiarygodne. Oparte na sprawdzalnych faktach. Odpowiednie i używane we właściwym kontekście i miejscu. Reprezentatywne dla wydolności środowiskowej organizacji. Łatwe do zrozumienia. Odpowiednie pod względem globalnego wpływu środowiskowego. Użycie wykresów, tabel i obrazków ułatwia bardziej efektywne podanie informacji. 2. Publikacja Oświadczenia Środowiskowego Oświadczenie środowiskowe powinno być podane do wiadomości publicznej i innych zainteresowanych stron. Do publikacji oświadczenia mogą być użyte różne środki: elektroniczne, publikacje biblioteczne, kopie papierowe, itp. Strona 169 z 190

170 Każdy interesariusz ma inne potrzeby informacyjne. Kilka przykładów potrzeb informacyjnych różnych interesariuszy wymienione są poniżej: GRUPY LOKALNE: Środowiskowe i zdrowotne aspekty produkowanych i emitowanych substancji. Zewnętrzne ryzyka i zapobieganie im lub eliminowanie przez organizację. Informacje o naturze, liczbie i rozpatrywaniu skarg oraz sposób traktowania autorów reklamacji. WŁAŚCICIELE, UDZIAŁOWCY ORGANIZACJI, INSTYTUCJE FINANSOWE /INWESTORZY: Strategia i wydolność środowiskowa organizacji na poziomie korporacyjnym. Relacja pomiędzy informacją środowiskową i finansową. Wydolność prawna organizacji i jakość jej zarządzania środowiskowego. KLIENCI: Klienci mogą stawiać specyficzne wymagania środowiskowe dostawcom (polityki zakupowe) względem produktów, procesów, usług i zarządzania. PRACOWNICY: Relacja pomiędzy sytuacją środowiskową i warunkami pracy, wliczając wypadki i incydenty oraz sposób ich rozwiązywania. Programy szkoleń wewnętrznych i możliwości w zakresie środowiska. INNE ZAINTERESOWANE STRONY (konsumenci, organizacje pozarządowe, itp.): Bieżące sprawy w dziedzinie polityki i mediów (np.: wysiłki zmierzające do recyklingu produktów używanych przez przemysł elektroniczny). 3. Weryfikacja i walidacja Kiedy organizacja wprowadzi EMS i przygotuje oświadczenie środowiskowe, musi spełnić następujące wymagania, aby uzyskać rejestrację EMAS: Zlecić sprawdzenie EMS akredytowanej organizacji (weryfikator środowiskowy), która zweryfikuje, czy EMS jest zgodny z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. Strona 170 z 190

171 Proces WERYFIKACJI składa się ze: Sprawdzenia zgodności z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. Sprawdzenia dokumentacji EMS, procesu i wyników audytowania oraz oświadczenia środowiskowego). Wizyty w organizacjach i wywiady z personelem. Zlecić zatwierdzenie oświadczenia środowiskowego przez weryfikatora środowiskowego. Proces WALIDACJI składa się z weryfikacji wiarygodności, autentyczności I dokładności danych i informacji zawartych w oświadczeniu środowiskowym. Obydwa procesy, weryfikacji EMS i walidacji oświadczenia środowiskowego, są przeprowadzane przez organizację lub akredytowanego WERYFIKATORA ŚRODOWISKOWEGO, który spełnia wszystkie kryteria kompetencji i nadzoru określone przez Rozporządzenie EMAS. WERYFIKATOR ŚRODOWISKOWY: jest osobą lub organizacją niezależną od organizacji podlegającej weryfikacji, która została akredytowana zgodnie z zasadami i procedurami ustalonymi przez Rozporządzenie EMAS. Wprowadzony EMS i oświadczenie środowiskowe muszą być zweryfikowane w okresie nie dłuższym niż 36 miesięcy po pierwszej weryfikacji. Informacje środowiskowe związane z doskonaleniem EMS będą sprawdzane przez weryfikatora raz w roku. 4. Rejestracja w EMAS Po wprowadzeniu EMS, uzgodnieniu i zweryfikowaniu wymagań ustanowionych przez Rozporządzenie EMAS, organizacja może zarejestrować się w EMAS poprzez złożenie w odpowiednim organie następujących dokumentów: Strona 171 z 190

172 Zwalidowane oświadczenie środowiskowe. Załącznik VII Rozporządzenia EMAS podpisany przez weryfikatora środowiskowego. Załącznik VI Rozporządzenia EMAS. Dokumenty potwierdzające płatność odpowiednich opłat (jeśli mają zastosowanie). Gdy organizacja złożyła aplikację rejestracyjną i jeśli spełnia wszystkie wymagania, kompetentna władza poinformuje organizację o jej rejestracji i dostarczy jej numer rejestracyjny oraz logo EMAS, które będzie mogło być używane tylko w okresie ważności rejestracji. 5. Utrzymanie, odnowienie i/lub merytoryczne zmiany w rejestrze EMAS W celu UTRZYMANIA w rejestrze EMAS, organizacje muszą wypełnić następujące zadania ROCZNIE lub, CO 2 LATA (małe organizacje): Przeprowadzać audit wewnętrzny (patrz karta 3.4 Audyt Wewnętrzny ). Przygotować oświadczenie środowiskowe i zlecić jego walidację akredytowanemu weryfikatorowi środowiskowemu. Wysłać zaktualizowane i zwalidowane oświadczenie środowiskowe kompetentnemu organowi. Wysłać załącznik VI Rozporządzenia EMAS kompetentnemu organowi. Uiścić opłatę za utrzymanie w rejestrze (jeśli ma zastosowanie). Przed ODNOWIENIEM rejestracji EMAS, organizacje muszą wypełnić następujące zadania ROCZNIE lub, CO 2 LATA (małe organizacje): Weryfikacja całego EMS. Przygotować oświadczenie środowiskowe i zlecić jego walidację akredytowanemu weryfikatorowi środowiskowemu. Wysłać zwalidowane oświadczenie środowiskowe kompetentnemu organowi. Wysłać załącznik VI Rozporządzenia EMAS kompetentnemu organowi. Uiścić opłatę za odnowienie rejestracji (jeśli ma zastosowanie). Jeśli organizacja zarejestrowana w EMAS przewiduje MERYTORYCZNĄ ZMIANĘ, musi przejrzeć i zaktualizować EMS oraz oświadczenie środowiskowe. Wszystkie te zmodyfikowane dokumenty muszą być zweryfikowane i zatwierdzone w okresie nie dłuższym niż sześć miesięcy i przedłożone kompetentnemu organowi. KTO? Osoby odpowiedzialne: Zarząd (lub zespół) Zarządzania Środowiskowego Akredytowany weryfikator środowiskowy. Strona 172 z 190

Szkolenie Stowarzyszenia Polskie Forum ISO 14000 Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa, 16.04.2015

Szkolenie Stowarzyszenia Polskie Forum ISO 14000 Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa, 16.04.2015 Wykorzystanie elementów systemu EMAS w SZŚ według ISO 14001:2015 dr hab. inż. Alina Matuszak-Flejszman, prof. nadzw. UEP Agenda Elementy SZŚ według EMAS (Rozporządzenie UE 1221/2009) i odpowiadające im

Bardziej szczegółowo

ISO 14000 w przedsiębiorstwie

ISO 14000 w przedsiębiorstwie ISO 14000 w przedsiębiorstwie Rodzina norm ISO 14000 TC 207 ZARZADZANIE ŚRODOWISKOWE SC1 System zarządzania środowiskowego SC2 Audity środowiskowe SC3 Ekoetykietowanie SC4 Ocena wyników ekologicznych SC5

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKIEM

ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKIEM ZARZĄDZANIE ŚRODOWISKIEM Co jest istotą systemu zarządzania środowiskowego wg normy ISO 14001? System zarządzania środowiskowego stanowi część systemu zarządzania organizacji. Istota SZŚ wg normy ISO 14001

Bardziej szczegółowo

SZKOLENIE 2. Projektu: Propagowanie wzorców produkcji i konsumpcji sprzyjających promocji zasad trwałego i zrównoważonego rozwoju.

SZKOLENIE 2. Projektu: Propagowanie wzorców produkcji i konsumpcji sprzyjających promocji zasad trwałego i zrównoważonego rozwoju. SZKOLENIE 2 Projektu: Propagowanie wzorców produkcji i konsumpcji sprzyjających promocji zasad trwałego i zrównoważonego rozwoju. FAMED Żywiec S.A. Dokumentacja Systemu Zarządzania zgodnego z PN-EN ISO

Bardziej szczegółowo

ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENT NADZOROWANY W WERSJI ELEKTRONICZNEJ Wydanie 07 Urząd Miasta Płocka. Księga środowiskowa

ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENT NADZOROWANY W WERSJI ELEKTRONICZNEJ Wydanie 07 Urząd Miasta Płocka. Księga środowiskowa Strona 1 1. Księga Środowiskowa Księga Środowiskowa to podstawowy dokument opisujący strukturę i funkcjonowanie wdrożonego w Urzędzie Systemu Zarządzania Środowiskowego zgodnego z wymaganiami normy PN-EN

Bardziej szczegółowo

Normy środowiskowe w zarządzaniu firmą. dr Adam Jabłoński

Normy środowiskowe w zarządzaniu firmą. dr Adam Jabłoński 2012 Normy środowiskowe w zarządzaniu firmą dr Adam Jabłoński GENEZA POWSTANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Konferencja w Rio de Janeiro 1992 r. 27 Zasad Zrównoważonego Rozwoju Karta Biznesu Zrównoważonego

Bardziej szczegółowo

Wymagania wobec dostawców: jakościowe, środowiskowe, bhp i etyczne

Wymagania wobec dostawców: jakościowe, środowiskowe, bhp i etyczne VI Konferencja nt. systemów zarządzania w energetyce Nowe Czarnowo Świnoujście, 21-23 X 2008 Wymagania wobec dostawców: jakościowe, środowiskowe, bhp i etyczne Grzegorz Ścibisz Łańcuch dostaw DOSTAWCA

Bardziej szczegółowo

SKZ System Kontroli Zarządczej

SKZ System Kontroli Zarządczej SKZ System Kontroli Zarządczej KOMUNIKAT Nr 23 MINISTRA FINANSÓW z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z

Bardziej szczegółowo

14. Sprawdzanie funkcjonowania systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

14. Sprawdzanie funkcjonowania systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 14. Sprawdzanie funkcjonowania systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 14.1. Co to jest monitorowanie bezpieczeństwa i higieny pracy? Funkcjonowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną

Bardziej szczegółowo

Zmiany wymagań normy ISO 14001

Zmiany wymagań normy ISO 14001 Zmiany wymagań normy ISO 14001 Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) opublikowała 15 listopada br. zweryfikowane i poprawione wersje norm ISO 14001 i ISO 14004. Od tego dnia są one wersjami obowiązującymi.

Bardziej szczegółowo

System Zarządzania Energią według wymagań normy ISO 50001

System Zarządzania Energią według wymagań normy ISO 50001 System Zarządzania Energią według wymagań normy ISO 50001 Informacje ogólne ISO 50001 to standard umożliwiający ustanowienie systemu i procesów niezbędnych do osiągnięcia poprawy efektywności energetycznej.

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy

Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy Ewa Górska Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy EWOLUCJA POGLĄDÓW NA ZAGADNIENIA BEZPIECZEŃSTWA PRACY Hand from root of finger to fingertip Hand frim wist to fingertip Arm from elbow to fingertip

Bardziej szczegółowo

Omówienie podstawowych systemów zarządzania środowiskiem

Omówienie podstawowych systemów zarządzania środowiskiem Omówienie podstawowych systemów zarządzania środowiskiem Do najbardziej znanych systemów zarządzania środowiskiem należą: europejski EMAS światowy ISO 14000 Normy ISO serii 14000 1991 rok -Mędzynarodowa

Bardziej szczegółowo

Weryfikacja i walidacja w systemie EMAS. Biuro Certyfikacji Systemów Zarządzania PRS S.A. Grzegorz Marchewka

Weryfikacja i walidacja w systemie EMAS. Biuro Certyfikacji Systemów Zarządzania PRS S.A. Grzegorz Marchewka Weryfikacja i walidacja w systemie EMAS Biuro Certyfikacji Systemów Zarządzania PRS S.A. Grzegorz Marchewka EMAS (Eco Management and Audit Scheme) Wspólnotowy System Ekozarządzania i Audytu Rozporządzenie

Bardziej szczegółowo

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona: 1 z 6 1. Zaangażowanie kierownictwa Najwyższe kierownictwo SZPZLO Warszawa Ochota przejęło pełną odpowiedzialność za rozwój i ciągłe doskonalenie ustanowionego i wdrożonego zintegrowanego systemu

Bardziej szczegółowo

KLIENCI KIENCI. Wprowadzenie normy ZADOWOLE NIE WYRÓB. Pomiary analiza i doskonalenie. Odpowiedzialnoś ć kierownictwa. Zarządzanie zasobami

KLIENCI KIENCI. Wprowadzenie normy ZADOWOLE NIE WYRÓB. Pomiary analiza i doskonalenie. Odpowiedzialnoś ć kierownictwa. Zarządzanie zasobami SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ISO Jakość samą w sobie trudno jest zdefiniować, tak naprawdę pod tym pojęciem kryje się wszystko to co ma związek z pewnymi cechami - wyrobu lub usługi - mającymi wpływ na

Bardziej szczegółowo

Zmiany w standardzie ISO dr inż. Ilona Błaszczyk Politechnika Łódzka

Zmiany w standardzie ISO dr inż. Ilona Błaszczyk Politechnika Łódzka Zmiany w standardzie ISO 9001 dr inż. Ilona Błaszczyk Politechnika Łódzka 1 W prezentacji przedstawiono zmiany w normie ISO 9001 w oparciu o projekt komitetu. 2 3 4 5 6 Zmiany w zakresie terminów używanych

Bardziej szczegółowo

Egzamin za szkolenia Audytor wewnętrzny ISO nowy zawód, nowe perspektywy z zakresu normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001

Egzamin za szkolenia Audytor wewnętrzny ISO nowy zawód, nowe perspektywy z zakresu normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 Egzamin za szkolenia Audytor wewnętrzny ISO nowy zawód, nowe perspektywy z zakresu normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 Imię i nazwisko:.. 1. Podczas AUDYTU WEWNETRZNEGO, działu albo procesu w organizacji,

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie Jakością. System jakości jako narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem. Dr Mariusz Maciejczak

Zarządzanie Jakością. System jakości jako narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem. Dr Mariusz Maciejczak Zarządzanie Jakością System jakości jako narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem Dr Mariusz Maciejczak SYSTEM System to zespół powiązanych ze sobą elementów, które stanowią pewną całość. Istotną cechą

Bardziej szczegółowo

Krzysztof Wawrzyniak Quo vadis BS? Ożarów Mazowiecki, styczeń 2014

Krzysztof Wawrzyniak Quo vadis BS? Ożarów Mazowiecki, styczeń 2014 1 QUO VADIS.. BS? Rekomendacja D dlaczego? Mocne fundamenty to dynamiczny rozwój. Rzeczywistość wdrożeniowa. 2 Determinanty sukcesu w biznesie. strategia, zasoby (ludzie, kompetencje, procedury, technologia)

Bardziej szczegółowo

Szkoła Podstawowa nr 336 im. Janka Bytnara Rudego - Ursynów

Szkoła Podstawowa nr 336 im. Janka Bytnara Rudego - Ursynów RAPORT OCENA KONTROLI ZARZĄDCZEJ Szkoła Podstawowa nr 336 im. Janka Bytnara Rudego - Ursynów raport za rok: 2015 Strona 1 z 12 I. WSTĘP: Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi

Bardziej szczegółowo

Charakterystyka systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO serii 9000

Charakterystyka systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO serii 9000 Charakterystyka systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO serii 9000 Normy ISO serii 9000 Zostały uznane za podstawę wyznaczania standardów zarządzania jakością Opublikowane po raz

Bardziej szczegółowo

V Ogólnopolska Konferencja nt. Systemów Zarządzania w Energetyce. Forum ISO 14000 INEM Polska. Polskie Forum ISO 14000 INEM Polska

V Ogólnopolska Konferencja nt. Systemów Zarządzania w Energetyce. Forum ISO 14000 INEM Polska. Polskie Forum ISO 14000 INEM Polska Forum ISO 14000 INEM Polska Polskie Forum ISO 14000 INEM Polska Wymagania norm: ISO 9001, ISO 14001 oraz PN-N-18001 dotyczące dostawców i podwykonawców. Szczyrk, 24 27. 09. 2006r. Maciej Kostrzanowski

Bardziej szczegółowo

Audyt energetyczny jako wsparcie Systemów Zarządzania Energią (ISO 50001)

Audyt energetyczny jako wsparcie Systemów Zarządzania Energią (ISO 50001) Audyt energetyczny jako wsparcie Systemów Zarządzania Energią (ISO 50001) ROMAN KOŁODZIEJ IV Konferencja Naukowo-Techniczna,,Utrzymanie ruchu w przemyśle spożywczym Szczyrk, 26 kwietnia 2012 r. 1 PLAN

Bardziej szczegółowo

5. Planowanie działań w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

5. Planowanie działań w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 5. Planowanie działań w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 5.1. Jakie znaczenie ma planowanie działań w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy? Planowanie jest ważnym elementem

Bardziej szczegółowo

Ekoinnowacje w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Ekoinnowacje w zarządzaniu przedsiębiorstwem Ekoinnowacje w zarządzaniu przedsiębiorstwem dr hab. inż. Alina Matuszak-Flejszman, prof. nadzw. UEP Poznań, 17 listopada 2014 r. AGENDA Innowacyjne podejście do zarządzania przedsiębiorstwem Warunki i

Bardziej szczegółowo

Akredytacja laboratoriów wg PN-EN ISO/IEC 17025:2005

Akredytacja laboratoriów wg PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Akredytacja laboratoriów wg PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Marek Misztal ENERGOPOMIAR Sp. z o.o. Biuro Systemów Zarządzania i Ocen Nowe Brzesko, 26 września 2006 r. Czy systemy zarządzania są nadal dobrowolne?

Bardziej szczegółowo

CEL SZKOLENIA: DO KOGO SKIEROWANE JEST SZKOLENIE:

CEL SZKOLENIA: DO KOGO SKIEROWANE JEST SZKOLENIE: Audytor Wewnętrzny systemu HACCP oraz standardów IFS w wersji 6 (International Food Standard version 6) i BRC w nowej wersji 7 (Global Standard for Food Safety issue 7) - AWIFSBRC CEL SZKOLENIA: zrozumienie

Bardziej szczegółowo

Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa, 2015-04-16

Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa, 2015-04-16 Zmiany w istniejących systemach zarządzania środowiskowego zbudowanych wg normy ISO 14001:2004, wynikające z nowego wydania ISO 14001 (wybrane przykłady) Grzegorz Ścibisz Warszawa, 16. kwietnia 2015 Niniejsza

Bardziej szczegółowo

WZ PW Norma ISO/IEC 27001:2013 najnowsze zmiany w systemach zarzadzania bezpieczeństwem informacji IT security trends

WZ PW Norma ISO/IEC 27001:2013 najnowsze zmiany w systemach zarzadzania bezpieczeństwem informacji IT security trends Norma ISO/IEC 27001:2013 najnowsze zmiany w systemach zarzadzania bezpieczeństwem informacji dr inż. Bolesław Szomański Wydział Zarządzania Politechnika Warszawska b.szomański@wz.pw.edu.pl Plan Prezentacji

Bardziej szczegółowo

Wprowadzenie do tematyki społecznej odpowiedzialności biznesu dla małych i średnich przedsiębiorstw

Wprowadzenie do tematyki społecznej odpowiedzialności biznesu dla małych i średnich przedsiębiorstw Wprowadzenie do tematyki społecznej odpowiedzialności biznesu dla małych i średnich przedsiębiorstw Niniejszy przewodnik został stworzony jako część paneuropejskiej kampanii informacyjnej na temat CSR

Bardziej szczegółowo

PRSupport oferuje szeroki zakres szkoleń dopasowanych do indywidualnych wymagań klientów

PRSupport oferuje szeroki zakres szkoleń dopasowanych do indywidualnych wymagań klientów Oferta szkoleniowa CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILIT Y S z k o l e n i a i t r e n i n g i d l a p r a c o w n i k ó w i z a r z ą d ó w PRSupport oferuje szeroki zakres szkoleń dopasowanych do indywidualnych

Bardziej szczegółowo

Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora nr 15/2010 z dnia 8 marca 2010 r.

Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora nr 15/2010 z dnia 8 marca 2010 r. Załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora nr 15/2010 z dnia 8 marca 2010 r. Instrukcja dokonywania samooceny oraz sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej nr 4 im. Kawalerów

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie projektami a zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie projektami a zarządzanie ryzykiem Ewa Szczepańska Zarządzanie projektami a zarządzanie ryzykiem Warszawa, dnia 9 kwietnia 2013 r. Agenda Definicje Wytyczne dla zarządzania projektami Wytyczne dla zarządzania ryzykiem Miejsce ryzyka w zarządzaniu

Bardziej szczegółowo

Załącznik 13 Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją

Załącznik 13 Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją Załącznik 13 Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją Opis produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego (maksymalnie 6 stron) Temat innowacyjny.

Bardziej szczegółowo

Efekty wdrożenia systemu EMAS w Ministerstwie Środowiska

Efekty wdrożenia systemu EMAS w Ministerstwie Środowiska Efekty wdrożenia systemu EMAS w Ministerstwie Środowiska Monika Dziadkowiec Dyrektor Generalna Warszawa, 5.07.2012 r. Ministerstwo Środowiska, poprzez współtworzenie polityki państwa, troszczy się o środowisko

Bardziej szczegółowo

Środki zarządzania środowiskowego w świetle EMAS na wybranych przykładach wykorzystanie systemu zamówień publicznych

Środki zarządzania środowiskowego w świetle EMAS na wybranych przykładach wykorzystanie systemu zamówień publicznych Środki zarządzania środowiskowego w świetle EMAS na wybranych przykładach wykorzystanie systemu zamówień publicznych Maciej Krzyczkowski Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska Generalna Dyrekcja Ochrony

Bardziej szczegółowo

Etapy wdrażania systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności (SZBŻ) wg ISO 22000

Etapy wdrażania systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności (SZBŻ) wg ISO 22000 BIURO USŁUG DOSKONALENIA ZARZĄDZANIA I ORGANIZACJI SYSTEM SP.J. ul. Faradaya 53 lok. 44, 42-200 Częstochowa tel.: 34-321 43 80 e-mail: sekretariat@biuro-system.com www.biuro-system.com Etapy wdrażania

Bardziej szczegółowo

Autor: Artur Lewandowski. Promotor: dr inż. Krzysztof Różanowski

Autor: Artur Lewandowski. Promotor: dr inż. Krzysztof Różanowski Autor: Artur Lewandowski Promotor: dr inż. Krzysztof Różanowski Przegląd oraz porównanie standardów bezpieczeństwa ISO 27001, COSO, COBIT, ITIL, ISO 20000 Przegląd normy ISO 27001 szczegółowy opis wraz

Bardziej szczegółowo

HACCP- zapewnienie bezpieczeństwa zdrowotnego żywności Strona 1

HACCP- zapewnienie bezpieczeństwa zdrowotnego żywności Strona 1 CO TO JEST HACCP? HACCP ANALIZA ZAGROŻEŃ I KRYTYCZNE PUNKTY KONTROLI HAZARD ryzyko, niebezpieczeństwo, potencjalne zagrożenie przez wyroby dla zdrowia konsumenta ANALYSIS ocena, analiza, kontrola zagrożenia

Bardziej szczegółowo

REACH. System. Co producent oraz importer zrobić powinien przed wejściem w życie systemu REACH

REACH. System. Co producent oraz importer zrobić powinien przed wejściem w życie systemu REACH System REACH Co producent oraz importer zrobić powinien przed wejściem w życie systemu REACH Dokument opracowany przez: Departament Przemysłu Ministerstwo Gospodarki www.mgip.gov.pl/przedsiebiorcy/reach

Bardziej szczegółowo

W ramach zarządzania jednostką można wyróżnić następujące rodzaje audytu:

W ramach zarządzania jednostką można wyróżnić następujące rodzaje audytu: Audytor powinien zalecić wprowadzenie istotnych informacji na temat efektów działań proekologicznych do systemu rachunkowości oraz do sprawozdawczości finansowej. Audyty ekologiczne stały się głównymi

Bardziej szczegółowo

MIERZENIE EFEKTYWNOŚCI DZIAŁAŃ SPOŁECZNYCH

MIERZENIE EFEKTYWNOŚCI DZIAŁAŃ SPOŁECZNYCH MIERZENIE EFEKTYWNOŚCI DZIAŁAŃ SPOŁECZNYCH PRAKTYCZNE WYKORZYSTANIE MODELU LBG W FUNDACJACH KORPORACYJNYCH Warszawa, 11 września 2014r. Małgorzata Greszta, SGS Polska NASZA EKSPERCKA WIEDZA W ZAKRESIE

Bardziej szczegółowo

SYSTEMY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WEDŁUG

SYSTEMY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WEDŁUG Wykład 10. SYSTEMY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WEDŁUG NORM ISO 9000 1 1. Rodzina norm ISO 9000: Normy ISO 9000 są od 1987r., a trzecia rodzina norm ISO 9000 z 2000 r. (doskonalona w kolejnych latach) składa się

Bardziej szczegółowo

Komunikat nr 115 z dnia 12.11.2012 r.

Komunikat nr 115 z dnia 12.11.2012 r. Komunikat nr 115 z dnia 12.11.2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian w wymaganiach akredytacyjnych dla jednostek certyfikujących systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji wynikających z opublikowania

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA DLA ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI

WYMAGANIA DLA ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI Instytut Odlewnictwa Biuro Certyfikacji i Normalizacji u l. Z a k o p i a ń s k a 7 3 30-418 Kraków, Polska tel. +48 (12) 26 18 442 fax. +48 (12) 26 60 870 bcw@iod.krakow.pl w w w.i o d.k r ak ow. p l

Bardziej szczegółowo

SYSTEMY ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO

SYSTEMY ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Auditor wewnętrzny Systemu Zarządzania Środowiskowego 26 27.11.2012 Szczecin SYSTEMY ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO 1 Co to jest System Zarządzania Środowiskowego (SZŚ)? 2 Zarządzanie: - sposób realizacji

Bardziej szczegółowo

VI. SZKOLENIA SPECJALNE

VI. SZKOLENIA SPECJALNE VI. SZKOLENIA SPECJALNE a. Zasady wzorcowania przyrządów pomiarowych szkolenie modułowe moduł I Czas trwania: 1 dzień / 8 godzin lekcyjnych Zapoznanie uczestników z podstawowymi pojęciami z zakresu metrologii,

Bardziej szczegółowo

Możliwości zwiększania efektywności wykorzystania zasobów polskich MSP EDIT VALUE nowoczesne narzędzie wspierające decyzje gospodarcze

Możliwości zwiększania efektywności wykorzystania zasobów polskich MSP EDIT VALUE nowoczesne narzędzie wspierające decyzje gospodarcze Możliwości zwiększania efektywności wykorzystania zasobów polskich MSP EDIT VALUE nowoczesne narzędzie wspierające decyzje gospodarcze 16.10. 2014, Konstantynów Łódzki AGENDA EDIT VALUE TOOL Narzędzie

Bardziej szczegółowo

Wprowadzenie do Zarządzania Środowiskowego

Wprowadzenie do Zarządzania Środowiskowego Wprowadzenie do Zarządzania Środowiskowego co to jest: certyfikat na ISO 14001? certyfikat zgodności z ISO 14001 2 = wydane przez neutralną i wiarygodną organizację zaświadczenie, że w naszej organizacji

Bardziej szczegółowo

Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej. Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r.

Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej. Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r. Obszary zarządzania jednostką a regulacje wewnętrzne Lokalnej Grupy Rybackiej Poznań, dnia 28 kwietnia 2011 r. System kontroli wewnętrznej Standardy kontroli wewnętrznej w Komisji Europejskiej opracowane

Bardziej szczegółowo

Normalizacja dla bezpieczeństwa informacyjnego

Normalizacja dla bezpieczeństwa informacyjnego Normalizacja dla bezpieczeństwa informacyjnego J. Krawiec, G. Ożarek Kwiecień, 2010 Plan wystąpienia Ogólny model bezpieczeństwa Jak należy przygotować organizację do wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem

Bardziej szczegółowo

VI. SZKOLENIA SPECJALNE

VI. SZKOLENIA SPECJALNE VI. SZKOLENIA SPECJALNE 1. Zasady wzorcowania przyrządów pomiarowych Czas trwania: 1 dzień / 8 godzin lekcyjnych CEL: Zapoznanie uczestników z podstawowymi pojęciami z zakresu metrologii, zasadami doboru

Bardziej szczegółowo

Skuteczność => Efekty => Sukces

Skuteczność => Efekty => Sukces O HBC Współczesne otoczenie biznesowe jest wyjątkowo nieprzewidywalne. Stała w nim jest tylko nieustająca zmiana. Ciągłe doskonalenie się poprzez reorganizację procesów to podstawy współczesnego zarządzania.

Bardziej szczegółowo

PROJEKT NOWA JAKOŚĆ PRACY

PROJEKT NOWA JAKOŚĆ PRACY PROJEKT NOWA JAKOŚĆ PRACY Folder informacyjny projektu Nowa jakość pracy realizowanego przez Centrum Rozwoju Społeczno-Ekonomicznego w ramach Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych

Bardziej szczegółowo

Postępowanie na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego według wymagań normy ISO 14001 i Rozporządzenia EMAS w Oddziałach IMGW-PIB

Postępowanie na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego według wymagań normy ISO 14001 i Rozporządzenia EMAS w Oddziałach IMGW-PIB Postępowanie na opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego według wymagań normy ISO 14001 i Rozporządzenia EMAS w Oddziałach IMGW-PIB Joanna Kozłowska p.o. Kierownik Biura Organizacyjno-Prawnego

Bardziej szczegółowo

Załącznik 3 Wzór karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER

Załącznik 3 Wzór karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER Załącznik 3 Wzór karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER KARTA OCENY MERYTORYCZNEJ WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROJEKTU KONKURSOWEGO W RAMACH PO WER INSTYTUCJA

Bardziej szczegółowo

Pierwszy w Polsce System Zarządzania Energią (SZE) w oparciu o normę PN-EN ISO 50001 w Dzierżoniowie. Warszawa 8 maja 2013 r.

Pierwszy w Polsce System Zarządzania Energią (SZE) w oparciu o normę PN-EN ISO 50001 w Dzierżoniowie. Warszawa 8 maja 2013 r. Pierwszy w Polsce System Zarządzania Energią (SZE) w oparciu o normę PN-EN ISO 50001 w Dzierżoniowie Warszawa 8 maja 2013 r. Efektywne zarządzanie energią jest jednym z warunków krytycznych do osiągnięcia

Bardziej szczegółowo

ETAPY WDRAŻANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA ENERGIĄ

ETAPY WDRAŻANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA ENERGIĄ ETAPY WDRAŻANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA ENERGIĄ Standardowe etapy wdrażania systemu zarzadzania energią ETAP I: Przeprowadzenie przeglądu wstępnego zarządzania energią ETAP II: Opracowanie zakresu działań

Bardziej szczegółowo

ŚWIATOWY KONGRES BEZPIECZEŃSTWA CHEMICZNEGO KIELCE, 18-20 KWIETNIA 2016 www.chemss2016.org DEKLARACJA

ŚWIATOWY KONGRES BEZPIECZEŃSTWA CHEMICZNEGO KIELCE, 18-20 KWIETNIA 2016 www.chemss2016.org DEKLARACJA ŚWIATOWY KONGRES BEZPIECZEŃSTWA CHEMICZNEGO KIELCE, 18-20 KWIETNIA 2016 www.chemss2016.org DEKLARACJA na temat rozwoju współpracy międzynarodowej w celu umacniania bezpieczeństwa chemicznego oraz rozwoju

Bardziej szczegółowo

Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL 1

Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL 1 Załącznik 4 - Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL 1 NR WNIOSKU KSI: INSTYTUCJA

Bardziej szczegółowo

P6_TA-PROV(2005)0329 Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracy: narażenie pracowników na promieniowanie optyczne ***II

P6_TA-PROV(2005)0329 Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracy: narażenie pracowników na promieniowanie optyczne ***II P6_TA-PROV(2005)0329 Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracy: narażenie pracowników na promieniowanie optyczne ***II Rezolucja legislacyjna Parlamentu Europejskiego w sprawie wspólnego stanowiska Rady mającego

Bardziej szczegółowo

Zmiany i nowe wymagania w normie ISO 9001:2008

Zmiany i nowe wymagania w normie ISO 9001:2008 FORUM WYMIANY DOŚWIADCZEŃ DLA KONSULTANTÓW 19-20 listopada 2007r. Zmiany i nowe wymagania w normie ISO 9001:2008 Grzegorz Grabka Dyrektor Działu Certyfikacji Systemów, Auditor Senior TÜV CERT 1 Zmiany

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 24/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem

Zarządzenie Nr 24/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem Zarządzenie Nr 24/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie

Bardziej szczegółowo

Certyfikacja systemu zarządzania jakością w laboratorium

Certyfikacja systemu zarządzania jakością w laboratorium INSTYTUT MATERIAŁÓW BUDOWLANYCH I TECHNOLOGII BETONU STANDARD CERTYFIKACJI SQ-2010/LB-001 Certyfikacja systemu zarządzania jakością w laboratorium Copyright by IMBiTB Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone

Bardziej szczegółowo

ISO 14001:2004, Rozporządzenie EMAS kroki w kierunku zmian wzorców produkcji i usług ewolucja strategii ochrony środowiska Lucyna Kandora

ISO 14001:2004, Rozporządzenie EMAS kroki w kierunku zmian wzorców produkcji i usług ewolucja strategii ochrony środowiska Lucyna Kandora ISO 14001:2004, Rozporządzenie EMAS kroki w kierunku zmian wzorców produkcji i usług ewolucja strategii ochrony środowiska Lucyna Kandora Politechnika Śląska w Gliwicach; Wydział Organizacji i Zarządzania

Bardziej szczegółowo

7. Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

7. Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 7. Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 7.1. Jakie wymagania i wytyczne dotyczące określenia struktur odpowiedzialności i uprawnień w systemie

Bardziej szczegółowo

Normy ISO serii 9000. www.greber.com.pl. Normy ISO serii 9000. Tomasz Greber (www.greber.com.pl) dr inż. Tomasz Greber. www.greber.com.

Normy ISO serii 9000. www.greber.com.pl. Normy ISO serii 9000. Tomasz Greber (www.greber.com.pl) dr inż. Tomasz Greber. www.greber.com. Normy ISO serii 9000 dr inż. Tomasz Greber www.greber.com.pl www.greber.com.pl 1 Droga do jakości ISO 9001 Organizacja tradycyjna TQM/PNJ KAIZEN Organizacja jakościowa SIX SIGMA Ewolucja systemów jakości

Bardziej szczegółowo

SYSTEM ZARZĄDZANIA ENERGIĄ (SZE) W DZIERŻONIOWIE

SYSTEM ZARZĄDZANIA ENERGIĄ (SZE) W DZIERŻONIOWIE SYSTEM ZARZĄDZANIA ENERGIĄ (SZE) W DZIERŻONIOWIE Na podstawie Normy PN-EN ISO 50001 Dzierżoniów kwiecień 2013 r. 4.1 Wymagania ogólne System Zarządzania Energią (SZE) wprowadza się na terenie Gminy Miejskiej

Bardziej szczegółowo

URZĄD MIASTA I GMINY PILAWA

URZĄD MIASTA I GMINY PILAWA Plan Komunikacji na temat projektu samooceny URZĄD MIASTA I GMINY PILAWA Pilawa, styczeń 2010r. SPIS TREŚCI Wprowadzenie 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie 2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia

Bardziej szczegółowo

Skierniewice, 18.02.2015 r. Plan Gospodarki Niskoemisyjnej

Skierniewice, 18.02.2015 r. Plan Gospodarki Niskoemisyjnej Skierniewice, 18.02.2015 r. 1 Plan Gospodarki Niskoemisyjnej 2 Agenda spotkania 1. Czym jest Plan Gospodarki Niskoemisyjnej i w jakim celu się go tworzy? 2. Uwarunkowania krajowe i międzynarodowe 3. Szczególne

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie ryzykiem teoria i praktyka. Ewa Szczepańska Centrum Projektów Informatycznych Warszawa, dnia 31 stycznia 2012 r.

Zarządzanie ryzykiem teoria i praktyka. Ewa Szczepańska Centrum Projektów Informatycznych Warszawa, dnia 31 stycznia 2012 r. Zarządzanie ryzykiem teoria i praktyka Ewa Szczepańska Centrum Projektów Informatycznych Warszawa, dnia 31 stycznia 2012 r. Zarządzanie ryzykiem - agenda Zarządzanie ryzykiem - definicje Ryzyko - niepewne

Bardziej szczegółowo

Powody wdraŝania i korzyści z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001. Mariola Witek

Powody wdraŝania i korzyści z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001. Mariola Witek Powody wdraŝania i korzyści z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001 Mariola Witek Przedmiot wykładu 1.Rozwój systemów zarządzania jakością (SZJ) 2.Potrzeba posiadania formalnych SZJ 3.Korzyści

Bardziej szczegółowo

Wsparcie projektów poprawiających efektywność energetyczną w ramach dostępnych środków dotacyjnych

Wsparcie projektów poprawiających efektywność energetyczną w ramach dostępnych środków dotacyjnych Wsparcie projektów poprawiających efektywność energetyczną w ramach dostępnych środków dotacyjnych Lesław Janowicz econet OpenFunding Sp. z o.o. 28.10.2015 Nie wiemy wszystkiego, ale czujemy się ekspertami

Bardziej szczegółowo

SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Załącznik Nr 3 Do Zarządzenia Nr 56/10 STAROSTY KOSZALIŃSKIEGO z dnia 1 października 2010 r. SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W KOSZALINIE Do sporządzenia samooceny wykorzystano

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 119/2008 Burmistrza Miasta Czeladź. z dnia 29 maja 2008r

Zarządzenie Nr 119/2008 Burmistrza Miasta Czeladź. z dnia 29 maja 2008r Zarządzenie Nr 119/2008 w sprawie : wprowadzenia procedury Działań Korygujących i Zapobiegawczych w Urzędzie Miasta Czeladź Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust.1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie jakością wg norm serii ISO 9000:2000 cz.1 system, kierownictwo i zasoby

Zarządzanie jakością wg norm serii ISO 9000:2000 cz.1 system, kierownictwo i zasoby Jakub Wierciak Zagadnienia jakości i niezawodności w projektowaniu Zarządzanie jakością wg norm serii ISO 9000:2000 cz.1 system, kierownictwo i zasoby System zarządzania jakością (ISO 9000:2000) System

Bardziej szczegółowo

ORGANIZACJA DZIAŁAŃ W ZAKRESIE OCENY RYZYKA ZAWODOWEGO - LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH

ORGANIZACJA DZIAŁAŃ W ZAKRESIE OCENY RYZYKA ZAWODOWEGO - LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH ORGANIZACJA DZIAŁAŃ W ZAKRESIE OCENY RYZYKA ZAWODOWEGO - LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH Przedstawiona lista dotyczy podstawowych zagadnień związanych z oceną ryzyka zawodowego. Odpowiedź tak oznacza, że przyjęte

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 111/2011 PREZYDENTA MIASTA TOMASZOWA MAZOWIECKIEGO z dnia 2 maja 2011 roku

ZARZĄDZENIE NR 111/2011 PREZYDENTA MIASTA TOMASZOWA MAZOWIECKIEGO z dnia 2 maja 2011 roku ZARZĄDZENIE NR 111/2011 PREZYDENTA MIASTA TOMASZOWA MAZOWIECKIEGO z dnia 2 maja 2011 roku w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Na podstawie art.

Bardziej szczegółowo

Plan Komunikacji Projektu Samooceny (CAF) Urzędu Gminy w Rzgowie

Plan Komunikacji Projektu Samooceny (CAF) Urzędu Gminy w Rzgowie Plan Komunikacji Projektu Samooceny (CAF) Urzędu Gminy w Rzgowie Rzgów, wrzesień 2011 r. SPIS TREŚCI: Wprowadzenie.....2 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie.....3 2. Plan komunikacji uczestników

Bardziej szczegółowo

ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA W TRAKCJA PRKiI S.A. Warszawa, maj 2015 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Od 1999 roku Trakcja PRKiI S.A. mając na uwadze satysfakcję Klienta i

Bardziej szczegółowo

Krajowy system ekozarządzania i audytu. EMAS potrzeba czy konieczność?

Krajowy system ekozarządzania i audytu. EMAS potrzeba czy konieczność? Krajowy system ekozarządzania i audytu EMAS potrzeba czy konieczność? Agnieszka Zdanowska Departament Informacji o Środowisku Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska 25 listopada 2010 r., Poznań Międzynarodowe

Bardziej szczegółowo

Przeciwdziałanie poważnym awariom przemysłowym - aktualny stan prawny

Przeciwdziałanie poważnym awariom przemysłowym - aktualny stan prawny Przeciwdziałanie poważnym awariom przemysłowym - aktualny stan prawny dr Agnieszka Gajek Centralny Instytut Ochrony Pracy Państwowy Instytut Badawczy HISTORIA Dyrektywa Seveso I Dyrektywa Seveso II Dyrektywa

Bardziej szczegółowo

Powiązania norm ISO z Krajowymi Ramami Interoperacyjności i kontrolą zarządczą

Powiązania norm ISO z Krajowymi Ramami Interoperacyjności i kontrolą zarządczą Powiązania norm ISO z Krajowymi Ramami Interoperacyjności i kontrolą zarządczą Punkt widzenia audytora i kierownika jednostki Agnieszka Boboli Ministerstwo Finansów w 22.05.2013 r. 1 Agenda Rola kierownika

Bardziej szczegółowo

Model dojrzałości dopasowania strategicznego. Nadzór Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Na poziomie

Model dojrzałości dopasowania strategicznego. Nadzór Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Na poziomie Tab. 1. Opis poziomów dojrzałości procesów dla obszaru nadzór. Formalne strategiczne planowanie biznesowe Formalne strategiczne planowanie Struktura organizacyjna Zależności organizacyjne Kontrola budżetowania

Bardziej szczegółowo

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 2023/2006. z dnia 22 grudnia 2006 r.

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 2023/2006. z dnia 22 grudnia 2006 r. Dz.U.UE.L.06.384.75 2008.04.17 zm. Dz.U.UE.L.2008.86.9 art. 15 ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 2023/2006 z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie dobrej praktyki produkcyjnej w odniesieniu do materiałów i wyrobów

Bardziej szczegółowo

Załącznik 2.1 Miejski Specjalista ds. Energii (SE) Miejska Jednostka ds. Zarządzania Energią (JZE)

Załącznik 2.1 Miejski Specjalista ds. Energii (SE) Miejska Jednostka ds. Zarządzania Energią (JZE) Wspólna Metodologia 1 Załącznik 2.1 Miejski Specjalista ds. Energii (SE) Miejska Jednostka ds. Zarządzania Energią (JZE) Przykładowy opis pracy Wprowadzenie Specjalista ds. energii jest kluczową postacią,

Bardziej szczegółowo

Upowszechnianie zasad gospodarki cyrkularnej w sektorze MŚP - wprowadzenie do projektu ERASMUS+

Upowszechnianie zasad gospodarki cyrkularnej w sektorze MŚP - wprowadzenie do projektu ERASMUS+ Upowszechnianie zasad gospodarki cyrkularnej w sektorze MŚP - wprowadzenie do projektu ERASMUS+ Ewelina Kaatz-Drzeżdżon Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku marzec 2015 Nowy

Bardziej szczegółowo

Warszawa, dnia 14 lutego 2012 r. Pozycja 166 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ŚRODOWISKA 1) z dnia 1 lutego 2012 r.

Warszawa, dnia 14 lutego 2012 r. Pozycja 166 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ŚRODOWISKA 1) z dnia 1 lutego 2012 r. DZIENNIK USTAW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, dnia 14 lutego 2012 r. Pozycja 166 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ŚRODOWISKA 1) z dnia 1 lutego 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze

Bardziej szczegółowo

PODSTAWY ERGONOMII i BHP. - System zarządzania. bezpieczeństwem i higieną pracy

PODSTAWY ERGONOMII i BHP. - System zarządzania. bezpieczeństwem i higieną pracy PODSTAWY ERGONOMII i BHP - System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy Ciągłe doskonalenie Przegląd zarządzania ZaangaŜowanie kierownictwa oraz polityka BHP Planowanie Sprawdzanie oraz działania

Bardziej szczegółowo

Kwalifikacja wykonawców różnych etapów wytwarzania

Kwalifikacja wykonawców różnych etapów wytwarzania Kwalifikacja wykonawców różnych etapów wytwarzania Dorota Prokopczyk Warszawskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa S.A. wytwarzaniem produktów leczniczych -jest każde działanie prowadzące do powstania produktu

Bardziej szczegółowo

Plan Komunikacji projektu samooceny CAF. Gminy Zapolice. Zapolice, lipiec 2011

Plan Komunikacji projektu samooceny CAF. Gminy Zapolice. Zapolice, lipiec 2011 1 Plan Komunikacji projektu samooceny CAF Gminy Zapolice Zapolice, lipiec 2011 1 2 SPIS TREŚCI: str. Wprowadzenie... 3 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie... 3 2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia

Bardziej szczegółowo

I. Postanowienia ogólne.

I. Postanowienia ogólne. PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 291/11 Prezydenta Miasta Wałbrzycha z dnia 15.03.2011 r. I. Postanowienia ogólne. 1 Procedura kontroli zarządczej została opracowana na podstawie

Bardziej szczegółowo

Zasady GMP/GHP, które należy wdrożyć przed wprowadzeniem HACCP

Zasady GMP/GHP, które należy wdrożyć przed wprowadzeniem HACCP System HACCP Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej wszystkie firmy zajmujące się produkcją i dystrybucją żywności muszą wdrożyć i stosować zasady systemu HACCP. Przed opisaniem podstaw prawnych

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie jakością, środowiskiem oraz bezpieczeństwem w praktyce gospodarczej. Maciej Urbaniak.

Zarządzanie jakością, środowiskiem oraz bezpieczeństwem w praktyce gospodarczej. Maciej Urbaniak. Zarządzanie jakością, środowiskiem oraz bezpieczeństwem w praktyce gospodarczej. Maciej Urbaniak. Książka stanowi szerokie kompendium wiedzy z zakresu systemów zarządzania. Stanowić ona może cenną pomoc

Bardziej szczegółowo

Procedura: Postępowanie Z Niezgodnością, Działania Korygujące I Zapobiegawcze

Procedura: Postępowanie Z Niezgodnością, Działania Korygujące I Zapobiegawcze Procedura: Postępowanie Z Niezgodnością, Działania Korygujące I Zapobiegawcze I. CEL PROCEDURY Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie skutecznych mechanizmów identyfikowania i zagrożeń oraz uruchamiania

Bardziej szczegółowo

Systemy zarządzania jakością w ochronie radiologicznej

Systemy zarządzania jakością w ochronie radiologicznej DOZYMETRIA Systemy zarządzania jakością w ochronie radiologicznej Jakub Ośko System zarządzania jakością zespół systematycznie planowanych i wykonywanych działań, koniecznych dla wystarczającego zapewnienia,

Bardziej szczegółowo