Instr ukcja pier wszej pomocy dla pr ogramów pakietu Smar t System 2.50

Transkrypt

1 Instr ukcja pier wszej pomocy dla pr ogramów pakietu Smar t System 2.50 Soft Studio & ITmedia Wersja instrukcji 0.01

2 Spis treści: Co należy wiedzieć przed pierwszym uruchomieniem programu 3 Uruchamianie 4 Tworzenie dokumentu magazynowego przyjmującego towar na magazyn bądź wydającego towar z magazynu 5 Wystawianie dokumentu sprzedaży 7 Wystawianie dokumentu korygującego do dokumentu sprzedaży 9 Wystawianie dokumentu wydania z magazynu WZ a potem zamiana tego dokumentu na dokument sprzedaży 10 Rozliczanie płatności od nabywców 11 Odnotowanie dokumentu zakupu w celu ewidencji płatności 12 Rozliczanie płatności do dostawców/wierzycieli 13 Tworzenie zamówień towaru do dostawców 14

3 Co należy wiedzieć przed pierwszym uruchomieniem programu System Smart podzielony jest na 6 modułów (niezależnych programów). Przed rozpoczęciem korzystania z systemu Smart muszą sobie Państwo odpowiedzieć na pytanie: Jakie moduły będą Państwu potrzebne do pracy? W tym celu poniżej zostanie przedstawiony bardzo krótki opis celem ułatwienia podjęcia decyzji. Smart Sprzedaż moduł służy do wystawiania dokumentów sprzedaży (faktur VAT,rachunków itp.), tworzenia cenników, zamówień dla odbiorców, definiowania bazy klientów Smart Magazyn moduł służy do ewidencjonowania ruchu towarów w magazynie Smart Zamówienia moduł służy do tworzenia zamówień do dostawców towaru. Tworzy zamówienia w oparciu o zakupy odnotowane w module Magazyn oraz sprzedaż z modułu Sprzedaż Smart Kasa moduł służy do zarządzania i rozliczania zadłużeń Państwa klientów oraz zobowiązań finansowych do Państwa dostawców towarów bądź usług. Dzięki niemu wiedzą Państwo ile są winni komuś oraz ile dłużnicy są Państwu winni. Smart Rabaty moduł służy do definiowania indywidualnych warunków rabatowania dla klientów, którym Państwo sprzedają swoje towary bądź usługi. Pozwala każdemu klientowi przypisać inny zestaw rabatów na różne grupy towarów.

4 Uruchamianie Każdy moduł systemu Smart uruchamia się w identyczny sposób, dlatego dalej zostanie opisana procedura uruchamiania, która jest wspólna dla każdego modułu. o Pierwsze co należy zrobić to uruchomić wybrany moduł z menu Start systemu Windows. Czyli nacisnąć Start Wybrać w menu Programy W menu programy wybrać Smart Obsługa firmy W menu Smart Obsługa firmy wybrać ikonę odpowiadającą modułowi, który chcemy uruchomić o Tuż po uruchomieniu zostanie wyświetlone okno z listą zarejestrowanych właścicieli. Przy pierwszym uruchomieniu będzie to tylko jeden właściciel zwany Właścicielem przykładowym. W tym momencie możemy albo zaakceptować tego właściciela i uruchomić program dalej lub wprowadzić do systemu nowego właściciela odpowiadającego nazwie Państwa firmy (wybranie danego właściciela skutkuje tym, że w podczas dalszego działania programu będą dane tego właściciela wykorzystywane na wszelkiego rodzaju wydrukach). o Po wybraniu właściciela pojawi się okno wyboru użytkownika ponieważ na jednym komputerze z programu może korzystać więcej niż jedna osoba. (Tuż po instalacji programu będą dostępni dwaj użytkownicy Demo oraz Admin. Listę tych użytkowników można oczywiście później rozszerzyć o pracowników Państwa firmy). o Po wybraniu użytkownika i ewentualnie wprowadzeniu hasła pojawi się główne okno programu a w nim jedno mniejsze z listą baz danych i spisem magazynów w każdej z baz. (Tuż po instalacji będą dostępne dwie bazy: Firma przykładowa oraz Twoja firma. Pierwsza baza zawiera dane przykładowe wyimaginowanej firmy natomiast baza Twoja firma jest całkiem pustą bazą przeznaczoną na normalną pracę z programem przez Państwa firmę). W każdej bazie jest dostępny co najmniej jeden magazyn co widać na drzewku listy wyboru bazy tuż po wyborze użytkownika programu. Należy wybrać jeden z magazynów aby rozpocząć pracę z programem. (Konieczne jest wybranie magazynu niezależnie od tego czy będziemy używać modułu Smart Magazyn czy też nie. Po prostu na tym etapie magazyn jest pewną podgrupą danych w zakresie danej bazy danych.). Po wybraniu magazynu pojawi się okno paska narzędzi wtedy można zacząć normalną pracę z wybranym modułem systemu Smart.

5 Tworzenie dokumentu magazynowego przyjmującego towar na magazyn bądź wydającego towar z magazynu o Trzeba uruchomić moduł Magazyn według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w pasku narzędzi ikonę Dokumenty magazynowe. Pojawi się lista dokumentów magazynowych podzielona na zakładki odpowiadające różnym typom dokumentów magazynowych. Tuż po instalacji będą dostępne następujące typy dokumentów magazynowych: PZ dokumenty służący do odnotowania zakupu towaru od dostawcy, WZ dokument służący do odnotowania wydania towaru klientowi Państwa firmy, RW dokument służący do odnotowania wydania towaru wewnątrz firmowego np. wydania na produkcję bądź w koszty, PW dokument służący do odnotowania przychodu towaru wewnątrz firmy np. powrót gotowego wyrobu z produkcji, Arkusz korekt +/ dokument służący do korygowania stanów magazynowych tak aby stan magazynowy danego towaru zgadzał się z ilość tego towaru na magazynie. o Kliknąć w wybraną zakładkę odpowiadającą typowi dokumentu magazynowego, który chcemy stworzyć a następnie kliknąć w ikonę z niebieskim plusem aby rozpocząć tworzenie dokumentu. o W zależności od typu dokumentu może istnieć potrzeba wybrania (przypisania) kontrahenta do tworzonego dokumentu. Można to poznać po tym że w oknie dodawania dokumentu magazynowego będzie widoczne pole Kontrahent. Jeśli pole takie nie jest widoczne można przejść do następnego podpunktu opisującego przyjmowanie towaru na magazyn w przeciwnym wypadku należy kliknąć w ikonę pisaka znajdującą się obok pola kontrahent. Spowoduje to przejście do listy kontrahentów z której należy wybrać kontrahenta do dokumentu. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięciem lewym przyciskiem myszy w danego kontrahenta. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowego kontrahenta. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy że zostanie wybrany do tworzonego właśnie dokumentu magazynowego. o Należy dodać towar poprzez kliknięcie w ikonę z żółtym plusem w oknie dodawania dokumentu magazynowego. Spowoduje to przeniesienie do listy towarów w której należy wybrać towar do dokumentu. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięciem lewym przyciskiem myszy w dany towar. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowy towar. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy, że pojawi się okno w którym należy wpisać ilość oraz cenę zakupu netto. Po zapisaniu danych przyciskiem OK towar zostanie dodany do dokumentu w ilości wcześniej określonej. Analogicznie należy postępować aby dodać kolejne towary do dokumentu czyli żeby przyjąć je tym samym na magazyn. o Po dodaniu wszystkich towarów należy nacisnąć przycisk OK. w dokumencie magazynowym co spowoduje trwałe jego zapisanie i zamknięcie okna dodawania dokumentu magazynowego. o W przypadku dokumentu magazynowego PZ po zapisaniu i zamknięciu okna dodawania dokumentu magazynowego pojawi się okno wprowadzania Kosztu

6 dla modułu Kasa (Jeśli nie używasz modułu Kasa możesz wcisnąć przycisk Anulowania aby nie wprowadzać Kosztu). Dokument Kosztu służy wprowadzeniu kwoty jaką należy zapłacić lub zapłacono za zakup towaru. Jeśli płatność odbywała się gotówką to do utworzonego Kosztu utworzy się dokument kasowy KW symbolizujący wydanie z kasy firmy gotówki na zakup towaru. Jeśli płatność nie jest gotówkowa to utworzenie kosztu spowoduje utworzenie zobowiązania dla kontrahenta występującego w dokumencie magazynowym. Zobowiązanie takie można później rozliczyć w module Kasa

7 Wystawianie dokumentu sprzedaży o Trzeba uruchomić moduł Sprzedaż według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w pasku narzędzi ikonę Dokumenty sprzedaży. Pojawi się lista dokumentów sprzedaży podzielona na zakładki odpowiadające różnym typom dokumentów sprzedaży. Tuż po instalacji będą dostępne następujące typy dokumentów: Faktura VAT dokument potwierdzający sprzedaż towaru/usługi przez podatnika podatku VAT Faktura VAT Korekta korekta powyższego dokumentu tworzona w przypadku popełnienia błędów w pozycjach Faktury VAT Faktura VAT Brutto dokument potwierdzający sprzedaż towaru/usługi przez podatnika podatku VAT przy użyciu drukarki fiskalnej. Dokument przeznaczony dla odbiorcy nie będącego firmą czyli osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej. Faktura VAT Brutto Korekta korekta powyższego dokumentu tworzona w przypadku popełnienia błędów w pozycjach Faktury VAT Brutto Faktura VAT wewnętrzna dokument sporządzany w celu wyprowadzenia z firmy towaru na własne potrzeby lub w przypadku naliczenia sobie podatku należnego w przypadku zakupu towaru z Unii Europejskiej. Rachunek dokument potwierdzający sprzedaż towaru/usługi przez firmę nie będącą płatnikiem podatku VAT Faktura VAT WDT dokument potwierdzający sprzedaż towarów/usług do krajów Unii Europejskiej Faktura VAT WDT Korekta korekta do powyższego dokumentu Faktura Pro Forma dokument będący pewnego rodzaju ofertą dla klienta formalizującą zamiar dokonania przez niego transakcji zakupu towaru/usług od Państwa o Kliknąć w wybraną zakładkę odpowiadającą typowi dokumentu sprzedaży, który chcemy stworzyć a następnie kliknąć w ikonę z niebieskim plusem aby rozpocząć tworzenie dokumentu. o W zależności od typu dokumentu może istnieć potrzeba wybrania (przypisania) kontrahenta (nabywcy) do tworzonego dokumentu. W takim wypadku należy kliknąć w ikonę pisaka znajdującą się obok pola Nabywca. Spowoduje to przejście do listy kontrahentów z której należy wybrać kontrahenta do dokumentu. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięciem lewym przyciskiem myszy w danego kontrahenta. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowego kontrahenta. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy że zostanie wybrany do tworzonego właśnie dokumentu sprzedaży. o Następnie należy ustalić sposób płatności i termin płatności. Jeśli wybrany rodzaj płatności był płatnością gotówkową to w module Kasa zostanie utworzony dokument KP potwierdzający przyjęcie pieniędzy od klienta. W przypadku płatności niegotówkowej w wybranym nabywcy powstanie zadłużenie, które można potem rozliczyć w module Kasa. o Następnie należy dodać towar(y) poprzez kliknięcie w ikonę z żółtym plusem w oknie dodawania dokumentu sprzedaży. Spowoduje to przeniesienie do listy

8 towarów w której należy wybrać towar do dokumentu. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w dany towar. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowy towar. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy, że pojawi się okno w którym należy wpisać ilość oraz cenę sprzedaży i ewentualnie rabat. Po zapisaniu danych przyciskiem OK towar zostanie dopisany do dokumentu w ilości wcześniej określonej. Analogicznie należy postępować aby dodać kolejne towary do dokumentu. o Po dodaniu wszystkich towarów należy nacisnąć przycisk OK w dokumencie sprzedaży co spowoduje trwałe jego zapisanie i zamknięcie okna. Podczas zamykania okna pojawi się jeszcze jedno mało okienko w którym możemy odnotować ile nabywca wpłacił pieniędzy gotówką.

9 Wystawianie dokumentu korygującego do dokumentu sprzedaży o Trzeba uruchomić moduł Sprzedaż według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w pasku narzędzi ikonę Dokumenty sprzedaży. Pojawi się lista dokumentów sprzedaży podzielona na zakładki odpowiadające różnym typom dokumentów sprzedaży. o Kliknąć w odpowiedni typ dokumentu sprzedaży w którym znajduje się dokument sprzedaży, do którego chcemy zrobić korektę. o Odnaleźć dokument w liście dokumentów sprzedaży i kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Korekta dokumentu. Zostanie utworzony dokument korygujący, do którego będzie automatycznie skopiowana zawartość dokumentu sprzedaży. o W dokumencie korygującym należy wprowadzić poprawki ustalając docelowo taki stan jaki ma być po korekcie. o Nacisnąć przycisk OK w celu zapisania i nadania numeru dokumentowi.

10 Wystawianie dokumentu wydania z magazynu WZ a potem zamiana tego dokumentu na dokument sprzedaży o Trzeba uruchomić moduł Magazyn według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Trzeba utworzyć dokument WZ według opisu z podpunktu Tworzenie dokumentu magazynowego przyjmującego towar na magazyn bądź wydającego towar z magazynu o Po utworzeniu dokumentu WZ z poziomu listy dokumentów magazynowych kliknąć prawym przyciskiem myszy w wierszu danego dokumentu WZ i wybrać opcję Przeniesienie do dokumentów sprzedaży. Wówczas czerwona ikona przy dokumencie WZ zniknie co będzie oznaczać ze WZ jest już powiązany z dokumentem sprzedaży. o Następnie należy uruchomić moduł Sprzedaż według opisu z podpunktu Uruchamianie. o W module sprzedaż wywołać listę dokumentów sprzedaży poprzez kliknięcie w ikonę Dokumenty sprzedaży w oknie paska narzędzi. o W liście dokumentów sprzedaży wybrać zakładkę Dokumenty magazynowe. Na liście dokumentów pojawi się WZ, który trzeba dwukrotnie kliknąć i dokonać wyboru dokumentu sprzedaży jaki ma zostać utworzony z WZ.

11 Rozliczanie płatności od nabywców o Należy uruchomić moduł Kasa według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w ikonę Dłużnicy, Wierzyciele znajdującą się w oknie paska narzędzi. Pojawi się okno z listą dłużników i wierzycieli, należy zaznaczyć dłużnika któremu chcemy rozliczyć płatność. o Kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranego dłużnika i wybrać opcję Rozlicz dłużnika. Pojawi się okno z dwoma listami: pierwsza (górna) z niezapłaconymi dokumentami sprzedaży oraz druga (dolna) pusta przeznaczona na dokumenty, które chcemy rozliczyć. o Należy wybrać dokumenty sprzedaży z listy górnej, za które kontrahent zapłacił. Wyboru dokonujemy poprzez dwukrotne kliknięcie w wybrany dokument sprzedaży na górnej liście, co spowoduje przesunięcie tego dokumentu do listy dolnej. o Następnie wybieramy rodzaj płatności jakim posłużył się aby nam zapłacić (do wyboru jest Gotówka (KP) lub Odnotowanie zapłaty przelewem znajdujące się w prawej części okna rozliczającego kontrahenta. W przypadku wybrania Odnotowania zapłaty przelewem należy wybrać jeszcze bank do jakiego nabywca przelał pieniądze (Jeśli na tej liście nie ma Państwa banku należy go dopisać wywołując menu Konfiguracja / Lista banków a następnie powtórzyć od początku procedurę rozliczania nabywcy) o Nacisnąć OK, co spowoduje że w danych kontrahenta ulegnie zmniejszeniu wartość w polu Zadłużenie oraz utworzony zostanie dokument rozliczający płatność. W zależności od wcześniej ustalonego rodzaju płatności powstanie dokument KP (dostępny później w oknie listy dokumentów kasowych) lub dokument Bank Wpływy (dostępny później w oknie listy dokumentów bankowych) o Utworzony dokument rozliczający domyślnie znajduje się w stanie nie zatwierdzonym to znaczy nie pojawi się ani na raporcie kasowym ani na zestawieniu dokumentów bankowych. W celu zatwierdzenia dokumentu należy wejść do listy w której został utworzony dokument rozliczający (odpowiednia ikona w oknie paska narzędzi powoduje pokazanie listy dokumentów rozliczonych). Należy na takiej liście kliknąć prawym przyciskiem odpowiedni dokument i wybrać opcję Zaznacz jako zatwierdzony (wtedy przy takim dokumencie pojawi się zielona ikona oznaczająca że dokument jest zatwierdzony i może być widoczny w zestawieniach i raportach) Aby od razu po utworzeniu dokument rozliczający płatność był zatwierdzony należy wejść w menu Konfiguracja / Lokalne parametry programu i ustawić opcję Automatycznie zatwierdzaj dokumenty kasowe na TAK. Przyspieszy to znacznie proces rozliczania płatności nabywcy, ale należy mieć na względzie, że zatwierdzony dokument rozliczający płatność powoduje zablokowanie dokumentu sprzedaży przed możliwością jego poprawiania.

12 Odnotowanie dokumentu zakupu w celu ewidencji płatności o Należy uruchomić moduł Kasa według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w ikonę Koszty znajdującą się w oknie paska narzędzi. Pojawi się okno z listą kosztów czyli dokumentów zakupu o Kliknąć ikonę z niebieskim plusem, w oknie które się pojawi kliknąć ikonę wyboru kontrahenta (osoby od której coś kupiliśmy) Spowoduje to przejście do listy kontrahentów z której należy wybrać kontrahenta do dokumentu. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w danego kontrahenta. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowego kontrahenta. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy że zostanie wybrany do tworzonego właśnie dokumentu kosztowego. o W dalszej kolejności należy wypełnić pola Dokument gdzie należy wybrać (bądź wpisać) typu dokumentu zakupu oraz jego numer. o Następnie należy wypełnić pole typ kosztu. Pole to może mieć dowolną wartość i służy do grupowania kosztów na wydrukach. Najlepiej wymyślić sobie jakąś nazwę symbolizującą ten typ dokumentu kosztowego i ją tam wpisać. o Następnie należy wypełnić pola Netto oraz VAT i Wartość VAT zgodnie z zawartością podsumowania dokumentu zakupu tak, żeby suma pokazująca się na dole okna sprawdzania kosztu była zgodna z wartością brutto dokumentu zakupu. o Następnie należy ustalić daty zakupu i płatności oraz sposób płatności. o Nacisnąć przycisk OK w zależności od ustawień sposobu i terminu płatności zostanie utworzony bądź nie dokument rozliczający płatność. Jeśli dokument taki się nie utworzy w kontrahencie będącym wierzycielem powiększy się wartość pola Zobowiązania.

13 Rozliczanie płatności do dostawców/wierzycieli o Należy uruchomić moduł Kasa według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w ikonę Dłużnicy, Wierzyciele znajdującą się w oknie paska narzędzi. Pojawi się okno z listą dłużników i wierzycieli, należy zaznaczyć wierzyciela któremu mamy zapłacić. o Kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranego wierzyciela i wybrać opcję Rozlicz wierzyciela. Pojawi się okno z dwoma listami: pierwsza (górna) z niezapłaconymi dokumentami kosztowymi oraz druga (dolna) pusta przeznaczona na dokumenty, które chcemy rozliczyć. o Należy wybrać dokumenty kosztowe z listy górnej, za które kontrahent zapłacił. Wyboru dokonujemy poprzez dwukrotne kliknięcie w wybrany dokument sprzedaży na górnej liście, co spowoduje przesunięcie tego dokumentu do listy dolnej. o Następnie wybieramy rodzaj płatności jakim posłużymy się aby zapłacić (do wyboru jest Gotówka (KW) lub Przelew lub Wpłata gotówka na konto znajdujące się w prawej części okna rozliczającego wierzyciela. W przypadku wybrania Przelew lub Wpłata gotówka na konto należy wybrać jeszcze bank z jakiego wierzycielowi zapłacimy pieniądze (Jeśli na tej liście nie ma Państwa banku należy go dopisać wywołując menu Konfiguracja / Lista banków a następnie powtórzyć od początku procedurę rozliczania wierzyciela) o Nacisnąć OK, co spowoduje że w danych kontrahenta ulegnie zmniejszeniu wartość w polu Zobowiązanie oraz utworzony zostanie dokument rozliczający płatność. W zależności od wcześniej ustalonego rodzaju płatności powstanie dokument KW (dostępny później w oknie listy dokumentów kasowych) lub dokument Bank Przelewy albo Bank Wpłaty (dostępny później w oknie listy dokumentów bankowych) o Utworzony dokument rozliczający domyślnie znajduje się w stanie nie zatwierdzonym to znaczy nie pojawi się ani na raporcie kasowym ani na zestawieniu dokumentów bankowych. W celu zatwierdzenia dokumentu należy wejść do listy w której został utworzony dokument rozliczający (odpowiednia ikona w oknie paska narzędzi powoduje pokazanie listy dokumentów rozliczonych). Należy na takiej liście kliknąć prawym przyciskiem odpowiedni dokument i wybrać opcję Zaznacz jako zatwierdzony (wtedy przy takim dokumencie pojawi się zielona ikona oznaczająca, że dokument jest zatwierdzony i może być widoczny w zestawieniach i raportach). W przypadku dokumentu bankowego stan zatwierdzenia oznacza, że pieniądze wyszły z konta a jego brak, że została lub zostanie złożona dyspozycja przelewu/wpłaty na konto. Aby od razu po utworzeniu dokument rozliczający zobowiązanie był zatwierdzony należy wejść w menu Konfiguracja / Lokalne parametry programu i ustawić opcję Automatycznie zatwierdzaj dokumenty kasowe na TAK. Przyspieszy to znacznie proces rozliczania płatności wierzyciela, ale należy mieć na względzie, że zatwierdzony dokument rozliczający płatność powoduje zablokowanie dokumentu kosztowego przed możliwością jego poprawiania.

14 Tworzenie zamówień towaru do dostawców o Należy uruchomić moduł Zamówienia według opisu z podpunktu Uruchamianie. o Kliknąć w ikonę Zamówienia w oknie paska narzędzi. Pojawi się lista zamówień. Należy nacisnąć ikonę z niebieskim plusem żeby dodać nowy dokument zamówienia. o Należy kliknąć w ikonę wyboru dostawcy znajdującą się w górnej części okna. Spowoduje to przejście do listy kontrahentów z której należy wybrać kontrahenta (dostawcę). Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięciem lewym przyciskiem myszy w danego kontrahenta. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowego kontrahenta. Podczas dodawania nowego kontrahenta istotne jest aby zaznaczyć w zakładce Zakupy 2 grupy towarowe w których znajduje się asortyment dostawcy. Po dodaniu pojawi się on (dostawca) na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy, że zostanie wybrany do tworzonego właśnie dokumentu zamówienia. o Jeśli wcześniej zostało odnotowane przyjęcie towaru na magazyn od tego dostawcy do którego robimy zamówienia oraz towar został sprzedany częściowo lub całkowicie, w takim przypadku można wykorzystać potencjał jaki daje program umożliwiając automatyczne stworzenie zamówienia w oparciu o obroty towarami które zostały kupione wcześniej u tego dostawcy. W takim przypadku należy określić okres czasu który program ma przeanalizować w celu podjęcia decyzji jaki towar i ile zamówić. Trzeba również określić na ile dni sprzedaży ma starczyć towaru. Po określeniu tych parametrów należy wcisnąć ikonę z symbolem wózka aby komputer zaprobnozował zamówienie o Jeśli nie zamierzamy wykorzystać funkcji automatycznego zamawiania należy kliknąć ikonę z żółtym plusem aby ręcznie dodać towar do zamówienia. Spowoduje to przeniesienie do listy towarów w której należy wybrać towar do dokumentu zamówienia. Wyboru należy dokonać poprzez dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w dany towar. Jeśli nie na liście szukanego kontrahenta naciskamy przycisk z niebieskim plusem aby dodać nowy towar. Po dodaniu pojawi się on na liście i poprzez dwukrotne kliknięcie go spowodujemy, że pojawi się okno w którym należy wpisać ilość oraz proponowaną cenę zamówienia netto. Po zapisaniu danych przyciskiem OK towar zostanie dopisany do dokumentu zamówienia w ilości wcześniej określonej. Analogicznie należy postępować aby dodać kolejne towary do dokumentu zamówienia. o Następnie należy nacisnąć przycisk OK aby zapisać zamówienia w bazie danych. Zapisane zamówienia pojawi się na liście zamówień w zakładce zamówienia w przygotowaniu. Zamówienie będące w przygotowaniu można modyfikować. Jeśli już mamy zamówienie takie jakie chcielibyśmy wysłać do dostawcy należy kliknąć je prawym przyciskiem na liście zamówień i wybrać opcję Przekształć na zamówienie w drodze. Zamówienie przeniesie się do zakładki Zamówienia w drodze. Należy kliknąć tą zakładkę i zaznaczyć zamówienie i wybrać ikonę drukowania aby wydrukować je a następnie wysłać do dostawcy faksem lub inną metodą o Zamówienie o statusie w drodze czeka aż towar przyjdzie od dostawcy a jak już przyjdzie to może się zdarzyć że dostawca przysłał nie wszystko co

15 zamawialiśmy bądź też za dużo niż zamawialiśmy. W takim przypadku należy kliknąć dwukrotnie w zamówienie na liście zamówień i dokonać w nim zmian tak, aby były one zgodne ze stanem rzeczywistym otrzymanego towaru z zamówienia. Pamiętając, że zamówienie jest w stanie w drodze wszelkie zmiany tego zamówienia spowodują, że nadwyżki bądź niedostatki zamówionego towaru zostaną automatycznie wprowadzone do nowego zamówienia dostępnego później w zakładce Rozbieżności dostępnej oczywiście z poziomu listy zamówień. Zamówienia ze statusem Rozbieżności mogą mieć dwa stany: albo taki że ten towar przyjdzie później albo taki że nie przyjdzie (bo np. się skończył całkowicie u dostawcy) o Po zapisaniu zmodyfikowanego dokumentu zamówienia w drodze należy kliknąć w nie prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Przekształć na PZ. Spowoduje to utworzenie dokumentu magazynowego przyjmującego zamówiony towar na magazyn i zarazem odpowiednie podniesienie stanów magazynowych zamówionych towarów. Zapisując dokument PZ przyciskiem OK program zaproponuje również utworzenie dokumentu kosztowego dla modułu Kasy w celu ewidencji płatności odroczonej. Dzięki takiemu dokumentowi będziemy wiedzieli że należy zrobić przelew do dostawcy za zamówiony towar.