BearingNet - Spis katalogowy

Transkrypt

1 Contents Wprowadzenie... 2 Twoja tabela zapasów... 3 Dodaj katalog... 4 Edycja lub kasowanie listy zapasów... 5 Tabela obsługi danych o zapasach... 7 Inwentarz: zadanie... 7 Opcja 1 - Tworzenie i formatowanie listy z inwentarzem... 8 Wyjaśnienie Typu EPN na potrzeby programu AutoUpload... 9 Opcja 2 - Uzyskanie sformatowanego pliku z inwentarzem Przesyłanie spisu katalogowego Przesyłanie za pomocą protokołu FTP (użytkownicy zaawansowani) Przesłanie listy z asortymentem Usunięcie całego Twojego Inwentarza Suma trafień Całkowita ilość trafień (wejść) w ciągu roku Zdolność ukrycia stanu magazynowego

2 Wprowadzenie Aby zacząć korzystać z platformy BearingNet jako systemu sprzedażowego, należy przesłać plik ze stanami magazynowymi Państwa firmy do naszej bazy danych. Dokonuje się tego z sekcji Inwentarz. W tej sekcji wyświetlane są dane statystyczne dotyczące Twojej listy produktów oraz dostępne są opcje formatowania tej listy. 2

3 Twoja tabela zapasów Twój asortyment wyświetla te dane o stanach magazynowych, które zostały uprzednio załadowane do systemu BearingNet. Jeżeli żadne dane nie zostały załadowane, żadnie informacje nie zostaną wyświetlone. W tabeli zapasów jeden wiersz zawiera informacje o jednym typie części należącej do stanów magazynowych. Każda linia zawiera następujące informacje: Liczba linii inwentarza Całkowita ilość wierszy tabeli asortymentu załadowanego do systemu BearingNet. Na przykład, jeżeli wyświetlane są wiersze, to załadowano do systemu BearingNet pozycji. Najstarszy inwentarz datuje się od Jest do data załadowania najstarszej listy. Na przykład, jeśli dana lista została załadowana 12 marca 2009, a została ona uzupełniona w dniu dzisiejszym, to wyświetloną datą będzie 12 marca Liczba odwiedzin w tym miesiącu Ilość wejść (trafień) to ilość wyświetleń Twojej listy przez innych użytkowników systemu BearingNet w wynikach wyszukiwania. Na przykład, jeśli na Twojej liście produktów ze stanu magazynowego znajduje się część o numerze 22222, kiedy inna firma znajdzie numer 22222, to ilość odwiedzin zwiększy się o 1. Jeśli ilość wejść wynosi 2433, to znaczy, że pozycji z Twojej listy w tym miesiącu zostały wyświetlone 2433 razy. Ilość otrzymywanych zapytań ofertowych powinna wzrastać razem ze wzrostem ilości wejść. 3

4 Liczba odwiedzin w ubiegłym miesiącu Opcja ta jest używana dla porównania z "Liczba odwiedzin w tym miesiącu" i określenia, czy ilość wejść w porównaniu z poprzednim miesiącem wzrosła (zmalała). Na przykład, jeżeli ilość wejść w tym miesiącu wynosi 2052, a w poprzednim miesiącu 1232, to znaczy, że Twoja lista zapasów została w tym miesiącu znaleziona większą ilość razy i można oczekiwać, że ilość zapytań ofertowych również ulegnie zwiększeniu. Dodaj katalog Lista zapasów może być uzupełniana ręcznie. W celu ręcznego uzupełnienia listy z asortymentem należy kliknąć link Dodaj. Zostanie wyświetlona tabela uzupełniania danych o zapasach. Wyświetli się również pole Wybierz rodzaj części. Upewnij się, że rodzaj części jest właściwy. Aby zmienić rodzaj części należy kliknąć w listę rozwijalną i wybrać żądany rodzaj. W tabeli Dodaj inwentarz wpisać numer katalogowy, marke oraz ilość, opcjonalnie cenę i opis, dla każdego wiersza tabeli można jednocześnie dodać do 20 wierszy. Po wpisaniu wszystkich numerów części należy kliknąć "Zapisz". Wtedy lista zostanie dodana do Twojej listy z asortymentem w bazie danych BearingNet. W celu dodania kolejnych list należy powtórzyć powyższe czynności. Aby dodać większą ilość wierszy, należy zapoznać się z innymi metodami opisanymi poniżej. 4

5 Edycja lub kasowanie listy zapasów Pozycje na liście zapasów mogą być edytowane lub usuwane ręcznie. W celu edycji listy zapasów należy kliknąć link Edytuj. Edycja lub usunięcie katalogu Zostanie wyświetlona tabela Edycja Inwentarz. Załadowana lista jest wyświetlana w porządku alfabetycznym. Tabela Edytuj Inwentarz wyświetla: Część Marka Opis Cena Pola niestandardowe 1-3 Typ Data Numer części z listy zapasów Marka części z listy zapasów Inne informacje Oferta Tu dowolny opis do danej linii Rodzaj produktu Data i godzina załadowania lub edycji listy zapasów. W celu znalezienia danego wpisu z listy inwentarza, należy skorzystać z okna Szukaj. Wpisz numer poszukiwanej części i kliknij na OK. 5

6 Na przykład, aby znaleźć część o numerze NU 215, trzeba wprowadzić NU 215 w pole wyszukiwania i wybrać "Zaczyna się"; wtedy wyszukiwanie obejmie wszystkie numery części zaczynające się od NU 215 lub wybrać "Zawiera" dla przejrzenia wszystkich numerów zawierających ciąg znaków NU 125 w dowolnym miejscu numeru i kliknąć "OK". Możliwa jest jedynie edycja pola ilości listy stanów magazynowych. W celu usunięcia danych dotyczących części o wybranym numerze należy najpierw znaleźć ten numer, następnie zmienić liczbę oznaczającą ilość na zero i kliknąć "Zapisz". Wtedy rekord zawierający dane przypisane wybranemu numerowi zostanie usunięty. Na przykład, w celu skasowania pozycji listy firmy SKF należy najpierw znaleźć numer części 22222, używając opcji przeszukiwania lub przeglądając listę. Następnie zmienić ilość na zero i kliknąć "Zapisz". Dane dotyczące części o numerze 2222 firmy SKF zostaną usunięte z listy. W celu edycji danych dotyczących części o określonym numerze należy najpierw znaleźć numer do edycji. Po jego wyświetleniu, należy zmienić liczbę oznaczającą ilość i kliknąć Zapisz. Ilość części o danym numerze zostanie zmieniona. 6

7 Tabela obsługi danych o zapasach W tej tabeli są wyświetlane informacje i wskazówki dotyczące załadowania Twojej listy zapasów do systemu BearingNet. Inwentarz: zadanie Prośba o Twoją listę inwentarza - Ta opcja powoduje wysłanie przez system BearingNet a o danych z asortymentem przesłanym przez Ciebie do BearingNet jako załącznika w postaci pliku tekstowego; jest wysyłany do zarejestrowanego użytkownika. Wysłany plik jest sformatowany zgodnie z wymaganiami określonymi dla automatycznego wysyłania Twojej listy asortymentu. Pliku tego można używać do przygotowania listy zapasów poprzez edycję danych w pliku, a po 7

8 zakończeniu tej czynności, plik można wysłać ponownie do systemu BearingNet, używając opcji wysyłania automatycznego. Można również używać tego pliku dla zapoznania się z właściwym formatem wymaganym dla automatycznego wysyłania. W celu otrzymania egzemplarza listy asortymentu należy kliknąć w Ściągnij ; wtedy lista zostanie wysłana do zarejestrowanego użytkownika. Więcej informacji o automatycznym wysyłaniu znajduje się w pliku http// BearingNet AutoUpload Spis katalogowy na potrzeby programu AutoUpload można przygotować na dwa sposoby. Mianowicie: Opcja 1: Ręczne tworzenie spisu do automatycznego przesłania ze zwykłego spisu katalogowego. Opcja 2: Uzyskanie kopii spisu towarów znajdującego się już w BearingNecie, która będzie już prawidłowo sformatowana na potrzeby programu AutoUpload. Opcja 1 - Tworzenie i formatowanie listy z inwentarzem Po utworzeniu własnego spisu inwentaryzacyjnego, należy go prawidłowo sformatować. Poniżej zamieszczono prawidłowo sformatowany arkusz kalkulacyjny Excela, który będzie współpracował z naszym systemem AutoUpload na stronie BearingNet. Aby utworzyć arkusz kalkulacyjny (jak na ilustracji powyżej), proszę postępować w następujący sposób: 1. W komórce A1: Wprowadź nazwę użytkownika BearingNet, której używasz logując się do BearingNet. 2. W komórce B1: Wprowadź kod identyfikacyjny Twojego inwentarza - możesz go znaleźć klikając na "Twoje konto", a potem na "Twój inwentarz". Twój kod będzie podobny do tego przykładu: 1ABC- ABCD-A1BC-1ABC. 3. W komórce C1: Wprowadź 1 lub 0. Cyfra 1 oznacza, że chcesz WYMIENIĆ całą listę z inwentarzem nową listą. Cyfra 0 oznacza, że chcesz DODAĆ nowe produkty do już istniejącej listy na BearingNet.. 4. W komórce D1: Wpisz adres , na który ma zostać przesłana wiadomość od serwisu 8

9 BearingNet z potwierdzeniem przyjęcia pliku inwentaryzacyjnego. Wiadomość ta będzie potwierdzeniem, że spis towarów został prawidłowo wprowadzony. Komórki A2, B2, C2, D2 oraz E2 są dla Twojej informacji i zawierają opis co powinieneś wprowadzić w kolumnach poniżej: Kolumna A przeznaczona jest na NUMER KATALOGOWY artykułu, (PART NUMBER) który chcesz wprowadzić. Kolumna B przeznaczona jest na MARKĘ artykułu, (BRAND) który chcesz wprowadzić. Kolumna C przeznaczona jest na ILOŚĆ artykułów, (QUANTITY) które chcesz wprowadzić. Kolumna D przeznaczona jest na OPIS artykułu, (DESCRIPTION) który chcesz wprowadzić. Kolumna E przeznaczona jest na "TYP EPN" - typ (PT TYPE) elementu przeniesienia napędu, który chcesz wprowadzić. Znak "!" oznacza, że linia zawierająca ten znak zostanie zignorowana przez program AutoUpload, i nie zostanie wprowadzona do serwisu BearingNet. Wyjaśnienie Typu EPN na potrzeby programu AutoUpload Typ EPN stanowi najważniejszą część Twojego arkusza Excela dla programu AutoUpload. Jeśli nie wpiszesz tam prawidłowej informacji, lista nie będzie przetwarzana. Poniżej prezentujemy kody Typów EPN oraz ich znaczenia: B oznacza Bearings (ŁOŻYSKA.) S oznacza Sprockets (KOŁA ZĘBATE.) C oznacza Chains (ŁAŃCUCHY.) L oznacza Seals (USZCZELKI.) T oznacza Belts (PASKI KLINOWE.) P oznacza Pulleys (KOŁA PASOWE.) M oznacza Miscellaneous (RÓŻNE.) Po wpisaniu do arkusza Excela wszystkich artykułów, które chcesz wprowadzić do wyszukiwarki BearingNetu, sprawdź, czy wpisałeś wszystkie informacje niezbędne dla prawidłowego działania programu: Nazwa użytkownika / Nazwa katalogu / 1 lub 0 / adres / Typ EPN. 9

10 *Najczęstszą przyczyną odrzucania list z asortymentem przez program AutoUpload jest brak informacji. Przed wysłaniem proszę starannie sprawdzić, czy spis jest kompletny. Teraz należy zapisać utworzony spis. W tym celu kliknij zakładkę Plik, następnie polecenie Zapisz jako, wskaż miejsce na Twoim komputerze, gdzie plik ma zostać zapisany.odpowiednio nazwij plik, wybierz dla niego lokację i wybierz format, w którym plik musi zostać zapisany (.txt!): Tekst (rozdzielany znakami tabulacji). Jeśli zapiszesz plik w jakimkolwiek innym formacie, zostanie on automatycznie odrzucony. Opcja 2 - Uzyskanie sformatowanego pliku z inwentarzem Drugim sposobem załadowania swojej listy produktów do serwisu BearingNet jest uzyskanie kopii katalogu dostępnego już w serwisie, który został sformatowany do współpracy z programem AutoUpload. W tym celu należy zalogować się w serwisie BearingNet i przejść do strony Inwentarz Na stronie po prawej w sekcji Inwentarz: zadania należy kliknąć przycisk Ściągnij. Zostanie wysłany do Ciebie z załącznikiem zawierającym cały Twój spis dostępny na BearingNet. Po otwarciu w Excelu, załącznik będzie wyglądać tak: 10

11 Po otwarciu pliku możesz dodawać, kasować lub zmieniać dowolne linie informacji w swoim spisie katalogowym. Przed ponownym wprowadzeniem do BearingNet za pomocą programu AutoUpload listę tę należy zapisać jako plik w formacie Tekst (rozdzielany znakami tabulacji). *Wiersze 2, 3 i 4 są wyłącznie informacyjne, i w razie potrzeby możne je usunąć lub zignorować. Przesyłanie spisu katalogowego Aby wprowadzić do BearingNet swoją nową, dostosowaną lub sformatowaną listę należy zalogować się w serwisie a następnie przejść do strony Inwentarz. Na stronie Inwentarz widoczny jest link do automatycznego przesłania katalogu, który po kliknięciu otworzy nową stronę. Kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz miejsce, w którym zapisałeś plik. Po odnalezieniu i zaznaczeniu pliku naciśnij przycisk Prześlij. Ostatnia wyświetlana strona zawiera potwierdzenie, że plik jest przetwarzany. 11

12 Co dzieje się dalej? Po udanym załadowaniu katalogu za pomocą programu AutoUpload, otrzymasz od BearingNet automatyczną wiadomość z potwierdzeniem. W załączniku otrzymanego a znajduje się potwierdzenie, że katalog został załadowany do serwisu BearingNet, ilość artykułów oraz informacja o ewentualnych liniach z błędami, które nie zostały załadowane przez program AutoUpload. Załącznik z wiadomości otwarty w Excelu będzie wyglądać tak, jak przedstawiono poniżej: Powiadomienie zawiera Twoją Nazwę użytkownika, Nazwę katalogu, adres oraz opis błędu. Po skorygowaniu błędu możesz ponownie przesłać problematyczne linie. Proszę sprawdzić, czy zmieniono 1 na 0 (zakreślone na powyższej ilustracji), dzięki czemu nowe i zmienione artykuły zostaną dodane do listy a nie zastąpią jej w całości. Przesyłanie za pomocą protokołu FTP (użytkownicy zaawansowani) Jeśli chcesz przesłać swój katalog za pośrednictwem FTP skorzystaj z następujących ustawień: Serwer FTP: stock.bearingnet.net Skontaktuj się z support@bearingnet.net w celu uzyskania użytkownika id i password Na serwerze zdalnym nie zobaczysz żadnych plików, ale możesz po prostu przesłać swoje. Proszę pamiętać, że niektóre wersje przeglądarki Internet Explorer będą również działać jako klient FTP. W takim przypadku, wpisz adres ftp://stock.bearingnet.net (Dalsze instrukcje można pobrać ze strony spisu katalogowego z serwisu BearingNet w postaci dokumentu.pdf). 12

13 Twój Inwentarz Przesłanie listy z asortymentem Najłatwiej jest załadować listę z asortymentem po raz pierwszy poprzez wysłanie jej pocztą e- mailową do systemu BearingNet, a my załadujemy ją dla Państwa. Proces ten jednak nie jest tak szybki, jak automatyczne wysłanie do zasobów magazynowych. Usunięcie całego Twojego Inwentarza Można usunąć listę asortymentu ręcznie. W razie potrzeby, można usunąć wszystkie pozycje z listy w systemie BearingNet, wysyłając na adres stock@bearingnet.net. Zweryfikujemy Twoją autoryzację odnośnie takich żądań i usuniemy listę. Cała lista może zostać usunięta tylko w systemie BearingNet. Suma trafień Ilość wejść (trafień) to ilość wyświetleń Twojej listy przez innych użytkowników systemu BearingNet w wynikach wyszukiwania. Na przykład, jeśli na Twojej liście znajduje się część o numerze 22222, a inna firma znajdzie numer 22222, to ilość wejść dla Twojej listy zapasów zwiększy się o 1. Jeśli ilość wejść wynosi 2433, to znaczy, że Twoja lista w tym miesiącu została wyświetlona 2433 razy. Ilość otrzymywanych zapytań ofertowych powinna wzrastać razem ze wzrostem ilości wejść. Całkowita ilość trafień (wejść) w ciągu roku Tablica całkowitej rocznej ilości wejść (trafień) zawiera ilość wejść w ciągu poprzedniego roku z wyszczególnieniem ilości trafień w kolejnych miesiącach. Wskazanie paska tabeli powoduje wyświetlenie rzeczywistej wartości liczbowej. Zdolność ukrycia stanu magazynowego W związku z naszymi ciągłymi próbami ulepszania funkcjonalności Bearingnetu, wprowadziliśmy nowa funkcję, dzięki której będą mogli Państwo uniemożliwić, wskazanym przez Państwa firmom, widoczność Państwa stanu magazynowego. Funkcja ta ma na celu usprawnić kontrolę nad Państwa spisem magazynowym. Funkcja ukrywania stanu magazynowego nie powinna być używana zbyt często, a jedynie wtedy, gdy nie chcą Państwo by konkretna firma zobaczyła spis posiadanych przez Państwa produktów. Firmą taką może być np. producent, bliski konkurent, czy też firma, z którą nie chcą Państwo współpracować. Zaleca się by funkcja ukrywania stanu magazynowego była używana tylko wtedy, gdy zaistnieje taka konieczność. Instrukcje Aby ograniczyć niektórym z użytkowników Bearingnetu, dostęp do Państwa stanu magazynowego, należy w Menu znajdującym się w górnej części ekranu, kliknąć na Twoje konto, w którym mogą Państwo zmieniać różne aspekty dotyczące Państwa konta. 13

14 Sprawdź inwentarz W tej sekcji, możesz szybko sprawdzić, czy Twoje stany magazynowe w bazie BearingNet są poprawnie przesłane. Wykres kołowy podzielony jest na 3 obszary, by ukazać 3 główne problemy z inwentarzem, obszary te to :Marka, Część i Ilość zapasów. Jeżeli Twoja lista pozycji na BearingNet jest poprawnie sformatowana, jakżdy z obszarów wykresu będzie zielony. Jeżeli jednak wystąpi problem w którymś z obszarów, wówczas jego kolor zmieni się na czerwony. Pod wykresem jest legenda, która wyjaśnia co oznaczają kolory. Jeżeli któryś z obszarów ma kolor czerwony, musisz przyjrzeć się sekcji 'Stan inwentarza łożysk' która jest po lewej części strony 'Inwentarz', aby zobaczyć gdzie leży problem. W sekcji tej dowiesz się również co możesz poprawić, w jaki sposób oraz gdzie szukać ewentualnej pomocy. 14

15 W lewej części ekranu zobaczą Państwo sekcje Dane na temat firmy a w nich Sprzedaż-ustawienia kontaktu, na które należy kliknąć. Wchodząc w Sprzedaż-ustawienia kontaktu zobaczą Państwo, który z Państwa przedstawicieli został przypisany poszczególnym firmom. W Wybierz firmę zobaczą Państwo również kolumnę Może zobaczyć Twój inwentarz, która automatycznie została ustawiona na Tak. Oznacza to, że wszystkie firmy widzą Państwa stan magazynowy w trakcie poszukiwań na Bearingnecie. Aby ukryć Państwa stan magazynowy przed konkretnymi firmami, należy odszukać firme korzystając z porządku alfabetycznego bądź za pomocą wskazania kraju, w którym dana firma się znajduje. Gdy znajdą Państwo szukaną firmę, aby zablokować widoczność Państwa stanu magazynowego dla tej firmy, należy kliknać na link, który odniesie nas do strony z detalami odnośnie danej firmy. Następnie w sekcji Ustawienia powiązania profesjonalnego należy zaznaczyć opcję Żadnych co spowoduje że dana firma nie będzie widziałą naszego spisu asortymentu w bazie BearingNet. 15