Instrukcja obsługi programu Opt!Kon

Transkrypt

1 Complex Computers S.A. ul. Targowa 18, VI pitro ; Kielce tel. (41) fax. (41) cdn@complex.com.pl Instrukcja obsługi programu Opt!Kon Wersja 2.6 Kielce 2005

2 )% + SPIS TRECI... 2 WSTP... 3 OPIS FUNKCJONALNY... 3 INSTALACJA... 3 PRACA Z PROGRAMEM... 7 URUCHOMIENIE PROGRAMU... 7 KONFIGURACJA PROGRAMU... 8 PRZETWARZANIE DANYCH Z PROGRAMÓW ZEWNTRZNYCH SŁOWNIK KONTRAHENTÓW WYSZUKIWANIE NIECISŁOCI WYNIKAJCYCH Z ZAOKRGLE ZMIANA FIRMY W KONTEKCIE KTÓREJ PRACUJEMY IMPORT ZAPISÓW KASOWYCH Z PROGRAMU FPP POMOC ZMIANY W PROGRAMIE USTAWIENIA PROGRAMU CDN OPTIMA DO WSPÓŁPRACY Z PROGRAMEM OPT!KON EKSPORT DANYCH W PROGRAMACH WSPÓŁPRACUJCYCH EKSPORT W PROGRAMIE SUBIEKT EKSPORT W PROGRAMIE SUBIEKT EKSPORT W PROGRAMIE SUBIEKT DLA WINDOWS EKSPORT W PROGRAMIE SUBIEKT GT EKSPORT W PROGRAMIE WF-MAG DLA DOS EKSPORT W PROGRAMIE CDN FPP (REJESTR VAT) EKSPORT W PROGRAMIE CDN FPP (ZAPISY KASOWE) ZMIANY W PROGRAMIE W KOLEJNYCH WERSJACH WERSJA 2.6 (LISTOPAD 2005) WERSJA 2.7 (12 GRUDNIA 2005)... 24

3 , -% Firma Complex Complex Computers S.A. działa na rynku od roku 1992 od samego pocztku współpracuje z firm Comarch S.A. sprzedajc i wdraajc jej produkty. Przez ten okres zdobylimy dowiadczenie we wdraaniu oprogramowania biznesowego co zaowocowało otrzymaniem statusu Złotego Partnera Comarch S.A.. Za wyrónieniami id całe rzesze zadowolonych klientów. Wraz z pojawieniem si na rynku nowego produktu firmy Comarch S.A., CDN Optima znajc potrzeby naszych klientów wyszlimy naprzeciw ich oczekiwaniom i stworzylimy produkt majcy na celu usprawnienie pracy tym klientom którzy potrzebuj przenoszenia dokumentów sprzeday i zakupu z innych systemów fakturujcych do programu CDN Optima. '%!". Podstawow funkcj programu Opt!Kon jest konwersja plików z dokumentami sprzeday i zakupów eksportowanych z programów takich jak : Subiekt 4, Subiekt 5, Subiekt dla Windows, Subiekt GT Wf-Mag dla DOS, Wf-Kaper, CDN FPP, do pliku z którego dane importowane s do programu CDN Optima. Program przetwarza take plik z danymi kasowymi z programu CDN FPP do formatu pozwalajcego na wprowadzenie tych danych do programu CDN Optima. " Programu instalujemy poprzez uruchomienie pliku instalacyjnego (np. OptiKonDemo.exe). Pokazuje nam si wizard instalacyjny przeprowadzajcy nas w prosty sposób w dziewiciu krokach poprzez etap instalacji. Poszczególne etapy pokazuj obrazy poniej

4 1. Wybór jzyka instalacji 2. Okno informacyjne Informuje o rozpoczciu procesu instalacji 3. Okno informacyjne. Zawiera opis licencji produktu nale zgodzi z jej warunkami.

5 4.Okno informuje nas co instalujemy. 5. Wybieramy miejsce instalacji, program domylnie chce si instalowa w katalogu C:\program Files\Optikon zalecane jest nie zmienianie tej lokalizacji 6. Wybieramy grup programów z paska programów do której mona dołczy skrót do instalowanego programu. Zalecane jest pozostawienie grupy domylnie narzuconej przez program.

6 7. Ostatnie okno przed procesem właciwej instalacji programu. Mona si jeszcze wycofa naciskajc przycisk Porzu, jeli jestemy pewni e wszystko 8. Okno właciwego procesu instalacji. 9. Okno informujce nas o zakoczeniu procesu instalacyjnego. Nacinici przycisku OK. koczy ten proces, program moemy uywa.

7 0*% && 12 &% & Program uruchamiamy albo Ikon z pulpitu Lub wybierajc z grupy programów paska programów Windows Jak wida na powyszym rysunku z tego miejsca dostpn mamy funkcj deinstalacji programu oraz dokumentacje programu zapisan w formacie.pdf. Po uruchomieniu programu pokazuje si okno logowania do bazy danych w systemie CDN Optima, program pyta dla której bazy w systemie CDN Optima bdziemy generowa plik importu danych. Pole zaznaczone na czerwono pełni rol lokatora zwajcego wybór, jeli zaczniemy wpisywa w nie nazw szukanej bazy program lokator na licie automatycznie zacznie wyszukiwa baz spełniajc warunek wpisywanej nazwy.!" # $% &'%( ") /*

8 "% & Po wybraniu bazy otwiera si okno właciwe programu Opt!Kon, naley skonfigurowa program do współpracy z konkretn baz w systemie CDN Optima naciskamy przycisk lub wybieramy z menu poziomego System -> Konfiguracja. Do skonfigurowania mamy nast. elementy w trzech polach. Rejestry /Kategorie Nazwa pola Rejestr przychodów Rejestr kosztów Kategoria przychodów Kategoria kosztów Opis Nazwa rejestru przychodów VAT w systemie CDN Optima do którego maja zosta zacignite dokumenty sprzedaowe (Faktury sprzeday). Rejestr musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych. Nazwa rejestru zakupów VAT w systemie CDN Optima do którego maja zosta zacignite dokumenty zakupowe (PZ-etki). Rejestr musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych. Kategoria jaka zostanie przypisana do nagłówków transakcji przychodowych (Faktury sprzeday) po zacigniciu dokumentów do systemu CDN Optima. Kategoria musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych. Kategoria jaka zostanie przypisana do nagłówków transakcji zakupowych (PZ-ety) po zacigniciu dokumentów do systemu CDN Optima. Kategoria musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych.

9 Pozostałe Kategorie dla elementów transakcji Nazwa pola Opis Kategoria przychodów Nazwa kategorii jaka ma zosta przypisana do elementów dokumentu sprzeday (Faktury sprzeda). Kategoria musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych. Kategoria kosztów Nazwa kategorii jaka ma zosta przypisana do elementów dokumentu zakupu (PZ-etu). Kategoria musi istnie w systemie zanim rozpoczniemy proces importu danych. Płatnoci Nazwa pola Forma płatnoci dla transakcji gotówkowych Opis Wybieramy z listy form płatnoci pobranej z programu CDN Optima t form która ma zosta przypisana do płatnoci dokumentów gotówkowych. WANE!!! Wymogiem programu CDN Optima jest, aby importowany raport kasowy nie pokrywał si z ju istniej cym w systemie za dany okres dla tego samego typu płatnoci. Zalecane jest załoenie osobnej formy płatnoci gotówkowej tylko dla dokumentów importowanych do programu CDN Optima. Naley w tym celu załoy osobny rejestr kasowy dla zapisów importowanych i sprzon z nim form płatnoci gotówkowej. Podczas importu z pliku xml program CDN Optima bdzie zakładał raporty kasowe dla zapisów gotówkowych. Nazwa pola Generowanie automatycznych rozlicze do płatnoci gotówkowych Generowanie wolnych zapisów kasowych dla płatnoci gotówkowych Brak operacji kasowych dla płatnoci gotówkowych Opis Mona zaznaczy tylko jedn z tych opcji znacz one tyle co jest opisane. Czyli, e zapisy gotówkowe mog si generowa i rozlicza dokumenty automatycznie lub nie, albo mog si generowa i nie rozlicza dane dokumenty lub nie. Połczenie z CDN Optima Pola te mog pozostawa puste jeli nie naciniemy przycisku połczenie z baz MS SQL programu CDN Optima. sprawdzajcego!" # $% &'%( ") 3*

10 Pola wypełniaj si wtedy odpowiednimi wartociami opisanymi na rys. powyej, mona wtedy sprawdzi czy połczenie jest prawidłowe. Dopełnieniem konfiguracji programu jest wybranie trybu konwersji danych w jakim ma pracowa program. Tryb konwersji zmieniamy w zalenoci jakie pliki bdziemy przetwarza. Dokonujemy tego z menu poziomego: System -> Tryb konwersji -> Do wyboru mamy : Wf-Mag > OPTIMA (.dbf) Subiekt 4.x > OPTIMA (.es4) Subiekt 5.x > OPTIMA (.epp) Subiekt GT > OPTIMA (.epp) F++ > OPTIMA (VAT_R.txt) Wf-Kaper > OPTIMA (.dbf) KB F++ > OPTIMA ( KasaDoKH.txt) Jeli mamy wykupiony tylko jeden tryb konwersji to tylko jeden jest aktywny, natomiast jeli kilka wtedy mamy aktywne kilka wyborów i przed zaczytaniem danych nale wskaza z skd pochodz wczytywane dane (z jakich programów).

11 0**4.2*% &5*-*.2 Aby wczyta plik z którego maj zosta pobrane dane naley nacisn ikon menu poziomego Dane - > Odczyt Danych. Wybra plik lub wybra z Program Opt!Kon posiada funkcjonalno wizania kodów kontrahentów obowizujcych w programie CDN Optima do kodów obowizujcych w programie z którego importujemy dane. Połczenia te raz wskazana zapamitywane s w programie (w formie słownika) a do momentu ich wiadomej zmiany. Powizania takiego dokonujemy w trakcie odczytu pliku. Pierwszym oknem jakie si pojawia jest okno przypisania kontrahenta z pliku do kontrahenta z bazy CDN Optima lub załoenia nowej karty kontrahenta w programie CDN Optima. W lewym dolnym rogu pokazuj si dane pierwszego z pliku importowego kontrahenta który nie wystpuje w bazie CDN Optima na licie powyej mamy list kontrahentów z bazy CDN Optima a w prawym dolnym rogu wywietlaj si szczegółowe dana aktualnie podwietlonego rekordu z duej listy. Po wybraniu z bazy kontrahentów CDN Optima odpowiedniego kontrahenta moemy sparowa ze sob kontrahentów naciskajc przycisk Przypisz. Program zapamita to połczenie i podczas nastpnego zacigania danych ju automatycznie rozpozna kontrahenta z pliku importowego. Jeli natomiast jest to nowy kontrahent dla bazy CDN Optima naley nacisn przycisk Nowy wpisujc akronim dla niego w bazie CDN Optima załoy w niej nowego kontrahenta. Nowa kartoteka zostania załoona w programie CDN Optima po zacigniciu danych CDN Optima.

12 Panel przypisywania/zakładania kontrahentów )$!! 25 Okno zakładania nowego konrahenta Sparowanie kontrahentów pochodzcych z pliku importowego z kontrahentami z CDN Optima moemy podejrze i zmodyfikowa w Słowniku kontrahentów. Dostp do niego mamy naciskajc ikon z belki menu. Pojawia nam si lista jak poniej zawierajca z lewej strony akronim kontrahenta z pliku importowego a po prawej stronie akronim kontrahenta nadany w systemie CDN Optima. Naciskajc przycisk Usu moemy rozerwa to połczeniem, a naciskajc przycisk Modyfikuj zmieni je czyli do akronimu z pliku importowego przypisa innego kontrahenta w CDN Optimie.

13 ,. *!+ $ +.!"6.2**!67 Program Opt!Kon posiada funkcjonalno wyszukiwania zapisów w których istnieje rónica kwotowa wynikajca z zaokrgle podczas obliczania podatku VAT. Najczciej chodzi tu groszowe wartoci. Funkcja Dane -> Znajd błd pozwala na wyszukanie pierwszego na licie zapisu niecisłego natomiast funkcja Dane -> Filtruj błdy zawa list tylko do takich zapisów. Pozwala to na sprawdzenie dokumentów ródłowych i ewentualn popraw zapisów w programie CDN Optima. 8&&.!!+!5"%"&. wybra ikon CDN Optima. Aby zmieni baz w kontekcie której pracujemy w programie Opt!Kon naley. Pozwala to na przelogowanie si programu do kolejnej bazy programu &% *% 5!.2*% &900 Program posiada dodatkowo funkcje importu do programu CDN Optima zapisów kasowy z programu CDN FPP. Aby zapisy zaimportowały si prawidłowo naley zaznaczy w konfiguracji programu Opt!Kon Brak operacji kasowych dla płatnoci gotówkowych oraz tryb konwersji KB F++ -> OPT!MA, aby operacje kasowe nie były generowane automatycznie. 0 & Z pozycji Pomoc -> Pomoc dostpna pomoc do programu zawierajca dokumentacj uytkowania programu.

14 8&.% & Z pozycji Pomoc -> Zmiany w programie dostpna jest lista wszystkich zmian jakie miały miejsce w kolejnych wersjach programu Opt!Kon. 1 % &:;<'%&4 %5$%.* % &&'%( Do właciwej współpracy programu CDN Optima z programem Opt!Kon naley ustawi nast. parametry: 1. Konfiguracja -> Firma -> Ogólne-> Praca rozproszona - praca rozproszona ustawi na ksigowo; - w pole identyfikator ksigowoci wpisa KS1. 2. Konfiguracja -> Firma -> Ogólne -> Parametry - zaleca si wyłczenie sprawdzanie poprawnoci NIP, wówczas podczas importu CDN OPT!MA nie bdzie wywietlała komunikatów ostrzegawczych. Nie jest to jednak niezbdne, poniewa dokument i tak zostanie zaimportowany poprawnie. =! % 4.2% &2 %5$%"6.2 =! % % &)#! Domylnie Subiekt 4.x umieszcza wyeksportowane pliki w katalogu, z zainstalowanym programem i w podkatalogu \TEMP. Aby zmieni t domyln właciwo naley wej w opcj Administrator -> Róne -> Parametry techniczne -> Połoenie zbiorów i w pole Katalog z plikami do eksportu wpisa własn ciek np. C:\. W programie Subiekt 4.x wybra: Sprzedawca -> Róne -> Przesłanie dokumentów z okresu. Nastpnie ustawi dany zakres dat do eksportu oraz ustali nazw pliku do eksportu.

15 =! % % &)#! W celu uruchomienia modułu Komunikacja naley wej w opcj Administrator -> Róne -> Parametry systemu -> KOMUNIKACJA i w pole Kod podmiotu w komunikacji wpisa dowoln nazw, np.: PODMIOT1. Pozostałe opcje s bez znaczenia. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie schematu komunikacji. Operacj wykonujemy z poziomu Sprzedawca -> Róne -> Wykonanie według schematu. Klawiszem <Ins> dodajemy nowy schemat: - Opis - dowolna nazwa np.: Eksport do OPT!MA; - Kierunek komunikacji - wysyłanie danych; - Cel komunikacji - biuro rachunkowe (w przypadku formatu Subiekta 4.x - inny cel); - Zakres danych - dokumenty z okresu (tu wybra dany zakres dat); - Dane techniczne -> Format pliku - Format EDI++, (w przypadku formatu Subiekta 4.x - Plik wymiany Subiekta 4.es4) - Dane techniczne -> Zapis do pliku - dowolna cieka i nazwa pliku np.: C:\optima.es4.

16 W programie Subiekt dla DOS wybra: Sprzedawca -> Róne -> Komunikacja -> Wykonanie według schematu, nastpnie na wybranym schemacie wybra Popraw <F4> i ustawi dany zakres dat do eksportu. =! % % &)#!4,4 W celu zdefiniowania nowego schematu komunikacji wybieramy Inne -> Komunikacja. W oknie głównym modułu wybieramy funkcj Schemat -> Dodaj (lub <Ctrl-N>). a) zakładka Podstawowe: - Opis - dowolna nazwa np.: Eksport do OPT!MA; - Kierunek komunikacji - wysyłanie danych; - Cel komunikacji - biuro rachunkowe; - Zakres danych - podany okres;

17 b) zakładka Dane: - Okres - okrelamy zakres wysyłanych danych; c) zakładka Techniczne: - Format - Format EDI++; - Medium - dysk, dyskietka lub inny trwały nonik; - Połoenie -> Plik - np.: C:\Optima.epp.!" # $% &'%( ") /*

18 W programie Subiekt dla Windows wybra: Inne -> Komunikacja, nastpnie na wybranym schemacie wybra Popraw <Enter> i ustawi dany zakres dat do eksportu na zakładce Dane. Po wykonaniu tych czynnoci na wybranym schemacie wybra Komunikacja -> Wykonaj wg schematu.

19 =! % % &)#!> W programie Subiekt GT wybieramy Narzdzia->Komunikacja, a nastpnie w okienku Komunikacja-Wybór akcji zaznaczamy Wylij dane do biura rachunkowego. Nastpnie wybieramy dany zakres dat, zakres danych oraz miejsce wyeksportowania danych.!" # $% &'%( ") 3*

20 =! % % &,?4;') 1. Konfiguracja -> moduł Ksigowy - współpracowa z systemem ksigowym ustawi na Raks;

21 2. Konfiguracja systemu ksigowego - czy wersja 5.xx programu Raks - zaznaczone; - czy ksigowanie ma si odbywa na bieco - puste; - czy ksigowa paragony - puste; - nazwa pliku eksportowego do Raks'a - dowolna cieka i nazwa pliku np.: C:\RAKS\optima.dbf; - syntetyka konta Rozliczenia z odbiorcami ####-; - syntetyka konta Rozliczenia z dostawcami ####-; - automatyczne nadawanie analityki kontrahentom - bez znaczenia; - wariant ksigowania Przychód ze sprzeday - JEDNO KONTO PRZYCHODOWE; - WARIANT 1 -> Konto Przychód ze sprzeday ; - konto Rozrachunki z tytułu VAT-u naliczonego ; - konto Rozrachunki z tytułu VAT-u nalenego ; - konto Towary ; - konto Opakowania ; - konto Dostawy niefakturowane ; - konto Warto sprzeday w cenie zakupu ; - konto Kasa ; - konto Rachunek bankowy ;

22 W programie Wf-Mag dla DOS wybra: Inne->Eksport - import->do systemu FK. - ZAKRES - naley wybra zakres dat; - Zapis do pliku - dowolna cieka i nazwa np.: C:\optima.dbf - FAKTURY ZAKUPU - zaznaczone; - KOREKTY ZAKUPU - zaznaczone; - SPRZEDA-FAKTURY (RACHUNKI) - zaznaczone; - SPRZEDA-PARAGONY - wedle uznania; - KOREKTY SPRZEDAY - zaznaczone; - OPERACJE KASOWE, OPERACJE BANKOWE - bez znaczenia (na dzie dzisiejszy nie jest zaimplementowany import zapisów kasa/bank); - DOKUMENTY MAGAZ. - puste; - reszta parametrów bez znaczenia; =! % % W pierwszej kolejnoci ustawiamy parametry pliku zapisu danych i miejsce zapisu pliku. W konfiguracji programu wybieramy Dane zewntrzne i Wersja programy: STD Katalog : [cieka do katalogu gdzie zostanie utworzony plik z zapisami dokumentów sprzeday i zakupu] Nastpnie z listy dokumentów FA i PZ dokonujemy ksigowania naciskajc F7 powoduje to zaznaczenia takiego dokumentu znakiem * i wpis do pliku VAT_R.txt umieszczonego w ustawionym w konfiguracji katalogu.

23 =! % % &:;<900*%.! Wybieramy Transakcje -> Operacje KP i KW -> Eksport do Ksigowoci wybieramy okres, kas rodzaj zapisów (wszystkie lub rozliczone), odpowiednie transakcje oraz Eksport do pliku KASABUF (2000) : NIE Zbiór: [cieka do pliku] \ KasaDoKH.txt

24 8&.% &! ".2 "2, " %4 - podczas eksportu z niektórych programach magazynowych suma nagłówka dokumentu i jego elementów nie jest zgodna, co powoduje błdy podczas importu do OPT!MA. W zwizku z tym w konfiguracji dodano parametr Automatyczna korekta błdnych dokumentów. Korygowane s tylko dokumenty zawierajce jedn stawk VAT. Po wykonaniu tej operacji generowany jest odpowiedni raport zmian. Pozostałe błdne dokumenty naley skorygowa rcznie. Korekt mona przeprowadzi klikajc dwukrotnie na wybrany dokument lub naciskajc na nim klawisz Enter. UWAGA: Od wersji OptiKon 2.7 błdne dokumenty nie s eksportowane do programu OPT!MA. Po zakoczonej konwersji pojawia si raport błdów z którego odczytujemy rónice pomidzy nagłówkami a elementami poszczególnych dokumentów. Raport mona wydrukowa., "/4 - podczas generowania automatycznych płatnoci do transakcji gotówkowych wprowadzono moliwo wyboru typu płatnoci, na podstawie którego generowane bd raporty kasowe; - zmiana sposobu generowania automatycznych rozlicze dla transakcji gotówkowych. Wprowadzono trzy opcje: - Generowanie automatycznych rozlicze do płatnoci gotówkowych - program automatycznie generuje raporty kasowe oraz wie (rozlicza) poszczególne zapłaty z dokumentami w rejestrze VAT; - Generowanie 'wolnych' zapisów kasowych dla płatnoci gotówkowych - program generuje raporty kasowe dla transakcji gotówkowych nie wic automatycznie zapłat z zapisami w rejestrze VAT; - Brak operacji kasowych dla płatnoci gotówkowych - automatyczne zapisy kasowe nie s generowane.