Fakt Dystrybucja / Serwis: Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) ,

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Fakt Dystrybucja / Serwis: 1992-2010 Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl"

Transkrypt

1

2 Fakt Dystrybucja / Serwis: Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) , 2

3 Spis treści I. WPROWADZENIE WSTĘP WYMAGANIA SPRZĘTOWE ZASTRZEŻENIE II. INSTALACJA PROGRAMU INSTALACJA WERSJI JEDNOSTANOWISKOWEJ WERSJA CD WERSJA INTERNETOWA AKTUALIZACJA INSTALACJA WERSJI WIELOSTANOWISKOWEJ INSTALACJA NA SERWERZE INSTALACJA NA STACJI ROBOCZEJ INSTALACJA WERSJI NETFAKT INSTALACJA NA SERWERZE: URUCHOMIENIE NA SERWERZE INSTALACJA NA STACJI ROBOCZEJ URUCHOMIENIE NA STACJI ROBOCZEJ INFORMACJE DODATKOWE III. INFORMACJE OGÓLNE O DZIAŁANIU PROGRAMU WYBÓR AKTUALNIE OBSŁUGIWANEJ FIRMY ARCHIWIZACJA I ODTWARZANIE DANYCH ARCHIWIZACJA DANYCH FIRMY ODTWORZENIE ZARCHIWIZOWANYCH DANYCH EKSPORT I IMPORT DANYCH DO LUB Z INNYCH PROGRAMÓW EKSPORT DANYCH DO INNYCH PROGRAMÓW IMPORT DANYCH POCHODZĄCYCH Z INNYCH PROGRAMÓW ŁĄCZENIE DANYCH POCHODZĄCYCH Z RÓŻNYCH FIRM DEKLARACJE ELEKTRONICZNE ZASADY SPORZĄDZANIA WYDRUKÓW PARAMETRY WYDRUKU ZMIANA WYGLĄDU WYDRUKÓW POPRAWIANIE ZAWARTOŚCI WYDRUKU PRZEGLĄD WYDRUKÓW ZAPISZ ZESTAWIENIE WYDRUK ZAPISANEGO ZESTAWIENIA USTAWIENIE DRUKARKI WYBÓR DRUKARKI PODSTAWOWE OPERACJE NA DANYCH FIRMY

4 14. USTAWIENIE PODSTAWOWYCH OPCJI PROGRAMU PARAMETRY OGÓLNE DANE DO DEKLARACJI VAT PIT I ZUS PARAMETRY MIESIĘCZNE STAWKI PODATKÓW RACHUNKI BANKOWE USTAWIENIE AKTUALNEJ DATY W PROGRAMIE ZMIANA HASŁA ZAMKNIĘCIE OKRESU WPROWADZANIE INFORMACJI O OPERATORACH PROGRAMU NADAWANIE SZCZEGÓŁOWYCH UPRAWNIEŃ OPERATOROM ZMIANA PORZĄDKU I ZAWARTOŚCI OKIEN PROGRAMU ZAKRES INFORMACJI W OKNIE ODŚWIEŻ BIEŻĄCE OKNO SZUKAJ KASKADA SĄSIADUJĄCO UPORZĄDKUJ IKONY SYSTEM POMOCY PROGRAMU SPIS TREŚCI NAJNOWSZE ZMIANY W PROGRAMIE PODPOWIEDZI W DIALOGACH PODPOWIEDŹ DNIA KALKULATOR ODSETKI FUNKCJE SERWISOWE SUGESTIA O PROGRAMIE IV. SPRZEDAŻ PRZYGOTOWANIE MODUŁU SPRZEDAŻ DO DZIAŁANIA USTAWIENIA OPCJI SPRZEDAŻY WPROWADZANIE INFORMACJI O REJESTRACH SPRZEDAŻY WPROWADZANIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY DOKUMENTY KORYGUJĄCE FAKTURY I RACHUNKI DO PARAGONÓW PROWADZENIE ROZLICZEŃ VAT METODĄ KWARTALNĄ I KASOWĄ INFORMACJE POTRZEBNE DO ROZLICZENIA KASOWEGO POWIELANIE DOKUMENTÓW SPRAWDZANIE PRZYDATNE WSKAZÓWKI KOPIOWANIE POJEDYNCZYCH DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY PRZENIESIENIE/SKOPIOWANIE WYBRANEJ GRUPY DOKUMENTÓW DRUKOWANIE SERYJNE FAKTUR

5 V. ZAKUPY PRZYGOTOWANIE MODUŁU ZAKUPY DO DZIAŁANIA WPROWADZANIE DOKUMENTU ZAKUPU DOKUMENTY KORYGUJĄCE PROWADZENIE ROZLICZEŃ VAT METODĄ KWARTALNĄ I KASOWĄ ROZLICZANIE ZAKUPÓW POJAZDY - KILOMETRÓWKA SPRAWDZANIE VI. KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE WPISÓW DO KSIĘGI ROZLICZENIE MIESIĄCA - PRZENIESIENIE DO KSIĘGI INFORMACJI Z INNYCH OKIEN PŁACE ZAKUPY SPRZEDAŻ AMORTYZACJA ODSETKI I KOSZTY BANKOWE WPISZ NOWE ŚRODKI TRWAŁE DO EWIDENCJI OPCJE DODATKOWE ROZLICZENIA MIESIĄCA UWAGI SPRAWDZANIE VII. USTALANIE WARTOŚCI MAGAZYNU PRZYGOTOWANIE MODUŁU MAGAZYN DO DZIAŁANIA KARTOTEKA TOWARÓW I USŁUG BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE INFORMACJI O TOWARZE/USŁUDZE WPROWADZANIE INFORMACJI O TOWARZE/USŁUDZE NA DOKUMENTACH STANY MAGAZYNOWE TYPY DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH WYKORZYSTYWANYCH W PROGRAMIE FAKT MAGAZYN UPROSZCZONY - BEZ WŁĄCZONEGO FIFO WYCENA STANU MAGAZYNOWEGO METODĄ UPROSZCZONĄ OBLICZ STANY MAGAZYNOWE NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW ZAKUPU I SPRZEDAŻY OBLICZ STANY MAGAZYNOWE NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH NATYCHMIASTOWA AKTUALIZACJA STANÓW MAGAZYNOWYCH AUTOMATYCZNIE TWÓRZ DOKUMENTY MAGAZYNOWE ROZLICZANIE WZ (PZ) W TRAKCIE WYPISYWANIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY (ZAKUPU) SPOSOBY DZIAŁANIA MAGAZYNU MAGAZYN FIFO WIELE MAGAZYNÓW ROZPOCZĘCIE PRACY PODGLĄD INFORMACJI O STANIE TOWARU FUNKCJE MENU WPISYWANIE MAGAZYN UPROSZCZONY FIFO

6 46. ZESTAWIENIA I WYDRUKI OBROTY DLA WYBRANEGO TOWARU WYDRUK CENNIKA WYDRUK SPISU Z NATURY ZAKUPY I SPRZEDAŻ DLA WYBRANYCH TOWARÓW PRZYDATNE WSKAZÓWKI SZYBKIE WYSZUKIWANIE TOWARÓW/USŁUG W KARTOTECE ZMIANA PORZĄDKU LISTY TOWARÓW I USŁUG ZMIANA ZAKRESU WIDOCZNOŚCI TOWARÓW W KARTOTECE VIII.KONTRAHENCI I ROZRACHUNKI WPROWADZANIE DANYCH O KONTRAHENCIE F5. INFORMACJE POMOCNICZE STOSUJ DOMYŚLNIE F6. DANE DO PRZELEWÓW TYP KONTRAHENTA SUGEROWANY OPIS DO KPIR DOMYŚLNY TYP DOKUMENTU W ZAKUPACH OBROTY, NALEŻNOŚCI, ZOBOWIĄZANIA HISTORIA ROZLICZEŃ DLA KONTRAHENTA ODNAJDYWANIE DOKUMENTÓW POWIĄZANIE DOKUMENTÓW ZAKUPU/SPRZEDAŻY Z DOKUMENTAMI KASOWYMI/PRZELEWAMI ROZRACHUNKI Z KONTRAHENTAMI OKNO 0.KASA I BANK RACHUNEK BANKOWY NOTY ROZRACHUNKOWE PODSUMUJ OBROTY I NALEŻNOŚCI PODSUMUJ OBROTY I NALEŻNOŚCI PRZYDATNE WSKAZÓWKI SZYBKIE ODNAJDYWANIE KONTRAHENTA W KARTOTECE ZMIANA PORZĄDKU LISTY KONTRAHENTÓW SPORZĄDZANIE LISTY DŁUŻNIKÓW IX. WŁAŚCICIELE WPROWADZANIE DANYCH O WŁAŚCICIELU ODLICZENIA OD DOCHODU I PODATKU ODLICZENIA OD DOCHODU ODLICZENIA OD PODATKU SKŁADKI ZUS I ZASIŁKI NALICZANIE SKŁADEK ZUS CHOROBOWE I INNE ZASIŁKI ZESTAWIENIA I WYDRUKI DEKLARACJA PIT PRZELEW SKŁADEK DO ZUS SPORZĄDZANIE DEKLARACJI ZUS Z WYKORZYSTANIEM PROGRAMU PŁATNIK

7 58. SPRAWDZANIE X. PŁACE PRZYGOTOWANIE MODUŁU PŁACE DO DZIAŁANIA USTAWIENIE OPCJI OGÓLNYCH PŁAC WPROWADZANIE DANYCH O PRACOWNIKU DANE OSOBISTE DANE ADRESOWE DANE DO UBEZPIECZENIA POZOSTAŁE URLOPY BADANIA LEKARSKIE KSIĄŻECZKA ZDROWIA CZAS PRACY WPROWADZANIE DANYCH DO OBLICZANIA PŁAC OPIS SKŁADNIKÓW PŁAC OPIS POTRĄCEŃ OPIS STAŁYCH PRACOWNIKA STAŁE GLOBALNE GRUPY PRACOWNIKÓW OBLICZANIE PŁAC ZASIŁKI CHOROBOWE I INNE OBLICZANIE PŁAC PROSTYCH JEDNOSKŁADNIKOWYCH, WYPŁACANYCH RAZ W MIESIĄCU OBLICZANIE PŁAC PROSTYCH - WIELOSKŁADNIKOWYCH, WYPŁACANYCH RAZ W MIESIĄCU OBLICZANIE WYPŁAT Z ZASTOSOWANIEM FORMUŁ PŁACOWYCH WIELE WYPŁAT W MIESIĄCU WYNAGRODZENIA Z UMÓW CYWILNOPRAWNYCH FUNKCJE MENU WPISYWANIE OBLICZANIE WYNAGRODZEŃ ZESTAWIENIA I WYDRUKI WYDRUKI INDYWIDUALNE, DOTYCZĄCE PRACOWNIKA WYDRUKI OGÓLNE, DOTYCZĄCE WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW (LUB GRUPY) ZESTAWIENIA KADROWE LISTA PŁAC DEKLARACJE PIT-4 ORAZ PIT-4AR DEKLARACJE PIT-8A/PIT-8AR ZAWARTOŚĆ OKNA PRACOWNICY ZESTAWIENIE PRZELEWÓW WYNAGRODZEŃ PRZELEW SKŁADEK DO ZUS SPORZĄDZANIE DEKLARACJI ZUS Z WYKORZYSTANIEM PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DANYCH ROZLICZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DANYCH ZGŁOSZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DEKLARACJI ZUS IWA DO PROGRAMU PŁATNIKA IMPORT (WCZYTANIE) DEKLARACJI ZUS DO PROGRAMU PŁATNIK USTAWIENIA ZAAWANSOWANE WYSYŁKI DANYCH DO PROGRAMU PŁATNIK

8 ZESTAWIENIE LIST PŁAC LISTA OBECNOŚCI ZESTAWIENIE OBNIŻONYCH SKŁADEK DEKLARACJA NIP UMOWY DLA WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW SPRAWDZANIE XI. ŚRODKI TRWAŁE I WYPOSAŻENIE BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE INFORMACJI O ŚRODKU TRWAŁYM WPROWADZANIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH DO EWIDENCJI NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW PRZENIESIENIE AMORTYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH DO KSIĘGI ZAKOŃCZENIE

9 I. Wprowadzenie Dziękujemy Państwu za zakup programu Fakt Kompleksowa Obsługa Rachunkowa Firmy. Jesteśmy przekonani, iż program ten wydatnie usprawni obsługę rachunkową firmy i stanie się niezbędnym narzędziem ułatwiającym Państwa codzienną pracę. Poniżej przedstawiona zostanie krótka charakterystyka programu oraz wymagania sprzętowe komputera, niezbędne do prawidłowego działania programu Fakt. 1. Wstęp Program Fakt służy do prowadzenia kompleksowej obsługi rachunkowej firmy. W zależności od potrzeb użytkownika, może on być dostarczany do Państwa w różnych wersjach, zawierających odpowiednie moduły. Poszczególne wersje są zróżnicowane cenowo tak, aby w jak najkorzystniejszy sposób sprostać Państwa wymaganiom i oczekiwaniom dotyczącym funkcjonalności programu. Wszelkie funkcje programu omówione zostały szerzej w dalszej części niniejszej instrukcji. Poniżej przedstawiona zostanie tylko krótka i wybiórcza charakterystyka programu. Program Fakt Kompleksowa Obsługa Rachunkowa firmy pozwala m.in. na: wystawianie faktur, rachunków uproszczonych, dokumentów korygujących, paragonów fiskalnych (również za pomocą drukarek fiskalnych) i faktur/rachunków do paragonów, prowadzenie ewidencji związanej z podatkiem VAT: rejestrów i deklaracji VAT z uwzględnieniem podziału zakupów w proporcji do sprzedaży i podziału sprzedaży nieewidencjonowanej w proporcji do zakupu, ustalania bieżącego stanu towarów w magazynie (w tym metoda FIFO i prowadzenie ewidencji stanów magazynowych w wielu magazynach), prowadzenie ewidencji zobowiązań i należności wobec kontrahentów, drukowanie poleceń przelewu i przekazów pocztowych oraz obsługę systemów Home Banking-u, prowadzenie rozliczeń z pracownikami: listy płac, karty wynagrodzeń, naliczanie podatku i składek ZUS (we współpracy z Programem Płatnika), drukowanie deklaracji PIT-4R, PIT-11, PIT-40, PIT8A i PIT-8B oraz umów zleceń i rachunków wystawianych przez zleceniobiorcę, przesyłanie wybranych typów deklaracji drogą elektroniczną bezpośrednio na serwer ministerstwa finansów prowadzenie ewidencji środków trwałych i naliczanie amortyzacji środków trwałych, prowadzenie ewidencji kilometrówki (wydatków z tytułu użytkowania prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych), automatyczne wypełnianie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) danymi z pozostałych kartotek (zakupy, sprzedaż, płace, amortyzacja, itd.), prowadzenie ewidencji ryczałtu dla płatników VAT, 9

10 dzielenie wytworzonego dochodu pomiędzy udziałowców, jeżeli prowadzona firma ma więcej niż jednego właściciela (np. spółka cywilna), drukowanie deklaracji PIT-5 dla właścicieli firmy z uwzględnieniem przychodów z innych źródeł i wydatków podlegających odliczeniu od dochodu, i inne... Do prowadzenia ewidencji VAT, płac, księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtu za pomocą komputera potrzebna jest wcześniejsza znajomość odpowiednich przepisów podatkowych oraz podstawowa znajomość środowiska systemu operacyjnego Windows. 2. Wymagania sprzętowe Do korzystania z programu Fakt potrzebne są: komputer z procesorem Pentium lub równoważnym, z pamięcią 256 MB (dla dużej ilości przetwarzanych danych zalecane jest wykorzystanie komputera dysponującego większą mocą obliczeniową), 30 MB wolnego miejsca na dysku twardym komputera, dowolna drukarka obsługiwana przez system Windows, mysz, środowisko graficzne Windows (98, Millenium, NT 4.0, 2000, XP, Vista, Windows 7), Do pracy wielostanowiskowej niezbędna jest skonfigurowana sieć oparta na protokole TCP/IP oraz wykupienie odpowiedniej licencji. 3. Zastrzeżenie Producent i dystrybutor programu Fakt zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w programie zmian usprawniających działanie programu oraz dostosowujących program do zmieniających się przepisów prawa. W związku z tym opisy funkcji i zrzuty ekranów pochodzące z programu zawarte w niniejszej instrukcji mogą różnić się od funkcjonujących w najnowszych wersjach programu Fakt. Producent programu zapewnia jednocześnie, że skracając do niezbędnego minimum długość cyklu wydawniczego oraz wysokość drukowanego nakładu dąży do osiągnięcia maksymalnej zgodności instrukcji i programu. Producent programu nie przechowuje i nie udostępnia archiwalnych wersji instalacyjnych programu Fakt. 10

11 II. Instalacja programu Program Fakt może być dostarczany do Państwa na dwa sposoby: na płycie CD poprzez Internet (pobranie ze strony internetowej W zależności od nośnika (medium), na którym dostarczany jest program Fakt, różnorodnie przebiega proces przygotowania do instalacji programu. Sam proces instalacji przebiega we wszystkich przypadkach jednakowo, niezależnie od nośnika. Aktualna wersja programu Fakt dostarczana jest do nowych użytkowników po rejestracji zakupionego programu (sprzedaż wysyłkowa, tel. (58) ) lub do istniejących już, legalnych i zarejestrowanych użytkowników w ramach abonamentu na aktualizacje programu (abonament internetowy lub na płytach CD). 4. Instalacja wersji jednostanowiskowej Wersja CD Jeżeli program dostarczony jest do użytkownika na płycie CD, należy włożyć płytę do napędu CD lub DVD komputera. Zwykle, po włożeniu płyty program automatycznie rozpocznie proces instalacji. W niektórych przypadkach ustawienia systemu nie pozwalają na rozpoczęcie automatyczne procesu instalacji. Należy wówczas odszukać w katalogu głównym na płycie CD i uruchomić plik install.exe. Można tego dokonać poprzez dwukrotne kliknięcie ikony Mój komputer na pulpicie systemu Windows. W oknie tym należy odszukać i otworzyć napęd dysków CD. W kolejnym oknie pojawi się wówczas zawartość płyty CD. Na płycie należy następnie odszukać i uruchomić plik install.exe. Po uruchomieniu programu install.exe z płyty CD na ekranie pojawi się okno instalatora programu Fakt (zob. Rys. 1). Rys. 1 Okno instalatora płyta CD-ROM (install.exe) 11

12 Wybierając opcję Instalacja automatyczna programu Fakt użytkownik decyduje się na instalację programu z ustawieniami domyślnymi programu, a więc w przypadku pierwszej instalacji programu ścieżka dostępu domyślnie zostanie ustawiona na C:\FAKT95 oraz zostanie utworzona pozycja w menu Start/Programy o nazwie Fakt zawierająca skrót do zainstalowanego programu Fakt. Jeśli program był już zainstalowany to ścieżka dostępu dla instalowanego programu zostanie ustawiona na taką, jaką miał ostatnio uruchomiony program Fakt i zostanie wykonana instalacja na poprzedniej wersji programu. Opcja Instalacja zaawansowana pozwala na zainstalowanie wersji sieciowej programu lub na skopiowanie pliku z licencją użytkownika do katalogu programu Fakt. UWAGA! Użytkownicy systemów Windows Vista i Windows 7 nie powinni instalować programu w katalogu systemowym Program Files, gdyż jest on traktowany przez system w szczególny sposób i chroniony przed zmianami zawartości, co koliduje z funkcjonalnością programu Fakt. UWAGA! Plik zawierający dane licencji użytkownika zmienił swą nazwę. Niegdyś fakt.dat, obecnie nosi nazwę licencja.txt. Mimo, że jest to plik tekstowy i można obejrzeć jego zawartość w każdym edytorze to nie należy pod żadnym pozorem zmieniać jego zawartości gdyż taki plik po zapisaniu straci swoje właściwości i nie będzie nadawał się do powtórnego wykorzystania. Wersja internetowa Użytkownicy, którzy dokonują aktualizacji programu, w ramach abonamentu, poprzez Internet powinni pobrać plik instalacyjny programu ze strony Pełna wersja programu jest dostępna do pobrania na stronie głównej po kliknięciu odnośnika: Aktualna wersja programu lub po przejściu do podstrony przez Pobierz Fakt Pełna wersja i kliknięciu odsyłacza Pobierz Fakt w wersji RRRR.MMx. Użycie odsyłacza spowoduje wyświetlenie strony, z której można pobrać aktualną, pełną wersję programu o podanym numerze. Można ZAPISAĆ pobierany plik instaluj.exe na lokalnym dysku komputera, w wybranej lokalizacji (w konkretnym, wybranym katalogu na dysku komputera). Rozpocznie się wówczas proces pobierania pliku i zapisywania na dysk twardy. Czas trwania pobierania pliku zależny jest od dostępnego łącza internetowego. Ze względu na niewielką objętość pliku, nawet przy wykorzystaniu najwolniejszych łączy telefonicznych (modem), proces pobierania nie powinien trwać dłużej niż kilka minut. Po zakończeniu procesu pobierania pliku, plik instalacyjny będzie zapisany na dysku komputera, w wybranym wcześniej katalogu. Należy odszukać i uruchomić pobrany program, 12

13 co spowoduje rozpoczęcie procesu instalacji i pojawienie się okna instalatora programu (zob. Rys. 2). W polu Podaj katalog, w którym chcesz zainstalować program: należy podać ścieżkę, w której zainstalowany ma być program. Domyślnie jest to ścieżka C:\FAKT95 ale użytkownik może podać inną. Podczas pierwszej instalacji opcja Nagraj na poprzedniej wersji programu powinna pozostać NIE ZAZNACZONA (pole po lewej stronie nazwy opcji powinno pozostać puste). Po zaznaczeniu opcji Utwórz na pulpicie skrót do programu, na pulpicie systemu Windows utworzony zostanie skrót, dzięki któremu będzie można szybko uruchamiać program Fakt. Rys. 2 Okno instalatora (instaluj.exe) Po ustaleniu opcji instalacji w oknie instalatora należy wcisnąć przycisk [Instaluj], co spowoduje rozpoczęcie kopiowania (instalacji) plików programu Fakt do odpowiednich lokalizacji na dysku twardym. Po instalacji można rozpocząć pracę w programie Fakt. Aktualizacja Użytkownik opłacając abonament otrzymuje program Fakt wraz z prawem do instalowania jego nowszych wersji w ciągu najbliższych miesięcy. Po upływie czasu trwania abonamentu użytkownik ma prawo do używania programu Fakt, lecz nie ma uprawnień do instalowania nowszych wersji programu Fakt. Najczęściej występują dwie sytuacje określane mianem aktualizacji: 1. aktualizacja programu do jego nowszej wersji. Użytkownik posiada ważny abonament, Na stronie producenta programu pojawia się następna wersja, w której uwzględniono najnowsze zmiany w przepisach, we wzorcach deklaracji podatkowych lub innego typu uaktualnienia. Użytkownik pobiera nowszą wersję programu ze strony internetowej lub otrzymuje płytę CD z nową wersją programu (w zależności od opłaconego rodzaju abonamentu) i instaluje na komputerze. O powodzeniu aktualizacji można przekonać się po uruchomieniu programu 13

14 Fakt sprawdzając numer wersji w oknie wywoływanym przez menu Pomoc Programie (zob.rys. 3). O 2. aktualizacja uprawnień do wczytywania nowszych wersji programu. Po ponownym opłaceniu abonamentu użytkownik w zależności od wybranej wersji (płyta CD czy Internet) albo otrzymuje płytę CD, na której znajduje się wersja instalacyjna programu albo otrzymuje wiadomość elektroniczną zawierającą załącznik - plik o nazwie licencja.txt. Przy instalacji z płyty CD należy skorzystać z opcji Instalacja zaawansowana kopiuj plik z licencją użytkownika. Przy aktualizacji internetowej plik o nazwie licencja.txt zawierają informacje na temat użytkownika oraz okresu ważności abonamentu i prawa do wczytywania nowszych wersji programu na określony okres należy skopiować ten plik do katalogu, w którym zainstalowany jest program Fakt Informację o tym, gdzie aktualnie jest zainstalowany program Fakt można uzyskać w menu głównym programu Fakt Pomoc O Programie. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Informacje o programie (zob. Rys. 3). U dołu tego okna, jako ostatnia informacja podana jest ścieżka katalogu, w którym zainstalowany jest program Fakt (domyślnie jest to C:\FAKT95, LECZ jeśli w czasie instalacji użytkownik wybierze inną nazwę to będzie ona widoczna). Jeśli plik z licencją użytkownika został skopiowany do katalogu programu Fakt to podczas uruchomienia programu informacje zawarte w pliku z licencją zostaną automatycznie zaimportowane. Jeśli plik z licencją użytkownika został skopiowany do katalogu instalacyjnego programu w momencie, gdy był on uruchomiony to można wczytać licencję używając przycisku [Wczytaj licencja.txt] znajdującego się w oknie Informacje o programie (zob. Rys. 3) Informacje na temat prawa do aktualizacji zawarte w programie Fakt zostaną zaktualizowane i pojawią się w zdaniu Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niż: MM.RRRR. Rys. 3. Okno programu Fakt Informacje o programie. 14

15 UWAGA! Zainstalowanie wersji programu nowszej niż wynika to z ważności abonamentu na aktualizacje spowoduje zablokowanie dostępu do wpisanych danych. UWAGA! Po nagraniu starszej wersji programu w miejsce nowszej, program może nie odczytać danych wprowadzonych wcześniej. UWAGA! Producent programu nie przechowuje i nie udostępnia archiwalnych wersji instalacyjnych programu Fakt. Nowa funkcja programu Fakt - praca zdalna umożliwia dostęp z dowolnego miejsca na świecie do informacji zawartych w bazie danych umiejscowionej na firmowym serwerze. Korzystanie z programu FAKT z wykorzystaniem zdalnego dostępu zaczynamy od wykonania następujących czynności: 5. Instalacja wersji wielostanowiskowej Program Fakt może z powodzeniem pracować jako wersja sieciowa umożliwiając wspólną pracę na tej samej bazie danych użytkownikom korzystającym z różnych stacji roboczych. Przed przystąpieniem do pracy należy wykonać następujące czynności: Czynności do wykonania na serwerze Należy wybrać komputer, który będzie pełnił rolę serwera. Na tym komputerze należy zainstalować program Fakt według zasad opisanych powyżej w punkcie 4. Inne stacje robocze będą korzystały z zasobów serwera a więc musi on być włączony by pozostali użytkownicy mogli wprowadzać dane na swoich stanowiskach. Ze strony firmy Fakt należy pobrać plik instalacyjny serwera bazy danych Firebird 1.5 i zainstalować w systemie serwera. Dla Win XP najlepiej zainstalować jako aplikację. Dla Windows Vista oraz Windows 7 w czasie instalacji należy wybrać opcję Nie instaluj apletu w panelu sterowania Po uruchomieniu programu Fakt na serwerze trzeba przejść do menu Pomoc Funkcje serwisowe Konfiguracja serwera Firebird i nacisnąć przycisk [Domyślne], co spowoduje wpisanie danych z systemu do odpowiednich pól. W tym samym miejscu nacisnąć przycisk [Konfiguracja Zapory Windows] i sprawdzić czy został otwarty port o numerze Jeśli port jest zamknięty to należy go otworzyć. Jeżeli w systemie jest zainstalowana inna zapora niż systemowa to należy w niej utworzyć wyjątek dla programu Fakt na wymienionym porcie dla protokołu TCP/IP. Poprawność konfiguracji serwera Firebird można sprawdzić klikając na przycisk [Test połączenia]. 15

16 Komputer będący serwerem musi udostępniać innym komputerom w sieci katalog programu Fakt z prawem do odczytu i zapisu (zob. Rys. 4) Rys. 4 Udostępnianie katalogu programu Fakt Można stworzyć skrót do uruchamiania programu Fakt. Należy wskazać w katalogu plik Fakt.exe i kliknąć prawym przyciskiem myszy a potem wybrać z pojawiającego się menu pozycję: Wyślij do Pulpit utwórz skrót Powstały na pulpicie skrót do programu Fakt należy zaznaczyć klikając prawym przyciskiem myszy wybrać Właściwości a następnie w polu Element docelowy uzupełnić wpis dopisując parametr (w tym przypadku serwer zob. Rys. 5) 16

17 Czynności do wykonania na stacji roboczej: Rys. 5 Okno właściwości skrótu W otoczeniu sieciowym należy znaleźć folder udostępniony przez serwer w sieci (zob. Rys. 6) i klikając prawym przyciskiem myszy na nim zmapować go, nadając mu literę (zob. Rys. 7) tak, aby stał się widoczny po wejściu w Mój komputer i był podłączany ponownie przy logowaniu. 17

18 Rys. 6 Wyszukiwanie i mapowanie zasobów serwera Rys. 7 Nadawanie oznaczenia mapowanemu zasobowi sieciowemu Zmapowany dysk/katalog serwera po nadaniu mu litery będzie widoczny w systemie. Należy odnaleźć ten dysk/katalog i utworzyć skrót do pliku fakt.exe znajdującego się na zmapowanym dysku. Powstały na pulpicie skrót do programu Fakt należy zaznaczyć i klikając prawym przyciskiem myszy wybrać Właściwości a następnie w polu Element docelowy uzupełnić wpis dopisując parametr (w tym przypadku zamiast serwer wpisujemy inny parametr np. nazwę komputera lub 18

19 imię użytkownika zob. Rys. 8). Każde stanowisko robocze powinno posługiwać się własnym parametrem. Rys. 8 Właściwości skrótu 6. Instalacja wersji netfakt Nowa funkcja programu Fakt - praca zdalna umożliwia dostęp z dowolnego miejsca na świecie do informacji zawartych w bazie danych umiejscowionej na firmowym serwerze. Instalacja na serwerze: 1. Instalujemy na komputerze program FAKT. 2. Tworzymy na Pulpicie komputera nowy skrót do programu FAKT - aby to zrobić należy przejść do folderu, w którym zainstalowano program FAKT i klikając prawym przyciskiem myszy na pliku fakt.exe należy wybrać polecenie: Wyślij do Pulpit utwórz skrót. 3. Konfiguracja programów antywirusowych. Po to by program FAKT mógł bez przeszkód przesyłać dane, czasami potrzebne jest właściwe skonfigurowanie programu antywirusowego tak, aby nie blokował wysyłania i odbierania danych. Najczęściej ingerencja użytkownika ogranicza się do uruchomienia programu FAKT i 19

20 jeśli program antywirusowy zaczyna informować o tym, że nastąpiła próba nawiązania łączności lub przesłania danych to należy wybrać w okienku programu antywirusowego opcję typu Odblokuj, Zezwól itp. (Przy bardzo skomplikowanych wersjach oprogramowania tego typu może to wymagać kontaktu z działem pomocy producenta programu antywirusowego bądź lekturą instrukcji). 4. Jeśli na serwerze jest włączona zapora systemowa (w systemie Windows XP) to należy stworzyć w niej wyjątek dla protokołu IP na porcie 3051 lub innym, jeżeli został wybrany inny port do komunikacji 5. Na serwerze musi zostać zainstalowany program Firebird Server. Program ten można pobrać ze strony firmy FAKT : 6. Po instalacji Firebird Server należy skonfigurować program FAKT do współpracy z serwerem bazy danych. W tym celu należy przejść do menu Pomoc Funkcje serwisowe Konfiguracja serwera FB i w tym miejscu nacisnąć przycisk Domyślne. Zostaną wczytane ustawienia, które należy zapisać opuszczając to okno. Poprawnie skonfigurowany Firebird Server pozwoli na uruchomienie więcej niż jednego programu FAKT w tym samym czasie. Najprostszym sposobem na sprawdzenie poprawności instalacji serwera Firebird jest przeprowadzenie próby polegającej na uruchomieniu programu FAKT przy pomocy skrótu raz a następnie tym samym skrótem ponownie uruchomić program FAKT (bez zamykania tego pierwszego). Jeśli program FAKT uruchomi się dwa razy - to oznacza, że instalacja jest poprawna. 7. Do katalogu programu Fakt kopiujemy plik klucze.txt. 8. Instalujemy klucz sprzętowy serwera. 9. Na komputerze, któremu wyznaczono rolę serwera modyfikujemy skrót do programu FAKT utworzony w punkcie 2 tej instrukcji. Klikając na ikonie skrótu prawym klawiszem myszki wybieramy z menu polecenie Właściwości. We właściwościach tego skrótu (zakładka Skrót, pole Element docelowy ) należy wpisać parametr: -s (zob. Rys. 9). 20

21 Rys. 9 Dopisanie parametru w skrócie do programu na serwerze Dla zaawansowanych użytkowników: Można zmieniać port, do którego będziemy się łączyć wpisując : -s port Nie podanie numeru portu w linii komend powoduje przyjęcie domyślnej wartości dla parametru port = Przykładowe wpisy konfiguracji serwera: -s -s Uruchomienie na serwerze Program uruchomiony z parametrem -s czeka na zgłoszenia użytkowników. Pojawia się ikona w zasobniku systemowym. Po kliknięciu na ikonie prawym przyciskiem myszy pojawia się menu, z którego można wybrać polecenia : Pokaż status sesji - pokazuje okienko z informacjami na temat połączenia z klientem. Koniec - zamyka serwer i kończy pracę. 21

22 W tym stanie serwer oczekuje na nadchodzące połączenia od końcówek roboczych. Jeżeli użytkownik uruchomi program FAKT z poprawnie skonfigurowanej stacji roboczej to serwer przyjmie połączenie i wyświetli w zasobniku systemowym nową ikonę z informacjami na temat nawiązanego połączenia i jego parametrów - jak na Rys. 10. Każde następne połączenie nowego klienta wyświetla swoją ikonkę w zasobniku systemowym. Nie jest możliwe jednoczesne połączenie się z serwerem jednego komputera tym samym dwukrotnie uruchomionym programem Fakt. Rys. 10 Okno uruchomionego programu Fakt w wersji netfakt Ilość możliwych połączeń zdalnych jest limitowana i została określona w pliku z licencją użytkownika. Użytkownik może samodzielnie skontrolować, jaki jest limit połączeń zdalnych dla jego programu FAKT w oknie Szczegóły uprawnień użytkownika (zob. Rys. 11), które można otworzyć przechodząc do menu Pomoc O programie i używając znajdującego się tam przycisku Szczegóły. Jeśli Limit dostępu zdalnego jest równy zero oznacza to, że użytkownik może dla celów testowych korzystać z dostępu zdalnego przez sześćdziesiąt minut. 22

23 Rys. 11 Okno Szczegóły uprawnień użytkownika, zaznaczono limit użytkowników z dostępem zdalnym. Instalacja na stacji roboczej Proces ten można przeprowadzić na dwa sposoby. 1 Należy zainstalować program Fakt na komputerze, któremu wyznaczono rolę klienta. Następnie modyfikujemy utworzony skrót do programu FAKT. Klikając na ikonie skrótu prawym klawiszem myszki wybieramy z menu polecenie Właściwości. We właściwościach tego skrótu (zakładka Skrót, pole Element docelowy zob. Rys. 12) można wpisać adres URL serwera lub parametry: - nr_ip lub nazwę serwera, oraz opcjonalnie numer portu i nazwę użytkownika w postaci -o IP -o IP:port -o IP:port użytkownik -o IP użytkownik -o nazwa_serwera 23

24 -o nazwa_serwera:port -o nazwa_serwera:port użytkownik -o nazwa_serwera użytkownik Jeżeli nie zostanie podany któryś z parametrów opcjonalnych to program przyjmie domyślnie : użytkownik : FAKT-OKNA port : 3051 Rys. 12 Okno Właściwości skrótu klienta Przykładowe, poprawne wpisy dla sieci lokalnej : -o o : o :12345 kasia -o ola -o kadry 24

25 -o sekretariat kamila -o ksiegowosc: o place:12345 danka 2 Wykorzystując to, że do pracy po stronie klienta wystarczy tylko plik fakt.exe należy skopiować ten plik z serwera, na którym już zainstalowano program Fakt, na dysk lokalny do założonego ręcznie katalogu np. c:\fakt95. Wszystkie potrzebne elementy zostaną pobrane lub utworzone automatycznie przez program po uruchomieniu. Jeśli na komputerze klienta znajduje się tylko skopiowany plik fakt.exe to uruchomienie tego programu wywoła okienko Przygotowanie konfiguracji (zob. Rys. 13), w którym wypełniając dostępne pola należy skonfigurować program do działania. Rys. 13 Okno Przygotowanie konfiguracji klienta Następujące kroki są wspólne dla obu sposobów: Konfiguracja programów antywirusowych aby program FAKT mógł bez przeszkód przesyłać dane, czasami potrzebne jest właściwe skonfigurowanie programu antywirusowego tak, by nie blokował wysyłania i odbierania danych. Najczęściej ingerencja użytkownika ogranicza się do uruchomienia programu FAKT i jeśli program antywirusowy zaczyna informować o tym, że nastąpiła próba nawiązania łączności lub przesłania danych to należy wybrać w okienku programu antywirusowego opcji Odblokuj, Zezwól itp. (Przy bardzo skomplikowanych wersjach oprogramowania tego typu może to wymagać kontaktu z działem pomocy producenta programu antywirusowego bądź lekturą instrukcji). 25

26 Jeśli na stacji roboczej z systemem Windows XP jest włączona zapora systemowa to należy stworzyć w niej wyjątek dla protokołu IP na porcie 3051 (lub innym, jeżeli został wybrany inny port do komunikacji). Instalujemy na komputerze klucz sprzętowy klienta. Uruchomienie na stacji roboczej Prawidłowo skonfigurowany Program FAKT na stacji klienta w czasie uruchamiania wyświetli okienko informacyjne jak na Rys. 14. Rys. 14 Okno programu Fakt podczas uruchamiania na komputerze klienta Konfiguracja połączenia przez internet Konfiguracja serwera do pracy w sieci lokalnej i pracy przez internet niczym się nie różni. Serwer oczekuje na zgłoszenia na wskazanym porcie i nie ma dla niego znaczenia skąd przychodzą. W przypadku, gdy serwer jest podłączony bezpośrednio do internetu (bez routera) to jego ip wewnętrzny jest identyczny z zewnętrznym. Wystarczy, aby użytkownik (klient) znał numer IP serwera i podał go w skrócie do programu FAKT, w linii komend. Jeżeli połączenie sieci, w której pracuje serwer, z Internetem obywa się za pośrednictwem routera, to wtedy w sieci wewnętrznej serwer ma inny numer IP, a w zewnętrznej inny numer IP. Są wtedy 2 możliwości udostępnienia go dla użytkowników zewnętrznych, poprzez zmiany konfiguracji serwera: - DMZ wszystkie zgłoszenia od użytkowników są kierowane zawsze na ten sam komputer serwer. 26

27 - przekierowanie portów (ang. port forwarding). Port zewnętrzny przekierowujemy na port wewnętrzny i przyporządkowujemy do konkretnego komputera w sieci (więcej informacji znajdą Państwo w dokumentacji technicznej routera). Przykład przekierowania portów dla konfiguracji sieci wyposażonej w router. PORT ZEWNĘTRZNY PORT WEWNĘTRZNY ADRES IP WEWN Klient łącząc się z zewnątrz podaje numer IP publiczny routera oraz numer portu zewnętrznego (3051 lub w przykładnie powyżej) a router przekieruje transmisję do komputera o numerze IP wewnętrznym i podanym porcie w sieci lokalnej. We właściwościach skrótu do programu FAKT dla klienta, w linii komend podajemy adres IP routera oraz numer portu zewnętrznego. Uwaga!!! Konfigurowanie routera przez niewykwalifikowany personel może spowodować błędy w działaniu sieci. Prędkość przesyłania danych zależy od parametrów łącz po stronie klienta i serwera. Najważniejszymi parametrami decydującymi o prędkości działania jest prędkość wysyłania danych (ang. upload) po stronie serwera oraz prędkość pobierania danych (ang. download) po stronie klienta. Aby sprawdzić prędkość łącza jakie posiadamy można skorzystać z jednej ze stron mierzących prędkość połączenia np. Uwaga!!! Ilość użytkowników zależy od wykupionego rozszerzenia. Praca zdalna jest płatnym rozszerzenie do programu FAKT. Łącza internetowe o zmiennym numerze IP (np. Neostrada) Niektóre łącza internetowe (np. Neostrada) mają numer ip, który zmienia się co 24 godziny. Utrudnia to konfigurowanie połączenia z serwerem podłączonym do takiego łącza. Użytkownik, który chce się łączyć z takim serwerem musiałby codziennie podawać inny numer IP. Jest też rozwiązanie które to upraszcza usługa dynamicznego DNS. Dokładniejsze wyjaśnienie rozwiązania oraz odnośniki do serwerów oferujące takie usługi można znaleźć w internecie. 27

28 Informacje dodatkowe Jak sprawdzić własny numer IP w sieci lokalnej: Numer IP sprawdzamy przez linie poleceń. Klikamy Start -> Uruchom -> wpisujemy cmd i wybieramy [Ok] -> w nowootwaortym oknie wpisujemy ipconfig.i naciskamy Enter. Pojawi się m.in. : Adres IP Jak sprawdzić własny numer IP w internecie Publiczny numer IP w internecie możemy sprawdzić korzystając z któregoś udostępniających taką usługę np.: z serwisów 28

29 III. Informacje ogólne o działaniu programu W tym rozdziale zostaną opisane podstawowe funkcje menu głównego programu Fakt. W kolejnych punktach objaśnione zostaną funkcje ukryte pod wybranymi tematami menu. Wszystkie funkcje menu programu dostępne są u góry okna głównego programu (zob. Rys. 15 ). Niektóre z nich wyprowadzone są również do paska narzędzi (tuż pod menu głównym programu) w postaci ikon. Rys. 15. Okno programu Fakt w górnej części okna widoczne menu główne programu oraz pasek narzędzi zawierający ikony będące skrótami do niektórych, najczęściej używanych funkcji menu Aby uzyskać dostęp do funkcji głównego menu należy kliknąć na wybranym temacie menu lub użyć skrótu klawiszowego (podkreślona litera tematu lub funkcji menu lub [Alt] + podkreślona litera tematu lub funkcji menu). Dla przykładu, aby uzyskać dostęp do funkcji menu A Plik wystarczy wcisnąć klawisz [A] na klawiaturze komputera. Ikony w pasku narzędzi programu pozwalają na szybki dostęp do najczęściej używanych funkcji menu głównego. Należą do nich: A Plik A Wybór firmy B Wpisywanie A Dopisz [Ins] B Wpisywanie B Popraw [Enter] B Wpisywanie C Usuń [Del] A Plik K Drukuj zestawienie [Ctrl + P] N Okno A Zakres informacji w oknie 29

30 W pasku narzędzi dostępne są również dwie listy rozwijane (zob. Rys. 16). W pierwszej z nich podany jest rok oraz miesiąc, w drugiej dzień miesiąca. Służą one do wyboru aktualnej daty. Rys. 16 Wybór aktualnej daty pasek narzędzi programu. Zmiany aktualnego miesiąca o jedną pozycję w górę lub w dół można też łatwo dokonać poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [+] oraz [-] (najwygodniej na klawiaturze numerycznej). UWAGA! Data aktualnego okresu rozliczeniowego po uruchomieniu programu jest taka sama jak aktualna data w systemie Windows. 7. Wybór aktualnie obsługiwanej firmy Aby przejść do obsługi danej firmy w programie Fakt, należy skorzystać z polecenia menu Plik Wybór firmy. Na ekranie ukaże się wówczas okno Wybór firmy (zob. Rys. 17). Rys. 17 Okno Wybór firmy i jego funkcje 30

31 W sekcji Lista podmiotów widoczne są firmy wpisane do bazy danych programu. Na liście tej można wybrać (podświetlić) daną firmę. Po podświetleniu nazwy danej firmy można wykonać na niej szereg operacji, ukrytych pod odpowiednimi przyciskami: [Wybór] [Anuluj] [Dopisz] [Zmień nazwę] [Ukryj/Przywróć] [Odśwież numery NIP] [Pokaż usunięte] Przejście do podświetlonej firmy. Wyjście z tego okna. Dopisanie nowej, pustej firmy do listy Lista podmiotów. Zmiana nazwy firmy wybranej na liście Lista podmiotów. Zmiana ta obowiązuje jedynie na liście Lista podmiotów. Ukrycie wybranej firmy z listy Lista podmiotów lub jej przywrócenie. Pobiera z menu Opcje - Prametry ogólne numery NIP firm i wpisuje je we właściwą kolumnę (pod odpowiadającymi im numerami, bez nazw firm) Pokazuje na liście podmiotów pozycje ukryte wcześniej przyciskiem Ukryj/Przywróć Kolejność na liście: Sekcja ta pozwala na dwa rodzaje sortowania nazw firm na liście. Dostępne opcje pozwalają na wyświetlanie listy firm Według numerów firm lub Alfabetycznie wg nazw firm. Szukaj: Pole to pozwala na szybkie wyszukanie i zaznaczenie (podświetlenie) danej firmy na liście podmiotów. Aby szybko odszukać daną firmę na liście należy wpisać w tym polu numer firmy lub fragment jej nazwy (niekoniecznie fragment początkowy). 8. Archiwizacja i odtwarzanie danych Archiwizacja danych firmy Funkcja ta, dostępna w menu Plik Archiwizacja, pozwala na zarchiwizowanie danych aktualnie obsługiwanej (aktywnej) w programie firmy (zob. Rys. 18). Rys. 18. Okno Archiwizacja danych na dyskietkę lub dysk twardy. 31

32 Przycisk Zmień pozwala na wybranie innego dysku lub katalogu jako miejsca, w którym zostanie utworzone archiwizacja danych firmy. Dodatkowo, w oknie Archiwizacja danych na dyskietkę lub dysk twardy dostępne są przyciski: Mail dla serwisu który automatycznie wykonuje archiwizację i umieszcza ją jako załącznik w wiadomości pocztowej. Warunkiem koniecznym powodzenia tej operacji jest posiadanie dostępu do Internetu i właściwie skonfigurowany program pocztowy. Po wypełnieniu pól wiadomości zgodnie z ich opisem wystarczy użyć przycisku [F9.Wyślij], aby wiadomość została umieszczona w domyślnym programie pocztowym systemu Windows, gdzie można dokonać jeszcze niezbędnych poprawek lub zmian przed wysłaniem. Rys. 19. Okno Treść wiadomości do serwisu. Automat... Wciśnięcie przycisku [Automat] wywołuje okno Automatyczna archiwizacja (zob. Rys. 20). W oknie tym dostępne są opcje automatycznej archiwizacji. Domyślnie ustawiona jest codzienna archiwizacja. 32

33 Rys. 20. Okno Automatyczna archiwizacja. Sekcja F4. Częstotliwość wykonywania kopii danych pozwala na określenie, co jaki czas wykonywana ma być automatyczna archiwizacja danych. Im częściej wykonywana jest archiwizacja, tym bezpieczniejsze są dane firm (im dłuższy czas minął od ostatniej archiwizacji, tym bardziej pracochłonne staje się uzupełnienie brakujących dokumentów po odtworzeniu danych). Nie zaleca się wyboru opcji Wcale w tej sekcji, gdyż automatyczna archiwizacja nie będzie wówczas wykonywana. W polu Pamiętaj ostatnie... najnowszych kopii wpisać można ilość najnowszych kopii zapamiętywanych w katalogu automatycznej archiwizacji. W polu Lokalizacja katalogu docelowego na dysku: podać można katalog automatycznej archiwizacji. Domyślnie jest to katalog o nazwie ARCH umieszczony w katalogu głównym programu Fakt (np. C:\FAKT95\ARCH\ ). Nie zaleca się dokonywania zmian katalogu docelowego ułatwia to późniejsze poszukiwanie plików archiwum. Aby zmienić katalog docelowy należy użyć przycisku [F5. Przeglądaj ręcznie katalogi] spowoduje to otworzenie okna wyboru katalogu docelowego archiwizacji. Dodatkowo, w katalogu docelowym archiwizacji tworzone są podkatalogi o nazwach odpowiadających numerom przypisanym poszczególnym firmom w oknie Wybór firmy (zob. Rys. 17). Pliki zarchiwizowane przez użytkownika (Plik Archiwizacja) mają nazwy typu: fakt0001.zip, fakt0002.zip, fakt0003.zip, itd. Numer w nazwie pliku odpowiada numerowi przypisanemu firmie w programie Fakt. Pliki zarchiwizowane przez automat mają nazwy typu: fakt _01.zip, fakt _01.zip, itd. W tym przypadku w nazwach plików ukryta jest data automatycznej archiwizacji wykonanej przez program. Data ta ma format: RRRRMMDD. Część nazwy _XX oznacza kolejny numer archiwizacji wykonanej danego dnia. Jak już wcześniej wspomniano, automat wykonuje archiwizację poszczególnych firm w podkatalogach katalogu docelowego, o nazwach odpowiadających numerom firm 33

34 w programie Fakt. Dla przykładu (zakładając, że zachowane zostały domyślne katalogi instalacji programu i automatycznej archiwizacji), jeżeli plik zlokalizowany jest na ścieżce: C:\FAKT95\ARCH\\0001\fakt _01.zip oznacza to, że jest to plik archiwum wykonany przez automat (nazwa pliku) dnia , jest to pierwsze archiwum wykonane tego dnia i zawiera on dane firmy o numerze Jeżeli plik zlokalizowany na ścieżce: C:\FAKT95\ARCH\0048\F _02.zip oznacza to, że jest to plik archiwum wykonany przez automat (nazwa pliku) dnia i zawiera on dane firmy o numerze Podobnie jest w przypadku plików archiwizacji wykonanych przez użytkownika (nie przez automat). Dla przykładu ścieżka: A:\fakt0003.zip mówi o tym, że plik zawiera dane zarchiwizowane przez użytkownika (nazwa pliku fakt0003.zip ) na dysku a: (dyskietka) i zawiera on dane firmy o numerze Ścieżka: C:\ARCHIWUM\fakt0038.zip mówi o tym, że plik zawiera dane zarchiwizowane przez użytkownika (nazwa pliku fakt0038.zip ) na dysku c: (dysk twardy), w katalogu o nazwie ARCHIWUM wybranym przez użytkownika i zawiera on dane firmy o numerze UWAGA! Wszystkie powyższe przykłady nazewnictwa i lokalizacji są szczególnie przydatne podczas odnajdywania odpowiednich plików ze zarchiwizowanymi danymi, w przypadku konieczności odtworzenia utraconych bądź zniszczonych danych. Odtworzenie zarchiwizowanych danych Funkcja ta (menu Plik Odtworzenie) pozwala na odtworzenie danych zarchiwizowanych wcześniej w programie Fakt. Wywołanie tej funkcji powoduje, że na ekranie pojawia się okno Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego (zob. Rys. 21) pozwalające na odtworzenie danych z określonej lokalizacji. 34

35 Rys. 21. Okno Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego. W sekcji Dane do odczytania (Nazwa:) podana jest ścieżka do pliku archiwum, z której odtworzone zostaną dane. Jeżeli ścieżka ta jest niepoprawna, można ją zmienić używając przycisku [Zmień]. Jego wciśnięcie wywołuje okno eksploracji Wybór katalogu do odczytu danych. (zob. Rys. 22) Rys. 22. Okno Wybór katalogu do odczytania danych (menu Plik Archiwizacja Odtworzenie). Okno to pozwala na odszukanie i wybór pożądanego katalogu i pliku zawierającego zarchiwizowane dane. Wybór (podświetlenie) odpowiedniego pliku i wciśnięcie przycisku [OK] powoduje ustawienie prawidłowej (wg wyboru użytkownika) ścieżki do pliku ze zarchiwizowanymi danymi w sekcji Dane do odczytania w oknie Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego (zob. Rys. 21). Jeżeli plik ze zarchiwizowanymi danymi nie jest widoczny w wybranym katalogu, należy w sekcji Wyświetl pliki typu: wybrać opcję Dane z dowolnej firmy. Po wybraniu pliku do odtworzenia (ścieżki do pliku zawierającego archiwizację) w sekcji tej, obok napisu Data, pojawi się data wykonania archiwizacji, która wybrana została do odtworzenia. W trakcie wyszukiwania plików zarchiwizowanych danych przydatne są wskazówki dotyczące nazewnictwa tych plików, które opisane zostały w poprzednim punkcie tego rozdziału. 35

36 UWAGA! Odtworzenie danych spowoduje całkowite usunięcie danych dotyczących aktualnie aktywnej firmy i zastąpienie ich danymi umieszczonymi w pliku archiwum. Należy szczególnie uważnie posługiwać się tą funkcją, zwracając uwagę na to, czy odtwarzane jest odpowiednie archiwum. Aby uniknąć utrudnień związanych z odtworzeniem danych pochodzących z nieprawidłowej firmy, warto przed operacją odtworzenia dokonać archiwizacji aktualnych danych firmy w wybranej lokalizacji. 9. Eksport i import danych do lub z innych programów Eksport danych do innych programów Funkcja ta (menu Plik Eksport danych) pozwala na wyeksportowanie danych z wybranych tabel do pliku w formacie *.dbf (dbase III). Daje to możliwość zewnętrznej obróbki danych pochodzących z programu Fakt za pomocą zewnętrznych aplikacji: arkusze kalkulacyjne (np. Excel, Lotus) lub bazy danych (np. Acces, dbase, Paradox). Możliwy jest także eksport do plików w formacie *. txt oraz formatach obsługiwanych przez programy finansowo-księgowe ProFinn i ZDK. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Eksport zbiorów danych do plików zewnętrznych. W oknie tym dokonuje się wyboru odpowiednich zbiorów danych, które mają być wyeksportowane z programu oraz katalogu, w którym dane te mają zostać zapisane. Rys. 23. Okno Eksport danych do plików zewnętrznych. Import danych pochodzących z innych programów Funkcja ta (menu Plik Import danych) pozwala na import niektórych danych z wybranych programów do programu Fakt. Jest ona szczególnie przydatna w momencie przejścia z obsługi rachunkowej firmy za pomocą innego programu na obsługę programem Fakt. Pozwala ona na automatyczne przepisanie niektórych danych z plików utworzonych w innych programach. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Import danych z innych programów. 36

37 Rys. 24. Okno Import danych z innych programów. Sekcja Przeniesienie danych do programu Fakt zawiera listę rozwijaną z nazwami programów i opisem danych importowanych. Rys. 25. Lista programów i odpowiednich typów kartotek, z których można dokonać importu danych do programu Fakt (sekcja Przeniesienie danych do programu Fakt, zob. Rys. 24) Aby zaimportować dane pochodzące z innego programu, należy w pierwszej kolejności wybrać program i typ danych importowanych z listy rozwijanej (zob. Rys. 25.). Kolejnym krokiem jest wskazanie ścieżki do pliku zawierającego odpowiednie dane, pochodzące z wybranego programu. Jeżeli ścieżka ta jest znana, można ją wpisać bezpośrednio w polu Lokalizacja znalezionego pliku na dysku. Jeżeli ścieżka ta nie jest dokładnie znana, należy skorzystać z przycisku [Wybierz plik] otwierającego okno pozwalające na eksplorację katalogów na dyskach twardych. W oknie tym należy odnaleźć odpowiedni plik danych. 37

38 Jeżeli wybrany zostanie prawidłowy plik danych, obok napisu Liczba rekordów w pliku: (zob. Rys. 24) pojawi się liczba odpowiadająca liczbie rekordów (jednostkowych danych) w wybranym pliku oraz uaktywni się przycisk [F9. Wykonaj]. 10. Łączenie danych pochodzących z różnych firm Funkcja ta (menu Plik Łączenie danych) pozwala na połączenie wybranych danych, pochodzących z dwóch różnych firm (oddziałów) obsługiwanych w programie. Wywołanie funkcji powoduje ukazanie się na ekranie okna Łączenie danych (zob. Rys. 26). Rys. 26. Okno Łączenie danych wybór opcji łączenia danych. Z listy rozwijanej (zob. Rys. 27) znajdującej się pod napisem Wybierz firmę, z której chcesz przenieść dane do bieżącej: należy wybrać nazwę (numer) odpowiedniej firmy, z której zaimportowane zostaną wybrane dane do firmy aktualnie obsługiwanej (aktywnej). 38

39 Rys. 27. Wybór firmy, z której wybrane dane zostaną dołączone do firmy aktualnie aktywnej. W sekcji Przenieś dokumenty z podanego okresu: w polach od: oraz do: podać należy odpowiednio datę początkową i końcową okresu, z którego pochodzą przenoszone (łączone) dane. Daty te można wpisać ręcznie lub skorzystać z odpowiednich przycisków, które automatycznie wypełnią pola dat, w zależności od wybranego przycisku: [Tylko dzisiaj], [Cały miesiąc] lub [Wszystkie]. W sekcji Przenieś dokumenty z podanego okresu: dostępne są również opcje wyboru typu dokumentów, które mają zostać połączone. Pole wyboru Sprawdź, czy są już dokumenty o tych numerach pozwala na sprawdzanie, podczas procesu łączenia danych, czy w aktywnej firmie istnieją już dokumenty o tych samych numerach, co numery dokumentów pochodzące z drugiej firmy, z której dane są przenoszone. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych z powtarzaniem się numerów dokumentów tego samego typu w danej firmie. Pole wyboru W przypadku KBN porównaj tylko kwotę i opis w przypadku sprawdzania czy istnieje taki sam dokument kasowy/bankowy/nota program weźmie pod uwagę tylko kontrahenta, kwotę i opis na dokumencie, pominie sprawdzanie numeru. Włączenie tej opcji zalecane jest, gdy dokumenty K/B/N są wystawiane w bazie docelowej. W sekcji Przenieś wybrane kartoteki: znajdują się pola opcji wyboru, które pozwalają na przeniesienie do aktualnie aktywnej firmy danych z drugiej firmy (z której dane są przenoszone i łączone), dotyczących odpowiednio kartotek Kontrahentów, Towarów, Pracowników i właścicieli (zob. Rys. 26). Zaznaczenie opcji Przenieś także kwoty wynagrodzeń i składki w tej sekcji pozwala na przeniesienie w trakcie łączenia danych nie tylko samych kartotek, ale także kwot wynagrodzeń i składek obliczonych w drugiej firmie, z której dane są przenoszone (opcja dostępna tylko w przypadku zaznaczenia opcji Pracownicy i właściciele). Opcja Porównuj kontrahentów na podst: pozwala na ustalenie kryteriów, według których będą porównywani kontrahenci w czasie łączenia danych. Jeśli program napotka kontrahenta, którego dane w wybranym zakresie są identyczne z już istniejącym w bazie to taki kontrahent zostanie potraktowany jako już istniejący i nie zostanie zdublowany wpis w bazie danych. Jeśli mimo identycznej nazwy wystąpią różnice w wybranym z listy rozwijanej zakresie to taki kontrahent zostanie wpisany do bazy danych firmy, jako nowa pozycja. Przykład 1: Łączenie danych dwóch firm W sytuacji, gdy wybrane zostały opcje łączenia danych jak na Rys. 26, do danych z aktualnie aktywnej firmy dołączone zostaną dane z firmy o nazwie 0001 Przykładowa firma KPiR. 39

40 Dokumenty zakupu, sprzedaży, magazynowe oraz rozrachunkowe, za okres bieżącego miesiąca, zostaną przeniesione z tej firmy do firmy aktualnie aktywnej w programie. Podczas łączenia danych program sprawdzi również, czy przenoszone dokumenty nie mają takich samych numerów, co dokumenty odpowiednich typów (zakupu i sprzedaży) w firmie docelowej a w przypadku dokumentów kasowych/bankowych/not zostaną porównane dane kontrahenta i kwoty (numery dokumentów zostaną pominięte). Przykład 2: Problem łączenia danych z wielu oddziałów Funkcja łączenia danych jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy działalność firmy prowadzona jest w kilku różnych miejscach (np. oddziały, sklepy, itp.) i w każdym z tych miejsc działalność prowadzona jest z wykorzystaniem programu Fakt (np. sprzedaż w kilku sklepach), a księgowość całej firmy prowadzona jest w jednym miejscu. Istnieje wówczas możliwość przeniesienia wszelkich niezbędnych do prowadzenia księgowości danych z odległych oddziałów do siedziby, w której prowadzona jest księgowość. UWAGA! W programie Fakt, w wersji podstawowej istnieje możliwość wprowadzania danych pochodzących z pięciu oddziałów podmiotu gospodarczego (liczba obsługiwanych podmiotów w wersji podstawowej programu przeznaczonej dla biur rachunkowych jest zwiększona do dziesięciu ). Aby rozwiązać przedstawiony problem oddziałów, w siedzibie firmy można założyć w programie Fakt główny profil firmy, o przykładowej nazwie 0001 Siedziba. W kolejnym kroku należy w siedzibie wprowadzić dodatkowe profile, w których przechowywane będą dane z poszczególnych oddziałów, np Sklep-Gdynia, 0003 Sklep-Zakopane, itd. W oddziałach firmy, w wymaganych przez użytkownika odstępach czasu, dokonuje się archiwizacji danych. Zarchiwizowane dane są w siedzibie odtwarzane w programie Fakt w odpowiednich profilach (0002 Sklep-Gdynia, 0003 Sklep-Zakopane, itd.). Po dokonaniu tego typu operacji dla wszystkich oddziałów, możliwe jest dołączenie danych pochodzących z poszczególnych oddziałów do danych znajdujących się w profilu siedziby firmy. Dokonuje się tego za pomocą funkcji Łączenie danych, w sposób analogiczny jak opisane zostało to na stronie 39 w sekcji Przykład 1. W tym przypadku firmą (profilem) aktywnym pozostaje cały czas 0001 Siedziba i w nim wybiera się funkcję łączenia danych z odpowiednimi parametrami (profil źródłowy i opcje łączenia). Można w ten sposób połączyć w siedzibie dane pochodzące ze wszystkich oddziałów, dokonując kolejnych operacji łączenia danych profilu siedziby z danymi pochodzącymi z poszczególnych oddziałów. 40

41 UWAGA! Zarchiwizowane dane firmy (np. z oddziałów) mogą być przenoszone na fizycznych nośnikach (dyskietki, płyty CD-ROM). Najwygodniejszym rozwiązaniem wydaje się być jednak przesyłanie zarchiwizowanych danych przez internet (np. w załącznikach poczty elektronicznej lub poprzez umieszczenie ich na serwerze FTP). Dane w czasie archiwizacji podlegają kompresji, stąd ich objętość jest stosunkowo niewielka, dlatego przesyłanie ich przez internet nie jest uciążliwe i czasochłonne. 11. Deklaracje elektroniczne Program Fakt umożliwia przygotowanie i przesłanie wybranych typów deklaracji drogą elektroniczną. Użytkownik chcąc przesyłać deklaracje w ten sposób musi zgłosić zamiar wysyłania deklaracji drogą elektroniczną we właściwym Urzędzie Skarbowym na deklaracji UPL1, posiadać ważny podpis elektroniczny oraz zainstalowany czytnik podpisu elektronicznego W chwili obecnej z programu Fakt można przesyłać e-deklaracje typu : VAT-7 VAT-7K PIT-11 VAT-UE Lista deklaracji możliwych do przesłania drogą elektroniczną będzie rozszerzana wraz z rozwojem programu. Aby przygotować deklarację w formie elektronicznej należy podczas standardowego tworzenia wydruku deklaracji, w okienku wyboru wzorca wydruku zaznaczyć opcję Utwórz e-deklarację (zob. Rys. 28). Rys. 28 Tworzenie deklaracji z możliwością zaznaczenia opcji Utwórz e-deklarację 41

42 Program przygotuje wersję elektroniczną dokumentu i umieści ją na liście dostępnej po wybraniu polecenia w menu Plik Deklaracje elektroniczne. Tak przygotowaną e-deklarację można obejrzeć korzystając z przycisku [F4.Podgląd] (zob. Rys. 29) oraz podpisać cyfrowo po naciśnięciu przycisku [F6.Podpisz] a następnie wysłać na serwer Ministerstwa Finansów [F7.Wyślij]. Po wysłaniu e-deklaracji użytkownik powinien odebrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (w skrócie UPO) [F8.Pobierz UPO]. Pierwsze UPO dla deklaracji świadczy o fizycznym otrzymaniu przesyłki przez serwer ministerstwa. Kiedy e-deklaracja zostanie zweryfikowana użytkownik może odebrać drugie UPO zawierające informację o tym, że deklaracja była poprawna i została przyjęta lub też o tym, że znaleziono w niej błędy i została z tego powodu odrzucona (w tym przypadku należy usunąć błędy, wygenerować e-deklarację i wysłać ją ponownie). UPO można wydrukować [Drukuj UPO] jako poświadczenie złożenia deklaracji. Rys. 29 Okno Przegląd deklaracji elektronicznych 12. Zasady sporządzania wydruków Program Fakt umożliwia sporządzenie szerokiej gamy wydruków na podstawie danych firmy zawartych w programie, począwszy od automatycznego adresowania kopert do kontrahentów, poprzez drukowanie poleceń przelewów, aż po sporządzanie deklaracji VAT, PIT i ZUS. 42

43 W menu Zestawienia znajdują się polecenia umożliwiające wykonywanie zestawień dotyczących wszystkich okien programu. Ważniejsze zestawienia i wydruki omówione zostaną w rozdziałach dotyczących poszczególnych kartotek programu Fakt, np. w rozdziałach dotyczących płac i właścicieli. Aby uzyskać więcej informacji na temat sporządzania poszczególnych typów wydruków, należy skorzystać z pomocy programu Fakt (menu Pomoc Spis treści). W wielu przypadkach, dla jednego typu wydruku w programie Fakt przygotowanych zostało kilka wzorców wydruków, na podstawie których sporządzany może być wydruk danego dokumentu (np. dla faktur, przelewów, itd.). Wówczas, przed wydrukiem, w odpowiednim oknie dialogowym należy wybrać wzorzec wydruku, wg którego ma być sporządzony wydruk danego dokumentu. Dodatkowo, należy pamiętać o tym, że dokumenty mogą być drukowane co najmniej na trzy różne sposoby: 1. Niektóre wydruki można wydrukować na gotowych formularzach z nadrukowanymi rubrykami. Program Fakt nadrukowuje wówczas na gotowe formularze jedynie dane w odpowiednich polach gotowego formularza. Do wykonywania tego typu wydruków służą wzorce wydruków, w których nazwie, na początku NIE WYSTĘPUJE litera x (np. pit5.pi5, michpro.zak, itd.). Wydruki te są wykonywane w trybie tekstowym. 2. Wydruki na czystych kartkach sporządzane bezpośrednio w programie Fakt. W programie Fakt istnieje również możliwość wykonywania wydruków dokumentów i deklaracji na czystych kartkach, tzn. w trakcie sporządzania wydruku nanoszone są zarówno dane jak i wygląd (format) określonego typu dokumentu - rubryki, opisy pól, itd. Do wykonywania tego typu wydruków służą wzorce wydruków, w których nazwie, na początku WYSTĘPUJE litera x (np. xpit5.pi5, xnowy.zak, itd). Poszczególne pola zawierające dane na takich wydrukach można modyfikować poprzez dwukrotne kliknięcie na wybranym polu i zatwierdzenie zmian klawiszem [Enter] klawiatury komputera. Przygotowany w ten sposób wydruk można wydrukować bezpośrednio z programu Fakt. Niektóre wydruki na czystych kartkach mogą być wykonywane z wykorzystaniem programu Excel. 3. Wydruki wykonywane bezpośrednio w programie Fakt bez możliwości wyboru wzorca wydruku. Ich podgląd widoczny jest w oknie F12.Wydruk. Po zatwierdzeniu sporządzenia wydruku danego zestawienia, przygotowany do druku dokument wyświetlany jest w oknie F12.Wydruk. Jak zmienić zawartość dokumentu przed ostatecznym jego wydrukowaniem opisano w punkcie. Zmiana wyglądu wydruków na stronie. 45. Aby wydrukować tak przygotowany dokument, należy skorzystać z funkcji menu Plik Drukuj zestawienie. 43

44 Parametry wydruku Jeżeli w menu Opcje Parametry ogólne zaznaczono opcję Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania, wydruk zawartości okna F12.Wydruk nastąpi bezpośrednio po wciśnięciu ikony drukarki w pasku narzędzi, użyciu skrótu klawiszowego [Ctrl + P] lub wybraniu funkcji Plik Drukuj zestawienie. Jeżeli wymieniona wyżej opcja nie została zaznaczona, po wywołaniu tej funkcji pojawi się okno dialogowe Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 30) tylko dla wydruków w trybie tekstowym. Rys. 30. Okno Drukowanie ustawienia parametrów wydruku. Opis większości pól tego okna i ustawień wydruku nie wymaga wyjaśnienia. Opisane one zostały w systemie pomocy pod tematem Drukuj zestawienie (menu Plik) (menu Pomoc Spis treści Polecenia menu Plik Drukuj zestawienie). Warto jednak zapoznać się z poniższymi uwagami praktycznymi dotyczącymi najczęściej spotykanych przyczyn nieprawidłowych wydruków. W polu Czcionka: zaleca się stosowanie wyłącznie czcionki o nazwie T Courier New CE. Wybranie innej czcionki jest najczęstszą przyczyną problemów z drukowaniem zestawień w formacie tekstowym (rozmiary wydruku, brak polskich czcionek na wydruku, itp.). W polu Rozmiar czcionki TrueType zaleca się zachowanie domyślnych, proponowanych przez program rozmiarów czcionki dla poszczególnych wzorców wydruku dostarczanych z programem. Można zmieniać szerokość i wysokość czcionek typu TrueType (oznaczenie T w nazwie czcionki), jeżeli występują problemy np. ze zbyt dużą szerokością lub wysokością wydruku (np. 44

45 jeśli wydruk nie mieści się na szerokości jednej kartki). W takim przypadku zaleca się w pierwszej kolejności sprawdzenie ustawień marginesów wydruku (Marginesy (w milimetrach)) i ustawienia wszystkich marginesów na 0 (zero) milimetrów. Jeżeli użytkownik decyduje się na zmianę rozmiarów czcionki, należy pamiętać, aby stosunek szerokości do wysokości czcionki wynosił w przybliżeniu 2/3. W trakcie manipulacji parametrami wydruku przydatne jest pole Rozmiary wydruku. W polu tym wyświetlana jest szerokość i wysokość wydruku (mierzona w liczbie kartek), która uzyskana zostanie dla ustawień czcionki, orientacji i marginesów wydruku wpisanych po lewej stronie okna Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 30) W większości przypadków należy unikać sytuacji, kiedy szerokość wydruku przekracza rozmiar jednej kartki (nie dotyczy to tych typów wydruków, które z natury przekraczają zwykle tę szerokość, np. wydruk listy płac). W takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności ustawić lewy margines wydruku na 0 (zero). Jeżeli taka korekta nie skutkuje, należy dokonać korekty (proporcjonalnego zmniejszenia) rozmiarów czcionki. Problemy z nie mieszczeniem się wydruków na kartce są najczęściej spowodowane indywidualnymi własnościami danej drukarki. Większość drukarek (szczególnie drukarki atramentowe i laserowe) posiada pewien rzeczywisty, użyteczny obszar wydruku, specyficzny dla danego modelu drukarki (ograniczony fabrycznie marginesami o określonej wielkości). Często zdarza się, że wielostronny wydruk kończy się przed uzyskaniem oczekiwanej liczby stron. Jedną z najczęstszych tego przyczyn jest wpisanie nieprawidłowych wartości w polach Od strony... do... (zob. Rys. 30). Jeżeli wydruk z natury zajmuje kilka stron (np. PIT-5, 4 strony) a w polu do wpisana zostanie liczba mniejsza od liczby stron danego wydruku, to wydrukowana zostanie tylko liczba stron określona w polu do (jeżeli oczywiście w polu Strony od wpisana zostanie liczba 1 wydruk począwszy od pierwszej strony). Pola te służą do drukowania pewnego zakresu stron, mniejszego od całkowitej liczby stron danego wydruku. Aby uniknąć powyższego problemu, warto w polu Strony od wpisać wartość 1, a w polu do wartość 99. Ustawienia takie spowodują, że drukowane będą wszystkie strony wydruku począwszy od strony pierwszej. Jeżeli mimo prawidłowych ustawień wydruku występują poważne problemy w drukowaniu (brak wydruku, zatrzymywanie się drukarki w niewłaściwym momencie, problemy z polskimi czcionkami, itd.), należy sprawdzić jeszcze ustawienia w menu Plik Ustawienie drukarki oraz Plik Wybór drukarki. Jeśli wszystkie próby ustawienia parametrów drukarki i wydruku nie dają oczekiwanych rezultatów, warto przeinstalować sterownik drukarki (oprogramowanie dostarczane wraz z drukarką) lub poszukać nowszego sterownika dla danego modelu drukarki (najlepiej na stronach internetowych producenta urządzenia). Zmiana wyglądu wydruków Program Fakt dostarczany jest użytkownikowi z zestawem niezbędnych do pracy z programem wzorców wydruków. Należą do nich wzorce: faktur, przelewów, pism do kontrahentów, dokumentów magazynowych, deklaracji, itd. Funkcja menu Plik Wzorce wydruków pozwala na modyfikację wzorców wydruków lub tworzenie nowych. Wywołuje ona okno Lista wzorów wydruków (zob. Rys. 31) 45

46 Rys. 31. Okno Lista wzorów wydruków. Jeżeli w polu Pokaż wzorce typu: wybrana jest opcja Wszystkie, w oknie poniżej widoczna jest lista wszystkich dostępnych (drukowanych) w programie wzorców wydruków oraz ich opisy. Każdy typ wzorca posiada swoje unikalne rozszerzenie (*.fak, *.pis, *.uz, itd.). Aby w oknie widoczne były tylko wzorce danego typu (np. faktury o rozszerzeniu *.fak) z listy rozwijanej Pokaż wzorce typu: należy wybrać odpowiednie rozszerzenie pliku. Po podświetleniu danego wzorca, w oknie tym, oprócz opisu danego wzorca (pole Opis podświetlonego:), widoczne jest również miejsce występowania danego wzorca, tzn. klawisze, jakie należy wcisnąć, aby uzyskać dostęp do danego wydruku (pole Polecenie, gdzie jest używany:). Aby zmienić opis danego wzorca należy użyć przycisku [Zmień opis] i w oknie dialogowym Wprowadzanie opisu wzorca wydruku (zob. Rys. 32) wpisać nowy opis w polu Opis: oraz zatwierdzić go przyciskiem [F9. Zapisz]. Rys. 32. Wprowadzanie nowego opisu wzorca wydruku. Podobnie, aby poprawić treść wybranego wzorca należy wcisnąć przycisk [Popraw treść] (zob. Rys. 31). Treść wzorca wyświetli się wówczas w domyślnym edytorze plików tekstowych, w którym dokonać można edycji treści wzorca. 46

47 Treść wzorca można, w ogólności, podzielić na trzy typy składników: zwykły tekst (stały tekst, który pojawi się na wydruku), kody pól odnoszące się do danych pochodzących z programu Fakt (na wydruku zamiast kodów pojawią się rzeczywiste wartości odpowiednich pól - opis wszystkich kodów dostępny jest na stronie internetowej kody zmieniające wygląd wydruku (opis w załączniku do instrukcji Kody zmieniające wygląd wzorca oraz w pliku pomocy programu). Aby stworzyć nowy wzorzec, należy z listy wzorców (zob. Rys. 31) wybrać ten, którego typ i wygląd wydruku jest najbardziej zbliżony do oczekiwanego przez użytkownika oraz wcisnąć przycisk [Nowy wzór]. Na ekranie pojawi się wówczas okno dialogowe Wprowadzanie nowego wzorca (zob. Rys. 33). Rys. 33. Okno Wprowadzanie nowego wzorca. W oknie tym należy podać nazwę, pod jaką zapisany zostanie nowy wzór (maksymalnie 8 znaków). Zaleca się stosowanie nazw różnych od dotychczas istniejących. W polu Nowy opis wzorca można podać opis nowego wzorca wydruku. Po zatwierdzeniu zmian program powróci do okna Lista wzorów wydruku (zob. Rys. 31), w którym należy wybrać (podświetlić) wprowadzoną, nową nazwę wzorca i postępować dalej tak jak w przypadku poprawiania treści istniejącego wzorca ([Popraw treść]). Poprawianie zawartości wydruku Aby zmienić zawartość wydruku tekstowego widocznego w oknie F12.Wydruk (np. usunięcie lub dopisanie fragmentu tekstu), należy dwukrotnie kliknąć na polu wydruku w oknie F12.Wydruk. Zawartość wydruku pojawi się wówczas w notatniku systemu Windows, w którym należy wprowadzić odpowiednie zmiany i zapisać je (menu Plik Zapisz). Po powrocie do okna F12.Wydruk, należy następnie wcisnąć przycisk [F5] klawiatury (odświeżenie ekranu). Wprowadzone zmiany zostaną uwzględnione na podglądzie wydruku w programie Fakt. 47

48 Przegląd wydruków Tworzone w programie Fakt zestawienia są zapamiętywane, aby uniknąć konieczności ich powtórnego tworzenia. Polecenie Przegląd wydruków otwiera okno zawierające listę wykonanych do tej pory wydruków. Rys. 34. Okno Przegląd wydruków. Z tej listy można do okna F12.Wydruk wczytać wybrane zestawienie, znajdujące się na dysku. Jeśli lista zestawień jest długa i utrudnia tym samym odnalezienie konkretnego zestawienia to dysponujemy możliwością ograniczenia jej poprzez odpowiednie ustawienie parametrów Z miesięcy od.. do.., oraz właściwy wybór z listy rozwijanej Pokaż pliki typu. Pomocny okaże się w tym przypadku także przycisk Pokaż takie jak podświetlony. Jednocześnie zachowujemy możliwość powrotu do pełnej listy zestawień poprzez wykorzystanie przycisku Pokaż wszystkie typy. Po zaznaczeniu zestawienia na liście możemy szybko sprawdzić jego podstawowe parametry wybierając przycisk Pokaż opis. Przycisk Wczytaj ręcznie pozwala na wczytanie do okna Wydruk pliku zestawienia znajdującego się w innej lokalizacji. Zapisz zestawienie Dowolne zestawienie uzyskane w oknie F12.Wydruk można wydrukować na drukarce lub zapisać na dysku w celu jego zachowania. W dowolnej chwili można zapisany w ten sposób wydruk (plik) przywrócić do okna F12.Wydruk w celu jego ponownego wydrukowania. Służy do tego funkcja Plik Zapisz zestawienie. Wywołuje ona okno eksploracji Zapisz zestawienie na dysk, w którym należy określić nazwę oraz ścieżkę pliku, w którym zostanie zachowane zestawienie. 48

49 Funkcja ta jest również przydatna w przypadku, gdy treść zawarta w oknie wydruku ma zostać przesłana Internetem. Dowolne zestawienie uzyskane w oknie F12.Wydruk można zapisać w pliku i wysłać, np. pocztą elektroniczną jako treść wiadomości lub w pliku załącznika, jako plik tekstowy (*.txt) lub arkusz programu Excel (*.slk). UWAGA! Zapisywanie zestawienia do pliku jest możliwe zarówno w przypadku zestawień w formacie tekstowym (zapis do pliku *.txt) jak i zestawień w formacie arkusza *.slk. Zapisywanie do formatu *.pdf jest możliwe po zainstalowaniu w systemie programu PDFCeator, udostępnionego na stronie programu Fakt w dziale Pliki. Wydruk zapisanego zestawienia Korzystając okna Przegląd wydruków (menu Plik Wczytaj zestawienie) pozwala na wybór i wyświetlenie w oknie F12.Wydruk zapisanego wcześniej w formacie pliku tekstowego *.txt lub *.slk zestawienia (zapisanego za pomocą funkcji Plik Zapisz zestawienie). Po wczytaniu zestawienia możliwy jest jego wydruk (np. wydruk zapisanej wcześniej faktury). Ustawienie drukarki Funkcja ta (menu Plik Ustawienie drukarki) umożliwia ustawienie parametrów wybranej (za pomocą polecenia Plik Wybór drukarki) drukarki. Okno dialogowe służące do ustawienia drukarki nie jest częścią programu, ale znajduje się w pliku sterownika drukarki (drivera). Jego treść jest zależna od typu i modelu używanej drukarki i pozwala na określenie odpowiednich parametrów wydruku orientacja i rozmiar papieru, rozdzielczość i kolory wydruku, itd. Wybór drukarki Funkcja ta (menu Plik Wybór drukarki) wywołuje okno Wybór sterownika drukarki (zob. Rys. 35). Jeżeli w systemie operacyjnym zainstalowana jest drukarka lub kilka drukarek, w polu Zainstalowane sterowniki: powinna pojawić się lista zainstalowanych drukarek. Jeżeli lista ta jest pusta, drukowanie zestawień przygotowanych w programie Fakt jest niemożliwe i konieczne jest zainstalowanie odpowiedniego sterownika drukarki. 49

50 Rys. 35. Okno Wybór sterownika drukarki. W oknie tym dostępne są dwie opcje, których wybór zatwierdzić można za pomocą przycisku [F9. Wybór]. Zaznaczenie opcji Drukuj poprzez domyślną drukarkę Windows sprawia, że program drukował będzie na drukarce ustawionej w systemie, jako domyślna. Jeżeli użytkownik nie używa w programie Fakt drukarki domyślnej systemu Windows, to zmuszony jest wybrać drukarkę z listy i włączyć opcję Użyj podświetlonej drukarki z poniższej listy. Na jednym komputerze może być zainstalowanych kilka sterowników drukarek. Częstą przyczyną pojawiania się błędów podczas drukowania, gdy włączona jest opcja Drukuj poprzez domyślną drukarkę Windows (zob. Rys. 35), jest próba drukowania na drukarce fizycznie podłączonej do komputera, która nie jest domyślną drukarką systemową. 13. Podstawowe operacje na danych firmy W programie Fakt, w wersji pełnej, dostępnych jest 10 okien kartotek zawierających dane firmy i jedno okno podglądu wydruku F12.Wydruk. Najprostszym sposobem na wywołanie wybranego okna jest wciśnięcie na klawiaturze komputera cyfry odpowiadającej numerowi danego okna. Można to wykonać również poprzez maksymalizację odpowiedniej, zminimalizowanej belki znajdującej się w obszarze roboczym programu. Okna te to kolejno: 1. Dokumenty magazynowe Zawartość okna dokumentuje obrót towarami przechodzącymi przez magazyn/magazyny: (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). 2. Kontrahenci W oknie tym znajduje się lista kontrahentów wykorzystywana w oknach 9.Zakupy, 5.Sprzedaż, 1.Dokumenty magazynowe i 3.Księga. 3. Księga W oknie tym znajdują się zapisy w Księdze Przychodów i Rozchodów z bieżącego miesiąca lub zapisy na kontach w przypadku prowadzenia pełnej księgowości. (patrz rozdział Księga). 50

51 4. Pracownicy i osoby współpracujące W oknie tym znajduje się lista pracowników i zleceniobiorców firmy (patrz rozdział Płace). 5. Sprzedaż W oknie tym znajdują się dokumenty sprzedaży z wybranego aktualnie miesiąca. 6. Środki trwałe i wyposażenie W oknie tym znajduje się lista środków trwałych i wyposażenia firmy (patrz rozdział Środki trwałe i wyposażenie). 7. Towary i usługi W oknie tym znajduje się lista towarów i usług. Kartoteka ta omówiona zostanie w rozdziale poświęconym obsłudze magazynu. 8. Właściciele Okno to zawiera listę właścicieli firmy (patrz rozdział Właściciele). 9. Zakupy Okno to zawiera dokumenty zakupu (patrz rozdział Zakupy). 0. Kasa i bank Okno pokazuje dokumenty kasowe, bankowe i noty (patrz rozdział Kontrahenci i Rozrachunki). Menu programu Wpisywanie służy do wykonywania operacji na danych zawartych w poszczególnych kartotekach (oknach) programu Fakt. Pierwsze trzy funkcje tego menu pełnią taką samą rolę dla wszystkich wymienionych wcześniej kartotek programu: Dopisz [Insert] Popraw [Enter] Usuń [Delete] Dopisanie nowej pozycji do aktualnie aktywnej kartoteki oraz otwarcie okna dialogowego do wpisywania informacji o danej pozycji, np. okna Informacje o pracowniku w kartotece 4.Pracownicy, okna Dokument sprzedaży w kartotece 5.Sprzedaż, itd. Poprawienie informacji zawartej w istniejącej już, podświetlonej aktualnie pozycji wybranej kartoteki. Powoduje wywołanie okna dialogowego do edycji informacji o danej pozycji kartoteki (podobnie jak funkcja Dopisz). Usunięcie podświetlonej w danej kartotece pozycji z listy. Przed usunięciem pozycji program jeszcze raz pyta użytkownika, czy dana pozycja ma zostać usunięta, gdyż usuwanie pozycji z listy ma charakter nieodwracalny i nie jest możliwe w przypadku towarów i kontrahentów, którzy już wystąpili na dokumentach. 14. Ustawienie podstawowych opcji programu Ustawienie poszczególnych opcji działania programu Fakt jest jedną z pierwszych czynności, jakie powinien wykonać użytkownik po pierwszym zainstalowaniu programu. Funkcje pozwalające na określenie opcji działania programu i jego poszczególnych modułów oraz wprowadzenie danych dotyczących firmy, zgrupowane są w menu Opcje programu. 51

52 Poszczególne funkcje tego menu podzielone zostały na logiczne kategorie. Ich opis oraz sposób wstępnego przygotowania programu do pracy przedstawione zostały poniżej w kolejnych punktach. Parametry ogólne Okno Parametry ogólne (menu Opcje Parametry ogólne, Rys. 36) pozwala na wprowadzenie podstawowych danych dotyczących firmy, wybór sposobu działania wybranych funkcji programu (np. drukowanie) oraz wpisanie danych dotyczących księgi przychodów i rozchodów (moduł Księga). Poszczególne opcje i sposób wypełnienia pól z nimi związanych zostaną omówione poniżej. Nazwa firmy: W polu Nazwa firmy wpisać należy pełną nazwę firmy. Nazwa tu wpisana będzie drukowana na wszystkich wydrukach dokumentów, na których jest ona wymagana, np. faktury, przelewy, itd. Adres: W polu Adres: wpisać należy adres firmy, który widnieć będzie na fakturach i innych wydrukach dokumentów. Opis pozostałych pól, dotyczących danych firmy, jest równie oczywisty: Numer telefonu, Numer konta, Numer NIP, REGON. Rachunek bankowy: W polu Rachunek bankowy należy wpisać pełny numer rachunku bankowego, który używany będzie na fakturach i przelewach, jako rachunek firmowy. Numer ten, w szczególności, powinien zawierać 8-mio cyfrowy numer identyfikacyjny banku. Na jego podstawie, w polu Nazwa banku, program automatycznie wstawi nazwę banku związanego z jego numerem identyfikacyjnym. Dane o poszczególnych bankach, na podstawie których numery rachunków bankowych kojarzone są z odpowiednimi nazwami banków, przechowywane są w bazie danych programu Fakt. Jeżeli okaże się, że program nie identyfikuje prawidłowo danego banku na podstawie numeru konta, należy skorzystać z funkcji Opcje Rachunki bankowe [Kartoteka banków], która pozwala na wpisanie informacji o nowym banku. Program Fakt umożliwia obsługę wielu rachunków bankowych firmy. Opisane to zostało w dalszej części tego rozdziału, w punkcie Rachunki bankowe. 52

53 Rys. 36. Okno Parametry ogólne wprowadzanie podstawowych danych o firmie. Inwentaryzacja w księdze: Sekcja Inwentaryzacja w księdze (zob. Rys. 36) pozwala określić miesiące, w których dokonywany będzie spis z natury w księdze (KPiR). Dodatkowo, dostępne są dwa pola Spis z natury na 1.01 oraz Spis z natury na 31.12, pozwalające na określenie wartości spisu z natury w styczniu oraz w grudniu. Spisy z natury za te miesiące są zawsze uwzględniane w księdze, w obliczaniu dochodu. W polach tych należy więc wpisać odpowiednie wartości (dokładny opis w rozdziale Księga). Roczny odpis amortyzacyjny: Pole Roczny odpis amortyzacyjny pozwala na ręczne wpisanie kwoty rocznego odpisu amortyzacyjnego. Powinna być ona wykorzystywana tylko przez użytkowników, którzy nie dokonują miesięcznych odpisów amortyzacyjnych w księdze, w trakcie rozliczania miesiąca (funkcja Rozliczenie miesiąca, patrz rozdział Księga). W przeciwnym przypadku nie należy wpisywać w tym polu żadnej kwoty. Wystawca faktury (jeśli jest tylko jeden) Pole Wystawca faktury (jeśli jest tylko jeden) umożliwia wprowadzenie imienia i nazwiska osoby upoważnionej do wystawiania faktur (jeżeli jest tylko jedna taka osoba). Tekst wpisany w tym polu (imię i nazwisko) będzie automatycznie drukowany na fakturach w miejscu przeznaczonym na podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktur (nad napisem /Sporządził/ na wydruku faktury). Jeżeli osób takich jest więcej, pole to należy pozostawić niewypełnione. Informacje na temat poszczególnych osób upoważnionych do wystawiania faktur należy wówczas wprowadzić na listę operatorów programu, która pozwala również na 53

54 określenie praw dostępu poszczególnych operatorów do wybranych dokumentów. Funkcja ta została opisana w dalszej części tego rozdziału. W oknie Parametry ogólne dostępne są również dodatkowe opcje pozwalające na określenie sposobu rozliczeń podatku dochodowego danej firmy: Numer księgi, zawsze od 1 Zwolniony z VAT KPiR Ryczałt ewidencjonowany Księgi Handlowe (FK) Jeżeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA, w trakcie wykonywania rozliczenia miesiąca wszystkie dokumenty w księdze będą numerowane począwszy od 1, w każdym miesiącu. ODZNACZENIE tej opcji spowoduje, że numeracja dokumentów w księdze będzie kontynuacją numeracji dokumentów z poprzedniego miesiąca. Opcja ta pozwala na określenie, czy podatnik jest zwolniony z VAT. Jeśli tak, należy ją ZAZNACZYĆ. Określenie sposobu rozliczania podatku dochodowego księga przychodów i rozchodów. Na dokumencie sprzedaży można podać docelową kolumnę w księdze. Określenie sposobu rozliczania podatku dochodowego ryczałt ewidencjonowany. Na dokumencie sprzedaży można podać jedną z sześciu stawek ryczałtu: 20%, 17%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%. Obsługa pełnej księgowości (Księgi Handlowe). Opcja dostępna tylko dla użytkowników modułu FK (Finanse i Księgowość). W oknie Parametry ogólne (zob. Rys. 36) dostępne są również podstawowe opcje związane ze sposobem działania programu. Omówione one zostaną poniżej. Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania: ZAZNACZENIE opcji Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania spowoduje, że po wykonaniu polecenia wydruku danego dokumentu, widocznego w oknie F12.Wydruk, nie pojawi się na ekranie okno dialogowe pozwalające na ustalenie opcji wydruku (zob. Rys. 30). Wydruk zostanie wykonany natychmiast, z ustawieniami wydruku takimi, jak przy poprzednim wydruku dokumentu tego typu. ODZNACZENIE tej opcji spowoduje, że każdorazowo, przed wydrukiem możliwe będzie ustawienie opcji danego wydruku w oknie Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 30). Powiększaj wybrane dialogi (np. sprzedaż) Opcja Powiększaj wybrane dialogi (np. sprzedaż) pozwala na zmianę sposobu wyświetlania niektórych okien programu (np. dokument sprzedaży/zakupu, dokumenty magazynowe). ZAZNACZENIE tej opcji sprawia, że okna te pokazują się w wersji powiększonej. Rozmiar okna można również dowolnie regulować (tak jak okna systemowe Windows). ODZNACZENIE tej opcji przywraca wygląd okien znany z wcześniejszych wersji programu Fakt. 54

55 Dane do deklaracji VAT PIT i ZUS Wykonanie polecenia menu Opcje Dane do deklaracji VAT PIT i ZUS wywołuje okno Dane o firmie do deklaracji VAT PIT i ZUS (zob. Rys. 37). Rys. 37. Wprowadzanie danych o firmie do deklaracji VAT PIT i ZUS. Polecenie to umożliwia wprowadzenie danych opisowych z pierwszej i ostatniej strony deklaracji podatkowych. Są to takie dane jak: nazwa urzędu skarbowego, rodzaj podatnika - czy jest osobą fizyczną, dane o firmie - m.in. nazwa, adres, data rozpoczęcia działalności; w przypadku osoby fizycznej są to dane osobiste, miesiąc rozpoczęcia działalności; pozwala zakreślić jedno z okienek w pozycji 28 na pierwszej stronie deklaracji, dane na ostatnią stronę deklaracji - nazwisko i imię osoby reprezentującej podatnika i jej telefon. 55

56 Sposób wypełnienia poszczególnych pól danych jest intuicyjny i wynika bezpośrednio z opisu poszczególnych pól. Numeracja poszczególnych pól znajdująca się obok wpisywanych danych dotyczy deklaracji VAT-7. Oprócz informacji potrzebnych do wypełnienia deklaracji, polecenie to umożliwia również wprowadzenie danych pomocnych przy wystawieniu przelewu do Urzędu Skarbowego. Służą do tego sekcje Urząd skarbowy do VAT7 oraz Urząd skarbowy do PIT4. W sekcjach tych, oprócz nazw i adresów odpowiednich Urzędów Skarbowych, wpisuje się odpowiednie numery rachunków bankowych urzędów, co pozwala na automatyczne wypełnienie odpowiednich rubryk przelewów. Należy pamiętać, że aby wysłać dane z programu Fakt do programu Płatnik konieczne jest wypełnienie pola Nazwa skrócona dla ZUS (zob. Rys. 37, sekcja Dane dla ZUS-u). Jest to nazwa skrócona płatnika składek. Jeżeli w programie Płatnik pole to ma pozostać puste, należy wpisać tu xxx (zob. Rys. 37) pole to nie może pozostać puste w programie Fakt. Parametry miesięczne Polecenie Opcje Parametry miesięczne pozwala na wprowadzenie danych dotyczących działalności firmy w bieżącym miesiącu (zob. Rys. 38) Poniżej opisane zostaną funkcje poszczególnych pól i przycisków tego okna. W sekcji F4. Dane dla księgi (dotyczące tylko bieżącego mies.) wprowadza się dane, które mają wpływ na obliczenie dochodu w danym miesiącu. Rys. 38. Okno Parametry miesięczne i jego funkcje. 56

57 Spis na koniec miesiąca: Jeżeli w oknie Parametry ogólne (menu Opcje Parametry ogólne) zaznaczono, że w danym miesiącu wykonywany ma być spis z natury, w polu tym należy wpisać wartość spisu. Kwota ta będzie brana wówczas pod uwagę w trakcie obliczania dochodu. Jeżeli w danym miesiącu spis z natury nie jest uwzględniany (Parametry ogólne), to pole to będzie nieaktywne nie można wówczas wpisać do niego żadnej wartości. Wynagr. w innych kol. Księgi: Wartość wynagrodzeń umieszczonych w innych kolumnach księgi w bieżącym miesiącu. Podana tu kwota zmniejszy wielkość dochodu. W sekcji F5. Pracownicy wprowadza się dodatkowe informacje dotyczące głównie dodatkowych przychodów (wynagrodzeń płatnika), związanych z terminowym uiszczaniem składek, zasiłków i zaliczek podatku dochodowego. Należą do nich wynagrodzenia płatnika za: chorobowe składki ZUS zaliczki pod. dochod. (PIT-4 poz.68) Program nalicza wynagrodzenie płatnika za terminowe opłacenie chorobowego pracownika. Wynagrodzenie to wynosi 0,1% wartości zapłaconego chorobowego i jest dla płatnika przychodem, który należy wpisać w kolumnę 8.KPiR (patrz punkt Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%), rozdziału Księga). Program nalicza w tym polu (jeśli zaznaczona jest opcja Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki w czasie wysyłania danych do programu Płatnik) wynagrodzenie płatnika za terminowe opłacanie składek ZUS pracownika. Wynagrodzenie to wynosi 0,1% wartości zapłaconej składki ZUS i jest dla płatnika przychodem, który należy wpisać w kolumnę 8.KPiR (patrz punkt Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%), rozdziału Księga). Wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania zaliczek podatku dochodowego. Kwota pochodząca z tego pola zostanie umieszczona w pozycji 68 deklaracji PIT-4. W polu Data przelewu do PIT-4 podaje się datę wypełnienia deklaracji PIT-4 (pozycja 73 na deklaracji PIT-4). Data jest przenoszona automatycznie (domyślnie) z poprzedniego miesiąca, z uwzględnieniem dni wolnych od pracy. Wciśnięcie przycisku [Dni robocze] powoduje wywołanie okna Czas pracy (zob. Rys. 39). W oknie tym określa się (przez zaznaczenie) dni robocze miesiąca. Wciśnięcie przycisku [Domyślne] w tym oknie powoduje przywrócenie ustawień początkowych dla danego miesiąca. 57

58 Rys. 39. Okno Czas pracy określanie dni roboczych w danym miesiącu. ZAZNACZENIE w oknie Parametry miesięczne (zob. Rys. 38) w sekcji Składki właściciela przesuń o jeden miesiąc, istnieją dwie opcje: Składki ZUS oraz Składkę zdrowotną. Ich zaznaczenie spowoduje uwzględnienie tych składek w PIT-5 w następnym miesiącu. Zwykle opcja ta powinna być ZAZNACZONA. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy właściciel przekaże przelew składki za dany miesiąc w tym samym miesiącu, tzn. szybciej niż jest to konieczne. Wciśnięcie przycisku [Deklaracja VAT] wywołuje okno Dane do deklaracji VAT-7 (zob. Rys. 40). W oknie tym można wprowadzić dane, które umieszczone zostaną na deklaracji VAT w danym miesiącu. Rys. 40. Okno Dane do deklaracji VAT-7 wprowadzanie danych do deklaracji VAT w danym miesiącu. 58

59 Dane w sekcji F6. VAT od repr. i rekl. (kol. 12) są przenoszone do tego okna automatycznie, w trakcie rozliczania miesiąca z ZAZNACZONĄ opcją Dokonaj rozliczeń związanych z wydatkami na reklamę (jeżeli w danym miesiącu istnieją zakupy na reprezentacje i reklamę). Sposób rozliczenia tego typu zakupów i przeniesienia informacji o nich do okna Dane do deklaracji VAT-7 omówione zostały w rozdziale Księga. Pozostałe kwoty umieszczone zgodnie z opisem pól w oknie Dane do deklaracji VAT-7 zostaną uwzględnione na deklaracji VAT w pozycjach odpowiadających numerom pól w tym oknie (numery w opisie poszczególnych pól, zob. Rys. 40). Stawki podatków Polecenie Opcje Stawki podatków wywołuje okno Stawki podatków na... rok (zob. Rys. 41). Okno to pozwala na ustalenie stawek podatków oraz metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach. Rys. 41. Okno Stawki podatków na... rok ustalanie stawek podatków oraz metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach. W sekcji F4. Podatek dochodowy określa się stawki podatku dochodowego, progi podatkowe oraz kwotę zmniejszenia podatku. W polu Kwota zmniejszenia podatku wpisuje się (lub przyjmuje wartość domyślną) kwotę podatku, która została naliczona z kwoty wolnej od podatku. W polach Stawka1 (%)... do... określa się wartość procentową stawki podatku obowiązującą w pierwszym progu podatkowym oraz kwotę, do której pierwszy próg podatkowy obowiązuje. W analogiczny sposób określa się stawki podatku oraz kwoty progu w polach Stawka2 (%)... oraz Stawka3 (%)..., odpowiednio dla drugiego i trzeciego progu podatkowego. 59

60 W sekcji F6. Ryczałt ewidencjonowany określa się odpowiednie (w zależności od działalności) wartości procentowe stawek podatku zryczałtowanego: Działalność usługowa (%) Działalność wytwórcza (%) Działalność handlowa (%) Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności usługowej. Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności wytwórczej. Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności handlowej. Dostępne są również 3 dodatkowe stawki ryczałtu 4., 5 i 6. (zob. Rys. 41). W sekcji F7. Podatek VAT określić można dwie dodatkowe (oprócz 7% i 22%) stawki VAT. Domyślnie są to stawki 3% oraz 12%, lecz można je tu zmieniać. Stawki tu wpisane będą dostępne w trakcie wypisywania dokumentów zakupu/sprzedaży w polu Stawka VAT/%VAT, w oknie Pozycja z dokumentu zakupu/pozycja na fakturze (zob. rozdział Zakupy/Sprzedaż). Dane zawarte w sekcji Rozliczenie VAT tylko aktualna firma pozwalają na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT również w przypadku zmiany metody. Dostępne są tu trzy opcje (zob. Rys. 41) metod rozliczania VAT: A.Miesięczna B.Kwartalna (nie kasowa) C.Kwartalna (kasowa) VAT rozliczany jest miesięcznie, tak jak dawniej. VAT rozliczany jest kwartalnie (metoda nie kasowa). VAT rozliczany jest kwartalnie (metoda kasowa). Nie jest wymagane określenie tej samej metody rozliczania VAT w ciągu całego roku. Sposób rozliczania VAT może się zmieniać w ciągu roku, co zaznaczyć należy w sekcji Rozliczenie VAT tylko aktualna firma. Gdy metoda rozliczenia się zmienia, można w uproszczeniu przyjąć, że każdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w momencie jego zaksięgowania. Ze względu na zmiany w sposobie rozliczania podatku VAT konieczne było dodanie dodatkowych informacji do dokumentów zakupu i sprzedaży. Zmiany dotyczące dokumentów zakupu i sprzedaży przedstawione zostały odpowiednio w rozdziałach Zakupy oraz Sprzedaż. Rachunki bankowe Program Fakt umożliwia wykorzystanie wielu rachunków bankowych firmy. Aby włączyć obsługę wielu rachunków bankowych należy skorzystać z polecenia menu Opcje Rachunki bankowe i w oknie Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) zaznaczyć opcję Włącz obsługę wielu rachunków bankowych (zob. Rys. 42). Przy wprowadzaniu dokumentów rozliczeniowych (przelewy, dokumenty kasowe, noty rozrachunkowe) będzie można wówczas wybrać jeden ze zdefiniowanych rachunków bankowych firmy. 60

61 W oknie tym można wprowadzić do 255 rachunków bankowych firmy i powiązać każde z nich odpowiednio z dokumentami w kasie gotówkowej, rachunku bankowym lub notami rozrachunkowymi. Rys. 42. Okno Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) - włączenie obsługi wielu rachunków bankowych. W oknie Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) dostępnych jest szereg funkcji, które pozwalają na zarządzanie rachunkami bankowymi firmy. Funkcje te zostaną opisane poniżej. [Dodaj] Wciśnięcie tego przycisku wywołuje okno Opis rachunku bankowego lub kasy gotówkowej (zob. Rys. 43). W sekcji Rodzaj należy określić czy wprowadzony rachunek ma być związany z przelewami (Rachunek bankowy), dokumentami kasowymi (Kasa gotówkowa) czy notami rozrachunkowymi (Noty rozrachunkowe). Dla każdego typu rachunku należy zdefiniować jego numer porządkowy (Numer). W czasie wpisywania nowego rachunku bankowego program zaproponuje pierwszy wolny numer dla danego typu rachunku. W oknie tym można również zaznaczyć, który rachunek ma być stosowany domyślnie dla danego typu rachunku (domyślne). Należy zwrócić uwagę na to, że rachunków domyślnych nie można usuwać (pozostałe można). W polu Opis należy wprowadzić dowolną nazwę danego rachunku. Nazwa ta będzie odtąd związana z numerem rachunku bankowego wprowadzonego w polu Numer. 61

62 Rys. 43. Wprowadzanie informacji o rachunku bankowym firmy. [Popraw] Funkcja ta pozwala na zmianę informacji o rachunku podświetlonym na liście rachunków bankowych (zob. Rys. 42 ). Podobnie jak opisana powyżej funkcja, wywołuje ona okno Opis rachunku bankowego lub kasy gotówkowej (zob. Rys. 43). W tym przypadku okno to będzie zawierać wprowadzone wcześniej informacje o wybranym z listy rachunku bankowym. [Usuń] Pozwala na usunięcie wybranego z listy rachunku bankowego. Nie można usuwać jedynie tych rachunków, które oznaczone zostały jako rachunki domyślne (zob. Rys. 43). [Pokaż usunięte] Pozwala przywrócić na listę rachunki wcześniej usunięte. [Przejdź do] Aby szybko przejść do wprowadzania dokumentu rozrachunkowego związanego z wybranym z listy (zob. Rys. 42) rachunkiem bankowym, należy użyć przycisku [Przejdź do]. W zależności od tego, z jakim rodzajem dokumentów rozliczeniowych związany jest dany rachunek (zob. Rys. 43) otwarte zostanie odpowiednio okno Dokumenty w kasie gotówkowej, Rachunek bankowy lub Lista not rozrachunkowych. Automatycznie wybrany zostanie również numer wskazanego rachunku bankowego. 62

63 [Kartoteka banków] Funkcja ta wywołuje okno Zmiana nazwy banku (zob. Rys. 44). Okno to pozwala na powiązanie numerów rachunków bankowych z odpowiadającymi im nazwami oddziałów bankowych. Rys. 44. Zmiana lub wprowadzenie nowej nazwy banku. W większości przypadków, gdziekolwiek w programie podaje się informacje o numerach rachunków bankowych (rachunki kontrahentów, właścicieli, urzędów, itd.) program automatycznie rozpoznaje dany bank na podstawie numeru rachunku - podaje jego nazwę. W rzeczywistości nazwy banków identyfikowane są na podstawie ośmiu pierwszych cyfr numeru rachunku. Jest to tzw. identyfikator banku. Program Fakt zawiera bazę danych nazw banków oraz związanych z nimi identyfikatorów. Na tej podstawie są w programie automatycznie podawane nazwy banków związane z danym numerem rachunku. Baza ta jest systematycznie aktualizowana. Może się jednak zdarzyć, iż nowy bank lub oddział banku nie widnieje jeszcze w tej bazie danych. Aby powiązać dany identyfikator banku z odpowiednią jego nazwą należy w polu Numer (8 cyfr): wpisać rzeczywisty numer identyfikacyjny danego banku - 8 pierwszych cyfr numeru rachunku (przy nowych numerach rachunków - 26 cyfrowych - wpisujemy bez pierwszych 2 cyfr - liczby kontrolnej). W polu Nazwa: należy natomiast podać prawidłową, pełną nazwę danego banku (lub oddziału). Zapisanie tak uzupełnionych informacji (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje, że zostaną one dopisane do bazy danych o bankach w programie Fakt. Od tego momentu wszystkie numery rachunków bankowych związane z danym bankiem będą poprawnie identyfikowane z wprowadzoną przez użytkownika nazwą banku. 63

64 [Kartoteka US] To polecenie wywołuje okno zawierające listę Urzędów Skarbowych. Lista jest długa, lecz wykorzystując pole Szukaj (wg miasta) łatwo jest zlokalizować właściwy urząd. Rys. 45. Okno zawierające listę Urzędów Skarbowych. Przyciski [Dodaj], [Popraw] i [Usuń] pozwalają użytkownikowi samodzielnie uzupełnić listę o nowe wpisy Urzędów Skarbowych lub usunąć nieaktualne. Rys. 46. Okno dodawania lub poprawiania danych urzędu skarbowego W razie potrzeby można przywrócić oryginalną zawartość listy przyciskiem [Wczytaj domyślne]. 64

65 [Tabele kursowe] Okno zawiera listę tabel kursowych (zob. Rys. 47). Tabele można pobrać z NBP przyciskiem [F4 Pobierz z Internetu]. lub dodać własnoręcznie przyciskiem [Dodaj] wprowadzając następnie dane na temat kursów walut. Dla klientów prowadzących transakcje w walucie nieobsługiwanej przez tabele kursowe NBP dodano możliwość zdefiniowania nowej waluty przyciskiem [F3.Waluty] Rys. 47 Okno Lista tabel kursowych. 15. Ustawienie aktualnej daty w programie Polecenie menu Opcje Aktualna data pozwala na ustawienie aktualnej daty w programie Fakt w oknie Zmiana aktualnej daty (zob. Rys. 48). Aby ustawić odpowiednią datę należy wpisać w odpowiednie pola pożądany dzień (DD), miesiąc (MM) i rok (RR), lub posłużyć się odpowiednio przyciskami [<]/[>].Jeżeli zmieniona data dotyczy innego miesiąca, w oknach programu pojawią się operacje z wybranego miesiąca. Dzień podany w dacie jest używany jako domyślny przy wprowadzaniu nowych dokumentów do księgi, zakupów i sprzedaży. 65

66 Rys. 48. Okno Zmiana aktualnej daty ustawienie aktualnej daty w programie Fakt. Przy każdym uruchomieniu programu, jako data bieżąca przyjmowana jest data systemowa. Aby nie korzystać z menu opcje w celu zmiany aktualnej daty, można wykorzystać odpowiednie narzędzie w pasku narzędziowym programu lub skorzystać z klawiszy [+]/[-] klawiatury numerycznej w celu inkrementacji/dekrementacji aktualnego miesiąca. 16. Zmiana hasła Ta funkcja pozwala użytkownikowi aktualnie zalogowanemu na szybką zmianę swojego hasła. (zob. Rys. 49) Rys. 49. Okno funkcji Zmiana hasła. 17. Zamknięcie okresu Wykonanie polecenia Opcje Zamknięcie okresu (zob. Rys. 50) pozwala na zablokowanie danych z danego okresu, które nie powinny być już zmieniane (dane księgi po prawidłowym rozliczeniu miesiąca, dane dotyczące naliczonych już płac w danym miesiącu, zakupów, sprzedaży, itd.). W sekcji Data nowej blokady należy podać dzień (pole Dzień:) oraz miesiąc (pole Miesiąc:), w których ma zostać ustawiona blokada danych. Nie będzie wówczas można zmieniać danych firmy do podanej daty włącznie. Wciśnięcie przycisku [F9. Zablokuj] spowoduje zablokowanie danych firmy do podanej daty włącznie. Jeśli zajdzie potrzeba odblokowania zamkniętego okresu należy w pola daty wpisać same zera i nacisnąć przycisk [F9.Zablokuj]. 66

67 Rys. 50. Okno Zamknięcie okresu blokowanie danych firmy do podanej daty włącznie. 18. Wprowadzanie informacji o operatorach programu Jeżeli na jednym stanowisku komputerowym, wykorzystującym program Fakt, pracuje kilku operatorów (np. kilku różnych sprzedawców), możliwe jest określenie uprawnień poszczególnych operatorów do korzystania z wybranych funkcji programu Fakt. Służy do tego polecenie Opcje Lista operatorów. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Lista operatorów programu (zob. Rys. 51). Rys. 51. Okno Lista operatorów programu wprowadzanie informacji o operatorach programu Fakt. 67

68 Okno to służy do wpisywania (przycisk [Dopisz]), poprawiania (przycisk [Popraw]) oraz usuwania (przycisk [Usuń]) informacji o poszczególnych operatorach. Aby dopisać nowego operatora programu należy użyć przycisku [Dopisz]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne do wprowadzania danych o operatorze Opis operatora programu (zob. Rys. 52). UWAGA! Rys. 52. Okno Opis operatora programu wprowadzanie informacji o operatorze. W pierwszej kolejności należy wprowadzić operatora Administratora, który będzie miał uprawnienia do nadawania uprawnień innym operatorom. W oknie tym należy podać imię i nazwisko operatora (w polu Imię i nazwisko operatora). W sekcji Uprawnienia należy zaznaczyć, do których funkcji programu dany operator będzie miał dostęp: Tylko fakturowanie Zakupy i Sprzedaż Cała księgowość j.w. + Księga i PIT-5 Administrator j.w. i może przydzielać uprawnienia Uprawnienie wyłącznie do wystawiania faktur. Uprawnienia do wszystkich operacji związanych z zakupami i sprzedażą. Uprawnienie do wszystkich operacji księgowych z wyłączeniem nadawania uprawnień innym użytkownikom. Uprawnienie do wszystkich operacji księgowych oraz nadawania uprawnień innym użytkownikom. 68

69 W polach Hasło (wpisz 2 razy) max. 8 znaków należy dwukrotnie wpisać hasło dostępu danego operatora. Zapamiętanie tak wprowadzonych danych (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje dodanie danej osoby do listy operatorów. Jeżeli wprowadzone zostały informacje o operatorach programu, przy ponownym uruchomieniu programu Fakt program zapyta, który z operatorów będzie aktualnie korzystał z programu. Na ekranie pojawi się okno Przedstaw się (zob. Rys. 53), w którym operator powinien wybrać z listy swój identyfikator (pole Imię i nazwisko) oraz podać swoje hasło dostępu do programu (pole Hasło). Rys. 53. Okno Przedstaw się wybór operatora przed uruchomieniem programu Jeżeli w programie nie są zdefiniowani operatorzy, to na fakturze jako osoba wystawiająca podawana jest osoba wpisana w polu Wystawca faktury (jeżeli jest tylko jeden) (menu Opcje Parametry ogólne). Jeżeli zdefiniowano listę operatorów programu, to na fakturze jako osoba wystawiająca podawany jest operator (jego imię i nazwisko) aktualnie zalogowany w programie. Może się jednak zdarzyć, że do programu zalogowany jest jeden operator, a kilku musi wystawiać w różnych momentach faktury. Jeżeli, w tym przypadku, na fakturach ma być wpisywane imię i nazwisko operatora, który w rzeczywistości wystawia fakturę (w celu identyfikacji osoby sporządzającej fakturę), należy w oknie Lista operatorów programu (zob. Rys. 51) dodatkowo zaznaczyć opcję Pytaj o operatora przed wydrukiem faktury. Przed każdorazowym wydrukiem faktury program zapyta wówczas, który z operatorów w rzeczywistości sporządza dokument. 19. Nadawanie szczegółowych uprawnień operatorom Jeśli zachodzi potrzeba szczegółowego nadania uprawnień operatorowi lub ich odebrania można to zrobić na dwa sposoby. W oknie Lista operatorów w aktualnej firmie (zob. Rys. 51) przy pomocy przycisku [Dostęp do funkcji] można w oknie Lista funkcji programu (zob. Rys. 54) wskazać Funkcję oraz po użyciu przycisku [Wybierz operatorów], otworzyć okno (zob. Rys. 55) i wybrać z listy operatora, który może ją wykonać i/lub operatora, który nie może jej wykonać. 69

70 Rys. 54 Okno Lista funkcji programu Rys. 55 Okno Uprawnienia do funkcji programu Alternatywny sposób pozwala przy pomocy przycisku [Uprawnienia] w oknie Opis operatora programu (zob. Rys. 52) otworzyć okno Lista uprawnień (zob. Rys. 56). 70

71 W oknie tym można przygotować indywidualny profil operatora określając szczegółowo jego uprawnienia do pojedynczych funkcji programu. Lista rozwijana Grupy uprawnień pozwala wybrać określony zestaw funkcji do modyfikacji. Przyciskiem [+/-] dokonujemy zmiany zaznaczeń wszystkich funkcji na przeciwne. Aby zmienić uprawnienia dla jednej funkcji należy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz [spacja]. Funkcje, do których operator ma uprawnienia są zaznaczone kolorem zielonym i w kolumnie Uprawnienia cyfrą 1 a te, których nie może wykonywać są czerwone zaś w kolumnie Uprawnienia cyfrą 0. Rys. 56. Okno Lista uprawnień Po uszczegółowieniu uprawnień przyciskiem [Zapisz] zapisujemy zmiany w nadanych uprawnieniach operatora i powracamy do okna Opis operatora programu. W sytuacji, gdy w programie funkcjonuje wiele firm, tak jak to ma miejsce w biurach rachunkowych oraz wielu operatorów, można przydzielić operatorom uprawnienia do obsługi różnych firm. Przycisk [Główna baza uprawnień] w oknie Lista operatorów pozwala na przejście do okna Lista operatorów programu (wspólna) (zob. Rys. 57), w którym można zarządzać przydziałem operatorów do firm. Korzystając z kombinacji dostępnych, wymienionych poniżej funkcji można stworzyć właściwą konfigurację i przydzielić odpowiednich operatorów do właściwych firm. Dostępne są tu opcje przepisywania uprawnień: Przepisz wszystkich użytkowników: -do bieżącej firmy powoduje przepisanie wszystkich użytkowników widocznych na liście do bieżącej firmy 71

72 -do wszystkich firm przepisuje użytkowników widocznych na liście do wszystkich firm w programie Przepisz zaznaczonego użytkownika: -do bieżącej firmy daje użytkownikowi zaznaczonemu na liście prawo do obsługi obecnie wybranej firmy -do wszystkich firm pozwala użytkownikowi zaznaczonemu na liście na obsługę wszystkich firm w programie Wczytaj wszystkich użytkowników: -z bieżącej firmy powoduje umieszczenie na widocznej liście operatorów wszystkich istniejących operatorów w wybranej firmie Rys. 57 Okno Lista operatorów programu (wspólna). Przyciski [+] oraz [-] służą do przesuwania operatora w górę i w dół listy względem innych obecnych na liście operatorów. Przycisk [Uprawnienia] służy do zmiany uprawnień zaznaczonego operatora do wykonywania operacji na danych firmy. Przyciski [Dopisz] i [Popraw] służą do tworzenia nowego operatora i zmiany jego danych. Przycisk [Usuń] pozwala usunąć operatora z listy. 72

73 20. Zmiana porządku i zawartości okien programu Polecenia menu Okno pozwalają na zarządzanie wyglądem okien programu Fakt. Poniżej omówione zostaną funkcje tego menu. Zakres informacji w oknie Funkcja ta pozwala na określenie, jakie dane wyświetlane będą w danym oknie (kartotece). Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna dialogowego (innego dla każdego okna), w którym możliwy jest wybór zakresu wyświetlanych w danym oknie informacji. Dla przykładu, jeżeli oknem aktywnym jest kartoteka 5.Sprzedaż, to polecenie Zakres informacji w oknie wywoła okno Zakres informacji o dokumentach sprzedaży (zob. Rys. 58). Rys. 58. Okno Zakres informacji o dokumentach sprzedaży określanie zakresu widoczności danych w kartotece W oknie tym można określić, jakiego typu dokumenty wyświetlane będą w kartotece 5.Sprzedaż (sekcja F4. Rodzaje dokumentów) oraz jakie informacje o każdym z dokumentów będą wyświetlane (sekcja F5. Dane o każdym). 73

74 W sytuacji jak na Rys. 58 w kartotece 5.Sprzedaż nie będą wyświetlane dane o paragonach (opcja Paragony jest ODZNACZONA). Dla każdego z widocznych w kartotece dokumentów nie będą wyświetlane informacje o uwagach do dokumentu i rejestrze, do którego każdy z dokumentów należy (opcje Uwagi oraz Nazwa rejestru są ODZNACZONE). UWAGA! Jeżeli w danej kartotece nie są widoczne wszystkie pozycje (brakuje części z nich), należy w pierwszej kolejności sprawdzić ustawienia opcji w menu Okno Zakres informacji w oknie. Brak pozycji w kartotece w większości przypadków wynika tylko i wyłącznie z ustawień tych opcji dane nie są utracone, lecz jedynie ukryte. Odśwież bieżące okno Opcja ta służy do odświeżania zawartości ekranu. Szczególnie przydatna jest po edycji dokumentu znajdującego się w oknie F12.Wydruk. Szukaj Funkcja ułatwiająca zlokalizowanie szukanego elementu w oknie Kontrahenci lub Towary i usługi. Zaznacz podświetlony Polecenie pozwala na zaznaczenie podświetlonej pozycji w oknie kartoteki. Można zaznaczyć większą ilość pozycji, wystarczy podświetlać kolejno pozycje i naciskać klawisz spacji. W pierwszej kolumnie pojawi się ptaszek informujący o tym, że pozycja została zaznaczona. Na zaznaczonych pozycjach można wykonywać dozwolone operacje. Zaznacz wszystkie Umożliwia zaznaczenie wszystkich pozycji w oknie kartoteki w celu wykonania wybranych czynności. Kaskada Funkcja ta pozwala na uporządkowanie okien programu w stylu kaskadowym. Jeżeli jakieś okno było wcześniej zmaksymalizowane tak, że nie były widoczne pozostałe okna, funkcja ta spowoduje zmianę rozmiarów okien i ustawienie ich jedno na drugim z przesunięciem każdego następnego w dół tak, że widoczny będzie również pasek tytułowy poprzedniego okna otwartego w programie Fakt. Sąsiadująco Funkcja ta pozwala na uporządkowanie okien rozmieszczonych kaskadowo do stylu sąsiadującego, wypełniającego cały obszar roboczy programu. 74

75 Uporządkuj ikony Jeżeli zminimalizowane ikony (paski) poszczególnych okien zostały w sposób nieuporządkowany rozmieszczone w obszarze roboczym programu, to wywołanie tej funkcji spowoduje ich ponowne uporządkowanie u dołu obszaru roboczego programu. Wciśnięcie na klawiaturze komputera klawisza z numerem danego okna (np. [5], dla okna 5.Sprzedaż) spowoduje natychmiastowe zmaksymalizowanie danego okna do pełnego rozmiaru obszaru roboczego programu. Kolejne funkcje menu Okno odpowiadają nazwom poszczególnych okien (kartotek) programu Fakt. Wybranie jednej z tych funkcji w menu Okno jest alternatywnym sposobem przejścia do danego okna (kartoteki) programu. Aby szybko uaktywnić okno F12.Wydruk należy wcisnąć klawisz funkcyjny [F12] klawiatury komputera. 21. System pomocy programu Menu Pomoc programu pozwala m.in. na dostęp do systemu pomocy programu i ustawienie jego opcji. Poniżej omówione zostaną poszczególne funkcje tego menu. Spis treści Funkcja ta udostępnia użytkownikowi plik pomocy programu Fakt. Jej wywołanie powoduje wyświetlenie okna początkowej strony pliku pomocy zawierającej spis tematów zawartych w pomocy programu. Aby uzyskać dostęp do danego tematu, należy kliknąć na wybranym temacie pomocy. Jak korzystać z pomocy Uruchamia bezpośrednio temat pomocy programu opisujący podstawowe zasady korzystania z pomocy w programie Fakt. Najnowsze zmiany w programie Program Fakt jest często aktualizowany w celu uwzględnienia nowych przepisów, dodatkowych funkcji programu, itd. Funkcja Najnowsze zmiany w programie pozwala na prześledzenie ostatnich, najnowszych zmian wprowadzonych w programie Fakt, począwszy od wersji aktualnie używanej. Podpowiedzi w dialogach Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po przesunięciu kursora nad określone pole w dowolnym z okien dialogowych programu na ekranie pojawi się podpowiedź dotycząca danego pola. Jest to szczególnie przydatne w trakcie uzupełniania opcji programu (w menu Opcje). 75

76 Podpowiedź dnia Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Fakt Podpowiedź dnia. W oknie tym podawane są praktyczne wskazówki dotyczące pracy w programie Fakt. ZAZNACZENIE opcji Pokaż podpowiedzi przy następnym uruchomieniu spowoduje, że przy kolejnym uruchomieniu programu Fakt podpowiedź dnia pojawi się automatycznie W przeciwnym przypadku podpowiedź dnia nie pojawi się po uruchomieniu programu. Kalkulator Z funkcji tej można skorzystać w celu szybkiego uzyskania dostępu do standardowego kalkulatora systemu Windows. Odsetki Funkcja ta (zob. Rys. 59) pozwala na obliczenie odsetek od zadanej w polu Kwota główna kwoty. Rys. 59. Funkcja naliczania odsetek od zadanej kwoty. Odsetki od danej kwoty obliczane są za dany okres (Za okres od:... do). Odsetki mogą być naliczane na trzy sposoby: Odsetki od należności podatkowych Odsetki ustawowe Podany procent Odsetki liczone są na podstawie stawek określonych przez urząd skarbowy. Aktualne stawki odsetek w formie tabelarycznej dostarczane są wraz z programem. Aby podejrzeć lub zmienić stawki odsetek należy użyć przycisku [Odsetki US]. Karne odsetki ustawowe liczone są na podstawie stawek stabelaryzowanych stawek, które dostarczane są wraz z programem. Aby podejrzeć lub zmienić stawki odsetek należy użyć przycisku [Odsetki karne]. Odsetki liczone są liniowo na podstawie wprowadzonej w tym polu stawki procentowej. 76

77 Funkcje serwisowe Funkcje serwisowe służą do zmian ustawień programu lub przywracania poprawnego działania programu w przypadku awarii. Ponieważ wpływają one na działanie programu w sposób zasadniczy, dlatego powinny być wykorzystywane jedynie w kontakcie z serwisem. Sugestia Za pomocą tej funkcji użytkownik może przesłać swoje sugestie i uwagi dotyczące działania programu na adres mailowy serwisu. Warunkiem koniecznym powodzenia tej akcji jest posiadanie prawidłowo skonfigurowanego, domyślnego programu pocztowego. Rys. 60. Okno Treść wiadomości dla serwisu O programie Ostatnia funkcja menu Pomoc to funkcja o nazwie O programie. Jej wywołanie powoduje wyświetlenie na ekranie okna Informacje o programie (zob. Rys. 61). W pierwszej sekcji tego są okna dostępne dane adresowe i teleadresowe firmy Fakt producenta programu a także odnośnik do strony WWW. Z której można pobrać najnowszą wersję programu. 77

78 W drugiej sekcji tego okna zawarte są informacje dotyczące użytkownika programu (Dane użytkownika) i ważności abonamentu (Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niż: MM.RRRR). Druga informacja jest szczególnie przydatna dla użytkowników korzystających z abonamentu internetowego. Uaktualnienie programu do wersji nowszej niż wynika to z praw użytkownika do instalacji nowych wersji spowoduje, że program będzie działał w trybie demonstracyjnym, wraz z ograniczeniami z niego wynikającymi. Rys. 61. Okno Informacje o programie (Pomoc O Programie). W ostatniej linii tego okna podana jest informacja o tym, gdzie zainstalowany jest program Fakt (Program Fakt zainstalowany jest w katalogu:...). Informacja ta jest przydatna w przypadku aktualizacji programu, kiedy program musi być nagrany na poprzedniej wersji. Przycisk [Wczytaj licencja.txt] umożliwia wczytanie licencji, jeśli plik licencja.txt został skopiowany do katalogu programu Fakt w momencie, gdy program był już uruchomiony 78

79 Rys. 62. Okno Szczegóły uprawnień użytkownika..przycisk [Szczegóły] pozwala sprawdzić możliwości zainstalowanego programu Fakt (zob. Rys. 62. Przycisk [Koniec abonamentu] służy do wyświetlenia okna z informacjami o dacie, kiedy kończy się wykupiony abonament oraz telefonem kontaktowym i odnośnikiem do sklepu internetowego firmy Fakt a także informacją o indywidualnym numerze konta klienta (zob. Rys. 63). Ponieważ numer konta jest długi, dlatego w oknie znajduje się przycisk [Kopiuj] kopiujący numer do schowka skąd łatwo go wkleić do formularza zakupu lub innego dokumentu tekstowego. Rys. 63 Okno informacyjne o ważności abonamentu. UWAGA! Zainstalowanie wersji programu nowszej niż to wynika z ważności abonamentu na aktualizacje spowoduje, zablokowanie dostępu do wpisanych danych. 79

80 IV. Sprzedaż Kartoteka 5.Sprzedaż służy do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Dostępne są w niej dokumenty sprzedaży z bieżącego miesiąca. Aby przejrzeć dokumenty z innych miesięcy, należy zmienić datę w pasku narzędzi programu Fakt. Zasady wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów z kartoteki 5.Sprzedaż są takie same jak w innych kartotekach, np. poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [Ins], [Enter] i [Del]. 22. Przygotowanie modułu Sprzedaż do działania Ustawienia opcji sprzedaży Wykonanie polecenia Opcje Opcje sprzedaży wywołuje okno Opcje sprzedaży (zob. Rys. 64). W oknie tym wprowadza się wszystkie podstawowe parametry pracy w kartotece 5.Sprzedaż. Rys. 64. Okno Opcje sprzedaży ustalanie parametrów (opcji) sprzedaży w programie Fakt. W sekcji Wygląd faktury należy ustalić, w jaki sposób drukowane będą faktury. 80

81 W polu Dopisek pod fakturą można wpisać tekst, który drukowany będzie na wszystkich fakturach w danej firmie, jako dopisek na końcu faktury. Długość indeksu na początku nazwy kontrahenta oraz Długość indeksu na początku nazwy towaru pozwalają ustalić ilość znaków (nie więcej niż 20), które można wykorzystać, jako indeks zawarty w nazwie np. do łatwiejszej identyfikacji kontrahenta lub towaru. Opcje Ukrywaj indeks towaru na fakturach i Ukrywaj indeks towaru na parag. fiskalnych pozwalają ukryć zastosowany w nazwie towaru indeks tak, aby nie pojawiał się na dokumentach sprzedaży. Opcja Połącz jednakowe towary na fakturze pozwala na zsumowanie i zapisanie, jako jednej pozycji na fakturze wszystkich jednakowych pozycji na niej widniejących (ten sam towar, ta sama stawka VAT, ten sam upust, itd., pozycje te mogą różnić się ilością danego towaru lub usługi na wynikowej pozycji na fakturze ilość będzie zsumowana). Opcja Drukuj napisy: oryginał, kopia jest istotna szczególnie dla tych użytkowników, którzy do wydruków faktur używają wielowarstwowego papieru z nadrukiem. Użytkownicy ci powinni ODZNACZYĆ tę opcję. Drukowanie napisów oryginał lub kopia nie jest w ich przypadku konieczne istnieje już odpowiedni nadruk na papierze wielowarstwowym. Opcja Drukuj - zamiast VAT na fakturach wewnątrzwsp. umożliwia zastąpienie napisu VAT drukowanego na fakturze dostawy wewnątrzwspólnotowej przez znak -. W sekcji Drukowanie faktury należy ustalić, na ilu kartkach drukowana będzie faktura. Dostępne są tu cztery opcje: Pojedyncza Drukowany będzie jeden egzemplarz faktury z napisem ORYGINAŁ / KOPIA / DUPLIKAT Oryg. + Kopia (1 kartka) Oryginał i kopia faktury drukowane będą na jednej kartce odpowiednio podzielonej. Można tę opcję stosować dla faktur zawierających niewielką liczbę pozycji na fakturze. Oryg. + Kopia (2 kartki) Oryginał i kopia faktury drukowane będą na dwóch oddzielnych kartkach (razem 2 kartki). Oryg. + 2 Kopie (3 kartki) Drukowane będą oddzielnie oryginał i dwie kopie faktury (razem 3 kartki). W sekcji tej dostępne jest również pole Na każdej stronie drukuj do... pozycji. Należy w nim określić ile pozycji danej faktury ma być drukowanych na każdej stronie faktury. Zaleca się wpisanie w tym polu wartości 99. Wówczas, program będzie za każdym razem próbował zmieścić na jednej kartce wszystkie pozycje z danej faktury. Jeżeli wpisana tu zostanie wartość mniejsza od liczby pozycji na danym dokumencie, to mimo wystarczającej ilości miejsca na fakturze, pozycje faktury zostaną rozbite na więcej niż jedną kartkę. Pole Czwarta forma płatności: pozwala na określenie dodatkowego typu płatności na dokumencie sprzedaży. Domyślnie typ ten jest określony w programie jako Inny... W polu tym należy wpisać dowolny typ płatności będzie on widoczny na dokumencie sprzedaży w polu wyboru Forma płatności. 81

82 Załóżmy, że użytkownik określił w tym polu dodatkową formę płatności o nazwie Przedpłata. Zostanie ona uwzględniona na dokumencie sprzedaży (zob. Rys. 65). Rys. 65. Uwzględnienie dodatkowej formy płatności, wprowadzonej przez użytkownika, na dokumencie sprzedaży fragment okna Dokument sprzedaży. Drukuj podpis wystawcy oraz Drukuj podpis odbiorcy po zaznaczeniu tej opcji: powoduje pojawienie się na dokumentach sprzedaży wyznaczonych miejsc na podpisy. Faktury Pro-Forma uwzględniaj w rozrachunkach - ta opcja powoduje, że faktury Pro-Forma mimo, że są tylko ofertami zostaną uwzględnione przy obliczaniu należności i zobowiązań. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać zwrotu nadwyżki podatku VAT to przez zaznaczenie opcji Zawsze przenoś nadwyżkę VAT na następny miesiąc może wybrać możliwość przeniesienia wspomnianej nadwyżki do rozliczenia w przyszłym miesiącu. W sekcji Wprowadzanie danych po prawej stronie okna Opcje sprzedaży (zob. Rys. 64) dostępne są opcje szczegółowe dotyczące tworzenia dokumentów sprzedaży i przygotowywania wydruków faktur pozwalające m.in. na automatyzację niektórych czynności związanych z tworzeniem dokumentów sprzedaży. Ich opis jest intuicyjny i jasny. Warto jednak przejrzeć całą dostępną tu listę opcji i zaznaczyć odpowiednie z nich (wedle potrzeb użytkownika), aby ułatwić i zautomatyzować odpowiednio przebieg tworzenia dokumentów sprzedaży i ich wydruków. Poniżej omówione zostaną jedynie wybrane opcje sekcji Wprowadzanie danych. Automatyczna numeracja dokumentów ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że na nowo tworzonym dokumencie sprzedaży program będzie automatycznie podpowiadał kolejny dostępny numer dokumentu. Nie będzie konieczne jego ręczne wpisywanie. Proponowany numer dokumentu sprzedaży można oczywiście w tym przypadku modyfikować. Zawsze zaznaczaj paragony jako zapłacone w całości ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, iż wszystkie paragony oraz faktury do nich będą automatycznie zaznaczane jako zapłacone. Będzie tak również wówczas, jeżeli przed dokonaniem zapisu dokumentu nie zostanie bezpośrednio zatwierdzona wpłata na dokumencie sprzedaży (przycisk [Wpłata ]). 82

83 Co miesiąc rozpocznij numerację od 1 ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że dokumenty sprzedaży będą numerowane począwszy od numeru 1, w każdym miesiącu. Jeżeli opcja ta będzie NIEZAZNACZONA numery dokumentów w danym miesiącu będą kontynuacją numeracji z poprzedniego miesiąca. Wspólna numeracja dla wszystkich miejsc Jeżeli zdefiniowanych jest wiele rejestrów sprzedaży (miejsc sprzedaży) możliwe jest prowadzenie wspólnej numeracji dokumentów dla wszystkich tych rejestrów należy wówczas ZAZNACZYĆ tę opcję. Jeżeli opcja pozostanie NIEZAZNACZONA, poszczególne rejestry będą miały niezależną od innych rejestrów numerację dokumentów. Wspólna numeracja paragonów z pozostałymi dok. Jeżeli opcja ta będzie ZAZNACZONA, paragony będą numerowane łącznie z innymi dokumentami. W przeciwnym wypadku będą one posiadały niezależną numerację. Domyślna ilość na fakturze... W polu tym można wpisać wartość, którą będzie domyślnie uzupełniane pole Ilość na pozycji dokumentu sprzedaży (okno Pozycja na fakturze). Podgląd faktury po wprowadzeniu [dla całej firmy) Jeżeli opcja zostanie ZAZNACZONA, po zapisaniu dokumentu sprzedaży (przycisk [F9. Zapisz]) automatycznie proponowany będzie użytkownikowi podgląd faktury w oknie F12.Wydruk. Podgląd faktury po wprowadzeniu dla aktualnego stanowiska Pozwala użytkownikowi sieciowemu ustalić dla swojego stanowiska indywidualnie możliwość lub nie natychmiastowego podglądu faktury. Porównaj kwotę zapłaty i formę płatności Jeżeli opcja ta została ZAZNACZONA i faktura płatna jest gotówką, po zapisaniu dokumentu sprzedaży sprawdzone zostanie ponownie czy faktura została zapłacona. Jeżeli nie, pojawi się stosowne okno Zapłata gotówką (zob. Rys. 66), które umożliwi wprowadzenie zapłaty za fakturę. Rys. 66. Okno Zapłata gotówką sprawdzanie formy płatności i zapłaty. 83

84 Wciśnięcie w tym oknie przycisku [F4. CAŁOŚĆ] spowoduje uregulowanie całości kwoty DO DOPŁATY: wynikającej z danego dokumentu sprzedaży (po zatwierdzeniu wpłaty przyciskiem [F9. Zapamiętaj]). Wciśnięcie przycisku [Esc. Powrót do edycji] umożliwi powrót do edycji danego dokumentu sprzedaży i możliwość jego modyfikacji. Drukuj na fakturze n-tą linię opisu towaru Po zaznaczeniu tych opcji na fakturze pojawią się wybrane linie opisu towaru. Drukuj PKWiU poniżej nazwy towaru Po zaznaczeniu tej opcji, na fakturze, poniżej nazwy towaru pojawi się również symbol PKWiU towaru (jeżeli podany został w opisie towaru). Drukuj numer WZ pod nazwą towaru Powoduje, że pod każdą pozycją towaru na fakturze drukowany jest numer dokumentu WZ na podstawie którego wydano towar z magazynu. Drukuj wykaz numerów WZ nad listą pozycji Opcja ta powoduje wydrukowanie nad listą towarów pełnej listy numerów dokumentów WZ na podstawie których zostanie wydany z magazynu towar dla tego dokumentu sprzedaży Pytanie o wzór faktury za każdym razem Jeżeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA, przed każdorazowym przygotowaniem wydruku faktury program zapyta w stosownym oknie (Wydruk dokumentu sprzedaży, Rys. 67), z którego wzorca faktury użytkownik chce skorzystać. Rys. 67. Okno Wydruk faktury wybór wzorca wydruku faktury. Jeżeli opcja ta pozostanie ODZNACZONA wydruk faktury zostanie sporządzony na podstawie ostatnio użytego wzorca wydruku faktury. Ukrywaj marżę przy wpisywaniu dokumentu sprzedaży Jeżeli opcja ta zostanie zaznaczona, na ekranie nie będzie widoczna marża w trakcie wypisywania dokumentu sprzedaży. Aby opcja ta zadziałała, należy po jej zaznaczeniu wcisnąć klawisz funkcyjny [F5] klawiatury (odświeżenie ekranu). Wówczas, u dołu okna 5.Sprzedaż ukryte zostaną informacje dotyczące wartości netto, brutto i należności za faktury w danym miesiącu. 84

85 Szukaj towaru TYLKO według kodu pask. ZAZNACZENIE tej opcji, jeżeli do komputera podłączony jest czytnik kodu paskowego, spowoduje, że towary będą wyszukiwane wyłącznie na podstawie ich kodu paskowego wpisanego w odpowiednim polu w opisie towaru (kartoteka 7.Towary i usługi, okno Dane o towarze lub usłudze, pole Kod paskowy). Podawanie ceny z dokładnością do 4 miejsc ZAZNACZENIE tej opcji daje możliwość wprowadzania ceny danego towaru z dokładnością do 4 miejsc po przecinku (na dokumencie sprzedaży) pozwala to na uzyskanie większej dokładności zaokrągleń, do 1/100 grosza. NIE ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, że cena podawana jest zawsze z dokładnością do 2 miejsc po przecinku (do 1 grosza). Zapamiętuj zysk w dokumentach sprzedaży ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że na dokumentach sprzedaży zapamiętywany będzie zysk wynikający z danego dokumentu (zob. Rys. 68) pod listą F5. Pozycje faktury na dokumencie sprzedaży. Aby funkcja ta zadziałała, musi być jednocześnie ODZNACZONA opcja Ukrywaj marżę przy wypisywaniu dokumentu. Rys. 68. Fragment okna Dokument sprzedaży wyświetlanie zysku (Zysk:) wynikającego z danego dokumentu. Drukuj paragon na drukarce fiskalnej Opcja ta jest istotna dla użytkowników wykorzystujących drukarki fiskalne podłączone do komputera i współpracujące z programem Fakt. Jej ZAZNACZENIE spowoduje, że paragony drukowane będą na drukarce fiskalnej a nie na drukarce komputerowej podłączonej do portu USB lub LPT. Pozwalaj na wprowadzanie faktur w walucie Po ZAZNACZENIU tej opcji można wystawiać faktury w dowolnej walucie. Wystawiając dokument sprzedaży należy użyć przycisku [Więcej], aby uzyskać możliwość określenia waluty, tabeli kursowej i kursu. Przenoś na fakturę adres kontrahenta Dokumenty sprzedaży/zakupu wprowadzane w programie Fakt zapamiętują adresy kontrahenta użyte w momencie wprowadzenia. Nawet, jeśli potem kontrahent zmieni adres to na dokumentach figurują stare dane. Jeśli użytkownik chce, aby na fakturach widniał zawsze aktualny adres kontrahenta, jaki jest wpisany w oknie Dane o kontrahencie to powinien zaznaczyć tę opcję. 85

86 Przycisk [Urządzenia zewnętrzne] Program Fakt pozwala na współpracę z urządzeniami zewnętrznymi w czasie sprzedaży: kasami i drukarkami fiskalnymi oraz wagami i czytnikami kodów kreskowych. Przycisk Urządzenia zewnętrzne: otwiera okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 69). W oknie tym są trzy sekcje dla głównych typów urządzeń. Rys. 69. Okno Urządzenia zewnętrzne Sekcja Kasa/Drukarka fiskalna Po podłączeniu urządzenia fiskalnego do komputera z listy rozwijanej (zob. Rys. 70) należy wybierać właściwe urządzenie i po ponownym uruchomieniu programu Fakt, w menu programu pojawi się dodatkowa pozycja Kasa. Funkcje tego menu są różne w zależności od wybranego rodzaju (drukarka lub kasa) oraz typu (producent i model) urządzenia fiskalnego. Lista urządzeń fiskalnych współpracujących z programem Fakt jest na bieżąco uaktualniana, wraz z pojawianiem się nowych urządzeń na rynku. 86

87 Rys. 70. Sekcja Kasa/Drukarka fiskalna - Lista, z której wybieramy model. Sekcja Czytnik kodów kreskowych W tej sekcji z listy rozwijanej (zob. Rys. 71) wybieramy model czytnika do współpracy z programem i ustawiamy właściwe parametry jego pracy. Rys. 71. Sekcja Czytnik kodów kreskowych Lista rozwijana, z której wybierany jest model. Sekcja Waga sklepowa W tej sekcji wybieramy z listy rozwijanej (zob. Rys. 72) model wagi sklepowej do współpracy z programem. Rys. 72. Sekcja Waga sklepowa Lista rozwijana, z której wybierany jest model. 87

88 Przycisk [Języki] Użytkownik może wystawiać dokumenty sprzedaży w dowolnym języku. W oknie Lista języków (zob. ) producent programu udostępnił do wykorzystania trzy języki: polski, angielski oraz niemiecki. Użytkownik może w tym oknie wybrać język domyślny oraz dodać inne, dodatkowe języki według swoich potrzeb. Dodawanie nowego języka sprowadza się do wprowadzenia tłumaczenia konkretnych słów i zwrotów z języka polskiego na wybrany język po kliknięciu przycisku [Dodaj] w oknie Lista języków. Dokumenty sprzedaży w językach obcych należy drukować wg wzorca jezyki.fak. Rys. 73 Okno Lista języków Wprowadzanie informacji o rejestrach sprzedaży Polecenie Opcje Lista rejestrów zakupu i sprzedaży pozwala na wprowadzenie nowych lub poprawienie istniejących rejestrów zakupu/sprzedaży. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Lista rejestrów zakupów i sprzedaży (zob. Rys. 74). Jeżeli program wykorzystywany jest do prowadzenia ewidencji zakupów/sprzedaży konieczne jest wprowadzenie przynajmniej jednego rejestru. Na każdy rejestr składa się jego nazwa widoczna w czasie wpisywania, nazwa drukowana na fakturze (mogą to być różne nazwy) oraz wzór numeracji dokumentów (opcjonalnie). Wprowadzenie unikalnej dla poszczególnych rejestrów numeracji jest przydatne w celu późniejszej, łatwej identyfikacji dokumentów pochodzących z poszczególnych rejestrów zakupu/sprzedaży. 88

89 Rys. 74. Lista rejestrów zakupu i sprzedaży Wprowadzenie wielu rejestrów zakupu/sprzedaży jest również konieczne w przypadku wykorzystania metody FIFO ustalania wartości magazynu z opcją prowadzenia wielu magazynów (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). Wówczas każdy z magazynów jest związany z danym, wprowadzonym przez użytkownika rejestrem zakupu/sprzedaży (jest z nim identyfikowany każdy z rejestrów identyfikuje oddzielny magazyn). Często wykorzystuje się też rejestry do grupowania określonych typów dokumentów. Można np. wpisać osobny rejestr związany z fakturami pro forma. Aby dopisać w oknie Lista rejestrów zakupów i sprzedaży nowy rejestr należy skorzystać z przycisku [Dopisz] (zob. Rys. 74). Na ekranie pojawi się wówczas okno Opis miejsca zakupu/sprzedaży(zob. Rys. 75). W analogiczny sposób dokonuje się poprawiania informacji o danym rejestrze (przycisk [Popraw], okno Lista rejestrów zakupów i sprzedaży (zob. Rys. 74). Rejestr wybrany w polu Nazwa miejsca można również usunąć za pomocą przycisku [Usuń]. Przycisk [Sprawdź poprawność] (zob. Rys. 74) pozwala na automatyczne sprawdzenie poprawności wprowadzonych informacji o rejestrze wybranym w polu Nazwa miejsca. Sposób wpisywania nowego rejestru zakupów/sprzedaży przedstawiony zostanie na praktycznym przykładzie. 89

90 Przykład: Wprowadzanie nowego rejestru zakupu/sprzedaży Załóżmy, że użytkownik ma nowy oddział swojej firmy w Gdyni, dla którego chce wprowadzić nowy rejestr zakupów/sprzedaży. W tym rejestrze wpisywane będą wszystkie dokumenty zakupu/sprzedaży z danego oddziału. W oknie Opis miejsca zakupu/sprzedaży (zob. Rys. 75) należy wprowadzić informacje dotyczące tego rejestru. W polu Nazwa rejestru należy wpisać identyfikator danego rejestru. Załóżmy, że rejestr ten nazywać się będzie Rejestr Gdynia. W polu Miejsce wystawienia należy wpisać miejsce wystawiania dokumentów z danego rejestru załóżmy, że w tym przypadku będzie to Gdynia- Orłowo. Dodatkowo, użytkownik chce, aby numeracja dokumentów sprzedaży i magazynowych związanych z tym rejestrem miała unikalną postać, która zidentyfikuje od razu pochodzenie danego dokumentu i będzie automatycznie wprowadzana przez program. Numeracja ta będzie widoczna na fakturach. Użytkownik chce, aby w numeracji tej (zakładamy, że takiej samej dla dokumentów sprzedaży i magazynowych) znalazły się następujące składniki oddzielone znakami / : GOrł xxxx MM RRRR Krótki identyfikator miejsca wystawienia dokumentu. Numer dokumentu określony na czterech pozycjach możliwość wprowadzenia do 9999 dokumentów. Miesiąc wystawienia dokumentu w formacie MM. Rok wystawienia dokumentu w formacie RRRR. Aby program Fakt automatycznie uzupełniał informacje dotyczące daty i numeru dokumentu wg takiego formatu zdefiniowanego przez użytkownika, należy odpowiednio sformatować wzór numeracji dokumentów w sekcji Wzory numeracji dokumentów (zob. Rys. 75) W tym konkretnym przypadku w pola tej sekcji należałoby wpisać wzór postaci: GOrł/<1p4>/<3,2>/<4,4> Wzór ten składa się z dwóch typów składników. Pierwszy z nich to znaki stałe, które są drukowane w numerze dokumentu dokładnie w taki sposób, jak je tu wprowadzono: GOrł oraz /. Drugi typ składników, to kody pól, które będą się zmieniać w kolejnych dokumentach. Kody pól ujęte są nawiasami ostrymi <...>. Dla przykładu zapis <1p4> oznacza, że w tym polu, w numeracji dokumentów pojawi się aktualny numer wystawianego dokumentu (kod 1). Numer ten będzie liczbą 4-ro cyfrową (zajmie 4 znaki, kod 4) wyrównaną do prawej strony i uzupełnioną odpowiednio zerami (kod p). Szczegółowe informacje zawarte w pomocy programy Fakt na temat sposobu formatowania poszczególnych pól wzoru numeracji (ich kodów) dostępne są po wciśnięciu przycisku [Przykłady numeracji]. 90

91 Ostatecznie informacje wpisane do okna Opis miejsca zakupu/sprzedaży będą miały postać jak na Rys. 75 uzyskany zostanie wówczas rejestr spełniający wymagania użytkownika. Prawidłowo wprowadzone informacje o nowym rejestrze należy zatwierdzić przyciskiem [F9.Zapisz]. Przykładowo, jeżeli we wprowadzonym w ten sposób rejestrze wystawiony zostanie dokument o numerze 99, w listopadzie 2010 roku, to na fakturze pojawi się automatycznie numer dokumentu postaci: GOrł/0099/11/2010 Rys. 75. Sposób wypełnienia pól okna Opis miejsca zakupu/sprzedaży w omawianym przykładzie. Do tworzenia bardziej złożonych wzorów numeracji można wykorzystać umieszczone pod przyciskiem [Konstruktor] okno o nazwie Przygotowanie wzorca numeracji (zob. Rys. 76) pozwalające ułożyć cały wzór numeracji z wybieranych elementów. Przygotowując wzorzec numeracji należy wprowadzić dane o składniku wzorca wybierając kolejno: Typ informacji Wyrównanie typu informacji Ile znaków przeznaczono dla typu informacji Po wybraniu tych elementów określających składnik wzorca w polu Podgląd w oknie Przygotowanie wzorca numeracji (zob. Rys. 76) można zobaczyć wyświetlony przykład działania stworzonego elementu składowego wzorca oraz jego kod źródłowy. Jeśli wynik jest zadowalający przez naciśnięcie przycisku [Wstaw] należy wstawić kod tej części wzorca numeracji w pole Pełny wzór. 91

92 Rys. 76. Okno Przygotowanie wzorca numeracji Jeśli trzeba dodać następny składnik wzorca numeracji innego typu należy powtórzyć wcześniej opisane czynności aż do złożenia pełnego wzorca w polu Pełny wzór. Na bazie tego wzorca oraz danych z sekcji Przykładowe dane można po naciśnięciu przycisku Odśwież w polu Pełny podgląd wyświetlić przykładowy numer dokumentu. Gdy wzór numeracji działa właściwie należy go zapisać przyciskiem F9.Zapisz. 23. Wprowadzanie dokumentu sprzedaży Aby w kartotece 5.Sprzedaż wprowadzić nowy dokument sprzedaży można użyć polecenia menu Wpisywanie Dopisz. Najprościej jest jednak posłużyć się klawiszem [Ins] klawiatury. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Sposób wypełniania poszczególnych pól dokumentu sprzedaży jest zbliżony dla faktur VAT, paragonów oraz rachunków. Wpisywanie dokumentu sprzedaży zostanie omówione na przykładzie faktury VAT i jeśli występują jakiekolwiek różnice zostanie to zaznaczone. Wpisywanie danej faktury warto zacząć od wybrania/odszukania kontrahenta z listy kontrahentów lub dopisania nowego kontrahenta do listy. Służy do tego sekcja F4. Kontrahent Kontrahenta można wybrać bezpośrednio z listy kontrahentów (lista rozwijana) lub wspomóc się wyszukiwarką pole Szukaj:. Aby odszukać szybko kontrahenta z kartoteki 2.Kontrahenci, należy w polu tym wpisać fragment jego nazwy. Lista rozwijana po prawej stronie wyszukiwarki zostanie wówczas zawężona do tych kontrahentów, w których nazwie znajduje się fragment wpisany w polu Szukaj:. Równie dobrze można w wyszukiwarce wpisać fragment numeru NIP kontrahenta lub numeru telefonu, jeżeli takie informacje dotyczące 92

93 kontrahenta zostały wprowadzone w programie Fakt (patrz rozdział Kontrahenci str.182) należy następnie z listy rozwijanej wybrać poszukiwanego kontrahenta. Rys. 77. Nowy (niewypełniony) dokument sprzedaży. Jeżeli dla danego kontrahenta nie wystawiano wcześniej żadnych dokumentów i nie widnieje on w kartotece 2.Kontrahenci, można nowego kontrahenta dopisać do kartoteki bezpośrednio na dokumencie sprzedaży (podobnie jest dla dokumentów zakupu). Należy wówczas użyć przycisku [Nowy kontrahent], który wywoła okno Informacje o kontrahencie, pozwalające na wpisanie informacji o nowym kontrahencie. Opis istniejącego w programie kontrahenta, wybranego z listy rozwijanej na dokumencie sprzedaży, można w podobny sposób zmienić. Służy do tego przycisk [Opis / popraw]. Użycie przycisku [F3.Historia] pozwala na przejrzenie historii rozliczeń z wybranym kontrahentem w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta. Okno to oraz jego funkcje zostały opisane w niniejszej instrukcji w rozdziale Kontrahenci (zob. str. 182). Po wybraniu kontrahenta, dla którego w przeszłości wystawiono już dokument sprzedaży, program przyjmie domyślnie dla bieżącego dokumentu sprzedaży identyczny sposób płatności oraz podpis odbiorcy, jaki wystąpił na poprzednio wystawianym dokumencie. Te domyślnie przyjęte ustawienia można oczywiście zmienić w razie potrzeby. Kolejna część dokumentu sprzedaży (zob. Rys. 77) to sekcja F5. Pozycje faktury. W sekcji tej wpisuje się poszczególne pozycje na fakturze sprzedawane towary (ich nazwy, ceny, ilości, upust, itd.). Dostępne są tu cztery przyciski: [Dopisz], [Popraw], [Usuń], [M]. 93

94 [Dopisz] Przycisk ten pozwala dodać nową pozycję na fakturze. Jego wciśnięcie wywołuje okno Pozycja na fakturze (zob. Rys. 78). W oknie tym można również wprowadzić nowy towar (przycisk [Nowy towar]) lub poprawić opis wybranego, istniejącego już w kartotece 7.Towary i usługi towaru (przycisk [Opis/Popraw]). Jest tu również dostępna wyszukiwarka towarów pole Szukaj: Funkcje te działają podobnie jak omówione wcześniej, analogiczne funkcje dotyczące kontrahentów, z tym, że w tym przypadku odnoszą się one do towarów i usług. Jeżeli dla wybranego towaru prowadzona jest ewidencja stanu magazynowego, to obok jego nazwy pojawi się także jego aktualny stan w magazynie. Użytkownik może uaktywnić opcję Pokaż tylko towary o dodatnim stanie, która zawęzi zawartość listy rozwijanej towarów. Ułatwieniem w wyszukiwaniu towaru jest także lista rozwijana Grupa, jeżeli tylko został wprowadzony przez użytkownika podział towarów na grupy. Podział na grupy można wprowadzić wybierając w menu Opcje Opcje towarów przycisk [Grupy towarów] (zob. str. 151) Rys. 78. Okno Pozycja na fakturze wpisywanie informacji o nowej pozycji na fakturze. Kolejne pola tego okna to Ilość, Cena, % VAT. Pole Ilość: musi być wypełnione przez użytkownika określa się tu ile jednostek (np. sztuk) danego towaru znajdzie się na danej pozycji faktury. Pola Cena: oraz % VAT mogą być uzupełniane przez użytkownika. Znacznie łatwiej jest jednak określić te wartości dla poszczególnych towarów w oknie 7.Towary i usługi. Nie jest wówczas konieczne każdorazowe wpisywanie tych informacji na dokumencie sprzedaży. Dla towaru można również określić 3 różne ceny i przypisać danemu kontrahentowi określony cennik towarów. Omówione to zostało w rozdziale Kontrahenci. Wówczas dla danego kontrahenta zastosowany zostanie automatycznie (jeśli jest określony) odpowiedni 94

95 cennik towaru. Cennik można również wybrać bezpośrednio w oknie Pozycja na fakturze przycisk [Inny cennik]. Jeżeli włączona jest wycena stanu magazynowego metodą FIFO (Opcje Opcje towarów), w oknie Pozycja na fakturze (zob. Rys. 78) dostępny jest przycisk [Cena dla FIFO]. Jego wciśnięcie wywoła okno Ustalanie ceny sprzedaży (zob. Rys. 79). Okno to zostanie otwarte tylko wówczas, jeżeli towar ściągany daną fakturą z magazynu pochodzi z więcej niż jednej dostawy. Okno to pozwala na określenie, w jaki sposób ma być ustalana cena sprzedaży towaru z uwzględnieniem różnych cen zakupu dostaw, z których ściągany jest towar. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku, gdy dostawy, z których pobierany jest towar, różnią się cenami zakupu. Rys. 79. Ustalanie ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu towaru pochodzącego z różnych dostaw tylko FIFO. Na liście Lista dostaw, z których ściągany jest towar (zob. Rys. 79) widoczne są dane dostaw, z których pobierana jest sprzedawana ilość towaru. W pierwszej kolejności brane są najstarsze dostawy, z których coś pozostało (FIFO). Po prawej stronie tej listy podana jest Ilość sprzedawanego towaru oraz Wartość uwzględniająca ceny zakupu poszczególnych dostaw. W sekcji Wybór ceny sprzedaży na podstawie marży dostępne są opcje pozwalające na ustalenie ceny sprzedaży odpowiednio według aktualnej, minimalnej (Min), średniej (Śr), maksymalnej (Max) ceny zakupu oraz ustalonej marży (marżę i cenniki dla danego towaru określa się w jego opisie w oknie Dane o towarze lub usłudze). Zaznaczenie opcji różne dostawy jako osobne pozycje spowoduje, że dla każdej dostawy, z której ściągany jest towar zostanie utworzona oddzielna pozycja na fakturze. Kolejna sekcja okna Pozycja na fakturze (zob. Rys. 78) to F5. Korekcja ceny. Pozwala ona na dokonanie dodatkowych operacji na cenie towaru oraz wartościach kwot netto i brutto dla danej pozycji faktury. 95

96 Wpisanie w polu Upust [%] wartości upustu spowoduje, że wartość netto i brutto danej pozycji na fakturze zostaną pomniejszone o wpisany procent upustu. Cena jednostkowa towaru w polu Cena: (i na fakturze) pozostanie bez zmian. Na fakturze pojawi się wówczas, w odpowiedniej kolumnie, procent upustu. Wciśnięcie przycisku [Uwzgl. upust w cenie] spowoduje, że cena towaru z danej pozycji zostanie pomniejszona o podany upust procentowy (upust jednostkowej ceny towaru) w polu Cena: Wartości netto i brutto będą uwzględniały uzyskaną w ten sposób cenę towaru. Na fakturze nie będzie widoczny procent upustu, a jedynie zmodyfikowana upustem cena jednostkowa towaru (lub usługi). Przycisk [Netto Brutto] pozwala na szybkie określenie ceny netto tak, aby uzyskać pożądaną wartość brutto, jeśli wybrana jest stawka VAT 7% lub 22%. Należy wówczas w polu Cena: wpisać pożądaną cenę jednostkową brutto towaru. Wciśnięcie tego przycisku spowoduje wówczas takie obliczenie ceny jednostkowej netto, aby przy określonej stawce podatku VAT uzyskać pożądaną cenę jednostkową brutto (również odpowiednie wartości netto i brutto danej pozycji na fakturze, jeśli składa się ona z wielu jednostek danego asortymentu). W sekcji F6. Do księgi: należy zaznaczyć, do której kolumny księgi (KPiR) ma być przydzielona kwota dokumentu sprzedaży lub stawka ryczałtu ewidencjonowanego. Dostępne opcje dla KPiR to: 7, 8 oraz Nie wysyłaj. Jeżeli w opcjach programu (Opcje Parametry ogólne) zaznaczono, że firma jest płatnikiem ryczałtu ewidencjonowanego (opcja Ryczałt ewidencjonowany ZAZNACZONA), to sekcja F6. Do księgi zamieniona jest na F6. Ryczałt i umożliwia wybranie odpowiedniej stawki ryczałtu dla danej pozycji na dokumencie. Na liście Kiedy odprowadzać VAT: należy podać, kiedy dana pozycja dokumentu ma być uwzględniona w rozliczeniu VAT (na deklaracji VAT-7). Dostępne opcje to: w bieżącym miesiącu, w następnym miesiącu oraz Nie odprowadzaj VAT. W polu Uwagi do pozycji można wpisać uwagi do danej pozycji, które wydrukowane zostaną na fakturze pod nazwą towaru. Pole Do dokumentu WZ nr jest automatycznie wypełniane przez program, jeśli dokument sprzedaży tworzony jest na podstawie dokumentu magazynowego WZ (przycisk [Szukaj WZ!], patrz opis w rozdziale Ustalanie wartości magazynu). Zawiera ono wówczas opis dokumentu WZ, na podstawie którego tworzona była faktura. Jeżeli faktura nie była tworzona na podstawie WZ, pole to można wykorzystać na dodatkowe uwagi do pozycji na fakturze. UWAGA! Większość informacji wpisywanych w oknie Pozycja na fakturze może być automatycznie uzupełniana przez program na podstawie danych dotyczących kontrahenta oraz danego towaru/usługi. Warto więc w kartotekach 2.Kontrahenci oraz 7.Towary i usługi wcześniej wypełnić wszystkie dane dotyczące poszczególnych kontrahentów i towarów. Znacznie ułatwia to późniejsze wystawianie dokumentów sprzedaży. 96

97 Przycisk [Popraw] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Podświetlenie danej pozycji na fakturze i wciśnięcie tego przycisku powoduje przejście do edycji danej pozycji (poprawiania informacji w niej zawartych) w oknie Pozycja na fakturze (zob. Rys. 78). W tym przypadku jednak okno to pojawia się z wcześniej wpisanymi w nim informacjami. Można je tutaj, w razie konieczności, modyfikować. Zapamiętanie modyfikacji wymaga ponownego wciśnięcia przycisku [F9. Zapisz]. Przycisk [Usuń] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Aby usunąć daną pozycję z dokumentu sprzedaży, należy ją podświetlić na liście pozycji F5. Pozycje faktury i wcisnąć przycisk [Usuń]. Przycisk [M] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Przycisk ten dostępny jest tylko wówczas, jeśli prowadzona jest ewidencja stanu magazynowego metodą FIFO (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). Jego wciśnięcie (gdy wybrana jest określona pozycja na dokumencie sprzedaży) powoduje wyświetlenie okna Lista dostaw: <nazwa towaru> (zob. Rys. 80). Rys. 80. Lista dostaw towaru z wybranej pozycji na dokumencie sprzedaży. W oknie tym dostępny jest podgląd wszystkich dostaw towaru z danej pozycji dokumentu sprzedaży. Dostępne są tu dane dotyczące m.in. daty dostawy, ilości początkowej danej dostawy oraz ilości pozostałej na stanie magazynu z danej dostawy. Na dokumencie sprzedaży w polu F6.Data wystawienia domyślnie wstawiana jest aktualna data ustawiona w programie Fakt. Można tą datę zmieniać. W polu F2.Typ z listy rozwijanej należy wybrać właściwy typ dokumentu. W razie konieczności należy zaznaczyć opcję Korekta, jeśli wystawiany jest dokument korygujący. Dostępny jest wybór spośród następujących typów dokumentów: Paragon, Rachunek, Faktura VAT, Rachunek do paragonu, Faktura do paragonu, Faktura PRO FORMA, Nabycie wewnątrzwsp., Import usług spoza UE, Nabywca towarów, Faktura VAT Marża, Faktura 97

98 zaliczkowa, Faktura wewnętrzna i Import usług UE. Ponieważ w punkcie tym omawiane jest tworzenie nowej faktury, należy w tym przypadku wybrać opcję Faktura VAT. Konieczne jest wpisanie numeru danego dokumentu w miesiącu w polu Numer. Jeżeli w opcjach sprzedaży (menu Opcje Opcje sprzedaży) ZAZNACZONO opcję Automatyczna numeracja dokumentów, pole to będzie automatycznie uzupełniane kolejnym numerem dokumentu w miesiącu. Przy ręcznym wpisywaniu numerów dokumentów należy szczególną uwagę zwrócić na to, aby numery dokumentów w miesiącu nie powtarzały się. Jeżeli zdefiniowano wiele rejestrów sprzedaży, to dokumenty mogą mieć wspólną numerację we wszystkich rejestrach, lub inną dla każdego z nich (w trakcie automatycznego uzupełniania numerów dokumentów). Zależy to od ustawienia opcji Wspólna numeracja dla wszystkich miejsc (menu Opcje Opcje sprzedaży). Paragony i rachunki tworzy się w sposób analogiczny. Należy tylko pamiętać, aby wybrać odpowiedni typ dokumentu (Paragon lub Rachunek). Dla paragonu, w odróżnieniu od pozostałych typów dokumentów sprzedaży, nie trzeba podawać na dokumencie kontrahenta. Sposób tworzenia rachunków i faktur do istniejących paragonów oraz tworzenie dokumentów korygujących zostały opisane w punktach Faktury i rachunki do paragonów (str. 111) oraz Dokumenty korygujące (str. 105). Ikona notatki Po naciśnięciu pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji w oknie Notatki na temat... (zob. Rys. 81) Występuje w oknie Dokument sprzedaży i wtedy dotyczy tego dokumentu, Ikona notatki występuje także w oknie Pozycja na fakturze i wtedy dotyczy pozycji towaru na dokumencie, każda pozycja towaru na dokumencie sprzedaży może mieć swoją notatkę. Rys. 81. Okno Notatki na temat... 98

99 Przycisk [Więcej] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Otwiera okno Dokument sprzedaży informacje dodatkowe (zob. Rys. 82) umożliwiając wprowadzenie dodatkowych informacji o dokumencie sprzedaży. Pole Data sprzedaży, Numer i Rejestr mają takie same znaczenie jak w oknie głównym dokumentu sprzedaży. Dane wpisane w polu Miejsce zostaną wydrukowane na dokumencie. Jeśli w tym polu nie będzie danych to zostanie wydrukowana nazwa wybranego rejestru. Odbiorca podpisuje - umożliwia wprowadzenie danych podpisującego dokument i odbierającego towar. Domyślnie umieszczane są dane odbiorcy z poprzedniej faktury dla wybranego kontrahenta. Uwagi - pole na uwagi do dokumentu, które zostaną wydrukowane na fakturze pod terminem płatności. Wpłaty w nast. kwartale (dla VAT) dotyczy płatników VAT używających metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz wystawiających faktury MP. Pozwala określić, jaka część kwoty brutto faktury zostanie zapłacona w następnym kwartale. Do szybkiego kasowania kwoty wpisanej w tym polu służy przycisk [x]. Rys. 82. Okno Dokument sprzedaży informacje dodatkowe Pozostałe opcje pozwalające zmienić sposób księgowania dokumentu sprzedaży: 1.Bierz do VAT 2.Bierz do PIT 99

100 3.Uwzględnij w magazynie 4.Uwzględnij w rozrachunkach 5.Faktura marża zaksięguj koszt 6.Licz VAT jak dla paragonów 7.Termin płatności liczony od daty sprzedaży Z prawej strony wymienionych opcji znajduje się sekcja, wypełniana jedynie dla faktury w walucie obcej, jest ona widoczna tylko po zaznaczeniu w menu Opcje Opcje sprzedaży pozycji 22.Pozwalaj na wprowadzanie faktur w walucie. Sekcja Rodzaj odsetek (zob. Rys. 82) pozwala obliczyć od wartości dokumentu na wybrany dzień odsetki ustawowe lub inne o wybranej wysokości. Przycisk [F8.Raport] umieszcza w oknie F12.Wydruk informacje na temat dokonanych obliczeń. Sekcja Waga towarów (zob. Rys. 82) podaje całkowitą wagę towarów na fakturze, obliczoną na podstawie informacji o ilości i wadze jednostkowej towaru. Po zmianie danych na dokumencie należy użyć przycisku {F5 Oblicz] aby uaktualnić dane. Przycisk [Adresy] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Otwiera okno Edycja adresów kontrahenta na dokumencie i pozwala po zaznaczeniu opcji Użyj poniższych adresów na dokumencie zastosować na dokumencie sprzedaży adresy kontrahenta różniące się od tych wpisanych w oknie Informacje o kontrahencie Rys. 83. Okno Edycja adresów kontrahenta na dokumencie Przyciski [Podstawowe] i [Wysyłkowe] służą do szybkiego przepisania danych adresowych kontrahenta do okna Edycja adresów kontrahenta na dokumencie. 100

101 Przycisk [Zaliczki] w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Wywołuje okno Lista faktur zaliczkowych (zob. Rys. 84), w którym widoczne są informacje o zaliczkach pobranych i skojarzonych z dokumentem sprzedaży. Jeśli istnieją wpłacone zaliczki to na przycisku jest podana ilość zaliczek. Wygląd przycisku [Zaliczki(3)] informuje, że istnieją trzy zaliczki. Rys. 84. Okno Lista faktur zaliczkowych Przycisk [Szukaj] pozwala przeszukać listę zaliczek już wpłaconych przez kontrahenta w oknie Wybór faktury zaliczkowej (zob. Rys. 85) i wybrać zaliczkę, którą należy skojarzyć z dokumentem sprzedaży. Rys. 85. Okno Wybór faktury zaliczkowej Przycisk [Dopisz] powoduje otwarcie okna Zafakturowana wpłata zaliczki (zob. Rys. 86) pozwalającego na wprowadzenie szczegółowych danych pobieranej, nowej zaliczki. 101

102 Rys. 86. Okno Zafakturowana wpłata zaliczki Przycisk [Popraw] pozwala zmienić treść informacji o już istniejącej zaliczce. Przycisk [Usuń] usuwa wybraną zaliczkę z listy. Sekcja F8. Zapłata w oknie Dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). Zawartość tej sekcji, a szczególnie pola Zapłacono:, ma bezpośredni wpływ na stan rozrachunków z kontrahentami i rozliczenie danego dokumentu sprzedaży. Z listy Forma płatności należy wybrać pozycję odpowiadającą sposobowi płatności danej faktury: gotówką, przelewem, itd. W polu w terminie:... dni =... należy określić w ciągu ilu dni faktura powinna zostać opłacona. Program poda automatycznie datę (w formacie DD.MM) terminu płatności faktury. Najważniejsze pole tej sekcji to pole Zapłacono:. Wartość wpisana w tym polu określa stan rozliczenia danej faktury oraz wpływa na stan rozrachunków z danym kontrahentem. W przypadku prowadzenia rozrachunków z kontrahentami na podstawie pola Zapłacono: na dokumentach można w tym miejscu wprowadzać dowolną wartość, np., kiedy nastąpiło częściowe uregulowanie należności przez danego kontrahenta. Wówczas kwota pozostało: zostanie odpowiednio pomniejszona o wpłatę wpisaną w polu Zapłacono:. Wciśnięcie przycisku [Całość] w tej sekcji powoduje całkowite rozliczenie danego dokumentu sprzedaży (należność za fakturę całkowicie uregulowana). Wartość kwoty pozostało: równa jest wówczas 0 (zero). W większości przypadków używa się właśnie tego przycisku w momencie pełnej wpłaty związanej z daną fakturą. Wciśnięcie przycisku [Wpłata ] wiąże się z otwarciem okna dokumentującego wpłatę w zależności od wybranej formy płatności. Jeśli wybrano gotówką to otworzy się okno Dokument kasowy (Rys. 87) w którym podajemy dane i powstanie dokument kasowy, jeśli wybrano przelewem to otworzy się okno Informacje o przelewie (zob. Rys. 88) i powstanie dokument przelewu powiązanego (patrz rozdział Rozrachunki z kontrahentami) z danym dokumentem sprzedaży. 102

103 Rys. 87. Okno Dokument kasowy otwarte po wciśnięciu przycisku [Wpłata>] Rys. 88 Okno Informacje o przelewie otwarte po wciśnięciu przycisku [Wpłata>] Można wymusić otwarcie okna Informacje o przelewie, mimo że ustawiono w polu forma płatności: gotówka, i odwrotnie przy ustawionej formie płatności: przelewem wymusić otwarcie okna Dokument kasowy wystarczy w czasie klikania na przycisk [Wpłata ] przytrzymać wciśnięty klawisz [Shift] Wciśnięcie przycisku [...] znajdującego się po prawej stronie kwoty pozostało: powoduje wywołanie okna Historia rozliczeń dla jednego dokumentu (zob. Rys. 89). 103

104 Rys. 89. Okno Historia rozliczeń dla dokumentu. Funkcjonowanie tego okna zostało opisane w rozdziale Kontrahenci na stronie 195. Warto jedynie zaznaczyć, iż okno to pozwala przejrzeć dokumenty kasowe i bankowe związane z danym dokumentem sprzedaży oraz powiązać z tym dokumentem nowy dokument kasowy lub bankowy. Jest to szczególnie istotne w przypadku prowadzenia rozrachunków z kontrahentami metodą złożoną na podstawie dokumentów kasowych i przelewów. Dodatkowym sposobem powiązania dokumentu sprzedaży z dokumentem kasowym lub bankowym jest wystawienie odpowiedniego dokumentu kasowego lub przelewu w oknie Historia rozliczeń dla dokumentu (zob. Rys. 89). Dokument sprzedaży może być rozliczany wieloma dokumentami kasowymi lub bankowymi. Warunkiem koniecznym do rozliczenia danego dokumentu dokumentami kasowymi lub bankowymi jest ich wzajemne powiązanie (patrz punkt Rozrachunki z kontrahentami na stronie 195). 104

105 Wielu użytkowników prowadzi sprzedaż posługując się w pierwszej kolejności dokumentami magazynowymi. W trakcie wydania towaru w kartotece 1.Dokumenty magazynowe tworzony jest wówczas odpowiedni dokument WZ. Aby szybko wystawić fakturę na podstawie dokumentów WZ dla danego (wybranego na dokumencie sprzedaży) kontrahenta, należy posłużyć się przyciskiem [Szukaj WZ!] na dokumencie sprzedaży (zob. Rys. 77). Funkcja ta została szczegółowo omówiona w punkcie 4.6 Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wypisywania dokumentów sprzedaży (zakupu) rozdziału Ustalanie wartości magazynu (na stronie 165). Funkcja ta jest również dostępna na dokumentach zakupu (odpowiednio [Szukaj PZ!]) i działa w sposób analogiczny do funkcji dostępnej na dokumencie sprzedaży. Jeżeli wszystkie informacje na dokumencie sprzedaży zostały poprawnie wprowadzone, wciśnięcie przycisku [F9. Zapisz] spowoduje wprowadzenie danego dokumentu do ewidencji sprzedaży i uwzględnienie go w rozrachunkach z kontrahentem (natychmiastowe lub po wykonaniu podsumowania obrotów i należności dla kontrahenta w zależności od zaznaczenia/odznaczenia opcji Automatyczna aktual. obrotów z kontrahentami w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). W analogiczny sposób do wystawiania faktury (opisanego powyżej) tworzy się rachunek lub paragon. Należy jedynie wybrać odpowiedni Typ dokumentu na dokumencie sprzedaży odpowiednio Rachunek lub Paragon. Na paragonie nie trzeba podawać kontrahenta. 24. Dokumenty korygujące Wystawienie dokumentu korygującego polega na wpisaniu do kartoteki 5.Sprzedaż odpowiednio przygotowanego, NOWEGO dokumentu sprzedaży. Dokument oryginalny (korygowany) musi pozostać w ewidencji sprzedaży bez jakichkolwiek zmian. UWAGA! Najczęściej popełnianym przez użytkowników błędem, w czasie tworzenia korekty dokumentu, jest modyfikowanie informacji na dokumencie korygowanym. Dokument taki musi (!) pozostać bez zmian. Wszystkie informacje dotyczące korekty wprowadza się na nowym dokumencie, który jest korektą dokumentu korygowanego. Sposób wprowadzania dokumentu korygującego omówiony zostanie poniżej na przykładzie korekty faktury VAT. W podobny sposób wprowadza się korektę rachunku. Nie można natomiast wprowadzać korekty paragonu. Możliwe jest jedynie wprowadzenie korekty do faktury/rachunku do paragonu. Przykład 1: Wprowadzenie korekty do faktury anulowanie faktury w całości Załóżmy, że dany jest dokument sprzedaży (faktura VAT) jak na Rys. 90. Zawiera on dwie pozycje 1.Centrala PZM 30 (2 sztuki) i 2.ABONAMENT (20 sztuk). Faktura ta została już w całości opłacona (pole Zapłacono:) i do zapłaty pozostało 0 (zero w polu pozostało:). 105

106 Rys. 90 Przykładowy dokument sprzedaży, który poddawany będzie korekcie. Aby dokonać korekty takiej faktury należy w kartotece wystawić nowy, niewypełniony dokument sprzedaży (zob. Rys. 77). W pierwszej kolejności należy wybrać kontrahenta, którego ta korekta dotyczy (z którym związany jest korygowany dokument sprzedaży). Następnie, ZAZNACZENIE pola Korekta spowoduje wywołanie okna Wybór faktury korygowanej (zob. Rys. 91). Z listy faktur i rachunków wystawionych dla danego kontrahenta w wybranym okresie, należy wybrać fakturę, która ma być korygowana a następnie wcisnąć przycisk [F9. Wybór]. Aby zmienić okres, z którego faktury mają być wyświetlane w oknie Wybór faktury korygowanej, należy wprowadzić odpowiednią datę w polu Pokaż dokumenty od dnia: (zob. Rys. 91) 106

107 Rys. 91. Okno Wybór faktury korygowanej. Na niewypełnionym dotąd dokumencie korygującym pojawią się wówczas pozycje z dokumentu korygowanego (Rys. 92). Rys. 92. Dokument korygujący uzupełniony pozycjami z dokumentu korygowanego. Należy zauważyć, że pozycje z dokumentu korygowanego zostały wpisane do dokumentu korygującego ze znakiem - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 92). Odpowiada to zdjęciu wszystkich towarów z faktury korygowanej. Znaki - są tu poprawnie wprowadzone. W tym momencie pole pozostało: ma wartość wynikającą z całości wartości faktury korygowanej, ze znakiem -, co oznacza zobowiązanie wobec kontrahenta w przypadku 107

108 anulowania faktury korygowanej w całości (np. zwrot towaru). Wciśnięcie przycisku [Wpłata ] w tym momencie spowoduje uwzględnienie tej kwoty w polu Zapłacono: (ze znakiem -, zwrot danej kwoty). W obu metodach prowadzenia rozrachunków z kontrahentami (patrz rozdział Rozrachunki z kontrahentami) fakturę korygującą można rozliczyć w całości lub częściowo, co spowoduje odpowiednie ustalenie wartości obrotów i należności dla danego kontrahenta. Można również fakturę taką rozliczyć w późniejszym terminie. Zapisanie tak utworzonej faktury korygującej (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje wprowadzenie jej do ewidencji i uwzględnienie w rozrachunkach z kontrahentem. Stworzona w opisany wyżej sposób faktura korygująca zdejmie wszystkie towary z wszystkich pozycji faktury korygowanej (faktura korygowana zostaje w całości anulowana). W wielu wypadkach istnieje potrzeba anulowania tylko wybranych pozycji z faktury korygowanej lub tylko skorygowanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji na fakturze (korekta ceny, ilości, wartości upustu, itd.). W takim przypadku nie jest konieczne anulowanie w całości faktury korygowanej, jak to opisano powyżej. Omówione to zostanie poniżej. Przykład 2: Anulowanie wybranych pozycji na fakturze Załóżmy, że na wystawionej fakturze, jak na Rys. 90, anulowana ma być wyłącznie pozycja 1. dotycząca towaru Centrala PZM 30. Postępowanie jest wówczas podobne jak w poprzednim przykładzie, do momentu uzyskania na dokumencie korygującym wszystkich pozycji z dokumentu korygowanego, ze znakami - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 92). Dalej występują już pewne różnice w tworzeniu tego dokumentu. Z listy na dokumencie korygującym należy usunąć pozycję prawidłową, która nie ma być korygowana. Na liście tej pozostanie więc tylko pozycja, która ma być anulowana w całości w tym przypadku Centrala PZM 30 (zob. Rys. 93). Jak łatwo zauważyć, kwota pozostało: związana z korektą dokumentu sprzedaży, uwzględnia już tylko i wyłącznie korygowaną pozycję faktury. Rozlicznie i zapisanie dokumentu korygującego przebiega następnie w ten sam sposób, jak opisano to w Przykładzie 1. W ten sposób z faktury korygowanej ściągnięta została w całości wybrana pozycja 1.Centrala PZM

109 Rys. 93. Dokument korygujący (anulujący) wybraną pozycję na dokumencie korygowanym (zob. Rys. 90). Przykład 3: Korygowanie wybranych pozycji na fakturze Często zdarza się, że konieczne jest jedynie skorygowanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji na fakturze (zmiana ceny, ilości towaru, upustu, itd.). Postępowanie jest wówczas podobne jak w poprzednim Przykładzie 1, do momentu uzyskania na dokumencie korygującym wszystkich pozycji z dokumentu korygowanego, ze znakami - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 92). Dalej występują już pewne różnice w tworzeniu tego dokumentu. Na dokumencie korygującym należy pozostawić następnie tylko te pozycje, które mają być korygowane (modyfikowane mają być informacje ich dotyczące) pozostałe (poprawne) pozycje należy usunąć z dokumentu korygującego. Załóżmy, że na wystawionej fakturze (zob. Rys. 90) wprowadzono błędną cenę towaru/usługi 2.ABONAMENT (100 zł netto). Na dokumencie korygującym użytkownik chce wprowadzić korektę tej ceny do 110-ciu złotych oraz zwiększyć upust z 10 do 18 %. Na dokumencie korygującym użytkownik pozostawia jedynie pozycję 2.ABONAMENT z ilością równą 20. Powoduje to ściągnięcie tej pozycji w całości z faktury korygowanej. Aby skorygować cenę danego towaru na dokumencie korygującym, należy dodać kolejną pozycję na tym dokumencie (przycisk [Dopisz]), zawierającą już poprawną cenę (lub inne poprawione informacje) danego towaru tym razem już bez znaku -, w tym przypadku będzie to ilość równa 20 z ceną 110 i upustem 18 %. 109

110 Rys. 94 Prawidłowe skorygowanie informacji z wybranej pozycji faktury na dokumencie korygującym przykład 3. W efekcie na dokumencie korygującym będą widoczne dwie pozycje (zob. Rys. 94). Pozycja 1.ABONAMENT (ilość= -20, cena 100, vat 22, upust 10) ściągnie w całości daną pozycję z dokumentu korygowanego, a dopisana pozycja 2.ABONAMENT (ilość= 20, cena 110, vat 22, upust 18) skoryguje cenę i upust towaru z danej pozycji na dokumencie korygowanym do pożądanej wartości 110 zł i 18 %. Kwota pozostało: będąca pochodną korekty dokumentu sprzedaży, uwzględnia skorygowaną w omawianym przykładzie cenę towaru i poprawioną wartość upustu. Rozlicznie i zapisanie dokumentu korygującego przebiega następnie w ten sam sposób, jak opisano to w Przykładzie 1. W analogiczny sposób można na dokumencie korygującym korygować pozostałe informacje dotyczące wybranych pozycji faktury korygowanej. Wszystkie tego typu korekty znajdą odpowiednio swoje odzwierciedlenie w wartości wpisanej w polu pozostało: (kwocie, która wynika z korekty faktury) a co za tym idzie, w rozrachunkach z danym kontrahentem. Po zapisaniu dokumentu korygującego w jego polu uwag (Uwagi) pojawi się data wystawienia oraz numer dokumentu korygowanego. 110

111 25. Faktury i rachunki do paragonów Aby wystawić fakturę lub rachunek do paragonu należy stworzyć nowy dokument (tak jak na Rys. 77) w kartotece 5.Sprzedaż. Należy wybrać (lub dopisać nowego) kontrahenta na dokumencie, tak jak w przypadku wystawiania zwykłej faktury. Po wybraniu opcji Faktura do paragonu lub Rachunek do paragonu w polu F2. Typ dokumentu na dokumencie sprzedaży, na ekranie pojawi się okno Wybór paragonu (zob. Rys. 95). W oknie tym widoczne są wszystkie paragony istniejące w ewidencji sprzedaży z ostatnich siedmiu dni. Należy wybrać pożądany paragon i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Wybór]. Informacje o paragonie pojawią się wówczas na dokumencie sprzedaży (fakturze/rachunku do paragonu) w polu F5. Pozycje faktury. Powstały w ten sposób dokument należy zapisać w ewidencji sprzedaży (przycisk [F9. Zapisz]). Wpłata wpisana na fakturze/rachunku do paragonu zostanie skompensowana w rejestrze sprzedaży (menu Zestawienia Sprzedaż Rejestr sprzedaży) poprzez automatyczne dodanie pozycji Korekta poprzedniego dokumentu o tej samej wartości, co faktura/rachunek do paragonu, ale z przeciwnym znakiem (zob. Rys. 96) tak, aby nie występowało podwójne naliczenie należności związanych zarówno z paragonem, jak i fakturą/rachunkiem do tego paragonu. Rys. 95. Okno Wybór paragonu wybór paragonu, do którego tworzona jest faktura lub rachunek. Rys. 96. Fragment rejestru sprzedaży po utworzeniu faktury do paragonu kwota z faktury do paragonu skompensowana została automatycznie dokumentem Korekta poprzedniego dokumentu. 111

112 W podobny sposób tworzy się w programie rachunki do paragonu. W tym przypadku na dokumencie sprzedaży w polu F7. Typ dokumentu należy wybrać odpowiednio Rachunek do paragonu. UWAGA! Sam paragon, jeśli nie podaje się na nim kontrahenta, nie wpływa na wartości kwot w rozrachunkach z kontrahentami. Dopiero wystawienie faktury/rachunku do paragonu dla danego kontrahenta wpływa na wartość kwot obrotów i należności dla danego kontrahenta. UWAGA! Jeśli włączono opcję możliwości podawania kontrahenta na paragonach (menu Opcje Opcje sprzedaży), to paragon, na którym widnieje kontrahent wpłynie automatycznie na wartości rozrachunków z danym kontrahentem. Nie jest wówczas również konieczne wystawianie faktury/rachunku do paragonu jako oddzielnego dokumentu. Wydruku faktury do takiego paragonu można dokonać przez jego podświetlenie w kartotece 5.Sprzedaż i wykonanie polecenia Wystawienie faktury ([Ctrl + F]). 26. Prowadzenie rozliczeń VAT metodą kwartalną i kasową Od płatnik VAT ma możliwość wyboru jednej z 3 metod rozliczania tego podatku: 1) miesięcznie (tak jak do tej pory) 2) kwartalnie - niekasowo 3) kwartalnie - kasowo Polecenie Opcje Stawki Podatków (opis w punkcie Stawki podatków rozdziału Informacje ogólne o działaniu programu) pozwala na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT również w przypadku zmiany metody (zob. Rys. 97). Rys. 97. Fragment okna Stawki podatków na... rok wybór metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach bieżącego roku. 112

113 Gdy metoda rozliczania się zmienia, można w uproszczeniu przyjąć każdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w momencie jego zaksięgowania. Ze względu na zmiany w podatku VAT konieczne było dodanie dodatkowych informacji do dokumentów zakupu i sprzedaży. Zmiany dotyczące dokumentów sprzedaży przedstawione zostaną poniżej. Informacje potrzebne do rozliczenia kasowego Na dokumencie sprzedaży znajduje się dodatkowa informacja: kwota zapłaty, jaka wpłynęła w następnym kwartale (zob. Rys. 98). Jest to informacja potrzebna wyłącznie dla płatników VAT kasowego. Dla pozostałych płatników - nie jest w ogóle potrzebna i można (należy) ją zignorować. Rys. 98. Okno Dokument sprzedaży informacje dodatkowe wprowadzanie informacji o uwzględnieniu części (lub całości) kwoty brutto przy odprowadzaniu VAT w przyszłym kwartale. Dla płatników VAT kasowego ustawa mówi o oddzielnym momencie podatkowym dla każdej wpłaty, ale ponieważ najdłużej może to być 90 dni, a rozliczenie jest kwartalne - w praktyce dokument dzieli się na 2 części - do rozliczenia w bieżącym kwartale i w następnym. Domyślnie pole Wpłaty w nast. kwartale (dla VAT): (zob. Rys. 98) jest puste. Spowoduje to odprowadzenie VAT do urzędu już w bieżącym kwartale. Wpisanie tu całej kwoty brutto faktury spowoduje uwzględnienie dokumentu w następnym kwartale. Jeśli faktura została częściowo opłacona w bieżącym kwartale, częściowo w następnym - należy tu wpisać tą część kwoty, 113

114 która NIE wpłynęła w bieżącym. Jeśli za fakturę należność (lub jej część) nie wpłynęła w bieżącym kwartale, to nie ma już znaczenia, co się w tej sprawie stało później - czy wpłynęła w następnym kwartale, rok później czy nigdy. Przed wykonaniem rozliczenia za bieżący kwartał należy wpisać tutaj kwotę, która NIE wpłynęła w bieżącym kwartale, ponieważ VAT od pozostałej, niezapłaconej części należy odprowadzić już w następnym kwartale. Dla poprawnego rozliczenia następnego kwartału nie trzeba, a wręcz nie wolno już tutaj nic poprawiać. 27. Powielanie dokumentów W menu Wpisywanie Sprzedaż dostępne są funkcje związane z kartoteką 5.Sprzedaż. Jest tam funkcja Powielanie dokumentów (menu Wpisywanie Sprzedaż Powielanie dokumentów). Funkcja ta umożliwia skopiowanie lub przeniesienie dokumentów sprzedaży z danego miesiąca do innego miesiąca. Wywołuje ona okno Powielanie lub przenoszenie dokumentów (Rys. 99). W polu... z dni: od... do... należy podać zakres dni bieżącego miesiąca, z których dokumenty będą kopiowane/przenoszone. Jeżeli zaznaczona zostanie opcja Przenieś do innego miesiąca bez zmian, wybrane dokumenty będą kopiowane/przenoszone do innego miesiąca dokładnie w takiej postaci, w jakiej występują one w bieżącym miesiącu. Rys. 99. Opcje powielania/przenoszenia dokumentów. Jeżeli zaznaczona zostanie opcja Przenieś do innego miesiąca i przenumeruj, wybrane dokumenty będą kopiowane/przenoszone do innego miesiąca, przy czym ich numeracja (począwszy od pierwszego z przenoszonych dokumentów) będzie się zaczynać od wpisanego w tym polu numeru. Opcja ta jest przydatna, gdy w miesiącu, do którego przenoszone są dokumenty istnieją już dokumenty w kartotece. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych z dublowaniem się numerów dokumentów tego samego typu, w danym miesiącu. 114

115 Po ZAZNACZENIU opcji Usuń dokumenty po przeniesieniu, wykonane zostanie przeniesienie dokumentów z miesiąca źródłowego do miesiąca docelowego dokumenty te znikną z kartoteki miesiąca źródłowego. Jeżeli opcja ta pozostanie NIE ZAZNACZONA, wybrane dokumenty zostaną skopiowane z miesiąca źródłowego do miesiąca docelowego pozostaną w kartotece miesiąca źródłowego. Opcja Dokumenty z ostatniego dnia miesiąca przenieś do ostatniego pozwala na przeniesienie dokumentów sprzedaży z ostatniego dnia danego miesiąca do ostatniego dnia miesiąca docelowego. Funkcja ta jest przydatna w momencie, gdy przenoszone są przykładowo dokumenty z 31. danego miesiąca do miesiąca, który ma 30 dni. Dokumenty z 31. dnia miesiąca źródłowego zostaną wówczas przeniesione do 30. dnia miesiąca docelowego nie zostaną ukryte. W polach Gdzie przenieść dokumenty (miesiąc i rok) należy koniecznie wpisać datę odpowiadającą miesiącowi docelowemu (MM.RR). Domyślnie wpisana jest tu data kolejnego miesiąca względem miesiąca bieżącego, np. w listopadzie 2006 roku są to liczby 12 i 06 (tzn. grudzień 2006 roku). Usuń informacje o wydruku na drukarce fiskalnej - zaznaczenie tej opcji pozwoli usunąć na powielanych paragonach informacje o tym, że zostały już ufiskalnione. 115

116 28. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera poniższe okno: Rys Okno Sprawdź poprawność. W sekcji Firma można zaznaczyć pozycje związane ze sprzedażą, aby uzyskać informacje o: wydruki VAT-7 - czy została wydrukowana deklaracja VAT-7 za dany okres; wydruki Rejestru sprzedaży - czy został wydrukowany za dany okres rejestr sprzedaży; W sekcji Sprzedaż można zaznaczyć opcje: Ciągłość numeracji dla rejestru która sprawdzi prawidłowość numeracji dokumentów sprzedaży w wybranym rejestrze Kontrola dokumentów pustych sprawdzi i wskaże dokumenty nie zawierające pozycji sprzedaży 116

117 29. Przydatne wskazówki Kopiowanie pojedynczych dokumentów sprzedaży Jeżeli pewne dokumenty sprzedaży, w niezmienionej postaci, pojawiają się co jakiś czas w sprzedaży, nie ma potrzeby każdorazowego ich wpisywania. Wystarczy odnaleźć dokument tego typu, poprawić jego treść i w polu Data wyst. na danym dokumencie wpisać datę, która określi, do jakiego dnia (lub miesiąca) należy skopiować dany dokument. Po dokonaniu tej zmiany należy przytrzymać klawisz [Shift] klawiatury i zapisać dokument (wciśnięcie przycisku [F9. Zapisz] jednocześnie z przytrzymanym klawiszem [Shift] klawiatury). Dokładna kopia wybranego dokumentu pojawi się wówczas w ewidencji sprzedaży w dniu odpowiadającym wpisanej dacie. UWAGA! Jeżeli podczas zapisywania tak modyfikowanego dokumentu nie będzie wciśnięty przycisk [Shift] klawiatury, dokument nie zostanie skopiowany, lecz przeniesiony na dzień odpowiadający wskazanej dacie, tzn. dokument pierwotny (źródłowy) zostanie usunięty. Przeniesienie/skopiowanie wybranej grupy dokumentów Jeżeli konieczne jest przeniesienie lub skopiowanie grupy dokumentów sprzedaży z danego miesiąca do innego miesiąca, należy posłużyć się funkcją Powielanie dokumentów (menu Wpisywanie Sprzedaż Powielanie dokumentów). Funkcja ta została omówiona w poprzednim punkcie tego rozdziału. Drukowanie seryjne faktur W menu Wpisywanie Sprzedaż dostępne są funkcje związane z kartoteką 5.Sprzedaż. Jest tam funkcja Drukowanie seryjne dokumentów (menu Wpisywanie Sprzedaż Drukowanie seryjne dokumentów), która wywołuje okno jak na rysunku poniżej: 117

118 Rys. 101 Okno Drukowanie seryjne dokumentów. Funkcja ta upraszcza czynności związane z koniecznością wydruku większej ilości faktur. Przyciski [Tylko dzisiaj], [Cały miesiąc] i [Wszystkie] służą do szybkiego wskazania najczęściej wybieranych okresów, z których pochodzić mają dokumenty sprzedaży. Jeśli zachodzi potrzeba określenia innego przedziału dat, należy wpisać je w odpowiednie okienka od... do.... Jeśli seryjnie drukowane faktury mają dotyczyć jednego kontrahenta to w sekcji Dla kontrahentów należy dokonać wyboru. Sekcja Zakres drukowania pozwala zawęzić wydruk dokumentów do tych pochodzących z wybranego rejestru sprzedaży lub z określonego przedziału numeracji. Wydrukowanie paragonów wymaga zaznaczenia opcji drukuj także paragony. Umieszczony na dole okna przycisk [Sprawdź ilość] umożliwia sprawdzenie ilości dokumentów znalezionych i zakwalifikowanych do wydruku przy zastosowaniu określonych przez użytkownika kryteriów. Duplikat faktury W sytuacji, kiedy wymagane jest wystawienie duplikatu faktury należy w oknie 5.Sprzedaż zaznaczyć fakturę i klikając w ikonę drukarki na górnym pasku narzędziowym wybrać polecenie wystawienie faktury, (także skrót klawiaturowy CTRL+F) a jako wzorzec wydruku należy wybrać: duplikat.fak. 118

119 V. Zakupy Okno 9.Zakupy służy do prowadzenia ewidencji zakupów. Dostępne są w niej dokumenty zakupu wszystkich typów, z danego miesiąca. Aby przejrzeć dokumenty z innych miesięcy należy zmienić aktualną datę (miesiąc, rok) w programie Fakt. Zasady wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów z kartoteki 9.Zakupy są takie same jak w innych kartotekach, np. poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [Ins], [Enter] i [Del]. 30. Przygotowanie modułu Zakupy do działania Wykonanie polecenia menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów wywołuje okno Opcje zakupów i kontrahentów (zob. Rys. 102). W oknie tym można ustawić podstawowe parametry pracy z kartoteką 9.Zakupy oraz 2.Kontrahenci w tym sposób prowadzenia rozliczeń w rozrachunkach z kontrahentami (patrz rozdział Kontrahenci). Rys Okno Opcje zakupów i kontrahentów opcje kartotek 9.Zakupy oraz 2.Kontrahenci. Pytanie o wzór przelewu za każdym razem ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, że przed przygotowaniem wydruku przelewu program zapyta, z którego z dostępnych wzorców ma skorzystać. Jeżeli opcja ta pozostanie NIE ZAZNACZONA, to wydruk taki przygotowany zostanie na podstawie wzorca wybranego przy ostatnim wydruku przelewu. Czy drukować znaki *** za kwotą na przelewie Jeżeli opcja ta będzie zaznaczona na wydrukach przelewów za kwotą pojawią się gwiazdki (***). Niektóre z banków nie akceptują tego typu wydruków, należy wówczas opcję tę odznaczyć. 119

120 Przelewy wysyłaj z datą płatności (ostatniego dnia) Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na przelewie do dokumentu zakupu w polu data wysłania będzie drukowana data ostatniego dnia płatności, a nie data zakupu. Automatyczna numeracja dokumentów zakupu Dzięki ZAZNACZENIU tej opcji kolejnym dokumentom zakupu nadawany będzie automatycznie kolejny numer w danym miesiącu. ODZNACZENIE opcji spowoduje, że w trakcie wystawiania nowego dokumentu zakupu pole F6. Nr dokum. nie będzie automatycznie wypełniane. W zakupach automatyczna numeracja dokumentów jest potrzebna tylko dla faktur RR, wystawianych dla rolników. Wspólna numeracja niezależnie od miejsca/rejestru Określa czy dla wszystkich miejsc zakupów/rejestrów ma być prowadzona wspólna numeracja. Podpowiadaj przydział do KPiR i formę płatności Program podpowiada dla towaru ostatni przydział do KPiR lub FK, a dla kontrahenta ostatnio użytą formę płatności. Dane te zostają pobrane z ostatnio wystawianych dokumentów dla wybranego kontrahenta Podpowiadaj domyślną ilość w zakupach 1 Po zaznaczeniu tej opcji, w pozycji ilość na dokumencie zakupu domyślnie będzie umieszczona cyfra 1, w przeciwnym wypadku pozycja ilość będzie niewypełniona. Kontrahenci widoczni we wszystkich oknach Każdemu z kontrahentów można przypisać status, który określi czy dany kontrahent jest dostawcą, odbiorcą lub innym (można dla niego wpisywać dokumenty w księdze), co pozwala określić typy dokumentów, na jakich może widnieć dany kontrahent (patrz rozdział Kontrahenci). ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, że tego typu określenie statusu kontrahenta jest ignorowane i wszyscy kontrahenci są widoczni we wszystkich oknach mogą widnieć na wszystkich typach dokumentów. NIE ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, że kontrahent jest widoczny tylko na dokumentach odpowiadających nadanemu mu statusowi w oknie Informacje o kontrahencie (patrz rozdział Kontrahenci). Podawanie ceny zakupu do 4 miejsc po przecinku Cena zakupu może być podawana na dokumencie zakupu z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku opcja NIEZAZNACZONA. Wówczas, część dziesiętna ceny zakupu jest automatycznie oddzielona przecinkiem od części ułamkowej dwa miejsca po przecinku. ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na podawanie ceny zakupu z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na dokumencie zakupu. Należy pamiętać, iż w tym przypadku należy samodzielnie oddzielić część całkowitą ceny od części ułamkowej przecinkiem program nie uzupełnia tego automatycznie. 120

121 Odliczaj 50% VAT dla samochodów ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że program odliczy połowę podatku VAT dla samochodów. NIEZAZNACZONA opcja skutkuje 60% odliczeniem podatku VAT dla pojazdów. Funkcja ta jest przydatna w przypadku użytkowania samochodów zakupionych przed zmianą w przepisach o odliczeniu podatku VAT od zakupionych pojazdów. Rozrachunki z kontrahentami Sekcja Rozrachunki z kontrahentami pozwala na określenie metody, jaką prowadzone są rozrachunki z kontrahentami. Ze względu na istotność wyboru odpowiedniej z dwóch dostępnych w tej sekcji opcji, zagadnienie to zostało szczegółowo opisane w rozdziale Rozrachunki z kontrahentami. Eksport przelewów do banku Pole to (lista rozwijana) pozwala na wybór systemu Home Banking-u, który wykorzystywany jest przez użytkownika. Wykorzystanie funkcji Home Banking-u w programie Fakt opisane zostało w rozdziale Kontrahenci. Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami ZAZNACZENIE opcji Automatyczna aktual. obrotów z kontrahentami powoduje automatyczne uaktualnienie kwot obrotów i należności w rozrachunkach z kontrahentami, bezpośrednio po modyfikacji kwoty Zapłacono: na dokumencie zakupu/sprzedaży. Podział sprzedaży nieewidencjonowanej według W sekcji Podział sprzedaży nieewid. według możliwe jest określenie sposobu podziału sprzedaży nieewidencjonowanej według proporcji zakupu. Dostępne są tu dwie opcje: Nie ustalaj proporcji Zakup towarów z kol. 10 Podział sprzedaży nieewidencjonowanej według proporcji zakupów nie będzie wykonywany. Wariant ten można wybrać wtedy, gdy nie ma sprzedaży nieewidencjonowanej albo całość sprzedaży objęta jest tą samą stawką VAT. Podział sprzedaży nieewidencjonowanej z danego miesiąca będzie dokonywany na podstawie wszystkich dokumentów zakupu (zarówno faktury VAT jak i rachunki) z danego miesiąca, zakwalifikowanych do 10. kolumny w księdze. Pole Uwzględnij dok. z rejestru pozwala określić, który z rejestrów ma być brany pod uwagę przy podziale sprzedaży nieewidencjonowanej w proporcji do zakupów. Proporcje sprzedaży mogą być obliczane na podstawie wszystkich dokumentów zakupu lub dokumentów z jednego, wybranego w tym polu rejestru. W większości przypadków należy tu wybrać według wszystkich istniejących rejestrów opcja Wszystkie. Podatek od czynności cywilno-prawnych (PCC) ZAZNACZENIE opcji Naliczaj PCC w zakupach w sekcji Podatek od czynn. cywilno prawnych (PCC) spowoduje, że naliczany będzie podatek od czynności cywilno-prawnych. W rejestrze PCC (menu Zestawienia Zakupy Rejestr PCC) uwzględnione będą te dokumenty, na których wprowadzono towar/usługę ze stawką nie podlega (opcja n.podl w oknie Pozycja z dokumentu zakupu w polu Stawka VAT). 121

122 W pole Stawka [%] należy wówczas wpisać stawkę podatku, jakim objęte są czynności cywilno-prawne. W zależności od rodzaju zawieranych umów należy tu wpisać np.: 7%; 2%; 1%; 0,5%; 0,1%. W polu Dolna granica [zł] należy wpisać najniższą kwotę, od jakiej ma być naliczany podatek od czynności cywilno-prawnych. Przycisk [Grupy kontrahentów] otwiera okno o tej samej nazwie, w którym można stworzyć podział kontrahentów na grupy. 31. Wprowadzanie dokumentu zakupu Dopisanie nowego dokumentu do kartoteki 9.Zakupy (np. przez wciśnięcie klawisza [Ins] na klawiaturze) powoduje wywołanie okna Zakup (Rys. 103). Rys Nowy, niewypełniony dokument zakupu. Sekcja F4. Kontrahent zapewnia dostęp do funkcji wyboru, wyszukania, dopisania oraz poprawienia opisu kontrahenta. Można w niej również przejrzeć historię rozliczeń dla wybranego z listy kontrahenta (przycisk [F3. Historia]). Na dokumencie zakupu trzeba koniecznie wskazać (wybierając z listy lub dopisując) kontrahenta w tym przypadku dostawcę, z którym dany zakup jest związany. W sekcji F5. Pozycje zakupu należy użyć przycisku [Dopisz] aby wprowadzić na listę nową pozycję. Na ekranie pojawi się wówczas okno Pozycja z dokumentu zakupu (zob. Rys. 104). W oknie tym należy podać towar, którego dotyczy zakup lub dopisać nowy (przycisk [Nowy towar]) - jeżeli kupowany towar nie widnieje jeszcze w ewidencji towarów i usług (kartoteka 7.Towary i usługi). 122

123 Rys Okno Pozycja z dokumentu zakupu wprowadzanie danych o pozycji na dokumencie zakupu. Pole Do PZ nr: jest automatycznie wypełniane, jeżeli dokument zakupu jest tworzony (wypełniany) automatycznie, na podstawie wcześniej wystawionego dokumentu magazynowego PZ, po wciśnięciu przycisku [Szukaj PZ!] w oknie Zakup (zob. Rys. 103). Sposób tworzenia dokumentu zakupu/sprzedaży na podstawie dokumentu magazynowego PZ/WZ omówiony został w rozdziale Ustalanie wartości magazynu w punkcie Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wpisywania dokumentów sprzedaży (zakupu). W sekcji F5. Sposób księgowania należy dokładnie określić sposób księgowania danej pozycji zakupu (wartości kwoty związanej z daną pozycją zakupu). Nieprawidłowe określenie sposobu księgowania danej pozycji może spowodować nieprawidłowości w księgowaniu dokumentu. Na liście Przydział do księgi: (zob. Rys. 105) należy więc uważnie określić, do której kolumny w księdze (KPiR) wprowadzona zostanie kwota związana z daną pozycją na dokumencie sprzedaży. Jeżeli z listy tej wybrany zostanie Środek trwały, nie zostanie on przeniesiony do księgi w trakcie rozliczania miesiąca (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca, patrz rozdział Księga). 123

124 Rys Opcje przydzielenia danej pozycji z dokumentu zakupu do odpowiednich kolumn księgi (KPiR). Jeżeli w programie prowadzona jest ewidencja pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych (kilometrówka, menu Wpisywanie Zakupy Pojazdy) to na liście Przydział do księgi: możliwy będzie również przydział danego zakupu (np. paliwa) do kilometrówki dla danego pojazdu (zob. Rys. 105, 1.Kilom: HAHA 1313, itd.). Uwaga! Jeżeli z listy Przydział do księgi: wybrana zostanie pozycja Środek trwały, w oknie Pozycja z dokumentu zakupu (zob. Rys. 104) w polu Uwagi należy podać roczny procent amortyzacji danego środka trwałego (np. 25). W przeciwnym przypadku lub, gdy wpisze się w tym polu 0 (zero w polu Uwagi), środek trwały nie będzie automatycznie wprowadzony do ewidencji środków trwałych (kartoteka 6. Środki trwałe i wyposażenie) w trakcie rozliczania miesiąca (patrz rozdział Księga, punkt Wpisz nowe ŚT (środki trwałe) do ewidencji). W sekcji F5. Sposób księgowania należy również określić sposób odliczenia VAT dla danej pozycji z dokumentu zakupu (opcje pod napisem Sposób odliczenia VAT:). Dostępnych jest tu kilka opcji: 1.Bez odliczenia lub 0% 2.Na sprzedaż opod. 3.Cel opod./nieopod. 4.Paliwo do samoch.osob. 5.Zakup leasing sam.osob. 50% lub 60% 6.Vat bez odliczenia I kosztu Bez prawa do odliczenia. VAT idzie w koszty Prawo do całkowitego odliczenia podatku VAT związanego z daną pozycją na dokumencie zakupu/ Możliwość odliczenia częściowego, ponieważ jest to zakup częściowo związany ze sprzedażą zwolnioną z podatku, a częściowo ze sprzedażą opodatkowaną. Bez odliczenia, cały w koszty Dokument zaksięgowany po terminie uprawniającym do odliczenia VAT 124

125 W polu F7.Typ dokumentu należy wybrać z listy odpowiedni typ wprowadzanego dokumentu zakupu: Faktura VAT, Rachunek, Faktura z odliczeniem w term. płatności lub Faktura VAT MP. Dwa ostatnie typy dokumentów zostaną omówione w dalszej części niniejszego rozdziału. Zasady rozliczania dokumentu zakupu w sekcji F8. Zapłata (zob. Rys. 103) są takie same jak w przypadku dokumentów sprzedaży i zostały omówione zostało w rozdziale Sprzedaż. Dokumenty korygujące wprowadzane są poprzez zaznaczenie w sekcji F7.Typ dokumentu na dokumencie zakupu (zob. Rys. 103) pola wyboru Dokument korygujący. 32. Dokumenty korygujące Wystawienie dokumentu korygującego polega na wpisaniu do kartoteki 9.Zakupy NOWEGO dokumentu zakupu. Dokument oryginalny (korygowany) musi pozostać w ewidencji zakupów bez jakichkolwiek zmian. Na dokumencie korygującym zaznaczyć należy pole Dokument korygujący i wprowadzić poszczególne pozycje (najczęściej ze znakiem - ) (zob. Rys. 103). 33. Prowadzenie rozliczeń VAT metodą kwartalną i kasową Od płatnik VAT ma możliwość wyboru jednej z trzech metod rozliczania tego podatku: 1) miesięcznie 2) kwartalnie 3) kwartalnie metodą kasową Polecenie Opcje Stawki Podatków (opis w punkcie Stawki podatków rozdziału Informacje ogólne o działaniu programu) pozwala na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT również w przypadku zmiany metody (zob. Rys. 106). Gdy metoda rozliczania się zmienia, można w uproszczeniu przyjąć, że każdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w miesiącu jego zaksięgowania. Rys Fragment okna Stawki podatków na... rok wybór metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach bieżącego roku. 125

126 Rozliczanie zakupów Na każdym dokumencie zakupu znajduje się data rozliczenia VAT dla dokumentu, jako całości (zob. Rys. 107, pole Termin odliczenia VAT:). Dokument zakupu zostanie uwzględniony na deklaracji VAT-7 i w rejestrze zakupu dopiero w tym miesiącu. Rys Fragment okna Zakup wprowadzanie daty rozliczenia VAT (pole Termin odliczenia VAT:). Program próbuje automatycznie ustalić tę datę na podstawie typu dokumentu i wybranej metody rozliczenia VAT - na tym etapie występują różnice pomiędzy metodami rozliczania. Natomiast po wpisaniu daty, na etapie tworzenia deklaracji i rejestrów - nie ma żadnych różnic w funkcjonowaniu programu. Domyślnie, program przyjmuje najbardziej pesymistyczny wariant, czyli jak najpóźniejsze uwzględnienie dokumentu w rozliczeniu podatku. Pozwoli to, w przypadku nieznajomości przepisów, (które nie są dla wszystkich oczywiste), zapłacić podatek wcześniej, ale nie spowoduje to naruszenia prawa. Ważne jest, aby pamiętać o podaniu, jaki jest to typ dokumentu zakupu: faktura VAT, faktura VAT za media (rozliczana w terminie płatności), faktura VAT MP (zob. Rys. 108). Rys Fragment okna Zakup wybór odpowiedniego typu dokumentu w sekcji F7. Typ dokumentu. Program będzie zapamiętywał w danych kontrahenta, jaki typ dokumentu dla danego kontrahenta był ostatnio używany i za każdym następnym razem będzie podpowiadał już ten sam typ dokumentu. 34. Pojazdy - kilometrówka W menu Wpisywanie dostępna jest funkcja związana z kartoteką 9.Zakupy. Jest to funkcja Pojazdy (menu Wpisywanie Zakupy Pojazdy). Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Pojazdy (zob. Rys. 109). 126

127 W oknie tym widoczne są dwie listy: pojazdów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych przejazdów służbowych wykonanych tymi pojazdami. Rys Okno Pojazdy wprowadzanie informacji o wykorzystaniu pojazdów prywatnych w celach służbowych (kilometrówka). Sekcja Lista pojazdów pozwala na wprowadzanie ([Dopisz]), poprawianie ([Popraw]) i usuwanie ([Usuń]) informacji o pojeździe prywatnym wykorzystywanym w celach służbowych. Wciśnięcie przycisku [Dopisz] lub [Popraw] w tej sekcji wywołuje okno dialogowe Opis pojazdu (zob. Rys. 110) w którym wprowadzane są informacje o pojeździe. Rys Okno Opis pojazdu wprowadzanie informacji o pojeździe. W sekcji Wybór stawki należy wybrać odpowiednią pojemność silnika lub rodzaj pojazdu (motocykl). Od tego wyboru zależy wysokość stawki kilometrówki za 1 km 127

128 Rys Stawki kilometrówki za 1 km (menu Opcje Stawki kilometrówki określone są w menu Opcje [Stawki kilometrówki] (zob. Rys. 111). Opcje zakupów i kontrahentów). Stawki podatków pod przyciskiem Program jest rozprowadzany z aktualnymi stawkami kilometrówki. Jeśli jednak stawki kilometrówki ulegną zmianie to użytkownik sam może wprowadzić informacje o nowych stawkach dla określonych pojazdów wg pojemności silnika lub rodzaju pojazdu (motocykl). Przycisk [Dodaj] otwiera okienko Edycja stawek kilometrówki, w którym to w odpowiednich polach należy uzupełnić dane (zob. Rys. 112). Rys Okno Edycja stawek kilometrówki UWAGA! Możliwość ręcznego wpisywania kwot stawek kilometrówki jest szczególnie przydatna dla użytkowników, którzy nie dokonują na bieżąco aktualizacji programu Fakt, w ramach abonamentu. Może się bowiem okazać, iż stawki domyślne, w starszych wersjach programu (nieaktualizowanych), nie są zgodne z aktualnymi kwotami tych stawek, określonymi ustawowo. 128

129 W sekcji Sposób rozliczenia (zob. Rys. 110) dostępne są trzy opcje rozliczania kilometrówki (wydatków z tytułu użytkowania pojazdu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wykorzystywanego do wyjazdów służbowych): Nie rozliczaj Nie są wykonywane żadne obliczenia dotyczące kilometrówki. Każdy miesiąc oddzielnie Narastająco od początku roku W każdym miesiącu, niezależnie od poprzednich miesięcy, porównywany jest limit wydatków związanych z danym pojazdem, powstały w danym miesiącu z dokonanymi zakupami. Koszty przeniesione do księgi równe są mniejszej z tych kwot Limit oraz poniesione wydatki rozliczane są narastająco, począwszy od początku roku. Program sumuje dokonane zakupy od początku roku i porównuje je z limitem powstałym od początku roku. Mniejsza z tych kwot zostaje porównana z kosztami umieszczonymi w Księdze w poprzednich miesiącach. Jeśli jest większa od kwoty kosztów - różnica zostaje umieszczona w księdze. W sekcji Wykaz przejazdów (zob. Rys. 109) widoczna jest lista przejazdów służbowych dla pojazdu wybranego w sekcji Lista pojazdów. Przyciski [Dopisz], [Popraw] i [Usuń] służą do wprowadzania i usuwania informacji na temat kolejnych przejazdów służbowych wybranego pojazdu. Wciśnięcie przycisku [Dopisz] lub [Popraw] otwiera okno Przejazd samochodem prywatnym (Rys. 113) i pozwala na wprowadzenie danych o przejazdach dla pojazdu podświetlonego na liście. Rys Wprowadzanie danych na temat przejazdu służbowego samochodem prywatnym. W oparciu o te dane obliczana jest kwota limitu kilometrówki dla tego przejazdu i dodana do kwoty limitu dla wszystkich przejazdów, znajdującej się w oknie Pojazdy (zob. Rys. 109). Jeżeli 129

130 ewidencja kilometrówki (przejazdów) prowadzona jest poza programem, kwotę tę można wpisać w tym miejscu ręcznie. Kwota ta (limit kilometrówki) jest brana pod uwagę w trakcie rozliczania miesiąca i wpisywania odpowiedniej pozycji do KPiR (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca, sposób przeprowadzenia rozliczenia miesiąca opisany został w rozdziale Księga, strona 139). 35. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera okno Sprawdź poprawność (zob. Rys. 114), w którym można zaznaczyć opcje związane z zakupami Sprawdzenie poprawności w sekcji Firma dostarcza informacji o: wydruki VAT-7 - czy została wydrukowana deklaracja VAT-7 za dany okres; wydruki Rejestru zakupów - czy został wydrukowany za dany okres rejestr zakupów; Rys Okno Sprawdź poprawność. UWAGA! Opcja zapamiętywania wykonanych zestawień jest standartowo aktywna i musi taka pozostać, aby funkcja sprawdzania poprawności działała prawidłowo. 130

131 VI. Księga Przychodów i Rozchodów Sposób prowadzenia sprawozdawczości w firmie zostaje określony w menu Opcje - Parametry ogólne (zob. Rys. 115). Rys Okno Parametry ogólne. Okno 3.Księga programu Fakt ma inny wygląd dla Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), a inny wygląd dla Ksiąg Handlowych (FK). Ten rozdział opisuje działanie Księgi Przychodów i Rozchodów. Kartoteka (okno) 3.Księga (zob. Rys. 116) programu Fakt służy do wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Rys Okno Księga dla KPiR. 131

132 Dokumenty mogą być wpisywane do księgi ręcznie bezpośrednio w kartotece 3.Księga lub automatycznie za pomocą polecenia Rozliczenie miesiąca, na podstawie dokumentów pochodzących z innych kartotek programu (9.Zakupy, 5.Sprzedaż, 4.Pracownicy i osoby współpracujące, 6.Środki trwałe oraz 8.Właściciele). 36. Bezpośrednie wprowadzanie wpisów do księgi Podobnie, jak ma to miejsce w przypadku pozostałych kartotek programu, również w kartotece 3.Księga możliwe jest dopisywanie, poprawianie i usuwanie dokumentów. Służą do tego odpowiednio polecenia Dopisz [Ins], Popraw [Enter] oraz Usuń [Del] menu Wpisywanie. Aby wprowadzić nowy dokument z księgi należy skorzystać z polecenia menu Wpisywanie Dopisz (skrót klawiaturowy to przycisk [Ins]). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Dokument w księdze (zob. Rys. 117). W sekcji F4.Kontrahent można odszukać i wybrać z listy kontrahenta, którego dotyczy dany dokument w księdze. W księdze można używać tylko kontrahentów oznaczonych jako Inny (księga) w oknie Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci). Jeśli kontrahent został wcześniej wprowadzony jako odbiorca (w oknie 5.Sprzedaż) to, aby użyć go w księdze, należy oznaczyć go jako Inny (księga) w oknie Informacje o kontrahencie (zob. Rys. 118). Rys Okno Dokument w księdze wpisywanie danych dokumentu umieszczanego w księdze (KPiR). Aby w sekcji F4.Kontrahent szybko odnaleźć pożądanego kontrahenta, należy w polu Szukaj: wprowadzić fragment nazwy kontrahenta lub fragment numeru NIP i wybrać go z listy rozwijanej po prawej stronie tego pola. W sekcji tej można wprowadzić informacje o nowym kontrahencie (przycisk [Nowy kontrahent]) lub zmienić informacje o wybranym z listy kontrahencie (przycisk [Opis/Popraw]). 132

133 Rys Fragment okna Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci) zaznaczenie danego kontrahenta jako Inny (księga). W polu F6. Dzień należy podać dzień miesiąca, w którym dokonano zapisu w księdze. Aby zapis w księdze był poprawny musi zawierać prawidłowy dzień miesiąca. W polu Lp. należy wpisać odpowiednią liczbę porządkową operacji w księdze. Operacje zapisywane w księdze powinny być oznaczane kolejnymi numerami rozpoczynającymi się od 1. Przy dopisywaniu nowej operacji program podpowiada najbliższy wolny numer zapisu, zależny od daty wprowadzanej operacji. Aby operacja była poprawna numer musi zawierać się w przedziale od 1 do Zdarza się, że przy dokonywaniu różnych operacji na dokumentach w księdze (dopisywanie, usuwanie, poprawianie), zostaje zachwiana kolejność numeracji operacji w księdze (Lp.). Jeśli numeracja dokumentów nie jest poprawna, należy użyć polecenia Rozliczenie miesiąca z opcją Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru:... Opcja ta pozwala na wprowadzenie poprawnej numeracji dokumentów w księdze (opcja ta została dokładniej opisana w kolejnym rozdziale dotyczącym automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi na stronie 136). W polu Nr dowodu należy podać numer dokumentu, na podstawie którego dokonano zapisu w księdze np. numer rachunku, faktury, itd. W polu Pochodzenie: określone jest źródło danego dokumentu. W przypadku bezpośredniego wprowadzania dokumentu do księgi powinna być w tym polu wybrana opcja A.Księga. Dokument taki nie zostanie wówczas usunięty z księgi w czasie ponownego, automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi z innych kartotek (polecenie takie może być wykonywane wielokrotnie w ciągu miesiąca). Dokumenty automatycznie przenoszone do księgi w polu Pochodzenie: zawierają nazwę kartoteki, z której pochodzą (zob. Rys. 119), np. B.Sprzedaż, C.Zakupy, D.Pracownicy, itd. Rys Fragment okna Dokument w księdze lista wyboru pochodzenia dokumentu w księdze. 133

134 Dokumenty automatycznie przeniesione do księgi z innych kartotek w przypadku ponownego rozliczania miesiąca są automatycznie kasowane i wpisywane ponownie na podstawie dokumentów pierwotnych. Bezpośrednia zmiana pochodzenia (pole Pochodzenie:) takich dokumentów może spowodować nieuaktualnienie dokumentów w księdze, w trakcie wykonywania kolejny raz w danym miesiącu polecenia Rozliczenie miesiąca. UWAGA! Nie należy zmieniać pochodzenia dokumentu, jeśli w danym miesiącu przenoszenie danych do księgi (polecenie Rozliczenie miesiąca) będzie jeszcze powtarzane. W polu treść należy podać opis danego zdarzenia w księdze. Znajdzie się on w kolumnie o nazwie Opis zdarzenia w kartotece 3.Księga. W polu F5. Kolumna należy z listy rozwijanej wybrać kolumnę księgi, do której zapisana będzie operacja (zob. Rys. 120). W przypadku automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi, z innych kartotek, pole to zostanie wypełnione automatycznie. W polu Kwota należy wpisać odpowiednią kwotę dotyczącą danego zapisu. Możliwe jest również dodanie do zapisu dodatkowych uwag (pole Uwagi). Rys Wybór kolumny księgi, do której przydzielona ma być dana operacja w księdze. Fragment okna Dokument w księdze (zob. Rys. 117). Możliwość ręcznego wprowadzania zapisów w księdze jest szczególnie przydatna dla użytkowników, którzy nie korzystają z programu Fakt od początku danego roku. Jeżeli korzystanie z programu nie rozpoczęło się od początku roku, to do prawidłowego sporządzenia wydruków stron księgi (menu Zestawienia Strony księgi) i obliczenia podatku dochodowego konieczne jest wprowadzenie wszystkich danych od początku roku. Dane zaległe można wprowadzić szczegółowo, poprzez wprowadzenie wszystkich dokumentów z poprzednich miesięcy danego roku lub kwotami zbiorczymi, w odpowiednich dokumentach w księdze - suma danych wprowadzonych do jednej kolumny w miesiącu jako jeden dokument, np. wprowadzenie sumarycznej kwoty sprzedaży w danym miesiącu jako za pomocą jednego wpisu w księdze. 134

135 UWAGA! W dokumentach zbiorczych dotyczących zakupów i sprzedaży w danym miesiącu, dane o kontrahencie nie są wprowadzone. Oprócz dokumentów księgi, na wielkość obliczonego dochodu w miesiącu wpływ mają również wielkości spisów z natury. W zależności od częstotliwości spisów z natury, wybranej za pomocą polecenia menu Opcje Parametry ogólne (zob. Rys. 121), uwzględniane są wartości spisów z natury podane w menu Opcje Parametry miesięczne. Rys Fragment okna Parametry ogólne (sekcja Inwentaryzacja w księdze) określenie częstotliwości wykonywania spisów z natury, które uwzględniane będą w księdze (KPiR). Jeżeli zaznaczone zostały miesiące wykonywania spisów z natury jak na Rys. 121, oznacza to, iż spisy z natury mają zostać uwzględnione w obliczaniu dochodu wyłącznie w zaznaczonych miesiącach (oraz spisy ze stycznia i grudnia ). Aby np. w listopadzie (w tym miesiącu spis z natury ma zostać uwzględniony, zob. Rys. 121) uwzględniona została odpowiednia kwota spisu z natury przy obliczaniu dochodu, należy w oknie Opcje Parametry miesięczne (Rys. 122) wpisać kwotę spisu z natury za ten miesiąc. Rys Fragment okna Parametry miesięczne wpisywanie wartości spisu z natury w danym miesiącu (pole Spis na koniec miesiąca). Jeżeli dany miesiąc nie został zaznaczony jako miesiąc, w którym w obliczaniu dochodu uwzględniony zostanie spis z natury (okno Parametry ogólne, zob. Rys. 121), to w tym miesiącu nie będzie możliwe podanie wartości spisu z natury na koniec miesiąca. Pole Spis na koniec miesiąca w oknie Parametry miesięczne (zob. Rys. 122) nie będzie w tym miesiącu aktywne. Aby dochód za grudzień był poprawnie obliczony, należy wprowadzić spisy z natury na 1.01 i Wartości spisów z natury w tych dniach wpisuje się w oknie Parametry ogólne, w specjalnie przeznaczonych do tego polach (polecenie menu Opcje Parametry ogólne, Rys. 123). 135

136 Rys Fragment okna Parametry ogólne wpisywanie wartości spisu z natury za dni 1.01 oraz Chociaż istnieje w programie Fakt możliwość bezpośredniego wprowadzania i modyfikowania zapisów w księdze (co opisano powyżej), znacznie częściej wykorzystuje się automatyczne wprowadzanie dokumentów pochodzących z innych kartotek programu do księgi, za pomocą polecenia Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca. 37. Rozliczenie miesiąca - Przeniesienie do księgi informacji z innych okien Program Fakt umożliwia wprowadzanie wpisów (dokumentów) do księgi automatycznie, na podstawie informacji o kosztach i przychodach, pochodzących z innych kartotek programu (9.Zakupy, 5.Sprzedaż, 4.Pracownicy i osoby współpracujące, 6.Środki trwałe oraz 8.Właściciele). Do automatycznego wprowadzania dokumentów z bieżącego miesiąca do księgi służy funkcja Rozliczenie miesiąca (polecenie menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca). Funkcja ta umożliwia również uporządkowanie zapisów w księdze, uzupełnienie kartoteki środków trwałych na podstawie dokonanych zakupów i naliczenie podatku VAT od zakupów na cele reprezentacji i reklamy. Rozliczenia miesiąca należy dokonywać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z miesiąca. Deklaracje PIT-5 i VAT-7 można drukować dopiero po wykonaniu rozliczenia miesiąca. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie następującego okna: Rys Okno Rozliczenie miesiąca (polecenie menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca) 136

137 Opcje przenoszenia dokumentów do księgi (Wpisz do księgi przychody i koszty pochodzące z innych okien, zob. Rys. 124) zostaną opisane poniżej. Płace W celu przeniesienia (lub nie, opcja Zostaw bez zmian) miesiąca, do księgi kosztów związanych z płacami, należy z listy po prawej stronie napisu Płace: (zob. Rys. 125) wybrać odpowiednią opcję. Rys Opcje przenoszenia kosztów związanych z płacami do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniżej. Zostaw bez zmian: Żadne operacje dotyczące płac w księdze nie są wykonywane. Usuń z księgi: Z księgi usunięte zostaną wszystkie wpisy dotyczące płac w tym miesiącu. Przenieś łącznie kwoty brutto i ZUS: Do księgi zostaną przeniesione płace brutto z kartoteki (okna) 3.Pracownicy i osoby współpracujące łącznie dla wszystkich pracowników bez podziału na grupy pracowników. Jeżeli wybrana zostanie opcja Zaksięguj składki ZUS, (zob. Rys. 125) zostaną również zaksięgowane składki ZUS. Jeżeli dla części lub wszystkich pracowników, w oknie Informacje o pracowniku zaznaczono, iż wypłata nastąpi w przyszłym miesiącu (patrz rozdział Płace), po wybraniu opcji Przenieś brutto i ZUS kwoty płac brutto zostaną zaksięgowane również w następnym miesiącu, a składki ZUS jeszcze o miesiąc później. Jeżeli wcześniej dokonywano przeniesienia płac z kartoteki 3.Pracownicy i osoby współpracujące do księgi, wcześniejsze wpisy zostaną usunięte (zaktualizowane zastąpione nowymi). Przenieś w rozbiciu na grupy: Do księgi zostaną przeniesione płace brutto z kartoteki (okna) 3.Pracownicy i osoby współpracujące i składki ZUS w rozbiciu na poszczególne grupy pracowników (jeżeli wybrana zostanie opcja Zaksięguj składki ZUS, zob. Rys. 125). Dla pracowników, dla których zaznaczono wypłata w następnym miesiącu kwoty brutto zostaną zaksięgowane również w następnym miesiącu. Składki ZUS zawsze są księgowane o 1 miesiąc później niż kwoty brutto. Jeżeli wcześniej dokonywano przeniesienia płac z kartoteki 3.Pracownicy i osoby współpracujące do księgi, wcześniejsze wpisy zostaną usunięte i utworzone na nowo. Zaznaczenie dodatkowej opcji Zaksięguj składki ZUS (zob. Rys. 124) pod listą rozwijaną Płace: we wszystkich wymienionych przypadkach spowoduje, że oprócz zaksięgowania wynagrodzeń brutto zostaną zaksięgowane odpowiednio składki ZUS pracowników. 137

138 UWAGA! Aby prawidłowo przenieść płace i składki ZUS do księgi należy wcześniej dokonać obliczenia wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. Zakupy W celu przeniesienia do księgi kosztów związanych z zakupami, należy z listy po prawej stronie napisu Zakupy: (zob. Rys. 126) wybrać odpowiednią opcję. Rys. 126 Opcje przenoszenia kosztów związanych z zakupami do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniżej. Zostaw bez zmian: Dokumenty dotyczące zakupów w księdze pozostaną niezmienione. Usuń z księgi: Wszystkie dokumenty w księdze przeniesione wcześniej z okna 9.Zakupy, z bieżącego miesiąca, zostaną usunięte. Przenieś dokumenty indywidualnie: Wszystkie dokumenty w księdze pochodzące z okna 9.Zakupy są najpierw usuwane, a następnie przenoszone ponownie z kartoteki 9.Zakupy. Sprzedaż W celu przeniesienia do księgi przychodów ze sprzedaży, należy z listy po prawej stronie napisu Sprzedaż: (zob. Rys. 127) wybrać odpowiednią opcję. Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniżej. Rys Opcje przenoszenia dochodów związanych ze sprzedażą do księgi (KPiR). Zostaw bez zmian: Dokumenty sprzedaży umieszczone wcześniej w księdze (jeżeli takie są) nie zostaną zmienione. Usuń z księgi: Wszystkie dokumenty w księdze przeniesione wcześniej z okna 5.Sprzedaż z bieżącego miesiąca, zostaną usunięte. 138

139 Przenieś dokumenty indywidualnie: Wszystkie dokumenty w księdze pochodzące z kartoteki 5.Sprzedaż są usuwane, a następnie przenoszone do księgi ponownie, na podstawie aktualnych danych o sprzedaży zawartych w kartotece z okna 5.Sprzedaż). Wszystkie dokumenty (faktury, faktury korygujące, rachunki, paragony) zostaną przeniesione do księgi, jako osobne wpisy. W przypadku paragonów w kartotece 3.Księga w kolumnie Nazwa kontrahenta pojawi się symbol??? wynika to z braku nazwy kontrahenta na paragonie. Symbol ten pojawia się również na innych pozycjach w kartotece 3.Księga, dla których nie określa się kontrahenta, np. płace, składki ZUS. Przenieś wartości zbiorcze: Dokumenty dotyczące sprzedaży w obrębie danego typu dokumentu, w danym miesiącu są sumowane a następnie przenoszone do księgi zbiorczo na jednym dokumencie danego typu. Dla przykładu, jeżeli wystawiono w danym miesiącu kilka faktur w jednym rejestrze, to zostaną one przeniesione do księgi na jednym dokumencie, na którym zsumowane zostaną wartości faktur w obrębie danego rejestru. Podobnie jest dla paragonów i rachunków (przenoszone łącznie, jako rachunki z danego rejestru) i faktur korygujących. Dodatkowo, jeżeli w obrębie danego typu dokumentów sprzedaży wystawiano dokumenty w różnych rejestrach, to przeniesione one zostaną do księgi, jako dokumenty zbiorcze, ale dla poszczególnych rejestrów (tyle dokumentów zbiorczych jednego typu w księdze, w ilu rejestrach wystawiano dokumenty sprzedaży danego typu). Dla przykładu, jeżeli w danym miesiącu wystawiono wiele faktur w każdym z kilku istniejących rejestrów, to do księgi przeniesione zostaną oddzielnie zbiorcze dokumenty (faktury) dla poszczególnych rejestrów. W kolumnie Opis zdarzenia kartoteki 3.Księga pojawi się wówczas stosowny opis, np. Faktury, oddział_1 dla dokumentu zbiorczego dotyczącego faktur wystawionych w danym miesiącu, w rejestrze o nazwie oddział_1 lub Faktury, oddział_2 dla dokumentu zbiorczego dotyczącego faktur wystawionych w danym miesiącu w rejestrze o nazwie oddział_2, itd.. Zachowany zostaje również podział dokumentów ze względu na przydział do odpowiednich kolumn księgi. Paragony zbiorczo, faktury indywidualnie: Wszystkie paragony z danego miesiąca są przenoszone do księgi na dokumentach zbiorczych (z podziałem na rejestry, w których wystawiano poszczególne paragony tak jak opisano to w poprzednim punkcie). Dokumenty wszystkich pozostałych typów, pochodzące z kartoteki 5.Sprzedaż z danego miesiąca, są przenoszone do księgi osobno, jako oddzielne dokumenty. Amortyzacja W celu przeniesienia do księgi sumy odpisów amortyzacji środków trwałych z kartoteki 6.Środki trwałe i wyposażenie, należy z listy po prawej stronie napisu Amortyzacja: (Rys. 128) wybrać odpowiednią opcję. Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniżej. Rys Opcje przenoszenia sumy odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych do księgi (KPiR). 139

140 Zostaw bez zmian: Kwota sumaryczna odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych pozostanie bez zmian (jeżeli została już w tym miesiącu wprowadzona do księgi). Usuń z księgi: Kwota sumaryczna odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych zostanie usunięta z księgi (jeżeli była już w tym miesiącu wprowadzona do księgi). Przenieś odpis do księgi: Do księgi wpisana zostanie suma odpisów amortyzacyjnych z bieżącego miesiąca wszystkich środków trwałych widniejących w kartotece 6.Środki trwałe i wyposażenie. Jeżeli wcześniej pozycja taka była już przeniesiona, zostanie ona usunięta i wpisana na nowo. Odsetki i koszty bankowe W celu przeniesienia do księgi kosztów i przychodów związanych odpowiednio z kosztami i odsetkami bankowymi, należy z listy po prawej stronie napisu Odsetki i koszty bankowe: (Rys. 129) wybrać odpowiednią opcję. Rys Opcje przenoszenia kosztów i dochodów związanych odpowiednio z kosztami i odsetkami bankowymi do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniżej. Zostaw bez zmian: Nie będą dokonane żadne zmiany w księdze dotyczące odsetek i kosztów. Usuń z księgi: Wszystkie wpisy do księgi dotyczące odsetek i kosztów bankowych, wprowadzone wcześniej, dotyczące bieżącego miesiąca zostaną usunięte. Przenieś do księgi: W księdze zostaną umieszczone wpisy dotyczące przychodów i kosztów związanych odpowiednio z odsetkami i kosztami bankowymi z bieżącego miesiąca. Informacje na temat odsetek i kosztów bankowych przenoszone są do księgi z okna Rachunek bankowy (menu Wpisywanie Kontrahenci Rachunek bankowy, opis w rozdziale poświęconym kontrahentom). Należy pamiętać, że aby dokumenty związane z odsetkami (przychód) i prowizjami (koszty) bankowymi w danym miesiącu były przeniesione poprawnie do księgi, należy je wprowadzić w oknie Rachunek bankowy i odpowiednio oznakować. W przypadku odsetek bankowych, w oknie Rachunek bankowy wpisać należy odpowiednie przelewy przychodzące (typ P+ Przelew przychodzący) związane z odsetkami bankowymi (podtyp Odsetki bankowe (przychód)) (zob. Rys. 130). 140

141 Rys Fragment okna Informacje o przelewie prawidłowe określenie typu przelewu związanego z odsetkami bankowymi (przychód w księdze). W przypadku prowizji bankowych, w oknie Rachunek bankowy wpisać należy odpowiednie przelewy wychodzące (typ P- Przelew wychodzący) związane z prowizjami bankowymi (podtyp Prowizje bankowe (koszty)) (zob. Rys. 131). Rys Fragment okna Informacje o przelewie określenie typu przelewu związanego z prowizjami bankowymi (koszty w księdze). Jeżeli w danym miesiącu wystąpiły przychody i koszty związane z odsetkami i prowizjami bankowymi oraz uwzględniono to na odpowiednich przelewach (jak opisano powyżej) w oknie Rachunek bankowy, to użycie opcji Odsetki i koszty bankowe: Umieść w księdze spowoduje utworzenie odpowiednich wpisów w księdze. Zostaną utworzone dwa dokumenty w bieżącym miesiącu dotyczące każdego rachunku bankowego: suma przychodów (odsetki) i suma kosztów (prowizje). Wpisz nowe ŚT (środki trwałe) do ewidencji Funkcja ta pozwala dokonywanie trzech podstawowych operacji (zob. Rys. 132) na środkach trwałych w kartotece 6.Środki trwałe i wyposażenie. Operacje te związane są wyłącznie ze środkami trwałymi pochodzącymi z zakupów (kartoteka 9.Zakupy) w bieżącym miesiącu. Kolejne opcje tej funkcji opisane zostaną poniżej. Rys Przeniesienie nowych środków trwałych do ewidencji (z zakupów). Pozostaw bez zmian: Nie zostaną dokonane żadne zmiany. Usuń z ewidencji: Środki trwałe pochodzące z zakupów w bieżącym miesiącu, przeniesione wcześniej do ewidencji (kartoteka 6.Środki trwałe i wyposażenie), zostaną usunięte. Przenieś z zakupów: Na podstawie zakupów z bieżącego miesiąca oznaczonych jako Środek trwały lub (14) Środek trwały jednorazowy (okno Pozycja na dokumencie zakupu, sekcja F5. Sposób księgowania Przydział do księgi:), do kartoteki 6.Środki trwałe i wyposażenie wprowadzone zostaną wpisy dotyczące zakupionych środków trwałych. 141

142 UWAGA! Samo oznaczenie danego zakupu jako Środek trwały lub (14) Środek trwały jednorazowy nie powoduje jego wpisania do ewidencji środków trwałych. Aby dany zakup był wprowadzony do ewidencji w kartotece 6.Środki trwałe i wyposażenie, należy dokonać rozliczenia miesiąca z opcją przeniesienia nowych środków trwałych do ewidencji (opcja Przenieś z zakupów), w miesiącu, w którym nastąpił dany zakup. UWAGA! Nie przeniesienie danego zakupu do ewidencji środków trwałych, w odpowiednim miesiącu, uniemożliwia późniejsze obliczanie miesięcznych odpisów amortyzacji dla środka trwałego i wpisanie tego typu odpisów do księgi (KPiR). Opcje dodatkowe - rozliczenia miesiąca W oknie Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 124) dostępnych jest kilka dodatkowych opcji: Rys Dodatkowe opcje rozliczenia miesiąca fragment okna Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 124). Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru: Opcja ta umożliwia przenumerowanie dokumentów w księdze, w bieżącym miesiącu, począwszy od podanego numeru (zob. Rys. 133). Przenumerowania dokumentów w księdze można dokonać równocześnie z wprowadzaniem dokumentów do księgi z innych kartotek, w trakcie rozliczania miesiąca (Rozliczenie miesiąca). Może również zdarzyć się sytuacja, iż w księdze znajdują się już wszystkie prawidłowe dokumenty związane z rozliczeniem miesiąca, a jedynie numeracja tych dokumentów w księdze jest niepoprawna (pole Lp.). Należy wówczas dokonać ponownego rozliczenia miesiąca z włączoną WYŁĄCZNIE opcją Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru:... i podanym odpowiednim numerem początkowym. Jeżeli wszystkie pozostałe opcje funkcji Rozliczenie miesiąca będą wyłączone (i ustawione na Zostaw bez zmian), liczba i treść prawidłowych dokumentów w księdze nie zostaną zmienione zmieni się jedynie ich numeracja. UWAGA! Operacje zapisywane w księdze powinny być oznaczane kolejnymi numerami rozpoczynającymi się od 1. Przy dopisywaniu nowej operacji program podpowiada najbliższy wolny numer zapisu, zależny od daty wprowadzanej operacji. 142

143 Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%): Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że program księguje do kolumny 8. KPiR (Pozostałe przychody) wynagrodzenie płatnika za terminowe płacenie składek ZUS i chorobowego pracowników. Wynagrodzenie to jest umieszczane w Opcje Parametry miesięczne (zob. Rys. 134), gdy zaznaczona jest opcja Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki podczas wysyłania danych do Programu Płatnika (zob. Rys. 135). Rys Fragment okna Parametry miesięczne naliczanie wynagrodzenia płatnika. Rys Okno Dane dla Programu Płatnika zaznaczono opcję Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki Przenieś do księgi składki na F. Pracy właścicieli i osób współpracujących: Zaznaczenie tej opcji spowoduje przeniesienie składek na Fundusz Pracy właścicieli i osób współpracujących. Miesiąc, w którym nastąpi przeniesienie tych składek zależny jest ustawienia opcji Składki ubezp. właściciela uwzględnij w PIT-5 w nast. mies. (okno Parametry miesięczne, menu Opcje Parametry miesięczne). Jeżeli opcja ta jest zaznaczona, składki na Fundusz Pracy zostaną przeniesione do księgi w przyszłym miesiącu (licząc od bieżącego, w którym dokonywane jest rozliczenie miesiąca), w przeciwnym wypadku w miesiącu bieżącym. NIE ZAZNACZENIE opcji Przenieś do księgi składki na F. Pracy właścicieli i osób współpracujących, spowoduje, że program nie przeniesie omawianych składek do księgi. Przenumeruj dowody wewnętrzne: Zaznaczenie tej opcji sprawi, że po wykonaniu wybranych operacji w księdze zostaną również przenumerowane dowody wewnętrzne w księdze (dokumenty o odpowiednio zaznaczonym pochodzeniu, zob. Rys. 119). 143

144 Uwagi Wciśnięcie przycisku [Domyślne] w oknie Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 124) spowoduje przywrócenie domyślnych ustawień rozliczania miesiąca. Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] spowoduje wykonanie wybranych poleceń. UWAGA! Operację rozliczenia miesiąca należy wykonywać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z bieżącego miesiąca. Jeśli pojawią się nowe dokumenty można tę operację powtórzyć. 38. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 136), w którym m.in. można zaznaczyć w sekcji Firma opcje związane z KPiR. Sprawdzenie poprawności dostarcza informacji o tym czy: wykonano wydruk deklaracji VAT-7 wykonano wydruk rejestrów sprzedaży lub zakupów zostały wydrukowane za dany okres strony księgi (polecenie Zestawienia Księga Strony księgi) czy firma przekroczyła limit wydatków na reprezentację i reklamę. Wydatki na reprezentację i reklamę można uznać za koszty uzyskanie przychodów do określonego limitu (0,25% obrotu) sprawdzanego przez program. 144

145 Rys Okno Sprawdź poprawność. 145

146 VII. Ustalanie wartości magazynu Program Fakt w każdej wersji (z wyjątkiem wersji zawierającej wyłącznie płace) pozwala na prowadzenie ewidencji stanów magazynowych. Można stosować kilka metod do ustalenia ilości i wartości towarów w magazynie, od najprostszych - używanych do własnych potrzeb, do złożonych - spełniających wymogi firm używających pełnej księgowości. 39. Przygotowanie modułu Magazyn do działania Wykonanie polecenia menu Opcje Opcje towarów wywołuje okno Opcje towarów i usług (Rys. 137). Dostępne są tu wszystkie opcje dotyczące towarów i usług oraz sposobu działania magazynu. Rys Okno Opcje towarów i usług ustawianie opcji towarów i usług oraz sposobu działania magazynu. W sekcji F4. Magazyn dostępny jest szereg opcji związanych ze sposobem funkcjonowania magazynu. W pierwszej kolejności omówione zostaną jednak te opcje, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie kartoteki 7.Towary i usługi. Pozostałe opcje, związane ze sposobem działania magazynu, omówione zostaną w dalszej części tego rozdziału W sekcji F5. Trzy ceny sprzedaży (zob. Rys. 137) możliwe jest określenie nazw trzech niezależnych cenników stosowanych dla poszczególnych towarów (Nazwa cennika) oraz sposobu zaokrąglania cen dla tych cenników (Zaokrąglaj: 0.01, 0.10, 1.00 lub 10.00). 146

147 Następnie, dla każdego z towarów lub usług w kartotece 7.Towary i usługi, możliwe jest określenie trzech różnych cen sprzedaży, przypisanych do zdefiniowanych przez użytkownika cenników (okno Dane o towarze lub usłudze, (zob. Rys. 138) Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze przypisywanie cen sprzedaży danego towaru do zdefiniowanych cenników. Następnie, dla poszczególnych kontrahentów można określić, który cennik ich dotyczy. Można tego dokonać w kartotece 2.Kontrahenci w oknie Informacje o kontrahencie (sekcja Stosuj domyślnie..., Rys. 139). Możliwe jest tu również ustalenie domyślnego upustu stosowanego dla danego kontrahenta. Można w ten sposób pogrupować kontrahentów ze względu na przydzielony im cennik towarów - jeden z trzech. Omówione to zostało w rozdziale Kontrahenci (str. 139). Rys. 139 Fragment okna Informacje o kontrahencie wybranemu kontrahentowi przypisany został cennik zdefiniowany jako hurt (oraz domyślny upust 5%). Po lewej stronie okna Opcje towarów i usług (Rys. 137) dostępne są pozostałe opcje towarów, które mogą usprawniać i automatyzować wybrane operacje związane z wykorzystywaniem danych o towarach. Wybrane opcje zostaną przedstawione poniżej. Ilości z dokładnością do 4 miejsc po przecinku ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na podawanie ilości towaru na dokumentach zakupu lub sprzedaży z dokładnością do 4 miejsc po przecinku. Uzupełnianie spacjami zbyt krótkiego indeksu W opcjach sprzedaży (menu Opcje Opcje sprzedaży) możliwe jest określenie ile początkowych znaków nazwy towaru ma być pomijanych na wydrukach dokumentów sprzedaży. Jeżeli liczba ta jest większa od liczby znaków w nazwach (indeksach) niektórych towarów, opcja ta (jej ZAZNACZENIE) pozwala na uzupełnienie brakujących znaków spacjami (znakami pustymi). 147

148 Automatyczna aktualizacja ceny zakupu ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że po wprowadzeniu nowego dokumentu zakupu (z nową ceną zakupu danego towaru), cena zakupu widoczna w opisie towaru (kartoteka 7.Towary i usługi kolumna Cena zakupu lub okno Dane o towarze lub usłudze pole Cena zakupu) zostanie automatycznie zaktualizowana, do nowej ceny zakupu pochodzącej z wprowadzonego dokumentu zakupu. Aktualizacja ceny zakupu uwzgl. dok. magazynowe ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że ceny zakupu będą aktualizowane również na podstawie cen wprowadzanych w dokumentach magazynowych podobnie jak na podstawie dokumentów zakupu. Automatyczna aktualizacja cen sprzedaży Jeżeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA i określone zostały cenniki dla danego towaru ustalane na podstawie podanej marży (zob. Rys. 138, zaznaczono pole Automat? cena sprzedaży obliczana jest na podstawie ceny zakupu i marży wpisanej w polu Marża dla każdego z cenników towaru), cena sprzedaży zostanie automatycznie zaktualizowana na podstawie nowej ceny zakupu danego towaru. Należy wówczas ZAZNACZYĆ również opcję Zmieniaj ceny po każdym zakupie w sekcji F5. Ceny sprzedaży (zob. Rys. 138) okna Dane o towarze lub usłudze. Oznacza to, że jeżeli cena zakupu danego towaru wzrośnie, automatycznie wzrośnie odpowiednio cena sprzedaży na podstawie ostatniej (aktualnej) ceny zakupu i określonej w cennikach marży. Jeżeli natomiast cena zakupu spadnie, zaktualizowana cena sprzedaży również zostanie automatycznie i odpowiednio do marży obniżona. Aktualizuj ceny sprzedaży tylko w górę Funkcja ta ma działanie podobne do opisanej powyżej. Różnica tkwi w tym, że jej ZAZNACZENIE (łącznie z opcją opisaną powyżej) powoduje aktualizację cen sprzedaży na podstawie aktualnej ceny zakupu i marży tylko w górę. Jeżeli okaże się, że cena zakupu wzrosła, automatycznie zaktualizowane zostaną odpowiednio ceny sprzedaży. Jeżeli natomiast cena zakupu spadnie (w porównaniu do poprzedniej, wyższej ceny zakupu), to ceny sprzedaży w cenniku nie ulegną zmianie pozostaną na poziomie wynikającym z poprzedniej, wyższej ceny zakupu i odpowiedniej marży. Proponuj cennik sprzedaży wg kontrahenta Jeżeli kontrahentowi przypisano (w oknie Informacje o kontrahencie) domyślny cennik sprzedaży, to ZAZNACZENIE tej opcji będzie domyślnie podpowiadać przydzieloną danemu kontrahentowi cenę sprzedaży (jeden z trzech cenników danego towaru) na dokumencie sprzedaży. Omówione to zostało w jednym z wcześniejszych punktów niniejszego rozdziału (opis sekcji F5. Trzy ceny sprzedaży) oraz w rozdziale Kontrahenci. 148

149 Na dok. sprzedaży pomiń towary zerowe ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że na dokumencie sprzedaży pomijane będą towary o zerowym stanie - nie ma ich na magazynie. Zawężona zostanie więc lista towarów, które mogą być sprzedawane - tylko do tych, których stan na magazynie jest większy od zera. Domyślna cena sprzedaży dla nowego kontrahenta Pole to pozwala na wybór cennika towarów, który będzie domyślnie przypisywany nowo wprowadzanym do kartoteki 2.Kontrahenci kontrahentom (jeśli cenniki takie zostały zdefiniowane). Jest to przydatne, jeśli w większości przypadków wpisywania do ewidencji nowych kontrahentów stosuje się ten sam cennik, np. jeśli najczęściej wprowadzani są do ewidencji odbiorcy detaliczni (zob. Rys. 137 dla nowo wprowadzanych kontrahentów będzie domyślnie ustawiany cennik o nazwie detal). Domyślna stawka VAT dla nowych towarów Podobnie jak w przypadku nowych kontrahentów określić można domyślny cennik (patrz wyżej), dla nowo wpisywanych towarów można określić domyślnie stosowaną stawkę VAT. Jeżeli dla nowo wpisywanych towarów często powtarza się ta sama stawka VAT, określenie jej w tym polu przyspieszy wpisywanie nowych towarów. Domyślna jednostka miary dla nowych towarów Funkcja ta ma podobne znaczenie jak dwie poprzednie. Dotyczy ona automatycznego wpisywania domyślnej jednostki miary dla nowo wprowadzanych towarów (pole Jednostka miary w oknie Dane o towarze lub usłudze). Domyślna stawka ryczałtu na dokumentach W polu tym można wybrać domyślną stawkę ryczałtu dla nowo wprowadzanych towarów i dokumentów sprzedaży (tylko dla ryczałtu ewidencjonowanego). Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że wszystkie towary będą widoczne we wszystkich oknach (zakupu, sprzedaży). W oknie Dane o towarze lub usłudze można określić czy dany towar występuje w sprzedaży i w zakupach (Rys. 140). Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze wprowadzanie informacji o widoczności danego towaru na dokumentach zakupu/sprzedaży. Jeżeli opcja Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach jest ZAZNACZONA, to przypisanie danego towaru do odpowiedniego typu dokumentów (zob. Rys. 140) zostanie anulowane. Mimo, że zaznaczono przykładowo, że dany towar może pojawiać się tylko w zakupach, będzie on widoczny zarówno w zakupach jak i w sprzedaży. 149

150 Jeżeli opcja ta jest ODZNACZONA, to określenie w oknie Dane o towarze lub usłudze, na jakich typach dokumentów dany towar ma być widoczny (zob. Rys. 140) będzie obowiązywało. Przykładowo, jeżeli ZAZNACZONO, że dany towar występuje wyłącznie w zakupach, to wystawienie dokumentu sprzedaży dla danego towaru nie będzie możliwe nie będzie on widoczny na liście towarów do sprzedaży. Pozwala to na ograniczenie (zawężenie) listy wyboru towarów do zakupu/sprzedaży, które nigdy w rzeczywistości na tego typu dokumentach nie występują. Ułatwia to znacząco wyszukiwanie pożądanych towarów i usług na dokumencie zakupu/sprzedaży. Upust w cenie licz od ceny jednostkowej ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na obliczenie upustu na fakturze od ceny jednostkowej towaru/usługi. W przeciwnym wypadku (opcja ODZNACZONA) upust liczony jest od wartości danej pozycji faktury (ilość pomnożona przez cenę jednostkową). Opcja ta może być przydatna dla towarów o bardzo niskiej cenie wpływa na dokładność obliczenia upustu (zaokrąglenia) UWAGA! W niektórych przypadkach zaznaczenie tej opcji rozwiązuje problemy powstające we współpracy z drukarką fiskalną wynikające z różnic powstających wskutek zaokrągleń. Naliczaj narzut a nie marżę Opcja ta wpływa na sposób automatycznego obliczania cen sprzedaży towaru, w zależności od ceny zakupu i marży w oknie Dane o towarze lub usłudze (por, Rys. 138, zaznaczona opcja Automat? w sekcji F5. Ceny sprzedaży). Wpisanie w polu Marża odpowiedniego procentu marży, gdy dana jest cena zakupu, powoduje automatyczne obliczenie ceny na tej podstawie. Może to nastąpić jednak na dwa sposoby. Gdy opcja Naliczaj narzut a nie marżę jest ODZNACZONA wartość w polu Marża w rzeczywistości oznacza marżę, tzn. udział zysku w cenie sprzedaży. Dla przykładu, jeżeli towar kupiony za 10 zł został sprzedany za 15 zł, oznacza to, że marża wyniosła 33,33..%. Gdy opcja Naliczaj narzut a nie marżę jest ZAZNACZONA wartość w polu Marża w rzeczywistości oznacza narzut, tzn. udział zysku w cenie zakupu. Dla przykładu, jeżeli towar kupiony za 10 zł został sprzedany za 15 zł, oznacza to, że narzut wyniósł 50%. Należy więc pamiętać, że w zależności od ZAZNACZENIA/ODZNACZENIA opcji Naliczaj narzut a nie marżę, w trakcie automatycznego obliczania cen sprzedaży, w polu Marża należy wpisać odpowiednią wartość procentową (marżę lub narzut) tak, aby uzyskać pożądany zysk. Ukrywaj indeks towaru na wydruku dok. mag. ZAZNACZONA opcja pozwala ukryć indeks towaru znajdujący się w początkowej części nazwy towaru. Ilość znaków przeznaczonych na indeks towaru jest określona przez użytkownika w oknie Opcje sprzedaży (Rys. 64) 150

151 Pozwalaj zaokrąglać VAT na paragonach Zaznaczenie tej opcji powoduje, że program oblicza VAT dla dokumentów sprzedaży metodą jak dla faktur VAT bez względu na zaznaczoną opcję w dokumencie sprzedaży Licz VAT jak dla paragonów Przycisk [Grupy towarów] Dla usprawnienia obsługi Użytkownik może stworzyć grupy towarów. Grupy towarów mogą zawierać podgrupy towarowe. Można stworzyć 5-cio poziomową strukturę grup. Przycisk [Grupy towarów] otwiera okno o nazwie Grupy towarów (Rys. 141), w którym znajdują się standardowe przyciski [Dopisz] i [Popraw] oraz [Usuń]. Przycisk [Dopisz] otwiera okno (zob. Rys. 142) umożliwiające stworzenie nowej grupy przez wpisanie nazwy nowej grupy w pole Nazwa oraz wybranie położenia nowotworzonej grupy w hierarchii przez wskazanie grupy nadrzędnej z listy rozwijanej Rodzic. Rys. 141 Okno Grupy towarów. Na przykładzie widocznym w oknie na Rys. 141 Farby są grupą nadrzędną (rodzicem) dla podgrup Akrylowe i Ftalowe. Grupa Akrylowe jest jednocześnie nadrzędną (rodzicem) dla podgrup Białe oraz Czarne, a grupa Białe jest nadrzędna dla podgrup Błyszczące oraz Matowe. Rys. 142 Okno dopisywania Grupa towarów. Przycisk [Popraw] daje możliwość zmiany nazwy i rodzica dla wybranej grupy towarów 151

152 Przycisk [Usuń] usuwa nazwę grupy towarów z listy Przyciski [W górę] i [W dół] pozwalają przemieszczać elementy na liście we wskazanych kierunkach zmieniając tym samym ich położenie w hierarchii. Przycisk [Export] zapisuje na dysku plik tekstowy zawierający dane o grupach. Program wyświetla także okienko informacyjne zawierające pełną ścieżkę dostępu i nazwę utworzonego pliku eksportu. Przycisk [Import] pozwala wczytać dane o podziale na grupy z pliku tekstowego o nazwie grto.txt, znajdującego się w podkatalogu programu Fakt o nazwie 000x\000xPOP (gdzie x to numer firmy na liście Wybór firmy). Przycisk [Zapisz] zapamiętuje w programie wszystkie wprowadzone zmiany. Przycisk [Anuluj] pozwala wycofać się z okna bez zapisywania dokonanych zmian. 40. Kartoteka towarów i usług Informacje dotyczące wszystkich towarów i usług pochodzących z dokumentów zakupu/sprzedaży i magazynowych znajdują się w ewidencji towarów i usług kartoteka 7.Towary i usługi. Do kartoteki tej można również bezpośrednio wpisywać towary i usługi niewidniejące na żadnych dokumentach. Z kartoteki 7.Towary i usługi nie można usunąć (menu Wpisywanie towarów/usług, które widnieją na jakichkolwiek dokumentach. Usuń [Del]) Bezpośrednie wprowadzanie informacji o towarze/usłudze Dane dotyczące towaru lub usługi można wprowadzić do ewidencji towarów i usług bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi. Kiedy aktywne jest okno 7.Towary i usługi należy użyć polecenia menu Wpisywanie Dopisz, klawisza [Ins] klawiatury lub odpowiedniego przycisku w pasku narzędziowym programu Fakt. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dane o towarze lub usłudze (Rys. 143), w którym wprowadzić można wszelkie niezbędne informacje, dotyczące danego towaru lub usługi. 152

153 Rys Okno Dane o towarze lub usłudze wprowadzanie danych o towarze/usłudze. Poniżej omówione zostaną poszczególne pola, które należy wypełnić w oknie Dane o towarze lub usłudze oraz dostępne w nim funkcje. F4. Nazwa W polach tych należy wpisać nazwę towaru, która drukowana będzie na fakturach. Nazwa towaru może składać się z jednej do trzech linijek. Na wystawianym dokumencie sprzedaży drukowane są te linie opisu, które nie są puste. W czasie wyszukiwania towaru pod uwagę brana jest zawartość pierwszej linii opisu. Na początku nazwy towaru można wpisać indeks towarowy, który nie będzie drukowany na fakturach znaki indeksu będą pomijane na fakturach. Zasada pomijania początkowych znaków nazwy towaru lub kontrahenta omówiona została w rozdziale Kontrahenci w punkcie Zmiana porządku listy kontrahentów (zob. strona 209). Funkcja pomijania początkowych znaków nazwy dostępna jest w sekcji Wygląd faktury okna Opcje sprzedaży (menu Opcje Opcje sprzedaży). PKWiU Symbol PKWiU towaru. Należy go wprowadzić obowiązkowo, jeżeli towar opodatkowany jest stawką VAT inną niż 22%. 153

154 Kod towaru Wprowadzony tu kod towaru pozwala na szybkie wyszukiwanie towaru w kartotece 7.Towary i usługi (po wciśnięciu klawisza funkcyjnego [F4]) oraz na dokumentach zakupu/sprzedaży (w wyszukiwarce towarów). Jednostka miary W polu tym można wpisać skrót (maksymalnie 4 znaki) jednostki miary danego towaru, np. kg, szt., metr, itd. Waga W polu tym można wpisać wagę danego towaru. Na fakturze może wówczas pojawiać się sumaryczna waga wszystkich pozycji występujących na fakturze. Cena zakupu W polu tym wpisywana jest domyślna, jednostkowa cena zakupu danego towaru. Może to być cena netto dla stawki VAT 22% i 7% lub cena brutto dla stawek odpowiednio 18,03% i 6,54%. Obecnie coraz częściej wykorzystuje się faktury VAT do paragonu fiskalnego, liczone wg ceny jednostkowej brutto - wtedy stosuje się stawki 18,03 i 6,54%, aby uzyskać dokładność obliczeń taką samą jak w urządzeniach fiskalnych. Wartość wpisana w pole Cena zakupu jest sugerowana przy wpisywaniu dokumentu zakupu oraz brana pod uwagę do ustalania wartości towarów w magazynie (przemnożenie ilości przez cenę zakupu), dlatego powinna to być cena z ostatniego zakupu danego towaru. Jeżeli w oknie Opcje towarów i usług (menu Opcje Opcje towarów) ZAZNACZONO opcję Automatyczna aktualizacja ceny zakupu, to wartość wpisana w pole Cena zakupu będzie automatycznie aktualizowana, na podstawie ostatniego dokumentu zakupu, na którym widniał dany towar. Stawka VAT W polu tym należy wybrać domyślną stawkę VAT dla danego towaru. Dla towarów handlowych zaleca się stosowanie stawek liczonych od ceny netto tzn. 22% i 7%. Ryczałt W polu tym można wprowadzić domyślna stawkę ryczałtu, jaka pojawiać się będzie na dokumentach dla danego towaru (tylko dla ryczałtu ewidencjonowanego). Magazyn Sekcja Magazyn pozwala na określenie, jaki będzie prowadzona ewidencja magazynowa. Jeżeli dodatkowo w menu Opcje Opcje towarów ZAZNACZONA będzie opcja Natychmiast. aktualizacja stanów i dat zakupu, to po każdorazowym wypisaniu dokumentu zakupu/sprzedaży lub dokumentu magazynowego PZ/WZ stan towaru w magazynie zostanie automatycznie zaktualizowany. W polu Ostrzegaj gdy mniej niż: można podać ilość danego towaru, po przekroczeniu, której program ostrzeże użytkownika, że stan towaru będzie mniejszy od minimalnego. Aby funkcja ta działała, w menu Opcje Opcje towarów musi być ZAZNACZONA opcja Ostrzegaj, gdy stan towaru zbyt niski (sekcja F4. Magazyn, okno Opcje towarów i usług). 154

155 F5. Ceny sprzedaży Sekcja ta pozwala na określenie trzech cenników dla danego towaru. Nazwy i właściwości poszczególnych cenników określa się natomiast w menu Opcje Opcje towarów (sekcja F5. Trzy ceny sprzedaży, okno Opcje towarów i usług). W sekcji F5. Ceny sprzedaży (Rys. 144) można określić ceny sprzedaży towaru na dwa podstawowe sposoby. Rys Sekcja F5. Ceny sprzedaży okna Dane o towarze lub usłudze. Jeżeli ZAZNACZONE jest pole w kolumnie Automat?, to nieaktywne jest pole w kolumnie Cena (zob. Rys. 144). Aktywne jest natomiast pole w kolumnie Marża. Należy więc podać oczekiwaną marżę, a program automatycznie obliczy cenę sprzedaży (w polu Cena), na podstawie podanej marży i aktualnej ceny zakupu. Jeżeli ODZNACZONE jest pole w kolumnie Automat?, to nieaktywne jest pole w kolumnie Marża (zob. Rys. 144). Aktywne jest natomiast pole w kolumnie Cena. Należy więc podać cenę sprzedaży, a program automatycznie obliczy marżę (w polu Marża) na podstawie podanej ceny sprzedaży i aktualnej ceny zakupu. Jeżeli w menu Opcje Opcje towarów ZAZNACZONO opcję Naliczaj narzut a nie marżę, to sekcja F5. Ceny sprzedaży będzie funkcjonowała w ten sam sposób, tyle że w polach kolumny Marża będzie odpowiednio wpisywany lub obliczany narzut a nie marża. ZAZNACZENIE opcji Zmieniaj ceny po każdym zakupie, jeżeli pola kolumny Automat? zostały ZAZNACZONE, spowoduje, że ceny sprzedaży obliczane na podstawie wprowadzonej marży (lub narzutu) będą automatycznie aktualizowane po każdym zakupie danego towaru (np. gdy zmienia się aktualna cena zakupu danego towaru). Opcję tę można też włączyć globalnie poprzez ZAZNACZENIE opcji Automatyczna aktualizacja cen sprzedaży w menu Opcje Opcje towarów. Jeżeli ceny sprzedaży nie mają być przeliczane każdorazowo po zakupie, należy opcję tę ODZNACZYĆ. Jednorazowe przeliczenie cen sprzedaży na podstawie cen zakupu i marży można uzyskać poprzez uaktualnienie stanów magazynowych z włączoną opcją Ustal aktualne ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu i marży (patrz punkt Aktualizacja stanu magazynowego rozdziału Ustalanie wartości magazynu). F6. Dane dla kasy fiskalnej W polu Kod PLU wpisać należy kod, jaki potrzebny jest do jednoznacznej identyfikacji towaru przy sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Wciśnięcie przycisku [Następny] powoduje wpisanie w tym polu następnego wolnego kodu. W polu Kod paskowy należy wpisać kod paskowy (w przypadku, gdy system jest wyposażony w czytnik kodu paskowego). 155

156 Występuje w zakupach ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że dany towar będzie widoczny na dokumentach związanych z zakupami. Występuje w sprzedaży ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, że dany towar będzie widoczny na dokumentach związanych ze sprzedażą. Jeżeli obie powyższe opcje zostaną ODZNACZONE to dany towar nie będzie widoczny odpowiednio na dokumentach zakupu lub sprzedaży. Będzie tak jednak tylko wtedy, gdy ODZNACZONA zostanie opcja Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach (menu Opcje Opcje towarów). W przeciwnym przypadku ustawienia opcji Występuje w zakupach oraz Występuje w sprzedaży będą ignorowane i wszystkie towary będą widoczne we wszystkich oknach. Stan początkowy Pole to może służyć do wpisania stanu początkowego danego towaru w magazynie. Pole to jest brane pod uwagę w trakcie uaktualniania stanu magazynowego dla magazynu prowadzonego metodą uproszczoną. W przypadku wyceny stanu magazynowego metodą FIFO pole to nie jest brane pod uwagę w czasie aktualizacji stanów magazynowych należy na jego podstawie stworzyć odpowiedni dokument PW poprzez włączenie opcji Utwórz dokumenty PW dla stanów początkowych z datą:... w trakcie wykonywania aktualizacji stanów magazynowych. Grupa Lista rozwijana pozwalająca określić przynależność towaru do grupy towarów. Jeśli grupa towarowa jeszcze nie została stworzona można to zrobić przyciskiem [Grupy towarów] (zob. str. 151). [F3.Magazyn] Jeżeli prowadzona jest wycena stanu magazynowego metodą FIFO, wciśnięcie przycisku [F3.Magazyn] powoduje wyświetlenie informacji o poszczególnych dostawach danego towaru w oknie Lista dostaw <nazwa towaru> (Rys. 145) 156

157 Rys Okno Lista dostaw informacje o dostawach danego towaru. W oknie tym można wyświetlić dane o wszystkich dostawach (opcja Pokaż wszystkie dostawy) lub o dostawach, z których pozostało jeszcze cokolwiek na stanie magazynowym (opcje Pokaż tylko niezerowe). Jeżeli program obsługuje wiele magazynów w metodzie FIFO, to w oknie tym możliwy jest również wybór magazynu, z którego użytkownik chce otrzymać informacje (tak jak ma to miejsce na Rys. 145, pole Dokumenty z magazynu:). Można tu również wybrać opcję Wszystkie wówczas w oknie Lista dostaw <nazwa towaru> wyświetlone będą informacje na temat dostaw ze wszystkich magazynów. Przycisk [Drukuj] pozwala wydrukować listę dostaw. Przycisk [Szczegóły] wyświetla szczegóły dokumentów magazynowych na temat wybranej dostawy (zob. Rys. 146). 157

158 Rys Okno Lista dokumentów w ramach dostawy. Jeżeli program nie obsługuje wielu magazynów w metodzie FIFO, to pole Dokumenty z magazynu: nie jest dostępne w oknie Lista dostaw <nazwa towaru>. Wprowadzanie informacji o towarze/usłudze na dokumentach W poprzednim punkcie opisano, jak wprowadzać nowy towar do ewidencji towarów bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi. Możliwe jest jednak wprowadzanie danych o nowym towarze lub usłudze bezpośrednio na dokumentach zakupu lub sprzedaży oraz na dokumentach magazynowych. W każdym z tego typu dokumentów, w trakcie dopisywania nowej pozycji dokumentu, w sekcji F4. Towar lub usługa (Rys. 147) istnieje możliwość dopisania nowego towaru (przycisk [Nowy towar]) lub poprawiania opisu wybranego towaru (przycisk [Opis / popraw]) widniejącego już w ewidencji, w kartotece 7.Towary i usługi. Rys Wpisywanie informacji o towarze na dokumencie zakupu, sprzedaży lub magazynowym. Wprowadzanie danych o towarze/usłudze na dokumencie zakupu/sprzedaży lub magazynowym wydaje się bardziej naturalne niż bezpośrednie wpisywanie tych informacji do kartoteki 7.Towary i usługi. Dla przykładu, nie ma większego sensu wpisywanie do kartoteki 7.Towary i usługi informacji o nowym towarze, a następnie wpisywanie odpowiedniego dokumentu zakupu związanego 158

159 z zakupem nowego (nieistniejącego jeszcze w rzeczywistości w ewidencji) towaru. Naturalnym wydaje się natomiast dopisanie nowego towaru od razu na dokumencie zakupu, jeśli okaże się, że towar ten jest kupowany po raz pierwszy nie ma go na liście w sekcji F4. Towar lub usługa. Dopisanie nowego towaru w tej sekcji (przycisk [Nowy towar]) również spowoduje, że wpisany na dokumencie zakupu nowy towar zostanie przeniesiony automatycznie do ewidencji towarów i usług (kartoteka 7.Towary i usługi) w programie. Po wciśnięciu przycisku [Nowy towar] lub [Opis / popraw] na ekranie pojawia się takie samo okno edycyjne, jak w przypadku wpisywania informacji o towarze bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi (zob. Rys. 143). Można więc, również na dokumentach, podawać wszystkie niezbędne informacje o nowych towarach i usługach. Dodatkowo, jeżeli towar dopisywany jest na dokumentach, program automatycznie sprawdzi podstawowe parametry danego towaru. Załóżmy, że na dokumencie zakupu wprowadzana jest pozycja dotycząca zakupu nowego towaru. W oknie Pozycja z dokumentu zakupu (patrz rozdział Zakupy) przydzielono go do księgi, jako (10)Towar handlowy. Nowy towar wprowadzony został do ewidencji za pomocą przycisku [Nowy towar] znajdującego się w tym oknie, jednak w opisie danego towaru (okno Dane o towarze lub usłudze) użytkownik NIE ZAZNACZYŁ opcji Ewidencja stanu (zob. Rys. 143). Przy próbie zapisania tak utworzonego dokumentu (pozycji dokumentu) program przypomni użytkownikowi, że przydzielił towar do księgi jako (10)Towar handlowy, ale nie zaznaczył, aby była prowadzona ewidencja jego stanu w magazynie (co jest wskazane) i zaproponuje prowadzenie takiej ewidencji dla towaru handlowego (Rys. 148). Rys Automatyczne wskazywanie prawdopodobnych błędów we wpisywaniu informacji o nowym towarze na dokumencie zakupu W podobny sposób można wpisywać i poprawiać informacje o towarach na dokumentach sprzedaży i magazynowych. Stany magazynowe W kartotece 7.Towary i usługi zawarte są informacje na temat stanów magazynowych poszczególnych towarów (jeżeli jest dla nich prowadzona ewidencja stanu magazynowego) - w kolumnie Ilość (ilość towaru na stanie) oraz Wartość (wartość towaru na stanie magazynowym). Jeżeli w opcjach programu (menu Opcje Opcje towarów) ZAZNACZONA została opcja Natychmiast. aktualizacja stanów i dat zakupu, dane dotyczące stanów magazynowych towarów będą automatycznie aktualizowane bezpośrednio po dokonaniu zakupu/sprzedaży lub wypisaniu odpowiedniego dokumentu magazynowego. 159

160 Należy pamiętać o tym, jeżeli w programie obsługiwanych jest wiele magazynów (metoda FIFO z włączoną opcją Wiele magazynów) to użytkownik ma możliwość wyboru czy w kartotece 7.Towary i usługi widoczny będzie stan towarów ze wszystkich magazynów czy tylko z tego magazynu, który wybierzemy w sekcji F7 Wybór rejestru okna Zakres informacji o towarach i usługach (zob. Rys. 149). Aby uzyskać informacje na temat stanu wybranego magazynu, należy skorzystać z przycisku [F3. Magazyn] w oknie Dane o towarze lub usłudze (zob. Rys. 143). W oknie Lista dostaw (zob. Rys. 145) można wówczas sprawdzić stan danego towaru w wybranym magazynie. Może się zdarzyć, że wystąpią (z różnych powodów) przekłamania w stanach magazynowych poszczególnych towarów. Istnieje wiele przyczyn, które mogą wpłynąć na nieprawidłowe obliczenie stanów magazynowych, np. podwójne wpisanie dokumentu PZ/WZ związanego z dokumentem zakupu/sprzedaży, zastosowanie dokumentu inwentaryzacyjnego IN w metodzie uproszczonej ustalania magazynu, prowadzenie zakupów/sprzedaży w dniu, w którym wystawiono już dokument inwentaryzacji IN (zakupy/sprzedaż z tego dnia nie wpłyną na stan magazynu), nie uwzględnienie stanu początkowego towaru (wpisanego w opisie danego towaru) w metodzie FIFO (należy utworzyć odpowiedni dokument PW), itd. Rys Okno Zakres informacji w oknie o towarach i usługach. W przypadku wystąpienia tego typu błędów, należy je poprawić i wykonać aktualizację stanów magazynowych, z opcjami odpowiednimi dla danej metody prowadzenia ewidencji magazynowej. Aktualizacja stanów magazynowych omówiona zostanie w dalszej części tego rozdziału. 160

161 41. Typy dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt W poniższej tabeli (Tabela 1) przedstawione zostały rodzaje dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt oraz krótki opis ich zastosowania i działania. Wyboru typu dokumentu dokonuje się w oknie Dokument magazynowy w sekcji Typ dokumentu (zob. Rys. 150), w trakcie wpisywania informacji o dokumencie magazynowym w oknie 1.Dokumenty magazynowe (Wpisywanie Dopisz). Tabela 1. Typy dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt. Typ pz wz pw rw in mm zo zm Opis Przyjęcie z zewnątrz. Zwiększa ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, od którego przyjmowany jest towar. Wydanie na zewnątrz. Zmniejsza ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, dla którego wydawany jest towar. Przyjęcie wyrobu. Zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar. Rozchód wewnętrzny. Zmniejsza ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, dla którego przeznaczony jest towar. Inwentaryzacja. Nie wymaga podania kontrahenta. Pozwala na dokonanie inwentaryzacji ilości towaru na stanie. Po dokonaniu inwentaryzacji danego towaru stan magazynowy tego towaru jest równy jego ilości wpisanej w dokumencie inwentaryzacji, tzn. na jego stan nie wpływają pozostałe dokumenty magazynowe wpisane do dnia dokonania inwentaryzacji włącznie. Dokumenty tego typu można wykorzystywać jedynie po wybraniu opcji magazynu FIFO. Przesunięcie międzymagazynowe. Wykorzystywany dla opcji wielu magazynów FIFO. Pozwala na przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego (pola Rejestr MM do, zob. Rys. 150). Nie wpływa na sumaryczną ilość towaru we wszystkich magazynach. Wpływa na ilości towarów w magazynach powiązanych tym dokumentem. Najczęściej wykorzystywany jest w celu przeniesienia partii towaru z magazynu, do którego został dokonany zakup towaru, do innych magazynów zdefiniowanych przez użytkownika. Zwrot od odbiorcy. Jeśli przyjmujemy do magazynu wcześniej sprzedany towar, który został zwrócony przez nabywcę Zamówienie od odbiorcy. Gdy kontrahent złoży zamówienie na towar. W zależności od wyboru, pozycja na dokumencie, może rezerwować wybraną ilość towaru w magazynie lub nie. 161

162 Rys Okno dokument magazynowy (wybór typu dokumentu magazynowego). 42. Magazyn uproszczony - bez włączonego FIFO Metoda uproszczona obliczania stanu magazynowego pozwala na określenie ilości towaru w magazynie, nie pozwala jednak na określenie, z której dostawy dany towar pochodzi. Wartość towaru na stanie jest określona na podstawie jego ilości oraz ceny wskazanej przez użytkownika. Cena ta może być wpisana na stałe lub może być aktualizowana po każdej dostawie. Przy tym sposobie obliczania stanu magazynowego sposób działania zależny jest od ustawień w menu Opcje Opcje towarów (Rys. 151), które omówione zostaną poniżej. Wycena stanu magazynowego metodą uproszczoną Aby wycena stanu wykonywana była metodą uproszczoną, należy wybrać z listy rozwijanej Rodzaj opcję Magazyn uproszczony (zob. Rys. 151). Jeśli wcześniej FIFO było włączone, to przejście na obliczanie stanu magazynowego metodą uproszczoną wymaga wykonania polecenia Wpisywanie Towary i Usługi Uaktualnij stany magazynowe. Również przejście w drugą stronę, z obliczania stanów magazynowych metodą uproszczoną na metodę FIFO, wymaga uaktualnienia stanów magazynowych. 162

163 Rys Ustawienia opcji towarów dla obliczania stanów magazynowych metodą uproszczoną (Opcje towarów). W sekcji F4.Magazyn zaznaczono opcję Rodzaj: Magazyn uproszczony. Opcje Przy ustalaniu stanu magazynowego metodą uproszczoną, niezależnie od wymienionych poniżej ustawień, do stanu magazynowego wliczany jest stan początkowy, jeśli został wpisany w opisie towaru (w dolnym prawym rogu, Rys. 152). 163

164 Rys Okno Dane o towarze. Oblicz stany magazynowe na podstawie dokumentów zakupu i sprzedaży Zaznaczenie tego punktu powoduje uwzględnianie w stanie magazynowym (widzianym w opisie towaru) dokumentów zakupu i sprzedaży. Uwzględniane są wszystkie dokumenty zakupu, natomiast nie są uwzględniane niektóre dokumenty sprzedaży - faktury do paragonów (z wyjątkiem korygujących). Oblicz stany magazynowe na podstawie dokumentów magazynowych Na stan wpływają dokumenty magazynowe wszystkich typów. Nie są jednak brane ilości wpisane na dokumencie, ale tylko różnica pomiędzy ilością a ilością rozliczoną (w ramach tej samej pozycji dokumentu). Jeśli dokument magazynowy wpisywany jest ręcznie, to ilość rozliczona wynosi zawsze zero, natomiast, jeśli został wygenerowany automatycznie - np. dla wpisanego dokumentu zakupu, ilość rozliczona jest taka sama jak ilość - więc nie powoduje żadnego wpływu na stan magazynu. Gdyby było inaczej, dokument zakupu powodowałby przyjęcie na stan podwójnej ilości. 164

165 UWAGA! Stosując metodę uproszczoną nie można korzystać z dokumentów MM przesunięcie międzymagazynowe. Są one używane jedynie dla metody FIFO. Dokumenty typu IN można wprowadzać w magazynie uproszczonym, lecz nie mają one bezpośredniego wpływu na stany magazynowe a ich wprowadzenie ma sens, gdy planowane jest przejście z magazynu uproszczonego na FIFO. Natychmiastowa aktualizacja stanów magazynowych Zaznaczenie tego punktu, po każdej operacji dopisania, poprawiania lub usuwania dokumentu (zakupu, sprzedaży lub magazynowego), powoduje zapis do okna 7.Towary i usługi uaktualnionego stanu magazynowego. Gdy dopisywany jest nowy dokument przyjęcia na stan (PZ, PW, ZO lub dokument zakupu), ilość jest zwiększana, jeśli jest usuwany - jest pomniejszana. Dla dokumentów zdjęcia ze stanu (WZ, RW lub dokument sprzedaży) działanie jest dokładnie odwrotne. Zmiana treści dokumentu powoduje najpierw zdjęcie ze stanu ilości sprzed modyfikacji, a następnie dodanie na stan ilości po zmianie. Automatycznie twórz dokumenty magazynowe Ten punkt zapewnia powiązanie pomiędzy oknami 9.Zakupy i 5.Sprzedaż a oknem 1.Dokumenty magazynowe. Dopisywanie nowego dokumentu zakupu (sprzedaży) powoduje utworzenie dokumentu PZ (WZ) w oknie dokumenty magazynowe. Ilość nierozliczona na wygenerowanych dokumentach magazynowych jest równa zeru (ilość rozliczona równa jest wówczas ilości wynikającej z dokumentu zakupu (sprzedaży)). Dlatego też, jeśli nawet do stanu magazynowego są brane zarówno dokumenty zakupu (sprzedaży) jak i magazynowe PZ (WZ), nie powoduje podwójnego dodania (zdjęcia) ich na stan. Usunięcie dokumentu zakupu(sprzedaży) powoduje usunięcie odpowiadającego mu dokumentu magazynowego. Podobnie jest w przypadku modyfikacji dokumentu zakupu lub sprzedaży. Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wypisywania dokumentów sprzedaży (zakupu) Istnieje jeszcze jedno powiązanie pomiędzy oknami 9.Zakupy i 5.Sprzedaż a oknem 1.Dokumenty magazynowe, niezależne od ustawienia funkcji Automatycznie twórz dokumenty magazynowe w oknie Opcje towarów i usług. Wciśnięcie przycisku [Szukaj WZ!] na dokumencie sprzedaży (lub [Szukaj PZ!] na dokumencie zakupu) powoduje następujące działania (na przykładzie dokumentu sprzedaży): 165

166 wyszukiwane są wszystkie nierozliczone dokumenty WZ dla danego kontrahenta i towary z nich są przepisywane na listę pozycji dokumentu. Wszystko jest już znane - cena, stawka VAT, upust itd. W polu Do dokumentu WZ nr pojawia się informacja, skąd pochodzi ta pozycja. Informacja o pochodzeniu - data, numer dok. WZ i numer pozycji na WZ - jest również pamiętana wewnątrz pozycji WZ. Informacja ta jest potrzebna później, aby na WZ zaznaczyć, że towar został zdjęty (rozliczony) dokumentem sprzedaży, pozycje na dokumencie sprzedaży można poprawiać - np. usunąć niektóre z nich, co pozwoli np. udokumentować je kolejną fakturą w przyszłości, w momencie zapisu faktury, dla każdej pozycji zostanie odszukany dokument WZ, z którego pochodzi i na dokumencie WZ zostanie zaznaczona ilość towaru zdjęta fakturą. W przypadku, gdy np. na dokumencie WZ było 10 sztuk (nierozliczonych), a na fakturze z nim powiązanej, poprzez [Szukaj WZ!], wpisano 7 sztuk towaru, to do pola Rozliczono zostanie wpisane 7. Następna faktura dla tego kontrahenta i następne wciśnięcie [Szukaj WZ!] spowoduje pobranie tylko pozostałej ilości w tym przykładzie 3 sztuki (a więc pozostałą nierozliczoną ilość towaru na danym dokumencie WZ), jeśli usuniemy tak wystawioną fakturę, dokumenty WZ ponownie zostaną zaznaczone, jako nierozliczone. Cała operacja jest odwracalna (w większości przypadków). Jeśli na tak powstałym dokumencie sprzedaży występuje ten sam towar wielokrotnie - z tą samą ceną, to jest na wydruku łączony, jako jedna pozycja (można to wyłączyć w opcjach sprzedaży: Opcje Opcje sprzedaży Połącz jednakowe towary na fakturze). Z wyszukiwania WZ dla dokumentu sprzedaży korzystają często np. piekarze przykładowo, codziennie wydają 5 rodzajów pieczywa (wystawiają dokumenty WZ) a raz na tydzień wypisują fakturę na całość. Zamiast mieć na fakturze 35 linii (5 asortymentów x 7 dni) drukuje się na nim tylko 5 linii. Cała operacja wypisywania faktury na podstawie WZ nie powoduje zmiany stanu magazynowego. W rzeczywistości nie ma żadnego ruchu towaru w magazynie już dawno opuścił on magazyn, a teraz wystawia się dokument wyłącznie do celów księgowych. Zapamiętanie takiej faktury powoduje jednocześnie: zdjęcie ze stanu magazynowego ilości wskazanej na fakturze, zwiększenie stanu o tą samą ilość na skutek wpisania ilości rozliczonej na WZ (czyli towar pobrany w WZ wraca na stan). W sumie - stan się nie zmienia. Dla dokumentu zakupu odbywa się to identycznie. 166

167 Jeśli nie jest włączona Natychmiastowa aktualizacja stanów to wszystkie zmiany w treści dokumentów będą wykonywane, natomiast stan widoczny w oknie 7.Towary i usługi się nie zmieni. Sposoby działania magazynu Mając do dyspozycji wszystkie powyższe ustawienia można wybrać kilka wariantów funkcjonowania magazynu uproszczonego: Tylko zakupy i sprzedaż. Najprostszy wariant, przydatny w firmach, gdzie w ogóle nie używa się dokumentów magazynowych. Tylko dokumenty magazynowe. Przypadek, gdy dokumenty magazynowe tworzone są najpierw i istnieje rzeczywisty obieg dokumentów magazynowych - magazynier prowadzi ich pełną dokumentację. Aby zmienił się stan magazynowy, w ślad za każdym dokumentem zakupu lub sprzedaży musi iść potwierdzenie w postaci dokumentu magazynowego (utworzone ręcznie lub automatycznie) zakup lub sprzedaż wpływa na stan magazynu pośrednio, poprzez dokumenty magazynowe PZ(WZ). Oba rodzaje łącznie. Np. w przypadku, gdy wdrażając program trzeba wpisać stan początkowy dokumentami PW, a dalej posługujemy się dokumentami zakupu i sprzedaży. Również w przypadku, gdy jest prowadzony poważny magazyn i zachodzą wszystkie możliwe powiązania pomiędzy dokumentami zakupu sprzedaży i magazynowymi. 43. Magazyn FIFO Metoda FIFO (ang. First In First Out) polega na zapamiętywaniu szczegółowych informacji o każdej dostawie (data, ilość i cena), a następnie zdejmowaniu z magazynu towarów, zaczynając od najstarszej dostawy. Wartość towaru pozostającego w magazynie jest określana według rzeczywistej ceny zakupu. Jest to metoda wymagana w przypadku firm prowadzących pełną księgowość. W opcjach towarów należy zaznaczyć (Rys. 153) opcje: Wycena stanu magazynowego metodą FIFO oraz Automatycznie twórz dokumenty magazynowe. 167

168 Rys Ustawienia opcji towarów dla obliczania stanów magazynowych metodą FIFO (Opcje Opcje towarów). Po zaznaczeniu tych opcji, stan magazynowy jest obliczany WYŁĄCZNIE na podstawie dokumentów magazynowych, niezależnie od pozostałych ustawień w oknie Opcje towarów i usług. Nie są brane pod uwagę dokumenty zakupu i sprzedaży, ani stan początkowy mimo iż są zaznaczone i wpisane w opisie towaru. Dlatego należy wybrać automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych - w przeciwnym razie po wystawieniu dokumentu zakupu lub sprzedaży, stan towaru w magazynie nie ulegnie zmianie. Jeśli w opisie towarów był podany stan początkowy, to należy ponownie go wprowadzić jako dokument PW w oknie Dokumenty magazynowe. Można to również zrobić automatycznie - poleceniem Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe (Utwórz dokumenty PW...). Wykaz dostaw dla wybranego towaru można obejrzeć przechodząc do okna opisu towaru - przycisk [F3.Magazyn] (zob. Rys. 143). UWAGA! Po przejściu z metody uproszczonej na metodę FIFO (Opcje Opcje towarów), należy koniecznie wykonać Aktualizację stanów magazynowych (z opcją Utwórz PZ i WZ... jeżeli nie była wcześniej włączona opcja automatycznego tworzenia dokumentów magazynowych). Jeśli tego nie zrobimy, stan magazynowy będzie nieprawidłowy. Nie trzeba wykonywać aktualizacji stanów tylko wtedy, gdy zaczynamy pracę z FIFO przed wpisaniem jakichkolwiek dokumentów. 168

169 Każda dostawa - dokument PZ, PW lub ZO powoduje powstanie nowej dostawy na liście dostaw (widocznej w oknie towaru pod przyciskiem F3.Magazyn) (Rys. 143). Rys Historia dostaw i stanu danego towaru przy włączonej opcji obliczania stanów magazynowych metodą FIFO. Widok dostępny w oknie Dane o towarze lub usłudze po wciśnięciu przycisku [F3. Magazyn]. Na tej liście najnowsze dostawy widoczne są na górze, a najstarsze na dole. Można tu zobaczyć m.in. następujące informacje o każdej dostawie: data dostawy, cena jednostkowa towaru, ilość dostarczonego towaru (ilość początkowa), na stanie (ile jeszcze pozostało z tej dostawy). Po wpisaniu nowego dokumentu WZ lub RW, kiedy trzeba wydać towar z magazynu, program szuka najstarszej dostawy, z której jeszcze coś zostało (ilość na stanie jest większa niż zero). Z tej dostawy jest brane tyle sztuk ile potrzeba oraz zmniejszana jest odpowiednio ilość na stanie. Jeśli to nie wystarczy, poszukiwana jest następna dostawa i z niej są zdejmowane następne sztuki towaru. Może się więc zdarzyć, że na jedną WZ składa się towar z kilku dostaw. Może być również tak, że z jednej dostawy towar jest wydawany na wielu WZ. Zdarzają się sytuacje gdy w magazynie znajduje się towar, a jego stan w programie Fakt jest zerowy. Może to wynikać z tego, że pomyłkowo został wybrany inny towar, o podobnej nazwie lub przyjęto towar z nowej dostawy, która nie została jeszcze wpisana do programu. Aby można było kontynuować pracę, przy wydaniu towaru program nie mogąc zmniejszyć stanu towaru poniżej zera tworzy w kartotece 1.Dokumenty magazynowe dokument WZ, którego nazwa jest wytłuszczona. Oznacza to, że po wprowadzeniu do programu Fakt najbliższej 169

170 dostawy towaru, dokument taki należy otworzyć i ponownie zatwierdzić, aktualizując tym samym stan towaru w magazynie. W większości przypadków wykonywane operacje można anulować, wtedy zostanie przywrócony poprzedni stan magazynowy. Np. jeśli usuniemy dokument WZ, to program odszuka dostawy, z których był zdejmowany towar i przywróci go na stan tyle ile było na tym dokumencie WZ. Są jednak przypadki, kiedy program nie jest w stanie przywrócić poprzedniego stanu magazynowego - np. jeśli usuniemy dostawę, z której towar został już wydany. W takim przypadku należy wykonać aktualizację stanu magazynowego - może ona być wykonana tylko dla tego jednego towaru. Jeśli w trakcie wykonywania aktualizacji wystąpiły jakieś nieprawidłowości - po jej zakończeniu w oknie F12.Wydruk pojawi się lista błędów. UWAGA! Wystawienie danego dnia dokumentu inwentaryzacji IN dla danego towaru powoduje, że zamknięty zostaje stan tego towaru w magazynie do danego dnia włącznie. Jeśli tego samego dnia wystawiony zostanie inny dokument magazynowy, to nie wpłynie on na stan magazynu. Np. wystawienie WZ dla danego towaru w tym samym dniu, w którym dokonano jego inwentaryzacji IN spowoduje, że ilość towaru wpisana na WZ zostanie zignorowana. Inwentaryzację towaru należy więc wykonywać na zakończenie dnia. 44. Wiele magazynów Jeśli chcemy prowadzić ewidencję towarów w wielu magazynach, możliwe jest to jedynie po włączeniu metody FIFO. W poleceniu Opcje Opcje Towarów należy zaznaczyć zarówno ewidencję stanu magazynowego metodą FIFO jak i korzystanie z wielu magazynów. Każdy rejestr zakupu/sprzedaży (Opcje Lista rejestrów zakupu i sprzedaży) traktowany jest jako oddzielny magazyn. Wszystkie operacje dokonywane w ramach jednego dokumentu przyjęcia na stan (PZ lub PW) dotyczą jednego magazynu - nie można zakupić/przyjąć na jednym dokumencie towarów do kilku magazynów. Aby przyjąć towary do kilku magazynów można podzielić dokument na kilka PZ - każdy dla innego magazynu lub przyjąć wszystkie towary do jednego z magazynów, a następnie dokumentem MM przenieść część towarów do pozostałych. Po stronie sprzedaży jest identycznie - na jednym dokumencie WZ lub RW można wydawać towary pochodzące tylko z jednego magazynu. Dokument magazynowy MM pozwala na przeniesienie towaru pomiędzy magazynami. Jeśli nie jest włączona opcja wielu magazynów, dokument MM nie powoduje żadnych skutków. Na dokumencie MM podaje się nazwy dwóch magazynów - towar zabierany jest z górnego magazynu, a przyjmowany jest do drugiego - podanego na liście poniżej (zob. Rys. 150). 170

171 Rozpoczęcie pracy z wieloma magazynami Zachowanie poniższej kolejności działań jest wymagane do poprawnego ustalenia stanu towarów : włączyć metodę FIFO (najpierw w wersji jednomagazynowej), jednorazowo wykonać operację Wpisywanie Aktualizacja stanów magazynowych. UWAGA! Jeśli w trakcie aktualizacji pojawią się informacje o błędach, należy je wyjaśnić przed kontynuacją pracy. Jeśli aktualizacja została wykonana bez błędów, można przyjąć, że cały stan magazynowy jest prawidłowy dla wszystkich towarów występujących w jednym, wspólnym magazynie. włączyć opcję: Wiele magazynów i ponownie wykonać aktualizację stanów. Jeśli do tej pory na dokumentach magazynowych w pozycji Rejestr było podawane zawsze to samo miejsce, to stany towarów nadal będą poprawne. Ale jeśli na dokumentach było używane więcej miejsc, to może dojść do sytuacji, że w jednym rejestrze towar został przyjęty dokumentem PZ, a w innym wydany dokumentem WZ. Wówczas, w pierwszym miejscu pozostaje nienaruszona dostawa, a w drugim dokument WZ nie zostanie uwzględniony w magazynie. Podgląd informacji o stanie towaru Od wyboru użytkownika dokonanego w oknie Zakres informacji o towarach i usługach zależy to, jakich dokumentów i którego rejestru będzie dotyczyła informacja o ilości i wartości towarów pokazana w oknie Towary i usługi. W trakcie wypisywania dokumentu zakupu, sprzedaży lub magazynowego, po wybraniu towaru z listy, jest widoczna ilość w aktualnym magazynie tym, który podany jest na dokumencie. Jeśli wyjdziemy z pozycji na dokumencie i zmienimy magazyn (rejestr), którego dotyczy dokument, a następnie ponownie wejdziemy do pozycji na dokumencie - będzie podany stan towaru w innym magazynie (rejestrze). 45. Funkcje menu Wpisywanie W punkcie tym zostanie przedstawiona funkcja Aktualizacja stanów magazynowych związana z kartoteką 7.Towary i usługi, a dostępna poprzez menu Wpisywanie Towary i usługi. Różni się ona wyglądem okna w zależności od tego czy stosowany jest magazyn uproszczony lub FIFO. 171

172 Magazyn uproszczony Funkcja Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe pozwala na aktualizację stanów magazynowych dla wybranych towarów (pojedynczych lub wszystkich towarów dostępnych w magazynie). Jest ona przydatna np. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wartości i ilości towarów w magazynie (lub magazynach), w stosunku do ich rzeczywistego stanu. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna Aktualizacja informacji o towarach (Rys. 155). Rys Okno Aktualizacja informacji o towarach magazyn uproszczony. Po każdym zapamiętaniu dokumentu zakupu/sprzedaży lub magazynowego, aktualny stan towaru jest ustalany na podstawie stanu dotychczasowego i wykonywanej operacji. Jeśli w jednej z operacji stan zostanie źle zaktualizowany, wszystkie następne będą bazowały na niewłaściwym stanie i stan już zawsze będzie nieprawidłowy. Wtedy należy wykonać aktualizację stanu magazynowego. Również w przypadku, gdy zmieniamy sposób działania - np. zamiast uwzględniać tylko dokumenty zakupu i sprzedaży chcemy bazować wyłącznie na dokumentach magazynowych, należy wykonać taką aktualizację. Aktualizacja stanu magazynowego polega na wyzerowaniu stanu w opisie towaru, a następnie sprawdzeniu kolejno wszystkich dokumentów dotyczących tego towaru oraz uwzględnieniu ich wpływu na jego stan w magazynie. Aktualizacja może trwać bardzo długo (jeśli ewidencja jest prowadzona przez wiele lat oraz wprowadzona jest bardzo duża ilość dokumentów), dlatego istnieje również możliwość wykonania aktualizacji tylko dla jednego, wybranego towaru (Rys. 155). 172

173 Poszczególne ustawienia mają następujące znaczenie: Jeden czy wszystkie towary. Aktualizacja stanu tylko dla jednego towaru działa o wiele szybciej i jest przydatna, jeśli trzeba szybko wyjaśnić stan magazynowy tylko dla jednego towaru. Utwórz PZ i WZ dla wszystkich dokumentów zakupu i sprzedaży. Powoduje to identyczny skutek jak automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych - tak jakby otwierać wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży i zapamiętywać je bez dokonywania zmian. Tworzone dokumenty są oznakowane jako rozliczone (ilość rozliczona taka sama jak ilość). Ta funkcja jest przydatna, np. gdy trzeba przejść na metodę FIFO, która nie uwzględnia dokumentów zakupu i sprzedaży, a wymaga istnienia dokumentów magazynowych (stan magazynowy w metodzie FIFO obliczany jest tylko i wyłącznie na podstawie dokumentów magazynowych). Uaktualnij stany magazynowe na podstawie dokumentów właściwa operacja obliczania stanu magazynowego, wszystkie pozostałe operację mają znaczenie pomocnicze. Ustal aktualne ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu i marży w opisie każdego towaru jest miejsce na 3 ceny sprzedaży, które mogą być obliczone na podstawie ceny zakupu powiększoną o marżę. To polecenie powoduje obliczenie aktualnej wysokości tych cen i zapamiętanie ich w opisie towaru. Zapisz zysk do dokumentów sprzedaży - dla każdego dokumentu sprzedaży uaktualniana jest kwota zysku tylko metoda FIFO. Wszystkie powyższe ustawienia będą uwzględniać wszystkie dokumenty (jeśli pole data jest puste), lub dokumenty do podanego dnia WŁĄCZNIE (jeśli data jest podana). Aby np. w trakcie roku wykonać wydruk stanu magazynowego na dzień poprzedniego roku, należy wykonać następujące czynności: wykonać aktualizację stanów magazynowych na dzień poprzedniego roku, wykonać wszystkie potrzebne wydruki będą one zawierać stan na dzień 31.12, ponieważ wszystkie późniejsze dokumenty nie zostały wzięte pod uwagę, przed powrotem do bieżącej pracy ponownie wykonać aktualizację, ale bez podawania daty. Wtedy uzyskamy aktualny stan magazynowy. FIFO Funkcja Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe pozwala na aktualizację stanów magazynowych towarów. Jest ona przydatna np. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wartości i ilości towarów w magazynie (lub magazynach), w stosunku do ich rzeczywistego stanu. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna Aktualizacja informacji o towarach (zob. Rys. 156). 173

174 Rys Okno Aktualizacja informacji o towarach - magazyn FIFO Aktualizacja może trwać bardzo długo (jeśli ewidencja jest prowadzona przez wiele lat oraz wprowadzona jest bardzo duża ilość dokumentów), dlatego istnieje możliwość wykonania aktualizacji tylko dla określonego okresu, co skraca czasu oczekiwania na efekty. Przedział czasowy ustalamy w sekcji F5. Za okres wybierając dostępne przyciski lub wpisując daty w pola od... do... Aktualizację informacji o towarach można przeprowadzić wybierając jeden z parametrów: 1. Sprawdź poprawność stanów magazynowych: weryfikuje wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami dostaw i wydań towarów z magazynu. Jeśli zostaną wykryte nieprawidłowości ich lista znajdzie się po zakończeniu operacji w oknie F12. Wydruk. 2. Napraw nieprawidłowości w magazynie: przelicza dokumenty magazynowe aby sprawdzić poprawny stan magazynu i jeśli jest w stanie to usuwa znalezione nieprawidłowości. 3. Uwzględniaj w stanach mag dokumenty nieuwzględnione dotychczas: tworzy powiązania między dostawami a wydaniami dla wszystkich dokumentów magazynowych jeszcze nieuwzględnionych lub wycofanych, które nie posiadały takowych 4. Zapisz zysk do dokumentów sprzedaży: przelicza dokumenty magazynowe i uwzględnia zysk na dokumentach sprzedaży, 5. Wycofaj z magazynu dokumenty z podanego okresu: usuwa informacje o dostawach i wydaniach towaru 174

175 6. Utwórz PZ i WZ dla wszystkich dok. zakupu i sprzedaży: dla dokumentów zakupu/sprzedaży tworzy dokumenty PZ/PW, jeśli jeszcze ich nie posiadały. 7. Ustal aktualne ceny sprzedaży na podst. Cen zakupu i marży.: przelicza dokumenty magazynowe i uaktualnia ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu i marży. 8. Utwórz dokument inwentaryzacji na podany dzień: upraszcza wykonanie inwentaryzacji generując automatycznie dokument IN z aktualnymi stanami magazynowymi. 9. Uaktualnij wartość w cenie zakupu na dok. magazynowych: Wykonuje sumowanie wartości w cenie zakupu zapisane w pozycjach dokumentu i zapisuje sumę dla całego dokumentu. Suma ta jest widoczna w kolumnie wartość zakupu w oknie 1. Dokumenty magazynowe. Jeśli po wykonaniu tego polecenia w tej kolumnie występują kwoty oznaczone na czerwono, należy wykonać aktualizację stanów z opcją 4. Można także zaznaczyć opcję równoczesnego poprawiania cen sprzedaży na dokumentach magazynowych. 10. Sprawdź dokumenty źródłowe WZ/PZ: Przeprowadza kontrolę poprawności dokumentów magazynowych na podstawie których powstały dokumenty zakupu i sprzedaży. 11. Sprawdź pole rozliczono na dokumentach magazynowych: Przeprowadza porównanie ilości rozliczonej na dokumencie magazynowym z ilościami na dokumentach zakupu i sprzedaży. W razie wykrycia niezgodności przedstawia raport wskazując datę i numer dokumentu i pozycję towaru. Po operacji uaktualnienia w oknie F12.Wydruk umieszczony zostaje raport z przetwarzania zawierający informacje o przebiegu operacji i ewentualnie znalezionych nieprawidłowościach 46. Zestawienia i wydruki W punkcie tym zostaną przedstawione wybrane zestawienia związane z modułem Magazyn programu Fakt (menu Zestawienia Towary i usługi). Zakupy i sprzedaż jednego towaru Zestawienie Zakupy i sprzedaż wybranego towaru pokazuje wszystkie operacje wskazanego rodzaju dla towaru. Jeśli zaznaczymy Pokaż informacje o stanie towaru (Rys. 157), to obok tabelki w każdej linii pojawi się informacja - czy dany dokument wpłynął na stan i w jakiej wysokości. Jest to najlepszy sposób na prześledzenie skąd wziął się taki, a nie inny stan magazynowy. Informacje o stanie uwzględniają wszystkie ustawienia - jeśli np. dokumenty 175

176 magazynowe nie wpływają na stan, to obok tabelki z dokumentami magazynowymi nie ma podanej ilości wskazującej na zmiany w magazynie. Rys Opcje tworzenia zestawienia obrotów dla danego towaru (Zestawienia Towary i usługi Zakupy i sprzedaż wybranego towaru). Wydruk cennika Polecenie Zestawienia Towary i usługi Cennik) pozwala na wydruk ilości oraz wartości towaru lub towarów znajdujących się w wybranym magazynie lub łącznie we wszystkich (zob. Rys. 158). Można również w ramach tego wydruku sprawdzić, z których dostaw pochodzą towary znajdujące się obecnie na stanie. 176

177 Rys. 158 Ustawienia opcji sporządzenia wydruku cennika. Również zestawienia Obroty z kontrahentami oraz Zakupy i sprzedaż wybranego towaru uwzględniają obroty dla wskazanego lub dla wszystkich magazynów. Opcje wydruku cennika pozwalają również na wykonanie zestawienia spisu inwentaryzacji dla magazynu. Wydruk spisu z natury Polecenie menu Zestawienia Towary i usługi Spis z natury pozwala na sporządzenie wydruku spisu z natury dla towarów znajdujących się na magazynie. Opcje tworzenia spisu z natury określa się w oknie Spis z natury (Rys. 159). W oknie tym wprowadzić można dowolny Tytuł spisu z natury. W drugiej linii tytułu domyślnie wstawiana jest data sporządzenia spisu z natury. 177

178 Rys. 159 Ustawienia opcji sporządzenia wydruku spisu z natury. Znaczenie większości opcji dostępnych w tym oknie wynika jednoznacznie z ich opisu. Warto zwrócić jednak uwagę na dwie spośród nich: Pokaż aktualny stan magazynowy Po zaznaczeniu tej opcji na wydruku spisu z natury pojawi się aktualny stan magazynowy każdego z towarów. Pokaż wszystkie dostawy Na wydruku spisu z natury, oprócz nazw towarów, znajdą się daty poszczególnych dostaw danego towaru. Zakupy i sprzedaż dla wybranych towarów Zestawienie Zakupy i sprzedaż dla wybranych towarów (zob. Rys. 160) pokazuje wszystkie operacje wskazanego rodzaju dla grup towarowych lub towarów wyszukanych na podstawie fragmentu nazwy. Jeśli zaznaczono opcję Pokaż informacje o stanie towaru, to obok tabelki w każdej linii pojawi się informacja - czy dany dokument wpłynął na stan i w jakiej wysokości. Opcja Dla każdego towaru oddzielne zestawienie pozwala wybrać czy wszystkie towary mają zostać umieszczone we wspólnych tabelach czy w osobnych, na podobieństwo zestawienia Obroty dla wybranego towaru. Jest to najlepszy sposób na przeprowadzenie analizy ruchu towarów oraz sposobu obliczenia stanu końcowego towarów. 178

179 Rys Okno Zakupy i sprzedaż wybranych towarów 47. Przydatne wskazówki Szybkie wyszukiwanie towarów/usług w kartotece W większości przypadków w kartotece 7.Towary i usługi widnieje duża liczba pozycji (długa lista towarów). Wyszukiwanie konkretnego towaru na liście może być wówczas uciążliwe. Jeżeli okno 7.Towary i usługi jest oknem aktywnym, można szybko wyszukać dany towar, wciskając klawisz funkcyjny [F4] klawiatury komputera. Na ekranie pojawi się wówczas okno Poszukiwanie towaru (Rys. 161). Rys Wyszukiwanie towaru w kartotece 7.Towary i usługi. W oknie tym należy w polu Fragment wpisać fragment (niekoniecznie początkowy) nazwy towaru. Lista poniżej wpisanego fragmentu zostanie wówczas zawężona do nazw towarów zawierających dany fragment łatwiejsze więc będzie jego wyszukanie. Jeżeli znajdzie się 179

180 towar, który jako jedyny z całej listy spełnia kryterium podane w polu Fragment (napis Ile: 1/, zob. Rys. 161), zostanie on automatycznie wybrany na liście. Aby wybrać (podświetlić) wyszukany w ten sposób towar lub usługę w kartotece 7.Towary i usługi, należy wcisnąć przycisk [F9. Idź do]. Zmiana porządku listy towarów i usług Pozycje kartoteki 7.Towary i usługi porządkowane są na liście alfabetycznie i rosnąco. Można zmienić ten porządek poprzez dodanie odpowiednich przedrostków (indeksów) przed nazwą towaru. Aby przedrostki te nie były drukowane na dokumentach, należy w menu Opcje Opcje sprzedaży określić liczbę początkowych znaków, które nie mają być drukowane w nazwie towarów na dokumentach (zob. Rys. 162) oraz zaznaczyć opcje Ukrywaj indeks towaru na fakturach i Ukrywaj indeks towaru na parag. fiskalnych. Rys Fragment okna Opcje sprzedaży określanie liczby początkowych znaków nazw kontrahentów i towarów, które zajmuje indeks. Sposób zmiany porządku listy towarów jest analogiczny do zmiany porządku listy kontrahentów, co zostało dokładnie opisane na stronie 209 w rozdziale Kontrahenci. Zmiana zakresu widoczności towarów w kartotece W kartotece 7.Towary i usługi (tak jak w pozostałych kartotekach) mogą być wyświetlane tylko te pozycje, które spełniają pewne ściśle określone dla danej kartoteki kryteria. Aby określić zakres danych wyświetlanych w kartotece, należy skorzystać z menu Okno Zakres informacji w oknie (Rys. 163). 180

181 Rys Okno Zakres informacji o towarach i usługach określanie zakresu widoczności danych w kartotece 7.Towary i usługi. W oknie tym można określić kryteria wyświetlania danych w kartotece poprzez ZAZNACZENIE/ODZNACZENIE odpowiednich opcji, których znaczenie jest intuicyjne i wynika bezpośrednio z ich opisu (zob. Rys. 163). Często zdarza się, że w kartotece nie są widoczne wszystkie towary i istnieje podejrzenie, że część pozycji kartoteki została utracona. W większości przypadków nie wynika to z utracenia danych, tylko z faktu, że w menu Okno Zakres informacji w oknie zawężono zakres wyświetlanych pozycji w kartotece, na podstawie określonych kryteriów. UWAGA! Jeżeli w danej kartotece nie są widoczne wszystkie pozycje (brakuje części z nich), należy w pierwszej kolejności sprawdzić ustawienia opcji w menu Okno Zakres informacji w oknie. Niewidoczność pozycji w kartotece w większości przypadków wynika tylko i wyłącznie z ustawień tych opcji nie są one utracone. 181

182 VIII. Kontrahenci i rozrachunki Informacje dotyczące kontrahentów firmy wprowadzane są w oknie 2.Kontrahenci. W oknie tym znajduje się lista kontrahentów wykorzystywana w oknach 9.Zakupy, 5.Sprzedaż, 1.Dokumenty magazynowe i 3.Księga. Jeśli okno (kartoteka) 2.Kontrahenci jest oknem aktywnym, dane o kontrahentach można wprowadzać trzema metodami (podobnie jak w przypadku innych kartotek): z wykorzystaniem menu Wpisywanie za pomocą klawiszy skrótów [Ins], [Enter], [Del] za pomocą przycisków skrótów w pasku narzędziowym programu 48. Wprowadzanie danych o kontrahencie Aby wprowadzić dane o kontrahencie do kartoteki 2.Kontrahenci należy dopisać do aktywnej kartoteki kontrahentów nową pozycję, np. przez wciśnięcie przycisku [Ins]. Na ekranie pojawi się wówczas okno Informacje o kontrahencie (Rys. 164). Rys Okno Informacje o kontrahencie wprowadzanie danych kontrahenta. 182

183 W pierwszej części tego okna wprowadza się podstawowe dane dotyczące danego kontrahenta: F4. Nazwa Adres Kod+Miasto Numer NIP Numer NIP Euro W polu Upoważnienie stałe można wpisać imię i nazwisko osoby upoważnionej do podpisywania faktur wystawionych dla danego kontrahenta. Zawartość tego pola będzie automatycznie drukowana na pierwszej fakturze wystawionej dla danego kontrahenta, w miejscu przeznaczonym na podpis odbiorcy. W oknie Informacje o kontrahencie można również zaznaczyć, czy dany kontrahent jest płatnikiem VAT (opcja Płatnik VAT, domyślnie zaznaczona, jeśli wpisany został Numer NIP) i firmą (nie jest osobą fizyczną, opcja Firma). Pozostała część okna Informacje o kontrahencie podzielona jest na kilka sekcji, które omówione zostaną poniżej. F5. Informacje pomocnicze W sekcji tej (zob. Rys. 164) wprowadzić można dodatkowe informacje o kontrahencie, niedrukowane na dokumentach, np. telefon kontaktowy, uwagi, itd. Stosuj domyślnie wybór domyślnego cennika dla kontrahenta W sekcji tej dostępne są dwa pola: Cennik sprzedaży oraz Upust [%]. Z listy rozwijanej Cennik sprzedaży można wybrać jedną z czterech opcji. Trzy pierwsze możliwości wyboru to nazwy cennika towarów, który zastosowany będzie domyślnie w oknie 5.Sprzedaż w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży dla danego kontrahenta. Czwarta opcja to: Nieokreślona (cena sprzedaży), wybór tej opcji powoduje że, w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży dla wybranego kontrahenta, przy dopisywaniu nowej pozycji na dokumencie program wyświetli najpierw okno umożliwiające wybór ceny sprzedaży (zob. Rys. 165). Rys Okno Wybór ceny pojawiające się tylko gdy zaznaczono opcję Nieokreślona. 183

184 Nazwy cenników oraz dokładność zaokrąglania ceny są ustalane w menu Opcje Opcje towarów w sekcji F5.Trzy ceny sprzedaży. Cenniki towaru określa się w kartotece 7.Towary i usługi w oknie Dane o towarze lub usłudze związanym z danym towarem, w sekcji F5. Ceny sprzedaży (Rys. 166). Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze dla wybranego towaru ustalanie trzech różnych cenników sprzedaży. Określenie w polu Cennik sprzedaży (zob. Rys. 164), która cena ma być domyślnie stosowana dla danego kontrahenta pozwala na automatyczne wstawienie odpowiedniej ceny (cennika) na dokumencie sprzedaży dla tego kontrahenta. Cennik lub cenę można zmienić na samym dokumencie sprzedaży (pole Proponuj [Inny cennik] w oknie Pozycja na fakturze - sprzedaż). Dla przykładu, dla kontrahenta, którego opis podano na Rys. 164 wybrano Cennik sprzedaży hurt. Oznacza to, że jeżeli sprzedawany będzie temu kontrahentowi towar o cenniku jak na Rys. 166, to na dokumencie sprzedaży zostanie automatycznie zaproponowana cena pierwsza równa 2000,00 zł netto. Można w ten sposób podzielić wszystkich kontrahentów na trzy grupy, ze względu na proponowaną domyślnie cenę sprzedaży poszczególnych towarów. W polu Upust [%]: można wpisać domyślnie proponowany, dla danego kontrahenta, upust na wprowadzanych dokumentach sprzedaży. W trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży dla danego kontrahenta, automatycznie uwzględniany będzie wówczas w cenie upust wpisany w tym polu. Upust ten można zmieniać (lub wykasować) na samym dokumencie sprzedaży w oknie Pozycja na fakturze. F6. Dane do przelewów Sekcja ta służy do wpisania numeru rachunku bankowego danego kontrahenta w polu Rachunek: Na podstawie ośmiu cyfr numeru rachunku (numer identyfikacyjny, zaczynający się od trzeciej cyfry numeru) program rozpozna automatycznie nazwę banku kontrahenta, która wyświetlona zostanie po prawej stronie pola Rachunek:. W bazie danych programu Fakt zgromadzone są aktualne dane dotyczące nazw banków i związanych z nimi numerów identyfikacyjnych. Na tej podstawie program określa nazwę oddziału banku. Baza danych o bankach jest na bieżąco aktualizowana. Może się jednak okazać, że nowo powstały bank lub oddział banku nie widnieje jeszcze w tej bazie lub nazwa danego banku zmieniła się i jest wyświetlana niepoprawnie. Należy wówczas skorzystać z menu Opcje 184

185 Rachunki bankowe [Kartoteka banków] i przypisać dany numer identyfikacyjny (8 cyfr) do odpowiedniej nazwy banku. Typ kontrahenta W sekcji tej dostępne są trzy opcje do wyboru: Dostawca (zakupy), Odbiorca (sprzedaż), Inny (księga). Wybranie (zaznaczenie) poszczególnych opcji pozwala określić, na jakich dokumentach dany kontrahent może widnieć. ZAZNACZENIE poszczególnych opcji ma więc określone niżej znaczenie: Dostawca (zakupy) Odbiorca (sprzedaż) Inny (księga) Kontrahent może występować na dokumentach zakupu. Kontrahent może występować na dokumentach sprzedaży. Kontrahent może występować na dokumentach wprowadzanych bezpośrednio do księgi (patrz rozdział Księga). Aby dany kontrahent nie był widoczny na dokumentach danego typu, należy odznaczyć odpowiednią opcję. Jeżeli np. dany kontrahent jest WYŁĄCZNIE dostawcą, nie ma potrzeby, aby widniał on na liście wyboru kontrahenta, w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży itd. Funkcja ta działała poprawnie, jeżeli dodatkowo w oknie Opcje zakupów i kontrahentów (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów) NIE ZAZNACZONO opcji Kontrahenci widoczni we wszystkich oknach. W przeciwnym wypadku ustawienia widoczności kontrahentów, na wybranych typach dokumentów, wybrane w oknie Informacje o kontrahencie, zostaną zignorowane i wszyscy kontrahenci będą widoczni na wszystkich typach dokumentów. Sugerowany opis do KPiR W polu tym można wpisać sugerowany opis do księgi (KPiR) dla danego kontrahenta. Będzie on wprowadzany do księgi (kolumna Opis zdarzenia kartoteki 3.Księga) w trakcie bezpośredniego (ręcznego) wpisywania dokumentów związanych z danym kontrahentem w księdze. Opis ten pojawiać się będzie również na dokumencie zakupu (okno Zakup), w polu Opis do księgi. Domyślny typ dokumentu w zakupach W polu tym wybrać można domyślny typ dokumentu, jaki ustawiany będzie na dokumentach zakupu (okno Zakup, pole F7. Typ dokumentu) po wybraniu danego kontrahenta. Do wyboru są tu wszystkie typy dokumentów zakupu: Rachunek, Faktura VAT, Faktura VAT z odliczeniem w term. płatności, Faktura VAT MP, Faktura VAT zaliczka, Nabycie wewnątrzwspóln., Import usług spoza UE, Import spoza UE, Faktura RR (rolnik) oraz Import usług UE. 185

186 Obroty, Należności, Zobowiązania W oknie Informacje o kontrahencie (zob. Rys. 164) dostępny jest również podgląd kwoty obrotów z danym kontrahentem oraz należności i zobowiązań z nim związanych. Podana tu również zostaje Data ostatniej sprzedaży (Rys. 167). Przycisk [Oblicz!] pozwala wymusić ponowne przeliczenie obrotów z kontrahentem i uaktualnienie wyświetlanych wartości w oknie. Rys Fragment okna Informacje o kontrahencie - Obroty, Należności, Zobowiązania związane z danym Przycisk [Adres wysyłki] kontrahentem. Wywołuje okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 168), w którym wprowadzić można adres na jaki należy przesyłać dokumenty sprzedaży, jeżeli ma być on inny niż adres siedziby głównej kontrahenta (wpisanej w oknie Dane kontrahenta). Rys Okno Adres wysyłki Notatka pozwala zamieścić dodatkowy opis kontrahenta. 186

187 49. Historia rozliczeń dla kontrahenta W oknie Informacje o kontrahencie (Rys. 164) dostępny jest dodatkowy przycisk [F3.Historia]. Wciśnięcie tego przycisku wywołuje okno Historia rozliczeń dla kontrahenta (Rys. 169). Historia rozliczeń pokazuje dokumenty rozmieszczone w trzech sekcjach okna: - Dokumenty sprzedaży i wypłaty do rozliczenia - po lewej stronie. - Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia - po prawej stronie - Dokumenty rozliczone wcześniej czyli powiązane - w dolnej części okna. Powiązanie (rozliczenie) dwóch dokumentów następuje poprzez podświetlenie dokumentu z lewej strony i dokumentu z prawej strony, a następnie wciśnięcie przycisku [Powiąż]. Tak powiązane dokumenty trafiają do dolnej części okna. Anulowanie w razie konieczności powiązań dokumentów odbywa się poprzez wskazanie powiązanych dokumentów w sekcji dolnej i wybranie przycisku [Anuluj powiązanie]. Dokumenty po anulowaniu powiązania trafiają do swoich sekcji w górnej części okna. Funkcje tego okna pozwalają także na przeglądanie historii dokumentów zakupu i sprzedaży związanych z danym kontrahentem; odnajdywanie dokumentów niezapłaconych w historii rozliczeń z kontrahentem; wystawianie dokumentów kasowych [+K], przelewów [+B] i not rozrachunkowych [+N] lub wprowadzanie płatności uproszczonych [+G] związanych z wybranym dokumentem zakupu/sprzedaży; poprawianie [Popraw], usuwanie/anulowanie [Usuń] i drukowanie [F6. Drukuj] wybranych przelewów, dokumentów kasowych i not rozrachunkowych. Odnajdywanie dokumentów Odnalezienie dokumentów w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 169) jest łatwiejsze jeśli wykorzystana zostanie możliwość ograniczenia przedziału czasowego z którego widoczne są wyświetlane dokumenty w dwóch górnych oknach. Natomiast dokumenty już powiązane (połączone w pary dokumenty, które dotyczą wzajemnego rozliczenia stron transakcji) są widoczne w dolnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta zob.. Rys. 169). Przedział czasowy z którego widoczne są dokumenty na zestawieniu należy określić poprzez wpisanie daty początkowej i końcowej okresu odpowiednio w polach Od dnia... i do dnia... (zob. Rys. 169). Jeśli nie wprowadzimy przedziału czasowego widoczne będą dokumenty z całego dostępnego okresu, od początku prowadzenia firmy z wykorzystaniem programu Fakt. UWAGA! Najczęstszą przyczyną problemów związanych z brakiem określonych dokumentów zakupu/sprzedaży na liście rozliczeń z kontrahentem jest nieprawidłowe określenie okresu, z którego dane mają być wyświetlane. 187

188 Rys Okno Historia rozliczeń dla kontrahenta. Zaznaczenie dokumentu na liście Dokumenty sprzedaży i wypłaty do rozliczenia lub na liście Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia spowoduje, że na przycisku Dla podświetlonego dokumentu pojawi się znacznik wskazanego dokumentu. Od tego momentu kliknięcie na tym przycisku spowoduje że wyświetlone zostaną jedynie inne dokumenty powiązane z aktualnie wybranym dokumentem. Aby przywrócić widok wszystkich dokumentów z zadanego okresu należy użyć przycisku Wszystkie dla kontrahenta Ułatwieniem w wyszukiwaniu dokumentów powiązanych jest możliwość sortowania dokumentów na liście. Pole wyboru Najnowsze na górze pozwala wybrać czy dokumenty ostatnio powiązane znajdą się na górze czy na dole listy. Z listy rozwijanej możemy wybrać sposób sortowania par dokumentów powiązanych, widocznych na dolnej liście: 1. wg. daty starszego (z dwóch powiązanych dokumentów), 2. wg. nowszego (z dwóch powiązanych dokumentów), 3. wg. zakupu/sprzedaży, 4. wg. kasy/banku. 188

189 Istnieje także możliwość zamiany stronami wyświetlanych na tej liście dokumentów. Z listy rozwijanej wybieramy : tak jak na górze czyli układ podobny rozmieszczenia okien dokumentów w górnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 169), kasa/bank po prawej - układ w którym dokumenty kasowe i bankowe zawsze są po prawej stronie, a dokumenty zakupu i sprzedaży po lewej. Powiązanie dokumentów W oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 169) istnieje również możliwość wystawienia dokumentów kasowych (przycisk [+K]), przelewów (przycisk [+B]), not rozrachunkowych (przycisk [+N]) i płatności uproszczonych (przycisk [+G]). Jeżeli w sekcji Dokumenty sprzedaży i wypłaty do rozliczenia lub w sekcji Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia wybrany (podświetlony) jest dokument zakupu lub sprzedaży, to wciśnięcie przycisku [+K]/[+B]/[+N] spowoduje wystawienie dokumentu kasowego, przelewu lub noty na podstawie danych zawartych w wybranym dokumencie zakupu lub sprzedaży. (zob. Rys. 170) Rys Przykładowy przelew wystawiony dla dokumentu sprzedaży w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta automatyczne wypełnienie danych do przelewu. 189

190 Na dokumencie kasowym, przelewie lub nocie zostanie automatycznie wpisana kwota nierozliczona związana z danym dokumentem zakupu lub sprzedaży. Wystawiany w ten sposób dokument kasowy, przelew, nota zostanie automatycznie powiązana z wybranym dokumentem zakupu lub sprzedaży. Można oczywiście zmienić (zmniejszyć) kwotę na dokumencie kasowym lub przelewie wówczas dokument taki tylko w części rozliczy wskazany dokument zakupu lub sprzedaży. W przypadku płatności uproszczonej [+G] pojawi się okno Płatność uproszczona (zob. Rys. 171) z informacją jakiego dokumentu dotyczy płatność oraz kwotą jaka znajduje się na tym dokumencie. Użytkownik sam wpisuje właściwą kwotę w pole zapłacono: lub wybiera przycisk [F5.Całość]. Rys Okno Płatność uproszczona Tworzona jest informacja dla programu że dokumenty rozliczane są na podstawie pola zapłacono na dokumencie zakupu/sprzedaży (bez tworzenia dokumentów KP/KW). Na rozliczanym dokumencie pojawi się kwota zapłaty w dolnej części okna. Dla pełniejszego ukazania zachodzącego powiązania na. Rys. 172 ukazano fragment dolnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta..., w której znalazły się rozliczone dokumenty. Pierwszy oznaczony jako Sp - dokument sprzedaży powiązany z informacją wpis na dok. oznaczającą że dokument został rozliczony na podstawie pola Zapłacono. Jako drugi na liście widnieje rozliczony na podstawie wpisu w polu Zapłacono i dlatego oznaczony jako wpis na dok. dokument zakupu Za. Rys. 172 Fragment okna Historia rozliczeń dla kontrahenta..., jego dolna część ukazująca dokumenty powiązane, za które nastąpiła płatność uproszczona gotówką. 190

191 Poniższe przykłady objaśniają sposób postępowania w najczęstszych przypadkach występujących w czasie pracy z programem Fakt. Przykład 1: Wystawienie faktury sprzedaży, płatnej natychmiast gotówką, rozliczenie dokumentu na podstawie wpisu w polu Zapłacono Aby wystawić fakturę sprzedaży należy przejść do okna 5.Sprzedaż. W tym oknie wystawiamy nowy dokument sprzedaży, używając klawisza [Insert]. Po otworzeniu dokumentu sprzedaży, należy wyszukać i wybrać z listy kontrahenta lub dopisać nowego, a następnie dopisać pozycje na fakturze używając przycisku [Dopisz]. Po wpisaniu pozycji na fakturze należy wybrać formę zapłaty, wybierając ją z listy. W omawianym przykładzie przypadku płatność dokonywana jest gotówką w trakcie wystawienia faktury. W polu Zapłacono: wpisujemy ręcznie całą kwotę faktury, można to zrobić wciskając znajdujący się obok przycisk [Całość]. Przykład 2: Wprowadzenie zapłaty za fakturę w późniejszym terminie, rozliczenie na podstawie wpisu w polu Zapłacono Ponieważ informacje o wpłatach nanosi się tylko bezpośrednio na dokumentach sprzedaży, których dotyczą, należy najpierw odszukać dokument sprzedaży, którego dotyczy wpłata. Jeżeli znana jest data i numer faktury, odnajdujemy ją w oknie 5.Sprzedaż. W przeciwnym razie należy odszukać dany dokument po nazwie kontrahenta. Służy do tego polecenie Zestawienia Kontrahenci Obroty z kontrahentami (DFD) (Rys. 173). 191

192 Rys Wyszukiwanie dokumentów związanych z danym kontrahentem (Zestawienia Kontrahenci Obroty z kontrahentami). Znając już numer faktury, odnajdujemy ją w oknie 5.Sprzedaż i otwieramy wciskając klawisz [Enter]. W polu Zapłacono: należy wpisać kwotę wpłaty, a jeśli wpłynęła cała kwota, można użyć znajdującego się obok przycisku [Całość]. Informację o dacie wpłaty można wpisać w polu uwag, w ramach tej samej faktury. Przykład 3: Wystawienie faktury sprzedaży płatność natychmiast gotówką, rozliczenie dokumentu przez powiązanie z dokumentem KP Aby wystawić fakturę sprzedaży, należy przejść do okna 5.Sprzedaż. W tym oknie wystawiamy nowy dokument sprzedaży, używając klawisza [Insert]. Po otworzeniu dokumentu sprzedaży, należy wyszukać i wybrać kontrahenta z listy lub dopisać nowego, a następnie dopisać pozycje na fakturze używając przycisku [Dopisz]. Po wpisaniu pozycji na fakturze należy wybrać formę zapłaty. W omawianym przypadku jest to płatność gotówką, więc korzystamy z przycisku [Wpłata], co spowoduje utworzenie dokumentu kasowego automatycznie powiązanego z daną fakturą (Rys. 174). 192

193 Rys Automatyczne tworzenie dokumentu kasowego KP, powiązanego z fakturą dla natychmiastowej wpłaty gotówkowej. Po zapisaniu takiego dokumentu kasowego informacja o zapłaconej kwocie będzie widoczna fakturze. Przykład 4: Rozliczenie faktury rozliczenie przez powiązanie z przelewem bankowym na podstawie wyciągu bankowego Aby wprowadzić informacje o przelewie, należy otworzyć okno 0.Kasa i bank. W tym oknie wybieramy z listy rozwijanej właściwy rachunek bankowy i wprowadzamy nowy dokument bankowy korzystając ze standardowych sposobów: poleceniem Wpisywanie Dopisz lub klawiszem Insert lub też przez użycie ikony Dopisz znajdującej się na pasku narzędziowym programu Fakt. Pojawi się okno informacji o przelewie. W oknie tym należy wpisać wszystkie informacje dotyczące przelewu, w tym kontrahenta, od którego wpłynął przelew. Jeśli jest to przelew wychodzący (P-) należy wprowadzić rachunek bankowy odbiorcy. W celu zdjęcia należności lub zobowiązania z danego dokumentu zakupu/sprzedaży, należy go wyszukać na liście wszystkich dotychczasowych faktur, dotyczących wskazanego kontrahenta. Do wyszukiwania faktur służy przycisk [...], znajdujący się w sekcji w ciężar rachunku pozwala on na przejrzenie dotychczasowych kontaktów z kontrahentem (okno Historia rozliczeń dla kontrahenta, Rys. 175). 193

194 Rys Wybór faktury do powiązania z przelewem Historia rozliczeń dla kontrahenta. Okno podzielone na sekcje: Dokumenty sprzedaży i wypłaty do rozliczenia oraz Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia umożliwia sprawdzenie stanu rozliczeń z tym kontrahentem oraz wyszukanie faktury do której odnosi się otrzymana przelewem płatność lub faktury za którą zamierzamy dokonać przelewu. Aby powiązać dokument, należy z listy faktur wybrać (podświetlić) odpowiednią fakturę zakupu lub sprzedaży, a następnie potwierdzić dokonany wybór przyciskiem [F9. Zapamiętaj]. Po wykonaniu tej operacji następuje automatyczny powrót do okna informacji o przelewie. W oknie tym, na dolnym przycisku F4 wyświetla się wówczas data wprowadzenia przelewu, nr dzienny (np. #1), data i kwota faktury (okno Informacje o przelewie, Rys. 176). Aby powiązać przelew z wybranym dokumentem zakupu/sprzedaży należy wcisnąć przycisk F4 i zapamiętać wprowadzone dane (przycisk F9. Zapamiętaj). 194

195 Rys Wygląd okna Informacje o przelewie, po wybraniu faktury do powiązania z danym przelewem - powiązanie nastąpi po wciśnięciu przycisku F2. Powiąż. W analogiczny sposób można wprowadzić w programie Fakt dokument kasowy lub notę rozrachunkową. Okno Historia rozliczeń dla kontrahenta pozwala więc na zastosowanie alternatywnego sposobu powiązania dokumentu zakupu lub sprzedaży z odpowiednim dokumentem kasowym lub przelewem, w stosunku do sposobów przedstawionych w rozdziale Rozrachunki z kontrahentami. Aby poprawić, usunąć/anulować lub wydrukować dany dokument, wybrany w sekcji Historia rozliczeń dla kontrahenta, należy użyć odpowiednio przycisków [Popraw], [Usuń] lub [Drukuj]. 50. Rozrachunki z kontrahentami Czasami zdarza się, iż powstają pewne nieprawidłowości (pozorne) w obliczaniu poszczególnych kwot w rozrachunkach z kontrahentami. Poniżej przedstawione zostaną najczęściej spotykane przyczyny tego typu sytuacji i sposoby poradzenia sobie z nimi. Jeżeli pomimo prawidłowo prowadzonych rozrachunków z kontrahentem kwoty należności i zobowiązań nie są odpowiednio aktualizowane, należy sprawdzić opcję Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami (zob. Rys. 177) w oknie Opcje zakupów i kontrahentów (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). Jeżeli opcja ta jest WYŁĄCZONA to wprowadzane zmiany, związane z rozliczaniem dokumentów zakupu, nie będą powodowały automatycznego uaktualnienia zobowiązań i należności. Wówczas, aby uzyskać informacje na temat aktualnych kwot zobowiązań 195

196 i należności, należy za każdym razem wykonać polecenie Wpisywanie Podsumuj obroty i należności. Kontrahenci Zaleca się więc WŁĄCZENIE tej opcji. Wówczas kwoty zobowiązań i należności będą aktualizowane na bieżąco, wraz z rozliczaniem dokumentów zakupu/sprzedaży. Rys Okno Opcje zakupów i kontrahentów, w którym wyróżniono opcję Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami. Można również zaktualizować salda rozliczeń jednorazowo w dowolnym momencie wykonując polecenie Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i należności (BFH). Aktualizacji tej można dokonać na dwa sposoby, w zależności od opcji wybranej w oknie Podsumowanie obrotów i należności (Rys. 178). 196

197 Rys Okno Podsumowanie obrotów z kontrahentami (Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i należności). Dla podświetlonego poniżej: po zaznaczeniu tej opcji zostanie wykonane przeliczenie obrotów, należności i zobowiązań dla jednego, wskazanego kontrahenta. Metoda przydatna jest, jeżeli konieczne jest szybkie zaktualizowanie obrotów i należności dla konkretnego kontrahenta, Dla wszystkich kontrahentów: po zaznaczeniu tej opcji zostanie wykonane przeliczenie obrotów, należności i zobowiązań dla wszystkich kontrahentów. Aktualizacja zajmuje w tym przypadku znacznie więcej czasu, w porównaniu z metodą pierwszą. Opcja ta jest przydatna, jeśli konieczne jest uaktualnienie obrotów i należności z uwzględnieniem wszystkich kontrahentów danej firmy. Jeżeli wykonanie podsumowania obrotów z danym kontrahentem (z wszystkimi kontrahentami) nie wpływa na poprawne ustalenie kwot obrotów, należności i zobowiązań wobec kontrahenta, należy sprawdzić faktyczny stan rozliczenia poszczególnych dokumentów związanych z danym kontrahentem. Aby szybko odnaleźć dokumenty niezapłacone, najwygodniej posłużyć się funkcją Historia rozliczeń dla kontrahenta, która opisana została w poprzednim punkcie instrukcji (na stronie 187). 51. Okno 0.Kasa i bank Okno to pozwala wprowadzać, przeglądać i poprawiać lub usuwać dokumenty kasowe, bankowe i noty rozrachunkowe, na podstawie których program oblicza stan rozrachunków z kontrahentami. Zawartość okna 0.Kasa i bank zależy od wyboru dokonanego na liście rozwijanej (zob. Rys. 179). Jeżeli włączona została obsługa wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe) i wprowadzono informacje o dodatkowych kasach i/lub rachunkach bankowych to pojawią się one na liście rozwijanej. Aby wyświetlić w oknie, dokumenty związane z 197

198 odpowiednią pozycją na liście należy ją wybrać dokumenty pochodzące z innych pozycji listy zostaną ukryte. Rys Fragment okna 0.Kasa i bank z rozwiniętą listą wyboru Na to jakiego typu dokumenty są widoczne w oknie mają wpływ także ustawienia w oknie Zakres informacji o dokumentach kasowych i bankowych (zob. Rys. 180) wywoływanego z paska narzędzi programu Fakt po naciśnięciu ikony. Rys Okno Zakres informacji o dokumentach kasowych i bankowych Widoczne są dokumenty, których typ wybrany został zaznaczony do wyświetlenia w sekcji F4. Rodzaje dokumentów. Na liście tej dostępne są następujące typy dokumentów: KP Kasa przyjmie/przelew przychodzący/nota rozrachunkowa + KW Kasa wypłaci/kasa wypłaci/nota rozrachunkowa - SP Saldo początkowe SK Saldo końcowe 198

199 W oknie 0.Kasa i bank (zob. Rys. 179) wpisując w pola Od dnia:... do dnia:... właściwe daty, użytkownik może zawęzić listę wyświetlanych dokumentów do wybranego okresu. Przycisk [F5. Odśwież] powoduje odświeżenie (odczytanie na nowo) listy dokumentów kasowych Przycisk [D] powoduje wczytanie dokumentów z bieżącego dnia (określonego na podstawie daty systemowej). Przycisk [M] powoduje wyświetlenie dokumentów z bieżącego miesiąca. Przycisk [R] umieszcza w oknie dokumenty z bieżącego roku. Drukowanie dokumentu kasowego/przelewu bankowego/noty rozrachunkowej Wydruk wybranego (podświetlonego) w oknie 0.Kasa i bank dokumentu czy to kasowego czy przelewu lub noty rozrachunkowej rozpoczynamy od kliknięcia ikony drukowania na pasku narzędziowym programu Fakt. Po wybraniu i zatwierdzeniu wzorca wydruku dokumentu kasowego w oknie F12.Wydruk pojawi się gotowy do wydruku dokument. Po sprawdzeniu poprawności ponowne kliknięcie ikony drukowania wyśle dokument na drukarkę do wydruku. Jeżeli wybrany zostanie na liście dokumentów dokument typu SK Saldo końcowe, to po wciśnięciu przycisku [F6. Drukuj] w oknie F12.Wydruk automatycznie pojawi się przygotowany wydruk dziennego raportu z kasy. Dokumenty kasy gotówkowej Po wybraniu z listy rozwijanej (Rys. 179) właściwej kasy gotówkowej można wystawić w tej kasie nowy dokument kasowy poprzez wybranie polecenia z menu Wpisywanie Dopisz lub kliknięcie na ikonę w pasku narzędziowym programu Fakt lub naciśnięcie klawisza Insert na klawiaturze. Wykonanie powyższej czynności powoduje pojawienie się na ekranie okna Dokument kasowy (Rys. 181). W oknie tym należy dokładnie wypełnić wszystkie niezbędne dane do dokumentu kasowego. Należy koniecznie wybrać typ dokumentu za pomocą listy w polu Typ. Dopiero określenie typu dokumentu powoduje aktywację przycisku [F9. Zapisz] (a więc możliwość zatwierdzenia dokumentu kasowego). Jeżeli włączona została opcja obsługi wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe), w oknie tym pojawi się dodatkowo pole Wybór kasy (Rys. 181). Domyślnie jest ustawiona kasa wybrana przez użytkownika z listy rozwijanej lecz w tym polu można określić, inną kasę z którą związany jest wystawiany dokument kasowy. W sekcji F5. Kontrahent istnieje możliwość odszukania i wybrania kontrahenta, z którym dany dokument jest związany. 199

200 Rys Okno edycyjne Dokument kasowy wpisywanie danych do dokumentu kasowego. Po wybraniu kontrahenta w sekcji F5. Kontrahent można użyć przycisku [...],aby powiązać dany dokument kasowy z konkretnym dokumentem zakupu lub sprzedaży (patrz rozdział 3. Rozrachunki z kontrahentami). Poprawienie już wystawionego dokumentu w kasie gotówkowej jest możliwe gdy jest on zaznaczony na liście i użytkownik naciśnie klawisz [Enter] na klawiaturze lub wybierze z menu programu Fakt polecenie Wpisywanie Popraw albo kliknie na ikonie edycji dokumentu w pasku narzędziowym. Spowoduje to wywołanie okna Dokument kasowy (Rys. 181) z wcześniej zapisanymi w tym dokumencie danymi. Generalnie, nie jest możliwe poprawianie informacji znajdujących się na dokumencie kasowym. Możliwe jest jedynie wprowadzenie informacji, którego dokumentu zakupu lub sprzedaży dany dokument kasowy dotyczy (powiązanie). Jeżeli poprawiany jest dokument kasowy, powiązany wcześniej z dokumentem zakupu lub sprzedaży, to powiązanie to można zmienić poprzez ponowne użycie przycisku [...] i powiązanie z innym, odpowiednim dokumentem zakupu lub sprzedaży. Jeżeli wcześniej dany dokument kasowy rozliczał (w całości lub częściowo) powiązany z nim dokument zakupu lub sprzedaży, to rozliczenie to będzie anulowane. Kwota Zapłacono: na danym dokumencie zakupu lub sprzedaży będzie zmodyfikowana (zmniejszona) o wartość widniejącą na danym dokumencie kasowym (jeżeli dokument kasowy w całości rozliczał dany dokument zakupu lub sprzedaży to kwota ta zostanie wyzerowana). Ta sama kwota (nie jest możliwa jej zmiana na dokumencie kasowym) rozliczy wówczas (w całości lub częściowo) dokument zakupu lub sprzedaży wskazany podczas poprawiania powiązania. 200

201 Anulowanie wybranego dokumentu kasowego oznacza, że nie będzie on brany pod uwagę do jakichkolwiek obliczeń. Jeżeli dany dokument kasowy był wcześniej powiązany z dokumentem zakupu lub sprzedaży (rozliczał ten dokument), to powiązanie (rozlicznie) to będzie anulowane. Spowoduje to modyfikację (zmniejszenie lub wyzerowanie) kwoty Zapłacono: na danym dokumencie zakupu lub sprzedaży i odpowiednie uaktualnienie salda rozrachunków (zwiększenie odpowiednio kwoty zobowiązań lub należności) z kontrahentem, dla którego wystawiony był dany dokument zakupu lub sprzedaży. Dokumenty anulowane łatwo odszukać na liście dokumentów kasowych. Symbole typów tych dokumentów pisane są małymi literami i poprzedzone są znakiem -, np. symbol - kp oznacza anulowany dokument typu KP (kasa przyjmie). Saldo końcowe kasy gotówkowej Wybranie polecenia z menu Wpisywanie Kasa i bank Zamknij dzień pozwala na obliczenie salda końcowego kasy na określony w polu Data (DD.MM.RR) (Rys. 182) dzień. Na liście dokumentów kasowych pojawi się wówczas odpowiedni dokument salda końcowego SK. Rys Wybór daty obliczenia salda końcowego w kasie ([Zamknij dzień]). Jeżeli w określonym dniu wykonywane było już obliczenie salda końcowego, to ponowne użycie tej funkcji spowoduje obliczenie (i wstawienie odpowiedniego dokumentu SK) nowego salda końcowego uwzględniającego operacje wykonane po obliczeniu poprzedniego salda w danym dniu. Dokumenty związane z rachunkiem bankowym Po wybraniu z listy rozwijanej (zob. Rys. 179) właściwego rachunku bankowego wyświetlone zostają dokumenty związane z wybranym kontem bankowym. Użytkownik może przeglądać, dopisywać, poprawiać oraz usuwać dokumenty w sposób identyczny jak w kasie gotówkowej. Dopisanie nowego lub poprawienie już istniejącego, wybranego z listy dokumentu bankowego. Różni się w porównaniu z omawianą wcześniej kasą gotówkową wyglądem i treścią danych wprowadzanych w oknie edycyjnym (Rys. 183), służącym do wprowadzania danych o dokumentach bankowych. 201

202 Rys Okno Informacje o przelewie wprowadzanie danych dotyczących przelewu. W oknie tym dokonuje się m.in. wyboru typu przelewu (pole Typ). Możliwe jest tu również ścisłe określenie, czego dotyczy dany przelew (Rys. 184). Ścisłe określenie typu przelewu pozwala m.in. na automatyczne przeniesienie odsetek i kosztów bankowych do księgi w trakcie wykonywania rozliczenia miesiąca (omówione zostanie to w dalszej części instrukcji, w rozdziale Księga). Jeżeli np. wpisany zostanie przelew przychodzący P+ dotyczący odsetek bankowych (wybór opcji Odsetki bankowe, zob. Rys. 184), można automatycznie przenieść odpowiednią kwotę (wpis do księgi) związaną z tym przelewem do księgi, jako przychód z tytułu odsetek bankowych. Podobnie jest w przypadku wyboru opcji Prowizje bankowe (przeniesienie do księgi kosztów bankowych, typ przelewu P-). Aby wprowadzić na podstawie takich dokumentów bankowych odpowiednie wpisy do księgi, należy w trakcie rozliczania miesiąca (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca) wybrać opcję Odsetki i koszty bankowe: Umieść w księdze. 202

203 Rys Określenie typu przelewu. Ważne jest, aby na dokumencie podany był odpowiedni rachunek bankowy. Jeżeli przelew związany jest z kontrahentem, dla którego w oknie Informacje o kontrahencie podany został numer jego rachunku bankowego, numer ten pojawi się automatycznie na przelewie, po wybraniu danego kontrahenta w sekcji W ciężar rachunku (P+) lub Na dobro rachunku (P-). Jeżeli włączona jest opcja obsługi wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe) w oknie tym można określić, z którym kontem bankowym firmy ma być związany dany przelew. Wyboru rachunku bankowego dokonuje się w polu Rachunek (zob. Rys. 183). Przycisk [F5. Szukanie dokumentu] Funkcja ta pozwala na szybkie wyszukanie dokumentu zakupu/sprzedaży, którego dotyczy dany przelew i automatyczne wypełnienie, na podstawie danych zawartych w dokumencie zakupu/sprzedaży, wszystkich niezbędnych danych do przelewu w oknie Informacje o przelewie (zob. Rys. 183). Aby skorzystać z automatycznego wpisywania danych za pomocą tej funkcji, należy uprzednio w polu Typ (zob. Rys. 183) wybrać odpowiedni typ przelewu (P+ dla sprzedaży lub P- dla zakupu). Wciśnięcie przycisku [F5. Szukanie dokumentu] wywołuje okno Szukanie dokumentu (Rys. 185). W sekcji Dane szukanego dokumentu w polu Numer: należy wpisać numer szukanego dokumentu. Uaktywnią się wówczas przyciski [Szukaj w zakupach] oraz [Szukaj w sprzedaży]. Wciśnięcie odpowiedniego przycisku sprawi, że wśród wszystkich dokumentów zakupu/sprzedaży odnalezione zostaną te o wskazanym numerze. Informacje o tych dokumentach zostaną wypisane w postaci listy w polu Lista znalezionych dokumentów (Rys. 185). 203

204 Rys Wyszukiwanie dokumentu zakupu/sprzedaży, którego dotyczy dany przelew. Należy następnie wybrać (podświetlić) odpowiedni dokument z listy i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Zapamiętaj]. W oknie Informacje o przelewie (zob. Rys. 183) pojawią się wówczas wszystkie dane związane z danym dokumentem zakupu/sprzedaży. Natomiast jeśli znaleziony zostanie tylko jeden dokument odpowiadający wpisanemu poszukiwanemu numerowi to zostanie on automatycznie potraktowany jako wybrany i bez wciskania [F9.Zapamietaj] jego dane zostaną przeniesione do okna Informacje o przelewie. (zob. Rys. 183). Można także poszukiwać dokumentu znając kwotę na którą on opiewa, oraz korzystać z warunków logicznych ułatwiających poszukiwania. [Home Banking] Funkcja ta przeznaczona jest dla użytkowników wykorzystujących system Home Banking-u, usługę oferowaną przez niektóre banki. Aby korzystać z tej funkcji należy upewnić się jaki system wykorzystuje bank użytkownika oraz sprawdzić, czy system ten lub nazwa banku widnieje na liście Eksport przelewów do banku: w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów (Rys. 186). Rys Wybór systemu Home Banking-u (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). 204

205 Jeżeli system taki istnieje, należy wybrać go z listy i potwierdzić (przycisk [F9. Zapisz]) ten wybór. System Home Banking-u pozwala na przygotowanie plików, zawierających informacje o przelewach wychodzących P- (wyłącznie wychodzących. Plik z przygotowanymi w ten sposób danymi o przelewach można następnie zaimportować do oddzielnego programu Home Banking-u. Aby przygotować plik z danymi o przelewach wychodzących za pomocą funkcji [Home Banking] należy w pierwszej kolejności, zaznaczyć na liście przelewów (zob. Rys. 187.) te przelewy wychodzące, których dane mają być przekazane do systemu Home Banking-u. Aby zaznaczyć podświetlony aktualnie na liście przelew wychodzący, należy wcisnąć klawisz spacji na klawiaturze lub wybrać polecenie w menu Okno Zaznacz podświetlony. Po lewej stronie opisu zaznaczonego w ten sposób przelewu pojawia się wówczas czerwony znak X (zob. Rys. 187). Zaznaczyć w ten sposób należy wszystkie przelewy wychodzące, które mają być wysłane do systemu Home Banking-u. Do szybkiego zaznaczenia wszystkich przelewów wychodzących służy polecenie w menu Okno Zaznacz wszystkie. Polecenie to pozwala też na odwrócenie zaznaczenia, tzn. te przelewy wychodzące, które były zaznaczone znakiem X zostaną odznaczone, a pozostałe przelewy wychodzące zostaną zaznaczone. Rys Zaznaczanie przelewów przeznaczonych do eksportu do pliku systemu Home Banking-u. Jeżeli zaznaczone zostały już wszystkie przelewy, które użytkownik chce przesłać do systemu Home Banking-u, należy następnie wybrać polecenie z menu programu Zestawienia Kasa i bank Dane dla systemu Homebank. Wywoła on okno eksploracji katalogów i dysków o nazwie Nazwa pliku z danymi dla home-bankingu (Rys. 188), w którym podać należy odpowiednią nazwę pliku wyjściowego oraz jego lokalizację (katalog docelowy). 205

206 Rys Wybór nazwy i katalogu docelowego pliku z danymi dla Home Banking-u. Po wciśnięciu przycisku [OK] w tym oknie, dane dla Home Banking-u zostaną zapisane w określonym katalogu docelowym, w pliku o nazwie podanej przez użytkownika. UWAGA! W trakcie wpisywania nazwy pliku z danymi dla systemu Home Banking-u nie należy zmieniać domyślnego rozszerzenia pliku, np. *.txt, *.imp, itd. Nieprawidłowe rozszerzenie nazwy pliku może spowodować, że nie będzie on widoczny dla danego systemu. UWAGA! Dane o wykorzystywanych w bankach systemach Home Banking-u są aktualizowane na bieżąco, a także wedle zgłoszeń pochodzących od użytkowników programu Fakt. Jeżeli użytkownik stwierdzi, że systemu, który wykorzystywany jest przez jego bank nie ma na liście systemów, z którymi współpracuje program Fakt, należy powiadomić o tym serwis. W kolejnych wersjach programu system taki zostanie uwzględniony. Pozostałe funkcje związane z przelewami (w tym także zagadnienie wiązania przelewów z odpowiednimi dokumentami zakupu lub sprzedaży) działają w sposób analogiczny do omówionych w poprzednim punkcie instrukcji, dotyczącym kasy gotówkowej (zob. strona 199). Noty rozrachunkowe Wybór z listy rozwijanej w oknie 0.Kasa i bank właściwej pozycji noty rozrachunkowe pozwala na przeglądanie, dopisywanie, poprawianie oraz anulowanie not rozrachunkowych. Operacje związane z notami rozrachunkowymi są analogiczne do operacji opisanych w punkcie opisującym dokumenty w kasie gotówkowej (zob. strona 199), dlatego funkcje te nie będą tu szerzej omawiane. 206

207 52. Podsumuj obroty i należności Funkcja ta pozwala na wykonanie podsumowania obrotów i należności w rozrachunkach z kontrahentami. Jest ona szczególnie przydatna, jeżeli obroty i należności w rozrachunkach z kontrahentami (wszystkimi lub jedynie wybranymi) wskazywane przez program (np. w kartotece 2.Kontrahenci) nie pokrywają się z rzeczywistymi wartościami tych kwot. Program Fakt automatycznie uaktualnia kwoty obrotów i należności w momencie wpisania odpowiednich kwot w polu Wpłata na dokumentach zakupu/sprzedaży lub powiązaniu odpowiedniego przelewu/dokumentu kasowego z odpowiednim dokumentem zakupu/sprzedaży jeśli zaznaczono odpowiadającą za to funkcję w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów (zob. Rys. 177). Zdarzają się jednak sporadycznie sytuacje, kiedy program wskazuje kwoty obrotów, należności i zobowiązań, które nie są zgodne ze stanem rzeczywistym. Należy wówczas użyć polecenia Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i należności. Funkcja ta powinna przywrócić odpowiednie kwoty obrotów z kontrahentami. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Podsumowanie obrotów i należności (Rys. 189). Rys Okno Podsumowanie obrotów i należności odświeżenie danych o obrotach z danym kontrahentem. W tym oknie w sekcji Dla kontrahentów należy wybrać opcję Dla podświetlonego poniżej, wtedy uaktualnienie obrotów będzie dotyczyło tylko jednego kontrahenta wybranego z listy rozwijanej. Zaznaczenie opcji Dla wszystkich kontrahentów spowoduje podsumowanie obrotów dla wszystkich kontrahentów. Jeżeli na dokumencie kwota Zapłacono: pozostaje nierozliczona, mimo że dokument jest prawidłowo powiązany z odpowiednim rozliczającym go dokumentem kasowym lub przelewem, to zaznaczenie opcji Uaktualnij kwotę zapłacono na dokumentach spowoduje najpierw zmodyfikowanie (uaktualnienie) kwot Zapłacono: na dokumentach (na podstawie powiązanych 207

208 z nimi dokumentów kasowych lub przelewów), a następnie na podstawie wartości tych kwot na odpowiednich dokumentach uaktualni (podsumuje) obroty i należności. Opcja omawianej funkcji Oznakuj płatników VAT jako firmy pozwala na automatyczne oznaczenie wszystkich płatników VAT jako firmy w oknie Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci). W polach Uwzględnij dokumenty do dnia: do dnia...należy podać zakres dat, dla którego dokumenty mają zostać uwzględnione w wykonywanej operacji. Pomocne jest to przy ustaleniu obrotów z kontrahentem na konkretny dzień. 53. Przydatne wskazówki W punkcie tym przedstawione zostaną krótkie, lecz przydatne wskazówki dotyczące pracy w kartotece 2.Kontrahenci. Szybkie odnajdywanie kontrahenta w kartotece Niejednokrotnie zdarza się, że w kartotece 2.Kontrahenci znajduje się bardzo duża liczba pozycji (wielu kontrahentów). Przeglądanie takiej kartoteki w poszukiwaniu danego kontrahenta może okazać się uciążliwe. Jeżeli kartoteka 2.Kontrahenci jest oknem aktywnym można szybko odnaleźć danego kontrahenta poprzez wciśnięcie przycisku funkcyjnego [F4] klawiatury komputera. Na ekranie pojawi się wówczas okno Poszukiwanie kontrahenta (Rys. 190). Rys Szybkie wyszukiwanie kontrahenta w kartotece 2.Kontrahenci. W oknie tym, w polu Fragment należy podać fragment (niekoniecznie początkowy) nazwy poszukiwanego kontrahenta. W zależności od tego ile nazw kontrahentów zawierać będzie podany fragment nazwy, zawężana będzie lista kontrahentów pod napisem Ile: (ilość wyszukanych kontrahentów, których nazwy zawierają podany fragment). Na liście tej łatwo wybrać wówczas poszukiwanego kontrahenta i wcisnąć przycisk [F9. Idź do], aby odnaleźć i wybrać (podświetlić) poszukiwanego kontrahenta w kartotece 2.Kontrahenci. Podobna funkcja dostępna jest w oknie 7.Towary i usługi. 208

209 Zmiana porządku listy kontrahentów Kartoteka 2.Kontrahenci jest w programie Fakt sortowana alfabetycznie. Zdarzają się jednak przypadki, gdy użytkownik chce zmienić, z różnych powodów ten porządek sortowania. Nie ma bezpośredniej możliwości zmiany porządku sortowania kartoteki, lecz można ten problem rozwiązać w inny sposób. Można to rozwiązać poprzez dodanie na początku nazwy kontrahenta znaku lub kilku znaków, które zmienią jego ustawienie w porządku alfabetycznym listy. Jeżeli dany jest np. kontrahent o nazwie Agata, to znajdzie się on prawdopodobnie w okolicach początku listy (alfabetycznie). Zmodyfikowanie tej nazwy na np. z_agata spowoduje, że kontrahent ten znajdzie się w okolicach końca listy. Pojawia się jednak problem z wydrukiem nazwy kontrahenta na fakturach. Program Fakt umożliwia pominięcie wybranej liczby początkowych znaków nazwy kontrahenta na dokumentach sprzedaży. Opisane to zostanie poniżej na prostym przykładzie. Przykład Załóżmy, że użytkownik chce ustalić kolejność kontrahentów na liście np. według miast, z których pochodzą (pogrupowanie kontrahentów na liście wg nazw). Przykładowa (bardzo prosta na potrzeby przykładu) lista, posortowana domyślnie w programie wg alfabetu, ma postać (w nawiasach podano nazwy miast, z których poszczególni kontrahenci pochodzą): AGATA CECYLIA LUCYNA MARIUSZ NATALIA WOJTEK ZENON (Warszawa) (Gdynia) (Warszawa) (Rumia) (Warszawa) (Gdynia) (Rumia) Aby posortować (i pogrupować) listę kontrahentów wg miast użytkownik może przyjąć wybraną przez siebie konwencję nazw kontrahentów. Załóżmy, że w tym przypadku, na początku nazwy kontrahenta dodane zostaną trzy pierwsze litery nazwy miasta i znak podkreślenia _, z którego on pochodzi (konwencja ta może być oczywiście dowolna równie dobrze na początku nazw mogą się znaleźć liczby, np. 0001, 0002, itd.). Otrzymana zostanie wówczas pożądana kolejność na liście kontrahentów: gdy_cecylia gdy_wojtek rum_mariusz rum_zenon war_agata war_lucyna war_natalia (Gdynia) (Gdynia) (Rumia) (Rumia) (Warszawa) (Warszawa) (Warszawa) 209

210 Aby na fakturach w nazwie kontrahenta nie były drukowane wprowadzone w ten sposób przedrostki w nazwach kontrahentów, należy wybrać odpowiednią opcję w oknie Opcje sprzedaży (menu Opcje Opcje sprzedaży, Rys. 191). Rys Fragment okna Opcje sprzedaży opcja pomijania początkowych znaków w nazwie kontrahenta lub towaru w trakcie drukowania faktury. W polu Długość indeksu na początku nazwy kontrahenta (Rys. 191) należy podać początkową liczbę znaków nazwy kontrahenta, która będzie pomijana na wydruku faktury. W omawianym przykładzie w polu tym wpisano 4, gdyż dodane do nazw kontrahentów przedrostki składają się z czterech znaków: gdy_, rum_, war_. Przedrostki te (przy takich ustawieniach) nie będą drukowane na fakturze. Podobna funkcja dostępna jest również w kartotece 7.Towary i usługi. Można np. odpowiednio uporządkować i ponumerować poszczególne towary. UWAGA! Należy pamiętać o tym, że ustawiona opcja pomijania części nazwy na wydrukach dotyczy wszystkich pozycji (w tym przypadku kontrahentów) z listy. Należy więc zastosować przyjętą konwencję przedrostków do wszystkich pozycji z listy. W przeciwnym razie, pozycje, w których pozostawi się pierwotne nazewnictwo będą na wydrukach nieprawidłowo obcinane o zadaną, początkową liczbę znaków. Sporządzanie listy dłużników Aby sporządzić i wydrukować listę dłużników, należy w aktywnym oknie 2.Kontrahenci wybrać polecenie menu Okno Zakres informacji w oknie (Rys. 192) wybrać (ZAZNACZYĆ) opcję Tylko dłużnicy. Wówczas w kartotece 2.Kontrahenci widoczni będą tylko ci kontrahenci, dla których kwota należności w rozrachunkach jest różna od 0 (zera). Aby wydrukować taką listę należy wówczas skorzystać z menu Zestawienia Zawartość okna Kontrahenci. Kontrahenci Aby przywrócić pełną listę kontrahentów w oknie 2.Kontrahenci należy w menu Okno Zakres informacji w oknie (zob. Rys. 192) z powrotem ODZNACZYĆ opcję Tylko dłużnicy. 210

211 Rys Okno Zakres informacji o kontrahentach zaznaczono opcję Tylko dłużnicy. 211

212 IX. Właściciele Wszelkie informacje dotyczące właścicieli firmy (osób prowadzących działalność gospodarczą) wprowadzane są w oknie 8.Właściciele. Okno to jest wykorzystywane w spółkach cywilnych oraz przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Dla wpisanego właściciela można tutaj naliczyć składki ZUS oraz wprowadzić wszystkie informacje potrzebne do naliczania podatku dochodowego (PIT). 54. Wprowadzanie danych o właścicielu Dopisanie nowego właściciela należy zacząć od uaktywnienia okna 8.Właściciele, a następnie skorzystać z menu głównego programu Wpisywanie Dopisz (lub z klawisza skrótu [Insert]). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Informacje o właścicielu (zob. Rys. 193). Pierwsza grupa informacji zawartych w tym oknie (lewa połówka okna) to dane osobowe właściciela (pola Nazwisko, Pierwsze imię, itd.). Należy również podać, jakiego okresu dane te dotyczą (Dane za czas od... do...). Zwykle wpisuje się tu datę początkową końcową wpisuje się w przypadku, gdy dana osoba wyrejestrowuje działalność gospodarczą. W polu Udział w księdze [%] wpisuje się udział danego właściciela w księdze przychodów i rozchodów. Należy tu podać wartość liczbową, np. 50 oznacza, iż dany właściciel posiada 50% udziału w księdze. Rys Okno edycyjne Informacje o właścicielu wprowadzanie danych właściciela. Jeżeli z różnych przyczyn udział danego właściciela w księdze ulega zmianie w pewnym czasie w ciągu roku, nie wolno wprowadzić tej zmiany w polu Udział w księdze [%]. Należy w takim przypadku skorzystać z przycisku [Przychody] w oknie Informacje o właścicielu (zob. Rys. 193). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Źródła przychodów (zob. Rys. 194). Należy w nim zaznaczyć opcję W tym miesiącu inny udział w dochodzie obliczonym 212

213 z Księgi oraz podać obok nową wartość procentową tego udziału. W poniższym przykładzie (Rys. 194) pierwotny 100% udział w księdze został zmieniony na 51%. Operację tę należy powtarzać każdego miesiąca aż do końca roku. Rys Okno edycyjne Inne źródła dochodu wprowadzanie informacji o zmianie procentowego udziału UWAGA! w księdze, występującej w danym miesiącu. Pominięcie powyższej wskazówki, w przypadku zmiany udziału danego właściciela w księdze, jest najczęstszą przyczyną nieprawidłowego przekazania danych dotyczących udziału danego właściciela w dochodzie obliczonym z Księgi do deklaracji PIT-5. Dane dostępne w oknie Informacje o właścicielu (Rys. 193) pod przyciskami [Dane osobiste], [Dane adresowe] oraz [Dane do ubezpieczenia] wprowadza się w ten sam sposób jak dla pracowników, co opisane zostało w rozdziale dotyczącym pracowników i płac (zob. strony ). Należy zwrócić uwagę na prawidłowe ustawienie pola Kod ubezpieczenia w oknie Dane ubezpieczeniowe (Informacje o właścicielu [Dane do ubezpieczenia], Rys. 195). Domyślnie w polu tym ustawiony jest kod ubezpieczenia 0510 osoba prowadząca pozarolniczą dział. gospodarczą. 213

214 Rys Okno Dane ubezpieczeniowe wprowadzanie danych do ubezpieczenia dla właściciela. Przycisk [Więcej] w oknie Dane ubezpieczeniowe pozwala na wpisanie dodatkowych danych ubezpieczeniowych, ale dotyczą one wyłącznie pracowników. Dane dostępne pod przyciskiem [Dane do PIT-5], w oknie Informacje o właścicielu, dotyczą informacji o innych źródłach przychodu właściciela (Kolejne miejsca prowadzenia działalności (oprócz księgi), Rys. 196). Rys Okno Dane właściciela do deklaracji PIT-5 wprowadzanie danych o właścicielu. 214

215 Użycie przycisków w tej sekcji powoduje otwarcie okien służących wprowadzeniu danych dotyczących innych źródeł przychodu (okno Źródło przychodów nr...,rys. 197). Rys Okno Kolejne miejsce prowadzenia działalności wprowadzanie danych o innych źródłach dochodu właściciela. W sekcji Inne dane do PIT-5 (zob. Rys. 196) wpisuje się, jeśli jest to konieczne, pozostałe informacje do deklaracji PIT-5. Liczby w nawiasach przy opisach pól dotyczących deklaracji PIT-5 odpowiadają numerom odpowiednich pól na deklaracji PIT-5. W oknie Dane właściciela do deklaracji PIT-5 (zob. Rys. 196) dostępne są dodatkowe opcje wyboru, do których należą: Kwota wolna od podatku Rozliczenie ze współmałżonkiem w trakcie roku Podatek dochodowy, liniowy 19% w bieżącym roku Przycisk [Pozostałe] (zob. Rys. 193) otwiera okno Dane właściciela pozostałe (zob. Rys. 198), w którym wpisujemy pozostałe informacje dotyczące właściciela i zaznaczamy właściwe opcje informując program że powinien: naliczać automatycznie przyjmując jako podstawę składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego odpowiednio 60% i 75 % przeciętnego wynagrodzenia, przyjąć składkę na ubezpieczenie wypadkowe taką jak dla pracowników (zaznaczenie po prawej stronie), czy domyślną stawkę ustawową (zaznaczenie po lewej stronie) drukować przelew deklaracji PIT-5 z konta osobistego (zamiast z firmowego), rozliczać ryczałt w bieżącym roku kwartalnie, przenosić składki ZUS w koszty zamiast na PIT-5. Jeżeli jest to wymagane, należy wpisać Wielokrotność składki zdrowotnej, a w polu Nazwa skrócona dla ZUS należy podać nazwę skróconą dla właściciela, wymaganą w czasie sporządzania deklaracji ZUS. Jeśli właściciel sam za siebie opłaca składki należy zaznaczyć właściwą opcję. 215

216 W dalszej części wprowadzane są dane dotyczące uprawnień do prowadzenia działalności: numer nazwa organu wydającego data Z list rozwijanych Kod uprawnienia oraz Kod przyczyny zakończenia ubezpieczenia należy wybrać właściwe kody. Dla osób rozpoczynających działalność po roku, które mają prawo do płacenia obniżonych składek na ZUS nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące konieczne jest wypełnienie pól Obniżone składki od... do.... Dla osoby uprawnionej należy wprowadzić datę rozpoczęcia okresu i datę jego zakończenia w pola Okres niepłacenia składek na FG i FGSP Rys Okno Dane właściciela - pozostałe 216

217 55. Odliczenia od dochodu i podatku Odliczenia od dochodu (kwoty pomniejszające podstawę opodatkowania) Dane dotyczące odliczeń od dochodu wprowadzane są w oknie Wydatki odliczone od dochodu (Informacje o właścicielu [Odlicz od dochodu], Rys. 199). Liczby w nawiasach po prawej stronie opisu odliczenia oznaczają numer odpowiadających im rubryk na deklaracji PIT-5 (w tych rubrykach deklaracji zostaną umieszczone odpowiednie kwoty). Rys Okno Wydatki odliczone od dochodu wpisywanie kwot odliczeń od dochodu. Odliczenia od podatku Dane dotyczące odliczeń od podatku wprowadzane są w oknie Wydatki odliczone od podatku (dostęp przez Informacje o właścicielu [Odlicz od podatku], Rys. 200). Liczby w nawiasach wskazują w których rubrykach deklaracji zostaną umieszczone kwoty). Rys Okno Wydatki odliczone od podatku wpisywanie kwot odliczeń od podatku. 217

218 56. Składki ZUS i zasiłki Naliczanie składek ZUS Aby obliczyć składki ZUS należy przejść do okna edycyjnego Składki na ubezpieczenie (dostęp przez Informacje o właścicielu [Składki ZUS], Rys. 201). Jeżeli dla właściciela zaznaczono opcję Podstawa do składek społ. i zdrowotnej - Nalicz automatycznie (zob. Rys. 198), wciśnięcie przycisku [F5. Oblicz!] w tym oknie spowoduje automatyczne obliczenie podstawy naliczania składek i kwot poszczególnych składek. Rys Okno Składki na ubezpieczenie obliczanie i edycja kwot składek. Podstawa naliczania składek, w tym przypadku ustalana jest automatycznie - na podstawie informacji dotyczących przeciętnego wynagrodzenia brutto zawartych w oknie Stawki podatków na... rok (dostęp przez menu Opcje Opcje płac [Składki i zasiłki], Rys. 202) w polu dla ubezp. społecznych (60%) Można również w pole Podstawa naliczania składek (Rys. 201) wpisać ręcznie odpowiednią kwotę, a program obliczy na jej podstawie kwoty poszczególnych składek. Wartości poszczególnych stawek w oknie Składki i zasiłki w... roku (Rys. 202) wpisywać można ręcznie. W każdej chwili można powrócić do wartości domyślnych stawek poprzez wciśnięcie przycisku [F5. Domyślne!]. Wartości domyślne są na bieżąco aktualizowane przez producenta oprogramowania w kolejnych wersjach programu Fakt. 218

219 Rys Okno Składki i zasiłki w... roku domyślne wartości stawek. 120 Chorobowe i inne zasiłki Informacje na temat nieobecności z powodu choroby oraz innych zasiłków dla właścicieli wprowadza się tak samo jak dla pracowników - poprzez okno Chorobowe i inne zasiłki (zob. Rys. 203), które ukryte jest pod przyciskiem [Chorobowe i inne] (zob. Rys. 193) zobacz opis na stronie 240. Rys Okno Chorobowe i inne zasiłki nieobecności i zasiłki właściciela. 219

220 57. Zestawienia i wydruki W tym punkcie przedstawione zostaną sposoby przygotowania wybranych wydruków związanych z kartoteką 8.Właściciele. Deklaracja PIT-5 (Zestawienia Właściciele Deklaracja PIT-5) Aby sporządzić deklarację PIT-5 dla właściciela, należy podświetlić go w oknie 8.Właściciele i wykonać polecenie Zestawienia Właściciele Deklaracja PIT-5. Na ekranie pojawi się wówczas okno Wydruk deklaracji PIT-5 (Rys. 204). Rys Okno Wybór wzorca do deklaracji PIT-5. Dostępnych jest kilka wzorców wydruków deklaracji PIT-5: xpit5.pi5 xpit5a.pi5 xpit5l.pi5 xpit1.pi5 wszystko.pi5 wsz_pop.pi5 Dane są drukowane na czystych kartkach. Nie jest wymagane posiadanie oryginalnych druków z Urzędu Skarbowego. Deklaracje wydrukowane na czystych kartkach można oddać do US. Wydruk zgłoszenia rejestracyjnego/aktualizującego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Wydruk wszystkich informacji potrzebnych do ręcznego wypełnienia deklaracji wraz z numerami rubryk na oryginalnym formularzu, w których odpowiednie dane należy wpisać. Tak samo jak powyżej dotyczy jednak formularzy deklaracji sporządzanych w poprzednim roku. Okno to pozwala również na wydrukowanie przelewu do deklaracji PIT-5 (wybór wzorca w polu: lub wydruk przelewu do niej). Przelew składek do ZUS Zestawienie to pozwala na przygotowanie i wydrukowanie przelewu składek do ZUS (polecenie Zestawienia Właściciele Przelew składek do ZUS). Sposób przygotowania tego 220

221 zestawienia jest omówiony w rozdziale Płace (zob. strona 223), w punkcie Przelew składek do ZUS. Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik Polecenie Zestawienia Właściciele Wyślij dane do Programu Płatnik rozliczeniowe/zgłoszeniowe (Rys. 278/Rys. 280) pozwala na przygotowanie danych wymaganych przez Program Płatnik ZUS. Każdorazowe wykonanie tego polecenia w programie Fakt, powoduje umieszczenie danych dla Programu Płatnika w pliku, który zostanie zapisany w podkatalogu Płatnik, znajdującym się w katalogu głównym programu Fakt. Domyślnie jest to katalog C:\Fakt95\Platnik (jeżeli program Fakt użytkowany jest sieciowo, będzie to katalog C:\Fakt95\<użytkownik>\Platnik). W katalogu tym tworzone są dodatkowo podkatalogi o nazwach takich jak numer danego podmiotu w programie Fakt. Dla przykładu, deklaracje podmiotu o numerze 0001 będą umieszczone w katalogu C:\Fakt95\Platnik\0001\. Dane przygotowane w tym katalogu (pliki KEDU) będą wczytywane (importowane) do Płatnika. Po wykonaniu tego polecenia zostanie wyświetlone okienko informacyjne zawierające dokładne dane o położeniu i nazwie pliku z danymi dla Programu Płatnika, tak by użytkownik nie miał żadnych wątpliwości gdzie należy ich szukać Po utworzeniu pliku przez program Fakt (w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr podmiotu>\), należy je zaimportować do Programu Płatnika. W programie Płatnika, w trakcie importu danych, do kontekstu musi być wybrany dany płatnik. Dla nowo założonego podmiotu, katalog zawierający dane trzeba za pierwszym razem wskazać w Programie Płatnika, zostanie on zapamiętany przez jako domyślne miejsce, Aby zaimportować do Płatnika dane stworzone w programie Fakt, należy w Płatniku skorzystać z polecenia Narzędzia Importuj dokumenty. Program Fakt tworzy oddzielny plik dla każdego płatnika (np. jeśli jest firma i 2 wspólników - tworzone są 3 pliki), i importując dane trzeba wybrać odpowiedni plik.. Dokładny opis wysyłki danych do Programu Płatnika omówiony został w kolejnym rozdziale Płace, w punkcie Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik (zob. strona 275). UWAGA! W momencie pisania tej instrukcji w Programie Płatnika wprowadzane są zmiany formatu plików KEDU. Stosowany do tej pory format *.kdu zostaje zastąpiony przez format *.xml. Jednak nie ma to większego wpływu na przesyłanie danych z programu Fakt do Programu Płatnika. 58. Sprawdzanie Właściciel firmy ma obowiązek składania deklaracji i odprowadzania składek ZUS i zdrowotnych. Możliwość sprawdzenia czy te czynności zostały wykonane daje funkcja 221

222 Wpisywanie Sprawdź poprawność (zob. Rys. 205) W sekcji Właściciele należy zaznaczyć te opcje, które powinny zostać sprawdzone Rys Okno Sprawdź poprawność. Sprawdzenie poprawności dostarcza informacji o: Deklaracja Pit-5 - czy zostały za dany okres wydrukowane dla właścicieli firmy deklaracje PIT - 5; Składki ZUS i zdrowotne -czy zostały dla właścicieli obliczone składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne; deklaracja Pit-28 - czy zostały dla poszczególnych właścicieli firmy wydrukowane deklaracje Pit-28 (dotyczy tylko płatników podatku zryczałtowanego). 222

223 X. Płace Program Fakt, w wersji zawierającej płace, daje użytkownikowi możliwość naliczania wynagrodzeń dla pracowników i zleceniobiorców firmy. W wersji podstawowej programu możliwe jest prowadzenie ewidencji i naliczanie płac dla nie więcej niż dziesięciu pracowników (kartoteka 4.Pracownicy i osoby współpracujące). Istnieje jednak możliwość zwiększenia liczby pracowników rozliczanych przy użyciu programu Fakt, poprzez wykupienie odpowiedniego rozszerzenia. Program Fakt daje możliwość bardzo elastycznego naliczania płac ustalania własnej listy składników wynagrodzenia i powiązań między nimi. Użytkownicy posiadający podstawową znajomość programowania mają możliwość samodzielnego wprowadzania schematów naliczania płac, zgodnych z wymogami obowiązującymi w danej firmie. Możliwe jest również wykonanie przez serwis Fakt schematu płac odpowiadającego wymogom danej firmy. 59. Przygotowanie modułu Płace do działania W rozdziale tym przedstawione zostaną kolejne czynności potrzebne do przygotowania modułu płacowego programu Fakt do działania. Dla wygody użytkowników wraz z programem dostarczane są gotowe schematy naliczania płac. Aby skorzystać z gotowego schematu należy użyć przycisku [Wczytaj schemat płac] (zob. Rys. 206) i wybrać plan z listy rozwijanej. Gotowy schemat naliczania płac zawiera wszystkie ustawienia potrzebne do działania. Ustawienie opcji ogólnych płac Aby wprowadzić/zmienić ustawienia opcji płac należy skorzystać z menu Opcje Opcje płac. Na ekranie monitora pojawi się wówczas okno Opcje płac (Rys. 206), w którym należy wybrać przycisk F5. Ustawienia ogólne, aby uzyskać dostęp do listy Ustawień ogólnych płac (zob. Rys. 207). Rys Okno Opcje płac. 223

224 Rys Okno Ustawienia ogólne płac. Opcje te należy uważnie przeczytać i ustawić stosownie do zasad obowiązujących w danej firmie. Opcje tutaj ustawione obowiązują tylko dla firmy, w której obecnie pracujemy. Wprowadzanie danych o pracowniku Aby wprowadzić lub zmienić dane pracownika należy, w pierwszej kolejności, przejść do okna 4.Pracownicy i osoby współpracujące. W oknie tym, aby dopisać dane o nowym pracowniku, należy skorzystać z menu Wpisywanie Dopisz lub użyć klawisza [Insert] klawiatury. Zmiana danych pracownika, widniejącego już na liście pracowników, możliwa jest przez podświetlenie go na liście oraz użycie menu Wpisywanie Popraw lub przycisku [Enter]. Po wykonaniu tej operacji, na ekranie monitora pojawi się okno Informacje o pracowniku (zob. Rys. 208). Okno to pozwala na dostęp do wszelkich informacji o wybranym pracowniku. 224

225 Rys Okno Informacje o pracowniku. Po lewej stronie okna znajdują się informacje ogólne, dotyczące pracownika. Po prawej informacje dotyczące wyłącznie wynagrodzeń z bieżącego miesiąca. W górnej-lewej części okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 208) wpisać należy ogólne dane dotyczące pracownika: nazwisko, imię, ostatnie wynagrodzenie (kwota wynagrodzenia brutto wynikająca z umowy o pracę), datę zatrudnienia, datę zwolnienia (wpisuje się ją dopiero w momencie zwalniania pracownika). Przyciski [...] znajdujące się z prawej strony pól służących do wprowadzania danych umożliwiają sprawdzenie historii zmian dla wybranej pozycji. Dostęp do pozostałych informacji o pracowniku uzyskuje się przy pomocy dodatkowych przycisków umieszczonych po lewej stronie okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 198) Dane osobiste W oknie Dane osobowe podatnika (zob. Rys. 209) należy wpisać dane pracownika i zapamiętać je przyciskiem [F9.Zapisz]. 225

226 Rys Okno Dane osobowe podatnika. Dane adresowe Po wypełnieniu wszystkich rubryk w oknie Dane adresowe podatnika (zob. Rys. 210), należy zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem [F9.Zapisz]. Rys Okno Dane adresowe podatnika (ubezpieczonego). 226

227 Dane do ubezpieczenia W oknie Dane ubezpieczeniowe (zob. Rys. 211) należy podać wszystkie informacje dotyczące sposobu ubezpieczenia pracownika i pobieranych przez niego zasiłkach stałych, które wypłaca płatnik (zakład pracy). Rys Okno Dane ubezpieczeniowe. W lewym dolnym rogu okna Dane ubezpieczeniowe znajduje się przycisk [Więcej]. Po jego wciśnięciu uaktywnia się kolejne okno (zob. Rys. 212), zawierające rzadziej wykorzystywane informacje o pracowniku. Rys. 212 Okno Dane ubezpieczeniowe część

228 W tym oknie (Rys. 211) wpisywani są na listę członkowie rodziny korzystający z ubezpieczenia pracownika. Dostęp do okna Dane członka rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego (Rys. 213) uzyskuje się poprzez wciśnięcie przycisku [Dopisz] (zob. Rys. 211). Wprowadzone tutaj dane służą jedynie do sporządzenia deklaracji ZCZA. Rys Okno Dane członka rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego. Pozostałe Po wciśnięciu przycisku [Pozostałe] w oknie Informacji o pracowniku, na ekranie pojawia się okno Pracownik pozostałe informacje (zob. Rys. 214). W lewej części tego okna wpisuje się informacje dotyczące stanowiska, wymiaru czasu pracy oraz informacji o osobie współpracującej. W części tej dokonuje się również przydziału danego pracownika do odpowiedniej grupy, co omówione będzie w dalszej części tej instrukcji. 228

229 Rys Okno Informacje o zatrudnieniu dostępne pod przyciskiem [Pozostałe] z Rys Po prawej stronie okna (Rys. 214) znajdują się dodatkowe opcje i informacje dotyczące pracownika wpływające na obliczanie podatku, urlopu, ewentualnych potrąceń. Należy je zaznaczyć i wypełnić zgodnie ze stanem faktycznym. Dodatkowy opis pracownika oraz Dodatkowy opis na świadectwie pracy - po kliknięciu pozwala wprowadzić dodatkowe informacje. Urlopy W dolnej części okna (zob. Rys. 214) znajdują się przyciski pozwalające określić dodatkowe parametry dotyczące pracownika. Przycisk [Urlopy] otwiera okno Rozliczenie urlopów (zob. Rys. 215). W oknie tym można określić sposób rozliczania urlopów oraz wprowadzić dane o stażu pracy pracownika, niezbędne do obliczenia właściwej ilości dni przysługującego pracownikowi urlopu, a także wprowadzić informacje o ilości dni urlopu zaległego. Po wprowadzeniu wszystkich danych program oblicza i wyświetla informacje o należnym pracownikowi urlopie, uwzględniając urlop już wykorzystany. 229

230 Rys Okno Rozliczenie urlopów. Badania lekarskie Przycisk [Badania lekarskie] (otwiera okno Rys. 216) pozwala na wprowadzenie danych o terminach ważności badań lekarskich pracownika. Rys Okno Badania lekarskie pracownika. 230

231 BHP Przycisk [BHP] otwiera okno zawierające informacje o szkoleniach BHiP i ich datach ważności (zob. Rys. 217). Rys Okno Szkolenia BHiP pracownika. Książeczka zdrowia Przycisk [Książeczka zdrowia] otwiera okno Książeczka zdrowia pracownika (zob. Rys. 218), w którym wpisywane są daty ważności książeczki do celów sanitarnoepidemiologicznych. Poniżej wymienionego przycisku znajduje się pole wyboru pozwalające zaznaczyć że na stanowisku pracownika wymagane jest posiadanie aktualnych badań w książeczce zdrowia dla celów sanitarno-epidemiologicznych. Rys Okno Książeczka zdrowia pracownika. 231

232 Czas pracy Przycisk [Dni pracy] - pod przyciskiem tym znajduje się kalendarz (zob. Rys. 219), gdzie można indywidualnie dla pracownika określić dni robocze. Rys. 219 Okno Czas pracy. Jest to wykorzystywane do wyliczania płac w systemie dniówkowym lub godzinowym. Czas pracy obowiązujący dla całej firmy ustawiany jest pod przyciskiem [Dni robocze], umieszczonym w oknie Parametry miesięczne (zob. Rys. 220) (dostęp przez menu Opcje Parametry miesięczne). Jeśli zaznaczona została opcja Używaj kalendarza wspólnego dla wszystkich (Rys. 219), to zawsze będzie uwzględniany czas pracy podany w menu Opcje Parametry miesięczne [Dni robocze], w przeciwnym razie - będą uwzględniane wpisane dane w oknie Czas pracy dla danego pracownika. Rys Okno Parametry miesięczne (menu Opcje Parametry miesięczne). 232

233 Przycisk [Godziny pracy] pozwala na prowazenie ewidencji czasu pracy z pełną dokładnością. Jeśli nie zostały wcześniej określone godziny pracy, za pierwszym razem program proponuje określenie ich na podstawie dni roboczych w firmie (zob. Rys. 221). Rys Okno Godziny pracy. Po określeniu przedziału godzinowego zostanie otwarte następne okno z Imieniem i Nazwiskiem pracownika w tytule (zob. Rys. 222) Rys Okno godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach miesiąca. W oknie tym są wszystkie dni miesiąca wraz z określonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika. Aby przyspieszyć operacje na godzinach pracy, na liście rozwijanej w dolnej częsci okna umieszczone są następujące funkcje: 233

234 1. Przepisz z zasiłkówi: Ta funkcja powoduje że w oknie zawierającym dokładny czas pracy pracownika w poszczególnych dniach zostaną uwzględnione informacje o urlopach i innych przyczynach nieobecności w miejscu pracy o ile informacje te wprowadzone zostały uprzednio w oknie: Informacje o pracowniku Chorobowe i inne zasiłki. 2. Przepisz z dni: pozwala na ustalenie godzin rozpoczęcia i godzin zakonczenia pracy kalendarz godzinowy jest wypełniany na podstawie kalendarza dni roboczych. 3. Kopiuj tydzień: pozwala skopiować ustawienia tygodnia roboczego z wybranego tygodnia w roku do innego tygodnia. (zob. Rys. 223) Rys Okno funkcji Kopiuj tydzień. 4. Popraw zaznaczone: ta funkcja pozwala na jednoczesną zmianę godzin pracy dla wszystkich zaznaczonych dni. 5. Przetwarzanie: Ta funkcja ma zastosowanie tylko dla równoważnego systemu rozliczania czasu pracy. Działa w ten sposób że godziny wpisane jako "czas pracy do analizy" zamienia na odpowiadające im wpisy tzn. na : - godziny zwykłe - nadgodziny+50% lub nadgodziny+100% lub godziny nocne. 6. Sprawdź harmonogram: Ta funkcja ma zastosowanie tylko dla równoważnego systemu rozliczania czasu pracy. Działa w ten sposób że sprawdza poprawność ustalonego czasu pracy (np. czy w harmonogramie istnieje rzeczywiście minimum jedenastogodzinna przerwa między zakończeniem pracy i jej ponownym rozpoczęciem). 7. Przepisz do zasiłków: Przepisuje dane wprowadzone w tym oknie na temat czasu pracy do Informacje o pracowniku Chorobowe i inne zasiłki. Do wprowadzenia bardziej szczegółowych informacji o charakterze godzin pracy w dniu pracy służy okno Czas pracy w okresie (zob. Rys. 224) wywoływane przez wciśnięcie przycisku [...],. Przycisk posiada takie oznaczenie tylko wtedy gdy w danym dniu nie wprowadzono informacji o szczególnym charakterze przedziałów czasowych pracy pracownika. Po wprowadzeniu takich informacji na przycisku znajdzie się cyfra oznaczająca ilość przedziałów czasowych określonych w danym dniu (maksymalnie przewidziano możliwość zdefiniowania 8 przedziałów) 234

235 Rys Okno Czas pracy w dniu.... W oknie Informacje o pracowniku (zob. Rys. 208) znajdują się dodatkowo przyciski [Kwoty pomocnicze] oraz [Stałe składniki wynagrodz.]. Ich wykorzystanie jest bezpośrednio związane z obliczaniem płac i opisane zostanie w dalszej części niniejszej instrukcji. 60. Wprowadzanie danych do obliczania płac Większość informacji ogólnych niezbędnych do obliczania płac w programie Fakt wprowadzana jest w oknie Opcje Opcje płac (zob. Rys. 206). Są to w szczególności dane dotyczące opisu składników wynagrodzenia, potrąceń, stałych pracowniczych i globalnych, grup pracowników oraz schematu obliczania płac. Opis składników płac Aby uzyskać dostęp do opisu składników płac, należy w oknie Opcje płac (zob. Rys. 206) użyć przycisku [F3. Opis składników]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Opis składników wynagrodzenia (Rys. 225). W programie fakt dostępnych jest aż 80 składników wynagrodzenia, które mogą być definiowane przez użytkownika. Jednorazowo w oknie wyświetlanych jest 10. Aby przejść do kolejnej dziesiątki trzeba kliknąć przycisk po prawej stronie okna (Rys. 225), np. [F ] lub wcisnąć odpowiedni klawisz funkcyjny na klawiaturze (np. F3, F4, itd.) Przy każdym składniku należy zaznaczyć czy jest on do wypłaty, czy będą naliczane od niego składki ZUS i czy podlega opodatkowaniu (pola zaznaczane po prawej stronie opisu każdego ze składników, zob. Rys. 225). Zaznaczeń tych dokonuje się tylko raz, przed pierwszym naliczeniem płac. We wszystkich następnych miesiącach zaznaczenia te będą również obowiązywały. 235

236 Rys Okno Opis składników wynagrodzenia (Opcje Opcje płac [F3. Opis składników]). Przez wciśnięcie przycisku [...] z prawej strony, pod napisem Informacje dodatkowe, uzyskuje się dostęp do kolejnych właściwości składnika (zob. Rys. 226): jakiego okresu wynagrodzenie dotyczy. Informacja ta jest istotna do obliczania średniej chorobowej, np. dla składnika trzynastka zaznaczymy, że dotyczy on okresu od bieżącego do 11-tu m-cy wstecz. Daty okresu, jaki ustawimy pojawiają się poniżej pól wyboru okresu, czy uwzględniać ten składnik przy liczeniu średniej chorobowej, czy naliczać od niego składkę na ubezpieczenie zdrowotne, czy naliczać od niego 50% koszty uzyskania przychodu (art ustawy PDOF), czy przenosić kwotę składnika z poprzedniego miesiąca, jak składnik ma być traktowany przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop. Jeżeli zaznaczymy tutaj, że składnik jest zmienny (np. godziny nadliczbowe), to program przy liczeniu wynagrodzenia za urlop oblicza średnią z 3-ch m-cy dla tego składnika. Dla większości składników ustawienia domyślne po wczytaniu schemat płac dostarczonego z programem będą prawidłowe i nie trzeba ich zmieniać. 236

237 Rys Okno Informacje dodatkowe o składnikach wynagrodzenia. Opis potrąceń Aby uzyskać dostęp do opisu potrąceń, należy w oknie Opcje płac (zob. Rys. 206) użyć przycisku [F4. Opis potrąceń]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Opis potrąceń (Rys. 227). Rys Okno Opis potrąceń (Opcje Opcje płac [F4. Opis potrąceń]). W oknie Opis potrąceń wpisuje się nazwy potrąceń. Potrącenia te będą zmniejszały wynagrodzenie po opodatkowaniu. Potrąceń może być 80. Każde z potrąceń należy odpowiednio oznaczyć: 237

238 Czy przenieść z poprzedniego miesiąca? Sporządzając pierwszą wypłatę przy pomocy programu nie należy zaznaczać tej opcji gdyż w poprzednim miesiącu potrąceń nie było, czyli mają wartość zero i taka wartość byłaby wstawiona. W drugiej wypłacie opcję zaznaczamy i program automatycznie przeniesie wartości potrąceń z pierwszej wypłaty, Czy potrącać? Opcja jest domyślnie zaznaczona dla wszystkich potrąceń. Jeżeli wpisujemy np. kilka potrąceń, a następnie ich sumę, to dla sumy należy zaznaczyć, aby jej nie potrącać. Opis stałych pracownika Po wciśnięciu przycisku [F6. Opis stałych pracown.] na ekranie pojawia się okno Opis stałych pracownika (zob. Rys. 228). Wprowadzane są tu nazwy stałych pomocniczych do obliczania płac, takich jak: stawka godzinowa, procent premii, kwoty dodatków, itp. Zastosowanie tych stałych zostanie omówione szczegółowo w dalszej części niniejszej instrukcji, przy okazji opisu sposobu obliczania płac z zastosowaniem formuł płacowych.(zob. Przykład 2 na str. 254) Rys Okno Opis stałych pracownika (Opcje Opcje płac [F6. Opis stałych pracown.]). Stałe globalne W oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 229) wpisuje się nazwy stałych, które będą mogły mieć zastosowanie do naliczania składników wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. Taką stałą jest np. procent trzynastki dla wszystkich jednakowy. Aby możliwe było wpisanie nazwy musi być zaznaczenie przy opisie Pozwól na zmianę opisu stałych. 238

239 Rys Okno Nazwy stałych globalnych (Opcje Opcje płac [Stałe globalne]). Grupy pracowników W dużej firmie zatrudniającej dziesiątki czy setki pracowników zachodzi często potrzeba grupowania pracowników i sporządzania list płac oraz danych statystycznych oddzielnie dla poszczególnych grup pracowników. Przykładowo, w firmie mogą wystąpić następujące grupy: administracja, zarząd, księgowość, produkcja, mechanicy. Każdy z pracowników może być przydzielony do trzech grup (zob. Rys. 214). Dla każdej z grup możemy sporządzić oddzielną listę płac jak też dla każdej można określić (poprzez formuły płacowe) inny sposób naliczania płac. Grupa zbiorcza to grupa Wszyscy. Przy sporządzaniu list i wydruków program grupę tę ustawia jako domyślną. Jeżeli dokument nie powinien dotyczyć wszystkich pracowników, a tylko konkretnej grupy, to należy wybrać tylko tę grupę. Temat ten zostanie szerzej omówiony w rozdziale dotyczącym sporządzania list płac i innych wydruków. Rys Okno Grupy pracowników (Opcje Opcje płac [F2. Grupy pracowników]). Edycja nazw i właściwości grup pracowników. 239

240 Aby dopisać nazwę nowej grupy pracowników, w oknie Grupy pracowników (zob. Rys. 230) należy użyć przycisku [Dopisz]. Uzyskuje się wówczas dostęp do okna edycyjnego (zob. Rys. 231), w którym dopisać można nazwę nowej grupy oraz zaznaczyć, czy dla pracowników danej grupy wypłata będzie zaznaczana domyślnie w następnym miesiącu. Rys Okno Nazwa grupy pracowników dopisywanie nowej grupy. 61. Obliczanie płac Informacje umieszczone po prawej stronie okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 208) dotyczą wyłącznie bieżącego miesiąca. Każda zmiana danych umieszczonych wyżej powoduje uaktualnienie danych umieszczonych niżej, np. zmiana ilości dni, w ciągu których pracownik przebywał na chorobowym zmienia (pomniejsza) wynagrodzenie zasadnicze; zmiana wynagrodzenia powoduje zmianę naliczonego podatku, itd. Należy więc zwracać uwagę, aby najpierw wpisywać informacje umieszczone wyżej, a dopiero później dane umieszczone niżej. Zasiłki chorobowe i inne Liczenie wynagrodzenia pracownika rozpoczyna się od góry okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 208). W pierwszej kolejności są więc obliczane zasiłki. Aby wpisać/zmienić informacje dotyczące zasiłków otrzymywanych przez pracownika w danym miesiącu, należy użyć przycisku znajdującego się po prawej stronie napisu 1.Zasiłki chorobowe i inne (zob. Rys. 208). Na ekranie pojawia się wówczas okno Chorobowe i inne zasiłki (zob. Rys. 232). Na wstępie określa się czy ZUS wysyła zasiłki do domu tak odbywa się w firmach zatrudniających do 20 pracowników. W pozostałych będących płatnikami zasiłków ta opcja powinna być NIEZAZNACZONA. W jednym miesiącu może być do 12 okresów zwolnień lub innych przerw w opłacaniu składek (zob. Rys. 232). Aby obliczyć zasiłek należy kliknąć w pole obok, np. numeru 1 (lub innego z dwunastu dostępnych, por. Rys. 232). Z listy rozwijanej (zob. Rys. 233) wybiera się następnie rodzaj zasiłku lub przyczyny nieobecności. Podane na liście rozwijanej kody odpowiadają kodom używanym przez Program Płatnik ZUS. Gwiazdka po numerze kodu, np. 212* oznacza, że podane świadczenie będzie opodatkowane. Po wyborze rodzaju zasiłku lub przyczyny nieobecności (Rys. 233) należy po prawej stronie pola wyboru zaznaczyć okres, którego dotyczy dana nieobecność (Rys. 234). Jeżeli absencja dotyczy bieżącego miesiąca wystarczy podać cyfry określające dni miesiąca, np Jeżeli 240

241 absencja dotyczy innego okresu należy wpisać pełne daty, np Po wpisaniu okresu program obliczy i wstawi dni choroby. Rys Okno Chorobowe i inne zasiłki wpisywanie i obliczanie chorobowych i innych zasiłków. Rys Wybór rodzaju zasiłku lub przyczyny nieobecności pracownika lista rozwijana w oknie Chorobowe i inne zasiłki. 241

242 Rys Wpisywanie danych dotyczących okresu nieobecności lub liczby osób objętych zasiłkiem. Po wykonaniu opisanych wyżej czynności (wpisaniu wszystkich danych dotyczących zasiłku/nieobecności) należy wcisnąć przycisk [F5. Oblicz!]. Program wyliczy wówczas ile dni roboczych zostało przepracowanych (dane te następnie uwzględnia przy naliczeniu płac zasadniczych i innych składników zależnych od czasu przepracowanego) oraz wyświetli informację o miesięcznych wynagrodzeniach, z których wyliczono średnią do chorobowego (okno Średnia chorobowa, Rys. 235). Okno Średnia chorobowa można także wyświetlić korzystając z przycisku [...] znajdującego się obok pola średniej chorobowej (zob. Rys. 232). Średnia ta jest obliczana z ostatnich dwunastu miesięcy. W oknie Średnia chorobowa, w kolumnie Jak uzupełnić gdy chorob. (zob. Rys. 235) znajdują się przyciski wywołujące okna Informacje dodatkowe o naliczaniu średniej za miesiąc... (zob. Rys. 236), w których można sprawdzić ile wynoszą składniki stałe i zmienne wynagrodzenia dla pracownika, ile było dni roboczych a ile chorobowych oraz o jaki procent pomniejszono wynagrodzenie. Rys Informacja o obliczonej podstawie do chorobowego. 242

243 Rys Okno Informacje dodatkowe o naliczaniu średniej za miesiąc... W pierwszych miesiącach użytkowania program nie jest w stanie policzyć podstawy, gdyż nie ma koniecznych do tego danych z poprzednich 12 miesięcy. Aby naliczyć zasiłki w takim wypadku, podstawę należy obliczyć samodzielnie i wpisać ręcznie w oknie Chorobowe i inne zasiłki, którego fragment pokazuje Rys. 237, lub uzupełnić dane (kwoty) z poprzednich miesięcy w oknie Średnia chorobowa (zob. Rys. 235). Rys Sposób samodzielnego wpisywania podstawy naliczania chorobowego. Przycisk Raport z naliczania (zob. Rys. 235) w oknie Średnia dla... pozwala przejrzeć szczegółowe informacje o miesiącach i kwotach branych pod uwagę przy wyliczaniu średniej (zob. Rys. 238) Rys Okno Raport z obliczania średniej chorobowej dla pracownika... za miesiąc

244 UWAGA! Jeżeli w oknie informacji o pracowniku, w danych do ubezpieczenia zaznaczy się, iż danemu pracownikowi przysługuje zasiłek rodzinny lub pielęgnacyjny, to po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz!] informacja o tych zasiłkach pojawi się automatycznie w oknie zasiłków chorobowych i innych. Obliczanie płac prostych jednoskładnikowych, wypłacanych raz w miesiącu W wielu firmach istnieją tylko płace jednoskładnikowe, tj. płace zasadnicze. W takim przypadku, obliczenie płac ogranicza się do użycia przycisku [F5.Oblicz ] znajdującego się w prawej części okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 239). Rys Fragment okna Informacje o pracowniku, obliczanie prostych płac jednoskładnikowych przycisk [F5.Oblicz ]. Aby obliczyć w ten sposób płace dla wszystkich pracowników, należy wejść w informacje o każdym z pracowników z osobna i wcisnąć [F5.Oblicz] lub skorzystać z menu Wpisywanie Pracownicy Obliczanie wynagrodzeń. W przypadku drugiej metody, płace zostaną obliczone dla wszystkich pracowników w danym miesiącu Przy naliczaniu płac prostych-jednoskładnikowych w polu 2.Suma składników wynagrodzenia brutto pojawia się kwota równa wynikająca z umowy o pracę, wpisanej w polu Ostatnie wynagr. (zob. Rys. 239). Kwota ta stanowi wynagrodzenie zasadnicze (składnik nr 1 pod przyciskiem [Składniki wynagrodzenia brutto]). Aby sprawdzić jak program policzył składki ZUS i podatki należy wcisnąć przycisk [Zmień] (poniżej przycisku [F5.Oblicz ]). Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Składki, podatki i potrącenia za:... (zob. Rys. 240). 244

245 Rys Okno Składki, podatki i potrącenia podgląd oraz edycja danych. W oknie Składki, podatki i potrącenia za:... (zob. Rys. 240) dokonywać można zmian kwot składek i podatków. Możliwość ta jest przydatna w przypadku wprowadzania danych z poprzednich miesięcy, w których wyliczenia płac wykonywane były ręcznie i występują różnice (zazwyczaj groszowe) między kwotami wyliczonymi przez program a obliczonymi ręcznie. Po wprowadzeniu zmian należy wcisnąć przycisk [F9. Zapisz]. Jeżeli nie dokonano żadnych zmian lub zmiany zostały wprowadzone błędnie, należy użyć przycisku [Anuluj]. UWAGA! Przycisk Oblicz powoduje zawsze automatyczne wykonanie obliczeń zamazując poprawki dokonane ręcznie. Obliczanie płac prostych - wieloskładnikowych, wypłacanych raz w miesiącu Po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz ] w oknie Informacje o pracowniku (zob. Rys. 239), jako wynagrodzenie zasadnicze zostanie wstawione wynagrodzenie z umowy o pracę, pomniejszone o ewentualne nieobecności. W celu wprowadzenia innych składników płac należy wcisnąć przycisk [Składniki wynagrodzenia brutto] (zob. Rys. 239). W nowo otwartym oknie Składniki wynagrodzenia (zob. Rys. 241) można wprowadzić kwoty pozostałych składników płac i zatwierdzić je przyciskiem [F9. Zapisz]. 245

246 Rys Okno Składniki wynagrodzenia wprowadzanie kwot składników wynagrodzenia brutto. UWAGA! W oknie Składniki wynagrodzenia z Rys widoczne są tylko te składniki wynagrodzenia, których nazwy zostały uprzednio wpisane w menu Opcje Opcje płac [F3. Opis składników] (zob. Rys. 225). Po wciśnięciu przycisku [F9. Zapisz] program automatycznie przeliczy składki ZUS i podatki. Potrącenia Jeżeli w poprzednim miesiącu występowały potrącenia i w opisie potrąceń (zob. Rys. 227) zaznaczone jest przeniesienie potrąceń z poprzedniego miesiąca, to wartości kwot potrąceń zostaną automatycznie przepisane do bieżącego miesiąca. Jeżeli płace obliczane są pierwszy raz, to należy wcisnąć przycisk [ 0,00 ] znajdujący się po prawej stronie pozycji 7. Potrącenia po opod. (w oknie Informacje o pracowniku, zob. Rys. 208) i w otwartym oknie Potrącenia (zob. Rys. 243) wprowadzić kwoty potrąceń, a następnie zatwierdzić je przyciskiem F9.Zapisz. Rys Fragment okna Informacje o pracowniku 7. Potrącenia po opod. (przycisk zmiany kwot potrąceń). 246

247 Rys Okno Potrącenia ręczne wpisywanie kwot potrąceń, zdefiniowanych w opcjach płac. Obliczanie wypłat z zastosowaniem formuł płacowych Formuły płacowe są to małe podprogramy tworzone w oparciu o elementy języka programowania C. Pozwalają na zautomatyzowanie obliczeń i dostosowanie programu do konkretnych potrzeb firmy. Możliwości programu są tak duże, że tylko od inwencji użytkownika zależy stopień zaawansowania formuł. Stosując formuły można zlecić programowi wyliczanie: składników: premia, dodatki stażowe, funkcyjne, itp., wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, wynagrodzenia za urlop od składników zmiennych, wynagrodzenia za ferie i wakacje (szkoły), jubileuszówki (program śledzi, kiedy pracownik osiągnie staż uprawniający do jubileuszówki i naliczy ją w zaprogramowanej wysokości), trzynastki, długości stażu, wartości godzinowe, danych w oparciu o wartości obliczone w poprzednich miesiącach, wynagrodzeń dla każdej grupy pracowników według innej zaprogramowanej formuły. Formuły obliczeniowe można stosować zarówno do obliczania płac jak i do obliczania potrąceń. Trudno przedstawić, w niniejszym opracowaniu, wszystkie możliwe sposoby wykorzystania formuł płacowych. Podany zostanie tylko prosty przykład dla zobrazowania sposobu tworzenia formuł. 247

248 Przy obliczaniu wynagrodzeń za pomocą formuł płacowych wykorzystuje się najczęściej następujące zmienne i stałe (nazwy odpowiednich zmiennych i stałych, używanych w zapisie formuł obliczeniowych, podane zostały w nawiasach klamrowych): a) Kwoty pomocnicze (kp). Są to wartości wpisane w oknie Informacje o pracowniku (pod przyciskiem [Kwoty pomocnicze]) (zob. Rys. 208). Wpisane tutaj wartości nie zmieniają się w kolejnych miesiącach dotąd, aż zostaną zmienione przez użytkownika (zob. Rys. 244). Wartości te dotyczą tylko tego pracownika, któremu zostały przypisane. Rys Okno Kwoty pomocnicze dla pracownika. Jak widać na przykładzie (zob. Rys. 244) można wpisać wartości stałych {% premii} oraz {Stały dodatek} i {% funkcyjnego}, ponieważ tylko takie pozycje wpisano w menu Opcje Opcje płac F6.Opis stałych pracown. (zob. Rys. 228) Tak więc planując wykorzystanie nowej stałej w formule płacowej należy zacząć od zamieszczenia nazwy tej stałej w oknie Nazwy stałych globalnych (zob. Rys. 245). b) Stałe globalne (gl). Stałe te wpisuje się w oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 245), które dostępne jest w menu Opcje Opcje płac [Stałe globalne]. W oknie tym wpisuje się wartości, które dotyczą wszystkich pracowników, 248

249 Rys Okno Nazwy stałych globalnych wpisywanie nazw i wartości stałych globalnych (menu Opcje Opcje płac [Stałe globalne]). c) Składniki wynagrodzeń (sk). W oknie Składniki wynagrodzenia (Rys. 241) możliwe jest odczytanie i zmiana danych, które w przeciwieństwie do kwot pomocniczych zmieniają się co miesiąc, np. ilości godzin nadliczbowych. Wartości wpisane w tym miejscu są widoczne tylko w jednym miesiącu dla jednego pracownika. W kolejnym miesiącu należy wpisać (lub obliczyć) je na nowo. Niektóre ze składników (bądź wszystkie) mogą być również wpisywane w poszczególne pola składników wynagrodzenia automatycznie, po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz ] w oknie Informacje o pracowniku. Dzieje się tak wówczas, gdy wartości składników są zdeterminowane przez formuły w schemacie płac (sposób wprowadzania formuł schematów płac przedstawiony zostanie w dalszej części niniejszego opracowania), d) Inne zmienne określone w zasadach stosowania formuł naliczania płac (tzw. schematów płac). Zasady te są dostępne pod przyciskiem pomocy [F1-Pomoc] (temat pomocy: Zasady wprowadzania treści formuł ) w oknie Wprowadzanie formuły obliczeniowej (menu Opcje Opcje płac [F7.Obliczanie Składników], Rys. 246). Zmienną taką jest, np. uprac odpowiada jej kwota wynagrodzenia z umowy o pracę wpisana w oknie Informacje o pracowniku w pozycji Ostatnie wynagr. 249

250 Rys Okno Wprowadzanie formuły obliczeniowej pod przyciskiem pomocy znaleźć można opis predefiniowanych zmiennych wykorzystywanych w formułach płac. Do wprowadzania formuł obliczeniowych w programie wykorzystywane są dwa okna edycyjne, dostępne w menu Opcje Opcje płac. Pierwsze z nich dostępne jest pod przyciskiem [F7. Obliczanie składników] (Rys. 246) i służy do wprowadzania formuł obliczania składników wynagrodzenia brutto. Drugie okno, dostępne pod przyciskiem [F8. Obliczanie Potrąceń] i służy do wprowadzania formuł obliczenia potrąceń kwot po opodatkowaniu. Po wprowadzeniu formuły obliczeniowej, warto sprawdzić jej poprawność poprzez wciśnięcie przycisku [F5. Sprawdź!] (zob. Rys. 246). Program poinformuje wówczas użytkownika, czy składnia wprowadzonej formuły jest poprawna. Przykład 1: Obliczanie składników wynagrodzenia Załóżmy, że zdefiniowane zostały składniki wynagrodzenia jak na Rys. 247 oraz potrącenia jak na Rys. 248, ponadto wprowadzona została przykładowa, prosta formuła obliczania zdefiniowanych wcześniej składników wynagrodzenia. 250

251 Rys Przykładowe nazwy składników płac i ich ustawienia. Rys Przykładowe nazwy potrąceń i ich ustawienia. W oknie służącym wpisywaniu formuł obliczeniowych wpisujemy natomiast następującą formułę (zob. Rys. 246). Tekst objęty symbolami /* i */ nie wpływa na sposób obliczania składników wynagrodzenia są to jedynie komentarze: sk1 = zasadnicze; /* Linia 1. */ sk2 = (kp1*sk1)/100; /* Linia 2. */ sk3 = kp2; /* Linia 3. */ if (grupa == 2) { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } /* Linia 4. */ if (grupa!= 2) { sk4 = 0; } /* Linia 5. */ Powyżej przedstawiony został prosty przykład formuły obliczeniowej. Na podobnych zasadach tworzy się również bardzo złożone formuły obliczeniowe, mające zastosowanie w rzeczywistych rozwiązaniach płacowych. 251

252 Prześledźmy, co jest obliczane w poszczególnych liniach formuły. Należy jednak przedstawić również definicje kwot pomocniczych oraz grup wprowadzonych przez użytkownika (Rys. 249 oraz Rys. 250). Rys Przykładowe definicje i ustawienia kwot pomocniczych dla wybranego pracownika. Rys Przykładowe definicje grup pracowniczych w danej firmie (dwie grupy: 1. pracownik, 2. fizyczni). Wyjaśnienie przykładowej formuły Linia 1.: sk1 = zasadnicze; Powyższy zapis oznacza, że zmienna o nazwie sk1 Wyn. Zasadnicze (nr 1 na Rys. 247) przyjmie wartość równą wynagrodzeniu zasadniczemu określonemu dla danego pracownika. Linia 2.: sk2 = (kp1*sk1)/100; Wartość zmiennej sk2 odpowiadająca składnikowi Premia na liście składników wynagrodzenia (nr 2 na Rys. 247) obliczona zostanie w sposób opisany poniżej. 252

253 Zmienna kp1 oznacza kwotę pomocniczą o nazwie % premii (tak została ona zdefiniowana przez użytkownika, Rys. 249). Zgodnie z formułą, premia sk2 równa jest wynagrodzeniu zasadniczemu sk1 pomnożonemu przez procent premii. Dzielenie przez sto na końcu wyrażenia jest konieczne ze względu na fakt, iż % premii wyrażony jest w procentach. Linia 3.: sk3 = kp2; Wartość zmiennej sk3 odpowiadająca składnikowi Dodatek stały na liście składników wynagrodzenia (nr 3 na Rys. 247) przyjmuje wartość określoną w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika, przypisaną zmiennej kp2 (nr 2 na Rys. 249). Wartość Dodatku stałego, jak i wartości pozostałych składników wynagrodzenia, można oczywiście wpisywać bezpośrednio (ręcznie) w oknie Składniki wynagrodzenia. Należy zauważyć, iż przedstawiony w niniejszym przykładzie sposób jest w większości przypadków bardziej praktyczny i mniej czasochłonny. Takie przypisanie wartości składnikom wynagrodzenia za pomocą formuł płacowych jest szczególnie przydatne w przypadkach, gdy ich wartości są zależne od pewnych zmiennych, których wartości rzadko ulegają zmianie (np. % premii, dodatek funkcyjny, dodatek stały, itp.). Zmienne te określa się w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika (zmienne kp) i pozostają one bez zmian w kolejnych miesiącach, aż do momentu jawnej zmiany ich wartości przez użytkownika. Wpływa to na uproszczenie obliczania płac w kolejnych miesiącach. Linie 4. i 5.: if (grupa == 2) { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } if (grupa!= 2) { sk4 = 0; } W rozpatrywanym przykładzie wszystkich pracowników firmy podzielono na dwie przykładowe grupy: 1. pracownik oraz 2. fizyczni (zob. Rys. 250). W wielu wypadkach przypisanie pracownika do konkretnej grupy pracowników jest związane z koniecznością odmiennego sposobu obliczania płac dla pracowników należących do konkretnych grup. W omawianym przykładzie wartość składnika wynagrodzenia sk4 o nazwie Dodatek funkcyjny została uzależniona od tego, do jakiej grupy dany pracownik należy. Wykorzystane zostały do tego celu instrukcje warunkowe if. W linii 4. zapisana została następująca informacja: if (grupa == 2) /* jeżeli pracownik należy do grupy 2. fizyczni, */ { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } /* to składnik sk4 (Dodatek funkcyjny) obliczany jest jako procent wynagrodzenia zasadniczego (składnik sk1) określony w kwotach pomocniczych dla pracownika (kp3 - % funkcyjnego, zob. Rys. 249) */ 253

254 W linii 5. zapisana została następująca informacja: if (grupa!= 2) /* jeżeli pracownik nie należy do grupy 2. fizyczni, a więc w tym przykładzie na pewno należy do grupy 1. pracownik */ { sk4 = 0; } /* to składnik sk4 (Dodatek funkcyjny) równy jest zeru (pracownikom należącym do tej grupy nie przysługuje dodatek */ W przykładzie tym pokazano jak zróżnicować sposób obliczania danego składnika wynagrodzenia dla pracownika, w zależności od jego przynależności do danej grupy. Łatwo zauważyć, iż możliwe jest takie skonstruowanie formuły, aby dla poszczególnych grup stosować zupełnie różne schematy naliczania płac. Przykładem może być sytuacja, w której część pracowników otrzymuje stałe wynagrodzenie zasadnicze, a część pracowników otrzymuje wynagrodzenie w zależności od ilości przepracowanych godzin. Za pomocą jednej formuły obliczania płac można wówczas obliczać płace jednocześnie dla obu grup, a sposób naliczania płac zdeterminowany jest przez przynależność pracownika do danej grupy lub inne zmienne zapisane np. w kwotach pomocniczych (ilość przepracowanych godzin, stawkę godzinową, itd.). Jeżeli istnieją takie wartości zmiennych, które są jednakowe dla wszystkich pracowników, warto określić ich wartość poprzez wprowadzenie stałych globalnych w oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 245). Określone w ten sposób zmienne wykorzystuje się w formułach płacowych podobnie jak kwoty pomocnicze, przy czym ich nazwy to odpowiednio gl1, gl2, gl3, itd. W przypadku zmiany stałej globalnej, wystarczy poprawić ją w jednym miejscu, a wpłynie to na obliczenia dla wszystkich pracowników. Przykład 2: Obliczanie potrąceń od wynagrodzenia Potrącenia od wynagrodzenia można, podobnie jak składniki wynagrodzenia, obliczać za pomocą odpowiednich formuł. Wykonuje się to w sposób analogiczny do obliczania składników wynagrodzenia. Załóżmy, że zdefiniowane zostało jedno potrącenie od wypłaty (nr 1 na Rys. 248) o nazwie Związki zawodowe. 254

255 Rys Przykładowy opis potrąceń od wypłaty (Opcje Opcje płac F4. Opis potrąceń). Załóżmy, że chcemy, aby dla każdego pracownika określony został procent wynagrodzenia zasadniczego potrącany na rzecz związków zawodowych. Można wówczas wprowadzić odpowiednią zmienną w kwotach pomocniczych dla pracownika (Opcje Opcje płac F6. Opis stałych pracown.), w której przechowywać będziemy informację o tym, jaki procent wynagrodzenia zasadniczego potrącany będzie na rzecz związków zawodowych (np. zmienną o nazwie składka-związki, Rys. 252). Rys Wprowadzenie opisu przykładowej zmiennej (kp4) wykorzystywanej w obliczaniu potrąceń. Aby wykorzystać możliwość automatycznego obliczania potrąceń, należy następnie wprowadzić odpowiednią formułę w oknie Wprowadzanie formuły obliczeniowej (Opcje Opcje płac F8. Oblicz. potrąceń). 255

256 Poniżej (Rys. 253) pokazano przykład takiej formuły. Rys Przykładowa formuła obliczania potrąceń. Przykładowa formuła obliczania potrąceń. po1 = (sk1*kp4)/100; oznacza, iż wartość potrącenia o nazwie 1. Związki zawodowe (zmienna po1), obliczona zostanie jako kp4 procent (zmienna o nazwie składka-związki ) wynagrodzenia zasadniczego (zmienna sk1 o nazwie Wyn. Zasadnicze ). Aby program obliczył automatycznie zdefiniowane tak potrącenie należy w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika określić, jaki procent wynagrodzenia zasadniczego ma ulec potrąceniu na rzecz związków zawodowych (w przykładzie 10%, Rys. 254). 256

257 Rys Przykładowe określenie procentu składki na związki zawodowe ( składka-związki ). Wiele wypłat w miesiącu Program umożliwia sporządzanie do 10 wypłat w danym miesiącu. Aby uaktywnić możliwość sporządzania wielu wypłat w miesiącu należy zaznaczyć opcję Występuje wiele wypłat w jednym miesiącu w oknie Ustawienia ogólne płac (Opcje Opcje płac F5. Ustawienia ogólne, Rys. 255, pozycja 16). Rys Okno Ustawienia ogólne płac. 257

258 Po uaktywnieniu opcji wielu wypłat w miesiącu w oknie Informacje o pracowniku pojawia się dodatkowe pole wyboru o nazwie Numer wypłaty w miesiącu (Rys. 256). Dzięki temu polu możliwe jest określenie, która wypłata ma być aktualnie uwzględniana. W polu tym możliwy jest wybór jednej z dziesięciu wypłat lub sumarycznej wartości wszystkich wypłat w danym miesiącu (opcja Suma). Rys. 256 Okno Informacje o pracowniku z rozwiniętą listą Numer wypłaty w miesiącu. Aby wprowadzić nazwy poszczególnych wypłat w oknie Nazwy wypłat (zob. Rys. 257), należy skorzystać z przycisku [Nazwy wypłat] (zob. Rys. 206) w oknie Opcje płac. Rys Okno Nazwy wypłat. 258

259 W oknie Składniki wynagrodzenia, w kolumnie Numer wypłaty określa się, do której wypłaty przypisany jest dany składnik. Aktywne są tylko te składniki, które związane są z numerem wypłaty aktualnie uwzględnianym (Informacje o pracowniku Numer wypłaty w miesiącu:, zob. Rys. 256), składniki dotyczące innych wypłat są zablokowane. Na poniższym rysunku wybrana została druga wypłata w miesiącu (Rys. 258). Rys Przypisanie składników wynagrodzenia do poszczególnych wypłat aktywne składniki drugiej wypłaty. Składki ZUS i podatki w poszczególnych wypłatach liczone są poprzez odejmowanie, tzn. przy wypłacie drugiej i kolejnej składki są liczone od sumy wszystkich wypłat i od tak wyliczonych wartości odejmowane są kwoty składek przypisanych do poprzednich wypłat. Taki sposób liczenia sprawia, że suma składek z wypłat jednostkowych jest identyczna ze składkami wyliczonymi od wartości sumarycznej wypłat w danym miesiącu. 62. Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych Zleceniobiorców i zawarte z nimi umowy wpisuje się w tym samym oknie co pracowników. W danych do ZUS (Informacje o pracowniku [Dane do ubezpieczenia]) należy wybrać odpowiedni kod ubezpieczenia obowiązujący dla danego typu umowy. Wszystkie dane dotyczące umowy wprowadzane są w oknie Informacje o pracowniku w sekcji F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło (zob. Rys. 259). 259

260 Rys Fragment okna Informacje o pracowniku - sekcja F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło. W sekcji tej widoczne są poszczególne umowy dla danej osoby. Dostępne są tu również 3 przyciski (Rys. 259): [Dopisz] [Popraw] Umożliwia wprowadzenie danych dotyczących nowej umowy (dopisanie umowy). Użycie przycisku powoduje otwarcie okna Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło, w którym wpisuje się wszystkie dane dotyczące umowy (Rys. 260). Umożliwia poprawienie danych dotyczących istniejącej już, podświetlonej umowy [Usuń] Powoduje usunięcie danych o umowie wybranej aktualnie w sekcji F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło w oknie Informacje o pracowniku W oknie Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło (Rys. 260) wprowadza się wszystkie niezbędne dane dotyczące umowy. Należą do nich między innymi: Rodzaj umowy Kod ubezpieczenia Umowa zlecenie, umowa o dzieło, prawa autorskie, udział w organach zarządzających, czynności biegłych i inkasentów. Dotyczy tylko umów, dla których są naliczane składki ZUS lub zdrowotne. Z tym kodem umowa jest wysyłana do Programu Płatnika Kwota brutto umowy W polu tym należy wpisać kwotę wynagrodzenia brutto wynikające z umowy. Pozostałe kwoty są obliczane automatycznie na podstawie tej kwoty. Należy również uzupełnić wszystkie pozostałe, niezbędne dane dotyczące danej umowy. Należą do nich m.in. numer umowy (pole Numer), data rozpoczęcia/zakończenia umowy (pola Data rozp./zak.), data wypłaty wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy (pole Data wypłaty), itd. Na podstawie wszystkich wprowadzonych danych program dokona automatycznego naliczenia składek ZUS i podatków zgodnie z ustawieniami podanymi w oknie Dane ubezpieczeniowe (Informacje o pracowniku [Dane do ubezpieczenia]) danego zleceniobiorcy. Jeżeli wartość umowy jest niższa od wartości progowej dla umów rozliczanych ryczałtowo program rozliczy tę umowę podatkiem zryczałtowanym (rozliczenie poprzez deklarację PIT-8A). Jeden zleceniobiorca może mieć wiele umów w miesiącu. 260

261 Rys Okno Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło edycja danych o umowie. 63. Funkcje menu Wpisywanie W punkcie tym przedstawione zostaną funkcje menu Wpisywanie programu związane z kartoteką 4.Pracownicy i osoby współpracujące (menu Wpisywanie Pracownicy Obliczanie wynagrodzeń). Obliczanie wynagrodzeń Funkcja ta pozwala na obliczenie, w jednym przebiegu, wynagrodzeń wszystkich zatrudnionych w firmie pracowników, znajdujących się na liście w kartotece (oknie) 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Pracownikom, którzy korzystali z zasiłków chorobowych lub innych zasiłków należy naliczyć wynagrodzenie indywidualnie, po uzupełnieniu danych o zasiłkach w oknie Informacje o pracowniku, za pomocą przycisku F5.Oblicz. Po wykonaniu obliczania wynagrodzeń dla pracowników, w oknie F12.Wydruk pojawi się Raport z obliczania wynagrodzeń. 261

262 64. Zestawienia i wydruki Poniżej przedstawione zostaną sposoby sporządzania wybranych wydruków związanych z kartoteką 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Wydruki indywidualne, dotyczące pracownika Polecenia wydruków indywidualnych, dotyczących aktualnie podświetlonego pracownika w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące zgrupowane są w górnej części (nad kreską ) menu Zestawienia Pracownicy (zob. Rys. 261). Rys Funkcje wydruków dotyczących indywidualnie poszczególnych pracowników. Wydruk umowy lub rachunku Dla podświetlonego w oknie 4.Pracownicy i osoby współpracujące zleceniobiorcy można wydrukować umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenie) lub rachunek. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Wydruk umowy lub rachunku wywołuje okno Wydruk umowy/zlecenia lub przelewu do US (zob. Rys. 262) pod warunkiem że dane na temat takiej umowy zostały wprowadzone w oknie Informacje o pracowniku w sekcji F6.Umowy. Z pierwszej (górnej) listy rozwijanej w tym oknie należy wybrać odpowiedni wzór umowy 262

263 Rys Sporządzanie wydruku umowy dla pracownika lub przelewu do umowy. Poniżej znajduje się druga lista rozwijana, z której można wybrać wzór przelewu należności na rachunek bankowy zleceniobiorcy (jeżeli zamiast umowy wydrukowany ma być przelew do niej). Aby przelew został sporządzony w danych zleceniobiorcy (okno Informacje o pracowniku [Dane osobiste]) musi być podany jego rachunek bankowy. Przelew na rachunek pracownika Polecenia Zestawienia Pracownicy Przelew na rachunek pracownika używa się również wówczas, gdy należy dokonać przelewu na rachunek pracownika. Na ekranie pojawia się wówczas okno Wydruk przelewu (Rys. 263). W oknie tym, w polu Według wzoru: wybrać należy z listy rozwijanej wzór przelewu i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Wykonaj]. W polu Z którego rachunku należy wybrać rachunek firmowy, z którego dokonany będzie przelew (jeżeli włączona jest obsługa wielu rachunków bankowych). Rys Okno Wydruk przelewu wybór wzorca przelewu. 263

264 W kolejnym oknie Dane wysyłanego przelewu (zob. Rys. 264) należy sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować wszystkie dane dotyczące przelewu, uzupełnione automatycznie przez program na podstawie danych o pracowniku. Rys Okno Dane wysyłanego przelewu Istnieje tu możliwość wstawienia innej daty przelewu, kwoty oraz opisu. Po sprawdzeniu i ewentualnym naniesieniu poprawek należy wcisnąć przycisk [F9. Zapamiętaj] - program utworzy druk przelewu zgodnie z wybranym uprzednio wzorem. W oknie tym dostępny jest również przycisk [Do bufora]. Jego wciśnięcie spowoduje automatyczne przeniesienie danych o danym przelewie do okna 0.Kasa i bank, co pozwoli na szybkie dokonanie danego przelewu za pomocą systemu Home Banking-u (patrz rozdział Kontrahenci). Karta wynagrodzeń pracownika Wydruk karty wynagrodzeń dla wybranego pracownika jest możliwy poprzez polecenie Zestawienia Pracownicy Karta wynagrodzeń pracownika. Na ekranie pojawi się wówczas okno Wydruk karty wynagrodzeń pracownika (zob. Rys. 265). Jeżeli ZAZNACZONA zostanie opcja Drukuj kartę przychodów (obowiązującą od 2000 roku dla KPiR) program sam ustali niezbędny zakres informacji, jaki znajdzie się na karcie. W przypadku, gdy zaznaczenia nie będzie, po wciśnięciu przycisku [F9. Wykonaj] otworzy się okno jak na Rys. 270, w którym dokonać można wyboru składników mających znaleźć się na karcie. 264

265 Rys Okno Wydruk karty wynagrodzeń pracownika ustawienia opcji sporządzenia dokumentu. Deklaracje PIT-11/8B, PIT-40 Sporządzenie deklaracji podatkowych wymaga najpierw podświetlenia w oknie pracownika, którego dotyczy deklaracja, a następnie sprowadza się do wyboru w oknie Wydruk deklaracji PIT-... (zob. Rys. 266) wzoru wydruku, (należy stosować wzory z literką x na początku ich nazwy do wydruku na czystych kartkach) i wciśnięciu przycisku [F9. Wykonaj]. Rys Przygotowanie do wydruku deklaracji (na przykładzie deklaracji PIT-11). Wydruki kadrowe (Zestawienia Pracownicy Wydruki kadrowe) Program Fakt daje możliwość sporządzenia różnego rodzaju wydruków kadrowych, takich jak: zaświadczenia o zarobkach, oświadczenia BHP, kwestionariusz osobowy, umowy o pracę, wypowiedzenia, rozwiązania umów, zestawienia, itp. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Wydruki kadrowe wywołuje okno Wydruki kadrowe dla pracownika (zob. Rys. 267). 265

266 Rys Okno Wydruki kadrowe z rozwiniętą listą wyboru typu wydruku kadrowego. Wykorzystując listę rozwijaną Typ wydruku: można zawęzić ilość wzorów wyświetlanych na liście rozwijanej Według wzoru, a tym samym ułatwić wybór. Po wybraniu wzoru, poniżej, w oknie tym ukazuje się opis dokumentu, który będzie stworzony. Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] spowoduje sporządzenie wydruku wg wybranego wzorca. Wydruki ogólne, dotyczące wszystkich pracowników (lub grupy) Zestawienia kadrowe (Zestawienia Pracownicy Zestawienia kadrowe) Funkcja dająca użytkownikowi możliwość utworzenia zestawienia zawierającego praktycznie dowolnie wybrane informacje o pracownikach. Wywołanie tej funkcji powoduje pokazanie okna jak na Rys

267 Rys. 268 Okno Kolumny które zostaną wydrukowane w zestawieniu kadrowym Zaznaczając wybrane kolumny użytkownik buduje zestawienie według własnych potrzeb. Dostępne opcje umożliwiają dodatkowo utworzenie pliku z danymi do arkusza kalkulacyjnego. 267

268 Lista płac (Zestawienia Pracownicy Lista płac) Po wybraniu zestawienia Lista płac na ekranie pojawia się okno Wydruk listy płac (zob. Rys. 269). Rys Okno Wydruk listy płac ustawienia opcji sporządzania wydruku. W oknie tym określić można parametry (opcje) tworzenia listy płac począwszy od wyboru rodzaju wynagrodzenia, które zostanie ujęte na liście.. Kolejne opcje pozwalają na określenie formy drukowanej listy płac: Wydrukuj dane w kolejnych liniach jest to najprostsza lista, w której dane drukowane są w kolejnych liniach, Podziel wydruk na paski lista zostanie sporządzona w formie pasków, które należy pociąć i przekazać pracownikom, Wydrukuj informacje w kilku liniach ta opcja również pozwala sporządzenie listy w formie pasków z tym, że jest możliwość ustawiania liczby kolumn (pole Kolumn na kartce:) i ilości osób na kartce (pole Osób na kartce:). Poprzez wybranie odpowiednio opcji: Drukuj tylko podsumowania grup pierwszych, Drukuj tylko podsumowania grup drugich, Drukuj tylko podsumowania grup trzecich, 268

269 istnieje możliwość sporządzenia list zbiorczych dla poszczególnych grup. Na takim wydruku będą występowały tylko podsumowania obliczonych kwot dla wszystkich pracowników w danej grupie. W sekcji Rodzaj wynagrodzenia należy wybrać opcje, które pozwolą na wydrukowanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę (opcja Wynagrodzenie z umowy o pracę i zasiłki) lub umów zlecenia (opcja Umowy zlecenia). W dalszej części tego okna znajdują się opcje dotyczące wyglądu i szczegółowości danych zawartych na sporządzanej liście płac. Należą do nich m.in.: Drukuj wszystkie składki i potrącenia na liście płac znajdą się wszystkie składniki, które mają wartość większą od zera (składniki o wartości zerowej nie są drukowane), Drukuj bez szczegółów wybrane są tylko wybrane, najważniejsze składniki, które zdaniem autora winny znaleźć się na liście, Drukuj podkreślenie pod każda linią na liście po każdym pracowniku dodaje poziomą linię, Pomiń składki płacone przez pracodawcę nie wystąpią na liście składki, które płaci pracodawca, Drukuj składniki, które nie są przeznaczone do wypłaty na liście płac będą wydrukowane również te składniki, dla których w opisie składników nie zaznaczono opcji do wypłaty/zus/do podatku (patrz rozdział Płace), Drukuj podsumowanie składek ZUS i podatku pokaże na liście płac podsumowanie kwot składek ZUS i podsumowanie podatku. Utwórz na dysku plik w formacie *.dbf na dysku komputera zostanie dodatkowo utworzony plik listapla.dbf (w katalogu głównym programu Fakt), zawierający dane dotyczące sporządzonej listy płac. Plik ten można otworzyć w dowolnym programie obsługującym format plików *.dbf (np. arkusz kalkulacyjny Excel). W polu Dla grupy pracowników: można wybrać grupę (jeśli zdefiniowanych jest ich wiele, patrz rozdział Płace), dla której sporządzona zostanie lista płac. Jeżeli lista ta ma obejmować pracowników z wszystkich grup, należy tu wybrać opcję Wszyscy. Pole wyboru Uporządkuj według: pozwala na określenie porządku listy płac. Jeżeli występuje wiele wypłat w miesiącu, w polu wyboru Numer wypłaty: należy wybrać numer wypłaty, dla której tworzona będzie lista płac. Lista rozwijana Wczytaj schemat pozwala wybrać, według którego schematu wydrukowana ma zostać lista płac o ile użytkownik zdefiniował wcześniej własne schematy. Własne schematy list płac można zdefiniować w menu Opcje Opcje płac Schematy LP. Po ustawieniu wszystkich w/w opcji należy wcisnąć przycisk [Wykonaj], aby w otwartym oknie Kolumny, które zostaną wydrukowane (zob. Rys. 270) zaznaczyć, które kolumny mają znaleźć się na wydruku. 269

270 Rys Zaznaczone kolumny, które znajdą się na wydruku listy płac. Jeżeli ustawienia wydruku poszczególnych kolumn mają być takie same jak w trakcie poprzedniego sporządzania listy płac, wystarczy wcisnąć [Tak jak ostatnio]. W oknie jak na Rys. 270 jest widocznych tylko pierwszych 10 składników płac i potrąceń. Jeżeli istnieje więcej tego typu składników to można je umieścić na wydruku po wciśnięciu przycisku [Pozostałe]. Na ekranie pojawi się wówczas okno Składniki i potrącenia, które zostaną wydrukowane na liście płac (zob. Rys. 271), w którym ZAZNACZYĆ można pozostałe kolumny, związane ze składnikami płac i potrąceniami, które zostaną umieszczone na liście płac. Gdy zostaną już wybrane wszystkie opcje i składniki wydruku, które mają znaleźć się na liście, należy wcisnąć przycisk [F9. Zapamiętaj] (Rys. 271). Program utworzy wówczas zaprogramowaną przez użytkownika listę płac, którą można następnie przejrzeć w oknie F12.Wydruk i wydrukować. 270

271 Rys Okno Składniki i potrącenia, które zostaną wydrukowane na liście płac. Deklaracje PIT-4, PIT-4R Deklaracje sporządza się w podobny sposób. Omówione to zostanie na przykładzie deklaracji PIT-4. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Deklaracja PIT-4 powoduje pojawienie się na ekranie okna Wydruk deklaracji PIT-4 (Rys. 272). Rys. 272 Okno Wydruk deklaracji PIT-4 ustawianie opcji wydruku deklaracji lub przelewu do deklaracji. Okno to pozwala na wykonanie wydruku deklaracji według określonego wzoru (pole wyboru Wydruk deklaracji według wzoru) lub wydruku przelewu podatku do urzędu skarbowego (pole wyboru lub wydruk przelewu do niej). 271

272 Deklaracje mogą być drukowane na czystych kartkach, bezpośrednio w programie Fakt (wydruki są identyczne z drukami oryginalnymi wybór wzorca z literą x na początku jego nazwy, np. xpit4.pi4 ). Deklaracje PIT-8A/PIT-8AR Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Deklaracja PIT-8A/PIT-8AR powoduje pojawienie się na ekranie okna z pytaniem jak na Rys Rys. 273 Pytanie o wybór deklaracji lub przelewu do niej, TAK = miesięczna PIT8A, NIE = roczna PIT8AR W zależności od wyboru użytkownika zostanie otwarte standardowe okienko z możliwością wyboru wzorca odpowiedniej deklaracji lub przelewu do niej (por. Rys. 272) Zawartość okna pracownicy Polecenie to: Zestawienia Pracownicy Zawartość okna Pracownicy pozwala na wydrukowanie dokładnie tych danych, które widoczne są aktualnie w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Aby zmienić zakres widoczności danych w tej kartotece, przed wydrukiem jej zawartości, można skorzystać z polecenia Okno Zakres informacji w oknie. Na ekranie pojawi się wówczas okno Zakres informacji o pracownikach (zob. Rys. 274). Rys Okno Zakres informacji o pracownikach. 272

273 W oknie tym można ustalić zakres danych wyświetlanych aktualnie w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące. W sytuacji jak na Rys. 274 w kartotece będą wyświetlane informacje o wszystkich pracownikach, nawet tych z którymi już rozwiązano umowę o pracę.. Zestawienie przelewów wynagrodzeń Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Zestawienie przelewów wynagrodzeń (zob. Rys. 275). Rys Sporządzane zestawienia przelewów wynagrodzeń do danego banku. Funkcja ta daje możliwość sporządzenia zestawień przelewów wynagrodzeń do wybranego banku lub dla wszystkich banków. W oknie Zestawienie przelewów wynagrodzeń (zob. Rys. 275) wybrać należy rodzaj wynagrodzeń, których zestawienie ma dotyczyć (sekcja Rodzaj wynagrodzenia) i dla którego z banków jest ono wykonywane (pole Dla wybranego banku (numer, ile osób, kwota)). Program, po przeanalizowaniu zapisów dotyczących numerów osobistych rachunków bankowych pracowników, grupuje ich według przynależności do banków. Na podstawie tej analizy tworzona jest lista banków, w których pracownicy mają konta. Zaznaczenie opcji Utwórz plik w formacie PKO BP/SA spowoduje, że w oknie wydruk pojawi się zestawienie przelewów wynagrodzeń w formacie akceptowanym przez system banku PKO BP/SA. Zawartość tego zestawienia pojawi się w pliku Wydruk.txt w katalogu głównym programu Fakt. Można ją również zapisać w innym, wybranym przez użytkownika pliku, korzystając z polecenia menu Plik Zapisz zestawienie (kiedy aktywne jest okno F12.Wydruk). Jeżeli zaznaczona zostanie opcja Dla wszystkich banków w formacie wybranego Home Bankingu zestawienie zostanie utworzone dla wszystkich banków jednocześnie, w formacie zgodnym z wybranym przez użytkownika systemem Home Bankingu (Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). 273

274 Aby pracownik nie był uwzględniony na zestawieniu wystarczy, że w jego danych osobistych nie wpisze się numeru rachunku bankowego (okno Informacje o pracowniku [Dane osobiste] Osobisty rachunek bankowy). Przy przelewaniu wynagrodzeń należy też określić, skąd program ma brać kwoty do przelewu (menu Opcje Opcje płac [F5. Ustawienia ogólne], pole Skąd brać kwotę do przelewu na rachunek pracownika, Rys. 276). Rys Określenie źródła kwoty do przelewu na rachunek bankowy pracownika. Domyślnie jest to Kwota do wypłaty. Może jednak się zdarzyć, że jest przelewana tylko część wynagrodzenia. Wówczas, w oknie Ustawienia ogólne płac (Rys. 276) należy podać numer potrącenia, z którego ma być wzięta kwota do przelewu (wybór w polu Skąd brać kwotę do przelewu na rachunek pracownika, zob. Rys. 276). Przelew składek do ZUS Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Przelew składek do ZUS pozwala na sporządzenie przelewów na rachunek bankowy ZUS. Na ekranie pojawia się wówczas okno Przelew na konto ZUS (zob. Rys. 277). 274

275 Rys. 277 Ustawianie parametrów sporządzania przelewów na konto ZUS. W oknie Przelew na rachunek ZUS określa się wzór przelewu (pole Według wzoru), dla kogo (pole Przelew dla ubezpieczonych:) i których składek ma dotyczyć (sekcja Wybierz rachunek ZUS). Ponieważ obecnie dokonuje się przelewów do ZUS dla trzech rodzajów składek, więc dla każdego rodzaju składki należy wydrukować odrębny przelew. Przycisk [Do bufora] (zob. Rys. 277) pozwala na automatyczne przeniesienie informacji do okna Rachunek bankowy w celu przesłania przelewu za pomocą systemu Home Banking-u (patrz rozdział Kontrahenci). Jeżeli włączona jest obsługa wielu rachunków bankowych firmy, w polu Rachunek można określić, z którego rachunku bankowego dokonywany jest przelew składek do ZUS. Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik Program Fakt przygotowuje wszystkie niezbędne dane potrzebne do sporządzania deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych oraz ZUS IWA dla ZUS. Dane te są importowane do programu Płatnik, dlatego też NIEZBĘDNE jest zainstalowanie Programu Płatnika w komputerze. Wysyłanie danych rozliczeniowych do programu Płatnik Przesyłu danych do Płatnika dokonuje się po naliczeniu wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. W trakcie miesiąca można kilkakrotnie wysyłać dane, za każdym kolejnym razem będą obliczane od nowa. Po wykonaniu polecenia Zestawienia Pracownicy Wyślij dane do Programu Płatnika - rozliczeniowe na ekranie pojawia się okno Dane dla Programu Płatnika (zob. Rys. 278) 275

276 Rys Ustawienia parametrów wysyłki danych rozliczeniowych do programu Płatnik. W tym oknie można ustawić m.in. takie parametry wysyłki do programu Płatnik, jak: data wypełnienia deklaracji. czy naliczać wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki, czy uwzględniać pracowników o zerowych składkach, czy umieszczać na RSA kwoty chorobowego od pracodawcy. Opcja Jak podzielić osoby ubezpieczone pozwala ustalić właściwy sposób przygotowania przez program Fakt danych do deklaracji dla programu Płatnik ponieważ za dany miesiąc należy sporządzić i przekazać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych, który składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). UWAGA! Należy wybrać ten sam sposób podziału osób ubezpieczonych jaki został ustalony w momencie zgłoszenia płatnika do ubezpieczenia w ZUS. Przycisk [Dane identyfikacyjne] (zob. Rys. 279) otwiera okno Dane identyfikacyjne płatnika dla ZUS (zob. Rys. 280), które służy do powiązania zestawu wybranego z listy rozwijanej Dane dla zestawu: z danymi płatnika dla ZUS oraz informacjami uzupełniającymi o przelewie (znajdującymi się po prawej stronie okna) identyfikatorem uzupełniającym oraz nazwą płatnika. Dane te po wprowadzeniu, zostają zapisane w systemie za pomocą przycisku [F9.Zapamiętaj],.zaś do wczytania zapisanych wcześniej danych zestawu służy przycisk [Domyślne]. 276

277 Rys Okno Dane identyfikacyjne płatnika dla ZUS. Wysyłanie danych zgłoszeniowych do programu Płatnik Aby przygotować deklaracje zgłoszeniowe pracowników w programie Płatnik należy skorzystać z polecenia menu Zestawienia Pracownicy Wyślij dane do Programu Płatnika zgłoszeniowe. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dane dla programu Płatnika (Rys. 280). Rys Ustawienia parametrów wysyłki danych zgłoszeniowych do programu Płatnik. Dla danych zgłoszeniowych Data wypełnienia deklaracji ustawiana jest automatycznie na bieżącą datę. Automatycznie ustawiany jest również okres, którego dotyczyć ma deklaracja. Domyślnie jest to okres obejmujący 7 dni wstecz, począwszy od daty bieżącej. Dane te można modyfikować. 277

278 Opcja Uwzględnij zmiany danych osób ubezpieczonych pozwala na określenie czy oprócz osób nowozatrudnionych w deklaracjach zgłoszeniowych mają być umieszczone również zmiany danych osób już zatrudnionych. Program analizuje, czy w okresie ostatnich 7 dni w danych pracowników zaszły jakieś zmiany uzasadniające stworzenie deklaracji zgłoszeniowych - jeżeli tak, to je tworzy. Można również przygotować deklaracje zgłoszeniowe za dowolny inny okres wystarczy wpisać w odpowiednich polach inne daty graniczne (Za okres od:... do:..., zob. Rys. 280). Wysyłanie deklaracji ZUS IWA do Programu Płatnika Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać podatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki: Byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, W roku za który jest składana informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, Byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA. Aby przygotować deklaracje ZUS IWA należy skorzystać z polecenia menu Zestawienia Pracownicy Deklaracja ZUS IWA. Na ekranie pojawi się okno Tworzenie deklaracji ZUS IWA w PP (1/2) (Rys. 281). Rys Ustawienia parametrów dla deklaracji ZUS IWA. Program domyślnie ustawia datę wypełnienia deklaracji na ostatni dzień stycznia roku następującego po okresie, za który składana jest deklaracja. Gdy użytkownik zatwierdzi ustawienia przyciskiem [F9. Wykonaj] program automatycznie sprawdza średnią liczbę ubezpieczonych, zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Ostrzega, gdy jest ona mniejsza niż 10 osób (średnia powinna być większa niż 9,5). Następnie przechodzi do kroku 2 278

279 z 2 wyświetlając okno Tworzenie deklaracji ZUS IWA w PP 2/2 (Rys. 282). Należy tutaj wprowadzić dane potrzebne do prawidłowego stworzenia deklaracji. Rys Wprowadzenie danych do deklaracji ZUS IWA. UWAGA! Deklaracja ZUS IWA jest widoczna w programie Płatnik (po zaimportowaniu) w zakładce Dokumenty Informacja ZUS IWA, a nie jak ma to miejsce w przypadku deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych w zakładce Dokumenty Dokumenty wprowadzone. Import (wczytanie) deklaracji ZUS do programu Płatnik Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] w oknie Dane dla Programu Płatnika (zob. Rys. 280) rozpoczyna proces tworzenia deklaracji dla programu Płatnik. W zależności od rodzaju występujących w danym miesiącu wynagrodzeń, automatycznie tworzone są właściwe deklaracje ZUS. Deklaracje dla poszczególnych podmiotów obsługiwanych w programie Fakt tworzone są w oddzielnych katalogach. Każdorazowe wysłanie deklaracji z programu powoduje ich umieszczenie w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr firmy>, gdzie <nr firmy> to odpowiedni numer podmiotu w programie Fakt. Jeżeli np. tworzone będą deklaracje dla firmy o numerze 0023, umieszczone zostaną one w katalogu C:\Fakt95\Platnik\0023, itd. UWAGA! Jeżeli program Fakt użytkowany jest sieciowo, będzie to katalog C:\Fakt95\<użytkownik>\Platnik\<nr firmy>. Po utworzeniu deklaracji w programie Fakt należy zaimportować je (wczytać) do Płatnika, postępując wg poniższej instrukcji: 1. Przed wczytaniem deklaracji muszą być wprowadzone w Płatniku dane podmiotu, którego deklaracje dotyczą. W przeciwnym przypadku wczytanie (import) deklaracji stworzonych w programie Fakt do Płatnika nie będzie możliwe. 279

Instrukcja skrócona (dla informatyka)

Instrukcja skrócona (dla informatyka) 1 Instrukcja skrócona (dla informatyka) 1. Instalujemy na serwerze program FAKT oraz serwer bazy danych Firebird. 2. Do katalogu programu Fakt na serwerze kopiujemy pliki licencja.txt i klucze.txt oraz

Bardziej szczegółowo

Instrukcja skrócona (dla informatyka)

Instrukcja skrócona (dla informatyka) 1 Instrukcja skrócona (dla informatyka) 1. Instalujemy na serwerze program FAKT oraz serwer bazy danych Firebird. 2. Uruchamiamy program lokalnie sprawdzamy czy działa, czy moŝna uruchomić 2 programy jednocześnie

Bardziej szczegółowo

Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt

Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt (wersja 2012.07) Fakt Dystrybucja Sp. z o. o. 81-552 Gdynia, ul. Wielkopolska 21/2 www.fakt.com.pl serwis@fakt.com.pl Spis treści 1. Moduł lanfakt...

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt

Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt Instrukcja konfiguracji programu Fakt z modułem lanfakt (wersja 2016.04) Fakt Dystrybucja Sp. z o. o. 81-552 Gdynia, ul. Wielkopolska 21/2 www.fakt.com.pl serwis@fakt.com.pl Spis treści 1.Moduł lanfakt...

Bardziej szczegółowo

System Symfonia e-dokumenty

System Symfonia e-dokumenty System Symfonia e-dokumenty Konfiguracja Symfonia e-dokumenty Wersja 2012.1 Konfiguracja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Instalacja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Należy pamiętać, że na danym systemie operacyjnym

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji Wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Na następnej stronie

Bardziej szczegółowo

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy.

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. Zamknięcie miesiąca. Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. WPROWADZENIE Zamknięcie miesiąca to procedura, która pozwala na ustalenie wielkości

Bardziej szczegółowo

1. Instalacja Programu

1. Instalacja Programu Instrukcja obsługi dla programu Raporcik 2005 1. Instalacja Programu Program dostarczony jest na płycie cd, którą otrzymali Państwo od naszej firmy. Aby zainstalować program Raporcik 2005 należy : Włożyć

Bardziej szczegółowo

Instrukcja. importu dokumentów. z programu Fakt do programu Płatnik. oraz. przesyłania danych do ZUS. przy pomocy programu Płatnik

Instrukcja. importu dokumentów. z programu Fakt do programu Płatnik. oraz. przesyłania danych do ZUS. przy pomocy programu Płatnik Fakt Dystrybucja, Instrukcja z dnia 06.2010 Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik oraz przesyłania danych do ZUS przy pomocy programu Płatnik 1/22 1 Eksport danych z Programu

Bardziej szczegółowo

Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt

Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt W artykule znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z plikiem licencja.txt : 1. Jak zapisać plik licencja.txt

Bardziej szczegółowo

WYSYŁKA EDEKLARACJI 2015

WYSYŁKA EDEKLARACJI 2015 WYSYŁKA EDEKLARACJI 2015 Instrukcja użytkownika Wersja [Stan] www.ergo.pl Spis treści 1. Wstęp... 5 2. Eksport danych z programu do systemu interaktywnych formularzy... 6 3. Wysyłka elektroniczna spod

Bardziej szczegółowo

Dystrybucja / Serwis: 1992-2007 ZUI Fakt, tel. (058) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl

Dystrybucja / Serwis: 1992-2007 ZUI Fakt, tel. (058) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl Dystrybucja / Serwis: 1992-2007 ZUI Fakt, tel. (058) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl 2 Spis treści I. WPROWADZENIE -------------------------------------------------------------------9 1. WSTĘP --------------------------------------------------------------------------------------------------------9

Bardziej szczegółowo

(wersja robocza) Spis treści:

(wersja robocza) Spis treści: Opis programu Serwis Urządzeń Gazowych. (wersja robocza) Spis treści: 1. Wstęp 2. Szybki Start 2.1. Przyjęcie Zgłoszenia 2.1.1. Uruchomienie Zerowe 2.1.2. Przyjęcie zgłoszenia (naprawy) 2.1.3. Przyjęcie

Bardziej szczegółowo

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa Rejestracja faktury VAT Instrukcja stanowiskowa 1. Uruchomieni e formatki Faktury VAT. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika,

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Otwórz Books.dmg i

Bardziej szczegółowo

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25 FS-Sezam SQL Obsługa kart stałego klienta INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60 edycja instrukcji : 2013-11-25 Aplikacja FS-Sezam SQL jest programem służącym do obsługi kart stałego klienta.

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor Strona0 1. Zaloguj się na konto IRF, na adres: http://irf-system.pl 2. Hasło można zmienić, klikając w ustawienia. Strona1

Bardziej szczegółowo

Obsługa modułu. e-deklaracje. w programach WF-FaKir oraz WF-Gang. (opracował Przemysław Gola) 2014.12.19

Obsługa modułu. e-deklaracje. w programach WF-FaKir oraz WF-Gang. (opracował Przemysław Gola) 2014.12.19 Obsługa modułu e-deklaracje w programach WF-FaKir oraz WF-Gang (opracował Przemysław Gola) 2014.12.19 Zawartość skryptu: I. Czego potrzebujesz, aby wysyłać deklaracje podatkowe w formie elektronicznej?

Bardziej szczegółowo

Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami

Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami Dotyczy programów opartych na bazie BDE: Menedżer Pojazdów PL+ Ewidencja Wyposażenia PL+ Spis treści: 1. Wstęp...

Bardziej szczegółowo

S P I S T R E Ś C I. Instrukcja obsługi

S P I S T R E Ś C I. Instrukcja obsługi S P I S T R E Ś C I Instrukcja obsługi 1. Podstawowe informacje o programie.................................................................................... 2 2. Instalacja programu.....................................................................................................

Bardziej szczegółowo

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer?

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer? Kadry Optivum, Płace Optivum Jak przenieść dane na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Kadry Optivum lub Płace Optivum (lub z obydwoma programami pracującymi na wspólnej bazie danych) na nowym

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE. dla Kadr Plac i ZUS PRO

INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE. dla Kadr Plac i ZUS PRO INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE dla Kadr Plac i ZUS PRO I. Instalacja Programu Program Kadry Płace i ZUS PRO może to być dowolny folder jednak preferowaną lokalizacja jest : BiznesmenPro\eDeklaracje.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001

Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001 1 Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001 I. EKSPORT DANYCH Z PROGRAMU FAKT DO PŁATNIKA...2 I.1. WYSYŁANIE DEKLARACJI Z PROGRAMU FAKT....2 I.2. KATALOGI I ŚCIEŻKI DOSTĘPU....2

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE. dla Księgi PiR oraz Płac DOS

INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE. dla Księgi PiR oraz Płac DOS INSTRUKCJA INSTALACJI I OBSŁUGI ZBIORCZE E-DEKLARCJE dla Księgi PiR oraz Płac DOS I. Instalacja Programu Dla programów DOS ( Płace i Księga) Instalacja musi odbyć się na serwerze w folderze głównym Księga.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 str. 1 Pierwsze uruchomienie aplikacji. Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji należy skonfigurować połączenie z serwerem synchronizacji. Należy podać numer

Bardziej szczegółowo

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum.

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum. Płace Optivum Jak przenieść dane programu Płace Optivum na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Płace Optivum na nowym komputerze, należy na starym komputerze wykonać kopię zapasową bazy danych

Bardziej szczegółowo

System Muflon. Wersja 1.4. Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09

System Muflon. Wersja 1.4. Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09 System Muflon Wersja 1.4 Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09 SPIS TREŚCI 1. Firmy... 3 I. Informacje podstawowe.... 3 II. Wyszukiwanie.... 4 III. Dodawanie nowego kontrahenta....

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Wersja 1.0 Warszawa, Kwiecień 2015 Strona 2 z 13 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Spis treści 1. Wstęp...4

Bardziej szczegółowo

Kancelaria Prawna.WEB - POMOC

Kancelaria Prawna.WEB - POMOC Kancelaria Prawna.WEB - POMOC I Kancelaria Prawna.WEB Spis treści Część I Wprowadzenie 1 Część II Wymagania systemowe 1 Część III Instalacja KP.WEB 9 1 Konfiguracja... dostępu do dokumentów 11 Część IV

Bardziej szczegółowo

WYDRA BY CTI. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu

WYDRA BY CTI. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu WYDRA BY CTI WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu 1 Spis treści 1. Opis ogólny...3 2. Wymagania oraz konfiguracja...4 2.1. Wymagania...4 2.2. Instalacja...4 2.3. Konfiguracja...4

Bardziej szczegółowo

Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Instalacja programu

Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Instalacja programu Jak szybko wystawić fakturę w LeftHand? Aby móc szybko wystawić fakturę VAT w programie LeftHand należy: - zainstalować program LeftHand - skonfigurować go za pomocą szybkiego wizzarda - dodać definicję

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Wersja 1.0 Warszawa, Listopad 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP

Bardziej szczegółowo

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Biuro Online Konektor instrukcja użytkownika Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Spis treści 1. Instalacja oprogramowania... 3 2. Pierwsze uruchomienie... 5 2.1. Tworzenie usługi... 5 2.2. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo

Płace Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Przygotowanie pliku dla SIO w programie Płace Optivum

Płace Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Przygotowanie pliku dla SIO w programie Płace Optivum Płace Optivum Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Aby wyeksportować dane z programu Płace Optivum do SIO, należy wykonać następujące czynności: 1. Pobrać i zainstalować najnowsze

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Wersja 1.1 Warszawa, Luty 2016 Strona 2 z 14 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu STATISTICA

Instrukcja instalacji programu STATISTICA Instrukcja instalacji programu STATISTICA UWAGA: Program STATISTICA wymaga zarejestrowania licencji, które należy przeprowadzić on-line. Dlatego też przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że

Bardziej szczegółowo

1. Wprowadzenie...2. 1.1. Do czego służy system NepriX...2. 2. Program krok po kroku...2. 2.1. Logowanie do systemu...2

1. Wprowadzenie...2. 1.1. Do czego służy system NepriX...2. 2. Program krok po kroku...2. 2.1. Logowanie do systemu...2 Spis treści 1. Wprowadzenie...2 1.1. Do czego służy system NepriX...2 2. Program krok po kroku...2 2.1. Logowanie do systemu...2 2.2. Ważne ikony w systemie...3 2.3. Dodawanie kontraktu...4 2.4. Wystawianie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF Wersja: 0.0.0.3 Październik 2012 SPIS TREŚCI: 1. Wstęp 2. Wymagania sprzętowe, instalacja. 3. Opis współpracy komputera z kasą 4. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo

Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów Ministerstwo Finansów System e-deklaracje Instrukcja użytkownika Wersja 1.00 1/21 SPIS TREŚCI I. INFORMACJE OGÓLNE...3 WYMAGANIA NIEZBĘDNE DO SKŁADANIA DEKLARACJI ZA POMOCĄ INTERAKTYWNYCH FORMULARZY...3

Bardziej szczegółowo

MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2

MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2 MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2 3. OPIS FUNKCJI... 2 3.1. EWIDENCJA / PŁATNIKÓW... 2 3.2. EWIDENCJA / POPRZ. DANYCH UBEZP...

Bardziej szczegółowo

UNIFON podręcznik użytkownika

UNIFON podręcznik użytkownika UNIFON podręcznik użytkownika Spis treści: Instrukcja obsługi programu Unifon...2 Instalacja aplikacji Unifon...3 Korzystanie z aplikacji Unifon...6 Test zakończony sukcesem...9 Test zakończony niepowodzeniem...14

Bardziej szczegółowo

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk Program dla praktyki lekarskiej Instalacja programu dreryk Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 2008 Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 1 Spis treści 1. Wymagania Systemowe 2. Pobranie instalatora systemu

Bardziej szczegółowo

Wysyłka do systemu e-deklaracje

Wysyłka do systemu e-deklaracje Wysyłka do systemu e-deklaracje Wysyłka do systemu e-deklaracje dotyczy wyłącznie deklaracji podatkowych i jest realizowana przez kreatora wysyłki. Na komputerze, na którym dokonywana jest wysyłka powinien

Bardziej szczegółowo

Instrukcjaaktualizacji

Instrukcjaaktualizacji Instrukcja Instrukcjaaktualizacji aktualizacji oprogramowania oprogramowaniainpro InProBMS BMS SPIS TREŚCI 1. AKTUALIZACJA 3 1.1. ARCHIWIZACJA BAZY DANYCH...3 1.1.1. AUTOMATYCZNA...3 1.1.2. RĘCZNA...4

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Wersja 1.0 Warszawa, Sierpień 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima

Bardziej szczegółowo

Instalowanie certyfikatów celem obsługi pracy urządzenia SIMOCODE pro V PN z poziomu przeglądarki internetowej w systemie Android

Instalowanie certyfikatów celem obsługi pracy urządzenia SIMOCODE pro V PN z poziomu przeglądarki internetowej w systemie Android Instalowanie certyfikatów celem obsługi pracy urządzenia SIMOCODE pro V PN z poziomu przeglądarki internetowej w systemie Android Wstęp Dostępna od grudnia 2013 roku jednostka podstawowa SIMOCODE pro V

Bardziej szczegółowo

KOMISJE WYBORCZE PIT- 2014 EKSPORT E-PITY

KOMISJE WYBORCZE PIT- 2014 EKSPORT E-PITY BASE SOFT Krystian Balion 41-403 Chełm Śląski Tel. 691 30 80 30 www.basesoft.pl info@basesoft.pl KOMISJE WYBORCZE PIT- 2014 EKSPORT E-PITY INSTALACJA AKTUALIZACJA Wymagana wersja programu minimum 1.2.8.33

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY... 1 Sprzedaż SPA 2 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...6 WYSTAWIANIE

Bardziej szczegółowo

EuroFirma Sklep Internetowy do programów

EuroFirma Sklep Internetowy do programów EuroFirma Sklep Internetowy do programów humansoft HermesMała Firma humansoft HermesStandard Bielsko-Biała,październik 2008 do obsługi sklepu internetowego Instrukcja modułu Sklep Internetowy do programu

Bardziej szczegółowo

Ewidencja Wyposażenia PL+

Ewidencja Wyposażenia PL+ Ewidencja Wyposażenia PL+ Jak poprawnie skonfigurować uprawnienia systemowe Spis treści: 1. Wstęp 2. Systemy: Windows Vista,, 8, 8.1, 10... 2.1. Folder z bazą danych... 2.2. Folder z konfiguracją programu...

Bardziej szczegółowo

Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami

Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami Konfiguracja oprogramowania w systemach MS Windows dla kont z ograniczonymi uprawnieniami Dotyczy programów opartych na bazie Firebird: System Obsługi Zleceń PL+ Grafik Urlopowy PL+ Zarządzanie Szkoleniami

Bardziej szczegółowo

FS-Repertorium SQL. Repertorium Tłumacza Przysięgłego. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-12

FS-Repertorium SQL. Repertorium Tłumacza Przysięgłego. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-12 FS-Repertorium SQL Repertorium Tłumacza Przysięgłego INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60 edycja instrukcji : 2013-11-12 Aplikacja FS-Repertorium SQL jest następcą dobrze znanego od 2005 roku

Bardziej szczegółowo

ewydruki Instalacja - szybki start WYMAGANIA INSTALACJA www.groszek.pl Ogólne Wobec oprogramowania Aktualizacja instalacji Weryfikacja instalacji

ewydruki Instalacja - szybki start WYMAGANIA INSTALACJA www.groszek.pl Ogólne Wobec oprogramowania Aktualizacja instalacji Weryfikacja instalacji WYMAGANIA Ogólne Posiadanie certyfikatu kwalifikowanego z przeznaczeniem do podpisu dokumentów (np. certyfikat używany do podpisywania dokumentów do ZUS w Płatniku). Certyfikat musi być wcześniej zainstalowany

Bardziej szczegółowo

Instalacja aplikacji

Instalacja aplikacji 1 Instalacja aplikacji SERTUM... 2 1.1 Pobranie programu z Internetu... 2 1.2 Instalacja programu... 2 1.3 Logowanie... 3 2 Instalacja aplikacji RaportNet... 4 2.1 Pobranie programu z Internetu... 4 2.2

Bardziej szczegółowo

Wysyłka wniosko w ZUS - EKS. Instrukcja użytkownika aplikacji Wysyłka wniosków ZUS EKS

Wysyłka wniosko w ZUS - EKS. Instrukcja użytkownika aplikacji Wysyłka wniosków ZUS EKS Wysyłka wniosko w ZUS - EKS Instrukcja użytkownika aplikacji Wysyłka wniosków ZUS EKS Spis treści Wysyłka elektronicznych wniosków ZUS EKS do portalu PUE ZUS... 2 Instalacja aplikacji... 2 Aktualizacja

Bardziej szczegółowo

Księga Podatkowa wersja 25.0

Księga Podatkowa wersja 25.0 Księga Podatkowa wersja 25.0 Uprzejmie informujemy, że z dniem 16 grudnia 2014 roku wprowadzamy zmiany w ofercie handlowej programów księgowych Comarch ERP Klasyka. Zmiany polegają na wycofaniu ze sprzedaży

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Kadry i Płace

Sage Symfonia Kadry i Płace Sage Symfonia Kadry i Płace Instalacja programu Wersja 2015.c Producent: Sage sp. z o.o. tel. 22 455 56 00 www.sage.com.pl Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Do7ki 1.0

Instrukcja do programu Do7ki 1.0 Instrukcja do programu Do7ki 1.0 Program Do7ki 1.0 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do generowania listów przewozowych dla firmy kurierskiej SIÓDEMKA w połączeniu

Bardziej szczegółowo

Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny

Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny Generator Offline Instrukcja użytkownika Problemy z aplikacją można zgłaszad pod adresem: zgloszenie@mazowia.eu SPIS TREŚCI Zawartość 1 Instalacja Generatora

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy

Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy Pierwszym krokiem po zainstalowaniu programu powinno być utworzenie nowej firmy. W tym celu należy wybrać polecenie Nowa firma z menu Firma lub

Bardziej szczegółowo

Spis treści. Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma

Spis treści. Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma Spis treści 1) Konfiguracja programu LeftHand Kadry i Płace...2 a) Konfiguracja numerów kont księgowych

Bardziej szczegółowo

PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl

PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl PORADNIK KORZYSTANIA Z SERWERA FTP ftp.architekturaibiznes.com.pl Do połączenia z serwerem A&B w celu załadowania lub pobrania materiałów można wykorzystać dowolny program typu "klient FTP". Jeżeli nie

Bardziej szczegółowo

Wersja 21.1 Księgi Podatkowej

Wersja 21.1 Księgi Podatkowej Wersja 21.1 Księgi Podatkowej 1. Nowości 1.1 Zmiany w deklaracjach VAT-7, VAT-7K oraz VAT-7D Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2010 r zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów deklaracji

Bardziej szczegółowo

Motorola Phone Tools. Krótkie wprowadzenie

Motorola Phone Tools. Krótkie wprowadzenie Motorola Phone Tools Krótkie wprowadzenie Spis treści Minimalne wymagania... 2 Przed instalacją Motorola Phone Tools... 3 Instalowanie Motorola Phone Tools... 4 Instalacja i konfiguracja urządzenia przenośnego...

Bardziej szczegółowo

7 Business Ship Control dla Symfonia Handel

7 Business Ship Control dla Symfonia Handel 7 Business Ship Control dla Symfonia Handel Instrukcja Instalacji aplikacji wersja 2012.1 Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. www.siodemka.com Spis treści 1. Instalacja modułu... 3 2. Uruchomienie wykonywania

Bardziej szczegółowo

Ulotka v.2012.2.2. System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2. Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00

Ulotka v.2012.2.2. System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2. Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2 Ulotka v.2012.2.2 Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: tel. (12) 681 43 00 www.comarch.pl/erp

Bardziej szczegółowo

Instalacja rozwiązania... 2. Uruchomienie rozwiązania w systemie Sage... 3. Konfiguracja dodatku... 4. Ustawienia dodatkowe rozwiązania...

Instalacja rozwiązania... 2. Uruchomienie rozwiązania w systemie Sage... 3. Konfiguracja dodatku... 4. Ustawienia dodatkowe rozwiązania... Rozwiązanie przygotowane do wymiany danych pomiędzy programem Sage Handel a serwisem www.allegro.pl za pośrednictwem oprogramowania Firmy PhotoSoft EasyUploader. Rozwiązanie pozwala na przesyłanie towarów

Bardziej szczegółowo

Problemy techniczne. 3. Udostępnić folder nadrzędny do folderu z danymi (czyli folder Finanse Optivum) operatorom programu na końcówkach roboczych.

Problemy techniczne. 3. Udostępnić folder nadrzędny do folderu z danymi (czyli folder Finanse Optivum) operatorom programu na końcówkach roboczych. Problemy techniczne Jak udostępnić dane sieciowo w programach z pakietu Finanse Optivum praca w trybie współużytkowania Programy z pakietu Finanse Optivum mogą pracować na wspólnej bazie danych. Baza ta

Bardziej szczegółowo

Portal SRG BFG. Instrukcja korzystania z Portalu SRG BFG

Portal SRG BFG. Instrukcja korzystania z Portalu SRG BFG Portal SRG BFG Instrukcja korzystania z Portalu SRG BFG Opracowano w Departamencie Informatyki i Administracji Bankowego Funduszu Gwarancyjnego Październik 2013 Spis treści: 1. Dostęp do strony portalu...

Bardziej szczegółowo

eformatyzacja instrukcja obsługi

eformatyzacja instrukcja obsługi eformatyzacja instrukcja obsługi AGMASoft 2010 Opis systemu... 3 1 Zasady postępowania... 4 2 Instalacja systemu eformatyzacja... 5 2.1 Instalacja programu... 5 2.2 Instalacja sterowników BDE... Błąd!

Bardziej szczegółowo

Jak utworzyć plik SIO dla aktualnego spisu?

Jak utworzyć plik SIO dla aktualnego spisu? System Informacji Oświatowej Jak utworzyć plik SIO dla aktualnego spisu? Programy Arkusz Optivum, Kadry Optivum, Płace Optivum, Sekretariat Optivum oraz Księgowość Optivum dostarczają znaczną część danych

Bardziej szczegółowo

Kopiowanie przy użyciu szyby skanera. 1 Umieść oryginalny dokument na szybie skanera stroną zadrukowaną skierowaną w dół, w lewym, górnym rogu.

Kopiowanie przy użyciu szyby skanera. 1 Umieść oryginalny dokument na szybie skanera stroną zadrukowaną skierowaną w dół, w lewym, górnym rogu. Skrócony opis Kopiowanie Kopiowanie Szybkie kopiowanie 3 Naciśnij przycisk na panelu operacyjnym 4 Po umieszczeniu dokumentu na szybie skanera dotknij opcji Zakończ zadanie, aby powrócić do ekranu głównego.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu

Instrukcja obsługi programu Instrukcja obsługi programu directintegrator ST5 wersja dla WF-Mag (SOTE 5) Spis treści 1. Wstęp...3 2. Instalacja...3 2.1. Przebieg Instalacji...3 2.1.1. Generowanie klucza aplikacji...8 2.1.2. Zakładka

Bardziej szczegółowo

Instrukcjainstalacji KS-CRM

Instrukcjainstalacji KS-CRM System Zarządzania Relacjami z Klientami Instrukcjainstalacji KS-CRM Katowice 2010 2213PI01.00 Nazwa dokumentu: Instrukcja instalacji systemu KS-CRM Wersja dokumentu: 2011.00.0.0 Data aktualizacji: 25.06.2010

Bardziej szczegółowo

Wersja 22.0 Księgi Podatkowej

Wersja 22.0 Księgi Podatkowej Wersja 22.0 Księgi Podatkowej 1. Instalacja programu u Użytkowników KP2011 Użytkownicy programu KP2011 otrzymują płytę CD na dany rok. W celu zainstalowania programu należy: włożyć do napędu dyskietkę

Bardziej szczegółowo

Kadry Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Kadry Optivum?

Kadry Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Kadry Optivum? Kadry Optivum Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Kadry Optivum? Aby wyeksportować dane z programu Kadry Optivum do SIO, należy wykonać następujące czynności: 1. Pobrać i zainstalować najnowsze

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu

Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage. Aby zainstalować program z płyty

Bardziej szczegółowo

BSX PRINTER INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA. Autor: Karol Wierzchołowski 30 marca 2015

BSX PRINTER INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA. Autor: Karol Wierzchołowski 30 marca 2015 ! BSX PRINTER INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Autor: Karol Wierzchołowski 30 marca 2015 SPIS TREŚCI WSTĘP... 3 INTERFEJS PROGRAMU... 5 KONFIGURACJA PROGRAMU... 6 DRUKOWANIE PARAGONÓW I FAKTUR... 8 REJESTRACJA PROGRAMU...

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

Nagrywamy podcasty program Audacity

Nagrywamy podcasty program Audacity Pobieranie i instalacja Program Audacity jest darmowym zaawansowanym i wielościeżkowym edytorem plików dźwiękowych rozpowszechnianym na licencji GNU GPL. Jest w wersjach dla systemów typu Unix/Linux, Microsoft

Bardziej szczegółowo

Instrukcja konfiguracji funkcji skanowania

Instrukcja konfiguracji funkcji skanowania Instrukcja konfiguracji funkcji skanowania WorkCentre M123/M128 WorkCentre Pro 123/128 701P42171_PL 2004. Wszystkie prawa zastrzeżone. Rozpowszechnianie bez zezwolenia przedstawionych materiałów i informacji

Bardziej szczegółowo

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013 Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji Wersja 2013 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy

Bardziej szczegółowo

IBM SPSS Modeler Social Network Analysis 16 podręcznik instalowania i konfigurowania

IBM SPSS Modeler Social Network Analysis 16 podręcznik instalowania i konfigurowania IBM SPSS Modeler Social Network Analysis 16 podręcznik instalowania i konfigurowania Spis treści Rozdział 1. Wprowadzenie do programu IBM SPSS Modeler Social Network Analysis.............. 1 IBM SPSS

Bardziej szczegółowo

Rejestr transakcji GIIF - instrukcja

Rejestr transakcji GIIF - instrukcja Rejestr transakcji GIIF - instrukcja 2 1 Kancelaria Notarialna - Rejestr Transakcji GIIF instrukcja Rejestr Transakcji GIIF Poniższa instrukcja przedstawia sposób przygotowania transakcji i realizację

Bardziej szczegółowo

O2Symfonia by CTI. Instrukcja i opis programu

O2Symfonia by CTI. Instrukcja i opis programu O2Symfonia by CTI Instrukcja i opis programu Spis treści 1. Opis programu...3 2. Konfiguracja programu...3 3. Konfiguracja rejestry kasowe...5 4. Przygotowanie pliku do importu...6 5. Import w programie

Bardziej szczegółowo

Instalacja programu Warsztat 3 w sieci

Instalacja programu Warsztat 3 w sieci Instalacja programu Warsztat 3 w sieci (proszę uważnie przeczytać do końca) Spis treści 1 Przed instalacją...2 2 Przeprowadzanie po raz pierwszy instalacji sieciowej...3 2.1 Dane umieszczone na jednej

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu

Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage. Aby zainstalować program z płyty instalacyjnej

Bardziej szczegółowo

Problemy techniczne SQL Server

Problemy techniczne SQL Server Problemy techniczne SQL Server Co zrobić, jeśli program Optivum nie łączy się poprzez sieć lokalną z serwerem SQL? Programy Optivum, które korzystają z bazy danych umieszczonej na serwerze SQL, mogą być

Bardziej szczegółowo

Współpraca Integry z programami zewnętrznymi

Współpraca Integry z programami zewnętrznymi Współpraca Integry z programami zewnętrznymi Uwaga! Do współpracy Integry z programami zewnętrznymi potrzebne są dodatkowe pliki. MoŜna je pobrać z sekcji Download -> Pozostałe po zalogowaniu do Strefy

Bardziej szczegółowo

Kancelaris krok po kroku. PRZEBIEG PROCESU INSTALACJI programu Kancelaris 4.10 standard

Kancelaris krok po kroku. PRZEBIEG PROCESU INSTALACJI programu Kancelaris 4.10 standard Kancelaris krok po kroku PRZEBIEG PROCESU INSTALACJI programu Kancelaris 4.10 standard Objaśnienia W niniejszej prezentacji stosujemy następujący układ slajdu: - u góry znajduje się tytuł slajdu, - w tekście

Bardziej szczegółowo

7 Business Ship Control dla Systemu Zarządzania Forte

7 Business Ship Control dla Systemu Zarządzania Forte 7 Business Ship Control dla Systemu Zarządzania Forte Instrukcja instalacji aplikacji wersja 2012.1 Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. www.siodemka.com Spis treści 1. Instalacja aplikacji 7 Business Ship

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu DoDPD 1.0

Instrukcja do programu DoDPD 1.0 Instrukcja do programu DoDPD 1.0 Program DoDPD 1.0 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do generowania listów przewozowych dla firmy kurierskiej DPD z wykorzystaniem

Bardziej szczegółowo

Wysyłka dokumentacji serwisowej z Sekafi3 SQL do producentów.

Wysyłka dokumentacji serwisowej z Sekafi3 SQL do producentów. Wysyłka dokumentacji serwisowej z Sekafi3 SQL do producentów. Możliwość wysyłki dokumentacji serwisowej do producentów poprzez API możliwa jest od wersji 3.0.48.6 (Aby sprawdzić wersję swojego oprogramowania

Bardziej szczegółowo

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji Program Płatnik 10.01.001 Instrukcja instalacji S P I S T R E Ś C I 1. Wymagania sprzętowe programu Płatnik... 3 2. Wymagania systemowe programu... 3 3. Instalacja programu - bez serwera SQL... 4 4. Instalacja

Bardziej szczegółowo

Instrukcja aktualizacji programu FAKTURY i Rachunki 2013

Instrukcja aktualizacji programu FAKTURY i Rachunki 2013 Instrukcja aktualizacji programu FAKTURY i Rachunki 2013 I. Wykonie kopii bezpieczeństwa danych Proszę uruchomić program (jeszcze starą wersję ) a następnie wyjść z niego. W zależności od wersji pojawi

Bardziej szczegółowo

STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI

STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI STATISTICA 8 WERSJA JEDNOSTANOWISKOWA INSTRUKCJA INSTALACJI Uwagi: 1. Użytkownicy korzystający z systemów operacyjnych Windows 2000, XP lub Vista na swoich komputerach muszą zalogować się z uprawnieniami

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009 SYMFONIA Mała Księgowość Premium Strona 1 z 8 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009 Obsługa wynagrodzeń i składek ZUS właścicieli oraz rozrachunki z urzędami Odpowiadając

Bardziej szczegółowo

LeftHand Sp. z o. o.

LeftHand Sp. z o. o. LeftHand Sp. z o. o. Producent oprogramowania finansowo-księgowe, handlowego i magazynowego na Windows i Linux Instrukcja rejestracji wersji testowej programu LeftHand Ten dokument ma na celu przeprowadzić

Bardziej szczegółowo

8. Sieci lokalne. Konfiguracja połączenia lokalnego

8. Sieci lokalne. Konfiguracja połączenia lokalnego 8. Sieci lokalne Ćwiczenia zawarte w tym rozdziale pozwolą na podłączenie komputera z zainstalowanym systemem Windows XP do lokalnej sieci komputerowej. Podstawowym protokołem sieciowym dla systemu Windows

Bardziej szczegółowo