Jadwiga Józwiak, Monika Knap. Pracownia. informatyczno- -handlowa PODR CZNIK

Transkrypt

1 Jadwiga Józwiak, Monika Knap Pracownia informatyczno- -handlowa PODR CZNIK cz 1

2 Autor Jadwiga Józwiak, Monika Knap Projekt graficzny okładki i karty tytułowej: Monika Wasilewska Układ typograficzny: Grażyna Samulska Redaktor inicjujący: Barbara Jaworska Redaktor merytoryczny: Barbara Jaworska, Izabela Ewa Mika Redaktor techniczny: Marzenna Kiedrowska Recenzenci: mgr Teresa Gorzelany, mgr Joanna Śliżewska Pracowania informatyczno-handlowa. Część 1 opisuje środki techniczne i materiały pomocnicze stosowane w pracy biurowej, zasady sporządzania korespondencji, wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych, uczy prezentacji i reklamy firmy handlowej, przedstawia oprogramowanie kadrowo-płacowe na przykładzie zastosowania programu Gratyfikant GT oraz oprogramowanie magazynowe na przykładzie zastosowania programu Subiekt GT (programy systemu InsERT GT). Podręcznik dopuszczony do użytku szkolnego przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania i wpisany do wykazu podręczników przeznaczonych do kształcenia w zawodach do nauczania zawodu technik handlowiec na poziomie technikum i szkoły policealnej na podstawie opinii rzeczoznawców: dr Krystyny Długosz-Kurczabowej, mgr inż. Jolanty Iwony Burej, mgr Krystyny Kielan. Rok dopuszczenia: 2010 Podręcznik dotowany przez MEN. ISBN Copyright by Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna Warszwa 2010 Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna Warszawa, Al. Jerozolimskie 136 Adres do korespondencji: Warszawa, P. poczt. nr 9 Wydanie pierwsze (2010) Ark. druk.: 20,0 Skład i łamanie: Shift_ENTER

3 Spis treści Wst p rodki techniczne i materia y pomocnicze w pracy biurowej Projektowanie stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii Obs uga podstawowego sprz tu biurowego Urz dzenia zewn trzne komputera Urz dzenia biurowe Inne urz dzenia wykorzystywane w pracy handlowca rodki czno ci Ustawa o zu ytym sprz cie elektrycznym i elektronicznym Materia y pomocnicze w pracy biurowej Przepisy bezpiecze stwa i higieny pracy Ochrona przeciwpo arowa dotycz ca sprz tu biurowego Zasady udzielenia pierwszej pomocy Zasady sporz dzania korespondencji Klasy kacja dokumentów biurowych Elementy sk adowe pisma Stosowanie skrótów w korespondencji Sporz dzanie pism na blankietach listowych oraz na papierze bez nadruku Zasady redagowania ró nego rodzaju pism Pisma zatytu owane Przyk ady pism sporz dzanych w ró nych sprawach Korespondencja seryjna Ewidencjonowanie korespondencji w dzienniku korespondencji Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych w przedsi biorstwie handlowym Analiza dzia alno ci rmy handlowej i podejmowanie decyzji Wykorzystanie wska nika struktury do analizy dzia alno ci rmy handlowej Wykorzystanie wska nika dynamiki do analizy dzia alno ci rmy handlowej Analiza poziomu kosztów w rmie handlowej w odniesieniu do sprzeda y oraz ocena efektywno ci pracy pracowników handlowych

4 Spis treści Wykorzystanie wska ników rentowno ci sprzeda y, maj tku i kapita u w asnego do oceny dzia alno ci rmy handlowej Ocena popytu i poda y oraz rotacji zapasów w rmie handlowej Wykorzystanie wska ników rotacji nale no ci do oceny stanu nansowego rmy Wykorzystanie wska ników p ynno ci nansowej do oceny dzia alno ci gospodarczej rmy Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do wyboru kontrahenta Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do wyboru lokalizacji rmy handlowej Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do oceny ryzyka otwarcia punktu sprzeda y detalicznej Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do oceny realizacji planu Wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do sporz dzania dokumentów handlowych Wykorzystanie szablonów arkusza kalkulacyjnego Wykorzystanie bazy danych zawartych w arkuszu kalkulacyjnym Prezentacja i reklama dzia alno ci rmy handlowej Tworzenie prezentacji rmy i produktu za pomoc programu MS PowerPoint Reklama rmy handlowej Przygotowanie blankietów reklamowych rmy handlowej Wykonywanie materia ów informacyjnych rmy Oprogramowanie kadrowo-p acowe Przygotowanie programu Graty kant GT do pracy Tworzenie kartoteki danych osobowych pracownika Sporz dzanie dokumentacji dotycz cej nawi zania stosunku pracy Ewidencjonowanie czasu pracy oraz obecno ci w pracy Sporz dzanie listy p ac pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o prac w systemie czasowym, zatwierdzenie listy p ac Ewidencja pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac w systemie akordowym. Wyp ata wynagrodzenia Ewidencja pracownika pracuj cego w systemie prowizyjnym. Sporz dzanie wyp aty Ewidencja pracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wyp ata wynagrodzenia Sporz dzanie deklaracji skarbowych zaliczka miesi czna od wyp at PIT Przesy anie danych do programu P atnik z programu nansowo-ksi gowego

5 Spis treści 6. Oprogramowanie magazynowe Przygotowanie programu Subiekt GT do pracy Tworzenie kartoteki kontrahentów Zak adanie i prowadzenie kartoteki towarów Wprowadzanie stanu pocz tkowego towarów w magazynie Sporz dzanie dokumentacji zakupu towarów zamówienie do dostawców ZD Przyjmowanie towarów do magazynu Sporz dzanie dokumentów magazynowych zwi zanych z rozchodem wewn trznym RW Sporz dzenie dokumentów zwi zanych z przychodem wewn trznym PW Rejestracja zamówienia od klienta Sporz dzenie dokumentów sprzeda y faktura VAT Sporz dzanie dokumentów sprzeda y wydanie towarów z magazynu WZ Sporz dzanie dokumentów sprzeda y w przypadku p atno ci gotówk FS, KP Wystawianie faktury zbiorczej Wystawianie faktury koryguj cej Wystawianie dokumentu przesuni cia mi dzy magazynami Dokumentacja zwi zana ze sprzeda odbiorcy detalicznemu Zwroty przy sprzeda y detalicznej Wystawianie dokumentów kasowych KP i KW Tworzenie cennika Sporz dzanie raportów Sporz dzanie kompensaty Przygotowanie naklejek na towary Podsumowanie wiczenie sprawdzaj ce umiej tno ci ukszta towane po wykonaniu zada w cz. 1 podr cznika Zako czenie Literatura

6

7 Wstęp Sk adamy w r ce nauczycieli, uczniów techników i s uchaczy szkó policealnych dziennych, zaocznych oraz wieczorowych podr cznik do przedmiotu: pracownia informatycznohandlowa. Podr cznik jest zgodny z podstaw programow, programem nauczania dla zawodu technik handlowiec nr 341[03]/MEN/ Napisany jest metod krok po kroku, tak by ucze móg samodzielnie wykona wi kszo zaprezentowanych wicze. Proponujemy wiczenia o ró nym stopniu trudno ci. Nauczyciel b dzie móg dokona ich wyboru, adekwatnie do mo liwo ci uczniów. Publikacja jest przeznaczona do kszta cenia umiej tno ci wykorzystania systemów komputerowych do wykonywania ró norodnych czynno ci ekonomicznych, administracyjnych, handlowych i ksi gowych. Tre ci dotycz ce obs ugi programów systemu InsERT GT zosta y zilustrowane praktycznymi przyk adami przedstawionymi metod krok po kroku z licznymi zrzutami ekranowymi, co pozwala zarówno nauczycielom, jak i uczniom kontrolowa na bie co prawid owo wykonywania przyk adowych wicze. W tym miejscu podkre lamy, e system InsERT nie jest programem edukacyjnym, lecz rzeczywistym programem wykorzystywanym w praktyce gospodarczej do obs ugi przedsi biorstw. Dlatego te rejestrowane zdarzenia mog dotyczy przesz o ci lub co najwy ej czasu bie cego. Przedstawione w podr czniku przyk ady opisuj zdarzenia z 2009 r., czyli z czasu jego opracowania. Dzi ki ró norodno ci wicze mo na podr cznik wykorzysta do przygotowania uczniów do egzaminu potwierdzaj cego kwali kacje zawodowe w zawodzie technik handlowiec. Ze wzgl du na bardzo szeroki zakres prezentowanego materia u podr cznik sk ada si z dwóch cz ci. W cz ci 1 podr cznika opisujemy rodki techniczne i materia y pomocnicze stosowane w pracy biurowej, zasady sporz dzania korespondencji, wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego i bazy danych, uczymy prezentacji i reklamy rmy handlowej, przedstawiamy oprogramowanie kadrowo-p acowe na przyk adzie zastosowania programu Graty kant GT oraz oprogramowanie magazynowe na przyk adzie zastosowania programu Subiekt GT. Rozdzia 1. dotyczy projektowania stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii oraz przepisami bhp i ochrony ppo. Opisujemy w nim sprz t biurowy, jednak bez szczegó- owego omówienia zasad jego obs ugi. Obecnie na rynku dost pnych jest du o zró nicowanych modeli sprz tu i nie ma jednej wspólnej instrukcji obs ugi. Nauczyciel, omawiaj c zasady obs ugi sprz tu, powinien wykorzysta instrukcje obs ugi urz dze znajduj cych si w szkole. Rozdzia 2. zawiera zasady sporz dzania korespondencji, elementów sk adowych pisma oraz klasy kacji dokumentów biurowych. S w nim opisane skróty i skrótowce stosowane w korespondencji oraz przyk ady sporz dzania pism na blankietach listowych i na papierze bez nadruku. Rozdzia 3. umo liwia zrealizowanie szczegó owego celu kszta cenia w zakresie umiej tno ci korzystania z arkusza kalkulacyjnego i bazy danych. S w nim omówione: sposób wykorzystania arkusza kalkulacyjnego do przeprowadzenia analizy ekonomicznej i podj cia prawid owej decyzji gospodarczej lub nansowej, mo liwo analizy wyboru w a ciwej lokalizacji rmy lub kontrahenta. Jest pokazane, jak mo na sporz dzi podstawowe dokumenty zwi zane z prac w handlu, bez konieczno ci posiadania specjalistycznego programu, np. systemu InsERT GT. 7

8 Wstęp Rozdzia 4. wybiega poza ramy programu nauczania pracowni informatyczno-handlowej, jednak jest wskazane, by ucze ko cz cy szko ponadgimnazjaln w zawodzie technik handlowiec posiada podstawowe umiej tno ci gra cznego prezentowania towaru oraz rmy. Technik handlowiec to potencjalny przysz y przedstawiciel handlowy, a zatem powinien umie przygotowa swój warsztat pracy, m.in. blankiety reklamowe, wizytówki, broszury. Zaj cia po wi cone tym tematom ciesz si zainteresowaniem uczniów i pozwalaj im kszta towa poczucie estetyki, staranno ci i dba o ci o jako tworzonych dokumentów. Warto wi c zaprezentowa im te zagadnienia. Rozdzia 5. dotyczy obs ugi programu kadrowo-p acowego Graty kant GT. Opisujemy w nim sposoby tworzenia kartotek, sporz dzania dokumentów w sprawach osobowych oraz gra ków pracy, wystawianie listy p ac, rozliczanie z urz dem skarbowym i ZUS-em. Proponujemy nast puj cy uk ad prezentowania programów systemu InsERT GT: program kadrowo-p acowy Graty kant GT, program magazynowy Subiekt GT, program nansowo-ksi gowy Rewizor GT. Kolejno ta u atwi uczniom zapoznanie si z programami; dopiero po realizacji zagadnie z zakresu obs ugi programów Graty kant GT i Subiekt GT ucze b dzie na tyle zapoznany ze specy k programów grupy InsERT GT, e b dzie móg skupi si na nie atwych zagadnieniach ksi gowo ci komputerowej prezentowanej przez program Rewizor GT. Powinien on równie najpierw zdoby szerok wiedz z rachunkowo ci, aby móg rozpocz wykonywanie wicze w tym programie. Rozdzia 6. obejmuje obs ug programu Subiekt GT: zak adanie kartotek kontrahentów i towarów, sporz dzanie dokumentów magazynowych, raportów, tworzenie cennika. W cz ci 2 podr cznika opisujemy: oprogramowanie nansowo-ksi gowe na przyk adzie obs ugi programu Rewizor GT, oprogramowanie do prowadzenia uproszczonych form ksi gowo ci na przyk adzie programu Rachmistrz GT, program do rozlicze z ZUS P atnik, korespondencj handlow oraz dokumenty zwi zane z zatrudnieniem. Rozdzia 1. dotyczy obs ugi programu Rewizor GT: zak adania kartotek, planu kont, wprowadzania bilansu otwarcia, dekretacji i ksi gowania dokumentów, prowadzenia rejestrów VAT, sporz dzania raportów i sprawozda, zamykania roku obrachunkowego. Rozdzia 2. zawiera opis obs ugi programu Rachmistrz GT: zak adania kartotek, dokumentowania dzia alno ci w ksi dze przychodów i rozchodów, prowadzenia rejestrów VAT, sporz dzania ewidencji przebiegu pojazdów oraz ewidencji rodków trwa ych, tworzenia raportów i sprawozda oraz deklaracji skarbowych i ubezpieczeniowych. Rozdzia 3. dotyczy programu P atnik. Przedstawiamy w nim: zak adanie kartotek ubezpieczonego i w a ciciela przedsi biorstwa, sporz dzanie zg oszenia pracownika do ubezpiecze spo ecznych i zdrowotnych, sporz dzanie miesi cznych raportów i deklaracji, wysy anie dokumentów. Rozdzia 4. umo liwia sporz dzanie korespondencji handlowej, g ównie: zapytania ofertowego, oferty, zamówienia, odpowiedzi na zamówienie, reklamacji. Rozdzia 5. zawiera wskazówki dotycz ce sporz dzania dokumentacji pracowniczej w trakcie nawi zywania stosunku pracy, trwania stosunku pracy, rozwi zywania stosunku pracy. W podr czniku pokazujemy obs ug programów ksi gowych, magazynowych i kadrowych zarówno przez drobnych przedsi biorców prowadz cych ksi g przychodów i rozchodów, jak i przedsi biorców prowadz cych pe n ewidencj ksi gow. Pokazywane wiczenia s skorelowane z zagadnieniami omawianymi na innych przedmiotach zawodowych. Mamy nadziej, e niniejsza publikacja u atwi uczniom doskonalenie umiej tno ci obs ugi komputera i przygotuje ich do przysz ej pracy w zawodach handlowych oraz do egzaminu potwierdzaj cego kwali kacje zawodowe. Autorki 8

9 Rozdział 1 Środki techniczne i materiały pomocnicze w pracy biurowej W tym rozdziale opiszemy zasady projektowania stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii, podamy podstawowe informacje dotyczące obsługi sprzętu biurowego, omówimy przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej. Opiszemy podstawowy sprzęt i materiały pomocnicze wykorzystywane w pracy biurowej Projektowanie stanowiska pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii Praca techników handlowców b dzie si wi za a w du ej mierze z prac na komputerze oraz z obs ug ró nego typu urz dze, np. kasy skalnej. Przedstawimy najwa niejsze zasady przygotowania komputerowego stanowiska pracy. Zasady organizacji takiego stanowiska okre la Rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpiecze stwa i higieny pracy na stanowiskach wyposa onych w monitory ekranowe (DzU Nr 148, poz. 973). Nak ada ono na pracodawc obowi zek zapewnienia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi pro laktycznej opieki zdrowotnej oraz odpowiedniego wyposa enia stanowiska. W a ciwa organizacja stanowiska pracy ma du y wp yw na komfort zyczny i psychiczny pracy pracownika zatrudnionego w rmie handlowej. Organizacj stanowisk pracy nale y dostosowa do rodzaju i charakteru wykonywanej pracy. Pomieszczenie powinno by takiej wielko ci, by zapewnia o odpowiedni ilo powietrza do oddychania. W biurach powinna by wydzielona cz bierna, przeznaczona na poczekalnie dla klientów, oraz cz czynna, przeznaczona dla pracowników, w której wykonuj oni swoje zadania. Pod og nale y wykona z materia ów chroni cych przed po lizgiem. Przyk adowa organizacja stanowiska pracy jest przedstawiona na rys Elementy wyposa enia stanowiska pracy powinny zapewni w a ciwe wykonywanie czynno ci. Nale y je tak rozmie ci, aby pozosta o dostatecznie du o miejsca na materia y, narz dzia i przyrz dy oraz swobodne wykonywanie czynno ci zwi zanych z typowymi zadaniami. 9

10 1 Środki techniczne i materiały pomocnicze w pracy biurowej Rys Organizacja stanowiska pracy Źródło: opracowano na podstawie Na stanowisku pracy wyst puj trzy strefy zasi gu r k pracownika: strefa zasi gu wymuszonego; strefa zasi gu maksymalnego; strefa zasi gu normalnego. Zasady organizacji elementów wyposa enia w poszczególnych strefach ilustruje rys Rys Rozmieszczenie poszczególnych stref zasięgu w obszarze stanowiska pracy (wymiary są podane w centymetrach) Źródło: opracowano na podstawie 10