UNIWERSYTET HUMANISTYCZNO-PRZYRODNICZY Jana Kochanowskiego w Kielcach STUDIUM PRZYPADKU

Transkrypt

1 INSTYTUT MATEMATYKI UNIWERSYTET HUMANISTYCZNO-PRZYRODNICZY Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Świętokrzyska Kielce tel fax imat@ujk.kielce.pl STUDIUM PRZYPADKU Analiza dostępności produktów w celu zapewnienia płynności sprzedaŝy wykorzystanie narzędzi programu Excel mgr Anna Makowska O p r a c o w a n i e f i n a n s o w a n e z e ś r o d k ó w p r o j e k t u s y s t e m o w e g o Z a m a w i a n i e k s z t a ł c e n i a n a k i e r u n k a c h t e c h n i c z n y c h, m a t e m a t y c z n y c h i p r z y r o d n i c z y c h p i l o t a Ŝ r e a l i z o w a n e g o w r a m a c h P o d d z i a ł a n i a Z w i ę k s z e n i e l i c z b y a b s o l w e n t ó w k i e r u n k ó w o k l u c z o w y m z n a c z e n i u d l a g o s p o d a r k i o p a r t e j n a w i e d z y Strona 1

2 Wiele firm zarówno produkcyjnych jak i sprzedaŝowych w celu analizowania danych zgromadzone w wewnętrznym systemie obrabia je za pomocą programu Excel. Do sprzedaŝowo księgowych programów wprowadzane są małymi partiami dane ( np. ilości sprzedawanych produktów danej firmy, ceny do nich przypisane, klienci odbierający poszczególne zamówienia). Następnie wprowadzone wartości system przetrzymuje w postaci pierwotnej lub lekko przetworzonej ( np. sumuje pewne ilości, porządkuje dane według odpowiednich kryteriów, lub przedziałów czasowych). Takie informacje moŝna później wydobyć z systemu (czasami modyfikując je uprzednio w odpowiadający nam sposób). Niestety bazy danych które pozwalają na dowolne modyfikacje są kosztowne. Raczej równieŝ niemoŝliwe jest, aby wprowadzić wszystkie kryteria, jakie tylko zechcą pracownicy poszczególnych działów, do systemu i porównać róŝne rodzaje przetrzymywanych informacji. Bardzo często pracownicy firm muszą analizować dane dotyczące produkcji, sprzedaŝy, czy teŝ innych wartości, obrabiając poszczególne raporty wyciągnięte z wewnętrznych systemów własnoręcznie. Zazwyczaj dane moŝna wyeksportować do programu Excel i tam doprowadzić je do potrzebnej postaci ( porównać, wysegregować, policzyć średnie ilości, wartości itp.) uŝywając moŝliwości tego właśnie arkusza kalkulacyjnego. Dla lepszego przedstawienie sposobu przetwarzania danych na potrzeby firmy ( podejmowanie waŝnych decyzji mających wpływ czasami nawet na funkcjonowanie, bądź istnienie przedsiębiorstwa na rynku) omówimy jeden z przypadków pracy z wartościami, jakie moŝna wyciągnąć z wewnętrznych systemów fikcyjnego przedsiębiorstwa. Strona 2

3 Niewielka firma SUKCES produkuje i sprzedaje tapety ścienne, oraz wykończeniowe paski dekoracyjne. Produkcja towarów trwa okrągły rok, zaś moŝliwości fabryki są niezmienne. Jednak w sezonie letnim (miesiące lipiec i sierpień) sprzedaŝ nasila się w związku ze wzrostem ilości przeprowadzanych przez ludzi prac remontowo budowlanych. W celu zapewnienia odpowiednich ilości towaru dla chcących go kupić klientów krajowych, tworzone są tzw. rezerwacje. Jedna część asortymentu przeznaczona jest dla sprzedaŝy wewnątrz kraju (Rezerwacje Kraj), zaś inna dla eksportu (Rezerwacje Eksport). Jednak mimo tych zapobiegawczych działań czasami w sezonie występują braki niektórych artykułów. Dlatego teŝ dyrektor sprzedaŝy zlecił w dziale analiz wykonanie potrzebnego mu raportu w programie Excel. Kluczowymi klientami są odbiorcy Polscy, na Eksport dopiero firma rozpoczyna ekspansję. Chcąc uniknąć braków w sprzedaŝy wewnątrz kraju ( co za tym idzie zmniejszyć wysokość dochodów firmy) postanowił zlecić w dziale planowania produkcji wytwarzanie w miesiącach lipcu, oraz sierpniu tylko tych 20 produktów, które generują największy dochód dla firmy. Dział Planowania produkcji to miejsce, gdzie ustalana jest kolejność i ilość produkowanych towarów nie moŝna bowiem wszystkich produktów wytwarzać jednocześnie, bo ich paleta jest zbyt obszerna w porównaniu do moŝliwości produkcyjnych firmy, zaś wprowadzenie kolejnych linii kosztowane i nie potrzebne poza sezonem. Strona 3

4 Znając dostępne ilości magazynowe towarów Firmy SUKCES opracujemy w arkuszu Excel tabelę sprawdzającą, które z pośród TOP 20 ( czyli dwudziestu produktów przynoszących największy dochód - wyznaczymy je ze wszystkich 120) nie mają wystarczającego zapasu ( rezerwacje Kraj + wolne zapasy), aby zapewnić płynną sprzedaŝ na najbliŝsze dwa miesiące na rynku krajowym. Dostępne mamy następujące dane wyciągnięte w wewnętrznego systemu sprzedaŝy firmy SUKCES. Stany Magazynowe - ilości produktów dostępnych na magazynie, oraz jego podział na ( zapas całkowity, ilości zarezerwowane do sprzedaŝy w kraju, ilości zarezerwowane do sprzedaŝy na eksport, oraz wolne zapasy). Dodatkowo wyszczególniony jest podział na gatunki (pierwszy gatunek GAT.I - sprzedawany według obowiązującej z klientami umowy, drugi gatunek GAT II sprzedawany tylko na indywidualne, sporadyczne zamówienia, ale nadający się do uŝytku, oraz tzw. towary poza klasą GAT PK nie przeznaczone do sprzedaŝy, lecz do ponownego przerobu). Magazyn zlicza tapety w metrach, zaś paski dekoracyjne w sztukach ( ilość rolek) i w takich jednostkach przedstawia swoje dane. Historia sprzedaŝy wszystkich 110 produktów dane sprzedaŝy z pierwszych 2 kwartałów 2010 roku ( styczeń czerwiec 2010), uzyskane dochody, sprzedane ilości ( tylko w metrach ), osiągnięte przez nie średnie ceny sprzedaŝy, dla kaŝdej pozycji będzie widoczny wewnętrzny numer ID ( po którym towar jest identyfikowany wewnątrz firmy). Strona 4

5 Dane logistyczne towarów zestawienie w którym kaŝdemu produktowi przypisany jest wewnętrzny numer ID, kod kreskowy umieszczany na opakowaniu, oznaczenie logistycznych jednostek miary ( tapet - M metry, oraz dekoracji - SZT sztuki). Aby stworzyć tabelę odpowiednią dla powyŝszego zadania naleŝy uczynić następujące kroki. 1) Wartości sprzedaŝy wszystkich produktów z okresu styczeń czerwiec 2010 zsumować dla kaŝdego produktu osobno. 2) Posortować je w sposób malejący względem uzyskanych sumowaniem dochodów z ostatniego półrocza. Pierwsze 20 pozycji z uzyskanego zestawienia da nam TOP 20 pozycji dla których naleŝy przygotować wymaganą formatkę, gdyŝ to właśnie one przynoszą największy dochód. Uwaga! Nie naleŝy usuwać z tworzonych zestawień Ŝadnych danych, takich jak np. sprzedaŝ w metrach, czy kody produktów. Mogą bowiem być one niezbędne w dalszych krokach. 3) Z uzyskanego pliku naleŝy pozostawić widoczne tylko wymagane 20 artykułów. (Tutaj podczas wykładu zostały omówione funkcje: SUMA, kopiowanie za pomocą podwójnego kliknięcia w prawy dolny róg komórki, SORTOWANIE DANYCH, wstawianie wiersza, wstawianie kolumny, formatowanie, blokowanie komórek, oraz kilka innych podstawowych moŝliwości programu Excel ) Strona 5

6 4) W związku z tym, iŝ do Działu Planowania Produkcji będzie trzeba przekazać ilości metrów, jakie będziemy chcieli wyprodukować, kolumny z pozostałymi danymi moŝna ukryć. Uwaga! Nie zalecam usuwania kolumn ze zbędnymi danymi, które nie są w tym zadaniu potrzebne. W podejmowaniu decyzji w firmach produkcyjno sprzedaŝowych, tego tupu zestawienie moŝe się okazać przydatne równieŝ przy innych analizach. Lepiej mieć je ukryte, niŝ tworzyć ponownie, być moŝe w bardzo bliskim okresie czasu. 5) Zestawienie ma zapewnić dostęp produktów na najbliŝsze dwa miesiące sprzedaŝy. Musimy więc w kolejnej kolumnie obliczyć średnią miesięczną sprzedaŝ z ostatnich sześciu miesięcy i zwiększyć ją dwukrotnie. Jeśli sprzedaŝ któregoś z produktów w podziale na miesiące nie jest ciągła, lub rozpoczyna się dopiero od któregoś z dalszych miesięcy (takich jak kwiecień, bądź maj) trzeba taką pozycje potraktować indywidualnie. MoŜe to oznaczać, iŝ produkt został wprowadzony do gamy od niedawna i jest dobrze sprzedającą się nowością. Pracownicy znający działanie firmy, na pewno będą tego świadomi. Strona 6

7 Warto takŝe zainteresować się takimi towarami, w których sprzedaŝ jest wysoka, a w którymś z miesięcy zerowa. Takie anomalie łatwiej jest wykryć przeglądając dane w podziale na miesiące. Lecz juŝ po ustaleniu wysokości zapotrzebowań na dwumiesięczną sprzedaŝ moŝna komórki z miesiącami ukryć, nie będą juŝ one potrzebne. Obecnie nasza tabela będzie wyglądała następująco Strona 7

8 6) Następnym krokiem będzie zaciągnięcie do naszego pliku TOP 20 produktów ilości jakie są dostępne obecnie na magazynie. Aby formatka słuŝyła nam w przyszłości warto jest arkusz ze stanami magazynowymi dodać do naszego pliku Excel, a potem tylko te stany aktualizować. ( NaleŜy otworzyć obydwa pliki nasz z tworzoną formatką TOP 20 dostępność produktów ; plik Stany Magazynowe W pliku -2- klikamy prawym klawiszem na nazwę arkusza [ tutaj Stany mag. SUKCES ], wybieramy przenieś lub kopiuj, następnie oznaczamy opcję utwórz kopię i w liście rozwijanej do skoroszytu wybieramy plik -1 - po czym klikamy OK ) Strona 8

9 Mając juŝ obydwa pliki w jednym dokumencie Excel TOP 20 dostępność produktów, naleŝy wyszukać w pliku Stanów Magazynowych ilości tych które są w TOP 20. Ręczne szukanie danych byłoby uciąŝliwe zwłaszcza kiedy ilość produktów będzie znacznie większa, oraz ryzykowne, gdyŝ łatwo się wtedy pomylić. PosłuŜymy się funkcją programu Excel wyszukaj pionowo Uwaga! (Aby zastosować funkcję wyszukaj pionowo obydwie tabele muszą mieć element łączący je - szukana wartość w naszym przypadku jest to Kod produktu dla poszczególnych towarów. WaŜny jest równieŝ fakt iŝ dana którą chcemy zaimportować z wykazu stanów magazynowych do TOP 20 musi się znajdować na prawo od szukanej wartości W naszym przypadku pierwsza dana jest w 11 z kolei kolumnie zaś druga w 17) Strona 9

10 Dla pierwszego produktu ( Aronia Zielona) wpisujemy w pierwszej wolnej kolumnie Z, w wierszu w którym umieszczony jest indeks tego towaru ( wiersz 4) znak równości, po czym wybieramy funkcję wyszukaj pionowo. Pojawi nam się okienko funkcji. Tak jak w zamieszczonym powyŝej przykładowym oknie Excela. W szukanej wartości wpisujemy współrzędne komórki z indeksem ($B4 blokujemy tylko kolumnę, gdyŝ będziemy tą funkcję kopiowali dla pozostałych 19 artykułów z TOP 20). W tabela tablica zaznaczamy obszar stanów magazynowych ( to stąd chcemy zaczytać dane) zaczynając od kolumny z łączącym tabele indeksem ( ID produktu ), aŝ do tej z szukanymi danymi włącznie. W okienku Nr_indeksu_kolumny wpisujemy która z kolei kolumna licząc od początku zaznaczonego obszaru zawiera szukane dane ( u nas 11), zaś w ostatnim okienku cyfrę zero. Tak zastosowana funkcja wyszuka nam potrzebne dane ( kopiujemy ja w dół dla wszystkich TOP 20 artykułów. W powyŝszy sposób przypisujemy dane dotyczące rezerwacji dla Kraju, oraz wolnych zapasów ( ilości dostępnych ogólnie do sprzedaŝy) z pliku Stany magazynowe ( znajdującego się w arkuszu Stany mag. SUKCES). Do pliku tworzonego przez nas zostały wyszukane pionowo wartości dotyczące tylko pierwszego gatunku. Zrobiliśmy tak, gdyŝ według umowy firma sprzedaje GAT I. Strona 10

11 Tabela wygląda następująco 7) Kolejnym krokiem zadania będzie przeliczenie w przypadku dekoracji danych z kolumn Z", oraz AA na metry tak aby wszystkie wartości były w tej samej potrzebnej do zlecenia na produkcji jednostce, czyli w metrach. W tym celu musimy skorzystać z bazy pomocniczej o nazwie Dane logistyczne towarów Strona 11

12 Niestety w tabeli nie ma kolumny która pozycjom dotyczącym dekoracji przyporządkowuje ilości metrów w sztuce. MoŜna jednak zauwaŝyć Ŝe wymiar występuje w nazwie produktu. Wystarczy więc w kolumnie I wyciągnąć z nazwy liczbę opisującą potrzebną nam daną. Aby dokonać takiej operacji tylko dla dekoracji moŝna na przykład załoŝyć na tabelę filtr i wybrać w kolumnie C te z pośród towarów, które mają jako jednostkę miary sztuki. NaleŜy w tym celu w zakładce Dane kliknąć na ikonę filtra, a następnie w lejku przy jednostce miary zaznaczyć sztuki Uwaga! Warto pamiętać, aby przed dokonaniem tej operacji zatytułowane były wszystkie kolumny. W przeciwnym przypadku filtr będzie dostępny tylko na części kolumn. Strona 12

13 Mamy juŝ tabelę z wyodrębnionymi dekoracjami. Wszystkie dekoracje mają ilość metrów w rolce, zamieszczoną w postaci jednocyfrowej liczby na końcu nazwy. W wyodrębnieniu tej danej pomoŝe nam funkcja prawy. Jej składnia jest następująca : = prawy (B3; 1) B3 - współrzędne komórki z której wyciągamy daną; 1 liczba znaków nazwy które chcemy widzieć w nowej kolumnie. Otrzymujemy tabelę w poniŝszej postaci Strona 13

14 Rozwijamy filtr załoŝony na kolumnie C i mamy tabelę w której dekoracje mają wpisaną w kolumnie I ilość metrów zawartych w jednej sztuce ( rolce). Uwaga! Niestety dane wyciągnięte w kolumnie I nie są liczbą, lecz częścią tekstu. JeŜeli wykorzystamy je w jakimś działaniu, to wynikiem będzie komunikat błędu. NaleŜy więc w kolumnie I zaznaczyć dane, wkleić specjalnie tylko wartości, a następnie ponownie zaznaczyć je. Będziemy wtedy mieli moŝliwość przekonwertowania danych na liczbę jak poniŝej: Charakterystycznym dla odróŝnienia liczb od tekstu w programie Excel jest fakt, iŝ program ten wyrównuje tekst do lewej krawędzi komórki, zaś liczbę do prawej. - liczba - tekst Strona 14

15 Po przekonwertowaniu nasze dane są juŝ liczbą. 8) Powracamy do naszego pliku TOP 20 dostępność produktów i za pomocą poznanej wcześniej funkcji wyszukaj pionowo importujemy do kolumny uzyskane powyŝej wartości metrów w sztuce dekoracji. Tego typu dane nie ulegają z czasem zmianie. ( Chyba Ŝe zostanie dokonana zmiana w produkcji, lecz zdarza się to rzadko). Dlatego tez po zaimportowaniu danej, aby uniknąć popełnienia błędów pracując dalej z tabelą moŝemy wkleić dane specjalnie jako wartości. 9) W następnej kolumnie zsumujemy rezerwacje i wolne zapasy przeliczając przy dekoracjach sztuki na metry. Strona 15

16 Wygodnym będzie uŝycie tutaj funkcji jeŝeli Składnia jej jest następująca = jeŝeli ( warunek; wartość w przypadku gdy warunek jest spełniony PRAWDA; wartość w przypadku gdy warunek nie jest spełniony FAŁSZ) Zamiast wartości moŝna takŝe wpisać funkcję którą program ma przeliczać. W naszym przypadku będzie ona miała następującą postać: JeŜeli w kolumnie AB jest liczba zero ( co oznacza Ŝe produktem jest tapeta), to program tylko sumuje rezerwacje i zapasy; Strona 16

17 Jeśli zaś liczba z kolumny AB nie jest zerem ( co oznacza, Ŝe mamy do czynienia z dekoracją), wtedy Excel sumuje rezerwacje i zapasy przemnaŝając je uprzednio przez sprawdzaną liczbę czyli ilość metrów w jednej rolce dekoracji) Tak oto mamy juŝ wszystkie potrzebne nam dane, do przeanalizowania dostępności kluczowych 20 produktów z oferty sprzedaŝowej firmy SUKCES. NaleŜy je tylko porównać i odpowiednio sformatować, aby wszystko było przejrzyście przedstawione do analizy w wyniku której zostaną podjęte waŝne decyzje produkcyjne. 10) W ostatniej kolumnie naszego zestawienia porównujemy dane z kolumny AC z wartościami kolumny Y. PosłuŜy nam do tego zwykłe działanie odejmowania. Od łącznej ilości poszczególnych towarów dostępnych na magazynie ( Wolne zapasy + rezerwacje dla Polski) odejmujemy średnie zapotrzebowanie na 2 miesiące. Te z pośród TOP 20 produktów, dla których otrzymana wartość będzie niŝsza od zera, są zagroŝone wystąpieniem niedoborów. W zaleŝności od tego jak duŝa jest wartość poniŝej zera tym wcześniej firma powinna zaplanować produkcję danego towaru. Strona 17

18 11) Aby jednak otrzymane przez nas wartości były przejrzyste i łatwe w uŝytku, warto kluczową kolumnę AD dodatkowo sformatować warunkowo. Pozwala na to opcja formatowania warunkowego. Zastosowanie jej sprawi, iŝ automatycznie te z pośród wartości w kolumnie AD, które są mniejsze od zera będą np. zmieniały kolor czcionki na czerwony. NaleŜy więc zaznaczyć kolumnę AD, wejść do Narzędzi głównych, wybrać Formatowanie warunkowe, a następnie Reguły wyróŝniania komórek, i opcję która nas interesuje. Tak jak na załączonym poniŝej obrazie. Strona 18

19 Następnie w pojawiającym się na ekranie okienku wybieramy liczbę dla której komórki zawierające mniejsze wartości mają przybierać specjalny wygląd. W naszym przypadku będzie to liczba zero, zaś wybrane formatowanie komórki zmieni jej wypełnienie na jasnoróŝowe, oraz kolor czcionki na czerwony. Strona 19

20 Tak sporządzona tabela z danymi jest zgodna z oczekiwaniami. WaŜne jest takŝe, iŝ jedyna funkcja która aktualizuje dane zaczytuje je z tego samego pliku Excel. Mianowicie wyszukując pionowo po Kodzie produktu zaczytujemy z 2 arkusza wartości stanów magazynowych. Jak widać w omówionym przykładzie program Excel jest bardzo przydatny w wielu analizach i przyjemny w uŝytkowaniu. Strona 20