MAKS V.MEDIA. Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych

Transkrypt

1 MAKS V.MEDIA Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych

2 jest producentem systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. Projektujemy i wdrażamy produkty naszego autorstwa: MAKS V.ERP Zintegrowany System do Obsługi Przedsiębiorstwa i Wspomagania Zarządzania MAKS V.ERP + Specjalistyczne moduły systemu MAKS V.ERP MAKS V.HR Dedykowany System Zarządzania Personelem i Rozliczania Wynagrodzeń MAKS V.HR + Moduły Wspomagające Rozliczanie Wynagrodzeń MAKS V.BI Moduł Analiz wielowymiarowych MAKS V.MEDIA Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych Głównym celem działalności spółki jest rozwijanie produktów, oferowanie ich klientom w ramach kompleksowych rozwiązań informatycznych dostosowanych do ich potrzeb i oczekiwań. Kilkunastoletnie doświadczenie, wysokie kwalifikacje, jak również pełne zaangażowanie zespołu pozwoliło na zinformatyzowanie oraz wdrożenie naszych systemów u ponad 40 klientów. Na 2010 rok spółka Softmaks.pl otrzymała Złoty Certyfikat Rzetelności potwierdzony przez Krajowy Rejestr Długów BIG SA. MAKS V.MEDIA Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych MAKS V.MEDIA przeznaczony jest dla przedsiębiorstw komunalnych i służy do rozliczeń wodno-kanalizacyjnych oraz zużycia energii cieplnej. System umożliwia rozliczanie wielu mediów jednocześnie. Modułowa architektura, rozbudowana funkcjonalność, elastyczna konfiguracja i parametryzacja pozwalają na dostosowanie systemu do oczekiwań każdego przedsiębiorstwa komunalnego. Moduł jest w pełni zintegrowany z system MAKS V.ERP. MAKS V.MEDIA funkcjonuje na jednej bazie danych (do wyboru Oracle lub MS SQL) oraz na jednej platformie systemowej (Windows) integrując informacje w obrębie całej firmy i dystrybuując, prezentując je w czasie rzeczywistym, od razu po wprowadzeniu do systemu, wszystkim uprawionym użytkownikom. MAKS V.MEDIA jest wyposażony w jednorodne środowisko użytkownika graficzny interfejs a zasady obsługi są takie jak w pozostałych modułach systemu MAKS V.ERP. Architektura systemu, w zależności od preferencji i potrzeb klienta, może być oparta na modelu dwuwarstwowym, czyli klient-serwer lub na modelu trójwarstwowym technologii terminalowej. Dla przedsiębiorstw nie dysponujących rozbudowaną infrastrukturą informatyczną istnieje możliwość outsourcingu systemu, czyli użytkowaniu go w systemie ASP Application Service Providing. MAKS V.MEDIA to produkt całkowicie polski, uwzględniający nasze realia gospodarcze i standardy Unii Europejskiej. Jest zgodny z krajowymi przepisami i na bieżąco uaktualniany o zmiany w ustawodawstwie. Wciąż badamy potrzeby rynku i naszych klientów rozszerzając i udoskonalając funkcjonalność systemu. Jesteśmy również otwarci na Państwa propozycje dotyczące zmian w naszej aplikacji. Rozwiązanie obejmuje następujące obszary: EWIDENCJA KONTRAHENTÓW EWIDENCJA UKŁADÓW POMIAROWO ROZLICZENIOWYCH EWIDENCJA UMÓW ZARZĄDZANIE ODCZYTAMI ORAZ ORGANIZACJA PRACY INKASENTÓW ROZLICZANIE ODCZYTÓW i FAKTUROWANIE REKLAMACJE OBSŁUGA TECHNICZNA RAPORTY, ZESTAWIENIA I ANALIZY

3 Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych MAKS V.MEDIA EWIDENCJA KONTRAHENTÓW Kartoteka kontrahenta jest swoistego rodzaju panelem biura obsługi klienta. Z poziomu kartoteki możliwy jest dostęp do wszelkich danych związanych z kontrahentem takich jak dane podstawowe, przeprowadzone kontakty, zawarte umowy, dokonane odczyty, wystawione faktury, lista płatności, bieżące rozrachunki oraz zgłoszone reklamacje. Kartoteka umożliwia również obsługę kontrahenta w zakresie zawierania i aneksowania umów, wprowadzania i rozliczania odczytów, rejestracji kontaktów, korygowania faktur oraz obsługi reklamacji. W zależności od potrzeb kartotekę kontrahenta można rozbudowywać o dodatkowe informacje ewidencyjne, które później można wykorzystać do filtrowania bądź na wydrukach. Rozbudowy takiej dokonuje się poprzez konfigurację systemu na etapie wdrożenia ale można tego dokonać również później, podczas normalnej eksploatacji systemu. Zmiany danych podstawowych w kartotece kontrahenta powodują tworzenie się kolejnych wersji kartoteki. Dzięki temu dokumenty powiązane z kontrahentem nie zmieniają swojej postaci, mogą być przeglądane oraz drukowane z danymi, dla których zostały zatwierdzone. Zmiany poddawane są weryfikacji przez wbudowane reguły kontroli mające na celu zabezpieczenie przez popełnieniem pomyłki przez użytkownika. W zależności od konfiguracji systemu ewidencja kontrahentów może wykorzystywać słownik adresów, dzięki któremu zachowana jest jednoznaczność terytorialna np. dla. sprawozdań GUS. System umożliwia łączenie kontrahentów wg ich faktycznych zależności. Możliwe jest opisanie struktury dużego przedsiębiorstwa składającego się z centrali, oddziałów i jednostek terenowych. Dzięki takiemu powiązaniu możliwe jest centralne przeglądanie danych powiązanych kontrahentów na połączonych listach: np. wszystkie faktury wystawione dla wspólnot mieszkaniowych, którymi zarządza spółdzielnia mieszkaniowa. Można w ten sposób przeglądać również inne połączone listy takie jak np. umowy, płatności, odczyty, rozrachunki czy też reklamacje. Ewidencja kontrahentów posiada mechanizm scalania powtórzonych pozycji. Jeżeli po przejęciu danych lub po pewnym czasie pracy systemu okaże się, że jeden kontrahent występuje w systemie wielokrotnie (np. tyle razy ile ma zawartych umów), możliwe jest połączenie wszystkich jego wystąpień w jedną kartotekę. Kartoteka. Przegląd wszystkich da nych związanych z kontrahentem Możliwość pełnej obsługi kontrahenta z jednego miejsca Obsługa reklamacji Rejestrowanie i śledzenie kontaktów z kontrahentem Wersjonowanie danych podstawowych EWIDENCJA UKŁADÓW POMIAROWO-ROZLICZENIOWYCH System posiada moduł ewidencji układów i schematów pomiarowych. Z poziomu ekranu kartoteki układu pomiarowego możliwy jest przegląd schematu pomiarowego (powiązań między układami pomiarowymi) oraz przegląd wszystkich danych z nim związanych: umowy, odczyty, rozliczenia, wystawione faktury, przeprowadzone legalizacje, dokumenty obsługi technicznej oraz zgłoszone usterki. Układy pomiarowo-rozliczeniowe są miejscem gdzie są przechowywane informacje na temat urządzeń punktu rozliczeniowego takich jak liczniki, wodomierze, podliczniki, odliczniki, podzielniki. Układ nie jest bezpośrednio związany z kontrahentem, jest to realizowane poprzez umowę. W strukturze układu są przechowywane wszelkie informacje na temat urządzeń pomiarowych takie jak parametry techniczne, wielkości mierzone czy też okresy legalizacyjne. Schematy pomiarowe opisują powiązania między układami pomiarowymi. Schematy pomiarowe przedstawiane są na ekranie w graficznej postaci drzewa zależności, gdzie z poziomu każdego

4 MAKS V.MEDIA Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych elementu możemy przejść do jego szczegółów. Za pomocą schematów można opisać zależności między poszczególnymi punktami rozliczeniowymi i wykorzystać je w algorytmach rozliczeniowych. Dzięki schematom możliwe jest rozdzielanie zużycia na wiele umów np. wg mocy zamówionej, rozliczanie strat na przesyle i innych zależności opisanych algorytmem. Mechanizm schematów pomiarowych umożliwia kontrolę poprawności oraz kompletności odczytów już na etapie rejestracji odczytów. Kontrola taka jest przeprowadzana automatycznie lub na żądanie użytkownika. Tak jak w kartotece kontrahenta, tutaj również jest możliwe rozbudowywanie opisu układów pomiarowo-rozliczeniowych o dodatkowe informacje, które mogą być wykorzystywane w algorytmach rozliczeniowych, mogą wpływać na sposób rozliczeń, na wybór cennika, decydować o bonifikatach, upustach oraz wpływać na sposób tworzenia faktury. Przegląd wszystkich danych związanych z układem pomiarowym z jednego miejsca Możliwość rejestrowania i rozliczania odczytów Blokady układów na czas odczytu bądź obsługi technicznej Wersjonowanie danych układu pomiarowego System pozwala na definiowanie procesów obsługi technicznej, legalizacji oraz procesów reklamacyjnych. Dzięki Układ pomiarowy. temu możliwe jest konfigurowanie zachowania się systemu tak, aby odpowiadał rzeczywistym procesom w przedsiębiorstwie. Można definiować etapy procesów oraz funkcje w nich realizowane, można określać stany układów pomiarowych na poszczególnych etapach procesu oraz przydzielać użytkowników i ich zadania w definiowanym procesie. Podczas realizacji procesów obsługi technicznej jak również podczas dokonywania odczytów układy w systemie są blokowane. Pozwala to uniknąć błędów odczytów i rozliczeń spowodowanych niespodziewanymi zmianami w układach. EWIDENCJA UMÓW W systemie jest prowadzony rejestr umów, które są podstawą do dokonywania rozliczeń mediów komunalnych. Umowa jest dokumentem, który łączy kontrahenta z układem pomiarowo-rozliczeniowym definiując taryfę, cennik oraz algorytm rozliczeniowy. Dane dotyczące umów, tak jak wszystkie dane podstawowe systemu, są wersjonowane. Przegląd wszystkich danych związanych z umową z poziomu kartoteki Możliwość rejestrowania i rozliczania odczytów Procesy zawierania i aneksowania umów Dodatkowa parametryzacja umów Szablony umów programu Microsoft Word z automatycznie wypełnianymi danymi Umowa.

5 Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych MAKS V.MEDIA Dla potrzeb rozliczeń oraz fakturowania umowa pozwala na przechowywanie dodatkowych parametrów dowolnie definiowanych przez użytkownika, które mogą być wykorzystywane w algorytmach rozliczeniowych, mogą wpływać na sposób rozliczeń, na wybór cennika, decydować o bonifikatach, upustach oraz wpływać na sposób tworzenia faktury. Również tutaj dostępne są wszelkie dane dotyczące umowy, z tego poziomu również możliwa jest obsługa odczytów, rozliczeń, korekt faktur. System można tak skonfigurować aby wykorzystywał szablon umowy programu Microsoft Word, który w momencie tworzenia jest automatycznie zasilany danymi z bazy. Kartoteka umowy pozwala na dołączenie obrazu rzeczywistej umowy w postaci dokumentu Word lub zeskanowanej umowy. ZARZĄDZANIE ODCZYTAMI ORAZ ORGANIZACJA PRACY INKASENTÓW Moduł odczytowy oparty jest o książki odczytowe (trasy inkasenckie), grupują one układy pomiarowe, które mają być odczytywane łącznie, określając kolejność dokonywania odczytów tzw. marszruta. Książki definiują również interwał między odczytami, sposób ich pozyskiwania: urządzenia przenośne, telemetria, import z pliku, ręczne wprowadzanie do systemu, określają również osobę odpowiedzialną za jej obsługę. Z poziomu systemu możliwa jest kontrola kompletności wykonanych odczytów wg struktury układu pomiarowego oraz zależności opisanych w schematach rozliczeniowych. Wykonane odczyty są automatycznie weryfikowane również pod względem poprawności wskazań a ewentualne błędy zgłaszane są operatorowi do opracowania. Dodatkowo można dokonać analizy odczytów wg wbudowanych oraz zdefiniowanych przez użytkownika algorytmów kontroli np. porównanie z poprzednim odczytem, porównanie odczytu z analogicznym okresem poprzedniego roku, porównanie odczytu ze średnią wybranej grupy kontrahentów. Efektem takiej analizy jest lista odczytów wykraczająca poza, określone na wstępie, dopuszczalne odchylenia. Odczyty mogą być rejestrowane ręcznie lub automatycznie. Ręczne wprowadzanie odczytu możliwe jest z poziomu kartoteki układu, umowy lub kontrahenta. Automatyczne rejestrowanie odczytów dokonywane jest poprzez import z urządzenia przenośnego, import z pliku wyzwalany przez operatora lub przez proces systemowy, który monitoruje zdefiniowane foldery i importuje dane pojawiające się w umieszczanych tam plikach o oczekiwanej przez system strukturze. Moduł umożliwia również rozliczanie pracy inkasentów za pomocą dostarczonych raportów, dzięki którym można przeglądać ilość, terminowość oraz skuteczność wykonanych odczytów przez poszczególne osoby. Oprócz odczytów system może gromadzić informacje na temat stanu technicznego urządzeń pomiarowych. Moduł posiada funkcje automatycznego szacowania zużycia na podstawie historii odczytów. Możliwe jest również szacowanie zużycia realizowane przez użytkownika w programie Excel. W tym celu system został wyposażony w mechanizmy integracji z Microsoft Excel, do którego moduł wysyła wybrane przez użytkownika dane a następnie pozwala na pobranie wyników szacowania. Możliwa jest współpraca z istniejącym oprogramowaniem zainstalowanym na urządzeniach przenośnych, do których należy zbudować odpowiedni moduł współpracy. Możliwe jest także wykorzystanie programu inkasenckiego, który może być dostarczony wraz z MAKS V.MEDIA. Program ten przeznaczony jest dla urządzeń opartych o Windows CE.NET np. PSION Workabout PRO. Obsługa tras inkasenckich i urządzeń przenośnych Współpraca z telemetrią Zaawansowane algorytmy weryfikacji odczytów Rozbudowane mechanizmy szacowania zużyć Obsługa książek.

6 MAKS V.MEDIA Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych Intuicyjny sposób budowania algorytmów Rozbudowane mechanizmy kontroli rozliczeń Wersjonowanie algorytmów, cenników i taryf Automatyczne szacowanie ROZLICZANIE ODCZYTÓW System posiada możliwość rozliczania pojedynczych układów pomiarowo-rozliczeniowych jak również rozbudowanych schematów rozliczeniowych zawierających liczniki, wodomierze, odliczniki, podliczniki, podzielniki. System dostarczany jest z bogatą listą funkcji, które można wykorzystać do budowy algorytmów rozliczających ciepło, zużycie wody, ścieków, deszczówki, strat na licznikach zbiorczych. Możliwe jest przygotowanie algorytmów dla odbiorców indywidualnych, zbiorowych oraz przemysłowych. W systemie możliwe jest rozliczanie rzeczywistych układów pomiarowych na podstawie odczytów lub szacowań zużycia, jak również rozliczanie układów wirtualnych na podstawie odczytów lub szacowań z powiązanych układów, wykorzystując dodatkowe parametry. Na przykład można rozliczać kilku odbiorców na podstawie jednego układu pomiarowego dzieląc odczytane zużycia proporcjonalnie wg mocy zamówionej. System pozwala na definiowanie algorytmów kontroli przetwarzanych danych, które będą wykorzystywane w procesie rozliczania. W wyniku wykrytych niezgodności system może przerwać przetwarzanie danego układu czy też schematu lub całego procesu przetwarzania albo może kontynuować i po zakończeniu wyświetlić zestawienie z wykrytymi niezgodnościami. Rozliczenia. Głównym założeniem podczas tworzenia systemu było umożliwienie samodzielnego budowania algorytmów rozliczeniowych przez pracowników przedsiębiorstwa komunalnego. Zrealizowane to zostało poprzez utworzenie bogatej biblioteki funkcji oraz mechanizmu definiowania rozliczeń w oparciu o dostarczone funkcje. Podczas tworzenia algorytmu użytkownik ma dostęp do repozytorium składników w taryfach, układach pomiarowych i cennikach oraz do parametrów przypisanych w umowach i na układach pomiarowych. Definicja algorytmu rozliczeniowego nie tylko definiuje sposób rozliczeń pojedynczych układów pomiarowych, ale również rozbudowanych schematów rozliczeniowych łączących w sobie wiele układów. Tworząc algorytm rozliczeniowy definiujemy także budowę pozycji faktury oraz sposobu jej zaksięgowania. Proces rozliczania objęty jest mechanizmem kontroli odchyleń, które są zgłaszane użytkownikowi w przypadku przekroczenia zdefiniowanych wartości granicznych. Fakturowanie odbywa się na podstawie dokonanych odczytów lub na podstawie szacowań zużycia. Faktury generowane są w oparciu o umowy, możliwe jest grupowanie wielu umów na jednej fakturze w zależności od rodzaju i terminu płatności. Do fakturowania wykorzystywane są dane zapisane na umowie, w szczególności definicja taryfy, algorytm rozliczeniowy, cennik a także dane układu rozliczeniowego oraz indywidualne parametry umowy. Taryfa wraz z algorytmem definiuje sposób rozliczenia danej umowy w zależności od parametrów układu rozliczeniowego oraz parametrów przechowywanych na umowie. Zawartość faktury również jest uzależniona od algorytmu rozliczeniowego który ją wygenerował. Cennik jest wersjonowany w oparciu o daty. Umożliwia to wprowadzanie zmian cen z wyprzedzeniem oraz pozwala na zmiany cen w okresie rozliczeniowym. W przypadku, jeżeli nie dokonano faktycznego odczytu w momencie zmian cen jest on automatycznie szacowany. Termin płatności faktury obliczany jest na podstawie terminu określonego na rozliczanej umowie. System posiada obsługę kalendarza, dzięki czemu terminy płatności są ustawiane tak, aby omijały dni wolne. W zależności od konfiguracji systemu terminy płatności mogą być przesuwane w przód lub w tył od pierwotnego terminu, który przypadał na dzień wolny od pracy. Moduł umożliwia wystawianie korekt ręcznych lub automatycznych. Istnieje możliwość wystawiania korekt automatycznych na podstawie korekt zużycia w obsłudze technicznej oraz korekt ręcznych bezpośrednio z procesu reklamacyjnego.

7 Moduł Rozliczeń Mediów Komunalnych MAKS V.MEDIA REKLAMACJE Moduł reklamacji pozwala na śledzenie i obsługę zgłoszonych reklamacji. Podobnie jak w poprzednich modułach tutaj również jest wykorzystywany mechanizm definicji procesów. Użytkownicy obsługując reklamację uczestniczą w poszczególnych etapach procesu. Z poziomu takiego procesu możliwe jest dokonywanie korekt oraz szacowania zużyć jak również korygowanie wystawionych faktur. Rejestracja reklamacji. Możliwość pełnej obsługi reklamacji z jednego miejsca Szacowanie zużyć Korygowanie faktur Obsługa bonifikat i upustów OBSŁUGA TECHNICZNA System wspomaga procesy zabudowy, przebudowy oraz legalizacji urządzeń pomiarowych i kontrolnych. Ewidencja układów pomiarowych przechowuje informacje na temat daty legalizacji poszczególnych urządzeń, dzięki czemu możliwe jest automatyczne generowanie i obsługa zleceń wymian legalizacyjnych. W etapach procesów obsługi technicznej możliwe jest blokowanie układów przed dokonywaniem odczytów oraz przed rozliczaniem. Możliwe jest również przebudowywanie układów pomiarowych tzn. wymian urządzeń, zmian ich parametrów. System prowadzi ewidencję dokumentów obsługi technicznej, tzw. dokumentów OT. Mechanizm obsługi technicznej posiada rozbudowany system kontroli uprawnień, który pozwala definiować gru py użytkowników określając im odpowiednie zakresy układów pomiarowych oraz potrzebne uprawnienia. Procesowa obsługa wielu dokumentów jednocześnie Prowadzenie historii zmian w układach pomiarowych Automatyczne blokowanie układów Obsługa techniczna. RAPORTY, ZESTAWIENIA I ANALIZY Wraz z systemem dostarczanych jest wiele predefiniowanych raportów i zestawień. Użytkownicy mogą samodzielnie definiować kolejne zestawienia lub modyfikować istniejące w oparciu o zewnętrzny program Crystal Reports firmy SAP AG. System wyposażony został w szereg standardowych raportów i zestawień branżowych oraz księgowych dla sprawozdawczości zewnętrznej oraz wewnętrznej. Raporty mogą być tworzone w postaci pełnych zestawień analityka lub w postaci sum częściowych syntetyka. Wszystkie raporty i zestawienia posiadają informacje na temat zastosowanych filtrów oraz ograniczeń dostępu jak również aktualną datę i użytkownika tworzącego raport. Raporty tworzone w uznanym narzędziu Crystal Reports firmy SAP AG Możliwość samodzielnej przebudowy istniejących oraz tworzenia nowych raportów Bogata biblioteka gotowych raportów i analiz

8 Lista referencyjna firmy Firmy produkcyjne: TRUCK-LITE EUROPE Sp. z o.o. w Bydgoszczy Wytwórnia Uszczelek MORPAK Sp. z o.o. w Gdańsku JUTRZENKA S.A. w Bydgoszczy BI-ES POLSKA Sp. z o.o. w Iławie POLON-ALFA Zakład Urządzeń Dozymetrycznych Sp. z o.o. w Bydgoszczy AERO Sp. z o.o. w Mielcu HYDRAPRES S.A. w Solcu Kujawskim HM Helvetia Meble Wieruszów Sp. z o.o. Zakłady Mechaniczne PZL-Wola S.A. w Warszawie Zakłady Chemiczne NITRO-CHEM S.A. w Bydgoszczy PANEL-METAL Sp. z o.o. w Golubiu Dobrzyniu EKO-PRO-HUT Sp. z o.o. w Gliwicach Spółki dystrybucyjne media, hutnictwo: Toruńska Energetyka CERGIA S.A. w Toruniu Miejska Energetyka Cieplna Sp. z o.o. w Koszalinie Saur Neptun Gdańsk S.A. w Gdańsku Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Bydgoszczy Sp. z o.o. Zespół Elektrowni Pątnów Adamów Konin S.A. w Koninie POLENERGIA SA w Warszawie KIH ENERGY POLSKA SA w Warszawie Koncern Energetyczny ENERGA S.A. Oddział Koszalin ENEA S.A. Oddział w Bydgoszczy CMC Zawiercie S.A. w Zawierciu Huta Łabędy S.A. w Gliwicach Firmy usługowo-handlowe: MEGAZEC Sp. z o.o. w Bydgoszczy CMC Poland SA w Zawierciu ZEM Łabędy Sp. z o.o. w Gliwicach PAK SERWIS Sp. z o.o. w Koninie EL PAK Sp. z o.o. w Koninie TRANS PAK Sp. z o.o. w Koninie Energoinwest Serwis Sp. z o.o. w Koninie Galeria BFM w Bydgoszczy PAK-ODSIARCZANIE Sp. z o.o. w Koninie Warszawki Fundusz Rozwoju Inwestycji Sp. z o.o. w Warszawie Jednostki budżetowe: Urząd Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy ul. Kraszewskiego Bydgoszcz tel fax