Pytania i odpowiedzi, zmiana SIWZ, zmiana terminu składania ofert

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Pytania i odpowiedzi, zmiana SIWZ, zmiana terminu składania ofert Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Świadczenie przez okres dwunastu miesięcy usług polegających na zapewnieniu dostępu do zajęć sportowo-rekreacyjnych pracownikom Teatru Wielkiego Opery Narodowej, ich dzieciom oraz osobom towarzyszącym, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sprawa nr 27/A/2015). Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm) zwanej dalej Ustawą, udziela poniżej informacji o pytaniach Wykonawców odnoszących się do treści SIWZ dotyczącej w/w postępowania oraz odpowiedziach na nie. Pytanie 1: Czy pracownicy Zamawiającego wyrażają zgodę na korzystanie z usług sportowo rekreacyjnych, których realizacja odbywa się przy użyciu ich telefonów komórkowych, bądź też odcisków palców? Pytanie 2: Czy jeżeli poszczególni pracownicy Zamawiającego nie wyrażają zgody na korzystanie z usług sportowo rekreacyjnych, których realizacja odbywa się przy użyciu ich telefonów komórkowych, bądź też odcisków palców, to czy Wykonawca musi zapewnić im inny alternatywny sposób weryfikacji w obiekcie jak np. karta imienna potwierdzona dokumentem tożsamości? Pytanie nr 3: Czy Zamawiający dopuszcza konieczność posiadania przez użytkowników telefonów komórkowych w celu wykonania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia? Pytanie nr 4: Czy dopuszczają Państwo inne formy weryfikacji uczestników jak np. stosowanie kodów PIN otrzymywanych poprzez wiadomości sms, czy weryfikację danych biometrycznych (tj. odcisków palców uczestników czy też rozkład tzw. minucji itp.? Odpowiedzi na pytania: 1, 2, 3, 4: Zamawiający informuje, że możliwe sposoby identyfikacji zostały opisane w SIWZ,w szczególności w pkt. 34 OPZ, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ i par. 5 wzoru Umowy, stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ. Zamawiający nie wykluczył żadnego sposobu identyfikacji, po stronie Wykonawcy natomiast leży zapewnienie Użytkownikom sprawnego dostępu do zajęć sportowo-rekreacyjnych. Jeżeli sposób identyfikacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wymagać będzie zgody pracownika, sposób procedowania zostanie ustalony w trybie roboczym. Zamawiający nie wymaga, aby każdy obiekt był dostosowany do różnorodnych preferencji Użytkowników w zakresie sposobu dostępu do zajęć i obejmował wszystkie obecnie dostępne możliwości techniczne. Pytanie nr 5: Czy Zamawiający wymaga aby Wykonawca dostarczał Zamawiającemu wszelkie narzędzia służące do bezpośredniej weryfikacji Użytkowników w obiektach? W celu zapewnienia sprawnego dostępu do zajęć sportowo-rekreacyjnych, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu narzędzia służące do identyfikacji Użytkowników w obiektach którymi dysponuje Narzędzia te określa Wykonawca, z zastrzeżeniem zasad określonych w SIWZ m.in. w odniesieniu do kart, które technicznie są powiązane ze sprzętem lub systemem dostępnym w danym obiekcie i są dedykowane tylko do tego sprzętu lub systemu. Wejście za pomocą SMS według dotychczasowych doświadczeń Zamawiającego jest bardzo dogodne dla Użytkowników, bo prawie każdy z nich ma telefon komórkowy i nosi go ze sobą. 1

2 Pytanie nr :6 Czy wyrażają Państwo zgodę na wykluczenie ze świadczenia przedmiotu zamówienia Użytkowników nie posiadających komórkowych aparatów telefonicznych (np. osoby starsze, dzieci), dostępu do kont poczty elektronicznej bądź nie wyrażających zgody na przetwarzanie ich danych osobowych z puli danych sensytywnych? Zamawiający nie przewiduje sytuacji, o której mowa w pytaniu. Pytanie nr 7: Wykonawca informuje, że wszyscy operatorzy kart sportowych działający na polskim rynku posiadają w swoich ofertach różne ilości obiektów dla kart z abonamentem nielimitowanym oraz dla kart z abonamentem limitowanym. Zwracamy się zatem z pytaniem, która ilość obiektów będzie brana przez Zamawiającego w trakcie oceny ofert i czy Wykonawcy mają złożyć dwa wykazy obiektów, oddzielnie dla kary z nielimitowanym dostępem do usług oraz z dostępem limitowanym? Zamawiający informuje, że liczba obiektów, o których mowa w pytaniu, dotyczyć będzie obiektów udostępnianych przez Wykonawcę w ramach co najmniej Pakietu 8 wejść, z uwzględnieniem zasad określonych w SIWZ, w szczególności w pkt. 17 do 19 OPZ stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający modyfikuje treść rozdz. VIII pkt 1 ppkt 3, nadając mu następujące brzmienie: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował obiektami sportowo - rekreacyjnymi w liczbie: co najmniej 170 obiektów na terenie Warszawy, co najmniej 300 obiektów na terenie województwa mazowieckiego wraz z Warszawą, co najmniej obiektów na terenie całego kraju, z zastrzeżeniem, że w każdej z tych lokalizacji (Warszawa, woj. mazowieckie, Polska) obowiązkowo w ramach co najmniej Pakietu 8 wejść będą dostępne co najmniej następujące zajęcia: basen, siłownia, zajęcia fitness, sztuki walki, nauka tańca, pilates, joga, aqua aerobik, sauna, ścianka wspinaczkowa, grota solna a w każdym obiekcie będzie dostępny przynajmniej jeden rodzaj z wymienionych zajęć, w celu wykazania powyższego należy przedstawić wykaz obiektów sportowo - rekreacyjnych, o którym mowa w Rozdz. IX pkt 1 ppkt 3 SIWZ. Pytanie nr 8: Czy Zamawiający wyraża zgodę aby potencjalni Wykonawcy podawali w swoich ofertach obiekty świadczące takie usługi jak np.: vacu, masaże (rollmasaże), solaria, zabiegi kosmetyczne, zabiegi fryzjerskie itp.? W Wykazie obiektów sportowo-rekreacyjnych stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ Wykonawcy są zobligowani do podania liczby obiektów spełniających warunki określone w SIWZ, przede wszystkim w rozdz. III pkt 2 SIWZ, rozdz. VIII pkt 1 ppkt. 3 (z uwzględnieniem zmiany określonej w odpowiedzi na pyt nr 7). Tym samym należy stwierdzić, że obiekty oferujące wyłącznie świadczenie innych usług niż Usługi wskazane w SIWZ, ( np. wyłącznie: vacu albo masaże (rollmasaże) albo solaria albo zabiegi kosmetyczne albo zabiegi fryzjerskie) nie będą spełniać warunków określonych w SIWZ, zatem nie powinny być wykazywane w Wykazie obiektów sportowo-rekreacyjnych stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ, lecz mogą zostać ujęte w Wykazie Obiektów, o którym mowa m.in. w par. 1 ust.1 pkt 12 Wzoru umowy. Pytanie nr 9: Czy dostęp do usługi i sposób identyfikacji Użytkownika w obiekcie powinien być tak skonstruowany, aby z usługi mogły korzystać tylko osoby rzeczywiście do tego uprawnione, a nie osoby trzecie? Zamawiający udzielił wyjaśnień w przedmiotowym zakresie odpowiadając na pytania 1, 2, 3, 4, a zapewnienie rzetelnej identyfikacji Użytkowników tj. wiarygodnej podstawy wstępu, należy do Wykonawcy. Pytanie: 10 Czy składanie zamówień na karty imienne dla Państwa Pracowników odbywać się ma za pomocą internetowej platformy internetowej? 2

3 Zamawiający dopuszcza również możliwość składania zamówień za pomocą platformy internetowej, z zastrzeżeniem, że ostateczna decyzja w tym zakresie należeć będzie do Zamawiającego po zapoznaniu się (po wyborze najkorzystniejszej oferty) z platformą internetową, jaką dysponuje Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Pytanie 11: Zwracamy się z uprzejmą prośbą o konieczność załączenia do ofert szczegółowego regulaminu świadczenia usług, określającego sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawcę w obiektach oraz wskazujący w jaki sposób Zamawiający będzie zabezpieczony przed wykorzystywaniem środków publicznych przez osoby nieuprawnione oraz jak Wykonawca zamierza wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć. Uważamy, że taki dokument zwiększy transparentność postępowania oraz umożliwi Zamawiającemu wgląd w rzeczywiste możliwości poszczególnych Wykonawców. Zamawiający nie widzi potrzeby analizy szczegółowych regulaminów świadczenia usług u poszczególnych Wykonawców już na etapie składania ofert, dlatego nie wymaga i nie wprowadza obowiązku ich załączania do oferty. Jeżeli zatem Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza dostrzeże potrzebę wprowadzenia takiego regulaminu, będzie mógł go wprowadzić na zasadach określonych w par. 2 ust. 4 Wzoru umowy. Pytanie: 12 Czy dwa (lub więcej) różne podmioty prowadzące odrębne działalności pod tym samym adresem (w tym samym budynku lub lokalu) zostaną przez Zamawiającego zakwalifikowane na gruncie przedmiotowego postępowania jako dwa (lub więcej) różne obiekty? Każdy obiekt sportowy prowadzony przez podmiot na podstawie odrębnej działalności powinien stanowić oddzielną, zamkniętą powierzchnię, dostępną dla Użytkownika po zarejestrowaniu się w systemie. Jeżeli pod tym samym adresem mieści się kilka takich obiektów sportowych i nie są one ze sobą połączone będą kwalifikowane jako różne obiekty. Pytanie: 13 W związku z treścią rozdz. VIII pkt. 1 ppkt. 3 w zakresie wymaganych usług prosimy o doprecyzowanie następujących kwestii: a. Czy w liście obiektów o której mowa w tym punkcie Wykonawcy mają wykazać wyłącznie obiekty spełniające warunek: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował obiektami sportowo - rekreacyjnymi w liczbie: co najmniej 170 obiektów na terenie Warszawy, co najmniej 300 obiektów na terenie województwa mazowieckiego wraz z Warszawą, co najmniej obiektów na terenie całego kraju, z zastrzeżeniem, że w każdej z tych lokalizacji (Warszawa, woj. mazowieckie, Polska) obowiązkowo będą dostępne co najmniej następujące zajęcia: basen, siłownia, zajęcia fitness, sztuki walki, nauka tańca, pilates, joga, aqua aerobik, sauna, ścianka wspinaczkowa, grota solna a w każdym obiekcie będzie dostępny przynajmniej jeden rodzaj z wymienionych zajęć? Odpowiedź Ad a) Wykaz obiektów sportowo-rekreacyjnych, o którym mowa w rozdz. VIII pkt. 1 ppkt. 3 i który stanowi załącznik nr 6 do SIWZ zawierać musi wyłącznie obiekty spełniające warunek opisany w tym punkcie, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych w odpowiedzi na pytanie nr 7. Dodatkowych wyjaśnień udzielono w odpowiedzi na pytanie nr 8. b. Czy w związku z tym zapisem na wykazie obiektów oraz w zał. nr 6 do SIWZ nie należy umieszczać (uwzględniać) obiektów, w których nie jest świadczona żadna z usług wymienionych w tym punkcie SIWZ? (np. tenis, squash, vacu, bilard)? Odpowiedź Ad b) W Wykazie obiektów sportowo-rekreacyjnych, o którym mowa w odpowiedzi na pyt. 12. a. nie należy 3

4 umieszczać obiektów, w których nie jest świadczona żadna z usług wymienionych w rozdz. VIII pkt. 1 ppkt. 3. Zamawiający informuje, że zgodnie z pkt. 10 OPZ stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ, poza Usługami wskazanymi w pkt. 6 OPZ Wykonawca może zapewnić Użytkownikom w ramach posiadanego przez nich Pakietu dostęp do innych zajęć sportowo-rekreacyjnych na zasadach przez niego określonych, takich samych jak zasady powszechnie obowiązujące u Wykonawcy w tym zakresie. Dodatkowych wyjaśnień udzielono w odpowiedzi na pytanie nr 8. c. Czy do punktacji ofert będą brane wyłącznie obiekty świadczące co najmniej jedną z usług wymienionych w rozdz. VIII pkt. 1 ppkt. 3? Odpowiedź ad c) Zamawiający informuje, że do punktacji ofert będą brane wyłącznie obiekty świadczące co najmniej jedną z usług wymienionych w rozdz. VIII pkt. 1 ppkt. 3 SIWZ. Pytanie: 14 Wnosimy o zmianę zapisu w par. 3 ust. 5 w zakresie przesyłania do Zamawiającego aktualizowania przez Wykonawcę informacji o zmianach w wykazie obiektów w wersji elektronicznej. obiektów. Wnioskujemy o zmianę zapisu w pierwszym dniu roboczym każdego okresu rozliczeniowego na w pierwszym dniu roboczym kolejnego kwartału trwania umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu w par. 3 ust. 5. Pytanie: 15 Prosimy o wyjaśnienie rozbieżności miedzy zapisem w pkt. III ppkt 3 SIWZ (OPZ): Usługi w ramach pakietu basenowego będą obejmować minimum zajęcia sportowo-rekreacyjne na basenie a zapisem w zał. nr 1 do SIWZ(OPZ/FORMULARZ CENOWY) pkt. 2 c): Pakiet Basenowy - Pod pojęciem Pakietu Basenowego należy rozumieć możliwość korzystania przez Dzieci z basenów w liczbie Wejść nie mniejszej niż 8 wejść w Okresie Rozliczeniowym. Czy w ramach karnetu(pakietu) basenowego dziecko do lat 15 ma mieć możliwość korzystania z tylko wejścia na basen, czy również z zajęć zorganizowanych na basenie, np. nauki pływania dla dzieci? Zamawiający informuje, że Usługi w ramach Pakietu Basenowego muszą obejmować minimum możliwość korzystania przez Dzieci z basenów w liczbie wejść nie mniejszej niż 8 wejść w Okresie Rozliczeniowym. W celu wyjaśnienia powyższych rozbieżności Zamawiający modyfikuje treść załącznika nr 1 do SIWZ - OPZ w pkt. 3 lit. c nadając mu następujące brzmienie: Pakiet Basenowy Pod pojęciem Pakietu Basenowego należy rozumieć minimum możliwość korzystania przez Dzieci z basenów w liczbie Wejść nie mniejszej niż 8 wejść w Okresie Rozliczeniowym oraz w rozdz. III pkt 3 SIWZ a także pkt 5 załącznika nr 1 do SIWZ - OPZ nadając mu następujące brzmienie: Usługi w ramach Pakietu Basenowego będą obejmować minimum możliwość korzystania przez Dzieci z basenów. Pytanie: 16 Prosimy o potwierdzenie, że zgodnie z zapisem w pkt. III ppkt. 3 c) Zamawiający nie wymaga zapewnienia przez Wykonawcę możliwości rozszerzenia pakietu basenowego dla dzieci do wersji open. Zamawiający potwierdza, że nie wymaga zapewnienia przez Wykonawcę możliwości rozszerzenia Pakietu Basenowego do wersji open. Pytanie: 17 Wnosimy o zmianę definicji pakietu nielimitowanego (OPZ pkt. 3a) z: Pakiet Nielimitowany - Pod pojęciem Pakietu Nielimitowanego należy rozumieć możliwość korzystania przez Pracownika lub Osobę Towarzyszącą z różnych Usług bez ograniczeń, co do liczby Wejść w Okresie Rozliczeniowym na: Pod pojęciem Pakietu Nielimitowanego należy rozumieć możliwość korzystania przez Pracownika lub Osobę Towarzyszącą z różnych Usług w różnych obiektach, raz dziennie w danym obiekcie, bez ograniczeń, co do liczby obiektów w ciągu jednego dnia. 4

5 Zamawiający dokonuje zmiany pkt. 3 lit. a załącznika nr 1 do SIWZ - OPZ nadając mu następujące brzmienie: Pod pojęciem Pakietu Nielimitowanego należy rozumieć możliwość korzystania w danym Okresie Rozliczeniowym przez Pracownika lub Osobę Towarzyszącą z różnych Usług w różnych Obiektach, raz dziennie w danym obiekcie bez ograniczeń co do dostępnych w nim rodzajów usług (zajęć) oraz bez ograniczeń, co do liczby obiektów w ciągu jednego dnia. Pytanie: 18 Wnosimy o zniesienie opisanego w zał. nr 1 do SIWZ pkt. 14 wymogu aby jednostkowa wartość dopłaty nie była wyższa niż 20 zł, albo o zmianę kwoty na nie mniejszą niż 30 zł. Ze względu na faktyczne ceny niektórych usług (np. squash, tenis) oraz ich zmienność w cennikach obiektów (w tym także zmiany sezonowe) kwota dopłaty 20 zł jest nieadekwatna do cen rynkowych usług, które co do zasady u wszystkich operatorów karnetów sportowych dostępne są z dopłatą lub na zasadzie rabatu. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu SIWZ w zakresie wnoszonym przez Wykonawcę. Pytanie: 19 Czy w punktacji w kryterium doświadczenie usługi okresowe ale realizowane w ciągłości (np. kolejno następujące po sobie 12-miesięczne ale bez przerwy w świadczeniu usług) będą liczone jako realizowane przez okres 6-12 miesięcy czy jako realizowane przez okres powyżej 13 miesięcy? Zamawiający informuje, że zgodnie z Wykazem Usług, stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ, Wykonawca jest zobowiązany do wykazania wartości zamówienia brutto i w związku z tym powinien wykazać usługi realizowane w ramach jednego zamówienia. Pytanie: 20 Wnioskujemy o dodanie do Umowy do paragrafu 11 następującego punktu: Wykonawca oświadcza iż od chwili przekazania przez Zamawiającego danych osobowych jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy z dnia o ochronie danych osobowych (Dz. U r., poz z późniejszymi zmianami, zwanej dalej Ustawą ) w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników, przekazanych Wykonawcy w celu zagwarantowania prawidłowej realizacji Umowy W par. 11 Wzoru umowy, wprowadza się ust. 3 w brzmieniu: 3. Wykonawca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych, w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych, w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników, przekazywanych Wykonawcy bezpośrednio przez Użytkowników, w tym wszystkich danych służących do identyfikacji Użytkowników, w tym danych biometrycznych. Wykonawca oświadcza iż jest administratorem tych danych od chwili ich przekazania Wykonawcy a dotychczasowe ustępy od 3 do 9, odpowiednio zmieniają swoją numerację od 4 do 10. Powyższe pismo stanowi integralną część SIWZ i jest wiążące dla wszystkich Wykonawców ubiegających się o udzielenie powyższego zamówienia. Jednocześnie działając na podstawie art. 12a w związku art 38 ust. 4a Ustawy z uwagi na fakt, że w wyniku odpowiedzi na powyższe pytania istotnej zmianie ulega treść SIWZ i w wskutek tego zmianie ulega również treść ogłoszenia o zamówieniu Zamawiający przedłuża termin składania ofert do dnia r. godz. 12:00. 5