Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim -do użytku zewnętrznego- Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 24 października roku do 03 listopada 2011 roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 39/2011 z dnia roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Dyrektorem Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim jest Elżbieta Szumska, powołana Zarządzeniem nr 455/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 10 grudnia 2008 roku w sprawie w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora MDK w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 stycznia 2009 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Główną księgową w Młodzieżowym Domu Kultury jest Barbara Nowacka zatrudniona od dnia 28 sierpnia 2007 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzieliły: 1. Elżbieta Szumska Dyrektor MDK 2. Barbara Nowacka Główna księgowa 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Niewyodrębnieniu ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych dla środków pobranych do kasy na realizację wydatków budżetowych. 2. Zawyżeniu obrotów na koncie 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych oraz na koncie 132,,Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych. 3. Niewłaściwym ewidencjonowaniu należności jednostki zaliczanych do dochodów budżetowych. 4. Nienaliczaniu odsetek od nieterminowych płatności. W myśl art. 40 ust. 2 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych jednostki budżetowe są zobowiazane do naliczania odsetek od nieterminowych płatności oraz ewidencjonowania ich nie później niż na koniec każdego kwartału. 5. Niepowołaniu Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej podczas przeprowadzonej inwentaryzacji zdawczo odbiorczej na koniec 2008 roku, co jest niezgodne z Instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą w MDK. 6. Braku części dokumentacji podczas przeprowadzonej w 2008 roku inwentaryzacji, a wskazanej w 18 Instrukcji inwentaryzacyjnej. 7. Nieaktualizowaniu wewnętrznych uregulowań obowiązujących w jednostce. 8. Niedokonaniu oceny okresowej pracownika samorządowego. 9. Nieprawidłowym sporządzaniu raportów kasowych. 3

4 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w okresie styczeń czerwiec 2011 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe oraz sprawozdawczość. Szczegółowy plan wydatków i dochodów budżetu miasta w zakresie realizacji zadań własnych na 2011 rok ustalono zarządzeniami Prezydenta Miasta Nr 16/2011 r. z dnia r. oraz nr 74/2011 z dnia r. (załącznik nr 21), 134/2011 z dnia r. (załącznik nr 19), 199/2011 z dnia r. (załącznik nr 14). Ogółem wydatki budżetowe w pierwszym półroczu 2011 roku wyniosły ,06 zł, a dochody ,03 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela sporządzona na podstawie Rb-28S oraz Rb27S sprawozdania z wykonania planu wydatków oraz dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Wydatki wg paragrafu Plan na 2011 Wykonanie w I % rok półroczu 2011 roku Dział ,06 57, wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4010 wynagrodzenia osobowe 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4260 zakup energii 4270 zakup usług remont zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4360 opłaty telefonii komórkowej 4370 opłaty telefonii stacjonarnej 4410 podróże służbowe 4440 odpis na ZFŚS , , , , , , , ,79 507,06 0, , ,82 600, ,50 410, ,00 Rozdział , zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe , ,00 Rozdział , podróże służbowe ,00 Rozdział ,00 Dochody wg paragrafów Dział , ,03 99, dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0970 wpływy z różnych dochodów ,86 19, ,86 18, Rozdział , , Stan środków na rachunku bankowym budżetu na dzień r. (WB nr 0001/2011) 0,00 zł Wpływy pierwszym półroczu 2011 roku stanowiły: 4

5 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego ,35 zł 2) odsetki bankowe 0,74 zł 3) dzierżawa 8.200,88 zł 4) odszkodowania 800,00 zł 5) darowizna 1.952,59 zł Rozchody w pierwszym półroczu 2011 roku stanowiły: Ogółem wpływy: ,49 zł 1) opłaty i prowizje bankowe 2.238,06 zł 2) zrealizowane czeki , 00 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne ,26 zł 4) przekazane składki zdrowotne ,68 zł 5) przekazane składki na Fundusz Pracy 7.818,06 zł 6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych ,00 zł 7) przekazane dochody budżetowe do UM 4.055,68 zł 8) przekazane środki na ZFŚS ,00 zł 9) wynagrodzenia pracowników ,70 zł 10) potrącenia z list płac w tym: - zajęcia komornicze 6.474,26 zł - składki indywidualnego ubezpieczenia pracowników 4.345,40 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej, KZP ,00 zł - składki ZNP 466,08 zł - składka NSZZ Solidarność 799,82 zł 11) zapłacone należności w tym: - za prasę i wydawnictwa 819,78 zł - za monitorowanie obiektu 1.148,80 zł - zakup wody bhp 787,91 zł - zakup wody i odprowadzenie ścieków 1.339,40 zł - zakup energii elektrycznej 9.543,08 zł - zakup naprawę kserokopiarki 353,81 zł - zakup usług telefonii stacjonarnej, komórkowej, internet 3.842,63 zł - za energię gazową 128,06 zł - opłaty RTV 397,08 zł - za wywóz śmieci 3.274,26 zł - zakup energii cieplnej ,93 zł Ogółem rozchody: ,74 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 0066/2011) 38540,75 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK 01/2011) 0,00 zł Kontrolą objęto wszystkie raporty kasowe za pierwsze półrocze 2011 roku: 5

6 Na przychody składały się: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę ,00 zł - wpłaty do kasy tytułem rat pożyczek 9.503,40 zł - wpłata za dzierżawę 3.000,00 zł - zwrot nadpłaconego wynagrodzenia 24,44 zł Razem: ,84 zł Na rozchody składały się: - zakup materiałów gospodarczych i na spektakle 4.018,08 zł - usługi transportowe 932,39 zł - zakup materiałów biurowych 2.192,99 zł - wypłacone wynagrodzenia ,37 zł - koszty umów zlecenia i o dzieło 7.162,00 zł - porady prawne 184,50 zł - zakup znaczków 470,00 zł - przekazane środki na rachunek bankowy 3.000,00 zł - szkolenia BHP 1.650,00 zł - warsztaty i szkolenia nauczycieli 3.213,00 zł - przegląd instalacji 695,00 zł - wypłacony ekwiwalent za pranie i odzież 957,51 zł Ogółem rozchody ,84 zł Stan środków na dzień r. (RK nr 013/2011 za okres r.) 2.868,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury VAT, rachunki, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, bankowe dowody wpłat, kasowe listy wypłat. Instrukcja kasowa MDK z r. nakazuje sporządzanie dowodów KP oraz KW komputerowo, a nawet jeśli zostanie wystawiony ręcznie na drukach ścisłego zarachowania winien być i tak potwierdzony w wersji komputerowej wszystkie dowody KP oraz KW wystawiane są ręcznie. 2. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. Instrukcja Kasowa MDK nakazuje sporządzenie raportów kasowych za okres maksymalnie jednej dekady tymczasem okresy znacznie przekraczały 10 dni, np.: RK nr 01/2011 za okres r. 25 dni, RK nr 04/2011 za okres r. 25 dni, RK nr 05/2011 za okres r. 18 dni). 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 6

7 4. Faktury i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 ze zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (za okres styczeń-czerwiec 2011 r.) oraz sprawozdanie Rb-28S miesięczne/roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (za okres j/w) sporządzono stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103) szczegółowe zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określono w załączniku nr 39. Dane w sprawozdaniach wykazane są w zakresie wskazanego wyżej planu - w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych, w zakresie wykonania - narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, w złotych i groszach stosownie do zasad obowiązujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sporządzane są przez kierownika jednostki na podstawie ksiąg rachunkowych. Sprawozdania sporządzono rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, w sposób czytelny i trwały, kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Podpisy na sprawozdaniach złożone są odręcznie na każdym formularzu w miejscu oznaczonym. Pod podpisem umieszczono pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osób podpisujących. 8. Dochody uzyskane z tytułu uzyskanych odsetek z rachunku bankowego oraz wynagrodzenia płatnika - przekazano na rachunek budżetu miasta w terminie wskazanym w Zarządzeniu z dnia r. Prezydenta Miasta Nr 16/2011 w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na rok 2011, tj.: dla MDK w pierwszej dekadzie każdego miesiąca za miesiąc ubiegły. 9. Dla środków pobranych do kasy na realizację wydatków budżetowych nie wyodrębniono ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządowych, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - Dz.U. Nr 128, poz. 861 załącznik nr 3 do rozporządzenia, w opisie Rachunki bieżące jednostek budżetowych ). 7

8 1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień r. wynosiło po stronie Wn 2.868,00 zł Symbol Bilans otwarcia (BO) Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,00 - Saldo jest zgodne z RK nr 13/2011 za okres roku. 2) Saldo 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,75 zł Symbol BO Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,75 - Obroty na koncie narastająco od początku roku niezgodne z obrotami na rachunku bankowym jednostki (odpowiednio: Wn ,49; Ma ,74). Stosownie do cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządowych, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne, obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych. Zgodnie z opisem do 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych wynikającym z Planu kont jednostki budżetowej, zapisy na koncie dokonywane są na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność między jednostką a bankiem. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 1. Saldo jest zgodne z WB nr 0076/2011 z dnia roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień r. wynosiło po stronie Ma 6.199,46 zł Symbol BO Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,46 Saldo stanowi naliczony czynsz najmu i dzierżawy. Konto służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Saldo Ma wyraża stan zobowiązań jednostki tymczasem z ewidencji analitycznej prowadzonej do wynika, że są to należności z tytułu najmu i dzierżawy. Tym samym na koncie niewłaściwie ewidencjonuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych powyższe na podstawie opisu do 201 w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów. Natomiast w świetle 2 8

9 Uchwały Nr XLIV/489/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty - czynsze za wynajem sal, pomieszczeń i innych powierzchni, z wyjątkiem mieszkań będących w dyspozycji jednostki, są źródłem dochodów jednostek budżetowych na wydzielonym rachunku. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2. 4) Saldo 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie Ma 1,71 zł Symbol BO Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 221 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 4.067, , ,29 1,71 - Saldo stanowi należne odsetki od przeterminowanych płatności dzierżawców oraz najemców. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło po stronie Ma 4.542,00 zł Symbol BO Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 Saldo stanowi naliczony podatek od dochodów osobistych PIT 4. 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień r. wynosiło po stronie Ma ,06 zł Symbol BO Obroty narastająco od Saldo początku roku + BO 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,06 Saldo stanowi naliczone składki na ubezpieczenie społeczne, składki zdrowotne oraz Fundusz Pracy za czerwiec 2011 roku. 2. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Młodzieżowego Domu Kultury. Na podstawie cytowanej wyżej Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Młodzieżowym Domu Kultury został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale Edukacyjna opieka 9

10 wychowawcza, rozdziale Placówki wychowania pozaszkolnego i paragrafach klasyfikacji wydatków budżetowych. Źródłami dochodów Młodzieżowego Domu Kultury gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) czynsze za wynajem sal i pomieszczeń, dzierżawa terenu, 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) darowizny, 4) wpływy z innych usług. Dochody gromadzone przez Młodzieżowy Dom Kultury na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) cele wskazane przez darczyńcę, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup artykułów żywnościowych, 4) zakup nagród dla uczestników konkursów, 5) umowy cywilno prawne, 6) delegacje i szkolenie pracowników. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za I półrocze 2011 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb 34S. Plan w zł Wykonanie w zł 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane darowizny , ,00 1, , , ,85 0, ,00 46,43 92,68 9,00 31,05 Ogółem , ,40 46,45 % Ogółem wydatki za I półrocze 2011 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb 34S. Plan w zł Wydatki w zł % 4110 skladki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej 316,00 50, , , ,00 200,00 500, , , , ,94 200,00 40, ,83 18,83 28,12 100,00 8,00-10

11 Ogółem , ,95 21, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 0001/2011 za okres r.) 0,00 zł Wpływy za I półrocze 2011 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,09 zł 2) wykonanie utworow muzycznych spotkanie noworoczne (ochrona danych) 600,00 zł 3) organizacja spotkania (ochrona danych) 200,00 zł 4) nagroda Prezydenta środki na zespół Rupaki 4.000,00 zł 5) organizacja koncertu (ochrona danych) 500,00 zł 6) wynajem powierzchni użytkowej lokalu 441,28 zł 7) nagranie ścieżki dźwiękowej do spektaklu 500,00 zł 8) darowizny 5.815,00 zł 9) wynajem sal 150,00 zł 10) stoisko reklamowe podczas,,stargardzkiego Salonu Muzycznego 2.000,00 zł 11) odprowadzenie gotówki z kasy do banku 5.085,00 zł 12) zwrot z rachunku budzetu za PIT 4R 471,00 zł 13) energia elektryczna refaktura 1.237,85 zł Ogółem wpływy: ,22 zł Wydatki za I półrocze 2011 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 28,17 zł 2) opłata za wydanie blankietu czeków 20,00 zł 3) opłata za wyciąg papierowy 135,00 zł 4) podatek Pit-4R umowy cywilnoprawne 976,00 zł 5) umowa o dzieło wykonanie aranżacji do utworów 1.800,00 zł 6) rozklejanie plakatów 30,01 zł 7) materiały do pracowni ceramicznej 868,50 zł 8) wydruk plakatów na VII Salon Muzyczny 196,80 zł 9) zakup ścian do namiotu 220,00 zł 10) środki pieniężne przeksięgowane na rachunek budżetu 1.761,28 zł 11) wypłata czekiem 7.750,00 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 0047/2011) 2.2. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 1/2011/DW za okres r.) ,76 zł 7.814,42 zł 0,00 zł Na wpływy składały się: - wynajem pomieszczeń 540,00 zł 11

12 - udostępnienie studia nagrań 150,00 zł - pobranie gotówki czekiem z banku 7.750,00 zł - dzierżawa terenu dla wesołych miasteczek 4.000,00 zł - woda i ścieki wesołe miasteczka 240,00 zł - organizacja spotkania integracyjnego 155,00 zł Razem: ,00 zł Na wydatki składały się: - umowy cywilnoprawne 2.401,00 zł - zakup baterii 31,96 zł - usługi autokarowe 1.700,00 zł - artykuły na potrzeby konserwatora 800,00 zł - nagrody i materiały na konkurs grafiki komputerowej 499,75 zł - usługi transportowe 580,00 zł - usługi adwokackie 150,00 zł - tusz do drukarki do wykonania dyplomów 44,99 zł - artykuły spożywcze i napoje 388,86 zł - podatek od czynności cywilnoprawnych (zakup silnika spalinowego) 40,00 zł - zwrot kosztów podróży 692,00 zł - usluga fotograficzna 300,00 zł - zakup farby na zajęcia 19,95 zł - nadruk na koszulkach Rupaków 63,96 zł - odprowadzenie gotówki do banku 5.085,00 zł Razem: Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 4/2011/DW za okres r.) ,47 zł 37,53 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu 12

13 zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 ze zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. W jednostce nie nalicza się odsetek od nieterminowych płatności, co jest niezgodne z art. 40 ust. 2 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych, w którym to zpisano, że jednostki budżetowe są zobowiazane do naliczania odsetek od nieterminowych płatności oraz ewidencjonowania ich nie później niż na koniec każdego kwartału. Wyjaśnienie Głównej Księgowej stanowi załącznik nr 3 do protokołu Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień r. wynosiło po stronie Wn 37,53 zł Symbol B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,47 37,53 - Saldo jest zgodne z RK nr 4/2011/DW za okres roku. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych na dzień r. wynosiło po stronie Wn 7.214,46 zł Symbol B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,46 - Obroty na koncie narastająco od początku roku niezgodne z obrotami na rachunku bankowym jednostki (odpowiednio: Wn ,22; Ma ,76). Stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządowych, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861) - zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne, obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych. Wyjaśnienie Głównej Księgowej stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Saldo jest zgodne z WB nr 0047/2011 z dnia roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień r. wynosiło po stronie Wn 9.850,00 zł Symbol B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ,00 - Na saldo 201 po stronie Wn, składają się następujące należności: 13

14 różni odbiorcy przeksięgowano z rachunku budżetu na rachunek dochodów PK 2/2011 z dnia r. kwota 500,00 zł dzierżawa pomieszczeń (ochrona danych) RK 14/2011 z dnia r. kwota 500,00 zł; RK 25/2011 z dnia r. kwota 250,00 zł; przeksięgowano z rachunku budżetu na rachunek dochodów PK 2/2011 z dnia r. kwota 1.500,00 zł dzierżawa Parking RK 16/2011 z dnia r. kwota 800,00 zł; RK 23/2011 z dnia r. kwota 800,00 zł; RK 31/2011 z dnia r. kwota 800,00 zł; przeksięgowano z rachunku budżetu na rachunek dochodów PK 2/2011 z dnia r. kwota 2.400,00 zł dochody z tytułu dzierżawy przeksięgowano z rachunku budżetu na rachunek dochodów PK 2/2011 z dnia r. kwota 800,00 zł. Błędnie zaksięgowano należność (ochrona danych) RK 34/2011 z dnia r. z tytułu organizacji koncertu, na kwotę 1.500,00 zł na koncie rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, winno być zaksięgowane na koncie ) Zespół kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie na dzień r. wynosiło po stronie Wn ,95 zł Symbol B.O. Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień r. 4 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , ,95 - Na saldo zespołu kont 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie składały się: 401 Zużycie materiałów i energii 2.824,01 zł 402 Usługi obce 4.903,94 zł 403,,Podatki i oplaty 40,00 zł 404,,Wynagrodzenia 4.907,00 zł 409 Pozostałe koszty rodzajowe 692,00 zł 3. Wdrożenie kontroli zarzadczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie działalności zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2011 z dnia roku oraz dokumentacja kontroli zarządczej Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim (dalej MDK) stanowi załącznik nr 5. Na dzień rozpoczęcia kontroli, tj r. w jednostce nie zapewniono właściwego zarządzania ryzykiem. Dyrektor MDK w Stargardzie Szczecińskim przedstawiła kontrolującym zarządzenie Nr 09/2011 z datą wejścia w życie od dnia roku, wprowadzające regulamin 14

15 kontroli zarządczej w Młodzieżowym Domu Kultury im. Mariusza Zaruskiego w Stargardzie Szczecińskim. W zarządzeniu wskazano formy organizacyjne kontroli, osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli zarządczej oraz zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników, sporządzono także plan kontroli zarządczej MDK. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych (sprawdzono dokumentację pracowniczą 6 osób z 29 zatrudnionych, tj.: 23,17 etatów), obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie: Środowisko wewnętrzne - pracownicy są świadomi wartości etycznych, określonych w Kodeksie Etyki Nauczycieli oraz Pracowników Samorządowych, potwierdzenie zapoznania się z Kodeksem znajduje się aktach osobowych oraz w księdze zarządzeń prowadzonej w jednostce, - rekrutacja pracowników na wolne stanowisko pracy oraz nawiązanie stosunku pracy przebiega stosownie do przepisów ustawy Karta Nauczyciela (jt.: Dz.U. z 2006 roku Nr 97, poz. 674 ze zm.), ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 roku Nr 223, poz.1458 ze zm., ustawy Kodeks Pracy (jt.: Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), - każdy pracownik posiada na piśmie opis stanowiska pracy, zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, - praca nauczyciela podlega ocenie stosownie do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 02 listopada 2000 roku w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz.U. Nr 98, poz. 1066), - stosownie do Regulaminu oceny pracowników samorządowych w MDK podlega Główna księgowa do czasu zakończenia kontroli nie dokonano oceny okresowej Głównej księgowej (obowiązek nakłada na pracodawcę art. 27 ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych - Dz.U. Nr 223, poz ze zm., szczegółowe zasady oceny zawiera Regulamin przeprowadzenia oceny okresowej pracowników samorządowych w MDK), - strukturę organizacyjną MDK, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora i pracowników określają: statut MDK, regulamin organizacyjny, regulamin pracy oraz arkusz organizacji na dany rok szkolny, Cele i zarządzanie ryzykiem - misją MDK jest tworzenie placówki bezpiecznej i przyjaznej, która umożliwia wszechstronny rozwój talentów i uzdolnień uczestników zajęć oraz dobrze przygotowuje ich do dalszego kształcenia, - celem MDK jest przygotowanie dzieci i młodzieży, uczestników zajęć w placówce do życia społecznego, kształtowanie ich osobowości, ujawnianie i rozwijanie uzdolnień, zainteresowań w czasie wolnym od zajęć szkolnych oraz obowiązków rodzinnych, - cele i zadania jednostki sformułowano w następujących dokumentach: statut MDK, plan dochodów i wydatków na rok bieżący, roczny plan pracy kół zainteresowań, plan nadzoru pedagogicznego, arkusz organizacji na rok bieżący, plan rozwoju MDK na lata , - do dnia rozpoczęcia kontroli MDK nie posiadał rejestru celów i ryzyk oraz mierników realizacji celów, - do dnia rozpoczęcia kontroli MDK nie dokonywano identyfikacji ryzyk w odniesieniu do celów i zadań, brak mechanizmów zarządzania ryzykiem, monitorowania realizacji zadań oraz analizy ryzyka i podejmowania działań zaradczych, - strategię zarządzania ryzykiem, mechanizmy zarządzania ryzykiem oraz zasady zarządzania ryzykiem, kwestionariusz identyfikacji i oceny ryzyka Dyrektor MDK przygotowała do wprowadzenia od roku tj.: po zakończeniu kontroli. 15

16 Mechanizmy kontroli - szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych, prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej (szczegółowy katalog nieprawidłowości gospodarki finansowej w jednostce przedstawiono we wnioskach z kontroli), - szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w Instrukcji kontroli finansowej i zasad (polityki) rachunkowości, Zakładowym planie kont, Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz Instrukcji inwentaryzacyjnej, - plany kontroli wewnętrznych na rok 2011 obowiązują od roku, - mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych określa obowiązująca Polityka bezpieczeństwa wraz z instrukcją zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych, Informacja i komunikacja - w jednostce nie istnieje sformalizowany system obiegu informacji, przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie wiadomości pisemnie oraz drogą elektroniczną, - jednostka posiada własną stronę WWW, Monitorowanie i ocena - stosownie do wymienionego wyżej Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor zobowiązała (od br.) kadrę kierowniczą w ramach bieżących obowiązków do monitorowania skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych obowiązków, osoby kierujące komórkami organizacyjnymi zobowiązane zostały do dokonania samooceny systemu kontroli zarządczej poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny, - wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą do oceny stanu kontroli zarządczej, - stosownie do Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor zobowiązała się do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w terminie do 15 stycznia każdego roku do Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego. 4. Inwentaryzacja. W MDK obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna z dnia r., która opracowana była na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji wskazane w instrukcji są zgodne z cytowaną ustawą o rachunkowości. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. Ostatnia inwentaryzacja metodą pełną spisu z natury została przeprowadzona w 2008 roku. Inwentaryzacja ta została przeprowadzona w oparciu o obowiązującą w tym czasie instrukcję dotyczącą zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych w MDK z dnia r. z późniejszymi zmianami, wprowadzanymi kolejnymi aneksami. Zarządzenie Dyrekcji MDK zarządzające 16

17 przeprowadzenie inwentaryzacji zdawczo odbiorczej skladników majątkowych MDK w okresie od r. do r. wydano dnia r. Na podstawie zarządzenia powołano podkomisje w poszczególnych pracowniach i działach. W każdej podkomisji wskazano osobę będącą przewodniczącym tejże komisji. Powyższe jest niezgodne z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną, w której to wskazano, że do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, któremu powierza się szereg zadań. Do najważniejszych z nich należą: - powołanie zespołów spisowych, - przeszkolenie przy współudziale Głównego księgowego członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, - przydzielenie prac poszczególnym zespołom spisowym, - wydanie arkuszy spisowych poszczególnym zespołom spisowym, - nadzór nad pracami związanymi z inwentaryzacją, - sporządzenie sprawozdania. Arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania i zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną zostały wpisane do książki drukow ścisłego zarachowania. Nadana arkuszom numeracja, jest zapisana za pomocą ołówka, co jest niezgodne z art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja rozliczana była na bieżąco podczas trwania spisu. W 18 instrukcji inwentaryzacyjnej wymienione zostały następujące dokumenty inwentaryzacyjne: - zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, - protokół likwidacji zużytych środków trwałych, - arkusz spisu z natury, - protokół z inwentaryzacji zdawczo odbiorczej, - oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją, - sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, - oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji, - zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, - rozliczenie końcowe ilościowo wartościowe, - protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych, - decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Dokumentacja dotycząca przeprowadzonej na koniec 2008 r. inwentaryzacji zawiera jedynie: - zarządzenie Dyrekcji MDK z dnia r. (załącznik nr 6 do protokołu), - arkusze spisu z natury. 5. Akta osobowe pracowników. W Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim na dzień r. zatrudnionych było 29 osób, w tym: Ilość zatrudnionych Ilość etatów Nauczyciele 17 13,17 Administracja i obsługa 12 10,00 RAZEM: 29 23,17 W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 6 pracowników, co stanowi 21% zatrudnionych. Sprawdzono następujące akta osobowe: - akta osobowe nr 3 nauczyciel kontraktowy, - akta osobowe nr 9 nauczyciel dyplomowany, - akta osobowe nr 17 nauczyciel mianowany, - akta osobowe nr 18 konserwator, 17

18 - akta osobowe nr 21 sprzątaczka, - akta osobowe nr 25 samodzielny referent ds. administracji. Stwierdzono, co następuje: a) każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych, dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C) i ujmowane w wykazie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) tj.: - część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, - część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP oraz przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach, premiach, - część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, b) szkolenia BHP są przeprowadzane w terminach zgodnych z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 180, poz ze zm.), c) w niektórych aktach osobowych wystąpiły następujące uchybienia, tj.: - numeracja przerabiana, co jest niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, - do akt osobowych nie dołaczono informacji o przyznaniu i wypłacie nagrody z okazji Dnia Edukacji Narodowej. 6. Zarządzenie nr 1/2011 Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury z dnia r. ustala zasady dokonywania odpisów aktualizaujących wartość należności. W zarządzeniu wskazuje się w odniesieniu do jakich należności dokonuje się odpisów aktualizujących. W art. 35b ust. 1 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości oraz w 2 ust. 1 powyższego Zarządzenia - wymieniono 5 sytuacji, po zaistnieniu których odpisów aktualizacyjnych należy dokonać. Dodatkowo w 2 ust. 6 zarządzenia ustalono metodę wyceny należności z uwagi na wiek należności, zwanej dalej zasadą wiekowania zależnie od okresu zalegania w miesiącach, tj.: a) do 6 miesięcy zalegania z płatnością bez odpisu aktualizującego, b) powyżej 6 miesięcy do roku zalegania z płatnością odpis aktualizujący w wysokości 50% należności, c) powyżej roku zalegania z płatnością odpis aktualizujący w wysokości 100% należności. Powyższe jest niezgodne z wymienionym wyżej art. 35b ustawy o rachunkowości oraz z art. 359 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). 18

19 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 26 października 2011 roku. Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim Elżbieta Szumska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 19