ZAPYTANIE OFERTOWE. Kraków, dnia 7 października 2010 r.

Transkrypt

1 Kraków, dnia 7 października 2010 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczy: wykonania usługi polegającej na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu pn. Opracowanie i udostępnienie spójnego pakietu narzędzi diagnostycznych i materiałów dydaktycznych wspomagających proces rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, na podstawie umowy UDA POKL / I. Informacje szczegółowe: 1. Zamawiający: Krakowska Akademia im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego. 2. Adres Zamawiającego: ul. Gustawa Herlinga Grudzińskiego Kraków Tel Fax e mail: biuro@wybieramzawod.pl 3. Osoby do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego: Wojciech Huszlak koordynator projektu, tel , e mail: whuszlak@afm.edu.pl II. Opis projektu: Celem głównym projektu jest wspieranie procesu rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów poprzez opracowanie spójnego pakietu wystandaryzowanych narzędzi diagnostycznych i materiałów metodyczno informacyjnych wspomagających ten proces. Cele szczegółowe: Rozwój umiejętności rozpoznawania własnych predyspozycji, uzdolnień i zainteresowań uczniów poprzez wyposażenie w pakiet narzędzi do samobadania i oceny zewnętrznej. Wzrost umiejętności poszukiwania i selekcjonowania informacji wspomagających wybór zawodu poprzez dostarczenie materiałów metodyczno informacyjnych odbiorcom projektu. Poprawa dostępności do materiałów metodyczno informacyjnych i narzędzi diagnostycznych dla odbiorców projektu. Projekt skierowany jest do następujących grup odbiorców: Uczniowie różnych typów szkół (szkoły podstawowe, gimnazjalne, ponadgimnazjalne) oraz ich rodzice. Nauczyciele, pedagodzy i doradcy zawodowi. Odbiorcy instytucjonalni: instytucje oświatowe prowadzące doradztwo edukacyjnozawodowe, szkoły i placówki oświatowe, poradnie psychologiczno pedagogiczne. Na koncepcję pakietu narzędzi składają się dwa moduły A i B. Moduły te zakładają stworzenie spójnych i kompleksowych narzędzi łączących w sobie różne rodzaje metod i technik badawczych

2 oraz stworzenie narzędzi diagnostycznych i materiałów metodycznych, wspomagających proces rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów, zawierających klasyczne wersje drukowane (papier ołówek) i dodatkowo wzbogacone o komponent multimedialnych programów komputerowych wykorzystujących nowoczesne technologie komputerowe. Moduł A A. Stworzenie narzędzi diagnostycznych do samobadania wspomagających proces rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów tworzone zgodnie z metodologią tworzenia narzędzi psychometrycznych (typ projektu A). 1.Kwestionariusz nastawień intrapersonalnych, interpersonalnych i nastawień wobec rzeczywistości. 2.Kwestionariusz postaw twórczych versus odtwórczych. D. Stworzenie materiałów metodyczno informacyjnych do samodzielnego wykorzystania przez ucznia i jego rodziców (typ projektu D). Moduł B B. Stworzenie dwóch narzędzi diagnostycznych dla doradców zawodowych wspomagających proces rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów tworzone zgodnie z metodologią tworzenia narzędzi psychometrycznych: 1. Test predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów. 2. Kwestionariusz do oceny strategii radzenia sobie z problemami i zadaniami życiowymi. C. Stworzenie materiałów metodycznych do wykorzystania przez doradcę zawodowego (lub nauczyciela) w pracy z uczniem wspomagających proces diagnozowania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów, gwarantujących stosowanie w pracy z uczniem metod aktywizujących. Podczas realizacji projektu powstaną: 4 wystandaryzowane narzędzia diagnostyczne do badania predyspozycji i zainteresowań uczniów różnych typów szkół, dla 4 różnych grup wiekowych (4 wersje narzędzia). 16 podręczników do korzystania z narzędzi diagnostycznych do badania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów, należących do różnych grup wiekowych. Materiały wspomagające rozpoznawanie predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów (9 poradników, 10 filmów wideo) przeznaczone dla uczniów, rodziców, doradców zawodowych (nauczycieli). Wortal internetowy jako medium zwiększające dostępność narzędzi diagnostycznych i materiałów metodyczno informacyjnych dla różnych grup odbiorców. III. Tryb postępowania: 1. Postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy albowiem wartość zamówienia nie przekracza kwoty euro 2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niższego postępowania bez wyłonienia oferty i bez podawania przyczyn. IV. Przedmiot zamówienia: Zamówienie obejmuje przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu mającego na celu zwiększenie pewności zamawiającego oraz Instytucji Pośredniczącej, że projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie z prawem, zapisami umowy o dofinansowanie projektu, złożonym wnioskiem i regulacjami dotyczącymi realizacji przedmiotowego projektu. Rezultatem przeprowadzonego audytu

3 zewnętrznego projektu będzie sprawozdanie, którego elementem koniecznym jest opinia o wykonaniu projektu na temat: potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym projektem, realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie, poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji związanych z realizowanym projektem. KOD CPV Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe V. Sposób i zakres przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu: 1. Audyt zewnętrzny projektu obejmie co najmniej następujący (minimalny) zakres: sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi sprawdzenie poprawności polityki rachunkowości i funkcjonowania procedur kontroli finansowej oraz poprawności ewidencji księgowej, sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzonych przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi), sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanego projektu, sprawdzenie prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu (przejrzystość wydatkowania środków w ramach projektu), sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu, sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową, sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu, sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu, sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i umową o dofinansowanie, sprawdzenie sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. 2. W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowane, w szczególności audytor zewnętrzny sprawdzi: dokumentację dotyczącą projektu, realizację zakresu rzeczowego projektu przewidzianego we wniosku o dofinansowanie, dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia do przedłożenia wniosku o płatność, faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego,

4 kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych, wiarygodność części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu, spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji, sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu. 3. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu zawierać będzie co najmniej następujący (minimalny) zakres: podstawowe informacje o beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres siedziby, NIP i REGON zamawiającego, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz aneksów, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowanych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), nazwę, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, wskazanie regulacji prawnych, w oparciu o które przeprowadzono audyt, oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki, termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu podany w datach dziennych, cel audytu projektu, zakres przedmiotowy audytu projektu, informację o podjętych działaniach i zastosowanych technikach audytu, wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu, ustalenie stanu faktycznego, w tym jego ocena i ewentualne odchylenia; sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, rekomendowane działania naprawcze/usprawniające; wskazanie zidentyfikowanych w trakcie realizacji projektu problemów wraz z określeniem ich wagi i charakteru, wskazanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, analiza zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa, opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania, analiza stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych, opis zasad księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich udokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (czy deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi), analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu,

5 analizę zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu, sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków o płatność z zakresem rzeczowym projektu, opis sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), analizę sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, sprawdzenie wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, opinię (stanowiącą element sprawozdania) wskazującą: o stwierdzone podczas audytu zewnętrznego zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, o o przyczyny zagrożeń oraz wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie; podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane. Sprawozdanie powinno być przekazane beneficjentowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. V. Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty, które posiadają niezbędne uprawnienia, wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Osoby przeprowadzające audyt muszą spełniać przesłanki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.) Z postępowania wyklucza się: 1) podmioty, które wyrządziły szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 2) podmioty, które prawomocnie skazano za przestępstwo: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe, pozostające w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, udziału w zorganizowanej grupie lub związku mających na celu popełnienie przestępstwa, w tym skarbowego albo inne związane z wykonywaniem działalności publicznej bądź gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; 3) podmioty, które posiadają zaległości z tytułu należności publiczno prawnych, pozostają pod zarządem komisarycznym, znajdują się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania naprawczego.

6 Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu musi być co najmniej dwuosobowy. Każdy z członków zespołu audytującego musi spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do zamawiającego. VI. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: r. VII. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie muszą dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wymagane informacje i dokumenty: 1) podstawowe informacje o oferencie, w tym o formie prowadzenia działalności, o dotychczasowym doświadczeniu, liczbie zatrudnionych osób będących uprawnionymi do przeprowadzenia audytu zewnętrznego, proponowanym składzie zespołu przeprowadzającego badanie wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształceniu niezbędnym do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (rodzaj umowy), 2) oświadczenie wykonawcy i osób, które mają przeprowadzić audyt o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystania z pełni praw publicznych; 3) oświadczenie wykonawcy o posiadaniu niezbędnych uprawnień, wiedzy i doświadczenia oraz dysponowaniu potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 4) aktualne zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert dotyczące osób mających przeprowadzić audyt; 5) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 6) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 7) dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego wykształcenia (odpis lub kopię dyplomu ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych, certyfikaty lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, uzyskanych uprawnień, ukończonych kursów lub szkoleń potwierdzone za zgodność z oryginałem), do dokumentów wystawionych w języku obcym należy przedłożyć tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego wraz z kopią oryginalnego dokumentu;

7 8) wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie; 9) oświadczenie zarówno podmiotu (oferenta), jak i audytora mającego przeprowadzić badanie, o niezależności od badanej jednostki; 10) kopię dokumentu potwierdzającego dokonanie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych; 11) projekt umowy o przeprowadzenie audytu zewnętrznego. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana w formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Krakowska Akademia im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego ul. Herlinga Grudzińskiego 1, Kraków z umieszczonym na kopercie oznaczeniem oferty Audyt projektu pn. Opracowanie i udostępnienie spójnego pakietu narzędzi diagnostycznych i materiałów dydaktycznych wspomagających proces rozpoznawania predyspozycji i zainteresowań zawodowych uczniów realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Oferta 2. Oferty należy składać do dnia r. do godz. 15:00 w Rektoracie Krakowskiej Akademii ul. Herlinga Grudzińskiego 1, Kraków, budynek B, II piętro. 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Najniższa cena 100% X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Ocena ofert zostanie dokonana w dniu r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony Oferentom którzy złożyli oferty, oraz podany do wiadomości w siedzibie Zamawiającego i zamieszczony na stronie internetowej pod adresem