Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II

Transkrypt

1

2 Idź do Spis treści Przykładowy rozdział Katalog książek Katalog online Zamów drukowany katalog Twój koszyk Dodaj do koszyka Cennik i informacje Zamów informacje o nowościach Zamów cennik Czytelnia Fragmenty książek online Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c Gliwice tel helion@helion.pl Helion Excel w biurze i nie tylko. Wydanie II Autor: Sergiusz Flanczewski ISBN: Format: , stron: 400 Praktycznie i efektywnie wykorzystaj wszystkie mo liwoœci Excela Najpotrzebniejsze podstawy, czyli co trzeba wiedzieæ, zanim zabierzesz siê do pracy Formu³y i funkcje, czyli jak u³atwiæ sobie dokonywanie skomplikowanych obliczeñ Oferty, rachunki i listy obecnoœci, czyli do czego warto u ywaæ Excela w firmie Excel jako znakomity arkusz kalkulacyjny jest dziœ w zasadzie niezbêdny w ka dym biurze. Mo e s³u yæ do przeprowadzania miliona ró nych operacji liczbowych, od prostych rachunków przychodów i rozchodów, przez obliczanie podatku, a po wydawanie dowodów dostawy i zaœwiadczeñ o zarobkach. Wystarczy przygotowaæ odpowiednie arkusze i wprowadziæ do nich dane, a potem mo na ju cieszyæ siê wolnym czasem, zaoszczêdzonym dziêki automatyzacji wielu mudnych czynnoœci. Jeœli to w³aœnie jest Twoim celem, trafi³eœ na odpowiedni¹ ksi¹ kê. Excel w biurze i nie tylko to podrêcznik pomagaj¹cy w opanowaniu Excela 2007 od podstaw po kwestie bardzo zaawansowane. Znajdziesz tu informacje na temat tworzenia, usuwania i dostosowywania nowych arkuszy czy skoroszytów, wprowadzania, edycji i formatowania danych, stosowania formu³ i funkcji oraz sortowania i filtrowania danych. Nauczysz siê tworzyæ i wykorzystywaæ makra, wstawiaæ formanty, konstruowaæ skoroszyty z wszelkimi danymi towarów, a tak e skoroszyty dotycz¹ce rachunków czy zamówieñ. Dowiesz siê, jak stworzyæ listê obecnoœci pracowników, wystawiaæ zaœwiadczenia o zatrudnieniu i u ywaæ danych z Excela do opracowania ofert cenowych czy katalogów. Podstawowe informacje o obs³udze arkusza kalkulacyjnego Podstawowe obiekty Excela Wprowadzanie i formatowanie danych Formu³y i funkcje Sortowanie i filtrowanie danych Drukowanie Makropolecenia pierwszy krok w programowaniu Zmiany zapisu wartoœci liczbowej na zapis s³owny Oferty cenowe i dowód dostawy Rachunki, zamówienia i odsetki Kalendarze i inne operacje na datach Lista obecnoœci Zaœwiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach Wypróbuj Excel i uczyñ swoj¹ pracê znacznie ³atwiejsz¹!

3 Spis tre ci Rozdzia 1. Podstawowe informacje o obs udze arkusza kalkulacyjnego... 9 Uruchomienie i zamykanie programu... 9 Wst ka Pasek formu y Menu podr czne Obs uga zdarze wywo anych ruchem myszki Poruszanie si po skoroszytach i arkuszach za pomoc klawiatury Ograniczenia arkuszy i skoroszytów Rozdzia 2. Podstawowe obiekty Excela Komórka arkusza kalkulacyjnego zaznaczanie komórki, zakresów komórek, kolumn, wierszy, arkuszy Zaznaczenie obszaru przylegaj cych komórek Zaznaczenie rozleg ego obszaru przylegaj cych komórek Zaznaczenie wszystkich komórek arkusza Zaznaczenie ca ego wiersza lub ca ej kolumny arkusza Zaznaczenie przylegaj cych wierszy lub przylegaj cych kolumn arkusza Zaznaczenie nieprzylegaj cej komórki lub zakresu komórek Zaznaczenie nieprzylegaj cych wierszy lub kolumn Zmiana szeroko ci kolumn lub wierszy Zmiana szeroko ci pojedynczej kolumny Zmiana szeroko ci wielu kolumn Zmiana kolumny na okre lon szeroko Zmiana wysoko ci pojedynczego wiersza Zmiana wysoko ci wielu wierszy Ukrywanie (wy wietlanie) kolumn, wierszy, arkuszy Ukrywanie kolumn lub wierszy Wy wietlanie ukrytego wiersza lub kolumny Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawarto ci komórek Skoroszyty i arkusze Otwieranie istniej cego skoroszytu Tworzenie nowego skoroszytu Zapisywanie skoroszytu Dodawanie, usuwanie arkusza ze skoroszytu Dodawanie pojedynczego pustego arkusza Dodawanie wielu pustych arkuszy Ukrycie (wy wietlenie) arkusza Zmiana nazwy lub po o enia arkusza w skoroszycie... 49

4 4 Excel w biurze i nie tylko Zmiana nazwy arkusza Zmiana po o enia arkusza w skoroszycie Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomi dzy skoroszytami Jednoczesne przegl danie wielu skoroszytów Wy wietlanie arkusza w dwóch lub czterech cz ciach Wyszukiwanie informacji w arkuszach Rozdzia 3. Wprowadzanie danych Wprowadzanie danych do komórki Edytowanie danych w komórce Wprowadzanie ró nych typów danych do komórek Wype nianie komórek Autouzupe nianie Unikalny zapis danych w kolumnie Rozdzia 4. Formatowanie Dost p do polece formatowania Formatowanie czcionki u ytej do zapisu zawarto ci komórki Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce Formatowanie liczb Formatowanie kraw dzi komórki oraz koloru jej wype nienia Niestandardowe obramowanie komórek Rozdzia 5. Formu y Adres komórki Budowa (sk adnia) formu y Operatory oblicze Sta e Nazwy zakresów w formu ach Zasady dotycz ce nadawania nazw Rozdzia 6. Funkcje Struktura funkcji Argument funkcji Nazwa funkcji Funkcje zagnie d one Wprowadzanie funkcji Funkcja SUMA Funkcja SUMY WARUNKOWEJ Funkcja ILOCZYN Funkcja ORAZ Funkcja LUB Funkcja JE ELI Funkcja REDNIA Funkcja ILE.LICZB Funkcja ILE.NIEPUSTYCH Funkcja LICZ.JE ELI Funkcja LICZBA.CA K Funkcja ZAOKR Funkcje TERAZ i DZI Funkcja D Funkcja Z CZ.TEKSTY Funkcja ZNAK Funkcja PORÓWNAJ

5 Spis tre ci 5 Funkcje LITERY.WIELKIE, LITERY.MA E Funkcja FRAGMENT.TEKSTU Funkcja ZAST P Funkcja SZUKAJ.TEKST Funkcja WARTO Funkcja INDEKS Funkcja PODAJ.POZYCJ Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO Funkcja ADR.PO R Funkcja PRAWY Funkcja LEWY Funkcja POWT Rozdzia 7. Sortowanie i filtrowanie danych Sortowanie Sortowanie proste Sortowanie za pomoc przycisku Sortuj od A do Z lub przycisku Sortuj od Z do A Sortowanie za pomoc przycisku Sortuj Sortowanie z uwzgl dnieniem wielko ci liter Sortowanie wielokolumnowe Sortowanie za pomoc listy Filtrowanie Autofiltr Filtrowanie tekstu Filtrowanie liczb Filtrowanie dat lub godzin Filtrowanie zaawansowane Wiele warunków w jednej kolumnie Jeden warunek w dwóch lub wi kszej liczbie kolumn Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub wi kszej liczby kolumn Przyk ady filtrowania zaawansowanego Rozdzia 8. Drukowanie Ustawienia strony do wydruku Karta Strona Karta Marginesy Karta Nag ówek/stopka Karta Arkusz Polecenie wydruku Rozdzia 9. Makropolecenia pierwszy krok w programowaniu Rejestrowanie makropolecenia Karta Deweloper Bezpiecze stwo makr Ogólna procedura rejestrowania makra Przyk ad rejestracji makra Tworzenie makra za pomoc j zyka Microsoft Visual Basic Zarz dzanie makrami Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu Usuwanie makra Formanty informacje podstawowe Umieszczanie formantu formularza w arkuszu Formanty ActiveX

6 6 Excel w biurze i nie tylko Rozdzia 10. Oferty cenowe Oferta cenowa wersja Obs uga arkusza Konstrukcja arkusza Oferta cenowa wersja Obs uga arkusza Konstrukcja cz ci obliczeniowej arkusza Konstrukcja cz ci graficznej arkusza Rozdzia 11. Zmiany zapisu warto ci liczbowej na zapis s owny Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji Arkusz Arkusz S owo Uwagi ko cowe dla wersji Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji Arkusz Arkusz S owo Uwagi ko cowe dla wersji Rozdzia 12. Dowód dostawy Przeznaczenie i budowa skoroszytu Obs uga skoroszytu Arkusz Ustawienia Arkusz ND Arkusz Odbiorcy Arkusz Towary Wybór pozycji z bazy towarowej (materia owej) Arkusz Dowód Arkusz S owo Rozdzia 13. Rachunki Rachunek zwyk y Przeznaczenie i budowa skoroszytu Obs uga skoroszytu Arkusz Ustawienia Arkusz NR Arkusz Baza Arkusz Rachunek Arkusz S owo Rachunek za us ugi Przeznaczenie i budowa skoroszytu Obs uga skoroszytu Arkusz Ustawienia Arkusz NR Arkusz Baza Arkusz Rachunek Arkusz S owo Rozdzia 14. Zamówienia Przeznaczenie i budowa skoroszytu Obs uga skoroszytu Arkusz Ustawienia Arkusz Numer Arkusz Sprzedawca Arkusz Towary Arkusz Druk A5 (Druk A4)

7 Spis tre ci 7 Rozdzia 15. Odsetki Obs uga skoroszytu Arkusz Odsetki ustawowe Budowa arkusza Aktualizacja arkusza Odsetki ustawowe Arkusz Odsetki podatkowe Odsetki ustawowe z wp at Przeznaczenie i konstrukcja arkusza Obs uga arkusza Rozdzia 16. Kalendarze i inne operacje na datach Wyznaczanie daty wi t Wielkanocnych Wyznaczanie dni wi tecznych na podstawie roku Kalendarze Skoroszyt Kalendarz_3M arkusz 3M Budowa arkusza Skoroszyt Kalendarz_Uni arkusz Uni Rozdzia 17. Lista obecno ci Przeznaczenie skoroszytu Obs uga skoroszytu Arkusz Pracownicy Arkusz Lista Cz nag ówkowa listy Cz specyfikacji dni miesi ca dla listy obecno ci Cz specyfikacji dni wi tecznych dla listy obecno ci Formatowanie warunkowe Ustawienia wst pne skoroszytu Lista obecno ci Rozdzia 18. Za wiadczenie o zatrudnieniu i zarobkach Przeznaczenie i budowa skoroszytu Arkusz Katalogi Arkusz Dane Konstrukcja listy rozwijanej s u cej do aktualizacji komórek w kolumnie Stanowisko Konstrukcja listy rozwijanej s u cej do aktualizacji komórek w kolumnie Rodzaj zatrudnienia Arkusz Za wiadczenie Wstawienie formantu ActiveX typu Pole kombi Wstawienie formantu formularza typu Pole listy Drukowanie za wiadczenia Skorowidz

8 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych Nie istniej dobre czy z e sposoby wprowadzania danych, istniej natomiast le lub dobrze wprowadzone dane. Lecz maj c na uwadze powiedzenie wprowadza ka dy mo e, jeden lepiej, drugi gorzej, w niniejszym rozdziale omówimy kilka technik wprowadzania informacji do komórek arkusza. Techniki te pozwalaj nam na wykonanie tej niezbyt przyjemnej pracy w sposób szybki i w miar bezbolesny. Dotyczy to zw aszcza zestawie podobnych informacji, na przyk ad kolumn dat lub warto ci zmieniaj cych si wed ug okre lonego schematu (wype nionych w sposób seryjny). Wprowadzanie danych do komórki Aby wprowadzi dan informacj (dan ) do okre lonej komórki, musimy pokaza Excelowi, o któr komórk chodzi, przez klikni cie w jej obszarze lewym przyciskiem myszki. Dzia anie to spowoduje aktywacj komórki, co zasygnalizowane zostanie otoczeniem jej grub ramk zwan selektorem (rysunek 3.1). Rysunek 3.1. Miejsca wprowadzania danych

9 62 Excel w biurze i nie tylko Dane, które chcemy umie ci w komórce, mo emy wprowadzi do niej bezpo rednio lub wpisuj c je w pasku formu y. Ustawienie domy lne miejsca wprowadzania danych mo emy okre li przez: Rysunek 3.2. Procedura ustawiania parametru miejsca wprowadzania danych 1. Klikni cie przycisku pakietu Microsoft Office i wydanie polecenia Opcje programu Excel. 2. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel dla pozycji Zaawansowane zaznaczenie lub usuni cie zaznaczenia opcji Edytuj bezpo rednio w komórce (rysunek 3.2). Bez wzgl du na miejsce wpisywania, o czym informuje nas kursor pisania widoczny w komórce lub na pasku formu y dane (ci g znaków) b d pojawia y si zarówno w komórce, jak i na pasku formu y (oznaczenie 1 na rysunku 3.3). Rysunek 3.3. Procedura wprowadzania danych: a) bezpo rednio do komórki, b) do paska formu y. W czasie wprowadzania danych na pasku formu y pojawiaj si trzy przyciski, których wygl d przedstawiony zosta na rysunku 3.3. Przycisk oznaczony symbolem 2 (przycisk o nazwie Anuluj) s u y do anulowania wprowadzanych danych. Klikni cie go w czasie wprowadzania danych (bez wzgl du na miejsce wprowadzania komórka czy pasek formu y) spowoduje usuni cie wszystkich wprowadzonych do tej chwili znaków. Przycisk oznaczony symbolem 3 (przycisk o nazwie Wpis) s u y do zatwierdzenia wprowadzanych do komórki danych. Klikni cie go zostaje zrozumiane przez program jako zako czenie procedury wprowadzania danych (znika kursor pisania ), przy czym komórka pozostaje aktywna. Przycisk oznaczony symbolem 4 s u y do obs ugi procedur wstawiania standardowych funkcji Excela do formu y.

10 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 63 Rysunek 3.4. Wygl d arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter Dla wielu u ytkowników (zw aszcza programów bazodanowych) zatwierdzenie danych realizowane jest przez naci ni cie klawisza Enter. Domy lnie po naci ni ciu tego klawisza Excel przechodzi do komórki le cej bezpo rednio pod t, w której dane zosta y zatwierdzone. Automatycznie komórka ta staje si komórk aktywn (rysunek 3.4). W przypadku gdy kierunek wprowadzania przez nas danych jest zgodny z domy lnym przej ciem programu, sytuacja ta nie jest m cz ca, lecz wr cz przeciwnie po dana. Jednak w przypadku gdy chcemy wprowadzi zestaw danych, u o onych w sposób horyzontalny, ta metoda aktywacji nast pnej komórki jest niezmiernie uci liwa, wymagaj ca ka dorazowo ingerencji polegaj cej na klikaniu (aktywacji) danej komórki. Aby zmieni domy lny kierunek przenoszenia zaznaczenia (aktywacji) komórki po naci ni ciu klawisza Enter, nale y: Rysunek 3.5. Procedura ustawienia kierunku przenoszenia po naci ni ciu klawisza Enter 1. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel klikn pozycj Zaawansowane. 2. Upewni si, e w czone (zaznaczone) jest pole wyboru Przenie zaznaczenie po naci ni ciu klawisza Enter (rysunek 3.5). 3. Klikn strza k listy rozwijanej Kierunek (rysunek 3.5) i wybra odpowiedni opcj. 4. Zatwierdzi ustawienia przez klikni cie przycisku OK znajduj cego si w prawym dolnym rogu okna dialogowego Opcje programu Excel, powoduj c tym samym zamkni cie okna dialogowego i powrót do aktywnego arkusza. Przyk adowo wybranie na li cie rozwijanej Kierunek opcji W prawo spowoduje, e po zatwierdzeniu klawiszem Enter warto ci w komórce C3 komórk aktywn zostanie komórka D3 (rysunek 3.6).

11 64 Excel w biurze i nie tylko Rysunek 3.6. Wygl d arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter przy ustawieniu opcji kierunku przenoszenia W prawo Edytowanie danych w komórce Poj cie edytowania danych, chocia cz sto u ywane jako synonim wprowadzania danych, dotyczy aktualizacji ju wprowadzonych informacji do komórki. Niejednokrotnie zachodzi potrzeba poprawy tylko jednej cyfry w ca ym zapisie warto ci znajduj cych si w okre lonej komórce (rysunek 3.7). W tym celu mo emy podda komórk procedurze edycji bez potrzeby wprowadzania od pocz tku ca ego ci gu znaków. Rysunek 3.7. Przyk adowy zapis warto ci z b dn cyfr 2 Podobnie jak przy wprowadzaniu danych, edycj danych mo emy przeprowadzi bezpo rednio w komórce lub te na pasku formu y. Popraw (edycj ) danych na pasku formu y nale y przeprowadzi w nast puj cy sposób: Rysunek 3.8. Poprawa zawarto ci komórki w pasku formu y 1. Klikn dan komórk. 2. Po wy wietleniu zawarto ci komórki w pasku formu y klikn wska nikiem myszki w miejscu, w którym chcemy dokona poprawy (rysunek 3.8, oznaczenie 1). 3. Dzia anie z punktu 2. spowoduje pojawienie si kursora, umo liwiaj c nam tym samym dokonanie zmiany (np. kasowanie przy u yciu klawiszy Backspace lub Delete i ponowne wpisanie znaku). 4. Zatwierdzi poprawn warto przez naci niecie przycisku Wpis lub przez naci ni cie klawisza Enter.

12 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 65 Popraw (edycj ) danych bezpo rednio w komórce nale y przeprowadzi w nast puj cy sposób: Rysunek 3.9. Miejsce klikni cia zawarto ci komórki 1. Naprowadzi wska nik myszki (oznaczenie 1, rysunek 3.9) na dan komórk, najlepiej w miejscu wyst pienia b du w zapisie informacji. Rysunek Poprawa danej bezpo rednio w komórce 2. Dwukrotnie klikn lewym przyciskiem myszki. 3. Dzia anie z punktu 1. i 2. spowoduje pojawienie si kursora dok adnie (lub prawie dok adnie) w miejscu wyst pienia b dnego zapisu, umo liwiaj c nam tym samym dokonanie jego zmiany (rysunek 3.10). 4. Zatwierdzi poprawn warto przez naci ni cie przycisku Wpis lub przez naci ni cie klawisza Enter. Wprowadzanie ró nych typów danych do komórek O ile wprowadzanie danych b d cych zwyk ym tekstem (na przyk ad nazwisko i imi ) jest do proste i nie wymaga dodatkowych rozwa a (przynajmniej na tym etapie), o tyle wprowadzanie danych numerycznych (liczbowych) oraz danych okre laj cych dat oraz czas wymaga nieco bli szych wyja nie. Aby wpisa liczb dziesi tn, nale y u y klawisza kropki znajduj cego si na klawiaturze numerycznej. U ycie klawisza kropki znajduj cego si na klawiaturze alfanumerycznej (klawisz kropki nad klawiszem spacji najd u szym klawiszem ) spowoduje przyj cie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.12). Rysunek Wygl d liczby dziesi tnej zapisanej przy pomocy klawisza kropki: 1 z klawiatury numerycznej, 2 z klawiatury alfanumerycznej

13 66 Excel w biurze i nie tylko W celu rozdzielenia tysi cznych cz ci liczby nie nale y u ywa jako separatora znaku kropki (bez wzgl du na u yty klawisz). Mo na natomiast w celu separacji cz ci tysi cznych liczby w czasie wprowadzania warto ci wpisa znak spacji (rysunek 3.12). Rysunek Wygl d liczby po u yciu: 1 znaku kropki z klawiatury numerycznej, 2 znaku kropki z klawiatury alfanumerycznej, 3 znaku spacji (odst pu). W celu wpisania liczby ujemnej do komórki mo na u y dowolnego klawisza z tym znakiem (tak z klawiatury numerycznej, jak i z klawiatury alfanumerycznej). Zapis warto ci ujemnej mo na uzyska równie przez wpisanie liczby w nawiasach (rysunek 3.13). Rysunek Procedura wprowadzenia danej w nawiasach danej ujemnej Zapis warto ci ujemnej w przyk adowej postaci (-569,54) spowoduje przyj cie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.14). Rysunek Wygl d komórki po procedurze wprowadzenia danej ujemnej w nawiasach Zapis warto ci ujemnej w przyk adowej postaci -(569, 54) spowoduje przyj cie danej w normalnej postaci ujemnej (rysunek 3.15). Rysunek Wygl d komórki po procedurze wprowadzenia danej w nawiasach poprzedzonych znakiem minus Aby wprowadzi liczb u amkow do komórki, nale y najpierw napisa jej cz ca kowit, nast pnie spacj, po czym cz u amkow. Po zatwierdzeniu wpisu w komórce zobaczymy zapis liczby w postaci u amkowej, natomiast w pasku formu y liczba jest przedstawiona w postaci dziesi tnej (rysunek 3.16).

14 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 67 Rysunek Zapis liczby w postaci u amkowej Aby wprowadzi tylko cz u amkow do komórki, nale y najpierw napisa jej spacj, po czym cz u amkow (rysunek 3.17). Brak zera przed cz ci u amkow spowoduje, e dana b dzie traktowana jako data i tak zostanie wy wietlona (rysunek 3.18). Rysunek Prawid owy zapis cz ci u amkowej (zapis u amka poprzedza znak zera i spacji) Rysunek Zapis cz ci u amkowej niepoprzedzony zerem i spacj Zapis liczby w postaci u amka niew a ciwego, przeprowadzony w sposób prawid owy (opisany powy ej), spowoduje wy wietlenie wprowadzonej danej jako liczby u amkowej w postaci u amka w a ciwego (rysunek 3.19). Rysunek Procedura zapisu u amka niew a ciwego W tabeli 3.1 pokazano sposób wprowadzania danych typu data/czas oraz sposób wy wietlenia ich po zatwierdzeniu wpisu do komórki. W datach mo na u ywa my lników i uko ników. Wielko liter nie odgrywa roli. Na danych typu data mo na wykonywa dzia ania matematyczne (np. dodawanie, odejmowanie). Aby szybko wprowadzi bie c dat do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.20, nale y wcisn (przytrzyma naci ni ty) klawiszy Ctrl, a nast pnie nacisn klawisz znaku rednika (;) jak pokazano to na rysunku 3.21.

15 68 Excel w biurze i nie tylko Tabela 3.1. Sposoby wprowadzania dat do komórek arkusza Format zapisu Sposób wprowadzenia Wygl d komórki po zatwierdzeniu wpisu RR/MM/DD DD-MMM-RR 26-mar-10 MMM-DD DD-MMM Domy lnie przyj ty rok daty systemowej. GG: 06:00 Domy lnie przyj ty rok daty systemowej. GG:MM 21:03 GG:MM:SS 15:25:35 Rysunek Wygl d formatu zapisu bie cej daty w aktywnej komórce Rysunek Procedura wstawiania bie cej daty do aktywnej komórki Aby szybko wprowadzi bie c godzin do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.22, nale y wcisn (przytrzyma naci ni te) klawisze Shift oraz Ctrl, a nast pnie nacisn klawisz znaku rednika (;) jak pokazano to na rysunku Rysunek Wygl d formatu zapisu bie cej godziny w aktywnej komórce

16 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 69 Rysunek Procedura wstawienia bie cej godziny do aktywnej komórki Wype nianie komórek Wype nianie komórek to jedna z najprzyjemniejszych czynno ci, jaka jest dost pna dla u ytkownika arkuszy kalkulacyjnych. Mo na mia o stwierdzi, e w a nie to poj cie (wype nianie) w pe ni obrazuje zasad minimum nak adów maksimum efektów. Automatyczne wype nienie komórek przylegaj cych do siebie (w kolumnie lub wierszu) mo emy wykona za pomoc tak zwanego punktu uchwytu wype nienia oraz techniki przeci gania. Uchwyt wype nienia to niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu aktywnej komórki lub zaznaczenia (rysunek 3.24). Rysunek Umiejscowienie oraz wygl d punktu uchwytu wype nienia Po naprowadzeniu standardowego wska nika zaznaczenia na punkt uchwytu wype nienia wska nik przybiera posta czarnego znaku plus (krzy yka), jak pokazano to na rysunku 3.25, umo liwiaj c tym samym przeci gni cie uchwytu wype nienia komórki. Procedura przeci gni cia spowoduje skopiowanie zawarto ci komórki do innych komórek w tej samej kolumnie (wierszu) lub te wype nienie komórek seri danych. Serie danych to dowolne ci gi powi zanych ze sob informacji, takich jak kolejne liczby, kolejne daty, nazwy miesi cy lub dni, jak równie zapisy formu y dla kolejnych komórek. Rysunek Zmiana wygl du wska nika zaznaczenia po naprowadzeniu go na punkt uchwytu wype nienia

17 70 Excel w biurze i nie tylko Wype nienie komórek liczbami Aby wype ni komórki okre lon liczb (skopiowa liczb z danej komórki do okre- lonego obszaru komórek), nale y: Rysunek Wygl d arkusza podczas procedury przeci gania 1. Naprowadzi standardowy wska nik zaznaczenia na uchwyt zaznaczenia okre lonej komórki. 2. Po uzyskaniu przez wska nik wygl du czarnego plusa wcisn lewy klawisz myszki. 3. Przeci gn uchwyt wype nienia, przez komórki przewidziane do wype nienia (rysunek 3.26). Rysunek Wygl d komórek bezpo rednio po zwolnieniu lewego klawisza myszki 1 przycisk Opcje Autowype nienia 4. Zwolni przycisk myszki po uzyskaniu ko ca obszaru wype nienia. 5. W wyniku czynno ci wykonanych od punktu 1. do punktu 4. zawarto komórki w naszym przyk adzie B3 zosta a skopiowana do wszystkich komórek znajduj cych si w obszarze B4:B13 (obszarze wype nienia), jak pokazano to na rysunku 3.27.

18 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 71 Rysunek Wygl d rozwini tej listy przycisku Opcje Autowype nienia 6. Zwolnienie lewego przycisku myszki spowoduje wype nienie okre lonego obszaru dan warto ci oraz aktywacj przycisku Opcji Autowype nienia (rysunek 3.27, oznaczenie 1). 7. Klikn przycisk Opcje Autowype nienia, powoduj c tym samym wy wietlenie listy dost pnych opcji wype nienia (rysunek 3.28). Wybór opcji Kopiuj komórki spowoduje wpisanie tej samej warto ci (zawartej w komórce ród owej ) do wszystkich komórek obszaru wype nienia (rysunek 3.28). Wybór opcji Wype nij seri spowoduje wpisanie do kolejnych komórek kolejnych liczb utworzonych na podstawie liczby zawartej w komórce ród owej (rysunek 3.29). Rysunek Procedura wype nienia seri liczb komórek w obszarze B4:B5 W przypadku gdy zawarto komórki ród owej by a wcze niej sformatowana, to bezpo rednio po procedurze przeci gni cia komórki w obszarze wype nienia otrzymaj format identyczny z formatem okre lonym w komórce ród owej (rysunek 3.30).

19 72 Excel w biurze i nie tylko Rysunek Procedura skopiowania zawarto ci komórki B3 zapisanej czcionk Arial, pogubion kursyw o rozmiarze 14 pkt do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3 Po aktywacji listy i wyborze opcji Wype nij bez formatowania komórki w obszarze wype nienia zostan pozbawione atrybutów formatowania komórki ród owej (rysunek 3.31). Rysunek Wygl d danych skopiowanych do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3 W przypadku gdy zawarto komórki ród owej by a wcze niej sformatowana, to bezpo rednio po procedurze przeci gni cia komórki w obszarze wype nienia otrzymaj format identyczny z formatem okre lonym w komórce ród owej (rysunek 3.32). Po aktywacji listy i wyborze opcji Wype nij tylko formantami komórki w obszarze wype nienia otrzymaj tylko atrybuty formatowania komórki ród owej, co b dzie widoczne po wprowadzeniu dowolnego ci gu znaków do dowolnej komórki znajduj cej si w obszarze poddanym procedurze wype nienia (rysunek 3.33).

20 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 73 Rysunek Procedura skopiowania formatowania zastosowanego w komórce B3 (czcionka Arial, pogubiona kursyw o rozmiarze 14 pkt) do obszaru komórek B4:B13. Wybór opcji Wype nij tylko formatami Rysunek Wygl d obszaru komórek B4:B13 po wype nieniu go tylko atrybutami formatowania zastosowanymi w komórce B3. Wpis dokonany w dowolnej komórce opisywanego obszaru otrzymuje format identyczny z formatem zastosowanym w komórce B3 Tworzenie serii danych z dowoln warto ci kroku W przypadku gdy chcemy stworzy seri danych, przy czym warto kroku, czyli ró nica mi dzy warto ciami znajduj cymi si w s siednich komórkach, jest dowolna (inna ni 1), nale y procedur wype niania danych przeprowadzi w jeden z opisanych ni ej sposobów. Sposób Wprowadzi dan warto do okre lonej komórki (komórki ród owej ). 2. Zaznaczy obszar wype nienia, którego pocz tek okre la komórka ród owa (rysunek 3.34).

21 74 Excel w biurze i nie tylko Rysunek Wygl d zaznaczonego obszaru Rysunek Menu Edycja polecenia Wype nij/serie danych 3. Na karcie Narz dzia g ówne klikn strza k przycisku Wype nienie, po czym wybra polecenie Serie danych (rysunek 3.35). 4. Dzia anie z punktu 3. spowoduje aktywacj okna dialogowego Serie, w którym nale y: W sekcji Serie zaznaczy opcj dotycz c kierunku wype nienia Kolumny lub Wiersze. W polu Warto kroku: wpisa liczb b d c dan ró nic mi dzy warto ciami znajduj cymi si w s siednich komórkach (rysunek 3.36). 5. Po wykonaniu dzia a okre lonych w punkcie 4. nacisn przycisk OK. 6. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury b dzie wype nienie kolejnych komórek (poza komórk ród ow ) w zaznaczonym obszarze danymi, których zawarto stanowi suma warto ci znajduj cej si w komórce poprzedniej oraz warto ci kroku (rysunek 3.37).

22 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 75 Rysunek Okno dialogowe Serie Rysunek Wygl d komórek wype nionych warto ciami z krokiem serii 0,05 zaczynaj c od warto ci pocz tkowej 158,05 Sposób 2. Rysunek Komórki z warto ci pocz tkow serii danych (komórka ród owa) 1. Wprowadzi dan warto do okre lonej komórki (komórki ród owej ), jak pokazano to na rysunku Wybra polecenia Wype nienie/serie danych. 3. Dzia anie z punktu 2. spowoduje aktywacj okna dialogowego Serie, w którym nale y:

23 76 Excel w biurze i nie tylko Rysunek Okno dialogowe Serie W sekcji Serie zaznaczy opcj dotycz c kierunku wype nienia Kolumny lub Wiersze. W polu Warto kroku: wpisa liczb b d c dan ró nic mi dzy warto ciami znajduj cymi si w s siednich komórkach (rysunek 3.39). Rysunek Wygl d serii danych utworzonych z krokiem serii 1,55, zaczynaj c od warto ci pocz tkowej 150,55 i ograniczonych warto ci ko cow równ 160 W polu Warto ko cowa: wpisa warto b d c maksymaln warto ci w serii, jaka mo e by osi gni ta przy u yciu okre lonej wcze niej warto ci kroku. 4. Po wykonaniu dzia a okre lonych w punkcie 3. nacisn przycisk OK. 5. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury b dzie wype nienie kolejnych komórek (poza komórk ród ow ) warto ciami powsta ymi jako suma warto ci znajduj cej si w komórce poprzedniej oraz warto ci kroku, przy czym ko cowa najwi ksza warto w serii nie mo e przekracza okre lonej warto ci ko cowej (rysunek 3.40). Wype nienie komórek tekstem Wype nienie komórek, w których komórka pocz tkowa zawiera czysty tekst, jest dost pne dla trzech opcji (rysunek 3.41) przedstawionych szczegó owo przy opisie wype nienia komórek kolejnymi liczbami. Utworzenie serii danych zawieraj cych tekst jest mo liwe tylko wtedy, gdy ci g tekstowy ko czy si (lub poprzedzony jest) liczb (cyfr ). Dodatkowym warunkiem utwo-

24 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 77 Rysunek Procedura wype nienia komórek czystym tekstem rzenia serii danych z takiej zawarto ci komórki jest wyst powanie spacji pomi dzy ci giem znaków tekstowych a ci giem znaków reprezentuj cych liczb. Procedur utworzenia serii danych tekstowych przedstawiono na rysunku Rysunek Procedura wype nienia komórek seri tekstu Szczególnym przypadkiem utworzenia serii danych z czystego tekstu jest wykonanie procedury przeci gania komórki ród owej, której zawarto stanowi nazwa miesi ca (rysunek 3.43), nazwa dnia tygodnia (rysunek 3.44) lub ogólnie przyj ty skrót nazwy tygodnia (rysunek 3.45). Dodatkow opcj, jakiej mo na u y przy tworzeniu serii danych, sk adaj cych si z kolejnych dni tygodnia, jest opcja Wype nij dniami powszednimi. Zastosowanie tego parametru spowoduje brak wyst pienia w serii danych nazw sobota oraz niedziela (odpowiednio skrótów So oraz N). Wype nienie komórek datami Dane zapisane w postaci daty s przez Excela traktowane (przetwarzane) w podobny sposób jak dane liczbowe. Bior c jednak pod uwag specyfik budowy daty, na któr sk adaj si jakby trzy segmenty liczbowe (warto ci: roku, miesi ca, dnia), po

25 78 Excel w biurze i nie tylko Rysunek Procedura utworzenia serii danych stanowi cych nazwy kolejnych miesi cy Rysunek Procedura utworzenia serii danych stanowi cych nazwy kolejnych dni tygodnia Rysunek Procedura utworzenia serii danych stanowi cych skróty nazw kolejnych dni tygodnia wykonaniu procedury przeci gni cia danych i klikni ciu przycisku Opcji Autowype nienia zostanie wy wietlona 8-elementowa lista opcji (rysunek 3.46) uwzgl dniaj ca mo liwo wype nienia komórek w a nie tymi parametrami.

26 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 79 Rysunek Wygl d komórek arkusza wype nionych seri danych typu data przy u yciu ró nych opcji Autowype nienia Komórki, które maj by wype nione seri dat, mog by równie tworzone za pomoc parametrów okre lanych w oknie dialogowym Serie, przy czym w sekcji Typ nale y wybra opcj Data oraz okre li w sekcji Jednostka daty opcj, której cz ci daty (dnia, miesi ca itp.) b d dotyczy y warto ci okre lone w polu Warto kroku oraz w polu Warto ko cowa (rysunek 3.47). Rysunek Procedura utworzenia serii danych typu data utworzonych z krokiem serii 3 dni, zaczynaj c od daty pocz tkowej i ograniczonych dniem 26 marca Je eli po procedurze przeci gania zosta a wy wietlona warto b du ##### (wyst puje, w przypadku gdy komórka zawiera liczb, dat lub godziny szersze ni komórka), nale y zwi kszy szeroko kolumny.

27 80 Excel w biurze i nie tylko Autouzupe nianie Inn ciekaw funkcj Excela, przyspieszaj c proces wprowadzania danych, jest wykorzystanie automatycznego tworzenia listy danych z zapisów dokonanych w kolejnych komórkach kolumny. Procedur autouzupe nienia prze ledzimy na poni szym przyk adzie. Rysunek Przyk adowy zapis tekstu w trzech kolejnych komórkach kolumny 1. Wprowad tekst do kilku pierwszych komórek kolumny, na przyk ad tak jak pokazano to na rysunku Rysunek Menu podr czne komórki aktywnej 2. Kliknij prawym przyciskiem myszki pierwsz woln komórk pod uzupe nionymi wcze niej komórkami, powoduj c tym samym aktywacj menu podr cznego komórki (rysunek 3.49). 3. Wybierz z menu podr cznego polecenie Wybierz z listy rozwijanej. 4. Polecenie z punktu 3. spowoduje aktywacj listy rozwijanej, jak na rysunku Po aktywacji listy rozwijanej wybierz dany tekst kliknij wybran pozycj (rysunek 3.51). 6. Dzia anie z punktu 5. spowoduje automatyczne wstawienie wybranego ci gu znaków do komórki aktywnej (rysunek 3.52).

28 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 81 Rysunek Wygl d rozwini tej listy Rysunek Procedura wyboru pozycji listy Rysunek Wygl d komórki po wstawieniu elementu listy Unikalny zapis danych w kolumnie Do cz stym problemem przy eksploatacji arkuszy jest zapewnienie unikalnego zapisu danych w okre lonej kolumnie. Przyk adem takiego wymogu mo e by tworzenie arkuszy spisów magazynowych z natury, zawieraj cych wst pny wykaz nazw materia ów oraz odpowiadaj cych im indeksów magazynowych, podlegaj cy pó niej r cznej modyfikacji w zakresie ilo ciowym. Poniewa podstawow zasad obowi zuj c w gospodarce magazynowej jest to, aby ka dy towar posiada unikalny indeks materia- owy, utworzenie bezb dnego wykazu materia ów (dok adniej indeksów) jest kluczowe dla pó niejszego przeprowadzenia spisu z natury. Wykorzystuj c odpowiednie narz dzia Excela, mo emy skonstruowa arkusz, tak aby w czasie wprowadzania danych nast powa o automatyczne wykluczenie zdublowanych warto ci. Opis Konstrukcji arkusza przedstawimy w oparciu o tabel pokazan na rysunku Obszarem, który b dzie podlega procedurze sprawdzania poprawno ci wpisów (brak duplikatów), b d komórki kolumny C. Rysunek Wygl d przyk adowego arkusza

29 82 Excel w biurze i nie tylko Procedur zabezpieczenia nale y przeprowadzi wed ug poni szych kroków: 1. W kolumnie, dla której chcesz ustali kryteria sprawdzania poprawno ci danych (w naszym przypadku b dzie to kolumna C), zaznacz (kliknij) komórk C2, a nast pnie wybierz z menu polecenie Dane/Sprawdzanie poprawno ci (rysunek 3.54). Rysunek Menu Dane polecenie Sprawdzanie poprawno ci Rysunek Okno dialogowe Sprawdzanie poprawno ci danych lista rozwijana Dozwolone pozycja Niestandardowe 2. Dzia anie z punktu 1. spowoduje wy wietlenie okna dialogowego Sprawdzanie poprawno ci danych, w którym w zak adce Ustawienia z listy rozwijanej Dozwolone wybierz pozycj Niestandardowe (rysunek 3.55). 3. Wybór pozycji Niestandardowe spowoduje wy wietlenie pola Formu a:, w którym wpisz wyra enie =LICZ.JE ELI($C$2:$C$65536; C2)=1, a nast pnie kliknij przycisk OK (rysunek 3.56). 4. Przeci gnij uchwyt wype nienia od komórki C2 tak daleko, jak chcesz, by si ga a regu a sprawdzania poprawno ci wprowadzanych danych (rysunek 3.57).

30 Rozdzia 3. Wprowadzanie danych 83 Rysunek Wygl d uzupe nionego pola Formu a Rysunek Procedura skopiowania formu y sprawdzaj cej duplikowanie zawarto ci komórek Przedstawiona powy ej formu a sprawdza warto w komórce C2 i nast pnie zlicza liczb wyst pie takiej samej warto ci w zakresie $C$2:$C$ Zawsze sprawdzana jest aktywna komórka, wi c zawsze b dzie przynajmniej jedno wyst pienie. Je eli Excel odnajdzie dwa wyst pienia, zostanie wy wietlony komunikat, jak na rysunku Komunikat b dzie powtarzany do chwili wprowadzenia poprawnej warto ci. Rysunek Wygl d komunikatu po wprowadzeniu i zatwierdzeniu klawiszem Enter zduplikowanej warto ci

31