ZARZĄDZENIE NR 4/10/2010/POKL 9.5 DYREKTORA SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 2 IM LUDWIKA KOBIELI W CHYBIU Z DNIA R.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 4/10/2010/POKL 9.5 DYREKTORA SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 2 IM LUDWIKA KOBIELI W CHYBIU Z DNIA R. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego projektu pt. Jeszcze raz kultura, realizowanego w ramach Priorytetu IX, Działania 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego, realizowanym w okresie r. do r. przez Szkołę Podstawową nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu, numer projektu: POKL /09, na podstawie Ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. (t.j. Dz. U z 2004 r. nr 256, poz ze zm.) oraz na podstawie Uchwały Nr XXXV/275/10 Rady Gminy w Chybiu z dnia 27 kwietnia 2010 r. w sprawie zatwierdzenia realizacji projektu pn. Jeszcze raz kultura złożonego do konkursu ogłoszonego przez Marszałka Województwa Śląskiego w ramach Priorytetu IX, Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się w Szkole Podstawowej nr 2 im. Ludwika Kobieli w Chybiu od 1 października 2010 r. do 30 kwietnia 2011 r. Regulamin organizacyjny projektu Jeszcze raz kultura. Treść Regulaminu organizacyjnego stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 3 Za wykonanie zarządzenia odpowiedzialni są: w części merytorycznej- Koordynator Projektu, w części finansowej Księgowy Projektu. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2010 r. i podlega publikacji na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej szkoły 4 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 4/10/2010/POKL 9.5 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu z dnia r. Rozdział I Postanowienia ogólne oraz struktura organizacyjna Projektu 1 Regulamin organizacyjny określa organizację i zasady realizacji projektu Jeszcze raz kultura, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet IX, Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego zwanego w dalszej części regulaminu Projektem Do realizacji Projektu powołuje się Biuro Projektu. 2. W skład Biura Projektu wchodzą: a) Koordynator Projektu, b) Zastępca Koordynatora Projektu, c) Księgowy Projektu. 3. Karta wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów Projektu stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. 4. Pracami Biura kieruje Koordynator Projektu. 5. Biuro Projektu powołuje Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu. 3 Do zakresu działania Koordynatora Projektu należy koordynacja wszelkich działań związanych realizacją Projektu a w szczególności: 1) zarządzanie Projektem przez cały czas jego trwania; nadzór nad całością realizacji Projektu zgodnie z harmonogramem i zatwierdzonym budżetem Projektu, 2

3 2) przygotowanie dokumentacji do umowy o dofinansowanie Projektu, 3) współpraca z Instytucją Pośredniczącą w sprawach merytorycznych Projektu, 4) prowadzenie dokumentacji Projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej, 5) sporządzanie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, 6) przygotowanie i przeprowadzenie rekrutacji uczestników Projektu; wybór grupy docelowej i rezerwowej do Projektu, 7) prowadzenie czynności monitorujących prawidłowy przebieg realizacji Projektu, 8) prowadzenie bieżącej i końcowej ewaluacji Projektu, 9) prowadzenie działalności informacyjno-promocyjnej dotyczącej realizacji Projektu, w tym publikacja w gazecie gminnej, 10) dokonywanie zakupów na podstawie wybranych ofert zgodnie z PZP dbanie o kwalifikowalność wydatków, 11) rekrutacja personelu do Projektu, przygotowanie umów i dokumentacji osobowej personelu Projektu, nadzór nad pracą personelu Projektu, 12) koordynowanie pracy nauczycieli zatrudnionych w Projekcie związanych z prawidłową realizacją Projektu, 13) bieżący nadzór i monitorowanie harmonogramu Projektu, 14) organizacja spotkań zespołu projektowego, 15) przygotowanie dokumentacji merytorycznej do wniosku o płatność, 16) przygotowanie sprawozdań okresowych dotyczących Projektu, 17) nadzór nad obsługą finansowo-księgową Projektu, 18) przygotowanie dokumentacji do rozliczenia Projektu, 19) opracowanie grafiku zajęć dla każdej grupy beneficjentów ostatecznych, 20) nadzór na uczestnictwem beneficjentów ostatecznych w Projekcie, 21) zapewnienie jakości i terminowości wykonywanych zadań. 4 3

4 1. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chyb upoważnia Koordynatora Projektu do prowadzenia następujących czynności: 1) sporządzanie protokołów z rozeznania rynku, 2) odbioru towarów i dostaw zgodnie z zamówieniem, 3) sporządzanie protokołów odbioru towaru, 4) potwierdzanie wykonania czynności przez personel merytoryczny Projektu, 5) sporządzanie protokołów odbioru dzieła i modułów dzieła, 6) weryfikacja merytoryczna dokumentów Projektu, rachunków, faktur, 7) nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych w PEFS 2007 (ABI). 2. Upoważnienie dla Koordynatora Projektu stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu. 5 Do zakresu działania Zastępcy Koordynatora Projektu należy koordynacja wszelkich działań związanych realizacją Projektu a w szczególności: 1) zarządzanie Projektem przez cały czas jego trwania; nadzór nad całością realizacji Projektu zgodnie z harmonogramem i zatwierdzonym budżetem Projektu, 2) przygotowanie dokumentacji do umów o dofinansowanie Projektu, 3) współpraca z Instytucją Pośredniczącą w sprawach merytorycznych Projektu, 4) prowadzenie dokumentacji Projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej, 5) sporządzanie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, 6) przygotowanie i przeprowadzanie rekrutacji uczestników Projektu; wybór grupy docelowej i rezerwowej do Projektu, 7) prowadzenie działalności informacyjno-promocyjnej dotyczącej realizacji Projektu, 8) dokonywanie zakupów na podstawie wybranych ofert zgodnie z PZP, 4

5 9) rekrutacja personelu do Projektu, przygotowanie umów i dokumentacji osobowej personelu Projektu, 10) organizacja i nadzór nad imprezą szkolną w kwietniu 2011 r. podczas, których beneficjenci Projektu zaprezentują działalność swoich kół, 11) bieżący nadzór i monitorowanie harmonogramu Projektu, 12) przygotowanie dokumentacji merytorycznej do wniosku o płatność, 13) przygotowanie dokumentacji do rozliczania Projektu, 14) stały nadzór nad listami obecności. 15) dystrybucja wszelkich materiałów celem monitoringu i ewaluacji oraz materiałów promocyjnych. 16) sporządzanie list obecności oraz innej dokumentacji stanowiących podstawę monitoringu i ewaluacji. Prowadzenie czynności monitorujących prawidłowy przebieg realizacji Projektu. 17) zastępowanie koordynatora podczas jego nieobecności W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu Dyrektor Szkoły Podstawowej im. Nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu upoważnia Zastępcę Koordynatora Projektu do prowadzenia następujących czynności: 1) przygotowanie i sporządzanie dokumentów do realizacji Projektu, 2) opisywanie rachunków, faktur, 3) wprowadzania danych uczestników Projektu do Formularz PEFS 2007, wykonywanie zadań związanych z zakładaniem i usuwaniem kont użytkowników Formularzu PEFS 2007 (administrator systemu). 2. Upoważnienie dla Zastępcy Koordynatora Projektu stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu. 5

6 7 Do zakresu działania obsługi finansowej należy w szczególności: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych Projektu, 2) nadzór nad dokumentacją finansową Projektu, 3) sporządzanie deklaracji ZUS i podatkowych, 4) przygotowanie części finansowej wniosku o płatność, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych, 6) gromadzenie dokumentów księgowych, 7) komplementowanie faktur, 8) kontrola operacji finansowych, 9) odpowiedzialność za przepływy finansowe, 10) nadzór nad stroną finansową zawieranych umów, 11) archiwizacja dokumentacji księgowej, 12) sporządzanie list płac, 13) sporządzanie dokumentacji ZUS i podatkowych Do zakresu działań nauczycieli zatrudnionych do realizacji zajęć w Projekcie należy w szczególności: 1) przygotowanie programu własnego (autorskiego) zajęć, 2) prowadzenie dziennika zajęć i ewidencji obecności uczniów na zajęciach, 3) opracowanie testu określającego umiejętności uczestnika Projektu przed jego przystąpieniem (na pierwszych zajęciach) do projektu i po zakończeniu jego udziału w projekcie (test może być taki sam jeśli jest to celowe i spełni cel badania), 4) wypełnianie wszystkich niezbędnych dokumentów służących realizacji Projektu. 6

7 9 1. Zajęcia filmowe, w skład których wchodzą warsztaty zadaniowe oraz warsztaty filmowe prowadzone są przez wybraną w trybie zamówień publicznych firmę zewnętrzną, która zobowiązuje się w szczególności do: 1) przeprowadzenia warsztatów z należytą starannością, 2) czuwania nad prawidłowym przebiegiem i realizacją warsztatów, 3) zorganizowania i przeprowadzenia warsztatów przez osoby legitymujące się odpowiednimi kwalifikacjami (pod względem merytorycznym i dydaktycznym), 4) prowadzenia dokumentacji warsztatów oraz ich przebiegu w formie: a) opracowania programu warsztatów, b) przedstawienia na tydzień przed warsztatami tematu warsztatów, szczegółowego planu warsztatów, 5) przechowywania i odpowiedniego archiwizowania dokumentacji związanej z prowadzonymi zajęciami w ramach projektu przez okres do dnia 31 grudnia 2020 r.; 6) umieszczania logo Unii Europejskiej, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz logo Europejskiego na materiałach szkoleniowych i informacyjnych; 7) współpraca z Zamawiającym w zakresie ustalenia harmonogramu warsztatów zawierającego: a) daty warsztatów, b) godziny rozpoczęcia i zakończenia warsztatów, c) miejsca warsztatów, d) przygotowania list uczestników warsztatów, 8) niezwłocznego informowania Zamawiającego o każdorazowej zmianie w harmonogramie warsztatów; 9) niezwłocznego informowania Zamawiającego o nieobecności uczestników szkolenia na zajęciach szkoleniowych. 2. Wykonawca zapewni uczestnikom warsztatów niezbędne pomoce oraz materiały biurowe. 7

8 10 Karta wzorów osób realizujących działania w Projekcie (personel merytoryczny) stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego regulaminu. 11 Biuro Projektu prowadzi rejestr: 1) zgłoszeń Beneficjentów Ostatecznych, który zawiera między innymi: a) nazwisko i imię, b) adres zamieszkania, c) data i godzina wpływu ankiety rekrutacyjnej, d) rodzaj przydzielonego wsparcia; 2) wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu; ) odwołania upoważnień do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu; 4) zarządzeń wewnętrznych wydanych przez dyrektora szkoły dotyczących realizacji Projektu. Rozdział II Tryb wydawania aktów prawnych oraz ich rejestracja Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im. Ludwika Kobieli w Chybiu wydaje akty wewnętrzne dotyczące realizacji Projektu w postaci zarządzeń. 2. Zarządzenia powinny zawierać: a) numer w postaci: nr kolejny zarządzenia/miesiąc /rok /POKL 9.5 b) datę wydania zarządzenia, c) podstawę prawną, d) przedmiot regulacji; e) termin wejścia w życie, 8

9 f) ewentualny sposób publikacji; 3. Zarządzenie winno zostać zaparafowane przez osobę przygotowującą projekt aktu i podpisane przez dyrektora szkoły. 4. Zarządzenia są rejestrowane w rejestrze zarządzeń, który zawiera: a) numer zarządzenia; b) data wydania zarządzenia; c) przedmiot zarządzenia; d) data wejścia w życie Umowy cywilno prawne zawierane w ramach realizacji Projektu z personelem zarządzającym winny być podpisane przez dyrektora szkoły, z parafą na każdej stronie oraz kontrasygnowane przez Księgowego Projektu. 2. Umowy będą numerowane w następujący sposób: nr kolejny umowy/uzpz/miesiąc/rok/pokl Umowy cywilno prawne zawierane w ramach realizacji Projektu z nauczycielami (personel merytoryczny) winny być podpisane przez dyrektora szkoły, z parafą na każdej stronie oraz kontrasygnowane przez Księgowego Projektu. 2. Umowy będą numerowane w następujący sposób: nr kolejny umowy/ucn/miesiąc/rok/pokl Umowy cywilno prawne zawierane w ramach realizacji Projektu winny być podpisane przez dyrektora szkoły, z parafą na każdej stronie oraz kontrasygnowane przez Księgowego Projektu. 2. Umowy będą numerowane w następujący sposób: nr kolejny umowy/uw/miesiąc/rok/pokl 9.5 9

10 Rozdział III Zamówienia publiczne 16 1.Zamówienia na usługi i dostawy należy realizować: 1) do wysokości Euro wg zarządzenia Nr 12/2009 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu z dnia r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości Euro, 2) powyżej Euro zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759). 2. Wartość 1 Euro przyjmuje się w wysokości ustalonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 224, poz. 1796); 3. Procedury ponoszenia wydatków w ramach Projektu Jeszcze raz kultura do wysokości Euro na podstawie art. 47 ustawy a dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.): Rodzaj wydatku Zatrudnienie personelu zarządzającego w Projekcie Zasada ponoszenia wydatku Zgodnie z założeniami Projektu Tryb postępowania a) ogólne zaproszenie do współpracy, b) złożenie zgłoszenia do objęcia funkcji w Projekcie przez uczestnika postępowania, c) weryfikacja pod kątem doświadczenia/kwalifikacji, Dokumenty związane a) ogłoszenie na stronie BIP, b) odpowiedź na zaproszenie do współpracy, c) życiorys zawodowy (CV) + oświadczenia, 10

11 Zatrudnienie personelu realizującego działania merytoryczne Wybór firmy zewnętrznej realizującej warsztaty filmowe mi zdaniowe Zakup usług w zakresie wykonania materiałów promocyjnych (tablice informacyjne) Zakup: kamery programów do filmu, materiałów Zgodnie z założeniami Projektu Zgodnie z założeniami Projektu Porównanie ofert rynkowych Zgodnie z założeniami projektu/ wg. cen rynkowych d) wybór personelu/zasada równości szans, podpisanie umów zgodnie z założeniami kosztów w Projekcie, a) ogólne zaproszenie do współpracy potencjalnych wykonawców, b) złożenie oferty, c) weryfikacja pod kątem doświadczenia/kwalifikacji, d) wybór personelu/zasada równości szans, podpisanie umów zgodnie z założeniami kosztów w Projekcie, a) wysłanie zapytań cenowych o koszty przeprowadzenia warsztatów do 3 potencjalnych wykonawców, b) złożenie oferty, c) przegląd ofert i wybór najkorzystniejszej pod kątem ceny, d) zlecenie realizacji usługi, a) rozpoznanie rynku potencjalnych wykonawców, b) zamówienie usługi. a) rozpoznanie rynku pod kątem potencjalnych dostawców, b) przegląd ofert i wybór najkorzystniejszej pod kątem ceny, d) protokół z przebiegu wyboru personelu, e) umowa cywilnoprawna, a) głoszenie na stronie BIP, b) odpowiedź na zaproszenie do współpracy, c) życiorys zawodowy (CV)+ oświadczenia, d) protokół z przebiegu wyboru personelu (przydział czynności), e) umowa cywilnoprawna, a) zapytanie o cenę, b) protokół z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówień o wartości od do euro, c) zlecenie zrealizowani usługi, podpisanie umowy. a) notatka służbowa z rozeznania rynku a) notatka służbowa z rozeznania rynku, b) zamówienie dostawy. 11

12 papierniczych, plastycznych i art. Biurowych dyktafonów cyfrowych. c) zamówienie dostawy. Rozdział IV Ochrona danych osobowych Biuro Projektu przetwarza dane osobowe zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,poz. 926 z późn. zm.). 2. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu Projektu, a w szczególności w celu umożliwienia monitoringu, kontroli i ewaluacji Projektu. 3. Do przetwarzania danych dopuszcza się osoby, które uzyskały imienne upoważnienie, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, po podpisaniu oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych, do których osoby te uzyskają dostęp w związku z wykonywaniem umowy. 4. Biuro Projektu prowadzi rejestr wydanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu, który zawiera: 1) liczbę porządkową, 2) numer wydanego upoważnienia, 3) nazwisko i imię osoby upoważnionej, 4) okres obowiązywania wydanego upoważnienia: od do, 5. Biuro Projektu prowadzi rejestr odwołania upoważnień do przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu, który zawiera: 1) liczbę porządkową, 2) numer odwołanego upoważnienia, 12

13 3) nazwisko i imię osoby, której odwołuje się upoważnienie, 4) datę odwołania upoważnienia, 6. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych będą numerowane w następujący sposób: nr kolejny upoważnienia/up/miesiąc/rok/pokl Odwołania upoważnień do przetwarzania danych osobowych będą numerowane w następujący sposób: nr kolejny odwołanego upoważnienia/oup/miesiąc/rok/pokl Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Załącznik Nr 5 do niniejszego regulaminu. Rozdział V Czynności kancelaryjne oraz archiwizacja dokumentów Czynności kancelaryjne Biura Projektu, obieg korespondencji i zasady podpisywania pism archiwizowanie dokumentów określa: a) Instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu nr 17/2010 z dnia 20 września 2010 r., b) instrukcja przechowywania i postępowania z dokumentacją niearchiwalną w składnicy akt (instrukcja archiwizacyjna) wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu nr 13/2010 z dnia 5 lipca 2010 r., 2. Termin archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem ustala się do dnia r. 4. Biuro Projektu posługuje się oznaczeniem BP. 13

14 Rozdział VI Polityka rachunkowości 1. Podstawą prowadzenia rachunkowości budżetu Projektu są następujące przepisy: 19 a) Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r.dz.u. Nr 152 poz.1223 z późn.zm), b) Ustawa o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r Nr 2157 poz.1240 z późn.zm z r.), c) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U.142,poz.1020), d) wewnętrzne zarządzenia w zakresie polityki rachunkowości obowiązujące z uwzględnieniem zasad opisanych w niniejszej procedurze. 4. Na potrzeby realizacji Projketu został otwarty odrębny rachunek bankowy. 5. Księgowanie operacji gospodarczych będzie prowadzone w systemie komputerowym QWANT Firmy QNT Systemy informatyczne SP. Z.O.O Gliwice, ul. K.Miarki 12/14 w dziale księgowości szkoły. 6. Na potrzeby realizacji Projektu utworzono wyodrębniony rejestr księgowy EFS POKL- Jeszcze raz kultura. 7. Zakładowy plan kont dla Projektu przedstawia się następująco: Konto 013 Pozostałe środki trwałe służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych niepodlegających ujęciu na kontach 011,014,016 i 017,umarzanych jednorazowo w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn ujmuje się zwiększenia a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji, nadwyżki środków trwałych w używaniu 14

15 a po stronie Ma konta 013 wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, lub sprzedaży. Konto 014 Zbiory biblioteczne służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych. Przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według cen nabycia przychody z tytułu nieodpłatnego otrzymania lub nadwyżki wycenia się zgodnie z komisyjnym oszacowaniem ich wartości. Na stroni Wn konta 014 ujmuje się 1 (zwiększenia stanu i wartości początkowej zbiorów bibliotecznych), 2(przychodów zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu lub nieodpłatnie otrzymanych). 3(nadwyżki zbiorów bibliotecznych). Na stronie Ma konta 014 ujmuje się: 1(rozchód zbiorów bibliotecznych w skutek likwidacji, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania), 2( niedobory zbiorów bibliotecznych). Ewidencje szczegółową do konta 014 prowadzi się w książce inwentarzowej. Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych znajdujących się w jednostce. Konto 020 Wartości niematerialne i prawne służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072 Konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 137 Rachunki środków pomocowych Konto137 służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymanych w walucie polskiej lub obcej na realizację wyodrębnionych zadań, projektów lub programów, a w szczególności środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wydzielonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych. Na stronie Wn konta 137 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy a na stronie Ma wypłaty środków z rachunku bankowego. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. 15

16 Konto 225 Rozrachunki budżetu konto służy do ewidencji rachunku z budżetami z tytułu podatku i ich nadpłat. Na stronie Wn konta ujmuje się nadpłaty w rozliczeniach z budżetami oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności a saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetu. Konto 228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych służy do ewidencji rozliczania wydatków dokonanych przez jednostkę ze środków funduszy pomocowych lub innych środków z których dokonane wydatki podlegają refundacji ze środków funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 228 ujmuje się okresowe lub roczne przeksięgowanie wydatków dokonanych, w korespondencji z kontem 800. Na stronie Ma ujmuje się środki otrzymane na pokrycie wydatków dokonywanych przez jednostkę na realizację programu. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne konto służy do ewidencji rozrachunków z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta ujmuje się spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Konto 229 może wykazać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma-stan zobowiązań. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń,a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się między innymi :wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń a na stronie Ma zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 400 Koszty wg rodzajów - służy do ewidencji kosztów wg rodzajów. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty a na stronie Ma ich zmniejszenia. Konto 800 Fundusz jednostki -służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu,a na stronie Ma jego zwiększenia. Konto 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy służy do ustalania wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych. W ciągu roku 16

17 obrotowego jednostki ujmują na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie zyski nadzwyczajne. KONTA POZABILANSOWE Konto 950 Wydatki strukturalne służy do ewidencji wydatków strukturalnych poniesionych przez jednostkę w danym roku budżetowym. Na koncie tym dokonuje się jednostronnych zapisów po stronie Ma na podstawie zapłaconych dowodów księgowych, sklasyfikowanych jako wydatek strukturalny. Ewidencja szczegółowa do konta 950 prowadzona jest według podziałki klasyfikacyjnej wydatków strukturalnych. Na koniec roku konto wykazuje saldo Ma, które ujmuje się w sprawozdaniu Rb-WS. Salda nei przenosi się na następny rok obrotowy. Konto 980 Plan finansowy wydatków budżetowych służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych oraz wartość planu niezrealizowanego. Do konta 980 prowadzi się ewidencję szczegółową według podziałki klasyfikacyjnej planu finansowego. Konto 980 nie wykazuje salda na koniec roku. Konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki danego roku budżetowego. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się: 1( równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym), 2 (równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego). Na stronie Ma konta ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartości umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. Konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat konto służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowania wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta

18 prowadzona jest według podziałki klasyfikacji budżetowej planu finansowego. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych. Dowody księgowe przed wprowadzeniem do ewidencji podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym,formalno-rachunkowym. Sprawdzenie pod względem merytorycznym będzie wykonywał Koordynator projektu.dekretacji czyli czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania tj. segregacji, oznaczenie sposobu księgowania będzie prowadzi ł dział obsługi finansowej. W ewidencji szczegółowej stosowana jest czterocyfrowa klasyfikacja budżetowa dochodów i wydatków budżetowych. Środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej jak również część wydatków podlegających refundacji należy klasyfikować z czwartą cyfrą 7,wydatki realizowanego projektu ujęte w umowie i stanowiące tzw. wkład krajowy z czwartą cyfrą 9 8. W toku realizacji Projektu do momentu rozliczenia dokumenty księgowe będą przechowywane w dziale obsługi finansowej. Po całkowitym rozliczeniu Projektu dokumenty zostaną przekazane do składnicy akt i będą tam przechowywane do 2020 roku. 9. Osoby,którym została powierzona realizacja i koordynacja Projektu odpowiedzialne są za przygotowanie wniosku o płatność oraz sporządzenie sprawozdań z wykonania zadania. 10. Płatności rachunków dotyczących realizacji Projektu dokonywane są w godzinach pracy Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu przez pracowników upoważnionych do wprowadzania i akceptacji rachunków. 18

19 Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego projektu Jeszcze raz kultura KARTA WZORÓW PODPISÓW OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISYWANIA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PROJEKTU JESZCZE RAZ KULTURA : Nazwisko Chromik Piszczek Macura Imię Katarzyna Elżbieta Dorota Zajmowane stanowisko Koordynator projektu Z-ca koordynator Projektu Księgowy Projektu Instytucja Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Wzór podpisu Załącznik nr 2 do Regulaminu organizacyjnego 19

20 projektu Jeszcze raz kultura UPOWAŻNIENIE NR 1/10/2010/POKL 9.5 W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu upoważnia Koordynatora Projektu: KATARZYNĘ CHROMIK. (imię i nazwisko) do prowadzenia następujących czynności: 1) sporządzanie protokołów z rozeznania rynku, 2) odbioru towarów i dostaw zgodnie z zamówieniem, 3) sporządzanie protokołów odbioru towaru, 4) potwierdzanie wykonania czynności przez personel merytoryczny projektu, 5) sporządzanie protokołów odbioru dzieła i modułów dzieła personelu merytorycznego, 6) weryfikacja merytoryczna dokumentów projektu, rachunków, faktur, 7) nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych w PEFS 2007 (ABI). Chybie, dnia r... (podpis dyrektora szkoły) 20

21 Załącznik nr 3 do Regulaminu organizacyjnego projektu Jeszcze raz kultura UPOWAŻNIENIE NR 2/10/2010/POKL 9.5 W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu upoważnia Zastępcę Koordynatora Projektu: ELŻBIETĘ PISZCZEK.. (imię i nazwisko) projektu do prowadzenia następujących czynności: 1) przygotowanie i sporządzanie dokumentów do realizacji projektu, 2) opisywanie rachunków, faktur, 3) wprowadzania danych uczestników projektu do Formularz PEFS 2007, wykonywanie zadań związanych z zakładaniem i usuwaniem kont użytkowników Formularzu PEFS 2007 (administrator systemu). Chybie, dnia r..... (podpis dyrektora szkoły) Załącznik nr 4 21

22 do Regulaminu organizacyjnego projektu Jeszcze raz kultura KARTA WZORÓW PODPISÓW PERSONELU MERYTORYCZNEGO REALIZUJĄCEGO DZIAŁANIA W PROJEKCIE JESZCZE RAZ KULTURA : Nazwisko Ochodek Żur - Cymorek Czapek Imię Anna Klaudia Anna Zajmowane stanowisko Nauczyciel prowadzący najęcia dziennikarskie Nauczyciel prowadzący najęcia plastyczne Firma zewnętrzna realizująca warsztaty filmowe i zadaniowe Instytucja Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Szkoła Podstawowa nr 2 im Ludwika Kobieli w Chybiu Wzór podpisu Załącznik nr 5 22

23 do Regulaminu organizacyjnego projektu Jeszcze raz kultura INSTRUKCJA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH POZYSKANYCH PRZY REALIZACJI PROJEKTU JESZCZE RAZ KULTURA I Zasady ogólne 1 1. Przetwarzanie danych osobowych przy realizacji projektu Jeszcze raz kultura zwanym dalej Projektem odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U r., nr 101, poz. 926 z późn.zm.), zwaną dalej ustawą. 2. Przy realizacji Projektu (zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie) dane osobowe: a) Beneficjentów Ostatecznych Projektu, b) pracowników zatrudnionych przy realizacji Projektu, przetwarzane są wyłącznie dla oznaczonych celów związanych z działalnością biura. 3. Każda osoba, której dane są przetwarzane przy realizacji Projektu, ma dostęp danych osobowych, które udzielane są Instytucji Wdrażającej w formie formularza PEFS 2007, oraz innym do tego uprawnionym instytucjom (np. policja, sądy, prokuratura) na ich pisemny, uzasadniony wniosek. 4. Dane osobowe są przetwarzane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych, a zwłaszcza uczestniczące w ich przetwarzaniu, zobowiązane są do zachowania tych danych w tajemnicy, także po zakończeniu realizacji Projektu. 23

24 5. Beneficjent zapewnia środki techniczne umożliwiające dostęp do danych jedynie osobom uprawnionym. 6. Pomieszczenia, w których są przechowywane i opracowywane dane osobowe oraz meble biurowe służące do przechowywania danych są wyposażone w odpowiednie zamki z kluczami, którymi dysponują jedynie osoby uprawnione. 7. Systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych odpowiadają warunkom podanym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024). II Przetwarzanie danych osobowych zatrudnionych przy realizacji projektu 2 1. Dane osobowe osób zatrudnionych przy realizacji Projektu są przetwarzane przez upoważnione służby finansowe i merytoryczne Projektu. Osoby przetwarzające dane udostępniają je uprawnionym instytucjom na ich pisemny, uzasadniony wniosek. 2. Dane osobowe osób zatrudnionych przy realizacji Projektu mogą być udostępniane publiczne (np. na tablicy ogłoszeń lub w Internecie) jedynie w zakresie spraw dotyczących miejsca zatrudnienia, zamieszkania i wykonywanych funkcji. III Przetwarzanie danych osobowych Beneficjentów Ostatecznych 3 1. Dane osobowe Beneficjentów Ostatecznych są przetwarzane przez osoby do tego upoważnione. 2. Osoby przetwarzające dane udostępniają je Instytucji Wdrażającej w formie PEFS oraz innym uprawnionym instytucjom, na ich pisemny i uzasadniony wniosek. 24