MINISTERSTWO SPORTU I TURYSTYKI Departament Kontroli. Protokół z kontroli. Warszawa,29 września 2015 r.

Transkrypt

1 MINISTERSTWO SPORTU I TURYSTYKI Departament Kontroli Warszawa,29 września 2015 r. Protokół z kontroli Warszawskiego Towarzystwa Sportowego DeSki z siedzibą w Warszawie przy ul. Zaruskiego 8 (dalej: Stowarzyszenie lub WTS DeSki ), KRS Zakresem kontroli objęto prawidłowość realizacji w 2014 i 2015 r. zobowiązania WTS DeSki, wynikającego z 8 ust. 2 umowy nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S, do udostępniania kortów dla Polskiego Związku Tenisowego (dalej: PZT) i Warszawsko Mazowieckiego Związku Tenisowego (dalej: WMZT). Kontrolę przeprowadził Robert Wyłudek, specjalista w Wydziale Kontroli Departamentu Kontroli (dalej Ministerstwo lub MSiT ) od 9 do 30 września 2015 r., na podstawie upoważnienia nr 37/2015 z 7 września 2015 r. Stan prawny (Dowód: akta kontroli str. 1-5) Na podstawie umowy nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S z 7 listopada 2012 r., WTS DeSki otrzymało dofinansowanie w wysokości zł na budowę hali tenisowej czterokortowej. Umowa była 3-krotnie aneksowana 26 czerwca (aneks nr 1), 21 listopada 2013 r. (aneks nr 2) i 21 stycznia 2014 r. (aneks nr 3). Istotne zmiany dotyczące zakresu kontroli zawierał aneks nr 2, który zobowiązywał WTS DeSki do udostępnienia kortów dla PZT i WMZT w wymiarze darmowych godzin zegarowych, wyliczonych jako ekwiwalent pełnej kwoty dofinansowania, liczonej wg przyjętej na dzień podpisania aneksu stawki godzinowej - 80 zł za godzinę. Udostępnienie miało być dokonywane w wymiarze co najmniej godzin rocznie, aż do wykorzystania całkowitej liczby godzin. Dodatkowo Stowarzyszenie zostało zobowiązane do corocznego informowania Ministra w terminie do 28 lutego każdego roku, o ilości darmowych godzin wykorzystanych przez PZT i WMZT. Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w zakresie realizacji obowiązków WTS DeSki wobec PZT i WMZT wynikających z umowny nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S oraz umów o współpracy zawartych ze Związkami w zakresie: Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 1

2 1. sposobu realizacji obowiązku udostępnienia kortów dla PZT i WMZT w wymiarze darmowych godzin; 2. udostępnienia w 2014 PZT i WMZT hali tenisowej w łącznej liczbie darmowych godzin zegarowych; 3. udostępnienia hali na imprezy, konsultacje i szkolenia, o ile strony nie umówiły się inaczej, w wymiarze określonym w 3 ust. 3 umów o współpracę; 4. udostępnienia hali w innym wymiarze, o ile strony umówiły się inaczej; 5. sporządzenia w porozumieniu z PZT i WMZT harmonogramu na sezon halowy 2014/2015 do 30 czerwca 2014 r.; 6. sporządzenia w porozumieniu z PZT i WMZT harmonogramu na sezon halowy 2015/2016 do 31 lipca2015r.; 7. zawarcia umowy o współpracy z PZT i WMZT; 8. zaspokojenia 100% zapotrzebowania PZT i WMZT na bezpłatne kortogodziny; 9. poinformowania MSiT w terminie do 28 lutego 2015 r. o ilości wykorzystanych przez PZT i WMZT godzin. Ad. 1 W celu realizacji 8 ust. 2 umowy nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S, WTS DeSki zawarło porozumienia o współpracy z: - Polskim Związkiem Tenisowym (dalej: PZT) z 26 maja 2014 r. Warszawsko Mazowieckim Związkiem Tenisowym (dalej: WMZT) z 18 czerwca 2014 r. Umowy zostały zawarte na czas określony do 31 grudnia 2024 r. i określały m.in.: liczbę darmowych godzin przysługujących Związkom, godziny w których mogą zostać one wykorzystane oraz sposób dokonywania rezerwacji terminów. Ad. 2 Umowy o współpracy zawarte z PZT i WMZT zobowiązywały WTS DeSki do udostępnienia kortów w wymiarze bezpłatnych godzin rocznie dla PZT i WMZT, z zastrzeżeniem że niewykorzystane godziny w skali rocznej, będą możliwe do wykorzystania w latach kolejnych, aż do wykorzystania przez Związki bezpłatnych godzin w łącznym wymiarze godzin. Porozumienie zastrzegało, że Związki miały zagwarantowane godziny w terminach: w tygodniu 9:00-15:00 i w weekendy 16:00-23:00. Analiza danych z systemu rezerwacyjnego wykazała, że udostępnienie w 2014 r. nastąpiło w łącznej wysokości 568 godzin, w tym 397 godzin PZT i 171 WMZT. Analiza stanu faktycznego wykazała, że WTS DeSki realizowało zobowiązanie wobec Związków w sposób przychylny, ponieważ nieodpłatnie udostępniano PZT i WMZT korty również poza tymi godzinami. Fakt ten znajduje również potwierdzenie w stanowisku PZT i WMZT w całości zacytowanym na str. 4-5 niniejszego protokołu. (Dowód: akta kontroli str , 63-68) Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 2 (o a -

3 Ad. 3 - WTS DeSki dokonało rezerwacji na Mistrzostwa Polski w terminie stycznia 2015 r. w liczbie 300 godzin. 3 ust. 3 umowy z 26 maja 2014 r. gwarantował PZT na halowe Mistrzostwa Polski 264 godziny. WMZT nie dokonywał w 2014 i 2015 r. rezerwacji kortów na Halowe Mistrzostwa Mazowsza. (Dowód: akta kontroli str, 33-40,41-57) Ad. 4-3 ust. 3 umów o współpracy gwarantował określoną liczbę godzin na imprezy, szkolenia i konsultacje, z zastrzeżeniem jeśli strony nie umówią się inaczej. Przedstawiona dokumentacja nie wykazała, żeby WTS DeSki zawierało inne umowy dot. wykorzystania kortów z PZT i WMZT. Ad ust. 4 umów o współpracy zobowiązywał Strony umów do corocznego sporządzania harmonogramów wykorzystania bezpłatnych godzin w terminach do 30 czerwca 2014 r. na sezon halowy 2014/2014 oraz na każdy kolejny sezon do 31 lipca każdego kolejnego roku. Analiza przedstawionej dokumentacji wykazała, że harmonogramy nie były sporządzane zgodnie z terminami określonymi w 3 ust. 4 umów o współpracę, dlatego też 10 września br. zwrócono się do WTS DeSki o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania. Czy WTS DeSki ustalało harmonogramy wykorzystania kortów na 2014 i 2015 r. w porozumieniu z PZT i WMZT w terminach określonych w 3 ust. 4 umów o współpracy? Jeżeli nie, to proszę o szczegółowe wyjaśnienie sposobu ustalania terminów i dokonywania rezerwacji dannowych godzin. Czy w trakcie ustalania terminów wykorzystania darmowych godzin powstawały spory pomiędzy WTS DeSki, a PZT lub WMZT w tym zakresie? Czy WTS DeSki umożliwiało PZT i WMZT wykorzystanie przysługujących im darmowych godzin zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem? W odpowiedzi na powyższe pytania Pan Piotr Szkiełkowski - Wiceprezes Zarządu WTS DeSki udzielił następujący wyjaśnień: 1. WTS DeSki próbowało ustalić harmonogramy wykorzystania kortów z PZT i WMZT w hali tenisowej na 2014 i 2015 rok w terminach określonych w 3 ust. 4 umów o współpracy, jednakże z uwagi na specyfikę dyscypliny jaką jest tenis nie było to możliwe. Planowanie wykorzystania przez uprawnionego zawodnika kortów tenisowych z rocznym wyprzedzeniem w związku z bardzo skomplikowanymi planami startowymi i jednocześnie niemożliwością dokładnego wcześniejszego określenia końca turnieju tenisowego nie pozwala na ścisłe podanie dat dni treningowych. Dlatego też WTS DeSki wychodząc naprzeciw skomplikowanej sytuacji przyjmuje każdą rezerwację dokonaną przez PZT i WMZT w określonych w umowach godzinach niezależnie od terminu jej dokonania. Niektóre rezerwacje dokonywane są z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem (zaplanowane konsultacje pionu szkolenia PZT), niektóre zaś z wyprzedzeniem kilkugodzinnym. Niezależnie od tego WTS DeSki w opisanych przypadkach zawsze kieruje się chęcią załatwienia sprawy pozytywnie. 2. W trakcie ustalania terminów wykorzystania darmowych godzin nie powstał ani jeden spór w tym zakresie pomiędzy WTS DeSki a PZT lub WMZT. Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 3 fv

4 3. WTS DeSki we wszystkich przypadkach rezerwacji przysługujących PZT i WMZT darmowych godzin umożliwiło ich wykorzystanie. (Dowód: akta kontroli str , 61-62) Do 11 września 2015 r. PZT dokonał rezerwacji na 390,5 godziny, w tym 300 na Mistrzostwa Polski w terminie stycznia 2015 r., a pozostałe 90,5 godziny na przygotowania zawodników PZT. WMZT w 2015 r. nie wykorzystywał przysługujących mu godzin, ani nie dokonywał rezerwacji. (Dowód: akta kontroli str ) Analiza przedstawionej historii rezerwacji wykazała, że nie była ona prowadzona na bieżąco. Wyciąg z programu rezerwacyjnego zawierał informacje m.in.: datę, godziny rezerwacji, dzień tygodnia, nr kortu oraz rubrykę Kiedy dodana, w której wskazane były data i godzina dokonania rezerwacji. Wszystkie z 26 pozycji, zawierających 171 godzin zarezerwowanych dla WMZT w 2014 r., zostały dodane 8 września 2015 r. pomiędzy 13:05:26, a 13:17:39. (Dowód: akta kontroli str ) Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku rezerwacji godzin dla PZT w 2014 r. Na wyciągu z systemu rezerwacyjnego pozycje od 112 do 151 zostały dodane 8 września 2015 r. pomiędzy 12:11:47, a 12:16:31. (Dowód: akta kontroli str ) Ad. 7-8 ust. 2 nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S zobowiązywał WTS DeSki do udostępnienia w ciągu 10 kolejnych lat PZT i WMZT, bezpłatnych WTS DeSki zawarło umowy z PZT i WMZT do 31 grudnia 2024 r., zgodnie z którą przysługuje im po bezpłatnych godzin rocznie. 8 ust. 5 - określa karę umowną (5% przyznanych środków z FRKF) za nieudostępnienie PZT i WMZT kortów w wysokości co najmniej godzin rocznie. WTS DeSki poinformowało MSiT, że przedstawione w informacji godziny zaspokajają 100% zgłoszonego przez Związki zapotrzebowania. W celu uniknięcia wątpliwości 3 ust. 8 umów o współpracy stanowił, że Związki mogą wykorzystać halę tylko na treningi reprezentacji Polski i Mazowsza oraz organizację Mistrzostw Polski i Mazowsza. 8 ust. 2 umowy z MSiT zabezpiecza interesy Związków poprzez zapis, który stanowi że udostępnienie przez Wnioskodawcę będzie miało miejsce w każdym kolejnym roku w liczbie co najmniej darmowych godzin zegarowych, aż do uzyskania łącznej ilości udostępnionych darmowych godzin określonych w zdaniu poprzednim tj godzin, będących ekwiwalentem pełnej kwoty dofinansowania ze środków FRKF zł. 3 ust. 3 umów o współpracę zawartych z PZT i WMZT stanowi, że w przypadku niewykorzystania limitu darmowych godzin w rocznym okresie rozliczeniowym, Strony ustalają, że niewykorzystane godziny będą wykorzystane w kolejnych latach. Zapis ten zabezpiecza ich prawo do wykorzystania darmowych godzin w łącznej wysokości godzin, jednakże należy mieć na uwadze, że umowy o współpracę obowiązują do 31 grudnia 2024 r. (Dowód: akta kontroli str ) Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 4

5 Ad. 8 - W informacji WTS DeSki złożonej do MSiT 12 marca 2015 r. poinformowano, że podana powyżej ilość godzin obejmuje 100% zapotrzebowania zgłoszonego przez Polski Związek Tenisowy i Warszawsko-Mazowiecki Związek Tenisowy. Wobec powyższego 11 września br. zwrócono się do PZT i WMZT z prośbą o zajęcie stanowiska w powyższej sprawie. W odpowiedzi z 14 września 2015 r., obydwa Związki poinformowały, że podane w informacji dla Ministra godziny wykorzystane w 2014 r. przez PZT (397) i WMZT (171) stanowiły 100% zgłoszonego przez nie zapotrzebowania. (Dowód: akta kontroli str, 58-60, 63-68) Ad. 9-8 ust. 3 umowy nr 2012/0214/2344/SubA/DIS/S zobowiązywał WTS DeSki do corocznego informowania Ministra w terminie do 28 lutego każdego roku, o ilości darmowych godzin wykorzystanych przez PZT i WMZT. Jednocześnie 8 ust. 6 ww. umowy stanowi, że w przypadku złożenia oświadczenia po terminie, WTS DeSki jest zobowiązane do zapłaty kary umownej w wysokości 150 zł za każdy dzień zwłoki w złożeniu tego oświadczenia, w terminie 10 dni od dnia wystąpienia przez Ministra z żądaniem zapłaty kary umownej. WTS DeSki poinformowało o liczbie wykorzystanych godzin w 2014 r. Złożona informacja jest krótka, ale zawiera wszystkie wymagane informacje, o których mówi 8 umowy - zobowiązanie do składania oświadczenia o ilości darmowych godzin zegarowych, wykorzystanych w 2014 r. przez PZT i WMZT. Informacja zawiera liczbę wykorzystanych godzin z komentarzem...podana powyżej ilość godzin obejmuje 100% zapotrzebowania zgłoszonego przez Polski Związek Tenisowy i Warszawsko-Mazowiecki Związek Tenisowy. W toku kontroli ustalono, że informacja została Ministrowi dostarczona z przekroczeniem określonego w umowie terminu, co stanowi naruszenie 8 ust. 6 ww. umowy. Pismo jest datowane na 28 lutego 2015 r., natomiast data osobistego złożenia informacji w kancelarii MSiT to 12 marca 2015 r. (Dowód: akta kontroli str , 58-60) Stanowisko wyrażone przez PZT i WMZT w sprawie współpracy z WTS DeSki. 11 września 2015 r. zwrócono się do PZT i WMZT z prośbą o wyrażenia stanowiska dotyczącego współpracy z WTS DeSki i realizacji porozumień w sprawie wykorzystania darmowych godzin, a w szczególności o: przekazanie informacji dot. tworzenia harmonogramów na sezon 2014/2015 i 2015/2016, które miały być ustalone przez strony; wyjaśnienie w jaki sposób dokonywano zgłoszenia/rezerwacji danego terminu na potrzeby PZT; udzielenie informacji, czy liczba 397 i 171 godzin wykorzystanych w 2014 r. przez PZT i WMZT, zaspokajała 100% zgłoszonego przez Związek zapotrzebowania; przekazanie innych istotnych okoliczności dot. realizacji przez WTS DeSki porozumień z 26 maja i 18 czerwca 2014 r.; Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 5

6 informację czy Związek ponosił koszty w związku z korzystaniem z kortów na podstawie ww. porozumień. Stanowisko PZT: W odpowiedzi na pismo z dnia r. otrzymane w związku z prowadzoną przez Departament Kontroli MSiT kontrolą dotyczącą prawidłowości realizacji umowy zawartej 26 maja 2014 r. pomiędzy Polskim Związkiem Tenisowym i Warszawskim Towarzystwem Sportowym DeSki, PZT uprzejmie informuje: 1. Harmonogramy wykorzystania przez PZT darmowych godzin w hali tenisowej WTS DeSki były tworzone jedynie częściowo. Mogliśmy zaplanować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem tylko konsultacje zawodniczek i zawodników z młodszych kategorii wiekowych. Treningi zawodniczek i zawodników z kategorii senior, jak również przedmeczowe zgrupowania reprezentacji FED CUP i Davis Cup były planowane tylko z kilkudniowym wyprzedzeniem. 2. Rezerwacja konkretnych terminów wykorzystania hali tenisowej WTS DeSki odbywała i odbywa się w szczególności za pomocą poczty elektronicznej. 3. Udostępnione przez WTS DeSki w 2014 r. 397 godzin treningowych w hali tenisowej zaspokoiło w 100% zgłoszone przez Polski Związek Tenisowy zapotrzebowanie. 4. Należy jednocześnie zwrócić uwagę na przychylność i elastyczność, z jaką klub WTS DeSki podchodzi do realizacji zapisów umowy, jak również na fakt, że zawodnicy reprezentacji Polski trenują zawsze przy najwyższym poziomie oświetlenia, zarezerwowanym normalnie dla turniejów rangi Mistrzostw Polski. 5. Informujemy, że Polski Związek Tenisowy do dnia dzisiejszego nie poniósł jakichkolwiek kosztów związanych z wykorzystaniem darmowych godzin w hali tenisowej WTS DeSki. (Dowód: akta kontroli str ) Stanowisko WMZT: W odpowiedzi na pismo z dnia r. otrzymane w związku z prowadzoną przez Departament Kontroli MSiT kontrolą dotyczącą prawidłowości realizacji umowy zawartej 26 maja 2014 r. pomiędzy Warszawsko - Mazowieckim Związkiem Sportowym i Warszawskim Towarzystwem Sportowym DeSki, W-MZT uprzejmie informuje: 1. Harmonogramy wykorzystania przez W-MZT darmowych godzin w hali tenisowej WTS DeSki były tworzone jedynie w części dotyczącej turniejów rangi mistrzowskiej. W-MZT nie korzystał w 2014 r. z darmowych godzin z przeznaczeniem na treningi reprezentacji Warszawy i Mazowsza. Pion wyszkolenia naszego związku przygotowuje aktualnie harmonogram wykorzystania hali w sezonie zimowym 2015/2016. Niezwłocznie po zakończeniu prac zostanie on przekazany do klubu WTS DeSki. 2. Rezerwacja konkretnych terminów wykorzystania hali tenisowej WTS DeSki odbywała się drogą mailową. 3. Udostępnione przez WTS DeSki w 2014 r. 171 godzin treningowych w hali tenisowej zaspokoiło w 100% zgłoszone przez Warszawsko - Mazowiecki Związek Tenisowy zapotrzebowanie. 4. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że WTS DeSki nie stwarza trudności i problemów podczas realizacji zapisów umowy dotyczącej wykorzystania darmowych godzin w hali tenisowej przez W-MZT. 5. Informujemy, że Warszawsko - Mazowiecki Związek Tenisowy do dnia dzisiejszego nie poniósł jakichkolwiek kosztów związanych z wykorzystaniem darmowych godzin w hali tenisowej WTS DeSki. (Dowód: akta kontroli str ) Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 6

7 Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niżej wymienionych pouczeń, informuję o przysługującym Panu Prezesowi na mocy zarządzenia Ministra Sportu i Turystyki Nr 14 z dnia 19 września 2012 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Sportu i Turystyki prawie: 1) zgłoszenia na piśmie w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń w nim zawartych ( 23 ust. 2 instrukcji...")', 2) odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania lub, w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, od dnia otrzymania stanowiska wobec zastrzeżeń pisemnego wyjaśnienia odmowy podpisania protokołu ( 25 ust. 1 i 2 instrukcji..i). Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano prezesowi Stowarzyszenia. Prezes Warszawskiego Towarzystwa Sportowego DeSki specjalista DEPARTAMENT KONTROLI Robert Wyłudek Warszawa, 2015 r. Warszawa, r. Protokół kontroli - Warszawskie Towarzystwo Sportowe DeSki Strona 7

8 ri*