Uruchomienie aplikacji możliwe jest również przy użyciu Skrótu znajdującego się np. na Pulpicie.

Transkrypt

1 Obsługa narzędzia informatycznego MS PROJECT

2 2

3 Spis treści 1. Uruchamianie Ustawienia wyglądu programu Autołączenie zadań i wg nakładu pracy Zabezpieczenia Zapisywanie Przewodnik po programie Zadania Definiowanie ogólnych parametrów projektu Definiowanie godzin pracy i dni wolnych od pracy Tworzenie listy zadań Podział przedsięwzięcia na etapy, struktura hierarchiczna zadań Określenie czasu pracy Analiza PERT Ustawienie jednostek czasu w projekcie Uwagi i hiperłącza Relacje pomiędzy zadaniami Zwłoka i wyprzedzenie Punkty kontrolne Typy Ograniczeń Opcje Zadanie sumaryczne projektu i numer w konspekcie Zmiana jednostki czasu trwania przy użyciu Makra Szacowany czas trwania Zadanie cykliczne Kalendarz zadania Zasoby Arkusz zasobów Tabele stawek kosztów Zmiana stawki w czasie Umowa o dzieło Typ rezerwacji zasobu Przydzielanie zasobów Wykorzystanie okna Przydziel zasoby Przydzielanie zasobów do całego projektu Przydzielanie jednego zasobu do wielu zadań Przydzielanie zasobu typu praca Przydzielanie zasobów typu praca z różną liczbą jednostek Przydzielanie zasobów do zadań cyklicznych Wykorzystanie różnych Tabel stawek Statystyka projektu Bilansowanie zasobów Śledzenie realizacji projektu Plan bazowy Wprowadzanie postępu prac w projekcie

4 1. Uruchamianie Program Microsoft Project 2007 po instalacji domyślnie został umieszczony w katalogu z innymi programami z pakietu Office. Można go otworzyć rozwijając zakładkę Start, następnie wybierając Microsoft Office i na końcu Microsoft Office Project Uruchomienie aplikacji możliwe jest również przy użyciu Skrótu znajdującego się np. na Pulpicie Ustawienia wyglądu programu Pierwszym krokiem będzie ustawienie programu tak, by wszystkie polecenia na paskach narzędzi, jak i polecenia w menu były widoczne. W tym celu klikamy prawym klawiszem myszy na dowolnym pasku narzędzi i z menu kontekstowego wybieramy Dostosuj 4

5 W oknie Dostosowywanie, na zakładce Opcje zaznaczamy dwa pierwsze parametry, czyli Paski narzędzi Standardowy i Formatowanie w dwóch wierszach oraz Zawsze pokazuj pełne menu. Włączenie pierwszej opcji wyświetli dwa najczęściej wykorzystywane paski narzędzi jeden pod drugim, co przy nawet najmniejszej rozdzielczości, wyświetli wszystkie dostępne polecenia. Druga opcja dotyczy wyświetlania wszystkich poleceń dostępnych w menu 5

6 1.2. Autołączenie zadań i wg nakładu pracy Przed rozpoczęciem pracy programem warto jest ustawić kilka opcji programu. Wybieramy z menu Narzędzia Opcje Harmonogram Pierwszy parametr, który zalecałbym wyłączyć to Autołączenie wstawionych lub przeniesionych zadań. Odpowiada on za automatyczne zmiany w poprzednikach, które pojawia się w momencie wstawiania nowego zadania pomiędzy dwa zadania już połączone relacją, jak również przenoszenie zadań posiadających relacje. Po odznaczeniu klikamy na przycisk Ustaw jako domyślne, który spowoduje, że to ustawienie będzie obowiązywało we wszystkich nowo tworzonych projektach, i zatwierdzamy przyciskiem OK. 6

7 1.3. Zabezpieczenia W trakcie pracy z programem Project z czasem pojawi się potrzeba żeby zapisać dane do innych programów np. Microsoft Excel, Word i innych. Ponieważ Microsoft zmienił format plików tych programów, nie jest możliwe zapisywanie, dopóki nie zaznaczymy opcji na karcie Zabezpieczenia Zezwalaj na ładowanie plików ze starszymi lub niedomyślnymi formatami plików. 7

8 1.4. Zapisywanie Aplikacja MS Project nie posiada takiego rozwiązania jak auto zapis, który w przypadku awarii pozwalałby na odzyskanie wprowadzanych, a nie zapisanych danych. Można jednak włączyć Autozapis na karcie Zapisywanie, lecz pamiętać należy o tym, że autozapis powoduje zastąpienie poprzedniej wersji pliku i uniemożliwia cofnięcie się przed zapis. 8

9 1.5. Przewodnik po programie Przydatnym rozwiązaniem dla nowych użytkowników aplikacji jest korzystanie z Przewodnika po programie Project, zestawu kreatorów ułożonych chronologicznie zgodnie z tym jak projekt powstaje. Włączenie Przewodnika możliwe jest na karcie Interfejs. Lub z menu Widok Włącz Przewodnik po Programie Project 9

10 2. Zadania 2.1. Definiowanie ogólnych parametrów projektu Pierwszym krokiem w czasie tworzenia harmonogramu jest określenie daty rozpoczęcia projektu. Ustawienia tego dokonujemy w menu Projekt Informacje o projekcie. W oknie tym możemy określić jedną z dwóch dat: Datę rozpoczęcia lub Datę zakończenia. To która data jest określana definiuje pole wyboru Harmonogram od: W naszym przykładzie wybierzemy datę 26 marca W przypadku odległych dat warto wpisać na klawiaturze przybliżoną datę, a potem dokładnie wskazać ją rozwijając listę. 10

11 Po wybraniu odpowiedniej daty klikamy OK zamykając okno Informacje o projekcie. Zapiszemy nowy projekt pod nazwą Mój Projekt. By uszczegółowić informacje o projekcie klikamy na Plik Właściwości We właściwościach pliku podajemy Menadżera projektu: Karol Adamiecki oraz nazwę firmy: Kongo Gumi 11

12 12

13 2.2. Definiowanie godzin pracy i dni wolnych od pracy Następny krok to określenie godzin pracy. Standardowym ustawieniem programu jest praca od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 13:00 i od 14:00 do 18:00. Ponieważ nie chcemy w naszym projekcie uwzględniać przerwy na lunch zmienimy godziny pracy. Wchodzimy w menu Narzędzia i wybieramy Zmień czas pracy Podczas zmian godzin pracy w projekcie ważne jest by kalendarz, który zmieniamy, miał dodatkową informację (Kalendarz projektu) W pierwszej kolejności zmieniamy godziny pracy w tygodniu na pracę między godzinami 9:00 a 17:00. Zmiany możemy dokonać na zakładce Tygodnie robocze pod przyciskiem Szczegóły 13

14 Zaznaczamy nazwy wszystkich dni roboczych, czyli od poniedziałku do piątku i edytujemy godziny po prawej stronie, po ustawieniu opcji Ustaw dla dni określone poniżej godziny pracy:. Pamiętajmy jednak o wykasowaniu wartości w drugim wierszu klawiszem Delete i potwierdzeniu wartości wpisanych w pierwszym wierszu klawiszem Enter zanim klikniemy OK. Godziny, które ustawiamy to 9:00 i 17:00 Następnie przechodzimy do zakładki Wyjątki przewijamy do kwietnia 2012 i ustawimy dni świąteczne jako wolne. Zaznaczamy interesującą nas datę i wpisujemy nazwę święta Daty jako wolne w naszym projekcie to: 5 IV 2012 Dzień bez makijażu 15 IV 2012 Światowy Dzień Pracy Socjalnej 16 IV 2012 Dzień Sapera 14

15 Dodatkowo dla daty 5 IV 2012 ustawimy cykliczność święta przez następnych 5 lat. Zaznaczamy interesujący nas wyjątek i klikamy na Szczegóły. Wybieramy wzorzec cyklu roczny i podajemy Zakończenie po 5 wystąpieniach. Zamykamy kolejne okna przyciskami OK. 15

16 2.3. Tworzenie listy zadań Przechodzimy teraz do określania zadań projektu. Najwygodniejszym sposobem tworzenia listy jest ogólne określenie zadań na początku i w razie potrzeby późniejsze uszczegóławianie i rozbijanie ich na mniejsze. Nazwy zadań wprowadzamy w kolumnie Nazwa zadania w kolejnych polach. Będą to: Faza wstępna, Faza właściwa i Faza końcowa Następne fazy będą się składały z kilku podzadań: Faza wstępna: Badanie rynku, Analiza badań, Ocena końcowa Faza właściwa: Wdrożenie projektu, Szkolenia, Kontrola działania oraz Raport Faza końcowa: Analiza działania, Finalizacja projektu Chcąc wstawić między już istniejące zadania nowe pozycje, musimy ustawić się na zadaniu przed którym chcemy wstawić nowe zadanie i nacisnąć klawisz INSERT. 16

17 2.4. Podział przedsięwzięcia na etapy, struktura hierarchiczna zadań Ponieważ teraz zadania wcale nie wyglądają jak podzadania zadań głównych, poprawimy to określając poziom konspektu (czyli Strukturę Podziału Pracy SPP ang. WBS). Zaznaczamy zadania, które mają być podzadaniami zadań sumarycznych i klikamy przycisk Zwiększ wcięcie. Widzimy, że zadania sumaryczne zmieniły swój wygląd na wykresie Gantta na klamrę obejmującą wszystkie podzadania i są w arkuszu wyświetlane pogrubioną czcionką. Jeżeli chcemy ukryć podzadania zadania sumarycznego klikamy na - przy nazwie zadania Określenie czasu pracy Przejdziemy do określania czasów trwania poszczególnych zadań. Program Project daje nam do wyboru szeroki wachlarz jednostek: Jednostka Skróty Minuta min Godzina godz h Dzień d Tydzień tydz tyg t. Miesiąc mies m. W przypadku, gdy w danej komórce czas trwania ma już prawidłową jednostkę, wystarczy wpisać tylko wartość i potwierdzić klawiszem ENTER. Kolejne czasy trwania dla zadań to: Badanie rynku (Analiza PERT), Analiza badań (2 dni), Ocena końcowa (8 godzin), Wdrożenie projektu (2 tygodnie), Szkolenia (Analiza PERT), Kontrola działania (2 dni), Raport (1 dzień), Analiza działania (Analiza PERT), Finalizacja projektu (4 godziny). 17

18 2.6. Analiza PERT W przypadku 3 zadań czas określimy przy użyciu Analizy PERT. Analiza PERT będzie możliwa do przeprowadzenia po uprzednim włączeniu paska narzędzi Analiza PERT. Klikamy na menu Widok Paski narzędzi Analiza PERT Wygląd paska przedstawiono poniżej. Na arkusz wprowadzania danych PERT przechodzimy, klikając na ostatnim przycisku w nowo wyświetlonym pasku. W wyświetlonej tabeli podajemy nowe czasy trwania dla wybranych zadań zgodnie z tabelą poniżej. Zadanie Opt. czas trwania Oczekiwany czas trwania Pes. czas trwania Badanie rynku 3 dni 4 dni 11 dni Szkolenia 3 dni 4 dni 5 dni Analiza działania 0 dni 3 dni 3 dni Efekt przedstawiono poniżej: 18

19 Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych wartości wyliczamy nową wartość czasu trwania przyciskiem. W oknie, które zobaczymy klikamy TAK, pamiętając że analiza PERT wykorzystuje do obliczeń i przechowuje informacje w pewnych kolumnach, co dyskwalifikuje je w przyszłości z użycia. Wyniki obliczeń przedstawiono poniżej 19

20 Warto zauważyć, że nie podajemy czasów trwania zadań sumarycznych, które same wyliczają czas (nie jest to suma czasów zadań), który jest liczbą dni roboczych pomiędzy najwcześniejszą datą i najpóźniejszą datą podzadań. Do widoku Wykres Gantta wracamy, klikając prawym klawiszem myszy na lewym marginesie, tam gdzie podana jest nazwa widoku i z listy wybieramy interesujący nas widok. Po wprowadzeniu dotychczasowych informacji, nasz projekt będzie prezentował się mniej więcej tak: 20

21 2.7. Ustawienie jednostek czasu w projekcie Pomiędzy poszczególnymi jednostkami czasu są zależności, które program uwzględnia. Domyślne ustawienia są następujące: 1 dzień = 8 godzin 1 tydzień = 40 godzin 1 miesiąc = 20 dni Ustawienie to można zmienić w menu Narzędzia, Opcje Na zakładce Kalendarz można zmienić wartości na dowolne. Warto zwrócić uwagę na ilości dni w miesiącu. Jest to wartość stała. Przy rozliczeniach często przysparza to problemów. 21

22 22

23 2.8. Uwagi i hiperłącza Mając już określoną listę zadań możemy do pewnych zadań dodać tekstowe informacje. Możliwe jest to dzięki przyciskowi Uwagi. Dodamy do zadania Analiza badań uwagę o: Braku lokalu i zatwierdzamy informacje przyciskiem OK. Informacja ta będzie widoczna w pierwszej kolumnie obok nazwy zadania Do jednego zadania dodamy hiperłącze, którego zadaniem będzie wysłanie maila pod wskazany adres o określonym temacie. Zaznaczmy zadanie Kontrola działania i korzystając z przycisku wstawiamy hiperłącze z parametrem Połącz z: Adres .w polu Adres wpisujemy chadzynski@post.pl (zauważmy że wpis zmienił się na mailto:chadzynski@post.pl, nie kasujemy wpisu mailto:, jest on niezbędny do prawidłowego działania). W polu Temat wiadomości: wpisujemy Zamówienie. Zmiany wymaga również Tekst do wyświetlenia podany u góry okna. Zmienimy go na Zamówienie kontroli. 23

24 Efektem wstawienia hiperłącza będzie ikona w pierwszej kolumnie przy nazwie zadania, która otworzy nam domyślny program pocztowy i wypełni odpowiednie pola. 24

25 2.9. Relacje pomiędzy zadaniami Pomiędzy naszymi zadaniami nie ma relacji współzależności. Domyślną relacją w programie jest zakończenie rozpoczęcie, czyli poprzednie zadanie musi się zakończyć, żeby rozpoczęło się następne. Domyślną relację w programie możemy wprowadzić poprzez zaznaczenie dwóch zadań i kliknięciu przycisku Połącz zadania. Relację możemy zmodyfikować poprzez dwukrotne kliknięcie na niej na wykresie Gantta. Rodzaje dostępnych relacji przedstawiono w tabeli Poprzednik zadanie poprzedzające Następnik zadanie następujące Relacja typu: Zakończenie rozpoczęcie (ZR) Poprzednik musi się zakończyć, aby mógł rozpocząć się poprzednik Relacja typu: Rozpoczęcie rozpoczęcie (RR) Poprzednik musi się rozpocząć, aby mógł rozpocząć się następnik 25

26 Relacja typu: Zakończenie zakończenie (ZZ) Poprzednik musi się zakończyć, aby mógł zakończyć się następnik Relacja typu: Rozpoczęcie zakończenie (RZ) Poprzednik musi się rozpocząć, aby mógł zakończyć się następnik 26

27 2.10. Zwłoka i wyprzedzenie W oknie Współzależność zadań widzimy dodatkowy parametr jakim jest Zwłoka. Określa ona wielkość odsunięcia w czasie zadań następujących po sobie. Wartość dodatnia określa opóźnienie, wartość ujemna wyprzedzenia. Wielkość zwłoki może być określa we wszystkich jednostkach czasu i dodatkowo jako procent czasu poprzednika. Opóźnienie 3 dni Wyprzedzenie 2 dni Wyprzedzenie. Następnik rozpoczyna się w połowie czasu trwania poprzednika 27

28 Jeżeli zadania, które chcemy od siebie uzależnić, nie występują obok siebie, zaznaczamy zadanie, które jest poprzednikiem i z wciśniętym klawiszem Ctrl klikamy na następniku. Jedno zadanie może uzależniać wiele zadań, a także jedno zadanie może zależeć od wielu innych. W tej drugiej sytuacji zwykle pojawia się problem ze wskazaniem odpowiedniej relacji na wykresie Gantta. Wtedy wygodniejszym sposobem edycji poprzedników jest skorzystanie z przycisku Informacje o zasobie. W oknie tym przechodzimy na zakładkę poprzedniki i definiujemy kolejne zależności dla zaznaczonego zadania. Relacje w naszym projekcie wstawimy zgodnie z opisem. Fazy występują po sobie z 4-dniową przerwą. Analiza badań zaczyna się 2 dni przed końcem Badań rynku. Ocena kończy się równo z Analizą badań. W połowie czasu trwania Wdrożenia projektu zaczynają się Szkolenia. Dzień przed końcem szkolenia rozpoczyna się Kontrola działania. Po wszystkich zadaniach z tej fazy z 1-dniową zwłoką od kończącego się najpóźniej jest raport. Zadania z fazy końcowej występują po sobie. Efekt powyższego opisu przedstawiono poniżej: 28

29 Poprzedniki określone dla Raportu w oknie Informacje o zadaniu przedstawiono poniżej: Osoby, które wolą określać zależności w formie tabelarycznej, powinny skorzystać z kolumny poprzedniki. Jeżeli kolumny nie widać na ekranie, należy pionowy podział okna przesunąć w prawą stronę. 29

30 2.11. Punkty kontrolne Na koniec każdej fazy wstawimy punkt kontrolny (kamień milowy). Jest to element charakterystyczny, którym najczęściej oznacza się strategiczne momenty w projekcie, czyli tak, jak u nas końce faz. Ponieważ punkty te mają być po fazach, musimy je wstawić poza zadaniami sumarycznymi. Wygodnie będzie ukryć wszystkie poziomy konspektu z wyjątkiem pierwszego zawierającego fazy. Możemy to zrobić szybko przy użyciu przycisku Pokaż. Po wyświetleniu samych faz dodajemy nowe zadania między nimi i zaznaczamy 3 kolejne puste wiersze. Wchodzimy w Informacje o zadaniach i w oknie określamy nazwę: Koniec fazy, czas trwania: 1 h i na zakładce zaawansowane zaznaczamy opcję Oznacz zadanie jako punkt kontrolny i potwierdzamy przyciskiem OK. 30

31 Następnie łączymy domyślną relacją odpowiednie punkty kontrolne z odpowiednimi fazami. Wyświetlimy wszystkie zadania klikając na symbolu + przy każdym zadaniu. Do projektu dodamy dwa zadania, które będą na tym samym poziomie Konspektu co fazy. Prezentacje trwającą 4 godziny jako zadanie następujące po Kontroli działania (ID zadania 16) oraz Podsumowanie trwające 2 dni (ID zadania 17). 31

32 2.12. Typy Ograniczeń Nowym elementem w tych zadaniach będzie wprowadzenie dla nich ograniczeń czasu wystąpienia. Rodzaj ograniczenia jest możliwy do ustawienia na zakładce zaawansowane w oknie Informacje o zadaniu. Nazwa ograniczenia Jak najpóźniej Jak najwcześniej Rozpocznij nie wcześniej niż Zakończ nie wcześniej niż Rozpocznij nie później niż Zakończ nie później niż Opis Elastyczne Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu najpóźniejsze możliwe daty rozpoczęcia zadania przy założeniu, że zadanie ma się zakończyć przed zakończeniem projektu i nie ma opóźniać kolejnych zadań. Jest to domyślne ograniczenie dla zadań w projekcie z harmonogramem od daty zakończenia. W przypadku tego ograniczenia nie należy wprowadzać daty rozpoczęcia ani daty zakończenia zadania. Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu najwcześniejsze możliwe daty rozpoczęcia. Jest to domyślne ograniczenie dla zadań w projekcie z harmonogramem od daty rozpoczęcia. W przypadku tego ograniczenia nie należy podawać daty rozpoczęcia ani daty zakończenia. Półelastyczne Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu datę rozpoczęcia w określonym dniu lub później. Stosowane w celu zapewnienia, że zadanie nie rozpocznie się przed określoną datą. Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu datę zakończenia w określonym dniu lub później. Stosowane w celu zapewnienia, że zadanie nie zakończy się przed określoną datą. Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu datę rozpoczęcia w określonym dniu lub wcześniej. Stosowane w celu zapewnienia, że zadanie nie rozpocznie się po określonej dacie. Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu datę zakończenia w określonym dniu lub wcześniej. Stosowane w celu zapewnienia, że zadanie 32

33 nie zakończy się po określonej dacie. Sztywne Musi zakończyć się Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu zakończenie zadania w określonym dniu. Pozwala ustawiać daty najwcześniejszego, zaplanowanego i najpóźniejszego zakończenia na wpisany dzień oraz zakotwiczyć zadanie w harmonogramie. Musi rozpocząć się Ograniczenie wprowadzające do harmonogramu rozpoczęcie zadania w określonym dniu. Pozwala ustawiać daty najwcześniejszego, zaplanowanego i najpóźniejszego rozpoczęcia na wpisany dzień oraz zakotwiczyć zadanie w harmonogramie. Na końcu projektu wprowadzimy dwa dodatkowe zadania: Prezentacja (4 godziny) i Podsumowanie (2 dni). Prezentacja ma nastąpić po Kontroli działania. Dla Prezentacji ograniczenie jakie wprowadzimy to: Rozpocznij nie wcześniej niż: 30 kwietnia 2012, natomiast dla Podsumowania: Jak najpóźniej. Efektem będzie przesunięcie zadania Prezentacja do daty 30 IV 2007 z zachowaniem relacji, a Podsumowanie przesunie się na koniec projektu Ostatnim elementem który wprowadzimy dla zadania będzie termin ostateczny. Termin ostateczny określa datę dla konkretnego zadania, po przekroczeniu której pojawi się informacja, że jest opóźnienie. Zadanie nie zatrzyma się na tej dacie, po prostu ją przekroczy. Nie należy mylić tego parametru z ograniczeniem. Termin ostateczny wprowadzimy dla ostatniego punktu kontrolnego z datą 14 V Klikając dwukrotnie na nazwie zadania również otworzymy okno Informacje o zadaniu. Przechodzimy na zakładkę Zaawansowane i w rozwijalnej liście Termin ostateczny wybieramy interesującą nas datę. 33

34 Zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK. 34

35 2.13. Opcje Zadanie sumaryczne projektu i numer w konspekcie W trakcie pracy z projektami może przydać się wiersz podsumowujący cały projekt. Mamy możliwość wyświetlenia wiersza 0, który nam takie informacje pokaże. Z menu Narzędzia Opcje na zakładce Widok w sekcji Opcje konspektu w Mój projekt.mpp zaznaczamy opcję Pokaż zadanie sumaryczne projektu. Ciekawą opcją może się również okazać Pokaż numer w konspekcie, która wyświetli Kod Struktury Podziału Pracy (SPP) przed nazwą zadania. Efekt włączonych obu opcji przedstawiono poniżej. 35

36 36

37 2.14. Zmiana jednostki czasu trwania przy użyciu Makra Czasy trwania zadań można wpisywać dla każdego zadania w innym formacie. Nie jest to jednak wskazane, chociażby ze względu na możliwość pomyłek. W programie jest narzędzie ułatwiające wprowadzenie czasu. Z menu wybieramy Narzędzia Makro Makra W oknie Makra wybieramy Formatowanie_czasu_trwania i klikamy Uruchom W następnym oknie wybieramy żądaną jednostkę i klikamy OK. Jednostka dni będzie najodpowiedniejsza w opisywanym projekcie 37

38 Efektem działania Makra przedstawiono poniżej i jest to zamiana wszystkich czasów trwania na wybraną jednostkę, tutaj dni. 38

39 2.15. Szacowany czas trwania Po określeniu czasów trwania dobrze pozbyć się szacowanych czasów trwania. Zaznaczamy wszystkie zadania lub tylko kilka żądanych i w informacjach o wielu zadaniach odznaczamy parametr Szacowany. Szacowany czas trwania to wyłącznie informacja o tym, czy czas trwania jest szacowany czy ustalony. Nie wpływa on jednak na samo zachowanie się zadania w dalszej pracy z projektem. 39

40 2.16. Zadanie cykliczne Częstym elementem projektów są zadania, które odbywają się cyklicznie w czasie trwania całego projektu lub przez jakiś z góry określony czas. Ustawiamy się w wolnym wierszu pod dotychczasową listą zadań i z menu wybieramy Wstaw Zadanie cykliczne. W wyświetlonym oknie określamy nazwę zadania jako: Narada, czas trwania 1 godzina, dzień występowania w cyklu tygodniowym: czwartek i ilość spotkań ustawimy na 5. Warto zauważyć, że data rozpoczęcia domyślnie ma datę rozpoczęcia projektu, a data zakończenia jest datą najpóźniejszego zadania w projekcie w momencie wstawiania tego zadania. Jeżeli chcemy, żeby spotkanie cykliczne odbywało się przez cały projekt, a nie znamy czasu trwania sumarycznego projektu, wtedy zadanie cykliczne wstawiamy po określeniu czasów trwania, relacji i ograniczeń wszystkich pozostałych zadań. Dzień, który wybraliśmy czyli czwartek, koliduje z wyjątkiem w kalendarzu, oznacza to, że jedna Narada musiałaby się odbyć w czasie wolnym. Okno, które zostanie wyświetlone, daje nam możliwość podjęcia decyzji, co z takim zadaniem zrobić. Ponieważ nie chcemy zadania przesuwać na następny dzień, a w dzień wolny zadania tworzyć nie będziemy wybieramy przycisk Nie. 40

41 Efektem będzie utworzenie 4 zadań w kolejne czwartki pracujące, licząc od początku projektu. Zadanie sumaryczne można rozwinąć tak, by widzieć poszczególne Narady. Opcją odpowiedzialną za rzutowanie podzadań na zadaniu sumarycznym, jest Rzutuj pasek wykresu Gantta na zadanie sumaryczne na zakładce Ogólne w Informacja o zadaniu. 41

42 2.17. Kalendarz zadania Na początku wprowadzania danych określiliśmy jak ma wyglądać kalendarz Standardowy, który jest wykorzystywany we wszystkich zadaniach naszego projektu. Komfortową sytuacją jest taka, gdy wszystkie zadania i zasoby pracują według kalendarza Projektu. Często jednak potrzebne są dodatkowe kalendarze dla nietypowych zadań. Zanim zmienimy w jakimś zadaniu kalendarz musimy pożądany kalendarz utworzyć. Z menu wybieramy Narzędzia Zmień czas pracy. W oknie Zmienianie czasu pracy wybieramy Utwórz nowy kalendarz. Podajemy nową nazwę, która będzie kojarzyła się z tym, co ma być w kalendarzu np. Poniedziałek-Piątek Ponieważ w kalendarzu Standardowym określiliśmy już święta i chcielibyśmy żeby obecny kalendarz również je uwzględniał, zaznaczamy Utwórz kopie Standardowy kalendarza i klikamy OK. Na zakładce Tygodnie robocze zaznaczamy [Domyślny] i klikamy Szczegóły. W wyświetlonym oknie zaznaczamy dni od poniedziałku do piątku i określamy godziny pracy w tych dniach od 10:00 do 18:00. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK. 42

43 Utworzony kalendarz możemy wykorzystać w wielu zadaniach. My użyjemy go w zadaniu Szkolenia. Dwukrotnie klikając na nazwie zadania - Szkolenia otworzymy okno Informacje o zadaniu. Na zakładce Zaawansowane wybierzemy Kalendarz: Poniedziałek-Piątek Dodatkowo zaznaczymy opcję Harmonogram ignoruje kalendarz zasobów. Opcja ta wymusza na zasobach pracę w czasie określonym przez kalendarz zadania, a nie w czasie wspólnym zadania i zasobu. Domyślną wartością w kalendarzu był Brak, co oznacza kalendarz projektu określony w menu Projekt Informacje o projekcie. Nie zawsze jest to kalendarz Standardowy. 43

44 44

45 3. Zasoby 3.1. Arkusz zasobów Niezbędnym elementem każdego projektu są zasoby. Najlepszym miejscem do określenia ich jest Arkusz zasobów. Klikamy na menu Widok i wybieramy Arkusz zasobów. Zasoby dzielimy na trzy typy: Praca, Materiał i Koszty. Zróżnicowane są one ze względu na to, w czym są rozliczane: praca w jednostkach czasu, materiał w ilości lub wielkości, natomiast zasób Koszty nie ma związku z jakąkolwiek jednostką. Przykładem zasobu typu Praca będzie pracownik, któremu płacimy za godziny jego pracy np. 10zł/h, 100zł/dzień czy 2500/miesiąc. Zasobem typu Materiał mogą być: laptop w sztukach, beton w m 3 czy papier w ryzach. Zasób typu Koszty jest przydatny we wszystkich rodzajach umów, w których interesuje nas tylko koszt takiej umowy. Jednak nie należy przywiązywać się do podziału, że człowiek to praca, przedmiot to materiał. Glazurnik może być zasobem typu Materiał, bo rozliczamy go za m 2, natomiast wynajem Sali szkoleniowej typem Praca, bo rozliczany jest z godzin wynajmu. Dodatkowym parametrem w przypadku zasobów typu praca jest Maks. jednostek. Wartość ta definiuje o ilości dostępnych etatów. Jeżeli zasób to grupa osób, 500% oznaczało będzie dostępność pięciu osób na pełnym etacie. Wartość ta może być wyświetlana w postaci procentowej lub ułamka dziesiętnego. Zmiana sposobu wyświetlania jest możliwa z menu Narzędzia Opcje 45

46 Zakładka Harmonogram, Pokaż jednostki przydziału jako: Procent. Aby jakiekolwiek ustawienia w Opcjach były ustawione również dla innych projektów przed wyjściem z okna Opcje należy kliknąć Ustaw jako domyślne w dolnej części okna 46

47 Przy zasobach typu Materiał można podać wartości w kolumnie: Etykieta materiału, jako jednostkę rozliczeniową wpisujemy np.: m 2, m 3, kg, szt. czy ryza. Etykieta materiału z nielicznymi wyjątkami może być dowolnym tekstem. Stawka zasadnicza i Stawka za nadg. określana dla pracy zawsze jest określana na jednostkę czasu. Chcąc wprowadzić stawkę 500zł za tydzień wystarczy wpisać 500/t. Zasób typu Materiał ma tylko dostępne pole: stawka zasadnicza i jest ona określana za jednostkę podaną w Etykiecie materiału. Zasób typu Koszt nie ma możliwości określenia w Arkuszu zasobów ani Etykiety materiału, ani maks. jednostek, ani stawek. Zasoby Koszt mają możliwość określania wartości w połączeniu z konkretnym zadaniem, czyli w Przydziale. Ostatnia kolumna ze stawkami określa koszt każdego użycia zasobu w zadaniu. Koszt ten jest naliczany proporcjonalnie do jednostki przydziału w przypadku zasobów typu Praca, a jednokrotnie w przypadku Materiału. Arkusz zasobów wypełniamy zgodnie z tabelą poniżej Zasób Dyrektor Finansista Analityk Firma konsultingowa Informatycy (5 osób) Sekretarka Biuro Trener (3 osoby) Laptop Licencja (5 sztuk) Konsultant Stawka 6400,00 zł/miesięcznie 65,00 zł/godzinę 800,00 zł/tygodniowo 2500,00 zł / Analiza badań, 3500,00 zł / Analizę działania 50,00 zł/godzinę 2400,00 zł/miesięcznie 2240,00 zł/miesięcznie 40,00 zł/godzinę 500,00 zł/szt. 50,00 zł/dzień 2500,00 zł/analizę Arkusz zasobów wstępnie powinien wyglądać tak: 47

48 3.2. Tabele stawek kosztów Uszczegółowimy informacje o zasobach. Zadanie Raport będzie wykonywane przez Finansistę, Informatyka i Trenera. Za to zadanie przewidziana kwota niezależnie od czasu dla każdego z nich to 100 zł. W tym celu skorzystamy z kolumny Koszt użycia. Niestety nie możemy tego wpisać bezpośrednio w arkuszu, gdyż ta kwota dotyczy tylko jednego zadania. Wchodzimy w Informacje o zasobie dwukrotnie klikając na konkretnym zasobie i przechodzimy na zakładkę Koszty. Wybieramy zakładkę B i wpisujemy koszt użycia 100 zł. Operację tę powtarzamy dla pozostałych dwóch zasobów. 48

49 3.3. Zmiana stawki w czasie Analitykowi zaplanujemy podwyżkę od daty 5 V 2012 o 15%. Taką informację również wprowadzamy w oknie Informacje o zasobie na zakładce Koszty. Podwyżka w czasie realizowana jest jednak w obrębie tej samej tabeli stawek kosztów. W drugim wierszu wybieramy datę obowiązywania nowej stawki i wpisujemy wartość lub zmianę wyrażoną procentowo Umowa o dzieło Konsultant może być przypisywany na kilka sposobów. Na potrzeby tego projektu musimy wiedzieć ile godzin faktycznie przepracuje konsultant. Wynagrodzenie jednak jest stałe, niezależne od ilości pracy. Jeżeli stawkę za pracę konsultanta wpiszemy w kolumnie Koszt każdego wyk. bez podawania stawek za godziny pracy i przypiszemy jako pojedynczy zasób, osiągniemy zamierzony cel. Konsultant za każde zadanie otrzyma zawsze tę samą kwotę. 49

50 3.5. Typ rezerwacji zasobu Podczas przypisywania zasobów do zadań może okazać się, że niektóre zasoby są nadmiernie obciążone pracą i nie są w stanie wykonać swojej pracy w czasie, który założyliśmy. Narzędziem Bilansowanie zasobów możemy takie przeciążenie przesunąć w czasie tak, by wykonać założoną pracę zasobami jakie przewidziano w projekcie, kosztem zwiększenia czasu trwania projektu. Są jednak zasoby których maksymalnej liczby jednostek nie jesteśmy pewni i przeciążenia tych zasobów nas nie interesują. Takim zasobem w naszym projekcie będzie Trener. Dwukrotnie klikając na nazwie zasobu wejdziemy w Informacje o zasobie i na karcie Ogólne zmienimy Typ rezerwacji na Proponowany. Okno zamkniemy klikając OK. 50

51 4. Przydzielanie zasobów 4.1. Wykorzystanie okna Przydziel zasoby Zasoby mogą być przypisywane na kilka sposobów do zadań. Najprostszym z nich jest skorzystanie z Okna Przydziel zasoby. W oknie tym zaznaczamy zasoby, które chcemy przypisać do zadania i klikamy Przydziel. Warto w przypadku okna Przydziel skorzystać z możliwości zaznaczania kilku zadań, w których dany zasób ma pracować, mimo otworzonego okna. Czasy trwania które podaliśmy były wyliczone dla konkretnych zasobów w zadaniu. Domyślnym ustawieniem zadań jest włączona Opcja Wg nakładu pracy. Powoduje ona, że zadania w przypadku ponownego przydzielania zasobów, będą skracały swój czas trwania, co w naszym przypadku nie jest pożądane. Wyłączenie tej opcji dla wszystkich zadań jest możliwe po zaznaczeniu całego projektu i w Informacjach o zadaniu na zakładce Zaawansowane odznaczenie opcji Wg nakładu pracy. 51

52 Teraz możemy przydzielić zasoby zgodnie z tabelą poniżej: Zasób Zadania Dyrektor Cały projekt Finansista Obie analizy, raport, narady i ocena końcowa, finalizacja projektu Analityk Obie analizy, narady, badanie rynku Firma konsultingowa Obie analizy Informatycy (5 osób) Wdrożenie (5 osób), kontrola działania (2 osoby), raport (1 osoba) Sekretarka Cały projekt Biuro Cały projekt Trener (3 osoby) Wdrożenie (1 osoba)szkolenia (3 osoby) i raport (1 osoba), prezentacja (1 osoba) Laptop Wdrożenie 5 sztuk Licencja Wdrożenie 5 sztuk Konsultant Analiza działania, podsumowanie 52

53 4.2. Przydzielanie zasobów do całego projektu Przypisanie Dyrektora, Sekretarki i Biura do całego projektu nie powinno być wykonane poprzez przypisanie do wszystkich zadań, gdyż spowodowałoby to przeciążenia tych zasobów i dublowanie pracy w czasie. Na potrzeby tego przydziału dodamy zadanie sumaryczne dla całego projektu, które będzie obejmowało czasem trwania cały projekt. W tym celu ustawimy się na zadaniu z ID 1 i klawiszem Insert wstawimy zadanie o nazwie Cały projekt. Następnie zaznaczymy wszystkie zadania pod nim i zwiększymy wcięcie. Efekt tej operacji widoczny jest poniżej. Dodatkowo możemy z menu Narzędzia Opcje Widok odznaczyć Pokaż zadanie sumaryczne projektu. Przypisanie do jednego zadania wielu zasobów jest możliwe poprzez zaznaczenie w oknie Przydzielanie zasobów kilku zasobów z użyciem klawisza Ctrl i naciśnięciu przycisku Przydziel. 53

54 4.3. Przydzielanie jednego zasobu do wielu zadań Przypisanie jednego lub wielu zasobów do wielu zadań polega na wybraniu z użyciem klawisza Ctrl żądanych zadań, wskazaniu zasobów i naciśnięciu przycisku Przydziel Przydzielanie zasobu typu praca Firma konsultingowa w przypadku Analizy badań ma dostać zł, a w przypadku Analizy działania zł. Ponieważ Firma konsultingowa jest zasobem typu koszt, kwoty te można podać w oknie Przydzielanie zasobów w kolumnie Koszt. Nie jest to możliwe w przypadku zasobów typu: praca i materiał ponieważ ich koszt jest pochodną jednostek. 54

55 4.5. Przydzielanie zasobów typu praca z różną liczbą jednostek Zasób Informatycy w różnych zadaniach ma różne wartości jednostek. Po zaznaczeniu zadania w którym ma pracować 5 osób, podajemy w kolumnie Jednostki ilość i zatwierdzamy klawiszem Enter Przydzielanie zasobów do zadań cyklicznych Przypisywanie zasobów do podzadań zadań cyklicznych jest możliwe poprzez przypisanie zasobów do zadania sumarycznego. Powoduje to przypisanie zasobów do poszczególnych Narad a nie do jednej sumarycznej. 55

56 4.7. Wykorzystanie różnych Tabel stawek W przypadku Raportu powinniśmy zmienić tabelę stawek użytą dla wszystkich zasobów z Tabeli A na B. Robimy to klikając Widok Obciążenie zadaniami Domyślnie tabela, którą wyświetlimy nie zawiera informacji na temat Kosztów i Tabel stawek. Klikając prawym klawiszem myszy na przykład na nagłówku kolumny Cz.trw. z menu możemy wybrać Wstaw kolumnę i określić jakich informacji potrzebujemy. Podczas definiowania kolumn podajemy nazwę pola: Koszt. Najszybszy sposób na znalezienie potrzebnego pola to wpisanie w miarę szybko kolejnych liter z nazwy pola. Lista pól zawiera od około 450 do prawie 800 pozycji i samodzielne przeszukiwanie jest dość czasochłonne. Tytuł który możemy określić w wyświetlonym oknie nie wpływa na to co pojawi się w polu, jest to tylko tekst, który wyświetli się w nagłówku pokazywanej kolumny. Analogicznie postąpimy z kolumną Tabela stawek kosztów. 56

57 Po wstawieniu obu pól okno powinno wyglądać mniej więcej tak. Ponieważ lista przydziałów jest długa, ukryjemy wszystkie przydziały, a wyświetlimy je tylko dla Raportu. Przydatny do tej czynności będzie przycisk. Wcześniej jednak zaznaczymy wszystkie wiersze na liście przydziałów. Następnie przy Raporcie klikamy na + by zobaczyć trzy zasoby, które zostały do niego przypisane. Następnie dla wszystkich wyświetlonych zmieniamy Tabele stawek kosztów na B Efektem powinien być koszt dla każdego 100 zł, co w sumie daje 300 zł za cały Raport. Poprawienia wymagają jeszcze czasy trwania zadań Koniec fazy. Program po zmianie czasów na dni z zadań trwających 1 57

58 godzinę wpisał 0,13 dn co w przeliczeniu na minuty daje 62 minuty. Jest to drobnostka w naszym projekcie, ale zmienia to czas trwania całego projektu. Zmienimy czas tych 3 zadań na 1 godzinę. 58

59 4.8. Statystyka projektu Po przypisaniu wszystkich zasobów możemy sprawdzić koszt całego projektu w menu Projekt Informacje o projekcie Statystyka 4.9. Bilansowanie zasobów Przypisanie zasobów do zadań spowodowało w naszym projekcie nadmierną alokację. Widać to w widokach dotyczących zasobów na przykład na Arkuszu zasobów Na widoku Wykres Gantta wybieramy z menu Narzędzia Bilansuj zasoby 59

60 Okno Bilansowanie zasobów daje duże możliwości związane z zarządzaniem pracą zasobów. Na potrzeby naszego projektu ustawimy tak, jak przedstawiono to poniżej. Bilansowanie zasobów po ustawieniu wszystkich żądanych parametrów i ustawieniu Ręczne wykonujemy poprzez kliknięcie na przycisku Bilansuj teraz. 60

61 Efektem bilansowania jest przesunięcie w czasie zadań, w których zasoby były nadmiernie obciążone. Widać to poniżej: 61

62 5. Śledzenie realizacji projektu 5.1. Plan bazowy Wszystko, co do tej pory zostało wprowadzone w projekcie, to tylko plan jaki chcemy zrealizować. Podczas realizacji jednak występują zmiany w czasie trwania zadań, datach rozpoczęcia i zakończenia, zadania są przerywane na jakiś czas, dodajemy lub usuwamy zadania. Wszystkie te czynności powodują zmiany w harmonogramie. Zanim zaczniemy jednak cokolwiek zmieniać warto zapisać stan w dniu startu projektu. Przejdźmy na Widok Wykres Gantta śledz. Jeżeli przy przełączaniu się pomiędzy widokami, harmonogram w prawej części nam ucieknie, warto skorzystać z przycisku, który przewinie skale czasu do zaznaczonego zadania. Z menu Narzędzia Śledzenie Ustaw plan bazowy 62

63 Plan bazowy jest kopią stanu obecnego dla podstawowych elementów takich jak: koszty, praca i daty. Wszystkie te wartości zostaną skopiowane do kolumn z wg pbaz., na przykład Koszt zostanie skopiowany do Koszt wg pbaz. W oknie Ustawienia planu bazowego zapiszemy Plan bazowy dla całego projektu, zatwierdzając przyciskiem OK. Rezultatem zapisania planu bazowego widocznym na Wykresie Gantta śledz jest ciemny wykres tuż pod aktualnym harmonogramem, oprócz tego wypełnienie kliku kolumn wg pbaz 63

64 5.2. Wprowadzanie postępu prac w projekcie Teraz możemy przejść do aktualizacji postępu pracy w naszym projekcie. Najprostszym sposobem aktualizacji prac w całym projekcie lub w kilku zaznaczonych zadaniach jest skorzystanie z menu Narzędzia Śledzenie Aktualizuj projekt W naszym projekcie zaktualizujemy wszystkie zadania do daty 16 IV 2012 jako wykonane 0%-100%, czyli zadania, które przecina podana data wyliczą procentowo ile pracy zostało już wykonane. Tabela, którą widzimy jako domyślną w przypadku zadań, nie zawiera odpowiednio dużej ilości informacji na temat postępu pracy w zadaniach. Co prawda można dodawać kolejne kolumny, ale nie jest to wygodne przy pracy na wielu kolumnach. Lepszym sposobem jest przełączanie się pomiędzy Tabelami, które są konkretną konfiguracją pól. Zmiana tabeli jest możliwa z menu Widok Tabela:Wprowadanie Śledzenie 64

65 Wyświetlona tabela daje nam już odpowiednie pola, z których skorzystamy według uznania w celu aktualizacji informacji o postępie projektu. 65