ZARZĄDZENIE Nr 73/11

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 73/11 W Ó J T A G M I N Y K o b y l n i c a z dnia 12 kwietnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Szczegółowych zasad ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy Kobylnica Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych /Dz. U. Nr 182 poz / z a r z a d z a m, co następuje: 1 Wprowadzam w Urzędzie Gminy Kobylnica do użytku wewnętrznego Szczegółowe zasady ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy Kobylnica, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 41/04 Wójta Gminy Kobylnica z dnia 16 czerwca 2004 r. w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad ochrony informacji niejawnych oraz Zarządzenie Nr 58/06 Wójta Gminy Kobylnica z dnia 01 grudnia 2006 r. o zmianie Zarządzenia w sprawie wprowadzenia szczegółowych zasad ochrony informacji niejawnych. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 1

2 U R Z Ą D G M I N Y K o b y l n i c a Załącznik Do Zarządzenia Nr 73/2011 Wójta Gminy Kobylnica z dnia 12 kwietnia 2011 r. S z c z e g ó ł o w e z a s a d y o c h r o n y i n f o r m c j i n i e j a w n y c h w U r z ę d z i e G m i n y K o b y l n i c a K o b y l n i c a

3 I. Przedmiot ochrony. 1. Przedmiotem ochrony są informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą tajności. 2. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu. 3. Wprowadza się następujące oznaczenie klauzuli tajności występujących w Urzędzie Gminy Kobylnica: 1) Pf dla klauzuli poufne, 2) Z dla klauzuli zastrzeżone, 4. Rodzaje informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczone klauzulą poufne oraz zastrzeżone, to informacje uzyskane w związku z czynnościami służbowymi lub wykonywaniem prac zleconych, których nieuprawnione ujawnienie może: 1) Zakłócić porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli, 2) Może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej i bezpieczeństwa publicznego, 3) Spowodować szkodę dla prawnie chronionych praw i wolności obywateli, 5. Występujące w Urzędzie Gminy Kobylnica i jego jednostkach organizacyjnych rodzaje informacji niejawnych określa załącznik do niniejszych szczegółowych zasad ochrony informacji niejawnych. 6. Informacje niejawne, którym przyznano klauzulę Poufne i Zastrzeżone, są chronione zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182 poz. 1228) zwanej w dalszej części szczegółowych zasad.. Ustawą. 7. Oznacza to w szczególności, że informacje takie: 1) Mogą być udostępnione wyłącznie osobie uprawnionej do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową stosownie do posiadanego upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone lub poświadczenia bezpieczeństwa osobowego, 2) Musza być wytwarzane, przetwarzane lub przechowywane w warunkach uniemożliwiających ich nieuprawnione ujawnienie, 3) Muszą być odpowiednio chronione. 8. Szczegółowe wymagania odnoszą się do wszystkich pracowników Urzędu Gminy Kobylnica i jego jednostek organizacyjnych bez względu na zajmowane przez nich stanowiska, jeśli łączą się one z dostępem do informacji niejawnych z klauzulą Poufne i Zastrzeżone. 3

4 II. Dostęp do informacji niejawnych. 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą poufne i zastrzeżone mogą byś udostępniane pracownikom Urzędu Gminy Kobylnica i jej jednostek organizacyjnych zatrudnionym albo wykonujących prace zlecone na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli poufne lub zastrzeżone. 2. Uzyskanie dostępu do informacji niejawnych może nastąpić po: 1) przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego i po uzyskaniu przez Wójta Gminy oraz osoby zatrudnionej na stanowisku Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych poświadczenia bezpieczeństwa oraz odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, przeprowadzonego przez właściwy oddział Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, 2) przeprowadzeniu zwykłego postępowania sprawdzającego i po uzyskaniu, przez dana osobę zatrudnioną lub wykonującą prace zlecone na rzecz Urzędu Gminy Kobylnica lub jej jednostek organizacyjnych, poświadczenia bezpieczeństwa oraz odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, 3) udzieleniu pisemnego upoważnieniu przez Wójta Gminy Kobylnica do dopuszczenia do pracy na stanowiskach lub prac zleconych, związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, jeżeli nie posiada ona poświadczenia bezpieczeństwa i odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, 3. Postępowanie sprawdzające zwykłe do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową z klauzulą poufne przeprowadza Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych UG Kobylnica zwany dalej Pełnomocnikiem, na pisemne polecenie Wójta Gminy Kobylnica z zastosowaniem procedur określonych w rozdziale 5 Ustawy. 4. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone udzielane przez Wójta przygotowuje i rejestruje w rejestrze udzielonych upoważnień Pełnomocnik. 5. Pełnomocnik po uzyskaniu przez osobę zatrudnioną lub wykonująca prace zlecone na rzecz Urzędu lub jej jednostek organizacyjnych upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone przeprowadza jej szkolenie zgodnie z zasadami określonymi w art. 19 ust. 1 Ustawy. 4

5 III. Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli niejawności. 1. Klasyfikowanie informacji niejawnych stanowiących tajemnice służbową z klauzulą poufne i zastrzeżone oznacza przyznanie tej informacji w sposób wyraźny właśnie tej klauzuli tajności. Szczegółowe oznaczenia dokumentu posiadającego klauzulę niejawności określono w rozdziale IV niniejszego planu. 2. Dopuszczalne jest przyznanie różnych klauzul niejawności częściom dokumentu (rozdziałom, załącznikom, aneksom) lub poszczególnym dokumentom, pod warunkiem wyraźnego ich oznaczenia i wskazania klauzuli tajności po odłączeniu dokumentu bądź jego części. 3. Informacjom niejawnym, materiałom a zwłaszcza dokumentom lub ich zbiorom, przyznaje się klauzulę niejawności, co najmniej równą najwyższej zaklasyfikowanej informacji lub najwyższej klauzule zbioru. 4. Propozycję przyznania klauzuli niejawności na wykonanym dokumencie przedstawia osoba sporządzająca dokument. 5. Klauzulę niejawności na danym dokumencie przyznaje osoba, która jest upoważniona do podpisywania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 6. Uprawnienie do przyznania, obniżenia i znoszenia klauzuli niejawności dokumentu zawierającego tajemnicę służbową przysługuje wyłącznie w zakresie posiadanego prawa do dostępu do informacji niejawnych. 7. Osoba, o której mowa w pkt. 5 ponosi odpowiedzialność za przyznanie klauzuli tajności i bez jej zgody, albo zgody jej przełożonego klauzula nie może być zniesiona, lub zmieniona. 8. Odbiorca materiału zgłasza osobie, która przyznała klauzulę, albo jej przełożonemu fakt wyraźnego zawyżenia lub zaniżenia klauzuli niejawności. W przypadku, gdy osoba lub jej przełożony zadecyduje o zmianie klauzuli, powinna o tym poinformować odbiorców tego materiału. Odbiorcy materiałów, którzy przekazali go kolejnym odbiorcom, są odpowiedzialni za poinformowanie ich o zmianie klauzuli. 9. Zawyżanie lub zaniżanie klauzuli niejawności jest niedopuszczalne. 10. Raz na pięć lat wytworzone w Urzędzie Gminy Kobylnica i jej jednostkach podległych dokumenty niejawne podlegają weryfikacji, przez komisję powoływaną odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Kobylnica, celem ustalenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony 11. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę niejawności lub minął okres ochronny ustanowiony przez osobę, o której mowa w pkt. 5: 1) skreśla się klauzulę niejawności na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu, 5

6 2) na pierwszej stronie nad skreślona klauzula niejawności umieszcza się dodatkowo napis Jawne oraz datę, imię nazwisko i podpisy osób dokonującej tej adnotacji. 12. Skreśleń i adnotacji o których mowa w pkt. 10 dokonuje się kolorem czerwonym w sposób czytelny. Wycieranie, wybawianie lub zamazywanie klauzuli niejawności jest niedozwolone. IV. Oznaczanie dokumentów niejawnych zawierających tajemnicę służbową o klauzuli niejawności poufne i zastrzeżone. 1. Dokumenty niejawne powinny być sporządzone i oznaczone zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. nr 159, poz. 1069), 2. Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone w formie pisemnej, zwane dalej pismem, oznacza się w następujący sposób: 1) na każdej stronie pisma umieszcza się: a. w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej: - klauzulę tajności, - numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo wykonano w jednym egzemplarzu napis Egz. pojedynczy, b. w lewym górnym rogu sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się oddzielone myślnikami: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, oznaczenie klauzuli tajności w sposób, o którym mowa w 1 ust. 3 rozporządzenia wymienionego w rozdz. IV ust. 1 przedmiotowego planu i numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało wykonane, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego wykonania w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy, c. w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma; 2) na pierwszej stronie pisma umieszcza się również: a. w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, b. w prawym górnym rogu: - nazwę miejscowości i datę podpisania pisma, 6

7 - napis o treści: podlega ochronie do..., jeżeli został określony krótszy niż wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową, - w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata oraz imię i nazwisko, a w przypadku wielu adresatów dopuszcza się możliwość umieszczenia jedynie adnotacji adresaci według rozdzielnika, - napis Krypto w przypadku materiałów kryptograficznych; 3) na ostatniej stronie pisma umieszcza się również: a. z lewej strony pod treścią: - liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników, jeżeli są dołączone do pisma, - klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, - liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary, - w przypadku, gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis tylko adresat jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, napis do zwrotu jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie uprawnionej do jego podpisania, b. z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: nazwa stanowiska oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do jego podpisania, c. w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej: - liczbę wykonanych egzemplarzy, - adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację adresaci według rozdzielnika, - imię i nazwisko. 4) W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: a. udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy ; b. kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy ; 7

8 c. odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy ; d. kopiowanie stron od... do... tylko za pisemną zgodą nadawcy ; e. odpis od... do... tylko za pisemną zgodą nadawcy ; f. wypis (wyciąg) od... do... tylko za pisemną zgodą nadawcy. V. Obieg i ewidencja materiałów zawierających tajemnicę służbową o klauzuli niejawności poufne i zastrzeżone. 1. Ewidencją w kancelarii dokumentów niejawnych objęte są dokumenty zarówno otrzymane przez Urząd Gminy Kobylnica i jej jednostki podległe jak i dokumenty wytworzone w Urzędzie Gminy Kobylnica i jej jednostkach podległych, którym nadano klauzulę poufne lub zastrzeżone. 2. Dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne podlegają ewidencjonowaniu w dzienniku korespondencji kancelarii niejawnej dla dokumentów oznaczonych klauzulą poufne i zastrzeżone na zasadach określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 114, poz. 765). 3. W dziennikach korespondencji ewidencji podlegają wszystkie dokumenty niejawne, zarówno otrzymane jak i wykonane w Urzędzie Gminy Kobylnica jak i jej jednostkach podległych. 4. Każdy dokument niejawny podlega ewidencjonowaniu w odrębnej, kolejnej pozycji dziennika korespondencji. 5. Numer kolejny wpisu do dziennika stanowi; 1) dla dokumentów otrzymanych, numer ewidencyjny, który jest numerem sprawy, uwidoczniony na pieczątce wpływu dokumentu do kancelarii dokumentów niejawnych, 2) dla dokumentów wychodzących, a więc wykonanych w urzędzie, będzie to numer wychodzący, poprzedzony literami Pf w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą poufne lub literą Z w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą zastrzeżone. 6. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą poufne wymagają przechowywania i zabezpieczenia w kancelarii niejawnej Urzędu. 7. W przypadku uzasadnionym, podyktowanym względami dłuższego okresu czasu niezbędnego do realizacji zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych, dokumenty oznaczone klauzulą poufne, mogą być wydawane poza kancelarię niejawną, ale jedynie w przypadku gdy odbiorca dokumentu zapewni warunki ochrony tych dokumentów analogicznie do kancelarii niejawnej. 8

9 8. Dokumenty niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone mogą być przechowywane poza kancelarią niejawną urzędu pod warunkiem, że przechowywane są w meblach biurowych zamykanych na klucz. 9. Szafy metalowe, w których są przechowywane dokumenty niejawne podlegają codziennemu po zakończeniu pracy zamykaniu i plombowaniu. 10. Po zakończeniu pracy pracownik kancelarii niejawnej obowiązany jest w sposób prawidłowy zamknąć i zaplombować pomieszczenia kancelarii niejawnej. 1) klucze do kancelarii niejawnej, do szaf metalowych zabezpiecza poprzez zabieranie ich ze sobą pracownik kancelarii niejawnej, wobec faktu iż w Urzędzie nie ma portierów dyżurujących całą dobę, 2) duplikaty kluczy do kancelarii niejawnej i szafy metalowych kancelarii oraz pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych Urzędu Gminy Kobylnica znajdują się w szafie metalowej Wójta Gminy. 3) duplikaty kluczy przechowywane są w zalakowanych i opieczętowanych kopertach. 4) klucze do kancelarii tajnej, szaf metalowych oraz duplikaty kluczy wymagają potwierdzenia ich pobrania przez pracownika kancelarii tajnej. 11. Pokwitowanie przyjęcia kluczy na swój stan, dokonać należy w książce ewidencji kluczy prowadzonej w kancelarii niejawnej. 12. Przesyłki wpływające do urzędu za pośrednictwem poczty, kuriera, gońca itp., których wewnętrzne koperty oznaczone są klauzulą Poufne lub zastrzeżone, przekazuje bezpośrednio do kancelarii niejawnej bez uprzedniego otwierania. 13. Przed potwierdzeniem odbioru kierownik kancelarii niejawnej pobierający przesyłkę sprawdza: 1) prawidłowość adresu, 2) całość pieczęci, 3) zgodność numerów wykazu i pozycji na przesyłce z numerami na wykazie przesyłki, 14. Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii niejawnej zobowiązany jest ustalić, czy liczba stron pisma oraz liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na piśmie. 15. Kierownik kancelarii niejawnej nie otwiera przesyłek adresowanych imiennie lub oznaczonych zapisem do rąk własnych wpisując do dziennika korespondencji dane z opakowania /koperty/. Na opakowaniu przesyłki wpisuje datę przyjęcia, pozycje i numer z dziennika, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje się adresatowi lub w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej. 9

10 16. Pracownik /imienny adresat/, po otrzymaniu przesyłki jest zobowiązany do bezzwłocznego uzupełnienia rejestracji dokumentów zawartych w tej przesyłce w dzienniku korespondencyjnym, w którym dokonano jej wstępnej rejestracji na podstawie danych zawartych na kopercie. 17. Zaewidencjonowanie korespondencji otrzymanej polega na wpisaniu: 1) w dzienniku korespondencji kolejnego numeru oraz daty wpływu i innych danych ewidencji zgodnie z obowiązującym formularzem dziennika, 2) na pierwszej stronie dokumentu odciśniecie pieczęci wpływowej numeru ewidencyjnego dokumentu, którym jest liczba porządkowa, daty ewidencji zgodnej z zapisem w dzienniku korespondencyjnym, liczby stron dokumentu i liczby załączników oraz liczby stron w załącznikach, 3) na przesłanych przy piśmie załącznikach odcisku pieczęci na pierwszej stronie każdego załącznika, wpisaniem numeru załącznika, numeru ewidencyjnego dokumentu, do którego jest dołączony oraz daty dokumentu. 18. Kierownik kancelarii niejawnej przed zaewidencjonowaniem w dzienniku korespondencyjnym dokumentu przekazanego do wysłania sprawdza, czy dane dokumentu: 1) wytworzono w takiej ilości jaką podano w rozdzielniku, 2) zawiera dane o ilości załączników i ilości ich stron, 3) został podpisany przez osobę upoważniona. 19. Po zakończeniu roku kalendarzowego wszystkie wpisy do dziennika korespondencji materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne i zastrzeżone powinny być rozliczone poprzez: 1) dokonanie adnotacji o skierowaniu egzemplarza dokumentu pozostającego w aktach do teczki materiałów zastrzeżonych, z podaniem numeru teczki i numerów stron, którymi oznaczono dokument w teczce, 2) dokonanie adnotacji o zniszczeniu dokumentu, 3) przerejestrowaniu dokumentu (materiału zastrzeżonego) na kolejny rok przez nadanie nowego numeru z dziennika VI. Przekazywanie na zewnątrz informacji niejawnych. 1. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzula zastrzeżone i poufne, nadawane jako przesyłki listowe za pośrednictwem przewoźników, powinny być opakowane w dwie nieprzezroczyste i mocne koperty, przy czym na kopertach muszą być umieszczone: 10

11 1) na wewnętrznej: a) klauzula poufne lub zastrzeżone i ewentualne dodatkowe oznaczenie, b) imienne określenie adresata, c) imię, nazwisko i podpis osoby pakującej, d) numer, pod którym dokument został zarejestrowany w dzienniku rejestracji dokumentów; 2) na zewnętrznej: a) nazwa jednostki organizacyjnej adresata, b) adres siedziby adresata, c) numer wykazu i pozycji w wykazie przesyłek nadanych, d) nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy. 2. Miejsca sklejenia każdej koperty zabezpiecza się przez odciśnięcie pieczęci do pakietów i za pomocą przezroczystej taśmy samoprzylepnej, przy czym na kopercie zewnętrznej, zamiast tej taśmy, może być stosowana pieczęć odciśnięta w substancji zapewniającej jej trwały odcisk. VII. Opracowywanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne. 1. Urząd Gminy Kobylnica nie wykorzystuje systemów i sieci teleinformatycznych do wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji poufnych, 2. Informacje niejawne o klauzuli poufne tworzone są w formie dokumentu pisanego i mogą być sporządzone wyłącznie przy pomocy maszyny do pisania mechanicznej lub elektrycznej (bez pamięci) w kancelarii niejawnej Urzędu Gminy. 3. Zabronione jest opracowywanie dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli poufne, jak również zapoznawanie się z tymi dokumentami poza wydzielonym pomieszczeniem w kancelarii niejawnej. VIII. Opracowywanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone. 1. Sporządzaniem projektów dokumentów, wytwarzaniem, udostępnianiem i przechowywaniem dokumentów lub innych niż dokument materiałów zawierających lub mogących zawierać informacje zastrzeżone mogą zajmować się wyłącznie pracownicy, którzy posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone lub wyższej oraz odbyli odpowiednie przeszkolenie w tym zakresie. 2. Odpowiedzialność za przestrzeganie środka bezpieczeństwa określonego w ust. 1 spoczywa: 1) w przypadku sporządzania projektów i wytwarzania dokumentów lub innych niż 11

12 dokument materiałów zawierających informacje zastrzeżone odpowiednio na: a. pracownikach sporządzających te projekty oraz bezpośrednich przełożonych tych pracowników, b. pracownikach upoważnionych do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału zawierającego informacje niejawne; 2) w przypadku udostępniania i przechowywania dokumentów lub innych niż dokument materiałów zawierających informacje zastrzeżone, na pracowniku, który je przechowuje w odpowiednim zbiorze. 2. Sporządzanie projektów dokumentów lub innych niż dokument materiałów zawierających informacje zastrzeżone powinno odbywać się przy jednoczesnym zastosowaniu wszelkich środków bezpieczeństwa zapewniających ich ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych, podglądem i podsłuchem, a także uniemożliwiających ich odtworzenie. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio. 3. Dokumenty lub projekty dokumentów lub innych niż dokument materiałów zawierających informacje zastrzeżone mogą być sporządzane, w zależności od ich specyfiki i możliwego sposobu wytwarzania, odręcznie, przy użyciu maszyny do pisania lub jednostanowiskowego zestawu komputerowego (systemu teleinformatycznego), na podstawie dokumentacji bezpieczeństwa systemów lub sieci informatycznej. 4. Jednostanowiskowe zestawy komputerowe, na których mogą być sporządzane i drukowane projekty dokumentów lub innych niż dokument materiałów zawierających informacje zastrzeżone, sposób sporządzania oraz przechowywania takich projektów, a także postępowania z przenośnymi nośnikami informatycznymi wykorzystanymi do ich sporządzania, naprawą i konserwacją takich zestawów, określa dokumentacja, o której mowa w ust. 3, której projekt opracowuje administrator systemu przy współudziale inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego i pod nadzorem pełnomocnika ochrony. 5. Dokumentacja bezpieczeństwa systemu podlega akredytacji i uzgodnieniu na zasadzie art. 48 ust. 9,10 i 11 ustawy o ochronie informacji niejawnych. 6. Odpowiedzialność za przestrzeganie środków bezpieczeństwa określonych w ust. 1 3 spoczywa na sporządzającym projekt dokumentu oraz innych pracownikach odpowiednio do zadań wyznaczonych im w dokumentacji, o której mowa w ust. 3. IX. Przechowywanie informacji Zastrzeżonych i Poufnych w komórkach organizacyjnych lub na stanowiskach. 1. Informacja niejawna stanowiąca tajemnice służbową o klauzuli poufne i zastrzeżone podlega ochronie w sposób określony w ustawie o ochronie informacji niejawnych do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli tajności. 12

13 2. Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody wytwórcy dokumentu lub zgody jego przełożonego. 3. Wójt Gminy nie rzadziej niż raz na 5 lat zarządza przegląd materiałów w celu ustalenia, czy spełniona są ustawowe przesłanki ich ochrony. 4. Dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnice służbową o klauzuli poufne przechowywane są w kancelarii niejawnej urzędu w szafie metalowej. 5. Zabronione jest przechowywanie, wytwarzanie dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli poufne, jak również zapoznawanie się z tymi dokumentami poza wydzielonym pomieszczeniem w kancelarii niejawnej. 6. Dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnice służbową o klauzuli zastrzeżone przechowywane mogą być w kancelarii niejawnej urzędu lub na stanowisku pracy w meblach biurowych zamykanych na klucz. 7. Każdorazowo przed opuszczeniem pomieszczenia należy chować dokumenty do szaf i innych mebli biurowych nie pozostawiając ich bez dozoru. 8. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą poufne, zastrzeżone podlegają gromadzeniu w teczkach akt oznaczonych właściwą klauzulą tajności, 9. Całość zawartości teczki kwalifikuje się według dokumentu o najwyższej klauzuli tajności X. Zasady kompletowania dokumentów i przygotowanie akt celem przekazania do archiwum. 1. Dokumenty ostatecznie załatwionych spraw po zakończeniu roku wymagają wszywaniu do teczek akt zgodnie z rzeczowym podziałem akt. Ze względu na ich wartość historyczna lub praktyczną dzielimy je na: 1) Materiały archiwalne trwałego przechowywania oznaczane symbolem A, wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, 2) Dokumentacja niearchiwalną czasowego przechowywania oznaczoną symbolem B, 3) Dokumentacje nie podlegającą archiwizacji, oznaczoną symbolem Bc przeznaczoną do komisyjnego zniszczenia po pełnym wykorzystaniu. 2. Okresy przechowywania dokumentacji, o których mowa w pkt. 1b, oznacza się cyfra arabską przy symbolu literowym np. B-5, B-10, licząc lata od roku, w którym nastąpiło zakończenie teczki, sprawy. 3. Materiały archiwalne nie mogą być niszczone. 4. Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów 13

14 wewnątrz teczki w kolejności spraw i przy zachowaniu chronologii dokumentów, ponumerowaniu stron i opisaniu teczek, ich przesznurowaniu (po usunięciu spinaczy i elementów metalowych) i opieczętowaniu oraz sporządzeniu ewidencji. 5. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce: 1) nazwy jednostki organizacyjnej, w której materiały powstały, 2) symbolu klasyfikacyjnego wg. wykazu akt, 3) tytułu teczki, nazwy hasła kwalifikacyjnego wg. wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, 4) rocznych dat końcowych tj. daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu, 5) sygnatury teczki, 6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów kategorii, 7) liczby stron w teczce 6. Akta spraw zakończonych po upływie dwóch lat przekazuje się do archiwum zakładowego. XI. Ocena zagrożeń zewnętrznych i wewnętrznych. 1. Zagrożeniami zewnętrznymi dla Urzędu Gminy Kobylnica jest; 1) Możliwość napadu przez zorganizowane grupy przestępcze i terrorystyczne, działające w sposób profesjonalny i zorganizowany, 2) Możliwość napadu przez pojedynczych sprawców przestępstw, możliwość napadu przez przypadkowe osoby wykorzystujące nadarzające się okazje z powodu nieprawidłowości w ochronie mienia urzędu. 2. Symptomy mogące świadczyć o przygotowaniu napadu lub włamania do budynku: 1) wzmożone zainteresowanie osób postronnych obiektem, pomieszczeniem urzędu objawiające się między innymi: podejmowaniem prób uzyskania informacji o danym obiekcie, pomieszczeniu od pracowników podczas luźnych rozmów po przypadkowym" spotkaniu, 2) nawiązaniem rozmów przez osoby postronne z pracownikami, 3) podszywaniem się pod byłych pracowników urzędu pracujących w urzędzie i przejawianie zainteresowaniem tym, co się po latach zmieniło, 4) interesowaniem się osobami funkcyjnymi, w tym także ich przywarami oraz sposobem wykonywania obowiązków służbowych, 5) obserwacja sposobu działania systemu ochronnego, sekretariatu, sprzątaczki itp., 6) celowe uszkadzanie linii telefonicznych, oświetlenia itp., 7) próby pozyskania do grup przestępczych, pracowników urzędu (dotyczy głównie 14

15 osób mających problemy finansowe, towarzyskie, a także służbowe). 3. Zagrożeniami wewnętrznymi dla Urzędu Gminy Kobylnica są: 1) próby zaboru dokumentów lub mienia przez pracowników urzędu, 2) próby powielania, kserowania dokumentów służbowych dla celów prywatnych, 3) byli pracownicy urzędu zwolnieni dyscyplinarnie, 4) rozpoznanie organizacji pracy Urzędu Gminy celem łatwiejszej pracy grup przestępczych na terenie urzędu, 5) próby wglądu w dokumenty niejawne przez osoby nieuprawnione, 6) nadmierne spożywanie alkoholu - przesłanką do wykroczeń dyscyplinarnych i przestępstw. 4. W związku z przedstawionymi kierunkami zagrożeń należy wykonywać następujące czynności uprzedzające ewentualne możliwości zaistnienia zagrożeń: 1) systematyczną, skrupulatną i wnikliwą kontrolę systemu ochrony przez osoby odpowiedzialne za jego organizację, 2) Kierownik kancelarii niejawnej w czasie dnia pracy powinien zwracać szczególną uwagę na możliwość zaistnienia ewentualnych zagrożeń, 3) stosować zasadę niedopuszczania osób niepowołanych do penetracji strefy bezpieczeństwa, 4) wykonywanie prac porządkowych, remontowych itp. w strefie bezpieczeństwa wyłącznie pod nadzorem osób odpowiedzialnych. 5) zwracanie szczególnej uwagi na osoby, które mogą być zainteresowane zaborem dokumentu, 6) prowadzenie szczególnego nadzoru, by nie dokonywano prób kserowania, kopiowania bez zgody przełożonego, 7) uwrażliwianie pracowników w trakcie prowadzonych szkoleń na możliwość prób kontaktu grup przestępczych z pracownikami, którzy mają dostęp do dokumentów szczególnie ważnych, 8) zastosowanie zasady, że do informacji niejawnych mogą mieć dostęp tylko pracownicy posiadający poświadczenie bezpieczeństwa lub właściwe upoważnienie wydane przez kierownika jednostki, 9) zwrócenie szczególnej uwagi na osoby, których zachowanie wskazuje na nadmierne spożywanie alkoholu, 15

16 XII. Kancelaria niejawna zadania w zakresie ochrony informacji niejawnych. 1. Kancelarię tajną niejawną prowadzi pracownik kancelarii wyznaczony przez Wójta na wniosek Pełnomocnika Ochrony. 2. Kancelaria niejawna Urzędu prowadzona jest w składzie jednoosobowym. 3. Do pomieszczenia kancelarii niejawnej w obecności pracownika kancelarii tajnej prawo wstępu mają: a. kierownik jednostki organizacyjnej, b. sekretarz - zastępca kierownika jednostki organizacyjnej, c. pełnomocnik ochrony, d. administrator bezpieczeństwa systemu, 4. Osoby korzystające z materiałów zawierających informacje stanowiących tajemnicę służbową, odbierające dokumenty lub dokonujące zwrotu dokumentów po załatwieniu sprawy, przekazujące dokumenty do zarejestrowania i do wysyłki, a także osoby oczekujące pomocy lub instruktażu w zakresie zagadnień związanych z ochrona informacji niejawnych maja prawo do przebywania, wejścia do kancelarii niejawnej do balustrady oddzielającej tę część pomieszczenia kancelarii, która jest wyłączona z dostępności osób nieuprawnionych. 5. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika kancelarii tajnej osoba przyjmująca kancelarię ma prawo samodzielnego wejścia do pomieszczeń kancelarii z chwilą podpisania protokołu przejęcia kancelarii tajnej. XIII. Ochrona fizyczna. 1. Budynek i znajdujące się w nim pomieszczenia stanowiące siedzibę Urzędu Gminy podlegają ochronie. 2. Ochrona fizyczna polega na stałym monitoringu budynku i znajdujących się w nim pomieszczeń. 3. Kody do instalacji alarmowej budynku Urzędu Gminy mogą posiadać: Wójt Gminy, Sekretarz, Skarbnik oraz upoważnieni pracownicy odpowiedzialni za otworzenie i zamkniecie budynku Urzędu Gminy. 4. Pomieszczenia Kancelarii Niejawnej oraz ewidencji dowodów osobistych i ewidencji ludności oraz archiwum powinny być wyposażone w drzwi antywłamaniowe z co najmniej dwoma zamkami o skomplikowanym mechanizmie oraz okna zabezpieczające przed włamaniem i kradzieżą wyposażone w kratę zabezpieczającą. 16

17 XIV. Zabezpieczenie pomieszczeń i przechowywanie kluczy. 1. Pomieszczenia, w których przechowywane są informacje niejawne stanowiące tajemnice służbową o klauzuli poufne i zastrzeżone powinny odpowiadać wymogom określonym w stosownych przepisach prawa. 2. Pomieszczenia, w których znajdują się informacje niejawne stanowiące tajemnice służbową z klauzulą poufne po godzinach pracy powinny być zamykane a klucze zabierane. 3. Sprzątanie pomieszczeń kancelarii niejawnej winno odbywać się w obecności upoważnionego pracownika. 4. Klucze do kancelarii niejawnej po godzinach pracy zabiera ze sobą Kierownik kancelarii niejawnej oraz Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych 5. Zapasowy klucz do pomieszczeń kancelarii niejawnej znajduje się w posiadaniu Wójta Gminy. XV. Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych. 1. Za ochronę informacji niejawnej odpowiada Wójt. 2. Zadania określone ustawą z dnia 1 października 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182 poz. 1228) w imieniu wójta pełni Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych poprzez: a. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań i przestrzegania przepisów określonych w Planie Ochrony. b. Sprawowanie nadzoru w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania procedur związanych z upoważnieniem do dostępu do tych informacji. XVI. Zakres obowiązków osób funkcyjnych realizujących zadania z zakresu ewakuacji i bezpieczeństwa. Lp. Stanowisko funkcja Zakres obowiązków 1 Wójt Gminy kierownik ewakuacji kierowanie i koordynowanie całokształtem zadań związanych z procesem ewakuacji podległej instytucji, utrzymanie stałej łączności z PCZK oraz SK i SD służb miejskich /pogotowi: Policji, Straży Pożarnej, Ratunkowego/. 17

18 Lp. Stanowisko funkcja Zakres obowiązków 2 Z ca Wójta Gminy - Sekretarz wykonywanie obowiązków Wójta Gminy w przypadku jego nieobecności, organizowanie ewakuacji cennego sprzętu oraz wyposażenia urzędu, organizacja, przygotowania i przekazywania decyzji, meldunków i informacji w zakresie dotyczącym ewakuacji wypracowanych przez kierownika ewakuacji. 3 Skarbnik organizacja i aktualizacja dokumentacji finansowo księgowej podlegających ewakuacji, koordynacja działań ewakuacyjnych pionu księgowości. 4 Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji opracowanie i aktualizacja dokumentów Niejawnych planistycznych i zestawień dot. ewakuacji, planowanie i organizacja szkoleń pracowników w zakresie ochrony osób i mienia, nadzorowanie utrzymania w sprawności technicznej sprzętu oraz wyposażenia, organizacja oraz ewakuacja dokumentacji niejawnej, 5 Inspektor ds. Obrony Cywilnej opracowanie i aktualizacja ewidencji członków formacji Obrony Cywilnej, prowadzenie i aktualizacja wykazu sprzętu transportowego niezbędnego na czas ewakuacji, opracowywanie i aktualizacja dokumentacji kancelarii tajnej podlegającej ewakuacji, 6 Inspektor ds. Obsługi Urządzeń opracowanie i aktualizacja systemów Informatycznych i Zabezpieczeń zabezpieczenia systemu informatycznego podlegającego ewakuacji, organizacja ewakuacji nośników danych podlegających ewakuacji, 18

19 Lp. Stanowisko funkcja Zakres obowiązków 7 Specjalista ds. kadr opracowanie i aktualizacja dokumentacji kadrowej podlegającej ewakuacji, zapewnienie oznakowania i drożności dróg ewakuacji, 8 Kierownicy komórek organizacyjnych opracowanie wykazów dokumentacji podlegającej ewakuacji, sprawowanie nadzoru oraz organizacja ewakuacji mienia i dokumentacji z właściwych komórek organizacyjnych, 9 Pracownicy komórek organizacyjnych udział w zabezpieczeniu procesu ewakuacji mienia urzędu, wykonywanie wytycznych i poleceń kierownika ewakuacji, 10 Pracownicy obsługi /konserwator/ realizacja zadań zabezpieczających prowadzenie ewakuacji, obsługa głównych wyłączników energii elektrycznej, centralnego ogrzewania, wody, zabezpieczanie mienia urzędu w miejscu złożenia po ewakuacji, XVII. Odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i służbowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych. 1. Odpowiedzialność karną osób, które dopuściły się przestępstwa lub czynu zabronionego przeciwko ochronie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową określają przepisy Kodeksu Karnego, z art. 266 do 269 /Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny, Dz. U. Nr 88 poz. 553 z późn. zm./. 2. W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegają wymagań związanych z ochroną informacji niejawnych i nierzetelnie wykonują swoje obowiązki dopuszczają się uchybień w zakresie zabezpieczenia dokumentów i informacji podlegających ochronie, stwarzając warunki do ujawnienia tajemnicy osobom nieuprawnionym zastosowane mogą być przewidziane prawem sankcje dyscyplinarne i służbowe. 19

20 3. Nie przestrzeganie zasad i nie realizowanie bądź niewłaściwe realizowanie określonych w Planie ochrony zadań związanych z ochroną informacji niejawnych występujących w działalności Urzędu powodować może zastosowanie sankcji, jak w pkt. XVII ust. 2. XVIII. Ustalenia końcowe. 1. Zachowanie tajemnicy służbowej obowiązuje każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy oraz charakter stosunku pracy. 2. Zachowanie tajemnicy obowiązuje zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu. 3. O wszelkich nieprawidłowościach, będących następstwem naruszenia zasad określonych w szczegółowych zasadach ochrony, każdy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować pełnomocnika ochrony, który podejmie stosowne działania, zmierzające do wyjaśnienia okoliczności powstałej sytuacji, informując o tym Wójta Gminy. 4. O każdym fakcie ujawnienia informacji niejawnej wytworzonej, otrzymywanej lub przechowywanej w urzędzie, utracie dokumentu zawierającego takie informacje jego zaginięciu bądź powstania sytuacji, w której zagrożona byłaby jej ochrona, należy niezwłocznie informować pełnomocnika ochrony. 5. W sprawach nieuregulowanych w szczegółowych zasadach ochrony mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy, akty wykonawcze wydane na jej podstawie oraz odpowiednie zarządzenia wójta. 6. Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych przeprowadza okresowe kontrole przestrzegania przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych Urzędzie. W przypadku stwierdzenia ich naruszenia przedkłada Wójtowi pisemna informację wraz z wnioskami do podjęcia decyzji. 7. Interpretacji i wyjaśnień dotyczących zasad i zakresu ochrony informacji niejawnych określonych w planie dokonuje pełnomocnik ochrony. 8. Integralną częścią szczegółowych zasadach ochrony stanowią załączniki w ilości 8. Wykonano w 1 egz. Opracowanie i druk mgr Janusz Mielczarek 20

21 ZAŁĄCZNIKI DO PLANU OCHRONY ZAŁĄCZNIK Nr 1 Wykaz stanowisk, z którymi łączy się dostęp do informacji niejawnych. Klauzula POUFNE Lp. Stanowisko, pełniona funkcja, lub rodzaj prac zleconych 1. Wójt Gminy 2. Sekretarz Zastępca Wójta Gminy 3. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych 4. Inspektor ds. obsługi urządzeń informatycznych 5. Inspektor ds. OC i PPOŻ. 21

22 ZAŁĄCZNIK Nr 2 Wykaz stanowisk, z którymi łączy się dostęp do informacji niejawnych. Klauzula ZASTRZEŻONE Lp. Stanowisko, pełniona funkcja, lub rodzaj prac zleconych 1. Skarbnik Gminy 2. Kierownicy komórek organizacyjnych 3. Kierownicy referatów 4. Komendant Straży Gminnej 5. Strażnik Straży Gminnej 6. Informatyk Straży Gminnej 7. Referenci i inspektorzy Straży Gminnej 8. Pracownicy administracyjni obsługi sekretariatu Wójta 9. Kurierzy i łącznicy ujęci w planie akcji kurierskiej 10. Urzędnicy i pracownicy UG wykonujące zadania wynikające z planów reagowania kryzysowego 22

23 ZAŁĄCZNIK Nr 3 Wykaz informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzula POUFNE Lp. Stanowisko, pełniona funkcja, lub rodzaj prac zleconych 1. Plan operacyjny funkcjonowania Gminy Kobylnica w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa, 2. Plan obrony cywilnej, 23

24 ZAŁĄCZNIK Nr 4 Wykaz informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzula ZASTRZEŻONE Lp. Stanowisko, pełniona funkcja, lub rodzaj prac zleconych 1. Wypełniona ankieta bezpieczeństwa osobowego 2. Wnioski w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych na potrzeby Sił Zbrojnych RP, 3. Plany akcji kurierskiej, 4. Ewidencja obszarów, obiektów i urządzeń podlegających ochronie, 5. Protokoły z kontroli i wystąpienia pokontrolne, 6. Oferty dotyczące zamówień publicznych na etapie ich składania do chwili otwarcia oferty przez komisję przetargową, 7. Dokumenty związane z zasobami złóż pospolitych i wód podziemnych, 8. Dane osobowe podlegające ochronie 9. Plany ochrony obiektów, 10. Dokumentacja i sprawy związane z ustalaniem haseł umożliwiających wejście do baz danych tworzonych lub używanych w Urzędzie i jednostkach podległych 24

25 ZAŁĄCZNIK Nr 5 INSTRUKCJA postępowania w przypadku zgłoszenia o podłożeniu lub znalezieniu ładunku wybuchowego w obiekcie użyteczności publicznej I. ALARMOWANIE 1. Osoba, która przyjęła zgłoszenie o podłożeniu ładunku wybuchowego albo zauważyła w obiekcie przedmiot niewiadomego pochodzenia mogący być ładunkiem wybuchowym, jest obowiązana o tym zawiadomić: 1) administratora obiektu; 2) Policję - tel lub Zawiadamiając Policję należy podać: 1) treść rozmowy ze zgłaszającym o podłożeniu ładunku wybuchowego, którą należy prowadzić wg wskazówek załączonych do instrukcji; 2) miejsce i opis zlokalizowanego przedmiotu, który może być ładunkiem wybuchowym; 3) numer telefonu z którego jest prowadzona rozmowa i swoje nazwisko; 4) uzyskać od Policji potwierdzenie przyjęcia powyższego zawiadomienia. II. AKCJA POSZUKIWAWCZA ŁADUNKU WYBUCHOWEGO PO UZYSKANIU INFORMACJI O JEGO PODŁOŻENIU. 1. Do czasu przybycia Policji akcją kieruje administrator obiektu, a w czasie jego nieobecności osoba przez niego upoważniona. 2. Kierujący akcją zarządza, aby użytkownicy pomieszczeń dokonali sprawdzenia, czy w tych pomieszczeniach znajdują się : 1) przedmioty, rzeczy, urządzenia, paczki, itp. których wcześniej nie było i nie wnieśli ich użytkownicy pomieszczeń / a mogły być wniesione, pozostawione przez inne osoby np. interesantów /; 2) ślady przemieszczania elementów wyposażenia pomieszczeń; 3) zmiany w wyglądzie zewnętrznym przedmiotów, rzeczy, urządzeń znajdujących się wcześniej w pomieszczeniu oraz emitowane z nich sygnały / np. dźwięki mechanizmów zegarowych, świecące elementy elektroniczne, itp. /. 3. Pomieszczenia ogólnodostępne takie jak : korytarze, klatki schodowe, toalety, piwnice, itp. oraz najbliższe otoczenie zewnętrzne obiektu powinno być sprawdzone przez pracowników obsługi administracyjnej. 4. Zlokalizowanych przedmiotów, rzeczy, urządzeń, których -w ocenie użytkowników obiektu przedtem nie było, a zachodzi podejrzenie, iż mogą to być ładunki wybuchowe, nie wolno 25

26 dotykać. O ich umiejscowieniu należy natychmiast powiadomić administratora obiektu i Policję. 5. W przypadku, gdy użytkownicy pomieszczeń faktycznie stwierdzą obecność przedmiotów / rzeczy, urządzeń /, których wcześniej nie było lub nastąpiły zmiany w ich wyglądzie i usytuowaniu należy domniemywać, iż pojawienie się tych przedmiotów lub zmiany w ich wyglądzie i usytuowaniu mogły nastąpić na skutek działania sprawcy podłożenia ładunku wybuchowego należy zachować spokój, opanowanie, aby nie dopuścić do przejawów paniki. III. AKCJA ROZPOZNAWCZO-NEUTRALIZACYJNA ZLOKALIZOWANYCH ŁADUNKÓW WYBUCHOWYCH. 1. Po przybyciu do obiektu, policjanta lub policyjnej grupy interwencyjnej, administrator obiektu powinien przekazać im wszelkie informacje, dotyczące zdarzenia oraz wskazać miejsca zlokalizowanych przedmiotów, rzeczy, urządzeń obcego pochodzenia i punkty newralgiczne w obiekcie. 2. Policjant lub dowódca grupy policjantów przejmuje kierowanie akcją. 3. Administrator obiektu winien udzielić mu wszechstronnej pomocy podczas jej prowadzenia. 4. Na wniosek policjanta kierującego akcją, administrator obiektu podejmuje i wydaje decyzje o ewakuacji użytkowników i innych osób z obiektu - o ile wcześniej to nie nastąpiło. 5. Identyfikacją i rozpoznawaniem zlokalizowanych przedmiotów, rzeczy, urządzeń obcych oraz neutralizowaniem ewentualnie podłożonych ładunków wybuchowych zajmują się wyspecjalizowane ogniwa organizacyjne Policji, przy wykorzystaniu specjalistycznych środków technicznych. 6. Policjant kierujący akcją, po zakończeniu działań przekazuje protokolarnie obiekt administratorowi. IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 1. Osobom przyjmującym zgłoszenia o podłożeniu ładunków wybuchowych oraz administratorom obiektu nie wolno lekceważyć żadnej informacji na ten temat i każdorazowo powiadomić o tym Policję, która z urzędu dokonuje sprawdzenia wiarygodności każdego zgłoszenia. 2. Administrator obiektu powinien na bieżąco organizować szkolenie personelu w zakresie niniejszej instrukcji oraz winien dysponować planami: ewakuacji i architektonicznym obiektu, w tym rozmieszczenie punktów newralgicznych takich jak węzły energetyczne i wodne, które udostępnia na każde żądanie policjanta kierującego akcją. Policja udziela pomocy w realizacji takiego szkolenia. 26

27 3. Z treścią niniejszej instrukcji należy zapoznać wszystkich pracowników instytucji. 27

28 ZAŁĄCZNIK Nr 6 INSTRUKCJA postępowania sekretariatu Urzędu Gminy Kobylnica w przypadku otrzymania przesyłki niejawnej 1. W przypadku otrzymania przesyłki /listu, paczki/, w której znajduje się druga /wewnętrzna koperta/ lub paczka opatrzona klauzulą ZASTRZEŻONE lub POUFNE pracownik obsługi Sekretariatu Urzędu Gminy nie ma prawa jej otworzyć. 2. Przesyłkę z klauzulą ZASTRZEŻONE, adresowaną do jakiegokolwiek referatu sekretariat przekazuje w stanie zaplombowanym upoważnionemu pracownikowi /prowadzącemu dziennik korespondencyjny dokumentów oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE / Urzędu wraz z kopertą zewnętrzną. 3. Przesyłkę z klauzulami ZASTRZEŻONE - adresowaną do Urzędu Gminy Kobylnica oraz wszystkie przesyłki opatrzone klauzulą POUFNE sekretariat Urzędu przekazuje w stanie zaplombowanym pracownikowi kancelarii niejawnej Urzędu. 4. Przesyłki niejawnej opatrznej napisem do rąk własnych sekretariat nie ma prawa przekazać bezpośrednio adresatowi, lecz za pośrednictwem upoważnionego pracownika kancelarii tajnej Urzędu. 5. Pracownik kancelarii tajnej Urzędu ewidencjonuje dokument niejawny we właściwym dzienniku korespondencji i przekazuje adresatowi z zachowaniem zasad ustawy o ochronie informacji niejawnych. 28

29 ZAŁĄCZNIK Nr 7 INSTRUKCJA postępowania w przypadku otrzymania przesyłki niewiadomego pochodzenia. W przypadku otrzymania jakiejkolwiek przesyłki niewiadomego pochodzenia lub budzącej podejrzenia z jakiegokolwiek innego powodu: 1. Brak nadawcy, 2. Brak adresu nadawcy, 3. Przesyłka pochodzi od nadawcy lub z miejsca, z którego nie spodziewamy się, 4. Inne podejrzenia, Nie należy otwierać tej przesyłki Należy: 1. Umieścić tę przesyłkę w grubym worku plastikowym, szczelnie zamknąć, 2. Worek ten należy umieścić w drugim plastikowym worku, szczelnie należy zamknąć, zawiązać supeł i zakleić taśmą klejącą, 3. Paczki nie należy przemieszczać. Należy pozostawić ją na miejscu, 4. Powiadomić: policję nr 997; tel.kom.112, lub straż pożarną- nr 998. Służby te podejmą wszystkie niezbędne kroki w celu bezpiecznego przejęcia przesyłki. W przypadku, gdy podejrzana przesyłka została otwarta i zawiera jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej (galaretę, pianę, pył lub inną), Należy: 1. Nie naruszać tej zawartości Nie rozsypywać, nie przenosić, nie dotykać, nie wąchać nie powodować ruchu powietrza w pomieszczeniu (wyłączyć systemy wentylacji i klimatyzacji, zamknąć okna), 2. Całą zawartość umieścić w worku plastikowym, zamknąć go i zakleić taśmą lub plastrem. 3. Dokładnie umyć ręce, 4. Zaklejony worek umieścić w drugim worku, zamknąć go i zakleić. 5. Ponownie umyć ręce. 6. Powiadomić: policję nr 997; tel.kom.112, lub straż pożarną- nr 998. PO PRZYBYCIU WŁAŚCIWYCH SŁUŻB NALEŻY BEZWZGLĘDNIE STOSOWAĆ SIĘ DO ICH ZALECEŃ. 29

30 ZAŁĄCZNIK Nr 8 INSTRUKCJA postępowania w przypadku zaginięcia dokumentu zawierającego informacje niejawne w Urzędzie Gminy Kobylnica Po stwierdzeniu zaginięcia dokumentu należy: 1. Powiadomić pisemnie Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, 2. Pełnomocnik zobowiązany jest do sprawdzenia obiegu dokumentów na podstawie: 1) Dziennika korespondencji, 2) Wykazu przesyłek nadanych, 3) Książki doręczeń, 3. Pełnomocnik ustala osobę odpowiedzialna i miejsce przechowywania dokumentu, 4. Osoba odpowiedzialna za przechowywanie dokumentu dokonuje przeglądu przeszukania pomieszczenia, w którym dokument był przechowywany, 5. Pełnomocnik dokonuje ustalenia czy dokument był przechowywany zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych, 6. Pełnomocnik w formie pisemnej powiadamia wójta o zaginięciu dokumentu, 7. W przypadku stwierdzenia zaginięcia dokumentu pełnomocnik przygotowuje dla wójta zawiadomienie do właściwej służby ochrony państwa, 8. W przypadku odnalezienia dokumentu pełnomocnik ochrony sprawdza, czy zawarte w dokumencie informacje nie dostały się do wiadomości osób nie posiadających stosownego uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych. 30