Zapytanie ofertowe. I. Informacja o przedmiocie zapytania ofertowego

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) ogłasza konkurs ofert na wsparcie komunikacyjne i organizacyjne w realizacji kampanii PR w ramach projektu Zwiększanie efektywności zarządzania migracjami w Polsce. Projekt współfinansowany jest przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu I. Informacja o przedmiocie zapytania ofertowego Zadaniem Zleceniobiorcy będzie wsparcie komunikacyjne (PR) i organizacyjne w realizacji wyżej wspominanej kampanii PR w ramach projektu. Szczegółowe zadania Zleceniobiorcy określone są w p. II. Zarys tematyki: Kwestia imigracji do Polski jest zjawiskiem wciąż relatywnie nowym, jednak liczba przybywających migrantów stale wzrasta, co jest ważne m.in. w kontekście prognoz demograficznych dla Polski i problemu starzejącego się społeczeństwa. Jednocześnie tematyka migracyjna nie plasuje się wysoko na medialnej agendzie, a opinie społeczne na temat imigrantów często formułowane są nie na podstawie wiedzy, lecz na podstawie utartych stereotypów. Dlatego też sytuacja ta niesie za sobą konieczność zmian zarówno na poziomie społecznym jak i instytucjonalnym, aby m.in. umożliwić budowanie otwartego dialogu i opartego na wiedzy zrozumienia pomiędzy społeczeństwem przyjmującym a nowymi przybyszami. Jak wspomniano wyżej, kampania PR stanowi integralną część projektu mającego na celu zwiększenie efektywności zarządzania migracjami w Polsce m.in. poprzez budowanie kompetencji w zakresie zarządzania migracjami oraz wspieranie integracji migrantów. Obok kampanii PR w ramach projektu organizowane są także działania o charakterze informacyjno-edukacyjnym skierowane do jednostek instytucjonalnych, społeczeństwa polskiego oraz samych migrantów, mające na celu m.in. promowanie dialogu międzykulturowego i zwiększenie zrozumienia i wiedzy na temat kwestii migracji. Opis projektu, w ramach którego prowadzona jest kampania dostępny jest na stronie: Zarys kampanii: Cel kampanii: Celem zainaugurowanej we wrześniu 2013 roku kampanii jest podnoszenie świadomości społeczeństwa polskiego na temat migracji oraz budowanie pozytywnego wizerunku imigrantów w Polsce i ich wkładu w polską kulturę, gospodarkę i życie społeczne. Grupy docelowe: Środowiska biznesowe / pracodawcy (kontekst zawodowo / ekonomiczny, sytuacja demograficzna w Polsce ) Media i środowiska opiniotwórcze ze względu na ich ogromny udział w kształtowaniu opinii społecznej (w tym magazyny opiniotwórcze, prasa codzienna, portale internetowe i media społecznościowe) Szeroko pojęta opinia publiczna Okres trwania kampanii: wrzesień grudzień

2 Główne dotychczasowe wydarzenia w ramach kampanii: Prezentacja World Migration Report 2013 Pierwsza edycja Konkursu Złotych Wachlarzy oraz Gala Złotych Wachlarzy Spotkanie, Migracje: wyzwania i korzyści poświęcone kwestiom społecznym, gospodarczym i prawnym związanym z obecnością imigrantów w Polsce Konkurs filmowy, Zoom na Różnorodność wyróżnione filmy dostępne są na kanale You Tube IOM Polska Krótkie filmy z ambasadorami kampanii pt. Polska: moje miejsce dostępne na kanale You Tube: II. Zakres zadań w ramach zlecenia Szczegółowe zadania Agencji w ramach kampanii: 1) Działania media relations Zadania Agencji: Prowadzenie stałych szerokich działań media relations mających na celu zainteresowanie dziennikarzy tematyką migracyjną oraz zapewniających oprawę medialną dotyczącą tematyki migracyjnej i działań podejmowanych w ramach kampanii i tym samym przyczyniających się do realizacji celów kampanii. Działania media relations powinny skierowane być do szeroko rozumianego środowiska mediów, w tym kluczowych polskich dzienników i magazynów opiniotwórczych, radia, telewizji, portali internetowych i / lub mediów społecznościowych i obejmować m.in.: bieżący kontakt z mediami w celu zainteresowania ich wybranymi tematami, monitoring mediów, plasowanie wypowiedzi / komentarzy IOM w kluczowych mediach odnośnie działań w ramach kampanii, organizację briefingów prasowych i/lub warsztatów tematycznych dla mediów, etc. W działaniach promocyjnych wykorzystać można filmy wyróżnione w konkursie filmowym,,zoom na Różnorodność, filmy,,polska: moje miejsce (linki do filmów patrz str. 1), jak również cykliczne publikacje oraz konferencje IOM związane z tematyką kampanii. Na jesieni 2014 planowane są dwie konferencje IOM, które można wykorzystać jako kontekst do działań komunikacyjnych, a w roku 2015 planowane jest kolejne wydanie World Migration Report. 2) Koordynacja Konkursu Złotych Wachlarzy oraz organizacja Gali Złotych Wachlarzy (edycja 2013 oraz 2014) Opis inicjatywy: Zainaugurowany w 2013 roku Konkurs Złotych Wachlarzy to inicjatywa, której celem jest wyróżnienie Osoby oraz Instytucji, które w danym roku w szczególny sposób przyczyniły się do wspierania integracji migrantów w Polsce, stymulowania rozwoju społeczno-gospodarczego poprzez migracje lub do budowania dobrych praktyk w zakresie zarządzania migracjami. Zgodnie z ideą wydarzenia, statuetka Złotych Wachlarzy przyznawana jest rokrocznie 18 grudnia, w Międzynarodowy Dzień Migranta podczas uroczystej Gali Złotych Wachlarzy. W Kapitule konkursu zasiadają eksperci w dziedzinie migracji, praw obywatelskich i praw człowieka oraz ekonomii. Więcej informacji nt. konkursu znajduje się na stronie: Obecnie w budowie jest strona internetowa poświęcona konkursowi, która będzie pełniła funkcję wizerunkową, a także będzie służyła do zgłaszania propozycji nominacji oraz głosowania na Nagrodę Publiczności. 2

3 Konkurs odbywał się będzie w trzech etapach: Etap 1: zgłaszanie propozycji nominacji przez wybrane instytucje zajmujące się tematyką migracji (przykładowo: izby gospodarcze, związki pracodawców, miast / gminy, organizacje pozarządowe) Etap 2: wyłonienie Nominowanych w konkursie przez Kapitułę Etap 3: równoległe głosowanie Kapituły w celu wyłonienia Laureatów oraz głosowanie publiczności (poprzez stronę www konkursu) na Nagrodę Publiczności Etap 4: Gala Złotych Wachlarzy 18 grudnia 2014 /2015 w Międzynarodowy Dzień Migranta: ogłoszenie Laureatów oraz wręczenie statuetek Złotych Wachlarzy Okres trwania konkursu: wrzesień grudzień 2014/2015 Zadania Agencji: a) Koordynacja dwóch edycji (2014/2015) konkursu Złotych Wachlarzy, w tym: koordynacja procesu nominacji i głosowania, weryfikacja propozycji nominacji przychodzących na stronę konkursu, organizacja dwóch spotkań Kapituły konkursu (przewidywane są dwa spotkania). Regulamin konkursu oraz materiały informacyjne opracowane są przez IOM i z tego względu nie należą do zadań Agencji. b) Promocja konkursu Złotych Wachlarzy, w tym kontakt z mediami, patronaty medialne, działania zachęcające instytucje do zgłaszania propozycji nominacji oraz opinii publicznej do głosowania na Nagrodę Publiczności. Konkurs ma mieć charakter przedsięwzięcia o dużej skali i renomie, dlatego też kluczową kwestią będzie tu dotarcie do przedstawicieli odpowiednich środowisk oraz wypromowanie konkursu jako wydarzenia prestiżowego. c) Pełna organizacja, koordynacja i promocja dwóch edycji eventu Gala Złotych Wachlarzy (18 grudnia 2014 i 18 grudnia 2015), w tym: zapewnienie frekwencji, zapewnienie oprawy medialnej, pełna obsługa logistyczna gali, opracowanie filmu z Gali promującego drugą edycję konkursu oraz wykorzystanie go jako narzędzia informacyjno-promocyjnego na temat konkursu. Film z pierwszej edycji Gali: 3) Promocja polskiego bloga IOM poświęconego zjawisku migracji w Polsce i na świecie Opis inicjatywy: Celem bloga (blog.iom.pl) jest podnoszenie wiedzy i świadomości społecznej na temat migracji poprzez publikowanie wpisów na temat zjawiska migracji w Polsce i na świecie. Obecnie blog zawiera wpisy IOM, jednak w 2014/2015 planowane jest rozszerzenie go o wpisy zewnętrznych ekspertów / przedstawicieli środowisk opiniotwórczych. Poniżej znajdują się przykłady wpisów:

4 Zadania Agencji a) Zadaniem Agencji będzie wypromowanie bloga wśród będących jego odbiorcami przedstawicieli mediów / środowisk opiniotwórczych / opinii publicznej oraz wypozycjonowanie go jako jednego z głównych i najbardziej wiarygodnych źródeł informacji / opinii o tematyce migracyjnej. b) Proponowanie gościnnych wpisów na bloga osób ze środowisk opiniotwórczych oraz ewentualnych modyfikacji dotyczących treści lub prowadzenia bloga 4) Dystrybucja kwartalnego newslettera IOM Opis inicjatywy: W ramach kampanii wydawany jest kwartalny newsletter IOM, wysyłany do przedstawicieli instytucji zajmujących się tematyką migracyjną i gospodarczą. Treść newslettera opracowywana jest przez IOM. Zadania agencji: Opracowanie graficzne newslettera (na istniejącym szablonie graficznym lub innym zaproponowanym przez Agencję), wysyłka go do odbiorców (poprzez zewnętrzną firmę lub przez Agencję) oraz uaktualnianie bazy danych odbiorców. Obecnie na rok 2014 przewidziane są dwie kolejne edycje newslettera (jesień 2014 oraz zima 2014/15) oraz 4 edycje w roku kolejnym (wiosna, lato, jesień, zima). 5) Inne ewentualne zaproponowane przez Agencję działania wpisujące się w cele kampanii III. Prawa autorskie Całość praw autorskich i praw pokrewnych do rezultatów prac Zleceniobiorcy, Zleceniobiorca przekaże IOM. IV. Czas realizacji Zlecenia Czas realizacji Zlecenia: początek września 2014 koniec grudnia V. Budżet dostępny na realizację Zlecenia w okresie wrzesień grudzień 2015 Ok PLN netto. VI. Informacje o Zlecającym Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) jest organizacją międzyrządową, która zrzesza 156 państw, a dodatkowe 10 krajów ma status obserwatora. IOM działa w myśl zasady, że uporządkowane migracje z poszanowaniem praw człowieka przynoszą korzyści migrantom, krajom i społeczeństwom. 4

5 Na mocy swego mandatu IOM działa na rzecz zarządzania migracjami w sposób uporządkowany, promowania współpracy międzynarodowej w dziedzinie migracji i ułatwiania znajdowania praktycznych rozwiązań dla kwestii migracyjnych. Udziela również pomocy humanitarnej migrantom w potrzebie. Konstytucja IOM wyraźnie podkreśla wzajemny związek między migracją a rozwojem ekonomicznym, społecznym i kulturowymoraz uznaje prawo do swobodnego przemieszczania się osób. Przydatne linki: VII. Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy do składania ofert, z następującymi zastrzeżeniami: a) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami; b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania; c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do IOM; d) IOM zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyny prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych elementów. VIII. Kryteria wyboru i termin składania ofert Oferta powinna zawierać: Zarys proponowanych działań w ramach kampanii i ich zamierzone rezultaty / efektywność; Informacje o podmiocie składającym ofertę oraz doświadczenia konsultantów dedykowanych do projektu w prowadzeniu działań PR (patrz kryteria wyboru Agencji), w tym przykłady podobnych realizacji i ich rezultatów oraz przykłady materiałów prasowych opracowanych przez Agencję; Proponowaną cenę wraz z założeniami stanowiącymi podstawę jej kalkulacji. Kryteria wyboru Zleceniobiorcy: Doświadczenie Agencji oraz konsultantów dedykowanych do projektu w prowadzeniu działań PR w obszarze społeczno-gospodarczym oraz / lub prawno-politycznym, bardzo dobra znajomość środowiska mediów, w tym kluczowych polskich mediów radia, telewizji, dzienników oraz magazynów opiniotwórczych, doświadczenie w organizacji konferencji oraz eventów na dużą skalę, doświadczenie w prowadzeniu działań z wykorzystaniem mediach społecznościowych, bardzo dobra znajomość j. angielskiego; Zamierzona efektywność proponowanych rozwiązań; Stosunek proponowanych rozwiązań do ceny. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w PLN. Oferty można składać: a) w formie papierowej pod adresem: Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) ul. Mariensztat 8, Warszawa b) lub elektronicznej na adres iomwarsaw@iom.int z tytułem oferta na kampanię PR 5

6 Termin składania ofert: do końca dnia 18 sierpnia 2014 roku. Ewentualne pytania prosimy kierować na adres IOM zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi oferentami. 6